Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2016STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-7 Februari 2016

ISSN : 2302-3805

APLIKASI PENGELOLAAN PROPOSAL KEGIATAN KEMAHASISWAANDI UNIVERSITAS TELKOM

Lusi Husriana Nova1), Wardani Muhamad2)

1), 2) Manajemen Informatika Universitas Telkom BandungJl Telekomunikasi Terusan Buah Batu, Bandung 40257

Email : lusihusria@gmail.com1), wardani.muhamad@tass.telkomuniversity.ac.id2)

Abstrak

Unit Kegiatan dan Fasilitas yang berada dibawahnaungan Bagian Kemahasiswaan Universitas Telkommempunyai tugas untuk memfasilitasi sarana prasanakegiatan, memproses seluruh masuknya proposalpengajuan dana kegiatan, laporan pertanggung jawaban(LPJ) dan mengelola keluarnya dana kegiatan untukorganisasi kemahasiswaan (ormawa). Dalammenjalankan tugasnya cukup banyak kendala yangdihadapi, yaitu: sulitnya menentukan prioritas proposalyang harus dieksekusi terlebih dahulu, sulitnyamelakukan rekapitulasi proposal dan LPJ yang masuk,serta tidak dapat memprediksi kebutuhan anggarankegiatan kemahasiswaan karena tidak adanya RencanaKegiatan Tahunan dan Anggaran (RKAT) ormawa.

Aplikasi berbasis web dan SMS Gateway untukpengelolaan proposal kegiatan kemahasiswaanmerupakan sebuah perangkat lunak yang digunakanuntuk membantu Bagian Kemahasiswaan UniversitasTelkom dalam melakukan pengelolaan kegiatankemahasiswaan. Aplikasi ini dibangun denganmenggunakan model pengembangan perangkat lunakwaterfall meliputi: analisis kebutuhan perangkat lunakperancangan, pembuatan kode (coding), dan pengujianperangkat lunak.. Aplikasi website dibangun denganmenggunakan PHP, MYSQL, Sedangkan SMS Gatewaydibangun menggunakan Gammu.

Untuk memastikan setiap fungsionalitas / fitur padaaplikasi berjalan dengan baik dan sesuai kebutuhan,maka dilakukan pengujian untuk setiapfungsionalitasnya menggunakan teknik pengujianblackbox. Karakter utama pengujian blackbox adalahpengujian fungsionalitas dengan menggunakan berbagaikasus uji. Pada hasil akhir pengujian disimpulkanbahwa semua fungsionalitas yang dibangun dapatberjalan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan yangdiidentifikasi pada tahap analisis kebutuhan perangkatlunak.

Kata kunci: kegiatan kemahasiswaan, web, smsgateway.

1. Pendahuluan

Bagian Kemahasiswaan merupakan bagian yangmengelola seluruh unit yang berada dalam Direktorat

Kemahasiswaan Universitas Telkom. Entitas utama yangbanyak terlibat dengan kegiatan yang dikelola olehDirektorat Kemahasiswaan Universitas Telkom adalahOrganisasi Kemahasiswaan (Ormawa) Universitas.Ormawa adalah organisasi yang merupakan wahanapengembangan diri mahasiswa kearah perluasanwawasan dan peningkatan kepemimpinan dankecendekiawanan serta integritas kepribadian untukmencapai tujuan pendidikan tinggi [1]. Salah satu daribeberapa unit yang dikelola yaitu Unit Kegiatan danFasilitas yang mempunyai tugas untuk memfasilitasisarana prasana kegiatan, memproses seluruh masuknyaproposal pengajuan dana kegiatan, Laporan PertanggungJawaban (LPJ) dan mengelola keluarnya dana kegiatanuntuk UKM/Ormawa/Kepanitian.

Alur persetujuan anggaran suatu kegiatan dimulai daripengaju (UKM/Ormawa/Kepanitian) kegiatanmenyerahkan proposal kegiatan. Jika proposal telahdisetujui maka Bagian Kemahasiswaan mencairkan danayang disetujui. Pengaju kegiatan harus berkali-kalimendatangi kantor Bagian Kemahasiswaan untukmelakukan pengajuan proposal. Di sisi lain, untukmenyetujui proposal yang diajukan ke BagianKemahasiswaan mengalami kendala, diantaranyamengecek proposal kegiatan mana yang harusdidahulukan mengingat pengaju sering melakukanpengajuan dana secara mendadak dan jarak kegiatandengan pengajuan dana yang mendekati hari H kegiatanserta kesulitan merekapitulasi dan mencatat proposaldana dan LPJ yang masuk. Proses rekapitulasi danpencatatan data proposal dan LPJ membutuhkan 1 bulan.Sampai saat ini proses pencatatan dibantu dengan Ms.Excel. Selain itu, tidak terdapatnya acuan RencanaKegiatan Tahunan dan Anggaran (RKAT) ormawamembuat Bagian Kemahasiswaan kesulitan mengetahuirencana kegiatan pengaju dan anggaran dana yangdibutuhkan setiap bulannya. RKAT adalah penjabaranrencana strategis universitas dalam program kerja dananggaran tahunan [1].

Setelah proses pengajuan dana kegiatan disetujui,pengaju harus menyerahkan LPJ kepada BagianKemahasiswaan, agar menjadi bukti bahwa dana dankegiatan yang dilakukan oleh pengaju digunakan untukkegiatan tersebut. Penyerahan LPJ juga masih melewatitahap revisi apabila terdapat format yang kurang tepat

2.5-61

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2016STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-7 Februari 2016

ISSN : 2302-3805

2.5-62

dalam pembuatan LPJ, pengaju diharuskan menyerahkankembali ke Bagian Kemahasiswaan.

Teknologi Web dan SMS Gateway mampumenyelesaikan masalah yang terjadi pada BagianKemahasiswaan. Dengan Website dan SMS Gatewaymampu mendapatkan informasi dengan cepat dan akurat.Website menampung seluruh aspek penyampaianinformasi, data berupa teks, gambar, animasi, video ataudata dari seluruh gabungan tersebut.

Dengan dibuatnya aplikasi ini pengaju tidak perlu datangke Bagian Kemahasiswaan untuk mengajukan proposal,membantu Bagian kemahasiswaan dalam memantauproses pengajuan dana kegiatan dan memantaupenyusunan LPJ kegiatan serta membantu mengurutkanprioritas proposal dan LPJ yang harus dicek terlebihdahulu. Setelah proses pengecekan LPJ selesai dan tidakterdapat revisi, pengaju menyerahkan bukti fisik LPJkepada Bagian Kemahasiswaan. Dengan terdapatnyaproses prioritas pengecekan, pengecekan berlangsungkurang dari 1 hari, serta membantu BagianKemahasiswaan dalam membuat laporan dana kegiatanyang keluar kepada Direktorat Kemahasiswaan danBagian Keuangan.

2. Pembahasan

Aplikasi Berbasis Web dan SMS Gateway untukPengelolaan Kegiatan Kemahasiswaan dibangun denganmengadopsi model pembangunan perangkat lunak linearsequential model. Pembangunan aplikasi mengikutitahapan kegiatan sebagai berikut:

a. Analisis kebutuhan perangkat lunak

Analisis kebutuhan perangkat lunak merupakan tahapawal yang dilakukan dalam pembangunan aplikasi.Pada tahapan ini digali berbagai kebutuhan yangdapat diterjemahkan ke dalam aplikasi. Teknikwawancara dan studi literatur dipilih untukmelakukan analisis kebutuhan perangkat lunak.Wawancara dilakukan secara langsung kepadapegawai yang mengurusi perijinan kegiatankemahasiswaan. Melalui kegiatan ini ditemukanberbagai kendala yang dihadapi pada saatmenjalankan tugasnya. Studi literatur juga dilakukanuntuk mendukung kelengkapan identifikasikebutuhan. Kegiatan ini dilakukan denganmempelajari prosedur dan instruksi kerja yangberlaku di Direktorat Kemahasiswaan.

b. Perancangan aplikasi

Setelah ditemukan kebutuhan perangkat lunak padatahapan analisis kebutuhan perangkat lunak, langkahselanjutnya adalah membuat rancangan aplikasi.Secara garis besar, rancangan aplikasi dibagikedalam dua kelompok, yaitu rancangan proses danrancangan basis data. Data Flow Diagram digunakansebagai alat bantu untuk memodelkan rancangan

proses, sedangkan Entity Relationship Diagramdigunakan untuk memodelkan rancangan basis data.

c. Pembuatan kode (coding)

Pembuatan kode merupakan tahapan untukmenerjemahkan hasil rancangan proses dan basisdata menjadi sebuah aplikasi yang akan mengaksessebuah basis data secara lengkap. Bahasapemrograman yang dipilih untuk membangunaplikasi adalah PHP dengan dukungan MySQLsebagai Database Management System nya.Sedangkan untuk mendukung penerapan SMSGateway, digunakan GAMMU.

d. Pengujian

Tahapan pengujian dilakukan untuk memastikanbahwa setiap fitur atau fungsionalitas yang telahdibangun pada tahapan pembuatan kode (coding).Teknik yang digunakan pada tahapan pengujianadalah black box testing dengan menggunakanberbagai kasus uji yang akan menentukan apakahfitur yang telah dibangun dapat berjalan dengan baikdan benar serta sesuai dengan kebutuhan yang telahditentukan pada tahapan analisis kebutuhanperangkat lunak.

Setelah dilakukan analisis kebutuhan perangkat lunak,fitur atau menu yang hars disediakan pada aplikasiadalah sebagai berikut.

a. Menu RKAT, menu ini digunakan untuk meng-inputdan mengunggah dokumen RKAT setiap pengaju.Menu ini juga berguna sebagai acuan untukmengunggah proposal kegiatan yang dilaksanakan.Selain itu berguna untuk admin mengetahui rencanakegiatan setiap bulan yang berlangsung danmengetahui rencana anggaran yang akan dikeluarkan.Dalam menu RKAT terdapat sub menu RKAT padaadmin yaitu submenu data RKAT, RKAT pendingdan detail RKAT. Sedangkan pada pengaju sub menuRKAT terdiri dari pengajuan RKAT dan list RKAT.

b. Menu Proposal, menu ini digunakan untukmengunggah proposal kegiatan. Di dalam menu initerdapat status approve, revisi dan pending, apabilaproposal disetujui, mendapatkan revisi dan belumdiproses.

c. Submenu Histori Revisi Proposal, Menu ini sebagaisarana informasi untuk melihat histori revisi Proposalkepada Admin.

d. Submenu Jadwal Presentasi, Adanya fitur plotingjadwal presentasi, fitur ini berguna untuk membantuadmin agar tidak kesulitan dalam mengatur jadwalpresentasi proposal kegiatan yang telah diajukan olehpengaju.

e. Unggah dan Unduh, fitur ini berfungsi untukmengunggah dan mengunduh dokumen yang dibutuhkan oleh admin ataupun pengaju.

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2016STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-7 Februari 2016

ISSN : 2302-3805

2.5-63

f. Menu LPJ, menu ini digunakan untuk menggunggahLPJ kegiatan.

g. Submenu Histori Revisi LPJ, Menu ini sebagaisarana informasi untuk melihat histori pengirimanLPJ kepada Admin.

h. Menu Account, menu ini digunakan untuk mengelolaaccount.

Pada fungsionalitas web yang terdapat pada admin akanditangkap setiap inputan dari pengaju, sebagai berikut.

a. Login digunakan Admin pada web agar data daripengaju yang masuk tidak dapat diubah-ubah olehorang lain. Pada saat login, admin memasukkanusername dan password yang tepat.

b. Mengelola Account pengaju, menu ini dilakukanoleh Admin untuk mengelola dan melakukan approveakun pengaju yang telah melakukan registrasi, masaaktivasi ini berlaku satu tahun kepengurusan (satuperiode) serta mengelola akun pengaju.

c. Mengelola RKAT, RKAT yang telah di-inputkanoleh pengaju akan di-approve oleh admin, difitur inisekaligus admin dapat mengetahui kegiatan yangberlangsung selama satu tahun periode kedepan sertaadmin dapat mengetahui setiap bulan kegiatan yangberlangsung dan rencana anggaran yang akandikeluarkan.

d. Mengelola data proposal pengajuan dana, fitur iniuntuk mengecek seluruh proposal pengajuan danakegiatan yang masuk yang telah diunggah olehpengaju. Apabila sesuai, Admin akan melakukanproses approve dan terdapat notifikasi approvemelalui web, dan SMS Gateway untuk datang keBagian Kemahasiswaan untuk melakukan presentasikonsep kegiatan. Apabila belum sesuai admin akanmemberikan proses revisi dan terdapat notifikasi kepengaju dan harus melakukan revisi ulang danmelakukan unggah proposal kembali. Pengecekanproposal berdasarkan peluang terdekat dengan hari Hkegiatan.

e. Mengelola ploting jadwal presentasi, agar jadwalpresentasi lebih terstruktur serta pengaju tidakmenumpuk di ruangan Bagian Kemahasiswaan untukmelakukan presentasi. Ploting jadwal presentasidisampaikan melalui notifikasi account pada webmasing-masing pengaju dan melalui SMS Gateway.

f. Mengelola LPJ, fitur ini untuk mengecek seluruh LPJkegiatan yang masuk yang telah di unggah olehPengaju. Apabila sesuai, Admin akan melakukanproses approve dan terdapat notifikasi ke Pengajumelalui web dan proses selesai. Apabila belum sesuaiAdmin akan memberikan notifikasi ke Pengaju danharus melakukan revisi ulang dan melakukan uploadLPJ kegiatan kembali.

g. Mengelola data pengeluaran keuangan kegiatan,Admin mengisikan besarnya dana pengeluaran danauntuk kegiatan.

h. Membuat laporan keuangan, laporan ini nantinyaakan diteruskan kepada Bagian Keuangan danDirektur Kemahasiswaan.

i. Grafik Pendanaan, Admin dapat melihat pengeluaranpendanaan melalui grafik untuk setiap bulannya.

Pada web Pengaju, berikut fitur yang dapat Pengajuakses, sebagai berikut.

a. Login Pengaju, Login berguna untuk masuk padaweb masing-masing pengaju untuk mengetahuiinformasi dsb. Untuk dapat masuk pengaju harusmemasukkan username dan password yang tepat.

b. Mengelola Account, Pengaju dapat melakukan kelolaaccount untuk mengupdate account Pengaju.

c. Meng-inputkan RKAT, pengaju dapat menginputkanRKAT yang nantinya akan diapprove oleh Admin.RKAT ini adalah rencana progam kegiatan selamasatu kepengurusan.

d. Meng-upload proposal pengajuan dana, fitur iniberfungsi apabila pengaju akan mengajukan proposaldana kegiatan.

e. Lihat Jadwal Presentasi, Jadwal presentasi proposalkegiatan diberitahukan melalui SMS Gateway dannotifikasi pada web.

f. Mengelola LPJ (Laporan Pertanggung Jawaban),fitur ini berfungsi untuk memberikan laporanpertanggung jawaban dari kegiatan yang telahberjalan.

Selain Web, terdapat fitur yang akan membantuberjalannya aplikasi ini yaitu SMS Gateway, fitur iniakan memberikan informasi kepada admin dan pengajumengenai approval account dan jadwal presentasiproposal kegiatan yang pengaju ajukan.

Untuk merancang perangkat lunak, digunakan data flowdiagram (DFD) dan entity relationship diagram (ERD).DFD adalah sebuah teknis grafik untuk menggambarkanaliran informasi dan transformasi yang diaplikasikanpada saat data bergerak dari input jadi output [2]. ERDmerupakan suatu model data yang dikembangkanberdasarkan objek. ERD didasarkan pada suatu persepsibahwa real world terdiri atas objek – objek dasartersebut. ERD digambarkan dalam bentuk diagram. [3].

Penggambaran DFD dimulai dengan context diagramyang menggambarkan hubungan aplikasi dengan sumberdan tujuan informasi berupa entitas ekskternal. Gambar 1menunjukkan konteks diagram untuk aplikasi yangdibangun.

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2016STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-7 Februari 2016

ISSN : 2302-3805

2.5-64

Gambar 1. Context Diagram

Context diagram yang sudah digambarkan selanjutnyaakan didetailkan menjadi DFD level 1, DFD level 2, danseterusnya. Pada saat menggambarkan DFD level 1 kitadapat menggambarkan proses-proses global yangdirancang untuk mendukung aplikasi yang dibangun.Jika setiap prosesnya akan didetailkan lagi, maka dibuatDFD level 2 untuk memperjelas sub proses yang ada didalam sebuah proses.

Rancangan proses yang telah dibuat menggunakan DFDselanjutnya diterjemahkan menjadi modul atau fitur yangmembangun aplikasi. Gambar–gambar berikutmenjelaskan fitur-fitur utama yang ada pada aplikasi.

Gambar 2. Halaman Login

Gambar 3. Daftar RKAT

Gambar 4. Daftar Pengajuan Proposal

Gambar 5. Anggaran Disetujui

Gambar 6. Laporan Pertanggungjawaban

Gambar 7. Diagram Prestasi Ormawa

Gambar 8. Grafik Penyerapan Anggaran per Tahun

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2016STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-7 Februari 2016

ISSN : 2302-3805

2.5-65

Untuk memastikan setiap fungsionalitas dapat berjalandengan semestinya, dilakukan pengujian unit (unittesting) dengan menggunakan metode black box testing.Black box testing merupakan pengujian yang berfokuspada spesifikasi fungsional dari perangkat lunak, dimanatester dapat mendefinisikan kumpulan kondisi input danmelakukan pengetesan pada spesifikasi fungsionalprogram. [4]

Tabel 1 di bawah ini menunjukkan rangkuman hasilpengujian fungsionalitas pada aplikasi yang dibangunmenggunakan metode black box testing.

Tabel 1.Pengujian Perangkat LunakNo Fungsionalitas Pengguna Hasil

Pengujian1 Login Admin,

pengajuBerhasil

2 Edit account Admin,pengaju

Berhasil

3 Upload danimport RKAT

Pengaju Berhasil

4 Pengajuanproposal

Pengaju Berhasil

5 Revisi proposal Admin,pengaju

Berhasil

6 Pengajuan LPJ Pengaju Berhasil7 Revisi LPJ Admin,

pengajuBerhasil

8 Data masterormawa

Admin Berhasil

10 Approval RKAT Admin Berhasil11 Approval

proposalAdmin Berhasil

12 Input keuangan Admin Berhasil

Untuk memastikan fungsionalitas yang dibangun sesuaidengan kebutuhan yang didefinisikan pada tahapananalisis, aplikasi didemokan langsung kepada DirektoratKemahasiswaan Universitas Telkom sebagai penggunaaplikasi.

3. Kesimpulan

Setelah dilakukan pengujian fungsionalitas terhadapaplikasi dan membandingkan dengan kebutuhanperangkat lunak yang telah dianalisis, dapat diambilkesimpulan bahwa website mampu,

a. Menjadi media sarana pengajuan proposal kegiatan,dengan mengajukan proposal pada web sampaiproses mendapatkan dana,

b. Menjadi media untuk memberikan informasipeluang proposal sesuai urutan prioritaspengecekan proposal,

c. Menjadi media untuk pengelolaan laporan kegiatanbagi admin dalam bentuk pdf,

d. Memberikan informasi melalui SMS tentang jadwalpresentasi dan informasi masa aktif akun. SMS

jadwal presentasi dikirimkan pada saat adminmemberikan persetujuan proposal dan SMS masaaktif akun dikirimkan pada saat admin memberikanpersetujuan pengajuan akun ormawa, serta

e. Menjadi media untuk mengetahui rencana programkerja dan anggaran tahunan (RKAT)

Adapun perbaikan atau penambahan fitur yang dapatdilakukan untuk menyempurnakan kebutuhan perangkatlunak kedepannya, diantaranya:

a. Penjadwalan ulang proposal kegiatan,

b. Penetapan reviewer proposal dan penyampaianinformasi terkait jadwal pelaksanaan presentasikepada reviewer melalui SMS Gateway,

c. Mencatat hasil presentasi, serta

d. Pengajuan Pengubahan RKAT

Daftar Pustaka[1] Prof. Ir. Mochamad Ashari, M.Eng, PhD., “Organisasi

Kemahasiswaan di Lingkungan Universitas Telkom”, November2013.

[2] J.L. Whitten, L.D. Bentley and K. C. Dittman, “Metode Desaindan Analisis Sistem”, Yogyakarta: Andi & McGraw-HillEducation, 2004.

[3] E. Sutana, “Basis Data dalam Tinjauan Konseptual”. Yogyakarta:ANDI, 2011.

[4] R. S. Pressman, “Rekayasa Perangkat Lunak Pendekatan Praktisi(Buku satu)”, Yogyakarta, 2002.

Biodata Penulis

Lusi Husriana Nova, memperoleh gelar Ahli MadyaKomputer (Amd.Kom), Program Studi D3 ManajemenInformatika Universitas Telkom, lulus tahun 2015.Saatini melanjutkan studi di Program Studi S1 TeknikInformatika Universitas Telkom.

Wardani Muhamad, memperoleh gelar Sarjana Teknik(S.T.) Jurusan Teknik Informatika STT TelkomBandung, lulus tahun 2007. Memperoleh gelar MagisterTeknik (M.T.) Program Pasca Sarjana TeknikInformatika Institut Teknologi Telkom Bandung, lulustahun 2011.Saat ini menjadi Dosen di UniversitasTelkom Bandung.

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2016STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-7 Februari 2016

ISSN : 2302-3805

2.5-66