54

BAB IV

PEMBAHASAN

IV.1. Evaluasi Penerapan Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi

Pembelian pada PT Pondok Pujian Sejahtera

Pada bab III dijelaskan tentang praktek sistem informasi akuntansi

pembelian pada PT Pondok Pujian Sejahtera. Pada bab ini akan dibahas

mengenai evaluasai pengendalian internal sistem informasi akuntansi pembelian

yang diterapkan pada PT Pondok Pujian Sejahtera dengan membandingkan

terhadap landasan teori yang telah dibahas pada bab II. Dengan demikian

pembahasan sistem informasi akuntansi pembelian PT Pondok Pujian Sejahtera

ini dimaksudkan untuk menilai seberapa kesesuaian praktek sistem informasi

akuntansi perusahaan dengan teori-teori yang ada. Di samping itu, pembahasan

juga diarahkan kepada aplikasi pengendalian atas prosedur-prosedur yang ada.

Dalam pembahasan ini diusahakan dapat memberi kesimpulan dan saran

yang aplikatif agar PT Pondok Pujian Sejahtera dapat menyusun sistem

informasi akuntansi yang lebih baik lagi. Adapun evaluasi terhadap sistem

informasi akuntansi pembelian ini meliputi:

1. Evaluasi terhadap dokumen yang digunakan

2. Evaluasi terhadap prosedur pembelian

3. Evaluasi terhadap pengendalian yang diterapkan

4. Evaluasi terhadap prosedur pelaporan

55

Uraian tentang hasil evaluasi yang ada pada sistem informasi akuntansi

yang sedang berjalan dijabarkan dalam subbab-subbab di bawah ini:

IV.2. Evaluasi Terhadap Dokumen yang Digunakan

Dari hasil evaluasi ditemukan beberapa jenis dokumen yang digunakan

dalam prosedur pembelian perusahaan, yaitu terdiri dari:

• Surat Permintaan Pembelian

• Purchase Order,

• Kartu Persediaan Barang,

• Purchase Return,

• Payable Aging Report,

• Voucher Pembayaran,

• Cek / Bilyet Giro.

Temuan terhadap prosedur dokumen-dokumen yang digunakan adalah

sebagai berikut:

• Kelebihan dari dokumen yang digunakan, antara lain:

1. Secara umum, dokumen-dokumen tersebut diatas mempunyai format

yang sederhana dan mudah dimengerti dalam pengisiannya. Hal ini dapat

mengurangi resiko kesalahan pengisian oleh tiap bagian.

2. Terdapat otorisasi yang jelas di setiap dokumen yang dihasilkan,

sehingga akan menjamin dihasilkan dokumen pembukuan yang dapat

dipercaya.

3. Terdapat waktu berlakunya dokumen yang digunakan.

56

4. Setiap dokumen yang dikeluarkan harus disertai dengan cap perusahaan.

• Kelemahan dari dokumen yang digunakan, sebagai berikut:

1. Tidak ada laporan penerimaan barang yang dibuat oleh bagian gudang.

Pada saat barang sudah dikirim oleh supplier, bagian penerimaan

menerima barang yang dikirim oleh supplier, disesuaikan dengan

purchase order dan delivery order dari supplier. Bukti bahwa barang

sudah diterima dengan baik berdasarkan pengecekkan secara langsung

oleh bagian penerimaan. Tidak ada laporan penerimaan barang yang

dibuat sebagai bukti tertulis bahwa barang sudah diterima dengan baik.

Untuk mendukung fungsi penerimaan, maka perlu dibuat laporan

penerimaan barang sebagai bukti bahwa barang telah diterima dengan

baik dan sesuai dengan permintaan pembelian dari bagian pembelian.

Karena bagian gudang tidak berhubungan dengan bagian

penerimaan barang, gudang hanya bertugas menyimpan barang yang

dikirim oleh supplier. Selain itu gudang juga bertugas dalam mencatat

kartu persediaan barang yang ada di gudang. Sebagai bukti bahwa barang

telah diterima dengan baik, maka bagian penerimaan hanya memakai

purchase order dan delivery order yang dikirim oleh supplier.

Hal ini dapat menyebabkan bagian gudang tidak mengetahui

kondisi dari setiap barang yang masuk ke dalam gudang dan tidak

diketahui saat terjadi kerusakkan barang tersebut.

Sebaiknya gudang menyediakan laporan penerimaan barang yang

akan dijadikan bukti bahwa barang telah diterima dengan baik dan

57

kemudian laporan ini akan disimpan dan diserahkan kepada bagian

gudang.

Usulan terhadap laporan penerimaan barang adalah sebagai berikut:

Gambar 7 : Usulan Laporan Penerimaan Barang

58

2. Purchase order hanya dibuat sebanyak 2 rangkap, yaitu untuk supplier

dan untuk bagian pembelian sebagai dokumen yang akan diarsip.

Pada saat mengajukan permintaan pembelian, bagian pembelian

hanya membuat purchase order sebanyak 2 rangkap, yaitu untuk supplier

dan diarsip. Tidak ada PO yang dikirim ke bagian lain seperti untuk

bagian gudang dan bagian utang.

Dalam proses pembelian, setiap bagian yang berhubungan dengan

proses pembelian harus mengetahui adanya transaksi pembelian yang

sudah dilakukan oleh perusahaan. Oleh karena itu, bagian pembelian

perlu membuat purchase order beberapa rangkap untuk memberikan

informasi kepada pihak yang berkepentingan, seperti bagian gudang dan

account payable.

Hal ini menyebabkan bagian lain, seperti bagian utang sering

terlambat mengetahui adanya transaksi pembelian yang dilakukan oleh

perusahaan. Dan juga didistribusikan kepada bagian gudang sebagai

tanda bahwa akan ada penambahan persediaan di dalam gudang

perusahaan, dengan syarat bahwa kolom harga harus dihitamkan semua.

Oleh karena itu sebaiknya purchase order dibuat dalam 4 rangkap, yaitu

diberikan kepada supplier, diarsip oleh bagian pembelian, dikirim juga

kepada bagian gudang, dan bagian account payable perusahaan.

59

3. Tidak ada dokumen permintaan penawaran harga kepada pemasok.

Permintaan penawaran harga hanya dilakukan secara lisan. Bagian

pembelian menelepon supplier dan menanyakan harga barang yang ingin

dibeli secara lisan.

Dokumen permintaan penawaran harga digunakan untuk meminta

penawaran harga dari supplier untuk mengetahui daftar harga barang

yang akan ditawarkan kepada pembeli.

Hal ini dilakukan oleh perusahaan supaya mendapatkan informasi

yang lebih cepat dari supplier. Seharusnya dokumen permintaan

penawaran harga tetap harus dibuat untuk mengikat kedua belah pihak

baik perusahaan maupun supplier.

Usulan terhadap dokumen permintaan penawaran harga adalah

sebagai berikut:

60

Gambar 8 : Usulan Surat Permintaan Penawaran Harga

IV.3. Evaluasi Terhadap Prosedur Sistem Informasi Akuntansi Pembelian

Dari Evaluasi terhadap prosedur sistem informasi akuntansi pembelian di

PT Pondok Pujian Sejahtera, ditemukan jaringan yang membentuk sistem

informasi akuntansi pembelian dalam perusahaan yaitu sebagai berikut:

a. Prosedur permintaan pembelian

b. Prosedur order pembelian

c. Prosedur penerimaan barang

61

d. Prosedur pencatatan utang

e. Prosedur pembayaran

Temuan untuk jaringan yang membentuk sistem informasi akuntansi

pembelian adalah sebagai berikut:

1. Dalam prosedur permintaan barang, permintaan pembelian barang tidak

dilakukan oleh bagian gudang secara langsung, tetapi berdasarkan

permintaan dari outlet pondok pujian.

Bagian outlet mengajukan surat permintaan barang kepada bagian

pembelian pada saat outlet mengetahui bahwa ada persediaan barang yang

mulai menipis di dalam outlet. Hal ini dapat dilihat pada prosedur

permintaan barang pada bab III dimana Surat Permintaan Barang diajukan

kepada bagian pembelian, kemudian bagian pembelian akan membuat

purchase order untuk diteruskan kepada bagian operasional.

Prosedur permintaan barang yang baik harus dilakukan oleh bagian

gudang sebagai pihak yang bertugas menyediakan barang di dalam gudang.

Kemudian bagian gudang akan mengajukan permintaan pembelian dalam

formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian perusahaan.

PT Pondok Pujian Sejahtera merupakan perusahaan yang bergerak di

bidang distributor lagu-lagu rohani. Dimana barang-barang yang ditawarkan

merupakan kumpulan lagu lama dan lagu baru. Pertimbangan permintaan

pembelian hanya berdasarkan pertimbangan dari bagian outlet sendiri dan

tidak merupakan pertimbangan dari gudang, gudang hanya mengurus

masalah penyimpanan, pengeluaran barang yang ada di dalam gudang dan

62

memberikan informasi ketersediaan barang perusahaan. Untuk menghindari

pembelian yang terlalu banyak dan mengakibatkan kerugian perusahaan,

maka perusahaan memutuskan untuk melakukan pembelian hanya jika ada

permintaan pembelian dari outlet Pondok Pujian. Selain itu, hal ini juga

dilakukan supaya tidak terjadi penumpukkan barang di gudang kantor pusat

perusahaan.

Akibat dari prosedur yang dilakukan oleh Pondok Pujian, maka seringkali

pelanggan tidak dapat menemukan lagu-lagu yang dicari ketika datang ke

outlet Pondok Pujian terutama lagu lama karena permintaan pembelian

hanya akan dilakukan ketika ada permintaan dari pelanggan, sering

mengalami keterlambatan dalam menyediakan barang dari kantor pusat ke

outlet Pondok Pujian.

Oleh karena itu, direkomendasikan perbaikan terhadap permasalahan

yang dihadapi oleh perusahaan adalah sebaiknya surat permintaan barang

dikeluarkan oleh bagian gudang, berdasarkan hasil penilaian stock opname

yang dilakukan setiap bulan. Bagian gudang segera mempertimbangkan

nilai persediaan berdasarkan jenis barang yang harus segera dibeli untuk

disimpan ke dalam gudang dan nilai persediaan barang yang harus dikirim

ke outlet Pondok Pujian. Selain itu, perusahaan perlu juga menambahkan

peringatan re-order point di komputer outlet sebagai tanda untuk segera

melakukan permintaan barang.

63

2. Pemesanan barang hanya didasarkan pada jumlah persediaan yang telah

mencapai nilai minimum pertimbangan dari outlet dan jika ada permintaan

barang dari pelanggan.

Tidak adanya sistem yang menentukan untuk dilakukan pemesanan

barang. Pemesanan hanya dilakukan berdasarkan pertimbangan setiap outlet

yang membutuhkan barang.

Pada praktek yang dilakukan, sering terjadi kekosongan barang yang

tidak diketahui oleh petugas di outlet karena di dalam komputer hanya

mencatat persediaan yang ada di outlet, dan tidak ada peringatan yang

disediakan untuk segera melakukan pembelian.

Oleh karena itu, sebaiknya setiap outlet memasang peringatan tanda

merah di dalam komputer terhadap persediaan yang mulai menipis.

Peringatan tanda merah ini dapat disesuaikan dengan menentukan stock

minimum barang yang ada, dimana ketika stock minimun (safety stock)

telah bunyi atau muncul peringatan di layar komputer maka outlet harus

segera melakukan pemesanan barang. Pemesanan barang dapat ditentukan

dengan menerapakan sistem EOQ (Economic Order Quantity), supaya dapat

melakukan pembelian pada tingkat yang ekonomis.

3. Tidak ada pemilihan supplier terlebih dahulu sebelum membuat Purchase

Order

Perusahaan tidak melakukan pemilihan supplier dan permintaan

penawaran harga. Ketika menerima Surat Permintaan Pembelian dari bagian

64

outlet Pondok Pujian, bagian penerimaan segera membuat purchase order

untuk meminta persetujuan melakukan pembelian dari bagian operasional

perusahaan.

Dalam proses pembelian persediaan, seharusnya pada saat bagian

pembelian menerima SPP dari gudang, maka bagian pembelian harus

mengajukan surat penawaran harga dan pemilihan supplier terlebih dahulu,

kemudian setelah mempertimbangkan dan memilih supplier maka bagian

pembelian akan membuat purchase order untuk diserahkan kepada

supplier.

Perusahaan tidak melakukan pemilihan pemasok karena dipengaruhi oleh

jenis barang yang dijual di outlet Pondok Pujian, setiap jenis barang yang

ada di outlet sudah memiliki supplier tersendiri, sehingga tidak

memungkinkan bagi perusahaan untuk menyeleksi pemasok tersebut.

Misalnya dalam menentukan pembelian terhadap lagu rohani penyembahan,

maka harus disesuaikan dengan penyanyi dan supplier yang memproduksi

lagu tersebut.

Hal ini menyebabkan perusahaan tidak dapat membandingkan antara

supplier yang satu dengan supplier yang lainnya, termasuk di dalamnya

dalam penentuan harga maka perusahaan hanya mengikuti harga yang

ditawarkan oleh supplier tersebut.

Karena sudah tidak dapat menemukan supplier yang lain untuk

dibandingkan kualitas harganya dan barangnya, maka sebaiknya perusahaan

mengadakan penilaian terhadap kualitas dari supplier tersebut, seperti

65

menilai tanggapan supplier terhadap permintaan barang dari perusahaan,

menilai kecepatan dan kelambatan supplier dalam mengirimkan barang

kepada perusahaan, dan mengadakan penilaian terhadap kualitas barang dari

supplier tersebut. penilaian-penilaian tersebut dapat dijadikan sebuah

masukkan kepada supplier tersebut supaya bisa lebih maksimal lagi dan

dapat memenuhi kebutuhan PT Pondok Pujian Sejahtera di masa yang akan

datang.

4. Dalam meminta persetujuan purchase order, bagian pembelian tidak

mengajukan dokumen terlampir kepada bagian operasional, permintaan

persetujuan pembelian hanya dilakukan lewat komunikasi telepon.

Dalam melakukan pembelian barang, bagian pembelian harus

mendapatkan ijin dari bagian operasional. Hal ini dapat dilihat pada

prosedur pembelian pada bab III, dimana bagian pembelian hanya

melakukan komunikasi telepon dalam mengajukan purchase order dan

tidak dilampirkan dokumen terlampir untuk diperiksa oleh bagian

operasional.

Hal yang harus dilakukan adalah ketika bagian pembelian ingin meminta

persetujuan pembelian barang, maka bagian pembelian juga harus

melampirkan purchase order tertulis kepada bagian operasional, supaya

tidak terjadi kesalahan dalam mengecek data barang oleh bagian

operasional.

66

Prosedur ini dilakukan oleh bagian pembelian karena ingin mendapatkan

informasi mengenai persediaan barang lebih cepat dan langsung mendapat

persetujuan dari bagian operasional untuk melakukan pembelian.

Hal ini menyebabkan bagian pembelian dapat membeli barang yang

seharusnya tidak perlu dibeli oleh perusahaan karena jumlah persediaan

yang masih ada di gudang dan akibatnya juga adalah terjadinya kesalahan

dalam mengirim barang kepada bagian outlet Pondok Pujian.

Sebaiknya untuk mendapatkan persetujuan pembelian dari bagian

operasional, maka bagian pembelian mengirimkan purchase order tertulis

kepada bagian operasional untuk diperiksa terlebih dahulu. Hal ini dapat

mengurangi kesalahan informasi yang diterima dari bagian pembelian.

Setalah diperiksa, maka bagian operasional segera memberikan memo

persetujuan membeli barang kepada bagian pembelian.

5. Penerimaan barang dari supplier dilakukan oleh bagian pembelian dan

bukan oleh bagian gudang

Pada saat dilakukan pembelian barang kepada supplier, penerimaan

barang dilakukan oleh bagian pembelian langsung dan tidak dilakukan oleh

bagian gudang sebagai pihak yang menyimpan persediaan barang. Hal ini

dapat dilihat dalam prosedur penerimaan barang pada bab III, dimana ketika

barang datang, maka staf pembelian yang akan menerima barang dan

mencocokkan delivery order dari supplier dengan purchase order dari

bagian pembelian.

67

sebaiknya bahwa prosedur penerimaan barang harus dilakukan oleh

bagian gudang sebagai fungsi penerimaan. Dimana fungsi penerimaan akan

melakukan pemeriksaan terhadap jenis, kuantitas dan kualitas barang yang

diterima dari pemasok yang disesuaikan dengan purchase order yang dibuat

oleh bagian pembelian. Kemudian bagian gudang akan membuat laporan

penerimaan barang sebagai bukti telah menerima barang tersebut dari

pemasok.

PT Pondok Pujian Sejahtera tidak memiliki fungsi gudang yang berdiri

sendiri. Dari pemeriksaan yang dilakukan diketahui bahwa fungsi gudang

ada dibawah bagian Akuntansi dan keuangan perusahaan. Oleh karena itu,

semua aktifitas yang berhubungan dengan penerimaan barang dilakukan

oleh bagian pembelian, dan kemudian bagian pembelian akan menyimpan

ke dalam gudang, lalu bagian inventory control yang ada dibawah bagian

akuntansi dan keuangan akan mencatat persediaan yang ada. Bagian

inventory control akan lebih berperan ketika ada pengeluaran barang dari

gudang.

Secara teori yang berlaku, hal ini membuka peluang terjadinya

penyimpangan yang dilakukan oleh bagian pembelian dalam hal

penerimaan barang, seperti pencurian barang. Oleh karena itu, sebaiknya

bagian pembelian dan bagian penerimaan barang dipisahkan fungsinya, hal

ini untuk mengantisipasi terjadinya tindakan pencurian barang. Bagian

penerimaan barang bertugas untuk melakukan pengecekan barang secara

68

independent terhadap fisik barang dan bertanggungjawab atas penerimaan

dan penolakkan barang yang diterima dari pemasok.

6. Pengeluaran barang / pengiriman barang ke outlet Pondok Pujian dilakukan

oleh bagian pembelian dan bukan oleh bagian pengiriman barang.

Saat barang dikirim oleh supplier, maka bagian pembelian segera

membungkus barang tersebut dan dilampirkan invoice ke outlet Pondok

Pujian.

Menurut Mulyadi (2001:559), transaksi penerimaan dan pengeluaran

barang merupakan bagian dari fungsi gudang berserta dengan dokumen-

dokumen yang berhubungan dengan penerimaan dan pengeluaran barang.

Jadi, bukan bagian pembelian yang seharusnya mengurus pengiriman

barang kepada outlet pondok pujian.

Untuk mempercepat proses pengiriman barang, maka perusahaan secara

langsung menugaskan bagian pembelian untuk mengirim barang kepada

outlet Pondok Pujian. Hal ini juga dilakukan karena tidak adanya fungsi

gudang (fungsi penerimaan, fungsi penyimpanan, dan fungsi

pengeluaran/pengiriman barang) yang berdiri sendiri di dalam perusahaan.

Oleh karena itu, untuk menutupi hal itu maka bagian pembelian merangkap

juga sebagai bagian penerimaan dan pengeluaran barang.

Hal ini tidak boleh dilakukan oleh perusahaan, seperti yang sudah

dibahas dalam temuan no 4 bahwa akan membuka peluang terjadinya

69

penyelewengan barang oleh bagian pembelian. Selain itu juga menyebabkan

adanya pekerjaan ganda yang harus dilakukan bagian pembelian.

Sebaiknya bagian yang mengirim barang ke outlet dilakukan oleh bagian

pengiriman barang secara langsung, dan tidak dilakukan oleh bagian

pembelian. Bagian pembelian sebaiknya hanya difokuskan kepada tugas

pembelian barang dan mengurus dokumen-dokumen yang berhubungan

dengan transaksi pembelian.

7. Purchase order dibuat tanpa melakukan pengecekkan terlebih dahulu

terhadap persediaan barang di gudang.

Pada saat menerima surat permintaan pembelian dari outlet Pondok

pujian, bagian pembelian langsung membuat purchase order dan kemudian

bagian operasional akan mengecek barang tersebut.

Hal ini menyebabkan sering terjadi pemborosan dokumen yang dibuat

karena jika barang yang diminta ternyata masih ada di gudang maka

purchase order tersebut akan dibatalkan dan sudah tidak berlaku lagi.

Sebaiknya sebelum membuat purchase order, bagian pembelian memeriksa

persediaan barang lewat bagian operasional terlebih dahulu dan kemudian

dilakukan pembuatan purchase order jika barang yang diminta sudah habis

di gudang.

IV.4. Evaluasi Terhadap Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi

Pembelian yang Diterapkan PT Pondok Pujian Sejahtera

70

a. Otorisasi Transaksi

Terdapat otorisasi yang jelas dalam setiap dokumen yang dibuat,

dicantumkan pihak-pihak yang terkait untuk melakukan tanda tangan dokumen.

Pengendalian terhadap otorisasi transaksi bisa terlihat dari adanya otorisasi atas

permintaan pembelian dan purchase order yang dibuat oleh bagian pembelian,

serta ditemukan bahwa pengendalian terhadap persediaan yang akan dibeli

hanya berdasarkan jumlah minimum persediaan yang tertera pada layar

komputer dan sesuai dengan pertimbangan dari outlet Pondok Pujian. Dokumen

yang diotorisasi adalah sebagai berikut:

• Surat permintaan pembelian, diinput oleh kasir outlet, diotorisasi oleh

supervisor outlet pondok pujian.

• Purchase order, diinput oleh staf pembelian, diotorisasi oleh manager

finance, bagian operasional lewat persetujuan telepon.

• Purchase return, diinput oleh staf outlet, supervisor outlet, manager

pembelian, pihak akuntansi.

• Payable Aging Report, diinput oleh staff A/P, manager Keuangan dan

Akuntansi, disetujui oleh direktur keuangan dan Akuntansi

b. Pemisahan Fungsi dan Wewenang

PT Pondok Pujian Sejahtera memiliki fungsi dan wewenang yang komplit

dalam menjalankan bisnisnya, tetapi ada beberapa hal yang perlu diperbaiki,

diantaranya sebagai berikut:

71

1. Bagian pembelian merangkap juga sebagai fungsi penerimaan dan

pengeluaran barang. Seharusnya ini merupakan fungsi yang harus

dijalankan oleh bagian inventory control. Sebaiknya dipisahkan antara

bagian pembelian dan bagian inventory control dalam hal penerimaan

barang dan pengeluaran barang.

2. Bagian account payable merangkap fungsi pengeluaran uang, seharusnya

bagian account payable hanya sebagai bagian yang mencatat utang

perusahaan, sedangkan urusan pembayaran harus dilakukan oleh bagian

keuangan. Sebaiknya dilakukan pemisahan tanggungjawab antara bagian

account payable dan pembayaran utang perusahaan karena membuka

peluang dilakukannya penggelapan dana perusahaan.

c. Pengawasan atau Supervisi

1. Pengawasan telah dilakukan pada saat menerima barang dari supplier,

bagian penerimaan barang mencocokkan barang yang dikirim oleh supplier

dengan purchase order sehingga mencegah terjadinya penerimaan barang

yang tidak sesuai dengan pemesanan.

2. Pengawasan dalam Outlet Pondok Pujian juga dilakukan pemeriksaan

terhadap barang yang dikirim oleh kantor pusat dengan mencocokkan surat

permintaan pembelian yang dibuat oleh kasir.

3. Pengawasan saat dilakukannya pembelian, harus mendapat persetujuan

bagian operasional. Pengawasan ini harus lebih diperketat lagi, yaitu harus

72

dilampirkan purchase order untuk mendapatkan persetujuan dan tidak

hanya melalui telepon.

d. Kontrol terhadap Pencatatan Akuntansi

Kontrol pencatatan akuntansi dilakukan oleh perusahaan dengan cara proses

peng-input-an hanya dilakukan oleh pihak yang berwenang dan ia yang

bertanggung jawab atas data yang di-input-nya, serta dengan melakukan peng-

input-an berdasarkan dokumen sumber dan dokumen pendukung yang ada.

Seperti melakukan input terhadap file transaksi berdasarkan dokumen purchase

order, delivery order dan invoice dari supplier.

e. Kontrol Terhadap Akses yang Digunakan

Kontrol terhadap akses diterapkan oleh perusahaan dengan penggunaan

password atas tiap-tiap komputer yang ada sehingga hanya orang-orang yang

mempunyai wewenang saja yang berhak untuk menggunakan data tersebut.

f. Independent Verification

Verifikasi independen dilakukan oleh bagian akuntansi perusahaan dengan cara

sebelum melakukan penjurnalan, staf akuntansi mencocokkan terlebih dahulu

dokumen sumber (PO dan Surat Permintaan Pembelian) dengan dokumen

pendukung seperti surat jalan dari pemasok (delivery order) dan invoice.

IV.5. Evaluasi Terhadap Prosedur Pelaporan

73

Seperti yang telah diuraikan dalam bab sebelumnya bahwa proses

pembuatan laporan bersifat individual dimana pelaporan dibuat oleh masing-

masing bagian sesuai dengan uraian tugas masing-masing. Dari evaluasi

terhadap pelaporan tersebut, ditemukan:

1. Laporan persedian barang yang dibuat oleh inventory control, tidak sampai

menyajikan kode dan nama barang yang ada, laporan hanya berupa

jenis/type barang yang ada di gudang dan di outlet Pondok Pujian. Hal ini

dilakukan karena untuk menghemat waktu pemeriksaan dan pelaporan

barang. Setiap jenis barang yang ada itu unik, bentuknya sama, dan apabila

dilakukan pemeriksaan kode barang satu per satu akan membutuhkan waktu

yang sangat lama. Oleh karena itu inventory control hanya menyajikan

dalam bentuk umum, yaitu dibedakan dalam jenis kaset, CD, DVD, dan

VCD. Hal ini menyebabkan bagian operasional perusahaan membutuhkan

waktu yang lama dalam menjawab permintaan pembelian dari bagian

pembelian karena harus memeriksa terlebih dahulu ketersediaan barang

tersebut.

2. Laporan utang perusahaan dicatat dan dibayar oleh bagian yang sama, yaitu

account payable. Sehingga setiap laporan utang yang dikeluarkan oleh

bagian account payable juga disertakan permintaan persetujuan pembayaran

kepada bagian Akuntansi dan Keuangan perusahaan.

3. Sebaiknya dibuat laporan penerimaan barang oleh fungsi penerimaan

sebagai bukti bahwa barang telah diterima dengan baik dan sesuai dengan

purchase order yang dibuat oleh bagian pembelian, kemudian laporan

74

penerimaan barang ini dikirimkan kepada bagian akuntansi untuk dicatat

transaksi pembelian yang telah dilakukan.

Selain itu juga ditemukan bahwa semua laporan yang dihasilkan hanya

berupa laporan operasional dan belum adanya laporan-laporan pengendalian

yang dihasilkan. Oleh karena itu direkomendasikan beberapa laporan yang

diperlukan untuk mengendalikan aktivitas pembelian, yaitu:

1. Laporan Monitoring Pembelian

Dalam laporan ini dapat dicantumkan penilaian terhadap pembelian yang

telah dilakukan, seperti informasi barang yang sudah diterima, barang yang

diretur, informasi barang / item-item yang belum dikirim oleh supplier.

Laporan ini akan membantu manajemen dalam mendapat informasi

pembelian secara lebih rinci.

2. Laporan Monitoring Pembayaran

Laporan ini dapat dicantumkan berapa nilai utang perusahaan kepada

supplier, dengan apakah pembayaran dilakukan, tanggal dilakukan

pembayaran dan oleh siapa disertakan otorisasi dari pihak tersebut.

Informasi ini berguna untuk memantau saldo bank, mengendalikan

pengeluaran uang.

IV.6. Usulan Struktur Organisasi PT Pondok Pujian Sejahtera

Dari hasil evaluasi terhadap struktur organisasi PT Pondok Pujian

Sejahtera, maka dapat dibuat suatu lampiran usulan struktur organisasi bagi

perusahaan ini agar dapat lebih berfungsi dengan baik.

75

Gambar 9: Usulan Struktur Organisasi PT Pondok Pujian Sejahtera

76

Untuk dapat memahami fungsi yang terdapat pada usulan struktur organisasi,

berikut ini adalah uraian tugas dan tanggung jawab bagian yang diusulkan:

• Inventory Control

o Membuat daftar inventory yang diperlukan.

o Mengatur barang yang keluar masuk dari gudang.

• Staf penerimaan dan pengeluaran barang

o Menerima barang yang dikirim oleh supplier

o Memeriksa barang yang dikirim dengan menyesuaikan dengan purchase

order.

o Mengeluarkan barang dari gudang.

o Membuat laporan pengeluaran barang.

• Staf Penyimpanan barang

o Menyimpan barang

o Membuat kartu stok barang

IV.7. Usulan Flowchart

Dari evaluasi yang dilakukan, direkomendasikan usulan perbaikan dari

flowchart yang dapat dilihat dibawah ini:

77

78

79

80