ANALISA JABATAN DALAM PROSES REKRUTMEN PEGAWAI NEGERI SIPIL

Analisa

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memenuhi Tugas Mata KuliahMANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA ( MSDM )Dosen :

OlehEVI SILVIA AGUSTIN31 13 019

JURUSAN ADMINISTRASI BISNISUNIVERSITAS PESANTREN TINGGI DARUL ULUMJOMBANG2015

KATA PENGANTAR

Puji syukur penyusun panjatkan kehadirat Allah swt atas limpahan rahmat dan karunia-Nya, sehingga penyusun dapat menyelesaikan Makalah tentang ANALISA JABATAN DALAM PROSES REKRUTMEN PEGAWAI NEGERI SIPIL ini dengan lancar. Penyusunan makalah ini bertujuan untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia.Makalah ini disusun dari hasil penyusunan data-data sekunder yang penyusun peroleh dari sumber informasi yang berkaitan dengan ANALISA JABATAN DALAM PROSES REKRUTMEN PEGAWAI NEGERI SIPIL. Tak lupa penyusun ucapkan terima kasih kepada dosen pengajar mata kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia atas bimbingan dan arahan dalam penyusunan makalah ini. Juga kepada rekan-rekan mahasiswa yang telah mendukung sehingga dapat diselesaikannya makalah ini.Penyusun harap, dengan membaca laporan ini dapat memberi manfaat bagi kita semua. Memang makalah ini masih jauh dari sempurna, maka penyusun mengharapkan kritik dan saran dari pembaca demi perbaikan menuju arah yang lebih baik.Jombang, 18 Juni 2015 Penyusun

DAFTAR ISI

Halaman Judul .iKata Pengantar .iiDaftar Isi iii

BAB IPENDAHULUAN1.1 Latar Belakang Masalah11.2 Rumusan Masalah 31.3 Tujuan Makalah 31.4 Manfaat Makalah 4

BAB IIPEMBAHASAN2.1 Rekurtmen Pegawai Negeri Sipil52.2 Analisis Jabatan72.3 Proses Rekurtmen Pegawai Negeri Sipil Melalui Analisis jabatan9

BAB IIIPENUTUP3.1 Kesimpulan163.2 Saran16DAFTAR PUSTAKA

iii

BAB IPENDAHULUAN

1.1 Latar BelakangSumber daya manusia merupakan faktor yang paling menentukan dalam suatu organisasi, karena disamping sebagai salah satu unsur kekuatan daya saing bangsa, juga merupakan sebagai penentu utama dalam mencapai kesuksesan organisasi. Oleh sabab itu, sumber daya manusia harus memiliki kompetensi dan kinerja tinggi demi kemajuan organisasi. Sumber daya manusia tidak saja dituntut untuk menjadi profesional dan sebagai pembangun citra pelayanan publik, tetapi juga dituntut sebagai perekat dan pemersatu bangsa. Untuk mengatasi berbagai masalah sumber daya manusia, diperlukan upaya sistematis dalam meningkatkan kapasitas sumber daya manusia agar mampu bekerja optimal dalam memberikan pelayanan terbaik. Hal tersebut hanya mungkin tercapai melalui peningkatan kapasitas sumber daya manusia dalam berbagai aspek, baik aspek intelektual, manajerial maupun perilaku.Upaya perbaikan manajemen sumber daya manusia akan sangat membantu perbaikan produktivitas secara langsung dengan menemukan cara yang lebih baik dan efisien untuk mencapai tujuan, dan secara tidak langsung dengan memperbaiki kualitas kinerja sumber daya manusia. Keberadaan bagian sumber daya manusia adalah untuk membantu sumber daya manusia dan pimpinan menjalankan strategi organisasi, sedangkan aktivitas sumber daya manusia adalah tindakan yang diambil untuk memperoleh dan memelihara sumber daya manusia yang sesuai bagi organisasi. Sumber daya manusia merupakan titik sentral untuk mencapai keunggulan bersaing, dimana sumber daya manusia itu harus memiliki komitmen dan integritas yang tinggi agar dapat dipertanggungjawabkan dalam segala karya kreativitas dan inovasi. Sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, di bidang pemerintahan telah terjadi perubahan yang besar. Perubahan dimaksud adalah terwujudnya tata kepemerintahan yang demokratis dan baik (democratic and good governance).Upaya dalam mewujudkan sistem pemerintahan yang demokratis, bersih, dan berwibawa selalu menjadi keinginan bagi masyarakat dan pemerintahan di zaman sekarang ini. Salah satu unsur penyelenggaraan pemerintahan yang perlu memperoleh perhatian penuh dalam upaya reformasi adalah penataan kembali (right sizing) aparatur pemerintah, yang meliputi penataan kelembagaan birokrasi pemerintahan, sistem, dan penataan manajemen sumber daya pegawai (PNS). Penataan kembali (right sizing) aparatur pemerintah bertujuan agar jumlah pegawai dan jumlah lembaga organisasi seimbang, efektif, dan efisien. Penyebaran pegawai untuk memenuhi tugas dari masing-masing unit organisasi tidak ada ukuran dan kriteria yang jelas. Sehingga berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan oleh setiap unit organisasi dalam suatu departemen pemerintah, baik pusat maupun daerah, tidaklah jelas ukuran dan kriterianya dan juga tidak transparan. Oleh sebab itu, banyak dirasakan bahwa kebutuhan pegawai kelihatannya tidak berdasarkan pada kebijakan strategis, yang meliputi adanya perumusan terhadap visi, misi, tujuan, dan domain yang dimiliki oleh masing-masing organisasi baik pemerintah pusat maupun daerah. Upaya untuk melakukan penataan kembali (right sizing) merupakan suatu kebutuhan yang amat mendesak untuk melihat seberapa jauh pegawai pemerintah dapat berperan aktif dalam menciptakan tata kepemerintahan yang baik. Begitu juga dengan upaya untuk melakukan evaluasi terhadap sistem, prosedur, dan proses pengelolaan kepegawaian di dalam pemerintah; perlu juga diketahui dan dilakukan agar diperoleh suatu sistem yang kondusif terhadap perubahan yang ada. Penataan kepegawaian terus berlangsung hingga saat ini; dan sekarang manajemen kepegawaian berdasarkan Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 Tentang Pemerintahan Daerah dan Undang-undang Nomor 49 Tahun 1999 jo Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 Tentang Pokok-pokok Kepegawaian, banyak dilakukan perbaikan. Misalnya, proses perpindahan dan mobilisasi pegawai antar daerah dalam satu provinsi atau antara provinsi dan bahkan ke departemen pemerintah pusat diperbaiki; dan hubungan bidang kepegawaian antara pemerintah kabupaten dan kota dengan pemerintah daerah propinsi semakin dilancarkan, semua lembaga-lembaga yang menangani kepegawaian (manajemen PNS) di pusat maupun di daerah kembali berfungsi dengan baik sesuai dengan tugas, pokok, dan fungsinya. Dengan begitu, manajemen PNS dapat berjalan dengan baik, efektif, efisien, demi tercapainya kelancaran jalannya pemerintahan. Organisasi publik secara berkala merekrut pegawai untuk menambah, mempertahankan, atau menyesuaikan kembali keseluruhan tenaga kerja menurut kebutuhan-kebutuhan SDM. Keberhasilan rekrutmen sangat ditentukan oleh kematangan perencanaan SDM. Perencanaan SDM merupakan pedoman yang dapat digunakan dalam proses rekrutmen pegawai. Apabila tersedia perencanaan yang baik dan matang, maka kesalahan dalam proses perekrutan dapat dikendalikan. Program rekrutmen yang ideal adalah sebuah program dimana sejumlah pelamar yang berkualitas ditarik dan menerima posisi jabatan tertentu yang dilakukan dengan cara yang sangat efisien. Menurut Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 dan Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004, pelaksanaan manajemen PNS di daerah menjadi wewenang daerah; dengan lebih menekankan pada kualitas pegawai agar tercapai pegawai yang profesional. Oleh sebab itu, di era reformasi birokrasi sekarang ini; proses perekrutan Pegawai Negeri Sipil / Aparatur Sipil Negara harus disesuaikan dengan analisis jabatan, analisis beban kerja, analisis kebutuhan, dan rasio anggaran belanja pegawai setiap daerahnya. Serta dalam menentukan tingkat kelulusan, pemerintah akan mengambil kebijakan dengan memberikan tingkat ambang batas (passing grade) yang tidak sama. Berdasarkan paparan tersebut di atas, maka pada makalah ini penulis akan membahas mengenai proses rekrutmen Pegawai Negeri Sipil melalui analisis jabatan dan analisis kebutuhan.

1.2 Perumusan MasalahAdapun rumusan masalah yang akan dibahas adalah Bagaimana proses pelaksanaan rekrutmen Pegawai Negeri Sipil melalui analisis jabatan.

1.3Tujuan MakalahTujuan makalah ini adalah untuk mengetahui proses pelaksanaan rekrutmen Pegawai Negeri Sipil melalui analisis jabatan.

1.4Manfaat Makalah Manfaat makalah ini adalah : 1. Untuk menambah referensi pengetahuan bagi penulis mengenai proses pelaksanaan rekrutmen Pegawai Negeri Sipil melalui analisis jabatan2. Untuk memberikan informasi kepada pembaca, mengenai proses pelaksanaan rekrutmen Pegawai Negeri Sipil melalui analisis jabatan.

BAB IIPEMBAHASAN

2.1Rekrutmen Pegawai Negeri SipilPegawai merupakan sumber daya yang paling penting dalam organisasi pemerintahan. Pegawai yang baik dan memenuhi standard kualifikasi, hanya akan dapat diperoleh melalui rekrutmen yang efektif. Dalam melakukan proses rekrutmen, terlebih dahulu harus memperoleh informasi yang akurat dan berkelanjutan mengenai jumlah dan kualifikasi individu yang diperlukan untuk melaksanakan berbagai tugas pokok dan fungsi dalam organisasi. Deskripsi tentang jumlah dan kualifikasi pegawai harus dapat menggambarkan kebutuhan pegawai yang diinginkan untuk menempati formasi. Rekrutmen adalah proses mencari menemukan dan menarik para pelamar untuk menjadi pegawai pada dan oleh organisasi tertentu. Dapat juga diartikan sebagai serangkaian aktivitas mencari dan memikat pelamar kerja dengan motivasi, kemampuan, keahlian, dan pengetahuan yang diperlukan guna menutupi kekurangan yang diidentifikasi dalam perencanaan kepegawaian. Menurut SP. Siagian, rekrutmen adalah untuk mendapatkan persediaan sebanyak mungkin calon-calon pelamar sehingga organisasi akan mempunyai kesempatan yang lebih besar untuk melakukan pilihan terhadap calon pegawai yang dianggap standard kualifikasi organisasi.Menurut Simamora (1995), rekrutmen adalah serangkaian aktivitas mencari dan memikat (attract) pelamar kerja dengan motivasi, kemampuan, kehlian dan pengetahuan yang diperlukan untuk menutupi kekurangan yang diidentifikasi dalam perencanaan pegawai. Aktivitas rekrutmen ini dimulai saat calon mulai dicari dan berkhir pada saat lamaran diserahkan.Rekrutmen sangat penting dilaksanakan untuk mendapatkan pegawai yang handal, memiliki komitmen tinggi kepada tugas dan fungsi dalam organisasi. Pada zaman era reformasi sekarang ini, kebijakan otonomi menekankan pemerintah daerah untuk melakukan restrukturisasi, sehingga dalam proses perekrutan pegawai haruslah dilaksanakan dengan sangat hati-hati, dengan tujuan walaupun jumlah pegawai yang diterima dalam jumlah yang besar; akan dapat dikendalikan dengan baik agar tugas dan fungsinya sebagai aparatur negara dapat dilaksanakan dengan profesional. Issue yang berkembang sekarang ini dalam hal perekrutan Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) / Calon Aparatur Sipil Negara (CASN) formasi 2014 adalah bahwa perekrutan dilakukan secara tersistem, maksudnya adalah semua berkas lamaran akan dikirim melalui email ke website Badan Kepegawaian Negara, kemudian melalui Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten, Kota, dan Propinsi akan mengumumkan jadwal seleksi/ujian. Proses ujian CPNS/CASN 2014 akan tetap akan menggunakan sistem CAT (Computer Asisted Test), dan dilakukan secara bergelombang. Dalam hal ini Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten, Kota, dan Propinsi berperan hanya sebagai fasilitator.Tujuan dilakukannya rekrutmen adalah :a. rekrutmen sebagai alat keadilan sosial b. rekrutmen sebagai teknik untuk memaksimumkan efisiensic. rekrutmen sebagai strategi responsivitas politik.Untuk mendapatkan pegawai yang baik dan memiliki komitmen yang tinggi, memerlukan rancangan program rekrutmen yang baik yaitu :a. program rekrutmen memikat banyak pelamar yang memenuhi syaratb. program rekrutmen tidak pernah mengkompromikan standar seleksic. berlangsung atas dasar yang berkesinambungand. program rekrutmen harus kreatif, imajinatif, dan inovatif.

2.2Analisis JabatanAnalisis jabatan adalah terjemahan dari bahasa inggris job analysis, yaitu suatu metode yang biasa digunakan untuk memperoleh fakta-fakta yang tepat mengenai jabatan-jabatan secara langsung dan intensif. Metode yang dimaksud mengandung pengamatan jabatan dan pelaporan fakta-fakta yang telah diamati dan yang telah diperoleh dengan mengadakan pembicaraan dengan para pegawai, pengawas, dan orang lain yang dinilai mempunyai informasi berharga. Unsur utama dalam setiap program manajemen kepegawaian adalah analisis jabatan. Proses analisis jabatan menghasilkan dua dokumen yang penting, uraian jabatan dan persyaratan jabatan. Uraian jabatan mengikhtisarkan kewajiban-kewajiban, tanggung jawab-tanggung jawab, kondisi-kondisi kerja, dan kegiatan-kegiatan dari suatu jabatan tertentu. Persyaratan jabatan mengikhtisarkan syarat-syarat pegawai seperti tingkat pendidikan, pengalaman yang ada hubungannya dengan jabatan, pengetahuan, keterampilan-keterampilan, atau kemampuan-kemampuan yang diperlukan untuk melakukan suatu jabatan tertentu. Menurut Wursanto (1991:39), jabatan adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak seseorang pegawai dalam susunan suatu organisasi. Jabatan berkaitan dengan serangkaian pekerjaan yang akan dilakukan dan persyaratan yang diperlukan untuk melakukan tugas tersebut dan kondisi lingkungan dimana pekerjaan itu dilakukan. Data yang dikumpulkan secara lebih rinci meliputi tugas-tugas (duties), tanggung jawab (responsibility), kemampuan manusia (human ability), dan standar unjuk kerja (performance standard). Istilah analisis adalah terjemahan dari kata to analyze yang berarti menguraikan. Jadi analisis jabatan berarti menguraikan suatu jabatan menjadi beberapa tugas (task). Analisi jabatan merupakan suatu teknik sumber daya manusia yang penting dan sangat luas, karena analisis jabatan merupakan suatu proses sistematik daripada penentuan keterampilan, kewajiban, dan pengetahuan yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan-jabatan dalam suatu organisasi. Fakta-fakta jabatan itu dikumpulkan, dianalisis, dan dicatat seperti apa sebenarnya jabatan itu. Menurut Hariandja (2007:48), analisis jabatan adalah usaha untuk mencari tahu tentang jabatan atau pekerjaan yang berkaitan dengan tugas-tugas yang dilakukan dalam jabatan tersebut. Maka dapat disimpulkan, bahwa analisi jabatan adalah suatu kegiatan yang mempelajari, mengumpulkan, dan mencatat informasi-informasi atau fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing jabatan secara sistematis dan teratur. Analisis jabatan merupakan suatu proses yang sangat penting dalam MSDM. Melalui analisis jabatan, akan diketahui berapa posisi/jabatan yang seharusnya ada dalam suatu organisasi dan kemampuan apa yang dibutuhkan oleh pemegang jabatan. Berdasarkan pemikiran penulis, analisis jabatan pada Lingkup Pemerintah Daerah itu dilakukan sekali dalam setahun oleh Bagian Hukum dan Organisasi Sekretariat Daerah dibantu oleh Badan Kepegawaian Daerah (BKD), yang bertujuan :a. untuk mengetahui jumlah kebutuhan pegawai pada setiap organisasi/unit kerja, disebabkan dalam kurun setahun banyak pegawai yang pindah masuk dan pindah keluar; dan juga sebagai dasar penyusunan formasi penerimaan pegawai nantinya.b. untuk mengetahui kompetensi pejabat yang akan diusulkan dalam mengisi jabatan yang lowong, dengan tujuan agar tepat sasaran the right man on the right place.c. sebagai tolak ukur untuk mengetahui sasaran kinerja pada setiap unit organisasi. Analisis jabatan mulai diberlakukan sejak diberlakukannya PP Nomor 46 Tahun 2011 Tentang Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Negeri Sipil (penilaian berdasarkan sasaran kerja/target kerja pegawai).Menurut Thomas H. Stone, Understanding Personnel Management, Holt Saunders, Tokyo, 1982, halaman 115; secara umum manfaat analisis jabatan adalah sebagai berikut :a. Perencanaan dan penyusunan tenaga kerja : dalam perencanaan sumber daya manusia, untuk membandingkan kecakapan yang diperlukan dengan kecakapan yang sesungguhnya dari pegawai; untuk membandingkan hakikat jabatan sekarang dengan hakikat jabatan yang akan datang dalam penarikan tenaga kerja, untuk menentukan jenis pegawai apakah yang akan ditarik dan untuk menentukan pembayaran yang menarik dalam seleksi, untuk memberikan standar-standar syarat ujian bagi para pelamar dan untuk membenarkan kriteria seleksi.b. Pengembangan pegawai : Dalam orientasi untuk memberikan informasi kepada pegawai tentang apa yang diharapkan dan untuk menentukan standar pelaksanaan pekerjaan yang layak Dalam pelatihan, untuk megetahui tujuan pelatihan dalam merencanakan program pelatihan Dalam penilaian pelaksanaan pekerjaan, untuk membenarkan kriteria yang digunakan dalam menilai pelaksanaan pekerjaan Dalam perencanaan karir, untuk merencanakan kemajuan dari suatu jabatan ke jabatan lain yang logisc. Pemeliharaan pegawai : Dalam kompensasi, untuk melaksanakan evaluasi jabatan Dalam keselamatan dan kesehatan pegawai, untuk mengetahui resiko yang mungkin dalam lingkungan kerja Dalam hubungan ketenagakerjaan, untuk mengadakan perundingan dengan serikat tenaga kerja tentang tanggung jawab jabatan.

2.3 Proses Rekrutmen Pegawai Negeri Sipil Melalui Analisis Jabatan Salah satu persoalan krusial di Indonesia adalah Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM). MSDM disebut sebagai salah satu persoalan krusial mengingat persoalan-persoalan yang berkaitan dengan hal ini tidak pernah tuntas. Sorotan terhadap kinerja SDM aparatur yang rendah, hampir tidak pernah berhenti. Tentu banyak hal yang menyebabkan kondisi tersebut terjadi. Salah satu hal mendasar yang perlu mendapat sorotan adalah kemampuan pemerintah dalam memprediksi kebutuhan pegawai. Kebutuhan pegawai dalam konteks ini tentu tidak hanya berkaitan dengan kuantitas, akan tetapi juga kualitas SDM yang diperlukan.Dalam hal ini, seharusnya analisis jabatan memainkan peranan yang penting. Pengadaan pegawai yang tidak didasari oleh analisis yang tepat, akan selalu menimbulkan persoalan yang sama. Analisis jabatan merupakan bagian tidak terpisahkan dari Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM). Untuk membantu organisasi mencapai tujuannya, diperlukan sumber daya manusia yang tepat, yang memiliki kemampuan sesuai dengan beban tugas yang harus dilaksanakan supaya tugasnya dilaksanakan secara efektif dan efisien.Analisis jabatan merupakan upaya untuk mendapatkan informasi mengenai suatu jabatan dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat memegang jabatan tersebut dengan baik. Dari pengertian-pengertian tersebut, terlihat bahwa analisis jabatan merupakan suatu proses yang sangat penting dalam MSDM. Melalui analisis jabatan, akan diketahui berapa posisi/jabatan yang seharusnya ada dalam suatu organisasi dan kemampuan apa yang dibutuhkan oleh pemegang jabatan. Analisis jabatan memberikan informasi yang berguna untuk menentukan syarat-syarat tenaga kerja secara kualitatif. Analisis jabatan menunjukkan jenis-jenis jabatan dan karyawan-karyawan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas itu, akan tetapi fungsi penyusunan tenaga kerja belum jelas karena kuantitas (jumlah) pegawai yang diperlukan belum dihitung. Prosedur yang lazim dipergunakan untuk menentukan berapa jumlah tenaga kerja yang diperlukan adalah dengan menganalisis pengalaman. Catatan-catatan tentang hasil pekerjaan dapat menunjukkan volume dari pada hasil dan jumlah pegawai dalam suatu bagian. Kemudian dapat dihitung hasil rata-rata tiap pegawai. Sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam satuan waktu tertentu disebut dengan beban kerja.Sedangkan analisis beban kerja adalah frekuensi rata-rata masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu dari masing-masing organisasi, misalnya berapa banyaknya pekerjaan pengetikan surat atau naskah lainnya yang harus dibuat oleh suatu satuan organisasi dalam jangka waktu tertentu. Teknik analisis beban kerja (workload analysis) memerlukan penggunaan rasio-rasio atau pedoman-pedoman penyusunan staf standar dalam upaya mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan pegawai. Analisis beban kerja mengidentifikasi baik jumlah karyawan maupun tipe-tipe karyawan yang diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi. Langkah pertamanya adalah mengidentifikasi seberapa banyak keluaran (output) yang hendak dicapai organisasi. Hal ini selanjutnya diterjemahkan ke dalam jumlah jam kerja karyawan pada setiap kategori pekerjaan yang akan diperlukan untuk mencapai tingkat keluaran (output) tersebut. Apabila keluaran (output) diperkirakan berubah, maka perubahan pekerjaan dapat diramalkan dengan mengkalkulasi berapa banyak jam kerja karyawan yang dibutuhkan.Dalam perencanaan kepegawaian, di lingkungan pemerintah pun, perlu dilaksanakan analisis jabatan. Melalui analisis jabatan akan diperoleh data/informasi tentang jabatan sebagai dasar penyusunan formasi, penerimaan, seleksi, penempatan, pengembangan dan penilaian. Dua hal penting yang harus diperhatikan dalam penyusunan kebutuhan PNS adalah formasi dan Analisis jabatan.1). Formasia. Penetapan dan Tujuan FormasiFormasi PNS diatur dalam PP No. 97 Tahun 2000 sebagaimana telah diubah dengan PP No. 54 Tahun 2003. Berdasarkan Peraturan Pemerintah tersebut, Formasi adalah penentuan jumlah dan susunan pangkat PNS yang diperlukan untuk mampu melaksanakan tugas pokok yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang. Penetapan formasi bertujuan agar satuan-satuan organisasi Pemerintah/Negara mempunyai jumlah dan mutu PNS yang memadai sesuai beban kerja dan tanggung jawab pada masing-masing satuan organisasi.Formasi PNS Pusat adalah formasi bagi PNS yang bekerja pada suatu satuan organisasi Pemerintah Pusat. Formasi PNS Pusat untuk masing-masing satuan organisasi Pemerintah Pusat setiap tahun anggaran ditetapkan oleh MENPAN, setelah mendapat pertimbangan Kepala BKN berdasarkan usul dari Pejabat Pembina Kepegawaian Pusat. Dalam penetapan formasi ini harus mendapat pertimbangan Menteri Keuangan. b. Pokok-pokok dalam Penyusunan Formasi1. Dasar Penyusunan Formasi, Dalam penyusunan formasi, yang menjadi dasar pertimbangan adalah: (a) jenis pekerjaan; (b) sifat pekerjaan; (c) perkiraan beban kerja; (d) perkiraan kapasitas pegawai; (e) kebijakan pelaksanaan pekerjaan; (f) jenjang dan jumlah jabatan serta pangkat; (g) peralatan yang tersedia.2. Sistem Penyusunan Formasi, Penyusunan formasi dilaksanakan melalui dua sistem, yaitu: (a) sistem sama, yaitu suatu sistem yang menentukan jumlah dan kualitas yang sama bagi semua unit organisasi yang sama dengan tidak memperhatikan besar kecilnya beban kerja. (b) Sistem ruang lingkup, yaitu suatu sistem yang menentukan jumlah dan kualitas PNS berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang dipikulkan pada unit organisasi itu.3. Kebutuhan Pegawai, Untuk mengetahui kebutuhan pegawai, analisis jabatan dilakukan sebagai dasar penyusunan formasi. Melalui analisis ini dapat digambarkan secara konkrit jumlah dan kualitas PNS yang diperlukan oleh suatu unit organisasi untuk melaksanakan tugasnya secara berdaya guna dan berhasil guna.4. Anggaran Belanja Negara, Penetapan formasi PNS bagi suatu organisasi pada akhirnya sangat ditentukan oleh tersedianya anggaran. Oleh karena itu walaupun suatu formasi telah disusun secara rasional berdasarkan hasil analisis jabatan yang ditetapkan menjadi kebutuhan pegawai, akan tetapi menjadi pertimbangan yang paling mendasar adalah kemampuan anggaran yang tersedia.2). Analisis JabatanDalam penempatan PNS pada jabatan yang tepat dalam susunan organisasi, terlebih dahulu harus diketahui mengenai informasi tentang tugas fungsi dan beban kerja organisasi tersebut. Informasi tersebut hanya dapat diketahui melalui hasil analisis jabatan. Analisis jabatan adalah proses untuk menguraikan data dan informasi tentang jabatan yang kesemuanya itu diperlukan sebagai bahan penyusunan formasi pegawai, meliputi jumlah dan kualitas yang dibutuhkan. Analisis jabatan bertujuan untuk mengetahui data/informasi guna menetapkan : (a) kuantitas dan kualitas PNS yang diperlukan dalam suatu organisasi(b) pengembangan kompetensi PNS melalui pendidikan dan pelatihan(c) evaluasi jabatan (d) penilaian pelaksanaan pekerjaan(e) promosi dan/atau pemindahan(f) pengembangan kinerja organisasi. Dengan diperolehnya data dan informasi hasil analisis jabatan diharapkan perencanaan kepegawaian dapat dilaksanakan secara efektif.Efektif tidaknya suatu organisasi sangat tergantung pada kemampuan SDM yang ada di dalamnya. Dengan kata lain, kapasitas SDM yang ada dalam suatu organisasi lah yang akan mampu mengarahkan organisasi pada pencapaian tujuan. Keberadaan SDM yang kapabel tentu tidak terlepas dari upaya untuk mendapatkan SDM yang kapabel tersebut. Salah satu langkah mendasar yang harus dilakukan oleh setiap organisasi, untuk mendapatkan SDM yang tepat jumlah dan tepat kualitas adalah analisis jabatan. Pengabaian terhadap analisis jabatan akan membuat organisasi mengalami kerugian. Kerugian yang dimaksud dalam hal ini tidak janya berupa inefisiensi anggaran, akan tetapi jug pada kualitas layanan yang diberikan.Jadi, penulis menyimpulkan bahwa proses rekrutmen Pegawai Negeri Sipil melalui analisis jabatan, baik di daerah maupun di pusat adalah sama, yaitu :a. Di pusat, MENPAN RB akan mengirimkan surat negara kepada semua kementerian, lembaga negara, maupun pemerintah daerah dan pusat mengenai pembukaan formasi untuk perekrutan CPNS suatu Tahun Anggaran (misalnya untuk Tahun Anggaran 2015).b. Di daerah, langkah pertama yang dilakukan adalah Bagian Hukum dan Organisasi (HUKOR) akan menyusun analisis jabatan setiap Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) Kabupaten, dimana data-data nya diperoleh dari BKD. c. Kemudian oleh Badan Kepegawaian Daerah menyusun formasi sesuai analisis jabatan yang disusun oleh bagian Hukor. Usulan formasi tersebut disetujui oleh Kepala Daerah.d. Kemudian oleh Badan Kepegawaian Daerah usulan formasi tersebut disampaikan ke Badan Kepegawaian Negara (BKN) di Jakarta dan ke Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (MENPAN-RB) di Jakarta.e. Oleh MENPAN-RB akan dianalisis dan ditetapkan berapa jumlah formasi yang disetujui atau adakah penambahan formasi, yang pada dasarnya harus tetap mengacu kepada budgeting anggaran yang telah ditetapkan.f. Jika hasil dari analisis yang dilakukan oleh MENPAN RB adalah penambahan jumlah quota (formasi), maka akan dikembalikan ke daerah untuk di telaah dan ditindak lanjuti. Kemudian, daerah akan mengirim kembali ke MENPAN RB untuk di periksa, apakah sudah sesuai dengan ketentuan.g. Jika hasilnya adalah sesuai, maka usulan tersebut akan diteruskan ke BKN pusat agar diterbitkan Petunjuk Teknisnya.h. Selanjutnya oleh Badan Kepegawaian Negara (BKN) dan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (MENPAN-RB) akan membentuk suatu team nasional yang khusus menangani perekrutan CPNS. Team tersebut bertugas untuk mengumumkan kepada publik tentang adanya penerimaan PNS untuk suatu tahun anggaran (misalnya, seperti sekarang ini untuk Tahun Anggaran 2015); dan bertugas untuk mengurus segala keperluan selama proses perekrutan.i. Setelah diumumkan, maka akan dikembalikan kepada BKN untuk pelaksanaan rekrutmen. Untuk daerah, BKN akan menerbitkan petunjuk pelaksanaan pengadaan CPNSj. Kemudian akan ditindaklanjuti oleh daerah untuk pelaksanaan perekrutan; mulai penerimaan berkas, seleksi berkas, pengiriman berkas, entry data, pemberian nomor ujian peserta, penetapan lokasi ujian, hingga pengiriman kembali lembar jawaban peserta kepada BKN Pusat.

Perlu kita ketahui, bahwa dalam penyusunan analisis jabatan adalah berdasarkan hasil perhitungan analisis beban kerja, berikut penulis membuat kesimpulan dalam bentuk skema yang sederhana, yaitu :

Analisis Beban KerjaAnalisis jabatanPerencanaan

Proyeksi Untuk 5 TahunFormasiRekrutmen

Gambar 1 : skema proses rekrutmen PNS

BAB IIIPENUTUP

3.1 KesimpulanBerdasarkan pemaparan tersebut diatas, maka penulis menyimpulkan sebagai berikut :a. Organisasi pemerintah secara berkala merekrut pegawai untuk menambah, mempertahankan, atau menyesuaikan kembali keseluruhan tenaga kerja menurut kebutuhan SDM.b. Keberhasilan rekrutmen yang dilakukan oleh pemerintah, pertama sekali sangat ditentukan oleh kematangan perencanaan SDM.c. Dalam era pelaksanaan Otonomi Daerah, pengelolaan manajemen PNS di daerah dilakukan secara otonom oleh daerah, mulai dari rekrutmen sampai dengan pensiun.d. Pemerintah daerah diberi kewenangan mengatur susunan organisasi dan kebutuhan jumlah kepegawaian yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan daerah masing-masing. Sehingga prinsip rightsizing dapat dipergunakan dengan baik dan efektif.

3.2 Saran1. Agar proses penataan organisasi pemerintah berlangsung dengan baik dan berkesinambungan, harus dimulai dari proses rekrutmen yang adil, transparan, dan sesuai dengan kebutuhan. Oleh sebab itu, proses perekrutan pegawai secara berkesinambungan dan terus-menerus harus berdasarkan analisis jabatan dan analisis kebutuhan dan tetap mengacu pada visi dan misi organisasi, dengan tujuan agar tidak adanya tumpang tindih pegawai dalam satu unit organisasi, dan agar jumlah pegawai dan jumlah lembaga organisasi seimbang, efektif, dan efisien.2. Keberadaan SDM yang kapabel tentu tidak terlepas dari upaya untuk mendapatkan SDM yang kapabel tersebut. Salah satu langkah mendasar yang harus dilakukan oleh setiap organisasi, untuk mendapatkan SDM yang tepat jumlah dan tepat kualitas adalah analisis jabatan. Pengabaian terhadap analisis jabatan akan membuat organisasi mengalami kerugian. Kerugian dimaksud adalah berupa inefisiensi anggaran dan pada kualitas layanan yang diberikan.3. Semoga dengan tersistemnya perekrutan CPNS, diharapkan lebih murni, lebih objektif, lebih transparan, dan sesuai dengan visi dan misi organisasi.4. Semoga setelah membaca makalah ini, para pembaca diharapkan mengetahui banyak sedikitnya proses rekrutmen PNS melalui analisis jabatan

DAFTAR PUSTAKA

Ambar T. Sulistiyani & Rosidah, 2003, Manajemen Sumber Daya Manusia: Konsep, Teori dan Pembangunan dalam Konteks Oorganisasi Publik, Graha Ilmu, Yogyakarta

Hariandja, M.T.E 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia Pengadaan, Pengembangan, Pengkompensasian, dan Peningkatan Produktivitas Pegawai. Jakarta: Grasindo

Moekijat, Drs., Analisis Jabatan, Edisi 8, Mandar Maju, Bandung, 1998

Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003 Tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 Tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil

Sedarmayanti, Manajemen Sumber Daya Manusia: Reformasi Birokrasi dan Manajemen Pegawai Negeri Sipil, Refika Aditama, Bandung, 2007

Slide Bahan Kuliah dari Dosen Manajemen Sumber Daya Manusia, 2014

Thoha, Miftah, (2005), Manajemen Kepegawaian Sipil Di Indonesia, Prenada Media, Jakarta

Thomas H. Stone, Understanding Personnel Management, Holt Saunders, Tokyo, 1982

Wursanto. 1991. Manajemen Kepegawaian 1. Yogyakarta: Kanisius.

.

1