bahan perkantoran

8/18/2019 bahan perkantoran

1/13

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang

Komunikasi aadalah suatu interaksi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih

yang saling menyampaikan suatu pesan. Manusia adalah makhluk sosial yang

pastinya akan membutuhkan komunikasi antara satu individu kepada individu lainnya

baik untuk memenuhi kebutuhan sehari-hari maupun untuk menjalin hubungan sosial

yang baik. Apabila suatu penyampaian komunikasi dilakukan secara baik maka akan

menghasilkan penafsiran pesan yang baik pula. Komunikasi ada yang dilakukan

secara lisan maupun tulisan. Komunikasi yang dilakukan secra lisan maupun bentuk

komunikasi langsung, sedangkan komunikasi berbentuk tulisan yaitu komnikasi yang

disampaikan melalui suatu media seperti surat. Ketika suatu komunikasi dilakukan

melalui surat maka harus memmeperhatikna jenis dari suatu surat yang dibuat,

misalkan apakah surat itu bersifat pribadi untuk teman sejaat ataukah surat tersebut

ditunjukan untuk hal yang resmi.

1.! "umusan masalah

- Menjelaskan fungsi surat

- Menjelaskan syarat dari surat

- Menyebutukan macam-macam surat

- Menjelaskan mengenai penggunaan bahasa dalam surat

- Menyebutkan langkah-langkah dalam menyusun surat

- Menyebutkan pedoman dalam menyusun isi surat

- Menyebutkan kualifikasi surat menyurat

- Menjelaskan bentuk-bentuk surat.

1 | Manajemen Perkantoran


2/13

1.# $ujuan

- %ntuk memahami fungsi dari surat

- Mengetahui syarat dari surat

- Menegatahui macam-macam surat

- Memahami mengenai penggunaan bahasa dalam surat

- Memahami langkah-langkah dalam menyusun surat

- Memahami pedoman dalam menyusun isi surat

- Mengetahui kualifikasi surat menyurat

- Memahami bentuk-bentuk surat.

BAB II



3/13

PEMBAHASAN

2.1 Menyusun Surat (Korespondensi)

&urat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada

pihak lain untuk menyampaikan berita1. Adanya komunikasi dengan menggunakan surat ini

dapat membantu dalam mencapai tujuan organisasi. Komunikasi dengan menggunakan surat

sebagai alat penghubung disebut dengan korespondensi. $elah diketahui baha komunikasi

merupakan proses penyampaian pendapat atau pesan yang mengandung pengertian dan bisa

dimengerti serta diterima maksud dan tujuan oleh perseorangan maupun kelompok atau

organisasi. Maka dari pengertian diatas, dapat ditarik kesimpulan mengenai pengertian dari

korespondensi yaitu suatu alat yang digunakan dalam berkomunikasi yang biasa dilakukan

dalam kegiatan sehari-hari.

'alam sebuah organisasi, adanya komunikasi baik dari dalam maupun dari luar organisasi

merupakan hal yang sangat penting karena komunikasi yang baik dapat menghasilkan

pengertian dan bisa tercapainya tujuan organisasi. &alah satu cara berkomunikasi dalam

sebuah organisasi bisa dengan menggunakan surat. (iasanya tugas untuk menyusun dan

membuat suatu surat pengunguman atau jenis surat lainnya bisa dilimpahkan kepada staf atau

pegaai yang ada dalam organisasi. &eorang manajer hanya perlu untuk mendikte atau

memberitahukan akan maksud inti dari dibuatnya surat tersebut.

2.2 un!si Surat

&ebagai alat komunikasi, surat dapat berfungsi sebagai )

1. Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian, surat keputusan, dll.

!. Alat pengingat, misalnya surat yang telah diarsipkan.

#. 'okumentasi historis, misalnya surat dalam arsip lama yang digunakan kembali untuk

penyelidikan mengenai keadaan masa lalu.

*. +edoman tindakan, misalnya surat perintah, surat tugas, surat edaran dan lain

sebgainya.

. aminan keamanan, misalnya surat keterangan jalan.

1 Prof. DR. Hj. Sedarmayanti, “Dasar-dasar Pengetahuan tentang ManajemenPerkantoran”, !". Mandar Maju. #andung, 2$$%& Ha'. 1(2

) | Manajemen Perkantoran


4/13

. 'uta atau akil organisasi, maksudnya surat yang mencerminkan keadaan mentalitas,

jia, dan kondisi intern dari organisasi yang mengeluarkannnya. &urat-surat yang

dikirim oleh kantor sering merupakan satu-satunya hubungan kantor yang satu dengan

kantor yang lain.!

(agi seorang penulis surat, hendaknya selalu memperhatikan akan kesempurnaan dan

menjelaskan akan maksud serta tujuan dari dibuatnya surat tersebut. Agar tujuan yang

ingin dicapai oleh organisasi dapat sesuai dengan sasaran yang ada.

2." Syarat Surat

Masih menurut '". /j. &edarmayanti mengemukakan beberapa syarat untuk bisa

disusun sebuah surat. &yarat tersebut mencakup hal-hal dibaahn ini )

1. /arus obyektif dan bukan subyektif

!. &istematis susunan isi surat

#. &ingkat, tidak bertele-tele*. elas, kepada siapa, dari mana dan tentang apa

. Lengkap isi suratnya

. &opan. Menggunakan bahasa formal 0resmi

2. 3ujud fisik yang menarik. 'ilihat dari aspek ) kualitas kertas, bentuk surat,

ketikan, susunan, bahasa dan lain sebagainya.

&elanjutnya terdapat syarat bagi seorang penulis surat, sebagai berikut )

1. Menguasai dan mengetahui permasalahan , maksud dan tujuan dari surat

!. Menguasai bahasa tertulis

#. Memiliki pengetahuan tentang surat-menyurat

2.# Ma$a%&%a$a% Surat

%ntuk bisa mengetahui dan membedakan jenis surat menurut macam-macamnya

dibaah ini dapat dilihat dari segi, misalnya )

1. Menurut ujudnya, contoh dibaah ini

a. Kartu pos

b. 3arkat pos

c. &urat bersampul

d. Memorandum dan 4otae. $elegram

f. &urat pengantar

!. Menurut tujuannya, seperti )

a. &urat pemberitahuan

b. &urat perintah

c. &urat permintaan

d. &urat peringatan

e. &urat panggilan

f. &urat susulan

2 Dr. Su*artjadi, “Surat Menyurat da'am *erkantoran”, +ogyakarta /0S0S, 2$$$&, ha'.2.

| Manajemen Perkantoran


5/13

g. &urat keputusan5

h. &urat laporan

i. &urat perjanjian

j. &urat penaaran, pesanan dan lain-lain.

#. Menurut sifat isi dan asalnya.

a. &urat dinas b. &urat niaga

c. &urat pribadi

d. &urat yang isinya masalah sosial

*. Menurut jumlah penerima

a. &urat biasa

- %ntuk satu orang 0misal ) pejabat6organisasi b. &urat edaran

- %ntuk beberapa orang6pejabat6organisasic. &urat pengunguman

- %ntuk sekelompok masyarakat

. Menurut keamanan isinyaa. &urat sangat rahasia 0seperti soal %4

b. &urat rahasia

c. &urat biasa

. Menurut urgensi penyelesaiannya

a. &urat sangat segera

b. &urat segera

c. &urat biasa

2. Menurut prosedur pengurusannya

a. &urat masuk

b. &urat keluar

7. Menurut jangkauannya

a. &urat intern

b. &urat ekstern#

2.' Baasa Surat

&alah satu syarat dalam menyusun surat adalah dengan menggunakan bahasa yang sopan,

yaitu bahasa resmi yang mudah dimengerti oleh orang lain. &yarat ini dapat tercapai apabila

seorang pembuat surat menggunakan bahasa praktis, dan yang dimaksud dengan bahasa

praktis adalah sebagai berikut )

1. Menggunakan kata yang minim. Kata yang dapat dimengerti oleh penulis surat2. +enulis mampu menggunakan kata tersebut.). Kata yang dipergunakan )

a. &ederhana3. %mum4. (ukan bahasa daerah, asing dan lain-lain*

'alam menyusun sebuah surat selain dituntut dalam penggunaan bahasa yang sopan dan

praktis, terdapat pula gaya bahasa surat yang sangat mempengaruhi akan keberhasilannya.

'an adanya gaya bahasa ini dipengaruhi oleh dua faktor, yaitu )

) 03id, ha' 1(-1(5 03id, ha' 1(5



6/13

1. Kedudukan penulis surat terhadap yang dikirimi surat

!. +ersoalan yang akan dikemukakan di dalam surat, misal ) instruksi pemberitahuan,

permohonan dan sebagainya

2. Lan!*a&+an!*a da+a% %enyusun surat

'alam menyusun sebuah surat terdapat beberapa tahapan atau langkah yang dapat

dilakukan agar pembuatan surat ini dapat berjalan secara efektif dan efisien. (erikut tahapan-

tahapan dalam penyusunan sebuah surat )

1. Menentukan tujuan

!. Mengadakan pencatatan 0inventarisasi terhadap masalah-masalah yang akan

dikemukakan di dalam surat, termasuk mengumpulkan referensinya.

#. Menyusun masalah pada butir a secara sistematis sesuai dengan kaitan dan urusan

masalahnya.

*. Menguraikan6menjabarkan kembali butie c ke dalam kalimat atau konsep surat

2., Pedo%an da+a% Menyusun Isi

8si surat terdiri atas )

1. +aragrap pembuka

!. +aragrap-paragrap uraian

#. +aragrap penutup

Keberhasilan dari pembuatan sebuah surat dilihat dari bagian isi. Karenanya,

persyaratan mengenai penyusunan sebuah surat ditujukan pada bagian isi tersebut, bagian

isi ini yang akan menghasilkan adanya kesan yang positif dan negatif bagi penerima surat.

(iasanya paragrap atau kalimat yang ada dalam bagian isi sebuah surat bersifat singkat,

jelas dan mudah dipahami oleh penerima surat. &usunan surat harus dapat segera

dimengerti oleh penerima surat dengan menggunakan bahasa yang praktis dan sopan.

2.- Kua+ii*asi Surat

Kualifikasi surat pada dasarnya dibedakan menjadi sebagai berikut)

• &urat berdasarkan tujuan)

1. +emberitahuan!. +erintah

#. +ermohonan

*. Laporan

. &usulan

. +eringatan6teguran

2. +anggilan

7. Keputusan

9. Kuasa

1:. +engantar

11. +esanan

5 03id, ha' 1((( 03id, ha' 1((

( | Manajemen Perkantoran


7/13

• &urat berdasarkan isi)

1. &urat dinas

!. &urat pribadi

#. &urat dagang

• (erdasarkan bentuk)

1. (iasa!. Memo dan nota

#. $elegram

*. esel

• berdasarkan prosedur

1. surat masuk

!. surat keluar

• berdasarkan urgemsi penyelesaiannya)

1. kilta tau sangat segera

!. segera

#. biasa.

2./ Bentu*&0entu* Surat

(entuk surat yang sesuai akan menimbulkan kesan yang baik bagi penerima surat.

&alah satu hal yang menentukan serasi atau tidaknya suatu surat ialah bentuk surat yang

digunakan. (entuk surat ialah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. (entuk surat

mempunyai jenis yang cukup banyak, baik ditinjau dari segi isi, ujud, cara

penyelesaiannya dan lain sebagainya. &etiap bentuk surat mempunyai keunggulan dan

kekurangan tertentu. +enggunaan bentuk surat oleh setiap organisasi atau instansi deasa

ini berbeda-beda, sehingga belum terdapat bentuk surat yang dianggap baku, yang akan

dipakai sebgaia pedoman dalam surat menyurat. +ada umumnya bentuk surat yang akan

digunakan oleh setiap instansi ditentukan berdasarkan peraturan yang bermula surat

resmi, hendaknya dipilih bentuk yang sesuai, guna memperoleh efisiensi yang maksimal.

'alam surat resmi terdapat bentuk surat, yaitu )

1. ;ull (lock &tyle

;ormat surat full block style dianggap sebagai format surat paling formal dari format

atau bentuk surat yang lain. 'alam surat yang berbentuk full block style setiap baris

dalam surat tersebut menggunakan rata kiri. 3alaupun tidak ada peraturan yang resmi

tentang penggunaan format full block style tetapi format full block style biasanya

digunakan dalam surat permintaan, pengumuman, persetujuaan, lamaran pekerjaan.2

+erhatikan format full block style berikut)

6 htt*77888.9onasis8a.4om72$17$17format-atau-3entuk-surat.htm' , diunduh *adatangga' 26 Se*tem3er 2$1 *uku' 1$.)5 :0#.


http://www.zonasiswa.com/2014/01/format-atau-bentuk-surat.htmlhttp://www.zonasiswa.com/2014/01/format-atau-bentuk-surat.html


8/13

!. (lock &tyle

;ormat block style atau juga bisa disebut format surat simpel merupakan format surat

yang susunannya hampir sama dengan full block style yaitu menggunakan rata kiri. /anya

penulisan tanggal, nama terang pengirim surat ditulis di sebelah kanan surat.

+erhatikan format block style berikut)

; | Manajemen Perkantoran

http://4.bp.blogspot.com/-bWvthxs9o7M/Ust_DTz4OQI/AAAAAAAAAMs/nG0aQgUu4dA/s1600/Full+Block+Style.jpg


9/13

#. &emi (lock &tyle

;ormat surat semi block style seperti pada format surat yang lain digunakan untuk

surat resmi yang kedudukannya kurang formal jika dibandingkan dengan full block style.

(erbeda dengan full block styel dan block style, setiap paragraf isi pada surat berformat semi

blok style menjorok ke dalam.

+erhatikan format semi block style berikut)

% | Manajemen Perkantoran

http://2.bp.blogspot.com/-0sSy-Hd9Pc0/Ust_iM42JAI/AAAAAAAAAM0/MANz9O-1Tp8/s1600/Block+Style.jpg


10/13

*. 8ntended &tyle

;ormat atau bentuk surat intended style ini hampir sama dengan block style, satu yang

membedakan adalah penulisan alamat dalam yang menyerupai tangga.

+erhatikan format intended style berikut)

1$ | Manajemen Perkantoran

http://2.bp.blogspot.com/-hRHX1kqKt-0/Ust_-Mt_9mI/AAAAAAAAAM8/xZgClfKCyUY/s1600/Semy+Block+Style.jpg


11/13

. /anging &tyle

&edangkan format atau bentuk surat hanging style membedakan diri dengan block

style dengan menuliskan alenia pertama pada setiap paragraf di isi surat tidak menjorok ke

dalam sedangkan salenia selanjutnya pada menjorok ke dalam.

+erhatikan format hanging style berikut)


http://4.bp.blogspot.com/-gu8Az0_Z5Zc/UsuAT5qReGI/AAAAAAAAANE/67NCW8WbtGE/s1600/Intended+Style.jpg


12/13

BAB III

PENUUP


http://3.bp.blogspot.com/-ecgzOXuZCnk/UsuAsoPfmOI/AAAAAAAAANM/XHQEDoZ-hIQ/s1600/Hanging+Style.jpg


13/13

".1. Kesi%pu+an

&urat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan

ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita. Adanya komunikasi dengan

menggunakan surat ini dapat membantu dalam mencapai tujuan organisasi.

&ebagai alat komunikasi, surat dapat berfungsi sebagai ) Alat bukti tertulis, Alat

pengingat, 'okumentasi historis, +edoman tindakan, aminan keamanan.

&yarat surat )

1. /arus obyektif dan bukan subyektif

!. &istematis susunan isi surat

#. &ingkat, tidak bertele-tele*. elas, kepada siapa, dari mana dan tentang apa

. Lengkap isi suratnya

. &opan. Menggunakan bahasa formal 0resmi

2. 3ujud fisik yang menarik

bahasa praktis adalah sebagai berikut )

1. Menggunakan kata yang minim. Kata yang dapat dimengerti oleh penulis surat2. +enulis mampu menggunakan kata tersebut.). Kata yang dipergunakan ) &ederhana, %mum, (ukan bahasa daerah, asing dan

lain-lain.

(entuk-bentuk surat)

1. ;ull (lock &tyle

2. (lock &tyle

3. &emi (lock &tyle

4. 8ntended &tyle

5. /anging &tyle.

DAA PUSAKA

http)66.

bahan perkantoran

Documents