49

BAB 3

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1 Sejarah PT. MEDIHOP

PT. MEDIHOP didirikan oleh Dra. Wawan Lukman, MBA pada tahun

2004, yang bertempat di Jl. Garuda No. 79, Jakarta 10610, Indonesia.

Perusahaan ini bergerak di bidang pendistribusian produk Healthcaare berupa

Surgical Sutures, Surgical Disposables, untuk wilayah Indonesia.

PT. MEDIHOP dalam melakukan kegiatan bisnis nya, mempunyai

beberapa partner/supplier dalam pengadaan barang untuk siap dijual. Adapun

supplier pemasok bagi PT. MEDIHOP adalah perusahaan-perusahaan farmasi

dan medis yang berada di luar negeri.

Rekan kerja antar perusahaan yang membantu PT. MEDIHOP sampai tahun

2012, diantaranya:

� P.T. Kebayoran Pharma

Pekerjaan yang telah dilakukan PT. MEDIHOP sampai tahun 2011 di

antaranya:

• Melakukan kerjasama dengan RSCM (cipto mangunkusumo)

dalam meningkatkan alat-alat yang dipakai dalam praktek.

• Melakukan pengajaran dan sosialisasi cara pemakaian alat-alat

yang diimpor oleh PT Medihop di RS Dr Soetomo

50 3.2 Visi dan Misi Perusahaan

3.2.1 Visi PT.MEDIHOP

Adapun Visi PT. MEDIHOP adalah :

• Mengurangi terjadinya kesalahan dalam proses operasi yang besar.

• Menaikkan kualitas alata-alat surgical yang digunakan para dokter

• Menambah jumlah ahli bedah berkualitas yang ada di Indonesia

• Mengurangi resiko kematian dari penyakit yang dapat diobati

3.2.2 Misi PT.MEDIHOP

Adapun Misi PT. MEDIHOP adalah:

• Untuk menjadi perusahaan yang menjadi pilihan utama dalam

menyediakan produk healthcare dan pelayanan yang terbaik untuk

customer. Perusahaan akan mencapai misi ini dengan cara :

- Diakui sebagai merk nasional terkemuka dalam bisnis ini.

- Berkomitmen dalam proses inovasi dan kemitraan dengan customer.

- Secara terus-menerus mengevaluasi keuntungan bisnis baru di semua

spesialisasi medical dan mengejar orang – orang bisnis dimana kami

yakin kami dapat mencapai posisi kepemimpinan yang berkelanjutan.

3.3 Moto Perusahaan

Adapun moto PT. MEDIHOP adalah ”kemitraan merupakan jalan untuk

menaikkan harapan”.

51 3.4 Logo Perusahaan

Adapun logo PT. MEDIHOP adalah

Logo ini dapat dilihat pada Gambar 3.1.

Gambar 3.1 Logo PT.MEDIHOP (Sumber : Bp. Rochmat Sulistyo, Assistant Manager, 2012 )

3.5 Struktur Organisasi

Diagram struktur organisasi PT.MEDIHOP dapat dilihat pada Gambar

3.2

52

Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT.Medihop (Sumber : Bp. Rochmat Sulistyo, Assistant Manager, 2012)

53 3.6 Tugas danWewenang

3.6.1 Director

• Tugas :

o Bertanggung jawab penuh atas perkembangan

perusahaan.

o Melakukan control secara berkala kepada finance

controller dan IT Manager.

o Membuat rencana pengembangan perusahaan dan usaha

perusahaan dalam jangka pendek dan jangka panjang.

• Wewenang :

o Melihat, mengedit, dan menginput database.

3.6.2 Finance Controller

• Tugas :

o Melakukan analisis terhadap laporan keuangan kepada

perusahaan.

o Menerima pembayaran dari customer atas penjualan

produk.

o Melakukan pembayaran kepada supplier atas pembelian

produk.

o Mengawasi dan meneliti penggunaan keuangan dalam

perusahaan agar tidak terjadi penyimpangan-

penyimpangan dana.

54

• Wewenang :

o Bertanggung jawab atas pembelian dan penjualan barang

dagang/non-dagang.

3.6.2.1 Accounting

• Tugas :

o Membuat laporan keuangan secara periodik agar

keugangan perusahaan dapat terpantau dengan baik.

o Melakukan perhitungan terhadap rugi-laba perusahaan.

o Melakukan perhitungan pajak perusahaan agar dapat

terbayar secara teratur.

• Wewenang :

o Bertanggung jawab terhadap laporan keuangan (neraca,

rugi-laba, pajak).

3.6.2.2 Customer Service

• Tugas :

o Melayani keluhan-keluhan dari pelanggan

o Menerima saran dan kritik dari pelanggan

• Wewenang :

o Menginput data dan kekuhan dari pelanggan

55

3.6.2.3 Administration

• Tugas :

o Mencatat penjualan yang terjadi dan pembayaran yang

diterima.

o Mencetak surat-surat yang diperlukan.

o Mengkonfirmasi status keuangan pembayaran penjualan

yang diterima dari bank dan pelanggan.

• Wewenang :

o Menginput data dan menampilkan surat-surat.

3.6.2.4 Warehouse (Bagian Gudang)

• Tugas :

o Bertanggung jawab atas barang yang masuk maupun

barang yang keluar.

o Bertanggung jawab terhadap stok barang yang ada di

gudang.

o Membuat Surat Jalan.

o Mengecek LOT barang..

o Menerima kiriman barang.

o Membuat Surat Retur.

o Mengecek barang retur.

• Wewenang :

o Menginput data dan mencetk surat-surat.

56

3.6.3 Bagian IT

• Tugas :

o Melakukan maintenance dan mengupdate sistem

o Mengontrol kinerja sistem

o Membantu dalam menginput proses bisnis

• Wewenang :

o Mengakses secara penuh terhadap data – data perusahaan

o Melakukan perkembangan atau perubahan terhadap

system yang dijalankan

3.6.4 Senior Product

• Tugas :

o Menguasai pasar dan mengidentifikasi kebutuhan

customer

o Menguasai semua produk yang dipasarkan oleh

perusahaan

o Bertanggung jawab pada strategi pemasaran

o Membuat target untuk produk-produk bisnis

• Wewenang :

o Mendapatkan data-data customer

o Mengakses data-data produk-produk yang dijual

57

3.6.5 Sales Manager

• Tugas :

o Membuat laporan penjualan.

o Melakukan pengecekan terhadap status penjualan barang.

o Melakukan penagihan atas semua barang yang terjual

berdasarkan invoice, dan tanda terima yang dibuat oleh

Administration.

• Wewenang :

o Memasukkan data dan mencetak laporan.

3.7 Sistem Yang Sedang Berjalan

Prosedur yang sedang berjalan pada system informasi pembelian, penjualan,

persediaan dan retur pada PT.MEDIHOP adalah sebagai berikut:

3.7.1 Pembelian

Perusahaan pada awalnya mengirimkan permintaan akan barang

kepada supplier lalu pihak supplier memberikan performa invoice berupa

spesifikasi barang, harga barang, timeline, waktu pengiriman dan

pembayaran yang kemudian akan ditindak lanjuti dengan pembuatan

Purchase Order(PO) oleh P.T Medihop via email..Setelah adanya

PO,maka barang segera dikirim oleh suppler langsung ke P.T. Medihop.

Barang yang dikirim oleh supplier kemudian dicek melalui sampel

barang yang ada untuk mencocokkan jenis barang yang dikirim. Setelah

58

itu sebagian besar barang (75%) dikirim ke P.T Kebayoran Pharma

sebagai distributor tunggal dari P.T Medihop.Sisa barang (25%) akan di

stok di gudang P.T. Medihop untuk menanggulangi kehabisan barang di

distributor sekaligus untuk dijual secara umum kepada customer.

Pembayaran barang kepada supplier umumnya dibayar secara kredit yaitu

pembayaran sebesar 25-30% dari total harga barang yang dibeli oleh P.T.

Medihop,sisanya akan dibayar dalam waktu 1 bulan.

59

Gambar 3.3 FlowChart Pembelian

PT. Medihop

3.7.2 Penjualan

Sistem penjualan yang sedang berjalan saat ini adalah mulanya

berasal dari customer, Customer yang akan membeli barang akan

60

mengirimkan permintaan kepada PT. Medihop dan akan ditindak lanjuti

bila barang tersedia dan akan segera dikirim kepada customer disertai

dengan delivery order dan invoice customer yang berisi rincian barang

yang dibeli customer dan harga barang tersebut. Penjualan barang

dilakukan secara titip jual atau congeation, barang yang sudah laku akan

dibayarkan dalam waktu 1 bulan kepada P.T Medihop. Setelah barang di

cek ulang, maka P.T Medihop akan membuatkan invoice yang berangkap

tiga, rangkap satu diberikan kepada customer, rangkap dua diberikan

kepada bagian finance P.T Medihop, dan rangkap tiga akan diberikan

kepada bagian gudang P.T Medihop. Customer akan membayar uang

pembelian barang kepada bagian finance yang kemudian akan dibuatkan

kwitansi sebagai bukti pembayaran.

61

Penjualan

CustomerDistributorWarehouse

Mencek

Barang

OK ?Tidak

Ya

Membuat Surat

Jalan

Menerima

barang

Cacat ?

Retur Jual

Ya

Tidak

Menerima transaksi

penjualan

Gambar 3.4 FlowChart Penjualan PT. Medihop

62

3.7.3 Persediaan

Dalam proses persediaan, untuk menambah jumlah barang yang siap

untuk dijual, maka bagian gudang P.T Medihop akan meminta barang

kepada supplier melalui email. Setelah permintaan diterima, maka pihak

supplier akan mengirimkan barang kepada P.T Medihop yang diterima

oleh bagian gudang guna menambah stok barang.

63

Persediaan

WarehouseFinanceSupplier

Membuat PO

Mengirim Barang

Membuat

terima_Barang

Menyetujui PO

Konfirmasi

Terima_Barang

Membuat Surat

Jalan

Gambar 3.5 FlowChart Persediaan

PT. Medihop

3.7.4 Retur

Sistem retur barang yang sedang berjalan saat ini berawal Apabila ada

barang yang rusak, maka customer akan membuat surat retur untuk diberikan

64

kepada bagian gudang P.T Medihop, kemudian jika surat retur telah diterima

oleh bagian gudang, maka barang yang rusak akan di cek dan bagian gudang

akan membuat surat retur yang ditujukan kepada supplier untuk mengganti

barang yang rusak dengan barang yang baru.

Gambar 3.6 FlowChart Retur Jual

PT. Medihop

65

Retur Beli

SupplierWarehouseFinance

Mengepak

barang

Mengirim barang

Membuat surat

retur beli

Menerima barang

Gambar 3.7 FlowChart Retur Beli

PT. Medihop

66

3.8 Diagram Aliran Dokumen

3.8.1 Diagram Konteks

Diagram konteks menggambarkan aliran data yang terjadi di dalam

sistem secara garis besar. Berikut ini adalah gambar diagram konteks dari

sistem yang sedang berjalan pada PT. Medihop.

Gambar 3.8 Diagram Konteks PT. Medihop

3.8.2 Diagram Nol

Diagram nol merupakan proses-proses utama yang ada pada

sistem yang sedang berjalan dalam perusahaan atau organisasi. Berikut ini

67

adalah gambaran dari diagram nol yang sedang berjalan pada PT.

Medihop.

68

Gambar 3.9 Diagram Nol PT. Medihop

3.9 Analisis Data

Nama dokumen Atribut Deskripsi

Form Daftar Barang

yang Dibeli

Kode Form Beli

Tanggal Form Beli

Nama Barang

Jumlah Beli

Masih di tulis tangan

dengan memakai bon,

Kemudian di masukkan

ke MYOB

Form Performance

Invoice

No Invoice

Tanggal Invoice

Kode Barang

Nama Barang

Unit/Pcs

Ditulis tangan dengan

menggunakan bon,

kemudian dimasukkan

ke MYOB

Rincian Pajak No Rincian

Tanggal Rincian

Perhitungan Pajak

Form pajak ditambahkan

ke Performance Invoice,

untuk kemudian dihitung

manual.

Surat Jalan No Surat

Tanggal Surat

Deskripsi

Unit/Pcs

Nama Barang

Form Surat Jalan masih

ditulis tangan

dan menggunakan bon.

Daftar Barang Kode Barang Menggunakan Katalog

69

Nama Barang

Harga Barang

Barang dari supplier.

Form Pembayaran Harga Dibayar

Tanggal Pembayaran

Nama Supplier

Pembayaran

menggunakan bon yang

ditulis tangan, beserta

tanda tangan.

Daftar Penjualan Total Penjualan

Nama Barang

Unit/Pcs

Menerima laporan

Penjualan Dari

Distributor Partner,

Kemudian dimasukkan

ke MYOB.

3.10 Kebutuhan informasi

N

o

Deskripsi

kebutuhan

Kapan

dibutuhkan

Bagian yang

membutuhkan

Kondisi saat ini

1 Pembelian ke

supplier

Saat

melakukan

order kepada

supplier

Sales, admin,

Finance

Pada saat akan

melakukan pemesanan

Finance mengirim

Pemesanan Barang

Melalui email ke

Supplier.

70

2 Konfirmasi

Barang

Diterima

Saat barang

yang dipesan

sampai ke

Gudang

Warehouse,

Finance,

Distributor

Pada saat barang

sampai ke gudang,

staff akan

mencocokan barang

yang masuk dengan

kopian daftar barang

yang dipesan.

3 Penghitungan

Penjualan

Saat

Menerima

daftar

Penjualan

dari

distributor

Finance, Sales,

Director

Menghitung Bon satu

per satu , sambil

memasukkan hasil

penjualan ke MYOB

4 Daftar

Barang

Saat akan

memesan,

menjual dan

meretur

Barang

Sales, Warehouse,

Finance

Pada saat akan

memesan barang ke

Supplier, Sales, akan

mendata barang yang

dipesan melalui

katalog yang

disediakan dari

supplier. Kemudian

Finance akan

membuat Form

71

Pemesanan

berdasarkan data dari

Sales.

5 Melakukann

Pembayaran

Pada saat

akan

melakukan

pembayaran

ke supplier

Sales, Finance Pada saat akan

melakukan

pembayaran, finance

akan membayar secara

tunai ke supplier

sebanyak 25-30% dari

transaksi yang

dilakukan.

3.11 Permasalahan yang Dihadapi

Permasalahan yang dihadapi pada PT. MEDIHOP adalah sebagai berikut:

1. Sering terjadi data barang yang masuk menimpa data barang yang

lama sehingga mengakibatkan resiko kehilangan data.

2. Data-data tentang penjualan, pembelian, dan persediaan barang

belum terintegrasi dengan baik antara pihak gudang dan pihak

sales/marketing sehingga untuk memproses data-data tentang

penjualan, pembelian, persediaan barang terkadang mengalami

masalah dalam pengadaan data yang akurat.

3. Pihak direktur menuntut adanya report yang lengkap dan mudah

dimengerti agar setiap proses bisnis di dalam perusahaan dapat

terpantau dengan baik.

72

3.12 Alternatif Pemecahan Masalah

Pemecahan masalah untuk masalah-masalah yang sedang dihadapi PT.

MEDIHOP adalah dengan merancang suatu sistem basis data yang membuat

suatu data terintegrasi dengan baik dan tersimpan dengan baik, serta

terkomputerisasi dengan baik agar data-data penting perusahaan terjamin

keamanannya. Pemecahan masalahnya antara lain:

1. Merancang sebuah database yang terintegrasi dengan baik pada proses

penjualan, pembelian, retur dan persediaan barang yang dapat

membantu penyimpanan data penjualan, pembelian, dan persediaan

barang pada PT. MEDIHOP. Dengan adanya database yang

terintegrasi diharapkan alur data-data dapat terpantau dengan baik

sehingga data barang up to date.

2. Membuat sistem informasi dan aplikasi yang user friendly agar setiap

pegawai perusahaan dan atasan dapat menggunakan sistem dengan

baik. Fitur-fitur user friendly yang dimaksud, seperti fitur auto-

generate kode barang yang dapat membantu pegawai perusahaan

dalam pemasukan data-data barang yang akan dijual dan data barang

yang akan masuk ke gudang, fitur search untuk memudahkan

pencarian data dengan cepat, fitur reminder stok barang yang dapat

memberikan peringatan terhadap stok barang yang akan habis di

gudang, fitur reminder piutang jatuh tempo sehingga piutang dapat

ditagihkan tepat waktu.

73

3. Membuat aplikasi yang menyediakan laporan pembelian, penjualan,

dan persediaan barang setiap akhir bulan agar proses bisnis

PT.MEDIHOP dapat terpantau dengan baik oleh pimpinan agar dapat

diambil sebuah keputusan untuk pengembangan perusahaan

kedepannya.