PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN DAN PENJUALAN

KERAMIK PADA PT. SANGO CERAMICS INDONESIA

Oleh:

Ema Nur Ita1), Ira Setiawati2), Solikhin3)

1,2,3)Program Studi Sistem Informasi, Stmik Himsya

Jalan Raya Karanganyar Tugu Km 12 No 8 Telp 024-8665420 Semarang

E-mail : seruni78@yahhoo.com ,lihien_2006@yahoo.com

Abstrak

PT. Sango Ceramics Indonesia adalah perusahaan dalam bentuk perseroan, perseroan ini

memproduksi barang pecah belah rumah tangga seperti piring, gelas, cangkir, sendok, dll.

Selama ini dalam pengolahan transaksi bisnis sehari-hari masih menggunakan cara cara manual. Hal tersebut menyebabkan fungsi-fungsi yang berkaitan dengan kegiatan

operasional perusahaan belum dapat dilaksanakan secara optimal. Penelitian bertujuan

untuk menciptakan aplikasi transaksi pembelian dan penjualan barang yang digunakan

untuk membantu atau mempermudah pengelolaan transasksi bisnis harian pada bagian

pembelian dan penjualan di PT. Sango Ceramics Indonesia. Pengembangan perangkat

lunaknya menggunakan model sekuensial linier. Aplikasi ini dibangun menggunakan bahasa

pemrograman Microsoft Visual Basic 2010 dan DBMS Microsoft Office Access 2003.

Pengujian terhadap perangkat lunak dilakukan dengan metode pengujian Proses pengujian

menggunakan metode structural testing (white-box testing ). Perangkat lunak yang

dihasilkan dapat mempermudah pengelolaan data dalam pencatatan barang dan transaksi

jual beli barang, dan pembuatan laporan periodik.

Kata kunci : system informasi, aplikasi transaksi pembelian dan penjualan barang, model

structural testing (white-box testing).

1. Latar Belakang Permasalahan

Dengan kemajuan teknologi informasi sebuah perusahaan harus bisa untuk mengatur

sistem informasinya sehingga dalam pengolahan data menjadi lebih efisien, praktis dan

memudahkan perusahaan dalam melakukan kegiatan di perusahaan seperti pembelian dan

penjualan.

Penggunaan perangkat komputer bagi perusahaan atau instansi lainnya yang

kompeten dan berskala besar adalah hal yang wajib diterapkan, seperti halnya PT. Sango

Ceramics Indonesia. Metode pengolahan dan pencatatan data pada PT. Sango Ceramics

Indonesia sudah menggunakan sistem komputerisasi namun masih banyak karyawan yang

menggunakan secara manual, sehingga dibutuhkan suatu system informasi yang user

friendly.

PT. Sango Ceramics Indonesia adalah perusahaan dalam bentuk perseroan, yang

memproduksi keramik atau barang pecah belah rumah tangga seperti piring, cangkir,

mangkuk, dan lain-lain. Perusahaan melakukan kegiatan produksi untuk dijual ke luar negeri

(ekspor) dan bahan baku yang digunakan diperoleh dari supplier yang ada diluar negeri

(impor). Perusahaan memproduksi keramik sesuai dengan keinginan buyer (pembeli).

Peranan pembelian dan penjualan sangat mempengaruhi kelangsungan hidup suatu

perusahaan karena dari pembelian akan diketahui pengeluaran kas perusahaan dan dari

penjualan akan diketahui pendapatan atau penerimaan kas perusahaan.

Walaupun sistem pembelian dan penjualan keramik yang ada diperusahaan sudah

berjalan tetapi masih terdapat permasalahan yang menghambat proses pembelian dan

penjualan, seperti seringnya terjadi kesalahan perhitungan transaksi pembelian dan penjualan

karena sistem yang digunakan masih manual sehingga sering terjadi pengulangan input data

harga barang dan kesalahan memasukkan data harga barang, selain itu resiko kehilangan data

pembelian dan penjualan sangat tinggi, yang disebabkan pengumpulan data pembelian dan

penjualan dilakukan secara manual.

Dengan fasilitas teknologi komputer, tentunya perusahaan akan memperoleh

kemudahan-kemudahan misalnya kecepatan akses data, kemudahan penyimpanan data dan

masih banyak lagi keuntungan yang di dapat dari pengembangan sistem. Agar perusahaan

berkembang lebih pesat maka diperlukannya pengembangan sistem komputerisasi yang lebih

baik guna meningkatkan kemajuan perusahaan.

Pengembangan sistem (System Development) dapat berarti menyusun suatu sistem

yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki

sistem yang telah ada (Tata Sutabri, 2012). Berdasarkan latar belakang yang telah

dikemukakan, maka perumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana membuat

Perancangan Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan pada PT. Sango Ceramics

Indonesia.

2. Tinjauan Pustaka

Dalam penelitian ini tinjauan pustaka merupakan hasil studi dan penelitian terdahulu

yang berhubungan dengan perancangan sistem informasi pembelian dan penjualan barang.

Banyak peneliti yang melakukan penelitian tentang sistem informasi pembelian dan

penjualan karena kedua transaksi ini merupakan suatu hal yang rutin atau selalu dilakukan

setiap perusahaan.

2.1. Perancangan Sistem

Perancangan merupakan sekumpulan prosedur yang dilakukan untuk mengubah

spesifikasi logis menjadi desain yang dapat diimplementasikan ke sistem komputer

organisasi (Setiawati, 2011). Sedangkan Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang

berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu (Puspitawati & Anggadini, 2011). Dalam

mendefinisikan sistem terdapat model pendekatan sistem, yang lebih menekankan pada

prosedur dan elemennya, sebagai urutan-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan intruksi yang

menerangkan apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan dan

bagaimana mengerjakannya (Gerald. J., 1991) dalam Al-Bahra bin Ladjamudin, (2005).

2.2.Sistem Informasi

Menurut Gordon. B. Davis (1985) dalam Al-Bahra bin Ladjamudin (2005)

mendefinisikan mendefinisikan bahwa informasi sebagai data yang telah diolah menjadi

bentuk yang lebih berarti dan berguna bagi penerimanya untuk mengambil keputusan masa

kini maupun yang akan datang. Pengertian ini sama dalam teori yang dikemukakan oleh

Raymond McLeod (1995) dalam Al-Bahra bin Ladjamudin (2005) mendefinisikan informasi

sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya.

Menurut Al-Bahra Bin Ladjamudin (2005) sistem informasi dapat didefinisikan

dalam beberapa teori sebagai berikut:

a. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen

dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yang menyajikan informasi.

b. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan

informasi bagi pengambil keputusan atau untuk mengendalikan organisasi.

c. Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan

pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan

strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan

laporan-laporan yang diperlukan.

2.3. Definisi Pembelian dan Penjualan

Aktivitas operasional perusahaan, akan mengalami transaksi pembelian, adapun yang

dimaksud dengan pembelian adalah suatu tindakan untuk mendapaatkan barang dan jasa,

yang kemudian akan dipergunakan sendiri atau dijual kembali. Transaksi pembelian biasanya

dilakukan minimal dua pihak atau lebih yang sering disebut penjual atau pembeli. Pembelian

dapat dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu pembelian secara cash dan pembelian secara credit.

Menurut Puspitawati, L., & Anggadini, S. D. (2011) dapat disimpulkan bahwa: Pembelian

cash atau tunai adalah pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dengan mengeluarkan

uang kas untuk pembayaran barang yang dibeli serta untuk keperluan aktivitas perusahaan

dan barang persediaan.

Operasional sehari hari perusahaan sebagai sumber pendapatan seseorang atau

perusahaan dengan aktivitas berupa penjualan merupakan suatu transaksi yang dilakukan

oleh dua belah pihak atau lebih dengan menggunakan alat pembayaran yang sah. Definisi

lain dari penjualan adalah sebuah usaha atau langkah konkrit yang dilakukan untuk

memindahkan suatu produk, baik itu berupa barang ataupun jasa, dari produsen kepada

konsumen sebagai sasarannya dengan mengharapkan keuntungan dari hasip penjualannya.

aktivitas memperjual-belikan barang dan jasa kepada konsumen.

2.4.Pengertian Keramik

Keramik awalnya berasal dari bahasa Yunani yaitu keramikos yang artinya adalah

suatu bentuk dari tanah liat yang telah mengalami proses pembakaran. Definisi keramik

terbaru mencakup semua bahan bukan logam dan anorganik yang berbentuk padat (Yusuf,

1998).

Umumnya senyawa keramik lebih stabil dalam lingkungan termal dan kimia

dibandingkan elemennya, sedangkan bahan baku keramik yang umum terpakai adalah

felspard, ball clay, kwarsa, kaolin, dan air. Secara umum pengertian keramik adalah tanah

liat yang dibakar, dicampur dengan mineral lain,barang tembikar (porselen) seperti cangkir,

piring, mangkuk. (Definisi Arti Kata, Keramik, Retreived Februari 18, 2013,

http://www.artikata.com/arti-334416-keramik.html).

2.5.Metode pengembangan sistem

Menurut Hoffer dkk (1998) dalam Abdul Kadir (2005) yang dimaksud dari

Metodologi pengembangan sistem adalah suatu proses standart yang diikuti oleh organisasi

untuk melaksanakan seluruh langkah yang diperlukan untuk menganalisa, merancang,

mengimplementasikan dan memelihara sistem informasi. Kebanyakan perusahaan

menggunakan suatu metodologi yang disebut dengan Metode Pengembangan Sistem atau

Siklus Hidup Sistem (System Life Cycle SLC), merupakan salah satu penerapan pendekatan

sistem untuk pengembangan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer. SLC sering

disebut sebagai pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pengembangan &

penggunaan system. Tahapan metode pengembangan sistem dapat digambarkan sebagai

berikut :

Gambar : System Life Cycle

Dalam penelitian ini, sebelum dilakukan tahap desain dan perancangan perlu

dianalisis terlebih dahulu system yang hendak dibangun. Tujuan dari tahap Analysis adalah

untuk mempelajari sistem yang sedang berjalan dan melakukan indentifikasi masalah.

Menurut Octaviani HS, (2010) pada analisis sistem dikenal beberapa tahap yaitu :

a. Identifikasi masalah yang ada pada sistem informasi tersebut.

b. Memahami cara kerja sistem.

c. Melakukan analisis.

d. Melaporkan hasil analisis sistem.

2.6.Alat Bantu Analisis Sistem

Dalam mendesain model dari sistem informasi yang dibuat, dibutuhkan suatu

media/tools yang merupakan alat yang tepat digunakan untuk menggambarkan logika model

dari suatu sistem.

a. Diagram Alir Data ( Data Flow Diagram / DFD)

Data flow diagram/ DFD adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem

komputerisasi, manual atau keduanya, yang disusun dalam bentuk kumpulan

komponen sistem yang saling berhubungan.

b. K amus Data (System Data Dictionary)

Menurut pendapat Al-Bahra Bin Ladjamudin (2005) kamus data berfungsi

membantu pelaku sistem untuk mengartikan aplikasi secara detail dan

mengorganisasi semua elemen data yang digunakan dalam sistem secara persis

sehingga pemakai dan penganalisis sistem mempunyai dasar pengertian yang sama

tentang masukan, keluaran, penyimpanan, dan proses.

c. ERD (Entity Relationship Diagram /ERD)

Entity relationship diagram / DFD merupakan model data relational, hubungan antar

file yang direlasikan dengan kunci relasi (relation key) yang merupakan kunci utama

masing-masing file. Terdapat beberapa relasi dalam hubungan atribut yang ada

didalam 1 atau 2 file, yaitu sebagai berikut : (Nugroho A., 2011).

d. Normalisasi

Proses normalisasi merupakan proses pengelompokan elemen data menjadi tabel

yang menunjukan entitas dan relasinya. Ada beberapa macam kunci (key function)

yang digunakan untuk proses pencarian, penyaringan , penghapusan, yaitu: (Tata

Sutabri, 2012)

e. Sistem Basis data

Sistem basis data menyediakan bahasa untuk mendefinisikan basis data DDL (Data

Definition Language) serta bahasa untuk memenipulasi basis data DML (Data

Manipulation Language) untuk melakukan operasi-operasi tertentu pada basis data.

3. Metode Penelitian

Metode penelitian yang dilakukan dalam penelitian ini adalah metode penelitian

kualitatif. Metode kualitatif didefinisikan sebagai prosedur penelitian yang menghasilkan

data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan prilaku yang dapat

diamati.

Menurut David Williams (1995) dalam Al-Bahra bin Ladjamudin, (2005). penelitian

kualitatif adalah pengumpulan data pada suatu latar alamiah dengan menggunkan metode

alamiah dan dilakukan oleh orang atau peneliti yang tertarik secara alamiah. Tahapan

penelitian sebagai berikut:

1. Menentukan permasalahan.

2. Pengolahan data awal.

3. Pengolahan data yang diusulkan atau dikembangkan.

4. Metode pengembangan sistem.

5. Tinjauan umum perusahaan.

Pengolahan Data Awal

Data kualitatif yang diperoleh dari penelitian ini berupa data-data mengenai jenis

keramik, dan harga keramik, data konsumen, dan data pemasok yang ada di PT. Sango

Ceramics Indonesia Semarang.

Pengolahan data yang diusulkan atau dikembangkan

Untuk pengolahan data yang diusulkan atau dikembangkan adalah merubah dari

pencatatan manual, menjadi sistem komputerisasi dengan menggunakan aplikasi program

visual basic, walaupun pada PT. Sango Ceramics Indonesia sudah menggunakan komputer

dalam pengolahan datanya, namun masih ada beberapa bagian yang tidak memiliki

komputer. Dengan adanya sistem komputerisasi menggunakan aplikasi visual basic, maka

memudahkan karyawan dalam pembuatan laporan.

3. Hasil Dan Pembahasan

3.1. Analisa dan perancangan

Analisa sistem baru mengenai sistem informasi pembelian dan penjualan untuk

menghasilkan laporan-laporan yang lebih akurat dan cepat yang dibutuhkan oleh pihak

manajemen dalam proses pengambilan keputusan.

Prosesnya tidak jauh berbeda dengan sistem yang lama, hanya untuk pengelolaan

data proses pencatatan menggunakan alat bantu yaitu dengan komputer dan aplikasinya yang

diolah dan disimpan dalam media penyimpanan. Proses pengelolaan transaksi seperti ini

sudah menggunakan Computer Based Information System (CBIS). Hal ini sangat membantu

dalam menghasilkan laporan-laporan yang dibutuhkan agar cepat, tepat, dan akurat.

Perancangan sistem

Dalam tahap desan dan perancangan system menggunakan Context diagram yang

merupakan level tertinggi dari Data Flow Diagram (DFD). Context diagram

menggambarkan hubungan antar sistem secara umum dari keseluruhan sistem yang ada,

sedangkan data flow diagram (DFD) menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja dan

penyimpanan data, perancangan database yang meliputi : Entity Relationship Diagram

(ERD) yang digunakan sebagai proses pengelompokkan elemen data menjadi tabel yang

menunjukkan entitas dan relasinya, relasi tabel yang menggambarkan hubungan antar tabel

dalam database, kamus data yang memperjelas tentang data dan kebutuhan informasi dan

desain input / output yaitu antar muka untuk user.

Context Diagram Sistem Informasi pembelian dan penjualan

Gambar : Context Diagram

DFD Level 0 Sistem Informasi pembelian dan penjualan

Entity Relationship Diagram (ERD)

Tabel : Daftar Entitas dan Atribut pada Entitas

NO Nama Entitas Atribut yang dibutuhkan

1. Barang Kode, Deskripsi, tipe

2. Bahan material Kode, nama_material, jumlah

3. Customer Kode, nama, alamat, kota, negara, telp,

kontak

4. Supplier Kode, nama, alamat, kota, negara, telp,

kontak

5. Driver Kode, nama_driver, alamat, kota, telp

6. Lokasi Kode_material, jumlah

7. Utang Kode_utang, kd_supplier, kd_driver, jumlah

8. Piutang Kode_piutang, kd_customer, jumlah

Desain output

Dalam merancang atau membuat sebuah sistem yang baru tahap pemilihan bahasa

pemrograman merupakan hal penting. Sebab dengan pemilihan bahasa pemrograman yang

tepat, maka sistem yang dibuat akan sesuai dengan apa yang dikehendaki. Dalam pembuatan

program aplikasi ini dipilih bahasa pemrograman Visual Basic 2010.

Pada form Utama terdapat 5 buah menu yaitu Master, Transaksi, Laporan, Profil.

Form menu utama ini digunakan sebagai form induk bagi form-form yang lain sehingga form

ini merupakan inti dari program.

Gambar : Tampilan menu utama

Pemeliharaan sistem

Pelaksanaan implementasi sistem dilakukan untuk menyelesaikan desain sistem yang

dirancang dari alat dokumen manual sehingga menghasilkan sistem yang siap digunakan

untuk pengolahan data.

Pemrograman dan pengujian

Pemrograman dikerjakan setelah desain sistem telah selesai dirancang dan

diperkirakan akan menghasilkan sistem yang sesuai dengan kebutuhan. Pengujian sistem

dilakukan agar dapat menghasilkan sistem yang benar benar sesuai dengan kebutuhan serta

dapat berjalan dengan baik atau tidak terdapat kesalahan di dalam sistem. Pengujian yang

dilakukan yaitu :

1. Pengujian unit

Setelah unit dibuat dan dites secara independen oleh programmer sampai benar-benar

terbebas dari kesalahan baik kesalahan dari penerapan algoritma ataupun kesalahan

dalam penerapan prosedur. Setelah program tidak terdapat kesalahan, maka program

dirangkai menjadi satu unit program, setalah itu baru dilakukan test kembali.

2. Pengujian program

Pengujian program dilakukan oleh bagian administrasi PT.Sango Ceramics Indonesia.

Bila program belum berjalan sesuai dengan yang diinginkan, maka program akan

dirancang ulang dan kembali melewati tahap pengujian unit.

Sasaran dari pengujian sebagai berikut :

a) Pengujian merupakan suatu proses eksekusi dari suatu program yang telah dibuat

untuk menemukan kesalahan.

b) Suatu test case yang baik dan berhasil adalah test case yang dapat memiliki

probabilitas yang tinggi untuk menemukan kesalahan yang belum ditemukan

sebelumnya.

c) Suatu pengujian dianggap sukses apabila dapat menemukan kesalahan yang

belum pernah ditemukan sebelumnya.

Jadi pengujian program sangat diperlukan sebelum program tersebut di

implementasikan sehinnga kesalahan kesalahan yang mungkin terjadi dapat

diminimalkan atau dikurangi.

Proses pengujian menggunakan metode structural testin (white-box testing), dimana

penentuan test case disesuaikan dengan struktur sistem. Knowledge program digunakan

untuk mengidentifikasi test case tambahan. Pengujian ini bertujuan untuk menguji semua

statement program apakah ada yang salah (debug).

Training

Training ini bertujuan untuk memberikan pelatihan terhadap sistem yang akan

diterapkan di PT. Sango Ceramics Indonesia. Karyawan di bagian administrasi akan

mendapat pelatihan bagaiamana mengoperasikan sistem baru dari input data sampai dengan

pembuatan laporan. Training ini dilakukan setelah pengujian program selesai dan terbebas

dari kesalahan.

DAFTAR PUSTAKA

Al-Bahra bin Ladjamudin. (2005). Analisis Dan Desain Sistem Infromasi. Yogyakarta:

Graha Ilmu.

Agung Muryanto, Drs. Djalal Er Riyanto, M.IKomp, dan Beta Noranita, S.Si, M.Kom.

Aplikasi Transaksi Pembelian Dan Penjualan Barang ( Studi Kasus Toko

Perlengkapan Olah Raga Sportivo Semarang ). Jurusan Matematika. Fakultas Sains

dan Matematika Universitas Diponegoro. Semarang.

Definisi Arti Kata, Keramik, Retreived February 18, 2013 from http://www.artikata.com/arti-

334416-keramik.html

Edhy, S. (2011). Basis Data Dalam Tinjauan Konseptual. Yogyakarta : Andi.

Ipah Syarifah. Pembangunan Sistem Pembelian Dan Penjualan Barang PD. Dian Jaya.

Jurusan Teknik Informatika. Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas

Komputer Indonesia. Bandung.

Ir. Suryanto Thabrani. (2007). Mudah & Cepat Menguasai Visual Basic. Jakarta: Mediakita.

Kadir, Abdul. (2009). Dasar Perancangan & Implementasi Database Relasional.

Yogyakarta: Andi Offset.

Nugroho, A (2011). Perancangan Dan Implementasi Sistem Basis Data. Yogyakarta: Andi.

Octaviani HS, S. M. (2010). Shortcourse SQL Server 2008 Express. Yogyakarta: Andi.

puspitawati, L., & Anggadini, S. D. (2011). Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Graha

Ilmu.

PT. Sango Ceramics Indonesia (1977). Profil PT. Sango Ceramics Indonesia. Semarang.

Setiawati, A. D. (2011). Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: ANDI.

Soni Susanto. Rancang Bangun Sistem Informasi Penjualan Dan Pembelian Pada CV. Sari

Teknik. Jurusan sistem informasi. STIKOM. Surabaya.

Sutabri, T. (2012). Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.