211467204-92028-14-580983nn375543

Administrasi, Audit dan Penutupan Proyek

1. Administrasi Kontrak dan KeuanganSetelah proses pembentukan kontrak selesai menjadi dokumen kontrak, selanjutnya

perlu mengelola eksekusi kontrak secara komersial, teknis dan administratif. Di

kantor pusat, melalui perencanaan dan pengendalian yang matang kontraktor

mengorganisir tenaga ahli dan spesialis untuk mengerjakan desain engineering

terinci, pembelian dan subkontrak, sedangkan di lokasi proyek dilakukan persiapan

mobilisasi tenaga kerja dan mendirikan fasilitas sementara. Sedangkan pihak

pemilik mulai melengkapi tim proyek dengan personil dan perangkat lain untuk

mengelola proyek. Proses pengelolaan administrasi kontrak merupakan interaksi

pihak pemilik dengan kontraktor yang meliputi kegiatan:

Mengkaji kelengkapan dokumen yang disyaratkan.

Prosedur komunikasi, surat menyurat, dan sistem arsip.

Pengelolaan pembayaran.

Change order dan back charge.

Klaim.

Pengelolaan.

a. Dokumen yang disyaratkan Dokumen yang disyaratkan harus disiapkan kontraktor (jika perlu disetujui oleh

prmilik) dalam dokumen kontrak antara lain:

Tanda jaminan;

Jaminan lelang;

Jaminan kinerja;

Jaminan peralatan;

Jaminan pembayaran;

Jaminan subkontraktor;

Sertifikat asuransi;

Asuransi builder all risk;

Asuransi transit;

Asuransi comprehensive general liability; umumnya dalam kontrak disebutkan.

b. Surat menyurat, dan sistem arsip

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Alfrid Agustina MANAJEMEN PROYEK INDUSTRI 78


Sistem pencatatan dan arsip kontrak yang baik dan lengkap memudahkan

pencarian kembali, sehingga membantu kelancaran operasional pelaksanaan

kontrak dalam hal:

Memantau dan menjaga dipenuhinya pasal-pasal kontrak oleh kedua belah

pihak penanda tangan kontrak.

Mengetahui apa yang telah dikerjakan di masa lalu.

Audit pelaksanaan kontrak sewaktu akhir proyek.

Melakukan progress payment, change order, dan back charge, serta

Melakukan korespondensi.

Catatan dan arsip kontrak umumnya dikelompokkan menjadi:

Masa perencanaan dan pembentukan; meliputi:

Perencanaan strategi dan jadwal kontrak.

Prakualifikasi peserta lelang.

Kerangka acuan dan garis besar lingkup proyek.

Rancangan kontrak.

RFP atau dokumen lelang.

Dokumen proposal peserta lelang.

Hasil evaluasi proposal.

Catatan-catatan negosiasi dan penentuan pemenang.

Dokumen kontrak asli termasuk adendum bila ada.

Letter of intent.

Masa eksekusi kontrak, yang penting disini:

Dokumen evaluasi status kemajuan pekerjaan.

Invoice atau faktur dan catatan lain untuk pembayaran berkala.

Pembayaran butir-butir reimbursable.

Pengajuan change order.

Dokumen evaluasi dan persetujuan change.

Pembayaran change order.

Dokumen pembayaran back order.

Dokumen pengajuan serta evaluasi klaim.

Pembayaran dan sertifikat asuransi.

Proses dan hasil atau penemuan audit.



Korespondensi, otorisasi, dan laporan berkala; mengatur berbagai hal mengenai

surat menyurat, seperti format, alamat, laporan berkala, kemajuan proyek

(mingguan, bulanan, dll), dan sistem penyimpanan arsip.

Dokumen keuangan khususnya dana pinjaman; seperti prosedur realisasi

sampai masalah pembayaran kembali dan laporan penutupan. Biasanya diatur

terpisah dari administrasi umum.

c. Pengelolaan PembayaranPerlu memperhatikan keinginan para pihak:

Kontraktor tidak akan melakukan pre-financing pekerjaan yang telah diserahkan

kepadanya sesuai kontrak (tanpa ada pengaturan khusus mengenai masalah

itu, seperti bunga dll).

Pemilik hanya akan membayar pekerjaan yang telah selesai pada waktu ditagih,

berarti membayar sesuai kinerja.

Ada beberapa cara perhitungan pembayaran:

Biaya yang sesungguhnya telah dikeluarkan;

Kurun waktu tertentu secara periodik;

Kemajuan pekerjaan dan kinerja yang telah dicapai:

o Metoda milestone; pembayaran dikaitkan dengan milestone siklus proyek, sedangkan jumlahnya diperhitungkan dengan kegiatan yang telah

dilakukan untuk mencapai yang bersangkutan dinyatakan sebagai

persentase dari total kontrak. Contoh

o Metoda milestone dengan persentase penyelesaian; disamping dikaitkan dengan milestone, juga dikaitkan dengan volume pekerjaan.

Pembayaran berdasarkan perkiraan pengeluaran bulan yang akan datang;



Gambar 1. Arus Pembayaran Berkala

d. Change order dan back chargeChange order adalah perubahan lingkup proyek setelah kontrak ditandatangani. Hal

ini tidak dapat dihindari, maka harus dikelola dengan baik karena penambahan

mesti meningkatkan biaya. Timbulnya change order bisa jadi dari pemilik, kontraktor

atau subkontraktor. Beberapa penyebab perubahan lingkup:

Ada informasi baru tentang spesifikasi atau kriteria desain engineering. Pemilik

ingin memasukkan kemajuan teknologi itu.

Diminta oleh calon organisasi operasi pada saat akhir proyek sewaktu

prakomisi.


Dasar perhitungan pembayaranPerkiraan biaya proyekPerkiraan jadwal proyek

Menetapkan milestone dan persentase pembayaran (dilampirkan RFP)

Meneliti pemenuhan aspek teknik dan komersial.

Bidang akuntansi & KU melakukan verifikasi:Kumulatif totalNilai pekerjaan bulan iniTotal pekerjaan selesaiMinus pembayaran yg terealisirMinus lain-lainJumlah pembayaran.

Mengerti dan menyetujui (sewaktu membuat proposal

Mengajukan invoice pembayaran dengan lampiran kemajuan pekerjaan (berkala selama implementasi fisik)

PEMILIK KONTRAKTOR

Menerima pembayaranRealisasi pembayaran


Perubahan karena terungkapnya kondisi yang berbeda dengan hasil pengkajian

terdahulu.

Kurang jelasnya pasal-pasal kontrak, sehingga menimbulkan interpretasi yang

berlainan antara kontraktor dan pemilik.

Keinginan mempercepat jadwal.

Proses change order:

Evaluasi mendalam tentang perlunya perubahan lingkup.

Mengkaji dampak yang diakibatkan oleh adanya perubahan lingkup.

Mengajukan persetujuan kepada pimpinan proyek bila perubahannya cukup

besar.

Melakukan tindak lanjut berupa pengawasan dan laporan khusus untuk

meyakinkan bahwa perubahan lingkup kerja telah dijalankan sebaik-baiknya.

Perlu juga diperhatikan, makin jauh kemajuan proyek maka makin besar dampak

dari perubahan lingkup. Terkadang karena kondisi tertentu, kontraktor tidak

mengerjakan sebagian porsi pekerjaan yang telah tercantum dalam kontrak. Maka

pemilik mengerjakan sendiri atau menunjukkan pihak ketiga, sedang biayanya

dibebankan kepada kontraktor, ini disebut sebagai back change.

e. KlaimMerupakan permintaan atau tuntutan kompensasi uang atau biaya atau jadwal

diluar kontrak. Penyebab timbulnya klaim:

Material atau peralatan yang cacat;

Keadaan lahan diluar perkiraan dan hasil tes kurang akurat;

Perubahan peraturan yang tidak diduga;

Pasal-pasal kontrak yang kurang lengkap dan kurang jelas;

Proses menangani klaim:

Pencarian fakta yang sesungguhnya telah terjadi;

Pengkajian hubungan klaim dengan kontrak;

Perkiraan biaya kompensasi;

Negosiasi;

f. Pengelolaan keuangan proyek

Proyeksi keperluan dana;

Faktor yang perlu diperhatikan:



o Pembayaran material dan peralatan, sesuai dengan ikatan (PO) yang telah ditandatangani.

o Pembayaran periodik kepada kontraktor dan konsultan.o Pembayaran langsung untuk tenaga kerja/supervisor proyek.o Kontinjensi.

Meletakkan dasar sistem akuntansi proyek

Faktor yang perlu diperhatikan kebutuhan sepanjang siklus biaya:

o Untuk mengidentifikasi dan membedakan kegiatan satu dengan yang lain dalam proses perencanaan desain-engineering, pengadaan dan konstruksi.

o Pelaporan dan pengendalian kegiatan kantor pusat dan lapangan, seperti engineering (perdisiplin) dan konstruksi (per macam pekerjaan).

o Kegiatan pengadaan sesuai klasifikasi peralatan dan material.o Pengaturan arsip dan korespondensi.o Untuk catatan aset pada akhir proyek.Pengadaan pengkodean harus berorientasi untuk pengendalian. Tapi jangan

sampai mengubah sistem kode biaya yang sudah ada. Format dan tata letak

kode identifikasi yang baik harus dapat memberi informasi maksimal pada

tempat minimal, dengan beberapa atribut:

o Fungsi; menjelaskan fungsi yang diwakili.o Area; identifikasi area yang akan dikerjakan.o Disiplin; menjelaskan macam disiplin pekerjaan.o Dokumen; nomor dokumen yang berkaitan.o Macam biaya; menjelaskan macam biaya.

Operasi keuangan; menyangkut beberapa hal seperti administrasi dana

pinjaman; mengelola pembayaran; pengendalian cash flow;

Operasi keuangan terdiri dari:

o Operasi keuangan yang berkaitan dengan penggunaan dana pinjaman dan/atau dari perusahaan induk. Dasar pembukuan sekurang-kurangnya

meliputi:

Buku cash-disbursment;

Account ledger;

Journal;

Register pengajuan penarikan dana;



o Administrasi keuangan yang berkaitan dengan pembayaran atas pekerjaan yang sedang berjalan (works in progress-WIP).

o Pengendalian dana / cash-flow; agar jumlah dana yang telah ditentukan tidak dilampaui. Aliran dana dapat diperlakukan sebagai aliran kas atau

diperhitungkan nilai tukar.

Laporan penutupan keuangan dan membuat catatan aset;

Jalan keluar untuk mengatasi kesulitan mencatat aset:

o Pengelompokkan biaya pada daftar milik tetap memakai standar perusahaan induk.

o Pengelompokkan biaya pada proyek tetap dititikberatkan untuk pengawasan dan pengendalian proyek.

o Pada akhir proyek, pengelompokkan biaya pada proyek dijabarkan dalam pengelompokkan daftar milik yang standar.

Menyiapkan data dan pembukuan untuk audit;

2. Audit ProyekAudit secara umum merupakan suatu proses yang sistematis untuk mendapatkan

dan mengkaji secara objektif bahan bukti (evidence) perihal pernyataan ekonomi

dan kegiatan lain. Hal ini bertujuan mencocokan atau membandingkan dengan

kriteria yang telah ditentukan. Dari hasil langkah itu, disimpulkan suatu pendapat

atau opini dan mengkomunikasikannya kepada pihak yang berkepentingan (D.R.

Carmichael dan J.J. Willingham, 1987). Sedang audit proyek didefinisikan oleh Leo Herbert (1979) sebagai:

Merencanakan, mengumpulkan dan mengevaluasi bahan bukti yang cukup

jumlahnya, relevan, dan kompeten.

Dilakukan oleh auditor yang bebas (independent).

Dengan tujuan audit, yaitu untuk menjawab beberapa pertanyaan:

o Apakah manajemen atau personil suatu perusahaan atau agen yang ditunjuk telah melaksanakan kegiatan atau tidak?

o Apakah kegiatan yang dilakukan memakai norma yang sesuai untuk mencapai hasil yang telah ditetapkan oleh yang berwenang?

o Apakah kegiatan telah dilakukan dengan cara yang efektif?Auditor mengambil kesimpulan atau pendapat dari bahan pembuktian, dan

melaporkannya kepada pihak ketiga serta melengkapi bahan bukti untuk



meyakinkan kebenaran isi laporan, dan usulan perbaikan untuk meningkatkan

efektivitas proyek.

Arti dan Proses audit secara umum mencakup:

Kegiatan audit terdiri dari langkah-langkah yang sistematis mengikuti urutan

yang logis, yaitu dengan urutan:

o Mengidentifikasi lingkup kegiatan; mulai dari merumuskan tujuan dan mengidentifikasi lingkup kegiatan yang akan dikerjakan, dilanjutkan dengan

survei pendahuluan untuk mengumpulkan keterangan, fakta, latar belakang,

dan seluk beluk objek.

o Mengidentifikasi dan menentukan daerah permasalahan; auditor mulai memahami seluk beluk organisasi, lingkup dan sasaran objek, maupun

kewajiban dan otoritas para peserta dan pelaku pelaksana kegiatan.

Akhirnya auditor mengisolasi wilayah atau lingkup objek yang menunjukkan

permasalahan atau kelemahan berdasarkan beberapa bukti yang memadai.

o Menyiapkan dan menyusun laporan; laporan berdasarkan kegiatan identifikasi sebelumnya dilengkapi dengan pendapat atau opini auditor.

Pengkajian secara objektif; dilakukan oleh orang bebas, dalam arti tidak

berperan dalam objek yang akan diaudit. Melibatkan tiga pihak: auditor sebagai

pihak pertama, individu sebagai atau organisasi yang bertanggungjawab atas

pelaksanaan tugas sebagai pihak kedua, dan pucuk pimpinan atau badan lain.

Fungsi auditor adalah memenuhi permintaan pihak ketiga untuk mengecek

reliabilitas dan kelengkapan laporan pihak kedua kepada pihak ketiga.

Diperlukan bahan bukti (evidence), yaitu fakta atau data dan informasi yang

mendukung yang harus dikumpulkan oleh auditor.

Ada kriteria sebagai patokan pertimbangan atau perbandingan. Kriteria

merupakan standar yang telah ditentukan dimana organisasi, manajemen, atau

pelaksana harus mengikutinya dalam usaha mencapai tujuan sesuai dengan

tanggung jawab masing-masing. Kriteria digunakan auditor untuk menilai

apakah suatu kegiatan telah dilakukan dengan benar ataukah menyimpang.

Ada kesimpulan berupa pendapat atau opini auditor.

Tahap audit proyek:

Survei pendahuluan; untuk mendapatkan informasi latar belakang dan

keterangan yang bersifat umum perihal proyek serta pendekatan

pengelolaannya. Mencakup:



o Lingkup proyek: maksud dan tujuan proyek, dimensi lingkup kerja proyek, biaya dan jadwal proyek, tenaga kerja yang teribat, kegiatan di

kantor pusat dan di lokasi proyek.

o Organisasi dan manejemen: organisasi perusahaan induk dan tim proyek, tanggung jawab dan wewenang posisi kunci, para peserta proyek

serta hubungan kerja atau hubungan organisasi di antara mereka, kebijakan

dan prosedur koordinasi, sistem perencanaan dan pengendalian, arus kerja

dan prosedur pengambilan keputusan.

Mengkaji dan menguji sistem pengendalian manajemen. Sistem pengendalian

manajemen merupakan seperangkat tata cara atau prosedur dan kebijakan,

untuk menjamin semua pihak dalam organisasi mengikuti langkah-langkah yang

telah ditetapkan guna mencapai sasaran perusahaan dengan cara yang efektif

dan efisien. Unsur-unsur sistem pengendalian manajemen:

o Penggarisan sasaran dan tujuan dengan jelas;o Perencanaan yang menunjukkan bagaimana mengorganisasikan sumber

daya perusahaan untuk mencapai tujuan.

o Prosedur, kebijakan, pembagian tugas, dan tanggung jawab dalam organisasi.

o Sistem informasi, komunikasi, pelaporan, umpan balik, koreksi, dll. Pemeriksaan terinci; pengumpulan bukti dalam jumlah yang cukup, material

yang kompeten, relevan, dan berarti sehingga memungkinkan auditor untuk

menganalisis dan membuat kesimpulan.

Penyusunan laporan.

o Lingkup dan tujuan; mengkaji pengelolaan kegiatan serta pencapaian hasil proyek dari suatu perusahaan dalam melaksanakan tugas khusus,

yaitu mengelola proyek.

o Kriteria standar; dalam audit proyek, kriteria dan standar dirumuskan oleh masing-masing organisasi yang bersangkutan.

o Kesimpulan berupa pendapat atau opini; kesimpulan dalam audit proyek bersifat menyeluruh berupa hasil pengkajian dari penemuan yang spesifik

dan saran perihal langkah-langkah untuk memperbaikinya (kecuali aspek

keuangan memberi kualifikasi qualified atau unqualified).

Beberapa aspek yang perlu diperhatikan diluar aspek utama:

Organisasi, otorisasi, dll;



Perencanaan dan jadwal;

Kemajuan pelaksanaan pekerjaan;

Mutu barang dan pekerjaan;

Administrasi, pembelian, dan jasa;

Engineering;

Konstruksi;

Anggaran, pendanaan, akuntansi, dll;

Perundang-undangan dan peraturan pemerintah;

Faktor keberhasilan proyek:

Misi proyek; harus memiliki definisi awal tentang tujuan yang jelas mengenai diadakannya proyek, serta garis besar petunjuk cara atau strategi mencapainya.

Dukungan dari pimpinan teras;

Perencanaan dan jadwal;

Konsultasi dengan pemilik proyek;

Personil;

Kemampuan teknis;

Acceptance dari pihak pemilik; dalam hal ini pemilik ikut melakukan inspeksi, uji coba dan sertifikasi pada tahap implementasi dan terminasi.

Pemantauan, pengendalian, dan umpan balik;

Komunikasi; mencegah duplikasi kegiatan, salah paham atau salah pengertian diantara para peserta proyek.

Trouble shooting; akan membantu memperkirakan persoalan yang akan terjadi jauh sebelum permasalahan itu terjadi.

3. Menutup ProyekBeberapa kondisi yang menyebabkan proyek ditutup:

Normal; ini ketika proyek sudah selesai dan diserahkan kepada customer. Pemilik proyek bisa merayakan keberhasilan mereka.

Prematur; proyek diselesaikan dengan mengurangi beberapa bagian dari proyek ketika ada kondisi yang memaksa. Misal jika ada tekanan masuk pasar demi meraih kesempatan memenangkan persaingan.

Terus menerus (Perpetual); dalam hal ini pemilik atau kondisi lain menghendaki sedikit perubahan untuk meningkatkan outcome proyek. Contoh: penambahan feature software.

Failed project;



Change priority;

Proses penutupan proyek harus menjawab beberapa pertanyaan berikut:

Apa saja tugas yang diperlukan dalam penutupan proyek? Siapa yang akan bertanggung jawab untuk tugas itu? Kapan penutupan proyek dimulai dan diselesaikan? Bagaimana mendeliver proyek?

Beberapa aktivitas dalam penutupan:

Getting delivery acceptance from the customer. Shutting down resources and releasing to new uses. Reassigning project team member. Closing account and seeing all bills are paid. Evaluating the project team, project team members, and the project manager.Referensi:Gray. C.F. and Erik W.L., 2000, Project Management, McGraw-Hill, International edition.Soeharto I., (2001) Manajemen Proyek dari Konseptual sampai Operasional,

Erlangga, Jakarta,


211467204-92028-14-580983nn375543

Documents