8

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Sistem Informasi

2.1.1 Pengertian Sistem

Menurut Tata Sutabri (2012: 2-3), terdapat dua kelompok pendekatan

didalam mendefinisikan sistem, yaitu kelompok yang menekankan pada

prosedur dan kelompok yang menekankan pada elemen atau komponennya.

Pendekatan yang menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai

suatu jaringan kerja prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul

bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu

saran tertentu. Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada

elemen atau komponen mendefinisikan sistem sebagai kumpulan elemen yang

berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Secara sederhana sistem

dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpuanan dari unsur, komponen,

atau variabel yang terorganisasikan, saling berinteraksi, saling tergantung satu

sama lain dan terpadu.

Menurut Elisabeth, Yunarso, dan Putro (2012: 1), sistem merupakan

sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk

mencapai suatu tujuan tertentu. Suatu sistem tidak selalu memiliki kombinasi

elemen-elemen yang sama, tetapi susunan dasar suatu sistem itu sama seperti

adanya input/masukan yang akan diubah menjadi output atau keluaran melalui

suatu proses atau transformasi. Suatu mekanisme pengendalian akan memantau

proses transformasi untuk meyakinkan bahwa sistem telah memenuhi

tujuannya.

Menurut O’Brien dan Marakas (2010: 37), kelompok komponen yang

saling terkait, dengan batas yang jelas, bekerja ke arah pencapaian tujuan

bersama dengan menerima input dan menghasilkan output dalam proses

transformasi yang terorganisasi

Menurut Gelinas dan Dull (2008: 11), lebih spesifik mengatakan bahwa

sistem adalah sekumpulan elemen yang saling tergantung satu sama lain

dimana mereka bersama-sama menyelesaikan tujuan yang spesifik.

Model umum dari sebuah sistem terdiri dari input, process, dan output.

Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana mengingat

sebuah dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran sekaligus. Selain itu

9

sebuah sistem juga memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang

mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem (Tata

Sutabri, 2012: 13-14). Didalam bukunya adapun karakteristik yang dimaksud

adalah sebagai berikut:

a. Komponen sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang

bekerja sama membentuk suatu kesatuan.

b. Batasan sistem (Boundary)

Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem

dengan sistem lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya.

c. Lingkungan luar sistem (Environment)

Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang

mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut dengan lingkungan luar

sistem.

d. Penghubung sistem (Interface)

Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lain disebut

dengan penghubung sistem atau interface.

e. Masukan sistem (Input)

Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukan sistem, yang

dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input).

f. Keluaran sistem (Output)

Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang

berguna.

g. Pengolah sistem (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan

manjadi keluaran.

h. Sasaran sistem (Objective)

Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat

determanistik.

10

2.1.2 Pengertian Informasi

Seperti yang dipaparkan oleh Tata Sutabri (2012: 21-22), informasi

merupakan proses lebih lanjut dari data yang sudah memiliki nilai tambah.

Informasi dapat dikelompokkan menjadi 3 bagian, yaitu :

a. Informasi Strategis. Informasi ini digunakan untuk mengambil keputusan

jangka panjang, yang mencakup informasi eksternal, rencana perluasan

perusahaan, dan sebagainya.

b. Informasi Taktis. Informasi ini dibutuhkan untuk mengambil keputusan jangka

panjang menengah, seperti informasi tren penjualan yang dapat dimanfaatkan

untuk menyusun rencana penjualan.

c. Informasi Teknis. Informasi ini dibutuhkan untuk keperluan oprasional sehari-

hari, seperti informasi persediaan stock, retur penjualan, dan laporan kas

harian.

Menurut O’Brien dan Marakas (2010: 34), informasi merupakan data

yang telah diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi para pemakai

akhir tertentu.

Sedangkan menurut Gelinas dan Dull (2008: 17), informasi adalah data

yang dipresentasikan dalam bentuk yang berguna untuk aktivitas pengambilan

keputusan.

2.1.3 Pengertian Sistem Informasi

Seperti yang dipaparkan oleh Hall (2008: 6), sistem informasi adalah

sebuah rangkaian prosedur formal di mana data dikumpulkan, diproses

menjadi informasi dan distribusikan atau disebarkan kepada para pemakai.

Sedangkan menurut Gelinas dan Dull (2008: 13), “An Information

System (IS) or Management Information System (MSI) is a man made system

that generally consistes of an integrated set of computer-based Components

and manual componenets established to collect, store, and manage data to

provide output inFormation to Users” Dari pengertian tersebut dapat diartikan

bahwa sistem informasi adalah rangkaian prosedur Formal yang mendukung

operasi organisasi serta menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh

pengguna.

Dikutip dari sebuah jurnal, menurut Reddy et al (2009: 61), MIS adalah

sebuah studi yang memberikan informasi kepada orang-orang yang membuat

11

pilihan tentang disposisi sumber daya berharga pada waktu yang tepat, akurat,

dan lengkap dengan biaya ekonomi kognitif yang minimal dan untuk akuisisi,

pengolahan, penyimpanan, dan pengambilan. MIS menyediakan beberapa

keuntungan organisasi bisnis: menjadi lebih efektif dan efisien berkoordinasi

antar departemen; cepat dan dapat dihandalkan, mengakses data dan dokumen

yang relevan, kurangnya penggunaan tenaga kerja, pergaikan dalam teknik

organisasi departemen, dan mendukung kegiatan sehari-hari.

Menurut Pusica, dan Pusica (2009: 61), komponen dari sistem

informasi adalah:

1. Hardware (computers)

2. Software (program untuk komputer).

3. Orgware (organisasi yang menggunakan sistem informasi).

4. Lifeware (seseorang yang menggunakan dan memodifikasi sistem

informasi).

5. Database (database untuk menyimpan dan memperoleh informasi untuk

sistem sesungguhnya).

6. Netware (komunikasi antar sistem informasi dan pengguna).

2.2 Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Jones dan Rama (2009: 6), sistem Informasi Akuntansi adalah suatu

subsistem dari sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi akuntansi,

keuangan dan informasi lain yang diperoleh dalam proses rutin transaksi akuntansi.

2.2.1 Siklus Transaksi pada Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Jones dan Rama (2009: 3), terdapat tiga siklus transaksi utama,

yaitu :

1. Siklus pemerolehan/pembelian (acquisition/purchasing cycle) adalah

proses pembelian dan pembayaran untuk barang-barang dan jasa.

2. Siklus konversi (conversion cycle) adalah proses mengubah sumber daya

yang diperoleh menjadi barang-barang dan jasa.

3. Siklus pendapatan (revenue cycle) adalah proses menyediakan barang atau

jasa untuk para pelanggan dan menagih uangnya.

2.2.2 Tujuan dan Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Jones dan Rama (2009: 7), sistem informasi memiliki lima

macam penggunaan informasi akuntansi, yaitu :

12

1. Membuat laporan eksternal.

Perusahaan menggunakan sistem informasi akuntansi untuk menghasilkan

laporan-laporan khusus untuk memenuhi kebutuhuan informasi dari para

investor, kreditor, dinas, pajak, badan-badan pemerintah, dan yang lain.

2. Mendukung aktivitas rutin.

Para manajer memerlukan satu sistem informasi akuntansi untuk

menangani aktivitas operasi rutin sepanjang siklus operasi perusahaan.

3. Mendukung pengambilan keputusan.

Informasi juga diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan yang

tidak rutin pada semua tingkat dari suatu organisasi.

4. Perencanaan dan pengendalian

Suatu sistem informasi juga diperlukan untuk aktivitas perencanaan dan

pengendalian.

5. Menerapkan pengendalian internal

Pengendalian internal (internal control) mencakup kebijakan-kebijakan,

prosedur-prosedur, dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi

aset-aset perusahaan dari kerugian atau korupsi, dan untuk memelihara

keakuratan data keuangan.

2.3. Sistem Informasi Akuntansi Expenditure Cycle (Siklus Pengeluaran)

Menurut Hall (2008: 234), tujuan dari siklus pengeluaran adalah untuk

mengkonversi uang perusahaan menjadi material fisik dan sumber daya manusia

yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan perusahaan. Terdapat dua subsystem

yang membentuk siklus pengeluaran yaitu:

1) Purchases processing subsystem

2) The cash disbursements subsytem

2.3.1 Purchase Processing Subsystem

Menurut Hall (2008: 235-240), prosedur pembelian termasuk

melibatkan tugas didalam mengidentifikasi kebutuhan persediaan,

menempatkan pemesanan, menerima persediaan, dan pengakuan kewajiban.

Terdapat kegiatan didalam proses pembelian diantaranya:

(1) Monitor Inventory Records, terdapat dokumen yang terkait yaitu

purchase requisition (PR).

13

(2) Prepare Purchase Order, terdapat dokumen yang terkait yaitu

purchase order (PO).

(3) Recive Goods, terdapat dokumen yang terkait yaitu receiving record.

(4) Update Inventory Records

(5) Set Up Account Payable, terdapat dokumen yang terkait yaitu supplier

invoice.

2.3.2 The Cash Disbursements System

Menurut Hall (2008: 243), cash disbursements system sebuah proses

pembayaran dari dibuatnya obligasi didalam sistem pembayaran. Tujuan dari

prinsip ini adalah memastikan bahwa hanya creditor yang sah untuk menerima

pembayaran dan jumlah pembayarannya disiapkan dengan tepat waktu dan

benar.

Menurut Soemarso (2008: 323-325), dari segi akuntansi, yang

dimaksud dengan kas adalah segala sesuatu (baik yang berbentuk uang atau

bukan) yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebaga alat pelunasan

kewajiban pada nilai nominalnya. Termasuk sebagai kas adalah rekening giro

di bank dan uang kas yang ada di perusahaan. Prosedur pengeluaran kas harus

memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Semua pengeluaran dilakukan dengan check. Pengeluaran-

pengeluaran dalam jumlah kecil dilakukan melalui dana kas kecil.

2. Semua pengeluaran kas harus memperoleh persetujuan dari yang

berwenang terlebih dahulu.

3. Terdapat pemisahan tugas antara yang berhak menyetujui

pengeluaran kas, yang menyimpan uang kas dan melakukan

pengeluaran serta yang mencatat pengeluaran kas.

2.3.3 Pengertian Pembelian

Menurut Gelinas dan Dull (2008: 420), proses pembelian merupakan

suatu struktur interaksi antara orang-orang, peralatan, metode-metode, dan

pengendalian yang dirancang untuk mencapai fungsi-fungsi utama sebagai

berikut:

1. Menangani rutinitas pekerjaan yang berulang-ulang dari bagian pembelian

dan penerimaan.

2. Mendukung pengambilan keputusan dari orang-orang yang mengatur

bagian pembelian dan penerimaan.

14

3. Membantu dalam penyajian laporan internal dan laporan eksternal.

Menurut En dan Suryandi (2011: 7), pembelian merupakan salah satu

aktivitas yang sangat penting bagi perusahaan, yaitu sebagai bagian utama dari

fungsi pengadaan untuk kebutuhan perusahaan. Tidak terkecuali dalam

perusahaan jasa, pembelian juga sangat penting agar perusahaan dapat

memberikan pelayanan jasanya kepada konsumen. Untuk itulah maka

pembelian perusahaan harus efektif.

2.3.4. Fungsi yang Terkait

Menurut Mulyadi (2010: 299-300), fungsi yang terkait dalam sistem

akuntansi pembelian adalah:

1. Fungsi Gudang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang

bertanggung jawab untuk menagjukan permintaan pembelian sesuai dengan

posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang

telah diterima oleh fungsi penerimaan.

2. Fungsi Pembelian. Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk

memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang

dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian

kepada pemasok yang dipilih.

3. Fungsi Penerimaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini

bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu,

kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau

tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.

4. Fungsi Akuntansi. Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi

pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan.

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung

jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas

keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas

keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu

utang sebagai buku pembantu utang. Dalam sistem akuntansi pembelian,

fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok

persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.

Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur berikut:

1. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.

2. Fusngsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.

15

3. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan

melakukan pemilihan pemasok.

4. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

5. Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh

pemasok.

6. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi

gudang untuk disimpan.

7. Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi

akuntansi.

8. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar

faktur dari pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang

timbul dari transaksi pembelian.

2.3.5. Tahapan Siklus Pembelian (Purchasing Cycle)

Siklus pembelian mencakup proses pembelian, penerimaan barang

maupun jasa. Setiap perusahaan memiliki tahapan siklus pembelian yang

berbeda-beda. Namun, secara umum tahapan siklus pembelian pada

perusahaan perusahaan memiliki kemiripan satu sama lain. Menurut Jones dan

Rama (2009: 24), siklus perolehan terdiri atas berbagai macam organisasi

memiliki kemiripan dan kebanyakan mencakup beberapa atau seluruh operasi

berikut ini :

1. Menghubungi pemasok.

Sebelum melakukan pembelian, sebuah perusahaan mungkin menghubungi

beberapa pemasok untuk memperoleh pemahaman tentang produk dan jasa

yang tersedia, demikian juga dengan penetapan harganya.

2. Memproses permintaan.

Dokumen permintaan yang meminta barang atau jasa mungkin pertama

kali dibuat oleh karyawan dan disetujui oleh penyelia. Permintaan ini

kemudian digunakan oleh Departemen Pembelian untuk menempatkan

pemesanan.

3. Melakukan kesepakatan dengan pemasok untuk membeli barang di masa

depan.

Kesepakatan dengan pemasok meliputi pesanan pembelian (pesanan-

pesanan sebenarnya dikirim ke pemasok) dan menghubungi pemasok.

4. Menerima barang atau jasa dari pemasok.

16

Organisasi harus memastikan bahwa barang-barang yang benarlah yang

diterima dan dalam keadaan baik. Di organisasi besar, unit penerimaan

yang terpisah bertanggung jawab atas penerimaan barang-barang tersebut.

Departemen penerimaan menerima barang dan meneruskannya ke

departemen permintaan.

5. Mengakui klaim atas barang atau jasa yang diterima.

Setelah barang diterima, pemasok akan mengirimkan faktur. Jika

tagihannya akurat, Departemen Utang Usaha mencatat faktur tersebut.

6. Memilih faktur yang akan dibayar.

Banyak perusahaan memilih faktur-faktur yang akan dibayar berdasarkan

suatu jadwal, sering kali mingguan.

7. Menulis cek.

Setelah memilih faktur yang akan dibayar, cek ditulis, ditandatangani, dan

dikirim ke pemasok.

2.3.6. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian

Menurut Mulyadi (2010: 301-302), jaringan prosedur yang membentuk

sistem akuntansi pembelian adalah:

a. Prosedur permintaan pembelian. Dalam prosedur ini fungsi gudang

mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan

pembelian kepada fungsi pembelian.

b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok. Dalam

prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran

harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga

barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinakn

pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang

diperlukan oleh perusahaan.

(1) Sistem akuntansi pembelian dengan pengadaan langsung.

(2) Sistem akuntansi pembelian dengan penunjukan langsung.

(3) Sistem akuntansi pembelian dengan lelang.

c. Prosedur order pembelian. Dalam prosedur ini fungsi pembelian

mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan

memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan

(misalnya fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang, fungsi pencatat

17

utang) mengenai order pembelian yang sudah dilkeluarkan oleh

perusahaan.

d. Prosedur permintaan barang. Dalam prosedur ini fungsi penerimaan

melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang

diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang

untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.

e. Prosedur pencatatan utang. Dalam prosedur ini fungsi akuntansi

memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat

order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan

menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber

catatan utang.

f. Prosedur distribusi pembelian. Dalam prosedur ini meliputi rekening

yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan

laporan manajemen.

2.3.7. Resiko Pelaksanaan dan Pencatatan Dalam Siklus Perolehan

Menurut Jones dan Rama (2009: 70-71), resiko pelaksanaan dan

pencatatan dalam siklus perolehan yaitu :

A. Resiko pelaksanaan untuk penerimaan barang dan jasa. Resiko pelaksanaan

adalah resiko-resiko yang berhubungan dengan pertukaran barang atau jasa

yang sebenarnya dengan pemasok.

1. Barang atau jasa yang diterima tidak terotorisasi.

2. Penerimaan barang atau jasa yang diharapkan tidak terjadi, terlambat,

atau secara tidak sengaja dilakukan dua kali.

3. Jenis barang atau jasa yang diterima salah.

4. Salah jumlah, kualitas, atau harga.

5. Salah pemasok.

B. Risiko pencatatan. Risiko pencatatan menunjukkan risiko bahwa informasi

kejadian tidak ditangkap secara akurat dalam sistem informasi perusahaan.

Sebagaimana disebutkan sebelumnya, untuk fungsi pembelian dan

penerimaan, kejadian-kejadian meliputi membuat permintaan, pesanan

pembelian, dan menerima barang dan jasa.

1. Mencatat kejadian (permintaan, pesanan pembelian, atau penerimaan)

yang tidak pernah terjadi.

18

2. Kejadian tidak dicatat sama sekali, terlambat dicatat, atau sengaja

dicatat dua kali.

3. Kesalahan dalam mencatat unsur-unsur data seperti berikut ini:

a. Jenis barang atau jasa salah.

b. Salah jumlah atau harga.

c. Agen eksternal atau internal salah

d. Salah mencatat unsur-unsur data lainnya yang disimpan di

record kejadian seperti tanggal, syarat-syarat kredit, akun buku

besar, dan sebagainya.

2.3.8. Pengendalian Internal Pada Siklus Pembelian

Menururt Jones dan Rama (2009: 72-74), pengendalian internal pada

siklus pembelian meliputi :

1. Pemisahaan tugas. Menunjukkan bagaimana tugas-tugas dipisahkan di

dalam siklus perolehan. Pengendalian internal diperkuat ketika individu

yang berbeda ditugaskan untuk otorisasi, pelaksanaan (eksekusi), dan

pencatatan transaksi.

2. Penggunaan informasi dari kejadian sebelumnya untuk mengendalikan

aktivitas

3. Urutan kejadian yang diharuskan. Diagram aktivitas mempermudah

pemahaman atas urut-urutan aktivitas yang harus terjadi.

4. Menindaklanjuti kejadian. Ketika suatu kejadian dalam sebuah siklus

terjadi, biasanya kejadian tersebut menetapkan suatu prediksi atas kejadian

lain di masa mendatang.

5. Dokumen bernomor urut.

6. Pencatatan agen internal yang bertanggung jawab atas kejadian dalam

suatu proses. Meskipun diagram aktivitas tidak menunjukkan apakah

akuntabilitas seperti itu dipelihara, diagram tersebut dapat sangat

bermanfaat dalam menganalisis kebutuhan atas pengendalian ini.

7. Pembatasan akses ke asset dan informasi. Meskipun asset tidak secara

langsung ditunjukkan pada diagram, tampak bahwa sangatlah mungkin

untuk membatasi akses hanya kepada beberapa individu.

19

8. Rekonsilisasi catatan dengan bukti fisik aset. Perhitungan fisik persediaan

secara periodic merupakan pengendalian penting yang digunakan oleh

perusahaan.

2.3.9. Dokumen yang Digunakan

Menurut Mulyadi (2010: 303-308), dokumen yang digunakan dalam

sistem akuntansi pembelian adalah:

1. Surat permintaan pembelian. Dokumen ini merupakan forumulir yang

diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta

fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan

mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut.

2. Surat permintaan penawaran harga. Dokumen ini digunakan untuk

meminta penawaran harga bagi barang yang pengedarannya tidak bersifat

berulangkali terjadi (tidak repetitife), yang menyangkut jumlah rupiah

pembelian yang besar.

3. Surat order pembelian. Dokumen ini digunakan untuk memesan barang

kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai

tembusan dengan fungsi sebagai berikut:

a. Surat order pembelian.

b. Tembusan pengakuan oleh pemasok.

c. Tembusan bagi unit peminta barang.

d. Arsip tanggal penerimaan.

e. Arsip pemasok.

f. Tembusan fungsi penerimaan.

g. Tembusan fungsi akuntansi.

4. Laporan penerimaan barang. Dokumen ini dibuat oleh fungsi

penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari

pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti

yang tercantum dalam surat order pembelian.

5. Surat perubahan order pembelian. Kadangkala diperluakan perubahan

terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan.

6. Bukti kas keluar. Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar

pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai

20

perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan

yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur

mengenai maksud pembayaran (berfungsi sebagai remittance advice)

2.3.10. Catatan Akuntansi yang Digunakan

Menurut Mulyadi (2010: 308-310), catatan akuntansi yang digunakan

untuk mencatat transaksi pembelian adalah:

1. Register bukti kas keluar (voucher register).

2. Jurnal pembelian.

3. Kartu utang.

4. Kartu persediaan.

2.4. Sistem Informasi Akuntansi Persediaan

2.4.1 Pengertian Persediaan

Menurut Mulyadi (2010: 553), dalam perusahaan dagang, persediaan

hanya terdiri dari satu golongan, yaitu persediaan barang dagangan barang

yang dibeli untuk tujuan dijual kembali.

Menurut Standar Akuntansi Keuangan (2009), persediaan adalah :

1. Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha biasa.

2. Dalam proses produksi untuk penjualan tersebut; atau

3. Dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam

proses atau pemberian jasa.

Persediaan meliputi barang yang dibeli dan dimiliki untuk dijual

kembali, misalnya, barang dagangan yang dibeli oleh pengecer untuk dijual

kembali, atau pengadaan tanah dan properti lainnya untuk dijual kembali.

Persediaan juga mencakupi barang jadi yang diproduksi, atau barang dalam

penyelesaian yang sedang diproduksi, oleh entitas serta termasuk bahan serta

perlengkapan yang akan digunakan dalam proses produksi. (PSAK No.14).

2.4.2 Prosedur Persediaan

Sistem dan prosedur yang bersangkutan dengan sistem akuntansi

persediaan menurut Mulyadi (2010: 559-575) adalah:

a. Prosedur pencatatan produk jadi.

21

Prosedur ini merupakan salah satu prosedur dalam sistem akuntansi biaya

produksi.

b. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual.

Prosedur ini merupakan salah satu prosedur dalam sistem penjualan

disamping prosedur lainnya seperti: perosedur order penjualan, prosedur

persetujuan kredit, prosedur pengiriman barang, prosedur penagihan,

prosedur pencatatan piutang.

c. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima kembali dari

pembeli.

Jika produk jadi yang telah dijual dikembalikan oleh pembeli, maka

transaksi retur penjualan ini akan memperngaruhi persedian produk jadi,

yaitu menambah kuantitas produk jadi dalam kartu gudang yang

diselenggarakan oleh Bagian Gudang dan menambah kuantitas dan harga

pokok jadi yang dicatat oleh Bagian Kartu Persediaan dalam kartu

persediaan produk jadi.

d. Prosedur pencatatan tambahan dan penyesuaian kembali harga pokok

persediaan produk dalam proses.

Pencatatan persediaan produk dalam proses umumnya dilakukan oleh

perusahaan pada ahir periode, pada saat dibuat laporan keuangan bulanan

dan laporan keuangan tahunan.

e. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli

Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem

pembelian. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan yang dibeli.

f. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada

pemasok.

Jika persediaan yang telah dibeli dikembalikan kepada pemasok, maka

transaksi retur pembelian ini akan memperngaruhi persediaan yang

bersangkutan, yaitu mengurangi kuantitas persediaan dalam kartu gudang

yang diselenggarakan oleh bagian Gudang dan mengurangi kuantitas dan

harga pokok persediaan yang dicatat oleh Bagian Kartu Persediaan dalam

kartu persediaan yang bersangkutan.

g. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang.

Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem

akuntansi biaya produksi.

22

h. Prosedur pencatatan tambahan harga pokok persediaan karena

pengembalian barang gudang.

Transaksi pengembalian barang gudang mengurangi biaya dan menambah

persediaan barang digudang.

i. Sistem perhitungan fisik persediaan.

Sistem perhitungan fisik persediaan umumnya digunakan oleh perusahaan

untuk menghitung secara fisik persediaan yang disimpan di gudang, yang

hasilnya digunakan untuk meminta pertanggungjawaban Bagian Gudang

mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan, dan pertanggung jawaban

Bagian Kartu Persediaan mengenai keandalan (adjustment) terhadap

catatan persediaan di Bagian Kartu Persediaan.

2.4.3 Manajemen Persediaan

Menurut Heizer dan Render (2011: 83) mengatakan bahwa manajer

operasi membuat sistem-sistem untuk mengelola persediaan.

2.4.3.1 Akurasi Catatan

Menurut Heizer dan Render (2011: 86), kebijakan-kebijakan

persediaan yang baik tidak ada artinya jika manajemen tidak

mengetahui persediaan yang tersedia. Akurasi catatan adalah sebuah

unsur kritis dalam sistem produksi dan persediaan. Hanya ketika

sebuah organisasi dapat menentukan secara akurat apa yang

dimilikinya sekarang, organisasi tersebut dapat mengambil keputusan

yang tepat mengenai pemesanan, penjadwalan, dan pengiriman.

Untuk menjamin akurasi, penyimpanan catatan masuk dan keluar

harus baik, begitu juga keamanan ruang penyimpanan. Sebuah ruang

penyimpanan yang tertata dengan baik akan memiliki akses yang

terbatas, housekeeping yang bagus, dan area penyimpanan yang

menyimpan persediaan dalam jumlah yang tepat.

2.4.3.2 Titik-titik Pemesanan Ulang

Menurut Heizer dan Render (2011: 99-100), model-model

persediaan sederhana mengasumsikan sebuah pesanan akan diteima

saat itu juga. Dengan kata lain mereka mengasumsikan (1) sebuah

perushaan akan menempatkan sebuah pesanan ketika tingkat

persediaannya untuk barang tertentu tersebut mencapai nol dan (2)

perusahaan akan menerima barang yang dipesan secara langsung.

23

Bagaimanapun juga, waktu antara penempatan dan penerimaan

sebuah pesanan, disebut waktu tunggu (lead time) atau waktu

pengantaran. Jadi, keputusan kapan harus memesan biasanya

dinyatakan dengan menggunakan sebuah titik pesanan ulang (reorder

point- ROP), yaitu tingkat persediaan dimana ketika persediaan telah

mencapai tingkat tersebut, pemesanan harus dilakukan.

Perhitungan reorder point menggunakan rumus:

ROP = (Permintaan per hari) x (Waktu tunggu untuk pesanan baru

dalam hari) = d x L + safety stock

Keterangan:

ROP = reorder point, titik pemesanan ulang.

D = permintaan per hari (d=D/ jumlah hari kerja).

L = lead time, waktu pengiriman.

Persediaan pengaman adalah persediaan tambahan yang

mengizinkan terjadinya ketidaksamaan permintaan atau dengan kata

lain sebuah penyangga.

2.5. Sistem Informasi Akuntansi Retur

2.5.1. Pengertian Retur

Menurut Mulyadi (2010: 335-336), barang yang sudah diterima dari

pemasok adakalanya tidak sesuai dengan barang yang dipesan menurut surat

order pembelian. Ketidaksesuaian tersebut terjadi kemungkinan karena barang

yang diterima tidak cocok dengan spesifikasi yang tercantum dalam surat order

pembelian, barang mengalami kerusakan dalam pengiriman, atau barang yang

diterima melewati tanggal pengiriman yang dijanjikan oleh pemasok. Sistem

retur pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengembalian barang yang

sudah dibeli kepada pemasoknya.

2.5.2. Fungsi yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem retur pembelian adalah:

1. Fungsi Gudang.

2. Fungsi Pembelian.

3. Fungsi Pengiriman.

4. Fungsi Akuntansi.

2.5.3. Dokumen yang Digunakan

24

Dokumen yang digunakan dalam sistem retur pembelian adalah:

1. Memo debit, merupakan formulir yang diisi oleh fungsi pembelian

yang memberikan otorisasi bagi fungsi pengiriman untuk mengirimkan

kembali barang yang telah dibeli oleh perusahaan dan bagi fungsi

akuntansi untuk mendebit rekening utang karena transaksi retur pembelian.

2. Laporan pengiriman barang, dokumen ini dibuat oleh fungsi

pengiriman untuk melaporkan jenis dan kuantitas barang yang dikirimkan

kembali kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam

memo debit dari fungsi pembelian.

2.5.4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Retur Pembelian

Menurut Mulyadi (2010: 339), sistem retur pembelian terdiri dari

jaringan prosedur berikut ini:

a. Prosedur perintah retur pembelian, retur pembelian terjadi atas perintah

fungsi pembelian kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali

barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan kepada pemasok yang

bersangkutan.

b. Prosedur pengiriman barang, dalam prosedur ini fungsi pengiriman

menginginkan barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur

pembelian yang tercantum dalam memo debit dan membuat laporan

pengiriman barang untuk transaksi retur pembelian tersebut.

c. Prosedur pencatatan utang, dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa

dokumen-dokumen yang berhubungan dengan retur pembelian (memo

debit dan laporan pengiriman barang) dan menyelenggarakan pencatatan

berkurangnya utang dalam kartu utang atau mengaripkan dokumen memo

debit sebagai pengurang utang.

2.6. Sistem Informasi Akuntansi Utang

2.6.1. Pengertian Utang

Menurut Harahap dan Wardhani (2010: 10-14), utang adalah instrumen

yang sangat sensitif terhadap perubahan nilai perusahaan, perusahaan yang

mengalami tingkat pertumbuhan akan memerlukan tambahan modal untuk

membiayai pertumbuhannya. Manajeman perusahaan akan mengambil

keputusan-keputusan yang dapat mendukung terciptanya tingkat pertumbuhan

yang baik bagi perusahaan. Dalam hal ini, keputusan yang akan mereka

25

pertimbangkan adalah keputusan mengenai sumber modal yang akan mereka

pergunakan untuk kegiatan operasional perusahaan. Salah satu modal yang

dapat mereka pergunakan adalah utang.

2.6.2. Prosedur Pencatatan Utang

Menurut Mulyadi (2010: 342), ada dua metode pencatatan utang:

account payable dan voucher payable procedure. Dalam account procedure,

catatan utang adalah berupa kartu utang yang diselenggarakan untuk tiap

kreditur, yang memperlihatkan catatan mengenai nomor faktur dari pemasok,

jumlah yang terutang, jumlah pembayaran, dan saldo utang. Dalam voucher

payable procedures, tidak diselenggarakan kartu utang, namun digunakan arsip

voucher (bukti kas keluar) yang disimpan dalam arsip menurut abjad atau

menurut tanggal jatuh temponya. Arsip bukti kas keluar ini berfungsi sebagai

catatan utang.

2.6.3. Voucher Payable Procedures

Menurut Mulyadi (2010: 345-349), dokumen yang digunakan dalam

voucher payable procedure adalah:

1. Bukti kas keluar atau kombinasi bukti kas keluar dan cek (voucher atau

voucher check). Bukti kas keluar ini merupakan formulir pokok dalam

voucher payable procedure. Formulir ini mempunyai 3 fungsi: (1) sebagai

surat perintah kepada bagian kasa untuk melakukan pengeluaran kas

sejumlah yang tercantum didalamnya, (2) sebagai pemberitahuan kepada

kreditor mengenai tujuan pembayarannya (sebagai remittance advice), dan

(3) sebagai media untuk dasar pencatatan utang dan persediaan atau

distribusi lain.

Catatan akuntansi yang digunakan dalam voucher payable procedure

adalah:

1. Register bukti kas keluar (voucher register).

2. Register cek (check register).

Prosedur pencatatan utang dengan voucher payable procedure dapat

dibagi menjadi berikut:

1. One-time Voucher procedures. One-time Voucher procedures ini

dibagi menjadi dua:

a. One-time Voucher procedures dengan dasar tunai (cash basis).

Dalam prosedur ini, faktur yang diterima oleh fungsi akuntansi

26

dari pemasok disimpan dalam arsip sementara menurut tanggal

jatuh temponya. Pada saat jatuh tempo faktur tersebut, fungsi

akuntansi membuat bukti kas keluar dan kemudian mencatatnya

dalam jurnal pengeluaran kas.

b. One-time Voucher procedures dengan dasar waktu (accrual

basis) dalam prosedur ini, pada saat faktur diterima oleh bagian

utang dari pemasok, langsung dibuatkan bukti kas keluar oleh

bagian utang, yang kemudian dasar dokumen ini dilakukan

pencatatan transaksi pembelian dalam register kas keluar

(voucher register). Pada saat bukti kas keluar tersebut jatuh

tempo, dokumen ini dikirimkan ke bagian kasa sebagai dasar

untuk membuat cek untuk dibayarkan kepada pemasok.

Pengeluaran cek ini dicatat dalam jurnal pengeluaran kas.

Prosedur ini sering juga disebut sebagai full-fledged voucher

system.

2. Built-up Voucher Prochedure. Dalam prosedur ini, satu set voucher

dapat digunakan untuk menampung lebih dari satu faktur dari

pemasok.

2.7. Pengertian Cash Flow Management

Menurut Vladimir (2012: 5), “It is hard to overestimate the importance of cash

in business. Playing a vital role, cash is considered to be a king in firms' operations.

The availability of cash ensures that a company can meet payroll, tax payments,

wages, etc. It is a daily concern which requires a good control, planning, forecasting

and analyzing. All these activities are an indispensable part of cash flow

management.”

2.8. Pengertian Risk Management

Menurut Siayor (2010: 17), risk management is: “a process of understanding

and managing the risks that the entity is inevitably subject to in attempting to achieve

its corporate objectives. For management purposes, risks are usually divided into

categories such as operational, financial, legal compliance, information and

personnel.

2.9. Pengendalian Internal

Menururt Jones dan Rama (2009: 132), Pengendalian internal adalah suatu

proses, yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen, dan personel lainnya,

27

yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan

pencapaian sasaran kategori sebagai berikut: efektifitas dan efisiensi operasi;

keandalan pelaporan keuangan; dan ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang

berlaku.

2.9.1. Pengendalian Internal Menurut Laporan COSO

Menururt Jones dan Rama (2009: 133), laporan COSO

mengidentifikasi lima komponen pengendalian internal yang berpengaruh

terhadap kemampuan organisasi dalam mencapai sasaran pengendalian

internal.

1. Lingkungan pengendalian, mengacu pada faktor-faktor umum yang

menetapkan sifat organisasi dan mempengaruhi kesadaran keryawannya

terhadap pengendalian.

2. Penentuan resiko, identifikasi dan analisa resiko yang mengganggu

pencapaian sasaran pengendalian internal.

3. Aktivitas pengendalian, adalah kebijakan dan prosedur yang dikembangkan

oleh organisasi untuk menghadapi resiko. Aktifitas pengendalian meliputi

hal-hal berikut: (1) Penelaahan kinerja, (2) Pemisahan tugas, (3)

Pengendalian aplikasi, dan (4) Pengendalian umum.

4. Informasi dan komunikasi, sistem informasi perusahaan merupakan

kumpulan prosedur dan record yang dibuat untuk memulai, mencatat,

memproses, dan melaporkan kejadian pada proses entitas.

5. Pengawasan, manajemen harus mengawasi pengendalian internal untuk

memastikan bahwa pengendalian organisasi berfungsi sebagaimana

dimaksudkan.

2.10 Metode Analisis

Menurut Satzinger et al. (2005: 60) object oriented analysis

mendefinisikan semua tipe objek yang melakukan pekerjaan di dalam sistem

dan menunjukkan apa saja interaksi pengguna yang dibutuhkan untuk

menyelesaikan tugas-tugas tersebut.

Object oriented design mendefinisikan semua tipe objek yang

dibutuhkan untuk berkomunikasi dengan orang-orang dan alat-alat didalam

sistem serta menunjukkan bagaimana objek-objek tersebut berinteraksi untuk

28

menyelesaikan tugas dan menyempurnakan definisi dari masing-masing objek

agar dapat diimplementasikan dengan bahasa atau lingkungan tertentu.

2.10.1 Business Modeling

Menurut Satzinger et al. (2005: 86-94), tujuan utama dari

disiplin ilmu permodelan bisnis adalah untuk memastikan bahwa

pengembang sistem benar-benar memahami kebutuhan bisnis dan akan

memberikan sebuah solusi, pada kenyataanya, membahas isu-isu yang

sesuai dengan proses bisnis. Didalam business modeling terdapat tiga

aktivitas yang digunakan yaitu:

2.10.1.1 Understanding The Business Environment

Tujuan dari aktivitas adalah memahami konteks proyek yang

harus di operasikan. Satu dari dokumen pertama adalah sebuah tim

menghasilkan sebuah pernyataan dari permasalahan bisnis yang harus

diselesaikan. Bagian ke dua dari memahami lingkungan bisnis adalah

mempertimbangkan kebutuhan interface dari sistem yang lainnya dan

mengevaluasi arsitektur yang ada.

2.10.1.2 Creating The System Vision

Tujuan dari pembangunan sistem adalah untuk memastikan

apakah pemahaman yang jelas tentang bagaimana pengembangan dari

sebuah proyek dan sistem yang baru telah berkontribusi pada arah

strategis organisasi.

2.10.1.3 Creating Business Models

Banyak area yang berbeda dari sebuah bisnis yang harus

dipahami dan di peragakan untuk mengembangkan sebuah sistem

solusi yang comprehensive. Area pertama menjelaskan apa yang

dibutuhkan didalam tujuan sebuah bisnis, area kedua menjelaskan

secara detail yang dilakukan oleh pegawai diperusahaan.

2.10.2 Requirements Discipline

Menurut Satzinger et al. (2005: 126-127), didalam

pembahasan ini, berfokus kepada internal details dari sebuah sistem

dari apa itu tujuan dari sebuah bisnis dan bagaimana cara mencapai

tujuan tersebut. Terdapat aktivitas dalam requirements discipline yaitu:

29

1. Mengumpulkan informasi secara rinci.

2. Mendefinisikan persyaratan fungsional.

3. Mendefinisikan persyaratan nonfungsional.

4. Memprioritaskan kepada kebutuhan atau persyaratan.

5. Mengembangkan user interface dialogs.

6. Mengevaluasi kebutuhan pengguna.

2.10.3 Design Discipline Activities

Menurut Satzinger et al. (2005: 263-264), pengembangan

sistem adalah disiplin ilmu yang menggambarkan organisasi, dan

struktur dari komponen sistem yang keduanya pada level arsitektur, dan

level detail, dengan tujuan untuk merancang dan mengembangkan

tujuan dari sistem. Architectural design adalah desain keseluruhan dari

struktur sistem. Ada enam tahap dalam design yaitu:

1. Design support service architecture and deployment environment.

2. Design the software architecture.

3. Design use case realization.

4. Design the database.

5. Design the system and user interface.

6. Design the system security and control.

Menurut Satzinger et al. (2005: 508-510), Input integrity controls,

digunakan dengan seluruh mekanisme masukan, dari perangkat

elektronik untuk standarisasi masukan menggunakan keyboard.

Pengendalian masukan adalah level tambahan dari verifikasi yang

membantu mengurangi error dalam penginputan data. Terdiri dari

empat teknik pengendalian adalah:

a. Field combination control, mereview beberapa kombinasi dari

kolom untuk memastikan bahwa data yang dimasukkan benar.

b. Value limit control, sebuah cara untuk memeriksa angka untuk

memastikan bahwa jumlah yang dimasukkan masuk akal.

c. Completeness control, memastikan bahwa semua kolom benar

benar selesai dimasukkan.

d. Data validation control, memastikan bahwa kolom angka yang

berisikan kode adalah benar.

30

Database intergrity control, kebanyakan database management

system menyediakan tambahan lapisan pengendalian. Ada lima area

utama dari keamanan dan pengendalian yang diimplementasikan

kedalam database yaitu:

a. Access control, kembali kepada kemampuan pengguna untuk

mendapatkan akses kedalam data.

b. Encryption, digunakan dikedua data didalam database dan

penyebaran data, khususnya keseluruhan secara umum.

c. Transaction control, sebuah teknik dari informasi terbaru

kedalam database pada saat login yang digunakan sebagai audit

informasi terdiri atas id, tanggal, waktu, data masukan, dan tipe

update.

d. Update control, database management system didesain untuk

mendukung program aplikasi secara bersama-sama.

2.10.4 Implementation

Menurut Satzinger et al. (2005: 532), aktivitas yang terkait

dengan komponen software, yang dibangun atau diperoleh, tergantung

pada proyek tertentu. Component adalah modul software yang dirakit,

siap digunakan, dan dengan interface yang baik untuk menyambung

kepada client atau bagian lain didalam sistem. Terdapat 3 langkah

dalam implementasi yaitu: 1.) Build software components, 2.) Acquire

software component, dan 3.) Intergrate software components.

2.10.5 Dockument Flowchart

Analisa yang digunakan untuk menganalisa kegiatan proses

bisnis perusahaan salah satunya adalah menggunakan flowchart.

Menurut Mulyadi (2010: 60-63), sistem akuntansi dapat dijelaskan

dengan menggunakan bagan alir dokumen. Gambar 2.2, melukiskan

simbol-simbol standar yang digunakan oleh analis sistem untuk

membuat bagan alir dokumen yang menggambarkan sistem tertentu.

31

Gambar 2.1 Simbol dalam document flowchart

2.11 Metode Perancangan

2.11.1 Activity Diagram

Menurut Satzinger et al. (2005: 144), salah satu cara efektif

untuk menangkap informasi mengenai proses bisnis adalah melalui

penggunaan diagram. Satu manfaat dari menggunakan diagram dan

models adalah menjadikan mekanisme komunikasi yang kuat antara tim

proyek dan pengguna. Activity diagram adalah diagram alur kerja

sederhana yang menggambarkan aktivitas dari user (atau sistem) yang

berbeda-beda, pihak yang melakukan tiap aktivitas, dan aliran yang

berurutan dari aktivitas-aktivitas tersebut.

32

Gambar 2.2 Activity Diagram

Sumber : Satzinger, Jackson, dan Burd (2005:145)

2.11.2 Event Table

Menurut Satzinger et al. (2005: 167), event adalah sesuatu yang

terjadi pada waktu dan tempat tertentu yang dapat dideskripsikan dan

bernilai untuk diingat. Event terbagi dalam 3 tipe, yaitu:

(1) External event: event atau kejadian yang terjadi diluar sistem, biasanya

dimulai oleh external agent. External agent adalah orang atau unit

organisasi yang menyediakan atau menerima data dari sistem, tetapi

belum tentu mereka adalah pengguna sistem. Contoh sederhana dari

external event adalah pada saat pelanggan ingin melakukan pemesanan

untuk satu atau lebih sebuah produk. Kejadian ini adalah sesuatu dasar

yang penting dalam pengolahan sistem pesanan…. . Tetapi kejadian

lainnya masih berhubungan dengan pelanggan

(2) Temporal event: event yang terjadi sebagai hasil dari tercapainya suatu

titik waktu tertentu. Banyaknya sistem informasi akan menghasilkan

output yang mendefinisikan interval seperti sistem penggajian yang

menghasilkan cek gaji setiap dua minggu (atau setiap bulan). Event ini

berbeda dari external event pada saat sistem harus secara otomatisasi

menghasilkan kebutuhan output tanpa harus diperintah. Dengan kata

lain, external agent tidak membuat permintaan, tetapi sistem harus

menghasilkan output yang dibutuhkan ketika informasi tersebut

dibutuhkan. Contoh sederhana dari temporal event adalah ketika

33

tagihan telah diberikan kepada pelanggan pada saat penjualan terjadi,

jika tagihan tersebut belum dibayarkan selama 15 hari sistem akan

mengirimkan pemberitahuan terahir. Dari contoh disini menunjukkan

bahwa temporal event pada saat waktu mengirimkan pemberitahuan

terahir pada saat 15 hari setelah tanggal tagihan.

(3) State event: event yang terjadi ketika sesuatu terjadi di dalam sistem

sehingga yang memicu adanya kebutuhan untuk proses selanjutnya.

Contoh sederhana dari state event adalah jika stok persediaan berada

dibawah reorder point, maka state event yang dihasilkan yaitu

pemberitahuan yang berupa “telah mencapai reorder point”.

Event table adalah katalog dari sebuah use case yang beisikan event

dalam dan potongan-potongan kunci dari sebuah informasi mengenai

tiap-tiap kejadian di dalam kolom. Event table terdiri atas baris-baris

dan kolom-kolom, yang merepresentasikan kejadian dan detail dari

masing-masing kejadian. Event table berisikan informasi yang terdiri

dari:

a. Event : kejadian yang menyebabkan sistem melakukan sesuatu.

b. Trigger : sinyal yang memberitahukan kepada sistem bahwa

suatu event terjadi, baik karena adanya data yang harus diproses

ataupun karena titik waktu tertentu.

c. Source : external agent atau aktor (berupa orang, bukan sistem

atau database).

d. Use case : interaksi antara aktor dengan sistem.

e. Response : keluaran atau output yang dihasilkan oleh sistem.

f. Destination : external agent yang menerima data dari sistem.

Gambar 2.3 Event Table

Sumber : Satzinger, Jackson, dan Burd (2005:175)

34

2.11.3 Use Case Diagram

Menurut Satzinger et al. (2005: 214), use case adalah aktivitas

yang dilakukan oleh sistem dalam merespon event yang terjadi. Actor

merupakan orang atau sesuatu yang sesungguhnya menyentuh atau

berinteraksi dengan sistem. Actor selau berada diluar automation

boundary dari sebuah sistem tetapi sebagai bagian dari pengguna

sistem.

Gambar 2.4 Use Case Diagram

2.11.4 Use Case Description

Menurut Satzinger et al (2005:220), use case description

merupakan sebuah rincian penjelasan dari sebuah proses yang telah

digambarkan dalam use case diagram. Use Case Description dapat

dibedakan menjadi tiga, yaitu:

7. Brief Description

Brief Description digunakan untuk use case yang sangat

sederhana dan bila sistem yang dibangun berskala kecil.

Gambar 2.5 Brief Description dari Use Case

Sumber : Satzinger, Jackson, dan Burd (2005:221)

8. Intermediate Description

Intermediate Description merupakan pengembangan dari brief

description untuk menyertakan aliran internal dari aktifitas

35

untuk sebuah use case. Exception dapat didokumentasikan jika

diperlukan.

Gambar 2.6 Intemediate Description dari Use Case

Sumber : Satzinger, Jackson, dan Burd (2005:222)

9. Fully Developed Description

Fully Developed Description adalah metode paling formal yang

dapat digunakan dalam mendokumentasikan use case.

36

Gambar 2.7 Fully Developed Description dari Use Case

Sumber : Satzinger, Jackson, dan Burd (2005:223)

2.11.5 Statechart Diagram

Menurut Satzinger et al. (2005: 214), statechart adalah sebuah

diagram yang menunjukkan dalur hidup dari sebuah objek yang

menunjukkan suatu keadaan atas peralihan atau perubahan yang terjadi.

2.11.6 Class Diagram

Menurut Satzinger et al. (2005: 179-180), terdapat tiga langkah

dalam mengembangkan suatu daftar mengenai apa yang dibutuhkan

oleh sistem untuk menyimpan sebuah informasi. Langkah pertama

menggunakan event table dan informasi di setiap kejadian, langkah

kedua menggunakan informasi lainnya dari sumber yang lain, prosedur

37

sebelumnya, dan laporan sebelumnya, dan langkah ke tiga

memperbaiki daftar dan catatan pendapat atau isu untuk digali.

Menurut Satzinger et al. (2005: 185), class diagram adalah diagram

yang digunakan untuk mendefinisikan problem domain classes. Pada

class diagram, kotak segi empat menggambarkan classes dan garis

yang menghubungkan kotak segi empat ke antar class untuk

menunjukkan asosiasi antar class.

Tabel 2.1 Hubungan relasional antar class

Sumber : Satzinger, Jackson, dan Burd (2005:186)

Hubungan Simbol

Zero to one (optional) 0..1

One and only one (mandatory) 1

One and only one alternate (mandatory) 1..1

Zero or more (optional) 0..*

Zero or more alternate (optional) *

One or more (mandatory) 1..*

"Stereotype Name"

Class Name :: Parent Class

Attribute list

Visibility name :type -

expression=initial-

value {property}

Method List

Visibility name:type-expression

(parameter list)

Gambar 2.8 Design Class Notation

(Sumber: Satzinger et al. (2005: 304)

38

Penjelasan Gambar 2.3, format analisis yang digunakan untuk

menjelaskan masing-masing atribut:

1) Attribute visibility: visibility menunjukkan apakah object lain dapat

mengakses attribute secara langsung. A + (plus) adalah sebuah

tanda yang mengindikasikan attribute dapat terlihat atau bersifat

public, dan a – (minus) menandakan bahwa attribute tidak dapat

terlihat atau bersifat private.

2) Attribute name

3) Type-expression: a type-expression yang dapat berupa character,

string, integer, number, currency, atau date.

4) Initial value

5) Property: ditempatkan dalam kurung kurawal. Contoh: {key}.

Format yang digunakan dalam method list:

a. Method visibility

b. Method name

c. Type-expression: (tipe dari return parameter dari method).

d. Method parameter list: (argument yang masuk).

Gambar berikut ini contoh dari hasil UML Class Diagram yang

telah terisi dengan nama class, attributes, dan method sebagai berikut:

Gambar 2.9 UML Class Diagram

(Sumber: Satzinger et al. (2005: 185))

Menurut Satzinger et al. (2005: 189), ada dua hirarki dalam

notasi class diagram, yaitu:

1. Generalization / specialization notation

39

Generalization adalah pertimbangan akan kelompok dengan jenis tipe

yang sama, contohnya ada banyak jenis kendaraan seperti mobil,

motor, sepeda, pesawat, dan sebagainya. Sedangkan specialization

adalah sifat atau karakteristik umum akan jenis-jenis hal yang berbeda,

sebagai contoh jenis khusus dari mobil adalah mobil sport, sedan, jeep,

dan sebagainya. Generalization/specialization hierarchy digunakan

untuk mengurutkan atau memberikan tingkatan akan hal-hal umum

menjadi khusus.

2. Whole-part hierarchy notation

Whole-part hierarchies menggambarkan hubungan keterkaitan antara

sebuah objek dengan komponennya. Ada dua jenis whole-part

hierarchies, yaitu aggregation dan composition. Aggregation

digunakan untuk menggambarkan sebuah hubungan antara agregat

(keseluruhan) dan komponennya (bagian-bagian) dimana bagian-bagain

tersebut dapat berdiri sendiri secara terpisah. Sedangkan composition

digunakan untuk menggambarkan hubungan keterikatan yang lebih

kuat, dimana tiap-tiap bagian tidak dapat berdiri sendiri secara terpisah.

2.11.6.1 First-Cut Class Diagram

Menurut Satzinger et al. (2005: 309), first-cut class

diagram adalah pengembangan dengan memperluas domain

model class diagram. Ini membutuhkan dua langkah: (1)

mengelaborasi attribute dengan tipe dan informasi awal. (2)

menambahkan navigation visibility arrows.

40

Gambar 2.10 First-cut Class Diagram

Sumber : Satzinger, Jackson, dan Burd (2005:311)

2.11.6.2 Updating Class Diagram

Menurut Satzinger et al. (2005: 337), design class

diagrams sekarang dapat dikembangkan dengan

menggunakan beberapa layer. Didalam view layer dan data

access layer, beberapa class baru harus lebih di

spesifikasikan. Sekarang beberapa sequence diagrams dapat

diciptakan, metode informasi dapat ditambahkan ke dalam

classes.

41

Gambar 2.11 Updated Design Class Diagram

Sumber : Satzinger, Jackson, dan Burd (2005:340)

2.11.7 System Sequence Diagram

Menurut Satzinger et al. (2005: 315), system sequence diagam

digunakan untuk menjelaskan antara interaksi antar objek dan dokumen

rancangan keputusan. Perlu di ingat System Sequence Diagram (SSD)

digunakan untuk mendokumentasikan masukan dan keluaran sistem

untuk use case tunggal atau scenario. Sebuah system sequence diagram

menggambarkan interaksi antara sistem dengan dunia luar yang

direpresentsikan oleh actor. Sistem itu sendiri diperlakukan sebagai

object tunggal yang dinamakan dengan :System.

42

Gambar 2.12 Notation of Sequence Diagram

2.11.8 Data Access Layer Diagram

Menurut Satzinger et al. (2005: 322-323), prinsip pemisahan

tanggung jawab diberlakukan pada data access layer. Pada sistem yang

lebih kecil atau rumit, keberadaan perancangan two-layer, di dalam

pernyataan SQL untuk mengakses database telah tertanam business

logic layer. Di dalam Object-Oriented atau (OO) perancangan two-

layer, menunjukkan bahwa perintah SQL termasuk di dalam metode

dari permasalahan domain classes. Bagaimanapun, besarnya atau lebih

rumitnya sebuah sistem, lebih masuk akal untuk membuat kelas-kelas

yang memiliki tanggung jawab yang erat untuk menjalankan perintah

database SQL, mendapatkan hasil dari query, dan menyediakan

informasi untuk domain layer. Seiring dengan bertambah canggihnya

perangkat keras dan jaringan, multilayer design menjadi semakin

penting untuk mendukung jaringan multilayer dimana database server

berada di satu mesin, logika bisnis berada di server lainnya, dan user

interface yang berada di beberapa mesin desktop client. Dengan adanya

cara baru seperti ini dalam merancang sebuah sistem tidak hanya

membangun sebuah sistem yang kokoh akan tetapi membuat sistem

menjadi lebih flexible.

Setiap kali akan mengeksekusi printah SQL di dalam database

memungkinkan program untuk mengakses catatan atau pasangan

rekaman data dari sebuah database. Salah satu permasalahan dengan

program object-oriented dalam menggunakan database adalah sedikit

43

ketidakcocokan antara program yang dikatikan dengan bahasa

pemograman dan perintah SQL database.

Gambar 2.13 Completed Three-Layer Design Sequence Diagram

Sumber : Satzinger, Jackson, dan Burd (2005:229)

2.11.9 Package Diagram

Menurut Satzinger et al. (2005: 339-342), package diagram

adalah diagram tingkat tinggi yang memungkinkan perancang sistem

untuk mengasosiasikan kelas-kelas dari grup-grup yang saling

berhubungan. Dalam diagram interaksi, objek harus dari beberapa

layer yang menampilkan secara bersama di dalam diagram yang

sama. Notasi dari package diagram berbentuk kotak persegi panjang

berlabel (tabbed rectangle). Nama dari package biasanya tertera pada

label, sedangkan kelas-kelas yang dimiliki oleh package ditempatkan

didalam kotak persegi panjang. Kelas-kelas tersebut memiliki

keterkaitan dengan layer yang berbeda ini adalah sebagai bentuk dari

pengembangan didalam interaksi sesama diagram. Untuk

mengembangkan package diagram ini, secara mudah informasi

dipecah dari design class diagram dan interaction diagram. Simbol

lainnya yang digunakan dalam package diagram adalah titik-titik

panah (dashed arrow), yang mewakili dependency relationship.

Buntut panah terhubung dengan dependent package, sedangkan

kepala panah terhubung dengan independent package. Dependency

44

relationship sendiri menggambarkan suatu hubungan antar elemen

dalam package diagram, class diagram, dan interaction diagram,

yang mengindikasikan dimana jika terjadi perubahan pada suatu

elemen (elemen yang independent), maka elemen lainnya (elemen

yang dependent) juga berdampak di dalam sistem, jadi percancang

dapat melacak secara langsung dampak dari perubahan yang terjadi.

Gambar 2.14 Package Diagram

Sumber : Satzinger, Jackson, dan Burd (2005:345)

2.11.10 User Interface Storyboard

Menurut Satzinger et al. (2005: 460), user interface

storyboard adalah sebuah teknik yang digunakan untuk rancangan

dialog dokumen yang menunjukkan sketsa sequence dari tampilan

layar.

2.11.11 User Interface

Menurut Satzinger et al. (2005: 442-445), user interface

adalah bagian dari sistem informasi yang membutuhkan pengguna

sebagai interaksi untuk membangun input dan output. User interface

45

meliputi semua hal yang digunakan oleh pengguna akhir saat

menggunakan sistem, baik secara fisik, persepsi, dan konseptual.

(1) Aspek fisik dari user interface: mencakup alat-alat yang benar-

benar disentuh oleh pengguna, seperti keyboard, mouse, layar

sentuh, atau keypad.

(2) Aspek persepsi dari user interface: mencakup semua yang dilihat,

didengar atau disentuh (melewati alat fisik) oleh pengguna.

Contoh real dari apa yang dilihat oleh pengguna adalah semua

data dan petunjuk yang ditampilkan di layar, termasuk garis,

bentuk, angka-angka, dan kata-kata. Contoh real dari apa yang

didengar oleh pengguna adalah suara yang berasal dari sistem,

seperti bunyi beep atau click yang memberitahukan kepada

pengguna bahwa sistem mengenali pilihan yang dimaksud.

Contoh untuk apa yang disentuh oleh pengguna adalah menu,

dialog box, dan tombol yang ada di layar dengan menggunakan

mouse.

(3) Aspek konseptual dari user interface: mencakup segala sesuatu

yang pengguna ketahui dari cara penggunaan sistem, termasuk

semua masalah yang ada di dalam sistem yang pengguna

manipulasi, pengoprasian yang bisa dilakukan, dan prosedur telah

diikuti untuk melakukan pengoprasian. Pengguna harus

memahami dan mengenali semua secara detail tidak hanya

bagaimana sistem mengimplementasikannya di dalam, tetapi

sistem mengetahui dan bagaimana menggunakannya untuk

menyelesaikan tujuan.

Menurut Satzinger et al. (2005: 453-457), beberapa

organisasi pengembangan sistem menggunakan interface design

standards yaitu aturan dan prinsip-prinsip umum yang harus

diikuti dalam mengembangkan sistem. Standar perancangan

membantu untuk memastikan bahwa semua user interface

berjalan dengan baik dan semua sistem yang dikembangkan oleh

organisasi memiliki rasa dan tampilan yang sama.

46

Ben Shneiderman mengajukan delapan prinsip yang dapat

diterapkan pada kebanyakan interactive system yang disebut

dengan “Eight Golden Rules”, yaitu:

a) Usahakan untuk konsisten (strive for consistency)

b) Memungkinkan pengguna untuk menggunakan shortcut (enable

frequent users to use shortcuts)

c) Memberikan umpan balik yang informatif (offer informative

feedback)

d) Merancang dialog untuk menghasilkan penutupan (design

dialogs to yield closure)

e) Memberikan penanganan kesalahan yang sederhana (offer simle

error handling)

f) Memungkinkan untuk kembali ke tindakan sebelumnya dengan

mudah (permit easy reversal of actions)

g) Mendukung tempat pengendalian internal (support internal

locus of control)

h) Mengurangi muatan memory jangka pendek (reducing short-

term memory load)

2.11.12 Deployment and Software Architecture

Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2005:270) deployment

environment terdiri dari hardware, software, dan network.

Deployment environment terbagi atas dua tipe, yaitu :

1. Single Computer Architecture

Single computer architecture menggunakan sistem komputer

tunggal yang menjalankan seluruh software. Kelebihan utama

single computer architeture adalah kesederhanaannya. Sistem

informasi yang dijalankan pada single computer architecture

umumnya mudah dirancang, dibangun, dioperasikan dan dikelola.

2. Multitier Computer Architecture

Multitier computer architecture merupakan tipe arsitektur yang

menggunakan proses pengeksekusiannya terjadi di beberapa

komputer. Mutltitier computer architecture dapat dibagi menjadi

dua, yaitu :

a. Clustered Architecture

47

Clustered architecture merupakan tipe arsitektur yang

menggunakan beberapa komputer dengan model dan

produksi yang sama.

b. Multicomputer Architecture

Multicomputer architecture merupakan tipe arsitektur yang

menggunakan beberapa komputer namun dengan spesifikasi

yang berbeda-beda.

Deployment architecture menurut Satzinger, Jackson, dan

Burd (2005:272) dibagi menjadi dua, yaitu :

1. Centralized Architecture

Centralized architecture merupakan arsitektur yang menggambarkan

penyebaran sistem komputer pada satu lokasi. Centralized

architecture umumnya digunakan untuk proses aplikasi berskala besar

termasuk batch dan real-time application.

2. Distributed Architecture

Distributed architecture merupakan arsitektur yang menggambarkan

penyebaran sistem komputer pada beberapa tempat dengan

menggunakan jaringan komputer.

Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2005:277), software

architecture terdiri atas dua, yaitu :

1. Client/server architecture

Client/server architecture membagi software ke dalam dua tipe, client

dan server. Server berfungsi untuk mengolah sumber informasi atau

menyediakan servis. Sedangkan, client berfungsi untuk berkomunikasi

dengan server untuk meminta sumber daya atau servis dan server akan

merespon terhadap permintaan tersebut.

2. Three-layer client/server architecture

Three-layer client/server architecture merupakan pengembangan dari

client/server architecture yang terdiri dari tiga layer, yaitu :

a. Data layer

Merupakan layer untuk mengatur penyimpanan data pada satu atau

lebih database.

48

b. Business logic layer

Merupakan layer yang mengimplementasikan aturan dan prosedur

dari proses bisnis.

c. View layer

Merupakan layer yang menerima input dan menampilkan hasil

proses.

2.12 The System Development Life Cycle (SDLC)

Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2005: 39), “System

Development Life Cycle (SDLC) is the entire process of building, deploying,

using and updating an information system”, yang berarti Siklus Hidup

Pengembangan Sistem adalah seluruh proses membangun, menyebarkan,

memakai, dan memperbaharui sebuah sistem informasi. Kebanyakan

perusahaan memakai siklus pengembangan sistem dengan pendekatan

prediktif, yaitu pendekatan yang mengasumsikan bahwa proyek

pengembangan dapat direncanakan dan diorganisasikan sebelumnya dan sistem

informasi yang baru dapat dikembangan berdasarkan rencana.

Fase dari pendekatan ini adalah :

1. Project Planning Phase

Untuk mengidentifikasi ruang lingkup sistem baru, memastikan bahwa

proyek layak, dan mengembangkan jadwal, rencana sumber daya dan

anggaran untuk proyek.

2. Analysis Phase

Untuk memahami dan mendokumentasikan kebutuhan bisnis secara detail

dan memproses persyaratan sistem yang baru

3. Design Phase

Untuk merancang sistem berdasarkan kebutuhan dan keputusan yang dibuat

selama proses analisis berlangsung.

4. Implementation Phase

Untuk membangun, menguji, dan menginstal sebuah sistem informasi yang

handal dengan pengguna terlatih dan untuk mendapatkan keuntungan seperti

yang diharapkan.

49

5. Support Phase

Untuk menjaga sistem agar dapat beroperasi secara produktif dari awal

penggunaan hingga tahun-tahun berikutnya.

2.13 Kerangaka Berfikir

Kerangka berpikir yang duguanakan dalam proses perancangan sistem atau

aplikasi ini yaitu menggunakan fase proses perancangan sistem yang dimana terdapat

empat fase yaitu:

a. Fase planning.

b. Fase analyisis.

c. Fase design.

d. Fase implementation plan.

Perancangan sistem pembelian dan persediaan pada CV. Sumber Abadi ini

dimulai dari fase planning yaitu melalui studi pustaka baik dari jurnal, buku, dan

internet, dan mengumpulkan data-data organisasi melalui pengamatan, wawancara,

dokumentasi, dan gambaran umum CV.Sumber Abadi seperti visi dan misi, tugas dan

wewenang serta proses binis perusahaan yang berkaitan dengan pembelian, dan

persediaan pada CV. Sumber Abadi. Setelah data-data terkumpul maka dilanjutkan

kepada fase analisis dimana data-data yang terkeumpul tersebut kemudian akan di

analisis dengan menggunakan flow chart guna menggambarkan proses bisnis dan alur

dokumen dalam sistem berjalan. Fase analisis digunakan juga untuk

mengidentifikasikan bagian-bagian yang terkait pada proses bisnis pembelian dan

persediaan, mengidentifikasi dokumen-dokumen yang digunakan, menggunakan

flowchart dari data-data yang telah terkumpul untuk menggambarkan proses bisnis dan

alur dokumen dalam sistem berjalan dan memaparkan masalah dan dampak yang

terjadi saat ini dalam dan proses binis CV. Sumber Abadi dan setelah itu memberikan

usulan untuk masalah yang dihadapi dan memberikan beberapa alternative solusi

masalah. Setelah fase analisis, kemudian akan dilanjutkan kedalam fase perancangan

dengan menggunakan metode Object Oriented Analysis and Design pendekatan

Satzinger. Perancangan ini dimulai dari activity diagram yang diusulkan,yang

kemudian dilanjutkan dengan event table, use case diagram, use case description,

domain class diagram, statechart diagram, system sequence diagram, first cut

diagram, completed three layer design sequence diagram, update design class

diagram, package diagram, navigation diagram, user interface serta rancangan

dokumen dan laporan yang akan dihasilkan oleh sistem.

50

Setelah fase perancangan selesai dilakukan, maka tahap yang terakhir dilakukan

adalah fase implementasi yang terdiri dari design activities and environment,

spesifikasi hardware dan software dan rencana implementasi gant chart. Di bawah ini

adalah Gambar 2.15 yang menjelaskan kerangka befikir:

Gambar 2.15 Kerangka Berfikir