60.pembantu am pejabat n1

7/25/2019 60.Pembantu Am Pejabat n1

1/26

PEMBANTU AM PEJABAT N1

I.0 Maklumat Pegawai

Nama ZURAIFAH BINTI PAURJIN

Jawatan hakiki PEMBANTU AM PEJABAT

Gred Jawatan N1

Bahagian/Unit SJKT SIMPANG MORIB

Tarikh Memegang Jawatan01.10.2001

Tarikh Penempatan 01.10.2001

Tarikh Kemaskini

FAIL MEJA KEMASKINI 1 APRIL 2013


2/26


ii.0 Sea!ai Tuga"

Bertanggng!awa" kepada Pengarah Pe#a!aran $e#ang%r& Tim"a#an Pengarah Pe#a!aran $e#ang%r&

Keta $ekt%r Pengrsan $ek%#ah& Pegawai Pe#a!aran 'aerah Ka#a (angat da#am meran)ang&

me#aksana& dan mengam"i# tindakan ss#an * men+e#ia , ke atas perkara-perkara "erikt

1. Pengrsan srat mask dan srat ke#ar

Me!ek#$ "u!at%"u!at $a!i "ek#la&%"ek#la&' Ja(ata Pela)a!aSelag#!' Kemete!ia

Pela)a!a Mala*"ia $a age"i lua!. Me!ek#$ "u!at%"u!at *ag (e!kaita +e!k&i$mata.

2. Meminit srat tindakan da#am ai#

Mema"tika "etia+ ,ail mega$ugi ke!ta" miit *ag tela& "ia+ $imiitka

. Pengrsan Kanter

Mela*a tetamu $i kaute! $a mema"tika ke(e!"i&a $i kaute!

. Pengrsan Te#e%n di kanter

Me)awa( "emua +aggila tele,# $a me*am(ugka ke+a$a +egawai%+egawai

*ag (e!keaa

. Tgasan #ain +ang diarahkan %#eh Pegawai Pe#a!aran 'aerah Ka#a (angat& Tim"a#an

Pegawai Pe#a!aran 'aerah Ka#a (angat& Pen%#%ng Pegawai Pe#a!aran 'aerah Ka#a (angatdan pegawai-pegawai +ang #ain dari masa ke semasa

'isediakan 3#eh 'i##skan 3#eh

NORHAS-INA BINTI MAHMUSAHPEMBANTU AM PEJABAT N1

Pe!a"at Pe#a!aran 'aerah Ka#a (angatTarikh 1 AP45( 201

HJH. FOZIAH BT HJ MOH AZAHARIPegawai Pe#a!aran 'aerah

Pe!a"at Pe#a!aran 'aerah Ka#a (angatTarikh 1 AP45( 201



3/26


1.0 O()ekti, Pe)a(at Pela)a!a ae!a& Kuala -agat.

1. Mem"eri pe#ang6pe#ang pendidikan kepada sema warganegara Ma#a+sia.

2. Me#ahirkan insan +ang "erakh#ak m#ia& "eri#m& "erketerampi#an dan se!ahtera.

. Meningkatkan prestasi akademik pe#a!ar da#am sema mata pe#a!aran.

. Menanamkan ke)intaan kepada i#m pengetahan di ka#angan warga pendidikan.

. Mengem"angkan p%tensi indi7id pe#a!ar me#a#i pem"angnan pr%gram

k%krik#m dan skan.

8. Me#ahirkan pemimpin pendidikan +ang "eri#m dan "erketerampi#an ntk mengrs

sek%#ah ke arah ke)emer#angan.

9. Meningkatkan kepakaran pegawai-pegawai perkhidmatan pendidikan spa+a

men!adi pendidik +ang #e"ih "erkesan.

:. Men+ediakan prasarana +ang )kp dan k%ndsi "agi penga!aran dan

pem"e#a!aran.

;. Men+ediakan sistem pengrsan dan pentad"iran +ang m%den& )ekap dan "erkesan.

10.Mem"ina perh"ngan dan permaakatan pendidikan +ang kkh dan "erkeka#an

dengan agensi6agensi #ar "agi men!amin pendidikan dapat diterskan sepan!ang

ha+at.



4/26


/.0 O()ekti, UNIT PERKHIDMATAN DANPENTADBIRAN

Bil Nama Prodsedur Kerja

No.

Rujukan PKObjektif Kualiti Proses

1Urusan Penerimaan Surat- Surat 01 Memastikan Semua Surat-Surat Yan !iterima "ela#

!idaftarkan !an !iedarkan Ke$ada Pea%ai !an

Kakitanan Pentadbiran Yan Berkenaan !alam

"em$o# Satu & 1 ' (ari Bekerja

2Meminit Surat "indakan !alam )ail 0* Memastikan Semua Surat-Surat Yan !iterima !an

"ela# !imasukkan Ke !alam )ail !an Sia$ !iminitkan

3Penurusan Kaunter 0+ Memberi ,aanan "erbaik !i Kaunter Ke$ada

Pelanan !an Memastikan Pelanan Ber$uas#ati!enan Perk#idmatan Yan !i "erima

4.Penurusan "elefon 0 Memastikan Panilan !ija%ab Sebelum !erinan

Kedua /tau Sele%at-,e%atna !erinan Ketia

!an Memastikan Setia$ Panilan !a$at!isambunkan Ke$ada Pea%ai

Memberi ,aanan Yan Mesra Berso$an !an

Bertanunja%ab

Melenka$kan !iri !enan Maklumat Yan "erkini

Menenai Oranisasi



5/26


.0ARTA ORGANISASI P2JABAT P2-AJARAN A2RAH KUA-A -ANGAT



6/26


3.0 ARTA ORGANISASI UNIT P2RKHIMATAN AN P2NTABIRAN


HAJAH FOZIAH BINTI HAJI MOHD AZAHARIPEGAWAI PELAJARAN DAERAH KUALA LANGAT

AGOS SALIM BIN SHAHROMTIMBALAN PEGAWAI PELAJARAN DAERAH

ABDULLAH BIN HAJI MAMATPENOLONG PEGAWAI TADBIR

RAZALI BIN MUSAPEMBANTU TADBIR N22

ISMAIL MOHD AGUSPEMBANTU TADBIR N17

SANDHORA MD YUSOPPEMBANTU TADBIR N17

ASLIANA SAEMANPEMBANTU TADBIR N17

ARNY YOURSYTA ABD RAHMANPEMBANTU TADBIR N17

SITI SALOHA ABU SAMANPEMBANTU TADBIR N17

SUHANA MISNANPEMBANTU TADBIR N17

ZAHIDAH AHAMAD HUSINPEMBANTU TADBIR N17

NOR LAILI SABUDINPEMBANTU TADBIR N17

SITI MAZNAH RASIPPEMBANTU TADBIR N17

ETTY NORZAMILA ZAINAL ABIDINPEMBANTU TADBIR N17

AHMAD KAMAL MISRONPEMBANTU TADBIR N4

HASNITA HASSANPEMBANTU AM PEJABAT N1 SUHANA SUHADAKPEMBANTU AM PEJABAT N1NORHASLINDA MAHMUDSAHPEMBANTU AM PEJABAT N1 MOHD FASHA ABUBAKARPEMBANTU AM PEJABAT N1

KAMARULZAMAN TUSHANPEMANDU KENDERAAN BERMOTOR R3

IBRAHIM MOHAMEDPEKERJA RENDAH AWAM R4

PM NADDAN MARIAPPANPEKERJA RENDAH AWAM R1

MOHMEE AKHSAN BIN SATIMANPEKERJA RENDAH AWAM R1

SUKUMARAN SUBRAMANIAMPEKERJA RENDAH AWAM R1

AZIZ BIN ALIASPEKERJA RENDAH AWAM R1


7/26


4.O Sea!ai Tuga"' Kua"a a Hu(uga ega Pegawai

-ai

Uit 5 Pe!k&i$mata $a Peta$(i!a

Jawata 5 Pem(atu Am Pe)a(at N1

Tugas Pegawai

Atasan

Yang Ada Hubungan

Tugas &

Tanggungjawab

Kuasa Yang

Diberi

Tugas Pegawai Lain

Yang Ada

Hubungan

Pegawai Pelajaran

Daerah Kuala

Langat

Pengurusan surat-

menyurat dan

panggilan telefon

Timbalan Pegawai

Pelajaran Daerah

Kuala Langat

Pengurusan surat-

menyurat dan

panggilan telefon

Penolong Pegawai

Pelajaran Daerah

Kuala Langat

Pengurusan surat-

menyurat dan

panggilan telefon

Pegawai Eksekutif

Pengurusan surat-

menyurat dan

1. Merekod surat-surat

masuk yang diterima

dari Unit Pentadbiran,

Sekolah-Sekolah,

JPNS, KPM dan Agensi

Luar diedarkan kepada

yang berkenaan

2. Meminit semua

surat-surat keluar

masuk ke dalam fail

3. Melayan pelanggan

di kaunter dan

memastikan

kebersihan di kaunter

4. Menjawab semua

panggilan telefon dan

menyambungkan

talian kepada pegawai-pegawai berkenaan

5. Lain-lain tugas yang

diarahkan

Menerima

semua surat-

surat ari

se!"#a$-se!"#a$% JPNS%

KPM an

a&ensi #uaruntu!

ire!"!an !e

a#am 'ai# (

sistem

!"m)uter

Pembantu Tadbir

N17

Pengurusan surat-

menyurat

Pembantu Am

Pejabat

Urusan surat-surat

untuk di fhotostat

dan mengedarkan

surat kepadapegawai-pegawai

Pembantu Am

Rendah Sekolah

Urusan surat-surat

dari sekolah ke

PPD Kuala Langat

Orang Awam

Urusan Pertukaran

Sekolah



8/26


panggilan telefon

6.O Pe!atu!a%+e!atu!a Peta$(i!a

1. Menggnakan Pandan Mengrs Pr%gram < Akti7iti +ang dike#arkan %#eh UnitPem"angnan 3rganisasi Pe!a"at Pe#a!aran 'aerah Ka#a (angat

2. Menggnakan pr%sedr pengrsan srat men+rat& pengrsan ai# danpengrsan mes+arat M$ 5$3 ;000 Pe!a"at Pe#a!aran 'aerah Ka#a (angat

. Menggnakan Pandan Mem"at Kertas K%nsep / =adangan +ang dike#arkan%#eh Unit Pem"angnan 3rganisasi& Pe!a"at Pe#a!aran 'aerah Ka#a (angat

. Menggnakan arahan perkhidmatan +ang dike#arkan se)ara da#aman darisemasa ke semasa %#eh Pe!a"at Pe#a!aran 'aerah Ka#a (angat

. Menggnakan penetapan p%#isi dan dasar +ang dike#arkan sama ada se)ara#isan ata "ert#is dari semasa ke semasa %#eh Pegawai Pe#a!aran 'aerahKa#a (angat



9/26


7.O P!#"e" Ke!)aAktiviti 7.1 PENGURUSAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

Proses Kerja

Pegawai Yang

Meluluskan /

Dirujuk

Undang-

Undang /

Peraturan

Menerima surat masuk darisekolah-sekolah, Jabatan Pelajaran

Negeri Selangor, Kementerian

Pelajaran Malaysia dan agensi luar.

Mengecop tarikh pada surat yang di

terima

Pegawai PelajaranDaerah Kuala

Langat

Timbalan Pegawai

Pelajaran Daerah

Kuala Langat

Penolong Pegawai

Pelajaran DaerahKuala Langat

Merekod setiap surat masuk ke

dalam Buku Daftar surat

Ketua-ketua unit

dan Pegawai

Ekseketif

Surat-surat yang telah direkodkan

akan diedarkan kepada Pegawai dan

kakitangan Unit Pentadbiran yang

berkenaan / di pos / Pigen Hole

sekolah

PAR 1

( Pos / JPNS )

PAR 2

( Edaran / Pigeon

Hole sekolah )



10/26


Melaksanakan tugas-tugas yang di

arahkan oleh Pegawai Pelajaran

Daerah Kuala Langat, Timbalan

Pegawai Pelajaran Daerah Kuala

Langat dan Pegawai-Pegawai yang

lain dari masa ke semasa



11/26


8.0 a!ta Ali!a Ke!)a

Aktiviti 8.1 Pengurusan Surat Masuk Dan Surat Keluar


MULA

Menerima surat masu !ari se"#a$%se"#a$&

JPNS& KPM !an a'ensi #uar

Men'e(") tari$ )a!a surat *an' !iterima

Menerima surat%surat e#uar !ari Unit Penta!+iran

untu !ire"!an e!a#am Buu Da,tar Surat

Mere!" setia) surat masu! !e a#am

Bu!u Da'tar Surat

Surat%surat *an' te#a$ !ire"!an aan !ie!aran e)a!a

Pe'a-ai Eseeti, !an aitan'an Unit Penta!+iran *an'

+erenaan . !i )"s . )i'en $"#e se"#a$

TAMAT


12/26


9.0 Sea!ai Semak

Aktiviti 9.1 Pengurusan Surat Masuk Dan Surat Keluar

Bil AktivitiTindaka

nCatatan

1 Menerima surat masuk dari sekolah-

sekolah, Jabatan Pelajaran Negeri

Selangor, Kementerian Pelajaran

Malaysia dan agensi luar.

Mengecop tarikh pada surat yang di

terima

2 Merekod setiap surat masuk kedalam Buku Daftar surat

3 Surat-surat yang telah direkodkan

akan diedarkan kepada Pegawai dan

kakitangan Unit Pentadbiran yang

berkenaan / di pos / Pigen Hole

sekolah

4 Memohon tandatangan pegawai

Ekseketif dan kakitangan Unit

Pentadbiran semasa edaran surat



13/26


untuk pengesahan penerimaan



14/26


7.O P!#"e" Ke!)a

Aktiviti 7.2 Meminit Surat Dalam Fail

Proses Kerja

Pegawai Yang

Meluluskan /

Dirujuk

Undang-

Undang /

Peraturan

Menerima Laporan Perubahan ( LP )

Kew.8 yang telah diluluskan oleh

Ketua Jabatan, sekolah-sekolah,Jabatan Pelajaran Negeri Selangor,

Kementerian Pelajaran Malaysia dan

agensi luar

Mengecop tarikh pada semua surat

yang di terima dan asingkan

mengikut sekolah

Pegawai Pelajaran

Daerah Kuala

Langat

Timbalan Pegawai

Pelajaran Daerah

Kuala Langat

Penolong Pegawai

Pelajaran Daerah

Kuala Langat

Dapatkan fail mengikut sekolah

Masukkan surat ke dalam fail

Meminit surat tindakan dalam

kertas minit

( dakwat merah masuk

dakwat biru / hitam keluar )

Melaksanakan tugas-tugas yang diarahkan oleh Pegawai Pelajaran

Daerah Kuala Langat, Timbalan

Pegawai Pelajaran Daerah Kuala

Langat dan Pegawai-Pegawai yang

lain dari masa ke semasa



15/26




16/26


8.0 Carta Aliran Kerja



MUL

A

Menerima LP / Ke-01 2& surat masu !arise"#a$& JPNS& KPM !an a'ensi #uar

Men'e(") tari$ )a!a surat *an' !i terima !an

asin'an men'iut se"#a$

Masuan surat e !a#am Fai#0

Da)atan ,ai# men'iut se"#a$

Meminit surat tin!aan !a#am ertas minit

/ !a-at mera$ 3 masu & !a-at +iru . $itam 3

e#uar 2TAMAT


17/26


9.0 Senarai Semak


Bil AktivitiTindaka

nCatatan

1 Menerima Laporan Perubahan ( LP )

Kew.8 yang telah diluluskan oleh

Ketua Jabatan, sekolah0sekolah,

Jabatan Pelajaran Negeri Selangor,

Kementerian Pelajaran Malaysia dan

agensi luar

Mengecop tarikh pada semua surat

yang di terima dan asingkan

mengikut sekolah

2 Dapatkan fail mengikut sekolah

3 Masukkan surat ke dalam fail

4 Meminit surat tindakan dalam kertas

minit

( dakwat merah masuk

dakwat biri / hitam keluar )



18/26


7.O P!#"e" Ke!)a

Aktiviti 7.3 Penempatan guru

Proses Kerja

Pegawai Yang

Meluluskan /

Dirujuk

Undang-

Undang /

Peraturan

1. Menerima senarai cadangan

penempatan guru dari JPN

Pegawai Pelajaran

Daerah K.Langat /

PPPD Pengurusan

Sekolah

2. Membuat mesyuarat bagi

penempatan guru diperingkat

PPDKL

Pegawai Pelajaran

Daerah K.Langat /

PPPD Pengurusan

Sekolah

3. Melengkapkan senarai cadangan

mengikut kekosongan / opsyen di

sekolah

Penyelia Sekolah

Rendah

4. Membuat iringan surat senarai

cadangan penempatan ke JPN

Pegawai Pelajaran

Daerah K.Langat /

PPPD Pengurusan

Sekolah

5. Mengembalikan senarai

cadangan penempatan guru

mengikut sekolah ke JPN

Pegawai Pelajaran

Daerah K.Langat /

PPPD Pengurusan

Sekolah



19/26




20/26


8.0 Carta Aliran Kerja

Aktiviti 8.3 Penempatan Guru


MUL

A

Menerima senarai (a!an'an)enem)atan !ari JPN

Men'a!aan mes*uarat +a'i mem+in(an'an

)enem)atan 'uru !i)erin'at PPDKL

Surat irin'an e JPN !ie#uaran

Me#en'a)an senarai (a!an'an )enem)atan 'uru

men'iut e"s"n'an . ")s*en !i se"#a$

Men'em+a#ian senarai (a!an'an )enem)atan

'uru e JPN

TAMAT


21/26


9.0 Senarai Semak

Aktiviti 9.3 Penempatan guru

Bil AktivitiTindaka

nCatatan

1Terima senarai penempatan guru

dari JPN

2 Buat surat akuan terima ke JPN

3 Menyediakan surat panggilan

mesyuarat di peringkat PPD

4 Menyediakan keputusan mesyuarat

5 Hantar keputusan ke JPN



22/26


10.0 Sea!ai U$ag%U$ag Pekelilig

1. Peke#i#ing Kema!an Pentad"iran Awam Bi# 1/1;;2 Pandan Pengrsan Ka#iti

Men+e#rh *T>M, Perkhidmatan Awam



23/26


11.0 S2NARAI JA8ATANKUASA 9ANG IANGGOTAI

Jawatankasa +ang diangg%tai %#eh pegawai sekrang-krangn+a ntk temp%h *8,

"#an?

NAMA P2GA8AI 5 NORHAS-INA BINTI MAHMUSAH

Jawatan PEMBANTU AM PEJABAT N1

Bi# Nama Jawatankasa

Kekerapan

Mes+arat

$etahn

Jenis Keangg%taan

1

2

8

9

:

;

10

11

12

1

1



24/26


1

18

1/.0 S2NARAI BORANG%BORANG



25/26


1.0 N#!ma Ke!)a

Bi# Jenis Ker!a

Masa @+ang

'iam"i#

* Minit ,

Jm#ah Unit @ang

B%#eh 'i!a#ankan

'a#am $emingg



26/26


13 .0 Sea!ai Tuga" Ha!ia

Nama Pegawai NORHAS-INA BINTI MAHMUSAH

Jawatan PEMBANTU AM PEJABAT N1

Tarikh

Bi#Btir-Btir Tgas =atatan


60.pembantu am pejabat n1

Documents