Nama : Agustina puji lestari

Kelas :X-AP3

No.abs : 03

PENGURUSAN SURAT PENTING DENGAN SISTEM KARTU KENDALI MASUK DAN KELUAR

1. prosedur pengurusan surat masuk penting sistem kartu kendali

Pengurusan surat amasuk penting dengan sistem kaaartu kendali sebagai berikut:a. Penerimaan surat

1) Menerima surat masuk melalui unit kearsipan baik melalui kurir pos atau instansi lain dan menanda tangani surat pengantarnya.

2) Menyortir surat-surat berdasarkan unit yang dituju dan sifat surat,

3) Memeriksa surat-surat dan kelengkapannya,

4) Membubuhi cap tanggal dan waktu diterima pada sampul serta menyertakan kepada pencatat surat.

b. Pencatat surat, bertugas:

1) Mencatat surat penting ke dalam kartu kendali III ( kolom indeks/subjek, kode dan pengolah yang tercantum pengarah pad kaartu kendali dapat dikosongkan untuk diisi oleh pengarah).

2) Menyatukan kartu kendali dengan surat dengan clep paper dan meneruskan kepada pengarah.

c. Pengarah /pengandali surat, bertugas:1) Menerima surat yang telah dilampiri 3 lembar kartu kendali

2) Menentukan arah surat. kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan.

3) Mengisi kolom indeks/ subjek, kode dan pengolah pada kartu kendali.4) Mengambil kaaartu kendali lembar I (putih) dan disimpan di kotak kartu indeks yang berfungsi sebagi alat pengendali surat (kartu kendali lembar I ini setelah saaaatu tahun dijlid).

5) Surat, kartu kendali lembar II daan III (kuning dan merah muda) diteruskan ke unit pengolah).

d. Unit pengolah

unit pengolah terdiri dari:

1) Tata usaha unit pengolah

2) Pimpinan unit pengoalah

3) Pengolah surat berdasarkan disposisi pimpinan.

1) TU unit pengolah, brtugas:

a) Menerima surat, kartu kendali II dan III (kuning da merah muda) serta mamarafnya.

b) Kartau kendali II (kuning) setelah diparaf kembalikan kepada pengarah untuk diteruskan kepada penata arsip.

c) TU unit pengolah melampiri surat tersebut dengan dua lembar disposisi.

d) Menyerahkan surat, kartu kendali III (merah muda) dan dua lembar disposisi surat kepada pimpinan unit pengolah.

e) Menerima kembali surat, kartu kendali III dan 2 lembar disposisi dari pimpinan unit pengolah.

f) Menyimpan kartu kendali III dan lembar disposisi kedua ditambah surat serta meneruskan suraaaat da lembar disposisi I kepada pengolah surat.

2) Pimpinan unit pengolah, bertugas:

1) Menerima surat, kaartu kendali III dan dua lembar disposisi serta memberi disposisi surat tersebut.

2) Menyerahkan kembali surat, kartu kendali III dan dua lembar disposisi kepada TU unit pengolah. (TU unit pengolah mengambil kartu kendali II dan lemmbamr disposisi dua serta menyimpannya).

3) Meneruskan surat dan lembar disposisi I kepada pengolah surat.3) Pengolah1) Menerima surat dan lembar disposisi I yang telah diparaf pimpinan unit pengolah,

2) Memproses surat menurut isi disposisi,

3) Selesai surat di proses, unit pengolah mengembalikan sura dan lembar disposisi I ke TU unit pengolah, (TU unit pengolah menerima surat, lembar disposisi I dan mencocokkan dsengan lembar disposisi II, lembar disposisi I dan II disatukan da disimpan pada kotak lembar disposisi). sedangakan surat dan kartu kendali III yang sebelumnya disimpan pada TU unit pengolah diteruskan kepada penata arsip untuk disimpan. sesbagai gantinnya kartu kendali II yang disimpan pada penata arsip sebelumnya, diserahkan kembali kepada TU unit pengolah pertanda surat telah diserahkan.e. Penata arsip, bertugas:1) Menerima kartu kendali II yang telah diparaf oleh TU unit pengolah dan disimpan dikotak KK (sebagai bukti bahwa surat sedang di proses di unit pengolah)

2) Menerima surat yang selesai diproses oleh unit pengolah dari TU unit pengolah dan menukar kartu kendali II dengan karu kendali III.

3) Menyimpan surat dengan sistem tertentu.2. Prosedur pengurusan surat keluar penting sistem kartu kendaliLangakah-langkah pekerjaan yang dilakukan dalam pengurusan surat keluar sistem kartu kendali sebagai berikut:a. Unit pengolah1) Kepala tata usaha segera mengonsep surat setelah di setujui oleh pimpinan.

2) Setelah disetujui oleh pimpinan surat itu diketik oleh juru tik sebanyak 2 rangkap (lembar pertama asli) menggunakan kertas HVS, lembar kedua (tindasan /tembusan mempergunakan kertas dorslag).3) Surat yang selesai diketik diperiksa oleh kepala tata usaha. jika terdapat kesalahan atau kejanggalan harus diketik ulang. sebaliknya jika surat itu telah benar, maka kepala tata usaha membubuhkan paraf disebelah kiri salam penutup pada lembar kedua (tindasan) surat itu diteruskan kepada pimpinan untuk ditandatangani.4) Diserahkan kepada pencatat surat.

b. Pencatat suat, bertugas:

1) Menerima dan melampiri surat itu dengan dua lembar kartu kendali dan mengisinnya.

2) Memberi nomor

3) Meneruskan kepada pengarah.

c. Pengarah surat, bertugas:

1) Menerima surat dari pencatat surat

2) Mengisi kolom indeks/subjek, kode pada lembar kartu kendali

3) Mengambil satu lembar kartu kendaliI disimpan pada kotak KK.

4) Meneruskan surat aali, tindasan, kartu kendali II dan III kepada pengirim surat.

d. Pengirim surat (ekspeditur)

1) Menerima dua lembar surat (asli dan tindasan), kartu kendal II dan III2) Memberi stempel pada lembar asli dan tindasan.

3) Melipat dan memasukkan surat asli ke dalam amplop untuk dikirim.

4) Surat lembar kedua (tindasan) dan kartu kendali III diteruskan kapada tata usaha pengolah untuk disimpan. sedangkan kartu kandali II ditruskan kepada penata arsip.

e. Penata arsip, bertugas:

1) Menerima kartu kendali II yang telah diparaf oleh unit pengolah dan menyimpanannya pada kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa tinnnnnndasan surat masih berbeda di unit pengolah.

2) Jika tindasan surat yang berada di unit pengolah telah in aktif maka tindasan ssurat dan kartu kendali III diserahkan kepada penata arsip dan kartu kendali II yang berada pada penata arsip dikembalikan kepada unit pengolah sebagai bukti bahw aarsip telah diserahkan kepada penata arsip di unit kearsipan.3. Pengurusan surat biasa masuk

Pengurusan suat biasa masuk dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Penerimaan surat, bertugas:

1) Menerima surat masuk

2) Menyortir surat masuk

3) Membuka dan memeriksa kelengkapannya

4) Membubuhi sap, tanggal, dan waktu pada sampul dan meneruskan kepada pencatat surat.

b. Pencatat surat, bertugas:

1) Mencatat surat pada 2 lembar pengantar surat biasa

2) Mempersatukan surat dengan 2 lembar pengantar dan meneruskannya kepada unit pengolah. setelah diparaf, lembar pengantar I dikembalikan kepada pencatat untuk disimpan.c. Unit pengolah, bertugas:

1) Menerima surat dan memaraf lembar pengantar rangkap 22) Menyimpan lembar pengantar 2

3) Meneruskan surat kepada pimpinan bila diperlukan atau menyerahkan kepada yang dituju/pengolah.

4. Prosedur pengurusan surat biasa keluar

a. Unit pengolah, bertugas:

1) Mencatat surat biasa keluar dengan menggunakan lembar pengantar rangkap 2

2) Menyatukan surat dengan lembaran pengantar dan meneruskan kepada pencatat surat.

b. Pencatat surat, bertugas:

1) Menerima surat yang telah dilampiri lembar pengantar dari unit pengolah.2) Memberi stempel dan membubuhkan tanggal pengirim pada tindasan surat, serta mengembalikan tindasan itu bersama pengantar II kepada pencatat.3) Menyimpan lembar pengantar I sebagai bukti penyampaian.4) Memasukkan surat asli ke dalam sampul dan meneruskan ke bagian ekspedisi untuk dikirim ke alamat yang dituju.5. Pengurusan surat rahasia masukSurat rahasia masuk adalah surat yang bisa diketahui oleh yang tidak berhak dapat merugikan organisasi, pengurusan surat rahasia menggunakan lembaran pengantar surat rahasia.

Pengurusan surat rahasia masuk dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Penerima surat1) Menerima surat rahasia2) Mengelompokkan menurut bagian yang ada3) Menyerahkan kepada pencatat dalam keadaan tertutupb. Pencatat sarat1) Menerima surat dari penerima surat2) Mencatat dan melampiri surat rahasia dengan 2 lembaran pengantar surat rahasia 3) Menyerahkan kepada pengarahc. Pengarah surat1) Menerima surat beserta 2 lembar pengantar surat rahasia 2) Mengambil satu lembar pengantar dan menyimpannya sebagai bukti bahwa surat rahasia bberada di unit pengolah3) Menyerahkan kepada unit pengolah d. Unit pengolah1) Menerima surat dari pengarah2) Memarah lembar pengantar dan menyerahkan lembar pengantar I kepada pengarah 3) Menyimpan surat rahasia dan lembar pengantar I di unit pengolah6. Pengurusan surat rahasia keluarSama halnya dengan pengurusan surat rahasia masuk, pengurusan rahasia keluar juga menggunakan lembar pengantar.

Langkah-langkah pengurusan surat keluar rahasia sebagai berikut:

a. Surat rahasia dapat diketik sendiri, diberi nomor dan stempel oleh pimpinan unit pengolahb. Masukkan ke dalam sampulc. Diberi 2 lembar pengantard. Diteruskan kepada ekspediture. Setelah diparaf oleh bagian ekspedisi lembar pengantar I diambil kembali oleh unit pengolah untuk disatukan dengan tindasan dan disimpan di unit pengolah. Sedangkan lembar pengantar II disimpan pada bagian ekspedisi. Surat yang telah diberi sampul tadi dikirimkan oleh bagian ekspedisi.