ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK

SMP N 2 PAKEM

TUGAS AKHIR

disusun oleh

Octera Sumahadi Yudha 08.02.7165

Maulana Fadhly 08.02.7172

Befi Nanda Raditya 08.02.7176

Febri Fajar Nur Prasetyo 08.02.7201

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2011

ANALYSIS AND DESIGN OF ACADEMIC INFORMATION SYSTEM SMP N 2

PAKEM

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK SMP N 2

PAKEM

Octera Sumahadi Yudha

Maulana Fadhly

Befi Nanda Raditya

Febri Fajar Nur Prasetyo

Jurusan Manajemen Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

An important thing of the information exploring for schools is a system of

information. How to understand about the information is depend on the ways to

explain it. There is a school that still using manual system. For example, is SMP

2 Pakem. Because of that reason SMP N 2 Pakem has been choosed. Use

manual system for explanation information make the information run slowly to the

listener/reader. The other weakness in the information explanation that still use

manual system make the final decision is not relevant.

So, the replacing toward the old system to new system will be tried in this

school. Using Visual Basic 6.0 program giving maximal information as quickly

and possible. Benefit of this system make the easier access so the result is that

the information running quick to the user. It can be impacted to make decision,

handling also the builder of the data is not too hard.

The result of the observation is how to make effective and efficient

academic’s data. It purposed that the easier system can be used by user at SMP

N 2 Pakem Yogyakarta.

The Keywords: to helping the students searching the quick information need

some factors. Such us, Information, Academic, System and handling the

decision.

1. Pendahuluan

1.1. Latar Belakang Masalah

Perkembangan teknologi dan informasi di era globalisasi semakin pesat

seiring dengan perkembangan zaman dan lajunya kebutuhan. Terlebih lagi pada

sistem pengolahan data yang diperlukan sebuah organisasi juga memberi

kebutuhan dan pengolahan fungsi-fungsi manajemen serta mengambil

keputusan. Kebutuhan akan informasi menjadi hal terpenting dalam era

perkembangan zaman. Kondisi seperti ini menuntut sebuah perkembangan

teknologi informasi untuk semakin canggih dan menghasilkan sebuah informasi

yang akurat, unggul, dan efisien.

Sistem informasi sangatlah penting digunakan dalam lingkungan instansi,

organisasi, perusahaan, atau dalam dunia pendidikan. Lembaga pendidikan akan

melayani segala aktifitas yang berhubungan langsung dengan lembaga tersebut.

Diantaranya pelayanan pada bagian akademik, peminjaman dan pengembalian

buku diperpustakaan, dan penerimaan siswa baru. Disinilah peranan teknologi

komputer yang didukung pemanfaatan efektifitas dan efisiensi sangat

dibutuhkan.

Pada instansi pendidikan khususnya dalam menghadapi tuntutan

perkembangan zaman tidak lepas dari berbagai persoalan yang ada, namun

diharapkan mampu memanfaatkan teknologi sebagai solusi dalam pemecahan

permasalahan dan hambatan dengan menggunakan suatu sistem pengolahan

data untuk memperoleh informasi dan hasil yang diharapkan.Oleh karena itu,

sangat penting diperlukan suatu pengolahan data siswa di lingkungan pendidikan

SMP N 2 Pakem Sleman Yogyakarta. Karena informasi dan instansi ini tidak

hanya diperlukan dalam lingkup internal tetapi juga dalam lingkup eksternal,

misalnya departemen pendidikan. Dengan adanya sistem informasi akademik ini

diharapkan dapat mempermudah dan mempercepat proses pengolahan data

secara tepat dan akurat. Oleh karena itu sistem yang sudah ada akan

dikembangkan dengan sistem informasi yang terkomputerisasi.

Hal inilah yang mendorong dilakukannya pembenahan yang dapat

membantu dalam pelaksanaan kerja dalam pengolahan dan pengambilan

keputusan secara cepat. Atas dasar pemikiran tadi, dalam penulisan Tugas Akhir

ini penulis menjadikan pengolahan data menggunakan komputer bagi sekolah

sebagai hal yang menarik untuk dikaji secara ilmiah. Untuk itu Tugas Akhir ini

mengambil judul “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akademik SMP N

2 Pakem” dengan komputerisasi pengolahan data ini diharapkan dapat

memperlancar kegiatan sekolah yang ada sebelumnya.

Dipilihnya SMP N 2 Pakem dikarenakan sistem informasi data siswa yang

ada di sekolah tersebut masih menggunakan sistem manual, sehingga sering

terjadi kesalahan penyampaian informasi yang kurang cepat, tepat, akurat dan

relevan dalam mengambil keputusan. Penulis berusaha secara maksimal untuk

mengembangkan sistem yang sudah ada menjadi lebih baik, lebih efektif dan

lebih efisien dalam menghasilkan suatu informasi yang dibutuhkan oleh pihak-

pihak yang bersangkutan.

Berdasarkan penelitian dan wawancara pada lembaga pendidikan SMP N 2

Pakem, Yogyakarta. Dalam sistem pengolahan data siswa masih menggunakan

cara sederhana maupun manual, dalam hal ini permasalahan yang sering terjadi

diantaranya:

1) Waktu yang dibutuhkan menyusun arsip cukup lama

2) Arsip sering hilang, dikarenakan malas atau lupa mengembalikan pada

tempatnya

3) Bertambahnya arsip akan semakin memenuhi tempat arsip disimpan atau

dengan kata lain boros tempat

4) Pengolahan data siswa akan lambat

5) Tata kerja atau penyusun kearsipan tidak mengikuti teknologi yang

berkembang

Oleh karena itu penulis akan mencoba untuk mengganti sistem yang lama

dengan sistem baru dalam hal ini penulis akan menggunakan program Visual

basic 6.0, dengan menggunakan sistem yang baru ini diharapkan dapat

membuat sistem informasi yang dihasilkan lebih maksimal, lebih cepat, dan

akurat. Pencarian yang relatif lebih mudah akan membuat laporan yang dibuat

akan lebih cepat pula terselesaikan, sehingga akan berpengaruh pada

pengambilan keputusan, pengendalian, serta pengolahan data siswa yang ada

disekolah tidak begitu rumit.

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan masalah diatas perumusan masalah yang diteliti adalah

bagaimana membuat sistem pengolahan data siswa menjadi lebih efektif dan

efisien dan agar sistem tersebut dapat digunakan dengan mudah oleh user

(pengguna), di SMP N 2 Pakem Yogyakarta.

1.3. Batasan Masalah

Mengingat adanya masalah di lembaga pendidikan pada umumnya, maka

penulis membatasi tentang analisis dan perancangan sistem informasi

pengolahan data siswa di sekolah SMP N 2 Pakem Yogyakarta sebagai berikut:

1) Pengolahan data siswa

2) Pengolahan data nilai siswa

3) Pengolahan data guru

4) Pengolahan data mata pelajaran

5) Laporan nilai aktif

6) Laporan data siswa

7) Laporan data guru

1.4. Maksud dan Tujuan

A. Bagi Mahasiswa:

1) Untuk mengembangkan disiplin ilmu sesuai dengan bidang yang diteliti,

sehingga penulis sebagai mahasiswa disamping menguasai teori juga

mempunyai bekal pengetahuan praktis dalam instansi pendidikan.

2) Mempelajari dan mengevaluasi sistem informasi akademik yang ada dan

berjalan sampai saat ini baik pada pengolahan data maupun pembuatan

laporan yang ada.

3) Menyusun suatu tahap pengembangan sistem dan penerapannya menjadi

sistem baru yang terkomputerisasi.

4) Agar penulis sebagai mahasiswa mampu membuat dan menyusun suatu

aplikasi pemrograman yang berkaitan dengan akedemik.

5) Sebagai salah satu persyaratan kelulusan program D3 MANAJEMEN

INFORMATIKA di STMIK AMIKOM YOGYAKARTA.

B. Bagi SMP N 2 Pakem Yogyakarta:

1) Dapat memberikan masukan terhadap operasional sistem akademik.

2) Mengembangkan sistem yang sudah ada menjadi lebih baik

3) Sebagai bahan pertimbangan dalam meningkatkan kinerja untuk mencapai

tujuan dan hasil yang optimal

4) Sumbangan saran untuk proses sistem informasi akademik dan implementasi

teknologi komputer

2. Landasan Teori

2.1. Konsep dasar sistem

2.1.1. Pengertian sistem

Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan sesuatu kegiatan atau

menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.

Suatu sistem mempunyai maksud tertentu. Ada yang menyebutkan maksud

dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang

menyebutkan untuk mencapai suatu sasaran (objectives). Goal biasanya

dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang

lingkup yang lebih sempit. Jadi tergantung dari ruang lingkup dari mana

memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives)

digunakan bergantian dan tidak dibedakan.

2.1.2. Karakteristik sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat antara lain:

1) Komponen-komponen sistem (components)

2) Batas sistem (boundary)

3) Lingkungan luar (environments)

4) Penghubung sistem (interface)

5) Masukan sistem (input)

6) Keluaran (output)

7) Sasaran sistem (objectives)

2.2. Konsep dasar informasi

2.2.1. Pengertian informasi

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti

bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau

saat mendatang. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan deskripsi

tentang benda, kejadian, aktivitas dan transaksi, yang tidak mempunyai makna

atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai. Data sering kali

disebut sebagai bahan mentah informasi. Melalui suatu proses transformasi, data

dibuat menjadi bermakna.

2.2.2. Kualitas informasi

Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal

yaitu informasi harus akurat, tepat waktu, dan relevan.

1) Akurat

2) Tepat Waktu

3) Relevan

2.2.3. Nilai informasi

Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal yaitu

manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila

manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.

Pengukuran nilai informasi biasanya dengan analisis cost effectiveness dan cost

benefit.

2.3. Konsep dasar sistem informasi

2.3.1. Pengertian Sistem Informasi

Menurut Robert A. Leicth dan K. Roscoc Dacis, Sistem informasi adalah

suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan

pengolahan transaksi harian, mendukung operasi bersifat manajerial dan

kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu

dengan laporan-laporan yang diperlukan.

2.3.2. Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen sebagai berikut:

1) Input

2) Model

3) Output

4) Database

5) Teknologi

6) Kontrol

2.4. Konsep Dasar Sistem Informasi Data Siswa

2.4.1. Definisi Data dan Pengolahan Data Siswa Secara Umum

Data merupakan deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas dan transaksi,

yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada

pemakai. Data sering kali disebut sebagai bahan mentah informasi. Melalui suatu

proses transformasi, data dibuat menjadi bermakna. Data dapat berupa nilai

yang terformat, teks, citra, audio, dan video.

Dari pengertian diatas maka pengolahan data siswa dapat diartikan sebagai

segala macam proses operasi yang menyangkut data civitas siswa dari proses

manipulasi data, pemasukkan data, penyimpanan data, serta pengaksesan data

menjadi informasi yang berguna dan komunikatif. Pengolahan data biasanya

memiliki tahap-tahap yang harus dilakukan agar informasi yang dihasilkan lebih

berguna.

2.5. Konsep Dasar Basis Data

2.5.1. Pengertian Basis Data

Dalam penulisan ini akan dibahas suatu sistem akademik yang berbasis

data, maka sangat diperlukan untuk mengetahui jelas arti dan batasan basis data

tersebut. Hal ini dikarenakan keberhasilan sistem informasi sangat dipengaruhi

oleh sistem basis data yang merupakan salah satu elemen penyusunnya.

Database merupakan kumpulan atau susunan dari data-data yang disusun oleh

suatu perusahaan atau organisasi dengan menggunakan komputer sehingga

mampu menyediakan informasi yang optimal dan diperlukan atau bermanfaat

bagi pemakainya.

Sedangkan sistem basis data adalah suatu sistem yang menyusun dan

mengelola record-record menggunakan komputer untuk menyimpan serta

memelihara data operasional lengkap pada sebuah organisasi atau perusahaan

sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai

untuk proses pengambilan keputusan.

2.5.2. Normalisasi

Normalisasi merupakan peralatan yang digunakan untuk melakukan proses

pengelompokan data dan tabel-tabel yang menunjukkan entitas dan relasinya.

Normalisasi dalam perancangan database diperlukan untuk mempermudah

perancangan database. Tujuan normalisasi adalah untuk menghindari:

Kerancuan data masing-masing file yang berupa kerangkapan data yang

sama (Redudancy).

Data yang tidak konsisten (Inconsistency).

Data yang tidak efisien (Ineficiency)

Dalam proses normalisasi, syarat sebuah tabel harus dipecah berdasarkan

adanya kesulitan kondisi pengorganisasian data seperti merubah, menyisipkan,

menghapus serta pembacaan dari tabel.

Setiap field harus terdapat satu kunci dari file berupa satu filed atau satu set

field yang mewakili record. Atribut kunci yang penting ada dua yaitu:

o Primary key (kunci primer)

Primary key adalah suatu atribut atau satu set minimal atribut yang tidak

hanya memiliki fungsi secara unik suatu kejadian spesifikasi tapi juga dapat

suatu entity.

o Foreign key (kunci tamu)

Foreign key adalah suatu atribut yang melengkapi suatu hubungan yang

menunjukan ke induknya.

2.5.3. Istilah Dalam Basis Data

1) Entity

Entity adalah konsep informasi yang direkam, meliputi orang, kejadian,dan

tempat. Misalnya dalam administrasi mahasiswa, entitynya adalah

mahasiswa, nilai ujian, dan sebagainya.

2) Atribut atau Field

Atribut atau field adalah sesuatu yang mewakili entity. Misalnya untuk

mahasiswa, atributnya adalah nomor mahasiswa, nama, alamat, tempat

tanggal lahir dan sebagainya.

3) Data Value (Nilai atau Isi Data)

Data value atau isi data adalah informasi yang tersimpan dalam setiap

atribut. Misalnya data value dari mahasiswa adalah agung.

4) Record atau tuple

Record adalah kumpulan atribut yang saling berkaitan satu dengan yang

lainnya dan menginformasikan suatu entity secara lengkap. Misal satu record

mahasiswa berisi: nama, alamat, tempat tanggal lahir, status dari seseorang

mahasiswa.

5) File

File adalah sekumpulan record yang mempunyai panjang atribut sama tetapi

berbeda data valuenya.

6) Database atau Basis Data

Database adalah kumpulan satu file dengan file lainnya yang membentuk

suatu informasi sistem secara keseluruhan. Misalnya database universitas.

Dalam database universitas terdapat file dosen, file mahasiswa dan

sebagainya.

7) Database Management System (DBMS)

Database management system adalah kumpulan file yang saling berkaitan

bersama dengan program pengelolaanya.

2.5.4. Kunci pada Database Management System (DBMS)

1) Candidate Key (Kunci Kandidat)

2) Primary Key (Kunci Primer)

3) Alternatif Key (Kunci Alternatif)

4) Foreign Key (Kunci Utama)

Suatu basis data yang baik memiliki beberapa kekangan yang harus

diperhatikan pada pembuatan file databasenya antara lain sebagai berikut:

1. Redudansi dan Inkonsistensi Data

2. Security Data

3. Data Integrity

4. Data Access

5. Data Independence

2.5.5. Structured Query Language

2.5.5.1. Structured Query Language

1) Pengantar SQL

Dalam pemrograman database, salah satu bahasa yang harus dikuasai

adalah Structured Query Language (SQL). SQL adalah bahasa komputer

standar yang ditetapkan oleh ANSI (American National Standard Institute)

untuk mengakses dan memanipulasi sistem database SQL bisa bekerja

dengan baik pada program-program database seperti MS Acces, DB2,

Infomix, MS SQL Server, Oracle, Sybase dan database lainnya.

2) Kelompok pernyataan SQL

Secara umum SQL terdiri dari dua bahasa, yaitu Data Definition Languange

(DDL) dan Data Manipulation Languange (DML). Implementasi DDL dan DML

berbeda untuk tiap sistem nanajemen basis data (SMBD). Namun secara

umum implementasi tiap bahasa ini memiliki bentuk standar yang ditetapkan

ANSI.

1. DDL (Data Definition Language)

Merupakan kelompok perintah yang berisi untuk mendefinisikan atribut-

atribut basis data, tabel, atribut (kolom), batasan-batasan terhadap suatu

atribut serta hubungan antar tabel.

Yang termasuk dalam kelompok DDL adalah:

CREATE : Menciptakan tabel, indeks atau pandangan.

ALTER : Mengubah struktur tabel.

DROP : Menghapus tabel, indeks atau pandangan.

2. DML (Data Manipulation Language)

Adalah kelompok perintah yang berfungsi untuk memanipulasi data.

Dalam basis data perintah yang masuk kategori DML adalah:

SELECT : Memilih data.

INSERT : Menambah data.

DELETE : Menghapus data.

UPDATE : Mengubah data.

2.5.5.2. SQL Server 2000

1) Pengenalan SQL Server 2000

Ms-SQL Server 2000 adalah perangkat lunak Relational Database

Management System (RDBMS) yang handal. Perangakat lunak ini didesain

untuk mendukung proses transaksi yang besar (seperti order entry yang

online, inventory, akuntansi atau manufaktur). Ms-SQL Server 2000 dapat

dijalankan pada NT4.0 Server atau Microsoft 2000 Server dan dapat juga

diinstal pada personal desktop di Windows 2000 Profesional, Windows 98,

Windows Milenium. Ms-SQL Server terdiri atas tujuh edisi yang berbeda-

beda dan pada CD yang berbeda-beda, yaitu Standard Edition, Enterprise

Edition, Personal Edition, Developer Edition, Windows Edition, Evaluation

Edition dan Microsoft Desktop Engine (MDE) Ms SQL 2000 memiliki fasilitas

tambahan yang membuatnya mempunyai kemampuan penuh dalam E-

Commerce. Fasilitas-fasilitas yang ada dalam Ms-SQL Server

Fasilitas Ms-SQL Server tersebut adalah sebagai berikut:

1. Web Assistant Wizard

2. SQL Server Provider

3. SQL Server Manager

4. SQL Server Analyzer

2.6. Sistem Perangkat Lunak

2.6.1. Mengenal Visual Basic 6.0

Microsoft visual basc 6.0 merupakan bahasa pemrograman yang popular

dan mudah dipelajari. Anda dapat membuat laporan dengan aplikasi GUI

(Graphical User Interface) atau program yang pemakai memungkinkan komputer

berkomunikasi dengan komputer tersebut dengan menggunakan modus gambar

atau grafik.

Microsoft Visual Basic 6.0 menyediakan fasilitas yang memungkinkan untuk

menyusun sebuah program dengan memasang obyek-obyek grafis dalam

sebuah form. Microsoft Visual Basic 6.0 berawal dari bahasa pemrograman basic

yang hampir semua programer dapat menguasainya.

2.6.2. Komponen-komponen Visual Basic

Visual basic IDE (Interface Development Environtment) adalah tampilan

antar muka program dengan pengguna yang berisi GUI (Graphical User

Interface) yang menghasilkan banyak kemudahan bagi para programmer untuk

menghasilkan aplikasi.

2.6.3. Kelebihan-kelebihan dalam Visual Basic 6.0

Beberapa kelebihan visual basic 6.0 dibandingkan dengan versi sebelumnya

adalah:

1) Visual basic disertai dengan berbagai sarana untuk membuat aplikasi

database, sarana database visual basic, yang menjadikannya lingkungan

terbaik untuk mengembangkan aplikasi client/server.

2) Memilih autolist.

3) Proses compiler cepat.

4) Memiliki komponen visual basic dan non visual.

2.6.4. Sistem Pendukung

Komponen yang akan digunakan untuk menjalankan program harus

memenuhi syarat minimum perangkat keras yang digunakan. Persyaratan

komputer untuk instal Microsoft Visual Basic 6.0 adalah:

1) CPU pentium 4 GHz.

2) Memori RAM 16 Mb.

3) Hardisk space 80 gigabyte.

4) Graphic card, VGA card dengan resolusi 640 x 400 pixel.

5) CD-ROM drive 2x.

6) Sistem Operasi Windows XP Profesional SP 2.

3. Gambaran Umum

SMP N 2 Pakem didirikan pada tahun 1964. Berdirinya SMP N 2 Pakem

didorong oleh keinginan dan semangat masyarakat Hargobinangun yang

mendambakan kemajuan Pendidikan di wilayah Hargobinangun dan sekitarnya,

sebagai rasa ikut bertanggung jawab terhadap usaha mencerdaskan kehidupan

bangsa.

Hal ini terlihat jelas dari kerja sama yang baik serta perjuangan yang tidak

mengenal lelah dari para pendiri, anggota masyarakat serta siswa dan para guru.

Contoh yang mengharukan adalah ketika mereka bersama sama bergotong

royong mengambil batu di Kali Kuning yang jauhnya kira kira 300 meter dari

lokasi sekolah dengan berjalan kaki. Batu kali itulah yang menjadi modal awal

pembangunan gedung sekolah (untuk fondasi dan dinding) yang sampai

sekarang masih berdiri dengan gagahnya (lihat foto dibawah). Pemerintah

kelurahan Hargobinangun juga sangat mendukung dengan merelakan sebagian

tanah kas desa ( Pelungguh Lurah, Bapak Harjo Martoyo almh. ) untuk berdirinya

bangunan gedung sekolah. Selain yang berbentuk fisik, mereka juga bekerja

sama dengan gigih dalam usaha meningkatkan Status Sekolah sehingga sejak

tahun 1970 sekolah ini sudah berstatus Negeri. Sebelum memiliki gedung sendiri

para siswa belajar di Rumah Bapak Lurah desa (Bp.Harjo Martoyo alm.), di

Balai serbaguna kel. Hargobinangun dan di SD Purworejo 1. Bahkan

menjelang ujian akhir klas 3 para siswa belajar dengan cara di asrama dibawah

bimbingan bp/ibu guru, dan orang tua siswa beserta masyarakat membantu

dengan cara menyediakan kebutuhan makan dan minum. Masih banyak lagi

upaya upaya yang dilakukan namun tidak dapat di paparkan semuanya disini.

4. Pembahasan

4.1. Analisis sistem

Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh

kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi

dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan dan kebutuhan

sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Tahap ini merupakan tahap yang

sangat penting dan kritis karena jika terjadi kesalahan pada tahap ini akan

menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya.

4.1.1. Identifikasi masalah

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis, yang menjadi

masalah adalah belum tersedianya Sistem Informasi secara khusus yang

mengolah data akademik yang ada di SMP N 2 Pakem Yogyakarta. Masalah-

masalah yang timbul dari SMP N 2 Pakem dalam pengolahan data yang masih

menggunakan sistem manual diantaranya:

Proses pengolahan dan pencarian informasi memakan waktu yang lama.

Informasi tidak tertata dengan baik

Sering terjadi kehilangan data

Selain itu instansi juga membutuhkan sistem ini sekaligus untuk membuat

laporan data akademik mengingat sistem yang lama masih manual sehingga

tidak memungkinkan mencetak data pegawai.

4.1.2. Analisis PIECES

Dalam proses analisis sistem dipakai kerangka kerja PIECES (Performance,

Information, Ekonomy, Control, Efficiency, Service) untuk mengidentifikasi dan

mengklasifikasikan masalah yang ada.

4.1.3. Analisis Kelayakan Sistem

Analisis kelayakan merupakan sebuah studi yang mempertimbangkan

terhadap kebutuhan-kebutuhan dalam pembangunan sebuah sistem sehingga

dapat ditentukan layak/tidaknya sistem tersebut.

4.2. Sistem yang Diusulkan

4.2.1. Flowchart Sistem yang Diusulkan

Flowchart sering diterjemahkan bagan alir atau diagram alir sehingga

flowchart dapat diartikan juga sebagai penggambaran pemetaan sebuah objek

arus pekerjaan yang terjadi dalam sebuah aktifitas.

4.2.1. Data flow diagram yang diusulkan

Data flow diagram juga salah satu alat untuk menggambarkan suatu sistem

dari aspek arus data yang terjadi dan alat ini sangat membantu didalam

komunikasi bagi sistem dan untuk memahami sistem secara logis.

5. Penutup

5.1. Kesimpulan

Berdasarkan hasil kegiatan analisis sistem pengolahan data siswa pada

SMP N 2 Pakem dapat diketahui bahwa sampai saat ini masih dilakukan secara

manual. Maka sistem yang berjalan mempunyai kekurangan antara lain:

1) Sistem pengolahan data siswa yang diterapkan oleh SMP N 2 Pakem masih

dilakukan secara manual, sehingga sistem tersebut mempunyai banyak

kelemahan diantaranya kurang efektif dan efisien terhadap waktu dan biaya.

2) Pengambilan data secara manual juga diharuskan membuat laporan baru

dikarenakan data atau arsip lama terkadang hilang.

3) Kesulitan dalam penulisan laporan, karena pendataan disimpan secara

manual dalam lembar-lembar buku berbentuk arsip, dalam pembuatan

laporan juga lama, karena harus mencari dan mengumpulkan data-data yang

akan dilaporkan.

Pada sistem pengolahan data siswa yang ada pada SMP N 2 Pakem

Yogyakarta selain mempunyai kelemahan juga mempunyai kelebihan yaitu:

“ Sistem dapat lebih menyesuaikan jika terjadi perubahan data secara mendadak

“

Salah satu upaya untuk mengatasi hal tersebut di atas adalah dengan

memanfaatkan teknologi informasi yang sedang berkembang saat ini yaitu

dengan membuat software aplikasi pengolahan data siswa. Kelebihan dari sistem

ini adalah:

1) Dengan adanya sistem baru yang diusulkan, pelayanan terhadap siswa dapat

ditingkatkan baik dari segi kualitas maupun kuantitas yang diharapkan akan

berdampak pada kenaikan jumlah pendaftar.

2) Kemampuan komputer mengolah data secara cepat dan tepat meningkatkan

efektifitas waktu.

Selain mempunyai kelebihan sistem ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

INFORMASI AKADEMIK juga mempunyai kelemahan diantaranya adalah:

“Tidak dapat secara cepat untuk menyesuaikan situasi jika terjadi

perubahan,”

5.2. Saran

Adapun saran yang dapat diberikan penulis adalah sebagai berikut:

1. Dengan mempertimbangkan pengolahan data siswa pada SMP yang

masih manual, maka sudah saatnya menggunakan sistem baru yang

terkomputerisasi dan efisien.

2. Dalam penerapan baru ini hal yang perlu diperhatikan adalah adanya

perawatan hardware dan software yang baik dan benar.

3. Untuk kelancaran proses pengolahan data diperlukan pelatihan personil

yang akan terlibat dalam sistem baru tersebut.

4. Kecepatan informasi sangat berpengaruh pada tingkat kerja pegawai

maupun rencana-rencana yang ada. Oleh karena itu, untuk menghadapi

hal-hal tersebut penulis member saran pada pihak SMP N 2 Pakem

Yogyakarta agar memperbaiki sistem pengolahan data siswa yang masih

belum optimal, menjadi sistem komputerisasi yang lebih optimal.

5. Penulis menyadari bahwa program yang dibuat belum sempurna apabila

sistem yang diusulkan belum bisa memenuhi kebutuhan maka hendaknya

instansi bisa mengembangkan.

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif, 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk

Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta:

Penerbit ANDI

Arief, M. Rudyanto, 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-

SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Penerbit ANDI

Kurniadi, Adi, 2000. Pemrograman Microsoft Visual Basic 6. Jakarta: PT Elex

Media Komputindo

Kusrini, 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta:

Penerbit ANDI