BAB 4

USULAN PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN

TEKNOLOGI INFORMASI

4.1. Proses Strategi Berdasarkan Hasil Analisis

Dari hasil analisis bab 3, sistem informasi yang ada sekarang pada PT. Prasetia

Dwidharma kurang optimal, hal ini disebabkan karena sistem yang ada belum

terintegrasi dengan baik. Perlu adanya pengembangan lebih lanjut untuk sistem yang

sedang berjalan dengan memanfaatkan teknologi dan sistem informasi. Oleh karena itu

kami mengusulkan sebuah sistem informasi yang memproses dan mengintegrasikan

seluruh alur proses bisnis dari PT. Prasetia Dwidharma untuk memperoleh informasi

secara cepat, tepat dan akurat. Berikut adalah penjelasan lebih lanjut dari hasil analisis

pada bab 3:

4.1.1. Analisis Value Chain Service Business

Berdasarkan hasil analisis Value Chain Service Business, beberapa kesimpulan

yang dapat diambil antara lain:

• Tidak adanya sistem yang memberikan informasi mengenai perkembangan dari

suatu site sehingga menimbulkan kesulitan bagi perusahaan untuk memonitor

perkembangan tentang project tower dari kantor pusat. Informasi yang dibutuhkan

oleh manajemen agar dapat membantu dalam mengambil keputusan antara lain:

actual kegiatan pekerjaan tower dilapangan, actual progress tentang perkembangan

pekerjaan akuisisi lahan, foto dan document yang berhubungan dengan suatu site

dan informasi tentang segala permasalahan yang terjadi di site. Semua informasi

ini harus diketahui oleh pihak yang terkait termasuk managemen dan customer.

88

• Kegiatan pemesanan barang masih dilakukan secara tradisional yaitu dengan cara

menghubungi supplier lewat telepon atau email untuk mendapatkan harga barang

yang dibutuhkan. Hal ini membuat kinerja bagian purchasing menjadi kurang

optimal. Oleh karena itu dibutuhkan suatu sistem yang dapat mempercepat proses

pemesanan barang ke supplier yang dapat memfasilitasi supplier untuk terus

memberikan daftar harga yang terbaru ke perusahaan.

• Tidak adanya sistem yang membantu bagian logistik dalam melakukan proses

manajemen inventory. Dukungan modul sistem inventory pada aplikasi Fina hanya

sebatas penyimpanan data tentang barang yang masuk ke gudang dan pelaporan

secara keseluruhan tentang stok inventory. Sehingga untuk melakukan kegiatan

stok opname dan proses sortir material untuk pengiriman ke site membutuhkan

waktu yang lama. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu metode dengan dukungan

teknologi dan sistem informasi untuk dapat membuka pola kerja baru yang lebih.

Dilihat dari proses bisnis yang berjalan saat ini, kinerja perusahaan belum bekerja

secara maksimal. Terdapat beberapa proses bisnis yang seharusnya dapat bekerja dengan

lebih optimal apabila menggunakan dukungan SI/TI. Diantaranya adalah dengan

mengimplementasikan sistem informasi untuk mengelola inventory, sistem informasi

yang dapat membantu dalam proses manajemen proyek, dan sistem informasi yang

dapat mempercepat proses pemesanan barang.

4.1.2. Analisis SWOT

Berdasarkan hasil analisis SWOT, usulan strategi SO yang dapat didukung oleh

pemanfaatan teknologi dan sistem informasi adalah Membangun suatu sistem yang dapat

memfasilitasi kegiatan bisnis antara supplier dengan perusahaan. Selain itu untuk usulan

strategi WO yang dapat didukung adalah Memperkenalkan kualitas jasa dan eksistensi

perusahaan ke pasar dengan membuat website untuk perusahaan. Dan dukungan untuk

strategi ST yaitu melakukan perbaikan dan pengembangan pada sistem yang sedang

berjalan secara berkesinambungan adalah dengan membangun dan mengembangkan

dukungan sistem informasi yang sedang berjalan seperti aplikasi e-HRIS. Beberapa

pengembangan yang dapat dilakukan dalam pada aplikasi e-HRIS adalah untuk mengatasi

permasalah sebagai berikut:

• Sistem absensi bekerja secara tidak optimal. Data absensi tidak akurat dikarenakan

sistem absensi yang menjadi salah satu modul aplikasi e-HRIS masih memiliki

kelemahan yaitu keabsahan tentang data absensi tidak bisa

dipertanggungjawabkan. Hal ini terjadi karena dengan sistem absensi yang

berjalan sekarang ini kemungkinan karyawan untuk menitip absen atau diabsenkan

oleh orang lain masih sangat besar.

• Tidak adanya sistem yang dapat membantu pihak manajemen khususnya bagian

kepegawaian dalam mengukur kinerja dan peningkatan kompetensi para

karyawan. Hal ini mengakibatkan manajemen menilai dengan cara subjektif. Oleh

karena itu, dibutuhkan suatu sistem yang dapat memberikan suatu nilai dari

standar yang nanti akan ditetapkan karyawan untuk dijadikan suatu indicator

dalam proses penilaian kinerja para karyawan. Apabila sistem ini dapat berjalan

baik maka perusahaan akan lebih mudah membaca pola kerja karyawan dan

manajemen dapat mengambil keputusan apakah perlu dilakukan pelatihan tertentu

atau cukup dengan melakukan rotasi pegawai.

90

• Tidak adanya sistem yang dapat membantu pihak manajemen khususnya bagian

keuangan dalam proses pemberian upah atau penggajian. Informasi tentang daftar

kehadiran yang kurang akurat menjadi salah satu kendala untuk memberikan

pembayaran upah yang sesuai. Oleh karena itu, agar pembayaran upah dapat

sesuai dibutuhkan suatu sistem yang dapat memberikan informasi yang akurat

tentang daftar kehadiran pegawai dan pengurusan ketidakhadiran karyawan seperti

cuti karyawan.

4.1.3. Analisis Balanced Scorecard, CSF dan KPI

Dari hasil analisis Balanced Scorecard, CSF dan KPI, pemanfaatan Teknologi dan

Sistem Informasi dari berbagai perspektif dapat digunakan untuk membantu manajemen

dalam pengelolaan urusan kepegawaian mulai dari absensi yang mempunyai hubungan

dengan cuti dan penggajian karyawan, membangun suatu sistem informasi yang dapat

memberikan suatu nilai yang baku terhadap kinerja karyawan agar manajemen dapat

mengambil keputusan dengan tepat, misalnya kebutuhan untuk mengadakan pelatihan

karyawan dan promosi jabatan.

4.1.4. Analisis PEST

Berdasarkan hasil analisis PEST dapat disimpulkan bahwa PT. Prasetia

Dwidharma memerlukan pemanfaatan TI seperti Internet untuk memudahkan

berkomunikasi dengan pihak supplier maupun customer PT. Prasetia Dwidharma, untuk

menjaga hubungan dan menjalin kerjasama yang baik sebagai upaya dalam pemenuhan

kebutuhan dari berbagai pihak termasuk PT. Prasetia Dwidharma. Diantaranya

pemanfaatan teknologi internet dengan menggunakan komputer dan telepon selular

untuk melakukan pelaporan perkembangan pembangunan tower, pemakaian barcode

untuk memudahkan pengelolaan material digudang dan penggunaan teknologi

fingerprint pada sistem absensi untuk menjamin keakuratan data.

4.1.5. Analisis Lima Daya Porter

Berdasarkan analisis lima daya Porter PT. Prasetia Dwidharma harus

memanfaatkan Teknologi Informasi untuk berkomunikasi dengan customer,

memberikan semua informasi yang dibutuhkan oleh customer melalui pemanfaatan

Teknologi Informasi. Hal ini dilakukan untuk menjaga loyalitas customer agar tidak

beralih ke pesaing lainnya. Untuk menjalin hubungan bisnis dengan supplier yang baik,

maka perusahaan perlu memberikan suatu layanan atau fasilitas yang dapat

memudahkan bagi supplier untuk mengupdate daftar harga material yang seringkali

berubah setiap periode tertentu. Hal ini memberikan keuntungan baik bagi perusahaan

dalam proses pemesanan barang dan juga supplier dalam pemasaran barang mereka.

Selain itu, dengan pemanfaatan Teknologi Informasi bisa memberikan Competitive

Advantage untuk PT.Prasetia Dwidharma agar mampu bersaing dengan pesaing lainnya.

Selain itu pemanfaatan teknologi informasi disini berperan penting untuk menjaga

stabilitas bisnis perusahaan dalam meredam masuknya para kompetitor baru.

Dari hasil keseluruhan analisis yang dilakukan pada PT.Prasetia Dwidharma,

beberapa aplikasi yang menjadi usulan, antara lain:

• Sistem e-Project Management.

• Sistem Project Management Mobile.

• Sistem Pemesanan Online.

• Sistem Inventory.

• Mengembangkan dan penambahan fungsionalitas aplikasi e-HRIS, diantaranya:

92

o Upgrade Sistem Absensi pada Aplikasi e-HRIS dengan menggunakan

teknologi Fingerprint.

o Sistem Penggajian.

o Sistem Cuti.

o Sistem Training.

o Sistem Promosi.

• Website.

4.2. Strategi Sistem Informasi

Strategi ini akan menjelaskan bagaimana sistem informasi dapat dimanfaatkan

dalam mendukung kegiatan bisnis perusahaan serta kaitannya dengan strategi bisnis

yang dimiliki perusahaan. Berikut adalah penjelasan lebih lanjut mengenai strategi

sistem informasi yang diusulkan:

4.2.1. Sistem Informasi e-Project Management

• Definisi

Sistem informasi e-Project Management dirancang untuk dapat membantu

kegiatan pengelolaan seluruh project yang ditangani perusahaan. Implementasi e-

Project Management juga ditujukan untuk mempermudah customer dalam

memantau perkembangan setiap project. Beberapa kegiatan bisnis yang diusulkan

untuk dapat masuk dalam ruang lingkup e-Project Management antara lain:

1. Dashboard

Merupakan sebuah modul yang ditujukan kepada pelanggan dan pihak

internal perusahaan khususnya manajemen untuk dapat melihat laporan secara

keseluruhan mengenai status perkembangan setiap project yang sedang

dikerjakan.

2. Site Spesification

Merupakan sebuah modul yang berisikan tentang spesifikasi detail sebuah

site. Informasi yang terkandung didalamnya mencakup data tentang jenis

project, staff yang terkait, alamat site, data pelanggan, koordinat

pembangunan tower, jenis tower, tinggi antenna dan atribut-atribut penting

lainnya.

3. Site Progress Planning

Merupakan sebuah modul yang menangani tentang perencanaan untuk setiap

pekerjaan tower pada setiap site. Informasi tentang perencanaan sangat krusial

karena menentukan ketepatan waktu untuk setiap pekerjaan tower. Informasi

yang didapat dari pelanggan adalah tanggal proses-proses tertentu harus sudah

selesai sampai tanggal pekerjaan selesai sehingga tower sudah dapat

digunakan. Informasi ini menjadi acuan bagi pihak manajemen untuk dapat

sebaik mungkin mengelola perencanaan setiap project.

4. Site Actual Progress

Merupakan sebuah modul yang menangani tentang kegiatan actual pekerjaan

tower pada setiap site. Informasi ini akan selalu di update oleh setiap

pengawas lapangan atau project coordinator yang bertanggungjawab pada site

yang dikerjakannya.

94

5. Site Problem

Merupakan sebuah modul yang berisikan tentang masalah-masalah yang

dihadapi oleh para pekerja dilapangan. Informasi mengenai masalah ini harus

selalu di update oleh pengawas lapangan atau project coordinator agar pihak

manajemen dapat dengan cepat memberikan solusi terbaik dalam menghadapi

masalah tersebut.

6. Foto Progress

Merupakan sebuah modul untuk menampung segala foto yang berkaitan

dengan setiap site. Pihak perusahaan dan pelanggan telah bersama-sama

menentukan standar untuk setiap jenis foto diambil. Dengan fasilitas foto

progress ini, staff project diperusahaan tidak harus datang setiap minggu ke

pelanggan untuk menyuguhkan laporan tentang progress pekerjaan tower

lewat foto yang diambil. Salah satu keuntungan dari pengimplementasian

modul ini adalah menghilangkan pekerjaan staff project untuk merekap

pekerjaan tower khususnya mengenai foto untuk pelaporan progress ke

pelanggan.

7. Document Progress

Merupakan sebuah modul untuk menampung segala dokumen yang berkaitan

dengan setiap site. Dokumen-dokumen ini akan discan dan dimasukkan

kedalam e-Project Management sehingga pelanggan dan manajemen dapat

mengetahui perkembangan pada project mereka. Dokumen yang biasa terkait

antara lain adalah dokumen ijin mendirikan bangunan, dokumen kesepakatan

dengan warga untuk pembangunan, dan dokumen-dokumen penting lainnya.

8. Site Actual Progress Reporting

Merupakan sebuah fasilitas dari pemanfaatan e-Project Management yaitu

mengirimkan informasi teraktual setiap kali pengawas lapangan atau project

coordinator melakukan update terhadap perkembangan pada suatu site. Agar

informasi dapat sampai ke tangan manajemen dan pelanggan secara real-time

maka pada saat melakukan update, informasi mengenai perkembangan ini pun

dikirim lewat email kepada staff yang terkait.

9. Site Problem Reporting

Merupakan sebuah modul yang memberikan alert lewat email terhadap pihak

yang terkait mengenai permasalah yang terjadi dilapangan. Setiap masalah

yang di update oleh pengawas lapangan maupun project coordinator, e-Project

Management akan langsung mengirimkan email ke manajemen tentang detail

permasalahan tersebut. Informasi masalah yang biasa terjadi adalah mengenai

pekerjaan teknis dilapangan dan permasalahan dengan warga setempat.

• Manfaat

Sebagai sarana untuk penyebaran informasi secara akurat, uptodate dan

realtime mengenai perkembangan project tower beserta gambaran-gambaran

detail dan dapat dilakukan dimana saja selama ada akses internet.

Memberikan akses kepada customer untuk mengakses informasi mengenai

perkembangan project tower mereka.

Untuk memenuhi kepuasan pelanggan dan menjalin serta mempererat

hubungan kerjasama yang baik antara customer dan PT. Prasetia Dwidharma.

96

Mempercepat response manajemen dalam mengambil keputusan apabila

terjadi masalah di site.

• Pengguna

Aplikasi e-Project Management ini akan digunakan oleh pengawas lapangan,

project coordinator, staff project, manajemen dan customer. Dimana setiap orang

akan diberikan hak akses yang berbeda-beda sesuai dengan kepentingannya.

4.2.2. Sistem Informasi Project Management Mobile

• Definisi

Sistem Informasi Project Management Mobile dapat dikatakan sebagai e-

Project Management versi mini karena modul yang mendukung kegiatan bisnis

hampir sama. Namun Project Management Mobile hanya diperuntukan kepada

staff internal perusahaan yang terkait pada perkembangan project. Tidak ada akses

yang diberikan bagi pelanggan untuk masuk ke dalam sistem ini. Modul yang

terdapat didalamnya mencakup Site Actual Progress dan Site Progress Problem.

• Manfaat

Sebagai sarana untuk penyebaran informasi secara akurat, uptodate dan

realtime mengenai perkembangan project tower beserta gambaran-gambaran

detail dan dapat dilakukan dimana saja selama ada akses internet. Khususnya

pada pelaporan actual progress dan masalah yang terjadi.

Memberikan akses kepada customer untuk mengakses informasi mengenai

perkembangan project tower mereka.

Untuk memenuhi kepuasan pelanggan dan menjalin serta mempererat

hubungan kerjasama yang baik antara customer dan PT. Prasetia Dwidharma.

Mempercepat response manajemen dalam mengambil keputusan apabila

terjadi masalah di site.

Akses terhadap aplikasi lebih ringan daripada e-Project Management karena

hanya memberikan fitur yang dianggap penting bagi penggunanya.

• Pengguna

Aplikasi Project Management Mobile ini khusus dirancang untuk memenuhi

kebutuhan pengawas lapangan dan project coordinator dalam melaksanakan

tugasnya sehari-hari yaitu melaporkan aktualisasi kegiatan project dan melaporkan

masalah yang terjadi di site.

4.2.3. Sistem Pemesanan Online

• Definisi

Sistem pemesanan online ini merupakan salah satu perencanaan dalam strategi

sistem informasi untuk memfasilitasi kegiatan bisnis antara perusahaan dengan

supplier khususnya dalam kegiatan pemesanan barang. Supplier diberikan fasilitas

untuk dapat mengupdate harga barang apabila ada perubahan. Setelah itu bagian

purchasing akan memilih supplier sesuai dengan kebutuhannya. Setelah

melakukan pemesanan barang maka secara automatis aplikasi akan mengirimkan

email notification ke supplier yang dituju beserta dengan barang yang dibutuhkan.

Setelah itu bagian pembelian akan menunggu konfirmasi dari supplier baik lewat

aplikasi atau secara langsung lewat telepon. Dalam aplikasi supplier juga diberikan

akses untuk mengkonfirmasi pemesanan dan melakukan pengiriman barang.

Sehingga secara automatis akan memberikan email notification ke bagian

purchasing mengenai pemesanan dan jadwal pengiriman barang.

98

• Manfaat

Meningkatkan kinerja bagian purchasing.

Mempercepat proses pemesanan.

Mempermudah supplier dalam melakukan perubahan harga.

Sebagai sarana untuk menjalin kerjasama bisnis yang baik dengan supplier.

Mendapatkan harga terbaik dari para supplier.

• Pengguna

Sistem Pemesanan Online ini dirancang khusus untuk membantu bagian

purchasing dalam melakukan proses pemesanan barang. Akses terhadap sistem ini

dibatasi hanya untuk staff purchasing dan supplier. Supplier diberikan akses untuk

dapat mengupdate perubahan harga barang mereka secara realtime.

4.2.4. Sistem Inventory

• Definisi

Sistem inventory ini dirancang untuk membantu bagian logistic dalam

mengelola persediaan barang. Sistem inventory ini menjawab keterbatasan modul

inventory pada aplikasi Fina yang hanya mengelola tentang ketersediaan barang.

Oleh karena itu dikembangkan sebuah sistem yang dapat mengintegrasikan antara

database barang yang ada pada aplikasi Fina dengan sebuah sistem yang dapat

mengkontrol stok gudang secara fisik, sehingga untuk setiap barang dapat

diidentifikasi secara detail. Alur prosesnya dimulai dengan pemeriksaan barang

pesanan yang telah dikirim oleh supplier, jika semua telah sesuai dengan pesanan

maka barang tersebut akan ditempelkan barcode. Setelah itu barang tersebut di

scan dan diletakkan pada tempat yang sudah diberikan kode. Lalu hasil scan dari

kode barcode akan disimpan kedalam database Sistem Inventory sebagai sebuah

item dan mengupdate jumlah persediaan barang.

• Manfaat

Mempercepat kegiatan stock opname.

Mengetahui secara detail informasi untuk setiap barang.

Mempermudah proses penyimpanan barang.

Meningkatkan tingkat akurasi tentang stok inventory di gudang.

Mempercepat kegiatan sortir material.

• Pengguna

Sistem Inventori tersebut akan dipakai oleh bagian logistic dan pihak

manajemen. Peran manajemen hanya dalam batas kontrol mengenai stok inventory

yang ada digudang.

4.2.5. Upgrade Aplikasi e-HRIS

Aplikasi e-HRIS adalah sebuah aplikasi open source yang dapat membantu dalam

menangani kegiatan kepegawaian didalam perusahaan. Beberapa pengembangan dari

aplikasi e-HRIS yang dapat dimanfaatkan oleh perusahaan antara lain:

1. Sistem Absensi

• Definisi

Fitur sistem absensi dari aplikasi e-HRIS sudah berjalan pada

PT.Prasetia Dwidharma. Akan tetapi terdapat beberapa kelemahan yang sulit

dihindari, oleh karena itu untuk meningkatkan kualitas informasi maka

diusulkan kepada perusahaan agar mengimplementasikan teknologi

100

fingerprint ke dalam sistem absensi. Dengan bantuan mesin fingerprint maka

proses otentifikasi akan semakin akurat. Setiap kali karyawan datang dan

pulang diwajibkan untuk melakukan absensi lewat mesin fingerprint.

• Manfaat

Meningkatkan akurasi terhadap proses absensi.

Mempercepat proses otentifikasi.

Membantu manajemen kepegawaian dalam mengelola kehadiran para

karyawan baik termasuk pada pengelolaan jam lembur.

• Pengguna

Sistem absensi ini digunakan oleh seluruh karyawan sebagai bukti

kehadiran dan khususnya untuk bagian kepegawaian dalam mengatur kegiatan

perusahaan.

2. Sistem Cuti

• Definisi

Fitur sistem cuti dikembangkan untuk membantu pengurusan perizinan

cuti dan pengelolaan jatah cuti karyawan. Selain itu sistem ini dapat

mendukung sistem absensi agar dapat berjalan lebih maksimal dengan

mengintegrasikan data tentang cuti karyawan dengan jadwal kehadiran

mereka. Setiap karyawan akan mengajukan perencanaan cuti mereka dan

setiap atasan dari masing-masing bagian akan melakukan approval sebelum

kemudian akan dilanjutkan ke approval dari pihak manager kepegawaian.

• Manfaat

Mengurangi penggunaan kertas (paperless) dalam kegiatan pengurusan

cuti karyawan.

Membantu sistem absensi dalam mengurus ketidakhadiran karyawan.

• Pengguna

Sistem cuti ini digunakan oleh seluruh karyawan di perusahaan dalam

kegiatan pengurusan cuti mereka. Hak pengguna aplikasi terbagi sesuai

dengan jabatan masing-masing karyawan.

3. Sistem Penggajian

• Definisi

Fitur sistem penggajian dikembangkan untuk membantu pengurusan

pemberian gaji, tunjangan dan upah lembur para karyawan. Dengan

terintegrasinya sistem absensi dan sistem cuti sebelumnya, maka informasi

dari sistem absensi dapat dijadikan sumber utama untuk pemberian gaji bagi

para karyawan. Kehadiran karyawan setiap harinya akan secara otomatis men-

generate upah harian (khusus karyawan yang mendapat upah harian). Begitu

juga apabila para karyawan melakukan lembur.

• Manfaat

Meningkatkan kesesuaian pemberian upah karyawan.

Membantu bagian kepegawaian dalam mempercepat proses rekapitulasi

upah untuk setiap karyawan.

• Pengguna

Sistem penggajian ini akan digunakan oleh bagian keuangan dan bagian

kepegawaian.

102

4. Sistem Promosi

• Definisi

Fitur sistem promosi dikembangkan untuk membantu pengurusan

pemberian penilaian kinerja para karyawan. Sistem ini membantu pihak

manajemen dalam menetapkan indicator terhadap kinerja karyawan. Salah

satu indicator dapat mengacu kepada sistem absensi dalam penilaian

kedisiplinan karyawan. Dengan informasi mengenai kinerja karyawan maka

memudahkan manajemen untuk mengambil keputusan untuk kebaikan

karyawan. Oleh karena itu sistem promosi ini pun berkaitan dengan sistem

training dimana perusahaan menetapkan apabila karyawan yang mempunyai

kesempatan untuk bisa naik jabatan harus memenuhi beberapa persyaratan

training terlebih dahulu.

• Manfaat

Memberikan suatu indikator nilai terhadap kinerja karyawan.

Membantu manajemen dalam menilai kinerja karyawan.

Memacu semangat kerja para karyawan untuk dapat bekerja dengan lebih

baik.

Membantu manajemen untuk memberikan pelatihan yang cocok bagi para

karyawan.

• Pengguna

Sistem promosi ini akan digunakan oleh bagian kepegawaian dan top

level manajemen.

5. Sistem Training

• Definisi

Fitur sistem training dikembangkan untuk membantu pengurusan

pelatihan karyawan. Mulai dari pengurusan tentang penjadwalan training

sampai pada penilaian dari hasil training yang diberikan. Sistem ini dituntut

untuk dapat memberikan penilaian yang akurat terhadap pelatihan yang

diberikan untuk para karyawan.

• Manfaat

Memberikan nilai terhadap hasil training yang diberikan.

• Pengguna

Sistem training ini akan digunakan oleh bagian kepegawaian dan para

karyawan. Bagian kepegawaian akan membantu dalam pengurusan

penjadwalan dan untuk penilaiannya akan diberikan oleh pihak manajemen

kepegawaian. Karyawan akan memberikan hasil berupa resume terhadap

training yang diberikan ke dalam sistem ini.

4.2.6. Website

• Definisi

Perancangan website perusahaan ditujukan untuk dapat

mengembangkan bisnis perusahaan. Informasi tentang perusahaan yang

ditampilkan pada website merupakan informasi tentang hal yang berkenaan

dengan kegiatan bisnis perusahaan. Beberapa informasi penting yang

disuguhkan adalah tentang kegiatan bisnis, perkembangan bisnis dan

lowongan pekerjaan.

104

• Manfaat

Memperkenalkan kegiatan bisnis perusahaan.

Membantu bagian marketing dalam pemasaran terhadap kegiatan bisnis

perusahaan.

Memperkuat eksistensi perusahaan dalam bisnis konstruksi.

Mempermudah bagi calon pelanggan dan masyarakat untuk mendapatkan

informasi mengenai perusahaan.

• Pengguna

Website ini dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi tentang

perusahaan bagi para pelanggan, partner bisnis dan juga masyarakat umum.

4.3. Strategi Manajemen SI/TI

Strategi ini merupakan strategi yang menjamin konsistensi yang diambil oleh

pihak manajemen yang berkaitan dengan sistem dan teknologi informasi yang akan

diimplemenasikan oleh perusahaan. Kebijakan tersebut berupa struktur organisasi yang

dapat mendukung sistem informasi perusahaan, kebijakan inestasi, dan kebijakan dengan

sumber daya manusia yang berkaitan dengan sistem informasi perusahaan.

4.3.1. Usulan Struktur Organisasi

Struktur organisasi yang di usulkan adalah dengan adanya penambahan area

fungsional pada bagian IT/IS, yaitu dengan mengklasifikasikan pekerjaan ke dalam 2

bagian yaitu bagian software development dan bagian technical support. Dengan adanya

penambahan divisi IT, diharapkan dapat mengembangkan system yang dapat

mengintegrasikan semua komponen area fungsi dan juga membantu perusahaan dalam

menentukan strategi untuk mengembangkan bisnis serta mencapai keuntungan yang

kompetitif. Selain itu dampak dari implementasi sistem e-Project Management akan

membutuhkan penambahan staff yang bekerja untuk memonitoring keseluruhan aktivitas

pada aplikasi tersebut. Staff yang dibutuhkan akan bertindak sebagai Site Admin dan

ditempatkan pada bagian Construction.

Gambar 4.1 Usulan Struktur Organisasi Pada Departemen IT

Gambar 4.2 Usulan Struktur Organisasi Pada Departemen Construction

106

4.3.2. Tugas dan Tanggung Jawab

Setelah dilakukan analisis struktur organisasi, maka di berikan usulan tentang

penambahan pada bagian IT dan bagian Construction. Berikut adalah penjelasan dari

tugas dan tanggungjawab dari penambahan staff yang dilakukan:

Tabel 4.1 Tugas dan Tanggung Jawab

Area Fungsi Fungsi bisnis Tugas dan Tanggung jawab

IT Programmer

System Analyst

Dokumentasi

Helpdesk

- Melakukan pengembangan system

informasi pada perusahaan

- Melakukan penkodean terhadap

analisis yang dilakukan

- Menganalisa proses bisnis

perusahaan dan mendisain sesuai

aplikasi yang akan digunakan

perusahaan

- Melakukan dokumentasi terhadap

aplikasi yang dikembangkan

- Menjaga infrastruktur IT di

perusahaan agar berjalan sesuai

fungsinya

- Pengecekan, pengontrolan

infrastruktur IT di perusahaan

secara rutin.

Network and Database

Administrator

- Bertanggung jawab atas

tersedianya sumber daya

informasi dalam perusahaan

- Mengelola seluaruh jaringan yang

ada pada perusahaan

Construction Site Admin - Bertanggung jawab memonitor

perkembangan keseluruhan

project melalui aplikasi e-Project

Management

4.3.3. Rekomendasi Kualifikasi dan jumlah SI/TI yang dibutuhkan

Pengembangan sistem dan teknologi informasi di suatu perusahaan dipengarhi

oleh kualitas dari sumber daya manusia pada bagian SI/TI perusahaan tersebut. Maka

dari itu diperlukan kualifikasi yang dapat memenuhi kebutuhan pengembangan SI/TI di

perusahaan tersebut. Berikut persyaratan kualifikasi beserta jumlah personil yang

dibutuhkan oleh perusahaan :

1. Helpdesk (1 orang)

- Pria/Wanita.

- Lulusan D3/S1 jurusan Sistem Informasi atau Teknologi Informasi.

- Memiliki minimal IPK 2.75.

108

- Memiliki pengalaman di bidang yang sama minimal 3 tahun.

- Mengerti dan memahami hardware maupun jaringan.

- Dapat mengambil keputusan dengan cepat.

2. Database & Network Administrator (1 orang)

- Pria/Wanita.

- Lulusan D3/S1 jurusan Sistem Informasi atau Teknologi Informasi.

- Memiliki minimal IPK 3.00.

- Memiliki pengalaman di bidang yang sama minimal 1 tahun.

- Menguasai database MySQL.

- Menguasai konsep jaringan dengan baik.

- Mengerti tentang Operating System Windows server 2000.

- Menguasai Bahasa Inggris.

- Mampu bekerja secara individu dan tim dengan baik.

3. Programmer (1 orang)

- Pria/Wanita.

- Lulusan S1/S2 jurusan Sistem Informasi atau Teknologi Informasi.

- Memiliki minimal IPK 3.00.

- Memiliki pengalaman di bidang pemrograman minimal 1 tahun.

- Menguasai SQL.

- Menguasai Cake PHP, dan Object Orientied Programming.

- Menguasai Bahasa Inggris.

- Mampu bekerja secara individu dan tim dengan baik.

4. Site Admin (1 Orang)

- Pria/Wanita

- Lulusan D3 semua jurusan

- Memiliki minimal IPK 2.75

- Mampu berkomunikasi dengan baik.

- Menguasai Bahasa Inggris.

- Mau bekerja keras.

- Mengerti tentang penggunaan aplikasi project manajement.

4.3.4. Strategi Pengadaan Sistem Informasi

Pengadaan sistem informasi pada perusahaan dapat dilakukan dengan berbagai

cara. Penentuan pengadaan sistem informasi mempengaruhi keseluruhan dari proses IT

di perusahaan, diantaranya dengan membeli aplikasi dari vendor, membuat sendiri, atau

bisa juga dengan mempercayakan vendor untuk mengembangkan aplikasi sesuai

kebutuhan perusahaan. Masing masing dari penerapan sistem informasi memiliki

kelebihan dan kekurangan tergantung kebutuhan perusahaan. Berikut usulan strategi

manajemen dalam pengadaan sistem informasi dalam PT Prasetia Dwidharma:

• Sistem Informasi e-Project Manajement, Project Management Mobile, Pemesanan

Online, Inventory dan Website

Pada sistem ini perusahaan sebaiknya mengembangkan sendiri oleh bagian IT,

karena sistem ini bersifat unik yang harus disesuaikan dengan kebutuhan

perusahaan, dan cenderung lebih murah untuk mengembangkan sendiri. Tetapi

nantinya akan memerlukan tambahan sumber daya pada bagian IT.

• Upgrade modul pada aplikasi e-HRIS

Penambahan modul pada aplikasi ini menggunakan menggunakan jasa vendor

penyedia e-HRIS karena penambahan disini terintegrasi dengan aplikasi e-HRIS

110

sebelumnya oleh karena itu akan membutuhkan waktu jika harus mengembangkan

sendiri.

4.4. Strategi TI

Strategi ini akan menjelaskan bagaimana teknologi informasi dapat dimanfaatkan

untuk mendukung kegiatan bisnis perusahaan. Berikut adalah penjelasan mengenai

Strategi TI:

4.4.1. Mesin Fingerprint

Gambar 4.3 Mesin Fingerprint

Teknologi biometrik adalah sebuah teknologi yang mendukung proses

authentifikasi secara biologis dengan menggunakan bagian tubuh sebagai kunci

identitas. Terdapat beberapa teknologi biometric yang sering digunakan yaitu sidik jari,

bentuk wajah, suara dan retina. Teknologi ini dikembangkan karena secara medis

anggota tubuh tersebut terbilang unik untuk setiap individu. Diantara semua teknik

biometrik, identifikasi dengan menggunakan sidik jari adalah metode yang paling

banyak digunakan karena biaya pengimplementasiannya tergolong lebih murah

dibandingkan dengan teknologi lainnya.

4.4.1.1. Fungsi Mesin Fingerprint Pada Sistem Absensi

Pemanfaatan teknologi biometrik sidik jari yang digunakan untuk proses

authentifikasi dan verifikasi sangat cocok untuk sistem absensi karena memiliki

beberapa manfaat, antara lain:

1. Meningkatkan efisiensi waktu pada proses absensi dengan menggunakan sidik jari

sebagai alat identifikasi.

2. Meningkatkan tingkat akurasi terhadap proses authentifikasi.

3. Meningkatkan tingkat kedisiplinan para karyawan.

4. Data langsung masuk ke dalam database, bisa langsung diolah untuk pembuatan

laporan.

5. Dapat menekan biaya perusahaan yang bersifat fiktif seperti uang lembur dan

tingkat kedisplinan karyawan.

6. Tidak memungkinkan penitipan absensi.

Dengan pengembangan sistem absensi yang menggunakan mesin fingerprint akan

mempermudah manajemen dalam pengendalian dan pengawasan disiplin kerja untuk

para karyawan. Salah satu cara untuk dapat mengevaluasi kinerja para karyawan adalah

dengan melihat tingkat kehadiran.

112

4.4.2. Barcode

Gambar 4.4 Barcode

Teknologi Barcode adalah sebuah teknologi pengkodean yang mendukung proses

identifikasi data dengan menggunakan symbol berupa garis vertical berwarna hitam dan

putih dengan tingkat ketebalan yang berbeda-beda yang mempresentasikan karakter-

karakter alpha-numeric. Selain barcode, teknologi pengkodean telah berkembang

dengan ditemukannya RFID (Radio Frequency Identification), electronic tags dan media

magnetic.

Seiring dengan berkembangnya teknologi Barcode, beberapa standar telah

ditetapkan dalam penggunaannya. Barcode terdiri dari dua bentuk, Barcode satu dimensi

(Linier Barcode) dan Barcode dua dimensi. Salah satu kelebihan utama dari barcode dua

dimensi adalah kapasitas penyimpanan data atau informasi yang lebih besar dibanding

dengan barcode satu dimensi. Barcode dua dimensi dapat menyimpan lebih dari 2.000

karakter.

Namun penggunaan barcode dalam dunia bisnis lebih di dominasi oleh barcode

satu dimensi. Beberapa contoh dari penggunaan barcode satu dimensi dapat dibaca

dalam tabel dibawah ini.

Tabel 4.2 Penggunaan Barcode Satu Dimensi

Jenis Barcode Satu Dimensi Penggunaan

Code 39 • Asset tracking

• Tanda pengenal identitas

• Inventory

Code 128 • Pengelolaan gudang

Universal Product Code (UPC) • Identifikasi untuk produk-produk

pada bisnis retail

Tingkat kerumitan dalam pengimplementasian teknologi barcode tergantung dari

kebutuhan bisnis penggunanya. Sistem barcode memiliki beberapa komponen dasar

diantaranya: Barcode Label yang berfungsi sebagai tempat dicetaknya barcode, Barcode

Printer yang digunakan untuk mencetak barcode pada label, Barcode Reader atau

Barcode Scanner yang berfungsi untuk menterjemahkan barcode ke dalam suatu

karakter, dan database sebagai media penyimpanan data.

4.4.2.1. Komponen Pada Teknologi Barcode

Untuk mengimplementasikan teknologi barcode, maka dibutuhkan beberapa

perangkat pendukung yang saling terkait, antara lain:

1. Barcode Printer

114

Mesin pencetak barcode (Barcode Printer) adalah sebuah alat yang dapat mencetak

macam-macam kode barcode ke dalam sebuah label. Kualitas printer barcode

dilihat dari kesesuaian pencetakan pada label dengan format masing-masing

barcode.

Gambar 4.5 Printer Barcode

2. Barcode Reader

Barcode Reader adalah sebuah alat untuk dapat membaca dan menterjemahkan

barcode ke dalam karakter. Beberapa manfaat yang diberikan oleh penggunaan

barcode reader adalah meminimalisir tingkat kesalahan pengguna dalam

menginputkan suatu kode data tentang barang tertentu dan mempercepat proses

input data. Barcode reader terbagi menjadi beberapa jenis, yaitu Hand-held

Barcode Reader dan Standing Barcode Reader. Penggunaan Hand-held Barcode

Reader biasanya digunakan pada kegiatan yang membutuhkan mobilisasi dan

sering dipakai untuk keperluan digudang. Sedangkan standing barcode scanner

lebih sering digunakan pada took-toko swalayan untuk dapat mempercepat proses

identifikasi barang yang akan dijual.

Gambar 4.6 Barcode Reader

3. Barcode Label

Barcode label digunakan sebagai media tempat menyimpan barcode. Barcode label

biasa dipasangkan pada barcode printer. Kualitas barcode label biasanya dilihat

dari ketahanan barcode dari tarikan dan gesekan. Untuk mendapatkan hasil

barcode yang sesuai standard maka dibutuhkan barcode label dan barcode printer

dengan berkualitas. Salah satu kekurangan dalam penggunaan barcode adalah

keterbatasan jarak dalam mengidentifikasi barcode label dengan menggunakan

116

barcode reader. Hal ini menyebabkan penggunanya harus berada pada radius jarak

beberapa meter dari barcode label untuk dapat memasukan hasil barcode ke dalam

komputer.

Gambar 4.7 Barcode Label

4.4.2.2. Fungsi Barcode Pada Sistem Inventory

Pemanfaatan teknologi barcode dalam sistem inventory berfungsi untuk:

1. Mempercepat proses sortir material.

2. Efisiensi waktu dalam proses stock opname.

3. Meningkatkan tingkat akurasi dalam pencarian barang.

4. Mengurangi biaya yang diakibatkan oleh kesalahan pencatatan data dan kekeliruan

pengambilan barang.

5. Mempermudah pengelolaan stok barang.

4.4.3. Usulan Arsitektur Jaringan

Gambar 4.8 Usulan Arsitektur Jaringan

118

4.4.4. Rekomendasi Dukungan Hardware

Berdasarkan hasil analisis lingkungan internal SI/TI pada PT.Prasetia Dwidharma,

maka perusahaan disarankan untuk menambah beberapa perangkat keras guna

mendukung kegiatan bisnis perusahaan. Berikut adalah spesifikasi hardware yang

direkomendasikan:

Tabel 4.3 Rekomendasi Hardware Fingerprint

Jenis Keterangan

Fingerplus ZT 8000 • Kapasitas Pengguna: 3.000

• Transaksi Penyimpanan: 80.000

• Identifikasi Kecepatan: <1 Sec

• FAR(Tingkat kesalahan): 0,0001%

• FRR (Tingkat Penolakan): 0,01%

• Identifikasi Metode: Finger / ID +

Password / Kartu Proximity

• Komunikasi:TCP-IP/RS232/RS485/

Stand Alone, usb

• Bahasa: Indonesia, Inggris

• Daya: 220V 50Hz, 12 W

• Ukuran, Berat: 188 x 128 x 50mm,

1,5 Kg

• OS komputer: Win.98/2000/XP

• Database: Akses / SQL Server 2000

• Ekspor file: excel, txt, html

Mesin dengan teknologi fingerprint ini akan mendukung pengembangan dari

sistem absensi yang sudah ada. Mesin ini akan diadakan sebanyak 1 unit dan akan

diletakkan di lantai 1.

Tabel 4.4 Rekomendasi Hardware Barcode Printer

Jenis Keterangan

BIXOLON SAMSUNG SRP-770 II • Kecepatan print 127mm / sec

• Mendukung Jenis Barcode 1D:

Code 39, Code 128, interleave 2 of

5, Code Bar, UPC-A, UPC-E, EAN-

8, EAN-13,UCC-EAN128

• Mendukung Jenis Barcode 2D:

Maxicode, QR Code, PDF 417

• Driver: Windows95/98/ME/2000/

NT/XP/2003/VISTA

• Interface: RS-232C, IEEE1284,

USB (All standard), Ethernet

• Logo printing (BMP, PCX file)

• Mendukung aneka ragam font

• Mendukung lebar label dari

120

35mm(1.5”) sampai 112mm(4.4”)

Mesin printer barcode ini akan mendukung pengembangan sistem inventory.

Mesin ini akan diadakan sebanyak 1 unit dan akan diletakkan diruang logistic pada

lantai 1.

Tabel 4.5 Rekomendasi Hardware Barcode Scanner

Jenis Keterangan

1000 CCD Barcode Scanner • Built-in keyboard emulator for laptop

• 100 scans / second

• Interface : Keyboard – AT/PS2, Serial

– RS232, USB

• Power supply for RS232 model

• Ergonmic Design

• Decoder : 16-bit CMOS CPU

Tabel 4.6 Rekomendasi Hardware Database Server

Hardware Specification

Processor Model Intel Core 2 Duo (1.8 Ghz)

Mainboard Asus

RAM 2GB DDR3

Video Adapter Intel GMA Shared (128Mb)

Storage Devices 500 GB

Network Adapter 100Mbps

Monitor (PC Only) LCD 14 Inch

Optical Drive DVD-RW

Database Server MySQL Server 2000

Tabel 4.7 Rekomendasi Hardware Switch

Jenis Keterangan

D-Link DES-1008D • Ports : 8 Port UTP 10/100 Mbps

• Media interface : RJ-45

• Dimension : 142 x 108 x 32 mm

• Power Supply : DC 7.5 V

• Power Consumption : 2 watts (max)

Tabel 4.8 Rekomendasi Web Hosting

Jenis Keterangan

Idwebhost.com Paket Corporate

• Space : 5 GB

• Bandwith/Bulan : 200GB

• Park & Addon Domain: 15

• Feature : PHP 4 & 5, PhpMyAdmin,

122

database MySQL v 4 & 5

• Web Email, POP3 Email, Email

Forwarding, AntiSpam

4.5. Rencana Jadwal Implementasi

Tabel 4.9 Rencana Implementasi

Kegiatan Tahun ke-1 Tahun ke-2 Tahun ke-3

Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4

Pembelian Perangkat Keras Pendukung

Pembelian Domain dan Web Hosting

Pengembangan Website

Pengembangan Sistem Inventory

Pengembangan Sistem Pemesanan Online

Pengembangan Sistem e-Project Management

Pengembangan Sistem Project Management Mobile

Pengimplementasian Modul Tambahan Aplikasi E-HRIS

Pembenahan Struktur Organisasi

Recruitment Staff IT dan Project

cxxiv

4.6. Estimasi Biaya

Perencanaan biaya dalam perencanaan teknologi dan sistem informasi berdasarkan

kebutuhan biaya didalam pengadaan infrastruktur pendukung dan juga kebutuhan biaya

dalam pengembangan strategi teknologi dan sistem informasi. Berikut adalah estimasi

biaya yang diperkirakan akan dikeluarkan oleh perusahaan dalam pengembangan sistem

baru.

Tabel 4.10 Rincian Biaya Pengadaan Hardware

Spesifikasi Jumlah Satuan Harga Total Harga

Database Server 1 Unit Rp. 6.000.000 Rp. 6.000.000

Barcode Printer 1 Unit Rp. 4.000.000 Rp. 4.000.000

Barcode Scanner 5 Unit Rp. 700.000 Rp. 3.500.000

Mesin Fingerprint 2 Unit Rp. 3.500.000 Rp. 7.000.000

Switch 1 Unit Rp. 250.000 Rp. 250.000

Tabel 4.11 Rincian Biaya Pengembangan Sistem Per Periode

Spesifikasi Jumlah Satuan Periode Harga Total Harga

Web Hosting 1 Domain Tahun Rp 3.000.000 Rp 3.000.000

Outsource 2 Orang Bulan Rp 1.500.000 Rp 3.000.000

Aplikasi e-HRIS

4.7. Portofolio Aplikasi Mendatang

Berdasarkan hasil analisis portfolio McFarlan, diketahui bahwa aplikasi yang ada

saat ini termasuk ke dalam bagian support, yaitu FINA dan e-HRIS. Aplikasi untuk

sistem inventory akan menjadi key operational bagi PT. Prasetia Dwidharma, karena

bagian logistic akan bergantung dengan sistem inventori untuk menghindari kesalahan

dalam pengelolaan material. Aplikasi e-Project Management adalah aplikasi inti dari

kegiatan bisnis, mulai dari perencanaan pekerjaan sampai dengan pekerjaan selesai.

Modul pada aplikasi kepegawaian e-HRIS akan dilakukan pengembangan untuk

memaksimalkan kinerja karyawan. Modul yang akan diimplementasikan antara lain:

Modul Absensi, Penggajian, Cuti, Training dan Promosi.

Tabel 4.12 Portfolio Aplikasi Mendatang PT. Prasetia Dwidharma

Strategic High Potential

Website

Sistem e-Project Management:

- Dashboard

Sistem e-Project Management

dan Sistem Project

Management Mobile:

- Site Actual Progress

Reporting via Email

cxxvi

- Site Progress Problem

Reporting via Email

Key Operasional Support

Sistem Inventory

Sistem Pemesanan Online

Sistem e-Project Management:

- Site Specification

- Site Progress Planning

- Site Actual Progress

- Site Problem

- Foto Progress

- Document Progress

Sistem Project Management

Mobile:

- Site Actual Progress

- Site Problem

e-HRIS:

- Sistem Absensi

- Sistem Penggajian

- Sistem Cuti

- Sistem Training

- Sistem Promosi

FINA :

- General Ledger

- Pembelian