bab 3 analisis pengendalian sistem informasi yang …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2009-2-00668-ka bab...
TRANSCRIPT
50
BAB 3
ANALISIS PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI YANG BERJALAN
3.1 Sejarah Singkat Perusahaan
BOC GASES INDONESIA
PT. BOC Gases Indonesia adalah bagian dari BOC (British Oxygen
Company) Group Internasional yang beroperasi di 60 negara di dunia. PT. BOC
Gases Indonesia merupakan peralihan nama dari PT. Industrial Gases Indonesia
(IGI).
PT. IGI didirikan di Jakarta pada tanggal 17 November 1971 yang
terletak di JL. Raya Bekasi KM 21 PuloGadung – Rawa Terate, Cakung, Jakarta
Timur, DKI Jakarta Raya. Dengan tujuan usaha industri di bidang gas-gas
industri dengan surat persetujuan dari presiden No. B-51/pres/4/1971. Kemudian
PT. IGI diambil alih oleh BOC Group yang berbasis di London(Inggris) dengan
memiliki saham sebanyak 98%, dan kemudian PT. IGI berubah nama menjadi
PT. BOC GASES INDONESIA pada bulan November 1996. Lalu pada bulan
September 2006 BOC Group bergabung dengan The Linde Group yang berlokasi
di Jerman, namun nama BOC tetap dipertahankan. Kemudian, PT. BOC Gases
Indonesia. Mengukuhkan kegiatan perusahaannya sebagai wajib pajak besar
dengan Nomor Pokok Wajib Pajak 01.000.616.1-052.000 pada tanggal 24 Juli
2008, dengan Klasifikasi Lapangan Usaha (KLU) 24112-Industri Kimia Dasar
Anorganik Gas Industri.
51
PT BOC Gases Indonesia ini memproduksi macam-macam gas untuk
perusahaan industri, gas-gas yang dijual berupa oksigen, nitrogen, helium,
hidrogen, karbon dioksida, dan sebagainya. Selain itu PT.BOC Gases Indonesia
juga menyediakan jasa instalasi dan pemeliharaan tabung gas (bulk) untuk
pelanggan yang sudah terikat kontrak. berperan untuk mendukung proses
industrialisasi di Indonesia, terutama industri aplikasi gas dalam berbagai bidang
aktivitas, mulai dari pengawetan makanan, minuman, metalurgi, kaca lembaran,
oxygen enrichment, sampai pada pengendalian lingkungan.
3.2 Visi dan Misi Perusahaan
Visi Perusahaan
Menjadi kelompok yang terdepan dalam teknik perencanaan dan gas
global, dikagumi oleh masyarakat dan menyediakan solusi inovatif yang
membuat perbedaan di dunia.
Misi Perusahaan
1. Menyediakan kebutuhan pelanggan dan mendapatkan kepuasan
pelanggan.
2. Memenuhi persayaratan hukum yang berlaku.
3. Membangun sasaran yang berkualitas dan meninjau kemampuan
terhadap tujuan yang sudah di implementasikan.
4. Menginvestasikan keberlanjutan tekhnik, pengiriman logistik,
pelayanan dan dukungan terhadap pelanggan.
52
3.3 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. BOC Gases Indonesia
Sumber : PT. BOC Gases Indonesia
Country Head
National Sales head
CSC Mgr
Strat.Mkg.Head
AM PG&P
Distribution Mgr
Ops Mgr-
PG&P
SHEQ Manager
Head Of Fin &
Cont.Ind
Country HRM Ind.
Country IS Ind.
AM Bulk Fab & Tyre
AM East Java
Bulk & PG&P
Sales Administ
rator
Cylinder Supv
Bulk CS Officer
PG&P Mkg &
Distr.Mgr
CES Mgr
Bulk Del & Maint
Cyl Del Spv
Driver Safety
R & Eng Mgr
Pulogadung Mgr
On Site Mgr
Purch.Mgr
QA/IMSS
Planning &
Controlling
Accounting,Repor
ting & Tax Mgr
Treasury Officer
RevenueMgr
Secretary
53
3.4 Job Description
1. Country Head
Mengawasi jalannya perkembangan perusahaan, meneliti serta
menganalisa sekaligus mengambil langkah-langkah guna memajukan
perusahaan sesuai dengan perkembangan bisnis dan ekonomi.
2. Secretary
Tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
a. Melakukan pekerjaan penyelenggaraan surat menyurat.
b. Mengatur hubungan yang baik antara PT. BOC Gases dengan pihak
luar.
c. Melakukan penyajian terhadap data kantor, apabila diperlukan.
3. Head Finance & Control Ind
Mengembangkan, dan mengontrol fungsi keuangan dan akuntansi di
perusahaan dalam memberikan informasi keuangan secara komprehensif dan
tepat waktu untuk membantu perusahaan dalam proses pengambilan
keputusan yang mendukung pencapaian target financial perusahaan.
Tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut :
1. Mengkoordinir perumusan Strategi Jangka Panjang sebagai dasar
perumusan Rencana Kerja dan Anggaran perusahaan (RKAP) dengan
bekerja sama dengan Direksi lainnya.
2. Memastikan agar seluruh unit usaha dan wilayah kerja perusahaan
mematuhi policy dan Standard Operating Procedure (SOP) keuangan
yang berlaku untuk masing-masing fungsi sesuai dengan rencana
yang telah disetujui (business units oversight).
54
3. Memastikan konsolidasi keuangan yang akurat dan tepat waktu untuk
keperluan pelaporan kepada Direksi dan Komisaris Perusahaan.
4. Memberlakukan langkah-langkah yang dapat mengurangi dan
menanggulangi berbagai jenis risiko finansial yang dapat dihadapi
oleh perusahaan dengan berkoordinasi dengan manajer lainnya.
5. Memastikan ketersediaan dana operasional yang dibutuhkan oleh
perusahaan untuk kegiatan operasional sehari-hari, dengan melakukan
koordinasi erat dengan para pimpinan unit usaha.
4. Distribution Manager
Mengelola, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan
seluruh perencanaan dan implementasi kebijakan dan strategi distribusi dan
transportasi produk dan operasional gudang penyangga/silo di seluruh
Indonesia, untuk memastikan ketersediaan pasokan produk di pasar dalam
memenuhi kebutuhan konsumen.
Tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut :
a. Mengkoordinasikan, mengevaluasi dan mengendalikan perencanaan
dan pengembangan sistem distribusi dan transportasi secara
terintegrasi, termasuk kerjasama dengan pihak luar, untuk
memastikan terimplementasinya sistem yang efisien dan efektif dalam
menyampaikan produk ke pengguna
b. Mengelola, mengarahkan dan mengendalikan peningkatan mutu
pekerjaan dan pelayanan di unit kerjanya sesuai dengan tertib
administrasi, sistem dan prosedur perusahaan untuk memastikan
terlaksananya Sistem Manajemen Perusahaan dengan baik.
55
5. Accounting, Reporting Staff
Melaksanakan kegiatan administrasi keuangan perusahaan (jurnal
entry sampai dengan arsip dokumen) untuk menjamin kelancaran, keakuratan
dan ketertiban administrasi keuangan perusahaan.
Tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut :
a. membuat, memeriksa dan mengarsip faktur, nota supplier, laporan
AP/AR untuk memastikan status hutang/piutang.
b. Menginput penerimaan pembayaran dari pelanggan, dan pembayaran
ke supplier dengan tepat waktu dan akurat untuk memastikan
ketepatan waktu dan keakuratan penerimaan maupun pembayaran.
c. Mengarsip seluruh dokumen transaksi untuk menjaga ketertiban
administrasi dan memudahkan penelusuran dokumen.
6. Country Human Resources Manager Ind
Merencanakan dan mengembangkan kebijakan dan sistem
pengelolaan SDM,
serta mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan fungsi
manajemen SDM di seluruh perusahaan, agar dapat menunjang dan
meningkatkan kinerja SDM dalam mencapai target perusahaan.
Tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut :
a. Menyusun strategi dan kebijakan pengelolaan SDM di perusahaan
berdasarkan strategi jangka panjang dan jangka pendek yang telah
ditetapkan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku agar
diperoleh SDM dengan kinerja, kapabilitas dan kompetensi yang sesuai
dengan yang diinginkan perusahaan.
56
b. Menyusun rencana kerja dan anggaran bagiannya sesuai dengan strategi,
kebijakan dan sistem SDM yang telah ditetapkan untuk memastikan
tercapainya sasaran bagian SDM.
c. Menyusun sistem manajemen kinerja, serta mengkoordinasikan dan
mengontrol pelaksanaan siklus manajemen kinerja, mulai dari
perencanaan, pembimbingan, sampai dengan penilaian kinerja, untuk
memastikan tercapainya target kinerja individu, unit, maupun perusahaan.
d. Mengelola dan mengontrol aktifitas administrasi kantor, kepersonaliaan,
dan sistem informasi SDM untuk memastikan tersedianya dukungan yang
optimal bagi kelancaran operasional perusahaan.
e. .Mengkoordinasikan dan mengontrol penyusunan dan pelaksanaan
program pelatihan dan pengembangan, termasuk identifikasi kebutuhan
pelatihan dan evaluasi pelatihan, untuk memastikan tercapainya target
tingkat kemampuan dan kompetensi setiap karyawan.
7. National Sales Manager
Merencanakan, mengontrol dan mengkoordinir proses penjualan
untuk mencapai target penjualan dan mengembangkan pasar secara efektif
dan efisien.
Tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut :
a. Menentukan harga jual, produk yang akan diluncurkan, jadwal
kunjungan serta sistem promosi untuk memastikan tercapainya target
penjualan.
b. Memonitor perolehan order serta merangkumkan forecast untuk
memastikan kapasitas produksi terisi secara optimal.
57
c. menyetujui pelanggan non-kontrak.
d. mengontrak pelanggan non-kontrak untuk menjadi pelanggan tetap
(kontrak).
8. Customer Service Center
Menjadi pintu pertama bagi para pelanggan yang ingin memesan
produk, Mengkoordinasikan dan melaksanakan program dan kegiatan
pelayanan pelanggan untuk memastikan tercapainya kepuasan dan loyalitas
pelanggan terhadap perusahaan.
Tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut :
a. Mengumpulkan dan menyampaikan data serta informasi mengenai
permintaan pelanggan dan catatan keluhan pelanggan dari seluruh
cabang kepada Customer Support Head, sesuai dengan format yang
telah ditentukan, untuk menjadi masukan bagi korporat dalam
menganalisa kapabilitas semua area dalam pelayanan pelanggan.
b. Membuat dokumen Sales Order.
c. Melakukan komunikasi kepada National Sales Head tentang
pelanggan kontrak dan non-kontrak.
9. Safety Health Environment Quality (SHEQ)
Menjaga kualitas menuntut adaptasi dengan harapan pelanggan,
kualitas manajer mempekerjakan berbagai langkah-langkah untuk
menempatkan kualitas di jantung suatu organisasi.
Tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut :
a. meningkatkan kualitas dan prestasi kinerja di seluruh organisasi.
b. Pengaturan QA sesuai tujuan dan memastikan bahwa sasaran dicapai.
58
c. memelihara kesadaran akan konteks bisnis dan keuntungan
perusahaan, termasuk masalah anggaran kontrol.
d. memastikan tes dan prosedur yang benar dipahami, dilaksanakan dan
dievaluasi dan modifikasi produk yang diinvestigasi jika perlu.
e. mempertimbangkan aplikasi lingkungan dan standar kesehatan dan
keselamatan.
10. Purchase Manager
Melakukan proses pembelian barang agar tersedianya barang sesuai
dengan permintaan kebutuhan setiap departemen, agar operasional
perusahaan dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.
Tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut :
a. Membuat dan mencetak PO (Purchase Order) dan mengirimkannya
ke Vendor, agar proses pembelian dapat berjalan dengan baik sesuai
jadwal dan spesifikasi yang diinginkan.
b. Melakukan input biaya- biaya yang timbul untuk pengiriman barang
yang dibebankan kepada penerima barang.
c. Membuat laporan bulanan untuk pembelian dan outstanding PO
(Purchase Order), untuk menjadi bahan informasi bagi atasan dalam
pengambilan keputusan.
3.5 Uraian Sistem yang Sedang Berjalan
Proses dimulai dari Customer Service menerima pesanan dari
PO(Purchease Order) pelanggan melalui beberapa cara yaitu phone, fax, dan
email. Kemudian Customer Service mengecek ke dalam sistem untuk mengecek
59
pelanggan kontrak atau non-kontrak, apabila non-kontrak maka Customer
Service akan memberikan PO dari pelanggan ke Bagian Penjualan untuk diproses
dan di setujui, kemudian Bagian Penjualan memberikan rekomendasi kepada
Customer Service bahwa pesanan pelanggan non-kontrak telah disetujui dan
langsung dibuatkan Sales Order (SO). Setelah mengecek data pelanggan kontrak,
maka Customer Service kemudian akan membuat pesanan sesuai PO pelanggan
ke dalam sistem, apabila terdapat overlimit credit, sistem akan memberikan
warning (peringatan) bahwa pesanan tidak bisa di proses lebih lanjut, namun jika
ingin melanjutkan proses pemesanan, maka pelanggan tadi harus membayar
penuh barang yang dipesan. Apabila tidak terjadi overlimit maka proses dapat
dilanjtkan dan Customer Service akan membuat Sales Order (SO) yang
berisikan data pesanan pelanggan seperti volume gas yang dibawa, volume gas
yang diterima, volume gas yang tersisa, jenis gas, dan harga, sebanyak 3 rangkap,
rangkap 1 disimpan customer service, rangkap 2 diberikan ke bagian distribusi,
dan rangkap 3 untuk diberikan kepada bagian revenue . Setelah Sales Order (SO)
rangkap 2 di kirim ke bagian Distribusi, maka bagian pengiriman akan
menyiapkan barang sesuai pesanan dan membuat distribution schedule yang
berisikan jadwal pengiriman, jenis truk atau tanker, nama driver, dan delievery
docket yang dikeluarkan untuk mengontrol dan menjamin secure para driver
yang mengantar pesanan ke pelanggan. Kemudian barang akan di kirim oleh
driver ke pelanggan 2 hari setelah terjadi pemesanan, setelah tabung gas
pelanggan terisi, kemudian bagian distribusi atau driver mencatat gas yang
terkirim dan gas yang tersisa ke dalam Sales Order (SO) rangkap 2 yang telah di
tandatangani oleh pelanggan, kemudian Sales Order (SO) rangkap 2 yang di
60
bawa oleh driver di serahkan ke customer service untuk kemudian di entry ke
dalam sistem tentang gas yang terkirim dan gas yang tersisa. Lalu hasil Sales
Order (SO) rangkap 2 yang telah terisi tadi di kirim ke bagian revenue untuk
kemudian di rekonsiliasikan dengan Sales Order (SO) rangkap 3, dan bagian
revenue akan membuat invoice 2 rangkap untuk kemudian rangkap 2 di kirim ke
pelanggan untuk melakukan pembayaran dan rangkap 1 disimpan.
3.6 Dokumen yang digunakan
1) Sales Order, dibuat oleh bagian Customer Service yang berisikan data-
data seperti nama pelanggan, jenis gas, harga gas, volume gas yang
dibawa, volume gas yang terkirim, dan volume gas yang tersisa
2) Distribution Schedule, dikeluarkan oleh bagian distribusi yang berisikan
jadwal pengiriman, nama driver, jenis truk
3) Delivery Docket, sebagai suatu kontrol perusahaan terhadap para driver
nya, dokumen ini berisikan Logsheet Driver dan Route Card.
4) Invoice, diterbitkan oleh bagian revenue perusahaan, digunakan untuk
melakukan penagihan kepada pelanggan.
5) Purchase Order, dokumen ini dibuat oleh pelanggan untuk diserahkan ke
bagian Customer Service perusahaan ketika akan memesan barang.
61
3.7 Event Table PT. BOC Gases Indonesia
Table 3.1 : Event Table PT. BOC Gases Indonesia
EVENT
TABLE
INTERNAL AGENT
ASSUMING
RESPONSIBILITY
START
WHEN
ACTIVITIES IN THIS
EVENT
Menerima
Order
Customer Service Menerima
pesanan dari
pelanggan
Menerima PO dari
pelanggan, via telepon, fax,
dan e-mail, menyimpan data
PO, menyerahkan PO ke
bagian penjualan,.
Mengecek
pelanggan
Customer Service Setelah pesanan
datang
Mengecek database
pelanggan di dalam sistem,
menampilkan data
pelanggan.
Memproses
dan
menyetujui
pelanggan
non-kontrak
Bagian Penjualan Setelah
pelanggan non-
kontrak
membayar DP
Mengotorisasi pelanggan
baru non-kontrak menjadi
pelanggan kontrak,
menyerahkan PO ke bagian
Customer Service.
62
EVENT
TABLE
INTERNAL AGENT
ASSUMING
RESPONSIBILITY
START
WHEN
ACTIVITIES IN THIS
EVENT
Membuat
Sales Order
(SO)
Customer Service Ketika tidak
terjadi overlimit
credit
Membuat SO 3 rangkap ke
dalam softcopy,
menampilkan SO 3 rangkap,
menyimpan SO 3 rangkap,
mencetak SO 3 rangkap,
rangkap 1 untuk CS,
rangkap 2 untuk Bagian
Distribusi, rangkap 3 untuk
Bagian Revenue.
Menyiapkan
barang
Bagian Distribusi Menerima SO
rangkap 2
Menerima SO rangkap 2
dari Customer Service,
Menyiapkan barang,
memproses dokumen,
menunjuk dan memasukan
data driver, rute driver, dan
tanggal pengiriman ke
dalam sistem dan
mencetaknya.
63
EVENT
TABLE
INTERNAL AGENT
ASSUMING
RESPONSIBILITY
START
WHEN
ACTIVITIES IN THIS
EVENT
membuat
Delivery
Schedule dan
Delivery
Docket
Bagian Distribusi Setelah selesai
menyiapkan
barang
Menerima SO rangkap 2,
Memproses dokumen SO
rangkap 2, Membuat data
driver, rute driver, dan
tanggal pengiriman ke
dalam Delivery Docket.
Mengirim
barang
Bagian Distribusi Disetujuinya
Delivery
Schedule
Mengirim barang ke
pelanggan, meminta tanda
tangan pelanggan pada SO
rangkap 2.
Mencatat
jumlah
volume yang
terkirim dan
tersisa
Bagian Distribusi Setelah SO
rangkap 2
ditandatangani
pelanggan.
Mencatat jumlah gas yg
terkirim dan tersisa ke
dalam SO rangkap 2.
Membuat
Invoice
Bagian Revenue Menerima SO
rangkap 2 dari
Bagian
Distribusi
Merekonsiliasi SO rangkap
2 yang telah dicatat dan diisi
oleh driver, dan membuat
Invoice 2 rangkap.
64
EVENT
TABLE
INTERNAL AGENT
ASSUMING
RESPONSIBILITY
START
WHEN
ACTIVITIES IN THIS
EVENT
Melakukan
Penagihan
Bagian Revenue Setelah Invoice
tercetak.
Melakukan penagihan ke
pelanggan dengan mengirim
invoice rangkap 2.
Menerima
Pembayaran
Bagian revenue Setelah Invoice
ditandatangani
oleh pelanggan.
Menerima pembayaran dan
merekonsiliasikan invoice
rangkap 2 yang sudah
ditandatangani pelanggan.
65
3.8 Overview Activity Diagram PT. BOC Gases Indonesia
Pelanggan Customer Service Bagian Penjualan Bagian Distribusi Bagian Revenue Komputer
Memesan barang dan mengirim PO
Menerima Order
Mengecek data Pelanggan
Memproses dan Menyetujui PelangganNon-Kontrak
Membuat Sales Order
Menyiapkan Barang
Membuat Delivery Schedule dan Delivery Docket
Mengirim Barang
Mencatat Jumlah VolumeYang Terkirim dan Tersisa kedalam SO rangkap2
Membuat Invoice
Melakukan Penagihan
Menerima Pembayaran
PO Ms_Barang
Ms_PelangganTidak
Ya
Delivery_Order
Delivery_Schedule
Delivery_Docket
Invoice
Invoice1
2
12 3
SO
Delivery_Docket
Delivery_Schedule
Menerima dan mengentry SO rangkap 2kedalam sistem dari Bagian Distribusi
SO2
SO2
Merekeonsiliasikan SO rangkap 2 dengan SO rangkap 3
Tr_Sales Order
Gambar 3.2 Overview Activity Diagram PT. BOC Gases Indonesia
66
3.9 Work flow PT. BOC Gases Indonesia
Table 3.2 Workflow PT. BOC Gases Indonesia
ACTOR ACTIVITY
Customer Service
Komputer
Customer Service
Bagian Penjualan
Customer Service
I. Menerima Order
1. Menerima PO dari pelangaan.
2. Mengecek data pelanggan.
3. Menampilkan data pelanggan.
4. Menyimpan data PO.
5. Menyerahkan PO ke Bagian Penjualan.
6. Menerima PO dari bagian Customer Service.
7. Mengotorisasi PO.
8. Menyerahkan PO yang sudah diotorisasi ke
bagian Customer Service.
9. Menerima PO yang sudah diotorisasi.
Customer Service
Komputer
Customer Service
II. Membuat Sales Order
10. Membuat SO 3 rangkap dalam bentuk softcopy.
11. Menampilkan SO 3 rangkap.
12. Menyimpan SO 3 rangkap.
13. Mencetak SO 3 rangkap dalam bentuk softcopy.
14. Menyimpan SO rangkap 1.
15. Mengirim rangkap 2 ke bagian distribusi.
16. Mengirim rangkap 3 ke bagian revenue.
67
ACTOR ACTIVITY
Bagian Distribusi
Komputer
Bagian Distribusi
III. Menyiapkan Barang
17. Menerima SO rangkap 2 dari Customer Service.
18. Menyiapkan barang yang sudah dipesan sesuai
SO rangkap 2.
19. Mengecek ketersediaan barang.
20. Menampilkan data barang.
21. Menyimpan kembali data barang.
22. Mengotorisasi SO rangkap 2.
Bagian Distribusi
Komputer
Bagian Distribusi
Komputer
Bagian Distribusi
IV. Membuat Delivery Schedule dan Delivery Docket.
23. Membuat Delivery Docket.
24. Menampilkan data Delivery Docket.
25. Menyimpan data Delivery Docket.
26. Mencetak data Delivery Docket.
27. Membuat delivery schedule.
28. Menampilkan data Delivery schedule.
29. Menyimpan data Delivery schedule.
30. Mencetak Delivery Schedule.
31. Mengotorisasi Delivery docket dan Delivery
schedule.
68
ACTOR ACTIVITY
Bagian Distribusi
Pelanggan
V. Mengirim barang
32. Menerima otorisasi Delivery docket dan Delivery
schedule.
33. Membawa SO rangkap 2 yang sudah di otorisasi
untuk pelanggan.
34. Mengirim barang ke pelanggan.
35. Mengecek barang yang terkirim.
36. Meminta tanda tangan pelanggan pada SO
rangkap 2.
37. Menandatangani SO rangkap 2 sebagai tanda
terima barang.
Bagian Distribusi
Pelanggan
VI. Mencatat jumlah volume yang terkirim dan
tersisa
38. Menerima SO rangkap 2 ditandatangani
pelanggan.
39. mengecek barang yang terkirim.
40. mengecek barang yang tersisa.
41. Mencatat jumlah gas yang terkirim dan tersisa ke
dalam SO rangkap 2.
42. Menadatangani SO rangkap 2 tentang persetujuan
atas barang yang terkirim dan tersisa.
43. Menyerahkan SO rangkap 2 ke bagian distribusi.
69
ACTOR ACTIVITY
Bagian Distribusi
Customer Service
Bagian Revenue
Komputer
VII. Membuat Invoice
44. Menerima SO rangkap 2 dari pelanggan.
45. Menyerahkan SO rangkap 2 ke Customer service.
46. Menerima SO rangkap 2 dari bagian distribusi.
47. Mengarsip SO rangkap 2 yang telah dicatat dan
diisi oleh driver dengan SO rangkap 3.
48. Membuat Invoice 2 rangkap.
49. Menampilkan invoice.
50. Menyimpan invoice.
51. Mencetak invoice 2 rangkap.
Bagian Revenue
Pelanggan
VIII. Melakukan Penagihan
52. Mendatangani invoice rangkap 2 untuk
pelanggan.
53. Melakukan penagihan ke pelanggan dengan
mengirim invoice rangkap 2.
54. Menerima invoice rangkap 2.
55. Menandatangani invoice beserta faktur pajak di
dalamnya.
Bagian Revenue
IX. Menerima Pembayaran.
56. Menerima pembayaran.
57. Menerima Invoice rangkap 2 dari pelanggan.
58. Menandatangani Invoice rangkap 2 tentang
70
Komputer
penerimaan pembayaran.
59. Merekonsiliasi Invoice ke dalam komputer beserta
kas.
60. menyimpan data invoice rangkap 2 yang telah
ditandatangani oleh pelanggan.
71
3.10 Detail Activity Diagram PT. BOC Gases Indonesia
3.10.1 Detail Activity Diagram Menerima Order
Bagian PenjualanCustomer Service Komputer
1.Menerima PO dari pelanggan
2.Mengecek data pelanggan
3.Menampilkan data pelanggan
4.Menyimpan data DO
5.Menyerahkan PO ke bagian penjualan
6.Menerima PO dari customer service
7.Mengotorisasi PO
8.Menyerahkan PO yang sudah diotorisasi
kepada customer service
9.Menerima PO yang sudah di otorisasi
PO
Ms_Pelanggan
Tr_DO
PO
PO{ttd}
PO{ttd}
PO{ttd}
Gambar 3.3 Detail Activity Diagram PT. BOC Gases Indonesia
72
3.10.2 Detail Activity Diagram Membuat Sales Order
Customer Service Komputer
10.Membuat DO 3 rangkap
DO1
23
11.Menampilkan DO 3 rangkap
Tr_DO
12.Menyimpan DO 3 rangkap
Tr_DO
13.Mencetak DO 3 rangkap
DO1
23
14.Mengarsip DO rangkap 1
DO1
15.Mengirim DO rangkap 2
ke bagian distribusi
DO2
16.Mengirim DO rangkap 3
ke bagian revenue
DO3
Gambar 3.4 Detail Activity Diagram PT. BOC Gases Indonesia
73
3.10.3 Detail Activity Diagram Menyiapkan Barang
Bagian Distribusi Komputer
17.Menerima DO rangkap 2 dari customer service
18.Menyiapkan barang yang sudah dipesan
sesuai DO rangkap 2
DO2
19.Mengecek ketersedian barang
20.Menampilkan data barang
21.Menyimpan kembali data barang
22.Mengotorisasi DO rangkap 2
Ms_Barang
DO{ttd} 2
Ms_Barang
DO2
Gambar 3.5 Detail Activity Diagram PT. BOC Gases Indonesia
74
3.10.4 Detail Activity Diagram Membuat Delivery Schedule dan Delivery
Docket
Bagian Distribusi Komputer
23.Membuat delivery docket
24.Menampilkan data delivery docket
Tr_DeliveryDocket
25.Menyimpan data delivery docket
26.Mencetak data delivery docket
Tr_DeliveryDocket
Tr_DeliveryDocket
DeliveryDocket
DeliveryDocket
27.Membuat delivery Schedule
28.Menampilkan data delivery schedule
29.Menyimpan data delivery schedule
30.Mencetak data delivery schedule
31.Mengotorisasi delivery docket
dan delivery schedule
Tr_DeliverySchedule
Tr_Deliveryschedule
DeliverySchedule
Tr_DeliverySchedule
DeliverySchedule
DS{ttd}
DD{ttd}
Gambar 3.6 Detail Activity Diagram PT. BOC Gases Indonesia
75
3.10.5 Detail Activity Diagram Mengirim Barang
Bagian Distribusi Pelanggan
32.Menerima otorisasi Delivery Schedule
dan Delivery Docket
DS{ttd}
DD{ttd}
33.Membawa DO rangkap 2 yang sudah diotorisasi
untuk pelanggan
DO{ttd} 2
34.Mengirim barang ke palanggan
35.Mengecek barang yang terkirim
36.Meminta tanda tangan pelanggan pada DO rangkap 2
DO2
37.Menandatangani DO rangkap 2 sebagai
tanda terima barang
DO{ttd} 2
Gambar 3.7 Detail Activity Diagram PT. BOC Gases Indonesia
76
3.10.6 Detail Activity Diagram Mencatat jumlah volume yang terkirim dan
tersisa
Bagian Distribusi Pelanggan
38.Menerima DO rangkap 2 yang sudah
di tandatangani pelanggan
39.Mengecek barang yang terkirim
40.Mengecek barang yang tersisa
41.Mencatat jumlah gas yang terkirim dan tersisa
ke dalam DO rangkap 2
42.Menandatangani DO rangkap 2 tentang persetujuan
atas barang yang terkirim dan tersisa
43.Menyerahkan DO rangkap 2 ke bagian distribusi
DO{ttd} 2
DO2
DO2
DO2
Gambar 3.8 Detail Activity Diagram PT. BOC Gases Indonesia
77
3.10.7 Detail Activity Diagram Membuat Invoice
44.Menerima DO rangkap 2
dari pelanggan
45.Menyerahkan DO rangkap 2ke bagian Customer Service
46.Menerima DO rangkap 2 dari
Bagian Distribusi
47.Mengarsip DO rangkap2
48.Membuat Invoice 2 rangkap
49.Menampilkan Invoice
50.Menyimpan Invoice
51.Mencetak Invoice 2 rangkap
DO
DO
DO
Invoice 21
Invoice
Invoice1
2
Bagian Distribusi Customer Service Bagian Revenue Komputer
2
2
DO2
2
Gambar 3.9 Detail Activity Diagram PT. BOC Gases Indonesia
78
3.10.8 Detail Activity Diagram Melakukan Penagihan
Bagian Revenue Pelanggan
52.Mendatangani invoice rangkap 2 untuk pelannggan
53.Melakukan penagihan ke pelanggan dengan
mengirim Invoice rangkap 2
54.Menerima Invoice rangkap 2
55.Menandatangani invoice beserta faktur pajak di dalamnya
2Invoive{ttd} 1
12Invoive
{ttd}
12Invoive
{ttd}
Gambar 3.10 Detail Activity Diagram PT. BOC Gases Indonesia
79
3.10.9 Detail Activity Diagram Menerima Pembayaran
Customer Service Komputer
56.Menerima pembayaran
57.Menerima invoice rangkap 2 dari pelanggan
Invoice2
58.Menandatangani invoice rangkap 2
Invoice{ttd} 2
59.Merekonsiliasi invoice ke dalam komputer beserta kas
60.Menyimpan data invoice rangkap 2 yang telah
di tandatangani oleh pelanggan
Invoice
Gambar 3.11 Detail Activity Diagram PT. BOC Gases Indonesia
80
3.11 Analisis Perspective
3.11.1 Menghubungkan Tujuan Bisnis Dengan Tujuan Penggunaan
Teknologi Informasi
Evaluasi ini dilakukan berdasarkan kriteria pengukuran Customer
Perspective. Dimana dalam CobIT 4.1 Customer Perspective memiliki 6
macam Business Goals yang berhubungan dengan 16 IT Goals dan
menyangkut proses-proses terkait yang meliputi 4 domain utama yaitu,
Plan and Organise (PO), Acquire and Implement (AI), Deliver and
Support (DS), Monitor and Evaluate (ME). Hubungan antara tujuan
bisnis dengan tujuan pengguna teknologi menurut CoBIT adalah sebagai
berikut :
Tabel 3.3 Customer Perspective
CUSTOMER PERSPECTIVE
1. Improve Customer Orientation and Service
(Meningkatkan Orientasi dan Layanan
Pelanggan).
a. Ensure satisfaction of end users with service
offerings and service levels (Memastikan
kepuasan pengguna akhir terhadap penwaran
layanan dan level layanan).
PO8 Manage Quality (Mengelola Kualitas)
AI4 Enable Operation and Use (Memampukan Operasi dan Penggunaan)
DS1 Define and Manage Service Levels (Menentukan dan Mengelola Tingkat
81
2. Offer Competitive Products and Services
(Menawarkan Produk dan Layanan yang
Mampu Bersaing).
a. Create IT agility (Menciptakan kecerdasan
TI).
PO2 Define the Information Architecture (Menentukan Arsitektur Informasi)
PO4 Define the IT Processes, Organisation and Relationships (Menentukan
Layanan)
DS2 Manage Third-Party Services (Mengelola Layanan Pihak Ke Tiga)
DS7 Educate and Train Users (Mendidik dan Melatih Pengguna)
DS8 Manage Service Desk and Incidents (Mengelola Bagian Layanan dan
Insiden)
DS10 Manage Problems (Mengelola Masalah)
DS13 Manage Operations (Mengelola Operasi)
b. Make sure that IT services are available as
required (Meyakinkan bahwa service TI
tersedia saat dibutuhkan).
DS3 Manage Performance and Capacity (Mengelola Kinerja dan Kapasitas)
DS4 Ensure Continuous Service (Memastikan Layanan yang Berkelanjutan)
DS8 Manage Service Desk and Incidents (Mengelola Bagian Layanan dan
Insiden)
DS13 Manage Operations (Mengelola Operasional)
82
Proses, Organisasi dan Hubungan TI)
PO7 Manage IT Human Resources (Mengelola Sumber Daya Manusia TI)
AI3 Acquire and Maintain Technology Infrastructure (Mendapatkan dan
Memelihara Infrastruktur Teknologi)
b. Improve IT’s cost-efficiency and its contribution
to business profitability (Mengembangkan
efisiensi biaya TI dan kontribusi untuk
keuntungan bisnis.).
PO5 Manage the IT Investment (Mengelola Investasi TI)
DS6 Identfy and Allocate Costs (Mengidentifikasi dan Mengalokasikan Biaya)
3. Establish Service Continuity and Availability
(Meningkatkan Keberlanjutan dan
Ketersediaan Layanan).
a. Ensure mutual satisfaction of third-party
relationships (Memastikan kepuasan bersama
selama hubungan dengan pihak ketiga).
DS2 Manage Third-Party Services (Mengelola Layanan Pihak Ke Tiga)
b. Reduce solution and service delivery defects and
rework (Mengurangi solusi dan kerusakan
pengiriman layanan dan pengulangan kerja).
PO8 Manage Quality (Mengelola Kualitas)
AI4 Enable Operation and Use (Memampukan Operasi dan Penggunaan)
83
AI6 Manage Changes (Mengelola Perubahan)
AI7 Install and Accredit Solutions and Changes (Memasang dan Mengakui
Solusi dan Perubahan)
DS10 Manage Problems (Mengelola Masalah)
c. Ensure minimum business impact in the event of
an IT service disruption or change (Memastikan
dampak minimun terhadap bisnis dalam suatu
kejadian yang menggangu atau merubah layanan
TI).
PO6 Communicate Management Aims and Direction (Mengkomunikasikan
Arah dan Tujuan Manajemen)
AI6 Manage Changes (Mengelola Perubahan)
DS4 Ensure Continuous Service (Memastikan Layanan yang Berkelanjutan)
DS12 Manage the Physical Environment (Mengelola Lingkungan Fisik)
d. Make sure that IT services are available as
required (Meyakinkan bahwa layanan TI tersedia
saat dibutuhkan).
DS3 Manage Performance and Capacity (Mengelola Kinerja dan Kapasitas)
DS4 Ensure Continuous Service (Memastikan Layanan yang Berkelanjutan)
DS8 Manage Service Desk and Incidents (Mengelola Bagian Layanan dan
Insiden)
DS13 Manage Operations (Mengelola Operasional)
84
4. Create Agility in Responding to Changing
Business Requirements (Menciptakan
Kecerdasan Untuk Merespon Dalam
Merubah Perysaratan Bisnis).
a. Respond to business requirements in
alignment with the business strategy (Respon
terhadap persyaratan bisnis dalam penyetaraan
dengan strategi bisnis).
PO1 Define a Strategic IT Plan (Menentukan Perencanaan TI yang Strategis)
PO2 Define the Information Architecture (Menentukan Arsitektur Informasi)
PO4 Define the IT Processes, Organisation and Relationships (Menentukan
Proses, Organisasi dan Hubungan TI)
PO10 Manage Projects (Mengelola Proyek)
AI1 Identify Automated Solutions (Mengidentifikasi Solusi Otomatis)
AI6 Manage Changes (Mengelola Perubahan)
AI7 Install and Accredit Solutions and Changes (Memasang dan Mengakui
Solusi dan Perubahan)
DS1 Define and Manage Service Levels (Menentukan dan Mengelola Tingkat
Layanan)
DS3 Manage Performance and Capacity (Mengelola Kinerja dan Kapasitas)
ME1 Monitor and Evaluate IT Performance (Mengawasi dan Mengevaluasi
Kinerja TI)
b. Create IT agility (Tanggap Terhadap Perubahan
85
TI).
PO2 Define the Information Architecture (Menentukan Arsitektur Informasi)
PO4 Define the IT Processes, Organisation and Relationships (Menentukan
Proses, Organisasi dan Hubungan TI)
PO7 Manage IT Human Resources (Mengelola Sumber Daya Manusia TI)
AI3 Acquire and Maintain Technology Infrastructure (Mendapatkan dan
Memelihara Infrastruktur Teknologi)
c. Deliver projects on time and on budget, meeting
quality standards (Ketepatan waktu penyerahan
proyek dan sesuai dengan anggaran dan standar
kualitas).
PO8 Manage Quality (Mengelola Kualitas)
PO10 Manage Projects (Mengelola Proyek)
5. Achieve Cost Optimisation of Service Delivery
(Pencapaian Biaya yang Optimal dalam Pemberian
Layanan).
a. Acquire and maintain integrated and standardised
aplication systems (Memperoleh dan memelihara sistem
aplikasi yang terintegritas dan terstandarisasi).
PO3 Determine Technological Direction (Menetapkan Arah Teknologi)
AI2 Acquire and Maintain Apllication Software (Mendapatkan dan Memelihara
Aplikasi Perangkat Lunak)
86
AI5 Procure IT Resources (Memperoleh Sumber Daya TI)
b. Acquire and maintain an integrated and standardised IT
infrastructur (Memperoleh dan memelihara infrastruktur
TI yang terintegritas dan terstandarisasi)..
AI3 Acquire and Maintain Technology Infrastructure (Mendapatkan dan
Memelihara Infrastruktur Teknologi)
AI5 Procure IT Resources (Memperoleh Sumber Daya TI)
c. Ensure mutual satisfaction of third-party relationships
(Memastikan kepuasan bersama dalam hubungan dengan
pihak ketiga).
DS2 Manage Third-Party Services (Mengelola Layanan Pihak Ke Tiga)
d. Improve IT’s cost-efficiency and its contribution to
business profitability (Meningkatkan efisiensi biaya dan
kontribusi TI untuk keuntungan bisnis).
PO5 Manage the IT Investment (Mengelola Investasi TI)
DS6 Identfy and Allocate Costs (Mengidentifikasi dan Mengalokasikan Biaya)
6. Obtain Reliable and Useful Information for
Strategic Decision Making (Memperoleh
Kepercayaan dan Informasi yang Berguna
Untuk Strategi dalam Membuat
Keputusan).
a. Respond to governance requirements in line
87
with board direction (Merespon governance
sejalan dengan perintah pemegang saham).
PO1 Define a Strategic IT Plan (Menentukan Perencanaan TI yang Strategis)
PO4 Define the IT Processes, Organisation and Relationships (Menentukan
Proses, Organisasi dan Hubungan TI)
PO10 Manage Projects (Mengelola Proyek)
ME1 Monitor and Evaluate IT Performance (Mengawasi dan Mengevaluasi
Performansi TI)
ME4 Provide IT Governance (Menyediakan Tata Kelola TI)
b. Optimise the use of information
(Mengoptimalkan penggunaan informasi).
PO2 Define the Information Architecture (Menentukan Arsitektur Informasi)
DS11 Manage Data (Mengelola Data)
c. Ensure transparency and understanding of IT
cost, benefits, strategy, policies and service
levels (Memastikan transparansi dan pemahaman
mengenai biaya, keuntungan, strategi, kebijakan
dan tingkat layanan TI).
PO5 Manage the IT Investment (Mengelola Investasi TI)
PO6 Communicate Management Aims and Direction (Mengkomunikasikan
Arah dan Tujuan Manajemen)
DS1 Define and Manage Service Levels (Menentukan dan Mengelola Tingkat
Layanan)
88
DS2 Manage Third-Party Services (Mengelola Layanan Pihak Ke Tiga)
DS6 Identfy and Allocate Costs (Mengidentifikasi dan Mengalokasikan Biaya)
ME1 Monitor and Evaluate IT Performance (Mengawasi dan Mengevaluasi
Kinerja TI)
ME4 Provide IT Governance (Menyediakan Tata Kelola TI)
d. Ensure that automated business transactions and
information exchanges can be trusted
(Memastikan otomatisasi transaksi bisnis dan
pertukaran informasi yang terpercaya).
PO6 Communicate Management Aims and Direction (Mengkomunikasikan
Arah dan Tujuan Manajemen)
AI7 Install and Accredit Solutions and Changes (Memasang dan Mengakui
Solusi dan Perubahan)
DS5 Ensure Systems Security (Memastikan Keamanan Sistem)
e. Maintain the integrity of information and
processing infrastructure (Memelihara integritas
informasi dan pemrosesan infrastruktur).
AI6 Manage Changes (Mengelola Perubahan)
DS5 Ensure Systems Security (Memastikan Keamanan Sistem)