bab 4 rekomendasi strategi migrasi aplikasi sapthesis.binus.ac.id/doc/bab4/2009-1-00440-si bab...

166

BAB 4

REKOMENDASI STRATEGI MIGRASI APLIKASI SAP

Pada bab ini akan dibahas mengenai hasil penelitian dari dua metode yaitu metode

analisa Fit/Gap untuk menganalisa sejauh mana kedua strategi migrasi dapat

mengakomodir kebutuhan-kebutuhan perusahaan terhadap sistem yang baru dan metode

analisa Cost/Benefit yang akan menganalisa biaya dan manfaat yang akan diperoleh

oleh perusahaan dari masing-masing alternatif. Dari penelitian menggunakan dua

metode ini akan menghasilkan suatu rekomendasi strategi migrasi dari SAP R/3 4.7 ke

versi SAP ERP 6.0 bagi TRAC-ASTRA RENT A CAR.

4.1 Alternatif Pengambilan Keputusan

Rencana migrasi sistem SAP yang akan dilakukan oleh TRAC – ASTRA RENT

A CAR dari SAP R/3 4.7 ke versi SAP ERP 6.0 dapat dilakukan dengan salah satu

cara yaitu upgrade atau reimplementation. Masing – masing alternatif pengambilan

keputusan migrasi sistem tersebut memiliki karakteristik sendiri yang harus

disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi perusahaan yang akan melakukan

migrasi.

4.1.1 Upgrade

Upgrade adalah proses migrasi sistem SAP R/3 4.7 ke versi SAP ERP 6.0

dengan melakukan penyesuaian melalui customize dan konfigurasi pada

fungsi sesuai standar SAP dan yang sebelumnya sudah diimplementasikan.

167

4.1.1.1 Ruang lingkup upgrade

Secara garis besar upgrade melalui 3 (tiga) kegiatan yang meliputi

perencanaan (Plan), pembangunan (Build), dan eksekusi (Run).

Berikut adalah fase-fase dan aktivitas masing-masing kegiatan:

Fase Perencanaan

1. Sub Fase Evaluasi Upgrade

No Kegiatan Keterangan

Jumlah

Hari

1.

Kick Off Meeting

Merupakan tahap awal dalam proyek upgrade

SAP yang dilakukan oleh pihak manajemen,

divisi IT, consultant, dan tim proyek untuk

membicarakan kegiatan proyek dan tanggung

jawab masing-masing pihak selama proyek

berlangsung. Yang terlibat adalah semua

consultant.

1 hari

2. Mengidentifikasikan

dan menetapkan

upgrade paths untuk

memberikan

gambaran solusi.

Menetapkan alur proses-proses inti kegiatan

upgrade untuk menentukan tahapan-tahapan

yang akan dilaksanakan.

Yang terlibat adalah semua consultant.

4 hari

3. Melakukan analisa

high level impact

Menganalisa dampak-dampak yang mungkin

terjadi dengan melakukan perubahan pada

5 hari

168

No Kegiatan Keterangan Jumlah

Hari

terhadap landscape

yang ada saat ini.

landscape SAP terutama yang berkaitan

dengan PRD (Production) landscape, contoh :

pertimbangan aspek kompatibilitas dari setiap

landscape. Yang terlibat adalah consultant

fungsional dan teknikal.

4. Mendukung

optimisasi Total

Cost of Ownership

(TCO) untuk proyek

upgrade dan

gambaran dari target

yang diinginkan.

Melakukan analisa terhadap biaya

sesungguhnya dari kepemilikan software SAP

mulai dari tahap perencanaan, biaya operasi

rutin, sampai dengan masa retirement dari

sistem SAP. Yang terlibat adalah semua

consultant.

3 hari

2. Sub Fase Perencanaan Ugrade


Hari

1. Mengecek

kelayakan technical

dan resiko dari

upgrade

Menganalisa dan mengestimasi berbagai resiko

yang mungkin terjadi dengan dilakukannya

upgrade pada komponen sistem SAP yang

baru dengan mempertimbangkan keadaan

infrastruktur dan resources yang dimiliki

perusahaan. Yang terlibat adalah semua

7 hari

169


Hari

consultant.

2.

Melakukan

kelayakan

functional dan risiko

bila terjadi

kekacauan dalam

bisnis.

Menganalisa dan mengestimasi berbagai resiko

yang mungkin terjadi dengan dilakukannya

upgrade pada komponen sistem SAP yang

baru dengan mempertimbangkan keadaan

proses bisnis yang berlangsung pada

perusahaan. Yang terlibat adalah consultant

fungsional.

8 hari

3.

Mengecek dampak

terhadap IT

landscape dan

solution yang

berjalan saat ini.

Menganalisa berbagai dampak dan risiko yang

mungkin terjadi karena perubahan pada

landscape yang akan dilakukan. Yang terlibat

adalah semua consultant.

4 hari

TOTAL FASE PERENCANAAN 32 hari

Fase Pembangunan

1. Sub Fase Realisasi


Hari

1. Instalasi Solution

Manager 3.2

SAP Solution Manager adalah platform

aplikasi strategic manajemen untuk melakukan

4 hari

170


Hari

System. kolaborasi antara customer dengan SAP.

Dalam melakukan instalasi Solution Manager

diperlukan sebuah kunci yaitu SAP Solution

Manager Key. Yang terlibat adalah consultant

BASIS

2.

Melakukan evaluasi

pengembangan

sistem baru untuk

upgrade project

(Homogenous

System Copy - PRD)

Proses evaluasi Homogenous System Copy

adalah suatu proses melakukan pemindahan

(copy) Operating System (OS) dari sistem SAP

yang sebelumnya diimplementasikan karena

tidak adanya perubahan atau bersifat sejenis

(homogenous). Proses pemindahan ini

dilakukan pada landscape production (PRD)

dalam sistem SAP.

Yang terlibat adalah consultant BASIS

10 hari

3.

Upgrade Front end

Software.

Melakukan instalasi terhadap SAP GUI pada

workstations. Yang terlibat adalah consultant

BASIS

10 hari

4.

ABAP

improvement.

Melakukan penyempurnaan pada program

yang telah ada untuk memenuhi requirement

perusahaan.Yang terlibat adalah consultant

ABAP

20 hari

171


Hari

5. Pengujian terhadap

upgrade pada

masing-masing

modul aplikasi.

Melakukan pengujian pada masing-masing

modul aplikasi setelah dilakukan berbagai

perubahan dan konfigurasi sesuai dengan

kebutuhan dan requirement yang diperlukan

oleh perusahaan. Yang terlibat adalah semua

consultant.

12 hari

6.

Perform Unit and

Integration Testing.

Melakukan unit testing yaitu pengujian pada

masing-masing fungsi yang independent,

kemudian melakukan integration testing untuk

memastikan keseluruhan fungsi yang ada

berjalan dengan baik untuk mendukung proses

bisnis perusahaan. Yang terlibat adalah semua

consultant

8 hari

7. Melakukan training

pada key user

(Generic &

Specific)

Melakukan training pada key user terhadap

penambahan fungsi-fungsi baru dan perubahan

struktur yang terjadi. Yang terlibat adalah

consultant Fungsional.

2 hari

8.

Upgrade pada SAP

ERP 6.0 on Quality

System.

Melakukan instalasi pada instance yang akan

dipakai dan application server pada sistem

SAP ERP 6.0 pada quality system. Yang

terlibat adalah consultant Teknikal.

7 hari

172


Hari

9.

Homogenous

System Copy of

PRD to New Quality

dan Upgrade pada

SAP ERP 6.0.

Proses Homogenous System Copy adalah suatu

proses melakukan pemindahan (copy)

Operating System (OS) dari sistem SAP yang

sebelumnya diimplementasikan dan bersifat

sejenis atau tidak adanya perubahan


dilakukan pada landscape production (PRD)

dalam sistem SAP.

Yang terlibat adalah consultant BASIS.

9 hari

10.

Perform Testing in

Quality System.

Melakukan pengujian pada landscape Quality

Assurance System (QAS). Yang terlibat adalah

consultant Teknikal dan BASIS.

12 hari

11.

Testing oleh end

user pada Quality

System.

Melakukan pengujian kualitas dari fungsi-

fungsi sistem SAP yang baru agar berjalan

dengan baik ketika dijalankan oleh end user.

Yang terlibat adalah consultant Teknikal dan

BASIS.

7 hari

173

2. Sub Fase Persiapan akhir untuk upgrade


Hari

1. Upgrade pada

Production System

Operating System to

AIX (setelah jam

kerja - 23:00).

Melakukan instalasi pada platform AIX pada

sistem SAP ERP 6.0 setelah jam kerja. Yang

terlibat adalah consultant BASIS.

10 hari

2. SAP Release

Upgrade to ERP 6.0

(Downtime

Minimized -

Downtime server

dilakukan setelah

jam kerja).

Meminimalisasi downtime pada sistem karena

melakukan upgrade. Untuk melakukan

downtime minimized dapat dilakukan dengan 2

cara yaitu :

• Melakukan operasi paralel dari

production system dan shadow system

yang memungkinkan pelaksanaan

upgrade dilakukan selama uptime dari

production system.

• Mengoptimalkan penggunaan resource

hardware pada saat melakukan

downtime. Yang terlibat adalah

consultant BASIS.

15 hari

174


Hari

3.

User Acceptance

testing.

Melakukan pengujian berbagai

penyempurnaan dan pengembangan fungsional

yang telah dilakukan sesuai dengan perspektif

dan ekspektasi user. Yang terlibat adalah

consultant Teknikal dan Fungsional.

7 hari

4. Production System

Go.

Menjalankan landscape production yang telah

dikembangkan. Yang terlibat adalah semua

consultant.

5 hari

TOTAL FASE PEMBANGUNAN

138

hari

Fase Pelaksaanaan

Upgrade and Support

TOTAL FASE PELAKSANAAN

7 hari

TOTAL UPGRADE 177

hari

Tabel 4.1 Fase dan Aktivitas dari Upgrade

Berdasarkan dari kegiatan tersebut maka Total hari kerja masing-

masing consultant yang dibutuhkan adalah:

175

• Consultant fungsional : 72 hari kerja x 5 consultant = 360 hari

• Consultant Teknikal : 88 hari kerja x 1 consultant = 88 hari

• Consultant ABAP : 70 hari kerja x 1 consultant = 70 hari

• Consultant Basis : 128 hari kerja x 1 consultant = 128 hari

TOTAL HARI KERJA = 646

4.1.2 Reimplementation

Reimplementation adalah proses dalam melakukan migrasi dari sistem

SAP R/3 4.7 ke versi SAP ERP 6.0 dengan melakukan perubahan terhadap

sistem yang sebelumnya berjalan dan membangun sistem yang baru dari awal

sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang telah berubah.

4.1.2.1 Ruang Lingkup Reimplementation

Reimplementation akan melakukan fase-fase pada metodologi

ASAP (Accelerated SAP) secara lengkap, yang terdiri dari :

• Project Preparation

Dalam fase ini, pemimpin proyek akan mendefinisikan tujuan dari

proyek secara jelas dan keseluruhan mekanisme pengambilan

keputusan.

• Business Blueprint

Dalam fase ini ruang lingkup dari implementasi SAP diputuskan

dan didefinisikan secara jelas. Pemilihan dari modul bisnis atau

fungsi yang akan diimplementasikan dan semua kebutuhan bisnis

dijelaskan dan didokumentasikan sebagai Business Blueprint.

176

• Realization

Merupakan fase dimana SAP di-install dan dikonfigurasi.

• Final Preparation

Fase ini merupakan persiapan akhir sebelum going live yang

meliputi testing, user training, manajemen sistem, dan aktivitas

cutover. Fase ini juga menyelesaikan semua open issues yang

penting. Begitu fase ini selesai, maka perusahaan telah siap untuk

menjalankan sistem SAP.

• Go Live and Support

Fase dimana keseluruhan sistem akan dijalankan dan akan

didukung oleh konsultan SAP yang akan melakukan analisa

terhadap performa sistem dan memantu perkembangan dari tiap

aktivitas

Berikut adalah fase-fase dan aktivitas masing-masing kegiatan:

1.Preparation Phase


Hari

1.

Kick Off Meeting

Merupakan tahap awal dalam proyek

implementasi SAP yang dilakukan oleh

pihak manajemen, divisi IT, consultant,

dan tim proyek untuk membicarakan

kegiatan proyek dan tanggung jawab

1 hari

177


Hari

masing-masing pihak selama proyek

berlangsung. Yang terlibat adalah

semua consultant.

2. Follow up terhadap

persiapan project

Melakukan realisasi dan improvement

terhadap hasil kick off meeting serta

menurunkannya menjadi strategi-

strategi yang diperlukan. Yang terlibat


7 hari

3.

Mempersiapkan

rencana upgrade

project

Menentukan perencanaan migrasi

sistem SAP ke ERP 6.0, menentukan

langkah-langkah yang diperlukan

khususnya dalam melakukan upgrade

terhadap komponen-komponen SAP

ERP 6.0. Yang terlibat adalah semua

consultant.

9 hari

4.

Penentuan kebutuhan

secara teknikal

Menentukan perencanaan kebutuhan

infrastruktur yang diperlukan untuk

melakukan migrasi. Yang terlibat

adalah consultant teknikal.

10 hari

178


Hari

5.

Mempersiapkan list

detail aktivitas untuk

DEV, QA, dan PRD

Dalam melakukan implementasi SAP

terdapat 3 landscape yaitu development

system (DEV), quality assurance system

(QAS), dan production system (PROD).

Dalam proses ini akan dilakukan list

yang menjelaskan aktivitas-aktivitas

yang diperlukan dari masing-masing

landscape. Yang terlibat adalah

consultant fungsional dan teknikal

15 hari

TOTAL FASE 1

42 hari

2. Business Blueprint Phase


Hari

1.

Merancang system

landscape upgrade

Merancang ketiga landscape yang

diperlukan untuk melakukan upgrade

komponen SAP ERP 6.0. Yang terlibat

adalah consultant fungsional dan

teknikal.

15 hari

179


Hari

2. Melakukan analisa

terhadap proses bisnis

yang berjalan.

Melakukan analisa terhadap struktur

organisasi, standard operating

procedure, dan policy perusahaan.

Yang terlibat adalah consultant

fungsional.

25 hari

3.

Menentukan berbagai

kebutuhan fungsional

Pada tahap ini, consultant akan

melakukan analisa terhadap kebutuhan-

kebutuhan perusahaan agar dapat

dipenuhi pada sistem yang baru. Yang

terlibat adalah consultant fungsional.

20 hari

4.

ABAP Development

checklist

Melakukan analisa dan perancangan

berbagai berbagai konfigurasi yang

diperlukan untuk

setiap requirement khusus serta

program-program tambahan SAP (add

on) yang akan dilakukan melalui

ABAP. Yang terlibat adalah consultant

ABAP.

7 hari

180


Hari

5.

Merancang prosedur

dan dokumentasi

training pada key user.

Perubahan konstruksi dan pondasi serta

berbagai core process membutuhkan

perencanaan training yang efektif baik

pada key user, untuk itu diperlukan

dokumentasi prosedur training agar

meningkatkan training yang akan

dilakukan. Yang terlibat adalah

consultant fungsional.

3 hari

6. Mengidentifikasi

batasan dan skenario

testing.

Menyusun berbagai persiapan testing

yang akan dilakukan dengan

menentukan parameter-parameter

testing sesuai dengan setiap

requirement yang telah direkapitulasi.


fungsional dan consultant teknikal.

4 hari

7.

Mengidentifikasi

konversi autorisasi

peran pada SAP ERP

6.0

Melakukan struktur peran sesuai

dengan role-based dalam sistem SAP

untuk pengaksesan berbagai fungsi dan

transaksi sesuai dengan kebutuhan dari

masing-masing user dan unit dalam

5 hari

181


Hari

struktur bisnis perusahaan. Yang

terlibat adalah consultant fungsional.

8.

Mendokumentasikan

BASIS Activity List

Menyusun dokumentasi yang berkaitan

dengan berbagai aktivitas instalasi,

konfigurasi, dan maintenance. Yang

terlibat adalah consultant BASIS

7 hari

9.

Merancang matriks

autorisasi pada

akitivitas-aktivitas

kelompok-kelompok

untuk autorisasi peran

Memetakan kelompok user sesuai

dengan fungsi dan karakteristik

terhadap autorisasi role-based dalam

pengaksesan sistem SAP.


fungsional dan consultant teknikal.

5 hari

10.

Mempersiapkan

Upgrade Deliverable

Checklist

Mengevaluasi dan melakukan

konfirmasi terhadap penyusunan

berbagai design dan dokumentasi untuk

kemudian direalisasikan pada fase

selanjutnya. Yang terlibat adalah

consultant fungsional.

15 hari

TOTAL FASE 2 106 hari

182

3. Realization Phase


Hari

1

Instalasi Solution

Manager 3.2 System

SAP Solution Manager adalah platform

aplikasi strategic manajemen untuk

melakukan kolaborasi antara customer

dengan SAP. Dalam melakukan instalasi

Solution Manager diperlukan sebuah

kunci yaitu SAP Solution Manager Key.


4 hari

2 Menciptakan

pengembangan sistem

baru untuk upgrade

System Copy - PRD)

Proses Homogenous System Copy adalah

suatu proses melakukan pemindahan

(copy) Operating System (OS) dari

sistem SAP yang sebelumnya

diimplementasikan karena tidak adanya

perubahan atau bersifat sejenis


dilakukan pada landscape production

(PRD) dalam sistem SAP. Yang terlibat

adalah consultant BASIS.

10 hari

3. Upgrade Front end

Software

Melakukan instalasi terhadap SAP GUI

dan add on pada workstations. Yang

terlibat adalah consultant BASIS.

10 hari

183


Hari

4. Memperbaiki

kesalahan pada SPAU

& SPDD

ABAPer akan melakukan perbaikan

pada

1. SPDD merupakan perbaikan pada

data dictionary. Jika ada standard table

yang telah dimodifikasi, maka object

tersebut akan muncul di dalam list dan

harus dilakukan penyesuaian lagi setelah

dilakukan perbandingan dengan versi

sebelumnya

2. SPAU merupakan repository objects

(program, functions, classes). Object ini

harus dibandingkan dengan versi

sebelumnya dan apabila didapatkan code

yang hilang maka harus dimasukkan

kembali. Namun ada beberapa kasus, hal

ini tidak diperlukan.Yang terlibat adalah

consultant ABAP.

14 hari

184


Hari

5.

ABAP Development

and Correction

Melakukan pengembangan berbagai

kebutuhan fungsional dan penambahan

berbagai add on pada sistem SAP sesuai

dokumentasi analisa dan perancangan

yang telah dilakukan pada fase business

blueprint. Yang terlibat adalah

consultant ABAP.

40 hari

6.

Konversi terhadap

autorisasi dan

perbaikan setelah

upgrade

Merancang perubahan / konversi

terhadap autorisasi peran sesuai dengan

struktur role based masing-masing user

dan unit dalam struktur organisasi yang

telah dirancang dalam fase business

blueprint. Yang terlibat adalah

consultant teknikal.

11 hari

7

Pengujian terhadap

upgrade pada masing-

masing modul aplikasi

Melakukan pengujian pada masing-

masing modul aplikasi setelah dilakukan

berbagai perubahan dan konfigurasi

sesuai dengan kebutuhan dan

requirement yang diperlukan oleh

15 hari

185


Hari

perusahaan. Yang terlibat adalah semua

consultant.

8

Perform Unit &

Integration Testing

Melakukan unit testing yaitu pengujian

pada masing-masing fungsi yang

independent, kemudian melakukan

integration testing untuk memastikan

keseluruhan fungsi yang ada berjalan

dengan baik untuk mendukung proses

bisnis perusahaan. Yang terlibat adalah

semua consultant.

12 hari

9

Melakukan training

pada key user (Generic

& Specific)

Melakukan training pada key user

terhadap penambahan fungsi-fungsi baru

dan perubahan struktur yang terjadi.


fungsional.

3 hari

10. Upgrade SAP ERP 6.0

on Quality System

Melakukan instalasi application server

pada sistem SAP ERP 6.0 pada quality

system. Yang terlibat adalah consultant

teknikal.

7 hari

186


Hari

11

Homogenous System

Copy of PRD to New

Quality dan upgrade

pada SAP ERP 6.0

Proses Homogenous System Copy

adalah suatu proses melakukan

pemindahan (copy) Operating System

(OS) dari sistem SAP yang sebelumnya

diimplementasikan dan bersifat sejenis

atau tidak adanya perubahan


dilakukan pada landscape production

(PRD) dalam sistem SAP.


9 hari

12 Perform Testing in

Quality System

Melakukan pengujian pada landscape

Quality Assurance System (QAS). Yang

terlibat adalah consultant fungsional,

BASIS dan teknikal

12 hari

13 Testing oleh end user

pada Quality System

Melakukan pengujian kualitas dari

fungsi-fungsi sistem SAP yang baru agar

berjalan dengan baik ketika dijalankan

oleh end user. Yang terlibat adalah

consultant fungsional, BASIS dan

teknikal

7 hari

187


4. Final Preparation Phase


Hari

1.

Upgrade pada

Production System

Operating System to

AIX (setelah jam kerja

- 23:00)

Melakukan instalasi pada platform AIX

pada sistem SAP ERP 6.0 setelah jam

kerja.


10 hari

2. SAP Release Upgrade

to ERP 6.0 (Downtime

Minimized - Downtime

server dilakukan

setelah jam kerja)

Meminimalisasi downtime pada sistem

karena melakukan upgrade. Untuk

melakukan downtime minimize dapat

dilakukan dengan 2 cara yaitu :

• Melakukan operasi paralel dari

production system dan shadow system

yang memungkinkan pelaksanaan

upgrade dilakukan selama uptime dari

production system.

• Mengoptimalkan penggunaan resource

hardware pada saat melakukan

downtime.

Yang terlibat adalah consultant BASIS

15 hari

188


Hari

3

User Acceptance

testing

Melakukan pengujian berbagai

penyempurnaan dan pengembangan

fungsional yang telah dilakukan sesuai

dengan perspektif dan ekspektasi user.


fungsional, ABAP, teknikal

10 hari

4

Production System Go

Menjalankan landscape production yang

telah dikembangkan. Yang terlibat


5 hari


5. Post Go Live & Support


TOTAL

REIMPLEMENTATION

362

hari

Tabel 4.2 Fase dan Aktivitas dari Reimplementation

Berdasarkan dari kegiatan tersebut maka Total hari kerja masing-

masing consultant yang dibutuhkan adalah:

• Consultant fungsional : 207 hari kerja x 5 consultant= 1035 hari

• Consultant Teknikal : 164 hari kerja x 1 consultant= 164 hari

• Consultant ABAP : 139 hari kerja x 2 consultant= 278 hari

189

• Consultant Basis : 152 hari kerja x 1 consultant = 152 hari

TOTAL HARI KERJA = 1629

4.2 Gambaran Sistem dan Infrastruktur yang Digunakan dalam SAP ERP 6.0

Dalam melakukan migrasi ke sistem SAP ERP 6.0, TRAC – ASTRA RENT A

CAR memerlukan berbagai komponen-komponen penting yang harus tersedia untuk

mendukung proses tersebut. Secara umum dalam melakukan migrasi sistem SAP

diperlukan 3 komponen utama yaitu software, infrastruktur hardware, dan people.

Berikut adalah penjelasan masing-masing komponen tersebut:

A. Software

Software yang akan diimplementasikan dalam proses migrasi ini adalah

sistem Enterprise Resource Planning (ERP) produk SAP ERP 6.0 dengan

penambahan fitur-fitur serta berbagai fungsi baru yang ada untuk mendukung

proses bisnis suatu perusahaan agar menjadi best practice.

B. Infrastruktur Hardware

Infrastruktur hardware adalah berbagai macam komponen teknikal dan

mesin-mesin yang digunakan untuk mendukung instalasi dan implementasi

SAP ERP 6.0 pada perusahaan yang meliputi:

1. Client Device

Peningkatan kemampuan pada client device diperlukan karena

kebutuhan sistem akan spesifikasi yang lebih baik sehingga akan

mendukung jalannya sistem secara optimal. Client device yang

diperlukan adalah sebanyak 122.

190

Client Device Vendor : AGIT

Spek

TC HP T5730 (1GB ROM, 512MB

RAM, Integrated WiFi )

PC Zyrex EP600

Intel® Core2Duo E 6550

( 2.33GHz, 4MB L2 Cache, FSB

1333MHz )

1GB DDR2 533 (Extendable up to 4GB)

80 GB HDD 7200 rpm SATA

Integrated Ethernet 10/100/1000

D-Link DWA G520 + Extreme Edt.

OEM Windows Vista Business

Office 2007 Standart Select C

Rollout Nasional SERA.

Tambahan Garansi 3 tahun.

Tabel 4.3 Spesifikasi untuk Client Device

2. Network

Network digunakan sebagai penghubung pada jaringan internet.

Scope pada peningkatan network:

191

• Wap Cisco 1200 Series IOS WIRELESS LAN diperlukan

untuk mendukung perusahaan yang menggunakan wireless

yang juga mampu memberikan kapasitas dan tingkat

keamanan yang tinggi, memiliki storage yang lebih besar serta

memungkinkan network wireless dapat dikembangkan secara

optimal dan sesuai kebutuhan.

• Switch Catalyst 2960 akan lebih mempermudah koneksi

dengan wireless dan lebih aman dalam menjaga informasi

serta lebih mudah digunakan dan dikembangkan.

Network Vendor : AGIT

802.11g IOS AP w/Avail CBus Slot, FCC

Cnfg

AIR Line Cord Central Europe

Power Injector for 1100, 1130AG, 1200

1230AG, 1240AG, 521

Cisco 1200 Series IOS WIRELESS LAN

Power Supply In:100-240VAC Out:48VDC

380mA -1100,1130AG,1200,521

Spesifikasi WAP

2.4 GHz,2.2 dBi Dipole Antenna Black

w/RP-TNC Connect.(1st year by Agit)

192

T

a

Tabel 4.4 Spesifikasi untuk Network

3. SAP Server

Peningkatan SAP server untuk menambah kapasitas storage dan

dengan SUN Rack 1000-42, SAP server menjadi lebih flexibel dan

mudah di manage. SAP server yang diperlukan adalah sebanyak 7.

Tabel 4.5 Spesifikasi untuk SAP Server

Network Vendor : AGIT

Catalyst 2960 24 10/100/1000, 4 T/SFP LAN

Base Image (DMZ)

Power Cord Europe Spesifikasi Switch

2 unit SHARED SUPP SDS Catalyst 2960

24 10/100/1000, 4 T/SFP (1st year by Agit)..

SAP Server Vendor : AGIT

Spek

New Storage SUN STK 6140, 16x146GB FC

disks, 4GB cache, Dual RAID Controllers

New Rack SUN Rack 1000-42 with PDS

Solaris 10 OS DVD

SOLZ9-100C9A7M S10 Media only Kit,

SPARC/x86

Tambahan Garansi 3 tahun

193

4. Windows Server

Windows Server digunakan untuk menghubungkan client device

untuk mengakses program yang diakses di terminal server melalui

network perusahaan atau dari internet. Dengan terminal server,

aplikasi hanya di-install di central server dan user dapat mengakses

via network atau internet. Windows Server yang diperlukan adalah

sebanyak 7.

Windows Server Vendor : ASABA

Spek

HP DL360G5 Svr

Intel Quad-Core Xeon E5320 (1.86GHz, Cache

8MB)

Memory 4GB (2x2GB) PC2-5300

NIC gigabit

HD 2x 146GB 10K SAS 2.5 Hot Plug

8X/24X DVD-Rom Drive

Redundant Power Supply

License

Windows 2008 Standart

Windows Terminal Service Device CAL 2008

(Select C)

CPS 4.5 Enterprise

Upgrade Citrix 4.0 to 4.5 (Include Instalasi

citrix server).

194

T

Tabel 4.6 Spesifikasi untuk Window Server

5. Security

Peningkatan pada security secara garis besar dibagi menjadi dua:

• Keamanan network (produk dari Check Point Software

Technologies Ltd.) yang berfungsi melakukan filter terhadap

traffic dengan memeriksa application layer.

• Keamanan pada internet (ISS / Internet Security System) yang

berfungsi memonitor dan menangani kerentanan dan

eksploitasi jaringan serta dengan cepat merespon potensi

ancaman yang mungkin timbul.

Security Vendor : AGIT

Spesifikasi Check

Point

1. Check Point UTM - Mgmt and Gateway

Bundle for 5 Sites & Unlimited Users.

2. Check Point FloodGate-1 Add-on for VPN-1

UTM Gateway - 1 Site.

3. Check Point SmartView Reporter & Monitor

for 1 Gateway with Unlimited Users.

4. Annual Collaborative Enterprise Support

Standard for CPUTM-CKP-5-U, CPUTM-

QOS-1 & CPMP-EVR-3.

Windows Server Vendor : ASABA

Tambahan Garansi Server 3 tahun.

195

Security Vendor : AGIT

5. Check Point SmartDefense Services Total

Security plus Content Inspection (AV &

URLF) for VPN-1 UTM Unlimited Users

Annual Subscription.

6. Installation Cost.

7. NIC Card.

IBM ISS Proventia GX 4004 Series

Site Protector Reporting Module

Spesifikasi ISS Active Care for Proventia GX 40004

Active Care for Site Protector Reporting Module

RMA for Proventia GX4004

Tabel 4.7 Spesifikasi untuk Security

C. People

Selain infrastruktur software maupun hardware, orang yang bekerja serta

berkaitan dalam mengoperasikan serta menangani permasalahan-

permasalahan dalam SAP ERP 6.0 juga menjadi bagian elemen yang penting.

Untuk itu perlu dilakukan perencanaan terhadap kompetensi dari sumber

daya manusia tersebut melalui proses training/pelatihan yang berkaitan

dengan pengenalan fitur – fitur baru serta berbagai kustomisasi yang telah

dilakukan pada sistem yang baru. Objek training dilakukan pada end user

yang menjalankan sistem operasional perusahaan sesuai dengan bagian dan

196

pekerjaan masing-masing, dan objek yang kedua adalah key user yang

bertugas memberikan support kepada sistem SAP jika terjadi gangguan atau

masalah.

4.3 Analisa Fit/Gap

Analisa Fit/Gap merupakan suatu proses mengidentifikasi setiap requirement

yang dibutuhkan perusahaan yang kemudian dikategorikan apakah sistem yang akan

diimplementasikan mampu memenuhi setiap requirement tersebut. Analisa Fit/Gap

sangat diperlukan dalam membandingkan kedua strategi yang diperlukan untuk

melakukan migrasi sistem SAP pada TRAC-ASTRA RENT A CAR baik upgrade

maupun reimplementation. Hal ini bertujuan untuk melakukan investigasi terhadap

requirement yang dimiliki oleh perusahaan.

Proses analisa requirement pada TRAC-ASTRA RENT A CAR dimulai dari

mengklasifikasikan setiap requirement berdasarkan prioritas untuk menentukan

seberapa mendesaknya requirement tersebut harus dipenuhi. Tahap selanjutnya

adalah menentukan sejauh mana requirement dapat diakomodir oleh sistem yang

baru sesuai dengan kondisi strategi yang akan digunakan.

Dalam analisa Fit/Gap pada sistem SAP ini, terdapat beberapa kondisi yaitu fit,

gap, dan partial fit. Kategori fit adalah kondisi dimana sistem SAP bisa memenuhi

requirement hanya dengan melakukan customize/konfigurasi pada T-code

(Transaction Code) yang ada di SAP. Kategori gap adalah kondisi dimana sistem

SAP tidak bisa memenuhi suatu requirement yang ada dengan melakukan strategi

yang digunakan. Sedangkan kategori partial gap adalah kondisi dimana sistem SAP

bisa memenuhi suatu requirement, tetapi harus disesuaikan melalui ABAP (Bahasa

197

pemrograman pada sistem SAP), baik dengan melakukan konfigurasi pada ABAP

atau dengan membuat program tambahan yang biasa disebut program Z atau add on

(istilah program tambahan pada sistem SAP) dengan syarat masih termasuk dalam

satu proses yang sedang dilakukan.

198

4.3.1 Customer Care and Sales

No. Requirement Rank Upgrade Reimple-

mentation

Comments Alternatives

1.01 Report untuk

VOC (Report

Voice of

Customer)

M G P Saat ini belum ada standard

untuk laporan untuk semua

Voice of Customer yang

masuk.

Akan dibuat program add on untuk

display report dan dapat

ditampilkan berdasarkan kriteria

tertentu.

1.02 Report

Rekapitulasi CCC

(Complaint of

Customer)

M G P Saat ini belum ada standard

untuk laporan rekapitulasi

dari complaint customer

yang masuk.




tertentu, misalnya: complaint

tentang unit atau driver.

1.03 Customer

Contract

M F F Keadaan yang terjadi saat

ini, report tersebut tidak

Dijadikan bagian (wajib diisi)

untuk CMD (Customer Master

199


mentation


Termination

Report

digunakan karena alasan

customer keluar hanya

diketahui oleh tim sales.

Data) yang keluar.

1.04 Report untuk

Service Recording

L G P Keadaan saat ini hasil

download adalah detail

kegiatan per activity. Yang

diinginkan adalah jumlah

dan rekap semua kegiatan

Customer Care seperti

proactive call, customer

visit, dan correspondence.




tertentu.

1.05 Laporan rangking

dari masing –

H F F Akan dibuat berdasarkan Akan dilakukan penyesuaian

dengan standard ERP 6.0 pada T-

200


mentation


masing cabang. profit yang dihasilkan tiap

cabang.

code MCSI – Information System

report

Tabel 4.8 Analisa Fit/Gap dari Divisi Customer Care and Sales

4.3.2 Financial, Accounting, and Tax


mentation


2.01 Konsolidasi

terhadap laporan -

laporan FI

(Financial) antar

company code.

H G F Pada kondisi saat ini laporan

keuangan antar company

code belum terkonsolidasi

sehingga perlu dilakukan

konsolidasi secara manual

dengan Microsoft Excel.

Akan dilakukan evaluasi terhadap

enterprise structure.

201


mentation


2.02 Laporan

konsolidasi

dengan holding

company (Astra

International).

H G F Saat laporan konsolidasi

dengan holding company

(Astra International)

dibutuhkan eliminasi

transaksi. Contoh beberapa

hutang, piutang, pendapatan

dan biaya yang terjadi

(interbranch).

Akan dilakukan evaluasi terhadap

enterprise structure.

2.03 Balance Sheet

and P/L

(Profit/Loss)

Statement.

H G F Saat ini data harus di-

download terlebih dahulu ke

Microsoft excel, di-sort dan

dikelompokan (harus diolah

Akan dilakukan konfigurasi pada

ABAP sehingga tampilan laporan

keuangan memudahkan user dalam

mendapatkan informasi (user

202


mentation


dulu sebelum laporan

keuangan dapat digunakan).

Selain itu informasi balance

sheet tidak dapat dibaca

secara tepat, karena ada

beberapa salah

pengelompokan account

sehingga version yang

berbeda bisa menghasilkan

nilai yang berbeda.

friendly) dan melakukan

pengelompokan account dengan

tepat sehingga data yang disajikan

konsisten.

203


mentation


2.04 Cetak

permohonan

pembayaran order

collective.

M P P Saat ini pencetakan

permohonan pembayaran

tidak dapat dilakukan secara

collective jika terdapat order

dengan customer yang sama.

Akan dilakukan konfigurasi

melalui ABAP.

2.05 Maintain

Currency.

M F F Sistem yang ada saat ini

belum memiliki standar

untuk menyesuaikan mata

uang asing ke rupiah. Saat

ini masih dilakukan secara

manual sehingga

menimbulkan exchange rate

Akan dilakukan konfigurasi pada

IMG (Implementation Guide) pada

Prepare automatic postings for

foreign currency valuation.

204


mentation


risk atau adalah

ketidakpastian return yang

ditimbulkan oleh adanya

perbedaan mata uang yang

digunakan.

2.06 Gabungan

program

accounting:

Account statement

dan Aging AR

(Account

M G P Diharapkan ada satu

program gabungan sehingga

langsung dapat melihat

laporan open item customer

dan laporan aging

berdasarkan kriteria yang

Akan dilakukan analisa terlebih

dahulu kemudian akan dibuat add

on dengan ABAP.

205


mentation


Receivable). diinginkan.

2.07 Kebutuhan allert

system atas

outstanding AR

invoice yang over

due.

M G P Digunakan dengan

mengirimkan email kepada

orang yang berwenang untuk

level over-due yang berbeda.

Akan dibuat add on dengan

menggunakan ABAP.

Tabel 4.9 Analisa Fit/Gap dari Divisi Financial, Accounting, and Tax

206

4.3.3 Fleet Management


mentation Comments Alternatives

3.01 List Equipment

Master.

H F F Saat ini Asset berada di

dalam equipment.

Diharapkan dapat melakukan

kontrol terhadap Asset yang

ada di dalam equipment

secara sederhana. Keadaan

saat ini tidak bisa melakukan

control secara sederhana /

secara listing Asset -

Assesories yang menempel di

dalam equipment saat ini.

Customize pada T-code IE012 /

IH08 / IE05 (display equipment).

207



3.02 Pembuatan

Laporan Stock

Bulanan pada

Fleet .

H F F Pembuatan Laporan Stock

Bulanan yang dilakukan oleh

Service Advisor saat ini sangat

tidak efektif, sehingga

membutuhkan waktu yang

cukup lama ketika akan

menyusun laporan periodik

secara bulanan.

Ketidakefektifan fungsi

pembuatan laporan stock

bulanan disebabkan menu

atau fitur yang digunakan

Akan dilakukan customize pada

sistem SAP dalam modul fleet

management yang baru agar

mampu menyesuaikan format

laporan stock pada fleet

management per masing-masing

cabang sesuai dengan prosedur

yang berlaku pada TRAC-

ASTRA RENT A CAR.

208



hanya mengikuti standard

SAP dan belum mengikuti

format laporan perusahaan.

dan detil accessories nya

sehingga harus di rekapitulasi

manual. Hal ini

mengakibatkan jumlah lembur

yang berlebihan selama 2

minggu terakhir setiap

bulannya untuk menyusun

laporan tersebut.

209



3.03 Main work center

( unit yang

mempunyai

tanggungjawab

sebagai

pelaksana

aktivitas

maintenance ).

H F F Optimalisasi main work

center, agar:

• Bisa membedakan jenis

bengkel eksternal antara

jenis vendor dan aktif/non

aktif.

• List jumlah bengkel /

vendor dikonfigurasi

berdasarkan area cabang

dan nasional.

Akan disesuaikan dengan

standar SAP ERP 6.0 pada

modul fleet management pada t-

code OP42 (Configure the

default value for Work Center).

210



• Bengkel internal / pool

bisa dimasukkan standard

cost per hour berdasarkan

cabang / wilayah.

3.04 Pembuatan group

counter per type

kendaraan yang

akan digunakan

di dalam

penentuan jenis

perawatan

M F F • System yang dapat melihat

kebutuhan part/bahan

untuk perawatan

berkala/non berkala suatu

cabang/nasional.

• Ditambahkan jenis

perawatan berkala/non

Dilakukan customize pada T-

code IA05 (create general task

list).

211



berkala. berkala sampai 300.000

km.

Karena pada saat ini belum

bisa melakukan jenis

perawatan non berkala untuk

kondisi wilayah site dan non

site. dan belum bisa dipakai

sebagai tools untuk

melakukan forecasting/

kebutuhan part/bahan untuk

perawatan dan perawatan non

212



berkala.

3.05 Program

checklist

kendaraan.

M G P Mudah melakukan up-date

checklist serta dapat

melakukan perbandingan

dengan kondisi checklist

sebelumnya. Yang dinginkan

hanya 1 tombol saja untuk

check list yang langsung ter-

input ke sistem dan ingin

mengetahui historical nya

per screen. Pencatatan

Menggunakan measurement

document (ada date yang

fungsinya untuk kunci) pada saat

unit out, lalu masuk ke

maintenance, akan dicatat di

measurement document untuk

semua item-item yang perlu

dicatat di klasifikasi. Bisa juga

di-create dengan notifikasi baru

dengan catalog, catalog lah yang

213



manual juga dilakukan

apabila ada unit yang di

service, ada dokumen-

dokumen, tapi tidak di catat di

sistem.

nantinya akan diupdate.

Akan dilakukan analisa terlebih

dahulu kemudian akan dibuat

add on dengan ABAP.

3.06 Pembuatan PM

(Plant

Maintenance)

Order.

M F F Dapat melakukan control

pada PM Order terkait dengan

pekerjaan dan biaya

maintenance yang nantinya

akan menjadi beban customer

karena operational abused

Dilakukan customize pada T-

code IW31 / IW32 (create /

change order).

214



sehingga biaya yang sudah

dibayar oleh customer akan

memotong biaya di dalam PM

order.

Tabel 4.10 Analisa Fit/Gap dari Divisi Fleet Management

215

4.3.4 Human Resource



4.01 ICP (Individual

Career Program)

dapat dientry di

SAP.

H F F ICP dapat men-display

atau memberi reminder

karyawan yang tiba saatnya

untuk naik golongan.

Akan dilakukan customize yang

berhubungan dengan PA (Personal

Administrator) pada modul Human

Capital Management.

4.02 Melakukan

maintain terhadap

qualification group

M F F Saat ini belum dilakukan

pengelompokan terhadap

kualifikasi,misalnya :

language skills,

programming skills, dan

lain-lain.

Akan dilakukan konfigurasi sesuai

dengan standar SAP ERP 6.0 pada

t-code P011 ( Maintain

qualification)

216



4.03 List data peserta

assessment sesuai

dengan kebutuhan

(nama, tanggal tes,

hasil tes dan dapat

di-download dan di

sort berdasarkan

kebutuhan (hasil,

tanggal, cabang,

L F F Dapat melihat list data

peserta assessment sesuai

kebutuhan karena sekarang

masih di-record dan

dimaintain dalam bentuk

excel.

Akan disesuaikan dengan standar

SAP ERP 6.0 pada modul Human

Capital Management.

217



nama (data

current).

4.04 Sistem dapat

menampilkan gap

kompetensi per

karyawan

(berdasarkan hasil

assesment, hasil

recruitment, dan

setiap karyawan).

M F F Untuk menampilkan gap

kompetensi setiap

karyawan karena sekarang

tidak tersedianya data gap

kompetensi masing-masing

karyawan.

Akan dilakukan customize yang

berhubungan dengan PD

(Personnel Development) pada

modul Human Capital

Management.

218



4.05 Dapat

menampilkan

informasi yang

dibutuhkan

masing-masing

karyawan

(misalnya : data

training yang

sudah diikuti atau

training standard).

L F F Saat ini belum

menggunakan standard

SAP.

Akan disesuaikan dengan standard

SAP ERP 6.0 pada t-code

S_PH9_46000431 (Attendee's

training history).

219



4.06 Sistem dapat

mengontrol

evaluasi efektivitas

training setiap

peserta.

L F F Untuk mengevaluasi

efektivitas training yang

dilakukan karena sekarang

masih dilakukan secara

manual.

Akan disesuaikan dengan standar

SAP ERP 6.0 pada modul Human

Capital Management.

Tabel 4.11 Analisa Fit/Gap dari Divisi Human resource

220

4.3.5 Procurement



5.01 Adanya satu

prosedur dan

format Purchase

Order yang sama

untuk pembelian.

H G F Saat ini masing-masing

Company Code

menggunakan Purchase

Order masing-masing.

Akan dilakukan evaluasi

terhadap enterprise structure.

5.02 Adanya RFQ

(Request for

Quotation)

dengan sistem.

H F F Diharapkan proses

perhitungan performance

vendor dapat dilakukan

berdasarkan respond pada

RFQ (Request for

Quotation) yang diberikan


standard ERP 6.0 pada T-code

ME41

( Create Request for Quoattion)

221



5.03 Mengaktifkan

report evaluation

vendor.

M F F Dapat teridentifikasi mana

vendor yang performance

nya bagus dan tidak

sehingga kualitas dan

pelayanan dari vendor

dapat terkontrol.


standard ERP 6.0 pada T-code

ME61 (Maintain evaluation

vendor). Kriteria yang dinilai

adalah dari segi price yang

mempunyai bobot 70%

penilaian dan segi delivery yang

mempunyai bobot 30%

penilaian.

Tabel 4.12 Analisa Fit/Gap dari Divisi Procurement

222

4.3.6 Perbandingan Hasil Analisa Fit/Gap Upgrade dan Reimplementation

Berdasarkan analisa Fit/Gap pada kedua alternatif yang telah diuraikan

diatas, maka kita dapat membandingkan kemampuan masing-masing alternatif

dalam memenuhi requirement dari perusahaan. Berikut adalah tabel ringkasan

perbandingan dari hasil analisa Fit/Gap pada kedua alternatif:

Upgrade Reimplementation Ranking

Requirement

Total

Requirement F P G F P G

H 10 6 0 4 10 0 0

M 13 7 1 5 7 6 0

L 4 3 0 1 3 1 0

Tabel 4.13 Perbandingan Hasil Analisa Fit/Gap

Maka kita juga bisa melihat secara keseluruhan pemenuhan kebutuhan

melalui diagram berikut.

1. Upgrade

Gambar 4.1 Diagram Pemenuhan Requirement Fit/Gap pada Upgrade

223

2. Reimplementation

Gambar 4.2 Diagram Pemenuhan Requirement Fit/Gap pada

Reimplementation

Dari tabel hasil fit/gap ditemukan empat requirement dengan prioritas

high yang tidak dapat dilakukan di upgrade (G/Gap) yang berhubungan

dengan system wide concept yang memang tidak akan pernah bisa dilakukan

dengan hanya melalukan upgrade pada sistem.

• Kebutuhan 1 dan 2 : Konsolidasi terhadap laporan - laporan Financial

(Fit/Gap no 1.01 dan modul konsolidasi (Fit/Gap no 1.02)

Berdasarkan wawancara dengan Maintenance System Application

Section Head, saat ini antar company code tidak terkonsolidasi sehingga

tidak mempunyai suatu report gabungan antara company code. Hal ini

berakibat pada report yang perlu dikonsolidasikan atau diolah lagi dengan

224

menggunakan Microsoft Excel. Perusahaan menginginkan satu format

report untuk semua company code dan cukup dengan memasukkan

Business Area, baru kemudian disesuaikan dengan masing-masing

Business Unit.

Requirement ini dikategorikan High atau penting bagi perusahaan

karena dengan terpenuhinya requirement ini akan membantu perusahaan

dalam melakukan monitoring antar company code dan dapat mengurangi

usaha yang dibutuhkan untuk melakukan konsolidasi terhadap laporan.

Hal ini juga akan berdampak pada saat konsolidasi laporan keuangan

dengan holding company (Astra International) karena jika dibutuhkan

eliminasi transaksi, saat ini harus dilakukan per company code.

Berikut adalah struktur organisasi yang berkaitan dengan Financial

yang saat ini digunakan:

Sumber: Data internal TRAC-ASTRA RENT A CAR

Gambar 4.3 Struktur Organisasi di SAP (tahun 2008)

Keterangan:

0001 PT.Serasi Auto Raya

0008 PT. Daya Mitra Serasi

0003 PT. Toyofuji Serasi Indonesia

0007 PT. Balai Lelang Serasi

225

2510 PT. Serasi Tran Nusantara

2520 PT. United Automobil 90

Kebutuhan ini dapat dipenuhi di reimplementation dengan cara

melakukan perubahan struktur organisasi yaitu menambahkan satu

company code yang menjadi konsolidator seperti di bawah ini:

Gambar 4.4 Struktur Organisasi yang Diusulkan

Keterangan:

0209 PT. SERA

0001 PT. Serasi Auto Raya

0003 PT. Toyofuji Serasi Indonesia

0007 PT. Balai Lelang Serasi

0008 PT. Daya Mitra Serasi

2510 PT. Serasi Tran Nusantara

2520 PT. United Automobil 90

• Kebutuhan nomor 3 adanya satu prosedur dan format Purchase Order

yang sama untuk pembelian (Fit/Gap no 5.01).

226

Hal ini tidak dapat dilakukan di upgrade karena untuk memenuhi

kebutuhan tersebut dibutuhkan satu purchasing organization untuk semua

company code sedangkan enterprise structure tidak dapat diubah jika

hanya melakukan upgrade.

Gambaran struktur purchasing organization yang saat ini digunakan:


Gambar 4.5 Struktur Purchasing Organization (tahun 2008)

Gambaran hubungan antara purchasing organization dan plan yang

saat ini digunakan:

227


Gambar 4.6 Hubungan Antara Purchasing Organization dan Plan Saat

Ini

Saat ini masing-masing company code mempunyai purchasing

organization masing-masing sehingga untuk prosedur, otorisasi

pembelian, dan purchase order berbeda-beda untuk tiap masing-masing

company code.

Kebutuhan ini dapat dipenuhi di reimplementation dengan cara

membuat satu purchasing organization untuk semua company code.

Gambaran struktur purchasing organization yang diusulkan untuk

memenuhi kebutuhan:

228

Gambar 4.7 Struktur Purchasing Organization yang Diusulkan

Gambaran usulan hubungan antara purchasing organization dan plan

untuk memenuhi kebutuhan:

Gambar 4.8 Hubungan Antara Purchasing Organization dan Plan yang

Diusulkan

229

Kelebihan dan kelemahan jika perusahaan menggunakan satu

purchasing organization dibandingkan dengan banyak purchasing

organization:

Kelebihan Kelemahan

Satu purchasing

organization

• Vendor maintenance

lebih mudah karena

data centralized.

Info record

maintenance lebih

mudah karena

centralized.

• Buyer tidak perlu

melakukan pemilihan

jika ingin membuat

PO karena semua

menggunakan

purchasing

organization yang

sama.

• Controlling lebih

mudah karena hanya

ada satu purchasing

organization.

Karena hanya ada satu

purchasing organization

laporan tidak bisa

dikeluarkan melalui


tetapi harus melalui

purchasing group atau

plant dan company

masing masing.

230

Kelebihan Kelemahan

Lebih dari satu


Masing-masing company

mempunyai otorisasi

sendiri untuk mengelola

procurement.

• Vendor

maintenance lebih

sulit karena

terdapat banyak

data.

Masing masing

company punya

versi sendiri -

sendiri.

• Info record juga di-

maintain terpisah.

• Proses seleksi

vendor juga di-

maintain terpisah.

Tabel 4.14 Perbandingan Kelebihan dan Kelemahan Purchasing Organization

• Kebutuhan no 4 : perbaikan pada balance sheet dan P/L ( Profit/Loss)

statement (Fit/Gap no 2.03)

Keadaan saat ini pada pembuatan balance sheet dan P/L ( Profit/Loss)

statement adalah data harus di-download terlebih dahulu ke Microsoft

Excel, di-sort dan dikelompokan (harus diolah dulu sebelum laporan

231

keuangan dapat digunakan). Selain itu informasi balance sheet tidak dapat

dibaca secara tepat, karena ada beberapa salah pengelompokan account

sehingga version yang berbeda bisa menghasilkan nilai yang berbeda. Hal

ini tidak dapat dilakukan di upgrade karena untuk mengatasi masalah ini

perlu dilakukan analisa yang mendalam mengenai pengelompokan

account antara modul Financial dan Controlling dan perlu dilakukan

perubahan terhadap group account number. Group account number

berfungsi untuk mengelompokkan account yang akan ditampilkan ke

dalam financial statement tertentu. Account ini dapat berasal dari beberapa

charts of accounts yang berbeda.

Gambar 4.9 Group chart of account

Dari tabel hasil fit/gap juga ditemukan lima requirement dengan prioritas

medium dan satu requirement dengan prioritas low yang tidak dapat langsung

dipenuhi pada saat proses upgrade (G/Gap), tetapi harus dibentuk tim proyek

terlebih dahulu untuk melakukan analisa terhadap requirement baru kemudian

akan dibuat program tambahan atau add on. Kebutuhan dibawah ini tidak bisa

232

langsung dipenuhi di upgrade karena tidak ada pada standar SAP sehingga

perlu dibuat add on. Dan pembuatan add on tidak bisa langsung dilakukan

dalam satu proses upgrade tetapi perlu adanya proses lain yaitu dengan

adanya proyek untuk membuat add on tersebut.

Level medium:

• Report untuk VOC (Report Voice of Customer) yang berfungsi untuk

merekap semua saran dan kritik dari customer arau biasa disebut Voice of

Customer.

• Report Rekapitulasi CCC (Complaint of Customer) yang berfungsi untuk

merekap complaint dari customer berdasarkan tipe complaint.

• Gabungan program accounting: dan Account statement dan Aging AR

(Account Receivable) program gabungan sehingga langsung dapat melihat

laporan open item customer dan laporan aging berdasarkan kriteria yang

diinginkan.

• Kebutuhan allert system atas outstanding AR invoice yang over due yang

digunakan dengan mengirimkan email kepada orang yang berwenang

untuk level over-due yang berbeda.

Level low:

• Report untuk Service Recording yang berisi jumlah dan rekap semua

kegiatan Customer Care seperti proactive call, customer visit, dan

correspondence.

233

4.4 Analisa Biaya dan Manfaat Sistem

4.4.1 Analisa Biaya yang Diusulkan

Dalam melakukan upgrade atau reimplementation suatu sistem, tentu

banyak persiapan perencanaan yang perlu dilakukan oleh manajemen

perusahaan. Salah satu faktor yang tidak dapat lepas adalah faktor biaya.

Biaya merupakan faktor penting dan tidak dapat dihindari. Oleh karena

itu, perhitungan biaya diperlukan sebelum melakukan upgrade atau

reimplementation sistem SAP. Mengingat, perlu adanya pertimbangan

finansial (keuangan) oleh manajemen perusahaan dalam melakukan upgrade

atau reimplementation sistem SAP. Maka dari itu, perhitungan ini

dimaksudkan untuk melihat perbandingan biaya antara melakukan upgrade

dan reimplementation dari sistem SAP 4.7 ke SAP ERP 6.0.

Perhitungan biaya yang diperlukan pada upgrade dan reimplementation

SAP ERP 6.0 berdasarkan pada infrastruktur dan consultant yang telah

diuraikan diatas adalah sebagai berikut:

• 1 orang consultant: $ 300/hari dengan jam kerja 8 jam sehari

Upgrade dengan 8 orang consultant

$ 300 x 646 hari x Rp. 9300 = Rp. 1.802.340.000

Reimplement dengan 9 orang consultant

$300 x 1629 hari x Rp. 9300 = Rp. 4.544.810.000

• 7 SAP server

7 SAP server x Rp. 51500000 = Rp. 360.500.000

234

• 122 client device

122 client device x Rp. 5.500.000 = Rp. 671.000.000

• 7 window server

7 window server x Rp. 27.650.000 = Rp. 193.550.000

• Licence SAP untuk 382 user

382 user x Rp. 3.900.000 = Rp. 1,489,800,000

Perbandingan biaya secara keseluruhan dapat dilihat pada tabel berikut.

235

Berikut tabel dibawah ini merupakan perbandingan biaya yang perlu dikeluarkan:

Upgrade Reimplementation A. Development Effort 1 Konsultan SAP 1.802.340.000 4.544.810.000 B. New Hardware 1 SAP Server 360.500.000 360.500.000 2 Client Device 671.000.000 671.000.000 3 Window Server 193.550.000 193.550.000 4 Security 158.912.000 158.912.000 5 Network 64.940.000 64.940.000

C. New (purchased) software 1 License SAP 1.489.800.000 1.489.800.000

D. User Training 1 Perjalanan Balikpapan dan Banjarmasin (90 x Rp. 600.000) 54.000.000 54.000.000 Bandung ( 34 x Rp. 100.000) 3.400.000 3.400.000 Bali dan Lombok (52 x Rp. 700.000) 36.400.000 36.400.000 Jawa Tengah (132 x Rp. 400.000) 52.800.000 52.800.000 Sumatra (185 x Rp. 500.000) 92.500.000 92.500.000 Cilegon ( 27 x Rp. 150.000) 4.050.000 4.050.000 2 Penginapan (1 kamar 2 orang) dan Makan Penginapan ((520/2) x Rp. 543.000 x {2 hari (alt 1) dan 3 hari (alt 2)} 288.360.000 423.540.000

236

Makan Pagi dan Makan Malam (520 x Rp. 60.000 x {2 hari (alt 1) dan 3 hari (alt 2)}) 62.400.000 93.600.000

Makan Siang (712 x Rp. 15.000 x {2 hari (alt 1) dan 3 hari (alt 2)}) 21.360.000 32.040.000 3 Snack (712 x Rp. 10.000 x {2 hari (alt 1) dan 3 hari (alt 2)}) 14.240.000 21.360.000 4 Uang Saku (712 x Rp, 17.500 x {2 hari (alt 1) dan 3 hari (alt 2)}) 24.920.000 37.380.000 Total 5.395.472.000 8.334.582.000

Tabel 4.15 Perbandingan Biaya Pengembangan SAP ERP 6.0

Keterangan:

Biaya training timbul pada upgrade dan reimplementation dengan perbedaan jumlah hari training karena penambahan fitur baru dan

perubahan lebih besar terjadi pada reimplementation. Biaya training akan dihitung sebagai berikut: bagi peserta yang berada diluar

kota akan ada biaya perjalanan, penginapan, dan makan pagi serta makan malam sedangkan yang didalam kota tidak. Bagi semua

peserta training akan mendapatkan uang saku, snack dan makan siang selama training. Adapun untuk modul training akan diberikan

secara softcopy. Dan training akan dilakukan selama 2 hari untuk upgrade dan 3 hari untuk reimplementation.

Dan diketahui jumlah peserta:

Peserta dalam kota = 193

Peserta luar kota = 520

Total peserta = 712

237

Biaya Operasional

Dalam melakukan migrasi sistem SAP ERP 6.0, maka TRAC-ASTRA

RENT A CAR akan mengalami pembebanan biaya operasional setiap

tahunnya yang diperoleh dari biaya license. Biaya operasional tersebut akan

menjadi beban baik menggunakan strategi upgrade maupun reimplementation.

Perhitungan biaya beban adalah 17% dari biaya initial cost yang dibayar

saat pertama kali menggunakan hak lisensi SAP ERP 6.0. Biaya initial cost

untuk license untuk SAP ERP 6.0 yang dihitung berdasarkan jumlah user

adalah Rp 3.900.000,00 per user. Jumlah user SAP pada TRAC-ASTRA

RENT A CAR adalah 382 user. Pada saat menggunakan sistem SAP R/3 4.7

biaya initial cost per user SAP adalah Rp 3.000.000,00 per user. Dengan

demikian yang diperhitungkan sebagai biaya operasional untuk melakukan

migrasi sistem SAP saat ini adalah selisih kenaikan biaya license dari versi

yang akan digunakan dengan versi sebelumnya yaitu Rp 900.000 per user.

Dengan demikian berikut adalah perhitungan biaya operasional untuk license

SAP ERP 6.0 pada TRAC-RENT A CAR per tahun:

Biaya operasional = 17% x Rp 900.000,00 x 382 user

= Rp 58.446.000,00 per tahun

Tabel 4.16 Biaya Operasional per Tahun

238

Berikut ini adalah tabel tambahan biaya operasional selama 5 tahun :

Biaya Berjalan Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5

Biaya operasional

license SAP per

tahun 58,446,000 58,446,000 58,446,000 58,446,000 58,446,000

Tabel 4.17 Biaya Operasional Selama 5 Tahun

Analisa Alternatif Upgrade

Pada upgrade, dapat dilihat biaya konsultan SAP lebih murah daripada

reimplementation dan biaya untuk training lebih kecil. Dimana biaya

konsultan SAP untuk upgrade sebesar Rp. 1.802.340.000 dan biaya training

sebesar Rp. 654.430.000.

Sedangkan, untuk biaya lain-lainnya akan sama dengan reimplementation.

Hal ini dikarenakan, perpindahan sistem SAP dari 4.7 ke SAP ERP 6.0 baik

dengan upgrade maupun dengan reimplementation akan membutuhkan

infrastruktur yang sama guna mendukung jalannya sistem tersebut.

Analisa Alternatif Reimplementation

Pada reimplementation, dilihat bahwa biaya konsultan SAP lebih mahal

dari upgrade dan biaya untuk training lebih besar karena waktu training yang

lebih lama. Dimana biaya konsultan SAP untuk reimplementation sebesar Rp.

4.544.810.000 dan biaya training sebesar Rp. 851.070.000.

Akan tetapi akan lebih banyak requirement yang bisa dipenuhi jika

memilih reimplementation seperti yang ada pada analisa Fit/Gap, dengan

239

biaya lain-lainnya yang sama dengan biaya upgrade dan berbeda di biaya

konsultan SAP dan biaya training.

4.4.2 Analisa Manfaat Sistem

Investasi terhadap proyek migrasi sistem SAP R/3 4.7 ke SAP ERP 6.0

akan menghasilkan beberapa manfaat baik yang bersifat dapat diukur dan

langsung (tangible), manfaat yang sulit diukur dan tidak langsung

(intangible), maupun manfaat-manfaat lainnya yang mampu memberikan nilai

tambah (added value) bagi perusahaan. Manfaat-manfaat tersebut akan

dikategorikan sebagai manfaat strategis, manfaat ekonomis dan manfaat

operasional.

Manfaat strategis merupakan manfaat yang akan mendukung strategi

bisnis perusahaan dan bisa didapatkan apabila manfaat operasional tercapai.

Sedangkan manfaat ekonomis merupakan manfaat yang akan meningkatkan

nilai ekonomi perusahaan dengan pengurangan biaya-biaya sehingga

perusahaan menjadi lebih ekonomis dan bisa didapatkan apabila manfaat

operasional tercapai. Dan manfaat operasional merupakan manfaat yang akan

mendukung jalannya operasional perusahaan dengan efektif dan efisien

sehingga dapat mencapai manfaat strategis dan manfaat ekonomis.

Berdasarkan manfaat yang bisa diperoleh maka akan terdapat empat target

yang dapat dicapai oleh perusahaan antara lain meningkatkan laba perusahaan

yang dicapai dengan manfaat operasional dan strategis, menekan atau

mengurangi biaya operasional yang dicapai dengan manfaat operasional dan

ekonomis, mengurangi biaya tak terduga yang dicapai dengan manfaat added

240

support dari SAPdan competitive advantage yang dicapai dengan manfaat

meningkatkan corporate image dan adanya SOA (Service Oriented

Architecture).

4.4.2.1 Meningkatkan Laba Perusahaan

Dengan melakukan migrasi terhadap aplikasi SAP yang

diimplementasikan ke SAP ERP 6.0 dengan melakukan upgrade atau

reimplementation, diharapkan perusahaan dapat mencapai target untuk

meningkatkan laba perusahaan.

Maka dari itu terlebih dahulu kita harus mengetahui history

pertumbuhan pendapatan dan laba perusahaan selama 5 tahun terakhir

dari tahun 2004-2008 yang akan digambarkan pada tabel berikut:

TABEL PERTUMBUHAN LABA TRAC-ASTRA RENT A CAR

PERIODE 2004-2008

DALAM IDR (INDONESIA RUPIAH)

Tahun Pendapatan

Persen Kenaikan

Pendapatan Laba Bersih

Persen Kenaikan

Laba Bersih

2004 437.442.952.577 N/A 47.736.862.717 N/A

2005 513.309.380.771 17,34 51.769.274.991 8,45

2006 622.347.606.669 21,24 41.668.629.024 (19,51)

2007 1.057.905.841.867 69,97 25.058.964.239 (39,86)

2008 887.709.229.310 (16,08) 40.090.687.781 59.98


Tabel 4.18 Pertumbuhan Laba TRAC – ASTRA RENT A CAR

241

GRAFIK PERTUMBUHAN LABA PT SERASI AUTORAYA PERIODE 2004-

2008

0.0010.0020.0030.0040.0050.0060.00

Tahun2004

Tahun2005

Tahun2006

Tahun2007

Tahun2008

Series1

Gambar 4.10 Grafik Pertumbuhan Laba TRAC – ASTRA RENT A

CAR

Berdasarkan history data pertumbuhan laba dari tahun 2003-2007

rata-rata kenaikannya sebesar 9,06%. Adapun harapan pertumbuhan

laba perusahaan 5 tahun kedepan setelah melakukan migrasi sistem

SAP ke versi ERP 6.0 adalah 14,06% dengan peningkatan margin

sebesar 5% dari pertumbuhan laba yang selama ini telah dicapai.

Berikut adalah bagan proses alur manfaat-manfaat dari investasi

terhadap migrasi ke SAP ERP 6.0 yang akan memberikan peluang

bagi perusahaan untuk mencapai target sasaran pertumbuhan laba 5

tahun ke depan sesuai harapan yang ditetapkan:

242

Gambar 4.11 Hubungan Antara Manfaat dan Target Pertumbuhan Laba Perusahaan

243

Deskripsi masing-masing manfaat (benefit) operasional:

1. Meningkatkan performance cabang

Untuk menjamin kualitas pelayanan sesuai dengan

harapan dan kebutuhan pelanggan maka TRAC – ASTRA

RENT A CAR perlu melakukan identifikasi kebutuhan dan

melakukan analisa/pengukuran tingkat kepuasan pelanggan

melalui saran dan keluhan customer.

Requirement-requirement yang harus dipenuhi untuk

meningkatkan performance cabang dalam kegiatan

operasional melalui aplikasi SAP antara lain:

• Fit/Gap 1.01: report untuk VOC (Report Voice of

Customer).

• Fit/Gap 1.02: report Rekapitulasi CCC (Complaint of

Customer).

• Fit/Gap 1.03: customer Contract Termination Report

• Fit/Gap 1.04: report untuk Service Recording.

• Fit/Gap 1.05: ada laporan rangking dari masing-masing

cabang berdasarkan profit.

• Fit/Gap 2.04: Cetak permohonan pembayaran order

collective.

244

2. Meningkatkan monitoring terhadap maintenance dan

keadaan unit

Untuk memastikan unit yang melayani customer selalu

dalam keadaan prima maka perlu dilakukan maintenance

secara berkala dan pemantauan terhadap unit dan

accessories-nya. Requirement-requirement yang di bawah

ini akan membantu perusahaan dalam melakukan

maintenance unit secara efektif:

• Fit/Gap 3.01: list equipment master.

• Fit/Gap 3.03: optimalisasi main work center.

• Fit/Gap 3.04: pembuatan group counter per type

kendaraan yang akan digunakan di dalam penentuan

jenis perawatan berkala.

• Fit/Gap 3.05: program checklist kendaraan.

• Fit/Gap 3.06: pembuatan PM (Plant Maintenance)

Order.

3. Mengurangi exchange rate risk

Yang dimaksud dengan exchange rate risk adalah

ketidakpastian return yang ditimbulkan oleh adanya

perbedaan mata uang yang digunakan.

Requirement yang harus dipenuhi untuk mengurangi

exchange rate risk dalam kegiatan operasional melalui

aplikasi SAP antara lain:

245

• Fit/Gap 2.05 : maintain currency

Jika fitur main currency telah diktifkan maka table

harus secara periodi dimaintain. Setting currency ini

terletak pada table TCURV (transaksi OB07). Sistem akan

melakuakn pengecekan apakah ada perbedaan tipe

exchange rate yang terjadi di table TCURF untuk

selanjutnya memasukkan currency baru dan tanggal

konversi.

4. Meningkatkan monitoring A/R (Account Receivable)

Requirement yang harus dipenuhi untuk meningkatkan

monitoring A/R (Account Receivable) dalam kegiatan

operasional melalui aplikasi SAP antara lain:

• Fit/Gap 2.06: Gabungan program accounting: dan

Account statement dan Aging AR (Account

Receivable).

• Fit/Gap 2.07: Kebutuhan allert system atas

outstanding AR invoice yang over due.

Dengan memenuhi requirement tersebut, maka proses

pemantauan dan pengendalian terhadap piutang yang

dimiliki perusahaan (A/R Monitoring) dapat dilakukan

secara efektif. Perusahaan dapat memantau piutang-piutang

yang belum, yang akan, dan yang sudah jatuh tempo

dengan mudah. Selain itu perusahaan juga dapat melakukan

246

pengklasifikasikan masing-masing customer terhadap

history pelunasan piutang yang pernah ada.

5. Meningkatkan monitoring performance karyawan

Karyawan merupakan salah satu sumber daya penting

perusahaan yang perlu dimaintain. Oleh karena itu perlu

dilakukan pemantauan kinerja karyawan dan juga

perencanaan terhadap kemampuan dan jenjang karier

karyawan atau biasa disebut personnel development.


meningkatkan monitoring performance karyawan dalam

kegiatan operasional melalui aplikasi SAP antara lain:

• Fit/Gap 4.01: ICP (Individual Career Program) dapat

dientry di SAP.

• Fit/Gap 4.02: Melakukan maintain terhadap

qualification group.

• Fit/Gap 4.03: List data peserta assessment sesuai

dengan kebutuhan (nama, tanggal tes, hasil tes dan

dapat di-download dan di sort berdasarkan kebutuhan

(hasil, tanggal, cabang, nama)).

• Fit/Gap 4.04: Sistem dapat menampilkan gap

kompetensi per karyawan.

• Fit/Gap 4.05: Dapat menampilkan informasi yang

dibutuhkan masing-masing karyawan.

247

• Fit/Gap 4.06: Sistem dapat mengontrol evaluasi

efektivitas training setiap peserta.

6. Meningkatkan monitoring financial management

perusahaan

Requirement yang harus dipenuhi untuk meningkatkan

monitoring financial management perusahaan dalam

kegiatan operasional melalui aplikasi SAP antara lain:

• Fit/Gap 2.03: balance Sheet and P/L (Profit/Loss)

statement.

P&L statement merupakan rangkuman dari transaksi

yang terjadi di perusahaan: pemasukan, penjualan, dan

pengeluaran dan memberikan gambaran apakah perusahaan

tersebut mengalami untung atau rugi pada periode tertentu.

Sedangkan balance sheet memberikan gambaran keuangan

perusahaan pada waktu tertentu dan salah satu elemen

penting dari balance sheet adalah memberi gambaran

mengenai hutang yang ditanggung perusahaan. Dengan

dipenuhinya requirement tersebut maka diharapkan

balance sheet dan P/L statement benar-benar relevan dalam

menggambarkan keadaan keuangan perusahaan.

7. Memudahkan maintenance dan vendor master record


memudahkan maintenance dan vendor master record

248

dalam kegiatan operasional melalui aplikasi SAP antara

lain:

• Fit/Gap 5.01: adanya satu prosedur dan format

Purchase Order yang sama untuk pembelian.

• Fit/Gap 5.02: adanya RFQ (Request for Quotation) by

sistem.

• Fit/Gap 5.03: mengaktifkan report evaluation vendor.

Dengan terpenuhinya requirement tersebut maka dalam

melakukan maintenance terhadap data vendor lebih mudah

karena tidak terjadi duplikasi data vendor antar company

code. Selain itu dalam melakukan evaluasi terhadap vendor

pun lebih mudah karena sudah mengikuti standard yang

disediakan SAP.

Deskripsi masing-masing manfaat (benefit) strategis dan

hubungannya:

1. Meningkatkan customer satisfaction

Customer satisfaction (kepuasan pelanggan) adalah

tingkat seberapa puas customer atas produk, jasa, serta

pelayanan yang diberikan oleh perusahaan. Semakin tinggi

tingkat kepuasan customer terhadap perusahaan, maka akan

meningkatkan kepercayaan customer dan akan berpengaruh

pada loyalitas customer untuk terus melakukan dan

meningkatkan transaksi terhadap perusahaan tersebut.

249

Melalui migrasi ke sistem SAP ERP 6.0, maka

customer satisfaction dapat dipenuhi karena adanya

hubungan 1 dan hubungan 2 pada gambar 4.8 yaitu

meningkatnya performance cabang dan meningkatnya

monitoring terhadap maintenance dan keadaan unit.

Dengan meningkatnya performance cabang maka

customer satisfaction akan meningkat juga karena cabang

yang melakukan interaksi langsung dengan customer.

Dengan adanya peningkatan monitoring terhadap

maintenance dan keadaan unit akan meyakinkan unit dalam

kondisi baik, aman, dan siap dipakai oleh pelanggan

sehingga tidak ada keluhan dari pelanggan. Hal ini

dikarenakan dengan melakukan migrasi, maka proses

pelayanan terhadap pelanggan dan proses maintenance

pada unit dapat dijalankan secara efektif, efisien atau dalam

waktu yang lebih cepat.

2. Mengurangi potensial lost pada revenue

Potential lost pada revenue adalah kemungkinan

hilangnya jumlah pendapatan yang seharusnya diperoleh

perusahaan.

Melalui hubungan 3 dan hubungan 4 pada gambar 4.8

dapat dilihat bahwa jika perusahaan mampu mengurangi

250

exchange rate risk dan meningkatkan monitoring A/R,

maka Potential lost pada revenue akan berkurang.

Apabila terjadi penurunan nilai kurs maka exchange

rate risk akan semakin besar, maka hal ini perlu menjadi

perhatian perusahaan. Selain exchange rate risk yang perlu

diperhatikan, monitoring A/R juga perlu menjadi poin

utama perusahaan. Dengan melakukan pengawasan

terhadap 2 hal ini, maka diharapkan potential lost dapat

diminimalkan.

Dengan melakukan migrasi, maka fungsi monitoring

A/R akan menjadi lebih baik, sehingga perusahaan mampu

memprediksi dan mengestimasi kemungkinan-

kemungkinan piutang tak tertagih, dan perusahaan dapat

mengambil tindakan yang efektif untuk mengurangi

peluang risiko kerugian tersebut. Sistem juga mampu

mengantisipasi exchange rate risk yang mungkin terjadi.

3. Menetapkan strategic planning perusahaan menjadi

lebih baik

Berdasarkan hubungan 5 dan hubungan 6 pada gambar

4.8 strategic planning perusahaan akan menjadi lebih baik.

Meningkatnya monitoring performance karyawan akan

memberikan nilai lebih bagi bagian corporate planning

251

dalam melakukan perencanaan dengan mengetahui kondisi

kinerja karyawan.

Peningkatan pada monitoring financial management

perusahaan akan membantu memberikan informasi kondisi

keungan perusahaan pada bagian corporate planning,

sehingga penyimpangan dalam hal keuangan dapat

diminimalkan.

4. Memudahkan controlling pembelian

Berdasarkan hubungan 7, kemudahan pada saat

maintenance vendor dan info record akan membantu

mempermudah pengontrolan pada pembelian karena tidak

ada data yang redundancy.

Target untuk meningkatkan laba perusahaan sebesar 5%

per tahun akan tercapai sesuai dengan 4 hubungan sesuai yang

ada pada gambar 4.8 sebagai berikut:

a. Hubungan 8: Dengan meningkatnya customer satisfaction,

maka loyalitas setiap customer akan dapat ditingkatkan dan

hubungan ketergantungan customer terhadap perusahaan

dapat dipertahankan. Perusahaan akan memperluas pangsa

pasar dengan menjaring customer baru, tanpa takut

kehilangan customer yang lama. Dengan demikian maka

252

transaksi perusahaan dari tahun ke tahun akan meningkat,

yang akan berakibat peningkatan laba perusahaan juga.

b. Hubungan 9: dengan mengurangi potential lost pada

revenue, maka laba perusahaan akan meningkat juga. Slah

satu contohnya berdasarkan data laporan keuangan TRAC-

ASTRA RENT A CAR, rata-rata besarnya kerugian

piutang tak tertagih per tahun sebesar 5 % dari total

pendapatan yang diperoleh perusahaan. Jika risiko piutang

tak tertagih dapat diminimalisasi, maka pendapatan dan

laba perusahaan akan meningkat.

c. Hubungan 10: dengan penetapan strategic planning

menjadi lebih baik, maka laba perusahaan akan meningkat

sesuai dengan target harapan yang ingin dicapai oleh

perusahaan.

d. Hubungan 11: dengan kemudahan dalam pengontrolan

pembelian akan meminimalkan kesalahan pemilihan

vendor yang dikarenakan data yang redudand sehingga

kerugian akibat kesalahan pemilihan vendor bisa

diminimalkan.

Berikut adalah tabel proyeksi perkiraan pertumbuhan laba

sesuai dengan harapan dan sasaran yang ditetapkan perusahaan

dengan kenaikan margin sebesar 5% sehingga selisih

kenaikkannya sebesar 14,06% (diperoleh dari persentase

253

pertumbuhan laba yang selama ini berlangsung sebesar 9,06%

ditambah dengan margin kenaikan sebesar 5%):

TRAC-ASTRA RENT A CAR SELAMA 5 TAHUN

DENGAN MELAKUKAN MIGRASI SISTEM SAP KE ERP 6.0


Tahun Laba % Selisih Kenaikan Selisih Kenaikan

0 40,090,687,781 N/A N/A

1 45,727,438,483 14,06% 5,636,750,702

2 52,156,716,334 14,06% 6,429,277,851

3 59,489,950,650 14,06% 7,333,234,317

4 67,854,237,712 14,06% 8,364,287,061

5 77,394,543,534 14,06% 9,540,305,822

Tabel 4.19 Proyeksi Perkiraan Pertumbuhan Laba

4.4.2.1.1 Manfaat meningkatkan pertumbuhan laba

perusahaan yang diperoleh dengan melakukan

upgrade

Berdasarkan analisa Fit/Gap diketahui bahwa dengan

melakukan upgrade masih terdapat beberapa requirement

yang tidak dapat dipenuhi, sehingga manfaat peningkatan

pertumbuhan laba perusahaan hanya mencapai 12,42 % per

tahun. Hal ini disebabkan karena kontribusi strategi

upgrade hanya mampu menaikkan margin laba sebesar

254

3,36% (perhitungan ada pada lampiran) karena tidak semua

requirement pada analisa Fit/Gap dapat dipenuhi. Berikut

adalah estimasi laba dan manfaat financial yang diperoleh

dari pertumbuhan laba selama 5 tahun:

TABEL HARAPAN PERTUMBUHAN LABA

TRAC-ASTRA RENT A CAR SELAMA 5 TAHUN DENGAN UPGRADE



0 40,090,687,781 N/A N/A

1 45,069,951,203 12,42% 4,979,263,422

2 50,667,639,143 12,42% 5,597,687,939

3 56,960,559,924 12,42% 6,292,920,782

4 64,035,061,467 12,42% 7,074,501,543

5 71,988,216,101 12,42% 7,953,154,634

Tabel 4.20 Harapan Pertumbuhan Laba Dengan Upgrade

Dari harapan pertumbuhan laba tersebut, peningkatan

manfaat yang disebabkan karena migrasi sistem SAP ke

SAP ERP 6.0 hanya sebesar margin perbedaan persen

peningkatan rata-rata pertumbuhan laba 5 tahun

sebelumnya yaitu sebesar 3,36%. Berikut ini adalah benefit

dari pertumbuhan laba yang diperoleh dari perkalian antara

255

selisih kenaikan pertumbuhan laba per tahun dikali dengan

3,36/12,42.

Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5

Benefit 1,347,047,109 1,514,350,360 1,702,432,675 1,913,874,814 2,151,578,065

Tabel 4.21 Manfaat Ekonomis Bersih Upgrade

4.4.2.1.2 Manfaat meningkatkan pertumbuhan laba

perusahaan yang diperoleh dengan melakukan

reimplementation.

Berdasarkan analisa Fit/Gap diketahui bahwa dengan

melakukan reimplementation semua requirement dapat

terpenuhi, sehingga manfaat peningkatan pertumbuhan laba

perusahaan mampu mencapai 14,06 % per tahun sesuai

target perusahaan dengan margin kenaikan laba sebesar 5%

dari peningkatan laba sebelumnya. Berikut adalah estimasi

laba dan manfaat financial yang diperoleh dari

pertumbuhan laba selama 5 tahun:

256

TABEL HARAPANPERTUMBUHAN LABA

TRAC-ASTRA RENT A CAR SELAMA 5 TAHUN DENGAN

REIMPLEMENTATION



0 40,090,687,781 N/A N/A

1 45,727,438,483 14,06% 5,636,750,702

2 52,156,716,334 14,06% 6,429,277,851

3 59,489,950,650 14,06% 7,333,234,317

4 67,854,237,712 14,06% 8,364,287,061

5 77,394,543,534 14,06% 9,540,305,822

Tabel 4.22 Harapan Pertumbuhan Laba Dengan Reimplementation

Dari harapan pertumbuhan laba tersebut, peningkatan

manfaat yang disebabkan karena migrasi sistem SAP ke

SAP ERP 6.0 hanya sebesar margin perbedaan persen

peningkatan rata-rata pertumbuhan laba 5 tahun

sebelumnya yaitu sebesar 5%. Berikut ini adalah benefit

dari pertumbuhan laba yang diperoleh dari perkalian antara

selisih kenaikan pertumbuhan laba per tahun dikali dengan

5/14.06.

257

Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5

Benefit 2,004,534,389 2,286,371,924 2,607,835,817 2,974,497,532 3,392,711,885

Tabel 4.23 Manfaat Ekonomis Bersih Reimplementation

4.4.2.2 Menekan atau Mengurangi Biaya Operasional Perusahaan

Target selanjutnya yang diperoleh melalui migrasi ke aplikasi SAP

ERP 6.0 adalah menekan atau mengurangi biaya operasional (expense)

dengan melakukan penghematan karena kinerja aplikasi yang semakin

efektif dan efisien.

Berikut adalah bagan hubungan masing-masing manfaat yang

menyusun alur pencapaian target pengurangan biaya operasional:

258

Gambar 4.12 Hubungan Antara Manfaat dan Target

Menekan/Mengurangi Biaya Operasional

Deskripsi manfaat (benefit) operasional:

1. Meningkatkan reporting process

Requirement no 2.01 Konsolidasi terhadap laporan -

laporan FI (Financial) antar company code dan dengan

holding company (requirement no 2.03). Selain itu juga

259

pada pembuatan Laporan Stock Bulanan pada Fleet

(requirement no 3.02) pada analisa Fit/Gap yang

menyatakan bahwa kurang efisiennya penyusunan laporan

karena sistem SAP saat ini masih memiliki kekurangan

dalam penyusunan laporan. Jika kedua requirement

tersebut dapat dipenuhi dengan baik yaitu melalui

penyempurnaan fungsi dan fitur laporan fleet yang mampu

meningkatkan efisiensi pengerjaannya melalui sistem yang

telah dikonfigurasi di SAP yang baru dan penyempurnaan

system wide concept pada SAP sehingga proses konsolidasi

laporan keuangan (financial report) dapat dilakukan

dengan lebih efisien, maka angka kerugian financial akibat

lembur dapat ditekan.

Deskripsi manfaat (benefit) ekonomis dan hubungannya:

1. Pengurangan biaya lembur

• Pengurangan biaya lembur karena penyempurnaan

pada fungsi penyusunan laporan fleet.

Menurut kebijakan perusahaan, batas maksimal

jumlah jam lembur setiap karyawan adalah 20 jam per

bulan. Lembur untuk melakukan penyusunan laporan

fleet dilakukan oleh service advisor. Jumlah service

advisor pada plant yang mengerjakan laporan fleet

adalah 124 orang. Sebagian besar service advisor

260

berada pada Golongan Karyawan 1E, yang memperoleh

rata-rata gaji pokok sebesar Rp 4.000.000,- per bulan.

Dengan demikian, jika masing-masing karyawan

lembur pada batas maksimal yaitu 20 jam per bulan,

dimana kebijaksanaan perhitungan point lembur

karyawan adalah jumlah jam lembur dibagi 173 (total

jam kerja) dikali dengan gaji pokok masing-masing

karyawan, maka berikut adalah perhitungan manfaat

ekonomis yang dapat diperoleh jika angka lembur dapat

ditekan:

Jumlah Service Advisor 124

Gaji Pokok 3,500,000

Biaya Lembur per bulan untuk 1 SA

Maksimal 20 jam kerja (20/173) * Gaji Pokok 404,624

Total Biaya Lembur per bulan untuk 124 SA

124 * Biaya Lembur per bulan 1 SA 50,173,410

Total Biaya Lembur per tahun

12 * Total Biaya Lembur per bulan untuk 124 SA 602,080,925

Tabel 4.24 Perhitungan Manfaat Karena Pengurangan Biaya Lembur

Dalam Penyusunan Laporan Fleet per Tahun

261


pada fungsi konsolidasi dalam penyempurnaan

laporan keuangan (financial report) sesuai dengan

prosedur organisasi yang saat berlaku saat ini.

Seperti penjelasan sebelumnya bahwa batas

maksimal jumlah lembur setiap karyawan adalah 20

jam per bulan dan lembur untuk penyusunan laporan

biasanya terjadi pada 2 minggu terakhir pada setiap

bulannya dan pada saat perusahaan akan menutup buku

sebanyak 3 kali dalam satu tahun (sistem caturwulan)

untuk laporan keuangan. Peningkatan reporting process

dalam konsolidasi laporan keuangan hanya dapat

dilakukan dengan melakukan reimplementation. Hal

tersebut dikarenakan manfaat tersebut terkait dengan

requirement no 1.01 yang hanya dapat dipenuhi dengan

reimplementation, sedangkan pada upgrade

requirement tersebut bersifat gap.

Penyusunan laporan keuangan dilakukan oleh

karyawan divisi accounting yang jumlahnya sekitar 89

orang. Sebagian besar karyawan divisi accounting

tersebut berada dalam posisi golongan 2D yang

memiliki taksiran gaji rata-rata Rp 8.500.000,- per

bulannya. Kebijakan perhitungan lembur untuk

262

karyawan accounting sama dengan perhitungan pada

service advisor yaitu jumlah jam lembur dibagi 173

dikali dengan gaji pokok. Berikut adalah perhitungan

besarnya biaya lembur per tahun yang dapat ditekan

jika fungsi konsolidasi laporan keuangan telah

disempurnakan:

Jumlah karyawan Accounting 89

Gaji Pokok 8,500,000

Biaya Lembur per bulan untuk 1 karyawan

Maksimal 20 jam kerja (20/173) * Gaji Pokok 982,659

Total Biaya Lembur per bulan untuk 89 karyawan

89 * Biaya Lembur per bulan 1 karyawan 87,456,647

Total Biaya Lembur per tahun

12 * Total Biaya Lembur per bulan untuk 89 karyawan 1,049,479,769

Tabel 4.25 Perhitungan Manfaat Karena Pengurangan Biaya Lembur Dalam

Konsolidasi Penyusunan Laporan Keuangan per Tahun

Jika diasumsikan terjadi kenaikan gaji sebesar 10% per

tahunnya, maka berikut adalah perhitungan keuntungan

yang dapat diperoleh perusahaan dari pengurangan biaya

lembur selama 5 tahun setelah melakukan migrasi kepada

sistem SAP yang baru baik upgrade maupun

reimplementation.

263

Manfaat Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5

Pengurangan biaya lembur dalam penyusunan laporan fleet 602,080,925 662,289,018 728,517,919 801,369,711 881,506,682 Pengurangan biaya lembur dalam konsolidasi penyusunan laporan keuangan 1,049,479,769 1,154,427,746 1,269,870,520 1,396,857,573 1,536,543,330 Total Manfaat karena pengurangan 1,651,560,694 1,816,716,763 1,998,388,440 2,198,227,284 2,418,050,012

Tabel 4.26 Total Penghematan Biaya Lembur Selama 5 Tahun

2. Pengurangan biaya listrik

Manfaat peningkatan dan penyempurnaan fungsi

laporan yang mengurangi biaya operasional jam lembur

karyawan akan berpengaruh pada pengurangan biaya

listrik. Perhitungan biaya listrik berdasarkan cara

perhitungan yang diperoleh dari situs PLN. Berdasarkan

kapasitas daya yang digunakan, TRAC-ASTRA RENT A

CAR berada dalam kategori perhitungan untuk unit bisnis

pada tingkat B3. Berikut adalah tabel yang digunakan

sebagai dasar perhitungan listrik:

264

Biaya listrik 1 Kwh (Kilo watt hour) IDR 475

Kapasitas Daya AC (1 AC Central per block) 800 watt

1 Personal Computer 400 watt

1 Lampu penerang 36 watt

Kapasitas lampu penerang untuk 1 block

(diperlukan 6 lampu) = 6 x 36 watt 216 watt

1 block 10 karyawan

Tabel 4.27 Dasar Perhitungan Listrik


pada fungsi penyusunan laporan fleet.

Pengurangan waktu lembur yang disebabkan karena

penyempurnaan laporan fleet menyebabkan perusahaan

mampu melakukan penghematan biaya operasional

listrik karena penekenan jam lembur. Berikut ini adalah

perhitungan pengurangan biaya lembur yang

disebabkan karena penyempurnaan laporan fleet:

265

Jumlah Service Advisor 124 karyawan

Blok yang diperlukan (124/10 = 12,4 blok dibulatkan menjadi

13) 13 blok

Daya yang diperlukan untuk AC per jam (13 x 800) 10.400 watt

Daya yang diperlukan untuk komputer untuk 124 karyawan

per jam (124 x 400) 49.600 watt

Daya yang diperlukan untuk lampu penerang per jam (13 x

216) 2.808 watt

Daya yang diperlukan untuk AC selama 1 bulan (10.400 x 20

jam) 208.000 watt

Daya yang diperlukan untuk Komputer selama 1 bulan

(49.600 x 20 jam) 992.000 watt

Daya yang diperlukan untuk lampu penerang selama 1 bulan

(2.808 x 20 jam) 56.160 watt

Daya yang diperlukan untuk AC selama 1 tahun

(208.000 x 12 bulan) 2.496.000 watt

Daya yang diperlukan untuk Komputer selama 1 tahun

(992.000 x 12 bulan) 11.904.000 watt

Daya yang diperlukan untuk lampu penerang selama 1 bulan

(56.160 x 12 bulan) 1.123.200 watt

266

TOTAL PENGHEMATAN DAYA LISTRIK 1 TAHUN

DARI LAPORAN FLEET 15.523.200 watt

TOTAL PENGHEMATAN BIAYA LISTRIK 1 TAHUN

DARI LAPORAN FLEET = 15.523,2 kwh x Rp 475 = Rp 7.373.520,00

Tabel 4.28 Penghematan Listrik Fleet


pada fungsi konsolidasi dalam penyempurnaan

laporan keuangan (financial report) sesuai dengan

prosedur organisasi yang saat berlaku saat ini.

Pengurangan waktu lembur yang disebabkan karena

penyempurnaan fungsi konsolidasi pada laporan

keuangan menyebabkan perusahaan mampu melakukan

penghematan biaya operasional listrik karena

penekanan jam lembur. Berikut ini adalah perhitungan

pengurangan biaya lembur yang disebabkan karena

penyempurnaan fungsi konsolidasi pada laporan

keuangan:

267

Jumlah Accounting 89 karyawan

Blok yang diperlukan (89/10 = 8,9 blok dibulatkan menjadi

9) 9 blok

Daya yang diperlukan untuk AC per jam (9 x 800) 7.200 watt

Daya yang diperlukan untuk komputer untuk 124 karyawan

per jam (89 x 400) 35.600 watt

Daya yang diperlukan untuk lampu penerang per jam (9 x

216) 1.944 watt

Daya yang diperlukan untuk AC selama 1 bulan (7.200 x

20 jam) 144.000 watt

Daya yang diperlukan untuk Komputer selama 1 bulan

(35.600 x 20 jam) 712.000 watt

Daya yang diperlukan untuk lampu penerang selama 1

bulan

(1.944 x 20 jam) 38.880 watt

Daya yang diperlukan untuk AC selama 1 tahun

(144.000 x 12 bulan) 1.728.000 watt

Daya yang diperlukan untuk Komputer selama 1 tahun

(712.000 x 12 bulan) 8.544.000 watt

268

Daya yang diperlukan untuk lampu penerang selama 1

bulan

(38.880 x 12 bulan) 777.600 watt

TOTAL PENGHEMATAN LISTRIK 1 TAHUN

DARI LAPORAN KEUANGAN 11.049.600 watt

TOTAL PENGHEMATAN BIAYA LISTRIK 1

TAHUN DARI LAPORAN KEUANGAN = 11.049,6

kwh x Rp 475 Rp 5.248.560,00

Tabel 4.29 Penghematan Listrik Keuangan

4.4.2.2.1 Manfaat penekanan biaya operasional perusahaan

melalui pengurangan waktu lembur karyawan yang

diperoleh dengan melakukan upgrade.

Manfaat financial karena pengurangan lembur untuk

upgrade hanya diperoleh dengan efisiensi penyusunan

laporan fleet. Berikut adalah perkiraan manfaat yang

diperoleh:

269

Benefit Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5

Pengurangan

lembur

dari laporan fleet 602,080,925 662,289,018 728,517,919 801,369,711 881,506,682

Pengurangan listrik


TOTAL

BENEFIT 609,454,445 669,662,538 735,891,439 808,743,231 888,880,202

Tabel 4.30 Pengurangan Biaya upgrade

4.4.2.2.2 Manfaat penekanan biaya operasional perusahaan

dengan melalui pengurangan waktu lembur karyawan

yang diperoleh dengan melakukan reimplementation.

Dengan melakukan reimplementation, maka perusahaan

mampu memperoleh total manfaat financial yang diperoleh

karena pengurangan waktu lembur. Hal tersebut disebabkan

dengan reimplementation maka perusahaan dapat

melakukan efisiensi dalam penyusunan laporan fleet

maupun konsolidasi laporan keuangan, sehingga

pengurangan waktu lembur diperoleh dari kedua

270

perhitungan tersebut. Berikut adalah perkiraan manfaat

yang diperoleh:

Benefit Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5

Pengurangan

lembur


Pengurangan listrik


Pengurangan

lembur

dari laporan

keuangan 1,049,479,769 1,154,427,746 1,269,870,520 1,396,857,573 1,536,543,330

Pengurangan

listrik

dari laporan

keuangan 5,248,560 5,248,560 5,248,560 5,248,560 5,248,560

TOTAL

BENEFIT 1,664,182,774 1,829,338,844 2,011,010,519 2,210,849,364 2,430,672,092

Tabel 4.31 Pengurangan Biaya Reimplementation

271

4.4.2.3 Mengurangi Biaya Tak Terduga

Target lain yang dapat diperoleh perusahaan melalui migrasi ke

aplikasi SAP ERP 6.0 adalah mengurangi biaya tak terduga akibat

permasalahan-permasalahan yang akan ditemui di kemudian hari pada

saat implementasi SAP ERP 6.0. Biaya untuk melakukan perbaikan

ini dapat diminimalisir karena adanya support dari SAP.

Gambar 4.13 Hubungan Antara Manfaat dan Target Mengurangi

Biaya Operasional

272

Deskripsi manfaat dengan target dan hubungannya:

1. Added support dari SAP

Salah satu manfaat dengan melakukan naik versi ke

SAP ERP 6.0 adalah adanya added support dari SAP.

SAP ERP 6.0 sendiri merupakan solusi jangka panjang

yang menawarkan kepada customer stabilitas dan

memaksimalkan nilai dari investasi mereka. Di dalam

strategi produk SAP ERP 6.0, SAP ERP 6.0 diharapkan

menjadi “go-to” release sampai dengan 2012,

menyediakan mainstream maintenance (standard support

untuk semua fitur secara penuh) sampai dengan Maret 2013

dan extended maintenance (maintenance untuk semua fitur

hanya dikenakan biaya tambahan) sampai dengan 2016.

Selain itu melakukan customer specific maintenance

(mempekerjakan staff internal atau menyewa konsultan

untuk mengelola outdated release) sangatlah mahal maka

penting bagi perusahaan untuk mempertimbangkan

potential cost savings yang dapat dilakukan. Beberapa

resiko jika perusahaan tetap menggunakan outdated release

antara lain:

• Support packages tidak akan diberikan. Hal ini

berarti perusahaan harus melakukan koreksi yang

dibutuhkan sendiri. Perubahan terhadap

273

peraturan tidak akan diberikan. Sebagai contoh,

perusahaan tidak akan menerima update terhadap

perubahan di dalam hukum yang akan

mempengaruhi proses bisnis seperti pada area

human resources. Contohnya adalah kebijakan dari

pemerintah mengenai peraturan PPh ( Pajak

Penghasilan). Dengan support di SAP ERP 6.0

untuk melakukan update terhadap human resource

dan peraturan penggajian dari pemerintah akan

menjadi lebih mudah, sehingga pada saat

pemerintah melakukan audit, data dapat ditelusuri

secara jelas dan integritas data terjamin.

• Update terhadap teknologi terbatas. Contohnya new

patches terhadap kernel yang harusnya mendukung

operating system baru dan kombinasi database

tidak dapat dijamin. Begitu juga dengan one-step

upgrades terhadap release SAP terakhir tidak dapat

dijamin. Interface untuk fungsi baru di dalam di

produk release terbaru bisa saja tidak ada dan hanya

bisa dikembangkan dengan biaya tambahan.

• Penyelesaian masalah yang sifatnya customer

specific atau tidak dapat diidentifikasi oleh SAP

akan dikenakan charge berdasarkan time-and-

274

materials. Sebagai tambahan tidak ada jaminan

solusi untuk produk pihak ketiga, seperti misalnya

operating systems atau databases yang maintenance

nya tidak dilanjutkan lagi oleh vendor.

Berikut adalah roadmap dari support yang disediakan

SAP terhadap versi 6.0:

Gambar 4.14 Roadmap dari Support SAP ERP 6.0

Added support ini bisa mendukung target perusahaan

untuk mengurangi biaya tak terduga dari divisi IT karena

masalah yang mungkin timbul dalam operasional SAP

untuk ke depannya belum dapat diprediksi. Bukan hanya

dari segi operasional saja namun kebijakan dari pemerintah

pun bisa mempengaruhi biaya tak terduga ini.

4.4.2.4 Memberikan Competitive Advantage bagi Perusahaan

Selain target meningkatkan pendapatan dan menekan biaya

operasional, proyek migrasi SAP ERP 6.0 dapat meningkatkan

kemampuan bersaing perusahaan.

Berikut merupakan bagan yang menggambarkan competitive

advantage yang dapat diperoleh perusahaan:

275

Gambar 4.15 Competitive advantage yang Dapat Diperoleh

Perusahaan

1. Meningkatkan Corporate Image

Nama baik TRAC-ASTRA RENT A CAR sudah

terbukti dalam dunia industri penyewaan mobil di

Indonesia, dan menjadi salah satu bisnis raksasa yang

bergerak dalam bidang tersebut. Dengan melakukan

migrasi ke SAP 6.0 yang merupakan produk terbaru dan

unggul dalam bidang ERP di dunia saat ini, maka akan

meningkatkan prestige dan kesan baik (image) dari TRAC-

ASTRA RENT A CAR. Dengan meningkatnya nama baik

perusahaan, maka akan memudahkan perusahaan tersebut

untuk menjalin kerja sama bisnis serta promosi berbagai

276

produk karena dianggap sebagai perusahaan yang bonafide

sehubungan telah mengimplementasikan suatu aplikasi

software yang sangat eksklusif.

2. Adanya SOA (Service Oriented Architecture)

Dengan SAP ERP 6.0 yang dikembangkan dengan

konsep SOA (Service Oriented Architecture) maka akan

meningkatkan fleksibilitas dan membuat sistem ERP dapat

menyesuaikan dengan cepat terhadap proses bisnis yang

terus berkembang (business agility).

Walaupun enterprise SOA bukanlah sebagai faktor

utama untuk melakukan peningkatan versi ke SAP ERP

6.0, namun hal ini merupakan keuntungan jangka panjang

dan strategi yang perlu dipertimbangkan oleh perusahaan

sebagai sebuah justifikasi untuk melakukan peningkatan

versi SAP.

Dengan enterprise SOA, perusahaan dapat

mengimplementasikan solusi bisnis dengan lebih cepat

dengan usaha yang minimal. Berikut adalah keuntungan

potensial yang dapat perusahaan dapatkan dengan

menggunakan enterprise SOA:

• Kemampuan untuk mendesain proses bisnis dengan

lebih fleksibel, misalnya: order-to-cash process.

277

• Kemampuan untuk mengimplementasikan shared

service centers.

• Wawasan bisnis (business insight) yang lebih dapat

diandalkan (misalnya melalui corporate

performance management).

• Integrasi yang lebih baik dari SAP ERP ke aplikasi

tambahan dari partner SAP.

4.4.3 Perbandingan Manfaat yang diperoleh Upgrade dan Reimplementation

Hasil Target

Upgrade Reimplementation

Meningkatkan Laba

Perusahaan

Meningkatkan 3,36 %

per tahun

Meningkatkan 5 % per

tahun

Menekan atau Mengurangi

Biaya Operasional

Perusahaan

Mengurangi biaya

listrik dan lembur dari

penyempurnaan proses

penyusunan laporan

fleet

Mengurangi biaya listrik

dan lembur dari

penyempurnaan proses

penyusunan laporan fleet

dan konsolidasi laporan

keuangan

Mengurangi Biaya Tak

Terduga

Mengurangi risiko

biaya tak terduga

karena added support

Mengurangi risiko biaya

tak terduga karena added

support

278

Hasil Target


Memberikan Competitive

Advantage bagi perusahaan

Meningkatkan

keunggulan bersaing

perusahaan untuk

meluaskan pangsa pasar

Meningkatkan

keunggulan bersaing

perusahaan untuk

meluaskan pangsa pasar

Tabel 4.32 Perbandingan Manfaat yang diperoleh pada Upgrade dan Reimplementation

279

4.4.4 Dampak Ekonomis Proyek

4.4.4.1 Upgrade

LEMBAR KERJA DAMPAK EKONOMIS UPGRADE SAP DALAM RUPIAH

A. Biaya Pengembangan Sistem IDR 5,395,472,000 B. Arus Kas Tahunan

YEAR TOTAL Year 1 Year 2 Year 3 Year 4 Year 5

Manfaat Ekonomis Bersih 1,347,047,109 1,514,350,360 1,702,432,675 1,913,874,814 2,151,578,065 Pengurangan biaya 609,454,445 669,662,538 735,891,439 808,743,231 888,880,202 .= Perolehan 1,956,501,554 2,184,012,898 2,438,324,114 2,722,618,045 3,040,458,267 (-) Biaya Berjalan 58,446,000 58,446,000 58,446,000 58,446,000 58,446,000 .= Arus Kas Bersih 1,898,055,554 2,125,566,898 2,379,878,114 2,664,172,045 2,982,012,267 IDR 12,049,684,878 C. Simple ROI (B / 5 tahun / A) = 44.67 %

280

D. Scoring, Economic Impact

Score Simple ROI

0 zero or less

1 1% - 299%

2 300% - 499%

3 500% - 699%

4 700 - 899%

5 over

Tabel 4.33 Dampak Ekonomis Proyek Upgrade

281

4.4.4.1.1 ROI (Return On Investment)

Berdasarkan perhitungan pada Lembar Kerja Dampak

Ekonomis, maka dapat disimpulkan bahwa return on

investment (ROI) atau pengembalian dari investasi yang

diperoleh dari strategi migrasi upgrade adalah sebesar

44,67%

4.4.4.1.2 NPV (Net Present Value)

Net Present Value adalah nilai mata uang yang telah

dikurangi tingkat diskonto / suku bunga (discount rate) yang

ditetapkan oleh perusahaan sebesar 8,5%, sehingga melalui

upgrade diperoleh uang sebesar :

NPV = {12,049,684,878/(1+8,5%)1 +

12,049,684,878/(1+8,5%)2 +

12,049,684,878/(1+8,5%)3`+

12,049,684,878/(1+8,5%)4 +

12,049,684,878/(1+8,5%)5 } - 5,395,472,000

= 3,928,259,492.17575

282

4.4.4.1.3 Payback Period

Tahun Biaya Cash Inflows Payback 0 5,395,472,000 0 -5,395,472,000 1 1,898,055,554 -3,497,416,446 2 2,125,566,898 -1,371,849,548 3 2,379,878,114 1,008,028,566 4 2,664,172,045 3,672,200,611 5 2,982,012,267 6,654,212,878

Tabel 4.34 Payback Period Upgrade

Payback = Payback minus + Jumlah tahun minus

Benefit per tahun

= -1,371,849,548 + 2 tahun

2,379,878,114

= 2,576436894

= 2 tahun + (0,576436894 x 12 bulan)

= 2 tahun 6,92 bulan

= 2 tahun 7 bulan

Dengan demikian dapat disimpulkan untuk

mengembalikan investasi pada proyek migrasi dengan

strategi upgrade diperlukan waktu 2 tahun 7 bulan.

4.4.4.1.4 IRR (Internal Rate of Return)

IRR (Internal Rate of Return) merupakan angka yang

menunjukkan discount rate maksimal yang dapat diterima

agar sistem tidak menghasilkan kerugian. Semakin tinggi

283

IRR dari sebuah sistem, maka pengaruh perubahan suku

bunga semakin kecil terhadap sistem tersebut. Berikut ini

adalah perhitungannya:

IRR = -5,395,472,000- { 12,049,684,878/(1+IRR)1 +

12,049,684,878/(1+IRR)2 +

12,049,684,878/(1+IRR)3 +

12,049,684,878/(1+IRR)4 +

12,049,684,878/(1+IRR)5 }

= 31 %

Dari perhitungan di atas, IRR dari migrasi sistem SAP

ERP 6.0 melalui strategi upgrade adalah sebesar 31 %. Hal

ini menunjukkan bahwa sistem masih dapat memperoleh

keuntungan jika discount rate (suku bunga) di bawah 31%.

284

4.4.4.2 Reimplementation

LEMBAR KERJA DAMPAK EKONOMIS REIMPLEMENTATION SAP DALAM RUPIAH

A. Biaya Pengembangan Sistem IDR 8,334,582,000 B. Arus Kas Tahunan

YEAR TOTAL Year 1 Year 2 Year 3 Year 4 Year 5

Manfaat Ekonomis Bersih 2,004,534,389 2,286,371,924 2,607,835,817 2,974,497,532 3,392,711,885 Pengurangan biaya 1,664,182,774 1,829,338,844 2,011,010,519 2,210,849,364 2,430,672,092 .= Perolehan 3,668,717,163 4,115,710,768 4,618,846,336 5,185,346,896 5,823,383,977 (-) Biaya Berjalan 58,446,000 58,446,000 58,446,000 58,446,000 58,446,000 .= Arus Kas Bersih 3,610,271,163 4,057,264,768 4,560,400,336 5,126,900,896 5,764,937,977 IDR 23,119,775,141 C. Simple ROI (B / 5 tahun / A) = 55.48 %

285

D. Scoring, Economic Impact

Score Simple ROI

0 zero or less

1 1% - 299%

2 300% - 499%

3 500% - 699%

4 700 - 899%

5 Over

Tabel 4.35 Dampak Ekonomis Proyek Reimplementation

286

4.4.4.2.1 ROI (Return On Investment)

Berdasarkan perhitungan pada Lembar Kerja Dampak

Ekonomis, maka dapat disimpulkan bahwa return on

investment (ROI) atau pengembalian dari investasi yang

diperoleh dari strategi migrasi reimplementation adalah

sebesar 55,48 %

4.4.4.2.2 NPV (Net Present Value)

Net Present Value adalah nilai mata uang yang telah

dikurangi tingkat diskonto / suku bunga (discount rate) yang

ditetapkan oleh perusahaan sebesar 8,5%, sehingga melalui

reimplementation diperoleh uang sebesar:

NPV = {23,119,775,141 /(1+8,5%)1 + 23,119,775,141

/(1+8,5%)2 + 23,119,775,141 /(1+8,5%)3`+

23,119,775,141 /(1+8,5%)4 +23,119,775,141

/(1+8,5%)5 } - 8,334,582,000

= Rp 9,543,081,683.85212

287

4.4.4.2.3 Payback Period

Tahun Biaya Cash Inflows Payback 0 8,334,582,000 0 -8,334,582,000 1 3,610,271,163 -4,724,310,837 2 4,057,264,768 -667,046,069 3 4,560,400,336 3,893,354,267 4 5,126,900,896 9,020,255,163 5 5,764,937,977 14,785,193,140

Tabel 4.36 Payback Period Reimplementation

Payback = Payback minus + Jumlah tahun minus

Benefit per tahun

= -667,046,069 + 2 tahun

4,560,400,336

= 2,146269191

= 2 tahun + (0,146269191 x 12 bulan)

= 2 tahun + 1,75 bulan

= 2 tahun 2 bulan

Dengan demikian dapat disimpulkan untuk

mengembalikan investasi pada proyek migrasi dengan

strategi reimplementation diperlukan waktu 2 tahun 2

bulan.

288

4.4.4.2.4 IRR (Internal Rate of Return)

IRR (Internal Rate of Return) merupakan angka yang

menunjukkan discount rate maksimal yang dapat diterima

agar sistem tidak menghasilkan kerugian. Semakin tinggi

IRR dari sebuah sistem, maka pengaruh perubahan suku

bunga semakin kecil terhadap sistem tersebut. Berikut ini

adalah perhitungannya :

IRR = -8,334,582,000 - { 23,119,775,141 /(1+IRR)1 +

23,119,775,141 /(1+IRR)2 + 23,119,775,141

/(1+IRR)3 + 23,119,775,141 /(1+IRR)4 +

23,119,775,141 /(1+IRR)5 }

= 42 %

Dari perhitungan di atas, IRR dari migrasi sistem SAP

ERP 6.0 melalui strategi reimplementation adalah sebesar

42 %. Hal ini menunjukkan bahwa sistem masih dapat

memperoleh keuntungan jika discount rate (suku bunga) di

bawah 42 %.

289

4.5 Hasil Perhitungan dan Tabel Perbandingan Upgrade dan Reimplementation

Di atas telah ditampilkan perhitungan ROI, NPV, Payback period, dan IRR dari

kedua alternatif cara migrasi sistem. Berikut ini tabel hasil perhitungan dari kedua

altenarif tersebut agar dapat dibandingkan karakteristik dari masing-masing sistem

yang diusulkan:

Hasil Perhitungan


ROI 44,67 % 55,48 %

NPV Rp 3,928,259,492.18 Rp 9,543,081,683.85

Payback Period 2 tahun 7 bulan 2 tahun 2 bulan

IRR 31 % 42 %

Tabel 4.37 Perbandingan Hasil Perhitungan

4.6 Analisa Kelebihan dan Kelemahan serta Kondisi Perusahaan untuk Upgrade

dan Reimplementation

4.6.1 Upgrade

Kelebihan upgrade

1. Waktu relatif lebih cepat.

2. Lebih mudah dilakukan, terutama jika dokumentasi project

sebelumnya lengkap.

3. Biaya relatif lebih murah.

4. Training user dapat tidak dilakukan, jika tidak ada perubahan yang

signifikan.

290

Kelemahan upgrade

1. Tidak dapat melakukan perubahan prosedur pada proses bisnis jika

terjadi banyak kekurangan pada sistem yang saat ini berjalan.

2. Tidak dapat mengubah system wide concept.

3. Hanya melakukan upgrade terhadap infrastruktur teknikal saja.

Berdasarkan perbandingan kelemahan dan kelebihan tersebut dapat

disimpulkan kondisi perusahaan yang cocok melakukan upgrade :

1. Perusahaan tersebut telah menjalankan sistem SAP yang

sebelumnya dengan kendala yang tidak begitu besar, sehingga

ketika akan melakukan migrasi ke versi baru tidak dibutuhkan

terlalu banyak kustomisasi.

2. Perusahaan tersebut tidak melakukan perubahan terhadap struktur

dasar organisasi yang dipetakan dalam system wide concept pada

sistem SAP.

3. Perusahaan tersebut tidak melakukan perombakan secara besar-

besaran pada chart of account sebagai dasar penyusunan laporan

keuangan.

4. Perusahaan tersebut memiliki dokumentasi yang lengkap mengenai

proses implementasi SAP pada versi sebelumnya.

291

4.6.2 Reimplementation

Kelebihan Reimplementation

1. Dapat memperbaiki proses bisnis pada sistem yang sebelumnya

dijalankan menjadi lebih baik agar mencapai best practice.

2. Dapat melakukan kustomisasi secara radikal untuk memperbaiki

masalah-masalah yang signifikan yang terjadi pada sistem

sebelumnya.

3. Dapat memperbaiki system wide concept.

4. Dapat memperbaiki struktur chart of account.

Kelemahan Reimplementation

1. Proses lebih rumit jika dibandingkan upgrade.

2. Biaya lebih tinggi jika dibandingkan upgrade.

3. Waktu lebih lama jika dibandingkan upgrade.

4. Training terhadap user bersifat mandatory atau wajib, terutama

jika terdapat perombakan terhadap sistem yang baru secara

signifikan.

5. Dapat beresiko terhadap proses bisnis jika perubahan system wide

concepts yang dilakukan ternyata tidak dapat memenuhi kegiatan

operasional.

Berdasarkan kelebihan dan kelemahan tersebut dapat disimpulkan kondisi

perusahaan yang cocok melakukan reimplementation:

1. Perusahaan akan melakukan reimplementation jika banyak

penyesuaian (major customization) yang diperlukan.

292

2. Struktur dasar organisasi pada perusahaan tersebut sudah berubah

secara drastis, misalnya karena adanya merger atau akusisi

perusahaan. Hal ini mengakibatkan harus dilakukannya perubahan

terhadap struktur dasar organisasi yang dipetakan dalam system

wide concept pada sistem SAP.

3. Perusahaan tersebut melakukan perombakan secara besar-besaran

pada chart of account sebagai dasar penyusunan laporan

keuangan.

4. Perusahaan tersebut tidak mendokumentasikan secara lengkap

mengenai proses implementasi SAP pada versi sebelumnya.

293

4.7 Proses Penentuan Keputusan Migrasi

Gambar 4.16 Proses Penentuan Keputusan

294

Pada tahap pertama sebelum perusahaan melakukan pengembangan terhadap

sistem informasi yang ada saat ini dilakukan pengukuran kinerja sistem SAP 4.7

dengan pendekatan perspektif-perspektif yang ada pada metode IT Balanced

Scorecard. Dari keempat perspektif tersebut didapatkan hasil bahwa sistem SAP saat

ini belum sepenuhnya mencapai sasaran strategis yang telah ditetapkan perusahaan

sehingga mendukung rencana migrasi ke SAP ERP 6.0.

Dan pada tahap kedua dilakukan perbandingan terhadap dua alternatif migrasi.

Jika dibandingkan dari segi waktu project maka alternatif yang lebih baik adalah

upgrade. Namun kita belum dapat mengambil keputusan hanya dengan perbandingan

waktu, maka hasil dari perbandingan waktu project ini akan menjadi input bagi

metode analisa cost benefit karena waktu akan mempengaruhi biaya untuk naik versi

terutama dari segi konsultan SAP. Setelah dilakukan perbandingan dari segi waktu

akan dilakukan analisa fit/gap untuk menentukan sejauh mana kebutuhan dapat

diakomodir oleh sistem yang baru baik melalui upgrade ataupun reimplementation.

Jika dibandingkan dari segi analisa fit/gap maka alternatif yang lebih baik adalah

reimplementation karena pada upgrade tidak dapat memenuhi kebutuhan prioritas

high/tinggi bagi perusahaan. Hasil dari analisa fit/gap juga akan menjadi input bagi

metode analisa cost benefit karena jumlah requirement yang bisa dipenuhi

mempengaruhi benefit yang didapat dengan melakukan naik versi. Kemudian akan

dilakukan analisa dari segi biaya dan manfaat dari kedua alternatif menggunakan

metode ROI, NPV, Payback Period, dan IRR.

295

Dari metode analisa cost benefit diperoleh bahwa reimplementation merupakan

alternatif yang lebih baik karena berdasarkan analisa tersebut reimplementation

karena menghasilkan pengembalian investasi yang lebih besar dibandingkan upgrade.

Berdasarkan perbandingan dari ketiga metode di atas maka alternatif yang baik bagi

TRAC-ASTRA RENT A CAR adalah reimplementation.

bab 4 rekomendasi strategi migrasi aplikasi sapthesis.binus.ac.id/doc/bab4/2009-1-00440-si bab...

Documents