bab 3 analisis sistem yang sedang berjalan 3.1. …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2010-2-00440-sias bab...

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1. Gambaran Umum Perusahaan

Gambaran umum perusahaan akan menjelaskan tentang latar belakang perusahaan,

visi dan misi perusahaan, produk dan jasa yang diperjualkan, struktur organisasi

perusahaan, serta uraian tugas dan tanggung jawab dari struktur organisasi.

3.1.1. Profil Perusahaan

PT. Prasetia Dwidharma berdiri pada tanggal 8 Agustus 2008. Bergerak dibidang

jasa industri infrastruktur dan telekomunikasi. Walaupun tergolong perusahaan yang

baru berdiri, perusahaan yang berlokasi di Komplek Cempaka Mas, Jakarta Pusat sudah

mampu masuk ke dalam persaingan dalam bisnis konstruksi. Sejak awal berdiri sampai

akhir desember 2009, PT. Prasetia Dwidharma sudah menangani lebih dari 250 project

yang dibagi menjadi 3 tipe project yaitu new site, co-location site, dan maintenance site.

Pada bulan april tahun 2009, PT. Prasetia Dwidharma mulai mengerjakan site

acquisition.

3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan

Visi perusahaan adalah “Menjadi Perusahaan Terkemuka dan Terpercaya dalam

Bidang Kontraktor dan Telekomunikasi di Indonesia”.

Sedangkan misi perusahaan adalah “Meningkatkan Quality, Cost & Delivery

(QCD) dengan tujuan memberikan pelayanan terbaik dan menjadi mitra usaha yang baik

kepada customer”.

106

3.1.3. Strategi Bisnis Perusahaan

Sebagai sebuah perusahaan yang ingin mengembangkan bisnisnya. PT Presetia

Dwidharma memiliki strategi bisnis yang harus dicapai. Berikut ini strategi bisnis dari

PT. Prasetia Dwidharma:

1. Melakukan Transparansi Progress on Site dengan customer.

2. Membangun sistem informasi untuk meningkatkan proses bisnis.

3.1.4. Kebijakan Mutu dan Motto Perusahaan

PT. Prasetia Dwidharma memiliki suatu kebijakan dan motto yang digunakan

untuk kemajuan perusahaannya. Hal tersebut dapat memancarkan karakter perusahaan

dan memberikan arah untuk memberikan jasa yang terpercaya untuk kepuasan

pelanggannya.

1. Kebijakan Mutu

PT. Prasetia Dwidharma menyebutnya dengan istilah “The Prasetia Way”

a. Quality Is Our Priority

Kualitas merupakan salah satu kata yang dijaga agar selalu melekat pada PT.

Prasetia Dwidharma, baik dalam hasil pekerjaan pembangunan sampai

dengan jasa pelayanan terhadap customer, warga dan pemerintah setempat.

b. Our Focus Is Technology

PT. Prasetia Dwidharma sangat menyadari betul bahwa kualitas yang baik

tidak terlepas dari teknologi yang digunakan, maka dalam setiap proses

bisnisnya PT. Prasetia Dwidharma selalu berusaha untuk menerapkan

teknologi agar dapat mencapai kualitas pekerjaan yang diharapkan.

c. We Connect Everyone

Melalui pembangunan tower yang memfasilitasi berbagai operator selular

maka PT. Prasetia Dwidharma ikut turut serta untuk mengembangkan

penyebaran informasi di Indonesia.

2. Motto perusahaan adalah “Quality, quality, and quality”.

3.1.5. Jasa yang Dihasilkan dan Customer PT. Prasetia Dwidharma

PT. Prasetia Dwidharma memiliki fokus usaha pada jasa konstruksi Base

Transceiver Station mulai dari perencanaan, konstruksi, mekanikal, dan elektrikal yang

terdiri dari :

1. Konstruksi Base Transceiver Station Tower.

2. Pekerjaan Co-location Base Transceiver Station Tower.

3. Site Acquisition (SITAC).

4. Perbaikan dan Maintenance.

5. Instalasi radio

PT. Prasetia Dwidharma sampai saat ini hanya mempunyai satu customer yaitu

PT. Solusindo Kreasi Pratama yang biasa dikenal dengan nama Indonesia Tower.

3.1.6. Struktur Organisasi PT. Prasetia Dwidharma

Setiap perusahaan dalam menjalankan kegiatan bisnisnya membutuhkan suatu

struktur organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Untuk mencapai tujuan

tersebut pada umumnya sebuah perusahaan mempunyai struktur organisasi yaitu sebuah

kerangka hierarki yang terdiri dari bermacam-macam fungsi menurut pola tertentu yang

menyatakan adanya hubungan wewenang dan tanggungjawab antar bagian –bagian yang

108

terdapat dalam perusahaan. Untuk menjalin kerjasama yang baik antar bagian dalam

perusahaan perlu diketahui dengan jelas tugas dan tanggungjawab dari masing-masing

bagian. Dengan struktur organisasi yang baik tentunya akan mendukung kegiatan bisnis

perusahaan agar dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan karena masing-masing

bagian dapat dimintai pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatannya sesuai dengan

wewenang yang diberikan.

Direktur Utama

Direktur Marketing

Direktur Operational

Konselor

Technical Advisor

External & Govermment

Relation

Internal Audit

HR & GA

Construction

Accounting

Engineering

Logistic

Radio Instalation & Maintenance

Finance

Direktur Administration &

Finance

Drawing & Design

CME

Budget Control

PLN

Accounting

Administrasi /Kasir

Tax

Customer Relation

General Affairs

Project Officer

Human Resources

QC

Sitac

Staff PDCA

Staff IT

Staff Purchasing

Aset

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Prasetia Dwidharma

110

3.1.7. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab

Berikut adalah uraian tugas dan tanggungjawab setiap bagian pada PT. Prasetia

Dwidharma:

• Direktur Utama

Bertanggung jawab untuk menjaga roda bisnis perusahaan agar terus berjalan dan

tetap menghasilkan keuntungan. Merancang strategi bisnis agar perusahaan dapat

berkompetitisi dengan para kompetitor dan mengambil keputusan yang krusial

untuk masa depan perusahaan.

• Direktur Marketing

Bertanggungjawab untuk mendapatkan order. Melakukan pendekatan dengan

kandidat pelanggan agar dapat menggunakan jasa perusahaan.

• Direktur Keuangan

Bertanggungjawab terhadap pengelolaan kas perusahaan mulai dari pengeluaran

biaya sampai pemasukan.

• Direktur Operasional

Bertanggungjawab untuk mengkoordinasikan segala kegiatan bisnis agar berjalan

sesuai dengan perencanaan.

• Konselor

Sebagai tempat diskusi bagi para karyawan khususnya dalam masalah yang

dihadapi didalam perusahaan dan masalah diluar perusahaan secara umumnya.

• Technical Advisor

Bertanggungjawab untuk memberikan masukan kepada bagian operasional tentang

bagaimana proses perencanaan pembangunan tower sampai tower itu dapat

digunakan. Mempunyai otoritas untuk mengkritik direksi apabila terjadi

kekeliruan secara teknis dalam mengelola pengerjaan tower.

• External and Government Relation

Mempunyai tanggungjawab dalam proses bisnis yang berhubungan dengan

pemerintah setempat dan juga warga yang ada disekitar project. Agar tidak terjadi

masalah pada saat pengerjaan tower.

• Internal Audit

Bertanggungjawab penuh terhadap seluruh kegiatan bisnis perusahaan agar

berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Mempunyai otoritas untuk

mengkritisi sampai ke jajaran direksi.

• Staff Information Technology

Bertanggungjawab terhadap dukungan sistem dan teknologi informasi pada

kegiatan bisnis perusahaan.

• Staff Purchasing

Bertanggungjawab terhadap semua proses pembelian baik itu material untuk

konstruksi tower, asset tetap, alat tulis kantor, dll. Key Performance Indicator

untuk staff ini adalah mendapatkan barang dengan harga serendah mungkin

dengan kualitas barang yang sesuai standar.

3.2. Tahapan Analisis Lingkungan Internal dan Eksternal Bisnis

3.2.1. Analisis Lingkungan Internal Bisnis

Analisis terhadap lingkungan internal bisnis perusahaan mencakup analisis

terhadap Value Chain Service Business (Value Shop), analisis SWOT (Strength,

112

Weakness, Opportunity, Threat), analisis BSC (Balanced Scorecard), analisis CSF

(Critical Success Factor) dan KPI (Key Performance Indicator).

3.2.1.1. Analisis Value Chain Service Business (Value Shop)

Gambar 3.2 Value Chain Services Business

114

Berdasarkan analisis value chain service business menurut Porter terbagi atas 2

jenis aktivitas yaitu:

1. Aktivitas Primer, yang terdiri dari:

a. Business Acquisition

Dalam kegiatan ini perusahaan merumuskan kebutuhan dan keinginan dari

pelanggan dengan data dan informasi yang diperoleh dari pelanggan.

Misalnya:

• Permintaan akan jasa.

• Kontrak pembangunan tower baru.

• Kontrak pekerjaan co-location tower.

• Kontrak pekerjaan maintenance tower.

b. Problem Specification

Dalam kegiatan ini perusahaan merumuskan masalah-masalah apa saja yang

bisa terjadi dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Dan melihat apakah

masalah-masalah dapat diatasi atau tidak.

Misalnya :

• Penentuan tarif jasa.

• Pengurusan izin mendirikan bangunan tower.

• Penentuan kontrak untuk pembangunan tower baru.

• Penentuan kontrak untuk pekerjaan co-location tower.

• Penentuan kontrak untuk pekerjaan maintenance tower.

• Penentuan jadwal kerja proyek.

• Pelaporan tentang kondisi aktual dilapangan.

c. Knowledge Application

Dalam kegiatan ini perusahaan merumuskan masalah-masalah apa saja yang

sedang dihadapi perusahaan yang belum dapat diselesaikan, kemudian

mencari solusinya dengan memperbaharui sistem knowledge application

yang sedang berjalan dan mengembangkan pemasaran dengan menggunakan

teknologi informasi yang sesuai dengan kebutuhan.

Contoh data yang dapat dipakai untuk Knowledge Application:

• Daftar pemasok

• Profil pelanggan

• Progress on site

d. Allocation of Resources

Dalam kegiatan ini perusahaan melakukan analisa 5M (Man, Money,

Material, Machine, Method) dan informasi. Analisis ini dilakukan untuk

mengetahui kemampuan perusahaan dalam menerapkan strategi yang baru.

Perusahaan dapat menggunakan dana dari kas perusahaan untuk

pengembangan sistem.

PT. Prasetia Dwidharma memiliki sumber daya manusia yang kompeten

dalam bidangnya masing-masing. Setiap bagian memiliki tugas dan

tanggungjawabnya masing-masing. Pemanfaatan IT dalam perusahaan

masih dalam ruang lingkup operasional. Untuk itu jika diterapkan strategi

sistem dan teknologi informasi baru, para pengguna akan mudah dalam

beradaptasi. Pengembangan strategi sistem dan teknologi informasi sudah

didukung dengan ketersediaan staff IT pada perusahaan.

116

Dalam pengembangan bisnisnya, PT. Prasetia Dwidharma selama ini

memperoleh sumber dana dari pemilik perusahaan dan peminjaman dari

instansi keuangan. Untuk mendapat kepercayaan dari instansi keuangan dan

mendapatkan investasi atau dana kemitraan, maka perusahaan harus

meningkatkan jasa pelayanannya serta membina hubungan yang baik dengan

pelanggan maupun mitra usahanya.

Pengadaan material, Material yang dimaksud adalah bahan-bahan yang

didapat dari supplier sebagai bahan baku untuk memenuhi kebutuhan

konstruksi bangunan pada setiap site.

Berikutnya adalah pengadaan alat alat yang dibutuhkan PT. Prasetia

Dwidharma dalam menjalankan proses bisnisnya. diantaranya berupa genset,

komputer, printer dan lainnya

e. Marketing The Capability

Kegiatan perusahaan dalam memperkenalkan jasa-jasa baru dari perusahaan

kepada pelanggannya. Perusahaan harus mensosialisasikan keunggulan yang

dimilikinya dalam rangka memenuhi kebutuhan pelanggannya, sehingga

pelanggan tetap percaya untuk terus menggunakan jasa yang diberikan oleh

perusahaan.

f. Configure Solution

Kegiatan perusahaan dalam membuat perencanaan untuk

mengimplementasikan solusi yang dihasilkan, menentukan prioritas yang

akan dilakukan, siapa yang akan bertanggungjawab dan waktu

pengimplementasian.

• Rapat internal perusahaan.

• Prosedur dan standar dalam melaksanakan pekerjaan tower.

• Rancangan gambar tower.

• Perencanaan pekerjaan tower.

g. Execute Solution

Pada tahap ini perusahaan mulai mengaplikasikan solusi kepada para

pelanggannya, tetapi kegiatan value chain service business tidak berhenti

sampai disini. Perusahaan harus tetap mencari tahu apakah solusi yang

dihasilkan sudah cukup memuaskan kebutuhan pelanggan dan memenuhi

standar yang diinginkan oleh pelanggan.

• Proses akuisisi lahan.

• Mobilisasi material.

• Pekerjaan konstruksi tower.

• Evaluasi pekerjaan dilapangan.

• Pekerjaan co-location tower.

• Maintenance tower.

2. Aktivitas Pendukung, yang terdiri dari:

a. Technology

Teknologi yang digunakan oleh PT. Prasetia Dwidharma meliputi penerapan

teknologi terkomputerisasi pendukung support seperti e-HRIS (Sistem

Absensi), FINA (Accounting).

b. Human Resources

118

Pengaturan sumber daya manusia pada PT. Prasetia Dwidharma yang

meliputi perekrutan, pelatihan, peningkatan kualitas sumber daya manusia,

penggajian, kehadiran (absensi).

c. Infrastucture

Infrastruktur merupakan sarana dan prasarana yang diperlukan oleh

perusahaan untuk menunjang kegiatan bisnis seperti gedung, daya listrik,

transportasi, alat tulis kantor

d. Administration

Kegiatan yang berhubungan dengan pembelian, penagihan, dan keuangan

yang meliputi proses pembuatan bukti proses-proses transaksi, pembuatan

laporan-laporan yang berhubungan dengan perusahaan, customer, dan

keuangan.

3.2.1.2. Analisis SWOT

Merupakan analisis yang terdiri dari kekuatan (strength), kelemahan (weakness),

peluang (opportunity), serta ancaman (threats). Berikut merupakan hasil analisis SWOT

dari PT. Prasetia Dwidharma:

3.2.1.2.1. Faktor Strategi Internal

a. Strength

• Dukungan financial yang kuat.

• Jasa pembangunan tower yang cepat dan berkualitas sesuai dengan standard

pembangunan tower.

• Harga jasa yang kompetitif.

• Mayoritas SDM berada pada usia produktif sehingga berpotensi untuk

memberikan ide-ide kreatif dan inovatif.

• Komitmen dari top level manajemen untuk melakukan pemanfaatan SI / TI

pada proses bisnis.

b. Weakness

• PT. Prasetia Dwidharma merupakan perusahaan yang baru berdiri.

• Ketergantungan terhadap customer (single customer).

• Sulitnya mendapatkan informasi akurat mengenai proses dan status progress

pembangunan tower.

• Lemahnya kontrol terhadap stok material.

3.2.1.2.2. Faktor Strategi Eksternal

a. Opportunity

• Kebutuhan akan informasi dan komunikasi di masyarakat yang semakin

meningkat.

• Adanya teknologi CDMA memungkinkan munculnya provider seluler baru.

• Kebutuhan setiap operator seluler untuk memperluas area jangkauan dan

kualitas jaringan komunikasi.

• Perkembangan teknologi informasi dengan menggunakan internet.

• Persaingan antar supplier yang semakin ketat sehingga perusahaan

mempunyai pilihan untuk mendapatkan harga dan kualitas terbaik.

120

b. Threats

• Bisnis pembangunan BTS diperkirakan akan mengalami goncangan jangka

waktu 10 tahun ke depan, karena diperkirakan sudah tidak tersedia lagi lahan

untuk membangun di Indonesia.

• PT. Prasetia Dwidharma menyebutnya dengan istilah Community Problem

yaitu permasalahan yang terjadi dengan warga perihal masalah kompensasi

lahan sampai pada konstruksi.

• Datangnya pesaing baru dari luar yang memiliki teknologi lebih canggih.

3.2.1.2.3. Analisis Matrisk SWOT

Tabel 3.1 Matriks SWOT PT. Prasetia Dwidharma

IFAS

Strength Weakness

1. Dukungan financial yang

kuat.

2. Jasa pembangunan tower

yang cepat dan berkualitas

sesuai dengan standard.

3. Harga jasa yang kompetitif.

4. Mayoritas SDM berada pada

usia produktif sehingga

berpotensi untuk memberikan

ide-ide kreatif dan inovatif.

5. Komitmen dari top level

1. PT.Prasetia Dwidharama

merupakan perusahaan

yang baru berdiri

2. Ketergantungan

terhadap customer

(single customer).

3. Sulitnya mendapatkan

informasi akurat

mengenai proses dan

status progress

pembangunan tower.

EFAS manajemen untuk melakukan

pemanfaatan SI / TI pada

proses bisnis.

4. Lemahnya kontrol

terhadap stok material.

Opportunities Strategi SO Strategi WO

1. Kebutuhan akan

informasi di

masyarakat yang

semakin meningkat.

2. Adanya teknologi

CDMA

memungkinkan

munculnya provider

seluler baru.

3. Kebutuhan setiap

operator seluler

untuk memperluas

area jangkauan dan

kualitas jaringan

komunikasi.

4. Perkembangan

teknologi informasi

dengan

menggunakan

1. Memperluas cakupan jasa

konstruksi pembangunan tower

ke penyedia jasa layanan

internet. (S1,O4)

2. Mengajukan penawaran ke

calon pelanggan baru.

(S2,S3,O2,O3,O4)

3. Membangun suatu sistem yang

dapat memfasilitasi kegiatan

bisnis antara supplier dengan

perusahaan.(S4,S5,O5)

1. Memperkenalkan

kualitas jasa dan

eksistensi perusahaan ke

pasar.

(W1,W2,O2,O3,O4)

2. Membangun sistem

untuk membantu

pengelolaan stok

material. (W4, O5)

3. Membangun sistem

yang dapat membantu

manajemen dalam

mengelola seluruh

projek.(W3,O3)

122

internet.

5. Persaingan antar

supplier yang

semakin ketat

sehingga

perusahaan

mempunyai pilihan

untuk mendapatkan

harga dan kualitas

terbaik.

Threats Strategi ST Strategi WT

2. Bisnis

pembangunan BTS

diperkirakan akan

mengalami

goncangan pada

jangka waktu 10

tahun ke depan,

karena diperkirakan

sudah tidak tersedia

lagi lahan untuk

membangun di

Indonesia.

1. Melakukan negoisasi akusisi

lahan dengan tidak merugikan

kedua belah pihak sesuai

peraturan pemerintah yang

berlaku. (S1,T2)

2. Melakukan perbaikan dan

pengembangan pada sistem

yang sedang berjalan secara

berkesinambungan.(S1,S4,S5,

T3)

3. Memperluas cakupan area

fungsi bisnis sampai ke negara

1. Menetapkan standar

pekerjaan tower dan

budaya kerja yang dapat

meningkatkan daya

saing perusahaan.

(W1,T3)

3. PT. Prasetia

Dwidharma

menyebutnya

dengan istilah

Community

Problem yaitu

permasalahan yang

terjadi dengan

warga perihal

masalah

kompensasi lahan

sampai pada

konstruksi.

4. Datangnya pesaing

baru dari luar yang

memiliki teknologi

lebih canggih.

asing yang masih memiliki

potensi dan kebutuhan dalam

bidang layanan komunikasi.

(S1,S2,S3,T1)

3.2.1.2.4. Matriks IFAS dan EFAS

Tabel 3.2 Matriks IFAS PT. Prasetia Dwidharma

Strength & Weakness Bobot Rating B * R

STRENGTH

124

1. Dukungan financial yang kuat.

2. Jasa pembangunan tower yang cepat dan

berkualitas sesuai dengan standard

pembangunan tower..

3. Harga jasa yang kompetitif.

4. Mayoritas SDM berada pada usia produktif

sehingga berpotensi untuk memberikan

ide-ide kreatif dan inovatif.

5. Komitmen dari top level manajemen untuk

melakukan pemanfaatan SI / TI pada proses

bisnis.

0,1

0,125

0,15

0,125

0,125

3

3

3

3

2

0,3

0,375

0,45

0,375

0,25

Total Strength 0,625 1,75

WEAKNESS

1. PT.Prasetia Dwidharama merupakan

perusahaan yang baru berdiri

2. Ketergantungan terhadap customer (single

customer).

3. Sulitnya mendapatkan informasi akurat

mengenai proses dan status progress

pembangunan tower.

4. Lemahnya kontrol terhadap stok material.

0,1

0,125

0,1

0,05

2

3

2

1

0,2

0,375

0,2

0,05

Total Weakness 0,375 0,825

Total Nilai IFAS 1,00 2,575

Tabel 3.3 Matriks EFAS PT. Prasetia Dwidharma

Opportunity & Threats Bobot Rating B * R

OPPORTUNITY

1. Kebutuhan akan informasi di masyarakat

yang semakin meningkat.

2. Adanya teknologi CDMA memungkinkan

munculnya provider seluler baru.

3. Kebutuhan setiap operator seluler untuk

memperluas area jangkauan dan kualitas

jaringan komunikasi.

4. Perkembangan teknologi informasi dengan

menggunakan internet.

5. Persaingan antar supplier yang semakin

ketat sehingga perusahaan mempunyai

pilihan untuk mendapatkan harga dan

kualitas terbaik.

0,15

0,125

0,125

0,1

0,1

3

3

3

2

2

0,45

0,375

0,375

0,2

0,2

126

Total Opportunity 0,6 1,6

THREATS

1. Bisnis pembangunan BTS diperkirakan

akan mengalami goncangan jangka waktu

10 tahun ke depan, karena diperkirakan

sudah tidak tersedia lagi lahan untuk

membangun di Indonesia.

2. PT. Prasetia Dwidharma menyebutnya

dengan istilah Community Problem yaitu

permasalahan yang terjadi dengan warga

perihal masalah kompensasi lahan sampai

pada konstruksi.

3. Datangnya pesaing baru dari luar yang

memiliki teknologi lebih canggih.

0,125

0,15

0,125

2

2

2

0,25

0,3

0,25

Total Threats 0,4 0,8

Total Nilai EFAS 1,0 2,4

Keterangan Rating:

a. Faktor kekuatan dan peluan

1 = tidak baik

2 = kurang baik

3 = baik

4 = sangat baik

b. Faktor kelemahan dan ancaman

1 = sangat baik

2 = baik

3 = kurang baik

4 = tidak baik

Dilihat dari nilai total yang didapat dari tabel-tabel di atas dapat dilihat bahwa nilai

total IFAS lebih besar dari EFAS yaitu 2.575. Hal tersebut menggambarkan bahwa PT.

Prasetia Dwidharma lebih memiliki posisi internal yang lebih kuat dibandingkan dengan

eksternal.

3.2.1.2.5. Diagram SWOT

Diagram SWOT ini digunakan untuk mengetahui posisi relatif PT. Prasetia

Dwidharma terhadap faktor strategi internal dan eksternal. Bagaimana posisi mereka

dalam pemanfaatan kekuatan dan peluang yang ada untuk mengurangi atau mengatasi

kelemahan dan ancaman yang yang ada. Setelah mengetahui nilai dari IFAS dan EFAS

128

maka dirancang sebuah diagram SWOT untuk mengetahui posisi dari PT. Prasetia

Dwidharma dari perusahaan lain. Cara untuk mengetahuinya adalah dengan menghitung

selisih antara IFAS dan EFAS:

Tabel 3.4 Hasil selisih IFAS dan EFAS

IFAS EFAS

Kekuatan 1,75 Peluang 1.6

Kelemahan 0.825 Ancaman 0.8

Nilai (x)

Kekuatan-kelemahan

0.925 Nilai (y)

Peluang-ancaman

0,8

Dari perhitungan di atas, dapat disimpulkan bahwa posisi perusahaan pada titik

koordinat (0.925, 0.8), dan digambarkan seperti di bawah ini:

Gambar 3.3 Diagram SWOT PT. Prasetia Dwidharma

Dari gambar di atas, dapat disimpulkan bahwa perusahaan berada pada kuadran

satu yaitu berada pada strategi agresif. Dimana perusahaan memiliki kekuatan dan

peluang. Dan dengan kekuatan yang dimiliki, perusahaan mampu memanfaatkan

peluang yang ada untung mengembangkan bisnisnya.

3.2.1.3. Analisis Balanced Scorecard (BSC)

1. Financial Perspective

Perspektif yang menggambarkan apakah penerapan strategi bisa mendatangkan

manfaat ekonomis bagi perusahaan, karena kinerja keuangan menentukan

kelangsungan hidup suatu perusahaan.

Tabel 3.5 Financial Perspective BSC

Financial Perspective

Objectives Measure(s) Target

Meningkatkan

keuntungan

perusahaan

Peningkatan total project Peningkatan total

project 10%

Mengurangi biaya

operasional konstuksi

perusahaan

- Biaya pengiriman

- Biaya pekerja konstruksi

- Tidak adanya biaya

tambahan untuk

pengiriman

- Tidak adanya Lead

Time pekerjaan

2. Internal Business Perspective

130

Perspektif ini berfokus pada kinerja proses internal yang mendorong bisnis

perusahaan.

T

a

b

e

l

3

.

6

I

n

ternal Business Perspective BSC

3. Customer Perspective

Perspektif ini berfokus pada kebutuhan dan kepuasan pelanggan, termasuk pangsa

pasar.

Tabel 3.7 Customer Perspective BSC

Customer Perspective


Meningkatkan - Loyalitas pelanggan Penurunan jumlah

Internal Business Perspective


Meningkatkan

kualitas produk

- Derajat kemiringan tower

- Ketahanan tower

Tingkat kerusakan

produk 0%

Meningkatkan

kualitas informasi

perusahaan

- Akurasi data

- Relevansi data

- Waktu mendapatkan

informasi

Tingkat kesalahan data

0%

Menyelesaikan

project sesuai dengan

perencanaan

- Waktu penyelesaian project Project selesai tepat

waktu

kepuasan pelanggan - Jumlah keluhan customer keluhan pelanggan

10%

4. Innovation and Learning Perspective

Perspektif ini menggambarkan kinerja perusahaan di masa mendatang dan faktor-

faktor yang mendukungnya.

Tabel 3.8 Innovation and Learning Perspective BSC

Innovation and Learning Perspective


Menerapkan

teknologi informasi

ke dalam proses

bisnis

Kualitas informasi Tingkat kesalahan data

0%

Meningkatkan

kompetensi SDM

Tingkat produktivitas

karyawan

Peningkatan kinerja dan

kompetensi karyawan

10%

3.2.1.4. Analisis Critical Success Factor (CSF) dan Key Performance Indicator

(KPI)

Analisis CSF dilakukan untuk mengetahui faktor-faktor yang menjadi penentu

keberhasilan perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya.

132

Tabel 3.9 Financial Perspective CSF dan KPI

Financial Perspective

Objectives Measure(s) Action(CSF) KPI

Meningkatkan

keuntungan

perusahaan

- Total project

Pemberian harga yang

kompetitif

Peningkatan total

project 10%

Mengurangi

biaya

operasional

konstuksi

perusahaan

- Biaya pengiriman

- Biaya pekerja

konstruksi

- Perencanaan

pengiriman material

tepat

- Mengurangi Lead

Time pekerjaan

- Tidak adanya biaya

tambahan untuk

pengiriman

- Tidak adanya Lead

Time pekerjaan

Tabel 3.10 Internal Business Perspective CSF dan KPI

Internal Business Perspective


Meningkatkan

kualitas produk

- Derajat kemiringan

tower

- Ketahanan tower

Peningkatan kualitas

produk

Tingkat kerusakan

produk 0%

Meningkatkan

kualitas

informasi

- Akurasi data

- Relevansi data

- Waktu mendapatkan

Pengolahan

informasi yang tepat

Tingkat kesalahan

data 0%

perusahaan informasi

Menyelesaikan

project sesuai

dengan

perencanaan

Waktu penyelesaian

project

Peningkatan

koordinasi tim

project

Project selesai tepat

waktu

Tabel 3.11 Customer Perspective CSF dan KPI

Customer Perspective


Meningkatkan

kepuasan

pelanggan

- Loyalitas pelanggan

- Jumlah keluhan

customer

- Menjalin

kerjasama yang

baik dengan

pelanggan

- Menangani

keluhan customer

dengan cepat

Penurunan jumlah

keluhan pelanggan

10%

Tabel 3.12 Innovation and Learning Perspective CSF dan KPI

Innovation and Learning Perspective


134

Menerapkan

teknologi

informasi ke

dalam proses

bisnis

Kualitas informasi Pemanfaatan

teknologi sesuai

dengan kebutuhan

dan perkembangan

teknologi

Tingkat kesalahan

data 0%

Meningkatkan

kompetensi SDM

Tingkat produktivitas

karyawan

Peningkatan

keahlian dan

pengalaman

karyawan

Peningkatan kinerja

dan kompetensi

karyawan 10%

3.2.2. Analisis Lingkungan Eksternal Bisnis

Analisis lingkungan eksternal bisnis, merupakan analisis terhadap faktor-faktor

eksternal yang mempengaruhi kegiatan bisnis perusahaan. Analisis yang dilakukan

mencakup analisis terhadap persaingan bisnis perusahaan dengan menggunakan teknik

analisis PEST dan analisis persaingan Porter.

3.2.2.1. Analisis Lingkungan Politik, Ekonomi, Sosial dan Teknologi (PEST)

Analisis ini dilakukan untuk mengetahui faktor-faktor eksternal perusahaan yang

dapat memberikan dampak bagi kegiatan bisnis perusahaan. Faktor-faktor disini

meliputi:

1. Faktor Politik

Secara langsung kondisi politik di Indonesia tidak mempengaruhi kegiatan bisnis

PT. Prasetia Dwidharma. Walaupun terjadi transisi pemerintahan, perubahan

undang-undang, peraturan pajak dan peraturan daerah tidak akan memberikan

dampak langsung terhadap permintaan bisnis dari pelanggan. Dengan semakin

majunya perkembangan teknologi informasi dan komunikasi khususnya di

Indonesia, menyebabkan pemerintah menciptakan peraturan yang mengatur

mengenai pembangunan tower. Pemerintah melalui menteri komunikasi dan

infomasi (KOMINFO) mengeluarkan kebijakan mengenai pembangunan menara

melalui peraturan terbaru Peraturan Menteri Kominfo No.

2/PER/M.KOMINFO/3/2008 tentang Pedoman Pembangunan dan Penggunaan

Menara Telekomunikasi pasal 5 yang menyebutkan bahwa kini menara wajib

digunakan secara bersama tanpa mengganggu pertumbuhan industri

telekomunikasi. Hal ini menjadi landasan bahwa kini menara wajib digunakan

oleh minimal 2 operator. Dengan kebijakan ini tentunya mempunyai dampak

positif bagi perusahaan dalam memperoleh project dari pelanggan.

2. Faktor Ekonomi

Kondisi ekonomi global yang tidak menentu memberikan kekhawatiran kepada

para masyarakat dunia, perusahaan menjadi lebih berhati-hati dalam mengeluarkan

keputusan mengenai pengeluaran. Dengan kondisi sekarang ini, kebutuhan

masyarakat akan jaringan telekomunikasi yang semakin meluas menjadikan bisnis

konstruksi tower perusahaan terus mengalami peningkatan yang menjanjikan dari

tahun ke tahun. Beberapa perusahaan operator seluler berlomba-lomba untuk

memperlebar sayap mereka dalam ruang lingkup jaringan telekomunikasi. Hal ini

dinilai menguntungkan bagi perusahaan jasa dibidang konstruksi khususnya tower

136

untuk mendapatkan project, baik itu project untuk pekerjaan konstruksi tower

baru, pekerjaan co-location untuk tower dan pekerjaan maintenance tower.

3. Faktor Sosial

PT. Prasetia Dwidharma mempunyai pemahaman bahwa pelanggan, mitra usaha,

pemerintah dan warga yang mempunyai hubungan langsung dengan kegiatan

bisnis harus mendapat perlakuan khusus yang lebih dari sekedar hubungan bisnis

semata. Kerjasama dengan pelanggan dan mitra usaha tidak hanya pada transaksi

bisnis semata, akan tetapi PT. Prasetia Dwidharma secara terbuka menerima setiap

saran dan kritik dari setiap elemen eksternal penunjang kegiatan perusahaan.

Pelayanan merupakan kunci utama keberhasilan bagi perusahaan. Selain itu

perusahaan selalu menjaga agar pada saat pembangunan sampai tower yang

didirikan siap untuk digunakan tidak memberikan dampak negative bagi warga

disekitar. Maka dengan adanya lingkungan kerja sama yang aman dan nyaman

dapat memberikan kesejahteraan baik bagi perusahaan maupun lingkungan sekitar.

4. Faktor Teknologi

Dengan berkembangnya teknologi yang semakin pesat membuat perusahaan untuk

dapat bereaksi dengan sigap dalam beradaptasi. PT. Prasetia Dwidharma harus

dapat mengikuti perkembangan teknologi, hal ini dikarenakan jasa yang

ditawarkan perusahaan mempunyai hubungan langsung dengan bidang teknologi

informasi. Mengingat trend sekarang teknologi informasi sudah mulai sering

disebut dengan ICT (Information and Communication Technology). Hal ini

menyebabkan pihak manajemen berfikir untuk mengimplementasikan strategi TI

kedalam jasa pendirian sarana komunikasi tersebut. Selain itu perkembangan

teknologi yang begitu cepat dapat mempengaruhi kinerja suatu perusahaan, saat ini

banyak perusahaan yang berhasil menerapkan perkembangan teknologi sebagai

penunjang kegiatan bisnis perusahaan, bahkan dapat dijadikan strategi untuk

menciptakan suatu keunggulan bersaing.

3.2.2.2. Analisis Lima Daya Porter

Analisis ini dilakukan untuk mengetahui keadaan lingkungan yang mencerminkan

persaingan bisnis perusahaan. Dengan adanya gambaran ini, diharapkan perusahaan

mampu untuk mengenali dan bertahan dalam persaingan.

Berdasarkan hasil analisis, maka kekuatan lima daya porter yang terdapat pada PT.

Prasetia Dwidharma adalah:

Pendatang BaruPT.

Supplier- UD.Jari Ranggon Indah- PT. Gunung Bintang Semesta- CV. Vreca Dwitunggal Solution- PT. Voksel Electric- PD. Surya Gemilang- TK. Sentosa Jaya- PT. Caturmukti Pratama- PD. Bintang Jaya Teknik- TK. Multi Abadi- CV. Tripple Jo Electric- PT. Jaya Teknik

CustomerPT. Solusindo

Kreasi Pratama

Subtitusi

Pesaing- PT. Mekar Indah Teknologi- PT. Citra Yasindo Setia- PT Refconindo Bintang Sejahtera

Gambar 3.4 Analisis Lima Daya Porter

138

Dari gambar di atas, dapat dijelaskan:

a. Persaingan Industri

Dalam menjalankan bisnisnya, PT. Prasetia Dwidharma harus menghadapi

persaingan yang terjadi dalam lingkungan industri yang sejenis. Beberapa

perusahaan yang menjadi pesaing PT. Prasetia Dwidharma adalah PT Mekar indah

teknologi, PT. Citra Yosindo Setia, dan PT. Refcoindo Bintang Sejahtera.

Keberadaan pesaing-pesaing tersebut cukup memberikan pengaruh yang besar

bagi perusahaan. Oleh sebab itu perusahaan berusaha sebaik mungkin untuk dapat

bertahan dalam persaingan, dengan terus meningkatkan keunggulan kompetitif

yang dimiliki, seperti meningkatkan kualitas dari produk yang dihasilkan,

menambah kapasitan produksi dan meningkatkan kualitas SDM yang dimiliki.

b. Ancaman Pendatang Baru

Munculnya perusahaan baru dapat menjadi ancaman bagi keberadaan PT. Prasetia

Dwidharma. Pendatang baru merupakan perusahaan baru yang muncul dan

bergerak di bidang usaha yang sejenis ataupun perusahaan lama yang

mengembangkan usahanya ke bidang yang sejenis. Saat ini banyak perusahaan-

perusahaan baru yang bermunculan dengan masing-masing keunggulan.

Perusahaan pendatang baru yang menjadi ancaman perusahaan dari luar negeri

yang memiliki keunggulan teknologi dibanding perusahaan.

c. Ancaman Produk Pengganti

Dalam bisnis konstruksi BTS tower untuk kebutuhan telekomunkasi untuk saat ini

tidak terdapat produk pengganti. Teknologi yang digunakan saat ini masih

menggunakan BTS tower.

d. Kekuatan tawar menawar pemasok

Untuk melakukan kegiatan bisnisnya dan untuk penyediaan material pembangunan

tower, adapun diantaranya adalah PT. Bahrul Alam Persada, UD.Jari Ranggon

Indah, PT. Gunung Bintang Semesta, CV. Vreca Dwitunggal Solution, PT. Voksel

Electric, PD. Surya Gemilang, TK. Sentosa Jaya, PT. Caturmukti Pratama ,PD.

Bintang Jaya Teknik, TK. Multi Abadi, CV. Tripple Jo Electric dan PT. Jaya

Teknik. Supplier yang bekerjasama dengan PT. Prasetia Dwidharma mencakup ke

seluruh daerah Indonesia, karena tidak semua bahan baku yang dibutuhkan harus

dikirim dari pusat. Hubungan dengan para supplier terjalin dengan baik karena

perusahaan kita sangat mengutamakan pembayaran yang tepat waktu sehingga

kepercayaan supplier terhadap perusahaan sangat tinggi, dengan adanya

kepercayaan tersebut maka para supplier dapat memberikan pelayanan yang

maksimal dan juga harga yang bersaing.

e. Kekuatan tawar menawar pembeli

Pelanggan dari PT. Prasetia Dwidharma adalah PT. Solusindo Kreasi Utama.

Untuk memuaskan kebutuhan pelanggan, PT. Prasetia Dwidharma berusaha untuk

menjaga dan meningkatkan kualitas dari produk dan jasa yang dihasilkan, seperti

ketepatan pembangunan sesuia yang direncanakan, memiliki harga yang bersaing

dengan para kompetitor. Hal tersebut diharapkan dapat memenuhi kebutuhan

pelanggan dengan baik, sehingga loyalitas pelanggan dapat terjaga. Dalam hal ini

pelanggan memiliki kekuatan tawar-menawar yang lebih besar dibanding PT.

Prasetia Dwidharma, karena pelanggan yang menentukan perusahaan yang akan

bekerjasama untuk memenuhi kebutuhan brake system.

3.2.3. Analisis Lingkungan Eksternal SI/TI

140

Perkembangan teknologi belakangan berkembang begitu pesat, begitu juga dengan

perkembangan teknologi informasi dan sistem informasi. Perusahaan sangat menyadari

bahwa peran teknologi informasi sangat dibutuhkan untuk mendukung jalannya proses

bisnis perusahaan. Perkembangan teknologi informasi tersebut harus dapat diikuti

perkembangannya. Karena dengan pengimplementasian teknologi informasi yang tepat,

dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas dari perusahaan.

PT Prasetia Dwidarma yang bergeraka dalam bidang jasa konstruksi sangat

mementingkan pelayanan dan kepercayaan terhadap para pelanggannya. Penerapan

SI/TI dapat dilakukan dengan pengintegrasiaan aspek bisnis yang terdapat pada

PT. Prasetia Dwidarma dengan menerapkan penggunaan internet yang telah banyak

perusahaan mengimplementasikannya. Dengan adanya jaringan internet yang mudah

dijangkau maka secara langsung mempengaruhi bisnis dari perusahaan .

3.2.4. Analisis Lingkungan Internal SI/TI

Saat ini, pada PT.Prasetia Dwidharma telah menerapkan sistem informasi

dibeberapa bagian. Bagian-bagian tersebut antara lain: bagian finance dan bagian human

resource.

3.2.4.1. Aplikasi

Terdapat dua aplikasi yang sudah diimplementasikan oleh perusahaan yakni

aplikasi FINA dan aplikasi e-HRIS.

1. Aplikasi e-HRIS

Aplikasi e-HRIS merupakan aplikasi berbasis web yang mendukung kegiatan

bisnis perusahaan khususnya pada bidang kepegawaian. Fitur yang disediakan

oleh aplikasi e-HRIS sebenarnya cukup banyak, akan tetapi perusahaan baru

mengimplentasi salah satu yakni sistem absensi. Aplikasi e-HRIS merupakan

aplikasi opensource yang penggunaannya bebas dimodifikasi sesuai dengan

kebutuhan perusahaan.

2. Aplikasi Fina

Aplikasi FINA merupakan aplikasi yang mendukung kegiatan bisnis perusahaan

khususnya pada bidang keuangan. Menyediakan modul-modul penting yang

digunakan oleh bagian keuangan dan akuntansi dalam menyimpan dan mengolah

data menjadi sebuah laporan yang dapat digunakan untuk pengambilan

keputusan.

Kedua aplikasi ini mempunyai kesamaan yaitu mempunyai arsitektur database

yang terintegrasi dan mengadaptasi konsep client-server. Perbedaannya adalah e-HRIS

harus diakses melalui browser sedangkan FINA harus menginstall aplikasi pada setiap

client. Namun kelemahan dari implementasi kedua aplikasi ini adalah tidak

terintegrasinya database kedua aplikasi ini yang pastinya akan berdampak buruk pada

perusahaan ke depannya.

3.2.4.2. Spesifikasi Hardware dan Software Perusahaan

Berikut adalah spesifikasi tentang perangkat keras dan perangkat lunak yang

terdapat di PT.Prasetia Dwidharma:

Tabel 3.13 Spesifikasi hardware dan software pada PT. Prasetia Dwidharma

Jenis Keterangan Jumlah

142

Hardware File Server

• Processor : Inter Core2Duo 2.2 Ghz

• Memory : 2GB

• Harddisk : 500GB

• LAN card : 10/100 Mbps

• Monitor LCD 17 Inch

1

Fina Server


• Memory : 1GB




1

e-HRIS Server


• Memory : 1GB




1

Notebook

• Processor : Inter Core2Duo 2Ghz

• Memory : 1GB


17


• VGA : Intel 4500

• WiFi

• Layar 14 Inch

• DVDRW

PC Client


• Memory : 1 GB




• DVDRW

19

Printer 8

UPS 7

Switch / Hub 6

Modem / Router 1

Software • Windows XP SP2

• Windows 7

• Autocad 2007

• MS Office 2003&2007

• Norton IS 2009

• Fina Client

144

3.2.4.3. SDM Pada Departemen IT

PT. Prasetia Dwidharma telah memiliki sumber daya manusia pada departemen IT

sebanyak 3 orang yang mempunyai tugas untuk mendukung kegiatan perusahaan yang

berhubungan dengan pemanfaatan teknologi dan sistem informasi didalam perusahaan.

Pekerjaan yang dilakukan meliputi kegiatan pengembangan aplikasi dan support.

Kompetensi yang dimiliki oleh para staff IT secara keseluruhan pada PT.Prasetia

Dwidharma diantaranya: kemampuan untuk menganalisa kebutuhan sistem baik yang

telah berjalan maupun yang akan dikembangankan, pengetahuan tentang server dan

networking, kemampuan untuk membuat aplikasi dan website. Para personil IT dituntut

untuk dapat bekerja secara individu maupun secara kelompok dalam mengerjakan

tugasnya.

3.2.4.4. Arsitektur Jaringan Perusahaan

1st Floor 2nd Floor

LOGISTIC FINANCE & ACCOUNTING

FinaServer

2nd Floor

HUMAN RESOURCE & GENERAL AFFAIR

Switch

PrinterPrinter Printer

Switch

2nd Floor

LOGISTIC & PURCHASING

Printer

Switch

3rd Floor

DIREKSI

3rd Floor

PROJECT & ENGINEERING

4th Floor

PROJECT & INFORMATION TECHNOLOGY

Switch

Printer

WirelessRouter

FileServer

SwitchSwitch

Access PointE-HRISServer

Printer

Internet

Gambar 3.5 Arsitektur Jaringan PT. Prasetia Dwidharma

84

3.2.4.5. Aplikasi Portfolio Perusahaan Saat Ini

Analisis portfolio ini mengacu kepada suatu analisis yang digunakan untuk

mengetahui aplikasi yang digunakan oleh perusahaan saat ini termasuk dalam kategori

strategic, high potential, key operational atau support. Pemberian kategori tersebut

dilihat dari kontribusi yang diberikan oleh masing-masing aplikasi kepada bisnis

perusahaan.

• Aplikasi FINA

Pertanyaan Ya/Tidak

h. Apakah FINA menghasilkan keunggulan bersaing bagi

bisnis perusahaan? No

i. Apakah FINA memungkinkan tercapainya tujuan bisnis

yang spesifik dan/atau critical success factors? No

j. Apakah FINA mengatasi kendala bisnis yang

berhubungan dengan pesaing? No

k. Apakah FINA menghindari resiko bisnis di masa depan

agar tidak timbul dalam waktu dekat? No

l. Apakah FINA meningkatkan produktivitas bisnis dan

mengurangi biaya? Yes

m. Apakah FINA memungkinkan perusahaan memenuhi

kebutuhan? Yes

n. Apakah FINA manfaatnya belum diketahui, tapi bisa jadi

menghasilkan poin (a) atau (b) di atas ? No

• Aplikasi e-HRIS

Pertanyaan Ya/Tidak

a. Apakah e-HRIS menghasilkan keunggulan bersaing bagi

bisnis perusahaan? No

b. Apakah e-HRIS memungkinkan tercapainya tujuan bisnis

yang spesifik dan/atau critical success factors? No

c. Apakah e-HRIS mengatasi kendala bisnis yang

berhubungan dengan pesaing? No

d. Apakah e-HRIS menghindari resiko bisnis di masa depan

agar tidak timbul dalam waktu dekat? No

e. Apakah e-HRIS meningkatkan produktivitas bisnis dan

mengurangi biaya? Yes

f. Apakah e-HRIS memungkinkan perusahaan memenuhi

kebutuhan? Yes

g. Apakah e-HRIS manfaatnya belum diketahui, tapi bisa

jadi menghasilkan poin (a) atau (b) di atas ? No

Dari hasil analisis pertanyaan diatas maka dapat ditentukan bahwa Berikut

aplikasi portfolio saat ini pada PT. Prasetia Dwidharma :

86

Tabel 3.14 Analisis Aplikasi Portfolio pada PT. Prasetia Dwidharma

Strategic High Potential

e-HRIS:

- Sistem absensi

FINA (Accounting)

- General Ledger

- Pembelian

Key Operasional Support

Dari analisis portfolio aplikasi yang sedang berjalan saat ini dapat dilihat bahwa

PT. Prasetia Dwidharma belum memiliki aplikasi yang bersifat Strategic atau High

Potential. Selama ini fungsi SI/TI hanya sebagai pendukung dalam kegiatan yang

bersifat support.

bab 3 analisis sistem yang sedang berjalan 3.1. …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2010-2-00440-sias bab...

Documents