TATA ATURAN BIROKRASI1. Birokrasi Pembuatan Proposal Kegiatan

Pembuatan Proposal

oleh Sekretaris Kegiatan +

Ditandatangani ketua pelaksana

kegiatan

Penerimaan dan Pengecekkan oleh

Kementrian Seretaris Kabinet

Disetujui

?

Tidak

Penandatanganan dan

persetujuan oleh

Presiden BEM

Penandatanganan dan

persetujuan oleh

Pembantu Direktur III

Acc Proposal oleh Kaur

Kemahasiswaan

Stempel dan Pengarsipan

Penandatanganan dan persetujuan oleh Kajur

(Khusus HMJ)

Penandatanganan dan

persetujuan oleh DPK

Penandatanganan dan persetujuan

oleh Ketua Umum

(khusus UKM dan HMJ)Disetujui

?

Tidak

Ya

2. Birokrasi Pembuatan Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan

Pembuatan Laporan Pertanggungjawaban

oleh Sekretaris Kegiatan

+ Ditandatangani ketua pelaksana

kegiatan

Penerimaan dan Pengecekan oleh

Kementerian Sekretaris Kabinet

Disetujui

?

Tidak

Penandatanganan dan

persetujuan oleh

Presiden BEM

Penandatanganan dan

persetujuan oleh

Pembantu Direktur III

Pembuatan Proposal dan Pelaksanaan kegiatan selesai

Penandatanganan dan persetujuan

oleh Kajur

(Khusus HMJ)

Penandatanganan dan

persetujuan oleh DPK

Penandatanganan dan

persetujuan oleh Ketua Umum

(Khusus UKM dan HMJ)Disetuj

ui?

Tidak

Ya

Stempel dan Pengarsipan

3.

TATA ATURAN PEMBUATAN PROPOSAL DAN LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN KEGIATANPROPOSAL KEGIATAN

1. Contoh Format Proposal Kegiatan ( terlampir )

2. Warna mika/cover sampul dengan ketentuan:

a) Lembaga Tinggi = Hijau

b) HMJ = Merah

c) UKM = Biru

3. Untuk mengurangi kesalahan pembuatan proposal, ketua pelaksana / sekretaris

kegiatan diharapkan menyerahkan softcopy terlebih dahulu kepada Kementerian

Sekretaris Kabinet BEM untuk mengurangi kesalahan penulisan proposal

(Pemeriksaan)

4. Proposal masuk ke Kementerian Sekretaris Kabinet maksimal 1 minggu sebelum

Pelaksanaan Kegiatan ( sudah melalui proses revisi )

Format Proposal dan Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan

Format Proposal KegiatanFormat Laporan Pertanggungjawaban

Kegiatan

A. Cover

B. Lembar Pengesahan

I. Pendahuluan

II. Nama Kegiatan

III. Tema Kegiatan

IV. Tujuan Kegiatan

V. Waktu dan Tempat Kegiatan

VI. Sasaran Kegiatan

VII. Susunan Kepanitiaan

VIII. Susunan Acara

IX. Alokasi Dana

X. Penutup

A. Cover

B. Lembar Pengesahan

I. Pendahuluan

II. Nama Kegiatan

III. Tema Kegiatan

IV. Tujuan Kegiatan

V. Waktu dan Tempat Kegiatan

VI. Sasaran Kegiatan

VII. Susunan Kepanitiaan

VIII. Susunan Acara

IX. Hasil Kegiatan

X. Laporan Dana

XI. Nota Pembayaran

XII. Dokumentasi Kegiatan

XIII. Penutup

5. Jumlah proposal ada 4 buah ( 1 Asli dan 3 fotokopi )

a) 1 Proposal untuk UKM / HMJ yang bersangkutan (asli)

b) 1 Proposal untuk Ke Kaur kemahasiswaan (fotokopi)

c) 1 Proposal diserahkan ke BEM (fotocopy)

d) 1 Proposal untuk Ketua Pelaksana (fotokopi)

6. Setelah semua tanda tangan terisi, fotokopi proposal sesuai dengan ketentuan poin 3.

Kemudian meminta stempel kepada:

a) Organisasi masing-masing untuk UKM/HMJ (pada tanda tangan Ketum)

b) BEM (pada tanda tangan Presiden BEM)

c) Bagian persuratan (pada tanda tangan Pudir III)

(Khusus untuk yang fotokopi yang dimintakan stempel)

7. Pembiayaan dan penggandaan proposal menjadi tanggung jawab lembaga tinggi, HMJ

atau UKM yang bersangkutan

8. Apabila karena suatu hal presiden BEM tidak bisa tanda tangan proposal kegiatan,

maka ketua pelaksana harus bersedia mengganti lembar pengesahan. ( a.n Wakil

Presiden BEM )

9. Softcopy proposal yang sudah fix diserahkan ke Kementerian Sekretaris Kabinet

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN ( LPJ )1. Contoh Format Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan ( terlampir )

2. Warna mika/cover sampul dengan ketentuan:

a) Lembaga Tinggi = Hijau

b) HMJ = Merah

c) UKM = Biru

3. Untuk mengurangi kesalahan pembuatan LPJ, ketua pelaksana / sekretaris kegiatan

diharapkan menyerahkan softcopy terlebih dahulu kepada Kementerian Sekretaris

Kabinet BEM untuk mengurangi kesalahan penulisan LPJ (Pemeriksaan)

4. LPJ masuk ke Kementerian Sekretaris Kabinet maksimal 1 minggu setelah Pelaksanaan

Kegiatan ( sudah melalui proses revisi )

5. Apabila poin 3 tidak dipenuhi, ada toleransi pengumpulan LPJ yaitu dua minggu setelah

Pelaksanaan Kegiatan ( sudah melalui proses revisi )

6. Apabila poin 4 tidak dipenuhi, maka dana sisa ( 30% dari total dana) dinyatakan

hangus.

7. Jumlah LPJ ada 3 buah ( 1 Asli dan 2 fotokopi )

a) 1 LPJ diserahkan ke BEM (FOTOCOPY)

b) 1 LPJ untuk UKM/HMJ masing-masing (asli)

c) 1 LPJ untuk Kapel (fotokopi)

8. Setelah semua tanda tangan terisi, fotokopi proposal sesuai dengan ketentuan poin 6.

Kemudian meminta stempel kepada:

a) Organisasi masing-masing untuk UKM/HMJ (pada tanda tangan Ketum)

d) BEM (pada tanda tangan Presiden BEM)

e) Bagian persuratan (pada tanda tangan Pudir III)

(Khusus untuk yang fotokopi yang dimintakan stempel)

9. Pembiayaan dan penggandaan LPJ menjadi tanggungjawab lembaga tinggi, HMJ atau

UKM yang bersangkutan serta softcopy LPJ yang sudah fix diserahkan ke Kementerian

Sekretaris Kabinet

SURAT PEMINJAMAN1. Contoh format Surat Peminjaman ( terlampir )

2. Semua Surat Peminjaman yang berhungan dengan peminjaman fasilitas kampus

diwajibkan menyertakan tanda tangan Presiden BEM atau yang mewakilinya

3. Hal-hal yang belum diatur dalam “TATA ATURAN BIROKRASI dan PEMBUATAN PROPOSAL KEGIATAN, LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN dan PERSURATAN bagi ORGANISASI KEMAHASISWAAN POLITEKNIK NEGERI MALANG” ini ditentukan kemudian hari oleh Kementerian Sekretaris Kabinet atas

persetujuan Presiden BEM dan Pembantu Direktur III.