PENGENDALIAN Teknik dan metoda pengendalian

120

engendalian merupakan tahap yang menentukan dari proses manajemen.

Oleh sebab itu kemampuan untuk melakukan pengendalian adalah salah

satu fungsi dan peran manajer. Dalam pokok bahasan ini secara khusus

akan dibahas definisi dan karakteristik pengendalian yang efektif, metoda-metoda

pengendalian, perancangan proses pengendalian, serta aspek-aspek penting lain

dalam proses pengendalian.

Adapun tujuan yang hendak dicapai adalah: (1) memahami arti dan peranan

pengendalian sebagai bagian dari proses manajemen, dan (2) memberikan

kemampuan bagi pembaca dalam melakukan proses pengendalian manajemen

melalui langkah-langkah yang sistematis.

12.1. Metoda-metoda Pengendalian

Metoda pengendalian dapat dikelompokkan atas (Aroef, 1997):

1. Preaction control

Merupakan suatu usaha untuk menyiapkan segala sesuatunya sebelum suatu

kegiatan dimulai. Pengendalian ini dimulai dengan terlebih dahulu membuat

rancangan anggaran untuk sumberdaya-sumberdaya yang dilibatkan dalam

kegiatan, misalnya: anggaran biaya, rencana kebutuhan material, dan

sebagainya. Pengendalian dilakukan secara ketat pada usaha pengendalian

sumberdaya-sumberdaya tersebut sehingga sumberdaya tersedia pada saat

dibutuhkan.

2. Steering control atau feedforward control

Merupakan suatu usaha pengendalian yang dirancang untuk mendeteksi

penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan dilakukannya

koreksi sebelum pekerjaan tersebut selesai.

P

PENGENDALIAN Teknik dan metoda pengendalian

121

3. Yes no screening control

Merupakan suatu proses screening pada kondisi spesifik yang harus dipenuhi

sebelum kegiatan bisa dilanjutkan.

4. Post action control

Merupakan usaha pengendalian setelah hasil kegiatan diperoleh atau setelah

rangkaian kegiatan selesai dilaksanakan. Pemegang peran penting dalam

proses pengendalian metoda ini adalah umpan balik dari hasil yang telah

diperoleh.

Keterangan:

Informasi

Tindakan koreksi

Sumber: diadopsi dari Aroef (1997)

Gambar 12.1.

Aliran Informasi dan Tindakan Koreksi Pengendalian Kegiatan

12.2. Perancangan Proses Pengendalian

Dalam merancang suatu cara pengendalian diperlukan adanya langkah-langkah

yang sistematik. Berikut ini akan diuraikan langkah-langkah pembentukan sistim

pengendalian dengan metoda steering control.

Steering control Yes no control

input

Pre action control Post action control

process output

PENGENDALIAN Teknik dan metoda pengendalian

122

1. Tentukan hasil yang diinginkan

Pendefinisian hasil yang akan dicapai harus jelas, spesifik dan terukur

sedemikian rupa sehingga setiap orang/kelompok dapat mengetahui hasil yang

harus dicapainya. Hasil yang diinginkan ini selanjutnya dapat berperan

sebagai tolak ukur untuk membandingkan hasil yang secara rill telah dicapai.

Selain itu hasil yang diinginkan ini dapat pula memberikan motivasi kerja,

karena setiap orang/kelompok akan mengetahui bahwa prestasi yang mereka

hasilkan akan dinilai dan diapresiasi. Sehingga tercapai atau tidaknya hasil

yang diinginkan tersebut merupakan ukuran prestasi kerja bagi

orang/kelompok dalam suatu organisasi.

2. Tentukan indikator sebagai dasar memperkirakan hasil (predictor)

Dengan dirumuskannya indikator ini maka dapat diperkirakan

berapa/bagaimana hasil yang nantinya akan dicapai sebelum seluruh kegiatan

diselesaikan. Keadaan ini akan mempermudah dan mempercepat bagi

manajemen untuk melakukan tindakan koreksi jika hasil yang dihasilkan

melenceng atau tidak sesuai dengan perkiraan yang telah ada sebelum

kegiatan benar-benar selesai.

Berikut diuraikan beberapa aspek yang dapat digunakan sebagai indikator:

Besaran input, misalnya komposisi dan jumlah bahan baku yang

digunakan, komponen biaya yang digunakan, dan sebagainya. Besaran

input dapat diantisipasi kuantitasnya, biayanya, dan sebagainya jika

standar operasional prosesnya telah ditetapkan.

Hasil yang dicapai pada kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan meskipun

seluruh kegiatan belum diselesaikan. Berdasarkan hasil yang telah dicapai

ini dapat diduga hasil akhir yang bakal diperoleh.

Gejala-gejala yang timbul selama proses berjalan, misalnya gejala-gejala

proses yang tidak produktif. Akan tetapi agak sulit menduga berdasarkan

gejala/symptom sehingga bisa membawa kea rah interpretasi yang salah

(misleading).

PENGENDALIAN Teknik dan metoda pengendalian

123

Perubahan pada kondisi yang diasumsikan, misalnya terjadi perubahan

harga yang tidak dapat diperkirakan sebelumnya, perubahan kebijakan

perusahaan/kebijakan pemerintah, dan sebagainya.

3. Tentukan standar untuk hasil

Standar ini harus memiliki 2 (dua) fungsi, yaitu:

Memberikan motivasi kepada orang/kelompok, dengan demikian harus

realistis dan menantang

Tolak ukur untuk membandingkan

4. Tentukan informasi sebagai umpan balik

Hasil yang telah diperoleh harus diketahui dengan cepat agar dapat segera

dibandingkan dengan standar dan bila terjadi pernyimpangan dapat segera

diambil tindakan koreksi. Dengan demikian perlu dibuatkan sistim informasi

yang dapat menyediakan informasi-informsi pengendalian secara cepat, tepat,

dan relevan.

Dalam hal ini perlu pula diterapkan management by exception sehingga tidak

terbentuk sistim informasi yang terlalu rumit dan berat.

5. Evaluasi informasi dan pengambilan tindakan koreksi perlu ditentukan batas

toleransi simpangan dan kita perlu membuat pembakuan tindakan koreksi.

12.3. Rangkuman

Metoda pengendalian dapat dikelompokkan atas: (1) preaction control, (2)

steering control atau feedforward control, (3) yes/no screening control, dan (4)

post action control.

Adapun langkah-langkah sistematik yang perlu ditempuh dalam perancangan

proses pengendalian adalah: (1) tentukan hasil yang diinginkan, (2) tentukan

indikator sebagai dasar untuk memperkirakan hasil, (3) tentukan standar untuk

hasil, (4) tentukan informasi sebagai umpan balik, dan (5) evaluasi informasi dan

pengambilan tindakan koreksi.