assessment grand design e-library perpustakaan nasional ri...
TRANSCRIPT
Assessment
Grand Design E-Library
Perpustakaan Nasional RI
2015-2019
PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
Jl. Salemba Raya No. 28a, Jakarta Pusat
i
Publication Details
Change Record
Date Author Version Change Reference
1Desember 2014 0.1 Document formating
2Desember 2014 0.2 Bab I: Pendahuluan
2 Desember 2014 0.3 Bab II: Proses Bisnis
4 Desember 2014 0.4 Revisis Bab I: Pendahuluan
7Desember 2014 0.5 Bab III: Sistem Informasi
8Desember 2014 0.6 Bab IV: Teknologi Informasi
9Desember 2014 0.7 Revisi Bab II: Sistem Informasi, Revisi Bab III: Teknologi Informasi
10Desember 2014 0.8 Bab V: Organisasi dan Manajemen SI/TI
11Desember 2014 0.9 Revisi Bab IV: Teknologi Informasi, Revisi Bab V: Organisasi dan Manajemen SI/TI
12 Desember 2014 1.0 Finalisasi Dokumen
Reviewer
Name Version Approved
Position Date
Muhaemin, S.Kom, MM, M.Kom 1.0 Principal Consultant 12 Desember 2014
ii
Daftar Isi
Publication Details ........................................................................................................................ i
Daftar Isi .......................................................................................................................................... ii
Daftar Gambar .............................................................................................................................. vi
Daftar Tabel ................................................................................................................................ viii
1.Pendahuluan............................................................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang .......................................................................................................... 1
1.2 Tujuan Pekerjaan ...................................................................................................... 2
1.3 Metodologi IT Plan UI ............................................................................................... 2
1.4 Maksud Dokumen ..................................................................................................... 3
1.5 Sistematika Dokumen ............................................................................................... 4
2. Proses Bisnis .......................................................................................................................... 5
2.1 Pendahuluan ............................................................................................................. 5
2.2 Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Perpusnas ................................................................ 5
2.2.1 Kedudukan ........................................................................................................ 5
2.2.2 Tugas ................................................................................................................. 6
2.2.3 Fungsi ................................................................................................................ 6
2.2.4 Kewenangan ..................................................................................................... 6
2.3 Struktur Organisasi ................................................................................................... 7
2.3.1 Deputi Bidang Pengembangan Bahan Pustaka Dan Jasa Informasi ................... 9
2.3.2 Deputi Bidang Pengembangan Sumber Daya Perpustakaan ........................... 13
iii
2.3.3 Sekretariat Utama ........................................................................................... 15
2.4 Arahan Strategis ..................................................................................................... 18
2.4.1 Visi .................................................................................................................. 18
2.4.2 Misi ................................................................................................................. 18
2.5 Alur Kegiatan Perpusnas ......................................................................................... 19
2.5.1 Value Chain Perpusnas.................................................................................... 19
2.5.2 Alur Kegiatan Utama ....................................................................................... 20
2.5.3 Alur Kegiatan Pendukung ................................................................................ 23
2.6 Alur Kegiatan UtamaPerpusnas .............................................................................. 25
2.6.1 Deposit dan Akuisisi Bahan Pustaka ................................................................ 25
2.6.2 Pengolahan Bahan Pustaka ............................................................................. 26
2.6.3 Sirkulasi dan Pelayanan Bahan Pustaka .......................................................... 28
2.6.4 Preservasi Bahan Pustaka ............................................................................... 30
2.7 Alur Kegiatan Pendukung Perpusnas ...................................................................... 31
2.7.1 Kepegawaian................................................................................................... 31
2.7.2 Perencanaan ................................................................................................... 32
2.7.3 Keuangan ........................................................................................................ 33
2.7.4 Pembinaan SDM Perpustakaan ....................................................................... 35
2.7.5 Pembinaan Kelembagaan Perpustakaan ......................................................... 36
2.7.6 Pengkajian Perpustakaan ................................................................................ 37
2.7.7 Tata Usaha ...................................................................................................... 37
2.7.8 Kehumasan ..................................................................................................... 38
2.7.9 Teknologi Informasi ........................................................................................ 39
2.7.10 Hasil Assessment ............................................................................................ 39
3. Sistem Informasi ................................................................................................................ 41
3.1 Pendahuluan ........................................................................................................... 41
iv
3.2 Kondisi Sistem Informasi......................................................................................... 41
3.2.1 Pengembangan Pengembangan Perpustakaan Digital Nasional (e-Library) ... 41
3.2.2 Indikator Kinerja Program Perpustakaan Digital Nasional .............................. 43
3.2.3 Lingkup Pengembangan Perpustakaan Digital Nasional ................................. 44
4. Arsitektur Teknologi Informasi..................................................................................... 74
4.1 Pendahuluan ........................................................................................................... 74
4.2 Jejaring Perpustakaan Digital Nasional ................................................................... 75
4.2.1 Mitra Perpustakaan Digital Nasional............................................................... 75
4.2.2 Pangkalan data Perpustakaan Indonesia ........................................................ 77
4.2.3 Pembangunan Sistem Otomasi Perpustakaan di Perpustakaan Umum
Kabupaten/Kota ............................................................................................................. 79
4.3 Assesement Portofolio Layanan Infrastruktur ........................................................ 80
4.3.1 Layanan Pengamanan ..................................................................................... 80
4.3.2 Layanan Data .................................................................................................. 81
4.3.3 Layanan Penyimpanan .................................................................................... 82
4.3.4 Layanan Server................................................................................................ 82
4.3.5 Layanan Client ................................................................................................ 82
4.3.6 Layanan Network ............................................................................................ 83
4.3.7 Layanan Distribusi ........................................................................................... 84
4.3.8 Layanan Integrasi ............................................................................................ 85
4.3.9 Layanan Multimedia ....................................................................................... 85
4.3.10 Layanan Pesan ................................................................................................ 85
4.4 Infrastruktur Basis Data .......................................................................................... 86
4.5 Infrastruktur Jaringan ............................................................................................. 87
4.6 Infrastruktur Data Center ....................................................................................... 91
4.7 Reliabilitas Penyimpanan Data dan Mekanisme Backup ........................................ 92
v
5. Organisasi dan Manajemen Sistem/Teknologi Informasi ..................................... 94
5.1 Pendahuluan ........................................................................................................... 94
5.2 Organisasi TI ........................................................................................................... 94
5.2.1 Profil Divisi TI Perpustakaan Nasional RI ......................................................... 95
5.3 Manajemen TI ......................................................................................................... 96
5.3.1 Sasaran dan Strategi Divisi TI .......................................................................... 96
5.3.2 Tinjauan Proses Berdasarkan Cobit ................................................................. 96
5.4 IT Operation dan Services ....................................................................................... 99
5.5 Kebijakan Pengadaan dan Outsourcing ................................................................ 100
5.6 Sumber Daya Manusia dan Organisasi SI/TI ......................................................... 100
6. Permasalahan & Rekomendasi Implementasi e-Library 2010 -2014............. 101
6.1 Permasalahan Secara Umum ................................................................................ 101
6.2 Rekomendasi ........................................................................................................ 102
vi
Daftar Gambar
GAMBAR 1. 1 METODOLOGI IT BLUEPRINT UI ................................................................................................. 3
GAMBAR 1. 2 TAHAPAN-TAHAPAN PENYUSUNAN IT BLUEPRINT .......................................................................... 3
GAMBAR 2.1 STRUKTUR ORGANISASI PERPUSTAKAAN NASIONAL ......................................................................... 8
GAMBAR 2.2 VALUE CHAIN PERPUSNAS ....................................................................................................... 19
GAMBAR 2.3 KEGIATAN UTAMA PERPUSNAS................................................................................................. 20
GAMBAR 2.4 KEGIATAN PENDUKUNG PERPUSTAKAAN NASIONAL ...................................................................... 23
GAMBAR 2.5 KEGIATAN DEPOSIT DAN AKUISISI BAHAN PUSTAKA....................................................................... 25
GAMBAR 2.6 KEGIATAN PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA.................................................................................. 26
GAMBAR 2.7 KEGIATAN SIRKULASI DAN PELAYANAN BAHAN PUSTAKA ................................................................ 28
GAMBAR 2.8 KEGIATAN PRESERVASI BAHAN PUSTAKA .................................................................................... 30
GAMBAR 2.9 KEGIATAN KEPEGAWAIAN ....................................................................................................... 31
GAMBAR 2.10 KEGIATAN PERENCANAAN PERPUSTAKAAN NASIONAL .................................................................. 32
GAMBAR 2.11 DETAIL FUNGSI KEUANGAN PERPUSTAKAAN NASIONAL ................................................................ 33
GAMBAR 2.12 DETAIL FUNGSI UMUM PERPUSTAKAAN NASIONAL ..................................................................... 34
GAMBAR 2.13 KEGIATAN PEMBINAAN SDM PERPUSTAKAAN ........................................................................... 35
GAMBAR 2.14 KEGIATAN PEMBINAAN KELEMBAGAAN PERPUSTAKAAN ............................................................... 36
GAMBAR 2.15 KEGIATAN PENGKAJIAN PERPUSTAKAAN ................................................................................... 37
GAMBAR 2. 16 KEGIATAN TATA USAHA ....................................................................................................... 37
GAMBAR 2.17 KEGIATAN KEHUMASAN ........................................................................................................ 38
GAMBAR 2.18 DETAIL FUNGSI TEKNOLOGI INFORMASI PERPUSTAKAAN NASIONAL ................................................ 39
GAMBAR 3. 1 ROADMAP PENGEMBANGAN E-LIBRARY PERIODE SEBELUMNYA ....................................................... 43
GAMBAR 3. 2 HALAMAN MUKA PORTAL WEB PERPUSTAKAAN NASIONAL RI PER 5 MARET 2014 .............................. 49
GAMBAR 3. 3 HALAMAN ANTARMUKA SINGLE SIGN ON (SSO) E-RESOURCES PER 5 MARET 2014 ........................... 52
GAMBAR 3.4 PORTAL WEB PERPUSTAKAAN DIGITAL NASIONAL INDONESIA PER 5 MARET 2014 .............................. 53
GAMBAR 3.5 HALAMAN ANTARMUKA PANGKALAN DATA KIN PER 5 MARET 2014 ............................................... 54
GAMBAR 3.6 GRAFIK MIGRASI DATA KATALOG INDUK DAERAH YANG MASUK PER 5 MARET 2014 .......................... 55
GAMBAR 3.7 HALAMAN ANTARMUKA PANGKALAN DATA BNI PER 5 MARET 2014 .............................................. 56
GAMBAR 3.8 REKAPITULASI DATA BNI PER KLASIFIKASI TANGGAL 5 MARET 2014 ................................................ 57
GAMBAR 3. 9 INTERAKSI PANGKALAN DATA METADATA NASIONAL - KIN DAN BNI PER 19 FEBRUARI 2014 ............... 58
GAMBAR 3. 10 HALAMAN ANTARMUKA SITUS WEB PUSAKA INDONESIA PER 5 MARET 2014 .................................. 59
GAMBAR 3. 11 HALAMAN ANTARMUKA PORTAL WEB ARSIP WEB NASIONAL PER 5 MARET 2014 ........................... 65
vii
GAMBAR 3. 12 HALAMAN MUKA KUMPULAN SITUS WEB PERPUSTAKAAN MITRA PER 5 MARET 2014 ...................... 67
GAMBAR 4.1 MODEL KOMUNIKASI DATA BIBLIOGRAFIS PANGKALAN DATA METADATA NASIONAL KIN-BNI ............... 76
GAMBAR 4.2 HALAMAN MUKA PANGKALAN DATA NOMOR POKOK PERPUSTAKAAN PER 5 MARET 2014..................... 77
GAMBAR 4. 3. STATISTIK PERPUSTAKAAN INDONESIA BERDASARKAN JENIS DAN DAERAH 5 MARET 2014 .................. 78
GAMBAR 4. 4 PETA PENYEBARAN ROUTER PERPUSNAS .................................................................................... 84
GAMBAR 4. 5 TOPOLOGI JARINGAN PERPUSTAKAAN NASIONAL SAAT INI ............................................................. 88
GAMBAR 4. 6 TOPOLOGI KONEKSI INTERNET DENGAN PERPUSTAKAAN MITRA ...................................................... 89
GAMBAR 5.1 PROSES-PROSES TI BERDASARKAN FRAMEWORK COBIT ................................................................. 97
GAMBAR 5.2 PRIORITAS UTAMA PROSES-PROSES TI DI PERPUSTAKAAN NASIONAL RI ............................................ 98
viii
Daftar Tabel
TABEL 2.1 PEMETAAN KEGIATAN UTAMA DENGAN UNIT KERJA PERPUSNAS ........................................................... 22
TABEL 2.2 PEMETAAN KEGIATAN PENDUKUNG DENGAN UNIT KERJA PERPUSNAS .................................................... 24
TABEL 2. 3 ANALISIS PERMASALAHAN KEGIATAN DEPOSIT DAN AKUISISI BAHAN PUSTAKA ....................................... 26
TABEL 2. 4 ANALISIS PERMASALAHAN KEGIATAN PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA .................................................. 27
TABEL 2. 5 ANALISIS PERMASALAHAN KEGIATAN SIRKULASI DAN PELAYANAN BAHAN PUSTAKA ................................. 29
TABEL 2. 6 ANALISIS PERMASALAHAN KEGIATAN PRESERVASI BAHAN PUSTAKA ..................................................... 31
TABEL 2. 6 ANALISIS PERMASALAHAN UNTUK KEGIATAN PENDUKUNG PERPUSNAS ................................................ 39
TABEL 3. 1 HASIL ALIH MEDIA BAHAN PERPUSTAKAAN PER 5 MARET 2014 ........................................................ 50
TABEL 3. 2 DAFTAR PENGADAAN E-RESOURCES PERPUSTAKAAN NASIONAL RI PER 19 FEBRUARI 2014 ...................... 50
TABEL 3. 3 REKAPITULASI DATA KIN PER TANGGAL 5 MARET 2014 ................................................................... 54
TABEL 3. 4 STATISTIK BERDASARKAN BAHAN PERPUSTAKAAN DIGITAL PUSAKA INDONESIA PER 5 MARET 2014 ............ 59
TABEL 3. 5 BADAN PERPUSTAKAAN DAERAH MITRA SEBAGAI CENTER OF EXCELLENCE LAYANAN PERPUSTAKAAN BERBASIS
MUATAN BUDAYA LOKAL ................................................................................................................. 64
TABEL 3. 6 STATISTIK ARSIP WEB NASIONAL 5 MARET 2014 ............................................................................ 65
TABEL 3. 7 ASSESMENT SISTEM INFORMASI ................................................................................................... 70
TABEL 4.1 PERPUSTAKAAN INDONESIA BERDASARKAN JENIS DAN DAERAH 5 MARET 2014 ..................................... 78
TABEL 4.1 DAFTAR LAYANAN PENGAMANAN ................................................................................................. 80
TABEL 4.2 DAFTAR LAYANAN DATA ............................................................................................................. 81
TABEL 4. 3 DAFTAR LAYANAN PENYIMPANAN ................................................................................................ 82
TABEL 4. 4 DAFTAR LAYANAN SERVER .......................................................................................................... 82
TABEL 4. 5DAFTAR LAYANAN CLIENT ........................................................................................................... 82
TABEL 4. 6 DAFTAR LAYANAN NETWORK ...................................................................................................... 83
TABEL 4. 7 DAFTAR LAYANAN DISTRIBUSI ..................................................................................................... 84
TABEL 4. 8DAFTAR LAYANAN INTEGRASI ....................................................................................................... 85
TABEL 4. 9 LAYANAN MULTIMEDIA ............................................................................................................. 85
TABEL 4. 10 LAYANAN PESAN .................................................................................................................... 86
TABEL 4. 11 BASIS DATA .......................................................................................................................... 86
TABEL 4. 12 DAFTAR PERANGKAT DAN JUMLAHNYA YANG DIGUNAKAN SAAT INI ................................................... 87
TABEL 4. 13 HASIL ASSESSMENT DATA CENTER .............................................................................................. 91
1
1. Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Perpustakaan Nasional yang selanjutnya disebut dengan Perpusnas merupakan
lembaga Pemerintah Non Kementerian yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada
Presiden yang dalam pelaksanaan tugas operasionalnya dikoordinasikan oleh Menteri
Pendidikan Nasional. Perpusnas memiliki fungsi strategis dalam mencerdaskan kehidupan
bangsa, sesuai Pembukaan (Preambule) Undang-Undang Dasar Republik Indonesia Tahun
1945. Dalam menjalankan tugas dan fungsinya, Perpusnas berlandaskan pada Keputusan
Presiden Nomor 103 Tahun 2001 Tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan
Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departeman.
Untuk dapat melaksanakan tugas, fungsi, serta untuk mencapai tujuan dan sasaran
yang telah ditetapkan tersebut, Perpusnas memerlukan dukungan dari pemanfaatan sistem
informasi dan Teknologi Informasi (SI/TI) secara optimal dan berkesinambungan. Usaha untuk
manfaatkan SI/TI terlihat dengan telah dibangunnya berbagai sistem informasi untuk
menunjang kegiatandan aktivitas yang ada di dalam lingkungan Perpusnas. Selain itu,
Perpusnas juga telah merencanakan untuk mengembangkan sistem informasi demi
meningkatkan pelayanan kepada para pemangku kepentingan. Namun pengembangan sistem
informasi jika tidak dilandasi oleh suatu pedoman perencanaan sistem informasi serta
teknologi informasi, sistem informasi yang ada menghasilkan pulau-pulau sistem (silo system)
yang menyulitkan pada saat proses integrasi dan dapat menimbulkan permasalahan di masa
yang akan datang.
Grand Design E-Library 2015-2019ini merupakan sebagai bentuk rencana strategis
SI/TI, yang kemudianakan menjadi landasan untuk mengoptimalkan proses bisnis melalui
pemanfaatan dan pengelolaan sumber daya TI yang terencana dan selaras dengan tugas,
fungsi,serta sasaran strategis Perpusnas.Adapun beberapa prinsip yang menjadi acuan dalam
penyusunan Grand Design ini antara lain:
Undang-undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan;
2
Undang-undang Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya
Rekam (Deposit);
Peraturan Presiden Nomor 3 Tahun 2013 tentang Perubahan Ketujuh Atas Keputusan
Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan,
Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Kementerian;
Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 1 Tahun 2012 tentang Perubahan
Atas Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 3 Tahun 2001 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Perpustakaan Nasional;
1.2 Tujuan Pekerjaan
Berdasarkan Kerangka Acuan Kerja, tujuan dari pekerjaan ini adalah menyusun Grand
Design E-LibraryPerpusnas sebagai pedoman dalam pengembangan Teknologi Informasi dan
Komunikasi (TIK) yang terintegrasi di lingkungan Perpusnas, guna mendukung pelaksanaan
tugas dan fungsi Perpusnas maupun kegiatan pendukungnya.
1.3 Metodologi IT Plan UI
Dalam melakukan penyusunan dokumenGrand Design E-LibraryPerpusnasini,
digunakan metodologi IT Blueprint UI. Metodologi IT Blueprint UI menjelaskan secara
berurutan kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam penyusunan strategi dan perencanaan TI,
dimulai dari kegiatan assessmentsistem/teknologi informasi saat ini, kemudian dilakukan
perumusan IT Plan. Setelah kedua kegiatan tersebut, dilakukan gap analysis untuk
penyusunan roadmap dan strategi implementasi.Secara sistematis tahapan pekerjaan dibagi
menjadi sebagai berikut:
1. Penyusunan dokumen Kajian Kondisi SI/TI Perpusnas Saat Ini.
2. Penyusunan dokumenGrand Design E-LibraryPerpusnas.
3. Penyusunan dokumen Road Map dan Rencana Implementasi SI/TI Perpusnas.
Dalam masing-masing tahapan di atas, dilakukan analisa terhadap beberapa komponen, yaitu:
1. Analisa terhadap proses bisnis yang berjalan saat ini.
2. Analisa terhadap aplikasi yang digunakan.
3. Analisa terhadap infrastruktur teknologi informasi yang saat ini dimiliki.
3
4. Analisa terhadap pola manajemen & organisasi TI.
Gambar 1. 1 Metodologi IT Blueprint UI
1.4 Maksud Dokumen
Dokumen ini merupakan bentuk deliverabledari hasil assessmentyang telah
dilaksanakan. Gambar dibawah ini akan menjelasakan posisi dokumen ini terhadap tahapan –
tahapan yang dilakukan dalam penyusunan Grand Design E-LibraryPerpusnasdengan
menggunakan metodologi IT BlueprintUI yang telah dijelaskan sebelumnya.
Gambar 1. 2 Tahapan-tahapan Penyusunan IT Blueprint
Business Architecture Layer
Information Systems
Architecture Layer
Information Technology
Architecture Layer
IS/IT Management
& Organization
Business Architecture Layer
Information Systems
Architecture Layer
Information Technology
Architecture Layer
IS/IT Management
& Organization
Ga
p A
na
lys
isBusiness Architecture Layer
Information Systems
Architecture Layer
Information Technology
Architecture Layer
IS/IT Management
& Organization
Vision & Mission
Organization & Business Strategy,
Policies, Objectives &
Project Portfolio
Financial (Budget & Investment) Plan
Change management
Priorities & Schedules
Assessment of Current
IS/IT Future IS/IT BlueprintRoadmap &
Implementation Plan
Assessment of Current IS/IT
Future IS/ITBlueprint
Roadmap &Implementation
Plan
4
Kegiatan assessment dimaksudkan untuk memotret kondisi SI/TI saat ini. Selain itu,
dokumen ini juga berisi ekspektasi, harapan, permasalahan, dan temuan seputar
perkembangan Perpusnasdalam mendukung kegiatan organisasi.
1.5 Sistematika Dokumen
Dokumen ini secara sistematis disusun dalam beberapa bab, yaitu:
1. Bab 1 Pendahuluan
Berisi mengenai deskripsi umum, tujuan pekerjaan, maksud dari dokumen, metodologi
pekerjaan, dan sistematika dokumen.
2. Bab 2 Proses Bisnis
Berisi tentangkedudukan, tugas, fungsi dan arahan strategis Perpusnas serta gambaran
alur kegiatan utama dan pendukungyang berjalan saat ini.
3. Bab 3 Sistem Informasi
Merupakan hasil assessmentterhadap kondisi Sistem Informasi Perpusnas
4. Bab 4 Teknologi Informasi
Berisi tentang assessment terhadap kondisi Teknologi Informasi Perpusnas.
5. Bab 5 Organisasi dan Manajemen Sistem Teknologi Informasi
Berisi tentang assessment terhadap manajemen organisasi, proses-proses serta tata
kelola TI yang telah dijalankan Perpusnas
5
2. Proses Bisnis
2.1 Pendahuluan
Bab Proses Bisnis akan menjabarkan kedudukan, tugas dan fungsi Perpusnas beserta
arahan strategis organisasi yang bersumber pada Keppres No.103 Tahun 2001 Tentang
Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga
Pemerintah Non Departeman, dan SK Kepala Perpusnas No.3 Tahun 2001 Tentang Organsisasi
dan Tata Kerja Perpustakaan Nasional RI, dan Peraturan Kepala Perpusnas No.1 Tahun 2012
Tentang Perubahan Atas Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 3 Tahun 2001
Tentang Organisasi dan Tata Kerja Perpustakaan Nasional.
Bab ini juga berisi proses bisnis yang meliputi alur kegiatan utama dan kegiatan
pendukung yang berjalan saat ini. Pada bagian ini sumber juga diperoleh dari perspektif para
pemangku kepentingan (stakeholders) yang ada di lingkungan Perpusnas. Dengan demikian
diharapkan pada bab ini akan memberikan Gambaran mengenai profil Perpusnas,
keterhubungan Perpusnas dengan entitas eksternal, fungsi-fungsi bisnis yang ada, serta
proses bisnis yang dijalankan saat ini.
2.2 Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Perpusnas
2.2.1 Kedudukan
Perpusnas merupakan lembaga Pemerintah Non Kementerian yang berada di bawah
dan bertanggungjawab kepada Presiden yang dalam pelaksanaan tugas operasionalnya
dikoordinasikan oleh Menteri Pendidikan Nasional. Keberadaan Perpusnas pada saat ini diatur
berdasarkan Keppres No.103 Tahun 2001 Tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan,
Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departeman, dan SK Kepala
Perpusnas No.3 Tahun 2001 Tentang Organsisasi dan Tata Kerja Perpustakaan Nasional RI, dan
Peraturan Kepala Perpusnas No.1 Tahun 2012 Tentang Perubahan Atas Keputusan Kepala
6
Perpustakaan Nasional Nomor 3 Tahun 2001 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Perpustakaan
Nasional.
2.2.2 Tugas
Secara garis besar, Perpusnas bertugas mempunyai tugas melaksanakan tugas
pemerintahan dibidang perpustakaan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan yang berlaku.
2.2.3 Fungsi
Pelaksanaan tugas tersebut didukung oleh fungsi yang diselenggarakan oleh
Perpusnas yang meliputi:
1. Mengkaji dan menyusun kebijakan nasional dibidang perpustakaan;
2. Mengkoordinasikan kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas PERPUSNAS;
3. Melancarkan dan membina terhadap kegiatan instansi Pemerintah dibidang
perpustakaan;
4. Menyelenggarakan pembinaan dan pelayanan administrasi umum dibidang
perencanaan umum, ketatausahaan, organisasi dan tata laksana, kepegawaian,
keuangan, kearsipan, persandian, perlengkapan dan rumah tangga.
2.2.4 Kewenangan
Dalam menjalankan fungsinya, Perpusnas memiliki kewenangan sebagai berikut:
1. Menyusun rencana nasional secara makro, dibidang perpustakaan;
2. Merumuskan kebijakan dibidang perpustakaan untuk mendukung pembangunan secara
makro;
3. Menetapkan sistem informasi dibidang perpustakaan;
Kewenangan lain yang melekat dan telah dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang-
undangan yang berlaku yaitu:
1. Merumuskan dan pelaksanaan kebijakan tertentu dibidang perpustakaan;
2. Merumuskan dan pelaksanaan kebijakan pelestarian pustaka budaya bangsa dalam
mewujudkan koleksi deposit nasional dan pemanfaatannya.
7
2.3 Struktur Organisasi
Berikut ini digambarkan struktur organisasi Perpusnasberdasarkan Keppres No.103
Tahun 2001 Tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata
Kerja Lembaga Pemerintah Non Departeman, dan SK Kepala Perpusnas No.3 Tahun 2001
Tentang Organsisasi dan Tata Kerja Perpustakaan Nasional RI, dan Peraturan Kepala
Perpusnas No.1 Tahun 2012 Tentang Perubahan Atas Keputusan Kepala Perpustakaan
Nasional Nomor 3 Tahun 2001 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Perpustakaan Nasional
9
2.3.1 Deputi Bidang Pengembangan Bahan Pustaka Dan Jasa Informasi
Tugas:
(a) Deputi Bidang Pengembangan Bahan Pustaka Dan Jasa Informasi mempunyai tugas
melaksanakan perumusan kebijakan dan pelaksanaan di Bidang Pengembangan
Bahan Pustaka dan Jasa Informasi
(b) Dalam melaksanakan tugas, secara administrasi Deputi Bidang Pengembangan Bahan
Pustaka Dan Jasa Informasi dikoordinasikan oleh Sekretaris Utama.
Fungsi:
(a) Perumusan kebijakan teknis pelaksanaan, pemberian bimbingan dan pembinaan
dibidang pengembangan bahan pustaka dan jasa informasi;
(a) Pengendalian terhadap kebijakan teknis dibidang pengembangan bahan pustaka dan
jasa informasi;
(b) Pelaksanaan tugas sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh Kepala.
Dalam menjalankan Tugas dan Fungsinya , Deputi Bidang Pengembangan Bahan Pustaka dan
Jasa Informasi dibantu oleh Unit Kerja setingkat Eselon II (4 Unit) sebagai berikut:
1) Direktorat Deposit Bahan Pustaka
2) Pusat Pengembangan Koleksi dan Pengolahan Bahan Pustaka
3) Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi
4) Pusat Preservasi Bahan Pustaka
2.3.1.1 Direktorat Deposit Bahan Pustaka
Tugas:
Melaksanakan pengelolaan karya cetak dan karya rekam, penyusunan Bibliografi Nasional
Indonesia (BNI), Katalog Induk Nasional ( KIN ) serta literatur sekunder lainnya.
Fungsi:
(a) Melaksanakan penyusunan perumusan kebijakan teknis di bidang deposit bahan
pustaka;
(b) Melaksanakan pengelolaan karya cetak dan karya rekam sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan yang berlaku;
(c) Melaksanakan penyusunan BNI dan KIN serta literatur sekunder lainnya.
Uraian Tugas:
10
a. Menyiapkan perumusan kebijakan teknis dibidang Deposit Bahan Pustaka.
b. Melaksanakan penyusunan program kerja sesuai dengan tugas fungsi.
c. Melakukan koordinasi dan mengarahkan pelaksanaan pengelolaan serah simpan
karya cetak dan karya rekam, bahan pustaka kelabu (grey literature), terbitan Badan
Internasional dan Regional.
d. Mengkoordinasikan dan mengarahkan penyusunan Bibliografi Nasional Indonesia dan
Katalog Induk Nasional.
e. Mengkoordinasikan dan mengarahkan pengelolaan serah simpan karya cetak dan
karya rekam sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan yang berlaku.
f. Melaksanakan pengawasan pengelolaan serah simpan karya cetak dan karya rekam
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
g. Mengadakan pembinaan tenaga melalui pengembangan profesi pustakawan dan
preservasi.
h. Mengadakan koordinasi dan kerjasama dengan instansi lain dalam melaksanakan
program kerja Direktorat Deposit Bahan Pustaka.
i. Melaksanakan monitoring dan evaluasi kegiatan Direktorat Deposit Bahan Pustaka.
j. Melaksanakan tugas lain yang ditugaskan oleh pimpinan yang berkaitan dengan tugas
dan fungsi.
k. Melaksanakan laporan pelaksanaan kegiatan secara berkala.
2.3.1.2 Pusat Pengembangan Koleksi dan Pengolahan Bahan Pustaka
Tugas:
Pusat Pengembangan Koleksi dan Pengolahan Bahan Pustaka mempunyai tugas
melaksanakan pengembangan koleksi dan pengolahan bahan pustaka.
Fungsi:
(a) Pelaksanaan pengembangan koleksi dan pengolahan bahan pustaka;
(b) Pelaksanaan distribusi dan tukar-menukar bahan pustaka.
Uraian Tugas:
a. Mengarahkan dan mengkoordinasi penyusunan rencana dan program kerja Pusat
Pengembangan Koleksi dan Pengolahan Bahan Pustaka sesuai dengan tugas dan
fungsi serta kebijakan Pusat Pengembangan Koleksi dan Pengolahan Bahan Pustaka
sebagai pedoman dalam melaksanakan tugas.
11
b. Melaksanakan kebijakan Deputi Bidang Pengembangan Bahan Pustaka dan jasa yang
menyangkut tugas-tugas Pusat Pengembangan Koleksi dan Pengolahan Bahan
Pustaka sebagai pedoman dalam melaksanakan tugas.
c. Membagi tugas, mengatur dan mengarahkan semua pelaksanaan tugas dan kegiatan
Pusat Pengembangan Koleksi dan Pengolahan Bahan Pustaka kepada Kepala Bagian
sesuai dengan beban kerja masing-masing untuk menunjang kelancaran dan
keberhasilan pencapaian program kerja Pusat Pengembangan Koleksi dan Pengolahan
Bahan Pustaka.
d. Membina dan melakukan pengawasan melekat kepada para pegawai di Pusat
Pengembangan Koleksi dan Pengolahan Bahan Pustaka sebagai upaya untuk
meningkatkan disiplin, tanggung jawab dedikasi dan loyalitas pegawai dalam
melaksanakan tugasnya.
e. Mengevaluasi semua tugas dan kegiatan Pusat Pengembangan Koleksi dan
Pengolahan Bahan Pustaka baik yang sudah, sedang dan belum dilaksanakan
berdasarkan laporan dari masing-masing bagian.
f. Memonitor pelaksanaan pengembangan dan pengolahan bahan pustaka.
g. Memonitor pelaksanaan tukar menukar bahan pustaka.
h. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan yang berkaitan dengan bidang
tugasnya.
2.3.1.3 Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi
Tugas:
Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi mempunyai tugas melaksanakan layanan
perpustakaan dan informasi.
Fungsi:
(a) Pelaksanaan layanan koleksi umum dan khusus;
(b) Pelaksanaan bimbingan pemakai;
(c) Pelaksanaan pameran dan promosi;
(d) Pelaksanaan kerja sama dan otomasi perpustakaan.
Uraian Tugas:
a. Mengkoordinir kegiatan pelaksanaan layanan koleksi umum dan khusus.
b. Mengkoordinir kegiatan pelaksanaan bimbingan pemakai.
12
c. Mengkoordinir kegiatan pelaksanaan pameran dan otomasi.
d. Mengkoordinir kegiatan pelaksanaan kerja sama antar perpustakaan baik dalam
negeri maupun luar negeri.
e. Mengkoordinir kegiatan pelaksanaan otomasi perpustakaan.
f. Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan terjemahan, transliterasi (alih aksara) dan
konsultasi perpustakaan.
g. Mengkoordinir tugas Kepala Bidang dan Sub Bidang di lingkungan Pusat Jasa
Perpustakaan dan Informasi.
h. Mengkoordinir dan melakukan pengawasan serta pelaporan terhadap kinerja
Bidang/Sub Bidang di lingkungan Pusat Jasa perpustakaan dan Informasi.
i. Melakukan penilaian (DP3) terhadap Kepala Bidang setiap akhir tahun.
j. Melakukan koordinasi antar Kepala Pusat / Direktorat di lingkungan Deputi Bidang
Pengembangan bahan Pustaka dan Informasi.
k. Membantu tugas administrasi dan teknis Deputi Bidang Pengembangan Bahan
Pustaka dan Informasi.
2.3.1.4 Pusat Preservasi Bahan Pustaka
Tugas:
Pusat Preservasi Bahan Pustaka mempunyai tugas melaksanakan pelestarian informasi
dan fisik bahan pustaka.
Fungsi:
(a) Pelaksanaan pelestarian fisik melalui pemeliharaan, perawatan, restorasi dan
penjilidan bahan pustaka;
(b) Pelaksanaan pelestarian kandungan informasi bahan pustaka melalui alih media
mikrografi dan fotografi;
(c) Pelaksanaan pelestarian kandungan informasi bahan pustaka melalui alih media
digital ke media baru.
Uraian Tugas:
a. Merumuskan dan menjabarkan kebijakan Perpustakaan Nasional yang berkaitan
dengan Preservasi Bahan Pustaka.
b. Merumuskan kebijakan teknis Pusat Preservasi Bahan Pustaka.
c. Merumuskan prioritas kegiatan Pusat Preservasi Bahan Pustaka.
13
d. Merencanakan pembangunan sistem pelaksanaan kegiatan teknis Pusat Preservasi
Bahan Pustaka.
e. Memimpin dan mengkoordinir penyusunan program kerja Pusat Preservasi Bahan
Pustaka baik rutin maupun proyek dan kerjasama.
f. Mengatur tata kerja, kinerja dan disiplin pegawai dalam pelaksanaan kegiatan rutin,
proyek dan kerjasama.
g. Mengadakan pembinaan tenaga pembuatan kerangka acuan kegiatan rutin, proyek
maupun kerjasama.
h. Memimpin dan mengkoordinir pembuatan kerangka acuan kegiatan proyek dan
kerjasama.
i. Memimpin dan mengkoordinir pelaksanaan kegiatan rutin maupun proyek dan
kerjasama.
j. Melaksanakan pengawasan pelaksanaan kegiatan rutin maupun proyek dan
kerjasama.
k. Bertanggungjawab atas pelaksanaan keberhasilan dan kegagalan kegiatan rutin,
proyek dan kerjasama.
l. Bertanggungjawab tentang penyelesaian administrasi yang menyangkut kegiatan
rutin, proyek dan kerjasama.
m. Melaksanakan monitoring dan evaluasi kegiatan rutin, proyek dan kerjasama.
n. Melaksanakan tugas lain yang ditugaskan oleh pimpinan yang berkaitan dengan
tugasnya.
o. Menyusun laporan dan mempertanggungjawabkan hasil kegiatan rutin, proyek dan
kerjasama.
2.3.2 Deputi Bidang Pengembangan Sumber Daya Perpustakaan
Tugas:
Melaksanakan perumusan kebijakan dibidang pengembangan sumber daya
perpustakaan.
Fungsi:
(a) Perumusan kebijakan teknis pelaksanaan pemberian bimbingan dan pembinaan
dibidang pengembangan sumber daya perpustakaan;
14
(b) Pengendalian terhadap kebijakan teknis dibidang pengembangan sumber daya
perpustakaan;
(c) Pelaksanaan tugas sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh Kepala.
Dalam menjalankan Tugas dan Fungsinya, Deputi Bidang Pengembangan Sumber Daya
Perpustakaan dibantu oleh Unit Kerja setingkat Eselon II (3 Unit) sebagai berikut:
1) Pusat Pengembangan Perpustakaan dan Pengkajian Minat Baca
2) Pusat Pendidikan dan Pelatihan
3) Pusat Pengembangan Pustakawan
2.3.2.1 Pusat Pengembangan Perpustakaan dan Pengkajian Minat Baca
Tugas:
Pusat Pengembangan Perpustakaan dan Pengkajian Minat Baca mempuyai tugas
melaksanakan pengkajian, pembakuan,pengembangan semua jenis perpustakaan dan
koordinasi pemasyarakatan minat baca dengan instansi terkait.
Fungsi:
(a) Pelaksanaan pengembangan semua jenis perpustakaan;
(b) Pengumpulan, pengolahan dan penyebaran informasi data perpustakaan;
(c) Penyusunan pembakuan penyelenggaraan perpustakaan;
(d) Pelaksanaan pengkajian dan koordinasi pemasyarakan minat baca dengan instansi
terkait;
(e) Pemberian Nomor Pokok Perpustakaan (NPP) dan akreditasi semua jenis
perpustakaan.
Uraian Tugas:
a. Mengkoordinasikan pelaksanaan pengkajian dalam bidang perpustakaan dan
pengembangan minat dan kebiasaan membaca.
b. Mengkoordinasikan pembakuan terhadap semua jenis perpustakaan.
c. Mengkoordinasikan pelaksanaan penyelenggaraan akreditasi semua jenis
perpustakaan.
d. Melakukan pengembangan dan pembinaan terhadap semua jenis perpustakaan
e. Melakukan koordinasi pemasyarakatan minat baca dengan instansi terkait.
f. Mengkoordinasikan pelaksanaan pengumpulan, pengolahan dan penyebaran
informasi data perpustakaan.
15
g. Mengkoordinasikan pelaksanaan pemberian nomor pokok semua jenis perpustakaan.
h. Membantu melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan yang berkaitan
dengan bidang tugasnya.
2.3.2.2 Pusat Pendidikan dan Pelatihan
Tugas:
Pusat Pendidikan dan Pelatihan mempunyai tugas melaksanakan pengembangan
kurikulum, program, penyelenggaraan dan pengelolaan sarana, serta evaluasi program
pendidikan dan pelatihan perpustakaan.
Fungsi:
(a) Pelaksanan penyusunan dan pengembangan kurikulum program pendidikan
pelatihan perpustakaan;
(b) Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan perpustakaan;
(c) Pelaksanaan pengelolaan sarana pendidikan dan pelatihan;
(d) Evaluasi program pendidikan dan pelatihan perpustakaan.
2.3.2.3 Pusat Pengembangan Pustakawan
Tugas:
Pusat Pengembangan Pustakawan mempunyai tugas melaksanakan pengembangan
tenaga fungsional pustakawan.
Fungsi:
(a) Pelaksanaan pengembangan jabatan fungsional pustakawan;
(b) Pelaksanaan pemberian akreditasi Pustakawan dan Tim Penilai;
(c) Pelaksanaan koordinasi dan pengkajian pengembangan pustakawan;
(d) Pelaksanaan pemasyarakatan jabatan fungsional pustakawan;
(e) Evaluasi pustakawan dan angka kreditnya serta tim penilai.
2.3.3 Sekretariat Utama
Tugas:
Mengkoordinasikan perencanaan, pembinaan, pengendalian administrasi, dan sumber
daya di lingkungan Perpustakaan Nasional.
Fungsi:
16
(a) Pengkoordinasian, sinkronisasi dan integrasi di lingkungan Perpustakaan Nasional;
(b) Pengkoorninasian perencanaan kebijakan teknis Perpustakaan Nasional;
(c) Pembinaan dan layanan administrasi ketatausahaan, organisasi dan tata laksana,
kepegawaian, keuangan, kearsipan, persandian, perlengkapan dan rumah tangga
Perpustakaan Nasional;
(d) Pengkoordinasian penyusunan peraturan perundang-undangan yang berkaitan
dengan tugas Perpustakaan Nasional;
(e) Pengkoordinasian dalam penyusunan laporan Perpustakaan Nasional.
Dalam menjalankan Tugas dan Fungsinya, Sekretariat Utama dibantu oleh Unit Kerja setingkat
Eselon II (2 Unit) sebagai berikut:
1) Biro Umum
2) Biro Hukum dan Perencanaan
2.3.3.1 Biro Umum
Tugas:
Biro Umum memiliki tugas melaksanakan pembinaan dan pelayanan administrasi,
ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, kearsipan, persandian, perlengkapan dan rumah
tangga.
Fungsi:
(a) Pelaksanaan urusan dibidang kepegawaian, keuangan dan ketatausahaan;
(b) Pembinaan dan pelayanan administrasi ketatausahaan, kepegawaian, keuangan,
kearsipan, persandian, perlengkapan dan rumah tangga.
Uraian Tugas:
a. Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh pegawai dan unit kerja di
lingkungan perpustakaan nasional RI.
b. Mengarahkan dan mengkoordinasikan penyusunan rencana dan program kerja biro
umum sesuai dengan tugas dan fungsi serta kebijakan biro umum.
c. Melaksanakan kebijakan sekretaris utama yang menyangkut tugas- tugas biro umum
sebagai pedoman dalam melaksanakan tugas
d. Membagi tugas, mengatur dan mengarahkan semua pelaksanaan tugas dan kegiatan
biro umum kepada kepala bagian sesuai beban kerja masing–masing untuk
17
menunjang kelancaran tepat waktu dan keberhasilan pencapaian program kerja biro
umum.
e. Membina dan melakukan pengawasan melekat kepada para pegawai di biro umum
sebagai upaya untuk meningkatkan disiplin, tanggung jawab dedikasi dan loyalitas
pegawai dalam melaksanakan tugasnya
f. Mengevaluasi pelaksanaan tugas dan kegiatan biro umum baik yang sudah, sedang
dan belum dilaksanakan berdasarkan laporan dari masing-masing bagian.
g. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan yang berkaitan dengan bidang
tugasnya.
2.3.3.2 Biro Hukum dan Perencanaan
Tugas:
Biro Hukum dan Perencanaan mempunyai tugas melaksanakan penelaahan dan
penyusunan peraturan perundangundangan, pertimbangan dan bantuan hukum,
pengkoordinasian perencanaan penelaahan organisasi dan tatalaksana serta hubungan
masyarakat dan penerbitan.
Fungsi:
(a) Pengkoordinasian perencanaan program Perpusnas;
(b) Penelaahan dan penyusunan peraturan perundang-undangan, pertimbangan dan
bantuan hukum;
(c) Pelaksanaan penelaahan organisasi dan tata laksana, hubungan masyarakat dan
penerbitan.
Uraian Tugas:
a. Mengkoordinasikan penyusunan rencana dan program kerja Perpusnas sesuai
kebijakan pemerintah dan Kepala Perpusnas. Melaksanakan kebijakan Sekretariat
Utama yang menyangkut tugas-tugas Biro Hukum dan Perencanaan sebagai pedoman
dalam melaksanakan tugas.
b. Membagi tugas, mengatur dan mengarahkan semua pelaksanaan tugas dan kegiatan
Biro Hukum dan Perencanaan kepada Kepala Bagian sesuai dengan beban kerja
masing-masing untuk menunjang kelancaran dan keberhasilan pencapaian program
kerja Biro Hukum dan Perencanaan.
18
c. Membina dan melakukan pengawasan melekat kepada para pegawai di Biro Hukum
dan Perncanaan sebagi upaya untuk meningkatkan disiplin, tanggung jawab dedikasi
dan loyalitas pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
d. Mengevaluasi pelaksanaan tugas dan kegiatan Biro Hukum dan Perencanaan baik
yang sudah, sedang dan belum dilaksanakan berdasarkan laporan dari masing-masing
bagian.
e. Mengkoordinasikan penyusunan rencana standardisasi Perpusnas.
f. Melakukan koordinasi pengawasan dan pengendalian tugas-tugas di lingkungan
Perpusnas.
g. Membuat laporan Triwulan dan laporan tahunan Perpusnas berdasarkan masukan
dari masing-masing unit kerja.
h. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan yang berkaitandengan bidang
tugas Biro Hukum dan Perncanaan.
2.4 Arahan Strategis
2.4.1 Visi
Visi adalah rumusan umum mengenai keadaan yang diinginkan pada akhir periode
perencanaan.Perumusan visi Perpusnas dilakukan dengan mengacu pada tugas dan fungsi
Perpusnas sebagaimana diatur dalam Peraturan yang melandasi Perpusnas. Berikut ini adalah
visi Perpusnas 2010-2014:
“Terdepan dalam informasi pustaka, menuju Indonesia gemar membaca.”
2.4.2 Misi
Misi adalah rumusan umum mengenai upaya-upaya yang akan dilaksanakan untuk
mewujudkan visi.Perumusan ini diperlukan untuk memberi Gambaran kepada seluruh
pegawai dan stakeholders mengenai peran Perpusnas termasuk berbagai hasil yang ingin
dicapai di masa yang akan datang. Perumusan misi Perpusnas ini sekaligus berfungsi sebagai
landasan kerja yang harus diikuti oleh seluruh pegawai sesuai dengan tugas pokok dan fungsi
organisasi. Berikut ini adalah misi Perpusnas 2010-2014:
1. Mengembangkan koleksi perpustakaan di seluruh Indonesia,
19
2. Mengembangkan layanan informasi perpustakaan berbasis teknologi informasi
dan komunikasi (TIK)
3. Mengembangkan infrastruktur melalui penyediaan sarana dan prasarana serta
kompetensi SDM.
2.5 Alur Kegiatan Perpusnas
2.5.1 Value Chain Perpusnas
Berdasarkan Gambaran umum kegiatan Perpusnas, berikut ini pada Gambar 2.2
merupakan gambaran value chain dari kegiatan Perpustakaan Nasionalsecara
keseluruhan.Gambarvalue chain di bawah ini bertujuan untuk mengidentifikasiproses-proses
yang ada di dalam organisasi Perpusnas.
Gambar 2.2 Value Chain Perpusnas
Value chain kegiatan Perpusnas dibagi menjadi dua kelompok kegiatan, yaitu kegiatan
utama dan kegiatan pendukung. Perpusnas memiliki empat kegiatan utama, yaitu:
5.0 Pembinaan SDM Perpustakaan
6.0 Pembinaan Kelembagaan Perpustakaan
7.0 Pengkajian Perpustakaan
1.0 Deposit dan Akuisisi
Bahan Pustaka
2.0 Pengolahan Bahan
Pustaka
3.0 Sirkulasi dan
Pelayanan Bahan
Pustaka
8.0 Perencanaan
9.0 Tata Usaha
10.0 Keuangan
11.0 Kepegawaian
12.0 Kehumasan dan Pemasyarakatan Minat Baca
4.0 Preservasi
Bahan Pustaka
13.0 Teknologi Informasi
20
Deposit dan Akuisisi Bahan Pustaka (1.0);
Pengolahan Bahan Pustaka (2.0);
Sirkulasi dan Pelayanan Bahan Pustaka (3.0); dan
Preservasi Bahan Pustaka (4.0).
Sedangkan kegiatan pendukung di lingkungan Perpusnas antara lain:
Pembinaan SDMPerpustakaan(5.0);
Pembinaan Kelembagaan Perpustakaan (6.0);
Pengkajian Perpustakaan (7.0);
Perencanaan (8.0);
Tata Usaha (9.0);
Keuangan (10.0);
Kepegawaian (11.0);
Kehumasan dan Pemasyarakatan Minat Baca (12.0); dan
Teknologi Informasi (13.0).
2.5.2 Alur Kegiatan Utama
Berikut ini adalah Gambaran kegiatan utama yang ada di lingkungan Perpusnas (lihat
Gambar 2.3).
Gambar 2.3 Kegiatan Utama Perpusnas
Berdasarkan Gambar2.3,kegiatan utama di lingkungan Perpusnas terdiri dari:
Deposit dan Akuisisi Bahan Pustaka (1.0);
Pengolahan Bahan Pustaka (2.0);
Sirkulasi dan Pelayanan Bahan Pustaka (3.0); dan
Preservasi Bahan Pustaka (4.0).
2.0 3.0 1.0
Pengolahan Bahan
Pustaka
Sirkulasi dan
Pelayanan Bahan
Pustaka
4.0 Preservasi
Bahan Pustaka
Deposit dan Akuisisi Bahan
Pustaka
21
Kegiatan utama di atas dilakukan oleh Deputi Bidang Pengembangan Bahan Pustaka dan
Jasa Informasi. Berikut adalah pemetaan antara kegiatan-kegiatan utama dengan unit kerja
pelaksana:
22
Tabel 2.1 Pemetaan kegiatan utama dengan unit kerja Perpusnas
No. Kegiatan Deputi Bidang Pengembangan Bahan Pustaka dan Jasa Informasi
Deputi Bidang Sumber Daya Perpustakaan
Sekretariat Utama
Pu
sat
Pre
serv
asi B
ahan
Pu
stak
a
Pu
sat
Jasa
Per
pu
stak
aan
dan
Info
rmas
i
Pu
sat
Pen
gem
ban
gan
Ko
leks
i dan
Pen
gola
han
Bah
an P
ust
aka
Dir
ekto
rat
Dep
osi
t B
ahan
Pu
stak
a
Pu
sat
Pen
gem
ban
gan
Pu
stak
awan
Pu
sat
Pen
did
ikan
dan
Pel
atih
an
Pu
sat
Pen
gem
ban
gan
Per
pu
stak
aan
dan
Pen
gkaj
ian
Min
at B
aca
Bir
o H
uku
m d
an P
eren
can
aan
Bir
o U
mu
m
1.0 Deposit dan Akuisisi Bahan Pustaka
2.0 Pengolahan Bahan Pustaka
3.0 Sirkulasi dan Pelayanan Bahan Pustaka
4.0 Preservasi Bahan Pustaka
Bagian berikut akan menjelaskan alur Kegiatan Pendukung yang ada di lingkungan
Perpustakaan Nasional.
23
2.5.3 Alur Kegiatan Pendukung
Berikut ini adalah Gambaran kegiatan pendukung yang ada di lingkungan
Perpustakaan Nasional(lihat Gambar 2.4).
Gambar 2.4 Kegiatan Pendukung Perpustakaan Nasional
Berdasarkan Gambar 2.4, kegiatan-kegiatan pendukung di lingkungan Perpusnas
terdiri dari:
Pembinaan SDMPerpustakaan(5.0);
Pembinaan Kelembagaan Perpustakaan (6.0);
Pengkajian Perpustakaan (7.0);
Perencanaan (8.0);
Tata Usaha (9.0);
Keuangan (10.0);
Kepegawaian (11.0);
Kehumasan dan Pemasyarakatan Minat Baca (12.0); dan
Teknologi Informasi (13.0).
Kegiatan utama di atas dilakukan oleh Deputi Bidang Sumber Daya Perpustakaan dan
Sekretariat Utama.Berikut adalah pemetaan antara kegiatan-kegiatan pendukung dengan unit
kerja pelaksana:
5.0 Pembinaan SDM Perpustakaan
6.0 Pembinaan Kelembagaan Perpustakaan
7.0 Pengkajian Perpustakaan
8.0 Perencanaan
9.0 Tata Usaha
10.0 Keuangan
11.0 Kepegawaian
12.0 Kehumasan dan Pemasyarakatan Minat Baca
13.0 Teknologi Informasi
24
Tabel 2.2 Pemetaan kegiatan pendukung dengan unit kerja Perpusnas
No. Kegiatan Deputi Bidang Pengembangan Bahan Pustaka dan Jasa Informasi
Deputi Bidang Sumber Daya Perpustakaan
Sekretariat Utama
Pu
sat
Pre
serv
asi B
ahan
Pu
stak
a
Pu
sat
Jasa
Per
pu
stak
aan
dan
Info
rmas
i
Pu
sat
Pen
gem
ban
gan
Ko
leks
i dan
Pen
gola
han
Bah
an P
ust
aka
Dir
ekto
rat
Dep
osi
t B
ahan
Pu
stak
a
Pu
sat
Pen
gem
ban
gan
Pu
stak
awan
Pu
sat
Pen
did
ikan
dan
Pel
atih
an
Pu
sat
Pen
gem
ban
gan
Per
pu
stak
aan
dan
Pen
gkaj
ian
Min
at B
aca
Bir
o H
uku
m d
an P
eren
can
aan
Bir
o U
mu
m
5.0 Pembinaan SDM Perpustakaan
6.0 Pembinaan Kelembagaan Perpustakaan
7.0 Pengkajian Perpustakaan
8.0 Perencanaan
9.0 Hukum dan Tata Usaha
10.0 Keuangan
11.0 Kepegawaian
12.0 Kehumasan dan Pemasyarakatan Minat Baca
13.0 Teknologi Informasi
Selanjutnya akan dijelaskan mengenai alur kegiatan yang ada di setiap Kedeputian Perpusnas
berdasarkan fungsi-fungsi yang ada pada value chainPerpustakaan Nasional.
25
2.6 Alur Kegiatan UtamaPerpusnas
2.6.1 Deposit dan Akuisisi Bahan Pustaka
Gambar 2.5 Kegiatan Deposit dan Akuisisi Bahan Pustaka
Ada dua proses dalam Fungsi Deposit dan Akuisisi Bahan Pustaka, yaitu:
Deposit Bahan Pustaka
Akuisisi Bahan Pustaka
2.6.1.1 Deposit Bahan Pustaka
Pelaksana dari fungsi ini adalah Direktorat Deposit Bahan Pustaka. Data yang diolah
Direktorat Deposit Bahan Pustaka berasal dari Penerbit, berupa bahan pustaka deposit: KCKR
sebagai konsekwensi dari UU No. 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya
Rekam , bahan pustaka kelabu, terbitan internasional dan regional.
2.6.1.2 Akuisisi Bahan Pustaka
Pelaksana dari fungsi ini adalah Pusat Pengembangan Koleksi dan Pengolahan Bahan
Pustaka. Proses akuisisi bahan pustaka dilakukan melalui: pengadaan, hadiah, tukar menukar,
surplus bahan pustaka.
1.0
Deposit dan Akuisisi
Bahan Pustaka
Akuisisi Bahan Pustaka
Deposit Bahan Pustaka
26
2.6.1.3 Hasil Assessment
Dari hasil assessment kegiatan deposit dan akuisisi bahan pustaka, dapat disimpulkan
mengenai permasalahan yang ada saat ini. Tabel 2.3 di bawah ini adalah tabel analisis
permasalahan yang ada saat ini.
Tabel 2. 3 Analisis Permasalahan Kegiatan Deposit dan Akuisisi Bahan Pustaka
No. Sub Fungsi Permasalahan Saat Ini
1. Deposit Bahan Pustaka Mekanisme integrasi data sudah ada, namun masih belum optimal
2. Akuisisi Bahan Pustaka Belum ada mekanisme untuk mengintegrasikan antara perencanaan akuisisi bahan pustaka dengan proses pengadaan
2.6.2 Pengolahan Bahan Pustaka
Gambar 2.6 Kegiatan Pengolahan Bahan Pustaka
Ada tiga proses dalam Fungsi Pengolahan Bahan Pustaka, yaitu:
Pembuatan Katalog
Pengelolaan Katalog Induk Nasional (KIN)
Pengelolaan Bibliografi Nasional Indonesia (BNI)
2.0
Pengolahan Bahan
Pustaka
Pembuatan Katalog Pengelolaan Katalog Induk Nasional (KIN)
Pengelolaan Bibliografi Nasional Indonesia
(BNI)
27
2.6.2.1 Pembuatan Katalog
Pelaksana dari fungsi ini adalah Pusat Pengembangan Koleksi dan Pengolahan Bahan Pustaka.
Bahan Pustaka hasil akuisisi dikatalogisasi oleh bidang Pengolahan Bahan Pustaka. Hasil
proses katalogisasi berupa bahan pustaka untuk penyusunan KIN dan BNI yang telah validasi
dan diserahkan ke Direktorat Deposit Bahan Pustaka.
2.6.2.2 Pengelolaan KIN
Pelaksana dari fungsi ini adalah Direktorat Deposit Bahan Pustaka. Hasil pengolahan dan
validasi bahan pustaka di serahkan ke Sub Direktorat Bilbliografi untuk menyusun KIN.
Informasi KIN dilayankan di Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi.
2.6.2.3 Pengelolaan BNI
Pelaksana dari fungsi ini adalah Direktorat Deposit Bahan Pustaka. Bahan Pustaka yang
bersifat indonesiana disaring dan disimpan dalam database BNI. Informasi KIN dilayankan di
Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi.
2.6.2.4 Hasil Assessment
Dari hasil assessmentkegiatan deposit dan akuisisi bahan pustaka, dapat disimpulkan
mengenai permasalahan yang ada saat ini. Tabel 2.4 di bawah ini adalah tabel analisis
permasalahan yang ada saat ini.
Tabel 2.4 Analisis Permasalahan Kegiatan Pengolahan Bahan Pustaka
No. Sub Fungsi Permasalahan Saat Ini
1. Pembuatan Katalog Belum ada mekanisme yang terintegrasi antara fungsi akuisisi dengan pembuatan katalog
2. Pengelolaan KIN Sudah ada mekanisme untuk mengintegrasikan antara Katalog Induk Daerah yang dikelola oleh Perpustakaan mitra di daerah, namun masih belum optimal
3. Pengelolaan BNI Sudah ada integrasi antara KIN dan BNI, namun penyajian informasi melalui media online tidak dapat dilakukan secara langsung. Perlu bantuan pihak Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi
28
2.6.3 Sirkulasi dan Pelayanan Bahan Pustaka
Gambar 2.7 Kegiatan Sirkulasi dan Pelayanan Bahan Pustaka
Ada empat proses dalam Fungsi Sirkulasi dan Pelayanan Bahan Pustaka, yaitu:
Layanan Keanggotaan
Layanan Koleksi Umum
Layanan Koleksi Khusus
Penelusuran Bahan Pustaka
2.6.3.1 Layanan Keanggotaan
Pelaksana dari fungsi ini adalah Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi. Sudah ada otomasi
untuk layanan ini menggunakan INLIS modul keanggotaan.
2.6.3.2 Layanan Koleksi Umum
Pelaksana dari fungsi ini adalah Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi. Sudah ada otomasi
untuk layanan ini menggunakan INLIS modul sirkulasi.
2.6.3.3 Layanan Koleksi Khusus
Pelaksana dari fungsi ini adalah Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi. Sudah ada otomasi
untuk layanan ini menggunakan INLIS modul sirkulasi.
3.0
Sirkulasi dan
Pelayanan Bahan
Pustaka
Layanan Keanggotaan
Layanan Koleksi Umum
Penelusuran Bahan
Pustaka
Layanan Koleksi Khusus
29
2.6.3.4 Penelusuran Bahan Pustaka
Pelaksana dari fungsi ini adalah Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi. Sudah ada otomasi
untuk layanan ini menggunakan INLIS modul OPAC.
2.6.3.5 Hasil Assessment
Dari hasil assessmentkegiatan sirkulasi dan pelayanan bahan pustaka, dapat
disimpulkan mengenai permasalahan yang ada saat ini. Tabel 2.5 di bawah ini adalah tabel
analisis permasalahan yang ada saat ini.
Tabel 2. 5 Analisis Permasalahan Kegiatan Sirkulasi dan Pelayanan Bahan Pustaka
No. Sub Fungsi Permasalahan Saat Ini
1. Layanan Keanggotaan Belum ada mekanisme yang terintegrasi antara fungsi akuisisi dengan pembuatan katalog
2. Layanan Koleksi Umum Sudah ada mekanisme untuk mengintegrasikan antara Katalog Induk Daerah yang dikelola oleh Perpustakaan mitra di daerah, namun masih belum optimal
3. Layanan Koleksi Khusus Sudah ada integrasi antara KIN dan BNI, namun penyajian informasi melalui media online tidak dapat dilakukan secara langsung. Perlu bantuan pihak Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi
4. Penelusuran Bahan Pustaka antara Katalog Induk Daerah yang dikelola oleh Perpustakaan mitra di daerah, namun masih belum optimal
30
2.6.4 Preservasi Bahan Pustaka
Gambar 2.8 Kegiatan Preservasi Bahan Pustaka
Ada tiga proses dalam Fungsi Sirkulasi dan Pelayanan Bahan Pustaka, yaitu:
Transformasi Digital
Reprografi
Konservasi
2.6.4.1 Transformasi Digital
Pelaksana dari fungsi ini adalah Pusat Preservasi Bahan Pustaka. Kegiatan utama adalah
melakukan alih media dari bentuk fisik/analog ke bentuk digital.
2.6.4.2 Reprografi
Pelaksana dari fungsi ini adalah Pusat Preservasi Bahan Pustaka. Kegiatan utama adalah
preservasi alih media ke bentuk mikrografi dan fotografi.
2.6.4.3 Konservasi
Pelaksana dari fungsi ini adalah Pusat Preservasi Bahan Pustaka. Kegiatan utama adalah
melakukan konservasi (penjilidan) bahan pustaka.
4.0
Preservasi Bahan
Pustaka
Transformasi Digital
Konservasi Reprografi
31
2.6.4.4 Hasil Assessment
Dari hasil assessmentkegiatan preservasi bahan pustaka, dapat disimpulkan mengenai
permasalahan yang ada saat ini. Tabel 2.6 di bawah ini adalah tabel analisis permasalahan
yang ada saat ini.
Tabel 2. 6 Analisis Permasalahan Kegiatan Preservasi Bahan Pustaka
No. Sub Fungsi Permasalahan Saat Ini
1. Transformasi Digital Belum ada mekanisme yang terintegrasi antara fungsi akuisisi dengan pembuatan katalog
2. Reprografi Sudah ada mekanisme untuk mengintegrasikan antara Katalog Induk Daerah yang dikelola oleh Perpustakaan mitra di daerah, namun masih belum optimal
3. Konservasi Belum ada mekanisme yang terintegrasi antara fungsi akuisisi dengan pembuatan katalog
2.7 Alur Kegiatan Pendukung Perpusnas
2.7.1 Kepegawaian
Gambar 2.9 Kegiatan Kepegawaian
Administrasi Kepegawaian
Tata Usaha Kepegawaian
Perencanaan, Pelaksanaan, dan Evaluasi
Diklat
Administrasi Kepegawaian
5.0 Kepegawaian
32
Detail fungsi Perencanaan dapat dilihat pada Gambar 2.9. Fungsi Perencanaan terbagi atas
beberapa sub-fungsi : Pengumpulan dan Pengolahan Data Perencanaan Program dan
Anggaran, Penyusunan Program, Penyusunan Anggaran, dan Pendokumentasian Program
Kerja dan Anggaran.
2.7.2 Perencanaan
Gambar 2.10 Kegiatan Perencanaan Perpustakaan Nasional
Detail fungsi Keuangan dapat dilihat pada Gambar 2.10. Fungsi Keuangan terbagi atas
beberapa sub-fungsi : Pembayaran, dan Pembukuan.
Pengumpula
n dan
Pengolahan
Data
Perencanaan
Program dan
Anggaran
Penyusunan Program
Penyusunan Anggaran
Pendokumentasian Program Kerja dan
Anggaran
Penyusunan Renstra
Penyusunan PK
Penyusunan RKT
Penyusunan Renja
Penyusunan DIPA
Penyusunan RKA
Penyusunan Revisi DIPA
Penyusunan Revisi Petunjuk Operasional Kegiatan DIPA
6.0 Perencanaan
33
2.7.3 Keuangan
Gambar 2.11 Detail Fungsi Keuangan Perpustakaan Nasional
Pembayaran Pembukuan
Pembayaran Honorarium
Pembayaran Uang Makan
Pembayaran Uang Lembur
Pembayaran Perjalanan Dinas
Pembayaran Pihak Ketiga
7.0 Keuangan
34
Gambar 2.12 Detail Fungsi Umum Perpustakaan Nasional
Detail fungsi Teknologi Informasi dapat dilihat pada Gambar 2.12. Fungsi Teknologi Informasi
terbagi atas beberapa sub-fungsi : Pengembangan Sistem Informasi dan Otomasi, dan
Pemeliharaan Jaringan.
Perlengkapan
Pemeliharaan dan
Perawatan
Rumah Tangga
Admnistrasi Perjalanan
Dinas
Pengadaan Peralatan
Kantor
Penyimpanan Peralatan
Kantor
Pendistribusian Peralatan
Kantor
Penerimaan dan
Pencatatan Peralatan
Kantor
Pemeliharaa
n dan
Perawatan
Kendaraan
Pemeliharaan dan
Perawatan Barang dan Bangunan
Perpanjanga
n STNK
Kendaraan
Dinas
Peminjaman
Kendaraan
Dinas
Pelayanan Jamuan dan
Perlengkapan Rapat
10.0 Umum
35
2.7.4 Pembinaan SDM Perpustakaan
Gambar 2.13 Kegiatan Pembinaan SDM Perpustakaan
Detail fungsi Perencanaan dapat dilihat pada Gambar 2.9. Fungsi Pembinaan SDM
Perpustakaan terbagi atas beberapa sub-fungsi : Pembinaan Pustakawan, Tenaga Teknis
Perpustakaan, dan Tenaga Administratif.
SDM Perpustakaan
Pustakawan
Tenaga Administratif
Tenaga Teknis
8.0 Pembinaan SDM Perpustakaan
36
2.7.5 Pembinaan Kelembagaan Perpustakaan
Gambar 2.14 Kegiatan Pembinaan Kelembagaan Perpustakaan
Detail fungsi Perencanaan dapat dilihat pada Gambar 2.9. Fungsi Pembinaan Kelembagaan
Perpustakaan terbagi atas beberapa sub-fungsi : Pembinaan dalam rangka pengembangan
perpustakaan umum dan Khusus, pengembangan perpustakaan sekolah dan perguruan tinggi,
dan kerjasama antar lembaga (nasional dan internasional).
Kelembagaan
Kerjasama Antar Lembaga
Pengembangan Perpustakaan Umum dan Khusus
Pengembangan Perpustakaan Sekolah dan Perguruan Tinggi
9.0 Pembinaan Kelembagaan Perpustakaan
37
2.7.6 Pengkajian Perpustakaan
Gambar 2.15 Kegiatan Pengkajian Perpustakaan
Detail fungsi Perencanaan dapat dilihat pada Gambar 2.9. Fungsi Pengkajian
Perpustakaanterbagi atas beberapa sub-fungsi : Pengkajian yang melibatkan para pustakawan
dan pengkajian dalam rangka meningkatkan minat baca masyarakat.
2.7.7 Tata Usaha
Gambar 2. 16 Kegiatan Tata Usaha
Detail fungsi Perencanaan dapat dilihat pada Gambar 2.9. Fungsi Tata Usaha terbagi secara
umum memiliki satu fungsi utama: pengelolaan administrasi Perpusnas seperti surat masuk
dan surat keluar serta tata naskah dinas.
Pengkajian
Pustakawan
Minat Baca
10.0 Pengkajian Perpustakaan
11.0 Tata Usaha
38
2.7.8 Kehumasan
Gambar 2.17 Kegiatan Kehumasan
Detail fungsi Perencanaan dapat dilihat pada Gambar 2.9. Fungsi Kehumasan terbagi atas
beberapa sub-fungsi : menyebarluaskan informasi kelembagaan dan sosialisasi dalam rangka
penumbuhan minat baca.
Humas
Informasi Kelembagaan
Sosialisasi Penumbuhan Minat Baca
12.0 Kehumasan
39
2.7.9 Teknologi Informasi
Gambar 2.18 Detail Fungsi Teknologi Informasi Perpustakaan Nasional
Proses pengadaan barang dapat dibagi menjadi 2 jenis, yaitu : Pengadaan barang secara rutin
/ berkala dan non rutin. Pengadaan barang secara rutin dilakukan secara berkala 3 bulan sekali
untuk memenuhi kebutuhan unit kerja (misalnya ATK, ATC, dan peralatan kantor lainnya).
Selain itu, pengadaan barang rutin dilakukan dengan mempertimbangkan keterbatasan
kapasitas gudang dan masa kadaluarsa barang. Sedangkan pengadaan barang non rutin
dilakukan sesuai dengan prosedur permintaan barang, seperti yang terlihat pada Gambar 2.
54.
2.7.10 Hasil Assessment
Tabel 2. 7 Analisis Permasalahan Untuk Kegiatan Pendukung Perpusnas
No. Sub Fungsi Permasalahan Saat Ini
1. Kepegawaian Sudah dilaksanakan sesuai dengan Standar Pelayanan Perpusnas, namun terkendala oleh masalah waktu dan jumlah staf.
Banyaknya data personalia eksternal yang harus diproses sekitar 1.500 buah / hari, sedangkan dalam 1 hari yang selesai diproses hanya 30 – 50 buah.
Sudah ada sistem informasi, namun proses entry data masih dilakukan secara manual, sehingga masih menimbulkan efek waktu pengerjaan yang lama, membutuhkan SDM yang tinggi, dan berpotensi untuk terjadinya human error.
2. Perencanaan Belum terotomasi, sehingga belum mampu menghasilkan kapabilitas yang tinggi.
Materi hasil pendidikan dan pelatihan belum dapat diakses untuk kepentingan internal Perpusnas.
Pengembangan Sistem Informasi dan Otomasi
Pemeliharaan Jaringan
13.0 Teknologi Informasi
40
3. Keuangan Hampir seluruh proses tata usaha bersifat ad-hoc karena belum ada SOP yang jelas dan mengikat, sehingga menyebabkan inkonsistensi dan duplikasi.
7. Pembinaan SDM Perpustakaan
Seluruh proses pengumpulan dan pengolahan data perencanaan program dan anggaran masih dikelola secara konvensional menggunakan productivity tools. Data didapatkan berdasarkan masukan dari seluruh unit kerja di lingkungan Perpusnas. Sehingga menimbulkan efek waktu pengerjaan yang lama, membutuhkan SDM yang tinggi, dan berpotensi untuk terjadinya human error.
8. Pembinaan Kelembagaan Seluruh proses penyusunan program masih dikelola secara manual menggunakan productivity tools, sehingga masih menimbulkan efek waktu pengerjaan yang lama, membutuhkan SDM yang tinggi, dan berpotensi untuk terjadinya human error.
9. Pengkajian Perpustakaan Belum terotomasi. Seluruh proses penyusunan program masih dikelola secara manual menggunakan productivity tools. Sehingga menyebabkan high time consuming, high human efforts, dan high human error rate, sehingga masih menimbulkan efek waktu pengerjaan yang lama, membutuhkan SDM yang tinggi, dan berpotensi untuk terjadinya human error.
10. Tata Usaha Saat ini, proses pendokumentasian program kerja dan anggaran masih dilakukan secara manual. Dokumentasi program kerja dan anggaran dapat berupa hard copy dan soft copy, sehingga masih menimbulkan efek waktu pengerjaan yang lama, membutuhkan SDM yang tinggi, dan berpotensi untuk terjadinya human error.
Banyak waktu yang tersita untuk memenuhi permintaan staf, khususnya berupa pengecekan sisa anggaran untuk masing-masing unit kerja.
11.. Kehumasan Kegiatan operasional dalam proses pembayaran masih dilakukan secara manual menggunakan productivity tools, sehingga masih menimbulkan efek waktu pengerjaan yang lama, membutuhkan SDM yang tinggi, dan berpotensi untuk terjadinya human error.
12. Teknologi Informasi Hanya kegiatan pencatatan biaya yang telah dicatat ke dalam sebuah sistem.
Kegiatan lainnya, seperti pencatatan buku besar, jurnal, dan lainnya masih dilakukan secara manual, sehingga masih menimbulkan efek waktu pengerjaan yang lama, membutuhkan SDM yang tinggi, dan berpotensi untuk terjadinya human error.
41
3. Sistem Informasi
3.1 Pendahuluan
Bab sistem informasi ini memberikan gambaran mengenai portofolio aplikasi yang
digunakan oleh Perpustakaan Nasionaldan peran serta/kontribusi aplikasi tersebut terhadap
proses dan strategi organisasi. Selain itu juga akan dikaji keterkaitan antar aplikasi yang
membentuk arsitektur sistem informasi di Perpusnas saat ini.
3.2 Kondisi Sistem Informasi
3.2.1 Pengembangan Pengembangan Perpustakaan Digital Nasional (e-Library)
Penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai
bentuk. Di antaranya sebagai sistem informasi manajemen perpustakaan. Bidang pekerjaan
yang diintegrasikan dalam sistem ini adalah akuisisi, katalogisasi, sirkulasi, preservasi dan
statistika bibliometrik bahan perpustakaan. Di samping itu penerapan teknologi informasi
dimanfaatkan sebagai sarana pendukung dalam aktifitas mendapatkan, menyimpan, dan
menyebarluaskan informasi dalam kompleksitas layanan perpustakaan secara ekstensif dan
intensif.
Dasar hukum terhadap pentingnya memenuhi kebutuhan informasi masyarakat melalui
penerapan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) adalah amanat Undang-undang Nomor
43 tahun 2007, tentang Perpustakaan. Khususnya pada pasal 12 ayat 1, pasal 14 ayat 3, pasal
19 ayat 2, pasal 22 ayat 3, pasal 23 ayat 5, pasal 24 ayat 3, pasal 38 ayat 2, pasal 42 ayat 3,
serta di Penjelasan, bagian I. Umum.
Banyak waktu yang tersita untuk memenuhi permintaan staf, khususnya berupa pengecekan sisa anggaran untuk masing-masing unit kerja.
42
Secara terminologis perpustakaan digital dimaknai sebagai organisasi yang
menyediakan berbagai sumber daya, termasuk staf yang mampu melakukan pekerjaan
menyeleksi, menata, menyediakan akses intelektual, menginterpretasikan, mendistribusikan,
melestarikan keutuhan koleksi berformat digital, termasuk memastikan ketersediaannya dari
waktu ke waktu, agar dapat diakses secara mudah oleh pengguna (Digital Library Federation,
1995).
Perpustakaan digital merupakan organisasi atau jaringan kerja sama yang terdiri atas
lebih dari satu perpustakaan. Untuk itu, perpustakaan digital memerlukan teknologi guna
menghubungkan berbagai sumber daya, koleksi dan layanan yang dimiliki oleh perpustakaan-
perpustakaan anggota jaringan. Hubungan ini menciptakan nilai tambah pada keluasan akses
informasi dan orientasi pada kepuasan pemustaka.
Perpustakaan Digital Nasional adalah jaringan kerja sama perpustakaan yang
beranggotakan berbagai jenis perpustakaan di Indonesia yang bekerja sama untuk
menyediakan berbagai bahan perpustakaan yang bernilai budaya tinggi dalam berbagai
bahasa daerah dan Indonesia agar dapat diakses publik melalui world wide web (www) secara
terbuka, mudah dan cepat.
Perpustakaan Digital Nasional (e-Library) merupakan program prioritas Perpustakaan
Nasional. Sesuai dengan road map dalam Grand Design e-Library, program ini berlangsung
dari 2010-2014. e-Library tertuang pula dalam Rencana Strategis (Renstra) Perpustakaan
Nasional RI tahun 2010-2014. Terdapat dua indikator output pada program ini, yakni (1).
Jumlah perpustakaan provinsi yang memiliki perangkat perpustakaan digital (e-library)
dengan target sejumlah 33 perpustakaan provinsi; dan (2). Jumlah Kabupaten/Kota menjadi
anggota jejaring dan memiliki perangkat perpustakaan digital (e-library) dengan target 150
perpustakaan umum kabupaten/kota. Hingga awal Maret 2014 ini, secara umum dapat
dikemukakan bahwa indikator output pertama, yakni jumlah perpustakaan provinsi yang
memiliki perangkat perpustakaan digital (e-library) dengan target sejumlah 33 perpustakaan
provinsi telah tercapai 100%. Indikator output kedua, yakni jumlah Kabupaten/Kota menjadi
anggota jejaring dan memiliki perangkat perpustakaan digital (e-library) dengan target 150
perpustakaan umum kabupaten/kota telah terpenuhi 93 perpustakaan umum
kabupaten/kota atau 62%, masih kurang 57 perpustakaan umum kabupaten/kota atau 38%.
Tujuan pengembangan Pepustakaan Digital Nasional (e-Library) adalah untuk
mempromosikan pemahaman dan kesadaran antarbudaya dalam lingkup nasional,
43
menyediakan sumber belajar, mendorong ketersediaan bahan pustaka dan informasi yang
mengandung nilai budaya setempat (local content), dan mendukung penelitian ilmiah. Dalam
pembangunan Perpustakaan digital Nasional ini Perpustakaan Nasional RI berinisiatif
mengambil peran sebagai sebagai fasilitator dan koordinator.
Road map pengembangan perpustakaan digital nasional (e-library) nampak sebagai berikut.
Gambar 3.1 Roadmap Pengembangan e-Library Periode sebelumnya
3.2.2 Indikator Kinerja Program Perpustakaan Digital Nasional
Akses informasi adalah adalah kemudahan yang diberikan kepada seseorang atau
masyarakat untuk memperoleh informasi publik yang dibutuhkan. Implementasi TIK untuk
menunjang kemudahan akses informasi di Perpustakaan Nasional mengacu pada standar ISO
2818: 2009 – Information and Documentation Performance Indicators for National Libraries.
Indikator kinerja “membuat layanan perpustakaan mudah diakses” dilaksanakan melalui;
penyediaan informasi koleksi perpustakaan melalui katalog online, menyediakan media
informasi dan komunikasi kepustakaan melalui situs web, menyediakan e-resources,
melakukan digitalisasi dokumen dan memupuk potensi untuk pengembangan SDM dengan
penguasaan teknologi informasi.
Secara umum indikator keberhasilan akses informasi publik terhadap lingkungan internal dan
eksternal lembaga perpustakaan meliputi hal-hal berikut:
44
1. Sistem informasi manajemen institusi berbasis TIK mampu mengintegrasikan
aspek koleksi, layanan, dan administrasi sesuai dengan kebutuhan institusi dan
publik;
2. Data dan informasi terkait manajemen perpustakaan terorganisir secara baik dan
mudah di akses untuk mendukung pelaksanaan layanan perpustakaan;
3. Ketersediaan informasi koleksi bahan perpustakaan yang akurat dan real time
serta dapat di akses dari mana saja dan kapan saja.
4. Tersedianya blue print sistem informasi manajemen perpustakaan secara
sistematis berikut manual pendukungnya sebagai ancangan pengembangan dan
tolok ukur keberhasilan dalam implementasi.
5. Sistem informasi manajemen dijadikan dasar pengambilan keputusan di tingkat
institusi.
6. Staf mampu mengelola, mengembangkan, dan melakukan pengelolaan dan
perawatan terhadap sistem informasi manajemen secara mandiri.
7. Pemanfaatan data dan informasi untuk perencanaan pengembangan program
unit kerja lembaga.
8. Meningkatnya kemampuan tenaga perpustakaan dalam melakukan pelayanan
dan mengelola koleksi perpustakaan.
9. Meningkatnya kepuasan pemustaka terhadap pelayanan perpustakaan
berdasarkan hasil evaluasi secara reguler dan periodik.
3.2.3 Lingkup Pengembangan Perpustakaan Digital Nasional
Lingkup pengembangan perpustakaan digital nasional meliputi internal dan eksternal.
Lingkup internal meliputi kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan di lingkungan Perpustakaan
Nasional berupa; penyiapan standar dan pedoman kerja, penyiapan dan pengembangan
infrastruktur teknologi informasi, pembangunan layanan online, pembangunan koleksi digital
dan penyiapan SDM. Lingkup eksternal, meliputi kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan di
perpustakaan daerah mitra di tingkat provinsi dan kabupaten/kota. Kegiatan-kegiatan
tersebut berupa; sosialisasi, penyiapan dan insentif infrastruktur teknologi informasi,
penyiapan dan insentif pembangunan koleksi digital berbasis muatan lokal dan penyiapan
SDM. Dua lingkup itu dikerangkai dengan penyediaan jejaring perpustakaan digital berupa
45
infrastruktur jaringan closed access network dan kerjasama antarperpustakaan. Secara lebih
terinci lingkup pengembangan perpustakaan digital nasional dapat dikemukakan sebagai
berikut.
3.2.3.1 Standar dan Pedoman Kerja
Grand design (rencana induk) pembangunan Perpustakaan Digital Nasional (e-
Library) 2010-2014 telah disusun sebagai dasar perencanaan, acuan pelaksanaan, acuan
pemantauan dan parameter untuk mengkaji kinerja dan capaian pelaksanaan. Dokumen
grand design telah disosialisasikan di tahun 2010, 2011 dan 2012 di pusat maupun daerah.
Grand Design e-Library dalam format CD telah didistribusikan pada perpustakaan di provinsi
maupun kabupaten/kota.
Berdasarkan Grand Design e-Library, sejak tahun 2011 telah disusun sejumlah
pedoman teknis sebagai panduan dan tolok ukur teknis implementasi e-Library di
Perpustakaan Nasional RI dan perpustakaan mitra di daerah. Pedoman teknis yang disusun
meliputi Pedoman Teknis Pembangunan Center of Excellence Layanan Perpustakaan Berbasis
Budaya Lokal, Pedoman Teknis Pengelolaan Objek Digital dan Pedoman Teknis Pengarsipan
Website. Tahun 2012 disusun Pedoman Teknis Pengelolaan Jaringan, Pedoman Teknis
Pengelolaan Website dan Pedoman Sistem Informasi Manajemen (SIM) Perpustakaan. Pada
2013 disusun Pedoman Teknis Kerjasama Perpustakaan.
Standar metadata INDOMARC dan Tajuk Subjek dalam format CD telah dibuat dan
didistribusikan dan diajarkan secara praktek melalui bimbingan teknis kepada staf
perpustakaan di provinsi maupun kabupaten/kota.
Dalam perkembangan hingga awal 2014 ini, Perpustakaan Nasional RI dalam
mengimplementasikan e-Library dipandang masih perlu menyiapkan seperangkat kebijakan
terkait dengan kebijakan teknis tentang pengadaan, pengolahan, layanan dan preservasi
bahan pustaka digital. Kebijakan teknis penerapan standar pengkatalogan, meliputi merevisi
standar Pembuatan Katalog Online (MAchine Readable Cataloging/ MARC) untuk Indonesia –
INDOMARC, merevisi Pedoman Penulisan Tajuk Nama Indonesia, merevisi Pedoman
Pembuatan Tajuk Subjek. Di samping itu menyusun standar teknis untuk resource sharing
antar perpustakaan serta penyusunan standar Layanan Digital Perpustakaan.
46
3.2.3.2 Pengembangan Infrastruktur Teknologi Informasi e-Library
Dukungan ketersediaan infrastruktur teknologi informasi pada implementasi e-
Library mutlak diperlukan. Infrastruktur teknologi informasi yang telah dibangun dan
dikembangkan berupa sistem jaringan (networking system), sistem perangkat keras
(hardware) dan perangkat lunak (software) pengolah data termasuk peralatan pendukung
(peripheral devices), sistem penyimpanan data (data repository system), sistem akses berbasis
web (access system), sistem pengaman dan inventori data, jaringan dan lingkungan (security
and inventory system). Pengembangan infrastruktur sistem dilaksanakan secara bertahap per
tahun.
Pengembangan infrastruktur TI lingkup internal (Perpusnas) sebagai berikut.
1. Sistem Jaringan: backbone internet dengan media fiber optic, sebaran internet
dengan media kabel UTP dan wireless, tersedia akses internet gratis bagi pemustaka
di seluruh ruang layanan dan area publik;
2. Sistem Perangkat keras dan Lunak Pemroses Data; komputer, printer, scanner,
kamera foto dan video, perangkat lunak sistem operasi, perangkat lunak sistem
perkantoran dan perangkat lunak pengolah data multimedia dan perangkat lunak
perpustakaan - INLIS.
3. Sistem Repositori: Storage Area Network, server, blade server dan Content Adress
Storage.
4. Sistem pengaman dan inventori: antivirus dan spam, RFID, back up dan recovery data
menggunakan Tape Library System, dan Mirroring System di DRC pada lokasi terpisah.
5. Sistem Akses berbasis Web; pengembangan berbagai situs web tematik, call center
untuk layanan perpustakaan dan informasi, terminal akses OPAC dan content
multimedia.
6. Infratruktur pendukung utama; Data Center (DC) dan Disaster Recovery Center (DRC).
Pengembangan infrastruktur TI lingkup eksternal (Perpustakaan daerah mitra) sebagai
berikut.
1. Sistem Jaringan: backbone internet dengan closed access network, sebaran internet
dengan media kabel UTP dan wireless, untuk komunikasi data koleksi dan akses
internet bagi pemustaka di daerah.
47
2. Sistem Perangkat keras dan Lunak Pemroses Data; komputer, printer, scanner,
perangkat lunak sistem operasi, dan perangkat lunak pengolah data multimedia dan
perangkat lunak perpustakaan – INLIS Lite.
3. Sistem Repositori: server untuk katalog, web dan data perpustakaan.
4. Sistem pengaman dan inventori: antivirus, barcoding system, integrasi data ke Data
Center Perpusnas.
5. Sistem Akses berbasis Web; situs web perpustakaan mitra, terminal akses OPAC.
6. Infratruktur pendukung utama; rak sistem dan integrasi ke Data Center (DC) dan
Disaster Recovery Center (DRC) Perpusnas.
Secara eksternal pembangunan infratsruktur e-Library dimulai sejak tahun 2010 pada 31
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD), 2 UPT Perpustakaan Proklamator dan 2
Perpustakaan Umum Kabupaten/Kota. Pada Tahun 2011 telah bergabung 2 Badan
Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD), yakni Papua Barat dan Bangka Belitung sehingga
genap seluruh provinsi di Indonesia telah tergabung dalam jaringan Perpustakaan Digital
Nasional. Khusus untuk perpustakaan umum kabupaten dan kota, dimulai sejak tahun 2012
sejumlah 13 perpustakaan dan pada 2013 telah tergabung lagi 80 perpustakaan umum
kabupaten dan kota dalam jaringan e-Library.
Penyiapan dan insentif infrastruktur teknologi informasi kepada perpustakaan daerah
mitra di provinsi dan kabupaten/kota secara rinci dapat dilihat dalam lampiran.
3.2.3.3 Kesiapan Sumber Daya Manusia
Kesiapan sumber daya manusia dalam pengembangan e-library dilakukan melalui
diklat dan bimbingan teknis dalam bidang perpustakaan dan teknologi informasi. Hal tersebut
meliputi, pelatihan pengkatalogan sesuai standar INDOMARC, pengoperasian program
aplikasi perpustakaan (INLIS dan INLIS Lite) modul keanggotaan, modul akuisisi, modul
katalog, modul OPAC dan modul sirkulasi. Khusus untuk INLIS (Perpusnas) ditambah dengan
modul pengelolaan objek digital, modul ISBN, registrasi Deposit dan aplikasi pada berbagai
web tematik. Di samping, pelatihan untuk tenaga alih media bahan pustaka ke dalam format
digital.
48
Kesiapan sumber daya mansuia (SDM) untuk e-Library melalui kegiatan-kegiatan berikut:
a. Benchmarking pengembangan perpustakaan digital di sejumlah perpustakaan di
dalam dan luar negeri (National Library of Australia dan Alexandria Library) pada
tahun 2009.
b. Pendidikan dan pelatihan dalam bidang otomasi perpustakaan diselenggarakan oleh
Pusdiklat sejak tahun 2009 sampai dengan tahun 2012.
c. Supervisi dan monitoring implementasi e-Library di perpustakaan daerah mitra di
provinsi untuk memastikan implementasi e-library, menangani permasalahan teknis
di lapangan dan memeriksa kondisi peralatan dan piranti lunak dilakukan setiap tahun
(2010-2014);
d. Bimbingan teknis implementasi e-Library di perpustakaan daerah mitra untuk aspek
berikut; pengolahan bahan perpustakaan, penguasaan INDOMARC, alih media bahan
perpustakaan ke dalam format digital, penyusunan bibliografi, pengelolaan situs web,
pengelolaan perangkat keras teknologi informasi dan pengelolaan jaringan
dilaksanakan di Badan Perpustakaan Daerah Provinis diikuti oleh pegawai setempat
dan perwakilan dari perpustakaan umum kabupaten/kota yang telah mendapat
bantuan sistem otomasi perpustakaan sejak tahun 2010 hingg 2014;
e. Penerimaan magang SDM otomasi dari perpustakaan daerah mitra di Perpusnas
untuk bidang seperti telah disebutkan di atas setiap tahun;
f. Tersedia help desk untuk dukungan konsultasi teknis bekerjasama dengan pihak
ketiga secara langsung (onsite) secara berkala dan online setiap saat ada
permasalahan hingga tahun 2014.
3.2.3.4 Penyediaan Bahan Perpustakaan (resource) Digital
Perpusnas mengembangkan bahan perpustakaaan (resource) digital bersifat multiple
media, atau terdiri dari berbagai media, berupa buku, bahan kartografis, berkas komputer,
gambar atau grafis kit, bentuk mikro, gambar hidup, objek benda, rekaman suara, rekaman
video, film, manuskrip, peta, buku langka, notasi musik, bahan tercetak, foto, gambar
arsitektur, sumber daya metadata, serta aneka muatan situs web bertema, yang memuat
informasi tentang budaya lokal dan nasional yang merupakan kekhasan koleksi bahan
perpustakaan nasional.
49
Selain itu, Perpusnas juga mengembangkan koleksi bahan multimedia, ialah berupa
kombinasi dua atau lebih media yang disajikan dalam bentuk digital. Bahan itu berupa sumber
informasi full-text, termasuk e-journal, koleksi digital yang bersifat terbuka (open access), e-
books, e-newspapers. Tesis serta disertasi dalam format digital termasuk pula dalam hal ini.
Gambar 3.2 Halaman muka portal web Perpustakaan Nasional RI per 5 Maret 2014
Perpustakaan Nasional RI mengembangkan bahan perpustakaan digital berdasarkan
dua pendekatan. Pertama, hasil alih media bahan perpustakaan. Media bahan perpustakaan
yang semula berbentuk cetak atau analog dialihmediakan ke dalam format digital dengan
menggunakan perangkat keras dan program aplikasi yang sesuai. Bahan perpustakaan
berbentuk cetak yang dapat dialihmediakan di antaranya ialah buku langka, foto positif,
lukisan, surat kabar, majalah dan lain-lain. Bahan pustaka analog yang didigitalkan antara lain
ialah kaset rekaman suara dan film. Pendekatan pertama ini sekaligus merupakan sarana
preservasi bahan perpustakaan agar media dan isi bahan perpustakaan tersebut tetap lestari.
Dengan digitalisasi maka tingkat resistensi bahan perpustakaan akibat kontak fisik dengan
pemustaka dapat dikurangi. Pemustaka dengan kepentingan terbatas cukup mengakses
dalam format digital. Format aselinya tetap aman karena disimpan dan terus dirawat dengan
metode khusus. Alih media dengan cara ini dlakukan terhadap bahan pustaka milik publik
50
(public doman), terbitan pemerintah dan terbitan sendiri atau diijinkan oleh pihak yang
memiliki hak cipta, sehinga tidak melanggar hak cipta sesuai dengan ketentuan perundangan
yang berlaku.
Tabel 3. 1 Hasil Alih Media Bahan Perpustakaan Per 5 Maret 2014
NO NAMA KEGIATAN SASARAN SATUAN
2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013
1 2 3 4 5 6 7 8 9 9
1 Alih Media Majalah 300 300 300 1700 3010 330 320 Judul
2 Alih Media Buku Langka 80 80 80 1750 100 530 330 Judul
3 Alih Media Foto Bersejarah dan Gambar
2500 1500 1500 1000 1280 3000 4000 Lembar
4 Alih Media Naskah Kuno 60 70 70 1950 1000 1330 1600 Judul
5 Alih Media Peta 500 400 400 900 1050 1500 325 Lembar
6 Alih Media Surat Kabar 100 80 80 200 350 1000 1600 roll
7 Alih Media Foto-foto koleksi IPPHOS
0 7500 7000 0 0 0 0 Lembar
Kedua, pengadaan bahan perpustakaan elektronis (e-Resources) seperti melanggan
jurnal dan karya referens online. Langganan dilakukan per tahun, jika berdasarkan evaluasi
dan statistik pemakaian dipandang baik diteruskan berlangganan, jika tidak, maka akan
diubah ke subjek lain atau diganti. e-Resources e-Library tersedia di portal web dapat diakses
secara full text dalam sejumlah subjek sebagai berikut.
Tabel 3. 2 Daftar Pengadaan e-Resources Perpustakaan Nasional RI per 19 Februari 2014
A E-Book 10.095 judul
1 Gale 676 judul
2 Sage 262 judul
3 IGI Global 1.833 judul
4 Ingram 378 judul
5 Proquest 1.260 judul
6 EBSCO 617 judul
7 Balai Pustaka 334 judul
8 ISEAS (Institute of Southeast Asian Studies 56 Judul
9 NIAS (Nordic Institute of Asian Studies 91 judul
10 ALA (American Library Association) 38 judul
11 Amsterdam University: koleksi Indonesiana 15 judul
12 Taylor & Francis 63 judul
B e-Journal
51
No Vendor Subject Judul Jumlah
1 Ebsco Education Research Complete 3416
Humanities International Complete 2853
LISTA 907
Literary Reference Center 1718
MEDLINE 1470
Religion and Philosophy Collection 292
10656
2 Proquest ABI Global Complete 37724
Academic Research Library 3613
Asian Business & Reference 248
Banking Information Source 534
ProQuest Agriculture Journals 550
ProQuest Arts & Humanities 451
ProQuest Computing 399
ProQuest Education Journals 779
ProQuest Entrepreneurship 1357
ProQuest Health Management 6858
ProQuest Psychology Journals 5994
ProQuest Public Health 9657
68164
3 Taylor & Francis
Library Science 32
Sociology & Related Disciplines 31
63
4 Westlaw United State Law Journals 812
United Arab Emirate Law Journals 1
European Law Journals 3
United Kingdom Law Journals 43
Australian Law Journals 1
Canadian Law Journals 12
Hong Kong Law Journals 1
Singapore Law Journals 2
Non-legal materials in the "Academic Institution” 24
Non-legal database Accountancy 33
932
5 Lexis Nexis Multiple Disipline Paket
Total 79815
E-resources Perpustakaan Nasional RI dapat diakses melalui halaman antarmuka yang
beralamat di http://e-resources.pnri.go.id/. Tampak muka halaman sebagai berikut.
52
Gambar 3.3 Halaman Antarmuka Single Sign On (SSO) e-Resources per 5 Maret 2014
3.2.3.5 Layanan Online - Portal Web Perpustakaan Digital Nasional Indonesia (e-Library)
Portal web perpustakaan digital Indonesia yang beralamat di http://pdni.pnri.go.id
merupakan sebuah portal menuju ke sejumlah 4 pangkalan data berbasis web yang penting
kaitannya dengan pengembangan Perpustakaan Digital Nasional Indonesia. Empat pangkalan
data tersebut ialah Katalog Induk Nasional (KIN), Bibliografi Nasional Indonesia (BNI), Arsip
Web Nasional (AWN) dan Pusaka Indonesia (PI). Tampak muka portal web Perpustakaan
Digital Nasional Indonesia adalah sebagai berikut.
53
Gambar 3.4 Portal Web Perpustakaan Digital Nasional Indonesia per 5 Maret 2014
a. Katalog Induk Nasional (KIN)
Katalog merupakan sarana temu kembali bahan perpustakaan atau informasi yang
tersedia dalam suatu koleksi perpustakaan. Katalog Induk Nasional (KIN) merupakan
gabungan data katalog koleksi seluruh perpustakaan di Indonesia. Tujuan pembangunan KIN
adalah agar masyarakat dapat menemukan data bahan perpustakaan yang diperlukannya,
sekaligus mengetahui lokasi bahan perpustakaan tersebut. KIN sekaligus mencerminkan
kondisi koleksi bahan perpustakaan skala nasional. Syarat: KIN yang lengkap dan akurat
hanya dapat terwujud bila seluruh perpustakaan bersedia berpartisipasi untuk memberikan
atau menyediakan akses ke database katalog koleksinya. Pengembangan jaringan kemitraan
dengan seluruh jenis perpustakaan di Indonesia sangat menentukan keberhasilan dalam
menghimpun data KIN.
Pangkalan data Katalog Induk Nasional dapat diakses secara online di http://kin.pnri.go.id/.
Tampak muka portal web KIN sebagai berikut.
54
Gambar 3.5 Halaman Antarmuka Pangkalan Data KIN per 5 Maret 2014
Tabel 3. 3 Rekapitulasi data KIN per tanggal 5 Maret 2014
SUMBER KATALOG JUMLAH
KATALOG BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN PROPINSI NAD 36,348
BADAN PERPUSTAKAAN PROPINSI BALI 75,138
BADAN PERPUSTAKAAN PROPINSI BENGKULU 203
BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH PROPINSI BANTEN 13,855
KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP PROPINSI GORONTALO 2,142
BADAN PERPUSTAKAAN DAERAH PAPUA 10,862
BADAN PERPUSTAKAAN PROPINSI JAMBI 28,408
BADAN PERPUSTAKAAN DAERAH PROPINSI JAWA BARAT 36,612
BADAN PERPUSTAKAAN PROPINSI JAWA TIMUR 53,674
BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH PROPINSI DKI JAKARTA 54,564
BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH PROPINSI JAWA TENGAH 92,140
BADAN KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN PROPINSI KALIMANTAN BARAT 23,986
BADAN PERPUSTAKAAN PROPINSI KALIMANTAN TIMUR 66,306
KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH PROPINSI KEPULAUAN RIAU 4,304
BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH PROPINSI KALIMANTAN SELATAN 26,154
BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH PROPINSI KALIMANTAN TENGAH 11,766
BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI DAERAH LAMPUNG 20,067 BADAN PERPUSTAKAAN NASIONAL PROPINSI MALUKU 21,531
BADAN PERPUSTAKAAN NASIONAL PROPINSI MALUKU UTARA 1,351
BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP PROPINSI NUSA TENGGARA BARAT 33,161
55
BADAN PERPUSTAKAAN PROPINSI NUSA TENGGARA TIMUR 20,773
BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP PROPINSI RIAU 89,277
BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP PROPINSI SULAWESI UTARA 5,582
BADAN PERPUSTAKAAN DAERAH PROPINSI SUMATERA BARAT 11,697
KANTOR PERPUSTAKAAN DAERAH PROPINSI SULAWESI TENGGARA 10,532
KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP PROPINSI SULAWESI BARAT 431
BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH PROPINSI SULAWESI SELATAN 18,133
BADAN PERPUSTAKAAN DAERAH PROPINSI SUMATERA SELATAN 29,279
BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP PROPINSI SULAWESI TENGAH 15,458
BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH PROPINSI SUMATERA UTARA 59,702
BADAN PERPUSTAKAAN DAERAH PROPINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA 102,689
UPT PERPUSTAKAAN BUNG KARNO 45,175
UPT PERPUSTAKAAN BUNG HATTA 12,318
KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH KABUPATEN KULONPROGO 16,012
KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH KOTA MALANG 66,775
KANTOR PERPUSTAKAAN DAERAH PROPINSI PAPUA BARAT 1,310
KANTOR PERPUSTAKAAN DAERAH PROPINSI BANGKA BELITUNG 6,838
PERPUSTAKAAN NASIONAL 751,081
TOTAL 1,875,634
Gambar 3.6 Grafik Migrasi Data Katalog Induk Daerah yang Masuk Per 5 Maret 2014
56
b. Bibliografi Nasional Indonesia (BNI)
Di samping pembangunan Katalog Induk Nasional, Perpustakaan Nasional RI juga
mengemban tugas pembangunan Bibliografi Nasional Indonesia (BNI). Bibliografi Nasional
merupakan kumpulan data bibliografis terbitan/publikasi yang diterbitkan sebuah negara.
Fungsi: sebagai sarana kendali bibliografis (bibliographic control) di sebuah negara. Tujuan:
untuk mengetahui kondisi penerbitan di sebuah negara, mencakup jumlah penerbit yang ada,
kuantitas terbitan dari waktu ke waktu, subjek atau topik/genre yang paling banyak
ditulis/diproduksi. Intinya Bibliografi Nasional ini merupakan kendali bibliografis yang
diperlukan untuk mengetahui khasanah intelektual sebuah bangsa.
Pangkalan data Bibliografi Nasional Indonesia dapat diakses secara online di
http://bni.pnri.go.id. Tampak muka halaman portal web BNI sebagai berikut.
Gambar 3.7 Halaman Antarmuka Pangkalan Data BNI per 5 Maret 2014
57
Gambar 3.8 Rekapitulasi data BNI per Klasifikasi tanggal 5 Maret 2014
Pangkalan data Katalog Induk Nasional dan Bibliografi Nasional disebut sebagai
pangkalan data metadata nasional, karena berisi sumberdaya metadata (metadata
resources). Yang dimaksud dengan sumber daya metadata, termasuk di dalamnya ialah
perangkat lunak digital berbentuk katalog, indeks dan abstrak, atau sumberdaya yang
menyediakan “informasi tentang informasi” lainnya.
Integrasi dan komunikasi data bibliografis antara pangkalan data katalog koleksi perpustakaan
daerah mitra di seluruh wilayah Indonesia dengan Perpusnas dapat dilihat dalam bagan di
bagian bawah ini.
SD
Professional Workstation 6000
PRO
SD
Professional Workstation 6000
PRO
SD
Professional Workstation 6000
PRO
Router
Database
Server
Application
Server
Backup Server
Perpusnas
Firewall
Internet
Switch
OPAC
Katalog
Sirkulasi
Lokasi Daerah 1
SD
Professional Workstation 6000
PRO
Keanggotaan
Server
Customer Service
Telecommunications
Help Desk Center
SD
Professional Workstation 6000
PRO
Router
FirewallSwitch
SD
Professional Workstation 6000
PRO
SD
Professional Workstation 6000
PRO
SD
Professional Workstation 6000
PRO
OPAC
Katalog
Sirkulasi
Lokasi Daerah 1
SD
Professional Workstation 6000
PRO
Keanggotaan
Server
Router
FirewallSwitch
SD
Professional Workstation 6000
PRO
SD
Professional Workstation 6000
PRO
SD
Professional Workstation 6000
PRO
OPAC
Katalog
Sirkulasi
Lokasi Daerah 1
SD
Professional Workstation 6000
PRO
Keanggotaan
Server
Router
FirewallSwitch
Kabupaten /
kota Provinsi
58
Gambar 3. 9 Interaksi Pangkalan Data Metadata Nasional - KIN dan BNI per 19 Februari 2014
c. Portal Web Pusaka Indonesia (PI)
Piagam Pelestarian Pusaka Indonesia 2003 mengamanatkan perlunya sosialisasi kepada
semua kalangan agar tumbuh kesadaran bersama untuk memelihara kekayaan pusaka bangsa
dalam dimensi alam, budaya, dan saujana (kombinasi alam dan budaya). Pusaka alam adalah
bentukan alam yang khas dan istimewa di seluruh wilayah Indonesia. Pusaka budaya hasil
cipta, rasa, karsa yang istimewa dari lebih 500 suku bangsa di Tanah Air. Adapun pusaka
saujana adalah gabungan pusaka alam dan budaya dalam kesatuan ruang dan waktu di
wilayah Indonesia. Dimensi pusaka budaya bisa berwujud bisa tak berwujud. Yang berwujud
di antaranya berupa bangunan yang mencerminkan peradaban bangsa masa silam. Adapun
yang tak berwujud antara lain kearifan-kearifan lokal.
Mengacu isi Piagam Pelestarian Pusaka Indonesia, Perpustakaan Nasional RI melaksanakan
pelestarian dan pengelolaan pusaka melalui kegiatan penelitian, perencanaan, perlindungan,
pemeliharaan, pemanfaatan, pengawasan berbagai bahan perpustakaan dan media.
Perpustakaan Nasional RI bekerjasama dengan sejumlah perpustakaan daerah
mengembangkan portal web Pusaka Indonesia dengan memberikan insentif pengembangan
local content pusaka berupa perangkat keras dan lunak pemrosesan bahan multimedia dan
pelatihan. Di samping itu Perpustakan Nasional RI mendorong daerah-daerah untuk
membangun center of excellent budaya lokal sesuai wilayah masing-masing.
Jumlah konten digital berupa buku, foto, audio, video yang menggambarkan kekayaan
budaya local seluruh nusantara dapat diakses sejumlah lebih dari 30.516 file.
Portal web Pusaka Indonesia dapat diakses di http://pdni.pnri.go.id/default.aspx. Halaman
muka portal web Pusaka Indonesia nampak sebagai berikut.
59
Gambar 3. 10 Halaman Antarmuka Situs Web Pusaka Indonesia per 5 Maret 2014
Tabel 3. 4 Statistik berdasarkan bahan perpustakaan digital Pusaka Indonesia per 5 Maret
2014
No. DAERAH KOLEKSI DIGITAL
Jurn
al
Ke
bij
akan
Pe
md
a
Maj
alah
Pe
do
man
dan
Sta
nd
ar
Sura
t K
abar
Foto
Luki
san
Nas
kah
Pe
ta
Vid
eo
Au
dio
TOTAL
1 Badan Arsip dan
Perpustakaan
Daerah Prov
Sulawesi Selatan
0 46 0 0 0 0 46 420 0 420 7 939
60
2 Badan Arsip dan
Perpustakaan
Prov Jawa Tengah
0 292 0 0 0 0 292 20 0 20 5 629
3 Badan Arsip dan
Perpustakaan
Prov. Nangroe
Aceh Darussalam
0 85 0 0 0 0 85 326 0 326 6 828
4 Badan Kearsipan
dan Perpustakaan
Daerah Prov.
Maluku Utara
26 57 0 0 0 0 83 295 33 328 0 822
5 Badan
Perpustakaan
Daerah Prov DI
Yogyakarta
27 69 0 0 6 0 102 328 0 328 5 865
6 Badan
Perpustakaan dan
Arsip Daerah
Papua
0 100 0 0 0 0 100 321 0 321 0 842
7 Badan
Perpustakaan dan
Arsip Daerah Prop
Banten
0 108 0 0 0 0 108 321 0 321 6 864
8 Badan
Perpustakaan dan
Arsip Daerah Prop
DKI Jakarta
0 101 0 0 0 0 101 285 0 285 6 778
9 Badan
Perpustakaan dan
Arsip Daerah Prop
Sulawesi Tenggara
0 94 0 0 6 0 100 271 0 271 4 746
10 Badan
Perpustakaan dan
Arsip Daerah Prov
Jambi
0 110 0 0 0 0 110 426 0 426 6 1078
11 Badan
Perpustakaan dan
Arsip Daerah Prov
Kalimantan
Selatan
6 143 0 101 2 0 258 752 0 752 5 2019
12 Badan
Perpustakaan dan
Arsip Daerah Prov
Kep Riau
0 100 0 0 0 0 100 405 0 405 5 1015
61
13 Badan
Perpustakaan dan
Arsip Daerah Prov
Maluku
0 99 0 0 0 0 99 117 0 117 5 437
14 Badan
Perpustakaan dan
Arsip Prov Bali
0 501 0 0 0 0 501 132 0 132 10 1276
15 Badan
Perpustakaan dan
Arsip Prov Nusa
Tenggara Barat
0 28 0 0 0 0 28 220 0 220 3 499
16 Badan
Perpustakaan dan
Kearsipan Daerah
Prov Jawa Barat
0 293 0 0 0 1 294 200 0 200 13 1001
17 Badan
Perpustakaan dan
Kearsipan Prov
Sumatera Barat
0 103 0 0 0 0 103 307 0 307 5 825
18 Badan
Perpustakaan dan
Kearsipan Prov.
Jawa Timur
0 100 0 0 0 0 100 95 79 174 6 554
19 Badan
Perpustakaan
Prov Kalimantan
Timur
0 196 0 0 0 0 196 277 0 277 6 952
20 Badan
Perpustakaan
Prov. Bengkulu
0 91 0 5 2 0 98 322 0 322 5 845
21 Badan
Perpustakaan
Prov. Nusa
Tenggara Timur
0 24 0 0 0 0 24 322 0 322 7 699
22 Badan
Perpustakaan
Provinsi Sumatera
Selatan
0 100 0 0 0 0 100 28 0 28 6 262
23 Badan
Perpustakaan,
Arsip Daerah Prov
Sumatera Utara
47 98 0 0 0 0 145 119 0 242 7 658
24 Badan
Perpustakaan,
0 102 0 0 0 0 102 298 0 298 5 805
62
Arsip dan
Dokumentasi
Daerah Prop
Lampung
25 Badan
Perpustakaan,
Arsip dan
Dokumentasi
Daerah Prov.
Sulawesi Tengah
0 100 0 0 0 0 100 240 0 240 7 687
26 Badan
Perpustakaan,
Arsip dan
Dokumentasi
Kalimantan
Tengah
0 171 0 0 0 0 171 301 0 301 5 949
27 Badan
Perpustakaan,
Arsip dan
Dokumentasi
Prov. Riau
0 153 0 0 0 0 153 317 0 317 5 945
28 Badan
Perpustakaan,
Arsip dan
Dokumentasi
Prov. Sulawesi
Utara
0 224 0 0 0 0 224 19 0 19 5 491
29 Badan
Perpustakaan,
Kearsipan dan
Dokumentasi Prov
Kalimantan Barat
0 217 0 0 5 0 222 96 0 96 5 641
30 Kantor
Perpustakaan dan
Arsip Daerah Prov
Gorontalo
0 176 0 0 0 0 176 300 0 300 7 959
31 Kantor
Perpustakaan
Umum dan Arsip
Kota Malang
0 169 0 20 0 0 189 146 0 146 7 677
32 Kantor
Perpustakaan
Umum Kabupaten
Kulon Progo
0 331 0 38 0 0 369 327 0 327 40 1432
63
33 Kantor
Perpustakaan,
Arsip dan
Dokumentasi
Daerah Prov
Sulawesi Barat
0 111 0 0 0 0 111 659 0 659 5 1545
34 UPT Perpustakaan
Proklamator Bung
Hatta
3 100 0 0 0 0 103 291 0 291 5 793
35 UPT Perpustakaan
Proklamator Bung
Karno Kota Blitar
85 15 0 0 5 0 105 471 0 471 7 1159
194 4807 0 164 26 1 5198 9774 112 10009 231 30516
Terkait erat dengan pengembangan portal web Pusaka Indonesia ini, Perpustakaan
Nasional RI secara khusus membangun Center of Excellence Layanan Perpustakaan Berbasis
Muatan Lokal di 6 wilayah.
Definisi Center of Excellence Layanan Perpustakaan Berbasis Muatan Budaya Lokal
ialah perpustakaan yang menerapkan standar kinerja yang tinggi dalam penyelenggaraan
layanan perpustakaan dan informasi untuk memenuhi kebutuhan pemustaka akan informasi
tentang budaya masyarakat di wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia.
Tujuan Center of Excellence Layanan Perpustakaan Berbasis Muatan Budaya Lokal
ialah untuk memenuhi kebutuhan pemustaka terhadap informasi tentang budaya-budaya
yang ada di wilayah yang telah ditetapkan dengan standar kinerja yang tinggi.
Sasaran Center of Excellence Layanan Perpustakaan Berbasis Muatan Budaya Lokal
adalah terwujudnya 6 (enam) perpustakaan daerah mitra Perpusnas yang mampu
menyelenggarakan layanan perpustakaan dan informasi tentang budaya masyarakat yang ada
di wilayah yang telah ditetapkan di Indonesia dengan standar kinerja yang tinggi.
Kegiatan Center of Excellence Layanan Perpustakaan Berbasis Muatan Budaya Lokal
yang telah dilakukan sejak tahun 2011 adalah pemberian bantuan kepada perpustakaan yang
ditetapkan agar dapat mencapai standar minimal sebagai Center of Excellence Layanan
Perpustakaan Dan Informasi Bermuatan Budaya Lokal sebagai berikut:
Penyediaan sejumlah bahan perpustakaan dan informasi Center of Excellence
budaya lokal
Pengolahan sejumlah Bahan Perpustakaan dan informasi Center of Excellence
budaya lokal
64
Layanan dan akses ke Center of Excellence ke seluruh bahan perpustakaan dan
informasi budaya lokal:
Preservasi Bahan Perpustakaan dan informasi Center of Excellence budaya lokal
berupa 1 paket lengkap minilab preservasi bahan perpustakaan.
6 (enam) wilayah tersebut adalah sebagai berikut:
Tabel 3. 5 Badan Perpustakaan Daerah Mitra sebagai Center of Excellence Layanan
Perpustakaan Berbasis Muatan Budaya Lokal
Nama Perpustakaan Lingkup Budaya Lokal
Badan Perpustakaan Arsip
dan Dokumentasi Provinsi
Riau
Budaya Melayu dan budaya masyarakat lain yang ada di wilayah
provinsi-provinsi yang ada di pulau Sumatera.
Badan Perpustakaan dan
Arsip Daerah Provinsi DI
Yogyakarta
Budaya masyarakat yang ada di wilayah provinsi-provinsi dan
daerah istimewa di Pulau Jawa.
Badan Perpustakaan Provinsi
Kalimantan Timur
Budaya masyarakat yang ada di Pulau Kalimantan dan pulau-
pulau sekitarnya.
Badan Arsip Dan
Perpustakaan Daerah Propinsi
Sulawesi Selatan
Budaya masyarakat yang ada di wilayah provinsi-provinsi yang
ada di pulau dan kepulauan Sulawesi.
Badan Perpustakaan dan
Arsip Provinsi Bali
Budaya masyarakat yang ada di Bali dan pulau-pulau di wilayah
Provinsi Bali dan di Provinsi Nusa Tenggara Barat.
Badan Perpustakaan dan
Arsip Provinsi Nusa Tenggara
Timur
Budaya masyarakat Melanesia dan austronesia yang ada di
wiayah Provinsi Nusa Tenggara Timur, Provinsi Maluku,
Provinsi Maluku Utara, Provinsi Papua dan Provinsi Papua
Barat.
65
d. Arsip Web Nasional (National Web Archiving) - AWN
Pengarsipan web merupakan salah satu bagian dari Portal Web Perpustakaan Digital
Nasional RI. Pengarsipan web adalah proses mengumpulkan cuplikan-cuplikan website dan
memastikan koleksi tersebut terpelihara dalam satu situs web arsip. Pengarsipan web
dilaksanakan untuk memenuhi kepentingan peneliti, sejarawan, dan publik di masa depan.
Situs web yang diarsipkan utamanya yang memiliki content ilmiah atau mengemukakan sisi
intelektualitas suatu objek yang dikemukakan melalui media situs web. Dengan pengarsipan
content web ini dimungkinkan peneliti dan kalangan lain dapat memanfaatkan sumber-
sumber informasi penting yang tertuang dalam berbagai situs web di Indonesia.
Pangkalan data Arsip Web Nasional dapat diakses secara online di
http://arsipweb.pnri.go.id/wayback/. Halaman muka portal web nampak sebagai berikut.
Gambar 3. 11 Halaman Antarmuka Portal Web Arsip Web Nasional per 5 Maret 2014
Tabel 3. 6 Statistik Arsip Web Nasional 5 Maret 2014
STATISTIK UMUM
Total Judul 4141
Jumlah Arsip 5350
66
Ukuran Berkas 1446715 MB
Jumlah Berkas 97029
statistik situs web
Kategori Jumlah
Bisnis Dan Ekonomi 486
Humaniora 72
Industri dan Teknologi 336
Kesehatan 85
Kesenian 26
Lingkungan 285
Masyarakat dan Budaya 41
Media Massa 187
Olahraga 214
Pariwisata 38
Pemerintahan dan Hukum 1511
Pendidikan 547
Pertahanan 232
Politik 60
Sains 291
Sejarah 171
Sosial 276
Total 4858
e. Pembangunan Situs Web Perpustakaan Mitra
Dalam rangka pembangunan Perpustakaan Digital Nasional Indonesia, Perpustakaan
Nasional RI bermitra dan bekerjasama dengan semua jenis perpustakaan di Indonesia,
berbagai forum dan komunitas perpustakaan yang telah membangun jaringan kerja sama
tersendiri secara online.
Perpustakaan umum yang berada di daerah merupakan mitra yang sangat potensial karena
jenis perpustakaan inimemiliki koleksi bahan pustaka bernilai budaya khas daerah yang
bersangkutan sebagai bagian dari koleksi warisan budaya nasional (national heritage).
67
Merupakan kumpulan situs web perpustakaan mitra anggota Jaringan Perpustakaan Digital
Nasional Indonesia (e-Library). Melalui situs web ini perpustakaan mitra dapat
memperomosikan koleksi dan layanan perpustakaan. Di samping itu yang lebih penting lagi
melalui situs web masing-masing perpustakaan daerah mitra dapat mempublikasikan
pangkalan data Katalog Induk Daerah (KID), Bibliografi Daerah dan Pusaka Daerah. Situs web
perpustakaan daerah mitra dapat diakses melaluihttp://perpusmitra.pnri.go.id/index.html.
Gambar 3. 12 Halaman muka Kumpulan Situs web Perpustakaan Mitra per 5 Maret 2014
Keterangan; noktah berwarna hijau pada peta telah dibangun website, noktah berwarna
merah belum.
Sampai dengan Februari 2014 ini, hanya 2 Perpustakaan Mitra provinsi yang belum
mendapatkan Website yaitu; Provinsi Bangka Belitung dan Papua Barat yang direncanakan
akan selesai tahun 2014.
3.2.3.6 Layanan Online Perpustakaan Digital Nasional Indonesia
Layanan Perpustakaan Digital Nasional dikembangkan untuk menjadi: (a). National
digital heritage repositories dalam mengumpulkan, mengelola, merawat sumberdaya digital
dan berbagai layanan informasi pada pengguna. Merupakan integrasi berbagai institusi,
68
seperti perpustakaan, museum, arsip, perguruan tinggi dan sekolah di Indonesia yang
memilih, mengoleksi, mengelola, merawat, dan menyediakan informasi secara luas ke
berbagai komunitas pengguna informasi; (b). Metasearch engine, Perpustakaan Nasional RI
senantiasa mengupayakan agar pemakai dapat mengakses secara mudah beragam
sumberdaya (data dan metadata) internal dan eksternal, sebagai representasi kegiatan
mengoleksi dan mengatur sumberdaya digital yang dikembangkan bersama-sama komunitas
pemakai jasa untuk memenuhi kebutuhan informasi komunitas tersebut; (c). E-learning,
Perpustakaan nasional RI mendukung kegiatan pembelajaran sepanjang hayat (long life
education) dengan menyediakan sumber daya informasi dalam berbagai situs atau portal web
untuk kepentingan pembelajar elektronik dalam berbagai tingkatannya (e-scholars dan e-
learners). Mitra Perpustakaan Nasional RI.
Layanan Perpustakaan Digital yang dilaksanakan oleh Perpustakaan Nasional RI dapat
dilihat pada portal web http://www.pnri.go.id. Portal web Perpustakaan Nasional RI ini
sekaligus menjadi semacam pintu gerbang menuju layanan digital Perpustakaan Nasional RI
berupa berbagai bahan perpustakaan berformat digital yang dapat diakses secara online,
sejumlah lebih dari 37 situs dan portal web tematik, e-resources dan portal web Perpustakaan
Digital Nasional Indonesia. Situs web tematik tersebut antara lain tentang kepustakaan
presiden-presiden RI (http://kepustakaan-presiden.pnri.go.id/home/), Konferensi
perpustakaan digital Indonesia dan dunia (http://pnri.go.id/icadl_kpdi.aspx), informasi
kelembagaan (http://kelembagaan.pnri.go.id/home/idx_id.asp), pameran perpustakaan dan
penerbit (http://expo.pnri.go.id/2010/index.htm), jaringan informasi bidang ilmu sosial dan
humaniora (http://jibis.pnri.go.id/), pelaksanaan UU No. 4/1990 tentang wajib serah simpan
karya cetak dan rekam (http://deposit.pnri.go.id/), pendidikan dan pelatihan perpustakaan
(http://pusdiklat.pnri.go.id), pangkalan data perpustakaan seluruh Indonesia
(http://npp.pnri.go.id/), pengembangan tenaga fungsional pustakawan
(http://pustakawan.pnri.go.id/), kepustakaan perfilman nasional bekerjasama dengan
Sinematek Indonesia (http://perfilman.pnri.go.id/), kepustakaan candi-candi Indonesia
(http://candi.pnri.go.id/), perpustakaan proklamator Bung Karno
(http://perpusbungkarno.pnri.go.id/). Portal web Knowledge Management Perpusnas –
Cakrawala (http://intranet.pnri.go.id/v2.9.1/beranda/). Di samping itu tentu juga bisa diklik
ikon menuju portal web Perpustakaan Digital Nasional Indonesia (http://pdni.pnri.go.id/).
69
Pada 2012, telah diluncurkan dengan sukses situs web Digital Batavia yang memuat informasi
dan dokumen digital berupa foto, peta, buku, lukisan, klip video, guntingan Koran, pamphlet
tentang Batavia atau kini Jakarta pada masa kolonial. Di samping itu juga terbit situs web Seri
Tokoh Perfilman Nasional – Misbach Jusa Biran, Pietradjaja Burnama dan Soekarno M. Noor
melengkapi sejumlah 10 situs web tokoh perfilman yang telah ada. Secara lengkap dapat
dilihat dalam lampiran laporan ini.
Pada 2013, pengembangan situs web Seri Tokoh Perfilman Nasional mengambil tokoh
musisi yang terkenal di bidang aransemen musik film yaitu Idris Sardi. Di samping,
dikembangkan pula Portal Web Sastra Indonesia, termasuk ke depan adalah serial web Tokoh
Sastra Indonesia. Tema baru yang diangkat dalam web pada tahun 2013 ialah portal web
Pernaskahan Nusantara.
Di tahun 2014, dalam serial web Tokoh Perfilman Nasional yang diangkat adalah aktris
Christine Hakim dan sutradara Johan Tjasmadi.
Namun demikian, belum semua proses bisnis yang ada di dalam lingkungan Perpusnas
didukung oleh Aplikasi. Tabel 3.7 di bawah ini merupakan tabulasi ringkasan hasil assessment.
70
Tabel 3. 7 Assesment Sistem Informasi
Nama Aplikasi Fungsi Sifat Tools & Database Status Pemakaian Unit Kerja Pengguna
Kendala/ permasalahan
Portal Perpusnas
Sarana Publikasi
dan media promosi
ke public
Web-based
Php + MySQL
Sudah Operasional
Perpusnas Data tidak up to date
Belum user friendly
Perpustakaan
Digital
Memudahkan
dalam melakukan
pencarian data-data
digital perpustakan
Web-based
Php + MySQL Sudah Operasional Perpusnas Data tidak up to date
Belum ada user interface
SIM Perpustakaan
Terpadu (INLIS)
Untuk mendukung
proses kerja :
Akuisisi, Katalog,
Sirkulasi,Keanggot
aan OPAC,
Layanan Rujukan,
Management
Obyek Digital,
Check Point
System
Web-based
Php + MySQL Sudah Operasional 1. Dir. Deposit
BP
2. Pusat Peng.
Koleksi &
BP
3. Pusat Jasa
Perp. &
Informasi
4. Pusat
Preservasi
Belum digunakan secara optimal
Portal Ikatan
Pustakawan
ipi.pnri.go.id
Media komunikasi
/ portal ikatan
pustakawan
Web-based
Php + MySQL Sudah Operasional Pusat Peng.
Pustakawan
Belum tersedia sistem pencarian berdasarkan teks
Belum terintegrasi
Belum adanya laporan secara grafik untuk perbandingan
Portal Pusdiklat
pusdiklat.pnri.go.id
Pengelolaan
Proofile,
Master data, Data
Web-based
Php + MySQL Sudah Operasional Pusdiklat Masih ada beberapa tampilan yang secara teknis belum sesuai dengan yang diharapkan
71
Kegiatan pusdiklat Pembuatan hyperlink masih manual
Portal Jurnal Bidang Sosial dan Humaniora
Pengelolaan Jurnal
Bidang Sosial dan
Humaniora dalam
bentuk digital
Web-based
Php + MySQL Sudah Operasional Pusat Jasa
Perp.&
Informasi
Belum terintegrasi
Portal Pengelolaan
Perfilman
Indonesia
perfilman.pnri.go.id
Pengelolaan
Database
Perfilm-an
Indonesia,
tokoh-tokoh film,
deskripsi film,
sehingga
memudahkan
pengguna untuk
melakukan
retrieval
Informasi
Perfilman
Indonesia yang dibutuhkan
Web-based
Php + MySQL Sudah Operasional - Pusat Jasa
Perp. &
Informasi
- Pusat Peng.
koleksi & BP
Adanya duplikasi Modul-modul yang ada masih dirasakan kurang mendukung kebutuhan secara riil
kepustakaan-
presiden.pnri.go.id
Mengelola Data-
data
perpustakaan
Mantan Presiden
Indonesia,Biografi, Bibliografi, naskah pidato
Web-based
Php + MySQL Sudah Operasional Pusat Jasa
Perp. &
Informasi
Masih adanya kekurangan yang belum sepenuhnya mampu mengakomodasi kebutuhan user dalam hal pengoperasian alur sistem
Masih terdapat kekurangan yang bersifat teknis seperti bugs, error logika dan ketidakmampuan sistem bekerja secara maksimal
Belum adanya solusi masalah
Portal Konferensi
Publikasi Digital
Indonesia
kpdi.pnri.go.id
Publikasi
Konferensi
Perpustakaan
Digital Indonesia
Web-based
Php + MySQL Sudah Operasional Pusat Jasa
Perp. &
Informasi
Masih terdapat kekurangan yang bersifat teknis seperti bugs, error logika dan ketidakmampuan sistem bekerja secara maksimal
72
Portal NPP
npp.pnri.go.id
Pengelolaan
Nomor Pokok
Perpustakaan
Indonesia
Web-based
Php + MySQL Sudah Operasional Pusat Jasa
Perp. &
Informasi
Masih terdapat kekurangan yang bersifat teknis seperti bugs, error logika dan ketidakmampuan sistem bekerja secara maksimal
pustakawan.pnri.go
.id
Pengelolaan
Database
Pustakawan di
Indonesia
Web-based
Php + MySQL Sudah Operasional Pusat Jasa
Perp. &
Informasi
Masih terdapat kekurangan yang bersifat teknis seperti bugs, error logika dan ketidakmampuan sistem bekerja secara maksimal
SIM Perpustakaan
(QALIS)
QALIS merupakan
downsize dari
INLIS
(fungsionalitas
hampir sama) yang
dipasang di
perpusda Propinsi,
saat ini sudah
terpasang di 33
Propinsi ,dengan
status
implementasi yang
beragam
Web-based
Php + MySQL Sudah Operasional Pusat Jasa
Perp. &
Informasi
Masih terdapat kekurangan yang bersifat teknis seperti bugs, error logika dan ketidakmampuan sistem bekerja secara maksimal
Masih terdapat kekurangan yang bersifat teknis seperti bugs, error logika dan ketidakmampuan sistem bekerja secara maksimal
SIREN Perencanaan Web-based
Php + MySQL Sudah Operasional Pusat Jasa
Perp. &
Informasi
Belum ada modul evaluasi
SIMKEU Pengelolaan
Keuangan
Web-based
Php + MySQL Sudah Operasional Pusat Jasa
Perp. &
Informasi
Belum terintegrasi
SIMPEG Pengelolaan
kepegawaian
Web-based
Php + MySQL Sudah Operasional Pusat Jasa
Perp. &
Informasi
Saat ini,untuk menyelesaikan satu siklus proses kepegawaian, dibutuhkan penginputan data lebih
73
dari 1 kali, sehingga menghabiskan banyak waktu dan meningkatkan rasio human error.
Tidak terintegrasinya 3 database personalia eksternal sehingga informasi yang diproses tidak sinkron satu dengan lainnya.
74
4. Arsitektur Teknologi Informasi
4.1 Pendahuluan
Bab ini menjelaskan mengenai arsitektur teknologi informasi, terutama mencakup
infrastruktur basis data, infrastruktur jaringan, infrastruktur data center, dan mekanisme
backup dan reliabilitas.
Pada infrastruktur basis data akan dibahas mengenai hubungan dan pemetaan antara
server, basis data, dan aplikasi, untuk melihat seberapa jauh kesesuaian antara kapasitas dan
pertumbuhan data. Selain itu pemetaan ini dilakukan untuk mengidentifikasi masalah-
masalah yang mungkin terjadi pada hubungan komunikasi data antar aplikasi melalui basis
data yang ada.
Pada Infrastruktur jaringan akan dibahas kondisi jaringan secara umum yang
diterapkan di Perpustakaan Nasional RI. Bahasan akan mencakup topologi jaringan, rencana
pengadaan firewall device, dan pertimbangan untuk penggantian kabel jaringan.
Bagian infrastruktur data center akan membahas kondisi umum lingkungan fisik
penyimpanan data di Perpustakaan Nasional RI. Bahasan mekanisme backup dan reliabilitas
akan melengkapi pembahasan keseluruhan infrastruktur yang membentuk arsitektur
teknologi informasi di Perpustakaan Nasional RI.
75
4.2 Jejaring Perpustakaan Digital Nasional
4.2.1 Mitra Perpustakaan Digital Nasional
Perpustakaan Digital Nasional adalah jaringan kerja sama perpustakaan yang
beranggotakan berbagai jenis perpustakaan di Indonesia. Dalam hal ini, mitra Perpustakaan
Nasional RI adalah semua perpustakaan di Indonesia dan berbagai forum dan komunitas
perpustakaan yang telah membangun jaringan kerja sama tersendiri secara online, misalnya
jaringan perpustakaan perguruan tinggi. Perpustakaan umum merupakan mitra yang sangat
potensial karena jenis perpustakaan ini memiliki koleksi bahan pustaka bernilai budaya khas
daerah yang bersangkutan sebagai bagian dari koleksi warisan budaya nasional (national
heritage).
Dalam mengembangkan kemitraan ini Perpustakaan Nasional RI telah melakukan
beberapa kegiatan Penyediaan dan instalasi perangkat lunak dan keras dan pelatihan bagi
perpustakaan daerah sebagai mitra di 35 daerah. Pelatihan meliputi INDOMARC,
pengoperasian program aplikasi perpustakaan terpadu bernama QALIS yang pada tahun 2013
ini seiring penyempurnaan program aplikasi berubah nama menjadi INLIS Lite versi 2.1.2,
sekaligus untuk menyeragamkan nama software yang dipakai oleh Perpusnas, yakni INLIS,
serta alih media digital. Dengan demikian tahap pertama pengembangan untuk daerah ialah
otomasi perpustakaan, yakni mengalihkan pekerjaan rutin kepustakawanan yang manual ke
penggunaan aplikasi komputer. Kedua, adalah mengalihmediakan lokal konten sesuai dengan
derah masing-masing. Ketiga, mengembangkan layanan digital melalui portal web
perpustakaan daerah. Keempat, bersama-sama Perpustakaan Nasional RI mengembangkan
Perpustakaan Digital Nasional Indonesia.
76
BASIS DATA
KATALOG
DAERAH
STAGING AREA
Proses
Ekstrak, Transform &
Loading
DB KATALOG SEMENTARA
PERPUSTAKAAN NASIONAL RI
DB KIN
Proses
Validasi Oleh
Pustakawan
Proses
Ekstrak Data
KirimData Via
INTERNET
Proses
Unggah Data Oleh
Operator
PERPUSTAKAAN DAERAH
PROSES COPY KATALOG
Gambar 4.1 Model Komunikasi Data Bibliografis Pangkalan data Metadata Nasional KIN-BNI
Pada 2009 mulai disiapkan closed access network untuk komunikasi data 35
perpustakaan tersebut dengan pusat. Penyiapan closed access network didasarkan pada
kenyataan bahwa berdasarkan assessment awal di tahun 2008 ditemui kenyataan sejumlah
besar Badan Perpustakaan Daerah belum memiliki sambungan internet, di samping itu
terdapat beberapa yang telah memiliki sambungan dengan menumpang Pemerintah daerah
setempat, beberapa daerah memiliki sambungan internet mandiri dengan kualitas yang cukup
memadai. Terkait dengan proses komunikasi, integrasi dan interoperabilitas data
antarperpustakaan, Perpusnas lalu berinisiatif membangun closed access network sendiri
yang pada gilirannya nanti dapat dilakukan hubungan dengan closed acces network yang telah
ada misalnya JARDIKNAS, Inherent dan lainnya.
Sejak tahun 2010 Perpusnas memberikan insentif pembangunan situs web untuk
perpustakaan daerah mitra. Berbeda dengan tahun sebelumnya, pembangunan situs web
perpustakaan mitra dilaksanakan dengan model pilot project. Sejumlah 15 perpustakan
daerah yang dipandang sudah siap akan mendapatkan insentif lanjutan ini. Kesiapan
perpustakaan daerah itu terukur dari perkembangan implementasi teknologi informasi,
kesiapan infrastruktur pendukung seperti kelistrikan, ruangan dan SDM, dukungan dan
kebijakan pimpinan di daerah dalam mengadopsi kegiatan e-library menjadi kegiatan
perpustakaan daerah.
77
Dengan situs web tersebut diharapkan layanan perpustakaan daerah mitra dapat
dilaksanakan secara lebih ekstensif dan dapat diakses Katalog Induk Daerah, Bibliografi
Daerah, Pusaka Daerah dan muaranya adalah layanan perpustakaan digital daerah.
4.2.2 Pangkalan data Perpustakaan Indonesia
pengembangan e-Library tentu sangat diperlukan data perpustakaan seluruh
Indonesia. Data perpustakaan tersebut meliputi jenis perpustakaan umum, perpustakaan
khusus, perpustakaan perguruan tinggi, perpustakaan sekolah dan perpustakaan rumah
ibadah. Dengan adanya data tersebut prospek untuk mengembangan jaringan perpustakaan
digital nasional Indonesia akan lebih baik lagi.
Kegiatan ini dilakukan pada tahun 2011 dengan memberikan insentif berupa
perangkat keras server, PC dan program aplikasi Nomor Pokok Perpustakaan (NPP) yang
dilaksanakan oleh Pusat Pengembangan Perpustakaan dan Pengkajian Minat Baca. Dengan
adanya pangkalan data perpustakaan ini, perpustakaan daerah mitra, khususnya Badan
Perpustakaan dan Arsip Daerah akan terbantu dalam melaksanakan kegiatan pembinaan dan
pengembangan perpustakaan di daerah.
Aplikasi berbasis web ini dapat diakses pada alamat berikut.
http://npp.pnri.go.id/npp/main/index.php?module=beranda. Halaman muka aplikasi
tersebut dapat dilihat di bawah ini.
Gambar 4.2 Halaman muka pangkalan data Nomor Pokok Perpustakaan per 5 Maret 2014
78
Gambar 4. 3. Statistik Perpustakaan Indonesia Berdasarkan Jenis dan Daerah 5 Maret 2014
Tabel 4.1 Perpustakaan Indonesia Berdasarkan Jenis dan Daerah 5 Maret 2014
Propinsi Jenis Perpustakaan Jumlah
Sekolah PT Umum Khusus
ACEH 343 15 30 32 420
BALI 265 17 87 26 395
BANTEN 259 22 24 2 307
BENGKULU 365 13 10 43 431
DI. YOGYAKARTA 794 76 39 50 959
DKI JAKARTA 1044 121 21 143 1329
GORONTALO 16 4 6 0 26
JAMBI 368 8 15 2 393
JAWA BARAT 4339 87 287 67 4780
JAWA TENGAH 4022 91 114 41 4268
JAWA TIMUR 1355 128 308 89 1880
KALIMANTAN SELATAN 908 35 39 44 1026
KALIMANTAN TENGAH 190 12 19 28 249
KALIMANTAN TIMUR 967 19 27 105 1118
KALIMATAN BARAT 852 12 31 38 933
KEP. BANGKA BELITUNG 82 3 10 1 96
KEPULAUAN RIAU 364 3 14 11 392
LAMPUNG 1096 18 35 48 1197
MALUKU 108 7 15 10 140
MALUKU UTARA 0 0 10 0 10
NUSA TENGGARA BARAT 445 17 34 45 541
NUSA TENGGARA TIMUR 264 13 53 25 355
PAPUA 52 11 5 15 83
79
PAPUA BARAT 0 2 1 0 3
RIAU 303 17 11 2 333
SULAWESI BARAT 10 1 4 1 16
SULAWESI SELATAN 1158 34 62 21 1275
SULAWESI TENGAH 1091 10 59 41 1201
SULAWESI TENGGARA 363 8 21 44 436
SULAWESI UTARA 72 9 28 13 122
SUMATERA BARAT 335 8 28 3 374
SUMATERA SELATAN 428 9 21 4 462
SUMATERA UTARA 117 15 38 8 178
Total 22375 845 1506 1002 25728
4.2.3 Pembangunan Sistem Otomasi Perpustakaan di Perpustakaan Umum
Kabupaten/Kota
Pembangunan Sistem Otomasi Perpustakaan di Perpustakaan Umum
Kabupaten/kota, merupakan alih program dari kegiatan Pengembangan Perpustakaan Umum
Kabupaten/kota yang semula ditangani dan dilaksanakan di Pusat Pengembangan
Perpustakaan dan Pengkajian Minat Baca. Kegiatan yang dialihkan ke Pusat Jasa Perpustakaan
dan Informasi sehubungan dengan pembangunan sistem otomasi perpustakaan. Kegiatan
pembangunan sistem otomasi perpustakaan itu merupakan tahap 2 dan 3 kegiatan
Pengembangan Perpustakaan Umum Kabupaten/kota. Di mana tahap kedua, peprustakaan
umum kabupaten/kota mendapat bantuan perangkat keras teknologi informasi berupa
komputer dan printer. Tahap ketiga (terakhir) mereka mendapat bantuan lagi berupa
komputer dan program aplikasi perpustakaan.
Alih program terjadi pada tahun 2011 berupa pemberian bantuan perangkat keras
komputer dan printer di 153 perpustakaan umum kabupaten/kota dan implementasi
perangkat lunak aplikasi perpustakaan dan komputer di 100 perpustakaan umum
kabupaten/kota. Pada tahun 2012, bertambah jumlah perpustakaan umum kabupaten/kota
yang mulai terbangun sistem otomasi perpustakaannya sejumlah 47 perpustakaan melalui
insentif penyediaan perangkat keras. Di samping itu terdapat 153 perpustakaan umum
kabupaten/kota yang sebelumnya mendapat bantuan perangkat keras, di tahun 2012
mendapat bantuan komputer dan program aplikasi perpustakaan INLIS-Lite.
Pada tahun 2013 sejumlah 47 perpustakaan yang sebelumnya mendapat insentif
perangkat keras akan mendapat insentif tambahan perangkat keras dan lunak aplikasi system
80
otomasi perpustakaan. Sedang perpustakaan yang mendapat insentif perangkat keras akan
bertambah 50 titik. Pada tahun 2014 ini sejumlah 50 perpustakaan yang sebelumnya
mendapat insentif perangkat keras akan mendapat insentif tambahan perangkat keras dan
lunak aplikasi system otomasi perpustakaan dan perpustakaan yang mendapat insentif
perangkat keras akan bertambah 14 titik.
4.3 Assesement Portofolio Layanan Infrastruktur
Berbagai ketersediaan layanan infrastruktur Perpustakaan Nasional Republik
Indonesia saat ini dapat dilihat pada daftar berikut:
4.3.1 Layanan Pengamanan
Layanan pengamanan yang dimaksud disini adalah semua piranti keras dan lunak yang
berfungsi sebagai pengaman di jaringan maupun pengaman data di komputer. Saat ini layanan
pengamanan yang tersedia adalah:
Tabel 4.2 Daftar Layanan Pengamanan
Layanan Definisi Status Keberadaan
Firewall Firewall eksternal dan internal, serta DMZ. Ada
Authentication Otentikasi pengguna (user) atau aplikasi layanan
Tidak Ada
Virus Protection Anti-Virus yang berbasis server/jaringan. Tidak Ada
Intrusion Detection
Layanan untuk mendeteksi penyusupan atau akses ilegal ke jaringan dan aset informasi.
Ada
Identity Management
Fasilitas pengelolaan identitas dan hak akses pengguna (user provisioning) yang berlaku untuk seluruh jaringan.
Tidak Ada
Application Security
Fasilitas untuk mengevaluasi keamanan aplikasi.
Tidak Ada
Data Security Fasilitas untuk mengevaluasi keamanan penyimpanan informasi/data.
Tidak Ada
PKI Public Key Infrastructure multiguna, terutama untuk Digital Signature dan enkripsi pesan.
Tidak Ada
Anti Spy-Ware Software Anti Spy-Ware pada workstation pengguna (user) untuk melindungi workstation pengguna dari Spy-Ware.
Tidak Ada
81
4.3.2 Layanan Data
Layanan data yang dimaksud disini adalah semua teknologi yang tersedia yang
berfungsi sebagai penyimpanan, pengolahan data ataupun manipulasi, transformasi. Saat ini
layanan data yang tersedia adalah:
Tabel 4.3 Daftar Layanan Data
Layanan Definisi Status Keberadaan
DBMS Database Management System: software manajemen database.
MySQL, ORACLE
OLAP Online Analytical Processing: software untuk analisis multi-dimensional.
Tidak ada
Metadata Repository
Repositori data dictionary dan metadata. Tidak ada
Extraction Fasilitas ekstraksi data dari segala sumber data; secara umum dianggap sebagai komponen ETL (Extraction, Transformation, and Loading).
Tidak ada
Data Cleansing Fasilitas pembersihan data, rekonsiliasi, layanan penanganan eksepsi; secara umum dianggap sebagai komponen ETL (Extraction, Transformation, and Loading).
Tidak ada
Data Transformation
Fasilitas transformasi data berdasarkan rules dan pemetaan; secara umum dianggap sebagai komponen ETL (Extraction, Transformation, and Loading).
Tidak ada
Data Loading Fasilitas loading data ke datawarehouse; secara umum dianggap sebagai komponen ETL (Extraction, Transformation, and Loading).
Tidak ada
Archival and Retrieval
Fasilitas pengarsipan dan pemanggilan kembali data berdasarkan rules.
Ada
Data Warehouse, Data Mart
Repositori penyimpanan data yang bersifat komprehensif dan historis/akumulatif.
Tidak ada
82
4.3.3 Layanan Penyimpanan
Saat ini semua layanan penyimpanan yang tersedia dapat dilihat pada tabel berikut:
Tabel 4. 4 Daftar Layanan Penyimpanan
Layanan Definisi Status Keberadaan
Server Storage Penyimpanan yang berada pada mesin server dalam bentuk disk-drive, termasuk fasilitas RAID (Redundant Array of Inexpensive Disks).
Ada
Client Storage Penyimpanan yang barada pada perangkat client, baik dalam bentuk disket, USB Drive, dll.
Ada
Network Storage (NAS/SAN)
Penyimpanan berbasis area jaringan. Ada
Quota Management
Fasilitas manajemen kuota dan alokasi penyimpanan berdasarkan rules.
Tidak Ada
4.3.4 Layanan Server
Saat ini semua layanan server yang tersedia dapat dilihat pada tabel berikut:
Tabel 4. 5 Daftar Layanan Server
Layanan Definisi Status Keberadaan
Server OS Sistem operasi di mesin server. UNIX/LINUX/Windows Based
Server HW Piranti keras (hardware) server -
4.3.5 Layanan Client
Saat ini semua layanan client yang tersedia dapat dilihat pada tabel berikut:
Tabel 4. 6Daftar Layanan Client
Layanan Definisi Status Keberadaan
Client OS Sistem operasi pada desktop dan laptop (user workstation)
Win XP, Vista
Client HW Piranti keras (hardware) dasktop dan laptop Ada
Browser Web browser pada workstation pengguna (contoh IE, Mozilla Firefox, Netscape).
Ada
Wireless Layanan nirkabel pada piranti client untuk mengakses jaringan
Ada
Mail Client Email client yang digunakan pada workstation pengguna, contoh Outlook, Thunderbird dll.
Ada
Productivity Tools Software individual yang digunakan oleh pengguna workstation seperti Microsoft Office suite, OpenOffice dll.
Microsoft Office Word, Excel, Access, PowerPoint, Visio
Remote Access (RAS)
Fasilitas untuk mengakses jaringan komputer organisasi dari jarak jauh secara elektronik
Tidak Ada
Utility Tools utilitas seperti WinZip, WinRAR, Adobe Acrobat Reader, dsb.
Ada
Mobile Devices Perangkat mobile yang digunakan oleh userseperti PDA, Handset, dll.
Tidak Ada
83
Anti-virus Software Anti Virus pada workstation pengguna untuk melindunginya dari Virus.
Ada
Personal Firewall Software firewall yang digunakan pada setiap workstation pengguna.
Tidak Ada
Anti Spy-Ware Software Anti Spy-Ware pada workstation pengguna untuk melindungi workstation pengguna dari Spy-Ware
Tidak Ada
Application Clients Softwareclient aplikasi organisasi pada workstation pengguna, seperti keuangan, kepegawaian, dll.
Tidak Ada
4.3.6 Layanan Network
Saat ini semua layanan network yang tersedia dapat dilihat pada tabel berikut:
Tabel 4. 7 Daftar Layanan Network
Layanan Definisi Status Keberadaan
WAN Jaringan komputer organisasi yang menghubungkan lokasi yang terpisah jauh secara geografis.
Ada
LAN Jaringan komputer organisasi yang berada pada suatu lokasi.
Ada
VPN Layanan untuk mengakses jaringan komputer organisasi melalui infrastruktur publik secara aman seperti ISPs.
Ada
Wireless Titik akses nirkabel bagi pengguna untuk menggunakan layanan agar dapat terhubung pada jaringan komputer organisasi.
Ada
Dial-up Layanan untuk terhubung ke jaringan komputer organisasi menggunakan saluran telepon.
ada
Internet Access Layanan yang menyediakan akses ke internet (infrastruktur publik) seperti Proxy server
Ada
DHCP, IP Addressing
Layanan yang menyediakan IP address untuk piranti yang terhubung pada jaringan komputer organisasi
Ada
Voice Layanan suara (telepon, pesan suara) Ada
Adapun Peta Penyebarannya adalah:
84
Gambar 4. 4 Peta Penyebaran Router Perpusnas
Membangun koneksi dengan seluruh perpustakaan provinsi yang ada di
Indonesia, dengan tujuan untuk terhimpunya data koleksi nasional, yang akan tertampung
didalam Katalog Induk Nasional (KIN) serta Bibliografi Nasional Indonesia (BNI). Adapun
pangkalan data Katalog Induk Nasional dan Bibliografi Nasional disebut sebagai pangkalan
data metadata nasional, karena berisi sumberdaya metadata (metadata resources).
4.3.7 Layanan Distribusi
Saat ini semua layanan distribusi yang tersedia dapat dilihat pada tabel berikut:
Tabel 4. 8 Daftar Layanan Distribusi
Layanan Definisi
Directories Fasilitas direktori untuk mengakses dan mengelola sumberdaya dan kredensial.
Tidak ada
File and Print Layanan fileserver serta layanan printserver pada jaringan.
Ada
Web Services Web server yang memberikan layanan HTTP (HyperText Transfer Protocol).
Tidak Ada
Workflow Fasilitas otomasi workflow berdasarkan business rules dengan kemampuan routing, auditing, recovery, dll.
Tidak ada
Application Server Server untuk menjalankan aplikasi multi-tier. Tidak ada
Job Scheduling Fasilitas penjadwalan tugas untuk dieksekusi secara otomatis.
Tidak ada
85
4.3.8 Layanan Integrasi
Saat ini semua layanan integrasi yang tersedia dapat dilihat pada tabel berikut:
Tabel 4. 9Daftar Layanan Integrasi
Layanan Definisi
EAI Fasilitas Enterprise Application Integration,
berupa aplikasi yang menghubungkan aplikasi-
aplikasi lain, untuk memastikan integrasi
(sinkronisasi, pertukaran data, dan sharing)
antar aplikasi-aplikasi yang terlibat dalam
proses bisnis organisasi.
Tidak Ada
RPC Remote Procedure Call untuk akses fungsi
antar server dengan menggunakan API
(Application Programmer’s Interface).
Tidak Ada
FTP File Transfer Protocol, fasilitas pertukaran file
data antar server.
Tidak Ada
Message Queue Pertukaran berbasis pesan (messages)
menggunakan servermessage queing.
Tidak Ada
4.3.9 Layanan Multimedia
Saat ini semua layanan multimedia yang tersedia dapat dilihat pada tabel berikut:
Tabel 4. 10 Layanan Multimedia
Layanan Definisi Status Keberadaan
Production Layanan untuk memproduksi konten
multimedia (audio, video, animasi).
Tidak Ada
Content
Management
Fasilitas penyimpanan dan pengelolaan konten
multimedia.
Tidak Ada
4.3.10 Layanan Pesan
Saat ini semua layanan pesan yang tersedia dapat dilihat pada tabel berikut:
86
Tabel 4. 11 Layanan Pesan
Layanan Definisi
Internal Email Email system untuk pengguna (user) internal Tidak Ada
External Email Email system atau konektor untuk pengguna eksternal dan untuk berkomunikasi keluar organisasi dengan email.
Tidak Ada
Instant Messaging Fasilitas pertukaran pesan secara real-time, misalnya chatting.
Tidak Ada
Conferencing Fasilitas konferensi jarak jauh dengan suara atau video.
Tidak Ada
CTI Computer Telephony Integration, fasilitas integrasi antara aplikasi dengan telepon.
Tidak Ada
IVR Interactive Voice Response, fasilitas layanan telepon interaktif.
Tidak Ada
SPAM Management
Fasilitas penyaringan pesan email untuk memblokir SPAM.
Ada
4.4 Infrastruktur Basis Data
Saat ini, Perpustakaan Nasional RI memiliki lima buah basis data. Kelima basis data ini
terdapat pada server yang berbeda-beda.Pemetaan antara basis data dan aplikasi yang
diilustrasikan pada Gambar 4.1 dapat dilihat pada Tabel berikut.
Tabel 4. 12 Basis Data
No. Server DB Engine Basis Data Total Data (GB)
Kapasitas (GB)
Pertumbuhan/ tahun
(GB)
1 DC Lantai 7 (main)
MySQL 5 Konvensional - - -
2 DC Lantai 7 (IBMX 3650)
ORACLE Konvensional - - -
3 DC Lantai 7(IBMX 3650)
MySQL 5 Konvensional - 72 3 MB
4 DC Lantai 7(IBMX 3650)
MySQL 5 Konvensional - 72 52,29 GB
5 SIMPEG (IBMX 3650 / lantai 2)
MySQL 5 Konvensional - 72 80 MB
6 Persuratan terpadu
MySQL 5 Konvensional 72
Dari tabel di atas terlihat bahwa kapasitas data yang ada saat ini sudah cukup
memadai untuk mengakomodasi pertumbuhan data sampai beberapa tahun ke
87
depan.Adapun permasalahan lain yang diidentifikasi pada tahap assessment ini dapat dilihat
pada gambar berikut.
Sebagian besar kendala bersumber pada spesifikasi sistem basis data yang masih
dirasakan kurang. Meskipun dari aspek pertumbuhan data per tahun tidak terlalu signifikan
namun kebutuhan untuk kemudahan pemeliharaan maupun perubahan menjadi argumentasi
bahwa spesifikasi teknis sistem basis data yang ada layak untuk dipertimbangkan.
4.5 Infrastruktur Jaringan
Secara umum, infrastruktur jaringan di Perpustakaan Nasional Ri lingkungan
Perpustakaan Nasional cukup baik. Kondisi infrastruktur jaringan yang ada saat ini dinilai
cukup untuk mengakomodasi lalu lintas data antara perangkat client dengan server.
Perangkat yang dimiliki Perpustakaan Nasional RI yang terhubung dengan infrastruktur
jaringan dapat terlihat pada Tabel 4.12 .
Tabel 4. 13 Daftar Perangkat dan Jumlahnya yang Digunakan Saat Ini
No. Perangkat Jumlah Aktif
1. Desktop 321
2. Printer 239
3. Switch 23
4. Hub 1
5. Router 2
6. Server 8
7. Gateway Server 1
8. Wireless Access Point 10
Perangkat-perangkat pada tabel di atas berada pada 5 lantai yang berbeda. Server dan
router berada di lantai basement, lantai 2, dan dan lantai 4, sedangkan desktop, printer dan
switch tersebar di 5 lantai yang berbeda.Topologi jaringan di Perpustakaan Nasional RI dapat
terlihat pada gambar berikut.
88
Gambar 4. 5 Topologi Jaringan Perpustakaan Nasional Saat Ini
Topologi koneksiinternet dengan Perpustakaan Mitra dapat terlihat pada Gambar 4.3.
89
Gambar 4. 6 Topologi Koneksi Internet dengan Perpustakaan Mitra
Terlihat bahwa ada 4 switch utama, yaitu switch TI, switch Lt. 1, switch Lt. 2, switch Lt.
3, dan switch Lt. 4. Keempat switch utama ini terhubung dengan core switch yang berada di
Lt. basement. Perpustakaan Nasional RI saat ini memiliki 6 buah server aktif untuk operasional
dan 2 buah yang tidak digunakan dan masih berfungsi dengan baik. Keenam server ini
terhubung ke core switch. Hal ini mempermudah pengelolaan akses, baik secara logic,
maupun secara fisik.
ntuk akses internet, Perpustakaan Nasional RI menggunakan 3 internet provider yang
melalui 2 jalur yang berbeda, yaitu melalui kabel fiber optic dan melalui radio (microwave).
Biznet menggunakan jalur fiber optic, sedangkan Indomedia dan Jetcoms menggunakan jalur
radio. Pemilihan 2 jenis jalur akses yang berbeda meningkatkan kestabilan akses ke internet.
Untuk meningkatkan keamanan dan kestabilan lalulintas data dari Perpustakaan
Nasional RI ke internet dan sebaliknya, Perpustakaan Nasional RI menerapkan sebuah firewall
device. Firewall device ini juga berperan sebagai router dan memiliki fasilitas fail-over dan
network balancing otomatis. Firewall device ini meningkatkan kapasitas dan reliabilitas
infrastruktur jaringan secara keseluruhan.
90
Pemisahan antara proxy server untuk akses ke internet dengan email server dinilai
sangat baik, karena beban lalu lintas data internet dari dan ke dalam Perpustakaan Nasional
RI menjadi terbagi. Hal ini menyebabkan gangguan akses ke internet tidak akan
mempengaruhi akses email. Hal yang perlu diperhatikan adalah mesin desktop yang
digunakan sebagai server untuk email dan proxy. Penggunaan mesin desktop untuk proxy
server dapat diterima secara umum, terlebih lagi pengadaan firewall device yang direncanakan
akan menggantukan fungsi proxy server ini. Namun, untuk email server, penggunaan mesin
desktop sangat disarankan untuk digantikan ke mesin server yang lebih stabil secara fisik,
karena penggunaan email sangatlah krusial dalam operasional Perpustakaan Nasional RI
sehari-hari; terhentinya fasilitas email mengakibatkan terhentinya jalur komunikasi dan
promosi antara Perpustakaan Nasional RI dan ceding, sehingga kerugian yang dirasakan akan
sangat signifikan.
Hal penting lain yang perlu diperhatikan adalah umur kabel yang sudah mencapai 10
tahun. Saat ini Perpustakaan Nasional RI menggunakan kabel UTP Cat 5e untuk keseluruhan
sambungan antara switch utama dengan client. Terutama karena pertimbangan umur, sangat
disarankan untuk memperbaharui kabel ini. Kabel UTP Cat 6 disarankan untuk menggantikan
kabel lama. Walaupun secara praktik Cat 5e masih dapat mengakomodasi komunikasi data
sampai 1 Gbps, namun UTP kategori ini tidak tersertifikasi secara standar untuk mendukung
komunikasi Gigabit. Kabel UTP Cat 6 adalah kabel yang tersertifikasi standar untuk mendukung
komunikasi Gigabit, mulai dari 1 Gbps sampai 10 Gbps. Secara fisik, kabel UTP Cat 6 memiliki
jenis kabel dan pelindung yang lebih kuat daripada Cat 5e, sehingga secara teknis, umur
penggunaannya dapat bertahan lebih lama dari Cat 5e.
91
4.6 Infrastruktur Data Center
Dari hasil assessment atas ruang server/data center yang ada di Perpustakaan Nasional
RI menunjukkan hasil yang kurang baik. Ruang server/data center belum berada pada ruangan
khusus yang aman, dan telah menunjukkan kondisi yang jauh dari ideal. Tabel berikut ini
menunjukkan hasil assessment atas ruang server/data center.
Tabel 4. 14 Hasil Assessment Data Center
No Standar Pengendalian Status Keterangan
1 Suhu ruangan Tidak Teridentifikasi Sangat penting untuk diketahui suhu ruangan agar tidak mengganggu kinerja server.
2 Pengukur suhu Belum ada Belum ada alat pengukur suhu.
3 Kelembaban udara Tidak teridentifikasi Sangat penting untuk diketahui suhu ruangan agar tidak merusak server.
4 Pengukur kelembaban udara Belum ada Belum ada pengukur kelembaban udara.
5 Lokasi ruang server Lantai Basement
6 Ruang server merupakan ruang terpisah dari ruang lain
Ya Ruangan server merupakan ruangan terpisah dari ruang lain.
7 Jumlah jendela Tidak ada Tidak ada jendela di ruangan server.
8 Ketersediaan ventilasi Tidak ada Tidak ada ventilasi di ruangan server.
9 Pintu dalam keadaan terkunci saat pemeriksaan
Ya Pintu terkunci secara manual tanpa alat pengaman apapun.
10 Ketersediaan alat pemadam api dalam ruangan
Tidak ada Alat pemadam tersedia tidak di dalam ruangan.
11 Raised floor Tidak ada Tidak terse
12 Ketersediaan rak server yang memadai
Ada Tersedia 2 buah rak server. Saat ini yang digunakan hanya 1 buah karena keterbatasan luas ruang server.
13 Pelindung tombol utama Tidak ada Tidak ada pelindung tombol utama.
14 Ketersediaan rak perangkat jaringan (ada/tidak ada)
Ada Rak perangkat sudah tersedia. Namun, belum tertata rapih.
15 Jumlah Uninterruptable Power Supply
2 unit, 10 kVA (Tidak digunakan)
Sangat memadai untuk mensupport 6 mesin server dan perangkat jaringan.
16 Keadaan UPS Baik Selama ini tidak ada gangguan listrik yang berarti; UPS selalu dalam kondisi baik.
17 Log Akses Tidak ada Mengingat SDM Divisi TI yang tidak terlalu banyak, fungsi log akses ke ruangan belum menjadi isu penting
92
18 Kelengkapan Log akses Tidak ada Log akses selayaknya tersedia, meskipun hanya berupa catatan manual.
19 Kabel tertata dengan baik Tidak Keterbatasan luas ruangan server menjadi salah satu kendala dalam menata kabel-kabel yang berserakan.
20 Label untuk kabel Ya Label untuk kabel berfungsi untuk menunjukkan informasi tentang kabel yang ada.
21 Kebersihan ruangan Bersih Kebersihan ruangan saat ini sudah cukup baik.
Dari tabel di atas terlihat bahwa kondisi data center di Perpustakaan Nasionalurang
memadai. Kekurangan utama yang ada, seperti : Kurang luasnya ruang data center, minimnya
alat pengaman, dan sirkulasi udara yang kurang baik sehingga kotak penyimpanan server
harus dibuka dan UPS tidak digunakan karena ditakutkan akan overheating. Selain itu,hanya 1
rak server yang digunakan (dan 1 rak server yang tidak digunakan) dan sulitnya melakukan
maintenance server karena luas ruang yang terbatas.
4.7 Reliabilitas Penyimpanan Data dan Mekanisme Backup
Saat ini seluruh server Perpustakaan Nasional RI menggunakan metode RAID 5 untuk
meningkatkan reliabilitas penyimpanan data. RAID 5 merupakan metode menyimpanan yang
mendistribusikan parity-nya ke semua drive. Dengan metode ini, kegagalan satu hard disk
tidak akan mempengaruhi operasional penyimpanan data, karena data dapat dibaca dari
perhitungan distribusi parity. Namun, hal ini akan mengakibatkan penurunan kinerja pada
server. Data dapat rusak atau hilang jika terjadi kegagalan pada dua atau lebih harddisk
sekaligus. Untuk kedepannya, mungkin perlu dipertimbangkan untuk menggunakan RAID 5+1
atau kadang disebut juga RAID 53. RAID 53 ini menambahkan penggunaan mirror sehingga
meningkatkan keseluruhan reliabilitas sistem. Namun tentu saja, penggunaan mirror
memerlukan penambahan jumlahhard disk. Perlu diingat bahwa RAID bukanlah pengganti
backup. Mekanisme backup secara berkala harus tetap dilakukan dalam rangka manajemen
bencana.
Saat ini, backup dilakukan secara manual setiap hari. Backup disimpan dalam bentuk
tape drive dengan metode incremental backup. Saat ini total jumlah data yang harus di-
93
backup masih memungkinkan untuk dilakukan backup secara manual. Untuk ke depannya
disarankan untuk melakukan backup otomatis setiap harinya, dan backupke tape drive setiap
minggu atau setiap jangka waktu tertentu yang disepakati.
94
5. Organisasi dan Manajemen Sistem/Teknologi Informasi
5.1 Pendahuluan
Bab ini menjelaskan mengenai kondisi organisasi dan manajemen SI/ TI Perpustakaan
Nasional RI. Pelaksanaan SI/TI tidak bisa berjalan optimal tanpa didukung adanya tata kelola
SI/TI yang baik. Tata kelola SI/TI yang baik dapat menjamin ketersediaan layanan SI/TI yang
berkelanjutan, sistem informasi yang mudah di kelola dan terlebih lagi yang menampung dan
mendukung seluruh kepentingan direksi dan unit bisnis.
Untuk mendapatkan Gambaran atas tata kelola teknologi informasi Perpustakaan
Nasional RI, dilakukan wawancara dengan personil teknologi informasi dan studi dokumen
yang terkait dengan fungsi danproses TI yang dilakukan saat ini. Proses-proses ini mengacu
kepada proses teknologi informasi berdasarkan standar COBIT.
5.2 Organisasi TI
Pada sub bab Organisasi TI, dijelaskan mengenai struktur organisasi TI Perpustakaan
Nasional RI saat ini. Fungsi-fungsi yang telah dimiliki dan bagaimana fungsi tersebut dapat
menjawab kebutuhan bisnis Perpustakaan Nasional RI. Dijelaskan pula mengenai rencana
strategis TI Perpustakaan Nasional RI yang telah disusun berdasarkan RJPP Perpustakaan
Nasional RI periode 2010-2014. Mekanisme komunikasi antara divisi TI dengan divisi lain
maupun dengan jajaran direksi Perpustakaan Nasional RI merupakan salah satu topik yang
ada pada sub bab ini.
95
5.2.1 Profil Divisi TI Perpustakaan Nasional RI
Secara struktural, organisasi TI di Perpustakaan Nasional RI yang menaungi seluruh
SDM TI di Perpustakaan Nasional RI berada pada Subbid Otomasi Perpustakaan dan secara
hirarki berada dibawah Kepala Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi, di bawah Deputi
Bidang Pengembangan Bahan Pustaka dan Jasa Informasi. Ditinjau dari fakta ini, seharusnya,
struktur yang ada belum cukup memberikan keleluasaan wewenang bagi Divisi TI untuk
menjalankan fungsi-fungsi yang telah diamanahkan Perpustakaan Nasional. Dengan posisi
yang berada dibawah salah satu kedeputian, yaitu kedeputian administrasi, semakin
menyulitkan pelaksanaan tugas dan fungsi dukungan TI kepada organisasi dapat lebih netral
dan tidak mudah terintervensi. Secara struktur, organisasi TI di Perpustakaan Nasional RI
belum cukup memadai, dan perlu ditingkatkan optimasi proses-proses yang ada untuk dapat
mengelola layanan TI lebih baik lagi sebagai supporting unit maupun enabler bagi bisnis.
Salah satu upaya untuk meninjau organisasi TI adalah dengan menganalisa struktur
organisasi di internal Divisi TI.
Divisi TI Perpustakaan Nasional RI dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bidang Otomasi.
Kepala Bagian Sistem Informasi membawahi 2 Kepala Sub Bagian. Kepala Bagian Sistem
Informasi membawahi Kepala Sub Bagian Aplikasi Jaringan dan Kepala Sub Bagian
Infrastruktur Jaringan. Fungsi Dukungan Sistem bertanggung jawab terhadap pengelolaan:
Hardware, meliputi komputer server dan user.
Software, meliputi Operating System (OS) Server dan OS User, office dan aplikasi.
Jaringan, meliputi keseluruhan jaringan LAN dan internet Perpustakaan Nasional
RI.
Fungsi Bagian Sistem Informasi sebagai berikut :
Pelaksanaan pengembangan dan penerapan sistem informasi manajemen di
lingkungan Perpustakaan Nasional.
Pembangunan dan penerapan aplikasi sistem otomasi perkantoran di lingkungan
Perpustakaan Nasional.
Pengoperasian dan dukungan pemeliharaan jaringan komunikasi data dan
informasi.
96
Sub Bagian Aplikasi Jaringan memiliki tugas melakukan koordinasi penyusunan rencana
pembangunan, pengembangan, dan penerapan aplikasi jaringan sistem informasi. Sub Bagian
Infrastruktur Jaringan mempunyai tugas melakukan pengoperasian dan dukungan
pemeliharaan jaringan komunikasi dan data serta informasi di lingkungan Perpustakaan
Nasional.
5.3 Manajemen TI
5.3.1 Sasaran dan Strategi Divisi TI
Dalam melaksanakan perannya dalam lingkup Perpustakaan Nasional RI secara
keseluruhan, Divisi TI belum memiliki visi TI dan misi TI. Sehingga belum memiliki sasaran dan
strategi divisi TI.
5.3.2 Tinjauan Proses Berdasarkan Cobit
Untuk memperoleh Gambaran mengenai proses-proses tersebut, kami telah
melakukan assessment terhadap proses-proses di Divisi TI Perpustakaan Nasional RI
berdasarkan framework CobiT yang dapat dilihat pada gambar dibawah ini:
97
Gambar 5.1 Proses-Proses TI Berdasarkan Framework CobiT
Berdasarkan kegiatan assessment yang telah dilakukan maka terdapat proses-proses
kritikal yang seharusnya mendapat perhatian lebih, seperti AI1 (Identify automated solutions),
AI 6 (Manage change), DS 5 (Ensure system security), dan DS 7 (Educate and train users).
Beberapa sub proses pada proses-proses kritikal tersebut selayaknya memiliki kebijakan atau
aturan baku yang disepakati dan dipahami oleh seluruh komponen unit kerja / organisasi.
98
Gambar 5.2 Prioritas Utama Proses-Proses TI di Perpustakaan Nasional RI
5.3.2.1 Identify Automated Solution
Kebutuhan dari unit kerja di Perpusnas untuk mengotomasi proses bisnis dalam
rangka pengolahan data perlu dipertimbangkan secara holistik oleh Divisi TI. Pengotomasian
proses bisnis di Perpustakaan Nasional sangat dibutuhkan karena proses bisnis yang
adaselama ini, sebagian besar dijalankan secara manual. Kalaupun sudah ada yang terotomasi,
masih dirasakan kurang maksimal karena tidak mampu memberikan kapabilitas dan
interoperabilitas yang cukup bagi kebutuhan unit kerja yang ada.
Adapun dalam rangka pengotomasian tersebut, harus dilakukan beberapa kajian
terkait business impact analysis dan cost benefit anaysis. Divisi TI perlu melakukan kajian
tersebut agar sistem informasi dan infrastruktur TI yang akan dibangun tepat sasaran dan
tepat guna. Dengan memperhatikan proses-proses yang ada, diharapkan Divisi TI dapat lebih
selektif dalam menilai area dari proses mana yang layak diotomasi dan mana area yang
memiliki resiko tinggi untuk diotomasi.
5.3.2.2 Manage Change
Segala perubahan aset-aset TI di Perpustakaan Nasional RI selayaknya belum terkelola
dengan baik sesuai standar best practice. Hal ini ditujukan agar dapat meminimalisasi dampak
dari resiko yang ditimbulkan akibat perubahan tersebut. Saat ini, Divisi TI belum
memberlakukan peraturan pengisian formulir apabila user menginginkan perubahan fitur
Identify Automated
Solution
Manage Change
Educate & Train Users
Ensure System Security
99
aplikasi maupun data, sehingga prosedur ini perlu diberlakukan agar dapat mengontrol
perubahan yang terjadi dan ada dokumentasi terhadap perubahan yang terjadi.
5.3.2.3 Educate & Train Users
Dalam rangka menjalin hubungan yang lebih harmonis antara TI dan para pengguna
layanan TI, Divisi TI seharusnya dapat menjamin bahwa pengguna memahami seluruh solusi
yang di-deliver. Saat ini, divisi TI telah memberikan pelatihan kepada user di sekuruh unit kerja
Perpustakaan Nasional. Khusus untuk user yang berada di Biro Umum, pelatihan dan
pengarahan diberikan secara langsung dan lisan.
5.3.2.4 Ensure System Security
Sampai saat ini, Perpustakaan Nasional RI belum memiliki standar keamanan
informasi yang menjadi pedoman dalam menerapkan kebijakan keamanan informasi di
seluruh lini perusahaan. Untuk itu sebagai langkah awal perlu dilakukan kajian resiko terhadap
seluruh aset perusahaan melalui suatu analisa risk profile sebelum ditentukan kebijakan
keamanan informasi Perpustakaan Nasional RI-wide. Pembahasan lebih lanjut mengenai isu
keamanan informasi dan sistem pendukungnya ini akan disampaikan pada buku Laporan
Blueprint.
5.4 IT Operation dan Services
Divisi TI Perpustakaan Nasional dibawah biro umum bertanggung jawab menyediakan
layanan kepada seluruh Unit/Bagian di lingkungan Perpustakaan Nasional. Divisi TI
menyediakan fungsi layanan dan kegiatan operasional seperti instalasi hardware/software,
maintenance dan troubleshooting, ketersediaan layanan jaringan, update antivirus serta
segala hal yang dianggap masih berhubungan dengan SI/TI. Saat ini, belum ada SLA (Service
Level Agreement) yang memadai, yang akan digunakan sebagai pedoman/acuan dalam
melaksanakan fungsinya. SLA yang tersedia saat ini berupa Standar Pelayanan yang mencakup
prosedur permintaan pembangunan / pengembangan aplikasi / sistem informas; dan alur
perawatan / perbaikan komputer, jaringan (LAN), dan internet.
100
Untuk kedepannya nanti,Divisi TI Perpusnasharus merancang SLA (Service Level
Agreement) yang akan digunakan sebagai pedoman/acuan dalam melaksanakan fungsinya,
terutama terkait aspek keamanan informasi dan penggunaan infrastruktur TI.
5.5 Kebijakan Pengadaan dan Outsourcing
Divisi TI Perpusnas saat ini tidak memiliki jadwal perencanaan tahunan. Kebijakan
pengadaan dan outsourcing berdasarkan intuitif, dan apabila telah dirasa perlu untuk
dilakukan, maka akan dijadwalkan/diadakan.
5.6 Sumber Daya Manusia dan Organisasi SI/TI
Divisi TI Perpusnas saat ini terdiri dari 10 pegawai yang bertanggung jawab dalam
kegiatan operasional SI/TI. Satu orang sebagai Kepala Bagian, 2 orang sebagai Kepala Sub
Bagian, dan 7 orang sebagai staf. Kepala Sub Bagian Aplikasi Jaringan beserta staf (3 orang)
bertugas tugas melakukan koordinasi penyusunan rencana pembangunan, pengembangan,
dan penerapan aplikasi jaringan sistem informasi. Kepala Sub Bagian Infrastruktur Jaringan
beserta staf (4 orang) bertugas melakukan pengoperasian dan dukungan pemeliharaan
jaringan komunikasi dan data serta informasi di lingkungan Perpustakaan Nasional. Staf yang
ada saat ini memiliki latar belakang sarjana S1 di bidang komputer.
101
6. Permasalahan & Rekomendasi Implementasi e-Library 2010 -2014
6.1 Permasalahan Secara Umum
Berdasarkan evaluasi tahunan yang dilaksankan melalui kegiatan supervisi e-Library ke
perpustakaan daerah mitra, serta analisis pencapaian Grand Design e-Library 2010-2014 yang
dilaksanakan pada akhir tahun 2013, dapat dikemukakan beberapa persoalan berikut.
Infrastruktur: sejumlah perpustakaan daerah tidak memiliki anggaran untuk
pemeliharaan dan peremajaan;
Networks: sejumlah perpustakaan daerah tergabung dalam network internet
pemda, tidak memiliki sambungan sendiri, tergantung pada closed access networks
perpusnas, sehingga jika smbungan ini diputus kemungkinan menimbulkan kendala;
Data; sejumlah perpustakaan daerah tidak menyediakan dana pendamping untuk
entry data, tidak mengalokasikan dana pendamping untuk digitalisasi local content;
dan tidak menggunakan standar baku dalam pengolahan data bibliografis;
SDM; tenaga terdidik melalui diklat, bimtek dan magang yang dilakukan oleh
Perpusnas banyak yang dipindah tugaskan, pimpinan perpustakaan daerah sering
berganti akibat kebjiakan politik pimpinan daerah; sejumlah perpustakaan daerah
mengeluh kekurangan tenaga berkualifikasi perpustakaan dan komputer;
Sarana dan ruang; sejumlah perpustakaan daerah tidak tersedia ruangan secara
khusus, kelistrikan dan pendingin udara kurang memadai untuk menempatkan
perangkat TIK, khususnya server dan router;
102
Standar; kekurangtahuan, keengganan menggunakan standar karena dipandang
rumit dan alsan lainnya;
Kerjasama; sejumlah perpustakaan memiliki kebijakan yang bersifat sektoral,
kurang integral, entropis dalam pengembangan perpustakaan;
Keberlanjutan program: dalam rapat kerja dan lokakarya sering terungkap bahwa
dalam implementasi e-library ke depan banyak perpustakaan daerah menginginkan
masih tersedia insentif dan nampaknya dalam berbagai hal sangat mengandalkan
bantuan pusat;
Legal: belum ada PP yang dapat dijadikan rujukan Perda dalam pengembangan
perpustakaan di daerah.
6.2 Rekomendasi
Tujuan pengembangan e-Library adalah membangun perpustakaan digital nasional
yang terintegrasi dalam periode 2010-2014 sebagai respons terhadap lahirnya UU No. 43
Tahun 2007 tentang Perpustakaan dengan memanfaatkan dukungan teknologi informasi dan
komunikasi terkini.
Pelaksanaan pembangunan e-Library akan menghasilkan perpustakaan digital
nasional yang moderen, lengkap, mudah dijangkau, dan user friendly dengan pengelolaan
koleksi nasional maupun daerah yang berisi warisan budaya dan ilmu pengetahuan berformat
digital, yang dikelola secara professional untuk dapat digunakan selama mungkin dan diakses
oleh sebagian besar masyarakat Indonesia dan dunia.
Pengembangan e-Library Perpustakaan Nasional RI merupakan kegiatan yang bersifat
keberlanjutan sebagai berikut:
1. Pembangunan Pangkalan Data Metadata Nasional. Terbangunnya pangkalan data
koleksi perpustakaan terintegrasi antara Perpusnas dengan perpustakaan daerah,
perpustakaan umum kabupaten/kota serta jenis perpustakaan lain sebagai mitra,
dengan lingkup koleksi yang luas terkait dengan budaya, ilmu pengetahuan dan
teknologi yang disebut sebagai Katalog Induk Nasional.
2. Terbangunnya Jaringan Perpustakaan Digital Nasional. Perpustakaan Nasional RI,
perpustakaan provinsi, perpustakaan umum kabupaten/kota dan perpustakaan
mitra lainnya terhubung dalam suatu jaringan yang memungkinkan akses terhadap
103
koleksi digital yang ada dan layanan digital yang diselenggarakan di masing-masing
perpustakaan melalui internet (closed access network).
3. Terwujudnya Koleksi Perpustakaan Digital Nasional. Koleksi perpustakaan nasional,
perpustakaan provinsi, perpustakaan umum kabupaten/kota serta perpustakaan
mitra lainnya yang merupakan terbitan sendiri dan milik publik dialihmediakan
dalam format digital agar lestari dan dapat diakses untuk dimanfaatkan seluas-
luasnya melalui jaringan internet. Untuk mendukung tujuan ini dibutuhkan Data
Centre yang handal sebagai pusat penyimpanan, pengelolaan dan layanan koleksi
digital Perpustakaan Nasional sebagai sebuah National Digital Heritage Repository.
4. Peningkatan akses layanan perpustakaan digital nasional melalui portal web.
Seluruh layanan perpustakaan digital nasional dapat dilakukan melalui satu pintu
akses yaitu Portal Perpustakaan Digital Nasional (http://pdni.pnri.go.id) yang
dikelola secara professional dalam dua bahasa (Indonesia dan Inggris) untuk menjadi
pintu gerbang akses terhadap pemanfaatan koleksi digital yang tersebar di seluruh
perpustakaan di Indonesia dan dunia.
5. Terbentuknya struktur organisasi yang dapat mendukung penerapan perpustakaan
digital nasional. Terwujudnya organisasi pengelola yang kokoh untuk mengelola
perpustakaan digital lingkup nasional yang didukung oleh ketersediaan sumber daya
manusia yang professional dan infrastruktur kerja yang memadai.
6. Meningkatnya kualitas pelayanan publik. Dengan layanan online diharapkan dapat
ditingkatkan keterjangkauan pemustaka di seluruh perpustakaan dan di manapun
pemustaka saat itu berada untuk memudahkan dan mempercepat akses informasi
publik seluas-luasnya. Termasuk dalam kegiatan ini ialah penyediaan e-resources
seluas-luasnya.
Sehubungan dengan implementasi program Perpustakaan Digital Nasional hingga saat
ini dipandang perlu direkomendasikan hal-hal berikut.
1. Peningkatan kerjasama dan koordinasi lebih intensif antara Perpustakaan Nasional
RI, Kementerian Dalam Negeri, Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah, serta
Pemerintah Daerah;
104
2. Perpustakaan daerah mitra mengadopsi kegiatan e-Library ke dalam berbagai
kegiatan rutin setiap tahun, melalui kegiatan akuisisi, pengolahan, layanan dan
pelestarian bahan perpustakaan dengan dukungan teknologi informasi.
3. Pimpinan daerah memberikan dukungan kebijakan untuk tersedianya SDM, sarana
dan prasarana, serta anggaran yang cukup guna mengimplementasikan e-Library di
perpustakaan daerah masing-masing;
4. Membina dan bekerjasama dengan semua jenis perpustakaan yang ada di wilayah
masing-masing untuk tergabung dalam jaringan perpustakaan digital daerah.