Tugas Aplikasi Perkantoran

•Afriace Dwi Rizki•Deanida Riany•Dian Anggraini

Pengaturan email di outlook

Langkah awal yaitu :1. Masuk ke account gmail

2. pilih di pojok kanan atas pilih setelan email

3. pilih menu Penerusan dan POP/IMAP, checklist Aktifkan IMAP untuk semua email(termasuk email yang telah diunduh) lalu simpan perubahan

4. Buka Microsoft Outlook

5. pada menu Tools pilih Account Setting

6. Yang diperlu disediakan: alamat email anda & password email anda1. Buka aplikasi Microsoft Outlook anda2. Klik menu “Tools” lalu arahkan ke “Account Setting” lalu klik (Lihat gambar)

7. isi form tersebut lalu klik Next

8. Masukkan data email anda sesuai dengan account email yang telah dibuat admin (atau anda sendiri) di Cpanel.- Account Type: IMAP- Incoming & Outgoing mail server: mail.namadomainanda- Username: Email lengkapSetelah di isi (sesuai contoh gambar), lalu klik “More Setting”

9. Pilih More Setting lalu pilih advance

10. Setting Incoming server (IMAP) menjadi 593 dan Outgoing server (SMTP) menjadi 587 lalu ok lalu next

11. Klik finish

Pengelolaan email

• Mengirim Pesan• Menerima Pesan• Membalas Pesan• Menghapus Pesan• Meneruskan Pesan• Format Font dan background• Message rule• Grouping

Mengirim pesan

Untuk membuat pesan (message) baru pada Outlook ikuti langkah berikut:

1. Pada folder Inbox, klik menu File2. Sorot New3. Klik menu Mail Message

Note: Proses ini dapat disingkat dengan menekan icon New Mail Message (sudut kiri atas) pada toolbar Inbox .

To, Cc dan BccTo: tujuan standar pengalamatan pesan.Cc: singkatan dari Carbon Copy. Jika Anda ingin mengirim pesan kepada seseorang, tetapi ingin juga memberikan copy pesan pada orang lain, cantumkan alamat emailnya pada  kolom Cc selain pada kolom To. Bcc: singkatan dari Blind Carbon Copy. Jika Anda ingin mengirim pesan pada 2 orang, pada koIom To dan pada kolom Bcc, keduanya akan menerima email tetapi penerima yang ada dikolom To tidak akan mengetahui (blind) bahwa email juga dikirim kepihak ke 2 (Bcc).

Terima pesan

• Untuk membaca email pastikan Outlook berada pada folder “Inbox”, cukup dobel klik pada pesan yang ingin dibaca. Pesan akan terbuka pada jendela baru.

• Untuk mengetahui adanya pesan baru, pada windows toolbar ( sudut kiri monitor ) akan diberi tanda amplop yang diiringi dengan suara “ding” sebagai bunyi default untuk email yang tiba pada Outlook.

Membalas Pesan

• Ketika menerima dan telah membaca sebuah pesan (email) kemungkinan Anda ingin langsung membalas pesan ke orang yang mengirimnya. Untuk melakukan hal tersebut lakukan langkah berikut :

• Standard Reply• Pada folder Inbox doble klik email yang ingin Anda

balas.• Klik tombol Reply . • Alamat pengirim akan otomatis tercantum pada

bagian To:• Ketik pesan anda pada body pesan. • Klik Send.

Meneruskan pesan

Ketika Anda sudah membaca pesan, dan Anda ingin juga menyampaikan/meneruskan pesan tersebut ke orang lain, lakukan langkah berikut :

• 1Buka email/pesan yang ingin Anda teruskan ke orang lain.

• Klik tombol Forward, Masukkan alamat email penerima. Anda dapat menambahkan komentar di body text pesan jika diinginkan.

• Setelah selesai, klik Send.

Format Font & Background

• Pada menu Outlook klik menu Tools• Pilih Options • Pilih Mail Format ( ada di menu atas ) • Pilih format email pada “Send in this message

format” : pilih HTML • Klik Font untuk memformat font • Klik Stationery Picker untuk memformat

background • Klik Ok

Message rule

• Dengan menggunakan rule “Defer” dalam Outlook, kita dapat mensetup sebuah rule yang menghentikan seluruh pesan yang dikirim untuk beberapa menit setelah anda melakukan klik pada tombol Send, untuk memberikan anda sebuah kesempatan untuk merecover.

• Pilih Rules and Alerts dari menu Tools dan kemudian klik tombol New Rule. Pada “Start from s blank rule”, pilih Chekc messages after sending, dan kemudian klik Next.

• Klik tombol Next lagi pada screen “Which conditions do you want to check”, dan anda akan dituntun dengan dialog yang menginformasikan anda bahwa rule akan digubakan pada seluruh pesan. Jika anda mau anda dapat mengatur rule ini hingga hanya mnegerjakan grup tertentu.

• check box “defer delivery by a number of minutes”, dan kemudian klik “a number of” dan ubah perbedaan menit menjadi sesuatu seperti 5 menit walaupun anda dapat mengubahnya menjadi apapun yang anda inginkan.

• Klik tombol Next dan kemudian berikan rule sebuah nama yang mudah untuk diingat sehingga anda dapat mengetahuinya dalam list.

Grouping

• Pada Address Book kita juga bisa membuat beberapa Group yang merupakan gabungan dari beberapa personal email, yang berguna bagi kita dalam pengiriman email. Sehingga memudahkan kita dalam pengiriman email ke banyak orang tanpa mengetik alamat email mereka satu-persatu.

• Untuk membuat “Group” lakukan langkah berikut : • Buka menu “ Address Book” • Klik File – pilih “New Entry” • Pilih “New Distribution List “ klik Ok

• Tulis nama dari Group pada kolom yang tersedia ( mis : Inspiration )

• Kemudian Klik tombol “Select Member” untuk memilih siapa saja yang masuk dalam Group ini.

• Pilih siapa saja dengan mengklik 2 kali pada nama atau mengklik tombol “Add”

• Klik Ok• Kemudian klik “Save and Close” • Maka kita dapat melihat pada menu Address Book di folder

“Contacts” akan terdapat Group baru bernama “Bintek”. Group ini bisa dimasukkan nantinya dalam pengalamatan email. Kita dapat melihat semua Group yang ada pada folder “All Groups” beserta semua anggotanya denganmengklik 2 kali pada group yang diinginkan.

Microsoft outlook dan webmail

Web mail

• Menggunakan webmail artinya tidak perlu software mail client terinstall pada komputer Anda karena mengakses webmail cukup menggunakan browser saja. Gambarannya adalah seperti Anda mengakses e-mail Yahoo, Gmail, atau e-mail gratis lainnya.

WebMail cocok digunakan untuk :• E-mail account yang harus diakses bersama – sama beberapa

orang• Anda yang tidak selalu menggunakan satu komputer yang

sama untuk mengakses e-mail atau Anda yang sering bepergian tanpa membawa laptop atau komputer pribadi

• Open Webmail memiliki beberapa kemampuan dan keuntungan yang mengijinkan anda untuk mempertimbangkan sinkronisasi dan fleksibilitas yang sempuran dengan email offline client anda.

• Email yang sudah diperlihatkan di dalam Folder Email Baru Open Webmail ...

• Akan didownload ke dalam email offline client anda dan akan ditandai telah Dibaca.

• Masih dapat ditandai dengan Belum Dibaca jika diubah di dalam Open Webmail

• Email yang telah didownload ke dalam email offline client anda ... • Akan dibuka the server untuk menampilkan email anda ke dalam

komputer anda. • Tidak akan tersedia di Folder Email Baru Open Webmail anda

untuk ditampilkan.

• Harap dicatat bahwa anda tidak dapat memiliki email di dalam Folder Email Baru anda di dalam Open Webmail yang telah didownload ke dalam email offline client anda, dengan mengabaikan status yang sudah anda tandai dengan (Dibaca atau Belum Dibaca).

• Open Webmail juga memiliki keuntungan. Sebagian besar, anda dapat melihat email anda dari berbagai komputer yang memiliki koneksi internet di seluruh dunia. Anda juga dapat merencanakan kejadian dan pengingat kejadian sehari-hari anda di dalam kalender Open Webmail.

• Open Webmail juga sangat mudah untuk digunakan, padat, dan relatif cepat di dalam hal yang berhubungan dengan sistem. Anda dapat menunjuk ke seluruh folder dengan membuka menu pilihan yang berada pada sisi kiri atas dan memiliih folder yang ingin anda tunjuk. Juga anda dapat melihat folder yang sekarang anda berada ini.

Microsoft Outlook

• Mengakses e-mail menggunakan Outlook atau software mail client lain berarti menarik seluruh data e-mail yang masuk ke dalam software tersebut. Secara default, e-mail yang sudah didownload akan dihapus juga dari server. Dengan demikian sebenarnya tidak memerlukan space yang besar pada account hosting karena e-mail akan kosong setelah Outlook mendownloadnya.

Keuntungan Outlook

• Bagi orang yang selalu menggunakan satu komputer untuk membuka email, contohnya laptop sendiri

• E-mail yang personal, seperti email kita sendiri bukan email yang dipergunkan dalam kelompok atau suatu forum.