“pengenalan - pln-uiksbs.co.id capturing 2017...berdasarkan surat edir. 011 tahun 2007, definisi...

i

KNOWLEDGE CAPTURING

KITSBS

“PENGENALAN

MATERIAL

MANAGEMENT”

PT PLN ( PERSERO )

PEMBANGKITAN

SUMBAGSEL

SEKTOR

PEMBANGKITAN

BUKITTINGGI

TAHUN 2017

NARASUMBER :

SRI KAWURYAN

8207196Z

PENULIS :

RIZKI TIANTOLU

9010043B2

i

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah Subhanahu Wa Ta’ala karena berkat

rahmat dan ridho-Nya Knowledge Capturing yang berjudul “Pengenalan Material

Management” ini dapat terselesaikan dengan baik dan lancar. Pada kesempatan ini

penulis juga mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Shodiqin selaku Manajer PT PLN (Persero) Sektor Pembangkitan Bukittinggi.

2. Ibu Desta Indah Sari, selaku Asisten Manajer Keuangan, SDM, dan Administrasi PT

PLN (Persero) Sektor Pembangkitan Bukittinggi.

3. Bapak Rendra Adi Kusuma selaku Asisten Manajer Pemeliharaan PT PLN

(Persero) Sektor Pembangkitan Bukittinggi.

4. Bapak Faisal Can, selaku Asisten Manajer Enjiniring PT PLN (Persero) Sektor

Pembangkitan Bukittinggi.

5. Bapak Galih Sucipto Dananjaya, selaku Asisten Manajer Operasi PT PLN

(Persero) Sektor Pembangkitan Bukittinggi.

6. Ibu Suryani selaku Mentor dari Kantor Induk PT PLN (Persero) Pembangkitan

Sumatera Bagian Selatan.

7. Ibu Sri Kawuryan selaku Narasumber dan Supervisor Logistik PT PLN (Persero)

Sektor Pembangkitan Bukittinggi.

8. Rekan - rekan di Bagian Logistik PT PLN (Persero) Sektor Pembangkitan

Bukittinggi.

9. Rekan - rekan kerja yang berada dibawah naungan PT PLN (Persero) Sektor

Pembangkitan Bukittinggi.

10. Semua pihak yang telah banyak menyumbangkan ide dan masukan serta bimbingan.

Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih pada semua pihak yang telah

membantu berpartisipasi untuk menyelesaikan Knowledge Capturing ini dalam

rangka meningkatkan kinerja OCR/HCR dan menambah ilmu pengetahuan serta

wawasan insan PT PLN (Persero) Pembangkitan Sumatera Bagian Selatan. Penulis

menyadari sepenuhnya bahwa penulisan Knowledge Capturing ini masih banyak

kekurangan dan masih jauh dari sempurna. Oleh karenanya sangat diharapkan saran

dan masukan dari semua pihak agar tulisan ini dapat lebih baik lagi.

Bukittinggi, September 2017

ii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ................................................................................................. i

DAFTAR ISI ............................................................................................................. ii

DAFTAR GAMBAR ................................................................................................. iii

A. Apa pengertian material secara umum? ............................................................ 1

B. Apa saja klasifikasi material pembangkit? ........................................................ 1

C. Apa fungsi material dalam kegiatan pembangkit listrik? .................................. 2

D. Bagaimana mengelola kebutuhan material pembangkit? .................................. 2

E. Bagaimana cara agar material yang ada dalam persediaan (inventory) tidak

berlebih, tetapi juga tidak kurang ketika dibutuhkan untuk kegiatan operasi ataupun

pemeliharaan? ............................................................................................................. 3

F. Apa itu Manajemen Persediaan? ....................................................................... 4

G. Apa itu Manajemen Pergudangan? ................................................................... 8

H. Siapa saja yang berperan didalam Material Management? ............................... 8

I. Apa yang terjadi jika ketiga bagian itu tidak bisa bekerja sama dengan baik? .. 9

J. Apa peran dan tanggung jawab masing – masing sub stream yang ada di

stream Material Management? ................................................................................. 10

K. Apa yang menyebabkan material mengendap terlalu lama di gudang? ........... 15

L. Langkah – langkah apa saja yang bisa kita lakukan untuk menurunkan material

deadstock ? ............................................................................................................... 16

M. Apa gambaran singkat tentang katalog? ..................................................... 20

N. Proses apa saja yang dikelola Material Management didalam system? .......... 21

O. Bagaimana proses penerimaan barang sebaiknya dilakukan di Gudang? ....... 23

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................... 25

BIOGRAFI NARASUMBER ................................................................................... 26

BIOGRAFI PENULIS .............................................................................................. 27

iii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Diagram Proses Material Management ..................................................... 3

Gambar 2. Pengumuman Inventory Level Championship ....................................... 17

Gambar 3. Penurunan Dead Stock Sektor Bukittinggi .............................................. 18

Gambar 4. Chart Penurunan Dead stock SOMB Tahun 2016 ................................... 19

Gambar 5. Penurunan Dead stock SOMB Semester 1 2017 ..................................... 20

1

MENGENAL MATERIAL MANAGEMENT

A. Apa pengertian material secara umum?

Dalam sebuah kegiatan produksi, ada beberapa faktor penting yang menyokong

kegiatan tersebut, yaitu faktor manusia (skill, kompetensi dari man power), cara

pengoperasian alat/mesin produksi dan material. Material adalah item (barang)

yang dibeli atau dibuat, yang disimpan untuk keperluan kemudian, baik untuk

dipakai, diproses lebih lanjut atau dijual kepada konsumen tertentu. Sedangkan

berdasarkan Surat EDIR. 011 tahun 2007, definisi material persediaan adalah

semua material yang diadakan untuk melaksanakan program investasi maupun

pemeliharaan, yang pengadaanya dilakukan melalui anggaran investasi (AI)

maupun anggaran operasi (AO). Material secara awam dapat kita pahami sebagai

bahan baku dari sebuah kegiatan proses produksi.

B. Apa saja klasifikasi material pembangkit?

Kita bisa mengklasifikasikan Klasifikasi material pembangkit berdasarkan dari

berbagai sudut pandang, berdasarkan kebutuhannya , tipe pergerakan dan umur

material, yaitu:

1. Metode Persediaan (berdasarkan kebutuhan)

a. Material stock (material persediaan) adalah jenis material suku cadang yang

disimpan dan dikelola sebagai material persediaan yang akan digunakan pada

saat dibutuhkan. Contoh : material untuk kebutuhan Corrective Maintenance

b. Material non stock (material non persediaan) adalah jenis material yang tidak

disimpan di gudang, dibeli pada saat dibutuhkan. Contoh : material untuk

kegiatan pemeliharaan Major Overhaul.

2. Perputaran/ Pergerakan Material (tipe pergerakan)

a. Fast Moving adalah jika tingkat perputaran material tersebut sama dengan

atau lebih dari 4 kali di dalam 1 periode akuntansi (1 tahun)

b. Slow Moving adalah jika tingkat perputaran material tersebut dibawah 4 kali

di dalam 1 periode akuntansi (1 tahun).

2

3. Lama tersimpan di Gudang (umur material)

a. Non Deadstock adalah material yang tersimpan di gudang dengan umur

dibawah 2 tahun (sesuai dengan form asessment SCM KITSBS).

b. Deadstock adalah material yang tersimpan di gudang dengan umur 2 tahun

atau lebih (sesuai dengan form asessment SCM KITSBS).

C. Apa fungsi material dalam kegiatan pembangkit listrik?

Di dalam kegiatan produksi pembangkit listrik, material berfungsi

mendukung kegiatan Operasi dan Pemeliharaan. Tidak tersedianya material (spare

part) dapat menyebabkan terhentinya proses produksi (operasi) sehingga

menyebabkan lost energy sale yang mengakibatkan hilangnya pendapatan

perusahaan. Di sini dapat kita lihat bahwa pengelolaan persediaan material yang baik

akan memberikan kontribusi yang sangat besar terhadap keberlangsungan kegiatan

produksi (operasi) dan pemeliharaan. Selain itu, pengelolaan material yang baik juga

akan mendukung kegiatan perencanaan anggaran keuangan perusahaan.

D. Bagaimana mengelola kebutuhan material pembangkit?

Berdasarkan tingkat akurasi perencanaan kebutuhan yang mencakup

kelengkapan dan kejelasan spesifikasi teknis, jumlah yang dibutuhkan, waktu yang

dibutuhkan, dan dimana material tersebut akan digunakan. Kebutuhan material

dibagi menjadi dua, yaitu :

1. Kebutuhan terencana : kebutuhan material yang muncul untuk memenuhi

kebutuhan pemeliharaan yang bersifat terencana, contohnya adalah kegiatan

Overhaul (OH), Predictive Maintenance dan Preventive Maintenance.

2. Kebutuhan tidak terencana : kebutuhan material yang muncul untuk memenuhi

kebutuhan pemeliharaan yang bersifat tidak terencana, contohnya adalah

Corrective Maintenance, Force Outage.

Sedangkan berdasarkan kebutuhan berdasarkan fase kebutuhan material adalah

sebagai berikut :

1. Kebutuhan emergency : sifatnya sangat segera dan mendesak, kondisi mesin

mati.

3

2. Kebutuhan urgent : sifatnya segera, mesin kondisi derating

3. Kebutuhan normal : sifatnya tidak segera, sudah ditentukan waktu kebutuhannya,

sesuai manual book atau jadwal overhaul.

4. Optimasi kebutuhan : untuk memenuhi kebutuhan gudang dan menjamin

ketersediaan material.

E. Bagaimana cara agar material yang ada dalam persediaan (inventory)

tidak berlebih, tetapi juga tidak kurang ketika dibutuhkan untuk kegiatan

operasi ataupun pemeliharaan?

Hal ini bisa kita lakukan dengan cara mengendalikan permintaan material,

pengendalian persediaan, melakukan perencanaan pembelian yang matang dan

melakukan proses pembelian yang akurat. Kegiatan – kegiatan tersebut merupakan

bagian dari proses Material Management. Jadi disini, secara awam Material

Management dapat kita artikan sebagai kegiatan pengelolaan material dimulai dari

pengelolaan permintaan, perencanaan kebutuhan, bagaimana material tersebut

diadakan (proses pengadaan/ purchasing), diterimakan sampai dengan material

tersebut dikeluarkan dari persediaan/ gudang untuk digunakan dalam kegiatan

operasi ataupun pemeliharaan.

Gambar 1. Diagram Proses Material Management

4

Stream Material Management sendiri terbagi lagi menjadi 3 sub stream, yaitu:

Inventory Management (Manajemen Persediaan), Procurement Management

(Manajemen Pengadaan) dan Warehouse Management (Manajemen Pergudangan).

F. Apa itu Manajemen Persediaan?

Manajemen Persediaan adalah pengelolaan persediaan material di gudang

hingga mencapai titik optimal antara tingkat pelayanan dan nilai persediaan. Ada

dua kepentingan dalam Manajemen Persediaan, yaitu keuangan dan pemeliharaan.

Pihak keuangan menginginkan agar tidak terlalu banyak material yang tersimpan

digudang karena itu akan mengganggu cash flow perusahaan, sedangkan pihak

pemeliharaan menginginkan material harus ada digudang pada saat dibutuhkan.

Untuk dapat mengakomodasi dua kepentingan tersebut, maka perlu ditentukan titik

keseimbangan diantara keduanya. Sehingga dapat dicapai maximum service level

(tingkat pelayanan material tinggi) dengan minimum inventory (nilai persediaan yang

rendah) tentunya dengan biaya opersional yang rendah (lowest operating cost).

Salah satu metode yang digunakan untuk menyusun kebijakan persediaan adalah

dengan menggunakan Analisa ABC Material sesuai SK Dir 717 tahun 2010. Metode

ini dilakukan dengan cara mengidentifikasi semua jenis material stock berdasarkan :

1. Kriteria Kekritisan (Criticality), yaitu tingkat pengaruhnya terhadap unit, apakah

apabila tidak tersedia pembangkit akan mengalami trip, derating atau tidak

berpengaruh. Level untuk kriteria Criticality adalah sebagai berikut:

a. Level A : Sangat Kritis

Stock item material yang dapat menyebabkan plant stop, kehilangan produksi

(misalnya hanya satu alat yang digunakan untuk memproduksi kapasitas

100%)

b. Level B : Kritis

Stok item material yang dapat menyebabkan unit derating, atau mengancam

unit untuk derating. Ketidak tersediaan material menyebabkan tertundanya

perbaikan sehingga tidak dapat beroperasi secara optimal.

5

c. Level C : Kurang Kritis

Stok item material yang tidak berdampak langsung bagi operasi, (misalnya

consumable item; stationery; stok yang ditahan vendor).

2. Kriteria Ketersediaan (Availability), yaitu total lead time yang dibutuhkan barang

tersebut. Lead time yang dimaksud adalah waktu yang dibutuhkan mulai proses

pengadaan sampai dengan barang diterima di gudang. Lead Time dibagi menjadi

dua, yaitu:

a. Internal Lead Time

i. Inventory Lead Time

Waktu yang diperlukan oleh Inventory controller untuk mengevaluasi

permintaan user sampai dengan rekomendasi pembelian ke purchasing.

(Purchase Requisition (PR) dibuat hingga disetujui).

ii. Purchase Lead Time

Waktu yang diperlukan oleh bidang pengadaan untuk memproses pengadaan

dari PR yang sudah disetujui hingga menjadi Purchase Order (PO).

iii. Receiving and Inspection Lead Time

Waktu yang diperlukan bagian penerimaan dalam memeriksa dan menerima

material.

b. Eksternal Lead Time

Waktu yang diperlukan supplier (pemasok) untuk mensuplai material sesuai

dengan purchase order yang diterima

Total Lead Time adalah waktu total yang dibutuhkan dalam proses pengadaan

barang jasa yang didapat dari penjumlahan Internal Lead Time dan Eksternal

Lead Time.

Level untuk kriteria Availability adalah sebagai berikut:

a. Level A : Long Lead Time

Stok item material dimana proses pengadaannya memerlukan waktu total

lead time diatas 90 (sembilan puluh) hari kalender

b. Level B : Medium Lead Time

6


lead time antara 30 (tiga puluh) sampai dengan 90 (sembilan puluh) hari

kalender

c. Level C : Short Lead Time


lead time dibawah 30 (tiga puluh) hari kalender

3. Usage, yaitu tingkat penggunaan barang yang dinilai dari total perkalian antara

frekuensi penggunaan dengan harga rata-rata material (jumlah x harga) pada

periode tertentu.

a. Level A

Adalah material yang nilai pemakaian (Harga Satuan x Jumlah item) dalam suatu

periode tertentu diatas Rp. 500 juta

b. Level B


periode tertentu antara Rp. 100 Juta s/d Rp. 500 juta

c. Level C


periode tertentu dibawah Rp. 100 Juta

d. Level D

Adalah material yang dalam suatu periode tertentu tidak ada pemakaiannya.

Suatu material dikategorikan sebagai strategic spare apabila criticality-nya tinggi

(level A) dan usage-nya D. Strategic spare ini hakekatnya harus selalu tersedia di

gudang.

Material harus disetting ROP/ROQ apabila tingkat penggunaan cukup tinggi

(Usage level ABC dan D yang criticality-nya A). Penentuan ROP (re-order point)

dan ROQ (re-order quantity) harus ditentukan berdasarkan ketiga kriteria diatas

dan dilakukan review secara periodic (setiap 6 bulan sekali).

7

Pada Manajemen Inventory, ada beberapa indikator yang menjadi penilaian

keberhasilan pelaksanaan, yaitu:

1. Service Level

Service level (tingkat ketersediaan) material adalah perbandingan antara total

item permintaan material yang dapat dipenuhi terhadap total item permintaan

material.

Formula Service Level Material

Catatan : Permintaan material dikatakan dipenuhi apabila permintaan user dapat

dilayani petugas gudang tepat pada saat tanggal material diperlukan

2. Perputaran Material

Perputaran material adalah perbandingan antara pemakaian material terhadap saldo

rata-rata dalam periode tertentu.

Formula Inventory Turn Over

Keterangan:

d. Pemakaian material : total biaya pemakaian material gudang pada periode tertentu

e. Saldo rata-rata : saldo awal dikurangi saldo akhir dibagi 2

Untuk mengoptimalkan inventory turnover, inventory level dan service

level, dapat kita terapkan Kontrak Payung untuk material tertentu, contohnya

material fast moving.

8

G. Apa itu Manajemen Pergudangan?

Pergudangan/ Warehouse/ Storage adalah suatu area/lokasi/tempat yang

terbuka atau tertutup dan diperlukan untuk menyimpan material. Di dalamnya

terdapat kegiatan administrasi serta tenaga kerja untuk melakukan kegiatan-kegiatan

pergudangan yang merupakan suatu titik awal dalam pengelolaan, pengendalian, dan

transaksi material persediaan.

Manajemen Pergudangan merupakan salah satu fungsi atau bagian dalam

proses manajemen material yang didalamnya dilakukan pengelolaan seluruh

transaksi material persediaan yang meliputi ; penerimaan, penyimpanan, perawatan,

pengamanan, pemindahan/mutasi, pengendalian persediaan, pengeluaran,

pengembalian dan stock opname.

Secara umum fungsi dan peran dari suatu sistem pergudangan adalah

sebagai berikut :

1. Melakukan tata usaha (administrasi) atas material yang masuk dan keluar gudang.

2. Melakukan penyimpanan material secara teratur dan tertib, sehingga material

terhindar dari kerusakan/kehilangan dan dapat dengan cepat memberikan

pelayanan.

3. Melakukan perawatan atas material selama penyimpanan, mengatur dan

memelihara tempat penyimpanan material.

4. Merencanakan tempat yang memenuhi syarat untuk material yang belum mendapat

tempat yang semestinya, dan material yang direncanakan akan diterima.

5. Mengadakan pencatatan material.

H. Siapa saja yang berperan didalam Material Management?

Ada 3 bagian penting yang berperan dalam kegiatan pengelolaan material

(material management), yaitu :

1. Inventory Control

Bagian ini bertugas untuk melakukan pengendalian material persediaan melalui

pengendalian permintaan, perencanaan kebutuhan dan penentuan material yang

harus ada dan tersedia di persediaan.

9

2. Pelaksana Pengadaan

Bagian ini bertugas melaksanakan proses pengadaan atas usulan permintaan

pembelian (purchase requisition) dari Inventory Control

3. Gudang

Bagian ini bertugas melakukan penerimaan berdasarkan kontrak / surat perjanjian

(Purchase Order/PO) dari Pelaksana Pengadaan, menyimpan dan merawat

material tersebut sampai dengan material tersebut dikeluarkan untuk digunakan.

I. Apa yang terjadi jika ketiga bagian itu tidak bisa bekerja sama dengan

baik?

Jika ketiga bagian ini tidak bersinergi dengan baik, beberapa kemungkinan yang

akan terjadi adalah :

1. Jika kegiatan perencanaan kebutuhan dan perencanaan pembelian di Inventory

Control tidak berjalan dengan baik (belum matang), maka kegiatan di proses

selanjutnya di bagian Pelaksana Pengadaan dan Logistik (gudang) akan menjadi

terlambat.

2. Jika perencanaan pembelian sudah matang tetapi eksekusi proses pengadaannya

tidak berjalan dengan baik, misal : eksekusi tidak tepat waktu, maka akan

menyebabkan kedatangan material yang dibutuhkan tidak tepat waktu, sehingga

kegiatan operasi ataupun pemelihaaan menjadi terhambat. Hal ini juga

mengakibatkan Service Level tidak tercapai dan bisa jadi juga EFOR naik.

3. Jika perencanaan kebutuhan dan perencanaan pembelian di Inventory Control dan

proses pengadaan di bagian Pelaksana Pengadaan sudah berjalan dengan baik

(sudah matang) tetapi proses penerimaan di Bagian Gudang (Logistik) terlambat,

dalam hal ini kegiatan transaksi penerimaan terlambat dilakukan, maka proses

pengeluaran (issueing) juga menjadi terlambat.

Ketiga hal yang tersebut diatas menyebabkan Service Level menjadi tidak tercapai,

bisa jadi juga akan menyebabkan EFOR menjadi tinggi karena penanganan

gangguan yang terlambat dikarekan ketidaktersediaan material.

10

J. Apa peran dan tanggung jawab masing – masing sub stream yang ada di

stream Material Management?

Peran dan tanggung jawab bagian – bagian yang ada di stream Material

Management adalah sebagai berikut :

1. Inventory Control

Sebagai bagian yang berfungsi untuk mengendalikan persediaan, Inventory

Control memiliki tugas sebagai berikut :

a. Mengidentifikasi dan memetakan material yang dibutuhkan oleh unit

pembangkit, bisa dilakukan dengan metode Analisa ABC sesuai SK Dir

717 tahun 2010 tentang Kebijakan Persediaan Material di Lingkungan PT.

PLN (Persero)

b. Mengelola permintaan material

c. Mengendalikan persediaan, salah satu caranya bisa dengan menerapkan

setting ROP/ROQ hasil dari Analisa ABC.

2. Pelaksana Pengadaan

Sebagai bagian yang berfungsi untuk melakukan proses pengadaan, Pelaksana

Pengadaan memiliki peran sebagai berikut :

a. Melakukan proses pengadaan tepat waktu sehingga levering material

berlangsung sesuai jadwal.

b. Melakukan proses pengadaan dengan akurat sehingga tidak terjadi

kendala diproses penerimaan, misal : kesalahan syarat penyerahan

pekerjaan akan membuat proses penerimaan menjadi terhambat.

3. Gudang (Logistik)

c. Melakukan transaksi penerimaan tepat proses dan tepat waktu.

d. Melakukan pengelolaan fisik material dan administrasinya sesuai dengan

SK DIR 687 tahun 2010.

e. Melakukan transaksi pengeluaran tepat proses dan tepat waktu.

f. Melakukan opname fisik harian terhadap material yang bergerak pada hari

itu sehingga data persediaan selalu akurat dan update.

11

Yang perlu ditekankan disini bahwa setiap pelaku harus memahami role

yang ada di masing – masing sub-streamnya. Role yang ada di stream

Material Management dapat dijabarkan sebagai berikut :

No. Jabatan Role SAP Deskripsi Role

1 Manajer Sektor Requestor

Manager

Memiliki otorisasi untuk:

1. Memeriksa dan memberikan

persetujuan terhadap dokumen

permintaan pembelian barang/jasa

(Purchase Requisition)


persetujuan terhadap status

penerimaan material non-stock

(Goods Receipt Non-Stock) dan jasa

(Service Acceptance)

Purchasing

Manager

Memiliki otorisasi untuk :



permintaan penawaran harga (RFQ).



penawaran harga (Quotation).


persetujuan terhadap KHS

(Contract).


persetujuan terhadap Surat Pesanan

dan Surat Perintah Kerja (PO).

12

MM

Management

Reporting

Memiliki otorisasi untuk melihat

laporan-laporan manajemen di

bidang logistic

2 Engineer /

Assistant Engineer

Perencanaan dan

Evaluasi Operasi,

Engineer / AE /

JE Pemeliharaan

Mesin dan Alat

Bantu

Requestor

Administrator


1. Membuat dokumen permintaan

pembelian barang/jasa (Purchase

Requisition).

2. Mencatat status penerimaan

material non-stock (Goods Receipt

Non-Stock) dan jasa (Service Entry).

3. Membuat reservasi (Kode 7) ke

gudang.


pemindahan barang inter/intra

company (Stock Transfer Order)

3 Pelaksana

Pengadaan

Purchasing

Administrator



penawaran harga (RFQ).

2. Membuat dokumen penawaran

harga (Quotation).

3. Membuat KHS (Contract).

4. Membuat Surat Pesanan dan

Surat Perintah Kerja (PO).

5. Membuat Quality Info Record.

4 Asisten Manajer

Administrasi &

Keuangan

Requestor

Manager

(approve PR

STO)

Memiliki otorisasi untuk memeriksa

dan memberikan persetujuan

terhadap dokumen permintaan

pemindahan barang ke wilayah atau

area lain (PR Stock Transfer Order)

13

QA (Quality

Assurance)

Manager



terhadap hasil pemeriksaan material

yang dilakukan di gudang (TUG4).

QI (Quality

Inspection)

Manager



terhadap hasil inspeksi pabrikan

(FAT/IQC).

Warehouse

Manager



persetujuan terhadap hasil

perhitungan material (Stock Count).

2. Membuat dokumen Stock

Transfer Order (STO) untuk

perpindahan material antar

unit/wilayah.

5 Supervisor

Logistik

QA (Quality

Assurance)

Administrator

Memiliki otorisasi untuk

mencatatkan hasil pemeriksaan

material yang dilakukan di gudang

(TUG4) ke dalam sistem.

QI (Quality

Inspection)

Administrator


mencatatkan hasil inspeksi pabrikan

(FAT/IQC) ke dalam sistem.

Warehouse

Administrator


1. Melakukan penerimaan material

(Goods

Receipt/Kode1/Kode2/Kode3) dan

pengeluaran material (Goods

Issue/Kode6).

14

2. Melakukan perubahan status

material (misal: dari NORMAL ke

RUSAK).

3. Mencetak Count Sheet dan

mencatatkan hasil perhitungan

material (Stock Count).

4. Melakukan penyimpanan dan

pengeluaran material sesuai modul

Warehouse Management (khusus

untuk gudang yang

mengimplementasikan modul

Warehouse Management).

6 Administrasi

Gudang/Logistk

QA (Quality

Assurance)

Administrator


mencatatkan hasil pemeriksaan

material yang dilakukan di gudang

(TUG4) ke dalam sistem.

QI (Quality

Inspection)

Administrator


mencatatkan hasil inspeksi pabrikan

(FAT/IQC) ke dalam sistem.

Warehouse

Administrator


1. Melakukan penerimaan material

(Goods

Receipt/Kode1/Kode2/Kode3) dan

pengeluaran material (Goods

Issue/Kode6).

2. Melakukan perubahan status

material (misal: dari NORMAL ke

RUSAK).

3. Mencetak Count Sheet dan

15

mencatatkan hasil perhitungan

material (Stock Count).

4. Melakukan penyimpanan dan

pengeluaran material sesuai modul

Warehouse Management (khusus

untuk gudang yang

mengimplementasikan modul

Warehouse Management).

Tabel 1. User Role Mapping

K. Apa yang menyebabkan material mengendap terlalu lama di gudang?

Untuk mendapatkan hasil yang maksimal dari pengelolaan persediaan material,

material harus direncanakan dengan benar, dimulai dari kapan material itu akan

digunakan, berapa banyak jumlah yang dibutuhkan dan keterkaitannya dengan

metode persediaan, apakah material tersebut akan menjadi material stock atau non

stock. Hal ini dilakukan untuk mencegah terjadinya penumpukan material di

gudang yang menyebabkan modal kerja perusahaan tidak berputar. Perputaran

persediaan yang lambat merupakan salah satu indikasi bahwa pengelolaan modal

tidak berjalan dengan baik. Sesuai dengan fo r m asessment SCM KITSBS,

material yang mengendap atau tersimpan > 2 tahun tergolong ke dalam material

Dead stock. Nilai Dead stock yang tinggi membuat nilai gudang tidak sehat.

Hal ini disebabkan oleh hal – hal sebagai berikut ; perencanaan kebutuhan material

yang tidak matang, Perencanaan pembeliaan yang tidak matang, kesalahan didalam

menentukan material harus di stock atau tidak, User tidak aware dengan material yang

tersedia di gudang. Faktor utama yang menyebabkan hal tersebut adalah SDM yang

bertanggung jawab terhadap pemakaian, pengelolaan,dan pengendalian material

belum memiliki awareness yang memadai.

16

L. Langkah – langkah apa saja yang bisa kita lakukan untuk menurunkan

material deadstock ?

Hal – hal yang bisa kita lakukan untuk menurunkan material deadstock dari

persediaan dan mencegah timbulnya deadstock baru adalah sebagai berikut :

1. Memberikan awareness terkait Kebijakan Persediaan, bisa melalui sosialisasi,

inhouse training atau diskusi internal terkait Kebijakan Persediaan (Inventory

Policy) berdasarkan SK Dir 717 tahun 2010. Hal ini bertujuan untuk membangun

pemahaman dan kesadaran user dan semua yang terkait dengan pengelolaan

material tentang material – material apa saja yang seharusnya di stock di gudang

atau tidak, sehingga harapannya bisa menurunkan material deadstock dan

meminimalkan munculnya material deadstock baru.

2. Review alur proses permintaan pembeliaan (Purchase Requisition), proses

pengadaan, proses penerimaan sampai dengan proses pengeluarannya apakah

sudah sesuai dengan proses bisnisnya.

3. Mapping material berdasarkan tingkat kekritisan terhadap unit (critically), tingkat

ketersediaan ( availability), tingkat pemakaiannya (usage value), frekwensi

pergerakan (slow/fast moving), umur material (deadstock/non deadstock) dan

pengguna (user) material.

4. Meminta Asman Pemeliharaan dan Rendal Pemeliharaan untuk melakukan

perencanan pemakaian material yang sudah dimapping tersebut.

5. Memberikan tantangan kepada user dengan membuat lomba penurunan material

deadstock. Hal ini pernah dilakukan di 2 sektor yaitu di Sektor Bukittinggi,

dengan tema “Inventory Level Championship” dan berhasil menurunkan nilai

persediaan sebesar 15,87% atau sebesar Rp. 338.825.663 di Semester I tahun

2016 dan di Sektor Ombilin, dengan tema “Dead stock Hero Championship”

berhasil menurunkan nilai dead stock sebesar 33% atau senilai Rp. 3.038.287.612

di tahun 2016 dan 12% atau senilai Rp. 742.045.323 di Semester I tahun 2017.

17

Gambar 2. Pengumuman Inventory Level Championship

18

Gambar 3. Penurunan Dead Stock Sektor Bukittinggi

19

Gambar 4. Chart Penurunan Dead stock SOMB Tahun 2016

20

Gambar 5. Penurunan Dead stock SOMB Semester 1 2017

M. Apa gambaran singkat tentang katalog?

Katalog merupakan suatu sajian informasi detail dari sebuah material atau barang

yang menggambarkan secara jelas dan lengkap tentang spesifikasi material yang

terdokumentasi dalam bentuk format (pola penamaan) yang teratur dan rapi. Katalog

berfungsi sebagai pintu gerbang proses bisnis material, mulai dari permintaan

material, order pembelian material, penerimaan material, penyimpanan material

sampai dengan pengambilan material dari gudang. Dalam sistem SAP, kumpulan

data dari berbagai macam katalog material yang digunakan oleh PLN dikelola dan

dimonitor dalam Material Master. Sebagai bagian dari proses integrasi proses bisnis,

21

nomor katalog akan menghubungkan proses permintaan, pembelian, penerimaan dan

pengeluaran material.

N. Proses apa saja yang dikelola Material Management didalam system?

Proses – proses yang dikelola Material Management didalam system adalah sebagai

berikut :

1. Pemesanan Barang (Reservasi)/ Permintaan Barang

Pemesanan barang (Reservation) adalah permintaan ke gudang untuk

pengeluaran material persediaan pada waktu yang telah ditentukan, untuk

kebutuhan suatu pekerjaan (baik untuk pemeliharaan maupun investasi).

Pemesanan barang merupakan bagian dari pembuatan dokumen TUG 9 (Slip

Pengeluaran Barang), dalam pembuatan pemesanan barang (reservation) harus

disertakan cost object untuk menentukan di mana biaya tersebut akan

dibebankan. Pemesanan barang berperan dalam proses monitoring permintaan

material secara online, pihak gudang dapat memonitor tanggal estimasi

pengeluaran material tersebut, kepada siapa diterimakan, berapa jumlah yang

harus dikeluarkan, dari plant dan gudang mana material tersebut akan

dikeluarkan, dan sumber pendanaan pengeluaran material tersebut.

2. Permintaan Pembelian (Purchase Requisition / PR)

Permintaan Pembelian (Purchase Requisition/PR) adalah dokumen internal

yang mengindikasikan kebutuhan akan barang /jasa. Bisa juga merupakan

permintaan kepada bagian Pelaksana Pengadaan untuk mendapatkan

barang/jasa sehingga barang/jasa tersebut dalam periode waktu yang telah

ditentukan.

Adapun tipe Purchase Requisition adalah sebagai berikut :

a. Purchase Requistion : untuk material stock

b. PR Nonstock&Service : untuk material non-stock, jasa dan supply erect.

c. PR Contract : untuk Kontrak Harga Satuan (KHS)

22

3. Contract dan Purchase Order (PO)

a. Contract atau Outline Agreement (OA) merupakan dokumen pengadaan di

sistem yang berisi persetujuan/kesepakatan dengan vendor terkait dengan

penyediaan barang atau jasa dalam periode tertentu. Kesepekatan Harga

Satuan/KHS (Contract) tidak mengandung rincian tanggal pengiriman dan

jumlah untuk tiap pengiriman. Ini biasa kita sebut sebagai Kontrak Payung.

b. Purchase Order (PO/ Surat Pesanan adalah dokumen resmi yang berisi

permintaan untuk mendapatkan material atau jasa dari vendor, dengan

aturan dan kondisi tertentu.

4. Penerimaan

Penerimaan dapat dikategorikan dalam 3 tipe, yaitu:

1) Penerimaan (Good Receipt) material stock : material hasil penerimaan akan

disimpan dan dikelola di gudang sampai dengan material tersebut digunakan,

dalam persediaan sesudah terjadi penerimaan jumlah stock dan nilai/harga

terakhir barang (Moving Average Price) akan otomatis ter-update.

2) Penerimaan (Good Receipt) non stock : material akan langsung menjadi

beban/langsung dibiayakan pada saat diterimakan, di dalam persediaan tidak

akan terjadi update jumlah material ataupun nilai/harga material.

3) Penerimaan jasa :

a. Service Entry Sheet adalah aktivitas penerimaan jasa yang dilakukan oleh

Requestor atas pekerjaan jasa yang telah dilaksanakan oleh vendor. Ini

digunakan untuk merekam dan memonitor kemajuan service (jasa) yang

telah terlaksana.

b. Setelah service (jasa) telah selesai dilaksanakan sesuai dengan Service

Purchase Order, pihak yang berwenang akan melakukan pemeriksaan

dan penerimaan secara formal melalui Service Acceptance.

23

5. Pengeluaran

Tipe pengeluaran barang (Good Issue) adalah sebagai berikut :

1) Pengeluaran barang (Good Issue) terencana : pengeluaran barang

dilakukan dengan mengacu pada pemesanan material (reservation).

2) Pengeluaran barang (Good Issue) tidak terencana : pengeluaran barang

dilakukan langsung terhadap cost object (obyek yang dibebani biaya),

dapat dilakukan tanpa melakukan reservasi/pemesanan terlebih dahulu,

tetapi hanya diperbolehkan untuk keadaan darurat/emergency.

3) Pengeluaran barang (Good Issue) untuk penghapusan : pengeluaran

barang dilakukan dengan tujuan untuk menghapus nilai barang dari

inventory, biasanya dilakukan terhadap barang yang sudah tidak terpakai

lagi. Untuk melakukan pengeluaran ini dibutuhkan persetujuan General

Manager atau bahkan diatas itu.

O. Bagaimana proses penerimaan barang sebaiknya dilakukan di Gudang?

Penerimaan Barang sebaiknya dilakukan oleh petugas Gudang (Warehouse Admin)

dengan memperhatikan hal-hal yang tersebut dibawah ini :

1. Semua material yang diterimakan di gudang harus ada kontrak/ Purchase

Order-nya.

2. Material yang dikirim oleh vendor dibongkar dan disimpan di area karantina

dengan tujuan inspeksi kualitas.

3. Tim pemeriksa barang harus memeriksa fisik dari material termasuk jumlah,

kemasan, label, delivery order atau dokumen isi kemasan, dll.

4. Petugas gudang hanya menerima barang dalam jumlah fisik saja.

24

5. Semua material yang telah diadakan oleh Pelaksana Pengadaan harus melalui

proses pemeriksaan material oleh Tim Pemeriksa sebelum diterimakan ke

dalam persediaan.

6. Item material yang diterima perlu dicek oleh Tim Pemeriksa Barang dimana

harus sesuai dengan parameter sebagai berikut :

a. Material yang diterima perlu dilakukan tes fungsional, bila diperlukan

b. Materialnya sesuai dengan spesifikasi yang tertulis di surat perjanjian

c. Hari keterlambatan apabila ada

d. Persyaratan administrasi sesuai yang tercantum dalam surat perjanjian.

7. Setelah barang diperiksa, Berita Acara Pemeriksaan Barang akan disiapkan

oleh staf gudang dan ditanda tangani oleh Tim Pemeriksa.

8. Berdasarkan Berita Acara Pemeriksaan Barang yang sudah ditanda tangani

oleh Tim Pemeriksa akan dilakukan pengambilan keputusan untuk menerima

atau menolak material tersebut.

a. Jika Tim Pemeriksa menyatakan barang yang diperiksa sudah sesuai

dengan kontrak baik jumlah fisik dan kualitasnya, maka akan dilanjutkan

proses penerimaan ke dalam persediaan.

b. Jika Tim Pemeriksa menyatakan barang yang diperiksa tidak sesuai

dengan kontrak baik jumlah fisik dan kualitasnya, maka akan dilanjutkan

proses pengembalian barang ke vendor.

9. Sesudah material diterimakan didalam persediaan, material akan diletakkan di

rak Gudang sesuai dengan pola penataan yang diatur di dalam SK Dir 687

tahun 2010 tentang Tata Kelola Pergudangan di Lingkungan PT. PLN

(Persero).

25

DAFTAR PUSTAKA

- Keputusan Direksi Nomor 687.K/DIR/2010 tentang Sistem Tata Kelola

Pergudangan Di Lingkungan PT PLN (Persero), PT. PLN (Persero), Jakarta

- Keputusan Direksi Nomor 717.K/DIR/2010 tentang Kebijakan Persediaan

Material Di Lingkungan PT PLN (Persero), PT. PLN (Persero), Jakarta

- Keputusan Direksi Nomor 620.K/DIR/2013 tentang Pedoman Pengadaan

Barang/Jasa PT PLN (Persero), PT. PLN (Persero), Jakarta

- Materi Inhouse Training ERP, PT PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel,

Palembang.

- Handout Supply Chain Management, PT Pembangkitan Jawa Bali, Paiton

26

BIOGRAFI NARASUMBER

(SRI KAWURYAN)

Wanita kelahiran Sukoharjo, 25 Agustus 1982 ini

mengawali karirnya pada tahun 2007 di PLN

(Persero) KITSBS Sektor Pembangkitan Bukit

Asam. Alumni Teknik Mesin Universitas Sebelas

Maret ini awalnya ditugaskan pada bagian

Pemeliharaan Boiler Sektor Pembangkitan Bukit

Asam. Pada tahun 2008 beliau mulai dirotasi ke

bagian Pemeliharaan Mill. Tahun berikutnya beliau

dipercaya mutasi ke bagian Enjiniring untuk

mengangani Kinerja Sektor Pembangkitan Bukit

Asam. Pada tahun 2010, beliau dimutasi ke bagian

Inventory Control dan sempat singgah kembali mengelola Kinerja pada tahun

2011.

Mulai menekuni Logistik pada tahun 2011 di Sektor Pembangkitan

Bukit Asam, beliau diberi kepercayaan sebagai Supervisor Logistik pada Sektor

Pembangkitan Bukittinggi pada tahun 2014 hingga sekarang. Pindah ke ranah

minang, merupakan tantangan baru bagi pecinta mie ayam ini. Terbiasa

menangani Sektor Thermal, mengelola Logistik pada Sektor Koordinatif Hydro

bukanlah hal yang mudah. Butuh rencana kerja dan program nyata untuk

mengejar target kinerja yang ditetapkan oleh KITSBS. Dengan program

Inventory Level Championship nya, penyuka musik rock alternative yang satu ini

dapat menurunkan nilai persediaan material yang ada pada Sektor Pembangkitan

Bukittinggi, sehingga target kinerja Inventory Turn Over (ITO) tercapai lebih

dari 300% pada tahun 2016.

Beliau percaya ilmu itu akan terus berkembang jika dibagikan kepada

generasi selanjutnya. Ia berharap, wawasan dan pengetahuan tentang

“Pengenalan Material Management” dalam Knowledge Capturing ini dapat

menjadi pedoman dalam menjalankan proses bisnis Material Management di

lingkungan PLN KITSBS. Dan semoga kedepannya sharing ilmu dapat terus

ditumbuh kembangkan dalam budaya perusahaan PT PLN ( Persero )

Pembangkitan Sumatera Bagian Selatan.

27

BIOGRAFI PENULIS

(RIZKI TIANTOLU)

Lahir di Palembang, 7 Juni 1990, saat ini

bertugas pada seksi Logistik pada PT PLN (Persero)

KITSBS Sektor Pembangkitan Bukittinggi. Mengawali

karirnya di PLTA Singkarak sebagai Operator PLTA

Singkarak selama 4 tahun. Pada tahun 2014, ia dipercaya

untuk mempelajari dan mengembangkan ilmunya di bagian

logistik Sektor Pembangkitan Bukittinggi hingga sekarang.

Anak bungsu dari tiga bersaudara ini lulusan dari

SMAN 1 Palembang. Kemudian memilih melanjutkan pendidikannya dengan

mengikuti Rekrutmen D1 PLN pada tahun 2010. Setelah masa kerja, ia pun tetap

bersemangat melanjutkan studinya di Institut Teknologi Padang. Sempat

ditunjuk sebagai Ketua Bidang Futsal Sektor Pembangkitan Bukittinggi selama

hampir 3 tahun adalah bukti futsal adalah hobinya. Pencinta pempek ini juga

sangat tertantang untuk mempelajari suatu hal yang baru. Walaupun menulis

bukan bagian dari hobinya, namun ia berusaha untuk memaparkan apa yang ia

peroleh dari narasumber tentang ilmu “Material Management” dalam Knowledge

Capturing yang diselenggarakan oleh PT PLN (Persero) Pembangkitan Sumatera

Bagian Selatan pada tahun 2017.

Besar harapan bahwa Knowledge Capturing tentang “Pengenalan

Material Management” ini dapat menambah wawasan pihak – pihak yang terlibat

dalam proses bisnis Material Management di KITSBS pada khususnya dan PLN

pada umumnya. Dan smoga juga dapat menjadi pembelajaran yang berkelanjutan

bagi kita bersama demi meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia dan

Kinerja Perusahaan.

“pengenalan - pln-uiksbs.co.id capturing 2017...berdasarkan surat edir. 011 tahun 2007, definisi...

Documents