TEKNIK TEKNIK MENGARSIP MENGARSIP

SURATSURAT

Yulianti XiiAp1Yulianti XiiAp1

MAU DIAPAKAN DOKUMEN MAU DIAPAKAN DOKUMEN SEBANYAK INI?SEBANYAK INI?

by Abdul Main

PENGERTIAN ARSIPPENGERTIAN ARSIP

Menurut UU No. 7/1971, arsip adalah:Menurut UU No. 7/1971, arsip adalah:Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintah lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.pelaksanaan kegiatan pemerintahan.Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan, dalam badan-badan swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan runggal bentuk corak apapun, baik dalam keadaan runggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.kehidupan kebangsaan.

ARSIP DINAMIS DAN ARSIP ARSIP DINAMIS DAN ARSIP STATISSTATIS

Arsip Dinamis: Arsip yang dipergunakan secara Arsip Dinamis: Arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.penyelenggaraan administrasi negara.

Arsip Statis: Arsip yang tidak dipergunakan secara Arsip Statis: Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.negara.

KEARSIPANKEARSIPAN

RECORDWARKAT/NASKAH

FILE ARSIP

PENYUSUTAN

ARSIPARSIP INAKTIF/INAKTIF/

ABADIABADIAny paper, book, photograph, microfilm, map, drawing, chart, card, magnetic tape, or any copy or print-out thereof, that has been generated or received by a company or its operating units or its successor as evidence of its activities or because of information contained therein

Penyimpanan, penemuan kembali, peminjaman, pemeliharaan, pengendalian, penyusutan dan pemusnahan

- Arsip Dinamis

- Arsip Statis

Memindahkan, memus nahkan, menyerahkan ke Arsip Nasional (PP No. 34/1979)

NILAI GUNA ARSIPNILAI GUNA ARSIP

ALFRED ?Administrative Value

Legal Value

Fiscal Value

Research Value

Educational Value

Documentary Value

NILAI GUNA ARSIP NILAI GUNA ARSIP (Menurut Milton Reitzfeld, 1959).(Menurut Milton Reitzfeld, 1959).

AL-PROHF:AL-PROHF: Administrative ValuesAdministrative Values Legal ValuesLegal Values Policy ValuesPolicy Values Research ValuesResearch Values Operating Values Operating Values Historical Values Historical Values Fiscal ValuesFiscal Values

MANAJEMEN KEARSIPANMANAJEMEN KEARSIPAN

Aktivitas penyelenggaraan arsip sejak Aktivitas penyelenggaraan arsip sejak diciptakan hingga arsip tersebut diciptakan hingga arsip tersebut dimusnahkan/ dilestarikan.dimusnahkan/ dilestarikan.

Manajemen Kearsipan selalu berkaitan Manajemen Kearsipan selalu berkaitan dengan dua hal:dengan dua hal:

1.1. Pengendalian arsip yang masih digunakan untuk Pengendalian arsip yang masih digunakan untuk operasional sehari-hari (manajemen arsip operasional sehari-hari (manajemen arsip dinamis)dinamis)

2.2. Pengendalian arsip yang tidak digunakan dalam Pengendalian arsip yang tidak digunakan dalam operasional sehari-hari (manajemen arsip statis)operasional sehari-hari (manajemen arsip statis)

by Abdul Main

TUJUAN MANAJEMEN KEARSIPAN TUJUAN MANAJEMEN KEARSIPAN (Record management)(Record management)

Menyelenggarakan pengurusan arsip yang Menyelenggarakan pengurusan arsip yang bermutu melalui program seleksi yang mantap bermutu melalui program seleksi yang mantap secara efektif dan efisien sehingga tercipta secara efektif dan efisien sehingga tercipta kondisi kearsipan dalam suatu kondisi kearsipan dalam suatu lembaga/instansi yang berkualitas. lembaga/instansi yang berkualitas.

(E. Martono, 1987).(E. Martono, 1987).

by Abdul Main

MANAJEMEN ARSIP MANAJEMEN ARSIP DINAMISDINAMIS

Yaitu manajemen kearsipan dengan obyek arsip Yaitu manajemen kearsipan dengan obyek arsip dinamis yang mempunyai unsur-unsur dinamis yang mempunyai unsur-unsur manajemen, yang meliputi kegiatan:manajemen, yang meliputi kegiatan:

1.1. Sortir dan pengurusan surat masukSortir dan pengurusan surat masuk2.2. Sortir dan Sortir dan follow upfollow up pengurusan surat keluar pengurusan surat keluar3.3. Pengendalian surat masuk, surat keluar dan Pengendalian surat masuk, surat keluar dan

prosedur filing (Klasifikasi, kode dan indeks)prosedur filing (Klasifikasi, kode dan indeks)4.4. Penyimpanan dan penemuan kembali arsipPenyimpanan dan penemuan kembali arsip5.5. Pengamanan dan pemeliharaanPengamanan dan pemeliharaan6.6. Penyusutan dan pemusnahan arsip.Penyusutan dan pemusnahan arsip.