UNIVERSITAS LAMPUNG

BANDAR LAMPUNG

2009

DISELESAIKAN OLEH :

Nama ( NPM ) :

1. Jojor De’lyma ( 0716051008 )2. Azani Novtria ( 0716051021 )3. Ayu Dhia Pratiwi ( 0716051020 )4. Maretha P.Putri ( 0716051043 )5. Irlani ( 0716051007 )6. M.Bayu Rachmanda ( 0716051043 )

Analisis sebuah Event Orginazer Rain Art Production yang akan

melaksanakan proyek pameran produk “EPSON” di Chandra Departement

Store 18 Febuari 2009 S.D. 26 Febuari 2009.

I. Profil Event Orginazer

“Rain Art Production”

a. Company Profile :

Marketing Event

Event management

Wedding organizing

Design & Production

Advertising

Outsourcing

b. Event Orginazer ini terletak pada :

Jln. Cendana No.12 Rawa Laut, Pahoman Bandar Lampung – 35127

Email : rainartproduction@yahoo.com

Telepon (0721) 269823

c. Tentang Rain Art Production

Rain Art Production adalah sebuah Event Orginazer yang berdiri dibawah naungan

PT.Rain Dinamika yang telah berdiri sejak tanggal 27 Desember 2007 dengan target jasa

adalah integrate marketing communication , dengan kombinasi solid dari tim yang

memiliki skill, kreatifitas dan profesionalisme yang tinggi.

d. Misi :

“menjadi partner bisnis yang terpercaya dalam dunia event orginazer, kebutuhan

konsumen dan kepuasan mitra adalah tujuan kami”

e. Main Power

Director : A.Barden M

Project & event manager : Iqbal Hadi N

Account Manager : Rachmawati

Account Executive : Devi Arisanti

f. Coverage Area

Lampung, Palembang, Bengkulu, Jambi, Serang.

g. Client

PT.H.M Sampoerna, Tbk, PT.Bacrie Telekom ; PT.Indosat Tbk ; PT.F.I.F,

PT.Excelcommindo, Tbk ; PT.Univeler,Tbk ; Sophie Martin ; PT.Gudang Garam, Tbk ;

PT.Telkom, Tbk ; PT.Telkomsel,Tbk ; PT.Epson Indonesia.

h. Partner

OZ radio, RRI Pro 2 FM, BEOLI FM, STAR FM, Radar Lampung, Lampung Post,

Lampung Express, Swara Wajar FM.

i. Experience

Clear top ten UNILA

Launching Sophie Martin

Promo XL

Anniversary telkomsel

Festival Krakatau 2007

ESIA day

Pameran Epson Indonesia

Pepsodent EDCU Sumatera, dll

II. Proyek event pameran “EPSON” di Chandra Departement Store 18

Febuari 2009 s.d 26 Febuari 2009.

a. Team proyek di Chandra

No. Nama Jabatan

1. Iqbal Hadi N Project Officer

2. Andri Wibowo Team Leader

3. De'lyma N Sales Promotion Girl

4. Evi Agustina Sales Promotion Girl

5. Arif Budiman Runner

6. M. Kobe Runner

7. Nando santoso Bendahara

8. Siswanto Supervisor

III. Survei proyek pameran “EPSON” di Chandra

a. Bagaimana pembentukan team proyek “Epson” yang diadakan di Chandra

dept.Store

Untuk membentuk tim Epson tidak sembarangan dan cukup membutuhkan proses yang

panjang, manajer proyek dalam E.O dan akan mengadakan proyek pameran Epson ini

disebut dengan Project Officer (P.O) yang dipegang oleh saudara Iqbal Hadi, langkah

berikutnya adalah, beliau menentukkan tim-tim yang dilihat dari skill atau kemampuan yang

dimiliki setiap anggota dan kemudian dibentuklah “crew” yang akan menentukkan tempat,

segi pembiayaan, kemudian P.O memerintah bawahannya “middle management” untuk

membuat job desk yang akan diberikan kepada tiap-tiap anggota untuk dilaksanakan, seperti

tim produksi dan yang lainnya, selain itu ada juga bagian yang terakhir yaitu “low

management” yang akan membuat system budgeting yang juga akan dikelola oleh bendahara

dan dibantu oleh anggota-anggota lainnya juga, yang pada dasarnya semuanya melakukan

kerja sama yang solid untuk menghasilkan acara yang sukses sehingga klien puas,dan nama

E.O Rain Art Production pun terangkat dan secara tidak langsung hal itu dapat

mempromosikan diri kepada produk lainnya.

Pembagian tugas dalam acara pamera Epson di Chandra :

Project Officer (P.O) organizing, controlling, staffing crew

middle management planning job desk

low management budgeting

b. Bagaimana pengelolaan acara pameran “Epson” di Chandra dept.store

Dalam Rain Art Production, jabatan tiap-tiap anggota bisa dibilang berbeda-beda pada

tiap event , awal mula dari kegiatan ini yaitu Project Officer mendapatkan order dari klien

nya yaitu “Epson” , kemudian Epson melakukan briefing dengan anggota rain art production,

pada kesempatan itu Epson member tahu keinginan-keinginannya kepada P.O, setelah itu

dibuat anggota-anggota, tempat pelaksanaan, hingga ke anggaran acara.

Setelah data-data mentah yang dibuat oleh P.O lengkap, klien melihat hasil data itu, jika

klien menyetujui data dari segi tempat hingga ke budgeting, barulah terjadi kontrak kerja

sama antara E.O rain art production dengan produk “Epson” .Dan setelah dana keluar barulah

P.O serta anggota crew yang lain dapat melaksanakan tugasnya, untuk menentukan sasaran,

jadwal metode dan prosedur dari perencanaan proyek pameran Epson kali ini, selain itu P.O

juga akan melihat lokasi, satu hari sebelum hari- H tim bisa mendesain dan mendekor sesuai

gambar yang diberikan oleh Epson dan pengelolaan yang lainny dapat dilaksanakan dengan

sebaik mungkin.

c. Konflik-konflik (guncangan) yang terjadi sebelum dan selama pameran

berlangsung

Ada banyak hal dan banyak factor yang biasa terjadi dalam setiap kegiatan-kegiatan

yang diadakan oleh individual ataupun E.O, begitu juga dengan tim dari E.O rain art

production ini, konflik-konflik itu dapat dijabarkan menjadi :

Tuntutan dari si klien yang terlalu mendesak dan memojokkan P.O atau anggota

lainnya, hal ini membuat terjadinya konflik antar anggota, ataupun bisa terjadi

antara si klien dan P.O.

Kembali konflik dipicu oleh si klien, karena selalu memberikkan perintah yang

berlebihan dan mendorong anggota tim dan P.O agar masyarakat membeli produk

yang dijual. Sedangkan pangsa pasar sedang tidak focus kepada alat elektronik

misalnya.

Target si klien harus tercapai, tanpa ada alasan apapun, si klien ingin target

tercapai padahal anggota tim sudah berupaya sebaik mungkin.

System budgeting yang biasanya terjadi sebelum acara (briefing) budget yang

diajukan E.O sering tidak klop dengan manajer produk.

Konflik yang sering terjadi antar personal, misalnya yang sering dialami oleh tim

produksi dengan P.O, konflik biasanya terjadi dari masalah-masalah kecil seperti

dating tidak tepat waktu, masalah pembagian uang. Karena jika terjadi sesuatu

yang dibuat oleh produksi, hal-hal ini dapat sangat menghambat terlaksananya

suatu acara.

Dan yang terakhir, konflik biasanya berasal dari individual itu sendiri, misalnya

seperti sifat bawaan, watak yang keras, ego masing-masing, ataupun tidak bias

menempatkkan diri.

Mengelola konflik-konflik ini yaitu dengan mengacu pada :

1. Menengahi konflik, mencari jalan keluar atas masalah yang ada secara bersama.

2. Memutuskan solusi konflik.

3. Menerima konflik dengan pikiran yang terbuka

4. Menghapus konflik agar dapat bekerja dengan pencapaian tujuan bersama.

d. Dasar – dasar tim untuk melaksanakan proyek pameran “Epson” di Chandra

dept.store (Norma)

Target penjualan produk yang apabila tim dapat mencapai target yang kemudian

akan memberikan kepuasan kepada si klien yang sesuai dengan kebutuhan dan

keinginan mereka.

Suksesnya event EPSON” di Chandra Departement Store 18 Febuari 2009 S.D.

26 Febuari 2009.

Promosi, selain menjual produk,tim juga bertugas untuk melakukan

pemberitahuan produk ( Product knowledge ) yang diberikan oleh tim terutama

tugasnya SPG ( Sales Promotion Girl ) untuk memberitahukan jabaran tentang

produk-produk Epson, agar si klien dapat puas sehingga nama baik E.O pun

terjaga.

Mencapai tujuan si klien dan E.O secara efektif dan efisien.

Inti dari semua itu adalah untuk menjaga nama baik E.O demi bertambahnya

klien-klien Epson dan terjalinnya hubungan baik.

e. Penghargaan individu (tindakan)

Penghargaan individu dalam system event orginazer biasanya yang paling utama

adalah penghargaan melalui system materi, atau kata lainnya insentif (bonus) yaitu

tambahan sejumlah uang yang diberikan atas jerih payah yang telah dilakukan masing-

masing anggota, misalnya dalam hal pencampaian targeting yang ditetapkan si klien,

penghargaan lainnya bisa juga dalam hal naik jabatan, ataupun peletakan level yang

ditentukan oleh P.O sehingga ada rasa puas atau semangat dari si anggota dan ia ingin

meningkatkan kinerja nya agar dapat hasil lebih dari apa yang telah ia dapatkan.

Penghargaan terakhir yaitu sebuah pujian yang diberikan P.O kepada anak buahnya.

Suatu hal kecil tapicukup berpengaruh besar untuk si individual yang bekerja lebih giat

daripada yang lain.

Ada suatu prinsip yang dipegang teguh dalam system pembuatan pameran Epson,

ataupun pameran lainnya yang diberikan oleh atasan kepada bawahan, yaitu jika salah

satu anggota sudah melakukan kesalahan yang sangat fatal untuk pertama kali,biasanya

hanya sekedar peringatan yang diberikan oleh P.O kepada anggotanya yang melakukan

kesalahan itu, setelah diberi teguran tapi si anggota masih terus melakukan kesalahan

untuk yang keberapa kalinya lalu ada system “break” yaitu system peristirahatan (tanpa

bekerja) untuk sementara waktu, sehingga tidak ada system penggajian juga kepada orang

yang melakukan kesalahan tadi, karena inti dari system kerja event orginazer adalah

nama baik, jika seseorang melakukan kesalahan fatal berulang-ulang, imbasnya bukan

hanya di orang itu saja, tapi nama baik E.O nya dipertaruhkan, untuk itu diberlakukan

sangsi tegas kepada anggota-anggotanya yang melakukan kesalahan.

f.Bagaimana proses penciptaan misi

Secara sistematis dapat digambarkan sebagai berikut :

Penentuan target (antara klien dan P.O) Target image branding

( merek dikenal masyarakat)

Product knowledge

(pengetahuan tentang produk kepada masyarakat)

Satisfaction

(kepuasan antara klien dan E.O)

Penjelasan gambar,

Penciptaan misi diawali dengan briefing, disitu akan ditentukan target penjualan produk printer

epson yang ingin dicapai antara si klien dan P.O, setelah itu pameran Epson diadakan, anggota

yang bekerja memasarkan produk sambil menjualnya, kemudian pemberitahuan tentang produk

yang dilaksanakan dengan pemberian brosur (flyering)kepada masyarakat luas, selain untuk

menjual, hal ini juga bertujuan untuk pengenalan atau agar bertahannya merek Epson di benak

masyarakat, yang terakhir yaitu adanya kepuasan antara si klien dan E.O misalnya E.O berhasil

mencapai target dalam penjualan, hal ini tentu saja akan membuat klien yaitu Epson puas,dan

E.O rain art production juga tentu akan memiliki rasa puas itu.

g. Pengambilan keputusan tim

Dalam pameran kali ini, sedikit lebih ringkas dalam pengambilan berbagai

keputusan, tentu saja demi tujuan bersama, yang pertama yaitu semua anggota event

orginazer rain art production melakukan briefing pertama, setelah briefing dengan klien,

dalam briefing ini ditentukanlah P.O dalam pameran, tim produksi, runner dan lainnya,

tentu saja semuanya atas persetujuan bersama.

h. Hasil akhir

Setelah semua dilakukan berdasarkan atas acuan untuk membangin tim kinerja tinggi, hasil

akhir yang dicapai adalah pencapaian target berjumlah 66 printer dengan jenis yang berbeda-

beda, sedangkan target yang ditentukan klien adalah 50 printer dalam jangka waktu 9hari,

pencapaian ini mendapat penghargaan dari si klien, dan tiap-tiap anggota pun mendapat rasa

puas dalam proyek kali ini.