bab 3 gambaran umum perusahaan dan analisis …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2011-1-00701-sias...
TRANSCRIPT
45
BAB 3
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN DAN ANALISIS
SISTEM YANG BERJALAN
3.1. Gambaran Umum Perusahaan
Sub bab ini berisi gambaran umum perusahaan meliputi sejarah, profile, lokasi,
fasilitas, visi dan misi, struktur organisasi, uraian tugas dan tanggung jawab, serta
proses bisnis dari perusahaan. Sub bab ini juga berisi analisis terhadap kondisi SI/TI
saat ini dalam mendukung bisnis yang berjalan.
3.1.1. Sejarah Perusahaan
RSIA Yadika dikembangkan dari rumah bersalin yang didirikan oleh Yayasan
Abdi Karya tahun 1976. Rumah bersalin ini awalnya berada di bawah tanggung jawab
dr. Mismardi Sp. OG (1976-1993). Rumah bersalin ini kemudian berganti nama
menjadi Rumah Sakit Wanita Yadika, yang kemudian berganti nama lagi menjadi
Rumah Sakit Ibu Anak Yadika. Pergantian ini terjadi karena belum adanya peraturan
pemerintah Indonesia yang mengijinkan untuk berdiri rumah sakit dengan tipe rumah
sakit wanita.
3.1.2. Profil Perusahaan
RSIA Yadika Kebayoran Lama adalah rumah sakit dengan tipe rumah sakit ibu
dan anak dengan tambahan perawatan estetika, yang memberikan pelayanan di bidang
kesehatan kepada masyarakat.
46
RSIA Yadika ini merupakan satu dari empat rumah sakit yang dikelola oleh
yayasan Yadika yang tersebar di Jakarta dan Lampung. Adapun daftar rumah sakit yang
dikelola yayasan Yadika yaitu:
1. Rumah Sakit Yadika Pondok Bambu, Jakarta Timur.
2. Rumah Sakit Ibu Anak Yadika Kebayoran Lama, Jakarta Selatan
3. Rumah Sakit Yadika Karang Tengah Ciledug, Tangerang.
4. Rumah Sakit Yadika Natar, Lampung.
3.1.3. Lokasi Perusahaan
RSIA Yadika berlokasi di Jl. Ciputat Raya No.5 Kebayoran Lama Jakarta
Selatan. Daerah cakupan dari RSIA Yadika yaitu:
1. Daerah Cakupan Langsung (Lingkaran Pusat)
Kelurahan Kebayoran Lama Selatan dengan perumahannya.
2. Daerah Cakupan (Lingkaran Dalam)
a. Kelurahan Cipulir dengan perumahannya
b. Kelurahan Grogol Utara dengan perumahannya
c. Kelurahan Grogol Selatan dengan perumhannya
d. Kelurahan Kebayoran Lama Utara
3. Daerah Jangkauan Luas
a. Utara : Bagian Selatan Kodya Jakarta Pusat dengan
perumahannya
47
b. Selatan : Bagian Utara dari Kecamatan Pesanggarahan
c. Barat : Bagian Timur dari Kecamatan Pesanggarahan
d. Timur : Bagian Barat dari Kecamatan Kebayoran Baru
Berdasarkan analisis data pasien yang dilakukan RSIA Yadika ditemukan bahwa
lokasi tempat tinggal pasien, adalah :
1. Pondok Pinang dengan perumahannya
2. Kodam dengan perumahannya
3. Rempoa dengan perumahaannya
4. Tanah Kusir dengan perumahannya
5. Kebayoran Lama dengan perumahannya
6. Bintaro dengan perumahannya
7. Sekoal - Lemigas
3.1.4. Visi dan Misi Perusahaan
Visi dari RSIA Yadika adalah menjadi saran penyembuhan yang dipilih oleh
pelanggan karena mutu pelayanan.
Misi yang dikembangkan RSIA untuk mencapai visi perusahaan adalah
memberikan pelayanan dengan semangat cinta kasih dan didukung dengan teknologi
kedokteran yang tepat guna serta berbekal komitmen, semangat dan dedikasi yang
tinggi dari seluruh direksi dan staf RSIA Yadika.
Moto RSIA Yadika adalah kepedulian akan kepentingan pasien adalah yang
utama.
48
3.1.5. Fasilitas Perusahaan
Adapun fasilitas pelayanan yang terdapat di RSIA Yadika, yaitu:
1. Instalasi Gawat Darurat.
2. Poliklinik Kebidanan dan Penyakit Kandungan
3. Poliklinik Anak
4. Poliklinik Bedah
5. Poliklinik Penyakit Dalam / Internist
6. Poliklinik THT
7. Poliklinik Kulit, Kelamin dan Kecantikan
8. Poliklinik Syaraf
9. Medical Check Up
10. Estetika RSIA Yadika
3.1.6. Strategi Perusahaan
RSIA Yadika pada awal berdiri ditujukan khusus bagi wanita saja dengan nama
Rumah Sakit Wanita (RSW) Yadika. Pada proses perizinan pihak rumah sakit
mengalami kendala dikarenakan dinas kesehatan tidak dapat mengeluarkan izin. Izin
tidak dapat dikerluarkan dengan alasan belum terdapat peraturan yang mengatur tata
cara pengelolaan dan pendefinisian Rumah Sakit Wanita.
Adanya kendala ini membuat pihak manajemen merubah strategi dengan
merubah dari RSW menjadi RSIA. Untuk menjadi RSIA yang terkemuka pihak
manajemen rumah sakit memfokuskan diri terhadap bidang Estetika. Dengan fokus
49
dibidang Estetika, RSIA Yadika diharapkan menjadi RSIA dengan Estetika yang
terbaik.
Pada tahun 2004, pemerintah mengeluarkan kebijakan yang membatasi seorang
dokter untuk praktek hanya pada empat rumah sakit saja. Kebijakan pemerintah menjadi
halangan bagi RSIA Yadika untuk menjadi RSIA dengan Estetika terbaik. Kebijakan
pemerintah membuat RSIA Yadika kesulitan dalam mencari dokter spesialis bagian
Estetika untuk praktek pada RSIA Yadika. Sebagian besar dokter lebih memilih
memiliki izin praktek pada rumah sakit yang memiliki reputasi baik.
Jumlah dokter yang tidak memadai merubah strategi yang digunakan. Strategi
yang diterapkan adalah menjadi rumah sakit yang memiliki reputasi yang baik. Dengan
reputasi yang baik diharapkan dapat mengundang dokter spesialis untuk praktek pada
RSIA Yadika. Dengan jumlah dokter yang memadai dan handal diharapkan dapat
menjadikan RSIA Yadika menjadi RSIA dengan Estetika terbaik.
3.1.7. Struktur Organisasi Perusahaan
RSIA Yadika dipimpin oleh seorang direktur yang dibantu oleh seorang
sekretaris, yang membawahi divisi humas, teknologi informasi, dan dua orang wakil
direktur yang membawahi beberapa kepala bidang. Dalam kegiatan operasional sehari-
hari direktur menerima laporan kerja dari wakil direktur dan kepala bidang untuk
mengetahui keadaan perusahaan, baik dari segi medis, umum, dan keuangan.
Wakil direktur membawahi beberapa kepala bidang dari setiap departemen,
yaitu:
50
1. Wakil Direktur Medik : membawahi kepala bidang pelayanan medik,
kepala bidang penunjang medik dan kepala bidang keperawatan.
2. Wakil Direktur Umum dan Keuangan : membawahi kepala bidang
bagian administrasi / keuangan, kepala bagian umum, dan kepala bagian
personalia.
Struktur organisasi perusahaan dapat menggambarkan tugas, tanggung jawab,
dan hubungan antar bagian dalam perusahaan. Sehingga alur proses kerja dapat
dilakukan secara benar. Struktur organisasi RSIA Yadika dapat dilihat pada gambar
dibawah ini.
51
Gambar 3-1 Struktur Organisasi RSIA Yadika
52
3.1.8. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Perusahaan
Berdasarkan struktur organisasi diatas, uraian tugas dan tanggung jawab setiap
bagian yang ada di RSIA Yadika adalah sebagian berikut:
1. Direktur.
a. Mengarahkan organisasi untuk mencapai visi dan misi perusahaan
b. Mengawasi pelaksanaan operasi perusahaan melalui laporan yang
diterima.
c. Menyetujui dan menetapkan program kerja dan rencana anggaran
perusahaan tahunan.
d. Memimpin rapat direksi dan memberikan petunjuk kepada bawahan
2. Sekretaris Direktur.
a. Menyelenggarakan dan mengelola kegiatan yang berhubungan
dengan pekerjaan direktur
3. Wakil Direktur Medik.
a. Membawahi kepala bidang pelayanan medik
b. Membawahi kepala bidang penunjang medik
c. Membawahi kepala bidang keperawatan
4. Wakil Direktur Umum dan Keuangan.
a. Membawahi kepala bagian bidang administrasi / keuangan
b. Membawahi kepala bagian umum
c. Membawahi kepala bagian personalia
53
5. Humas.
a. Mengatur hubungan baik antara rumah sakit dengan organisasi
masyarakat sekitar
b. Menginformasikan setiap kegiatan sosial yang diselenggarakan oleh
pihak rumah sakit yang ditujukan kepada masyarakat sekitar
6. Teknologi Informasi.
a. Melaksanakan, mengkoordinasi serta mengevaluasi pemakaian
komputer untuk tujuan sistem informasi di rumah sakit
7. Kepala bidang pelayanan medik.
a. Membawahi kepala instalasi gawat darurat
b. Membawahi kepala poli rawat jalan
c. Membawahi kepala rawat inap
d. Membawahi kepala ICU / NCU
e. Membawahi kepala OK / VK
f. Membawahi penanggung jawab OK / VK
g. Membawahi kepala klinik gigi dan dr. eluarga
h. Membawahi dr. ruangan
8. Kepala bidang penunjang medik.
a. Membawahi kepala sub bagian instalasi radiologi dan USG
b. Membawahi kepala sub bagian instalasi farmasi
c. Membawahi kepala sub bagian instalasi rekam medik
54
d. Membawahi kepala sub bagian instalasi gizi
e. Membawahi kepala sub bagian sanitasi
f. Membawahi kepala sub bagian estetika
g. Membawahi penanggung jawab pengawetan jenazah
9. Kepala bidang keperawatan.
a. Membawahi kepala sub bagian keperawatan poli rawat jalan
b. Membawahi kepala sub bagian keperawatan rawat inap
c. Membawahi kepala sub bagian keperawatan ruang bayi
d. Membawahi kepala sub bagian keperawatan instalasi gawat darurat
e. Membawahi kepala sub bagian keperawatan ICU / NCU
f. Membawahi kepala sub bagian keperawatan ruang bersalin (VK)
g. Membawahi kepala sub bagian keperawatan ruang operasi (OK)
10. Kepala bidang administrasi/keuangan.
a. Membawahi kepala sub bagian accounting dan pelaporan keuangan
b. Membawahi penanggung jawab kasir
c. Membawahi kepala sub bagian customer service dan receiptionist
11. Kepala bagian umum.
a. Membawahi kepala sub bagian IPSRS
b. Membawahai kepala sub bagian Logistik
12. Kepala bagian personalia.
55
a. Membawahi kepala sub bagian administrasi personel dan rekruitmen
b. Membawahi kepala sub bagian pendidikan dan latihan
3.2. Analisis Proses Bisnis dan Alur Kerja
Proses bisnis yang berjalan pada RSIA Yadika dikelompokkan menjadi lima
bagian besar yaitu:
1. Rawat Jalan
Alur kerja yang ada pada rawat jalan dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 3-2 Alur Kerja Rawat Jalan
2. Rawat Inap
Alur kerja yang ada pada rawat inap dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 3-3 Alur Kerja Rawat Inap
56
3. Operasi (OK)
Alur keja yang ada pada operasi dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 3-4 Alur Kerja Operasi
4. Persalinan (VK)
Alur kerja yang ada pada persalinan dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 3-5 Alur Kerja Persalinan
5. Instalasi Gawat Darurat
Alur kerja yang ada pada instalasi gawat darurat:
57
Gambar 3-6 Alur Kerja Instalasi Gawat Darurat
3.3. Analisis Terhadap Perusahaan
Pada sub bab ini akan dibahas mengenai analisis terhadap lingkungan internal
dan lingkungan eksternal perusahaan. Sesuai dengan landasan teori yang ada pada bab
dua sebelumnya, perencanaan strategi sistem informasi dapat dilakukan dengan analisis
lingkungan eksternal dan internal perusahaan, baik dari lingkungan bisnis maupun
lingkungan SI/TI. Hasil analisis ini akan menunjukkan gambaran kondisi dan situasi
pada RSIA Yadika baik dari segi bisnis dan SI/IT.
3.3.1. Analisis Terhadap Lingkungan Internal Bisnis Perusahaan
Pada sub bab ini akan dibahas analisis lingkungan internal bisnis perusahaan
dengan menggunakan value shop. Selain itu juga akan membahas analisis lingkungan
internal SI/TI RSIA Yadika.
58
3.3.1.1. Value Shop
Seperti telah dijelaskan pada bab dua landasan teori, alat yang digunakan
untuk menganalisis lingkungan internal perusahaan adalah value shop. Value
shop akan menggambarkan pelayanan yang dijual kepada pasien, yang mana
pelayanan yang dijual tersebut merupakan kebutuhan yang diharapkan pasien
kepada perusahaan.
Aktifitas bisnis yang ada di RSIA Yadika menurut nilai, terdiri dari dua
kegiatan/aktifitas. Aktifitas tersebut adalah sebagai berikut:
1. Aktifitas Utama.
Aktifitas utama RSIA Yadika merupakan kegiatan yang harus
dilakukan untuk membantu perusahaan dalam menyediakan pelayanan
atau service yang memuaskan kepada pasien. Aktifitas utama tersebut
terdiri dari tujuh kegiatan, yaitu:
1) Business acquisition
Kebutuhan bisnis yang ada meliputi:
a. Kebutuhan akan pelayanan penyembuhan penyakit umum dan
khusus
b. Kebutuhan akan pelayanan pasien menetap di rumah sakit
c. Kebutuhan akan pelayanan konsultasi bagi ibu hamil
d. Kebutuhan akan pelayanan ibu melahirkan
e. Kebutuhan akan pelayanan penyembuhan penyakit anak-anak
59
f. Kebutuhan akan pelayanan tindakan operasi
g. Kebutuhan akan pelayanan gawat darurat
h. Kebutuhan akan pelayanan penjualan obat
i. Kebutuhan akan pelayanan pemeriksaan bagian dalam
j. Kebutuhan akan pelayanan pemesanan ambulance
2) Problem specification
Spesifikasi permasalahan yang ada yaitu:
a. Ketersediaan rumah sakit berkualitas yang dapat menjangkau
masyarakat golongan menengah ke atas di daerah Jakarta
Selatan belum terlalu banyak
b. Sarana dan prasarana rumah sakit belum terlalu memuaskan
c. Fasilitas penunjang lainnya di rumah sakit belum terlalu
maksimal
3) Knowledge application
Beberapa hal yang diajukan untuk menjawab permasalahan yang
ada yaitu dengan tersedianya sebuah rumah sakit yang memenuhi
fasilitas sebagai berikut:
a. Instalasi Gawat Darurat
b. Poliklinik Kebidanan dan Penyakit Kandungan
c. Poliklinik Anak
d. Poliklinik Bedah
60
e. Poliklinik Penyakit Dalam / Internist
f. Poliklinik THT
g. Poliklinik Kulit, Kelamin dan Kecantikan
h. Poliklinik Syaraf
i. Medical Checkup dan Laboratorium
j. Apotik
k. Estetika RSIA Yadika
4) Allocation resources
Untuk menunjang penyediaan layanan yang diajukan, maka
diperlukan sumber daya atau resource sebagai berikut:
a. Uang
b. Manusia
c. Waktu
5) Configure solution
Dilakukan pengaturan strategi implementasi agar rumah sakit
dengan fasiltias yang diajukan, serta dengan sumber daya yang
telah dialokasikan dapat terwujud dengan baik.
6) Execute solution
Mewujudkan adanya sebuah rumah sakit dengan fasilitas yang
telah diajukan, yang disesuaikan dengan strategi yang telah diatur
agar hasil yang dicapai maksimal.
61
7) Marketing the capability
RSIA Yadika sebagai rumah sakit yang mampu menyediakan
pelayanan sesuai dengan kebutuhan pasien dipasarkan ke
masyarakat luas. Sehingga masyarakat yang ingin mendapatkan
pelayanan penyembuhan dengan kualitas dan harga yang bersaing
dapat datang ke RSIA Yadika.
2. Aktifitas Pendukung.
Aktivitas pendukung yang ada di RSIA Yadika adalah seluruh aktivitas
yang penting untuk mengawasi dan membangun bisnis sepanjang
waktu dan secara tidak langsung menambah nilai bagi perusahaan. Ada
empat empat aktifitas pendukung yang ada pada RSIA Yadika, yaitu:
1) Administrasi / Keuangan. Aktifitas pada bagian ini adalah untuk
menyediakan laporan pemasukan dan pengeluaran keuangan RSIA
Yadika. Serta bertanggung jawab dalam urusan administrasi pasien
serta karyawan yang ada di RSIA Yadika.
2) Umum. Aktifitas pada bagian ini adalah untuk mengawasi
keperluan pengadaan barang atau logistik pada RSIA Yadika. Serta
bertanggung jawab terhadap infrastruktur yang ada pada RSIA
Yadika.
3) Personalia. Aktivitas pada bagian ini adalah segala aktivitas yang
dilakukan oleh departemen personalia Yadika. Aktivitas yang
dilakukan personalia tersebut adalah penerimaan karyawan,
62
pengangkatan karyawan, kontrak karyawan, mengawasi kehadiran
karyawan, dan mengawasi penyediaan fasilitas yang diterima
karyawan yang bekerja di RSIA Yadika.
4) Teknologi Informasi. Aktifitas pada bagian ini adalah membantu
percepatan kegiatan pada RSIA Yadika melalui teknologi dan
sistem informasi.
63
Gambaran value shop pada RSIA Yadika dapat dilihat pada gambar
dibawah ini.
Gambar 3-7 Value Shop pada RSIA Yadika
3.3.1.2. Sistem Informasi Yang Berjalan
RSIA Yadika belum memiliki sistem informasi yang baik, yang dapat
membantu kinerja dan bisnis perusahaan. RSIA Yadika pernah pada tahun
2009 pernah mengiplementasikan SIRS (Sistem Informasi Rumah Sakit) yang
bekerjasama dengan konsultan. Namun implementasi ini gagal total yang
dikarenakan adanya ketidaksepakatan yang tercapai oleh kedua belah pihak
64
pada pertengahan implementasi. Pada awal implementasi sistem informasi ini,
pihak rumah sakit dapat menikmati manfaat yang diberikan. Modul awal yang
dikerjakan pada saat itu adalah modul pendaftaran pasien, yang mana modul
ini pun belum terselasaikan sepenuhnya. Manfaat yang sempat dinikmati
tersebut kemudian tidak dirasakan kembali oleh pihak RSIA Yadika, karena
ketidaksepakatan yang terjadi ditengah-tengah tahapan implementasi antara
pihak RSIA Yadika dan konsultan yang menjadi rekanan.
Beberapa manfaat yang dapat dirasakan di awal-awal kehadiran sistem
informasi dengan hanya modul pendaftaran yaitu:
1. Pendaftaran pasien baru tidak terlalu lama.
2. Data yang perlu diisi secara manual pada form pendaftaran tidak terlalu
banyak.
3. Pencarian data pasien yang telah pernah mendaftar tidak terlalu lama.
4. Data pasien dapat diakses oleh poliklinik yang dituju secara langsung.
65
Adapun fungsi-fungsi yang ada pada modul pendaftaran pasien yang
pernah dibangun dapat dilihat pada table di bawah ini:
Tabel 3-1. Daftar Fungsi SIRS RSIA Yadika – Modul Pendaftaran No Sub Modul Fungsi
1 Pendaftaran Pasien Pendaftaran pasien poliklinik
Pendaftaran pasien penunjang medis
Pendaftaran pasien gawat darurat
Pendaftaran pasien rawat inap
2 Pendaftaran Pasien Baru Input data pasien baru
Input data pasien lama
Input data bayi rumah sakit
3 Edit Data Pasien Edit data umum
4 Perjanjian Daftar perjanjian
5 Pindah Ruangan Form pindah ruangan
Cetak form
6 Paket Informasi Jadwal dokter
Riwayat pasien
Paket bedah
Paket melahirkan
Pasien rawat inap
Informasi medik
Informasi ruangan
Informasi antrian
7 Laporan Kinerja
Kunjungan
66
3.3.1.3. Arsitektur Jaringan RSIA Yadika
Arsitektur jaringan RSIA Yadika dapat digambarkan seperti gambar
dibawah ini.
Gambar 3-8 Arsitektur Jaringan RSIA Yadika
Pada gambar diatas, dapat dilihat bahwa topologi jaringan dari RSIA
Yadika adalah gabungan dari topologi Star. Setiap perangkat tidak terhubung
secara langsung, tetapi terpusat ke suatu perangkat yaitu switch. Setiap swicth
digunakan untuk membagi jaringan kedalam segmen yang lebih kecil, yaitu
antar departemen.
3.3.1.4. Spesifikasi Perangkat Keras dan Perangkat Lunak
Pada tabel dibawah ini, dijelaskan spesifikasi perangkat keras dan
perangkat lunak yang digunakan dalam operasional RSIA Yadika.
67
Tabel 3-2 Spesifikasi Perangkat Keras No Nama Perangkat Spesifikasi
1 Komputer Setiap komputer di RSIA Yadika memiliki
spesifikasi sebagai berikut:
• Pentium IV, 1.6 GB
• RAM 512 MB
• Hardisk 40 GB
2 Switch • Port 12
3 Server • Pentium IV, 4 GB
• RAM 4GB
• Hardisk 250 GB
Tabel 3-3 Spesifikasi Perangkat Lunak
No Nama Perangkat Spesifikasi
1 Komputer Setiap komputer di RSIA Yadika memiliki
spesifikasi sebagai berikut:
• Windows XP Pro
• Ms Office
2 Server • Windows XP Pro
• Apache
• MySql
• SIRS Modul Pendaftaran
68
3.3.2. Analisis Terhadap Lingkungan Eksternal Perusahaan
Pada sub bab ini akan dibahas analisis lingkungan eksternal RSIA Yadika.
Lingkungan eksternal perusahaan tersebut antara lain pemasok, lembaga keuangan,
pelanggan, pesaing, serta pemerintah.
Lingkungan eksternal menjadi faktor yang sangat penting bagi perusahaan
dalam menentukan strategi SI/TI karena faktor eksternal dapat menjadi ancaman bagi
perusahaan dan apabila dianalisis dengan baik dapat menjadi peluang bisnis bagi
perusahaan. Metode yang digunakan dalam melakukan analisis lingkungan eksternal
RSIA Yadika adalah metode lima kekuatan bersaing oleh Porter dan metode PEST.
3.3.2.1. Lima Kekuatan Bersaing oleh Porter
Salah satu teknik analisis yang digunakan untuk menganalisis lingkungan
eksternal bisnis dari RSIA Yadika adalah dengan menggunakan lima kekuatan
bersaing oleh Porter. Saat ini persaingan di bidang bisnis sudah tidak dapat di
prediksi, oleh karena itu lima kekuatan bersaing oleh Porter menyatakan
bahwa kekuatan bersaing dapat mengembangkan strategi persaingan untuk
meningkatkan keuntungan bagi perusahaan. Analisis lima kekuatan bersaing
oleh Porter bertujuan untuk menganalisis posisi kompetitif perusahaan dalam
dunia industri
69
Gambar 3-9 Lima Kekuatan Bersaing oleh Porter
Analisis lima kekuatan bersaing oleh Porter pada RSIA Yadika adalah
sebagai berikut:
1. Ancaman Pendatang Baru
Ancaman pendatang baru. Pendatang baru yang dimaksud adalah
perusahaan baru yang bergerak dalam bidang industi yang sama
dengan RSIA Yadika, dimana perusahaan tersebut menghasilkan
pelayanan kesehatan yang sama dengan RSIA Yadika, namun tidak
tertutup kemungkinan perusahaan yang merubah strategi bisnisnya
menjadi perusahaan yang bergerak dibidang pelayanan kesehatan
Pendatang Baru :
Rumah Sakit
Pelanggan :
Masyarakat Golongan Menengah Atas
Pemasok :
- Perusahaan Besar Farmasi
- Penyedia Peralatan Rumah Sakit
Produk Pengganti :
Poliklinik Umum
Pesaing Industri :
- RS Bintaro - RS Pertamina
RS Pondok Indah - RS Suyoto
70
Perusahaan baru ini dianggap ancaman karena memungkinkan
meningkatnya persaingan antar perusahaan dalam industri yang sama
2. Kekuatan Pemasok
Dalam proses memberikan pelayanan kesehatan RSIA Yadika
memerlukan beberapa produk dari pemasok. Produk yang diperlukan
mencakup obat-obatan dan peralatan rumah sakit. Seperti obat-
obatan diperoleh dari beberapa perusahaan besar farmasi. Untuk
pemenuhan kebutuhan peralatan RSIA Yadika berusaha
meningkatkan relasi kerja sama yang baik dengan pemasok.
3. Ancaman Produk Pengganti
RSIA Yadika yang merupakan tipe rumah sakit ibu dan anak juga
memiliki poliklinik seperti di rumah sakit lainnya secara umum.
Pelayanan penyakit umum yang ditawarkan di rumah sakit lainnya
seperti di RS Suyoto mampu memberikan pelayanan dengan fasilitas
yang sama namun dengan harga yang lebih bersaing. Hal inilah yang
merupakan ancaman dari produk pengganti RSIA Yadika.
4. Kekuatan Pembeli
Kesadaran masyarakat akan pentingnya kesehatan tidak diragukan
lagi untuk mencari pelayanan kesehatan dengan kualitas yang baik
dengan harga yang terjangkau. Terkhusus bagi para ibu dan anak,
RSIA Yadika menjadi solusi terpercaya yang mampu memikat para
pasien untuk mendapatkan pelayanan kesehatan yang terbaik.
5. Persaingan industri
71
Adanya beberapa rumah sakit dan pusat pelayanan kesehatan lainnya
yang berada di sekitar RSIA Yadika menjadikan pasien akan lebih
selektif dalam memilih rumah sakit yang dituju untuk mendapatkan
pelayanan kesehatan yang memuaskan. Agar RSIA Yadika tetap
menjadi pilihan masyarakat dalam mendapatkan pelayanan
kesehatan, maka RSIA Yadika harus mampu bersaing dengan para
pesaingnya tersebut. Hal tersebut dapat tercapai dengan adanya suatu
strategi yang diterapkan oleh pihak manajemen, dan dengan sarana
prasarana yang baik serta sumber daya manusia yang berkualitas
yang dimiliki oleh RSIA Yadika.
3.3.2.2. PEST
Analisis dampak lingkungan eksternal perusahaan terhadap strategi RSIA
Yadika dapat dilihat dari sisi Politik, Ekonomi, Sosial, dan Teknologi (PEST).
1. Politik
Adapun faktor dari sisi politik yang mempengaruhi strategi RSIA Yadika
adalah sebagai berikut:
1. Regulasi kebijakan pemerintah mengenai praktek dokter.
Kebijakan pemerintah mengenai praktek dokter sangat berpengaruh
terhadap banyaknya dokter yang bersedia melakukan praktek pada
RSIA Yadika. Kebijakan pemerintah yang saat ini hanya
memperbolehkan seorang dokter melakukan praktek hanya pada tiga
tempat saja menjadi salah satu alasan lambatnya pertumbuhan RSIA
72
Yadika, sesuai dengan Undang-Undang praktik kedokteran pasal 37
ayat 2. Hal ini disebabkan kebijakan ini mempengaruhi dokter untuk
praktek pada tempat yang sudah terpercaya dan ternama.
2. Regulasi kebijakan pemerintah mengenai tata cara pengelolaan rumah
sakit khususnya rumah sakit dengan tipe rumah sakit ibu dan anak.
Untuk setiap tipe rumah sakit pemerintah menerapkan beberapa aturan
yang berbeda mengenai tata cara pengelolaan rumah sakit. Kebijakan
yang diterapkan pemerintah mempengaruhi bagaimana sebuah rumah
sakit bekerja. Dengan demikian, kebijakan ini menjadi salah satu
faktor yang mempengaruhi strategi perusahaan dalam menjalankan
proses bisnisnya. Salah satu contoh pengaruh kebijakan pemerintah
mengenai tata cara pengelolaan rumah sakit adalah, strategi
perusahaan yang pada awalnya ingin mendirikan sebuah rumah sakit
dengan tipe rumah sakit wanita (RSW), kemudian berubah menjadi
rumah sakit dengan tipe rumah sakit ibu dan anak (RSIA). Perubahan
strategi ini dikarenakan perusahaan tidak mendapatkan izin karena
tidak adanya peraturan mengenai tata cara pengelolaan rumah sakit
dengan tipe rumah sakit wanita.
2. Ekonomi
Adapun faktor dari sisi ekonomi yang mempengaruhi strategi RSIA
Yadika adalah sebagai berikut:
73
1. Daya beli masyarakat yang dipengaruhi oleh perkembangan ekonomi
sekitarnya. Kemampuan masyarakat mengeluarkan uang untuk
memakai layanan RSIA Yadika mempengaruhi banyaknya jumlah
pasien yang akan berobat. Golongan masyarakat yang berobat pada
RSIA Yadika adalah kebanyakan kalangan menengah. Dengan
demikian, semakin tinggi daya beli masyarakat maka semakin banyak
masyarakat yang akan berobat ke RSIA Yadika.
2. Perkembangan ekonomi sekitar wilayah RSIA Yadika.
Perkembangan ekonomi masyarakat di sekitar wilayah rumah sakit
mempengaruhi jumlah pengunjung yang akan dating. Apabila
perkembangan ekonomi sekitar RSIA Yadika semakin menurun maka
masyarakat akan lebih memilih rumah sakit yang lebih terjangkau.
3. Perkembangan nilai tukar rupiah terhadap mata uang asing.
Sebagian besar peralatan yang digunakan pada setiap proses bisnis
RSIA Yadika merupakan peralatan yang didatangkan dari luar negeri.
Nilai tukar mata uang sangat mempengaruhi kemampuan pihak rumah
sakit untuk melakukan pengadaan barang atau jasa/servis.
3. Sosial
Adapun faktor dari sisi sosial yang mempengaruhi strategi RSIA Yadika
adalah sebagai berikut:
1. Kesadaran masyarakat mengenai kesehatan
74
Tingkat kesadaran masyarakat akan pentingnya kesehatan terutama
bagi ibu hamil dan anak bayi akan mempengaruhi perkembangan
rumah sakit. Semakin tinggi kesadaran masyarakat akan pentingnya
kesehatan maka akan semakin tinggi juga jumlah pengunjung RSIA
Yadika. Dan hal ini berlaku sebaliknya, apabila masyarakat tidak
menganggap bahwa kesehatan bukan hal yang utama, maka semakin
kecil jumlah pengunjung.
2. Cara pemilihan rumah sakit yang didasari terhadap nama baik dokter
praktek dan rumah sakit.
Pola pikir masyarakat dalam pemilihan rumah sakit yang akan dituju
didasari nama baik seorang dokter dan rumah sakit. Apabila dokter
yang melakukan praktek pada suatu rumah sakit kurang terkenal dan
tidak ada referensi untuk dokter tersebut maka masyarakat akan
memilih menghindari rumah sakit tersebut.
4. Teknologi
Adapun faktor dari sisi teknologi yang mempengaruhi strategi RSIA
Yadika adalah sebagai berikut:
1. Perkembangan teknologi di bidang kesehatan.
Sebagian besar proses bisnis perusahaan tergantung terhadap
teknologi yang ada. Perkembangan teknologi di bidang kesehatan
akan mempengaruhi proses bisnis RSIA Yadika. Penerapan teknologi
terbaru akan menjadi suatu daya jual bagi perusahaan.
75
2. Perkembangan teknologi yang dapat membantu proses automatisasi.
Automatisasi proses dengan menggunakan teknologi yang ada
kurang diterapkan pada RSIA Yadika. Sebagian besar proses
dilakukan secara manual dengan konsumsi waktu yang lumayan
lama. Penulis beranggapan apabila automatisasi proses dilakukan
pada perusahaan maka akan memberikan dampak positif yang besar
dari sisi penggunaan waktu setiap proses dan daya jual perusahaan.
3.3.3. Analisis SWOT
Dari hasil analisis terhadap lingkungan internal dan eksternal bisnis perusahaan,
maka SWOT yang terdapat pada RSIA Yadika seperti yang terdapat pada tabel berikut.
Tabel 3-4 SWOT RSIA Yadika FAKTOR INTERNAL FAKTOR EKSTERNAL
Kekuatan (Strength) : • RSIA Yadika memiliki nama baik
sebagai rumah sakit bertipe rumah sa kit ibu dan anak
• Biaya pengobatan yang menjangkau golongan menengah ke bawah
• Hubungan komunikasi dengan pemasok sudah terjalin dengan baik
• Memiliki pemasok dan pasien
yang loyal
• Memiliki modal/keuangan yang
kuat yang didukung penuh oleh
Yayasan Abdi Karya
• Memiliki SDM yang profesional
dengan adanya dokter spesialis
kandungan
• Memiliki SOP
Peluang (Opportunity):
• Target pasar yaitu masyarakat
golongan menengah ke atas
• Menjadi rumah sakit ibu dan yang
terkenal
• Menjadi rumah sakit yang memiliki
layanan estetika yang optimal
• Pemanfaatan SI/TI
• Pengelolaan hubungan yang baik
dengan pasien
• Mendapatkan perhatian khusus
dari pihak yayasan, sehingga
mendapatkan dana yang lebih
besar
76
FAKTOR INTERNAL FAKTOR EKSTERNAL • Memiliki layanan Estetika
Kelemahan (Weakness):
• Manajemen rumah sakit yang
masih disesuaikan lagi dengan
kebijakan pemilik yayasan
• Kurangnya minat dokter spesialis
untuk praktek di RSIA Yadika
• Kegiatan operasional belum
terkomputerasisasi
• Pemasaran yang belum optimal
dengan memanfaatkan teknologi
yang berkembang
• Tenaga laboratorium masih
outsource
Ancaman (Threat) :
• Krisis ekonomi yang
mengakibatkan pelayanan
ke sehatan semakin mahal
• Mempertahankan SDM yang
sudah ada agar lebih loyal
terhadap perusahaan
• Persaingan dengan rumah sakit
lain yang lebih mapan
Matriks SWOT merupakan gambaran kekuatan dan kelemahan perusahaan
secara internal serta peluang dan ancaman yang berasal dari eksternal. Matriks ini
digunakan untuk menyusun strategi yang akan dirancang untuk perusahan. Matriks
SWOT RSIA Yadika dapat dilihat pada tabel berikut.
77
Tabel 3-5. Matriks SWOT RSIA Yadika
IFAS
EFAS
Kekuatan (S)
• RSIA Yadika memiliki nama baik sebagai rumah sakit bertipe rumah sakit ibu dan anak
• Biay a pengobatan y ang menjangkau golongan menengah ke bawah
• Hubungan komunikasi dengan pemasok sudah terjalin dengan baik
• Memiliki pemasok dan pasien y ang loy al • Memiliki modal/keuangan y ang kuat yang
didukung penuh oleh Yay asan Abdi Kary a • Memiliki SDM y ang profesional dengan
adany a dokter spesialis kandungan • Memiliki SOP • Memiliki lay anan Estetika
Kelemahan (W)
• Manajemen rumah sakit yang masih disesuaikan dengan kebijakan pemilik y ayasan
• Kurangny a minat dokter spesialis untuk praktek di RSIA Yadika
• Kegiatan operasional belum terkomputerasisasi
• Pemasaran yang belum optimal dengan memanf aatkan teknologi yang berkembang
• Tenaga laboratorium masih outsource
Peluang (O)
• Target pasar yaitu masy arakat golongan menengah ke atas
• Menjadi rumah sakit ibu dan y ang terkenal
• Menjadi rumah sakit y ang memiliki lay anan estetika yang optimal
• Pemanf aatan SI/TI • Pengelolaan hubungan y ang baik
dengan pasien • Mendapatkan perhatian khusus dari
pihak y ayasan, sehingga mendapatkan dana y ang lebih besar
STRATEGI SO
• Meningkatkan pelayanan kesehatan secara umum dan layanan estetika, tidak hany a berf okus bagi pelayanan ibu dan anak
• Membangun SI/TI dan memanfaatkany a sebagai strategi bagi perusahaan
• Memberikan pelay anan kesehatan y ang optimal
STRATEGI WO
• Mengembangkan SI/TI yang menjadi nilai lebih dalam proses bisnis perusahaan
• Memberikan service y ang baik dalam membina hubungan y ang baik dengan pasien
• Membuat customer relationship management sebagai media komunikasi dengan pasien untuk meningkatkan hubungan y ang baik
• Membuat supply chain management sebagai media komunikasi dengan pemasok, untuk mendapatkan inf ormasi harga y ang ter-update dan memonitor barang y ang ada digudang dengan pemasok
78
Ancaman(T)
• Krisis ekonomi y ang mengakibatkan pelay anan kesehatan semakin mahal
• Mempertahankan SDM y ang sudah ada agar lebih loy al terhadap perusahaan
• Persaingan dengan rumah sakit lain y ang lebih mapan
STRATEGI ST
• Mencari segmen pasar y ang lebih potensial
• Meningkatkan pelayanan pada pasar y ang telah ada dan menempatkan orang y ang tepat, berpengalaman dan memiliki kinerja y ang baik dalam proses pemasaran
STRATEGI WT
• Tetap menawarkan pelayanan kesehatan y ang baik untuk mencapai target
• Meningkatkan minat dokter-dokter handal untuk melakukan praktek di RSIA Yadika
• Mengumpulkan inf ormasi perkembangan pasar dengan lebih intensif
• Meningkatkan hubungan y ang baik dengan tenaga outsource yang ada
79
3.3.4. Balanced Scorecard
Balanced scorecard digunakan untuk memetaan penilaian sistem manajemen
RSIA Yadika dari segi perspektif keuangan, pelanggan, proses intenal bisnis,
pembelajaran dan pertumbuhan. Pemetaan ini digunakan untuk mengolah strategi
jangka panjang perusahaan, terutama untuk mencapai tujuan, ukuran strategi, target,
insiatif strategis bagi perusahaan. Berikut pemetaan ke empat perspektif tersebut.
80
Tabel 3-6. Balanced Scorecard RSIA Yadika
Perspectives Objectives Measurements Targets
Program Note
2011 2012 2013
Financial ROI Maximum Kembalian ekuitas semakin tinggi 12% 15% 20%
SIRS Dalam tiga tahun diharapkan ROI mencapai 20%
Peningkatan pendapatan perubahan
Persentase perubahan pendapatan 11% 12% 13%
SIRS, SCM Dalam tiga tahun diharapkan peningkatan pendapatan perubahan mencapai 13%
Customer
Peningkatan kualitas layanan terhadap pasien
Hasil survei terhadap pasien
100% Puas
100% Puas
100% Puas
CRM
Peningkatan kualitas hubungan terhadap pasien
Persentase kedatangan pasien yang sama 60% 70% 80%
CRM Dalam tiga tahun diharapkan persentase kedatangan pasien yang sama mencapai 80%
Internal Processes Diagnosa yang akurat
Persentase kesalahan diagnosa 99.9% 99.9% 99.9%
SIRS
Proses diagnosa yang optimal
Waktu yang dibutuhkan untuk mendiagnosa penyakit
10 menit 5 menit 5 menit
SIRS
Penanganan pasien baru secara optimal
Waktu yang dibutuhkan untuk penanganan pasien baru 5 menit 5 menit 5 menit
SIRS, CRM
Learning & Growth
Peningkatan pengetahuan pegawai
Waktu penyelesaian suatu pekerjaan
100% tepat waktu
100% tepat waktu
100% tepat waktu
CRM, SIRS
81
Tingkat kepuasan pegawai Index survey
75% Puas 77% Puas 90% Puas
SIRS Dalam tiga tahun diharapkan kepuasan pegawai mencapai 90%
Tenaga ahli yang memadai
Perbandingan tenaga ahli dan bidang 1 : 5 1 : 2 1 : 1
SIRS, CRM
82
3.4. Hasil Analisis Terhadap Perusahaan
Setelah melakukan analisis terhadap lingkungan bisnis dan lingkungan SI/TI
RSIA Yadika diperoleh hasil analisis yang dapat membantu dalam memberi usulan atau
rekomendasi terhadap perencanaan strategi sistem informasi RSIA Yadika.
Analisis yang dilakukan terhadap lingkungan internal bisnis menggunakan
metode value shop. Sementara analisis terhadap lingkungan eksternal dilakukan
menggunakan metode PEST dan kekuatan bersaing oleh Porter. Analisis yang dilakukan
terhadap lingkungan internal dan eksternal perusahaan kemudian diukur menggunakan
SWOT dan balanced scorecard.
Dari hasil analisis yang dilakukan terhadap lingkungan internal dan eksternal
serta setelah melakukan pengukuran maka diperoleh kesimpulan bahwa RSIA Yadika
memerlukan adanya pengembangan teknologi yang ada didalam perusahaan agar dapat
mencapai tujuan perusahaan dan strategi bisnis sangat dibutuhkan. Pengembangan ini
dapat dilakukan dengan menerapkan sistem yang mampu mendukung proses bisnis
yang terintegrasi baik antara perusahaan dengan pasien, perusahaan dengan pemasok,
serta mengoptimalkan proses bisnis internal perusahaan. Sistem ini diharapkan dapat
meningkatkan daya saing perusahaan.
Sistem informasi yang diharapkan diimplementasikan pada RSIA Yadika juga
harus didukung oleh pemamfaatan teknologi yang dapat memberikan nilai tambah
dalam dunia persaingan dan memenangkan pasar, yaitu melalui inovasi-inovasi jasa
pelayanan yang akan dihasilkan sehingga tetap memilki daya jual yang tinggi.
83
3.5. Masalah yang Dihadapi
Setelah hasil analisis yang telah disimpulkan terhadap lingkungan internal dan
eksternal bisnis serta lingkuangan internal dan eksternal SI/TI RSIA Yadika, maka
diperoleh kesimpulan permasalahan dari hasil analisis tersebut, yang nantinya dapat
dijadikan sebagai acuan dalam memberi usulan untuk membantu perencanaan strategi
sistem informasi pada RSIA Yadika. Kesimpulan yang menjadi masalah pada
perusahaan, diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Pihak manajemen RSIA Yadika masih belum sadar akan pentingnya peranan
IT dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi kinerja perusahaan.
2. Belum adanya sistem informasi yang menunjang proses bisnis masing-
masing divisi yang ada pada perusahaan.
3. Infrastruktur IT yang belum terorganisasi dengan baik.
4. Belum adanya website perusahaan yang dapat mendukung pemasaran
pelayanan yang ditawarkan kepada pasien.
5. Kurang baiknya distribusi informasi pada perusahaan mengakibatkan sering
terjadinya kesalahpahaman antar departemen yang mengakibatkan aktivitas
bisnis tidak berjalan secara efektif dan efisien.
6. Belum adanya sistem yang digunakan untuk menjaga dan memelihara
hubungan kerja dengan pasien dan calon pasien. Sehingga informasi
mengenai pasien tidak tersimpan dengan baik.
7. Belum adanya sistem yang dapat digunakan untuk memudahkan perusahaan
dalam berkomunikasi dengan pemasok obat-obatan dan peralatan rumah
84
sakit, terutama untuk informasi harga, persediaan stok, pembelian, dan
pengiriman.
8. Kebutuhan manajemen terhadap laporan mengenai keadaan perusahaan
masih ditangani secara manual.