:. . SUSANA

* LEMBAR PENGESAHAN

JURUSAN : KOMPUTER

: PERANAN APLIKASI SOFTWARE A U T = ~ ~ * * ------------------

PERKANTORAN DI UPT PUSAT KOMPUTER INSTITUT

8 -03 - 19% Tanggal .I ................. Kern jurusan PPKK

Tanggal Ujian ....................... :). f :I , ' 7.. ,? ,

LEMBAR PENGESAHAN

NAMA : SUSANA

KJRUSAN : KOMPUTER

JUDUL : PERANAN APLIKASI SOFTWARE DALAM AUTOMATISAS1

PERKANTORAN DI UPT PUS AT KOMPU'TER 1NSTII'U'I'

PERTANIAN BOGOR

Kasubag Tata Usaha Pembin~bing Teknis

V A M I N . S E NIP. 131658219

ATJEP PRIJATNA WAHYUDTN NIP. 131871258

Kepala UPT Pusat Komputer

Dr. Ir, MUHAMMAD SYAMSUN. MSc NIP. 130516291

KATA PENGANTAR 1

Dengan memanjatkan puji dan syukur kehadirat Allah S.W.T yang

menciptakan dan memelihara alam semesta, atas petunjuk dan lindungan Nya yang

diberikan kepada penyusun hingga tugas akhir ini dapat tersusun.

Penyusun menulis untuk tugas Akhir yang diberi judul " PERANAN APLIKASI

SOFTWARE DALAM A UTOMA TISASI PERKANTORAN.

Tugas Akhir ini untuk melengkapi tugas-tugas dan nlemenuhi salah sat11

syarat kelulusan pada program setara diploma 1 jurusan Komputer.

Selama praktek kerja ini dan penyusunan tugas' akhir ini, Penyusun telah banyak

menerima bantuan dari berbagai pihak, sehingga dengan ini ijinkanlah penyusun

mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Prof. Dr. Ir. H.A.M. Satari, MSc. Selaku Ketua Yayasan lembaga Pendidikan Kesatuan

2. Bapak Drs. Bambang Pamungkas, AK. Mba. Sebagai Ketua Pusat Pendidikan Keterampilan Kesatuan

3. Ibu Annaria Magdalena, SE. Sebagai Ketua jurusan Pusat Pendidikan Kesatuan

4. Bapak Iswandi, IR. Sebagai Dosen pembimbing di Pusat Pendidikan Kesatuan

5. Kepala dan Kasubag Tata Usaha Puskom IPB 6. Pembimbing dan seluruh staf di UPT Puskom IPB 7. Para Dosen dan Staf Pengajar di Pusat Pendidikan Keterampilan Kesatuan . . 8. Ayah dan Ibunda yang telah membantu moril maupun materil 9. Semua uihak vang tidak d a ~ a t disebutkan satu uersatu vana telah memberikan

Dalam penyusunan tugas akhir ini, I'enyusun menyadari sepenuhnya akan

keterbatasan kemampuan, sehingga laporan ini masih jauh dari kesempurnaan.

Walaupun demikian semoga tulisan yang singkat ini dapat bermanfaat bagi yang

memerlukannya

DAFTAR IS1

1\AI fi I L l Y U A l Y IN\ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I l l

DAFTAR IS1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iv

BAB I PENDAHULUAN ........................ .. ............................................. 1

1 . 1 . Latar Belakang Peninjauan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

1.2. Identifikasi Masalah ................................................................... 2

1.3. Maksud dan Kegunaan Peninjauan ............................................. 3

1.4. Metode Peninjauan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

1 . 5. Lokasi Peninjauan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

1.6. Sistematika Pembahasan ............................................................ 4

BAB I1 OBJEK DAN PEMBAHASAN ................... .... .... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

2.1. Tugas dan Fungsi UPT . . . . . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

. . 2.2. Struktur Organlsas~ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .... .... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

2.3. Rumusan Tugas Jabatan ....................................................... 8

2 . 4 . Tinjauan I'ustaka ...................................................................... 1 1

2.4.1. Pengertian Komputer ................................................... I I

2.4.2. Local Area Network . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1

2.4.3. Pengertian Software ................................................... 13

2.4.4. Pengertian Aplikasi Software ........................... .. . . . . . . . 14

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.5. Sistematika Pembahasan ........................... .. 15

2.5.1. Hubungan Automatisasi Perkantoran ................................ 15

2.5.2. Penggunaan Aplikasi Software dalam Automatisasi

.................................................................... Perkantoran 17

2.5.3. Pengelolaan Aplikasi Sistem ........................................... 22

2.5.4. Peningkatan Sumber Daya Manusia .................................. 25

2.5.5. Pendayagunaan Sumber Daya Perangkat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

2.5.6. Penataan Manajemen dan Administrasi Serta

Ketatausahaan ................................................................ 27

2.6. Hambatan dan Solusi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

BAB 111 KESLMPULAN DAN SARAN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

3 . 1 . ICesimpulan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

........................................................................................... 3.2. Saran 33

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Peninjaurn

Komputer berasal dari kata "Computare" (Bahasa Latin) atam "To Compute''

(Bahasa Inggris) yang artinya menghitung. Komputer yaitu Seperangkat peralatan

elektronis yang bekerja secara terorganisasi dan terintegrasi mulai dari memasukkan

'mengolah data sarnpai menghasilkan yang berupa infmasi secara otomatis,

berdasarkan pada perintah yang berupa program, salah satu dari ketiga unsur utama

yang penting yaitu Software, Aplikasi software adalah suatu rangkaian intruksi ydg

disusun Programmer untuk menyelesaikan suatu jenis pekerjaan. Dengan semakin

berkembangnya Teknologi komputer dewasa ini, aplikasi software semakin

dibutuhkan dalam semua bidang pekerjaan seperti pengolahan data dalarn

Automatisasi Perkantoran, karena aplikasi software dapat membantu segala aktivitas

manusia menjadi lebih efisien dan efektif dalam melaksanakan pekerjaan sehari-hari.

Sedangkan Automatisasi Perkantaran adalah suatu istilah penerapan yang

populer untuk komputer dan teknologi komunikasi untuk penggunaan kantor, ini

menunjang pekerjaan adminidrasi h t o r . UPT Pusat Komputer IPB merupakan

unsur penunjang dan kelengkapm komputw dalarn mengumpulkan, mengolah dan

menyimpm data. Membangun dm rnengdola sistem informmi sim& sirnpeg, dan

sarana yang digunem Bat& Bak, Baspsi dan Fakultas. Dan menyelenggarakan

pelayanan program pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat dengan

lingkup kegiatan pelatihan komputer jaringan dan sohare application, dan

*

1.2 Inde~~tifikasi Masalah

Pada umunmya setiap perkantoran harus memperluas jaringan komputer

dengan memperkuat pada pendidikan dan pelatihannya, agar pegawai yang mengerti

atau terampil dalam menggunakan komputer diharapkan akan bertambah banyak,

sehingga automatisasi perkantoran meningkat secara efisien dan efektif dan dapat

menghasilkan suatu pekerjaan yang baik dan memuaskan.

Dari uraian diatas maka indentifikasi masalah antara lain :

1. Bagaimana hubungan sistem dengan automatisasi perkantoran

2. Sejauhmana program aplikasi software yang dipa,kai untuk mendukung

automatisasi perkantoran

3. Bagaimana bentuk- bentuk pemakaian program dan penerapan aplikasi software

pada UPT Pusat Komputer IPB

4. Hambatan-hambatan apa yang dihadapi dalam automatisasi perkantoran pada

UPT Pusat Komputer 1PB.

T

operasional jaringan komputer. Sehubungan dengan ha1 diatas, n ~ a k a Penyusull ingin

memperdalam aplikasi software untuk automatisasi perkantoran, karena peranan

aplikasi software dapat menopang keberlangsungan perkantoran Maka dari itu

penyusiln mernilih judul tugas terakhir yaitu " I'LltANAN AI-'I,IKASI SOI~"II'WAII1S

DA LAM A UTOMA U S A $1 PEIIXA N7'OIU N DIUP7' Y USA 7' KOMP1/7EI{ INSIr/7'Ul'

PEI< TAlV1A N BOGOi< (IPB) "

I

1.3 Maksud Dan Kegunaan

Maksud dan tujuan Penyusun dalam peninjauan ini adalah :

1 . Sebagai salah satu syarat penyusunan tugas akhir setara Diploma I jurusan

komputer di Pusat Pendidikan Keterampilan Kesatuan Bogor .

2. Untuk mengetahui lebih dalam tentang peranan aplikasi software dalam

automatisasi perkantoran dilingkungan UPT Pusat Komputer P B .

3 . Untuk dayat tnenerapkan tear-i dan praktek yang telah Penyusun dapat dari

bangku kuliah dengan secara langsung penerapannya pada UPT Pusat Komputer

IPB.

1.4 Metode Peninjauan

Dalam penyusunan tugas akhir ini, Penyusurl lnemperoleh data dari penjelasan-

penjelasan yang diberikan oleh P e m b i m b i n ~ di UPT Pusat Komputer 11'B.

Untuk memperoleh yang diperlukan dalam pembuatan tugas akhir ini Penyusun

menggunakan metode-metode sebagai berikut :

1 . Interview (Wawancara)

Dalam ha1 ini Penyusun mengadakan wawancara langsung dengan Pembimbing

di U13T Pusat Komputer IPB, untuk mendapatkan keterangan yang Penyusun

butuhkan yang berhubungan dengan judul tugas akhir ini.

2 . Observasi

Merupakan salah satu cara untuk memperoleh keterangan secara langsung tentang

tata cara serta perhitungan dengan jalan melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di

UPT Pusat Komputer IPB.

3. Metode Kepustakaan

Dengan penyusunan tugas akhir ini Penyusun mengambil data tidak hanya dalam

lingkungan kantor saja melainkan juga dengan membaca buku-buku

diperpustakaan yang ada hubungannya dengan tema yang diambil.

1.5 Lokasi Peninjauan

Praktek kerja lapangan ini berlokasi di UP'S Pusat Komputer II'B, Gedung

Rektorat lantai 2 Kampus IPB Darmaga-Bogor, Jalan Raya Darmaga, Bogor 16680.

Kegiatan Praktek Kerja Lapangan ini dilaksanakan selama 1 Bulan dimulai pada

tanggal 23 Juni sampai dengan 23 Juli 1999, yang diisi dengan praktek langsung

dilapangan.

1.6 Sistematika Pembahasan

Sistematika Pembahasan ini terbagi dalam 3 (Tiga) bab, dan tiap-tiap bab terdiri

dari sub-sub bab yaitu :

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Peninjauan

1.2 Indentifikasi Masalah

1.3 Maksud Dan Kegunaan Peninjauan

1.4 Metode Peninjauan

1 .5 Lokasi Peninjauan

1.6 Sistematika Pembahasan

BAB I1 OBJEK DAN PEMBAHASAN

2.1 Tugas Dan Fungsi UPT

2.2 Struktur Organisasi

2.3 Uraian Jabatan

2.4 Tinjauan Pustaka

2.4.1 Pengertian Komputer

2.4.2 Local Area Network

2.4.3 Pengertian Software

2.4.4 Pengertian Aplikasi Software

2.5 Sistcmatika Pembahasan

2.5.1 Hubungan Automatisasi Perkantoran

2.5.2 Pengunaan Aplikasi Software Dalam Automatisasi

Perkantoran

2.5.3 Pengelolaan Aplikasi Sistem

2.5.4 Peningkatan Sumber Daya Manusia

2.5.5 Pendayagunaan Sumber Daya Perangkat

2.5.6 Penataan Manajemen Dan Administrasi Serta

Ket at ausahaan

2.6 Hambatan Dan Solusi

BAB 111 KESIMPULAN DAN SARAN

3.1 Kesimpulan

3.2 Saran

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

BAB I1

OBJEK DAN PEMBAHASAN *'< f,: , , . , , -' ..a I. . h : ;zm*,,;;> ; . , . a , , . - - - - 1 .1 -

2.1 Tugas Dan Fungsi UPT ;;l:.'*r:: t .lad

*'< f,: , , . , -' ..a n. . ',-. . h : ;zm*,n., > . , . a , , . - - - - 1 .1 -

2.1 Tugas Dan Fungsi UPT ;;l:.'*r:: t .lad

Sesuai dengan hngsi dan tugas UPT Pusat KO Komputer s unit ke rja yang

mempunyai tugas mengumpblkan, mengolah, menyajikan dan menyimpan data dan -------- -

- - - - - - - - -

- - - - - - -

informasi serta memberikan layanan kepada program-program pendidikan, penelitian

dan pengabdian pada masyarakat, m& -UPT Pusat melaksanakan' .

beberapa kegiatan. . M I ,

w Dalam ha1 teknis pelaksernaannya, hampir semua kegiatan bersifat kerjasama

lintas sektoral antara UPT sat Kornputer dengan unit kaja yang terkait

dilingkungan IPB seperQ BAAK, BAUK DAN BAPSI, keterlibatan unit kerja dalam

1 kegiatan-kegiatan ini ditaitkan dengan peranannya sebagai pnyedia sumber data dan i- ' I ;I' .

: 1.- I(- .+ informasi sehingga output eluarkan UPT Pusat Komputer selalu data yang

J

uptodate.

Hal ini dimungkinkan, mengingat data dan informasi tersebut selalu dibutuhkan -------- -

-------- -

---

atau diminta oleh pimpinan IPB sebagai bahan dalam membuat perencanaan dan , ;' P

pengambilan kepu- bailc y a q baifkt tslolis, t.ldis m k h n stntcgis. '37-l: . .::; b

, ;- &+'

! c . l.'$s. 8 ; L; . . .

' 1 9 , , . . - a

:; 2.2 Struktur Organisasi

r - , , , . +...; -, ..- , . - ! :Y.ii . . . I . . .

,. .I,. 8 :.: . .-2 , < . - . 0 5 :- 6 ~ ;

Berdasarkan ketersedkn m w a i yang ada di w - - P u s a t Komputer dan * .gj

Ic I , mengacu kepada hasil rumusan Tim Analisis Jabatan IPB dtipat digambarkan tugas-

:, :; ,',a1 ' . ' , i ; t tugas tiap pegawai UPT Pusat Komputer sebagai berikut : ! - :

L-.

2.3 Rurnusa~l Tugss Jabatan

UPT Pusat Komputer IPB telah melakukan reorganisasi dan restrukturisasi

dalam rangka menata kembali manajemen kinerjanya agar proses kegiatan-kegiatan

yang dilaksanakan dapat berdaya guna dan berhasil guna. Adapun rumusan tugas

jabatan sebagai berikut :

1. Kepala UPT Pusat Komputer

Rumusan Tugas : Menyusun rencana, membagi tugas, memberi petunjuk,

mengkoordinasikan, menyelia dan menilai pelaksanaan kegiatan komputer ser-ta

rnengembangkan sistem informasi manajemen, menyelenggarakan pendidikan

dan latihan, rrielayani praktikum berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk

kelancaran pelaksanaan tugas .

2. Tenaga Ahli (Penganalisis Sistem)

Rumusan Tugas : Menelaah masalah, menganalisa kebutuhan informasi, dan

mengindentifikasikan ketersediaan sumber data serta membuat rancangan sistem

informasi berbasis komputer.

3 . Kepala Sub Bagian Tata Usaha

Rumusan Tugas : Menyusun rencana, membagi tugas, memberi petunjuk, dan

menilai pelaksanaan kegiatan Sub Bagian Tata Usaha serta memberi layanan

dibidang ketatausahaan dan rumah tangga di lingkungan pusat komputer

berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku untuk kelancaran tugas.

4. Pengadministrasi Umum

Rumusan Tugas : Menerima, mengarsip dan ~nengetik surat serta memantau

jadwal acara pimpinan termasuk melayani komunikasi melalui telepon guna

mendukung kelancaran tugas pimpinan, dan menyusun jadwal kegiatan.

Mengumpulkan data kegiatan rutin, membuat konsep, membuat daftar rencana

kegiatan, mencatat realisasi pelaksanaan kegiatan rutin.

5. Pengadministrasi Keuangan

Rumusan Tugas : Mengumpulkan data anggaran pendapatan dan belanja rutin,

membuat konsep daftar rencana anggaran pendapatan dan belanja rutin.

Menerima, menyimpan, dan mengeluarkan uang serta mempertanggung-jawabkan

pengelolaannya sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku, melakukan

pembukuan penerimaan dan pengeluaran kedalam buku kas sesuai dengan mata

anggaran.

6. Pengadministrasi kepegawaian

Rumusan Tugas : Mengarsipkan berkas kepegawaian, mengetik formulir DP3,

membuat daftar urut kepangkatan, melakukan pengadministrasian kepegawaian

umum. Menyiapkan buku absen harian, memberi keterangail untuk pegawai yang

tidak hadir, mengarsipkan, membuat rekapitulasi absensi harian tiap bulan,

sebagai dasar masukan bagi atasan memberikan penilaian prestasi ke rja.

7. Pengadministrasi perlengkapan

Rumusan Tugas : Melakukan pembukuan barang dengan menerima, menyimpan,

dan mencatat data penerimaan dan pengeluaran barang serta

mempertanggungjawabkan pengeluaran barang sesuai dengan ketentuan yang

berlaku.

8. Pengadministrasi Kerjasama

Rumusan Tugas : Membantu tugas kepala UPT Puskom dalam pelaksanaan

kegiatan kerjasama dengan lembaga lain baik didalam lnaupun diluar lingkurlgatl

IPB.

9. Penganalisis Program

Rumusan Tugas : Menelaah masalah, membuat rancangan analisis program

berkaitan dengan penyusunan sistem informasi berbasis komputer

10 Pemrogram Komputer

Rumusan Tugas : Menelaah masalah, membuat program, menjaga keabsah

program, menyediakan program siap pakai untuk digunakan pada proses

pengolahan data dan informasi.

1 1 . Pengentri Data

Rumusan Tugas : Melaksanakan pengisian data (Input) dari data sumber ke dalam

sarana penyimpan data berbasis komputer (DisketIHardDisk), serta memelihara

keabsahan data tersebut.

12. Caraka

Rumusan Tugas : Menerima, mencatat, dan melaksanakan pengiriman surat

langsung ke alamat dituju baik melalui kantor pos maupun biro jasa pengiriman

lain serta memelihara perlengkapan kerja agar selalu siap pakai.

2.4 Tinjauan Pustaka

2.4.1 Pengertian Komputer

Komputer berasal dari kata "Computare" (Bahasa Latin) atau "to Compute"

yang artinya menghitung. Dikatakan menghitung karena pada mulanya komputer ini

diciptakan hanya untuk menghitung. Dengan demikian komputer dapat didefinisikan

sebagai "alat hitung". Namun sejalan dengan ilmu pengetahuan dan teknologi

semakin kompleks masalah yang dihadapi maka arti dan fungsi dari kata komputer

bukan lagi digunakan hanya untuk menghitung melainkan sudah lebih luas lagi

masalah yang dapat diselesaikan dengan memanfaatkan komputer, sehingga definisi

komputer menjadi lebih luas yaitu Seperangkat peralatan elektronis yang bekerja

secara terorganisasi dan terintegrasi mulai dari memasukan alat input, mengolah atau

proses data sampai menghasilkan alat output yang berupa informasi secara otomatis,

berdasarkan pada perintah yang berupa program.

Pada prinsipnya sistem ke j a komputer adalah :

I n p u t Pengolah O u t p u t

pz---1 -b -, lnformasi] Keyboard C P U Monitor / Printer

2.4.2 Local Area Network

Didalam sistem komputerisasi ada tiga unsur atau komponen utama yang

penting, salah satunya adalah hardware yaitu salah satu unsur data dalam

komputerisasi yang meliputi seluruh peralatan komputer mulai dari unit masukan atau

input (keyboard),unit pengolah atau processing (CPU) dan unit keluaran atau output

(monitorlprinter) h i n ~ g a pada berbagai peralatan perlengkapan tambahan

1ainnya.Untuk data yang menggunakan komputer, pengiri~nan data menggunakan

sistem transmisi elektronik, yang disebut detlgan istilah kotnunikasi data. Didalaln

sistem komunikasi data diperlukan beberapa perangkat keras yang dipergunakan

untuk memperlancar proses pengiriman data. Salah s a t ~ ~ n y a adalah network yaitu

jaringan dari sistem komunikasi data yang melibatkan sebuah atau lebih sistem

kolnputer yang dihubungkan dengan jalur transmisi alat komunikasi membentuk

suatu satu sistem. Untuk membentuk suatu sistem network dibutuhkan suatu software

communication yang khusus, yaitu protocol.

Komponen network adalah node dan link, Node adalah titik yang dapat

lnenerima input data kedalam network atau menghasikan output informasi atau

kedua-duanya, node dapat berupa printer. Link adalah channel atau jalur transmisi

untuk arus informasi diantara node, link dapat berupa kabel. Network yang masing-

masing node terpisah dalam jarak yang lokal dan menggunakan link berupa jalur

transmisi kabel disebut dengan LAN (Local Area Network) yaitu suatu network yang

terbatas dalam jarak atau area seternpat (lokal). Network ini banyak dipergunakan

dalaln satu perusahaan yang menghubungkan antara departemen-departemen dalam

satu gedung.Tranmisi data dalam LAN dikategorikan sebagai berikut : High speed

network, medium spced network dan low speed network. Didalam LAN, komputer

pusat disebut dengan network server yang dapat dihubungkan dengan beberapa

terminal atau komputer mikro membuat suatu network.

2.4.3 Pengertian Software

Didalam sistem komputerisasi , Software adalah salah satu dari ketiga unsur

utama yang penting, Software meliputi seluruh sistem, tata laksana, PI-ograln sertn

aturan-aturan yang menunjang hardware agar dapat berhngsi dengan baik. Perangkat

lunak (software) adalah suatu rangkaian instruksi yang tersusun secara teratur agar

komputer dapat bekerja mengolah data untuk mendapatkan informasi yang

dibutuhkan oleh user atau pemakai. Software mempunyai bagian-bagian yaitu

application software dan system software, dalam application software dibagi dua

bagian yaitu Taylor Made dan Package software, sedangkan dalam sistem software

dibagi menjadi dua bagian yaitu Progamming language yang terdiri dari tiga bagian

diantaranya High level language, low level language, dan utility. Atau bagian-bagian

dari software dapat digambarkan melalui skema dari software berikut ini:

SOFTWARE

APPLICATION SOFTWARE SYSTEM SOFTWARE

TAYLOR MADE

1 :I",",","," 1 1 ::ltNYk 1 MA:JIH:EkEGEFVEL 1 13

-

UTILITY PACKAGE SOFTWARE

PROGAMMlNG LANGUAGE

2.4.4 Pengertian Aplikasi Software

Aplikasi software merupakan salah bagian dari software yang mempunyai

keterangan sebagai berikut yaitu perangkat lunak yang dibuat khusus untuk

menangani suatu aplikasi tertentu atau suatu rangkaian instruksi yang disusun oleh

programmer untuk menyelesaikan suatu jenis pekerjaan, seperti aplikasi bisnis,

aplikasi ilmiah, aplikasi keuangan, aplikasi personalia atau aplikasi pergudangan

(Inventory).

Aplikasi software dibagi menjadi dua bagian yaitu :

1. Taylor Made

Taylor Made adalah Application software yang dibuat secara khusus berdasarkan

pesanan dari pemakai dan dibuat dengan bahasa pemrograman. Contoh : Cobol,

Basic, Pascal, dan Fortan.

Kerugian aplikasi software taylor made :

A. Waktu pembuatan relatif lama

B. Biaya pembuatan relatif mahal

Keuntungan aplikasi software taylor made :

A. Kerahasiaan sistem pengolahan data terjamin

B. Sesuai dengan sistem pengolahan data dengan ketentuan pemakai (user)

2. Package Software

Package Software adalah application software yang dirancang secara umum serta

digunakan untuk pengolahan data dalam bidang-bidang tertentu sehingga mudah

dipelajari. Coiltoh : Wordstar, Lotus 1-2-3, Microsoft Word, Dbase danWord Perfect.

Kerugian Package Software :

A. Sistem pengolahan data dan informasi yang diharapkan kurang akurat

B. Kerahasiaan sistem pengolahan data kurang terjamin karena diproduksi secara

massal

Keuntungan Package Software :

A. Biaya pembelian relatif murah karena diproduksi secara nlassal

B. Package software dibuat oleh progammer secara umum untuk nasala ah

tertentu, jadi mudah untuk membeli ditempat-tempat yang menyediakan

perangkat software dan mudah untuk menggunakanya.

2.5 Sistematika Pembahasan

2.5.1 Hubungan Automatisasi Perkantoran

Didalam kehidupan sehari-hari, sering dijumpai berbagai macam masalah;

masalah itu dapat dirasakan oleh seseorang atau beberapa orang, organisasi, badan

maupun instansi. Pada umumnya masalah itu timbul dan diselesaikan untuk

inelaksanakan kegiatan-kegiatan seseorang atau lebih, yang juga dapat merupakan

suatu organisasi, badan maupun instansi agar dapat memperoleh sesuatu yang

berguna. Dalam menyelesaikan masalah yang timbul akan ada hasil yaitu dengan cara

pengadaan perangkat lunak yang mencakup, penspesifikasikan dan persyaratan untuk

perangkat lunak yang paling sesuai dengan spesifikasi tersebut. Dewasa ini

penggunaan komputer sudah masuk kesegala bidang kehidupan manusia, salah satu

pengunaan komputer yang sangat menonjol adalah untuk aplikasi perkantoran.

Salah satu sistem operasi komputer berbasis grafis yang paling banyak dipakai

didunia adalah Microsoft windows yang dirancang sekedemikian rupa sehingga

mampu menunjang aktifitas perkantoran dengan hasil yang lebih profesional,

sedangkan suatu istilah penerapan yang paling populer untuk komputer dan teknologi

komunikasi untuk penggunaan kantor adalah Automatisasi Perkantoran. Dengan

mempergunakan teknologi komputer maka aktivitas staf administrasi di UPT Puskom

menjadi lebih cepat dan efisien, dalam melaksanakan keaktifan produksi harian

seperti input atau output control, penyiapan data, pemindahan data secara manual,

analisa persoalan, pembuatan program, penyimpanan arsip, penyimpanan program

dan tata usaha.

Dalam melaksanakan Operasional kegiatan UPT Pusat Komputer didukung

oleh peralatan yang mencukupi akan tetapi perlu ditingkatkan unjuk kejanya agar

dapat mengantisipasi perkembangan lingkup pekerjaan yang kian memiliki volume

besar, perlengkagan tersebut umurnnya berupa komputer dan gerangkat lainnya.

Peralatan Komputer di UPT Pusat Komputer dikelompokan dalarn 3 (tiga) kategori

besar yaitu :

1. Komputer Sistem Jaringaa Lokal (Local Area NetworWLAN)

2. Komguter Stand Alone

Jenis Jumlah Memori Mardisk

Pentium 133 1 Unit 16 MB 1.2 MB

Pentium 166 1 Unit 16 MB 1.2 MB

486 DX 100 5 Unit 4 MB 720 ME3

3. Komputer Sistem Jaringan Spacial (Geopraphical Information Sistem / GIs)

Jenis Jumlah Processor Memori Hardisk

Net Server P Unit Pentium 200 64 MB 2,2 GB -

Workstation 2 Unit RISC 6000 16 MB 1.2 GB

Unix Server 1 Unit Power PC 16 MB 1,2 GB

2.5.2 Penggunaan Aplikasi Software Dalam Automatisasi Perkantoran

Fungsi staf administrasi dilaksanakan secara tertentu berdasarkan persyaratan

komputer, karena itu manusia adalah elemen penting dalarn sistem pengolah aplikasi

software. Di UPT Pusat Komputer IPB urusan keadministrasian dikoordinasikan oleh

kepala sub bagian tata usaha dan dibantu oleh para pengadministrasi dalam rangka

membantu tugas-tugas Kepala UPT Pusat Komputer IPB dibidang ketatausahaan,

aspek kegiatan meliputi Pengelolaan : administrasi ketatausahaan, administrasi

kerumahtanggaan, administrasi ketatalaksanaan, urusan anggaran dan keuangan,

administrasi kepegawaian, dan Pengelolaan Inventarisasi dan perlengkagan, Tercatat

sebanyak 109 (seratus sembilan) Surat keluar untuk keperluan dan 185 (seratus

delapan puluh lima) Surat masuk dari beberapa unit ke j a baik dalam lingkungan IPB

maupun luar IPB dan semua didokumentasikan dengan baik, atas dukungan

komputer dan penggunaan Program aplikasi software. Penggunaan aplikasi software

dalanl automatisasi perkantoran di UPT Pusat Kotnputer IPB ada dua macam yaitu ;

1. Aplikasi Software Taylor Made

Aplikasi taylor made dibuat secara khusus oleh pengelola sistem jaringan Unit

Pelaksana Teknis Pusat Kornputer IPB melalui lintas sektoral untuk penggunaan

atau pemanfaatan :

BAAK

Paket aplikasi yang dibuat seperti modul registrasi mahasiswa, modul spp

mahasiswa, modul wisuda, modul ijazah atau transkip, modul beasiswa, tenaga

edukatif, database mahasiswa, database gegawai atau dosen dan database sarana.

BABSI

Paket aplikasi yang dibuat seperti modul registrasi mahasiswa, modul wisuda,

modul beasiswa, modul inventaris ruangan, modul sarana pendidikan, tenaga

administrasi, tenaga edukatif, tenaga fungsional, modul analisis akademik, modul

beban kerja dosen, database mahasiswa, database pegawai atau dosen, database

sarana.

.eun.lRs aseclcll?p ilep uasop liele !t?~B%ad aseqrqgp '~~s!s~?qeiu

Microsoft Word pada dasarnya, sebuah perangkat pembuat dokumen (surat

pribadi, laporan sekolah dan memo bisnis) dan merupakan program pengolah kata

yang dirancang olch microsoft corporation untuk dioperasikan pada komputer.

Microsoft Word adalah suatu program yang lebih dari sekedar program pengolah

kata, Microsoft Word for windows dapat menggabungkan teks, grafik, chart,

spreadsheet, dan gambar dalam satu file, serta dapat memberikan gambar hasil

cetakan yang sebenarnya dilayar dan dapat memproses teks secara cepat, dengan

kemampuan pengolah kata yang sama dengan pengolah kata lain dan dapat

menangani harnpir semua tipe dari surat-surat bisnis dan dokumen profesional.

Menggunakan Microsoft Word

Hal pertama yang hams dilakukan untuk dapat mengoperasikan atau menggunakan

Program pengolah kata Microsoft Word adalah memastikan bahwa semua file yang

dibutuhkan untuk pengoperasian program Microsoft Word ada pada paket program

Microsoft Office for Windows 95 atau Windows NT Versi 4.0 yaitu Sistem

operasional canggih yang dipergunakan untuk mengubah, memodifikasi dan

mengatur lingkungan kerja komputer dengan lebih efisien,

Memulai Microsoft Word

Pengaktifan atau memulai Microsoft Word dapat dilakukan dengan cara :

1. Pilih menu Start Pada Windows 95 taskbar, kemudian pilih sub menu program ,

Microsoft application, Microsoft word.

2. Click pada Icon Word dalam microsoft office toolbar.

Membuat Dokumen

Membuat dokumen dalam Microsoft word mencakup dua aktivitas yang

saling berhubungan yaitu mengumpulkan informasi yang ingin ditampilkan dalam

dokumen serta menentukan bagaimana informasi hams ditampilkan.

1 . Gambar menggunakan perintah Picture pada menu insert. (clipart)

2. Pilihan pengaturan Format paragraf memungkinkan mengubah pengaturan

jarak baris

3. Tabel secara efisien menyusun informasi pada kolom dan baris dengan

menulis Formula yang menghitung jumlah tertentu

4. Pilihan pengaturan Format Font memungkinkan mengubah font, style dan

ukuran point karakter

Merlcetak Dokumerl

Setelah membuat dokumen, siap untuk mencetaknya menggunakan perintah

print dari menu file atau tombol toolbar print.

1 . Header muncul pada margin atas dokumen bisa dipilih untuk menggunakan

header untuk memberi nama file dokumen atau untuk memberi tanggal

pencetakan dokumen.

2. Warna pada dokumen dikonversi menjadi tingkat abu-abu jika printer

mencetak dalam Warna hitam saja, jika printer bisa mencetak warna,

dokumen akan dicetak dalam Warna.

3. Marjin mengontrol jumlah spasi putih mengelilingi teks, tabel, dan gambar

pada dokumen. Dalam menentukan marjin atas, bawah, kiri dan kanan

menggunakan perintah Page set up.

4. Footer muncul pada margin bawah dokumen, bisa digunakan untuk memberi

nomor halaman dan menampilkan informasi lain tentang dokumen.

Mengakhiri Microsoft Word

Bila telah selesai bekerja dengan Microsoft word, dan ingin mengakhiri atau

keluar dari Microsoft Word, maka dapat dilakukarl langkah-langkah sebagai bcriliut

1 . Pilih file, exit atau dengan menggunakan tombol (ALT) -t- (F4)

2. Bila ada file atau dokumen yang dibuat dan belum d i s h p a n atau adanya

perubahan yang dilakukan pada file atau dokumen yang dibuka dan belum

disimpan kembali, maka microsoft word akan meminta persetujuan untuk

menyimpan atau tidak.

3 Untuk sementara pilih no untuk keluar tanpa menyimpan.

2.5.3 Pengelolaan Aplikasi Sistem

Selama berlangsungnya kegiatan ada 3 (tiga) pengelolaan Aplikasi Sistem

yaitu : Sistem lnformasi Administrasi Akademik (SIMAK), Sistem Administrasi

Sarana Pendidikan (SIMSARANA), dan Penyusunan Database Kepegawaian

(SIMPEG).

1. Sistem I~lformasi Administrasi Akademik (SIMAK)

Sasaran utama dari sistem informasi ini adalah membantu kelancaran dalam

pengolahan data akademik dan kemudahan membangkitkan informasi akademik.

Perancangan penyusunan sistem informasi ini dibuatkan dalam sub sistem sesuai

dengan aspek yang diperlukan yaitu . Sub sistem pengolahan data Registrasi

mahasiswa, Pengolahan data pembayaran SPP inahasiswa, Pemantauan kemajuan

prestasi mahasiswa penerima beasiswa, Pengolahan data lulusan atau proses wisuda,

Penyelesaian cetak transkip akhir studi, Penyelesaian cetak ijazah akhir bagi lulusan,

Penerbitan buku induk tahunan data mahasiswa, dan Monitoring dan Evaluasi

Akademik Program sarjana. Saat ini program aplikasi sistem infomasi administrasi

akademik telah dioperasikan di BAAK dan beberapa Fakultas, meskipun demikian

proses penyempurnaan aplikasi masih terus diupayakan menggunakan pendekatan

teknis operasional di lapangan dengan cara melengkapi kekurangan yang masih

dirasakan.

Dari sub sistem tersebut telah dihasilkan keluaran yang merupakan informasi

bidang akademik antara lain : Buku Induk tahunan mahasiswa (Sarjana dan

Diploma), Informasi keadaan mahasiswa (aktif atau cuti atau tidak diketahui),

keadaan pembayar dan penunggak spp, buku wisuda, informasi keadaan wisudawan

atau wisudawati, Ijazah akhir mahasiswa yang dibagikan bersamaan dengan upacara

wisuda, transkrip akhir mahasiswa, informasi hasil studi rnahasiswa, informasi

kemajuan prestasi akademik mahasiswa penerima beasiswa dan kartu hasil studi

mahasiswa per semester. Seluruh keluaran tersebut merupakan hasil akhir dari sistem

informasi administrasi akademik dan telah digunakan oleh berbagai pihak dalam

r q g k a menyusun perencanaan maupun mengambil keputusan.

2. Sistem Informasi Administrasi Sarana Pendidikan (SIMSARANA)

Kegiatan ini mempunyai sasaran pokok untuk menyempurnakan data dan

informasi supaya dalam keadaan sahih dan terkini, Untuk memantau keadaan barang

23

atau inventaris di setiap ruangan pada lingkungan IPB maka diperlukm perangkat

lunak yang mendukung sistem infonnasi sarana pendidikan yaitu sistem daftar

inventaris ruangan (SIMDIR) yang pengoperasiannya ditangani langsung oleh sub

bagian perlengkapan BAUK IPB dan telah menghasilkan keluaran berupa daftar

inventaris ruangan (DIR) yang sudah disebarkan ditiap unit kerja di lingkungan IPB.

Untuk pemutakhiran data DIR ini, sub bagian pcrlengkapan BAUK bekerjasama

dengan UPT Puskom melakukan kegiatan pengumpulan dan peremajaan data ketiap

unit kerja dengan harapan supaya data berada pada keadaan terkini dan dapat

digunakan untuk keperluan lain seperti : perhitungan aset IPB, Monitoring Inventaris

IPB, dan Rekapitulasi barang milik negara.

3. Penyusunan Database Kepegawaian IPB (SIMPEG)

Penyusunan database kepegawaian IPB ini telah memasuki tahap

proses pemantapan dan pemutakhiran yang dikembangkan lagi struktur datarlya

meliputi berbagai aspek kepegawaian seperti data pribadi : tenaga dosen, tenaga

administrasi, tenaga pustakawan, tenaga teknisi, tenaga laboran, dan tenaga satpam.

Database kepegawaian marnpu memberikan atau menyediakan data dan informasi b

yang bersifat layanan unit kerja lain atau pimpinan IPB yang membutuhkan dalam

bentuk rekapitulasi seperti : jumlah pegawai yang akan naik pangkat dan yang akan

pensiun; jumlah pejabat struktural di lingkungan IPB; jumlah pcgawai Go1 I11 yang i

tidak memarlgku jabatan struktural; jumlah pegawai berdasarkan jenis kelamin,

pendidikan, masa kelja, usia, golongan ruang, jabatan fungsional dan keahliaimya;

jumlah keluarga yang menjadi tanggungan dan data berapa orang dosen IPB menuju

universitas. Penyusunan database ini mempunyai sasaran pokok untuk menyediakan

data dalam bentuk format file data komputer yang dapat diakses oleh para pengguna

dan memberikan kemudahan membangkitkan informasi yang di butuhkan oleh

berbagai tingkat pengguna baik tingkat pimpinan (strategis), perencana (taktis)

maupun pelaksana (teknis). Database yang memuat aspek-aspek tersebut diatas,

terkumpul dalam satu wadah struktur data yang teraplikasi dalam database IPB dan

dalam pelaksanaan kegiatannya, banyak melibatkan pegawai dari unit kerj a terkait

seperti BAAK, BAUK dan BAPSI sebagai penyedia data, ha1 irii dilakukan agar data

dapat terkumpul menjadi lebih lengkap dan lebih akurat.

2.5.4 Peningkatau Sumberdaya Manusia

Dalarn rangka peningkatan kualitas sumberdaya manusia terutama dalam

penggunaan komputer , maka UPT Pusat Komputer IPB telah mengadakan Pelatihan

pegawai dalam bidang software komputer yang terbagi atas 2 (dua) bagian yaitu :

1. Pelatihan Eksternal

Pelatihan ini dikhususkan bagi para pegawai administrasi dilingkungan IPB

Cedung Rektorat dalam rangka melatih keterampilan pegawai dalam h

menggunakan komputer sebagai sarana alat menulis. Pelatihan kornputer yang

telah dilaksanakan oleh UPT Pusat komputer adalah sebagai berikut :

A. Pelatihan software komputer khusus tenaga administrasi, dilaksanakan dalam 2

(dua) Tahap dengan jumlah peserta sebanyak 46 orang,

B. Pelatihan s o h a r e komputer khusus tenaga labolatoriurn senior, dilaksanakan

Dengan jumlah peserta sebanyak 40 orang (kejasama UPT Puskom dengan

!s~?>l~uiiii~o.>r ~lep ,,SLII.I~?~S,, LII?I?~IIISSLI~~ eped leur!ldo .IE% ~re8u1.1cr . . 1ey8~1e.1ad

ircp npueulaiir sc4nl.laq %ucA lolu.rad0 uep lolells!ir!u1pv !e%qas !s$u~~j.~acl

~eclep .~qridu~oy llesnd .~dn lc~e~ad ~?t~iuas i~eyde.rc~l~p ILII . . ireqrlelad iue[ea

'titll 11:.101y>>[ 411np>5!11 (NV-1) .13l1icl~uoy i~r:Su!.~r?[ ~i~z~ls!s I?/CLILI~>~~LI~SI?~.CI?I)I[~

LII?>~I? UI?~LIIIC~I~LIX .IJ~IIC~LLIO~ ~I?SII~ <l,dn !c~e$3d ynluu ue~lstis~~qyrp . 1111 .. ilnr(llelad

dalam keadaan tidak berfungsi (off) karena kondisi fisik (infrastruktur jaringan)

tersebut dalam keadaan idle dan tidak tersedianya dana perawatan. UPT Pusat

Komputer dengan dukungan dana dari BAUK berusaha mengaktifkan kembali dan

mengupayakan perbaikan-perbaikan sistem jaringan lokal (LAN) di Gedung Rektorat

IPB. Untuk menjaga keamanan dan kerusakan sistem hardware maupun software

maka letak server yang semula menyebar di lantai 1, TI, dan 111 dikumpulkan di LII'T

Pusat Komputer agar mudah melakukan pengawasan.

Kondisi LAN saat ini memang baru terealisasi sekitar kurang lebih 80 %,

mengingat dana yang tersedia untuk membeli peralatan instalasi sistim jaringan

dalam rangka memperbaiki atau menyempurnakan sistem jaringan ini dirasa masih

kurang. Disamping itu dari aspek program komputer yang dipakai LAN dimasing-

masing unit kerja di Gedung Rektorat masih bervariasi sebagai contoh masih banyak

workstation yang mengggunakan Windows versi 3.1 1 yang semestinya memakai

microsoft Windows 95. Selain itu untuk pengoperasian Local Area Network bagi

para pemegang atau pcnanggung jawab Work station, UPT Pusat Komputer

membekalinya dengan suatu keterampiian pengoperasian, dengan menyelenggarakan

pelatihan sistem jaringan komputer yang dikuti oleh para penanggung jawab

Workstgtion di gedung Rektorat IPB.

2.5.6 Penataan Manajemen Dan Administrasi Serta ketatausahaan

Daiam rangka tertib administrasi perlu diiakukan penataan manajemen

sehingga para pelaksana mengctahui apa tugas dan kewajibannya serta rnengetahui

sampai sejauh mana kewenangan yang dimiliki, sehingga dilakukan pernbenahan

dalam bidang manajemen yang meliputi :

1 . Pernantapan Organisasi

2. Penyempurnaan rincian tugas

3 . Ketespaduan I3sogram Kerja

4 . Pemberdayaan ketatausahaan.

Pembenahan ini tidak lepas dari fungsi manajernen untuk melakukan

pel.cncanaan, pcmbinann, pclaksannan, dirn pengnwasnri, ~liaka iniplc~iicrltnsi t1ar.i

pernbenahan ini dilakukan dalam bentuk pertemuan atau rapat yang bersifat diskusi,

brainstorming, konsinyasi atau breefing kesemuannya itu dilakukan dalam rangka

konsolidasi dan koordinasi kegiatan-kegiatan yang dilakukan UPT Pusat Komputcr

sehingga pencapaian target dapat tercapai sesuai tujuan yang telah ditentukan.

Berkaitan dengan ini pula, UPT Pusat Komputer secara konsisten dan konsekuen

terus berupaya melakukan pernbinaan terhadap segenap unsur pelaksananya yang

tercermin pada sosialisasi penerapan uraian tugas pekerjaan sebagai hasil ker-ja dari

t i~n satgas analisis jabatan tingkat UPT Pusat Komputer.

2.6 Hambatan Dan Solusi

Setiap tugas yang dikerjakan pegawai dalam pelaksanaan berbagai kegiatan

tidak sedikit hambatan yang dihadapi, hambatan-hambatan tersebut datang dari yang

bersifat teknis Operasional sehingga tidak tercapainya target yang telah ditetapkan, i

meskipun demikian dicari alternatif upaya penanggulangannya. Secara umum

hambatan-hambatan yang dihadapi antara lair] :

Pengelolaan aplikasi sistem

1 . Transaksi data yang kurang lancar dan tidak terorganisasi dengan baik

2. Kemampuan komputer yang tidak sesuai dengan kapasitas dan volume pekerjaan

peningkatan sumberdaya manusia

1. Terbatasnya sarana komputer yang dimiliki sehingga barus dipikirkan jumlah

Peserta

2. Terbatasnya dana yang tersedia mengakibatkan tidak dapat rnendidik peserta

dalam jumlah yang besar

3. Kesibukan dari pegawai yang akan mengikuti pelatihan karena banyaknya

Kegiatan yang dilakukan oleh pegawai yang bersangkutan

4. Beragamnya kernampuan peserta yang mengikuti program pelatihan

Pendayagunaan Sumberdaya Perangkat

1. Komputer mempunyai kemampuan memori yang rendah

2. Kabel terputus ditengah jalan akibat gigitan tikus

3. Konfigurasi Komputer sudah berubah

4. Berubahnya harga satuan perangkat yang hams dibeli

5. Kurang jelasnya pembagian wewenang pengelola jaringan

Penataan Manajemen

1 .Tenaga pengelola Sistem informasi terutarna Pemograrn komputer yang aktif

jumlahnya terbatas

2.Banyak Pegawai yang terserap pada kegiatan kepanitiaan lain

3.Kdrang aktifnya tenaga ahli yang direkrut dari unit keja lain,

Untuk menekan sedikit kemungkinan hambatan-hambatan tersebut diatas

maka perlu dilakukan beberapa langkah penanggulangan, antara lain :

Pengelolaan Aplikasi Sistem

1. Meminta biro yang terkait dengan data untuk melakukan koordinasi dengan unit

kerja lain agar aliran data dapat berjalan secara periodik, misalnya laporan keadaan

barang per tri wulan benar-benar dikirim pada saatnya, jika belum juga dikirim

akan dilakukan hunting data

2. mengusulkan untuk meningkatkan kemampuan dan kapasitas komputer pada unit

kerja mempunyai volume kerja yang besar,

Peningkatan Sumberdaya Manusia

I . Menerapkan sistem penjatahan pada setiap unit kerja dengan mengaitkail

berdasarkan porsi jumlah pegawai

2. Merencanakan jumlah peserta sesuai dengan dana yang tersedia, sehingga jika ada

pegawai yang berhalangan mengikuti pelatihan ini akan dicari pengganti sehingga

jumlahnya tetap

3, Menyeragamkan materi pelatihan bagi peserta

Pendayagunaan Sumberdaya Perangkat

1. Menyesuaikan software dengan spesifikasi komputer

2. Mengganti jaringan kabel dengan cara menarik ulang kabel

3. Melakukan install ulang pada komputer

4. Menetapkan petugas administrator (Supervisor) jaringan dan operator utama L

5. Mengurangi kuantitas peralatan yang dibeli dengan tidak mengurangi kualitas

barang

I Walaupun demikian kegiatan operasional komputer sudah termasuk bidang 1 I

ketatausahaan masih dapat dilakukan dengan memanfaatkan sumberdaya yang ada,

meskipun terjadi ketimpangan tanggung jawab terhadap pegawai lainnya, untuk ,

,

i menghadapi ha1 tersebut harus dilakukan penanggulangan sebagai berikut :

I 1. Merekrut tenaga tarnbahan i

i 2. Mendayagunakan tenaga yang mampu melaksanakan tugas-tugas tenaga ahli yang I I

tidak aktif sepenuhnya

NVWS Nva Nwnmsm

m ava

IPB perlu dipikirkan biaya pemeliharaannya mengingat kebutuhan dana akan

perangkat ini begitu besar, selain itu harus diperhatikan pula peningkatan

spesifikasi perangkat yang dimiliki, karena dimasa datang sisteln jnl-ingan

merupakan modus kerja yang sangat diperlukan.

4. Peningkatan Manajemen kinerja lebih diarahkan kepada restrukturisasi f~~ngs i

tugas, penataan tertib administrasi, dan prosedural, ycmbillua~l pc~- so~~a l , dall

pengawasan pelaksanaan kegiatan dalam rangka mendayagunakan sunlbcl.daya

yang ada agar marnpu berdaya guna dan berhasil guna.

5 . Hambatan yang dihadapi umurnnya bersifat teknis dan non teknis (alur

tugaslmekanisme) serta belum adanya persamaan persepsi dalam menent~~kan

standarisasi data dan informasi yang digunakan unit kerja satu sama lainnya.

6. Dengan memahami kekurangan dan hambatan yang dihadapi kiranya perlu ada

atau bentuk pemecahannya yang riil dengan menyampaikan saran alteinatif bagi

unit kerja terkait baik melalui pertemuan Formal maupun Inforil~al.

3.2 Saran

Setelah Penyusun melaksanakan Praktek Kerja Lapangan selama satu bulan di

UPT Pusat Komputer IPB, ada beberapa saran yang ingin Penyilsun sarnpaikan yaitu:

1. Agar terciptanya suasana kerja yang lebih tenang dan tidak membosankan dalarn

menjalankan tugas, penyusun menyarankan dalam ha1 penataan tata ruang kantos

agar dapat diperindah supaya dapat menimbulkan semailgat kerja . L

2. Agar terciptanya ketenangan dalam lingkungan kerja yang baik, perlu ditiilgkatka~l

lagi kedisiplinan waktu dalam bekerja dengan ketentuan yang berlaku.

DAPTAR PUSTAKA

Alamsyah. MK, Drq 1993 Majsuazn Komputer, CV Arrnico.

Davis. G3, Sistem I n f o d hrlanajemen, Penerbit PT. Pustaka Binaman Pressindo.

Hosea. T, Sistem K o m u ~ i Data, Penerbit PT. Elex Media Jakarta.

MU-. A, 19% Krunus Lengkap Bahasa Indonesia Modern.

Nelson. SL, 1997 Microsoft Word 97, Penerbit PT. Elex Media Komputindo Jalrarta.

SE6UK. Tunas H.arqm, Diktat 4lik.g~ Wi&m 95 Bogor. A --a! . I

UPT. Puskom, 1998 I..qwy8n

Widjayti. S, Pengentdm KO

TABEL 7. JUMLAH TENAGA AKADEMIK BERDASARKAN FAKULTAS DAN JURUSAN (KEADAAN 31 MARET 1997)

e. Sosial Ekonomi Pertanian Sub Total

!

86 337

2 .

KO.

1.

FAKLIL'I'AS/JURUSAN

Fakultas Pertanlan a Budidaya Pertanian b Ilmu Tanah

[ c. GMSK d. Ilama dan Penvakit Tumbuhan

JUMLAH DOSEN

91 64 50 46

FKH a. Anatomi b. Fisiologi & Farmokologi c. Reproduksi & Kebidanan d. Penyakit Hewan dan Kesehatan

Masy .Veter. e. Parasitologi & Patologi f. Klinik Veteriner Sub Total

19 3 2 13 3 5

2 9

2 0 1 148

-