1251261876 pedoman perbatasan ok-libre
TRANSCRIPT
PEDOMAN PENGELOLAAN OBAT PUBLIK
DAN PERBEKALAN KESEHATAN DI DAERAH PERBATASAN
Direktorat Bina Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan
Tahun 2007
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena berkat
edoman Pengelolaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan di Daerah
uku Pedoman ini digunakan sebagai acuan bagi Pengelolaan Obat Publik
ami menyampaikan penghargaan yang tinggi dan ucapan terima kasih
aran dan masukan dari semua pihak sangat kami harapkan demi untuk
Jakarta, Agustus 2007 Direktur Bina Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan
Drs. Bahron Arifin,Apt
rakhmat dan karunia Nya, buku Pedoman Pengelolaan Obat Publik dan
Perbekalan Kesehatan di Daerah Perbatasan telah dapat diselesaikan sesuai
rencana.
P
Perbatasan ini disusun untuk memberikan kejelasan bagi pengelola obat
publik dan perbekalan kesehatan di Provinsi/ Kabupaten/ Kota tentang
pengelolaan obat di daerah perbatasan.
B
dan Perbekalan Kesehatan di Provinsi/ Kabupaten/ Kota maupun Pusat
dalam proses pelaksanaan Pengelolaan Obat Publik dan Perbekalan
Kesehatan di daerah perbatasan.
K
kepada semua pihak yang telah memberikan kontribusi dalam pelaksanaan
penyusunan Buku Pedoman Pengelolaan Obat Publik dan Perbekalan
Kesehatan di daerah perbatasan.
S
penyempurnaan buku pedoman ini.
NIP. 140 149 674
DAFTAR ISI
ATA PENGANTAR i
AB I PENDAHULUAN 1
AB II ORGANISASI, TUGAS DAN PESAN 9
AB III PENGELOLAAN OBAT PUBLIK DAN PERBEKALAN
14
25
K
DAFTAR KONTRIBUTOR ii
DAFTAR ISI iv
B
A. LATAR BELAKANG 1
B. KEADAAN DAN MASALAH 6
C. TUJUAN 7
D. PENGERTIAN 7
B
A. BENTUK ORGANISASI 9
B. SARANA 9
C. PEMBAGIAN TUGAS DAN PERAN 11
B
KESEHATAN DI DAERAH PERBATASAN
A. PERENCANAAN 14
B. PENYIMPANAN 17
C. DISTRIBUSI 19
D. LAPORAN PEMAKAIAN DAN LEMBAR PERMINTAAN
OBAT (LPLPO)
E. PENCATATAN DAN PELAPORAN 30
F. PENGHAPUSAN SEDIAAN FARMASI 35
G. ANGGARAN 36
H. PEMBINAAN DAN PENGENDALIAN 39
BAB IV PENUTUP 41
AFTAR PUSTAKA 42
D
DAFTAR SINGKATAN 43
DAFTAR LAMPIRAN 44
TIM PENYUSUN PEDOMAN PENGELOLAAN OBAT PUBLIK DAN
Daftar Kontributor
ally, SE, M.Kes : Dinkes Prop. Maluku
tara
r, pt, M. es tan
es tan Barat
e
oe Aceh
10. ng, Apt : Dinkes Prop. Papua
i, pt lu
arat
arat
Bekkes
M
Apt
PERBEKALAN KESEHATAN DI DAERAH PERBATASAN
1. Syamsuddin W
2. Sudarmi, S.Si, Apt : Dinkes Prop. Maluku U
3. Drs. Zainuddin Noo A K : Dinkes Prop. Sumatera Sela
4. Lasmianti, Apt : Dinkes Prop. Kepulauan Riau
5. Drs. Djonny S. Matali, Apt : Dinkes Prop. Sulawesi Utara
6. Dra. E. Yolanda, Apt : Dinkes Kota Cilegon
7. Dra. Yanuarti, Apt, M.K : Dinkes Prop. Kaliman
8. Dra. Siti Wahyuni, Apt, M.K s : Dinkes Prop. DI Yogyakarta
9. Dra. Sulasmi : Dinkes Prop. Nanggr
Darussalam
Dra. Lusia A
11. Adriana Fouk R, S.S A : Dinkes Kabupaten Be
12. Drs. Ali Chozin, Apt, M.Si : Dinkes Kota Batam
13. Dra. Timansari Barus, Apt : Dinkes Prop. Jawa B
14. Drs. Asaf Diolo, Apt : Dinkes Prop. Kalimantan B
15. Amna : Dinkes Prop. Jawa Timur
16. Drs. H. M. Nur Ginting, Apt, M.Kes : Direktorat Bina Oblik dan
17. Dra. Ratna Nirwani, Apt, MM : Direktorat Bina Oblik dan Bekkes
18. Dra. Fatimah Umar, Apt, MM : Direktorat Bina Oblik dan Bekkes
19. Dra. Hidayati Mas’ud, Apt : Direktorat Bina Oblik dan Bekkes
20. Dra. Sri Endah S, Apt : Direktorat Bina Oblik dan Bekkes
21. Rustian, S.Si, Apt, MMK : Direktorat Bina Oblik dan Bekkes
22. Drs. M. Taufik S, Apt : Direktorat Bina Oblik dan Bekkes
23. Dita Novianti SA, S.Si, : Direktorat Bina Oblik dan Bekkes
Sekretariat
rina, Apt : Direktorat Bina Oblik dan Bekkes
ti
1. Dra. Ev
2. Endang Setyowa : Direktorat Bina Oblik dan Bekkes
3. Dede Bromici Kundalini, AMF : Direktorat Bina Oblik dan Bekkes
4. M. Solihin Arief : Direktorat Bina Oblik dan Bekkes
5. Ch. Sri Iswantiyah : Direktorat Bina Oblik dan Bekkes
6. Haryadi : Direktorat Bina Oblik dan Bekkes
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
epublik Indonesia terdiri dari 33 Provinsi, 349 Kabupaten
akupan wilayah perbatasan darat dan laut berada pada beberapa Provinsi
AFTAR NAMA PULAU – PULAU TERLUAR REPUBLIK INDONESIA ANG BERBATASAN DENGAN NEGARA TETANGGA
NO GA PDDK
Negara kesatuan R
dan 91 Kota, merupakan Negara kepulauan dengan jumlah pulau ± 17.504
buah. Secara langsung Negara kesatuan Republik Indonesia berbatasan
dengan 10 (sepuluh) Negara, wilayah darat berbatasan dengan 3 (tiga)
Negara yaitu : Malaysia, Papua New Guinea (PNG) dan Republik
Demokratik Timor Leste (RDTL), sedangkan di wilayah laut berbatasan
dengan 10 (sepuluh) Negara yaitu : India, Malaysia, Singapura, Thailand,
Vietnam, Filipina, Republik Palau, Australia, RDTL dan PNG.
C
sebagaimana daftar dibawah ini.
DY
NAMA PULAU KABUPATEN PROVINSI TETANG
ada tdk
1 Salau Besar Aceh
Utara N IN A AD DI 1
2 Raya Aceh Barat
NAD INDIA 1
3 Rusa Aceh Besar
NAD INDIA 1
4 Benggala Sabang NAD INDIA 1
5 Rondo Sabang NAD LAUT LEPAS 1
6 Simeulucut Simeuleu MALAYSIA NAD 1
7 Berhala S Deli serdang
UMUT LAUT LEPAS 1
8 Simuk Nias SUMUT LAUT LEPAS 1
9 Wunga SUMUT LAUT LEPAS 1 Nias 10 Sibarubaru Kep
Mentawai SUMBAR LAUT LEPAS 1
11 Sunyaunyau Kep Mentawai
SUMBAR LAUT LEPAS 1
12 Batumandi Bengkalis RIAU MALAYSIA 1
1 Karimun Kecil KEP. RIAU IA 1 3 Karimun MALAYS14 Nipa Belakang KEP. RIAU SINGAPURA 1
Pandan 15 Pelampong Batam KEP. RIAU SINGAPURA 1
16 Nongsa KEP. RIAU SINGAPURA 1 Batam 17 Batu Berhanti Batam KEP. RIAU SINGAPURA 1
18 Sekatung Natuna KEP. RIAU VIETNAM 1
19 Subi Kecil Natuna KEP. RIAU MALAYSIA 1
20 Mangkai Natuna KEP. RIAU MALAYSIA 1
21 Tokong Nanas Natuna KEP. RIAU MALAYSIA 1
22 Tokong Belayar Natuna KEP. RIAU MALAYSIA 1
23 Tokongboro Natuna KEP. RIAU MALAYSIA 1
24 Semiun Natuna KEP. RIAU MALY AMASIA/VIETN 1
25 Sebetul Natuna KEP. RIAU VIETNAM 1
26 Senua Natuna KEP. RIAU MALAYSIA 1
27 Kepala Natuna KEP. RIAU MALAYSIA 1
28 Iyu Kecil Karimun KEP. RIAU MALAYSIA 1
29 Sentut K ep Riau KEP. RIAU MALAYSIA 1
30 Tokong Malang Biru
Kep Riau KEP. RIAU MALAYSIA 1
31 Damar Kep Riau KEP. RIAU MALAYSIA 1
32 Enggano Bengkulu BENGKULU LAUT LEPAS 1
Utara 33 Mega Bengkulu
Utara BENGKULU LAUT LEPAS 1
34 Batu Kecil Tanggamus LAMPUNG LAUT LEPAS 1
35 Deli Pandegelang BANTEN AUSTRALIA 1
36 Mantuk Tasil malaya JABAR AUSTRALIA 1
37 Nusakambangan Cilacap JATENG AUSTRALIA 1
38 Barung Jember JATIM AUSTRALIA 1
39 Sekel Trenggalek JATIM AUSTRALIA 1
40 Panehan Trenggalek JATIM AUSTRALIA 1
41 Sophialousia Lombok Barat
NTB AUSTRALIA 1
42 Dana Kupang NTT AUSTRALIA 1
43 Dana Rotendao NTT AUSTRALIA 1
44 Mangudu Sumba Timur
NTT AUSTRALIA 1
45 Batek Kupang NTT T IMOR LESTE 1
46 Alor NTT TIMOR LESTE 1 Alor
47 Maratua KALTIM Berau MALAYSIA 1
48 Sambit Berau KALTIM MALAYSIA 1
49 Sebatik N unukan KALTIM MALAYSIA 1
50 Gosong Makassar
N KALTIM unukan MALAYSIA 1
51 Manterau Bolmong SULUT MALAYSIA 1
SULUT P 1 52 Makalehi Sangihe HILIPINA
53 Kawalusu Sangihe SULUT PHILIPINA 1
54 Kawio Sangihe SULUT PHILIPINA 1
55 Marore Sangihe SULUT PHILIPINA 1
56 Batubawaikang Sangihe SULUT PHILIPINA 1
57 Miangas Talaud SULUT PHILIPINA 1
58 Marampit Talaud SULUT PHILIPINA 1
59 Intata Talaud SULUT PHILIPINA 1
60 Kakarutan Talaud SULUT PHILIPINA 1
61 Lingian S Toli-Toli ULTENG MALAYSIA 1
62 Salando Toli-Toli S ULTENG MALAYSIA 1
63 Dolangan Toli-Toli SULTENG MALAYSIA 1
64 Bangkit Gorontalo GORONTALO MALAYSIA 1
65 Jiew Halmahera MALUKU Utara
PALAU 1
66 Karang Tenggara
AU A Maluku MALUKU STRALI 1
67 Enu Maluku Tenggara
MALUKU AUSTRALIA 1
68 Batugoyang Maluku Tenggara
MALUKU AUSTRALIA 1
69 Asutubun Maluku Tenggara
Barat
MALUKU AUSTRALIA 1
70 Selaru Tenggara
MALUKU AUSTRALIA 1 Maluku
Barat 71 Batarkusu
Tenggara MALUKU AUSTRALIA 1 Maluku
Barat 72 Masela
Tenggara MALUKU AUSTRALIA 1 Maluku
Barat 73 Miatimiarang
Tenggara MALUKU AUSTRALIA 1 Maluku
Barat 74 Larat
Tenggara MALUKU AUSTRALIA 1 Maluku
Barat 75 Leti
Tenggara MALUKU TIMOR LESTE 1 Maluku
Barat 76 Kisar
Tenggara MALUKU TIMOR LESTE 1 Maluku
Barat 77 Wetar
Tenggara MALUKU TIMOR LESTE 1 Maluku
Barat 78 Liran
Tenggara MALUKU TIMOR LESTE 1 Maluku
Barat 79 Ararkula MALUKU AUSTRALIA 1 Kepulauan
Aru 80 Karaweira Kepulauan
Aru MALUKU AUSTRALIA 1
81 Panambulai Kepulauan Aru
MALUKU AUSTRALIA 1
82 Kultubai Utara Kepulauan Aru
MALUKU AUSTRALIA 1
83 Kultubai selatan Kepulauan Aru
MALUKU AUSTRALIA 1
84 Budd Sorong IRJABAR PALAU 1
85 Fani IRJABAR PALAU 1 Raja Ampat
86 Miossu Sorong IRJABAR PALAU 1
87 Fanildo (pp. PAPUA PALAU 1
Mapia) Supiori
88 Bras (pp. Mapia)
Supiori PAPUA PALAU 1
89 Bepondi Supiori PAPUA ZEE IK .S.PASIP 1
90 Jayapura PAPUA PNG 1 Liki 91 Kolepon Merauke PAPUA AUSTRALIA 1
92 Laag AUTRALIA Asmat PAPUA 1
MLAH 34 58 JU S ber D : Perpres 78 Tahun 2005, DKP ebruari 2007), p nsi disesuaikan data terb
ertuang dalam
um ata (12 F ropi aru
Program pengembangan wilayah perbatasan sebagaimana t
Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN) 2004 – 2009
bertujuan untuk :
1. Menjaga keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI)
melalui penetapan hak kedaulatan NKRI yang dijamin oleh hukum
internasional.
2. Meningkatkan kesejahteraan masyarakat setempat dengan menggali
potensi ekonomi, sosial dan budaya serta keuntungan lokasi geografis
yang sangat strategis untuk berhubungan dengan negara tetangga.
Kebijakan pemerintah terhadap peningkatan akses obat diselenggarakan
melalui beberapa strata kebijakan yaitu Undang-Undang sampai Keputusan
Menteri Kesehatan yang mengatur berbagai ketentuan berkaitan dengan
obat.
Tujuan subsistem obat dan perbekalan kesehatan adalah tersedianya obat
dan perbekalan kesehatan yang aman, bermutu, bermanfaat serta terjangkau
oleh masyarakat untuk menjamin terselenggaranya pembangunan kesehatan
guna meningkatkan derajat kesehatan yang setinggi-tingginya.
Obat merupakan komponen esensial dari suatu pelayanan kesehatan, selain
itu karena obat sudah merupakan kebutuhan masyarakat, maka persepsi
masyarakat tentang hasil dari pelayanan kesehatan adalah menerima obat
setelah berkunjung ke sarana kesehatan, yaitu Puskesmas, Poliklinik, Rumah
Sakit, Dokter praktek swasta dan lain - lain. Bila di umpamakan tenaga medis
adalah tentara yang sedang berperang di medan tempur, maka obat adalah
amunisi yang mutlak harus dimiliki untuk mengalahkan musuh-musuhnya.
Oleh karena vitalnya obat dalam pelayanan kesehatan, maka pengelolaan
yang benar, efisien dan efektif sangat diperlukan oleh petugas di
Pusat/Provinsi/ Kabupaten/Kota.
Tanggung jawab pengadaan obat esensial untuk pelayanan kesehatan dasar
bukan lagi menjadi tanggung jawab pemerintah pusat akan tetapi menjadi
tanggung jawab pemerintah daerah Provinsi/Kabupaten/Kota. Melihat data
tersebut, maka pemerintah khususnya pemerintah daerah Provinsi/
Kabupaten/Kota akan merasakan beban yang sangat besar terhadap
APBD/DAU setiap tahunnya.
Untuk menjamin ketersediaan obat di pelayanan kesehatan dan juga
menjaga citra pelayanan kesehatan itu sendiri, maka sangatlah penting
menjamin ketersediaan dana yang cukup untuk pengadaan obat esensial,
namun lebih penting lagi dalam mengelola dana penyediaan obat secara
efektif dan efisien.
Penerapan Undang Undang Otonomi dan Perimbangan Keuangan Pusat dan
Daerah membawa perubahan kepada mekanisme pengalokasian dana,
bukan hanya di sektor Kesehatan tetapi terjadi di semua sektor. Pada era
sebelum otonomi daerah alokasi dana pembangunan langsung disediakan
untuk masing-masing sektor dan selanjutnya dibagikan ke Provinsi dan
Kabupaten/Kota. Pada saat ini pengalokasian dana dari Pemerintah Pusat
dilakukan melalui mekanisme DAU, DAK dan Dana Perimbangan Keuangan
Pusat dan Daerah.
Dana alokasi pembangunan kesehatan termasuk didalamnya dana alokasi
obat termasuk kedalam Dana Alokasi Umum. Perubahan yang demikian
mendasar belum banyak diantisipasi oleh manager kesehatan di
Provinsi/Kabupaten/Kota termasuk pula oleh pengelola obat publik dan
perbekalan kesehatan. Ketrampilan yang sangat menunjang dalam
melakukan pengajuan kebutuhan alokasi dana obat di DAU antara lain:
kemampuan negosiasi, kemampuan mengolah data penggunaan obat dari
aspek ekonomi, kemampuan advokasi dan lain sebagainya. Ketrampilan
tersebut sangat diperlukan mengingat ada sebahagian pengambil keputusan
di daerah yang beranggapan bahwa sektor kesehatan adalah sektor yang
hanya menghabiskan uang, padahal perlu diketahui bahwa kesehatan
merupakan suatu investasi di masa mendatang.
Mengingat penting dan mendesaknya pengembangan wilayah perbatasan
baik darat maupun laut (pulau-pulau kecil terluar) dalam hal ini peran serta
dan kontribusi Direktorat Bina Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan, Ditjen
Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, Departemen Kesehatan R.I sesuai
dengan amanat RPJMN 2004 – 2009, Renstra Depkes yang disempurnakan
dan Rencana Kerja Pemerintah (RKP) tahun 2007, maka dianggap perlu
untuk menyusun Pedoman Pengelolaan Obat Publik dan Perbekalan
Kesehatan di Daerah Perbatasan.
B. Keadaan dan Masalah
• Untuk menjangkau masyarakat di daerah perbatasan dengan pelayanan
kesehatan yang bermutu, telah dilakukan berbagai upaya antara lain
dengan mendekatkan fasilitas kesehatan baik Puskesmas maupun
Puskesmas pembantu, yang ditunjang dengan penempatan bidan di desa
yang dilengkapi dengan sarana dan tenaga kesehatan.
• Jumlah tenaga yang bersedia ditempatkan di daerah perbatasan masih
kurang.
• Kendala geografis, transportasi, sarana komunikasi serta kondisi musim
selalu menjadi hambatan dalam pemenuhan kebutuhan logistik obat dan
bahan habis pakai di daerah perbatasan sehingga penggunaan yang
rasional sulit di kontrol.
• Karena letaknya di daerah perbatasan dan terpencil, kondisi fisik
beberapa bangunan/ gedung seringkali kurang diperhatikan, biaya
pemeliharaan dan perbaikan yang diberikan menurut standar tidak
mungkin cukup karena harga setempat yang tinggi.
C. Tujuan
1. Umum
Tersedianya buku Pedoman Pengelolaan Obat Publik dan Perbekalan
Kesehatan di Daerah Perbatasan.
2. Khusus
a. Terjaminnya ketersediaan obat dan perbekalan kesehatan di
Daerah Perbatasan.
b. Tersedianya Sarana dan Prasarana yang Memadai untuk
mendukung pengelolaan obat di Daerah Perbatasan.
D. Pengertian
1. Daerah Perbatasan adalah :
Wilayah administrasi pemerintahan yang berbatasan secara langsung
baik darat maupun lautan dengan wilayah administrasi pemerintahan
negara tetangga dan letaknya terpencil.
2. Alat Kesehatan adalah :
Instrumen, apparatus, mesin, inplan yang tidak mengandung obat yang
digunakan untuk mencegah, mendiagnosis, menyembuhkan dan
meringankan penyakit, merawat orang sakit, memulihkan kesehatan pada
manusia dan atau untuk membentuk struktur dan memperbaiki fungsi
tubuh.
3. Perbekalan kesehatan adalah :
Semua bahan, bahan habis pakai dan peralatan yang diperlukan untuk
menyelenggarakan upaya kesehatan.
4. Puskesmas di daerah perbatasan adalah :
Puskesmas yang mempunyai wilayah kerja berbatasan langsung dengan
wilayah kedaulatan Negara tetangga, baik perbatasan daratan atau laut/
pantai. Daerah perbatasan tertentu letaknya terpencil walaupun ada
diantaranya dengan jalur transportasi terbuka antara kedua negara.
5. Puskesmas di daerah terpencil adalah :
Puskesmas yang secara geografis letaknya terpencil terhadap ibukota
Kabupaten, sehingga waktu tempuh ke ibukota Kabupaten pulang pergi
perlu waktu sedikitnya 8 (delapan) jam perjalanan dengan kendaraan
yang ada secara rutin disana.
6. Instalasi Farmasi adalah :
Unit pengelola obat publik dan perbekalan kesehatan di Provinsi/
Kabupaten/ Kota
BAB II
ORGANISASI, TUGAS DAN PERAN
A. Bentuk Organisasi
Melihat betapa pentingnya peranan obat dalam pelayanan kesehatan, maka
perlu adanya standar pola organisasi pengelola obat publik dan perbekalan
kesehatan di Provinsi/Kabupaten/Kota agar alokasi dana obat yang tersedia
dapat di manfaatkan semaksimal mungkin.
Keberadaan Instalasi Farmasi di Provinsi/Kabupaten/Kota antara lain bertujuan untuk menjamin :
1. Efisiensi dan efektifitas pemanfaatan alokasi dana.
2. Ketersediaan obat publik dan perbekalan kesehatan di unit pelayanan
kesehatan dasar
3. Penggunaan obat secara rasional
Bentuk organisasi pengelola obat publik dan perbekalan kesehatan di
Provinsi/Kabupaten/Kota :
• Pola maksimal : Subdin/ Bidang Farmasi
• Pola minimal : Seksi Farmasi
• UPT lain : UPTD Farmasi, Instalasi Farmasi
B. SARANA
Ketersediaan sarana yang ada di Instalasi Farmasi Provinsi/ Kabupaten/ Kota
bertujuan untuk mendukung jalannya organisasi. Adapun sarana yang
sebaiknya tersedia adalah :
a. Gedung, dengan luas 300 m2 – 600 m2
b. Kendaraan roda dua dan roda empat, dengan jumlah 1 – 3 unit
c. Komputer + Printer, dengan jumlah 1 – 3 unit
d. Telepon & Facsimile, dengan jumlah 1 unit
e. Sarana penyimpanan :
Rak : 10 – 15 unit
Pallet : 40 – 60 unit
Lemari : 5 - 7 unit
Lemari Khusus : 1 unit
f. Sarana Administrasi Umum :
Brankas : 1 unit
Mesin Tik : 1 – 2 unit
Lemari arsip : 1 – 2 unit
g. Sarana Administrasi Obat dan Perbekalan Kesehatan
Kartu Stok/Kartu Persediaan Obat
Kartu Induk Persediaan Obat
Buku Harian Pengeluaran Barang
SBBK, LPLPO
Kartu Rencana Distribusi
Lembar bantu penentuan proporsi stok optimum
h. Sarana Penyimpanan Obat di Puskesmas Daerah Perbatasan
1. Gedung, dengan luas 100 m2 – 200 m2
2. Sarana penyimpanan :
Rak : 5 – 10 unit Pallet : 10 – 20 unit Lemari : 1 - 2 unit Lemari Khusus : 1 unit
3. Sarana Administrasi Umum :
Mesin Tik : 1 unit
Lemari arsip : 1 unit
C. Pembagian Tugas dan Peran
Salah satu tujuan pengelolaan obat publik dan perbekalan kesehatan adalah
agar dana yang tersedia dapat digunakan dengan sebaik-baiknya dan
berkesinambungan guna memenuhi kepentingan masyarakat yang berobat
ke Unit Pelayanan Kesehatan Dasar (Puskesmas). Agar tujuan tersebut
dapat terlaksana dengan baik, maka diantara semua yang terlibat dalam
pengelolaan obat publik dan perbekalan kesehatan sebaiknya ada
pembagian tugas dan peran seperti di bawah ini :
1. Tingkat Pusat
Departemen Kesehatan R.I :
a. Menyiapkan, mengirimkan dan mensosialisasikan berbagai Keputusan
Menteri Kesehatan ke unit – unit terkait antara lain :
1) Daftar Harga Obat PKD, Obat Program dan Obat
Generik
2) Pedoman Teknis Perencanaan Pengadaan Obat
Publik dan Perbekalan Kesehatan
3) Pedoman Pengelolaan Obat Publik dan
Perbekalan Kesehatan
4) Pedoman Supervisi dan Evaluasi Obat Publik dan
Perbekalan Kesehatan
5) Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN)
b. Menyediakan Obat Buffer Stok Nasional,
c. Menyediakan Obat untuk masyarakat miskin
d. Melakukan Pelatihan Petugas Pengelola Obat Publik
dan Perbekalan Kesehatan di Provinsi maupun Kabupaten/Kota,
dengan prioritas Kabupaten/Kota bentukan baru
e. Melakukan Bimbingan Teknis, Monitoring dan Evaluasi
Ketersediaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan
f. Menyediakan Pedoman Pengobatan Dasar di
Puskesmas
g. Menyediakan Fasilitator untuk pelatihan pengelola obat
publik dan perbekalan kesehatan.
h. Menyediakan Pedoman Advokasi Penyediaan Anggaran
Kepada Pemerintah Provinsi/Kabupaten/Kota.
2. Tingkat Provinsi
Dinas Kesehatan Provinsi :
a. Menyediakan dan mengelola obat buffer stok Provinsi
b. Melakukan kompilasi rencana kebutuhan obat Kabupaten/ Kota
c. Melakukan Pelatihan Petugas Pengelola Obat Publik dan Perbekalan
Kesehatan di Kabupaten/Kota
d. Melakukan Bimbingan Teknis, Monitoring dan Evaluasi Ketersediaan
Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan ke Kabupaten/Kota
e. Menyediakan Fasilitator untuk pelatihan pengelola obat publik dan
perbekalan kesehatan di Kabupaten/Kota maupun Puskesmas
f. Melaksanakan Advokasi Penyediaan Anggaran Kepada Pemerintah
Provinsi
3. Tingkat Kabupaten/Kota
a. Perencanaan kebutuhan obat untuk pelayanan kesehatan dasar
disusun oleh tim perencanaan obat terpadu berdasarkan system
“bottom up”
b. Perhitungan rencana kebutuhan obat untuk satu tahun anggaran
disusun dengan menggunakan pola konsumsi dan atau epidemiologi.
c. Mengkoordinasikan perencanaan kebutuhan obat dari beberapa
sumber dana, agar jenis dan jumlah obat yang disediakan sesuai
dengan kebutuhan dan tidak tumpang tindih.
d. Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota mengajukan rencana
kebutuhan obat kepada Pemerintah Kabupaten/Kota, Pusat, Provinsi
dan sumber lainnya.
e. Melakukan Pelatihan Petugas Pengelola Obat Publik dan Perbekalan
Kesehatan untuk Puskesmas
f. Melakukan Bimbingan Teknis, Monitoring dan Evaluasi Ketersediaan
Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan ke Puskesmas
g. Melaksanakan Advokasi Penyediaan Anggaran Kepada Pemerintah
Kabupaten/Kota
h. Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota bertanggungjawab terhadap pen-
distribusian obat kepada unit pelayanan kesehatan dasar.
i. Dinas Kesehatan Kab/Kota bertanggungjawab terhadap penanganan
obat dan perbekalan kesehatan yang rusak dan kadaluwarsa.
j. Dinas Kesehatan Kab/Kota bertanggungjawab terhadap jaminan mutu
obat yang ada di IFK dan UPK.
4. Tingkat Puskesmas dan Sub Unit Pelayanan Kesehatan
1. Menyediakan data dan informasi mutasi obat dan perbekalan
kesehatan
serta kasus penyakit dengan baik dan akurat.
2. Setiap akhir bulan menyampaikan laporan pemakaian obat dan
perbekalan kesehatan kepada Kepala Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota setempat.
3. Bersama Tim Perencanaan Obat Terpadu membahas rencana
kebutuhan Puskesmas.
4. Mengajukan permintaan obat dan perbekalan kesehatan kepada Dinas
Kesehatan Kabupaten/kota sesuai dengan jadwal yang sudah
ditentukan.
5. Melaporkan dan mengirim kembali semua jenis obat rusak/
kadaluwarsa kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.
6. Melaporkan kejadian obat dan perbekalan Kesehatan yang hilang
kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.
BAB III
PENGELOLAAN OBAT PUBLIK DAN PERBEKALAN
KESEHATAN
DI DAERAH PERBATASAN
A. PERENCANAAN
Perencanaan kebutuhan obat publik dan perbekalan kesehatan
adalah salah satu fungsi yang menentukan dalam proses
pengadaan obat publik dan perbekalan kesehatan.
Tujuan perencanaan kebutuhan obat publik dan perbekalan
kesehatan adalah untuk menetapkan jenis dan jumlah obat sesuai
dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan dasar
termasuk program kesehatan yang telah ditetapkan. Proses
perencanaan kebutuhan obat publik dan perbekalan kesehatan
diawali dari data yang disampaikan Puskesmas (LPLPO) ke
Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota yang selanjutnya dikompilasi
menjadi rencana kebutuhan obat publik dan perbekalan kesehatan
di Kabupaten/Kota yang dilengkapi dengan teknik-teknik
perhitungannya. Selanjutnya dalam perencanaan kebutuhan buffer
stok Pusat maupun Provinsi dengan menyesuaikan terhadap
kebutuhan obat publik dan perbekalan kesehatan di
Kabupaten/Kota dan tetap mengacu kepada DOEN.
Berbagai kegiatan yang dilakukan dalam perencanaan kebutuhan
obat adalah:
1. Tahap Pemilihan
Fungsi seleksi/ pemilihan obat dan Perbekalan Kesehatan
adalah untuk menentukan apakah obat da perbekalan
kesehatan benar-benar diperlukan sesuai dengan jumlah
penduduk dan pola penyakit di daerah, untuk mendapatkan
pengadaan obat yang baik, sebaiknya diawali dengan dasar-
dasar seleksi kebutuhan obat yaitu meliputi :
a. Obat dan Perbekalan Kesehatan yang dipilih harus memiliki
ijin edar dari Pemerintah RI.
b. Obat dipilih berdasarkan seleksi ilmiah, medik dan statistik
yang memberikan efek terapi jauh lebih baik dibandingkan
resiko efek samping yang akan ditimbulkan.
c. Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin dengan cara
menghindari duplikasi dan kesamaan jenis.
d. Jika ada obat baru harus ada bukti yang spesifik untuk efek
terapi yang lebih baik.
e. Hindari penggunaan obat kombinasi, kecuali jika obat
kombinasi mempunyai efek yang lebih baik dibanding obat
tunggal.
f. Apabila jenis obat banyak, maka kita memilih berdasarkan
obat pilihan (drug of choice) dari penyakit yang
prevalensinya tinggi.
2. Tahap Kompilasi Pemakaian Obat
Kompilasi pemakaian obat berfungsi untuk mengetahui
pemakaian bulanan masing-masing jenis obat di unit pelayanan
kesehatan/ Puskesmas selama setahun dan sebagai data
pembanding bagi stok optimum.
Informasi yang didapat dari kompilasi pemakaian obat adalah :
a. Jumlah pemakaian tiap jenis obat pada masing-masing unit
pelayanan kesehatan/ Puskesmas.
b. Persentase pemakaian tiap jenis obat terhadap total
pemakaian setahun seluruh unit pelayanan kesehatan/
Puskesmas.
c. Pemakaian rata-rata untuk setiap jenis obat untuk tingkat
Kabupaten/ Kota.
3. Tahap Perhitungan Kebutuhan Obat.
Menentukan kebutuhan obat merupakan tantangan yang berat
yang harus dihadapi oleh tenaga farmasi yang bekerja di
Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota maupun unit Pelayanan
Kesehatan Dasar (PKD). Masalah kekosongan obat atau
kelebihan obat dapat terjadi apabila informasi semata-mata
hanya berdasarkan informasi yang teoritis kebutuhan
pengobatan. Dengan koordinasi dan proses perencanaan untuk
pengadaan obat secara terpadu serta melalui tahapan seperti
diatas, maka diharapkan obat yang direncanakan dapat tepat
jenis dan tepat jumlah serta tepat waktu dan tersedia pada saat
dibutuhkan.
Adapaun pendekatan perencanaan kebutuhan dapat dilakukan
melalui beberapa metoda :
a. Metoda Konsumsi
Didasarkan atas analisa data konsumsi obat tahun
sebelumnya, dimana untuk menghitung jumlah obat yang
dibutuhkan berdasarkan metoda konsumsi perlu
diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1) Pengumpulan dan pengolahan data
2) Analisa data untuk informasi dan evaluasi.
3) Perhitungan perkiraan kebutuhan obat.
4) Penyesuaian jumlah kebutuhan obat dengan alokasi
dana
b. Metoda Morbiditas
Metoda morbiditas adalah perhitungan kebutuhan obat
berdasarkan pola penyakit, perkiraan kenaikan kunjungan
dan waktu tunggu (lead time). Langkah-langkah dalam
metoda ini adalah :
1) Menentukan jumlah penduduk yang akan dilayani.
2) Menentukan jumlah kunjungan kasus berdasarkan
frekwensi penyakit.
3) Menyediakan standar/ pedoman pengobatan yang
digunakan.
4) Menghitung perkiraan kebutuhan obat.
5) Penyesuaian dengan alokasi dana yang tersedia.
B. PENYIMPANAN
Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara
dengan cara menempatkan obat-obatan yang diterima pada
tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik
yang dapat merusak mutu obat.
Tujuan penyimpanan obat-obatan adalah untuk :
Memelihara mutu obat
Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung - jawab
Menjaga kelangsungan persediaan
Memudahkan pencarian dan pengawasan
Kegiatan penyimpanan obat meliputi :
a. Pengaturan tata ruang
b. Penyusunan stok obat
c. Pencatatan stok obat
d. Pengamatan mutu obat
Pengaturan Tata Ruang
Untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan,
penyusunan, pencarian dan pengawasan obat-obatan, maka
diperlukan pengaturan tata ruang gudang dengan baik.
Penyusunan Stok Obat
Obat disusun menurut bentuk sediaan dan alfabetis, dengan
prinsip FEFO dan FIFO.
Pencatatan Stok Obat
Mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau
kadaluwarsa) sebaiknya segera dicatat pada kartu stok obat
Pengamatan mutu obat
Mutu obat yang disimpan di gudang dapat mengalami perubahan
baik karena faktor fisik maupun kimiawi. Perubahan mutu obat
dapat diamati secara visual dan jika dari pengamatan visual diduga
ada kerusakan yang tidak dapat ditetapkan dengan cara
organoleptik, harus dilakukan sampling untuk pengujian
laboratorium.
Tanda-tanda perubahan mutu obat
1. Tablet.
• Terjadinya perubahan warna, bau atau rasa
• Kerusakan berupa noda, berbintik-bintik, lubang, sumbing,
pecah, retak dan atau terdapat benda asing, jadi bubuk
dan lembab
• Kaleng atau botol rusak, sehingga dapat mempengaruhi
mutu obat
2. Kapsul.
• Perubahan warna isi kapsul
• Kapsul terbuka, kosong, rusak atau melekat satu dengan
lainnya
3. Tablet salut.
• Pecah-pecah, terjadi perubahan warna
• Basah dan lengket satu dengan yang lainnya
• Kaleng atau botol rusak sehingga menimbulkan kelainan
fisik
4. Cairan.
• Menjadi keruh atau timbul endapan
• Konsistensi berubah
• Warna atau rasa berubah
• Botol-botol plastik rusak atau bocor
5. Salep.
• Warna berubah
• Konsistensi berubah
• Pot atau tube rusak atau bocor
• Bau berubah
6. Injeksi.
• Kebocoran wadah (vial, ampul)
• Terdapat partikel asing pada serbuk injeksi
• Larutan yang seharusnya jernih tampak keruh atau ada
endapan
• Warna larutan berubah
Tindak lanjut terhadap obat ya ng terbukti rusak adalah :
• Dikumpulkan dan disimpan terpisah
• Dikembalikan / diklaim sesuai aturan yang berlaku
• Dihapuskan sesuai aturan yang berlaku
C. DISTRIBUSI
Distribusi adalah suatu rangkaian kegiatan dalam rangka
pengeluaran dan pengiriman obat-obatan yang bermutu, terjamin
keabsahan serta tepat jenis dan jumlah dari gudang obat secara
merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan unit-unit pelayanan
kesehatan.
Tujuan distribusi
1. Terlaksananya distrubusi obat secara merata dan teratur
sehingga dapat diperoleh pada saat dibutuhkan.
2. Terjaminnya kecukupan persediaan obat di unit pelayanan
kesehatan.
Kegiatan Distribusi
Kegiatan distribusi obat di Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota
terdiri dari :
1. Kegiatan distribusi rutin yang mencakup distribusi untuk
kebutuhan pelayanan umum di unit pelayanan kesehatan
2. Kegiatan distribusi khusus yang mencakup distribusi obat
program dan obat pelayanan kesehatan dasar (PKD) diluar
jadwal distribusi rutin.
Kegiatan Distribusi Rutin
a. Perencanaan Distribusi.
Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota merencanakan dan
melaksanakan pendistribusian obat-obatan ke unit pelayanan
kesehatan di wilayah kerjanya.
Untuk itu dilakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
1) Perumusan stok optimum
Perumusan stok optimum persediaan dilakukan dengan
mem-perhitungkan siklus distribusi rata-rata pemakaian,
waktu tunggu serta ketentuan mengenai stok pengaman.
Rencana distribusi obat ke setiap unit pelayanan
kesehatan termasuk rencana tingkat ketersediaan,
didasarkan kepada besarnya stok optimum setiap jenis
obat di setiap unit pelayanan kesehatan.
Stok optimum = Stok kerja + Stok pengaman
Stok Kerja : Rata-rata pemakaian obat dalam
satu periode tertentu
Stok Pengaman : stok yang dipersiapkan untuk
mengantisipasi kenaikan kunjungan, kejadian luar
biasa, adanya waktu tunggu dan waktu kekosongan .
Pada akhir periode distribusi akan diperoleh persediaan
sebesar stok pengaman di setiap unit pelayanan
kesehatan.
Rencana tingkat ketersediaan di Instalasi Farmasi
Kabupaten/ Kota tiap akhir periode juga dapat ditetapkan.
Tujuan dari penetapan rencana ketersediaan pada akhir
atau awal rencana distribusi adalah untuk memastikan
bahwa persediaan obat di Instalasi Farmasi Kabupaten/
Kota cukup untuk melayani kebutuhan obat selama
periode distribusi tersebut. Posisi persediaan yang
direncanakan tersebut diharapkan dapat mengatasi setiap
penyimpangan keterlambatan pelaksanaan permintaan
obat oleh unit pelayanan kesehatan atau pengiriman obat
oleh Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota.
2) Penetapan frekuwensi pengi riman obat dan perbekalan
kesehatan ke unit pelayanan kesehatan
Frekuensi pengiriman obat dan perbekalan kesehatan ke
unit pelayanan kesehatan di daerah perbatasan ditetapkan
dengan memperhatikan :
a) Anggaran yang tersedia
b) Jarak UPK dari Instalasi Farmasi Kab/ Kota serta letak
geografis
c) Fasilitas gudang UPK
d) Sarana yang ada di Instalasi Faramsi Kab/ Kota
e) Jumlah tenaga di Instalasi Farmasi Kab/ Kota
f) Kondisi musim
3) Penyusunan Pola Distribusi.
Agar alokasi biaya distribusi dapat dipergunakan secara
efektif dan efisien maka Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota
perlu membuat peta lokasi dari unit-unit pelayanan
kesehatan di wilayah kerjanya. Jarak (km) dan waktu
tempuh (jam) antara Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota
dengan setiap unit pelayanan kesehatan dicantumkan
pada peta lokasi serta sarana distribusi yang digunakan.
Dengan mempertimbangkan jarak, biaya transportasi atau
kemudahan fasilitas yang tersedia dan juga kondisi musim,
dapat ditetapkan pola distribusi di daerah perbatasan
terpencil.
Disamping itu dilakukan pula upaya untuk memanfaatkan
kegiatan - kegiatan tertentu yang dapat membantu
pengangkutan obat ke unit pelayanan kesehatan, misalnya
kunjungan rutin petugas Kabupaten/ Kota ke unit
pelayanan kesehatan, pertemuan dokter Puskesmas yang
diselenggarakan di Kabupaten/Kota dan sebagainya.
Atas dasar ini dapat ditetapkan jadwal pengiriman untuk
setiap UPK yang ada di daerah perbatasan dan terpencil
disesuaikan dengan anggaran yang tersedia dan lokasi unit
pelayanan kesehatan.
Kegiatan Distribusi Khusus
Kegiatan distribusi khusus di Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota
dilakukan sebagai berikut :
a. Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota menyusun rencana
distribusi obat untuk masing-masing program sesuai dengan
rencana pelaksanaan kegiatan program yang diterima dari
Dinas Kesehatan Provinsi atau Kabupaten/Kota. Instalasi di
Kabupaten/Kota bekerjasama dengan penanggung jawab
program mengusahakan pendistribusian obat sebelum
pelaksanaan kegiatan masing-masing program.
b. Distribusi obat program kepada Puskesmas dilakukan atas
permintaan penanggung jawab program yang diketahui oleh
Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.
c. Untuk pelaksanaan program penanggulangan penyakit
tertentu seperti malaria, frambusia dan penyakit kelamin,
bilamana obatnya diminta langsung oleh petugas program
kepada Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota tanpa melalui
Puskesmas, maka petugas yang bersangkutan harus
membuat laporan permintaan dan pemakaian obat yang
diketahui oleh Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.
d. Obat program yang diberikan langsung oleh petugas program
kepada penderita di lokasi sasaran, diperoleh/diminta dari
Puskesmas yang membawahi lokasi sasaran. Setelah selesai
pelaksanaan pemberian obat, bilamana ada sisa obat harus
dikembalikan ke Puskesmas yang bersangkutan. Khusus
untuk program diare diusahakan ada sejumlah persediaan
obat di Posyandu yang pengadaannya diatur oleh Puskesmas.
Tata Cara distribusi Obat
1. Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota melaksanakan distribusi
obat ke Puskesmas di wilayah kerjanya sesuai dengan
kebutuhan masing-masing unit pelayanan kesehatan.
2. Puskesmas Induk mendistribusikan kebutuhan obat-obatan
untuk Puskesmas Pembantu, Puskesmas Keliling dan Unit
Pelayanan Kesehatan lainnya yang ada di wilayah binaannya.
3. Distribusi obat-obatan dapat pula dilaksanakan langsung dari
Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota ke Puskesmas Pembantu
sesuai dengan situasi dan kondisi wilayah atas persetujuan
Kepala Puskesmas yang membawahinya.
4. Tata cara distribusi obat ke UPK dapat dilakukan dengan cara
dikirim oleh Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota atau diambil
oleh UPK.
5. Obat yang akan dikirim ke Puskesmas harus disertai dengan
LPLPO atau SBBK.
Sebelum dilakukan pengepakan atas obat-obatan yang akan
dikirim, maka perlu dilakukan pemeriksaan terhadap :
- jenis dan jumlah obat
- kualitas / kondisi obat
- isi kemasan dan kekuatan sediaan
- kelengkapan dan kebenaran dokumen pengiriman obat
- No. Batch
- Tgl Kadaluwarsa
- Nama Pabrik
6. Tiap pengeluaran obat dari Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota
harus segera dicatat pada kartu stok obat dan kartu stok induk
obat serta Buku Harian Pengeluaran Obat.
B. Pencatatan Pendistribusian Obat
Pencatatan Harian Penerimaan Obat
Obat yang telah diterima harus segera dicatat pada buku harian
penerimaan obat.
Fungsi :
a. Sebagai lembar kerja bagi pencatatan penerimaan obat
b. Sebagai sumber data dalam melakukan kegiatan distribusi ke
unit pelayanan
c. Sebagai sumber data untuk mengitung persentase realisasi
kontrak pengadaan obat.
Pencatatan Harian Pengeluaran Obat
Obat-obatan yang telah dikeluarkan harus segera dicatat dan
dibukukan pada Buku Harian Pengeluaran Obat mengenai data
obat dan dokumen obat tersebut.
Fungsi :
Sebagai dokumen yang memuat semua catatan pengeluaran,
baik mengenai data obatnya maupun dokumen yang menyertai
pengeluaran obat tersebut.
D. LAPORAN PEMA KAIAN DAN LEMBAR PE RMINTAAN OBAT
(LPLPO)
a. Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat
disampaikan oleh Puskesmas/ UPK ke Instalasi Farmasi
Kabupaten/ Kota. Petugas Pencatatan dan Evaluasi
melakukan evaluasi dan pengecekan sesuai dengan rencana
distribusi dari Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota lalu
dikirimkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota untuk
mendapatkan persetujuan dari Kepala Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota. Formulir yang digunakan sebagai dokumen
bukti mutasi obat adalah formulir LPLPO atau disebut juga
formulir Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat.
Formulir ini dipakai untuk permintaan dan pengeluaran obat.
b. Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat dibuat
rangkap 3 (tiga) :
• Asli untuk Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota
• Tindasan 1 untuk arsip instansi penerima (Puskesmas)
• Tindasan 2 dikirim untuk Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota
Kegunaan LPLPO sebagai :
1) Bukti pengeluaran obat di Instalasi Farmasi Kab/ Kota
2) Bukti penerimaan obat di Puskesmas
3) Surat permintaan/pesanan obat dari Puskesmas kepada
Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota cq. Instalasi Farmasi Kab/
Kota.
4) Sebagai bukti penggunaan obat di Puskesmas.
Isi LPLPO
• Nomor dan tanggal pelaporan dan atau permintaan
• Nama Puskesmas yang bersangkutan
• Nama Kecamatan dari wilayah kerja Puskesmas
• Nama Kabupaten/Kota dari wilayah Kecamatan yang
bersangkutan
• Nama Provinsi dari wilayah kerja Kabupaten/Kota
• Tanggal pembuatan dokumen
• Bulan pelaporan dari Puskesmas
• Bulan permintaan Puskesmas
• Jika hanya melaporkan data pemakaian dan sisa stok obat
diisi dengan nama bulan bersangkutan
• Jika dengan mengajukan permintaan obat (termasuk
pelaporan data obat) diisi dengan periode distribusi
bersangkutan
Kolom pada LPLPO
1) Nomor urut masing-masing obat dalam daftar formulir ini
2) Nama dan kekuatan obat bersangkutan
3) Satuan bentuk sediaan, misalnya Tablet, Kapsul, Syrop, Tube
dll
4) Jumlah satuan obat bersangkutan pada kolom (8) LPLPO
bulan sebelumnya
5) Jumlah satuan obat bersangkutan yang diterima selama bulan
lalu. Data diambil dari kolom pemberian (17) dari formulir
LPLPO bulan lalu. Jika pada bulan sebelumnya terdapat lebih
dari 1 (satu) formulir LPLPO (karena ada pengajuan tambahan
obat), maka kolom ini diisi dengan jumlah kolom (17) dari
beberapa LPLPO tersebut
6) Jumlah persediaan satuan masing-masing obat untuk bulan
lalu, yaitu hasil penjumlahan pada kolom (4) dan (5) pada
baris yang sama
7) Jumlah pemakaian obat pada bulan sebelumnya
8) Jumlah satuan obat bersangkutan pada akhir bulan lalu, yaitu
sama dengan pengurangan persediaan pada kolom (6) dan
pemakaian pada kolom (7) pada baris yang sama.
9) Stok Optimum = rata-rata pemakaian pada periode tertentu
ditambah dengan stok pengaman
10) Jumlah satuan masing-masing obat yang diminta pada
periode tertentu. Kolom ini hanya diisi jika sedang mengajukan
permintaan obat
11) s/d 16) Diisi oleh petugas Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota
tentang jumlah pemberian dari berbagai sumber
17. Jumlah total pemberian dari berbagai sumber
18. Keterangan *)
(*). Kolom Keterangan diisi dengan keterangan sebagai
berikut :
Untuk mengajukan tambahan obat guna mengatasi
kekosongan obat, diisi dengan kata “kosong”.
Untuk mengajukan tambahan obat guna mengatasi
kenaikan kejadian penyakit, diisi dengan “jenis penyakit
bersangkutan”
Untuk pelaporan data kekosongan obat diisi dengan
“tanggal mulai terjadinya kekosongan obat”
Kolom (16) ini disi jika kolom sisa stok (8) pada baris
yang sama berisi angka 0 (nol).
Kolom kunjungan resep : diisi dengan data kunjungan
yang mendapat resep satuan kerja bersangkutan selama
bulan lalu. Kolom ini hanya diisi ketika melakukan
pelaporan data obat saja.
Jumlah kunjungan diisi dengan data kunjungan selama bulan lalu
yang dibedakan dalam :
Umum bayar : Jumlah pasien umum yang mendapat
resep/obat
dan membayar biaya pelayanan
Umum tidak bayar : Jumlah pasien umum yang men-dapat
resep/obat
dan tidak membayar biaya pelayanan
Askes : Jumlah pasien peserta asuransi kesehatan
(Askes)
yang mendapat resep / obat
- Kolom melaporkan/meminta : diisi dengan nama dan jabatan
petugas yang melaporkan data pemakaian / sisa stok dan atau
mengajukan permintaan obat.
- Kolom mengetahui/menyetujui : diisi dengan nama dan jabatan
petugas yang menerima laporan data obat dan atau menyetujui
pemberian obat.
- Kolom menyerahkan obat : diisi dengan nama dan jabatan
petugas yang menyerahkan obat kepada satuan kerja yang
memintanya.
- Kolom menerima obat : diisi dengan nama dan jabatan petugas
yang menerima penyerahan obat oleh petugas yang
menyerahkan.
Surat Pengiriman Obat
a. Petugas penyimpanan dan pendistribusian mempersiapkan
Surat Pengiriman Obat dan mengisinya sesuai dengan yang
tercantum dalam LPLPO yang bersangkutan dan dikirim
bersama obat.
b. Formulir ini merupakan surat pengantar obat dimana
didalamnya tercantum jumlah, nomor koli dan berat obat serta
alat pengangkutan yang digunakan untuk mengangkut obat
tersebut (ekspedisi).
c. Formulir Surat Kiriman Obat dibuat dalam rangkap 4 :
• Asli untuk Kepala UPK
• Tindasan 1 untuk Kepala Instalasi Farmasi Kab/ Kota
• Tindasan 2 untuk arsip Petugas Penyimpanan dan
Penyaluran
• Tindasan 3 dikirim kepada sipenerima barang untuk
ditanda tangani oleh Kepala Puskesmas dan di cap dinas
yang selanjutnya dikirim kembali kepada Kepala IFK cq.
Petugas Pencatatan dan Evaluasi
d. Kerusakan, kekurangan dan kehilangan dalam pengiriman
menjadi tanggung jawab jasa pengangkutan, oleh karena itu
pengecekan perlu dilakukan didepan petugas jasa
pengangkutan / pengirim
e. Bagian judul pada Formulir Surat kiriman obat diisi dengan :
Untuk rangkap 5 (a)
Nomor surat kiriman (b)
• Nama Puskesmas yang memesan (c)
• Nomor dari LPLPO / LB (d)
• Cara pengiriman melalui jasa pengangkutan / diangkut
sendiri, dilengkapi data nomor kendaraaan (e)
E. PENCATATAN DAN PELAPORAN
PENGERTIAN
Pencatatan dan pelaporan data obat di Instalasi Farmasi
Kabupaten/ Kota merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka
pengelolaan obat secara tertib baik obat yang diterima, disimpan,
didistribusikan maupun yang digunakan di unit pelayanan
kesehatan seperti Puskesmas.
Tujuan pencatatan dan pelaporan
Tersedianya data mengenai jenis dan jumlah penerimaan,
persediaan, pengeluaran/ penggunaan dan data mengenai waktu
dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat.
Kegiatan Pencatatan dan Pelaporan
Kegiatan pencatatan dan pelaporan meliputi :
Pencatatan dan pengelolaan data untuk mendukung
perencanaan pengadaan obat
Laporan Pengelolaan Obat
Sebagai unit kerja yang secara fungsional berada di bawah dan
langsung bertanggung jawab kepada Kepala Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota, maka Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota
memiliki kewajiban untuk melaporkan kegiatan pengelolaan obat
yang dilaksanakan.
Laporan yang perlu disusun Instalasi Farmasi Kab/ Kota terdiri
dari :
1. Laporan mutasi obat
2. Laporan kegiatan distribusi
3. Laporan pencacahan persediaan akhir tahun anggaran
4. Laporan tahunan / profil pengelolaan obat di Kabupaten/Kota.
Laporan Mutasi Obat
a. Petugas pencatatan, pelaporan dan evaluasi mempersiapkan/
membuat laporan mutasi obat berdasarkan data penerimaan
dan pengeluaran obat.
b. Laporan mutasi obat adalah laporan berkala mengenai mutasi
obat yang dilakukan per triwulan yang memuat jumlah
penerimaan, pengeluaran dan sisa persediaan di Instalasi
Farmasi Kabupaten/ Kota, kecuali Narkotika dan Psykotropika
yang dilakukan setiap bulan.
c. Kegunaan laporan mutasi obat ini adalah :
1). Untuk mengetahui jumlah penerimaan dan pengeluaran
obat per triwulan
2). Untuk mengetahui sisa persediaan obat pada akhir
triwulan
3). Untuk pertanggung jawaban Kepala Instalasi Farmasi/
Bendaharawan Barang sesuai peraturan perundangan
berlaku.
d. Laporan mutasi obat ini dibuat rangkap 2, untuk :
Asli dikirim kepada atasan langsung (Kepala Dinas
Kesehatan Kabupaten/Kota).
Tindasan 1 untuk arsip
e. Bagian judul pada Formulir Laporan Mutasi Obat diisi :
• Triwulan I (Januari s/d Maret)
• Triwulan II (April s/d Juni)
• Triwulan III (Juli s/d September)
• Triwulan IV (Oktober s/d Desember)
(a)
• Tempat, tanggal dan penanda tanganan laporan tersebut
(b)
• Nama Kepala Instalasi Farmasi Kab/ Kota
(c)
f. Kolom pada formulir laporan mutasi obat diisi sebagai berikut :
• Kolom (1), Nomor urut obat
• Kolom (2), Nama obat yang akan dilaporkan
• Kolom (3), Satuan kemasan obat (dos, kaleng, botol dan
lain-lain
• Kolom (4), Sisa permulaan triwulan
• Kolom (5), Penerimaan selama satu triwulan
• Kolom (6), Pengeluaran selama satu triwulan
• Kolom (7), Sisa pada akhir triwulan
• Kolom (8), “ keterangan “, bila diperlukan
Laporan Kegiatan Distribusi
Digunakan kartu per UPK
Fungsi :
Laporan Puskesmas atas mutasi obat dan kunjungan resep per
tahun
Informasi yang didapat
a. Jumlah obat yang tersedia (stok akhir)
b. Jumlah obat yang diterima
c. Jumlah kunjungan resep
Manfaat informasi yang didapat
a. Jenis dan jumlah persediaan obat di setiap UPK
b. Perbandingan sisa stok dengan pemakaian per bulan
c. Perbandingan jumlah persediaan dengan jumlah pemakaian
per bulan
Petunjuk Pengisian :
Kolom pada Formulir Laporan Kegiatan Distribusi diisi dengan
data yang diperoleh dari dokumen LPLPO.
Kolom 1 : diisi dengan nomor urut
Kolom (2 s/d 3) : diisi sesuai dengan dokumen LPLPO
Kolom 4 diisi dengan stok pada awal bulan
Kolom 5 diisi dengan penerimaan obat
Kolom 6 diisi dengan jumlah persediaan atau sama dengan kolom
4 + 5
Kolom 7 diisi dengan pemakaian selama satu tahun
Kolom 8 diisi dengan kolom 7 dibagi 12
Kolom 9 diisi dengan sisa stok pada akhir bulan Desember
Kolom 10 diisi dengan kolom 9 dibagi dengan kolom 8
Kolom total kunjungan resep (11 s/d 13) : diisi dengan data
kunjungan yang mendapat resep satuan kerja bersangkutan
selama satu tahun.
Laporan Pencacahan Persediaan Akhir Tahun Anggaran
(31 Desember ........)
a. Petugas Pencatatan dan Evaluasi mempersiapkan/ membuat
Berita Acara Pencacahan Obat Akhir Tahun Anggaran dan
Laporan Pencacahan Persediaan Akhir Tahun Anggaran.
b. Laporan Pencacahan Persediaan Akhir Tahun Anggaran
dibuat pada setiap akhir tahun anggaran yang memuat jumlah
penerimaan dan pengeluaran selama 1 (satu) tahun anggaran
dan sisa persediaan pada akhir tahun anggaran yang
bersangkutan.
c. Kegunaan Laporan Pencacahan Persediaan Akhir Tahun
Anggaran adalah :
1). Untuk mengetahui jumlah penerimaan dan pengeluaran
obat selama 1 (satu) tahun anggaran
2). Untuk mengetahui sisa persediaan obat pada akhir tahun
anggaran
3). Sebagai pertanggung jawaban dari Kepala Instalasi
Farmasi/ Bendaharawan Barang kepada Kepala Dinkes
Kabupaten/Kota
d. Laporan Pencacahan Persediaan Akhir Tahun Anggaran
dibuat rangkap 2 untuk :
• Asli dikirim kepada Kepala Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota
• Arsip
Laporan Pengelolaan Obat Tahunan/ Profil Pengelolaan Obat
di Kabupaten/Kota
Fungsi :
Mengukur tingkat kinerja pengelolaan obat di Daerah
Kabupaten/Kota selama satu tahun anggaran.
Kegiatan yang harus dilakukan :
1) Siapkan data pencacahan obat per 31 Desember di tingkat
Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota
2) Siapkan data pencacahan obat per 31 Desember di tingkat
Puskesmas
3) Susun daftar obat yang diterima pada tahun anggaran
berjalan, berasal dari berbagai sumber anggaran obat
4) Evaluasi LPLPO/LB2 untuk mendapatkan informasi mengenai
:
• Pemakaian rata-rata tiap jenis obat
• Jumlah kunjungan resep
5) Daftar obat dengan harga patokannya (ambil harga patokan
obat PKD yang terakhir)
6) Jumlah alokasi dana obat untuk tahun berjalan dari berbagai
sumber
7) Data umum yang menyangkut :
Jumlah penduduk
Jumlah kunjungan / kunjungan kasus
Jumlah peserta Askes
Informasi yang didapat
1) Jumlah dan nilai persediaan obat di tingkat Instalasi Farmasi
Kabupaten/ Kota per 31 Desember.
2) Jumlah dan nilai persediaan obat di tingkat Puskesmas per 31
Desember.
3) Pemakaian rata-rata per bulan untuk setiap jenis obat
4) Tingkat kecukupan setiap jenis obat
5) Rencana kebutuhan obat untuk tahun anggaran berikutnya
6) Realisasi pengadaan obat menurut sumber anggaran
7) Biaya obat per kunjungan
Manfaat Informasi
1) Untuk pelaksanaan tindak lanjut peningkatan dan
penyempurnaan pengelolaan obat di Kabupaten/Kota
2) Bahan masukan dalam penyusunan profil kesehatan
Kabupaten/ Kota
F. PENGHAPUSAN SEDIAAN FARMASI
PENGERTIAN
Penghapusan adalah rangkaian kegiatan pemusnahan sediaan
farmasi dalam rangka pembebasan barang milik/kekayaan
negara dari tanggung jawab berdasarkan peraturan
perundangan-undangan yang berlaku
Tujuan penghapusan sediaan farmasi adalah sebagai berikut
:
1. Penghapusan merupakan bentuk pertanggung jawaban
petugas terhadap sediaan farmasi/ obat-obatan yang
diurusinya, yang sudah ditetapkan untuk dihapuskan/
dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2. Menghindarkan pembiayaan (biaya penyimpanan,
pemeliharaan, penjagaan dan lain-lain) atau barang yang
sudah tidak layak untuk dipelihara
3. Menjaga keselamatan dan terhindar dari pengotoran
lingkungan
Kegiatan Penghapusan Sediaan Farmasi
a. Membuat daftar sediaan farmasi/ obat-obatan yang akan di
hapuskan beserta alasan-alasannya
b. Pisahkan sediaan farmasi/ obat-obatan yang kadaluwarsa/
rusak pada tempat tertentu sampai pelaksanaan pemusnahan
c. Pisahkan narkotika dan psykotropika dari obat lainnya
d. Melaporkan kepada atasan mengenai sediaan farmasi/ obat-
obatan yang akan dihapuskan
e. Membentuk panitia pemeriksaan sediaan farmasi/ obat-obatan
melalui Surat Keputusan Bupati/Walikota
f. Membuat Berita Acara Hasil Pemeriksaan sediaan farmasi/
obat-obatan oleh Panitia Pemeriksaan dan Penghapusan
sediaan farmasi/ obat-obatan
g. Melaporkan hasil pemeriksaan kepada yang berwenang/
pemilik obat
h. Melaksanakan penghapusan setelah ada keputusan dari yang
berwenang
G. ANGGARAN
Anggaran merupakan salah satu hal yang sangat penting guna
berjalannya suatu organisasi, demikian pula halnya dengan
Instalasi Farmasi di Provinsi/Kabupaten/Kota yang berada di
daerah perbatasan sangat membutuhkan dukungan dana untuk
melaksanakan aktivitas sehari – hari.
Adapun anggaran yang dibutuhkan oleh Instalasi Farmasi di
Provinsi/ Kabupaten/Kota dapat dikategorikan sebagai berikut :
2. Kebutuhan Anggaran Rutin.
Kebutuhan anggaran rutin Instalasi Farmasi di
Provinsi/Kabupaten/Kota antara lain :
a. Daya dan jasa, meliputi :
• Telepon, listrik, air, gas
b. Pemeliharaan, meliputi :
• Gedung dan halaman
• Kendaraan roda empat dan roda dua
• Komputer, printer, facsimile
c. ATK dan Penyediaan Barang Cetakan, meliputi :
• Alat Tulis Kantor
• Penyediaan Kartu Stok
• Penyediaan Kartu Induk Barang
• Penyediaan Form LPLPO unit Pelayanan Kesehatan
Dasar
d. Pengolahan Data
e. Gaji pegawai, termasuk honor satpam penjaga gedung
Instalasi Farmasi di Provinsi/Kabupaten/kota
f. Biaya Distribusi dan Operasional
3. Kebutuhan pengembangan pengelolaan obat publik dan
perbekalan kesehatan meliputi :
a. Pelatihan Pengelola Obat di Puskesmas dan Penggunaan
Obat Rasional. Kebutuhan dana sesuai dengan jumlah unit
pelayanan kesehatan yang ada di wilayah kerja.
Pelaksanaan minimal satu tahun sekali, dengan lama
kegiatan 1 – 2 hari.
b. Monitoring dan Evaluasi pengelolaan obat di Puskesmas
dan penggunaan obat rasional. Kebutuhan dana sesuai
dengan jumlah unit pelayanan kesehatan yang ada di
wilayah kerja. Pelaksanaan minimal satu tahun sekali, dan
dilakukan sepanjang tahun anggaran.
c. Pertemuan/Rapat kerja penyusunan kebutuhan obat
Kebutuhan dana sesuai jumlah anggota tim perencanaan
obat terpadu, dilaksanakan minimal 4 (empat) kali dalam
setahun, dengan lama kegiatan 1 – 2 hari.
d. Penyampaian hasil monitoring
Kebutuhan dana sesuai dengan jumlah undangan,
dilaksanakan minimal 4 (empat) kali dalam setahun, dengan
lama kegiatan 1 – 2 hari.
Pengelolaan anggaran diarahkan untuk mencapai hasil yang
optimal dengan memperhatikan efisiensi dan efektifitas biaya,
untuk mencapai tujuan tersedianya obat publik dan perbekalan
kesehatan di UPK pada daerah perbatasan.
Kemampuan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dalam advokasi
kepada pemerintah daerah akan pentingnya pengelolaan obat
dan perbekalan kesehatan dalam mendukung pelayanan
kesehatan di daerah perbatasan dan terpencil harus terus
ditingkatkan, selain itu penyelenggaraan pemerintahan yang baik
merupakan suatu pra kondisi untuk dapat terciptanya system
pembiayaan yang baik.
Biaya pengelolaan obat publik dan perbekalan kesehatan dalam
mendukung pelayanan kesehatan di daerah perbatasan dapat
bersumber kepada dana :
• Pemerintah melalui APBD Kabupaten/Kota, APBD Provinsi
dan APBN
• Swasta/ LSM yang peduli terhadap pelayanan kesehatan
Perlu disadari bahwa di masa mendatang sejalan dengan
terwujudnya otonomi daerah yang nyata dan bertanggung –
jawab, maka peran daerah sebagai sumber pembiayaan akan
menjadi menonojol.
Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota bersama Kepala
Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota menetapkan besar dana
operasional pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan dalam
mendukung pelayanan kesehatan di UPK pada daerah
perbatasan, dengan memperhatikan :
• Jumlah UPK yang dilayani
• Faktor kesulitan wilayah yang dijangkau
• Besaran transport dan lumpsum/ biaya harian sesuai dengan
kebutuhan riil
• Usulan kegiatan distribusi dari Instalasi Farmasi Kabupaten/
Kota ke UPK
H. PEMBINAAN DAN PENGENDALIAN
1. Pembinaan
Pembinaan pengelolaan obat publik dan perbekalan
kesehatan di daerah perbatasan dan terpencil dilaksanakan
secara berjenjang dari tingkat Pusat, Provinsi, Kabupaten/
Kota sampai tingkat Puskesmas baik dalam aspek
administrasi maupun teknis pengelolaan obat dan perbekalan
kesehatan, antara lain melalui :
a Pertemuan koordinasi pengelolaan obat publik dan
perbekalan kesehatan daerah perbatasan dan terpencil di
tingkat Provinsi yang dapat dihadiri oleh narasumber
Pusat, dan pertemuan tingkat Kabupaten/ Kota yang dapat
dihadiri narasumber Provinsi.
b Konsultasi dari Puskesmas ke Kabupaten/ Kota,
Kabupaten/ Kota ke Provinsi dan Provinsi ke Pusat.
c Kunjungan lapangan berupa bimbingan teknis, monitoring
dan evaluasi ketersediaan obat dan perbekalan kesehatan
sampai dengan UPK di daerah perbatasan terpencil yang
diikuti tim Puskesmas, tim Kabupaten dan tim Provinsi
secara bersama-sama.
d Pelatihan pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan
yang diselenggarakan di tingkat Kabupaten dan Provinsi
sebagai upaya peningkatan kemampuan dan mutu
sumberdaya manusia.
2. Pengendalian
Untuk memantau dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan
pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan di daerah
perbatasan terpencil dapat dimanfaatkan instrumen-instrumen
pencatatan dan pelaporan yang telah ada seperti LPLPO dll.
BAB IV
PENUTUP
Buku pedoman pengelolaan obat publik dan perbekalan kesehatan di daerah
perbatasan ini disusun untuk memberikan kejelasan bagi pengelolaan obat
publik dan perbekalan kesehatan di Provinsi/Kabupaten/Kota serta merupakan
ketentuan dan kebijaksanaan Departemen Kesehatan RI tentang pengelolaan
obat publik dan perbekalan kesehatan di daerah perbatasan.
Keberhasilan pengelolaan obat publik dan perbekalan kesehatan di daerah
perbatasan sangat tergantung pada partisipasi dan koordinasi semua pihak
yang terkait, serta kejelasan seluruh pengelola obat publik dan perbekalan
kesehatan mulai dari tingkat Pusat, Provinsi, Kabupaten/Kota sampai tingkat
Puskesmas.
Penyediaan buku pedoman ini merupakan salah satu sumbangsih Direktorat
Bina Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan, Ditjen Bina Kefarmasian dan Alat
Kesehatan, Depkes R.I dalam rangka meningkatkan kualitas pengelolaan obat
dan perbekalan kesehatan di daerah perbatasan.
Semoga pedoman ini dapat digunakan untuk membantu pelaksanaan
pengelolaan obat publik dan perbekalan kesehatan di daerah perbatasan.
Pedoman ini masih jauh dari kesempurnaan, masukan serta koreksi sangat kami
harapkan untuk perbaikan pedoman pengelolaan obat publik dan perbekalan
kesehatan di daerah perbatasan pada masa yang akan datang.
DAFTAR PUSTAKA
1. MSH, Managing Drug Supply, New York, Kumarin Press, 1998
2. Departemen Kesehatan R.I, Ditjen Binkesmas, Pedoman Pelayanan
Kesehatan di Daerah Terpencil, tahun 2001.
3 Departemen Kesehatan R.I, Ditjen Binfar dan Alkes, Pedoman
Pengelolaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan di Puskesmas,
tahun 2004.
4. Departemen Kesehatan R.I, Ditjen Binfar dan Alkes, Pedoman
Pengelolaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan, tahun 2005.
5. Departemen Kesehatan R.I, Ditjen Binfar dan Alkes, Pedoman Teknis
Pengadaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan, tahun 2005.
6. Departemen Kesehatan R.I, Ditjen Binfar dan Alkes, Pedoman
Pengelolaan Obat dan Perbekalan Kesehatan di Pustu, tahun 2007.
7. Departemen Kesehatan R.I, Ditjen Binfar dan Alkes, Pedoman
Pengelolaan Obat dan Perbekalan Kesehatan di Poskesdes, tahun 2007.
Pedoman Pengelolaan - 42
