AUDIT SMK3Oleh

Nasrul Sjarief, SE, MEnsjarief@yahoo.com

AUDIT K3Mengidentifikasi

Ketimpangan unsur Sistem K3

AUDIT K3Mengidentifikasi

Ketimpangan unsur Sistem K3

TINDAKANTDK AMAN

(UNSAFE ACTS)

TINDAKANTDK AMAN

(UNSAFE ACTS)

KEADAANTDK AMAN

(UNSAFE CONDITIONS)

KEADAANTDK AMAN

(UNSAFE CONDITIONS)

•KECELAKAAN•PAK•KEBAKARAN•GANGGUAN SISTEM

•KECELAKAAN•PAK•KEBAKARAN•GANGGUAN SISTEM

KERUGIAN•CIDERA•KERUSAKAN

- ASSET- LINGK.

KERUGIAN•CIDERA•KERUSAKAN

- ASSET- LINGK.

MANUSIAMANUSIA

SARANA

& LINGKUNGAN

KERJA(PERANGKAT

KERAS)

SARANA

& LINGKUNGAN

KERJA(PERANGKAT

KERAS)

(PERANGKAT LUNAK)

SISTEM MANAJEMEN

CONSEQUENCES

IDLE

njury

amage

ossmotion

Happen After the

ACCIDENT

CAUSES

PEEPS

lant, Processes, Premisesquipment

nvironmentEOPLEystems of work

All of which could not happen without

REMOVE THE CAUSES

PREVENT THE ACCIDENT

AUDIT SMK3

• Proses yg sistematik, independen dan terdokumentasi utk memperoleh bukti audit dan

• Mengevaluasinya secara objektif utk menentukan sampai sejauh mana kriteria audit dipenuhi.

AUDITING

• Audits are conducted using established methods and techniques to ensure the audit evidence and findings are relevant, reliable and sufficient;

• The scope, objective and audit criteria are clearly defined prior to commencing the audit.

TUJUAN

AUDIT K3

• MENILAI SECARA KRITIS DAN SISTEMATIS SEMUA POTENSI BAHAYA.

• MEMASTIKAN PELAKSANAAN K3 SESUAI DENGAN PERATURAN PERUNDANGAN.

• MENENTUKAN LANGKAH UNTUK PENGENDALIAN BAHAYA.

TUJUAN PROGRAM AUDIT

Didasarkan pada pertimbangan :1. Prioritas manajemen;2. Tujuan komersial;3. Persyaratan sistem manajemen;4. Persyaratan peraturan peruu;5. Persyaratan kontrak;6. Kebutuhan utk evaluasi pemasok;7. Persyaratan pelanggan;8. Kebutuhan pihak lain yg berkepentingan;9. Risiko terhadap organisasi.

MANFAAT

AUDIT K3• MENGETAHUI KELEMAHAN UNSUR SISTEM

OPERASI SEBELUM TIMBUL GANGGUAN.• MEMPEROLEH GAMBARAN YANG JELAS DAN

LENGKAP TENTANG STATUS MUTU PELAKSANAAN K3.

• MENINGKATKAN PENGETAHUAN DAN KESADARAN THD K3.

• MENINGKATKAN CITRA PENGURUS PERUSAHAAN.

AUDIT DIGUNAKAN JUGA UNTUK :

• Identify strengths and weakness of OSH MS;• Measure the performance of its OSH program;• Establishment the extent of legal compliance;• Identify and define areas for improvement;• Compare organizational performance with an

established standards; • Implement a cycle of continual improvement;• Gain recognition for the standards achieved by

its management of safety and health.

KRITERIA AUDIT

Seperangkat :

1.Kebijakan

2.Prosedur

3.Persyaratan Digunakan sebagai acuan pembanding

terhadap bukti audit.

Penerapan Kriteria Audit SMK3, memungkinkan perusahaan utk:

• Mengukur kinerja pelaksanaan program K3;• Menerapkan siklus perbaikan berkelanjutan;• Membandingkan dengan standard yg

berlaku;• Mendapatkan pengakuan thd pencapaian

dan pemenuhan SMK3.

PERFORMANCE INDICATOR

• A selected indicator how effectively a process is operating against objectives;

• These indicators can be quantitative or qualitative and the choice is dependent on the type of element they are used to measure, as appropriate to the organization.

PPI(POSITIVE PERFORMANCE INDICATORS)

• Relevant • Clearly Defined• Measurable• Acceptable• Comparable

• Unambiguous• Attributable• Statistically Valid• Timely• Cost Effective

SAFETY PERFORMANCE

Safety Indicator :– LEADING INDICATOR (utama) : seberapa

sering tindakan pencegahan dilakukan, seperti : rate of inspection, rate of unsafe acts observation, rate of training, rate of meeting etc.

– LAGGING INDICATOR (ketinggalan waktu/masa lalu) : seberapa sering incident yang telah terjadi, seperti : LTIR, AFR, ASR, IR etc

BUKTI AUDIT

• Rekaman, pernyataan mengenai fakta atau informasi lain yang terkait dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi;

• Dapat bersifat kualitatif atau kuantitatif.

REKAMAN K3 (1)

• Data pelatihan dan pendidikan K3, pelaksanaan, peserta dan evaluasi.

• Kebijakan K3 dan kebijakan khusus lainnya• Laporan inspeksi K3, pelaksanaan dan tindak lanjut• Laporan Audit SMK3, internal dan eksternal• Rekaman kegiatan rapat-rapat P2K3• Laporan Kecelakaan Kerja• Laporan tindak lanjut rekomendasi investigasi

kecelakaan• Laporan Konsultasi K3• SOP, instruksi kerja, juklak, juknis• Data penggunaan bahan kimia berbahaya dan LDKB• Maintenance record• Feedback dari staff, pekerja, pemasok, kontraktor

REKAMAN K3 (2)• Data pemeriksaan kesehatan tenaga kerja, awal, berkala

dan khusus• Laporan monitoring lingkungan kerja; spt : kebisingan, udara

lingkungan kerja, iklim kerja• Data APD, penyediaan, pengadaan, pelatihan, distribusi,

perawatan• Rekaman kegiatan rapat-rapat P2K3• Laporan pelatihan keadaan darurat• Sertifikasi peralatan, mesin, instalasi, pesawat• Sertifikasi kompetensi personel, SIO, SKP• Laporan identifikasi bahaya, penilaian dan pengendalian

risiko• Laporan monitoring dan tinjauan ulang pengendalian risiko• Data peralatan pengaman, spt. APAR, alat deteksi dini,

rambu K3• dll

EVIDENCE VALUE

• Valid ……. Relevant to audit criterion

• Authentic ...Authorized document

• Current …. Actioned, recorded, up to date

• Reliable ….Heard from source, observable • Consistent ..Sampled from a number of sources

• Sufficient …Enough examples/samples

Kategori PenerapanKRITERIA AUDIT SMK3

• PERUSAHAAN KECIL dgn tingkat risiko menengah menerapkan sebanyak 64 kriteria

• PERUSAHAAN SEDANG dgn tingkat risiko menengah menerapkan sebanyak 122 kriteria

• PERUSAHAAN BESAR dgn tingkat risiko tinggi menerapkan 166 kriteria

• Berlaku untuk jangka waktu 3 tahun

TUJUAN PENETAPAN KRITERIA

• Sebagai pembanding;

• Untuk estimasi/perkiraan (forecast);

• Untuk analisis trend;

• Mengevaluasi efektivitas program K3;

• Identifikasi permasalahan K3 yang ada;

• Mengoptimalkan alokasi sumberdaya utk meningkatkan pelaksanaan K3.

KOMITMEN TERHADAP AUDIT • Audit : essential element dalam SMK3, tidak

dapat diganti• Senior manajemen bertanggungjawab terhadap

pelaksanaan Audit (fully committed); agar : Efektif dalam pelaksanaan audit Tidak menolak temuan dan rekomendasi tanpa alasan

yang tepat Menindak lanjuti rekomendasi audit

• Apabila pelaksanaan audit sudah disetujui :Menyediakan dokumen, data, informasi dan bahan yang

diperlukanTidak ada upaya untuk mempengaruhi atau memaksa

auditorTidak ikut campur tangan dalam pengambilan keputusan

hasil audit

KERJASAMA DENGAN AUDITOR

• Sering staf disemua tingkat manajemen, melihat audit sebagai ANCAMAN

• Semua staf harus memahami dan menyadari tujuan dan manfaat pelaksanaan audit

• Mereka diwajibkan untuk : Terbuka dan bekerjasama penuh dengan Auditor Menjawab pertanyaan dengan jujur Memandang audit sebagai : “continual

improvement process and not just a means of identifying problems”

MEKANISME AUDIT SMK3• Audit SMK3 dilaksanakan sekurang-kurangnya

satu kali dalam 3 tahun• Untuk pelaksanaan audit, Badan Audit harus :

– Membuat rencana tahunan audit– Mengadakan koordinasi– Menyampaikan rencana tahunan audit kepada :

• Menteri/ Pejabat yang ditunjuk• Pengurus tempat kerja yang akan diaudit• Dinas Tenaga Kerja setempat

Mengadakan koordinasi dengan Dinas Tenaga Kerja setempat

• Perusahaan yang akan diaudit wajib menyediakan dokumen yg diperlukan

PRINSIP AUDIT

• Ethika

• Objektif/ fair

• Profesional

• Independen

• Terpercaya

• Konsisten

Gambaran Proses Pengumpulan Informasi sampai Pencapaian Kesimpulan Audit

Sumber-sumber Informasi

Pengumpulan Informasi dgn Sampling yg sesuai dan Verifikasi

Evaluasi thd Kriteria Audit

Peninjauan

Kesimpulan Audit

Bukti Audit

Temuan Audit

GAMBARAN UMUM KEGIATAN AUDIT

1. Permulaan Audit (Rapat Pembukaan)

2. Pelaksanaan Tinjauan Dokumen

3. Persiapan utk Kegiatan Audit Lapangan

4. Pelaksanaan Kegiatan Audit Lapangan

5. Penyiapan Pengesahan dan Penyampaian Laporan Audit

6. Penyelesaian Audit

7. Pelaksanaan Tindak Lanjut

TUJUANPelaksanaan Rapat Pembukaan

1. Mengkonfirmasikan Rencana Audit

2. Memberikan Ringkasan ttg bagaimana kegiatan audit akan dilaksanakan

3. Mengkonfirmasikan saluran komunikasi

4. Memberikan kesempatan kepada Auditi untuk mengajukan pertanyaan.

Ringkasan Laporan AUDIT SMK3

1. Perusahaan Yang Diaudit2. Pelaksanaan Audit3. Tujuan Audit4. Lingkup Audit 5. Tim Auditor6. Wakil Perusahaan Yang Diaudit7. Daftar Temuan Ketidaksesuaian8. Kesimpulan Umum9. Tindak Lanjut10. Hasil Audit

Daftar Temuan Ketidaksesuaian

No.

KriteriaKriteria Bukti Objektif Kategori

1.4.7 P2K3 mengadakan pertemuan secara teratur dan hasilnya di sebarluaskan di tempat kerja

P2K3 belum mengadakan pertemuan secara teratur

Minor

1.4.8 P2K3 melaporkan kegiatannya secara teratur sesuai dengan peraturan perundangan

P2K3 belum melaporkan kegiatannya secara teratur, tidak sesuai peraturan perundangan

Minor

TEMUAN AUDIT

• Hasil eveluasi dari bukti audit yg dikumpulkan terhadap kriteria audit;

• Dapat mengindikasikan baik kesesuaian ataupun ketidaksesuaian dengan kriteria audit atau peluang perbaikan.

Kesimpulan UmumTerhadap Pemenuhan Kriteria

1. Conformance;

2. Non-conformance;

3. Not applicable;

4. Not able to be verified

Kesimpulan Terhadap Pemenuhan Kriteria SMK3

1. Kesesuaian (Conformance).

2. Ketidaksesuaian (Non-conformance) :• Major;• Minor.

LAPORAN UTAMAAUDIT SMK3

1. Gambaran Umum Tempat Kerja.

2. Struktur Organisasi K3 Tempat Kerja

3. Jadwal Audit

4. Laporan Pertemuan Awal

5. Daftar Kriteria Audit dan Pemenuhannya

6. Uraian Ketidaksesuaian

7. Laporan Pertemuan Akhir

No.

No.

Kriteria

Kriteria Kesesuaian

Ketidak sesuaian

Major Minor

1. 1.1.1 Adanya kebijakan K3 yang tertulis, bertanggal, dan secara jelas menyatakan tujuan-tujuan K3 dan komitmen perusahaan dalam memperbaiki kinerja K3

2. 1.1.2 Kebijakan yang ditanda tangani oleh pengusaha dan atau pengurus

3. 1.1.3 Kebijakan disusun oleh pengusaha dan atau pengurus setelah melalui proses konsultasi dengan wakil tenaga kerja

DAFTAR KRITERIA AUDIT DAN PEMENUHANNYA

KESIMPULAN AUDIT

Hasil dari suatu audit yang disampaikan oleh tim audit setelah mempertimbangkan tujuan audit dan seluruh temuan audit.

Effectiveness of Audits is dependent on factors such as :

1. Audit process;

2. Cooperation and openness of the individuals being audited;

3. Competency of the auditors; and

4. The audit standard.

TINDAK LANJUT HASIL AUDIT SMK3

• BADAN AUDIT wajib menyampaikan laporan audit kepada Direktur, dgn tembusan perusahaan yang diaudit;

• Setelah menerima Laporan Audit SMK3, direktur melakukan evaluasi dan penilaian;

• Berdasarkan hasil evaluasi, dilakukan :– Pemberian sertifikat dan bendera penghargaan– Menginstruksikan utk mengambil tindakan apabila

ditemukan pelanggaran peraturan peruu.

TINGKAT KEBERHASILAN PENERAPAN SMK3

0 – 59 % dari total kriteria : tindakan hukum

60 – 84 % dari total kriteria : bendera perak & sertifikat

85 – 100 % dari total krireria : bendera emas & sertifikat

Sertifikat SMK3

• Ditandatangani oleh Menteri

40

PERAN K3DALAM PERUSAHAAN

• Sebagai LOSS CONTROL untuk mengendalikan kerugian atau inefisiensi

• Sebagai COMPLIANCE AGENT untuk meyakinkan terpenuhinya norma-norma dan peraturan K3 dalam perusahaan

• Sebagai ADVISORY BODY terhadap unit usaha/karyawan dalam penerapan K3

• Sebagai MANAGEMENT TOOLS dalam menjalankan tugas kontrolnya dalam aspek K3