audit siklus pengeluaran
TRANSCRIPT
AUDIT SIKLUS PENGELUARAN
A. Sifat Siklus Pengeluaran
Siklus pengeluaran (expenditure cycle) terdiri dari aktivitas-aktivitas
yang berkaitan dengan akuisis dan pembayaran barang serta jasa.
Adapun aktivitas utama dari siklus pengeluaran adalah : (1) membeli
barang dan jasa-transaksi pembelian, dan (2) melakukan pembayaran-
transaksi pengeluaran kas. Pembelian dan pengeluaran kas mempunyai
pengaruh pervasif terhadap laporan keuangan seperti yang digambarkan
dalam gambar dibawah ini.
Gambar1. Pembelian dan Pengeluaran Kas
A.1. Tujuan Audit
Manajemen akan menetapkan asersi implisit atau eksplisit tentang
transaksi dan saldo siklus pengeluaran dalam laporan keuangan
perusahaan. Asersi-asersi ini mendefinisikan tujuan audit spesifikasi dari
program audit siklus seperti terlihat pada Gambar 2. Kebanyakan audit
atas siklus pengeluaran mencakup tujuan-tujuan utama tersebut, tetapi
tidak dimaksudkan untuk membahas semua situasi yang dihadapi klien.
Untuk mencapai setiap tujuan audit spesifikasi tersebut, auditor
menggunakan bagian dari metode perencanaan dan pengujian.
A.2. Menggunakan Pemahaman tentang Bisnis dan Industri untuk
Mengembangkan Strategi Audit.
Siklus Pengeluaran Page 1
Pemahaman tentang Bisnis dan Industri Klien
Sebelum merancang program audit pengeluaran, seorang auditor
harus mempertimbangkan bisnis dari klien tersebut, kekuatan pasar
eksternal yang menggerakan sektor bisnis, dan bagaimana kekuatan
tersebut mempengaruhi siklus pengeluaran perusahaan. Setiap
perusahaan menghadapi kekuatan pasar yang berbeda, sehingga
membuat permintaan atas arus kas perusahaan juga berbeda. Kita
ketahui bahwa siklus operasi perusahaan mencerminkan waktu mulai dari
kas digunakan untuk membeli barang atau jasa hingga penagihannya.
Bagi sebuah perusahaan manufaktur, siklus operasi kotor diestimasi oleh
jumlah hari rata-rata yang dibutuhkan untuk memutar persedian dan
menagih piutang.
Siklus operasi bersih adalah siklus operasi kotor dikurangi dengan
hari perputaran hutang usaha (account payable turn days), yaitu waktu
yang diberikan pemasok untuk menggunakan kredit dagang sebelum
barang dan jasa harus dibayar. Pemahaman atas pemicu ekonomi dalam
siklus pengeluaran biasanya sangat penting untuk mengaudit perusahaan
manufaktur, pedagang besar, dan perusahaan eceran. Bagi beberapa
perusahaan yang bergerak dalam industri jasa, hutang usaha mungkin
tidak memiliki peran yang signifikan dan risiko terjadinya salah saji yang
material tidaklah besar.
Gambar2. Tujuan Audit Spesifik untuk Siklus Pengeluaran
Siklus Pengeluaran Page 2
Berikut ilustrasi mengenai pentingnya pemahaman atas siklus
pengeluaran bagi kelima perusahaan yakni grosir eceran, perusahaan
manufaktur perlengkapan rumah tangaa, perusahaan manufaktur
komputer elektronik, hotel dan sekolah.
Sebuah grosir eceran yang besar membeli dan menjual kembali
sejumlah besar produk seperti makanan kaleng, makanan kering, buah
segar, sayuran, ikan dan daging, serta produk-produk rumah tangga.
Laba dalam bisnis ini diperoleh dengan menjual barang-barang yang
Siklus Pengeluaran Page 3
harganya kompetitif dalam volume yang besar. Secara individual,
sebenarnya setiap jenis barang berharga murah, tetapi secara agregat
selama siklus operasi yang normal, harga pokok penjual yang terlibat
dalam perusahaan grosir adalah signifikan. Sebagian besar pembelian
dilakukan secara kredit sementara transaksi pembelian serta
pembayaran melibatkan sejumlah besar pemasok. Auditor juga berharap
adanya hubungan yang erat antara saldo hutang usaha dengan
persediaan. Perputaran persediaan rata-rata selama 28 ahri, sementara
untuk barang yang mudah rusak angkanya lebih kecil. dilain pihak,
perputaran hutang biasanya lebih cepat lagi, yaitu sekitar 15 hari atau
kurang. Dalam industri ini, siklus pengeluaran memegang peranan yang
sangat penting.
Selanjutnya, pertimbangkan perusahaan pembuat peralatan rumah
tangga seperti mesin cuci, lemari es, dan sejenisnya. Perusahaan ini
harus membeli bahan baku berupa lempengan baja, tembaga, aluminium,
karet, serta plastik, dan membeli komponen seperti motor, kompresor,
klep, serta komponen lainnya. Baik membeli maupun membuat sendiri
merupakan proses inti yang penting bagi keberhasilan perusahaan. Rasio
persediaan terhadap hutang usaha harus stabil sepanjang waktu. Karena
gaji dan biaya konversi merupakan bagian yang penting dari harga pokok
penjualan, maka hutang usaha tidak begitu erat berkaitan dengan harga
pokok penjualan. Perusahaan mungkin memerlukan waktu 45 hari untuk
memproduksi dan memulihkan kembali persediannya, sementara hutang
harus dibayar dalam waktu sekitar 30 hari.
Sekarang, perhatikan perusahaan manufaktur komputer yang hanya
melakukan produksi atas dasar pesanan dan tidak memiliki outlet eceran.
Perusahaan ini merakit komponen-komponen yang dibuat oleh pihak
ketiga menjadi barang jadi, dan kemudian mengirimkannya langsung ke
pelanggan. Dalam perusahaan semacam ini, rasio persediaan terhadap
hutang usaha biasanya kecil. Persediaan berputar dengan cepat, dan
hanya sedikit persediaan yang dipertahankan. Hal ini menyebabkan
perusahaan mempunyai banyak transaksi pembelian dan pembayaran
yang totalnya sangat berkorelasi dengan volume penjualan. Auditor
Siklus Pengeluaran Page 4
mengharapkan rasio hutang usaha terhadap harga pokok penjualan tetap
stabil. Jadi, perusahaan harus mengandalkan pada aliran persediaan just-
in-time agar dapat bertahan hidup dan memiliki pemasok yang terbatas.
Siklus hutang biasanya akan menjadi konsisten dari periode ke periode
apabila tidak ada perubahan jangka waktu kredit dan komposisi pemasok.
Industri ini sangat kompetitif serta dinamis, dan pembelian persediaan
dikelola secara agresif untuk meminimalkan dampak keusangan. Sebuah
perusahaan komputer melaporkan bahwa perputaran persediaan pada
perusahaan tersebut 6 hari, piutang usaha 34 hari, dan hutang usaha 43
hari.
Industri perhotelan mempunyai profil keuangan yang sangat berbeda
dibandingkan dengan perusahaan grosir, perusahaan pakaian, atau
perusahaan perakit komputer. Produk inti dari perusahaan industri
perhotelan adalah penginapan dan makanan bagi para tamu, ruang untuk
rapat, serta konvensi. Industri ini memiliki investasi yang besar dalam
properti, bangunan dan peralatan, serta hanya melakukan pembelian
dengan harga pokok penjualan yang besar seperti pembelian bahan
makanan untuk bisnis restoran dan konvensi. Beban utamanya adalah
upah dan bunga pinjaman. Hutang usaha industri ini cenderung kecil,
yang mencerminkan persentase yang konstan dari total aktiva
perusahaan, sehingga mengurangi risiko terjadinya salah saji yang
material untuk siklus pengeluaran.
Terakhir, perhatikan sekolah umum. Pembelian yang dilakukan atas
produk inti untuk pendidikan murid bersifat insidentil. Pengeluaran
utamanya adalah pembayaran gaji dan tunjangan karyawan. Pasokan
persediaan dapat diperkirakan rata-rata kurang 1% dari total aktiva.
Proses inti dalam industri ini tidak akan terganggu oleh meningkatnya
harga beli secara mendadak. Hutang usaha adalah sekitar 3% dari total
kewajiban dan kekayaan bersih serta risiko terjadinya salah saji yang
material dalam siklus ini adalah rendah
Pemahaman mengenai bisnis dan industri akan membantu auditor
dalam memahami risiko bisnis klien. Selain itu, pemahaman ini juga akan
membantu auditor dalam membuat pertimbangan tentang :
Siklus Pengeluaran Page 5
1. Materialitas siklus pengeluatan bagi pemakai laporan keuangan.
2. Risiko inheren dalam siklus poengeluaran.
3. Pengendalian internal kunci dimana auditor berharap dapat
menentukan risiko pengendalian bisnis.
4. Pemberian jasa bernilai tambah.
Materialitas
Siklus pengeluaran merupakan proses inti bagi banyak industri dan
mencerminkan jumlah serta volume transaksi dalam siklus ini dimana
risiko terjadinya salah saji yang material adalah tinggi. Pada Gambar 1
mengilustrasikan fakta bahwa transaksi dalam siklus ini mempengaruhi
lebih banyak akun laporan keuangan dibandingkan dengan siklus lainnya.
Beberapa dari akun itu, seperti persediaan, properti, pabrik, dan
peralatan, serta jenis beban utama yang secara individual dapat bersifat
material terhadap laporan keuangan. Dalam situasi ini, auditor berusaha
mencapai tingkat risiko yang rendah bahwa transaksi siklus pengeluaran
merupakan sumber terjadinya salah saji yang material dalam laporan
keuangan.
Pengalokasian materialitas ke akun-akun yang dipengaruhi oleh
transaksi dalam siklus ini akan bervariasi sesuai dengan
pertimbangannya. Pentingnya siklus pengeluaran ini juga bervariasi
menurut dengan jenis usaha yang dijalankan. Pertimbangan lainnya
tentang materialitas awal atas hutang usaha dapat menjadi tolok okur
pentingnya rasio ini secara signifikan. Pertimbangan sekunder
berhubungan dengan biaya untuk mendeteksi kesalahana. Sistem
akuntansi yang terkomputerisasi harus mampu memilah pengeluaran
menurut kelompok beban dan besarnya transaksi, serta memudahkan
perhitungan observasi, jumlah total, dan rata-ratanya. Karena pemasok
ingin segera memperoleh pembayaran, maka biaya untuk mendeteksi
kesalahan hutang usaha tidaklah sebesar biaya untuk mendeteksi
kesalahan piutang usaha atau persediaan. Akibatnya jumlah materialitas
Siklus Pengeluaran Page 6
yang lebih kecil mungkin dialokasikan ke siklus pengeluaran dan hutang
usaha.
Risiko Inheren
Dalam menilai risiko inheren, auditor harus mempertimbangkan
faktor-faktor penting yang bisa mempengaruhi asersi-asersi diseluruh
laporan keuangan, serta faktor-faktor yang hanya berkaitan dengan
asersi spesifik dalam siklus pengeluaran. Faktor-faktor penting yang
dapat memotivasi manajemen untuk menyalahsajikan asersi-asersi
pengeluaran meliputi :
1. Tekanan untuk menetapkan terlalu rendah beban agar dapat
membuat laporan yang memenuhi target profitabilitas atau norma
industri yang telah ditetapkan, yang dalam kenyataan tidak
tercapai akibat faktor-faktor seperti kondisi ekonomi, global,
nasional, atau regional yang mempengaruhi biaya operasi,
dampak perkembangan teknologi terhadap produktivitas
perusahaan, atau manajemen yang tidak baik.
2. Tekanan untuk menetapkan terlalu rendah hutang agar bisa
membuat laporan yang menunjukkan tingkat modal kerja yang
lebih tinggi pada saat perusahaan sedang menghadapi masalah
likuidasi atau keraguan tentang kelangsungan usahanya.
Kedua faktor diatas cenderung menyebabkan tingginya risiko kurang
saji daripada lebih saji pengeluaran dan hutang.
Auditor juga harus mempertimbangkan faktor-faktor yang berkaitan
dengan industri seperti ketersediaaan dan volatilitas harga bahan baku
serta produk yang dibutuhklan perusahaan untuk menjalankan bisnis.
Sebagai contoh, perusahaan grosir berhubungan dengan sejumlah besar
pemasok dan harga, sementara persaingan pasar yang ketat cenderung
membuat harga menjadi stabil. Kurangnya pasokan atau naiknya harga
setiap jenis barang memiliki pengaruh yang kecil terhadap operasi
industri ini. Pelanggan akan dengan segera beralih dari apel hijau ke apel
merah.
Siklus Pengeluaran Page 7
Siklus pengeluaran cenderung menanggung risiko kecurangan yang
dilakukan karyawan melalui pengeluaran kas yang tidak diotorisasi.
Faktor-faktor lainnya yang dapat menimbulkan salah saji dalam asersi
siklus pengeluaran mencakup berikut ini :
1. Volume transaksi dalam siklus ini biasanya tinggi.
2. Pembelian dan pengeluaran klas bisa dilakukan tanpa otorisasi.
3. Pembelian aktiva dapat diselewengkan.
4. Pembayaran atas faktur penjual mungkin dilakukan dua kali.
5. Masalah akuntansi yang tidak tepat mungkin terjadi berkaitan
dengan hal-hal seperti apakah biaya harus dibebankan atau
dikapitalisasi.
Auditor harus mempertimbangkan setiap faktor diatas ketika menilai
risiko inheren untuk siklus pengeluaran.
Risiko Prosedur Analitis
Pengujian analitis merupakan hal yang efektif dalam mengidentifikasi
akun-akun siklus pengeluaran yang mengandung salah saji. Risiko
prosedur analitis merupakan unsur risiko deteksi bahwa prosedur analitis
tersebut akan gagal mendeteksi kekeliruan yang material. Seperti telah
disinggung sebelumnya, prosedur analitis adalah prosedur yang sangat
murah. Beberapa contoh prosedur analitis yang dapat diterapkan pada
siklus pengeluaran disajikan dalam gambar3.
Gambar3. Prosedur Analitis yang Umum Digunakan dalam Audit atas Siklus
Pengeluaran
Siklus Pengeluaran Page 8
A.3. Mempertimbangakan Komponen Pengendalian Internal
Seperti dalam bagian audit lainnya, audit juga diwajibkan untuk
memahami pengendalian internal yang berlaku pada siklus pengeluaran
yang mencakup lima komponen. Ingat kembali bahwa auditor
memperoleh pemahaman tentang komponen pengendalian internal
melalui review atas pengalaman sebelumnya dengan klien, jika berlaku,
dan melalui tanya jawab dengan manajemen serta menginspeksi
Siklus Pengeluaran Page 9
dokumen, catatan, buku pedoman, dan sebagainya. Pemahaman tersebut
harus didokumentasikan dalam formulir kuesioner yang lengkap, bagan
arus, atau memorandum naratif.
a. Lingkungan Pengendalian
Adanya sejumlah peluang bagi karyawan untuk melakukan
kucurangan dalam pemrosesan transaksi pengeluaran kas serta
pembelian, dan penipuan pelaporan keuangan oleh manajemen atas
saldo akun siklus pengeluaran, dapat menyebabkan faktor lingkungan
pengendalian seperti integritas dan nilai etis menjadi sangat penting
dalam siklus pengeluaran. Agen pembelian mungkin mendapat tekanan
dari penjual yang ingin, termasuk menawarkan “pembayaran kembali,”
melakukan transaksi bisnis yang lebih besar dengan pemasok tersebut.
Komitmen terhadap kompetensi. Manajemen harus dicerminkan
dalam proses perekrutan pegawai, penugasan, dan pelatihan atas
personil yang telibat dalam pemrosesan transaksi pembelian serta
pengeluaran kas, penyimpanan aktiva yang dibeli perusahaan, dan
pelaporan aktivitas siklus pengeluaran. Manajemen juga dpat
mengharuskan para pegawai yang terlibat dalam pemrosesan
pengeluaran kas atau penyimpanan aktiva yang dibeli untuk mengikat
kontrak kerja.
Struktur organisasi klien dan manajemen penetapan kewenangan
serta tanggung jawab atas aktivitas siklus pengeluaran harus
dikomunikasikan secara jelas dan memberikan garis yang jelas tentang
hubungan otoritas, tanggung jawab, serta pelaporan. Sebagai contoh, hal
yang sangat mendasar dalam mempelajari lingkungan pengendalian
adalah memahami bagaimana manajemen bertanggung jawab atas
penggunaan sumber daya perusahaan. Jika manajemen terlalu kaku
dalam menetapkan target laba, maka hal itu dapat mendorong untuk
menyalahsajikan laporan keuangan. Di pihak lain, jika manajemen tidak
bertanggung jawab atas penggunaan sumber daya perusahaan, maka
pegawai perusahaan tidak mungkin akan melaksanakan pengendalian
internal dengan serius. Pemahaman tentang bagaimana manajemen
Siklus Pengeluaran Page 10
bertanggungjawab atas penggunaan sumber daya perusahaan
merupakan hal yang berguna untuk menentukan:
1. Laporan yang digunakan manajemen untuk mengevaluasi review
kinerja perusahaan.
2. Seberapa sering dan seberapa cepat laporan manajemen direview.
3. Keputusan yang didasarkan atas laporan itu.
4. Kebijakan perusahaan untuk menindaklanjuti masalah yang berasal
dari laporan utama.
b. Penilaian Risiko Manajemen
Penilaian risiko manajemen yang berkaitan dengan aktivitas siklus
pengeluaran meliputi pertimbangan atas hal-hal berikut :
1. Kemampuan perusahaan dalam memenuhi kebutuhan arus kas
untuk transaksi pembelian.
2. Kontijensi kerugian yang berkaitan dengan komitmen pembelian.
3. Terus tersedianya perlengkapan yang penting dan stabilitas
pemasok yang penting.
4. Pengaruh kenaikan biaya terhadap perusahaan.
5. Atensi perusahaan terhadap risiko terjadinya pembayaran
berganda.
6. Atensi perusahaan terhadap risiko kecurangan yang dilakukan
oleh pegawai.
Jika manajemen menunjukkan pertimbangan yang tepat atas risiko-
risoko di atas bersama dengan komitmen untuk menjalankan aktivitas
pengendalian untuk menghadapi risiko tersebut, maka kemungkinan
salah saji yang berkaitan dengan situasi ini akan berkurang.
Informasi dan Komunikasi (Sistem Akuntansi)
Siklus Pengeluaran Page 11
Pemahaman atas sistem akuntansi memerlukan pengetahuan tentang
metode pemrosesan data dan dokumen serta catatan penting yang
digunakan dalam pemrosesan transaksi siklus pengeluaran. Merupakan
hal yang penting untuk memahami aliran transaksi melalui sistem
akuntansi mulai dari pemrakarsaan transaksi hingga pencatatannya
dalam buku besar dan pengikhtisarannya dalam laporan keuangan.
Informasi penting yang harus dipahami auditor meliputi :
1. Bagaimana pembelian, pembayaran, dan retur diawali.
2. Bagaimana transaksi pembelian diperhitungkan ketika barang dan
jasa diterima atau dikembalikan.
3. Catatan akuntansi, dukomen, akun, dan file komputer apa yang
digunakan dalam akuntansi untuk berbagai tahapan dari setiap
transaksi siklus pembelian?
4. Proses yang mengawali terjadinya pembayaran atas barang dan
jasa.
Gambar dibawah ini adalah bagan arus peninjauan yang
menunjukkan karakteristik dasar dari sistem yang terkomputerisasi untuk
melakukan pemorosesan transaksi pembelian dan pengeluaran kas.
Perhatikan bahwa bagan tersebut menyajikan penerimaan dan
pemasukan dokumen pihak ketiga. Dengan langsung mentransfer
informasi melalui pertukaran data elektronik, dokumen-dokumen ini
mungkin tidak tersedia. Bagan arus ini tidak dimaksudkan untuk
menunjukkan semua dokumen, catatan, proses, atau akun yang terkait.
Gambar4. Sistem yang Terkomputerisasi untuk Transaksi Pembelian dan
Pengeluaran
Siklus Pengeluaran Page 12
Pemantauan
Beberapa jenis aktivitas pemantauan secara terus menerus atau
periodik dalam komponen ini dapat memberikan manajemen informasi
tentang kefektifan komponen pengendalian internal lainnya dalam
mengurangi salah saji yang berkaitan dengan transaksi dan saldo siklus
Siklus Pengeluaran Page 13
pengeluaran. Aktivitas pemantauan yang mengharuskan auditor
mendapatkan pengetahuan, apabila berlaku, mencakup (1) umpan balik
yang terus menerus dari pemasok perusahaan menyangkut setiap
masalah pembayaran atau masalah pengiriman di masa depan. (2)
komunikasi dari auditor eksternal tentang kondisi yang dapat dilaporkan
atau kelemahan yang material atas pengendalian internal yang relevan
yang ditemukan selama audit sebelumnya (3) penilaian periodik oleh
auditor internal tentang kebijakan serta prosedur pengendalian yang
berhubungan dengan siklus pengeluaran
Penilaian Awal atas Risiko Pengendalian
Telah dijelaskan bahwa prosedur yang digunakan auditor untuk
memperoleh pemahaman mengenai pengendalian internal, meliputi
perancangan kebijakan dan prosedur serta apakah hal tersebut telah
dilaksanakan, tetapi bukan untuk menentukan keefektifan pengendalian
semacam itu. Jadi, berdasarkan informasi dari pemahaman semata,
penilaian awal auditor atas risiko pengendalian haruslah maksimum.
Auditor dapat melaksanakan beberapa pengujian pengendalian
secara berbarengan dengan prosedur untuk mendapatkan pemahaman
yang diperlukan. Dalam kasus ini auditor dapat memperoleh kepastian
yang terbatas mengenai keefektifan pengendalian bersangkutan. Bukti
yang diperoleh dari pengujian pengendalian secara berbarengan tersebut
dapat mendukung penurunan penilaian awal atas risiko pengendalian
untuk asersi-asersi terkait tertentu sedikit dibawah maksimum atau
tinggi. Dalam kasus lainnya, untuk asersi siklus pengeluaran di mana
auditor tidak merencanakan untuk menilai risiko pengendalian pada
tingkat yang rendah, auditor harus mempunyai pengetahuan yang
dibutuhkan guna mengidentifikasi jenis-jenis salah saji potensial yang
dapat terjadi dan melangkah ke tahap perancangan pengujian substantif.
B. Aktivitas Pengendalian-Transaksi Pembelian
Sebenarnya hampir semua perusahaan yang memerlukan audit
memiliki sistem akuntansi yang terkomputerisasi. Oleh karena itu, pada
bagian ini akan memfokuskan pada bagaimana manajemen akan
Siklus Pengeluaran Page 14
mengimplementasikan aktivitas pengedalian dengan menggunakan
prosedur pengendalian yang terprogram. Ada dua jenis pengendalian
komputer :
1. Pengendalian umum. Yang berkaitan dengan lingkungan komputer
dan yang mempunyai pengaruh pervasif terhadap aplikasi
komputer
2. Pengendalian aplikasi, yang berkaitan dengan setiap aplikasi
akuntansi yang terkomputerisasi, seperti siklus pengeluaran.
Jika pengendalian umum tidak efektif, maka pengendalian aplikasi
jarang dapat diandalkan. Akhirnya, pertimbangan akan diberikan pada
prosedur yang digunakan auditor untuk (1) memperoleh dan
mendokumentasikan pemahaman atas pengendalian internal, serta (2)
melakukan pengujian pengendalian yang digunakan dalam membuat
penilaian akhir atas risiko pengendalian untuk transaksi pembelian.
B.1. Dokumen dan Catatan yang Umum
Bagi perusahaan yang menggunakan sistem database, catatan
transaksi akan disimpan dalam suatu database dan auditor perlu
memahami tabel-tabel utama yang menggerakkan akses ke informasi
dalam sistem ini, serta bagaimana tabel-tabel tersebut berkaitan satu
sama lain. Meskipun demikian, dokumen dan catatan berikut akan sering
ditemukan dalam sebagian besar sistem akuntansi:
1. Permintaan pembelian. Permintaan tertulis akan barang dan jasa
yang diajukan oleh orang atau departemen yang berwenang
kepada departemen pembelian
2. Pesanan pembelian. Penawaran tertulis dari departemen
pembelian kepada penjual atau pemasok untuk membeli barang
atau jasa sebagaimana tertulis dalam pesanan tersebut.
3. Laporan penerimaan. Laporan yang dibuat atas penerimaan
barang yang menunjukkan jenis dan kuantitas barang yang
diterima dari pemasok.
Siklus Pengeluaran Page 15
4. Faktur penjual. Tagihan dari pemasok yang menyebutkan jenis
barang yang dikirim atau jasa yang diberikan, jumlah yang harus
dibayar, termin pembayaran, serta tanggal tagihan tersebut.
5. Voucher. Suatu formulir internal yang manyebutkan nama
pemasok, jumlah yang harus dibayar, dan tanggal pembayaran
untuk pembelian yang telah diterima. Formulir ini digunakan untuk
mengotorisasi pencatatan dan pembayaran kewajiban.
6. Laporan pengecualian. Laporan yang berisi informasi tentang
transaksi-transasksi yang diidentifikasi untuk diinvestigasi lebih
lanjut dengan pengendalian aplikasi komputer.
7. Ikhtisar voucher. Laporan yang berisi seluruh voucher yang
diproses dalam suatu batch atau selama hari itu.
8. Register voucher. Catatan akuntansi formal yang mencatat
kewajiban yang telah mendapat persetujuan untuk dibayar.
9. File induk pemasok yang telah disetujui. File komputer yang berisi
informasi tentang penjual dan pemasok yang telah disetujui untuk
membeli jasa dari serta melakukan pembayaran kepadanya.
10.File pesanan pembelian terbuka. File komputer tentang pesanan
pembelian yang telah dikirim ke para pemasok tetapi barang atau
jasa belum diterima.
11.File penerimaan. File komputer yang berisi informasi tentang
kuantitas persediaan yang diterima dari pemasok
12. File transaksi pembelian. File komputer yang berisi data
mengenai voucher yang telah disetujui atas pembelian yang telah
diterima. File ini digunakan untuk mencetak register voucher dan
memutakhirkan file hutang usaha, persediaan, serta buku besar.
13.File induk hutang usaha. File komputer yang berisi data mengenai
voucher yang belum dibayar yang telah disetujui. File ini dapat
disusun oleh pemasok. File ini harus ditambahkan ke saldo dalam
akun pengendalian hutang usaha.
Siklus Pengeluaran Page 16
14.File suspensi atau penolakan. File komputer yang menahan
transaksi-transaksi yang belum diproses karena ditolak oleh
program aplikasi komputer.
B.2. Fungsi-Fungsi
Pemrosesan transaksi pembelian mencakup fungsi-fungsi pembelian
berikut:
1. Pengajuan pembelian. Permintaan yang diajukan oleh perusahaan
untuk melakukan transaksi dengan perusahaan lain, yang
meliputi:
a. Pencantuman nama pemasok pada daftar pemasok yang telah
disetujui.
b. Pengajuan kembali permintaan barang dan jasa.
c. Pembuatan pesanan pembelian.
2. Penerimaan barang dan jasa. Penerimaan atau pengiriman fisik
barang dan jasa, yang mencakup:
a. Penerimaan barang.
b. Penyimpanan barang yang diterima untuk oersediaan.
c. Pengembalian barang ke pemasok.
3. Pencatatan kewajiban. Pengakuan formal oleh perusahaan atas
kewajiban hukum, yang meliputi:
a. Pembuatan voucher pembayaran dan pencatatan kewajiban
b. Pertanggungjawaban atas transaksi yang telah dicatat.
Setiap fungsi-fungsi penting ini harus diberikan kepada orang atau
departemen yang berbeda. Hal ini merupakan pemisahan tugas yang
klasik dengan memisahkan otorisasi atas transaksi, penyimpanan akitiva,
dan pencatatan transaksi. Dengan struktur semacam ini pekerjaan
seorang pegawai atau departemen dapat menyediakan pengecekan yang
Siklus Pengeluaran Page 17
independen atas ketepatan pekerjaan yang dilakukan oleh orang lain
atau departemen lainnya. Fungsi-fungsi, aktivitas pengendalian yang
berlaku, dan asersi-asersi yang relevan serta tujuan audit spesifik terkait
akan dijelaskan dibawah ini.
Pengajuan Pembelian
Pada dasarnya, suatu transaksi diawali dengan proses pemberian
persetujuan atas transaksi yang akan dilakukan dengan pihak ketiga
yang independen. Banyak perusahaan memisahkan subfungsi-subfungsi
berikut untuk transaksi dalam jumlah dollar tertentu. Untuk transaksi
yang bernilai lebih kecil, suatu departemen biasanya memiliki ruang
gerak yang bebas dalam mengajukan permintaan dan memesan barang.
Apabila perusahaan memberikan kebebasan yang lebih besar pada suatu
departemen dalam mengawali transaksi, maka biasanya perusahaan itu
berupaya menetapkan anggaran dan tanggung jawab pengendalian yang
ketat atas pengeluaran.
a. Mencantumkan Nama Pemasok pada Daftar Pemasok yang
telah Disetujui.
Proses menyetujui pemasok yang akan mengirimkan barang dan jasa
yang dibutuhkan perusahaan merupakan pengendalian yang penting,
terutama dalam sistem akuntansi yang mengandalkan pada
pengendalian komputer. Jika manajemen, biasanya departemen
pembelian, menetapkan pengendalian yang ketat atas penentuan
pemasok yang diotorisasi dalam daftar pemasok yang telah disetujui,
maka karyawan akan sulit melakukan pengajuan pembelian dengan
pemasok fiktif.
b. Permintaan Barang dan Jasa.
Permintaan pembelian merupakan awal dari jejak transaksi yang
mendokumentasikan bukti dalam mendukung asersi manajemen seperti
eksistensi atau kejadian transaksi pembelian. Permintaan pembelian
biasanya diajukan oleh bagian penyimpanan (gudang) untuk item-item
persediaan atau setiap departemen untuk item-item yang bukan
Siklus Pengeluaran Page 18
ditujukan sebagai persediaan. Pengendalian penting yang harus
dipertimbangkan adalah bahwa seluruh permintaan memenuhi kebijakan
otorisasi yang ditetapkan oleh perusahaan. Sebagian besar perusahaan
mengijinkan otorisasi umum untuk keperluan operasi rutin, seperti
pembelian persediaan dan bahan baku, apabila titik pemesanan kembali
(reorder point) telah tercapai atau untuk item-item lainnya yang
tercantum dalam anggaran operasi departemen bersangkutan. Jumlah
dollar yang diijinkan seringkali dikaitkan dengan tingkat atau posisi
pegawai dalam perusahaan. Sebaliknya, kebijakan perusahaan seringkali
mensyaratkan otorisasi khusus untuk pengeluaran modal dan kontrak
lease. Pembelian yang bersifat tidak rutin dan lebih tinggi dari segi
jumlah dollar biasanya memerlukan otorisasi dari pejabat yang lebih
tinggi dibandingkan dengan pembelian rutin dan kurang signifikan.
Formulir permintaan pembelian dapat dibuat secara manual atau
elektronis. Supervisor yang bertanggung jawab atas anggaran pembelian
harus menyetujui setiap formulir permintaan. Dalam sistem
komputerisasi yang unik, harus digunakan sistem nomor urut dalam
menetapkan nomor dokumen tanpa memperhatikan depertamen yang
mengajukan. Pesanan permintaan yang dibuat dengan komputer akan
mensyaratkan pemasukan nomor pegawai yang sah, yang akan
digunakan komputer untuk mengecek apakah permintaan itu berada
dalam batas otorisasi dari pegawai bersangkutan. Selain itu juga
komputer akan meyaring bahan masukan (input) dari kemungkinan
adanya kesalahan seperti bilangan negatif, karakter yang masuk ke field
numerik, dan sebagainya. Data yang ditolak dalam sistem on-line akan
menghasilkan laporan yang salah yang perlu segera ditindaklanjuti, atau
harus diperbaiki oleh departemen pemakai dan diajukan kembali jika
permintaan itu sudah sah. Laporan kesalahan atau permintaan yang tidak
urut harus dibuat secara rutin, dan setiap pengecualian harus segera
diinvestigasi.
c. Pembuatan Pesanan Pembelian
Departemen pembelian mempunyai kewenangan utnuk menerbitkan
pesanan pembelian hanya setelah menerima permintaan pembelian yang
Siklus Pengeluaran Page 19
disetujui dengan benar. Pembuatan pesanan pembelian merupakan
kelanjutan dari proses pemrakarsaan transaksi. Peran pembelian adalah
memastikan sumber pasokan terbaik, dan untuk barang-barang yang
penting, mendapatkan harga penawaran yang paling kompetitif. Sistem
yang terkomputerisasi akan mempunyai daftar induk pemasok yang telah
disetujui dan daftar harga terbaru dari semua barang yang umumnya
dibeli perusahaan. Pesanan pembelian akan dilengkapi dengan informasi
dari daftar tersebut.
Pesanan pembelian harus berisi uraian yang jelas mengenai barang
dan jasa yang diinginkan, kuantitas, harga, dan nama serta alamat
pemasok. Pesanan pembelian juga harus diberi nomor dan
ditandatangani oleh agen pembelian yang berwenang (atau oleh orang
yang berwenang apabila pesanan pembelian dibuat oleh suatu
departemen). Lembar yang asli dikirim kepada pemasok dan salinannya
didistribusikan secara internal ke departemen penerimaan (biasanya
tanpa informasi mengenai kuantitas), departemen hutang usaha dan
departemen yang mengajukan permintaan itu. Kuantitas yang dipesan
biasanya dihilangkan pada salinan yang dikirimkan ke departemen
penerimaan, sehingga klerk penerimaan dapat melakukan perhitungan
yang hati-hati ketika barang diterima. Tergantung pada luas sistem yang
terkomputerisasi, hanya dokumen hard copy yang akan menghasilkan
pesanan pembelian yang dikirimkan ke pemasok. Beberapa perusahaan
juga mengeliminasi hall ini dengan menggunakan jaringan komputer on-
line dengan pemasoknya.
Penerimaan Barang dan Jasa
Pesanan pembelian yang sah merupakan otorisasi bagi departemen
penerimaan untuk menerima barang yang dikirmkan oleh pemasok.
Penerimaan barang atau jasa ini biasanya membuktikan bahwa suatu
transaksi dan penetapan kewajiban telah terjadi. Personil departemen
penerimaan harus membandingkan barang yang diterima dengan uraian
yang tercantum pada pesanan pembelian. Menghitung barang, dan
memeriksa kemungkinan adanya barang yang rusak.
Siklus Pengeluaran Page 20
a. Pembuatan Laporan Penerimaan
Laporan penerimaan bernomor urut harus dibuat untuk setiap
pesanan yang diterima, untuk mendokumentasikan bahwa barang telah
diterima, dan bahwa kewajiban telah ditetapkan. Dalam sistem yang
terkomputerisasi, laporan penerimaan dapat dibuat dengan
menggunakan informasi yang telah tersedia dalam komputer dan
menambahkan data penerimaan yang sesuai seperti kuantitas yang
diterima. Sistem komputer akan membandingkan kuantitas yang dipesan
dengan yang diterima dan membuat laporan pengecualian agar dapat
ditindak lanjuti sebagaimana mestinya.
Laporan penerimaan merupakan dokumen yang penting dalam
mendukung asersi eksistensi atau kejadian untuk transaksi pembelian.
Informasi yang ada dalam laporan penerimaan akan diteruskan ke bagian
hutang usaha melalui salinan laporan penerimaan atau secara elektronis.
Laporan penerimaan jarang dibuat utnuk penerimaan jasa. Dalam kasus
ini, manajemen biasanya mendokumentasikan penerimaan jasa dengan
menyetujui salinan faktur pemasok atau penjual untuk segera dibayar.
b. Penyimpanan Barang yang Diterima sebagai Persediaan
Setelah menyerahkan barang ke gudang atau departemen yang
mengajukan permintaan lainnya, klerk permintaan harus meminta tanda
terima. Pencantuman tanda tangan pada salinan laporan penerimaan
memenuhi tujuan ini dan memberikan bukti lebih lanjut mengenai asersi
eksistensi atau kejadian untuk transaksi pembelian. Tanda tangan pada
salinan penerimaan ini juga menetapkan tanggung jawab selanjutnya
atas barang yang dibeli. Pemisahan fungsi penyimpanan barang yang
diterima sebagai persediaan dari fungsi lainnya yang terlibat dalam
pembelian dapat mengurangi risiko terjadinya pembelian yang tidak
diotorisasi atau penyalahgunaan barang.
Gambar5. Pertimbangan Risiko Pengendalian-Transaksi Pembelian
Siklus Pengeluaran Page 21
Siklus Pengeluaran Page 22
Siklus Pengeluaran Page 23
Pencatatan Kewajiban
Penerimaan barang atau jasa biasanya menetapkan suatu kewajiban
bagi perusahaan untuk menyelesaikan transaksi. Akuntansi akrual
mensyaratkan pencatatan kewajiban. Banyak perusahaan membuat
voucher, yaitu suatu dokumen internal, untuk mengakui kewajiban dan
mencatatnya dalam jurnal pembelian atau register voucher.
Pengendalian atas pencatatan kewajiban dan asersi/ tujuan audit spesifik
yang berkaitan meliputi hal-hal berikut:
1. Menetapkan kesesuaian antara rincian dalam voucher dengan
faktur penjual serta laporan penerimaan dan pesanan pembelian
yang bersangkutan.
2. Membandingkan tanggal laporan penerimaan dengan tanggal
pencatatan voucher. Kedua tanggal itu harus berada pada periode
akuntansi yang sama.
3. Melaksanakan pengecekan yang independen atas keakuratan
matematis dari setiap voucher dan faktur pemasok
pendukungnya.
Siklus Pengeluaran Page 24
4. Menentukan bahwa semua voucher telah dibukukan dan
diikhtisarkan secara tepat dalam catatan akuntansi.
5. Menetapkan bahwa voucher mencerminkan kewajiban
perusahaan dengan cara menunjuk seseorang untuk memberi
persetujuan atas pembayaran voucher.
6. Memberikan kode atas distribusi akun, dengan menunjukkan akun
aktiva atau beban yang harus didebet, ke voucher tersebut.
7. Dokumen pendukung harus segera distempel, dilubangi, atau
dibubuhi tanda lainnya agar dokumen tersebut tidak digunakan
lagi untuk mengajukan permintaan pembayaran.
Sebaian besar pengendalian itu akan membandingkan keakuratan
pencatatan dengan data yang dimasukkan ketika transaksi dimulai atau
barang dan jasa diterima.
a. Pembuatan Voucher dan Pencatatan Kewajiban
Voucher merupakan dokumen bernomor urut yang berhubungan
dengan pencatatan kewajiban dalam jurnal atau register voucher.
Biasanya departemen hutang usaha bertanggung jawab untuk
memastikan bahwa pembelian telah dicatat secara akurat. Banyak
pengendalian yang penting, seperti terlihat pada Gambar 5, terjadi waktu
mencatat pembelian.
Setelah menerima faktur dari penjual, biasanya personil departemen
hutang usaha akan memasukkan data transaksi melalui terminal.
Program edit akan mengecek hal-hal seperti validitas nomor pemasok,
kecocokan antara kuantitas yang tercantum dalam voucher dengan
kuantitas yang diterima, menguji keakuratan matematis pada faktur
penjual dan voucher, membandingkan periode akuntansi pencatatan
dengan periode akuntansi penerimaan barang atau jasa, atau
membandingkan klasifikasi akun pada voucher dengan klasifikasi akun
pada pesanan pembelian. Setiap perbedaan harus diteruskan melalui
pesan kesalahan yang ada pada terminal atau melalui laporan
pengecualian. Seorang Supervisor akuntansi harus melakukan
Siklus Pengeluaran Page 25
pengecekan independen atas kesesuaian total voucher yang dicatat
dengan ikhtisar voucher harian, serta membandingkan saldo awal hutang
usaha, ditambah transaksi harian, sehingga dapat diperoleh saldo akhir
transaksi. Informasi mengenai voucher yang belum dibayar biasanya
diselenggarakan dalam file voucher yang belum dibayar, atau file buku
pembantu hutang usaha, menunggu pembayaran berikutnya. Komputer
secara teratur akan membandingkan saldo akun pengendalian buku
besar dengan jumlah buku pembantu hutang usaha. Di samping itu,
laporan bulanan yang diterima dari pemasok juga dapat direkonsiliasi
dengan saldo pemasok yang dicatat. Seorang Supervisor akuntansi harus
memantau (1) ketepatan klasifikasi akun yang diperlihatkan dalam
register voucher, dan (2) ketepatan waktu pencatatan dengan
membandingkan secara periodik tanggal ayat jurnal register voucher
dengan tanggal pada salinan voucher.
Manajemen harus menetapkan sistem pertanggungjawaban atas
penggunaan sumber daya perusahaan. Manajer departemen harus
diminta untuk mereview secara teratur transaksi-transaksi yang
dibebankan ke akunnya. Manajer tersebut harus memahami alasan bisnis
yang mendasari transaksi adalah sah, merupakan kewajiban perusahaan,
telah dinilai dengan tepat, dan harus dibebankan ke akunnya. Jika
manjemen tidak menetapkan pengendalian atas pertanggungjawaban
terhadap penggunaan sumber daya, maka hal itu merupakan bukti
lemahnya pengendalian internal perusahaan.
B.3. Sistem Ilustratif untuk Transaksi Pembelian
Bagan arus dari sistem ilustratif untuk memroses transaksi pembelian
dapat dilihat pada Gambar 6. Gambar tersebut mengikhtisarkan informasi
yang penting untuk mendokumentasikan pemahaman auditor tentang
pengendalian internal: (1) fungsi-fungsi kunci, (2) dokumentasi jejak
audit, (3) laporan penting yang dihasilkan oleh sistem, dan (4) program
serta file komputer yang terdapat dalam sistem akuntansi.
Tidak semua salinan dokumen ini didokumentasikan dalam bagan
arus itu, karena auditor hanya memerlukan pemahaman yang mencukupi
Siklus Pengeluaran Page 26
untuk merencakan audit. Bagan arus tersebut juga menunjukkan tahapan
yang dilalui transaksi mulai dari pemrakarsaan transaksi pada buku
besar, yang mendukung laporan keuangan.
B.4. Perolehan Pemahaman dan Penialain Risiko Pengendalian
Auditor harus memperoleh pemahaman tentang siklus pembelian
yang mencukupi untuk merencanakan audit. Yaitu, auditor perlu memiliki
pemahaman yang cukup agar mampu mengidentifikasi jenis-jenis salah
saji yang potensial, mempertimbangkan faktor-faktor yang
mempengaruhi risiko salah saji yang material, dan merancang pengujian
substantif. Jika auditor merencanakan untuk menilai risiko pengendalian
pada tingkat yang rendah utnuk suatu asersi, maka penting bagi dia
untuk memperoleh pemahaman mengenai prosedur pengendalian atas
asersi tersebut.
Pengujian pengendalian adalah cara untuk menentukan keefektifan
dari pengendalian semacam itu. Luas pertimbangan auditor tentang
faktor-faktor yang berkaitan dengan penilaian risiko pengedalian untuk
setiap asersi tergantung pada strategi audit. Risiko inheren untuk
transaksi pembelian sering ditetapkan pada tingkat maksimum atau
tinggi, karena (1) siklus pembelian mempunyai pengaruh pervasif
terhadap laporan keuangan, dan (2) kerentanan aktiva terhadap
penyalahgunaan. Auditor juga harus mempertimbangkan hasil prosedur
analitis untuk menentukan penilaian tingkat risiko pengendalian yang
direncanakan dan risiko pengujian rincian.
Gambar 6. Pemrosesan Transaksi Pembelian
Siklus Pengeluaran Page 27
Jika auditor merencanakan untuk menilai risiko pengendalian pada
tingkat sedang aatu tinggi, maka ia dapat menggunakan pengetahuan
tentang keefektifan pengendalian yang diperolehnya ketika memahami
pengendalian internal. Auditor juga dapat mengambil kesimpulan
mengenai keefektifan operasi pengendalian umum komputer, dan
mengajukan pertanyaan serta menginspeksi dokumen yang berkaitan
dengan prosedur yang digunakan untuk menindaklanjuti laporan
Siklus Pengeluaran Page 28
pengecualian yang dihasilkan oleh pengendalian terprogram. Pada waktu
menguji pengendalian umum komputer, auditor juga bisa mempelajari
keefektifan prosedur untuk mengotoriasi dan menguji perubahan
program. Auditor juga dapat mempelajari apakah orang yang
menindaklanjuti laporan pengecualian mempunyai pemahaman yang
cukup tentang siklus operasi untuk mengantisipasi pengecualian yang
dapat terjadi dalam laporan tersebut, dan apakah tindakan yang diambil
untuk memperbaiki kesalahan dilakukan atas dasar tepat waktu.
Auditor juga dapat menguji keefektifan pengendalian manajemen
seperti pengendalian anggaran dan mereview manajemen atas transaksi
yang menjadi tanggung jawabnya. Dalam sistem pengendalian internal
yang baik, manejemen bertanggungjawab atas penggunaan sumber daya
perusahaan dan akun sering melakukan berbagai langkah untuk
menunjukkan bukti tentang review manajemen dan tindaklanjut
manejemen atas berbagai masalah yang ditunjukkan oleh laporan.
Jika auditor merencanakan untuk menilai risiko pengendalian pada
tingkat rendah, maka ia biasanya harus: (1) menguji keefektifan
pengendalian umum, (2) menggunakan teknik audit berbantuan
komputer untuk mengevaluasi keefektifan pengendalian terprogram, dan
(3) menguji keefektifan prosedur untuk menindaklanjuti pengecualian
yang diidentifikasi oleh pengendalian terprogram. Sebagai contoh,
auditor dapat menggunakan data pengujian untuk menentukan apakah
hasil yang diharapkan akan muncul dalam laporan pengecualian jika ia
memasukkan:
1. Kode otorisasi karyawan yang tidak sah.
2. Pesanan pembelian yang melebihi batas yang telah terprogram.
3. Nomor pemasok hilang atau keliru.
4. Informasi penerimaan tidak sesuai dengan pesanan pembelian.
5. Informasi dalam faktur penjual tidak sesuai dengan informasi
penerimaan.
Siklus Pengeluaran Page 29
6. Faktur penjualan yang mengandung kesalahak aritmatik.
7. Jumlah dollar dalam faktur penjual hilang atau tidak wajar.
8. Faktur penjual yang tidak memuat tanggal jatuh tempo atau
termin pembayaran.
9. Faktur penjual yang tidak memuat nomor kode klasifikasi akun
atau salah kodenya.
10.Periode akuntansi penerimaan barang berbeda dengan periode
pencatatan transaksi.
11.Faktur penjual yang sama diajukan lebih dari satu kali.
Beberapa pengujian pengendalian dapat dilakukan secara
bebarengan dengan perolehan pemahaman pada tahap perencanaan
audit. Sementara hal-hal lainnya dapat dilakukan selama pekerjaan
lapangan interim. Sifat dan luas pengujian pengendalian akan bervariasi
secara terbalik dengan tingkat risiko pengendalian yang direncanakan
auditor. Penilaian risiko pengendalian yang rendah akan membutuhkan
bukti yang lebih kompeten daripada penilaian risiko pengendalian yang
lebih tinggi. Sebagaimana dicantumkan diatas, penilaain risiko
pengendalian yang rendah berdasarkan prosedur pengendalian
terprogram biasanya akan melibatkan CAATs.
C. Aktivitas Pengendalian-Transaksi Pengeluaran Kas
C.1. Dokumen dan Catatan yang Umum
Dokumen dan catatan penting yang digunakan dalam pemrosesan
transaksi pengeluaran kas meliputi hal-hal beriktu:
1. Cek. Perintah resmi kepada bank untuk membayar sejumlah uang
yang ditunjukkan pada perintah tersebut kepada payee
2. Ikhtisar cek. Laporan total cek yang diterbitkan dalam batch atau
selama hari bersangkutan.
Siklus Pengeluaran Page 30
3. File transaksi pengeluaran kas. Informasi tentang pengeluaran
dengan cek kepada pemasok dan pihak lainnya.
4. Jurnal pengeluaran kas arau register cek. Catatan akuntansi formal
mengenai cek yang diterbitkan kepada pemasok dan pihak
lainnya.
C.2. Fungsi-Fungsi
Fungsi pengeluaran kas (Cash distursement function) adalah proses
dimana perusahaan akan memebrikan pertimbangan atas penerimaan
barang dan jasa. Fungsi pengeluaran kas biasanya meliputi pembayaran
kewajiban secara simultan dan pencatatan pengeluaran kas. Contoh
prosedur pengendalian ikhtisar dalam Gambar 7 berikut.
Pembayaran Kewajiban dan Pencatatan Pengeluaran
Biasanya bendahara atau fungsi manajemen kas bertanggungjawab
untuk menentukan voucher yang belum dibayar agar diproses
pembayarannya pada tanggal jatuh temponya. Semua pembayaran harus
dilakukan dengan cek. Komputer dapat diprogram untuk memilih
voucher-voucher yang jatuh tempo setiap hari dari file induk hutang
usaha dan laporan ini akan direview untuk menentukan hutang mana
yang harus dibayar, dengan mempertimbangkan posisi kas perusahaan.
Gambar7. Pertimbangan Risiko-Transaksi Pengeluaran Kas
Siklus Pengeluaran Page 31
Siklus Pengeluaran Page 32
Setelah voucher tertentu diidentifikasi sebagai voucher yang harus
dibayar, maka komputer akan mencocokkan informasi tentang cek
dengan infromasi pendukung, melaksanakan pengendalian aplikasi
terprogram, memberi tanda bahwa voucher telah dibayar, dan mencatat
transaksi dalam file transaksi pengeluaran kas. Seringkali cek di bawah
jumlah dollar tertentu dapat ditandatangani dengan mesin, sedangkan
untuk jumlah diatasnya harus ditandatangani secara manual oleh pejabat
tertentu yang ditunjuk perusahaan. Pengendalian atas pembuatan dan
penandatanganan cek serta tujuan audit spesifik terkait mencakup hal-
hal berikut :
1. Pejabat yang berwenang di departemen keuangan harus
bertanggungjawab atas penandatanganan cek bernilai besar.
2. Pengendalian yang terprogram atas cek untuk menentukan
bahwa setiap cek telah dicocokkan secara tepat dengan voucher
yang belum dibayar yang disetujui dan nama penerima
pembayaran serta jumlah dalam cek telah sesuai dengan voucher.
3. Pengendalian yang terprogram akan membatalkan nomor
voucher setelah voucher tersebut dibayar, dan mereview file
voucher yang telah dibayar untuk mencegah voucher tersebut
dibayar dua kali.
4. Untuk mengurangi risiko pencurian atau perubahan, departemen
pengendali produksi cek harus mengendalikan pengiriman cek
tersebut.
5. Tidak ada cek yang diterbitkan berupa “cek tunai” atau “cek atas
unjuk” dan tidak ada blanko cek yang harus diterbitkan.
6. Cek bernomor urut harus digunakan dan dipertanggungjawabkan.
7. Akses ke blanko cek dan cap tandatangan harus dibatasi kepada
pejabat yang diotorisasi.
File transaksi pengeluaran kas dibuat ketika cek yang telah dibuat
digunakan untuk memutakhirkan file induk hutang usaha dan akun buku
Siklus Pengeluaran Page 33
besar. Program pemutakhiran ini juga menghasilkan jurnal pengeluaran
kas dan ikhtisar buku besar yang akan diteruskan ke akuntansi.
Pengendalian atas pengeluaran kas meliputi hal-hal berikut:
1. Total run-to-run membandingkan saldo awal file pengeluaran kas
ditambah transaksi, dengan saldo akhir yang diperkirakan dalam
file transaksi pengeluaran kas yang telah dimutakhirkan serta file
induk hutang usaha.
2. Pengecekan yang independen atas kesesuaian total cek yang
diterbitkan dengan total batch voucher yang diproses.
3. Pengecekan yang independen oleh Supervisor akuntansi atas
kesesuaian jumlah yang dijurnal dan dibukukan ke hutang usaha
dengan ikhtisar cek yang diterima dari bendahara.
4. Rekonsiliasi bank secara independen.
C.3. Sistem Ilustratif untuk Transaksi Pengeluaran Kas
Gambar 8 dibawah merupakan kelanjutan dari tahapan yang telah
didokumentasikan pada Gambar 6 yang dilalui transaksi pengeluaran
mulai dari awal transaksi, melalui proses pertimbangan, hingga buku
besar, yang mendukung laporan keuangan. Setiap salinan dokumen ini
tidak didokumentasikan dalam bagan arus itu, karenan auditor hanya
memerlukan pemahaman yang cukup untuk merencanakan audit.
C.4. Memperoleh Pemahaman dan Menilai Risiko Pengendalian
Pengujian pengendalian merupakan cara untuk menilai keefektifan
pengendalian internal. Sifat dan luas pengujian pengendalian akan
bervariasi secara terbalik dengan penilaian tingkat risiko pengendalian
yang direncanakan auditor. Penilaian tingkat risiko pengendalian yang
lebih rendah akan membutuhkan bukti yang lebih kompeten tentang
keefektifan operasi pengendalian internal. Bukti mengenai keefektifan
pengendalian internal dapat diperoleh ketika auditor memperoleh
pemahaman atau melalui pengujian pengendalian spesifik. Berdasarkan
asimilasi bukti-bukti yang diperoleh dari prosedur untuk meperoleh
Siklus Pengeluaran Page 34
pemahaman atas bagian yang relevan dari kelima komponen
pengendalian internal dan pengujian pengendalian terkait, penilaian akhir
atas risiko pengedalian dapat dibuat dan didokumentasikan untuk setiap
asersi signifikan yang berkaitan dengan pengeluaran kas.
Gambar8. Transaksi Distribusi Kas.
D. Pengujian Substantif atas Saldo Hutang Usaha
Hutang usaha biasanya merupakan kewajiban lancar terbesar dalam
neraca dan merupakan faktor yang signifikan dalam mengevaluasi
solvensi jangka pendek perusahaan. Seperti halnya dengan piutang
usaha, hutang usaha biasanya juga dipengaruhi oleh volume transaksi
yang tinggi dan karenanya sangat rentan terhadap salah saji. Akan tetapi,
Siklus Pengeluaran Page 35
bila dibandingkan dengan audit atas saldo aktiva, audit atas hutang lebih
ditekankan pada asersi kelengkapan daripada asersi eksistensi atau
kejadian. Alasannya adalah bahwa jika manejemen termotivasi untuk
memanipulasi hutang, maka ia cenderung menetapkan hutang terlalu
rendah agar dapat melaporkan posisi keuangan yang lebih
menguntungkan.
D.1. Penentuan Risiko Deteksi untuk Pengujian Rincian
Hutang usaha dipengaruhi baik oleh transaksi pembelian yang
menambah saldo maupun oleh transaksi pengeluaran kas yang
menurunkan saldo tersebut. Jadi, risiko pengujian rincian untuk asersi
hutang usaha dipengaruhi oleh risiko inheren, risiko prosedur analitis, dan
faktor-faktor risiko pengendalian yang berkaitan dengan kedua kelompok
transaksi tersebut. Perhatikan Gambar 9. Tingkatan risiko spesifik dalam
matriks ini hanya bersifat ilustratif karenanya bervariasi menurut situasi
yang dihadapi klien. Gambar ini juga menunjukkan perlunya bukti yang
lebih meyakinkan untuk asersi kelengkapan dan penyajian serta
pengungkapan daripada untuk asersi-asersi lainnya.
D.2. Perancangan Pengujian Substantif
Daftar pengujian substantif yang mungkin, yang dapat dimasukkan
dalam program audit yang dikembangkan dapat terlihat pada Gambar 10.
Perhatikan bahwa setiap pengujian dalam gambar tersebut diarahkan
pada satu atau lebih tujuan audit atas saldo akun spesifik untuk hutang
usaha dari gambar 2. Juga perhatikan bahwa pengujian berganda
diarahklan ke setiap tujuan audit atas saldo akun.
Gambar9. Korelasi Komponen Risiko-Asersi Hutang Usaha
Siklus Pengeluaran Page 36
a. Prosedur Awal
Titk awal bagi setiap pengujian audit adalah mendapatkan
pemahaman tentang bisnis dan industri klien. Pemahamn tentang
signifikansi siklus pembelian dalam perusahaan menyediakan konteks
untuk penilaian risiko yang penting. Pemahaman atas pemicu atau
penggerak ekonomi perusahaan, termin perdagangan standar, dan
seberapa luas konsentrasi bisnis dengan pemasok tertentu menyediakan
konteks untuk mengevaluasi hasil prosedur analitis, pengujian
pengendalian, dan pengujian substantif.
Prosedur awal lainnya untuk pengujian substantif atas saldo hutang
usaha adalah menelusuri saldo kertas kerja tahun sebelumnya, dan
menggunakan perangkat lunak audit tergeneralisasi dalam memeriksa
akun buku besar untuk melihat setiap ayat jurnal yang tidak biasa, serta
untuk mengembangkan daftar jumlah yang terutang pada tanggal
neraca. Biasanya klien mempunyai daftar file voucher yang belum
dibayar, buku pembantu hutang usaha, atau file induk dalam bentuk
elektronik. Auditor juga dapat menggunakan perangkat lunak audit
tergeneralisasi untuk menentukan ketepatan matematis dari daftar
tersebut dengan cara menjumlah ulang total dan dengan memverifikasi
bahwa jumlah telah sesuai dengan saldo akun buku besar.
Gambar 10. Pengujian Substantif yang Mungkin atas Asersi Hutang Usaha.
Siklus Pengeluaran Page 37
Siklus Pengeluaran Page 38
Siklus Pengeluaran Page 39
b. Prosedur Analitis
Arti penting prosedur analitis telah dibahas sebelumnya. Tujuan
auditor menetapkan prosedur ini adalah untuk mengembangkan
ekspektasi atas saldo akun hutang dan hubungan antara hutang usaha
dengan akun-akun kunci lainnya seperti pembelian atau persediaan.
Beberapa prosedur analitis yang dapat dilakukan untuk mendapatkan
bukti mengenai hutang usaha. Suatu penurunan yang abnormal atas
rasio lancar dapat menjadi indikator bahwa kewajiban telah ditetapkan
terlalu rendah. Prosedur analitis akan dilakukan pada tahap akhir
penugasan untuk memastikan bahwa bukti yang dievaluasi dalam
pengujian rincian telah konsisten dengan gambaran menyeluruh yang
dilaporkan dalam laporan keuangan.
c. Pengujian Rincian Transaksi
Dalam melaksanakan pengujian tersebut, auditor terutama akan
menitikberatkan pada pendeteksian kurang saji hutang yang dicatat serta
hutang yang belum tercatat. Seberapa luas setiap pengujian itu
dilakukan akan bervariasi menurut tingkat risiko deteksi spesifik yang
dapat diteima untuk asersi-asersi terkait.
1. Menelusuri hutang yang dicatat ke dokumentasi pendukung
Dalam pengujian ini, ayat jurnal kredit pada hutang usaha akan
ditelusuri ke dokumentasi pendukung dalam file pembelian.
Pendebetannya akan ditelusuri ke dokumen transaksi pengeluaran kas,
seperti buku pengeluaran cek, atau memo dari penjual menyangkut retur
pembelian dan pengurangan harga. Beberapa penelusuran mungkin telah
dilakukan selama pekerjaan interim, yaitu sebagai bagian dari pengujian
bertujuan ganda bersama dengan penelusuran dari dokumen sumber ke
catatan akuntansi. Luas penelusuran ini berhubungan langsung dengan
kesimpulan auditor mengenai risiko inheren, risiko prosedur analitis, dan
risiko pengendalian.
2. Melaksanakan pengujian pisah batas pembelian
Siklus Pengeluaran Page 40
Pengujian pisah batas pembelian mencakup penentuan bahwa
transaksi pembelian yang terjadi mendekati tanggal neraca telah dicatat
pada periode yang tepat. Hal ini dapat dilakukan dengan menelusuri
tanggal-tanggal laporan penerimaan ke ayat jurnal register voucher dan
menvouching ayat jurnal yang dicatat ke dokumentasi pendukungnya.
Pengujian ini biasanya mencakup periode antara 5 sampai 10 hari bisnis
sebelum dan sesudah tanggal neraca. Bukti yang diperoleh dari
pengujian ini berkaitan dengan asersi eksistensi atau kejadian dan
kelengkapan untuk hutang usaha.
Dalam memeriksa dokumentasi sebagai bagian dari pengujian ini,
pertimbangan khusus harus diberikan atas barang yang masih dalam
perjalanan per tanggal neraca. Barang yang dikirimkan dengan syarat
FOB shipping point harus dimasukkan dalam persediaan dan hutang
usaha pemebli. Sebaliknya, barang dalam perjalanan yang dikirim dengan
syarat FOB destination harus tetap diperlakukan sebagai persediaan
penjual serta dikeluarkan dari persediaan dan hutang usaha pembeli
hingga barang tersebut tiba di departemen penerimaan pembeli. Dalam
melakukan pengujian ini, auditor harus menentukan bahwa pisah batas
yang tepat telah dicapai ketika perhitungan fisik persediaan.
3. Melaksanakan pengujian pisah batas pengeluaran kas.
Pisah batas yang tepat atas transaksi pengeluaran kas pada akhir
tahun adalah sangat penting untuk penyajian kas dan hutang yang benar
pada tanggal neraca. Bukti tentang pengujian pisah batas pengeluaran
kas dapat diperoleh melalui observasi langsung dan review atas
dokumentasi internal. Apabila auditor dapat menyajikan pada tanggal
neraca, maka ia secara langsung dapat menyaksikan lembar cek terakhir
yang ditarik klien. Penelusuran selanjutnya atas bukti ini ke catatan
akuntansi akan dapat memverivikasi keakuratan pisah batas. Selain itu,
auditor juga dapat menelusiri cek-cek yang dibayar dalam periode
beberapa hari sebelum dan sesudah tanggal neraca ke tanggal cek
tersebut dicatat.
4. Melakukan pencarian hutang yang belum tercatat.
Siklus Pengeluaran Page 41
Pencarian hutang usaha yang belum tercatat terdiri dari prosedur
yang dirancang secara khusus untuk mendeteksi kewajiban signifikan
yang belum dicatat pada tanggal neraca. Dengan demikian, prosedur ini
berkaitan dengan asersi kelengkapan untuk hutang usaha.
Pembayaran Kemudian
Pemeriksaan atas pembayaran kemudian terdiri dari pemeriksaan
dokumen untuk cek-cek yang diterbitkan atau voucher yang dibayar
setelah tanggal neraca. Apabila dokumentasi ini menunjukkan bahwa
pembayaran tersebut adalah untuk membayar kewajiban yang ada pada
tanggal neraca, maka auditor harus menelusuri ke daftar hutang usaha
guna menentukan apakah hal tersebut sudah termasuk dalam daftar
hutang usaha. Pengujian ini dilakukan hingga akhir pekerjaan lapangan
untuk memperbesar peluang memperoleh bukti tentnag hutang yang
secara sengaja atau karena kurang teliti tidak dimasukkan dalam daftar
hutang pada tanggal laporan keuangan. Dengan demikian, pengujian ini
melebihi periode yang digunankan dalam pengujian pisah batas yang
telah diuraikan diatas.
Prosedur Lainnya
Dokumentasi pendukung hutang yang telah dicatat, tetapi masih
belum dibayar sampai tanggal terakhir pekerjaan lapangan, juga harus
diperiksa atas dasar pengujian. Hal ini juga dapat mengungkapkan
kewajiban yang ada tetapi belum dicatat pada tanggal neraca. Prosedur
lainnya yang dapat mengungkapkan hutang yang belum dicatat meliputi:
(1) menginvestigasi pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur
penjual yang tidak sesuai pada akhir tahun. (2) mengajukan pertanyaan
kepada personil akuntansi dan pembelian tentang hutang yang belum
dicatat, serta (3) mereview anggaran moral, perintah kerja, dan kontrak
konstruksi untuk mecari bukti adanya hutang yang belum dicatat.
d. Pengujian Rincian Saldo
Dua pengujian yang termasuk dalam kategori ini adalah (1)
konfirmasi hutang saldo usaha, dan (2) rekonsiliasi hutang yang belum
Siklus Pengeluaran Page 42
dikonfirmasi dengan laporan bulanan yang diterima oleh klien dari
penjual atau pemasok.
1. Konfirmasi hutang usaha.
Prosedur ini bersifat opsional karena (1) konfirmasi ini tidak dapat
menjamin bahwa hutang yang belum dicatat akan dapat ditemukan, dan
(2) bukti eksternal berupa faktur dan laporan bulanan penjual harus
tersedia untuk mendukung saldonya. Konfirmasi hutang usaha
direkomendasikan apabila risiko deteksi rendah, terdapat kreditor
individual dengan saldo yang relatif besar, atau perusahaan mengalami
kesulitan dalam memenuhi kewajibannya.
Apabila konfirmasi akan dilakukan, maka akun dengan saldo nol atau
kecil harus ada diantara pilihan untuk konfirmasi karena saldo itu
mungkin ditetapkan terlalu rendah daripada akun dengan saldo yang
besar. Selain itu, konfirmasi juga harus dikirimkan kepada pemasok
utama yang (1) telah digunakan pada tahun sebelumnya, tatapi tidak
dalam tahun berjalan, dan (2) tidak mengirimkan laporan bulanan.
Konfirmasi bentuk positif harus digunakan dalam melakukan permintaan
konfirmasi seperti diilustrasikan pada gambar 11. Dapat diobservasi
bahwa konfirmasi hutang usaha, auditor menghendaki agar direkonsiliasi
dengan catatan klien.
Gambar 11. Konfirmasi Hutang Usaha
Siklus Pengeluaran Page 43
2. Merekonsiliasi hutang yang belum dikonfirmasi dengan laporan
pemasok.
Dalam banyak kasus, para pemasok biasanya mengirimkan laporan
bulanan yang bisa dijumpai dalam file klien. Dalam kasus ini, jumlah yang
terutang kepada pemasok menurut daftar hutang klien dapat
direkonsiliasi dengan laporan tersebut. Bukti yang diperoleh dari prosedur
ini juga berlaku untuk asersi yang sama seperti konfirmasi, tetapi kurang
dapat diandalkan karena laporan pemasok telah dikirimkan kepada klien,
dan bukan langsung kepada auditor. Selain itu, laporan ini mungkin tidak
tersedia dari pemasok tertentu.
e. Pembandingan Penyajian Laporan dengan GAAP
Hutang usaha haru diidentifikasikan dan diklasifikasikan secara tepat
sebagai kewajiban lancar. Jika saldo hutang usaha mencakup
pembayaran di muka yang material kepada beberapa pemasok untuk
pengiriman barang dan jasa dimasa depan, maka jumlah semacam itu
harus direklasifikasikan sebagai uang muka kepada pemasok dan dicatat
sebagai aktiva. Selain itu, pengungkapan juga perlu dilakukan atas
penjaminan dan hutang pihak yang mempunyai hubungan instimewa,
komitmen pembelian, serta kewajiban kontijensi. Jadi, penyajian dan
Siklus Pengeluaran Page 44
pengungkapan manaejmen harus dibandingkan dengan persyaratan
GAAP.
E. Jasa Bernilai Tambah.
Standar audit yang berlaku umum tidak mensyaratkan bahwa auditor
harus melakukan jasa bernilai tambah. Meskipun demikian, apabila
auditor telah menyelesaikan suatu audit, maka biasanya mereka sangat
mengetahui tentang bisnis dan praktik bisnis klien, hasil operasi dan arus
kasnya, serta pengedalian internal perusahaan. Manajemen dan dewan
komisaris biasanya ingin secara penuh memanfaatkan pengetahuan
auditor tersebut.
DAFTAR PUSTAKA
Boynton, dkk. Modern Auditing jilid 2. Edisi 7. 2002. Erlangga: Jakarta
Siklus Pengeluaran Page 45
Siklus Pengeluaran Page 46