57

BAB 3

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1 Latar Belakang Perusahaan

Eugenia Communication merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang

Public Relation dan Event Organizer atau segala sesuatu yang berhubungan dengan

masyarakat. Eugenia Communication berdiri sejak tanggal 9 Juli 1999 dengan

pendirinya yaitu Tulus Hutabarat, dan Eugenia Siahaan. Keputusan untuk mendirikan

Eugenia Communication awalnya karena sang pemilik yaitu Tulus Hutabarat terkena

PHK di tempat kerja sebelumnya karena krisis moneter yang berkepanjangan, sang istri

yaitu Eugenia Siahaan setelah mengetahui hal tersebut maka beliau mengundurkan

dirinya dan membangun usaha bersama yaitu Eugenia Communication yang tetap berdiri

hingga kini.

Kantor Eugenia Communication beralamat di Kelurahan 1A no.14, Duren Sawit

- Jakarta Timur, 13440 dan tidak memiliki cabang di tempat lain. Eugenia

Communication melayani jasa Public Relation seperti pengenalan perusahaan kepada

masyarakat luas dan pengadaan acara-acara promosi yang ingin dilakukan perusahaan

sehingga hubungan antara perusahaan dan pelanggan tetap terjaga dengan baik.

Saat ini Eugenia Communication memiliki karyawan tetap sebanyak 19 orang

dan beberapa orang bekerja secara kontrak sesuai dengan pelaksanaan kegiatan

pekerjaan yang dilakukan pada saat itu. Adapun produk jasa yang diberikan oleh

Eugenia Communication berupa Public Relation dan Event Organizer. Kami akan

membahas secara khusus di bidang tersebut namun khusus pada bagian cara

memasarkannya saja, tidak membahas mengenai kegiatan jasa Public Relation secara

mendalam. Pemasaran dalam perusahaan ini sudah dilakukan baik secara offline,

58

walaupun perusahaan ini telah memiliki situs promosi resmi, tetapi di dalam situs

tersebut belum tersedia fitur untuk melakukan penggunaan jasa secara online, sehingga

setiap pelanggan yang hendak menggunakan jasa perusahaan harus memesan secara

langsung ke kantor atau melalui telepon. Untuk pangsa pasarnya, Eugenia

Communication awalnya hanya fokus kepada perusahaan-perusahaan yang

memproduksi makanan ringan, namun akhir-akhir ini Eugenia Communication mulai

merambah kepada perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang Farmasi yang cukup

terkenal seperti Anmum, Wyeth, Rumah Sakit Omni Internasional, Bayer, dll. Setelah

terbit permintaan pekerjaan dari perusahaan tersebut, maka dilakukanlah proses kegiatan

bisnis yang diminta sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak yaitu secara Ad Hoc

(setiap diadakan acara saja) hingga Retainer (sifatnya rutin setiap bulan).

3.2 Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

59

3.3 Wewenang dan Tanggung Jawab

3.3.1 Komisaris

Bertanggung jawab atas :

• Melaksanakan pengawasan seluruh pekerjaan yang dilakukan oleh

Direktur Utama.

• Berhak untuk mengusulkan penggantian direktur apabila terdapat

penyimpangan.

3.3.2 Direktur Utama

Bertanggung jawab atas :

• Melaksanakan pengawasan seluruh pekerjaan.

• Menandatangani seluruh surat-surat pekerjaan.

3.3.3 Direktur Public Relation dan Marketing

Bertanggung jawab atas :

• Mengawasi setiap kegiatan bisnis perusahaan yang menyangkut

pemasaran dan Public Relation.

• Mengawasi jalannya tugas dari Account Executive, Event Manager,

dan Public Relation Manager serta mengecek penugasan yang

mereka berikan kepada masing-masing bawahan dari bagian-bagian

tersebut.

3.3.4 Direktur Keuangan dan Operasional

Bertanggung jawab atas :

• Mengawasi setiap kegiatan bisnis perusahaan yang berhubungan

dengan masalah keuangan dan operasional.

60

• Mengawasi jalannya tugas dari Keuangan, Umum dan

Administrator.

3.3.5 Account Executive

Bertanggung jawab atas :

• Mengawasi setiap kegiatan yang dilakukan oleh Account Executive

Officer dan memberikan evaluasi di setiap periode mengenai

pekerjaan yang telah dilakukan Account Executive Officer tersebut.

3.3.6 Event Manager

Bertanggung jawab atas :

• Mengawasi setiap kegiatan yang dilakukan oleh Event Officer dan

memberikan evaluasi di setiap periode mengenai pekerjaan yang

telah dilakukan Event Officer tersebut.

3.3.7 Public Relation Manager

Bertanggung jawab atas :

• Mengawasi setiap kegiatan yang dilakukan oleh Public Relation

Officer dan memberikan evaluasi di setiap periode mengenai

pekerjaan yang telah dilakukan Public Relation Officer tersebut.

3.3.8 Keuangan

Bertanggung jawab atas :

• Mengawasi setiap kegiatan keuangan perusahaan termasuk arus kas

masuk dan keluar.

61

3.3.9 Umum

Bertanggung jawab atas :

• Melakukan kegiatan yang berlaku di sekitar tata usaha perusahaan.

3.3.10 Administrator

Bertanggung jawab atas :

• Melakukan kegiatan perusahaan dalam membangun jaringan kerja

dan pelaksaan pekerjaan di seluruh bagian organisasi.

3.3.11 Account Executive Officer

Bertanggung jawab atas :

• Mengembangkan Business Key Account dan membina hubungan

kerja secara rutin dengan Event Manager guna mencapai target

bisnis yang telah ditentukan melalui monitoring penjualan dan

program promosi yang telah direncanakan perusahaan.

3.3.12 Event Officer

Bertanggung jawab atas :

• Mengurus segala bentuk kegiatan bisnis yang berisi tentang

keperluan yang dibutuhkan untuk melakukan keinginan para

pengguna jasa untuk dilengkapi sesuai dengan kesepakatan.

3.3.13 Public Relation Officer

Bertanggung jawab atas :

• Merencanakan dan mengembangkan komunikasi yang lebih bersifat

korporat, meliputi penulisan berita korporat, membina hubungan

baik dengan pihak eksternal perusahaan, termasuk membina

62

hubungan dengan media (jurnalis, news editor, dll), sekaligus juga

bertanggung jawab terhadap lancarnya komunikasi di tingkat

internal perusahaan, misalnya dengan menerbitkan buletin

karyawan, dll.

3.3.14 Driver

Bertanggung jawab atas :

• Penggunaan alat-alat transportasi yang tersedia untuk digunakan

dalam kegiatan bisnis perusahaan sesuai dengan keperluan dan

merawat alat-alat transportasi tersebut sebaik mungkin agar tetap

awet penggunaannya.

3.3.15 Purchasing

Bertanggung jawab atas :

Pembelian macam-macam alat yang diperlukan oleh perusahaan, dan

telah disetujui oleh bagian Direktur Utama sebagai tanda persetujuannya.

3.4 Analisis Sistem Berjalan

3.4.1 Analisis Porter Eugenia Communication

Pada analisis Porter ini akan dibahas tentang potensi keunggulan dan

kelemahan yang dimiliki persahaan terhadap pesaing-pesaingannya.

Penjelasan kelima kekuatan Porter tersebut akan dijelaskan secara detil satu

per satu :

Potential new entrants ( pendatang baru yang potensial )

Pendatang baru menjadi salah satu faktor yang perlu diperhatikan oleh

perusahaan karena jika perusahaan tidak dapat membuat inovasi baru dan

pelayan yang memuaskan maka bisa saja pelanggan akan berpindah ke

63

pesaing. Modal yang diperlukan untuk membuka Eugenia Communication

pada 1999 adalah Rp. 25 juta ini adalah modal disetor sedangkan untuk

mengurus segala keperluan surat-surat perijinan usaha menghabiskan dana

sebesar Rp. 5 juta.

Nama Perusahaan Alamat Tahun Berdiri Global Strategic Consulting Aneka Tambang Building,

4th Floor,Jl. Letjen. TB. Simatupang No. 1, Tanjung Barat,Jakarta Selatan 12530

2001

PT. Publicis Dialog Samudera Indonesia Building, 3rd-A Floor,Jl. Letjen. S. Parman Kav. 35,Jakarta Barat 11480

2003

PT. Era Prossesi Jl. Gereja No. 9, Cilandak,Jakarta Selatan 12430

2003

Tabel 3.1 :Daftar Pendatang Baru

Supplier bargaining power ( kekuatan tawar – menawar dari pemasok)

Eugenia Communication mempunyai banyak pemasok seperti :

Percetakan untuk mencetak brosur-brosur yang disesuaikan dengan

besar kecilnya tulisan dan besarnya ukuran brosur.

Digital printing untuk mencetak perlengkapan yang diperlukan

untuk acara.

Pihak hotel atau gedung, perusahaan harus bisa bekerja sama dengan

banyak hotel atau gedung karena pelanggan kadang kala ingin

melaksanakan event disana.

Toko pembuat souvenir, perusahaan membutuhkan souvenir untuk

dibagi-bagikan pada saat event berlangsung.

64

Toko tempat penyewaan sound system, Eugenia Communication

mempunyai sound system sendiri tetapi tetap dibutuhkan kerjasama

dengan toko penyewaan sound system yang berguna jika tiba-tiba

sound system perusahaan mati pada saat event berlangsung.

Jasa artis, kadang kala pelanggan ingin mengundang artis untuk

mengisi acara pada eventnya, maka Eugenia Communication harus

menghubungi pihak management Artis yang pelanggan inginkan.

Kekuatan tawar menawar pemasok pada perusahaan dapat digolongkan

rendah karena perusahaan dapat berganti-ganti pemasok sesuai dengan

kriteria pesanan yang diinginkan oleh pelanggan, pengambilan keputusan

penggunaan pemasok bukan hanya berkisar pada penawaran harga yang

rendah, kadang kala pelanggan ingin barang-barang yang digunakan pada

event mereka itu barang-barang yang berkualitas terbaik tanpa memikirkan

biaya yang akan mereka keluarkan.

Intra industry rivalry ( persaingan dengan perusahaan sejenis )

Untuk persaingan dengan perusahaan sejenis dirasakan cukup ketat,

karena sekarang ini sudah banyak perusahan-perusahaan yang memimiliki

jenis bisnis yang sama.

Dibagi kedalam 3 besar cakupan wilayah perusahaan, yaitu :

- Perusahaan multinasional: Perusahaan mempunyai banyak cabang

yang dibuka di berbagai Negara.

- Perusahaan nasional: Perusahaan mempunyai berbagai cabang

diberbagai daerah tetapi hanya didalam satu Negara.

65

- Perusahaan lokal : perusahaan ini belum memiliki cabang dan

hanya ada di daerah itu saja.

Sulit untuk menyaingi perusahaan yang bersifat perusahaan

multinasional karena perusahaan asing yang membuka cabang di Negara ini

biasanya sudah mempunyai perusahaan PR(Public Relation) dan Event

Organizer sendiri yang telah ditetapkan oleh perusahaan pusat.

Segmen pasar antara Eugenia Communication dengan Inke Maris &

Associates berbeda karena Eugenia Communication baru melayani

pelanggan di area Jakarta dan sekitarnya saja sedangkan Inke Maris &

Associates biasa disingkat IM&A atau IMA ini segmentasinya sudah sangat

luas karena IM&A ini sudah lebih lama terjun di bidang ini sehinnga banyak

perusahaan – perusahaan besar yang menjadi pelanggannya, bukannya hanya

perusahaan di dalam negeri tapi juga perusahaan luar negeri seperti:

Mercedes Benz, Volkwagen (VW), World Gold Council, Telkom,

konglomerat Asia asal Malaysia Guthrie Berhad, proyek Australia-Indonesia

Today ’94 dan Marketing Australia ’95, BP Indonesia-Tangguh LNG

Project, Caltex, Conoco Indonesia, Total E&P Indonisie, Singapore

Airlines, Hong Kong Tourism Board (HKTB), serta BCA, BNI, Bank

Mandiri dan BII.

Dengan mengetahui banyaknya pesaing yang ada untuk perusahaan

Public Relation dan Event Organizer ini maka perusahaan harus selalu

mengetahui gerakan para pesaing baik itu dari masalah kualitas, pelayanan,

skill dari para pesaing tersebut. Contoh beberapa pesaing yang bergerak

dalam bidang jasa Public Relation dan Event Organizer ini : IndoPacific

66

Edelman, Sigma Jaya Advertising, Solusi Mitra Arthatama (SMART), PT.

Kreasi Multi Media, PT. Publicis Dialog.

Buyer’s bargaining power ( kekuatan tawar – menawar dari pembeli )

Daya tawar pelanggan dalam bidang ini cukup tinggi karena pelanggan

merupakan sumber pendapatan utama dalam bidang ini dan jasa yang

ditawarkan perusahaan-perusahaan pesaing lain yang sejenis. Biasanya

pelanggan akan kembali menggunakan jasa PR ini jika merasa pelayanannya

sangat memuaskan bagi mereka dan perusahaan ini akan menjadi PR tetap

perusahaan itu.

Pelanggan-pelanggan Eugenia Communication sudah cukup banyak,

namun pada saat ini Eugenia Communication lebih banyak mendapatkan

kesempatan untuk menangani bidang kesehatan dan makanan. Beberapa

contoh pelanggan yang menggunakan jasa Eugenia Communication:

- Danon : menggunakan jasa Eugenia Communication untuk media

Road Show.

- Bayer : Menggunakan jasa Eugenia Communication untuk

melakukan road show dan mengurus pertemuan rapat

dokter.

- Klinik Jasmin : Menggunakan jasa Eugenia Communication untuk

mengadakan pertemuan dan seminar tentang bayi tabung

pada tanggal 25 April 2010. Mengadakan konferensi pers

antara klinik jasmine dengan para wartawan dengan

pembahasan bayi tabung pada tanggal 27 April 2010, dan

67

radio talk show pada tanggal 7 Mei 2010 dengan topic

pembahasan yang sama.

- Sari Ayu Marta Tilaar : Menggunakan jasa Eugenia

Communication untuk mengadakan pertemuan dan

seminar dengan tema Komunitas Bidan Sehati.

Subtitute products and services ( produk dan jasa pengganti )

Jasa pengganti untuk jasa Public Relation ini adalah e-PR, E-PR itu

adalah suatu kegiatan kehumasan yang dilakukan melalui dunia internet,

semua kegiatan publikasi sampai melakukan hubungan dengan publik,

semua kegiatan tersebut dapat dilakukan melalui internet. Komunikasi yang

dilakukan e-PR melalui e-Mail, memasang iklan langsung melalui internet,

dan memasang membuat website perusahaan, sehingga komunikasi bisa

langsung dilakukan dengan menggunakan situs dari perusahaan tersebut.

Manfaat e-PR antara lain, dapat menjalin hubungan yang baik dengan

berbagai media melalui media center online, dapat membangun digital brand

images, dapat digunakan sebagai sarana komunikasi pasar global maupun

mitra bisnis internasional dengan biaya yang minim, dan dapat langsung

memperoleh keinginan-keinginan public tanpa harus menebak dan

melakukan riset.

Ancaman dengan adanya jasa pengganti dari jasa PR ini adalah adanya

komunikasi yang terjadi konstan, dalam arti internet tidak pernah istirahat

dengan target pelanggannya di seluruh dunia mampu bekerja 24 jam non

stop. Sedangkan PR yang ada sekarang, hanya dalam waktu tertentu dan

jarak tertentu saja. E-PR dapat merespon dengan cepat semua permasalahan

68

dan pertanyaan dari para pelanggan karena menggunakan internet,

sedangkan PR yang biasa tidak dapat merespon dengan cepat permasalahan,

tetapi harus mengadakan riset dan survey secara manual terlebih dahulu.

Gambar 3.2 Analisis lima kekuatan bersaing Porter pada Eugenia Communication

Sumber : Wawancara (2010)

69

3.5 Analisis Perancangan E-Marketing

Analisis perancangan e-marketing akan menggunakan metode Seven Stages of

Internet Marketing. Didalam bab ini akan dijelaskan tiga tahap pertama dari metode

tersebut, sedangkan empat tahap selanjutnya akan dijealskan di bab selanjutnya.

3.5.1 Tahap I : Framing The Market Opportunity (menganalisis peluang pasar).

3.5.1.1 Meneliti peluang pada sistem yang berjalan atau pada sistem yang

baru

1. Pengguna Internet yang semakin meningkat

Memasuki era globalisasi sekarang ini, pengguna Internet semakin

meningkat tajam. Hal ini dapat dilihat dari survei yang dilakukan

Asosiasi Penyelenggara Jasa Internet Indonesia (APJII) terhadap

jumlah pelanggan dan pemakai Internet di Indonesia sampai bulan

Desember tahun 2007 (seperti terlihat pada tabel 3.2).

Sumber : http://www.apjii.or.id/dokumentasi/statistik.php

Tabel 3.2 : Perkembangan Jumlah Pelanggan & Pemakai Internet (Kumulatif)

* perkiraan s/d Desember 2007

70

Maka ini akan memberikan peluang untuk perusahaan jika ingin

membuat e-marketing.

2. Harga Internet yang semakin murah

Dengan semakin murahnya harga Internet sekarang ini, maka

pengguna internet pun juga akan meningkat. Informasi ini kami dapat

dari www.telkomspeedy.com sebagai penyedia internet yang sudah

cukup terkenal di Indonesia, paket yang mereka tawarkan juga

tergolong cukup murah untuk melakukan pemasangan internet (seperti

terlihat pada tabel 3.2). Tentu hal ini akan memacu pertumbuhan

pengguna internet di Indonesia dan berdampak pada pemberian

peluang yang besar kepada perusahaan jika ingin memperluas pangsa

pasarnya dengan menggunakan e-marketing.

(Sumber : www.telkomspeedy.com)

Tabel 3.3 : Paket yang ditawarkan Speedy

71

3. Mobilitas yang terbatas

Seiring dengan berjalannya waktu, maka jumlah penduduk

Indonesia semakin banyak, hal tersebut berpengaruh kepada pergerakan

yang bisa dilakukan oleh calon pelanggan dapat terhambat jika calon

pelanggan tersebut ingin datang langsung untuk meninjau perusahaan.

Penghambatan itu dapat berupa kemacetan lalu lintas, tenaga ekstra

yang lebih untuk menaiki alat transportasi lalu calon pelanggan menjadi

lelah untuk menentukan pilihan, dan sebagainya. Tentunya jika ada

cara yang lebih praktis dan hemat, maka calon pelanggan tersebut akan

lebih memilih cara tersebut. Salah satu dari cara tersebut adalah dengan

menggunakan internet. Mereka bisa memesan bentuk jasa yang

diinginkan tanpa harus dikejar-kejar waktu, membuang tenaga, pikiran

dan uang yang banyak. Cukup dengan memiliki komputer dan akses

internet, maka permintaan jasa pun dapat dilakukan oleh calon

pelanggan tersebut. Kelebihan yang didapatkan kedua belah pihak baik

dari sisi perusahaan maupun sang pengguna jasa dapat

meminimalisasikan aktivitas berpergian. Dengan keadaan tersebut

maka peluang yang sangat besar muncul untuk membuat e-marketing

berupa pengganti strategi pemasaran yang konvensional.

4. Kebutuhan akan nilai sistem yang lebih efisien

Rangkaian sistem pemasaran pada Eugenia Communication saat

ini adalah :

a) Konektivitas melalui telepon dan faksimili dengan perusahaan mitra

kerja.

72

b) Account Executive melakukan persentasi untuk menentukan

kesepakatan tanggal, bentuk kegiatan jasa, dan hal-hal yang

dibutuhkan untuk melakukan kegiatan jasa yang diinginkan.

c) Public Relation Officer melakukan advertising dalam kondisi jika

dibutuhkan.

Pada rangkaian aktivitas diatas, diperlukan adanya pengembangan

sistem agar rangkaian aktivitas tersebut menjadi lebih ringkas dengan

proses yang cepat dan hasil yang akurat. Sehingga akan berdampak

terhadap peningkatan jumlah pelanggan.

5. Target pasar yang mayoritasnya merupakan perusahaan-perusahaan yang

bergerak dibidang kesehatan.

Karena target pasar dari Eugenia Communication merupakan

perusahaan-perusahaan yang cukup besar yang bergerak pada bidang

kesehatan pada umumnya sudah menggunakan fasilitas internet, maka

penggunaan website sudah menjadi hal yang umum bagi perusahaan

tersebut. Hal ini menjadi suatu peluang bagi Eugenia Communication

untuk melakukan pengembangan website.

6. Kemampuan jaringan internet yang dapat menjangkau seluruh daerah.

Karena perusahaan ini hanya berlokasi di satu tempat akan sulit

untuk melakukan pemasaran sampai ke daerah-daerah yang jauh,

melalui penggunaan internet diharapkan jangkauan pemasaran dapat

semakin luas, pelanggan di daerah yang jauh dapat mengenal perusahaan

ini.

73

7. Internet merupakan sarana online 24 jam.

Dengan diterapkannya penggunaan internet diharapkan perusahaan

dapat berkomunikasi terus dengan pelanggan, sehingga masalah-masalah

yang terjadi dapat secepat mungkin diidentifikasi dan ditangani secepat

mungkin.

8. Keinginan untuk melihat desain secara nyata.

Melihat jenis produk/jasa yang ditawarkan merupakan desain atau

gambar dimana pada umumnya calon pelanggan atau pelanggan ingin

melihat contoh desain tersebut secara nyata penggunaan website akan

memudahkan perusahaan dalam melakukan pemberian contoh tersebut.

3.5.1.2 Mengidentifikasi Kebutuhan/ Harapan Pelanggan Yang Tidak

Terpenuhi

A. Sistem Berjalan

Pertama, Account Executive melakukan persentasi kepada

pelanggan untuk menentukan kesepakatan seperti tanggal kegiatan,

bentuk kegiatan, cara pembayaran dan hal-hal yang dibutuhkan lainnya.

Lalu Public Relation Officer melakukan pengiklanan terhadap acara yang

ingin dibuat nantinya jika diperlukan. Setelah itu, Public Relation Officer

melakukan desain grafis terhadap hal-hal yang dibutuhkan. Setelah desain

grafis selesai, maka Public Relation Officer tersebut mempersiapkan

Press Kit, Press Release, lalu menggabungkan Press Kit dan Press

Release menjadi satu. Lalu Public Relation Officer tersebut mengirimkan

undangan dengan cara-cara yang disepakati. Setelah itu, acara

dilaksanakan sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati, setelah acara

74

selesai maka Public Relation Officer melakukan Reporting CD untuk

diserahkan kepada Public Relation Manager. Setelah itu, Public Relation

Manager menyerahkan PR Value kepada Bagian Keuangan. Setelah acara

selesai maka pelanggan melunasi pembayaran atas penggunaan jasa yang

dilakukan sesuai dengan kesepakatan.

Gambar 3.3 : Rich Picture Sistem yang Berjalan

B. Menentukan Kebutuhan Pelanggan Yang Belum Terpenuhi Oleh

Eugenia Communication

1. Tidak adanya fitur untuk membantu pelanggan dalam mencari ide

desain.

Perusahaan bisa menyediakan fitur pelayanan tambahan berupa

custom mengenai detail persiapan-persiapan yang dibutuhkan untuk

75

membuat suatu acara yang berhubungan dengan jasa kegiatan usaha

sejenis sehingga para pelanggan yang masih awam dapat mengerti

seluk beluk hal-hal yang diperlukan untuk mengadakan suatu acara.

2. Tidak adanya wadah untuk pelanggan saling berkomunikasi

Pelanggan ingin berinteraksi dan membentuk komunitas sesama

pelanggan agar dapat memperoleh informasi-informasi baru dari

bidang usaha sejenis agar mengerti kelebihan dan kekurangan

masing-masing bidang.

3. Sulitnya mendapatkan informasi dari perusahaan

Informasi sangat dibutuhkan oleh para Pelanggan terutama yang

masih awam di bidang pembuatan acara Public Relation, maka

Eugenia Communication akan membantu para Pelanggan tersebut

jika pelanggan mempunyai pertanyaan tentang Eugenia

Communication , maka pelanggan dapat bertanya melalui telepon,

mengirimkan e-mail, menanyakan melalui account facebook atau

twitter perusahaan. Eugenia Communication juga akan melakukan

update mengenai informasi yang terdapat di dalam Perusahaan

seaktual mungkin baik berupa layanan baru hingga promosi.

4. Tidak Adanya Fitur Perkiraan Harga

Saat ini Pelanggan tidak memiliki gambaran mengenai harga-harga

untuk melakukan suatu kegiatan Public Relation karena para

pelanggan tersebut akan menyesuaikan bentuk kegiatan yang

diinginkan sesuai dengan budget yang dimiliki olehnya hingga jasa

terutama bagi para Pelanggan yang awam terhadap bidang

76

perencanaan kegiatan Public Relation ini. Eugenia Communication

akan mencantumkan mengenai berapa banyak budget yang

dimiliki, lalu Eugenia Communication akan memberikan saran

melalui persentasi yang dilakukan oleh Account Executive agar

pelanggan tersebut dapat memilih bentuk kegiatan yang sesuai

keinginan.

5. Tidak Adanya Fitur Untuk Melihat Bukti Nyata Yang Menyatakan

Kepuasan Pelanggan Lain atau Testimoni.

Pelanggan mengharapkan adanya pendapat-pendapat dari

Pelanggan yang sudah merasakan pelayanan yang diberikan oleh

Eugenia Communication sehingga ada rasa aman tersendiri bagi

para Pelanggan mengenai kekhawatiran yang timbul akan

pelayanan Eugenia Communication bagi para Pelanggan mereka.

Kualitas dan tingkat kepuasan dapat dilihat dari fitur tersebut.

3.5.1.3 Menentukan Segmentasi Pasar

Segmentasi pasar pada perusahaan Eugenia Communication saat

ini adalah perusahaan – perusahaan yang bergerak pada ruang lingkup

kesehatan, sedangkan untuk target pasarnya adalah perusahaan yang

memproduksi produk-produk kesehatan untuk dikonsumsi. contohnya

Eugenia Communication melakukan kerjasama dengan Anmum yaitu

perusahaan yang bergerak dalam bidang minuman kesehatan bagi ibu

hamil dan menyusui. Ada dua tipe kontrak kerja dari pelanggan

kepada Eugenia Communication dalam melakukan pembayaran, yaitu:

• Retainer, yaitu perusahaan-perusahaan yang memiliki kontrak

77

kerjasama dengan Eugenia Communication dalam waktu yang

disepakati (minimal 1 tahun) untuk terus melaksanakan kegiatan

Public Relation terhadap perusahaan tersebut dan bertanggung

jawab sesuai dengan kontrak kerja yang disepakati kedua belah

pihak. Perusahaan tersebut wajib melakukan pembayaran kepada

Eugenia Communication setiap bulannya dalam waktu kontrak

kerja yang disepakati, terlepas dari ada atau tidaknya kegiatan

Public Relation dan Event Organizer yang dilaksanakan pada bulan

tersebut.

• Ad-Hoc, yaitu perusahaan-perusahaan yang hanya menggunakan jasa

dari Eugenia Communication tidak terikat kontrak kerja dalam

periode tertentu, melainkan hanya pada saat diminta saja.

Perusahaan tersebut melakukan pembayaran kepada Eugenia

Communication hanya pada saat dilakukan kegiatan saja.

3.5.1.4 Mengidentifikasi Sumber Daya Perusahaan

Sumber daya yang dimiliki Eugenia Communication terdiri dari :

- Sumber Daya Manusia

Saat ini Eugenia Communication telah mempekerjakan 19 orang

staff dan beberapa orang tenaga ahli dalam bidang pengerjaan acara

Public Relation beserta hal-hal yang dibutuhkannya seperti desain grafis,

para pekerja yang terjun langsung ke lapangan hingga pengadaan alat-alat

yang dibutuhkan. Para tenaga ahli tersebut dipekerjakan sesuai dengan

kapasitas pekerjaan yang diberikan, semakin berat pekerjaan yang

diberikan maka akan dikerahkan juga semakin banyak tenaga ahli untuk

78

melaksanakannya. Jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan disesuaikan

dengan seberapa besar Event yang dilakukan oleh Eugenia

Communication. Untuk para Staff terdiri dari 2 orang Komisaris

Perusahaan, 1 orang Direktur Utama, 1 orang Direktur Public Relation

and Marketing, 1 orang Direktur Keuangan dan Operasional, 2 orang

Account Executive, 1 orang Event Manager, 1 orang Public Relation

Manager, 1 orang bagian Keuangan, 1 orang bagian Administrasi, 2 orang

bagian Umum, 2 orang Account Executive Officer, 1 orang Event Officer

dan 3 orang Public Relation Officer. Semua staff yang dimiliki oleh

Eugenia Communication tersebut melakukan pekerjaannya full time dari

pukul 9 pagi hingga pukul 5 sore. Pekerjaan tersebut dilakukan pada

hari Senin hingga hari Jumat. Staff yang merangkap sebagai Public

Relation Manager akan melakukan tugas untuk tetap siap apabila terjadi

pemesanan kegiatan jasa di luar jam kerja tersebut.

- Rekan Kerja

Saat ini Eugenia Communication memiliki rekan kerja yaitu Hotel

Sahid Jaya, Percetakan, Digital Printing, dan perusahaan-perusahaan

lain yang menyediakan barang-barang yang dibutuhkan untuk

melakukan suatu kegiatan Public Relation.

- Metode Pemasaran

Metode pemasaran yang dilakukan oleh Eugenia Communication

pada saat ini adalah melalui website. Namun berdasarkan analisis kami,

website yang sudah ada tersebut memiliki beberapa kekurangan.

Kekurangan tersebut adalah :

79

o Tampilan layar yang kurang menarik

o Terbatasnya informasi yang diberikan. Seluruh isi website Eugenia

Communication hanya berisi sejarah singkat, pelanggan-pelanggan

mana saja yang sudah menggunakan dan sedikit informasi

mengenasi kegiatan jasa yang ditawarkan.

o Minimnya fitur yang diberikan dalam website tersebut.

o Tidak memberikan adanya fitur feedback atau interaksi terhadap

pelanggan, karena para pelanggan ingin melakukan interaksi

langsung terhadap perusahaan ini mengenai kegiatan jasa yang

diinginkan beserta hal-hal yang dibutuhkan. Untuk melakukan

interaksi, maka pelanggan tersebut harus menelpon perusahaan

terlebih dahulu agar tercipta interaksi.

80

Gambar 3.4. Tampilan layar Home Eugenia Communication saat ini.

Gambar 3.5 Tampilan layar Service Eugenia Communication saat ini

81

3.5.1.5 Menafsirkan Pesaing, Teknologi dan Keuangan Perusahaan.

3.5.1.5.1 Pesaing

Setiap perusahaan pasti memiliki kompetitor atau pesaing, apapun

bidang usaha mereka dan sekecil apapun usaha mereka. Kompetitor ini

terbagi atas dua bagian yaitu : kompetitor lokal dan kompetitor non-lokal.

Kompetitor lokal adalah para pesaing yang berasal dari negara Indonesia dan

hanya memiliki kantor-kantor di wilayah Indonesia, sedangkan kompetitor

non-lokal adalah para pesaing yang berasal dari luar Indonesia dan membuka

cabang di Indonesia. Eugenia Communication adalah perusahaan Public

Relation lokal sehingga para pesaingnya diambil dari para kompetitor lokal

seperti Batavia Communication, PT. Inkemaris, dan PT. Kudos Indonesia.

3.5.1.5.2 Teknologi

Teknologi yang dimiliki oleh Eugenia Communication dibedakan

menjadi 2 macam yaitu hardware (perangkat keras) dan software

(perangkat lunak).

o Hardware (perangkat keras)

Eugenia Communication memiliki 15 unit laptop dan 2 buah pc

dengan sistem client-server yang terbagi : 15 unit laptop pada

seluruh bagian kecuali bagian Event Officer dan Event Manager

yang menggunakan 2 unit pc untuk melakukan desain grafis.

82

Berikut adalah spesifikasi hardware yang dimiliki oleh Eugenia

Communication saat ini :

Fungsi Spesifikasi Jumlah Server

(Komputer)

Processor : Intel Pentium Core2Duo @2.66 GHZ Hard Disk 500Gb RAM 2Gb Operating System : Windows XP DVD-RW

2 Unit

Client (Laptop)

Processor : Intel Dual Core T4400 Hard Disk 320Gb Ram 2Gb Operating System : Windows XP DVD Combo

15 Unit

Lain-lain Printer Modem Intranet Telepon + Faksimili Internal Phone Handytalky Infocus/ LCD Kabel Spliter @20 m 2 Kamera SLR 1 Kamera Pocket Portable Sound System Tape Recording Pointers

2 Unit 1 Unit 2 Unit 4 Unit 4 Unit 2 Unit 2 Unit 2 Unit 1 Unit 2 Unit 2 Unit 3 Unit

Tabel 3.4 Spesifikasi hardware pada Eugenia Communication

o Software (perangkat lunak)

Eugenia Communication memiliki perangkat lunak yaitu Microsoft

Office 2007, Corel Draw X4, Adobe Photoshop, Pagemaker,

Adobeflashplayer, Moviemaker, dan lain-lain.

83

3.5.1.5.3 Keuangan Perusahaan

Kondisi dan pertumbuhan keuangan pada Eugenia Communication

cukup baik, hal ini terlihat dari persentase laba yang diperoleh oleh

Eugenia Communication karena dari awal berdiri hingga saat ini tiap

tahunnya memperoleh laba sebesar 40-60% hingga saat ini.

3.5.1.5.4 Membuat Penilaian “Go or No Go”

Pada tahap ini, sebuah tim manajemen harus mempunyai gambaran

yang jelas mengenai peluang pasar dan dapat mengidentifikasi segmentasi

pelanggan agar dapat didukung dengan data dari apa yang tidak terpenuhi

pada segmen pelanggan (unmet) dan juga harus memahami kelebihan apa

yang dimiliki oleh perusahaan, dan bagaimana pesaing, teknologi dan

keuangan dari perusahaan. Sehingga dari pemahaman itulah yang akan

menggambarkan apakah perusahaan ini layak go dalam e-marketing atau

tidak.

Gambar 3.6 Perkiraan dari keseluruhan peluang dari Eugenia Communication

84

Dalam menentukan go/ not-go dengan internet marketing terdapat

beberapa variabel penentu yang digunakan, antara lain :

o Competitive vulnerability

Dalam hal persaingan, bagi Eugenia Communication

competitive vulnerability termasuk dalam faktor yang

positif. Karena persaingan yang berada di kegiatan bisnis

Public Relation cukup banyak dan sebagian besar dari

mereka sudah menggunakan media internet sebagai sarana

pemasarannya. Agar pangsa pasar dari Eugenia

Communication dapat diperluas dan tetap mempertahankan

pelanggan yang sebelumnya sudah menggunakan jasa dari

Eugenia Communication, maka dibutuhkan website untuk

memasarkan kegiatan jasanya.

o Technology vulnerability

Dalam hal teknis, Eugenia Communication termasuk dalam

faktor positif, karena sarana dan prasarana yang dimiliki

oleh Eugenia Communication sudah cukup baik untuk

melaksanakan pemasaran secara online.

o Magnitude of Unmet Needs

Kebutuhan yang tidak terpenuhi oleh Eugenia

Communication seperti kemudahan mendapatkan informasi

dan dengan adanya website ini, maka akan memudahkan

pengunjung untuk mendapatkan informasi, sedangkan

dalam segi pelanggan website ini membantu dalam

85

mempromosikan event mereka. Alasan itulah yang

membuat pengembangan e-marketing akan sangat

membantu dalam pelayanan sehingga faktor positif diambil

dalam variabel ini. Penggunaan e-marketing sebagai sarana

pemasaran dan pemberian informasi secara cepat, dimana

saja dan kapan saja adalah pilihan tepat untuk Eugenia

Communication.

o Likely Rate of Growth

Tingkat pertumbuhan yang dialami oleh Eugenia

Communication termasuk dalam faktor positif. Hal ini

terlihat dari adanya pengembangan sarana dan prasarana

yang dimiliki agar kegiatan bisnis Public Relation yang

dilakukan oleh Eugenia Communication tidak mengalami

kendala pada saat proses eksekusi. Dalam periode tertentu,

Eugenia Communication mengganti alat-alat penunjang

kegiatan bisnisnya lalu alat-alat penunjang tersebut juga

disertakan cadangannya agar mencegah terjadinya

penghambatan proses eksekusi karena permasalahan teknis.

o Market Size

Pada tahap market size, Eugenia Communication termasuk

variabel yang bernilai positif. Sejak awal berdiri, dimana

pangsa pasar Eugenia Communication adalah individu dan

belum menyentuh pangsa pasar perusahaan, pangsa pasar

tersebut telah berkembang hingga saat ini Eugenia

86

Communication sudah menangani permintaan jasa dari

perusahaan-perusahaan Multinasional. Eugenia

Communication juga menyediakan jasa bagi perusahaan

kecil dan menengah, sehingga hal ini menjadi nilai tambah

dalam memasuki pemasaran melalui internet.

o Level of Profitability

Perkembangan keuangan berupa laba yang diperoleh

Eugenia Communication terus meningkat dari tahun ke

tahun, dapat dilihat dari persentasi kenaikan laba dari tahun

ke tahun tersebut sekitar 40-60% dari awal berdiri hingga

saat ini. Hal ini menunjukan bahwa dari segi perekonomian,

Eugenia Communication sangat mendukung untuk

mengembangkan e-marketing pada pemasaran mereka.

o Technical vulnerability

Dalam hal teknis, Eugenia Communication termasuk dalam

faktor positif karena permintaan jasa dari konsumen kepada

Eugenia Communication ditentukan sesuai dengan prosedur

yang tidak terlalu rumit. Pelanggan hanya tinggal

menghubungi Eugenia Communication agar dikirim seorang

Executive Officer untuk menjawab permintaan tersebut, dan

sang pelanggan hanya tinggal memberitahukan kegiatan jasa

apa yang ingin dia gunakan dari Eugenia Communication,

dan Executive Officer itu pun akan membantu

merancangnya.

87

o Interaction between segments

Dalam hal interaksi antar segmen ini, Eugenia

Communication termasuk dalam hal negatif. Hal ini karena

hubungan interaksi antar sesama pelanggan Eugenia

Communication tidak terjadi. Karena pelanggan dari

Eugenia Communication dibedakan menurut segmentasi

yang tidak memungkinkan terjadinya interaksi satu dengan

yang lainnya.

Dari hasil analisa yang telah dilakukan, dimana hasil faktor dari

masing-masing variabel lebih banyak bernilai positif. Maka Eugenia

Communication dapat melakukan pemasaran dengan menggunakan

teknologi internet atau e-marketing. Penggunaan e-marketing sebagai

sarana pemasaran bagi Eugenia Communication sangat didukung oleh

semua faktor yang menentukan kemajuan dari perusahaan ini, sehingga

keputusan secara keseluruhan adalah Go.

88

3.5.2 Tahap II : Formulating The Marketing Strategy ( merumuskan strategi

pemasaran)

Pada tahap kedua ini digunakan strategi pemasaran internet : Bricks and

Mortars.

Hasil formulasi strategi pemasaran :

A. Segmentation

Gambar 3.7 : Bricks and Mortar Segmentation Eugenia Communication

Segmentasi internet marketing dari Eugenia Communication adalah

Market expansion, karena tidak terjadi perubahan karakteristik

segmentasi perusahaan tetapi mengalami perubahan pada ukuran pasar

perusahaan. Kesimpulan dari market expansion yang harus dilakukan

oleh Eugenia Communication adalah menerapkan pemasaran

menggunakan website dimana website ini difokuskan kepada pemberian

informasi mengenai event calendar dan servis yang disediakan oleh

perusahaan. Dengan pemasaran melalui website ini diharapkan Eugenia

Communication lebih dapat dikenal oleh pelanggan yang berada di dalam

89

maupun diluar kota, sehingga akan lebih banyak lagi pelanggan yang

ingin berkerjasama dengan Eugenia Communication.

B. Targeting

Gambar 3.8 : Bricks and Mortar Targeting Eugenia Communication

Sasaran online dari Eugenia Communication adalah blanket

targeting karena target pasar yang dituju perusahaan tetap sama dengan

target pasar saat offline tetapi segmennya dapat meluas karena masalah

geografis dapat diminimalkan. Hal ini membuat lebih banyak konsumen

yang dapat dijangkau melalui internet.

90

C. Positioning

Gambar 3.9 : Bricks and Mortar Positioning Eugenia Communication

Pada strategi positioning Eugenia Communication tetap

menggunakan strategi pemasaran yang sama tetapi ditambah dengan

penggunaan internet untuk menambah kenyamanan dan kemudahan bagi

pelanggan dalam memperoleh informasi berkaitan dengan layanan yang

dimiliki perusahaan. Aplikasi e-marketing ini dapat menjadi nilai tambah

baru bagi strategi pemasaran perusahaan yaitu dengan adanya event

calendar yang didalamnya terdapat Remind Me dan Tell a Friend yang

berada di setiap artikel, news atau event yang dipilih oleh pelanggan, dan

newsletters pelanggan akan langsung mendapatkan undangan di e-

mailnya jika PT. Tulus Putera mengadakan acara.

91

3.5.3 Tahap III : Designing The Customer Experience ( merancang pengalaman

pelanggan)

Tahap-tahap pengalaman pelanggan

Pengalaman yang diinginkan oleh pelanggan

Yang dapat di berikan oleh Eugenia Communication

Functionality • Semua fungsi berjalan dengan baik

• Kemudahan dalam navigasi

• Kecepatan

• Keamanan

• Reability

• Dapat diakses dari

berbagai media

• Tidak ada kesalahan-kesalahan pada web

• Perancangan navigasi yang mudah dimengerti

• Navigasi berdasarkan kategori.

• Disain dasar Tidak banyak memasukkan gambar dan ukuran filenya sudah dimaksimalkan terlebih dahulu.

• Pada sisi server menggunakan spesifikasi server, koneksi internet dan software pendukung yang baik.

• Keamanan pada server yang mengunakan software yang sudah stabil.

• Menggunakan Security image (Captcha) pada website yang dibuat.

• Hal yang dapat di percaya dalam mejelaskan secara luas dari periode waktu untuk mendownload.

• Website dapat di akses dari berbagai browser, pelanggan juga dapat melihat melihat web perusahaan ini melalui handphone.

Intimacy • Kemudahan dalam • Informasi yang

92

mendapatkan informasi

• Pengalaman konsumen

yang berulang • Nilai tambah yang

didapatkan.

terdapat di website selalu terupdate dan juga disediakan account facebook dan twitter.

• Pelanggan dapat menggunakan Remind me dimana terdapat fitur tell a friend didalamnya atau bookmark.

• Di website ini terdapat Remind me, Tell a Friend, Event News, Event Calendar, How to Start Working with Us, Documentation ( Video, Image, dan Text), menu Client, Testimonial, Social Network, dan News Letters.

Evangelism • Berbagi pengalaman dengan orang lain

• Disitus ini disediakan aplikasi “Tell a Friend”

Tabel 3.5 Merancang pengalaman pelanggan

Keterangan :

1. Funcionality :

Semua fungsi berjalan dengan baik

Tujuan : situs web yang sudah dirancang, fungsi-fungsinya berjalan

dengan baik sehingga tidak ada kesalahan pada saat pelanggan sedang

mengakses website Eugenia Communication.

Kemudahan dalam navigasi

Tujuan : Situs web yang dirancang mudah dimengerti dan sederhana serta

berdasarkan kategori sehingga memudahkan user untuk mencari lokasi

93

informasi yang diperlukan. Hal ini dilakukan agar menjaga user setelah

mengakses halaman web tidak perlu kembali kehalaman utama atau

halaman awal.

Kecepatan

Tujuan : Gambar-gambar yang dimasukkan tidak terlalu banyak dan

ukuran file sebelumya sudah diperkecil sehingga tidak memberatkan pada

saat user melihat-lihat informasi yang disediakan, juga menggunakan

spesifikasi server, koneksi internet, dan software yang baik sehingga pada

saat pelanggan mengakses website ini tampilannya akan terbuka secara

cepat.

Keamanan

Tujuan : agar website ini aman maka digunakanlah server yang sudah

stabil sehingga pada saat diakses tidak terjadi kesalahan atau eror.

Website ini juga menggunakan security image (Captcha) untuk

pengamannya, Security image (Captcha) Dibuat untuk membedakan

antara mesin ( bot ) dan manusia. Security image (Captcha) dibuat untuk

melakukan validasi input pada website-website yang mempersilahkan

pengunjung memberikan input-an baik berupa komentar, shoutout, kotak

pendaftaran, atau apapun dimana pengunjung menginputkan sesuatu.

Reability

Tujuan : memberikan kepercayan kepada pelanggan mengenai informasi

yang disediakan pada website ini.

94

Dapat diakses dari berbagai media

Tujuan : Hal ini dapat memudahkan user yang menggunakan berbagai

platform sehingga tampilan situs tidak mengalami perbedaan dan juga

website Eugenia Communication dapat di akses melalui handphone.

2. Intimacy

Kemudahan dalam mendapatkan informasi

informasi tentang event-event akan terus uptodate sehingga pelanggan

akan memperoleh informasi terbaru tentang event-event yang akan

dilaksanakan oleh perusahaan. Eugenia Communication juga

mempunyai account facebook dan twitter untuk pelanggan yang ingin

menanyakan informasi mengenai event-event perusahaan dan lainnya.

Pengalaman konsumen yang berulang

Tujuan : Pelanggan dapat menggunakan fitur Remind me, tell a friend,

dan jika pelanggan ingin menyimpan info tentang acara Eugenia

Communication pelanggan dapat melakukan bookmark.

Nilai tambah yang didapatkan

Tujuan : Di website ini terdapat Remind me dan Tell a Friend jika

pelanggan ingin diberitahu event dengan spesifikasi tertentu yang

diinginkan maka Eugenia Communication akan mengirimkan

pemberitahuan jika ada event tersebut, tell a friend jika pelanggan

ingin memberitahukan informasi yang didapat kepada temannya, event

news adalah acara-acara yang akan diadakan oleh Eugenia

Communication, pada event calendar terdapat harga-harga tiket acara

95

tersebut, dimana dan kapan acara itu akan berlangsung , how to start

working with us ini adalah langkah-langkah bagi pelanggan jika ingin

bekerja sama dengan Eugenia Communication, didalam documentation

ini terdapa image, dan text tentang acara-acara yang sudah dilakuakan,

isi menu client terdapat nama-nama pelanggan yang sudah memakai

jasa Eugenia Communication, testimonial perusahaan akan memuat

event yang telah dilakukan oleh perusahaan atas persetujuan

pelanggan, social network adalah salah satu cara menjaring pelanggan

melalui facebook dan twitter, dan terakhir news letters yaitu undangan

yang dikirimkan melalui e-mail oleh perusahaan kepada pelanggan.

3. Evangelism

Tujuan : Tell a friend atau remind me dapat di gunakan oleh pelanggan

untuk memberikan informasi tentang informasi event-event perusahaan

ke orang lain atau jika pelanggan ingin di ingatkan tentang event

tersebut melalui e-mail yaitu dengan cara memasukkan alamat e-mail

orang lain atau alamat e-mail sendiri yang akan dikirimkan informasi

tersebut.