BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang Masalah

Pada era globalisasi dewasa ini, dimana dunia semakin terasa sempit

karena kemajuan teknologi, terutama di bidang informasi, komunikasi dan

teknologi, terlihat tuntutan tugas bagi semua pihak yang semakin meningkat dan

semakin berat.

Proses pelaksanaan administrasi dapat dipercepat dan dipertepat serta

praktis dengan memanfaatkan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi tersebut,

di samping dengan menggunakan cara kerja yang sesuai dengan prinsip-prinsip

administrasi, organisasi dan manajemen yang moderen.

Administrasi, organisasi dan manajemen yang moderen itu hanya dapat

terwujud apabila manusia sebagai pelaksanannya berpikiran moderen dan maju

atau disebut juga manusia moderen. Manusia moderen adalah mereka yang sadar

dan berusaha meningkatkan mutu hidupnya.

Ilmu Office Management adalah ilmu yang sangat penting dipelajari dan

dipahami. Ilmu Office Management ini sangat besar menfaatnya terutama bagi

pimpinan dalam suatu kantor atau instansi. Seperti kita ketahui bahwa kantor

merupakan tempat berkumpulnya para pegawai yang melakukan kegiatan-

kegiatan dalam kantor. Oleh karena itu kantor akan menjadi penting bagi suatu

organisasi, karena administrasi kantor dapat melancarkan jalannya kegiatan

kantor.

Universitas Sumatera Utara

Organisasi dalam pencapaian tujuan ada kalanya jauh dari yang

diharapkan, tetapi ada kalanya diakhiri dengan hasil yang optimal. Hal ini

tergantung dari administrasi yang dijalankan oleh tiap-tiap perusahaan. Agar

pelaksanan kegiatan kantor dapat berjalan dengan baik diperlukannya administrasi

perkantoran. Disini adalah rangkaian aktivitas perkantoran yang mencakup

perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan, pengendalian serta

penyelenggaraan pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor ini berkenaan dengan

pembuatan surat, penyampaian keterangan, laporan-laporan dan pengarsipan.

Bila administrasi kantor kurang mendapat perhatian akan mengakibatkan

kerugian pada perusahaan tersebut. Salah satu kerugiannya adalah memperlambat

proses pemberian informasi yang diperlukan. Dengan adanya pelaksanaan

administrasi kantor yang benar maka akan menguntungkan perusahaan itu sendiri.

Sebab membantu tercapainya aktivitas dari rencana yang sudah ditetapkan

sebelumnya.

Administrasi perkantoran merupakan kegiatan yang berkaitan dengan

penanganan informasi yang diperlukan oleh pimpinan dalam proses pengambilan

keputusan yang menyangkut kepentingan dan tujuan organisasi. Selain itu juga

administrasi perkantoran merupakan pusat komunikasi yang sangat penting untuk

seluruh unit yang ada didalam organisasi.

Dengan adanya komunikasi yang baik didalam suatu organisasi maka

penyimpangan pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan dapat dikurangi, sedangkan

pada pemberian informasi dapat diberikan dengan cepat dan tepat serta tujuan

mempelancar aktivitas serta meningkatkan mutu pekerjaan dari setiap anggota

Universitas Sumatera Utara

yang ada didalam organisasi tersebut, semua ini tergantung dari kegiatan

administrasi perkantoran yang dilakukan secara efisien dan efektif. Moekijat,

(2001).

Semua perusahaan mempunyai administrasi kantor, tetapi setiap

perusahaan pasti mempunyai tata cara administrasi yang berbeda. Tentu saja

setiap perusahaan mempunyai alasan yang berbeda dalam menyikapi perbedaan

prosedur dan tata cara administrasi. Administrasi kantor merupakan suatu hal

yang sangat vital bagi perusahaan karena untuk mengukur baik atau tidaknya

suatu perusahaan salah satunya dapat dilihat melalui administrasi kantor.

Administrasi perkantoran mempunyai fungsi yang sangat penting dalam

suatu perkantoran organisasi lainnya, karena tugas-tugas yang dilakukan

didalamnya sangat berpengaruh terhadap pencapaian tujuan kantor tersebut.

Administrasi perkantoran yang ada pada suatu organisasi harus dapat berperan

dengan baik dan lancar, sehingga diharapkan dapat menjamin efisiensi kegiatan

organisasi, membantu kelancaran perkembangan organisasi serta dapat

menyediakan keterangan-keterangan yang dibutuhkan oleh kantor.

Peranan administrasi perkantoran sangat penting pada suatu kantor yang

berfungsi sebagai alat mencapai tujuan organisasi. Administrasi kantor merupakan

sarana bagi organisasi untuk dapat berkembang dengan baik, sebab segala sesuatu

yang dilakukan di dalam organisasi atau perusahaan harus berhubungan dengan

administrasi. Kegiatan yang biasanya dilakukan administrasi perkantoran adalah

mengurus dan melaksanakan administrasi perkantoran, diantaranya menghimpun,

Universitas Sumatera Utara

mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan data dan

informasi yang dibutuhkan oleh kantor tersebut. Soenarto, (2001).

Berdasarkan penjelasan di atas dapat diketahui bahwa administrasi

perkantoran mempunyai fungsi yang sangat penting dan utama dalam suatu

organisasi di mana keberhasilan dalam pencapaian tujuan organisasi sangat

ditentukan oleh administrasi yang baik. Administrasi kantor yang baik memegang

peranan penting dalam menentukan arah maupun ukuran untuk menilai sampai

seberapa jauh usaha yang sudah dilaksanakan maupun yang sudah berhasil. Jadi,

tanpa dukungan administrasi yang baik, aktivitas suatu organisasi akan terganggu.

Sehubungan dengan hal tersebut diatas, penulis terdorong untuk melihat

dan mengetahui tentang kinerja serta peranan administrasi kantor dalam

mendukung keberhasilan pencapaian tujuan pada Paya Pinang Group, sehingga

penulis tertarik memilih judul penelitian ini yaitu PERANAN ADMINISTRASI

KANTOR PADA PAYA PINANG GROUP MEDAN.

Universitas Sumatera Utara

B. Perumusan Masalah

Secara umum kegiatan-kegiatan yang terdapat dalam suatu perusahaan

meliputi beberapa bidang seperti kepegawaian, keuangan, hubungan masyarakat

dan semuanya itu tidak terlepas dari kegiatan administrasi. Untuk mengetahui

keberhasilan kegiatan-kegiatan tersebut diperlukan administrasi yang baik. Oleh

karena itu pasti setiap perusahaan menempatkan kandidat terbaik dalam

administrasi kantor mereka.

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka perumusan

masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: “Bagaimana peranan

administrasi kantor pada PT. Paya Pinang Group.”

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Adapun tujuan penelitian ini adalah :

1. Untuk mengetahui bagaimana peranan administrasi kantor diperusahaan

Adapun manfaat penelitian ini adalah:

1. Sebagai bahan masukan untuk membuat administrasi kantor bagi

perusahaan

2. Untuk meningkatkan pengetahuan penulis tentang peranan administrasi

kantor

3. Sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang tertarik dalam objek yang

sama.

Universitas Sumatera Utara

D. Jadwal Kegiatan dan Sistematika Penulisan

a. Jadwal Kegiatan

Peneliti melakukan jadwal survei dan observasi pada tanggal 1 s/d 3 April

2009 di PT. Paya Pinang Group. Berdasarkan kegiatan tersebut peneliti dapat

mengumpulkan kegiatan-kegiatan yang terjadi diperusahaan tersebut khususnya

peranan administrasi kantor. Adapun jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1

berikut ini :

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

NO KEGIATAN MINGGU KE

1 2 3

1 Persiapan

2 Pengumpulan data

3 pengetikan

b. Sistematika Penulisan

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini berisi tentang Latar Belakang Masalah, Perumusan

Masalah, Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian, Jadwal Kegiatan

dan Sistematika Penulisan.

Universitas Sumatera Utara

BAB II : PROFIL PERUSAHAAN

Dalam bab ini berisi tentang Sejarah Ringkas Perusahaan, Struktu

Organisasi, Job Description, Jaringan Usaha/Kegiatan, Kinerja Usaha

Terkini, dan Rencana Kegiatan Perusahaan.

BAB III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini berisi tentang hasil penelitian mengenai segala sesuatu

yang berhubungan dengan tugas akhir penulis yang membahas Peranan

Administrasi Kantor, Prosedur Administrasi Kantor, Pengertian

Administrasi Kantor, Fungsi Administrasi Kantor, Tujuan Administrasi

Kantor.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini diuraikan kesimpulan yang merupakan inti dari

pembahasan penelitian dan Saran yang berguna bagi perusahaan.

Universitas Sumatera Utara