BAB 3

INTI PENELITIAN

3.1 Tentang Perusahaan

3.1.1 Sejarah Hotel Ciputra Jakarta

Hotel Ciputra Jakarta (dahulu dikenal sebagai Hotel Citra Land

Jakarta, sesuai dengan peraturan pemerintah Indonesia, sejak tanggal 1 Januari

1996 berubah nama menjadi Hotel Ciputra Jakarta) milik Grup Ciputra adalah

hotel internasional terbesar yang pertama di wilayah Jakarta barat. Hotel

berbintang empat ini memiliki 328 kamar tamu termasuk kamar suite.

Hotel Ciputra Jakarta merupakan salah satu hotel terdekat dengan

Bandara Internasional Soekarno Hatta dan kurang lebih 30 menit dari

pelabuhan laut Tanjung Priok. Hotel berbintang empat ini terletak di lokasi

strategis karena hanya beberapa menit dari pusat perdagangan yaitu Mall

Ciputra, salah satu pusat perbelanjaan terbesar di Jakarta dengan berbagai

macam toko eksklusif, bank, restoran, dan aneka hiburan.

Manfaat sebuah hotel akan merupakan bagian dari kehidupan kota

Jakarta. Hotel Ciputra Jakarta menyediakan restoran, bar, dan lounge, juga

enam ruang pertemuan serba guna, termasuk sebuah ruangan besar yang dapat

menampung sampai 800 orang.

Bangunan Hotel Ciputra Jakarta menampilkan suatu bentuk

kontemporer yang berbeda dari bangunan di sekitar Jakarta Barat, karena Mall

Ciputra dan Hotel Ciputra Jakarta tampil dengan penampilan yang relatif

mencolok dibandingkan dengan bangunan di sekitarnya.

Hotel menyediakan kamar tipe mewah atau Deluxe, Grand Deluxe,

Superior Deluxe, Grand Superior Deluxe, Executive Club, Suite, Cabana

Family Suite, dan Presidential Suite. Seluruh kamar dilengkapi dengan

saluran hubungan internasional, mini bar yang digabung dengan kulkas mini,

sarana pembuat teh dan kopi, kotak penyimpan barang berharga, televisi

berwarna dengan fasilitas satelit, radio, pengering rambut, dan sistem kontrol

pendingin ruangan.

Tamu yang menginap di kamar Executive Club, akan memperoleh

fasilitas untuk menggunakan Executive Lounge. Juga tersedia makan pagi

continental, kopi dan teh serta hidangan sore hari secara cuma-cuma dan

beberapa tambahan khusus.

Hotel Ciputra Jakarta adalah milik Grup Ciputra dan dikelola oleh

Swiss-Belhotel Internasional Ltd yang saat ini didirikan di Hongkong oleh

pakar hotel dengan reputasi internasional yaitu Peter Gautschi. Hotel dan resor

yang dikelola oleh Swiss-Belhotel Internasional Management terdapat di

wilayah Asia Pasific yaitu Indonesia, China, Hongkong, Vietnam, Filipina,

dan Thailand. (sumber : company profile Hotel Ciputra)

3.1.2 Profile Hotel Ciputra Jakarta

Nama : Hotel Ciputra Jakarta

Alamat : Jalan Letnan Jenderal S. Parman

Kota/Negara : Jakarta 11470 / Indonesia

Telepon : (62-21) 566 0640

Fax : (62-21) 566 1172

E-mail : Jakarta@swiss-belhotel.com

Website : www.swiss-belhotel.com

Kategori : Hotel bintang empat

Jumlah kamar : 328

Soft opening : 1 September 1993

Grand opening : 21 Maret 1994

Arsitektur : Grup Ciputra dan Baltimore Desain Internasional

Desain interior : Hendra Hadiprana

Kepemilikan : Grup Ciputra

3.1.3 Logo Hotel Ciputra Jakarta

3.1.4 Visi dan misi Hotel Ciputra Jakarta

Terdapat beberapa visi dan misi yang ingin dicapai oleh Hotel Ciputra Jakarta.

3.1.4.1 Visi

Hotel Ciputra Jakarta dapat menjadi hotel ternyaman dan menjadi

hotel terkenal di ibukota Jakarta.

3.1.4.2 Misi

Misi Hotel Ciputra Jakarta antara lain :

1. Strive to yield results above the industry average (berusaha

memberikan hasil di atas pendapatan rata-rata industri).

2. Remain Jakarta’s leading four star hotel (tetap menjadi pemimpin

atau pemenang di dalam persaingan hotel berbintang empat).

3. To achieve a higher standard in customer service, guest

satisfaction and be proactive in our approach to our daily duties

(Ingin mencapai standar yang lebih tinggi dalam hal pelayanan

konsumen, kepuasan pelanggan dan proaktif dalam pendekatan

untuk tugas kewajiban).

3.1.5 Kategori kamar Hotel Ciputra Jakarta

Hotel Ciputra Jakarta memiliki berbagai jenis kamar yang ditawarkan

dilihat dari fasilitas yang ditawarkan. Berdasarkan fasilitas kamar yang

ditawarkan di Hotel Ciputra Jakarta, ada beberapa kategori kamar yang

ditawarkan, antara lain tersaji dalam tabel berikut :

3.1.5.1 Tabel Kategori kamar Hotel Ciputra Jakarta

Kamar Total kamar Lantai Ukuran (m)

Deluxe 197 9-15 28

Grand Deluxe* 34 8 28

Superior Deluxe 26 9-15 33

Grand Superior Deluxe 4 8 33

Executive Club* 60 16-17 28

Suite 4 16-17 59

Cabana Family Suite 2 7 65

Presidential Suite* 1 17 82

*layanan internet gratis 24 jam

3.1.6 Departemen Hotel Ciputra Jakarta

Hotel Ciputra Jakarta memiliki beberapa departemen yang di antaranya :

1. Room Division Departement

2. Food and Beverages Department

3. Human Resources Department

4. Sales and Marketing Department

5. Financial Controller Department

6. Purchasing Department

7. Chief Engineering Department

3.1.7 Struktur organisasi Hotel Ciputra Jakarta

Struktur organisasi Hotel Ciputra Jakarta, secara struktural terdiri dari

beberapa departemen yang dibagi sesuai dengan kepentingan hotel, dan setiap

departemen tersebut terdiri dari beberapa bagian atau unit lain yang membantu

memobilitasi departemen tersebut, dengan susunan top management sebagai

berikut :

General Manager : Darren M. Earle

Executive Assistant Manager : Riza Soemadipradja

Human Resources Manager : Yudi S. Triyudiana

Director of Sales and Marketing : Thea S. Gunardhi

Assistant Director of Sales and Marketing: Akhmad Saptono

Director of Culinary : Patrice Bouttier

F&B Manager : Anton I. Katim

F&B Coordinator : Dicky

Assistant Executive Sous Chef : Dodi Lebriansyah

Executive Pastry Chef : Anis Kurniawan

Accounting Manager : Iman Wahyudi

Front Office Manager : Heru Mustapa

Executive Housekeeping Manager : Dewi Nurbania

Training Manager : Rody

Chief of Engineering : Amir Fatah

LPO Manager : Uyu Suyoto

3.1.7.1 Bagan Struktur organisasi Hotel Ciputra Jakarta

3.1.8 Struktur Sales and Marketing Department

Public Relations masih berada di bawah struktur Sales and Marketing

Department, hal tersebut akan ditunjukkan dalam gambar bagan berikut ini :

3.1.8.1 Bagan struktur Sales and Marketing Department

3.1.9 Job Description Public Relations

3.1.9.1 Fungsi dasar :

Menjalankan strategi PR dalam hubungannya dengan pemasaran dan

tujuan komunikasi dan sesuai dengan tujuan pemasaran hotel.

Director of Sales & Marketing

Assistant Director of Sales & Marketing

Sales Manager

Sales Executive

Public Relations

Executive

Reservation

Supervisor

Priority Plus

Coordinator

Executive

Secretary

JR. Secretary

Graphic Design

Reservation

Agent

Mendefinisikan, mempersiapkan program tahunan untuk merinci

tujuan dan anggaran yang dibutuhkan mencapai tindakan.

Bekerja sama dengan departemen penjualan dan promosi;

mengembangkan rencana kerja untuk melaksanakan tujuan;

membandingkan prestasi aktual terhadap tujuan berkala; mengambil

tindakan korektif yang diperlukan.

Mendirikan perpustakaan umum hubungan informasi.

Memulai liputan media kegiatan organisasi, orang, layanan dan

produk melalui semua media.

Bertindak sebagai juru bicara tunggal untuk organisasi (tidak ada

anggota lain dari staf harus menjawab dari media, kecuali direktur

penjualan dan komunikasi atau manajer umum).

Melaksanakan program.

3.1.9.2 Fungsi spesifik :

Menulis dan mengeluarkan press release kepada media lokal yang

relevan (mendapat persetujuan dari atasan sebelum release ada).

Mempertahankan kontak dengan media lokal dan menyadari

kebutuhan dan kepentingan, termasuk wartawan tertarik dengan

cerita baru yang keras yang berisi fakta-fakta saja dan pendek.

Bekerja sama dengan seluruh Kepala Departemen untuk

mengembangkan cerita potensial.

3.1.9.3 Skills

Kemampuan untuk :

Berbicara Inggris dengan baik.

Komunikatif secara efektif.

Mampu menulis (dalam bahasa Inggris dan Indonesia).

Menggunakan alat-alat dan peralatan sekretaris.

Mampu menggunakan komputer.

Memiliki kreativitas.

3.1.10 Standar Operasional Prosedur Public Relations

a. Kegiatan-kegiatan tahunan dan anggaran PR

Mempersiapkan anggaran untuk tahun mendatang, termasuk

kegiatan PR dan mengusulkan untuk DOS (director of sales) dan

komunikasi untuk persetujuan.

Mempersiapkan anggaran dan melaksanakan program khusus

untuk menyorot musim liburan.

Mempersiapkan anggaran untuk souvenir hotel / giveaways.

Mempersiapkan anggaran untuk copy writer.

Mempersiapkan anggaran untuk ulang tahun direksi.

Mempersiapkan anggaran untuk ulang tahun media.

Mempersiapkan anggaran untuk taking foto makanan dan promosi

tentang minuman.

Mempersiapkan anggaran untuk long staying guest party,

diadakan setiap 2 bulan.

b. PR mendirikan perpustakaan informasi

Menyiapkan press kit untuk media.

Menyiapkan airlines kit untuk awak penerbangan.

Menyiapkan informasi hotel.

c. Media coverage

PR memiliki tanggung jawab untuk menciptakan PR coverage yang

ditampilkan di koran, tv, tabloid, radio dan majalah.

PR mengedarkan coverage kepada semua departemen dan

meletaknya di papan karyawan.

d. Media relations

PR harus menjaga kontak dengan media lokal dan menyadari

kepentingan mereka.

e. Pembicara (spokeperson)

Dalam situasi darurat, hanya PR bertindak sebagai orang yang

berbicara bagi organisasi (tidak ada anggota lain dari staf harus

menjawab dari media, kecuali director of sales and communication

atau general manager). Tetapi pada keadaan tertentu, general

manager adalah orang yang berbicara.

Bertindak sebagai penghubung hotel dengan media untuk

meningkatkan publisitas yang baik dan mengatasi publisitas buruk.

f. Event Organizer

Setelah memiliki persetujuan (anggaran dan rundown acara) untuk

DOS dan general manager, PR harus melaksanakan program

(program anak-anak, ulang tahun Jakarta, easter, acara sosial, dan

lain-lain).

PR harus membuat konfirmasi atau kesepakatan dengan penghibur.

PR harus mempersiapkan undangan untuk media.

PR harus mempersiapkan selebaran interaktif untuk mempromosikan

acara tersebut.

PR harus mempersiapkan press release sebelum acara tersebut

diselenggarakan dan membuat foto setelah acara selesai.

PR harus mengumpulkan beberapa sponsor untuk mendukung acara

tersebut.

PR harus membuat foto yang baik untuk mendukung dokumen PR

dan keterangan foto.

PR harus mengatur acara dan memberitahukannya kepada semua

departemen terkait untuk membantu dan membuat acara berjalan

dengan sukses.

PR harus mempersiapkan beberapa souvenir untuk wartawan yang

datang dan menutup acara.

g. Press release dan foto

PR harus mampu menciptakan press release dan foto untuk

mempromosikan atau menginformasikan kepada media tentang

kegiatan organisasi.

Memilih media yang ingin kita kirim.

Kirim press release melalui email, fax atau kurir (jika perlu).

h. Mengatur sesi foto dengan media

PR harus mengatur sesi foto dengan media untuk mempromosikan

F&B yang akan tampil di majalah mereka.

PR menciptakan memo internal untuk menginformasikan semua

departemen yang bersangkutan, sehubungan dengan mengambil foto

(hari/tanggal, tempat, nama media, waktu).

i. Promosi di PR

PR harus mempersiapkan press release untuk mempromosikan

semua kegiatan hotel (kamar, F&B, dan informasi terbaru).

PR harus membuat acara untuk menyoroti setiap musim liburan.

PR harus mempersiapkan dan merancang sebuah selebaran interaktif,

yang akan dikirim secara berkala untuk semua media dan klien.

PR harus mempromosikan program bulanan hotel ke semua media 1

bulan sebelum batas waktu media.

Mengirim gambar hotel (newletter) untuk semua media.

j. Informasi kepada tamu

PR harus mempersiapkan semua informasi (renovasi atau peristiwa)

untuk tamu dengan mempersiapkan surat yang diletakkan di semua

kamar.

k. Distibut souvenir / giveaways.

PR mendistribusikan souvenir untuk pemohon setelah menerima

compliment permintaan dari pemohon. Compliment permintaan harus

ditandatangani oleh kepala departemen yang bersangkutan dan

general manager atau asisten manajer eksekutif.

l. Monthly report

Menyiapkan laporan compliment permintaan.

Menyiapkan laporan giveaways.

Menyiapkan laporan media coverage.

Menyiapkan laporan aktivitas PR.

PR harus mengkompilasikan semua laporan dan mengirimkannya kepada

DOS dan sekretaris komunikasi.

m. Media entertain

PR melakukan entertain untuk menjaga hubungan dengan media.

PR melakukan entertain untuk mempromosikan acara hotel.

3.1.11 Media relasi dengan Hotel Ciputra Jakarta

1. Koran ada 9 yakni Investor Daily, The Jakarta Post, Tempo, Kontan,

Seputar Indonesia, Suara Pembaharuan, Indopos, Bisnis Indonesia, dan

Internasional Media.

2. Majalah ada 19 yakni Travel Club, Travel Launge, Escape Magazine,

Now Jakarta, Sarasa Magazine, Maximillian, Emirates Holiday,

Unearthing Magazine, Event Guide, Venue Guide, Investor Magazine,

Tempo English Magazine, Tabloid Liburan, Konstan Magazine, Eksekutif

Magazine, Pastry & Bakery, Bon Appetite, Food Service, Appetite

Journey.

3.2 Metode Pengumpulan Data

1. Data primer

a) Wawancara mendalam (depth interview)

Di dalam penelitian ini, penulis akan menggunakan jenis wawancara

terstruktur, yang nantinya akan membantu mengarahkan penulis dalam

melakukan wawancara.

Wawancara terstruktur merupakan wawancara yang dilakukan

dengan cara menyediakan pertanyaan terlebih dahulu di mana pertanyaan

disusun secara sistematis. Dengan adanya wawancara terstruktur, dapat

membantu penulis dalam mengarahkan penelitian agar tidak melenceng

sehingga penulis dapat memperoleh data dan informasi dari narasumber

secara lancar.

b) Observasi (observation)

Di dalam mengumpulkan informasi dan data, penulis akan melihat

dan memperhatikan secara langsung pada obyek yang diteliti. Penelitian ini

akan dilakukan di Hotel Ciputra Jakarta selama 3 bulan yakni mulai 2 Maret

sampai 2 Juni 2011.

2. Data sekunder

Adapun data sekunder yang digunakan oleh penulis untuk

mengumpulkan data dengan dua macam cara yaitu :

a) Studi kepustakaan

Penulis membaca buku teks, catatan kuliah, makalah-makalah

untuk memperoleh teori yang dibutuhkan bagi penelitian.

Sehingga diharapkan studi kepustakaan dapat melengkapi isi dari

penulisan ini.

b) Internet

Penulis mendapatkan informasi jurnal melalui media internet dan

pengamatan website.

3.2.1 Narasumber

Dalam penelitian ini, penulis akan melakukan wawancara mendalam

kepada beberapa narasumber. Penentuan narasumber ini dilakukan dengan

teknik sampling purposif. Teknik sampling purposif ini mencakup orang-

orang yang diseleksi atas dasar kriteria-kriteria tertentu yang dibuat peneliti

berdasarkan tujuan penelitian. Narasumber dalam penelitian ini yaitu :

a. Public relations Executive

PR Executive Hotel Ciputra Jakarta bernama Endi Febrina

Herlambang. Penulis memilih Mbak Febrina karena ia adalah orang yang

paling erat kaitannya dengan kegiatan media relations dan yang

melaksanakan kegiatan media relations di Hotel Ciputra Jakarta. Oleh

karena itu penulis memilihnya karena dapat memberikan banyak

informasi dan masukkan yang dibutuhkan oleh penulis.

b. Director of sales and marketing

Director of sales and marketing bernama Thea S. Gunardhi.

Nantinya Mbak Thea juga akan menjadi salah satu narasumber bagi

penulis. Hal ini karena PR Executive berada di bawah sales and

marketing di mana director of sales and marketing pastinya mengetahui

apa saja yang dilakukan oleh PR Hotel Ciputra Jakarta. Oleh karena itu

penulis memilihnya agar dapat memberikan informasi dan masukkan

yang dibutuhkan oleh penulis.

c. Wawancara wartawan media massa

Di sini penulis akan mewawancarai tiga orang wartawan media

massa yang telah lama menjalin hubungan baik dengan PR Hotel Ciputra

Jakarta. Wartawan yang nantinya akan diwawancarai oleh penulis adalah:

Bapak AR, dari media Investor Daily.

Bapak D, dari media Konstan Magazine.

Bapak MD, dari media NOW Jakarta.

Di sini penulis mengunakan inisial terhadap nama wartawan karena

narasumber tidak ingin disebutkan namanya. Harian ini sering

memasukkan liputan tentang Hotel Ciputra Jakarta di dalam rubriknya.

Oleh karena itu penulis memilihnya agar dapat memberikan informasi

dan masukkan yang dibutuhkan oleh penulis.

3.2.2 Uji keabsahan data

Untuk menguji keabsahan data, maka penulis memilih teknik analisis

triangulasi. Dalam penulisan ini, penulis menggunakan triangulasi sumber,

yakni dengan mencari data dari sumber yang beragam yang masih terkait

satu sama lain. Sumber yang menjadi sasaran dari penulis tidak hanya public

relations executive saja di mana yang berhubungan langsung dengan media

relations. Tetapi penulis juga akan mencari data melalui Director of sales

and marketing serta dua orang wartawan media massa guna mencari data

yang beragam.

3.2.3 Metode analisis data

Penulis menggunakan metode analisis data kualitatif menurut Miles

dan Hubermas dalam Emzir yakni ada tiga jenis kegiatan analisis data antara

lain reduksi, model data dan penarikan kesimpulan. Di mana dalam

penulisan ini, maka penulis menyimpulkan kegiatan analisis data dalam

metode penelitian kualitatif meliputi pengumpulan data, menyusun, memilih,

dan menyimpulkan data, sehingga didapatkan kesimpulan akhir dan

pengambilan tindakan terhadap permasalahan yang teridentifikasi.

3.3 Permasalahan yang ada

Hotel Ciputra Jakarta sebagai hotel yang berlokasi strategis dan berada dekat

dengan pusat perdagangan serta merupakan salah satu hotel terdekat dari Bandara

Internasional Soekarno Hatta untuk dapat terus eksis maka PR Hotel Ciputra Jakarta

harus dapat melaksanakan kegiatan media relations. Untuk melaksanakan dan

menjalin media relations di tengah persaingan yang cukup ketat pastinya bukan

suatu hal yang mudah. Diperlukan suatu strategi dan keahlian seorang PR Hotel

Ciputra Jakarta untuk dapat menjalin dan membangun hubungan yang baik dengan

media, sehingga media mau memuat berita mengenai Hotel Ciputra Jakarta. Dari

pengamatan penulis, PR Hotel Ciputra Jakarta kurang maksimal menjalankan

kegiatan media relations untuk promosi dan publikasi yang disebabkan terbatasnya

dana yang menjadi kendala bagi PR.

3.4 Alternatif pemecahan masalah

Menurut penulis, agar PR Hotel Ciputra Jakarta dapat menjalankan kegiatan

media relations guna memperoleh publisitas dari media untuk dapat menjangkau

publik, maka PR Hotel Ciputra Jakarta harus dapat menjalin komunikasi dan

bersahabat dengan baik terhadap media. Hal ini dapat dilaksanakan salah satunya

dengan tidak mengurangi intensitas pertemuan dengan media demi menghemat

budget yang ada.

Selain itu juga, PR Hotel Ciputra Jakarta dapat menggunakan keahlian dan

strateginya dengan baik untuk dapat menarik media agar tertarik meliput kegiatan

Hotel Ciputra Jakarta dengan mengajak media sebagai sponsor utama bagi kegiatan

yang diadakan. Sehingga dengan demikian, PR Hotel Ciputra Jakarta mampu

menarik minat media massa untuk mendapatkan prioritas dari setiap kegiatan yang

diadakan agar diberitakan kepada publik.