bab 3 analisis dan perancangan sistem 3.1 gambaran …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2010-1-00243-if...

28

BAB 3

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Gambaran Umum Studi Kasus

3.1.1 Sejarah dan Perkembangan Studi Kasus

PT. Sriti Rukma Lestari adalah perusahaan jasa tenaga kerja Indonesia yang

mencari, menyalurkan dan melatih para calon tenaga kerja yang ingin bekerja keluar

negeri agar dapat menjadi tenaga kerja yang berkualitas di bidangnya masing - masing

seperti pekerja pabrik, perawat, pembantu rumah tangga, untuk kemudian ditempatkan

di negara yang telah memiliki MOU dengan negara Indonesia seperti negara Taiwan,

Hongkong, Singapore, Malaysia, dan Macau.

PT. Sriti Rukma Lestari didirikan di Jakarta pada tanggal 8 Mei 1995, dengan

usaha awal sebagai perusahaan konstruksi yang lalu berkembang menjadi perusahaan

yang bergerak di bidang Pelayanan Jasa Tenaga Kerja Indonesia yang kemudian

mendapatkan pengesahan atau ijin dari pemerintah seperti dikeluarkannya Surat Ijin

Pelaksana Penempatan Tenaga Kerja Indonesia (SIPPTKI) melalui S.K Menteri Tenaga

Kerja Dan Transmigrasi R.I tertanggal 28 April 2000 dengan nomer : KEP. 010 / MEN

/ LN / BP / 2000, yang kemudian direvisi tertanggal 7 Oktober 2006 dengan nomer :

KEP. 768 / MEN / 2006.

PT. Sriti Rukma Lestari saat ini telah menempati kantor di jalan Joglo Baru No.

17 A, Jakarta Barat, kode pos 11640, Jakarta – Indonesia yang merupakan kantor pusat

dari perusahaan. Kantor tersebut dijadikan kantor pusat PT. Sriti Rukma Lestari dimana

29

seluruh kegiatan oparasional dikendalikan. Selain itu PT Sriti Rukma Lestari juga

memiliki kantor cabang di jalan Ruko Daan Mogot Arcadia Blok B1 No. 28,

Tanggerang. Sebagaimana layaknya sebuah PJTKI. PT. Sriti Rukma Lestari diharuskan

mempunyai tempat penampungan dan Balai Latihan Kerja yang juga berlokasi di area

yang sama dengan kantor pusatnya.

3.1.2 Struktur Organisasi

Struktur organisasi diperlukan agar spesifikasi dan pembagian tugas menjadi

jelas, sehingga langkah-langkah kerja dan proses perencanaan sasaran serta target

perusahaan dapat dilakukan. Struktur organisasi juga menggambarkan hubungan kerja

antar bagian di dalam sebuah organisasi dan menjalin suatu kerja sama dari setiap fungsi

dan tugas yang ada dan mencakup seluruh kegiatan perusahaan. Berikut adalah struktur

organisasi yang ada pada PT. Sriti Rukma Lestari:

30

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan

Direktur Utama

Manager Operasional

Bagian Proses Paspor

Marketing Kepala BLK

Staff Proses Visa Singapore, Malaysia, Hongkong, Macau

Staff Proses Legalisir & Visa

Taiwan

Penanggung Jawab

Administrasi

31

Struktur organisasi yang terdapat pada PT.Sriti Rukma Lestari cukup sederhana,

dimana jabatan tertinggi dipimpin oleh Direktur Utama yang dibantu oleh penanggung

jawab. Penanggung jawab tersebut memiliki bawahan antara lain Kepala BLK,

Administrasi, Marketing, Bagian Proses Paspor, Staff Proses Legalisir dan visa Taiwan,

dan juga Staff proses visa Singapura, Malaysia, Hongkong dan Maccau yang bertugas

mempertanggung jawabkan seluruh proses yang ada di dalam perusahaan.

Kepala BLK atau balai latihan kerja bertugas untuk membawahi atau mengatur

Staff trainer. Staff trainer adalah orangaa yang mengatur dan melatih CTKI yang

belom memiliki keahlian.

Administrasi bertugas mengurusi pendaftaran dari CTKI baru seperti melakukan

interview kepada CTKI baru tersebut dan mengurusi surat medical check-up dari CTKI

baru tersebut.

Marketing bertugas memasarkan dan menerima permintaan CTKI dari para calon

majikan, selain itu staff marketing bertugas memproses permintaan CTKI seperti

pemeriksaan dokumen-dokumen permintaan CTKI.

Bagian proses paspor bertugas mengurus paspor dari CTKI yang siap

diberangkatkan dan telah dipilih oleh calon majikan. Staff legalisir dan visa Taiwan

bertugas mengurus dokumen visa dari CTKI yang telah dipilih oleh calon majikan yang

berasal dari Taiwan. Staff proses visa Singapura, Malaysia, Hongkong dan Maccau

bertugas mengurus dokumen visa dari CTKI yang diberangkatkan ke Singapura,

Malaysia, Hongkong dan Maccau.

Aktor-aktor yang terlibat pada proses bisnis dalam ruang lingkup skripsi ini

adalah staff marketing dan Staff training sebagai admin kemudian agency dan calon

majikan sebagai user. Admin merupakan orang yang mengatur hak akses dan isi dari

32

website aplikasi ini seperti pengaturan account calon majikan, pengaturan data CTKI

yang siap diberangkatkan, dan juga pengaturan status CTKI yang telah dipilih.

3.2 Analisis Permasalahan

3.2.1 Analisis Proses Bisnis Berjalan Pada Studi Kasus

Proses bisnis merupakan proses-proses yang dilakukan atau dilalui untuk

menghasilkan suatu produk atau layanan. Pada PT. Sriti Rukma Lestari terdapat

beberapa proses bisnis yang dilalui untuk memberikan layanan kepada para calon

majikan, misalnya proses permintaan tenaga kerja, proses pemilihan tenaga kerja, proses

pemberangkatan tenaga kerja, dan proses penerimaan tenaga kerja. Pada skripsi ini,

seluruh proses tersebut akan dianalisis permasalahannya.

Melalui pengamatan lapangan yang dilakukan pada PT. Sriti Rukma Lestari,

maka berikut ini adalah tabel proses bisnis yang berjalan:

Tabel 3.1 Daftar Proses Bisnis Dalam Studi Kasus

No. Nama Proses Input Proses Output

1. Proses perekrutan CTKI

Form data diri 1) Pihak sponsor mencari CTKI.

2) Sponsor mengajukan CTKI yang akan didaftarkan.

3) Pihak administrasi meng-interview CTKI tersebut.

4) Bila diterima maka CTKI menjalani medical check-up.

5) Dokumen medical check-up diberikan kepada pihak administrasi.

6) Setelah medical check-up diterima, pihak administrasi

- Dokumen medical check-up

33


mendaftarkan CTKI tersebut, dan CTKI tersebut dapat langsung di training.

2. Proses permintaan tenaga kerja

Form permintaan TKI

1) Calon majikan melakukan permintaan TKI kepada agency dengan mengisi form permintaan TKI.

2) Agency menyampaikan form permintaan TKI kepada staff marketing.

3) Staff marketing memeriksa form permintaan TKI dan mencari data CTKI siap berangkat yang sebelumnya telah disampaikan oleh staff trainer yang sesuai dengan permintaan calon majikan.

4) Staff marketing menyampaikan data CTKI siap berangkat kepada agency.

5) Agency menyampaikan data CTKI siap berangkat kepada calon majikan beserta dokumen kontrak.

- Dokumen data CTKI siap berangkat

3. Proses pemilihan tenaga kerja

Dokumen data CTKI siap berangkat

1) Calon majikan memilih CTKI yang diinginkan dan memberikan dokumen permintaan dan dokumen kontrak yang sudah di tanda tangani kepada agency

2) Agency menyampaikan dokumen permintaan TKI dan kontrak kepada staff marketing

3) Staff marketing memeriksa dokumen permintaan dan kontrak yang diberikan.

4) Staff marketing menyampaikan dokumen kontrak kepada CTKI yang dipilih untuk ditandatangani.

5) CTKI menandatangani dokumen kontrak dan menyerahkannya kepada staff marketing.

6) Staff marketing memeriksa dokumen kontrak yang sudah ditandatangani.

- Dokumen permintaan TKI

- Dokumen kontrak

4. Proses pemberangkatan

Dokumen 1) Staff marketing memberikan dokumen permintaan TKI kepada

- Dokumen pemberangkat

34


tenaga kerja permintaan TKI staff proses visa. 2) Staff proses visa mengurus

dokumen pemberangkatan dan dokumen kerja

3) staff proses visa memberikan dokumen pemberangkatan dan dokumen kerja

4) CTKI diberangkatkan sesuai Negara calon majikan

an

- Dokumen kerja

5. Proses penerimaan tenaga kerja

- Dokumen pemberangkatan

- Dokumen kerja

1) CTKI memberikan dokumen kerja kepada agency

2) Agency memproses dokumen kerja tersebut

3) Agency mengantarkan tenaga kerja ke tempat calon majikan dan memberikan dokumen kerja dari tenaga kerja tersebut

Proses perekrutan CTKI berawal dari pihak sponsor yang mencari CTKI untuk

didaftarkan ke PT. Sriti Rukma Lestari. Setelah mendapatkan CTKI, pihak sponsor

mengajukannya kepada perusahaan melalui pihak administrasi. Setelah menerima CTKI

yang diajukan sponsor, maka CTKI tersebut akan di-interview oleh staff administrasi.

Bila CTKI tersebut diterima maka akan dilakukan medical check-up terhadap CTKI

tersebut dan setelah dokumen medical check-up dilaksanakan maka CTKI tersebut

langsung di training oleh perusahaan.

Proses permintaan tenaga kerja terjadi bila seorang calon majikan meminta

tenaga kerja kepada agency yang bekerjasama dengan PT. Sriti Rukma Lestari yang

berada di tempat yang terdekat dengan calon majikan. Setelah itu calon majikan mengisi

form permintaan TKI yang diberikan agency. Setelah mengisi dan memberikan form

permintaan tersebut kepada agency, pihak agency menyampaikan form tersebut kepada

staff marketing perusahaan. Kemudian staff marketing memeriksa form permintaan TKI

tersebut dan mencari data CTKI yang siap diberangkatkan yang sebelumnya telah

35

diserahkan oleh staff trainer. Setelah itu staff marketing menyerahkan data CTKI siap

berangkat tersebut kepada pihak agency, kemudian pihak agency menyerahkan data

CTKI yang siap berangkat dan dokumen kontrak kepada calon majikan.

Proses pemilihan tenaga kerja terjadi bila setelah calon majikan menerima data

CTKI siap berangkat dan dokumen kontrak, maka calon majikan memilih tenaga kerja

sesuai dengan yang dibutuhkan. Setelah memilih tenaga kerja yang sesuai, calon

majikan mengurus pembuatan dokumen permintaan tenaga kerja, kemudian

menyerahkan dokumen permintaan tenaga kerja dan juga dokumen kontrak yang telah

ditandatangani kepada pihak agency. Setelah pihak agency menerima dokumen

permintaan tenaga kerja dan dokumen kontrak, pihak agency kemudian menyerahkan

dokumen tersebut kepada staff marketing. Setelah menerima dokumen permintaan

tenaga kerja dan dokumen kontrak tersebut, kemudian pihak staff marketing memeriksa

dokumen-dokumen tersebut, setelah itu staff marketing menyerahkan dokumen kontrak

kepada CTKI yang dipilih untuk ditandatangani. Setelah dokumen kontrak

ditandatangani oleh CTKI maka dokumen permintaan dapat segera diproses.

Proses pemberangkatan tenaga kerja terjadi bila setelah staff marketing

memeriksa dokumen permintaan tenaga kerja, kemudian staff marketing memberikan

dokumen tersebut kepada staff proses visa. Setelah itu pihak staff proses visa mengurus

dokumen keberangkatan dan dokumen kerja dari CTKI yang akan diberangkatkan.

Setelah dokumen pemberangkatan dan dokumen kerja telah diproses, maka pihak staff

proses visa memberikan dokumen tersebut kepada CTKI yang bersangkutan.

Proses penerimaan tenaga kerja terjadi bila setelah CTKI mendapatkan dokumen

pemberangkatan dan dokumen kerja, kemudian CTKI tersebut diberangkatkan ke negara

tujuan dari calon majikan. Setelah sampai di negara tujuan tersebut, maka CTKI

36

menyerahkan dokumen kerja tersebut kepada agency untuk diproses. Setelah dokumen

kerja tersebut diproses maka pihak agency mengantarkan CTKI tersebut ke calon

majikannya. Selain mengantarkan CTKI, pihak agency juga menyerahkan dokumen

yang diperlukan seperti dokumen kerja.

Berikut tabel daftar proses bisnis dan aktor dari proses bisnis tersebut :

Tabel 3.2 Daftar Proses Bisnis dan Aktornya

No. Nama Proses Aktor Dokumen

1. Proses perekrutan CTKI Sponsor - Form data diri

- dokumen medical check-up CTKI

Administrasi

Rumah Sakit


Calon majikan

-Form permintaan TKI

-Data CTKI siap berangkat

Agency

Staff marketing

Staff trainer

3. Proses pemilihan tenaga kerja

Calon majikan -Data CTKI siap berangkat

-Dokumen permintaann TKI

-Dokumen Kontrak

Agency

Staff marketing

CTKI

4. Proses pemberangkatan tenaga kerja

Staff marketing

-Dokumen pemberangkatan

-Dokumen kerja

Staff proses visa

CTKI

5. Proses penerimaan tenaga kerja

CTKI

-Dokumen kerja agency

Calon Majikan

37

Dari proses bisnis yang dilakukan oleh aktor-aktor tersebut terdapat dokumen-

dokumen. Dokumen-dokumen tersebut menunjang operasional dan pendataan

perusahan.

Berikut ini flow chart dari proses bisnis yang sedang berjalan:

1. Proses Perekrutan CTKI

Proses perekrutan CTKI diawali oleh pihak sponsor yang mencari orang

untuk dijadikan CTKI melalui PT. Sriti Rukma Lestari. Setelah pihak

sponsor mendapatkan CTKI maka pihak sponsor memberikan form data diri

kepada CTKI tersebut untuk diisi. Setelah form data diri tersebut diisi, CTKI

mengembalikannya kepada pihak sponsor. Setelah itu CTKI tersebut

diajukan kepada pihak administrasi dari PT.Sriti Rukma Lestari dan

dilakukan interview. Bila dalam interview CTKI tersebut diterima, maka akan

dilakukan medical check-up terhadap CTKI tersebut. Kemudian pihak

administrasi akan menerima dokumen hasil medical check-up CTKI tersebut

dan CTKI tersebut dapat langsung di training oleh pihak perusahaan.

38

Gambar 3.2 Flow Chart Proses Perekrutan CTKI

39

2. Proses Permintaan Tenaga Kerja

Proses permintaan tenaga kerja diawali dari adanya permintaan tenaga

kerja dari calon majikan melalui telepon atau datang langsung kepada agency

yang merupakan penghubung antara perusahaan dengan calon majikan yang

ada di wilayahnya. Kemudian pihak agency meneruskan permintaan tersebut

kepada PT. Sriti Rukma Lestari dalam hal ini adalah pihak staff marketing.

Setelah pihak staff marketing dari PT. Sriti Rukma Lestari menerima

permintaan dari agency, maka pihak staff marketing memeriksa data CTKI

siap berangkat yang sebelumnya telah disampaikan oleh staff training yang

memenuhi permintaan dari calon majikan. Kemudian data tersebut

disampaikan kepada pihak agency untuk kemudian di sampaikan kepada

calon majikan. Dalam proses ini dihasilkan dokumen data CTKI siap

berangkat.

40

Proses Permintaan TKI

Start

Meminta TKIForm Permintaan

TKI

Memeriksa daftar CTKI

yang memenuhi permintaan

Meminta data CTKI

Menyampaikan data CTKI siap

berangkat

Calon Majikan Agency Staff Marketing Staff Trainer

1

Melatih CTKI

Data CTKI siap berangkat

Melaporkan CTKI yang

siap beragkat

Data CTKI siap berangkat

Menyampaikan data CTKI siap berangkat dan

dokumen kontrak

Data CTKI siap berangkat dan

dokumen kontrak

2

Gambar 3.3 Flow Chart Proses Permintaan CTKI

41

3. Proses Pemilihan Tenaga Kerja

Setelah calon majikan mendapatkan dokumen data CTKI yang telah siap

untuk diberangkatkan dan sesuai dengan permintaan serta dokumen kontrak,

maka calon majikan tersebut dapat memilih tenaga kerja yang sesuai dengan

kriteria yang diinginkan. Setelah menentukan CTKI yang dipilih maka calon

majikan tersebut mempersiapkan dokumen permintaan yang digunakan untuk

permintaan tenaga kerja dan juga menandatangani dokumen kontrak yang

telah diberikan. Kemudian dokumen permintaan dan kontrak tersebut

disampaikan ke agency. Agency kemudian menyampaikan dokumen

permintaan dan kontrak tersebut kepada staff marketing. Kemudian staff

marketing memeriksa dokumen permintaan dan kontrak tersebut. Setelah

diperiksa, staff marketing menyerahkan dokumen kontrak kepada CTKI yang

dipilih oleh calon majikan untuk ditandatangani. Setelah ditandatangani maka

dokumen permintaan dari calon majikan dapat segera diproses.

42

Staff MarketingAgencyCalon Majikan

Proses Pemilihan TKI

Memilih CTKI

Memberikan dokumen

permintaan

Dokumen permintaan dan

kontrak

Memeriksa dokumen

permintaan dan kontrak

End

2

Membuat dan menyerahkan

dokumen permintaan dan menandatagani

kontrak

Dokumen permintaan dan

kontrak

CTKI

Menyerahkan dokumen kontrak

Dokumen kontrak

Menandatangani dan

menyerahkan kontrak

Dokumen kontrak yang sudah

ditandatangani

Memeriksa dokumen kontrak

yang telah ditandatangani

Gambar 3.4 Flow Chart Proses Pemilihan CTKI

43

4. Proses Pemberangkatan Tenaga Kerja

Setelah dokumen permintaan TKI dan kontrak diproses maka selanjutnya

pihak marketing akan memberikan dokumen tersebut ke pihak staff Proses

Visa. Setelah itu pihak Staff Proses Visa akan mengurus dokumen-dokumen

keberangkatan dan dokumen kerja tersebut untuk kemudian memberikannya

kepada CTKI. Setelah mendapatkan dokumen pemberangkatan dan kerja

suda didapat, CTKI tersebut sudah dapat diterbangkan ke Negara tujuan.

Dari proses ini menghasilkan dokumen permintaan TKI dan juga dokumen

pemberangkatan dan kerja.

44

Gambar 3.5 Flow Chart Proses Pemberangkatan

5. Proses Penerimaan Tenaga Kerja

Proses ini berlangsung setelah CTKI sampai di daerah tujuan

penerbangan. Setelah CTKI sampai maka dokumen yang dibawa

diserahkan kepada agency, kemudian pihak agency memproses dokumen

tersebut. Kemudian agency mengantarkan CTKI ke rumah calon majikan

45

dan juga menyerahkan dokumen-dokumen yang diperlukan seperti

dokumen kerja.

Gambar 3.6 Flow Chart Proses Penerimaan CTKI

46

Permasalahan utama yang menjadi ruang lingkup studi kasus dari proses bisnis

berjalan saat ini adalah pada proses permintaan tenaga kerja dan proses pemilihan tenaga

kerja. Masalah pada proses permintaan tenaga kerja adalah terlalu memakan waktu yang

lama karena harus melewati beberapa pihak. Masalah pada proses pemilihan tenaga

kerja kurang lebih sama, yaitu dibutuhkannya waktu yang cukup lama untuk proses

tersebut karena harus melewati beberapa pihak.

Proses permintaan tenaga kerja yang memakan waktu lebih lama terjadi akibat

permintaan disampaikan terlebih dahulu kepada agency, kemudian agency baru

menyampaikannya kepada staff marketing dari perusahaan. Lamanya proses ini juga

terjadi karena jika seorang calon majikan berada di posisi yang cukup jauh dari agency,

maka dibutuhkan waktu untuk menghampiri agency tersebut.

Terlalu lamanya proses pemilihan tenaga diakibatkan oleh hal yang sama dengan

lamanya proses permintaan tenaga kerja, karena harus melewati pihak agency terlebih

dahulu dan setelah pihak staff training memperoleh data CTKI tetap harus menyerahkan

data tersebut melalui pihak agency terlebih dahulu sebelum sampai ke calon majikan.

Setelah data tersebut diterima calon majikan yang sudah memiliki pilihan harus tetap

menyampaikannya kepada agency kemudian agency akan menyerahkannya kepada staff

marketing yang ada di dalam perusahaan

Proses yang menghabiskan waktu pada saat proses permintaan tenaga kerja dan

juga pada saat proses pemilihan tenaga kerja mengakibatkan calon majikan yang tidak

sabar menunggu akan mencari perusahaan penyalur yang lain yang dapat mempercepat

proses permintaan tenaga kerja tersebut. Karena semakin cepat tenaga kerja yang

diminta datang, maka semakin cepat pula tenaga kerja tersebut dapat membantu calon

majikan.

47

Berikut ini adalah tabel permasalahan yang ada pada proses bisnis yang sedang berjalan:

Tabel 3.3 Permasalahan Pada Proses Bisnis

No. Nama Proses Masalah Verifikasi Studi Literatur


- Masalah 1 : proses permintaan yang membutuhkan waktu lebih lama karena harus melewati pihak agency. - Masalah 2 : calon majikan harus menempuh jarak yang jauh bila di sekitar rumahnya tidak ada agency yang bekerjasama dengan pihak PT. Sriti Rukma Lestari, atau bahkan perusahaan akan kehilangan banyak calon majikan hanya karna tidak ada agency yang terdekat dari rumah sang majikan.

- Internet adalah suatu jaringan komputer yang saling terkoneksi dengan jaringan komputer lain di seluruh dunia (Sudirman, 2001)

- Kegunaan yang menguntungkan dari internet antara lain :

a. Informasi yang didapatkan lebih cepat dan murah dengan aplikasi internet.

b. Mengurangi daya kertas dan distribusi.

c. Sebagai media promosi.

d. Pertukaran data.

2 Proses pemilihan tenaga kerja

-Masalah yang ada pada proses ini adalah karena data CTKI yang siap berangkat harus disampaikan melalui agency, dan bila majikan sudah memilih CTKI yang diinginkan juga harus melalui agency kembali, maka membutuhkan waktu yang lebih lama.

Kegunaan yang menguntungkan dari internet antara lain :



c. Komunikasi interaktif.

d. Pertukaran data.

3 Proses pemberangkatan

-Pada proses ini masalah yang terjadi adalah pihak calon majikan tidak mengetahui sudah sampai manakah proses dari CTKI yang telah diminta, jadi calon majikan tidak bisa mengetahui kapan perkiraan tenaga kerja yang diminta sampai ke rumahnya.



b. Komunikasi interaktif.

c. Pertukaran data.

48

3.2.2 Analisis Wawancara Pada Studi Kasus

Setelah melakukan pengamatan lapangan pada PT. Sriti Rukma Lestari didapat

masalah-masalah seperti yang telah dibahas pada sub bab 3.2.1. Permasalahan-

permasalahan pada proses bisnis yang sedang berjalan tersebut dianalisis berdasarkan

masalah utama serta masalah yang menjadi ruang lingkup studi kasus ini.

Untuk mendukung hasil pengamatan lapangan tersebut maka dilakukan

wawancara pada pemilik dari PT. Sriti Rukma Lestari karena pemilik perusahaan

tersebut mengetahui secara rinci dan jelas proses bisnis pada perusahaan serta dapat

memberikan data-data atau informasi yang dibutuhkan

Berikut tabel yang berisi pertanyaan-pertanyaan wawancara :

Tabel 3.4 Draft Wawancara

Nama : Laimena Nelly

Jabatan : Pemilik

Tanggal Wawancara : 17 Oktober 2009

Jam Wawancara : 10.00

Tempat : PT. Sriti Rukma Lestari

Daftar Pertanyaan :

i. Bagaimana sistem permintaan tenaga kerja yang berjalan saat ini?

Jawaban : Permintaan tenaga kerja dilakukan melalui agency, dan calon

majikan mengisi form permintaan dan diserahkan ke agency kemudian

pihak agency menyampaikannya kepada perusahaan

49

ii. Kendala apa saja yang ditemukan pada proses ini?

Jawaban: Proses ini membutuhkan waktu yang cukup lama karena para

calon majikan harus mencari agency yang bekerja sama dengan perusahaan

dan proses permintaan harus melalui agency. Selain itu kurang efisien

karena bila jarak agency dengan calon majikan jauh maka akan mencari

perusahaan penyalur lain.

iii. Bagaimana perusahaan menyimpan data-data dari calon majikan dan juga

data CTKI?

Jawaban: Kami masih menggunakan sistem manual yaitu data-data yang

ada kami simpan di dalam sebuah arsip.

iv. Apakah calon majikan dapat memilih sendiri calon tenaga kerjanya?

Bagaimana prosesnya?

Jawaban: Bisa, kami akan menyerahkan data CTKI yang siap

diberangkatkan kepada calon majikan.

v. Apakah proses tersebut memiliki kendala?

50

Jawaban: Proses tersebut juga membutuhkan waktu karena data diserahkan

ke calon majikan melalui agency setelah itu baru calon majikan bisa

memilih CTKI sesuai kebutuhan, dan harus diserahkan kembali ke

perusahaan melalui agency.

vi. Bagaimana proses selanjutnya setelah calon majikan memilih CTKI yang

sesuai?

Jawaban: CTKI yang dipilih diproses dokumen-dokumen kerja dan juga

dokumen keberangkatannya, setelah selesai diproses CTKI langsung

diberangkatkan ke Negara calon majikan.

vii. Berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam pemrosesan dokumen-dokumen

kerja dan dokumen pemberangkatan CTKI tersebut?

Jawaban: Waktu yang dibutuhkan tidak dapat dipastikan tetapi biasanya 2

sampai 4 minggu.

viii. Bagaimana cara calon majikan mengetahui sejauhmanakah pemrosesan dari

CTKI yang telah dipilih?

Jawaban: Calon majikan dapat menelpon ke agency untuk mengetahui

status dari CTKI yang dipilih.

51

ix. Apakah akan membantu apabila akan dibuatkan website tentang permintaan

tenaga kerja yang mencakup semua permasalahan diatas?

Jawaban: Tentu saja. Hal ini akan dapat membantu perusahaan saya.

x. Apakah sistem terbaru tersebut dapat meningkatkan kinerja perusahaan

anda?

Jawaban: Ya tentu saja, karena dengan sistem baru tersebut akan membuat

proses permintaan tenaga kerja menjadi lebih efektif dan efisien.

xi. Apakah anda akan menggunakan sistem baru tersebut?

Jawaban: Ya, kami aan menggunakannya.

Tabel 3.5 Evaluasi Hasil Wawancara dan Kuesioner Terhadap Permasalahan

No. Permasalahan Yang Muncul

Target Pengguna Yang Mengalami Permasalahan

Evaluasi Dari :

1. Sistem permintaan yang menghabiskan banyak waktu

Staff marketing, Calon majikan

Hasil wawancara dengan pemilik pertanyaan no.1 dan 2.

Dari hasil wawancara didapat bahwa proses permintaan harus melalui agency. Selain menghabiskan waktu juga dapat menyebabkan hilangnya calon majikan karena jarak agency yang terlalu jauh.

52

No. Permasalahan Yang Muncul

Target Pengguna Yang Mengalami Permasalahan

Evaluasi Dari :

2. Sistem penyimpanan data yang masih manual

Staff marketing, staff trainer Hasil wawancara dengan pemilik pertanyaan no. 3.

Dari hasil wawancara didapat bahwa semua data dari calon majikan maupun CTKI yang siap diberangkatkan disimpan dengan cara manual berupa arsip. Cara manual tersebut selain dapat memakan waktu juga dapat beresiko kehilangan data.

3. Sistem pemilihan CTKI yang memakan waktu

Staff marketing, calon majikan

Hasil wawancara dengan pemilik pertanyaan no.4 dan 5.

Dari hasil wawancara didapat bahwa seperti pada proses permintaan CTKI, proses pemilihan CTKI pun cukup memakan waktu karena dalam proses tersebut harus melalui agency.

3. Informasi mengenai perkembangan dokumen CTKI yang diproses kurang update

Staff marketing, staff proses visa, calon majikan

Hasil wawancara dengan pemilik pertanyaan no.6, 7 dan 8.

Dari hasil wawancara didapat bahwa bila calon majikan ingin mengetahui perkembangan dokumen dari CTKI yang sedang diproses harus menelpon ke agency, sehingga calon majikan tdak dapat menerima informasi yang update karena calon majikan harus selalu menelpon.

53

Berikut ini adalah tabel Evaluasi hasil wawancara terhadap solusi dari permasalahan:

Tabel 3.6 Evaluasi Hasil Wawancara dan Kuesioner Terhadap Solusi

No. Target

Pengguna

Informasi/Data/Fungsi

Yang Diperlukan

Value Yang

Diharapkan

Mengapa Mau Kembali

Menggunakan Solusi

1. Calon

Majikan

Perancangan dan

pembuatan aplikasi

pendaftaran, permintaan,

serta pemilihan CTKI

online dan pemberitahuan

informasi status CTKI yang

sedang diproses

dokumennya secara online.

Memudahkan

proses permintaan

dan pemilihan

CTKI, serta dapat

menyampaikan

informasi status

CTKI secara

update.

Karena dengan aplikasi ini,

proses permintaan dan

pemilihan CTKI tidak lagi

dilakukan melalui agency

sehingga dapat

mempercepat proses

tersebut. Dan calon

majikan dapat mengetahui

status CTKI yang

dipilihnya langsung tanpa

harus menelpon.

2.

Staff

marketing

Penyimpanan data calon

majikan dan data

permintaan dari calon

majikan menggunakan

aplikasi sistem basis data

(database).

Mengamankan data

calon majikan, dan

mempercepat

proses input dan

pencarian informasi

dan data permintaan

CTKI dari calon

majikan. Selain itu

membuat data yang

ada lebih

terorganisir dari

sebelumnya.

Membantu mengorganisir

data calon majikan dan

data permintaannya secara

lebih cepat dan aman.

Mengurangi resiko

kehilangan data.

3. Staff trainer Penyimpanan data CTKI

yang siap diberangkatkan

dengan menggunakan

sistem basis data

(database). Dan juga

penyampaian informasi

data CTKI yang siap

Mengamankan data

CTKI yang siap

berangkat, dan

mempercepat

penyampaian data

CTKI yang siap

berangkat selain itu

Membantu mengamankan

dan mengorganisir data

CTKI yang siap berangkat.

Dengan adanya web,

penyampaian data CTKI

yang siap berangkat akan

lebih cepat dan menghemat

54

No. Target

Pengguna

Informasi/Data/Fungsi

Yang Diperlukan

Value Yang

Diharapkan

Mengapa Mau Kembali

Menggunakan Solusi

berangkat dengan

menggunakan fasilitas

internet.

membuat data

tersebut lebih

terorganisir.

biaya oprasional. Dan

proses pemilihan pun dapat

dipercepat karena calon

majikan dapat langsung

melihat dan memilih CTKI

yang sesuai kebutuhan.

Permasalahan utama yang dihadapi oleh calon majikan, staff marketing, dan staff

trainer adalah proses registrasi calon majikan, penyimpanan dan pemrosesan data calon

majikan dan data permintaan CTKI dari calon majikan, penyampaian data CTKI yang

siap beragkat, serta penyampaian informasi status CTKI agar lebih update dapat diatasi

melalui web aplikasi.

Fitur-fitur yang kami rancang untuk mengatasi masalah ini seperti, aplikasi

pendaftaran online yang dapat memudahkan calon majikan dalam mendaftar untuk

melakukan proses permintaan CTKI, aplikasi database untuk mengorganisir data calon

majikan dan data CTKI yang siap diberangkatkan, aplikasi penyampaian dan pemilihan

CTKI dan juga aplikasi pemberitahuan status CTKI yang telah dipilih.

3.2.3 Identifikasi Permasalahan

Dengan memperhatikan hasil pengamatan lapangan dan wawancara yang telah

dilakukan terdapat permasalahan-permasalahan pada proses bisnis. Berikut adalah

rangkuman permasalahan yang dihadapi :

55

Tabel 3.7 Rangkuman Permasalahan Dalam Studi Kasus

No Permasalahan Yang Diidentifikasi Sumber Identifikasi Permasalahan Verifikasi Dengan Landasan Teori

1. Proses permintaan tenaga kerja dilakukan secara manual dan memakan waktu lama, tahap ini memerlukan proses yang cukup panjang karena harus melalui pihak agency, selain itu hal ini beresiko hilangnya calon majikan yang akan meminta CTKI ke perusahaan.

Untuk memastikan permasalahan tersebut kami melakukan pengamatan dan wawancara kepada pemilik perusahaan dalam pertanyaan no.1, no.2 dan no.3. Permasalahan muncul karena calon majikan harus mendaftar secara manual melalui agency yang bekerjasama dengan perusahaan. Hal tersebut mengakibatkan proses permintaan CTKI menjadi lebih memakan waktu, dan bila jarak antara calon majikan dan agency terlalu jauh, akan beresiko calon majikan akan mencari agency perusahaan lain yang letaknya dekat dengan calon majikan.





d. Pertukaran data.

2. Proses pemilihan CTKI yang memakan waktu.

Tahap ini cukup memakan waktu karena proses ini juga harus melalui agency.

Berdasarkan pengamatan dan hasil wawancara pada no.4 dan no.5 diketahui bahwa proses pemilihan CTKI juga memakan waktu karena proses tersebut harus melalui agency terlebih dahulu.




c. Komunikasi interaktif.

d. Pertukaran data.

3. Penyampaian informasi status CTKI yang dipilih kurang update.

Hal ini terjadi karena calon majikan harus menelpon perusahaan melaui agency untuk mengetahui status dari CTKI yang telah dipilih.

Berdasarkan pengamatan dan wawancara no.6, no.7 dan no.8, diketahui bahwa penyampaian informasi status CTKI yang telah dipilih masih menggunakan telepon dan melalui pihak agency sehingga informasi yang di sampaikan kurang update.



b. Komunikasi interaktif.

c. Pertukaran data.

56

Dari tabel 3.7 tersebut dapat diidentifikasi beberapa permasalahan. Permasalahan

tersebut yaitu proses permintaan CTKI yang menggunakan cara manual dan memakan

waktu, proses pemilihan CTKI yang memakan waktu, dan juga penyampaian informasi

status CTKI yang dipilih calon majikan kurang update. Permasalahan tersebut didapat

dari hasil pengamatan lapangan dan juga melalui wawancara dengan pemilik

perusahaan.

3.3 Analisis Pemecahan Masalah

Dengan memperhatikan rangkuman permasalahan yang ada pada tabel 3.7 dan

berdasarkan hasil wawancara, maka diperlukan suatu solusi untuk menghadapi

permasalahan yang ada. Berikut adalah tabel rangkuman solusi untuk permasalahan

yang dihadapi:

Tabel 3.8 Rangkuman Solusi Untuk Permasalahan Studi Kasus

No. Permasalahan Yang Diidentifikasi

Solusi Untuk Permasalahan Verifikasi Dengan Landasan Teori

1. Proses permintaan tenaga kerja dilakukan secara manual dan memakan waktu lama, tahap ini memerlukan proses yang cukup panjang karena harus melalui pihak agency, selain itu dapat beresiko hilangnya calon majikan yang akan meminta CTKI ke perusahaan.

Perancangan aplikasi berbasis web yang berisi sistem pendaftaran online yang langsung terhubung dengan database sehingga calon majikan dapat langsung mendaftar dan melakukan permintaan ke perusahaan.





d. Pertukaran data.

2. Proses pemilihan CTKI yang memakan waktu.

- Tahap ini cukup memakan waktu karena proses ini juga harus melalui agency.

Perancangan aplikasi berbasis web yang berisi informasi data dari CTKI siap berangkat yang selalu di-update setiap ada CTKI yang siap untuk diberangkatkan dan dipilih. Selain itu akan berisi aplikasi pemilihan CTKI secara online, sehingga calon majikan dapat memilih dan menyampaikannya langsung ke perusahaan.

57

No. Permasalahan Yang Diidentifikasi

Solusi Untuk Permasalahan Verifikasi Dengan Landasan Teori

3. Penyampaian informasi status CTKI yang dipilih kurang update.

Hal ini terjadi karena calon majikan harus menelpon perusahaan melaui agency untuk mengetahui status dari CTKI yang telah dipilih dan perusahaan harus menelepon agency untuk memberitahu bahwa CTKI sudah berangkat.

Perancangan aplikasi berbasis web yang berisi informasi status CTKI yang telah dipilih oleh calon majikan yang selalu di-update, yang dapat dilihat oleh calon majikan dan juga dapat dilihat oleh agency sehingga agency dapat mengetahui apakah CTKI yang dipilih calon majikan sudah berangkat atau belum.

Permasalahan-permasalahan yang diidentifikasi dianalisis untuk ditemukan

solusi dalam mengatasi permasalahan yang dihadapi. Solusi yang didapat melalui

verivikasi landasan teori adalah keseluruhan proses.

Untuk mengatasi masalah proses permintaan yang masih manual dan memakan

waktu karena harus melalui agency yang bekerjasama dengan perusahaan yang mungkin

jaraknya jauh dari calon majikan. Dengan aplikasi ini calon majikan dapat langsung

melakukan pendaftaran dan permintaan dari daerah masing-masing menggunakan

fasilitas internet, sehingga jarak dan waktu bukan lagi masalah. Data pendaftaran

tersebut langsung masuk ke database, sehingga memudahkan staff marketing dalam

mengorganisir data dari calon majikan. Staff marketing lebih cepat dalam mengetahui

jumlah calon majikan yang melakukan permintaan tenaga kerja, dan juga lebih cepat

dalam mengetahui permintaan dari calon majikan.

Untuk mengatasi masalah pemilihan CTKI yang memakan waktu karena

prosesnya harus melalui agency, digunakan aplikasi pemilihan secara online. Dalam

58

aplikasi ini akan ditampilkan informasi data CTKI yang siap diberangkatkan yang selalu

di-update oleh staff trainer. Data yang ditampilkan dalam aplikasi tersebut dapat di atur

oleh calon majikan sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan seperti Negara tujuan dari

CTKI yang siap berangkat atau dapat dilihat berdasarkan usia dari CTKI yang akan

dipilih dan pengaturan-pengaturan lainnya. Dalam aplikasi ini calon majikan dapat

memilih langsung CTKI yang sesuai kebutuhan kemudian pilihan tersebut dihubungkan

kedalam database agar dapat dilihat oleh staff marketing sehingga dapat segera diproses.

Untuk mengatasi masalah penyampaian status CTKI yang kurang update maka

digunakan aplikasi penyampaian status CTKI secara online. Dalam aplikasi ini calon

majikan dan agency dapat melihat langsung status CTKI yang telah dipilih. Status

CTKI ini selalu di update oleh staff marketing sesuai dengan status terakhir dari CTKI

yang telah dipilih.

Setelah merangkum solusi untuk permasalahan yang dihadapi PT. Sriti Rukma

Lestari, maka berikut ini merupakan model konseptual yang akan dibangun untuk

mewujudkan solusi yang telah didefinisikan diatas.

59

Gambar 3.7 Model Konseptual

Admin dapat mengedit database. Data yang dapat diedit admin adalah data

account, data CTKI siap berangkat, data permintaan CTKI dari calon majikan, dan status

dari CTKI yang telah dipilih. Admin melakukan proses tersebut melalui computer

60

dengan memakai Internet ke web server. Web server kemudian menyimpan data-data

tersebut ke dalam database(MySQL).

Calon majikan dan agency juga dapat melakukan insert, update, delete data. Data

yang dapat dirubah dan ditambah oleh calon majikan dan agency adalah informasi data

dari masing-masing user, dan data permintaan CTKI dari calon majikan.

Sesuai dengan daftar permasalahan dan solusi yang telah dituliskan pada tabel

diatas, maka selanjutnya perlu dilakukan pendefinisian tujuan dari solusi yang akan

dibangun, apakah tujuan dari solusi yaitu memecahkan permasalahan telah tercapai atau

diperlukan pengembangan secara berkelanjutan untuk menyelesaikan permasalahan

yang telah diidentifikasi sebelumnya.

Rangkuman untuk pendefinisian tujuan dari solusi yang akan di bangun dapat

dilihat pada tabel 3.9 :

Tabel 3.9 Tujuan Dari Solusi Yang Akan Dibangun

No. Tujuan Solusi Ditujukan Untuk

Informasi/Data/Fungsi Yang Akan Diberikan Kepada Aktor

Keuntungan Bagi Pengguna

1. Membantu staff marketing dan calon majikan dalam proses permintaan CTKI

Dengan media web, staff marketing dapat langsung melihat data dari calon majikan yang akan mengajukan permintaan. Selain itu, dengan media web calon majikan tidak perlu lagi mencari agency yang kemungkinan letaknya

-Staff marketing

-Calon Majikan

-input data registrasi data calon majikan yang selanjutnya akan disimpan dalam database.

Staff Marketing: Dengan adanya web, staff marketing tidak perlu lagi menghabiskan waktu mencari arsip-arsip maupun data-data calon majikan dan form permintaan CTKI ataupun khawatir kehilangan data. Calon majikan : Dengan adanya web, calon majikan tidak perlu lagi mencari agency yang mungkin jaraknya terlalu jauh dengan calon majikan, karena dapat

61




jauh dari calon majikan. langsung mendaftar dan melakukan permintaan melalui website.

2. Membantu staff trainer, calon majikan, dan staff marketing dalam proses pemilihan CTKI.

Staff trainer dapat menyimpan data CTKI yang siap diberangkatkan. Calon majikan dapat langsung memilih CTKI. Staff marketing dapat langsung melihat informasi permintaan CTKI dari calon majikan.

-staff trainer

- Calon majikan

-staff marketing

- Pembuatan aplikasi php dalam bentuk web seperti aplikasi penyimpanan data CTKI yang siap diberangkatkan, penyampaian informasi data CTKI yang siap diberangkatan dan aplikasi pemilihan CTKI.

Staff trainer: Dengan adanya web, Staff trainer dapat menyimpan data CTKI siap berangkat langsung ke database perusahaan, sehingga data CTKI siap berangkat dapat tersimpan denga rapi dan tidak perlu disampaikan kepada staff marketing karena dapat langsung ditampilkan dalam web. Calon majikan : Dengan adanya web, calon majikan tidak perlu lagi melakukan pemilihan melaui agency karena calon majikan dapat melihat informasi CTKI yang siap berangkat dengan sejelas-jelasnya dan dapat langsung memilih melalui web. Staff marketing : Dengan adanya web, staff marketing tidak perlu mencari data CTKI yan sesuai dengan permintaan karena data tersebut telah ditampilkan di dalam web, dan dapat langsung dipilih, selain itu staff marketing tida perlu khawatir lagi dengan terjadinya kesalahan pencatatan permintaan yang sebelumnya dilakukan melalui agency secara manual.

3. Membuat informasi status CTKI menjadi lebih update.

Dengan adanya penyampaian informasi status CTKI secara online maka calon

-Staff marketing

-Calon majikan

- Pembuatan aplikasi web dalam penyampaian informasi status CTKI yang dipilih.

Staff marketing :

Dengan adanya aplikasi ini Staff marketing tidak perlu lagi menyampaikan status dari CTKI yang dipilih melalui agency karena dapat langsung disampaikan melalui

62




majikan dan agency akan mendapatkan informasi yang lebih update mengenai status CTKI..

web. Dan staff marketing tidak perlu menelepon agency dalam memberangkatkan CTKI.

Calon majikan :

Dengan adanya aplikasi ini, calon majikan tidak perlu lagi menelpon agency untuk mengetahui status CTKI yang dipilihnya karena dapat langsung dilihat melalui web, dan informasi yang diterima adalah status yang paling terbaru.

Agency :

Dengan adanya aplikasi ini agency dapat melihat status CTKI yang telah dipilih sehingga agency dapat mengetahui CTKI mana yang sudah diberangkatkan.

Tujuan dari solusi yang akan dibangun dalam skripsi ini difokuskan untuk

mengotomatisasi proses tersebut. Jadi fitur yang paling penting untuk mencapai tujuan

dan solusi yang akan dibangun dalam skripsi ini adalah pendaftaran online, pemilihan

CTKI online dan penyampaian status terbaru dari CTKI yang dipilih dengan

memanfaatkan fasilitas Internet.

63

3.3.1 Perancangan Proses Bisnis Diusulkan Pada Solusi

Model konseptual dari solusi menunjukkan terdapatnya perubahan pada proses

bisnis untuk mengatasi masalah yang dihadapi saat ini. Dalam mewujudkan tujuan dari

solusi ini perlu diidentifikasikan proses-proses bisnis baru.

Tabel 3.10 Proses Bisnis Untuk Mewujudkan Tujuan dari Solusi

No. Tujuan Solusi Proses-Proses Bisnis Yang Akan Digunakan Untuk Mewujudkan Tujuan

Fungsi/Menu dan Informasi Yang Akan Terdapat Dalam Proses Bisnis Tersebut

1. Memudahkan calon majikan dalam melakukan pendftaran dan permintaan CTKI serta mengamankan data calon majikan dan memudahkan dalam proses pengolahan data. Selain itu memudahkan pihak agency dalam melakukan permintaan CTKI.

Dengan adanya aplikasi pendaftaran online, calon majikan tidak perlu lagi mencari agency yang bekerjasama dengan perusahaan untuk melakukan pendaftaran. Cukup dengan melakukan pendaftaran di web data calon majikan dan agency akan langsung masuk ke database untuk disimpan sebagai arsip.

Dengan adanya aplikasi Tampilkan Calon Majikan/Agency yang digunakan untuk melihat hasil dari data pendaftaran, staff marketing tidak kesulitan dalam mencari data calon majikan atau agency.

1. Proses pendaftaran calon majikan/agency.

Input : Data-data calon majikan seperti nama lengkap, alamat, email, nomor telepon, mendaftar sebagai calon majikan atau agency.

Proses : Pendaftaran calon majikan/agency

Output : Kinerja Staff marketing menjadi lebih mudah dalam menyimpan data registrasi calon majikan karena dengan adanya fasilitas-fasilitas yang ada data-data dari calon majikan/agency akan aman dan tersusun rapi sehingga terhindar dari kehilangan data-data penting. Selain itu memudahkan dalam pencarian data calon majikan/agency.

1. Add Data Calon majikan/agency dapat menambah data registrasi.

2. View Data Calon majikan/agency dapat melihat data hasil registrasi.

3. Update data Calon Majikan/agency dapat merubah data registrasi

4. View employer Staff marketing dapat melihat data dari calon majikan/agency yang mendaftar .

5. Search employer Staff marketing dapat mencari data dari calon majikan/agency yang mendaftar.

64



2. Memudahkan calon majikan/agency memilih CTKI yang diinginkan dan memudahkan Staff trainer dalam menyimpan data CTKI yang siap berangkat, serta memudahkan staff marketing dalam memproses pilihan dari calon majikan/agency .

Dengan adanya aplikasi pemilihan CTKI, calon majikan tidak perlu lagi memilih melalui agency karena dapat langsung memilih melalui web. Bagi agency, mereka tida perlu lagi menghabiskan lebih banyak dana untuk menghubungi perusahaan dalam melakukan pemilihan.

Dengan adanya aplikasi tambah CTKI, Staff trainer dapat menyimpan data dari CTKI yang siap diberangkatkan dan dipilih oleh calon majikan/agency. Selain itu terdapat aplikasi ubah CTKI dan hapus CTKI.

Dengan adanya aplikasi tampilkan pilihan calon majikan/agency, Staff marketing dapat melihat data pemilihan yang dilakukan oleh calon majikan/agency, sehingga CTKI yang sudah dipilih dapat segera diproses.

2. Proses Pemilihan CTKI Input: calon majikan/agency memilih CTKI yang diinginkan. Proses: - Staff marketing

melakukan penyimpanan data CTKI yang siap di berangkatkan melalui web yang terhubung dengan database.

- Calon majikan/agency melakukan pemilihan CTKI.

- Pengecekan pilihan CTKI dari calon majikan/agency yang dilakukan oleh Staff marketing.

- Mengecek dokumen-dokumen yang dibutuhkan.

Output: Proses pemilihan tidak terlalu memakan waktu karena prosesnya dilakukan langsung ke perusahaan melalui web.

1. Add Applicants

Admin dapat menambah pelamar yang mendaftar untuk kemudian dimasukan kedalam list maid bila sudah siap diberangkatkan.

2. List Applicants

Admin dapat melihat daftar pelamar yang mendaftar dan dapat merubahnya tampil di list maid jika sudah siap diberangkatkan.

3. Edit Maid

Admin dapat merubah data CTKI yang siap diberangkatkan.

4. Delete Maid

Admin dapat menghapus CTKI yang siap diberangkatkan yang ada dalam daftar CTKI.

5. List Maid

Admin dapat melihat daftar CTKI yang siap diberangkatkan dan dipilih.

6. View Maid

User dapat melihat data lengkap dari CTKI yang di view.

7. Select This Maid

User dapat memilih CTKI yang siap

65



berangkat sesuai dengan CTKI yang dipilihnya.

3. Membuat informasi status CTKI yang dipilih menjadi lebih update.

Dengan adanya aplikasi ubah status, staff marketing dapat merubah status CTKI yang telah dipilih melalui web.

Dengan adanya aplikasi lihat status calon majikan/agency dapat melihat status terbaru dari CTKI yang dipilih secara langsung tanpa harus melalui telepon.

3. Penyampaian informasi status CTKI yang telah dipilih.

Input : Status dari CTKI yang telah dipilih.

Proses: - Staff marketing

merubah status dari CTKI yang telah dipilih.

- Calon majikan/agency melihat status dari CTKI yang telah dipilih.

Output : Memudahkan penyampaian informasi status CTKI dan membuat informasi yang disampaikan lebih update.

1. Edit Status Staff marketing dapat merubah status dari CTKI yang telah dipilih.

2. View Status Calon majikan/agency dapat melihat status dari CTKI yang telah dipilih.

66

Berikut flow chart dari proses bisnis baru :

1. Proses Permintaan TKI

Proses Permintaan TKI

Start

Mengakses Web

End

Staff marketing

mencari data registrasi

yang diperlukan

Calon Majikan Staff Marketing

View dan update data

Mengisi data registrasi

Gambar 3.8 Flow Chart Baru Proses Permintaan CTKI

67

Penjelasan :

Pada flow chart proses baru ini tidak melibatkan agency dan staff training, yang

dilibatkan hanyalah calon majikan dan staff marketing karena tujuan dari proses ini

untuk menghilangkan proses yang melibatkan agency dan juga menghilangkan proses

pencarian CTKI yang sesuai dengan criteria permintaan yang memakan waktu cukup

lama. Proses ini diawali dengan calon majikan mengakses web. Lalu calon majikan

mengisi form registrasi online. Setelah itu calon majikan dapat melihat hasil dari

registrasi.

Apabila ada perubahan, calon majikan dapat langsung meng-update data

tersebut. Dan bila staff marketing ingin mencari data yang diperlukan, staff marketing

dapat mencari data tersebut karena disediakan melalui search dalam database.

68

2. Proses Pemilihan TKI

Proses Pemilihan TKI

Start

Mengakses Web

End

Melihat data pemilihandari calon majikan

Staff Trainer

Melihat data CTKI yang siap diberangkatkan.

Memasukan data CTKI yang siap

berangkat

Calon Majikan Staff Marketing

Memproses pilihan

Memilih CTKI

Gambar 3.9 Flow Chart Baru Proses Pemilihan CTKI

69

Penjelasan :

Pada flow chart proses baru ini tidak melibatkan pihak agency karena tujuan dari

proses ini untuk menghilangkan proses yang melalui pihak agency yang memakan waktu

yang cukup lama. Proses ini diawali dengan staff trainer memasukan data CTKI yang

siap berangkat melalui web yang terhubung dengan database. Kemudian calon majikan

mengakses web dan melihat data CTKI yang siap diberangkatkan yang telah dimasukan

oleh staff trainer. Setelah melihat data dari CTKI yang siap berangkat, calon majikan

memilih CTKI yang sesuai dengan kebutuhan, kemudian data pemilihan tersebut

tersimpan di dalam database dan selanjutnya data pemilihan CTKI tersebut dilihat oleh

staff marketing untuk kemudian diproses.

70

3. Proses Penyampaian Informasi Status CTKI

Proses Penyampaian Informasi Status CTKI

Start

Merubah status CTKI yang dipilih

End

Staff Marketing Calon Majikan dan Agency

Mengaskes web

Melihat status terbaru dari CTKI yang

dipilih

Gambar 3.10 Flow Chart Proses Penyampaian Informasi Status CTKI

71

Penjelasan :

Pada flow chart proses baru ini ditambahkan sebuah proses yang nantinya akan

mempermudah calon majikan dalam melihat status dari CTKI yang telah dipilih.

Sebelumnya pihak perusahaan tidak memberikan informasi status dari CTKI yang

dipilih kecuali bila calon majikan meminta informasi tersebut. Prosesnya harus melalui

pihak agency terlebih dahulu dengan menghubungi pihak agency.

Melalui proses baru ini maka diharapkan calon majikan tidak perlu lagi

menghabiskan waktu untuk menghubungi pihak agency karena calon majikan dapat

melihatnya melalui web. Selain itu pihak perusahaan tidak perlu lagi menelepon agency

untuk memberitahukan bahwa CTKI yang dipillih oleh calon majikan sudah

diberangkatkan.

Proses ini diawali dengan staff marketing merubah status dari CTKI yang telah

dipilih, kemudian calon majikan mengakses web dan dapat melihat status terbaru CTKI

yang telah dipilih secara langsung melalui web.Setelah itu pihak agency melihat status

CTKI yang dipilih tersebut, jika status CTKI sudah diberangkatkan maka agency dapat

menjemput CTKI tersebut.

3.3.2 Perancangan Basis Data Pada Solusi

Berikut ini merupakan diagram yang menggambarkan keterhubungan antar tabel-

tabel yang telah didefinisikan di atas :

72

Comment

PK Id Comment

NamaTeleponMessage

Calon_Majikan/Agency

PK Id_User

UsernamePasswordE-mailPhoneZipStateCountryCityAddress1Address2FirstnameLastnameCompanyOtoritas_UserStatus_User

CTKI

PK Id_Maid

NamaTempat_LahirTanggal_LahirBulan_LahirTahun_LahirPendidikanStatusAsalPengalaman_KerjaTujuanPhoto

Request

PK Id_Request

Id_UserId_MaidId_StatusDate

Admin

PK Id_admin

UsernamePasswordNama

1...11…*

1...1

1...10...1

1...1

1…*

0…*

Jenis_Status

PK Id_Status

Nama_Status

1…* 1...1

Gambar 3.11 Diagram Relasi Antar Tabel

Berdasarkan dari fungsi pada proses bisnis baru, data entry dan informasi yang

akan ditampilkan pada rancangan proses bisnis baru dan layar aplikasi diusulkan, maka

pada tahapan ini akan dirancang basis data yang akan digunakan pada aplikasi.

Berikut adalah tabel penjelasan basis data yang digunakan:

Tabel 3.11 Definisi Tabel User

Deskripsi : Tabel ini digunakan untuk menyimpan data user.

Primary Key : Id_User

73

Nama Field Type Panjang Keterangan Id_User Varchar 10 Id user Username Varchar 30 Nama user Password Varchar 20 Kata sandi E-mail Varchar 100 Email user Phone Int 15 Nomor telepon user Zip Int 10 Kodepos user State Varchar 30 Propinsi user Country Varchar 20 Negara user City Varchar 30 Kota user Address1 Varchar 100 Alamat pertama user Address2 Varchar 100 Alamat kedua user First_Name Varchar 20 Nama awal user Last_Name Varchar 20 Nama akhir user Otoritas_User Varchar 10 Otoritas user Status_User Varchar 20 Status user

Tabel 3.12 Definisi Tabel Admin

Deskripsi : Tabel ini dgunakan untuk menyimpan data Admin

Primary Key : Id_Admin

Nama Field Type Panjang Keterangan Id_Admin Varchar 10 Kode dari admin Username Varchar 15 Username admin Password Varchar 15 Password admin Nama Varchar 2 Nama admin

Tabel 3.13 Definisi Tabel CTKI

Deskripsi : Tabel ini digunakan untuk menyimpan data dari CTKI.

Primary Key : Id Maid

Nama Field Type Panjang Keterangan Id_Maid Varchar 10 Kode CTKI Nama Varchar 10 Nama CTKI Tempat_Lahir Varchar 20 Tempat lahir CTKI

74

Tanggal_Lahir Int 2 Tanggal lahir CTKI Bulan_Lahir Varchar 10 Bulan lahir CTKI Tahun_Lahir Int 4 Tahun lahir CTKI Pendidikan Varchar 30 Pendidikan CTKI Status Varchar 30 Status CTKI Asal Varchar 20 Asal daerah CTKI Pengalaman_Kerja Longtext Pengalaman kerja CTKI Tujuan Varchar 10 Tujuan negara CTKI Photo Text Foto CTKI

Tabel 3.14 Definisi Tabel Comment

Deskripsi : Tabel ini dgunakan untuk menyimpan pertanyaan yang

disampaikan oleh user.

Primary Key : Id Question

Nama Field Type Panjang Keterangan Id_Comment Int 11 Kode komentar Nama Varchar 10 Nama user Telepon Int 15 Nomor telepon user Message Text 2 Pertanyaan dari user

Tabel 3.15 Definisi Tabel Request

Deskripsi : Tabel ini digunakan untuk menyimpan data request.

Primary Key : Id_Request

Nama Field Type Panjang Keterangan Id_Request Varchar 10 Kode request Id_Maid Varchar 10 ID CTKI Id_User Varchar 10 Nama user Status_Request Varchar 10 Status permintaan Date datetime Tanggal permintaan

75

Tabel 3.16 Definisi Tabel Jenis Status

Deskripsi : Tabel ini digunakan untuk menyimpan jenis status request

Primary Key : Id_Status

Nama Field Type Panjang Keterangan Id_Status Varchar 10 Kode dari jenis status Nama_Status Varchar 50 Nama dari jenis status

3.4 Perancangan Sistem

Perancangan sistem untuk sistem aplikasi ini menggunakan piranti lunak

Microsoft Office Visio 2007. Perancangan sistem yang dilakukan meliputi Use Case

Diagram, Activity Diagram, dan Sequence Diagram.

76

3.4.1 Use Case Diagram

Sistem Penyaluran CTKI Berbasis Web

Admin

User(Calon Majikan/Agency)

Modifikasi dataCTKI dan Pelamar

Merubah statusrequest

Merubah status user

Menghapus user

Login

Melihat profileuser

Merubah Password

Merubah Profile

Memilih CTKI

Melihat StatusRequest

Mendaftar

Melihat detail CTKI

Gambar 3.12 Use Case Diagram Admin / Agency dan Employer

77

3.4.2 Activity Diagram

1. Activity Diagram dari Use Case login

Open Window Login

Input Username and Password

Check User Data

Success Login

[Valid]

[Invalid]

Gambar 3.13 Activity Diagram dari Use Case login

78

2. Activity Diagram dari Use Case Merubah Password

Open Window My Profile

Open Window Edit Profile

input Old Password and New Password

Check User Data

Success Change Password

[valid]

[Invalid]

Gambar 3.14 Activity Diagram dari Use Case Merubah Password

79

3. Activity Diagram dari Use Case Modifikasi CTKI dan Pelamar

Open Window Admin

Select Action

Delete CTKIInsert CTKI

[Update CTKI]

Update CTKI

Check CTKI Data

[Data correct]

Save

[Data Incorrect]

Back to window admin

Gambar 3.15 Activity Diagram dari Use Case Modifikasi CTKI

80

4. Activity Diagram dari Use Case Merubah Status Request

Gambar 3.16 Activity Diagram dari Use Case Merubah Status Request

81

5. Activity Diagram dari Use Case Merubah Status User

Open window admin

open window member

change status user


/ Exit

save

/ No exit

Gambar 3.17 Activity Diagram dari Use Case Merubah Status User

82

6. Activity Diagram dari Use Case Menghapus User

Open window admin

open window member

delete user


/ Exit

save

/ No exit

Gambar 3.18 Activity Diagram dari Use Case Menghapus User

83

7. Activity Diagram dari Use Case Melihat Profile User

Open window admin

open window member

view user data


/ Exit

/ No exit

Gambar 3.19 Activity Diagram dari Use Case Melihat Profile User

84

8. Activity Diagram dari Use Case Merubah Profile

Open window user

open window my profile

Open window edit profile

Check user data

update profile / Data Incorrect

Save

/ Correct

success update profile

Gambar 3.20 Activity Diagram dari Use Case Merubah Profile

85

9. Activity Diagram dari Use Case Mendaftar

Open window registration

Input registration data

Save to database

/ Data Correct

Register success

/ Data Incorrect

Gambar 3.21 Activity Diagram dari Use Case Mendaftar

86

10. Activity Diagram dari Use Case Melihat Detail CTKI

Open window user

open window maid

View detail CTKI

Back to window user

/ Exit

/ No exit

Gambar 3.22 Activity Diagram dari Use Case Melihat Detail CTKI

87

11. Activity Diagram dari Use Case Memilih CTKI

Gambar 3.23 Activity Diagram dari Use Case Memilih CTKI

88

12. Activity Diagram dari Use Case Melihat Status Request

Open window user

open window request status

View status

Back to window user

/ Exit

/ No exit

Gambar 3.24 Activity Diagram dari Use Case Melihat Status Request

89

3.4.3 Class Diagram

Gambar 3.25 Class Diagram

3.4.4 Sequence Diagram

1. Sequence Diagram untuk Use Case Login

Gambar 3.26 Sequence Diagram untuk Use Case Login

90

2. Sequence Diagram untuk Use Case Ganti Password

Gambar 3.27 Sequence Diagram untuk Use Case Ganti Password

3. Sequence Diagram untuk Use Case Modifikasi Data

Gambar 3.28 Sequence Diagram untuk Use Case Modifikasi Data

91

4. Sequence Diagram untuk Use Case Merubah Status Request

Gambar 3.29 Sequence Diagram untuk Use Case Merubah Status Request

5. Sequence Diagram untuk Use Case Merubah Status User

Gambar 3.30 Sequence Diagram untuk Use Case Merubah Status User

92

6. Sequence Diagram untuk Use Case Menghapus User

Gambar 3.31 Sequence Diagram untuk Use Case Menghapus User

7. Sequence Diagram untuk Use Case Melihat Profile User

Gambar 3.32 Sequence Diagram untuk Use Case Melihat Profile User

93

8. Sequence Diagram untuk Use Case Mendaftar

Gambar 3.33 Sequence Diagram untuk Use Case Mendaftar

9. Sequence Diagram untuk Use Case Edit Profile

Gambar 3.34 Sequence Diagram untuk Use Case Edit Profile

94

10. Sequence Diagram untuk Use Case Melihat Detail CTKI

Gambar 3.35 Sequence Diagram untuk Use Case Melihat Detail CTKI

11. Sequence Diagram untuk Use Case Memilih CTKI

Gambar 3.36 Sequence Diagram untuk Use Case Memilih CTKI

95

12. Sequence Diagram untuk Use Case Melihat Status Request

Gambar 3.37 Sequence Diagram untuk Use Case Melihat Status Request

3.5 Perancangan Layar

3.5.1 Perancangan Struktur Fungsi/Menu Pada Solusi

Proses – proses bisnis yang diusulkan pada solusi mengidentiikasikan struktur

menu/fungsi yang dibutuhkan untuk mengatasi masalah yang dihadapi. Fungsi/menu

yang dibutuhkan dalam aplikasi adalah sebagai berikut :

96

Tabel 3.17 Fungsi/Menu vs Pengguna

No. Fungsi/Menu Aplikasi

Aktor dan Hak Akses Yang Akan Menggunakan Fungsi/Menu Tersebut

Data Yang Akan Dientri, Proses Yang Akan Dilakukan atau Informasi Yang Akan Dihasilkan oleh Fungsi/Menu Terhadap Aktor

1. Login

User yang melakukan Login terbagi menjadi Calon majikan, agency, dan admin. Dengan Login maka user mempunyai hak untuk mengakses halamannya masing-masing.

Aktor : Admin, Calon majikan dan agency

Didalam menu awal ini, Calon majikan dan agency mempunyai hak akses write, insert, dan read.

a. Data entri:

Data yang dimasukkan adalah berupa Username dan password.

b. Proses yang dilakukan:

Proses yang terjadi adalah setelah admin, calon majikan, dan agency melakukan Login maka akan masuk ke halaman Home sesuai status username.

c. Informasi yang dihasilkan:

Tidak ada informasi yang dihasilkan di halaman Login ini.

2.

Home Aktor : Admin, calon majikan dan agency

Menu ini merupakan menu utama yang muncul bila admin, calon majikan, dan agency membuka website perusahaan. Disini admin, calon majikan, dan agency mempunyai hak akses read.

a. Data Entri:

Didalam menu ini tidak ada data yang di entri.


Bagi admin, proses yang terjadi adalah admin memiliki hak untuk melihat daftar member/user yang terdaftar, dapat melihat tampilan ubah update Request Status, menambah CTKI yang siap berangkat, dan dapat melihat daftar CTKI yang siap berangkat yang telah dimasukan

Bagi calon majikan dan agency, proses yang terjadi adalah calon majikan dan agency memiliki ha untuk melihat menu My Profile dan dapat melihat menu Request Status.

Bagi admin, calon majikan, dan agency mereka dapat melakukan kontak langsung dengan PT. Sriti Rukma Lestari, serta dapat melakukan Logout.


Informasi yang dihasilkan adalah tulisan welcome “user”/admin yang menandakan telah masuk ke halaman Login, status dari user apakah dia calon majikan atau agency.

97



Data Yang Akan Dientri, Proses Yang Akan Dilakukan atau Informasi Yang Akan Dihasilkan oleh Fungsi/Menu Terhadap Aktor Menu-menu yang dapat diakses oleh calon majikan/agency adalah sebagai berikut :

- Home

- Profile

- Maid

- Contact

- Registration

- FAQ

- My Profile

- Request Status

Menu-menu yang dapat diakses oleh admin adalah seperti berikut :

- Home

- Profile

- Maid

- Contact

- Registration

- FAQ

- Member

- Update Request Status

- Add Applicants

- List Applicants

- List Maid

3. Profile Aktor : Calon majikan, agency

Didalam menu profile ini berisi profile dari PT. Sriti Rukma Lestari. User

a. Data Entri:

Tidak ada data yang di entri pada menu ini.


Pada menu ini user dapat melihat profile dari PT.

98




memiliki hak akses read. Sriti Rukma Lestari.


Profile dari PT. Sriti Rukma Lestari.

4. Maid Aktor : Calon majikan dan agency

Didalam menu ini calon majikan dan agency dapat melihat daftar CTKI yang siap diberangkatkan berdasarkan Negara tujuan dari CTKI, selain itu calon majikan dan agency dapat memilih CTKI yang sesuai kebutuhan. User memiliki hak akses read dan insert.

a.Data Entri :

data yang di entri adalah data CTKI yang dipilih oleh calon majikan/agency.

b.Proses yang dilakukan :

Proses yang dilakukan pada menu ini adalah calon majikan/agency melihat daftar CTKI yang siap berangkat, kemudian memilih CTKI yang sesuai dengan kebutuhan, lalu pilihan tersebut akan terhubung dengan database.

c.Informasi yang dihasilkan :

calon majikan dapat melihat daftar CTKI siap berangkat yang diambil dari database.

5. Contact Actor : Calon majikan dan agency

Didalam menu ini calon majikan dan agency memiliki hak akses read, write, insert.

a.Data entri :

Data yang di input adalah nama, no. telepon, Message.


User mengisi form yang ada kemudian mengirimkannya kepada perusahaan

c. Informasi yang dihasilkan :

informasi dari isi form dan message yang disampaikan.

6. Registration Aktor : Calon majikan, agency

Didalam menu ini, para calon majikan dan Agency mempunyai hak akses insert, read, dan write.

a. Data entri:

Company name, first name, last name, address line 1, address line 2, city, country, Province, postal code, phone, username, password, confirm password.


Pengisian form, pengiriman dan penyimpanan isi

99



Data Yang Akan Dientri, Proses Yang Akan Dilakukan atau Informasi Yang Akan Dihasilkan oleh Fungsi/Menu Terhadap Aktor form ke database perusahaan


Informasi dari data diri(profile) tersebut dapat dilihat di menu My Profile, semua data diri yang pernah di entry dapat dilihat di menu ini.

7. FAQ Aktor : Calon majikan dan agency

Didalam halaman FAQ setiap user dapat melihat pertanyaan-pertanyaan yang umum untuk ditanyakan serta jawaban yang telah disediakan oleh admin

User(calon majikan/agency) mempunyai hak akses read.

a.Data entri :

Data yang diinput tidak ada.


Setelah user melihat pertanyaan yang ingin mereka lihat, mereka dapat langsung melihat jawabannya.


Jawaban-jawaban dari pertanyaan-pertanyaan yang umum untuk ditanyakan.

8. Member Aktor : Admin

Didalam halaman ini admin dapat melihat daftar member dari perusahaan, dan juga dapat merubah status dari calon majikan menjadi agency.

Admin memiliki hak akses read dan update.

a.Data entri :

data yang di input adalah data perubahan status calon majikan menjadi agency.

b. Proses yang dilakukan :

Admin dapat melihat daftar member yang ada, kemudian bila salah satu calon majikan telah mengajukan diri sebagai agency maka admin dapat merubah status calon majikan tersebut menjadi agency denga mengeklik pilihan set as agency.

c. informasi yang dihasilkan :

daftar dari member yang telah mendaftar dan status dari member tersebut apakah calon majikan atau agency.

9. Update Request Status

Aktor : Admin

Didalam halaman ini admin dapat merubah status dari CTKI yang siap diberangkatkan.

Admin memiliki hak akses

a.Data entri :

Data yang di input adalah status terbaru dari CTKI yang telah dipilih.


Admin merubah status terbaru dari CTKI yang dipilih oleh calon majikan dan agency. Kemudian

100




read,write, update. calon majikan dan agency mensubmit status tersebut.


daftar CTKI yang telah dipilih dan Status terakhir dari CTKI yang telah dipilih calon majikan.

10. Add Applicants Aktor : Admin

Dalam halaman ini admin dapat menambahkan data orang yang melamar sebagai CTKI.

Admin mempunyai hak akses read,write,insert.

a.Data entri :

data yang diinput adalah no., nama, tempat tanggal lahir, pendidikan, status, asal daerah, pengalaman , tujuan Negara, dan photo.


Pengisian form, pengiriman dan penyimpan kedalam database perusahaan.


informasi dari data pelamar yang dimasukan tersebut.

11. List Applicant Aktor : Admin

Dalam halama ini admin dapat melihat daftar dari pelamar PT.Sriti Rukma Lestari. Selain itu pelamar yang sudah siap diberangkatkan dapat langsung dipindahkan ke dalam database maid. Selain itu admin dapat menghapus data tersebut.

Admin mempunyai hak akses read, write, insert, dan update.

a.Data entri :

data yang diinput adalah bila ada data CTKI yang dihapus, dan dirubah yang sebelumnya pelamar menjadi CTKI.


admin melihat daftar pelamar yang telah dimasukan sebelumnya, kemudian admin dapat menghapus data tersebut dengan memilih menu delete, selain itu bila pelamar tersebut telah diterima dan telah siap berangkat, admin dapat memindahkannya ke list maid dengan memilih menu set as maid.


daftar pelamar dari PT. Sriti Rukma Lestari yang telah dimasukan dan diambil dari database.

12. List Maid Aktor : Admin

Dalam halaman ini admin dapat melihat daftar dari CTKI yang telah dimasukan,

a.Data entri :

data yang di entri adalah bila ada data CTKI yang dihapus.

101




kemudian admin bisa menghapus data tersebut.

Admin mempunyai hak akses read dan update.


admin melihat daftar CTKI siap berangkat yang telah dimasukan, kemudian admin dapat menghapus data tersebut dengan memilih pilihan delete.


daftar CTKI siap berangkat yang telah dimasukan yang diambil dari database.

13. My Profile Aktor : Calon majikan dan agency

Dalam halaman ini calon majikan dan agency dapat melihat dan mengupdate profil yang telah diisi ketika user mendaftar.

Calon majikan dan agency memiliki hak akses read, write, insert, dan update.

a.Data entri :

data yang dientri adalah update profile hanya bila diperlukan.


Calon majikan dan agency dapat mengupdate data dirinya apabila sewaktu-waktu terjadi perubahan.\


Data diri yang pernah di entri pada halaman registrasi dapat dilihat di menu ini.

14. Request Status Aktor : Calon majikan dan agency

Dalam menu ini setiap user dapat melihat status terbaru dari CTKI yang dipilih.

Calon majikan dan agency memiliki hak akses read.

a.Data entri :

Data yang dimasukkan tidak ada.

b. Proses yang dilakukan :

Proses yang terjadi adalah calon majikan dan agency dapat melihat status terbaru dari CTKI yang telah dipilihnya.


Status terbaru dari CTKI yang telah dipilih.

3.5.2 Perancangan Layar (Storyboard)

Dari perancangan struktur menu, dihasilkan rancanga layar yang akan digunakan

dalam struktur menu sebagai berikut :

102

Tabel 3.18 Fungsi/Menu vs Layar (Storyboard)

No. Fungsi/Menu

Aplikasi

Digunakan Pada Proses Bisnis Baru

Nama Layar (Storyboard)

1. Login - Proses Login

1a. Login

User yang dapat melakukan Login terbagi menjadi Admin, Calon majikan, Agency. Dengan melakukan Login maka user mempunyai hak untuk mengakses halamannya masing-masing.

2. Home - Proses Chat 2a. Home

Bagi calon majikan dan agency tersedia aplikasi My Profile yang berisikan profil dari calon majikan dan agency secara lengkap dan aplikasi Request Status untuk melihat status terbaru dari CTKI yang dipilih oleh user.

Bagi admin tersedia aplikasi member untuk meihat daftar member yang terdaftar, update Request Status untuk merubah status dari CTKI yang telah dipilih, add applicants untuk menambah daftar pelamar baru, list applicants untuk melihat daftar pelamar dan memindahkannya ke list maid jika telah siap diberangkatkan, dan list maid untuk melihat CTKI siap berangkat yag telah dimasukan.

3. Maid - Proses pemilihan CTKI

3a. Hongkong

Didalam menu ini calon majikan dan agency dapat melihat daftar CTKI yang siap berangkat dengan tujuan Negara ke Hongkong. Selain itu calon majikan dan agency dapat memilih CTKI yang sesuai dengan kebutuhan.

3b. Malaysia

Didalam menu ini calon majikan dan agency dapat melihat daftar CTKI yang siap berangkat dengan tujuan Negara ke Malaysia. Selain itu calon majikan dan agency dapat memilih CTKI yang sesuai dengan kebutuhan.

3c. Taiwan

Didalam menu ini calon majikan dan agency dapat melihat daftar CTKI yang siap berangkat dengan tujuan Negara ke Taiwan. Selain itu calon majikan dan agency dapat memilih CTKI yang sesuai dengan kebutuhan.

3d. Singapore

Didalam menu ini calon majikan dan agency dapat melihat

103

No. Fungsi/Menu

Aplikasi

Digunakan Pada Proses Bisnis Baru

Nama Layar (Storyboard)

daftar CTKI yang siap berangkat dengan tujuan Negara ke Singapore. Selain itu calon majikan dan agency dapat memilih CTKI yang sesuai dengan kebutuhan.

3e.Macau

Didalam menu ini calon majikan dan agency dapat melihat daftar CTKI yang siap berangkat dengan tujuan Negara ke Macau. Selain itu calon majikan dan agency dapat memilih CTKI yang sesuai dengan kebutuhan.

4. Member -Proses view member 4a.Member

Didalam halaman ini admin dapat melihat daftar member dari perusahaan, dan juga dapat merubah status dari calon majikan menjadi agency.

5. Update Request Status

- Proses Pergantian status

5a.Update Request Status

Didalam halaman ini admin dapat merubah status dari CTKI yang siap diberangkatkan.

6. Add applicants - Proses penambahan dan penyimpanan daftar pelamar.

6a. Add applicants

Dalam halaman ini admin dapat menambahkan data pelamar PT. Sriti Rukma Lestari

7. List applicants -Proses view applicants -Proses update applicant

7a. List Applicants

Dalam halaman ini admin dapat melihat daftar dari pelamar yang telah dimasukan, kemudian admin bisa menghapus data tersebut dan setelah pelamar tersebut diterima dan siap berangkat maka dapat dipindah ke list maid.

8. List maid -Proses view maid 7a. List Maid

Dalam halaman ini admin dapat melihat daftar dari CTKI yang telah dimasukan, kemudian admin bisa menghapus data tersebut.

9. My Profile - Proses view profile - Proses update profile

8a. My Profile

Dalam halaman ini calon majikan dan agency dapat melihat dan mengupdate profil yang telah diisi ketika user mendaftar.

10. Request Status -Proses view status 9a. Request Status Dalam menu ini setiap user dapat melihat status terbaru dari CTKI yang dipilih.

104

Berikut adalah rancangan layar dari aplikasi :

1. Rancangan Layar Home

Username Password

Login

Menu • Home • Profile • Maid

‐ Hongkong ‐ Malaysia ‐ Taiwan ‐ Singapore ‐ Macau

• Contact • Registration • FAQ

Chat With Us

Copyrighted Gambar 3.38 Rancangan Layar Home

Keterangan Rancangan Layar :

Pada layar Home ini, admin, calon majikan, dan agency dapat melihat

aplikasi profile untuk melihat profil dari perusahaan, aplikasi maid untuk melihat

CTKI yang tersedia berdasarkan Negara tujuan, aplikasi contact, registration,

FAQ, dan aplikasi chat untuk berbicara dengan admin dari perusahaan, aplikasi

LOGO

Online

105

ini juga tersedia pada rancangan layar Home(admin) dan layar Home(calon

majikan/agency). Selain itu pada layar ini terdapat juga aplikasi Login untuk

masuk ke halaman admin atau user sesuai dengan username yang dimasukan.

2. Rancangan Layar Home(admin)

Welcome Admin

Logout

Member Update Request Status

Add Applicants

List Applicants

List Maid

Chat With Us




Copyrighted Gambar 3.39 Rancangan Layar Home(admin)


Pada rancangan layar Home admin, tersedia aplikasi member untuk

melihat daftar member yang terdaftar, aplikasi Request Status untuk melihat dan

merubah status terakhir CTKI yang telah dipilih, aplikasi list maid untuk melihat

CTKI yang tersedia, aplikasi add applicants untuk menambah daftar pelamar,

LOGO

Online

106

dan aplikasi list applicants untuk melihat daftar pelamar. Selain itu terdapat juga

aplikasi log out untuk keluar dari halaman Home(admin).

3. Rancangan Layar Home(calon majikan dan agency)

Welcome User xxxxx

Logout

My Profile Request Status Edit Profile

Chat With Us




Copyrighted

Gambar 3.40 Rancangan Layar Home(Calon majikan dan agency)


Pada rancangan layar Home(calon majikan/agency), tersedia aplikasi My

Profile untuk melihat profil dari calon majikan/agency, aplikasi Request Status

untuk melihat status terbaru dari CTKI yang telah dipilih. Pada halaman ini bila

aplikasi maid dipilih maka selain dapat melihat CTKI yang siap berangkat, calon

majikan/agency juga dapat memilih CTKI yang dibutuhkan secara langsung pada

LOGO

Online

107

aplikasi tersebut. Selain itu terdapat aplikasi Logout untuk keluar dari layar

Home(calon majikan/agency).

4. Rancangan Layar Profile

Username Password

Login




Profile PT.Sriti Rukma Lestari xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Chat With Us

Copyrighted Gambar 3.41 Rancangan Layar Profile perusahaan


Layar ini menampilkan profil lengkap dari PT. Sriti Rukma Lestari

seperti sejarah berdirinya perusahaan, struktur organisasi, alamat perusahaan dan

informasi lainnya.

LOGO

Online

108

5. Rancangan Layar Maid(calon majikan dan agency)

Welcome

User xxxxx

Logout


Maid ID Nama Photo Biodata

TW.001 xxxxxxxx Nama : Umur: Asal daerah : Pengalaman kerja :

TW.002 xxxxxxx Nama : Umur: Asal daerah : Pengalaman kerja

TW.003 xxxxxxxxxxx Nama : Umur: Asal daerah : Pengalaman kerja

TW.004 xxxxxxxxxxx Nama : Umur: Asal daerah : Pengalaman kerja

1 2 3 4 5 6 7 Next>>

Chat With Us




Copyrighted Gambar 3.42 Rancangan Layar maid(calon majikan dan agency)

LOGO

Online

PIC

PIC

PIC

PIC

View

Select

View

Select

Select

View

View

Select

109


Halaman ini berisikan data CTKI yang siap berangkat yang diambil dari

database yang sebelumnya telah dimasukan oleh admin. Bila user belum Login

maka hanya dapat melihat detail dari CTKI, bila telah melakukan Login maka

terdapat aplikasi select untuk memilih CTKI yang tersedia tersebut.

6. Rancangan Layar Contact

Welcome User xxxxx

Logout


Contact Us Name Tel. No Message Verification + =

Chat With Us




Copyrighted Gambar 3.43 Rancangan Layar Contact


Pada rancangan layar ini, tersedia aplikasi untuk mengirimkan pesan

kepada perusahaan dengan mengisi form yang ada.

LOGO

Online

Submit

110

7. Rancangan Layar Registration

Username Password

Login




Registration

*First Name Last Name *Address Line 1 Address Line 2 *City *Country *State *Phone *Username *Password *Confirm password

Chat With Us

Copyrighted Gambar 3.44 Rancangan Layar Registration


Halaman ini berisi form registrasi yang harus diisi oleh user bila ingin

mendaftar.Field yang harus diisi berupa company name, first name, last name,

LOGO

Online

Submit

111

address, city, country, state, phone, username, password, confirm password. Lalu

tekan tombol submit.

8. Rancangan Layar FAQ

Username Password

Login




FAQ Q : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx A : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Q : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx A : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Q : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx A : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Q : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx A : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Q : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx A : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Chat With Us

Copyrighted Gambar 3.45 Rancangan Layar FAQ


Halaman ini berisi pertanyaan-pertanyaan yang sering muncul disertai

dengan jawabannya yang berkaitan tentang seputar peraturan dan ketentuan PT.

Sriti Rukma Lestari juga masalah-masalah teknis lainnya.

LOGO

Online

112

9. Rancangan Layar Member(admin)

Welcome Admin

Logout


Add Applicants

List Applicants

List Maid

No. Member 1 A Delete Set as Agency 2 B Delete Set as Agency 3 C Delete Set as Agency 4 D Delete Set as Agency

Chat With Us




Copyrighted Gambar 3.46 Rancangan Layar Member(admin)


Halaman ini menampilkan daftar member yang yang telah terdaftar pada

PT. Sriti Rukma Lestari yang diambil dari database. Selain itu terdapat juga

aplikasi delete untuk menghapus member, dan juga set as agency untuk merubah

status member menjadi agency.

LOGO

Online

113

10. Rancangan Layar Update Request Status(admin)

Welcome Admin

Logout


Add Applicants

List Applicants

List Maid

No. Member Status 1 A

Maid Selected : xxxx Date : xx/xx/xxxx

Pending

Update 2 B


Pending

Update 3 C


Pending

Update

Chat With Us




Copyrighted Gambar 3.47 Rancangan Layar Request Status(admin)


Halaman ini menampilkan daftar calon majikan/agency beserta CTKI

yang dipilih dan juga menampilkan status terakhir dari CTKI yang dipilih

tersebut, selain itu terdapat juga aplikasi update untuk merubah status terbaru

dari CTKI yang dipilih.

LOGO

Online

114

11. Rancangan Layar List Maid(admin)

Welcome Admin

Logout


Add Applicants

List Applicants

List Maid

No. Maid

No. Name

1 TW.001 Xxxxxxxxx Delete Edit 2 TW.002 Xxxxxxxxx Delete Edit 3 TW.003 Xxxxxxxxx Delete Edit

Chat With Us




Copyrighted Gambar 3.48 Rancangan Layar List Maid(admin)


Halaman ini menampilkan daftar CTKI siap berangkat yang telah dimasukan ke

dalam database. Selain itu terdapat aplikasi delete untuk menghapus CTKI, dan juga

aplikasi edit untuk merubah data dari CTKI.

LOGO

Online

115

12. Rancangan Layar Edit Maid(admin)

Welcome Admin

Logout


Add Applicants

List Applicants

List Maid

Edit Maid

No. Name Date of birth Education Status Regional Experience Destination Photo

Chat With Us




Copyrighted Gambar 3.49 Rancangan Layar Edit Maid(admin)


LOGO

Online

xxxxx

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Browse Upload

Edit Reset

xxxxx

xxxxx

xxxxx

xxxxx

xxxxx

xxxxx

116

Pada halaman ini, admin dapat merubah data CTKI yang sebelumnya

telah dimasukan. Bila sudah fixed maka tekan tombol edit.

13. Rancangan Layar Add Applicants(admin)

Welcome Admin

Logout


Add Applicants

List Applicants

List Maid

Add Applicants

No. Name Date of birth Education Status Regional Experience Destination Photo

Chat With Us




Copyrighted Gambar 3.50 Rancangan Layar Add Maid(admin)

LOGO

Online

xxxxx

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Browse Upload

Save Reset

xxxxx

xxxxx

xxxxx

xxxxx

xxxxx

xxxxx

117


Pada halaman ini admin dapat menambah pelamar pada PT. Sriti Rukma

Lestari. Field yang diisi berupa nomor pelamar, nama, tempat tanggal lahir,

pendidikan, status, asal daerah, pengalaman, Negara tujuan, dan photo. Bila

sudah diisi pilih tombol save.

14. Rancangan Layar List Applicants(Admin)

Welcome Admin

Logout


Add Applicants

List Applicants

List Maid

No. Applicant

No. Name

1 TD.001 Xxxxxxxxx Delete Edit Set As Maid2 TD.002 Xxxxxxxxx Delete Edit Set As Maid3 TD.003 Xxxxxxxxx Delete Edit Set As Maid

Chat With Us




Copyrighted Gambar 3.51 Rancangan Layar List Applicants(admin)


Halaman ini menampilkan daftar pelamar yang telah mendaftar pada PT.

Sriti Rukma Lestari yang dimasukan ke dalam database. Selain itu terdapat

LOGO

Online

118

aplikasi delete untuk menghapus pelamar, aplikasi edit untuk merubah data dari

pelamar dan juga aplikasi set as maid untuk memasukan pelamar yang telah

diterima dan siap berangkat ke dalam list maid.

15. Rancangan Layar My Profile(calon majikan dan agency)

Welcome User xxxxx

Logout


My Profle Name : xxxxxxxxx Address : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx City : xxxxxxxxxxxxxxxx Country : xxxxxxxxxxx Phone : xxxxxxxxxxxx Postal Code : xxxxxxxxxxxxxxxxxx

Chat With Us




Copyrighted Gambar 3.52 Rancangan Layar My Profile(calon majikan dan agency)


Halaman ini berisi profil lengkap dari user sesuai dengan apa yang diisi

ketika melakukan pendaftaran. Terdapat juga aplikasi edit untuk merubah profil

dari user.

LOGO

Online

Edit

119

16. Rancangan Layar Request Status(calon majikan dan agency)

Welcome User xxxxx

Logout

My Profile Request Status Edit Profile No. Maid Status 1 TW.001 XXXXXX OK, Process until pasport 2 TW.002 XXXXXX Waiting

Chat With Us




Copyrighted Gambar 3.53 Rancangan Layar Request Status(calon majikan dan agency)

Keterangan Rancanga Layar :

Halaman ini berisi status terbaru dari CTKI yang dipilih oleh calon

majikan/agency.

3.6 Perancangan Spesifikasi Proses

3.6.1 Pseudocode Untuk Proses Login

Buka Modul Login

Masukan Username dan Password

Jika Input Username sama dengan data username dan

LOGO

Online

120

Input password sama dengan data password dan

Cek status username yang di input

Tampilkan Modul Home sesuai status username

Akhir jika

Jika username dan password tidak valid

Maka kembali ke halaman Login

Tampilkan pesan, username dan password tidak cocok

Akhir jika

Akhir Modul Login

3.6.2 Pseudocode Untuk Proses Layar Home calon majikan dan agency

Buka Modul Home

Jika pilih “Profile”, maka buka modul “Profile”.

Jika pilih “Maid”, maka buka modul “Maid”.

Jika pilih “Contact”, maka buka modul “Contact”.

Jika pilih “Registration”, maka buka modul “Registration”.

Jika pilih “FAQ”, maka buka modul “FAQ”.

Jika pilih “My Profile”, maka buka modul “My Profile”.

Jika pilih “Request Status”, maka buka modul “Request Status”.

Jika pilih “Logout”, maka buka modul “Login”.

Akhir modul Home

3.6.3 Pseudocode Untuk Proses Layar My Profile

Jika pilihan My Profile dipilih

Maka tabel My Profile ditampilkan

Jika pilihan Edit Profile dipilih

121

Maka masuk ke haaman Edit Profile

Jika save ditekan

Maka data sudah di edit dan tersimpan di database user

Akhir jika

Jika reset dipilih maka akan kembali ke awal Edit Profile

Akhir jika

Akhir Jika

3.6.4 Pseudocode Untuk Proses Layar Request Status

Jika pilihan Request Status dipilih

Maka tabel Request Status ditampilkan

Akhir jika

3.6.5 Pseudocode Untuk Proses Maid calon majikan dan agency

Jika pilihan Maid diplih

Maka tabel Maid ditampilkan

Jika View ditekan

Maka tampilkan detail dari CTKI

Akhir jika

Jika select ditekan

Maka data pilihan akan tersimpan di database

Akhir jika

Akhir jika

3.6.6 Pseudocode Untuk Proses Layar Home Admin

Buka Modul Home

Jika pilih “Profile”, maka buka modul “Profile”.

122

Jika pilih “Maid”, maka buka modul “Maid”.

Jika pilih “Contact”, maka buka modul “Contact”.

Jika pilih “Registration”, maka buka modul “Registration”.

Jika pilih “FAQ”, maka buka modul “FAQ”.

Jika pilih “Member”, maka buka modul “Member”.

Jika pilih “Request Status”, maka buka modul “Request Status”.

Jika pilih “List Maid”, maka buka modul “List Maid”.

Jika pilih “Add Applicants”, maka buka modul “Add Applicants”.

Jika pilih “List Applicants”, maka buka modul “List Applicants”.

Jika pilih “Logout”, maka buka modul “Login”.

Akhir modul Home

3.6.7 Pseudocode Untuk Proses Member

Jika pilihan Member dipilih

Maka tabel Member ditampilkan

Jika pilihan delete dipilih

Maka data sudah di-delete dari database

Jika set as agency dipilih

Maka data status user berubah menjadi agency dan tersimpan di database

Akhir jika

Akhir Jika

Akhir Jika

3.6.8 Pseudocode Untuk Proses Request Status(admin)

Jika pilihan Request Status dipilih

Maka tabel Request Status ditampilkan

123

Jika pilihan update dipilih

Maka masuk ke halaman update status

Jika save ditekan

Maka status sudah di update dan tersimpan di database

Akhir jika

Akhir jika

Akhir jika

3.6.9 Pseudocode Untuk Proses List Maid

Jika pilihan list maid dipilih

Maka tabel list maid ditampilkan


Maka data sudah di-delete dan tersimpan di database

Jika pilihan edt dipilih

Maka masuk ke halaman edit maid

Jika save ditekan

Maka data sudah di-edit dan tersimpan di database

Akhir jika

Akhir jika

Akhir jika

Akhir jika

3.6.10 Pseudocode Untuk Proses Add Applicants

Jika pilihan add applicants dipilih

Maka tabel add applicants ditampilkan

Jika button save ditekan

124

Maka data akan disimpan ke database

Akhir jika

Akhir jika

3.6.11 Pseudocode Untuk Proses List Applicants

Jika pilihan list Applicants dipilih

Maka tabel list Applicants ditampilkan


Maka data sudah di-delete dan tersimpan di database

Jika pilihan edt dipilih

Maka masuk ke halaman edit maid

Jika save ditekan

Maka data sudah di-edit dan tersimpan di database

Akhir jika

Jika pilihan set as maid dipilih

Maka data applicants pindah ke database maid.

Akhir jika

Akhir jika

Akhir jika

3.6.12 Pseudocode Untuk Proses Logout

Jika Pilihan logout dipilih

Maka destroy session

Tampilkan halaman login

Akhir jika

bab 3 analisis dan perancangan sistem 3.1 gambaran …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2010-1-00243-if...

Documents