81

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum PT. Matra Olah Cipta

3.1.1 Sejarah Perusahaan

PT. Matra Olah Cipta adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang

pengelola property yang mengelola gedung ITC Permata Hijau. Perusahaan ini berlokasi

di Gedung ITC Permata Hijau, Jl. Letjen Supeno, Grand ITC Permata Hijau, Grogol

Utara, Kebayoran Lama, Jakarta 12210.

Grand ITC Permata Hijau mulai dibangun pada bulan Juni tahun 2003 dan

selesai pada bulan September 2004. Gedung yang dibangun diatas tanah seluas ± 4

hektar ini merupakan perpaduan fungsi sinergis dari komplek bisnis dan perbelanjaan

serta hunian. Jumlah Kios di Grand ITC Permata Hijau adalah 1500 unit menyatu diatas

bangunan Grand ITC Permata Hijau.

Perusahaan ini memiliki tanggung jawab untuk :

a. Menjaga kondisi gedung dan memperbaiki bagian-bagian yang rusak

b. Memastikan semua peralatan gedung berada dalam kondisi baik untuk dapat

beroperasi secara optimal

c. Menentukan dan mengawasi sistem perparkiran dan sirkulasi kendaraan di

areal gedung

 

 

82

d. Menjaga keamanan gedung dengan penggunaan sistem pengamanan gedung

yang baik dan pembentukan serta pelatihan team Security yang professional

e. Menjaga agar gedung dan areal sekitarnya selalu terjaga kebersihannya

f. Mencegah agar barang-barang bekas/buangan, dan sampah tidak dibuang di

tempat yang semestinya

g. Mengontrol pengumpulan sampah penghuni dan pembuangannya ke luar

areal gedung

h. Menjaga agar sistem perpipaan dan pembuangan dari kebuntuan dan

mengatasi dengan segera bila hal tersebut terjadi

i. Memelihara peralatan perlindungan terhadap kebakaran dan instalasinya

j. Melakukan hal-hal lain yang diperlukan untuk kelancaran operasional

gedung dan peningkatan aset-aset yang ada

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

Visi PT. Matra Olah Cipta adalah menjadi pengelola property yang terbaik di

Jakarta dan memperoleh loyalitas pemakai jasa melalui pelayanan yang efektif dan

efisien oleh sumber daya manusia yang professional serta penerapan Sistem Manajemen

Mutu berstandar Internasional.

Misi PT. Matra Olah Cipta adalah memberikan jasa pelayanan yang profesional

di bidang usaha pengelolaan property untuk kepuasan dan kenyamanan pemakai jasa

dengan tujuan akhir menjaga dan meningkatkan nilai dari aset-aset property yang

dikelola

 

 

83

3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Matra Olah Cipta (Sumber : PT. Matra Olah Cipta)

 

 

84

3.1.4 Wewenang dan Tanggung Jawab

Berikut ini adalah uraian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian

dan fungsi dalam struktur organisasi PT. Matra Olah Cipta yang diperoleh dari hasil

wawancara langsung dengan karyawan di masing-masing bagian.

• Direktur

a. Memimpin dan mengawasi jalannya perusahaan.

b. Mengevaluasi dan membuat program pengembangan usaha perusahaan.

c. Menentukan kebijakan umum perusahaan.

• Property Manager

a. Membuat perencanaan kegiatan pengelolaan tahunan

b. Membina bawahan agar pengelolaan kegiatan operasional gedung dapat

terlaksana dengan baik sesuai dengan rencana tahunan yang telah

disepakati

c. Mengadakan meeting rutin dengan tiap bagian jika ada hal-hal yang

perlu diinformasikan menyangkut suatu kebijaksanaan, untuk

memastikan semua kegiatan dapat berjalan sesuai rencana

d. Melakukan koordinasi untuk penyelesaian segala permasalahan yang

terjadi akibat penyimpangan selama proses pelaksanaan, agar tidak

mengganggu kelancaran operasional properti

e. Membina hubungan baik dengan pihak eksternal perusahaan

 

 

85

f. Melakukan koordinasi yang baik dengan atasan/pimpinan dalam proses

pengambilan keputusan agar mendapatkan solusi/keputusan yang efektif

dan efisien

• Quality Assurance

a. Menganalisa Sasaran Mutu Dan Indikator Kerja Property

b. Melaksanakan Dan Mengawasi Sistem Manajemen Mutu

c. Melakukan Audit Terhadap Sistem Manajemen Mutu

d. Membuat Laporan Kinerja Kerja Proyek

• Administrasi Proyek

a. Melakukan Pencatatan Dokumen

b. Melakukan Pencatatan Kegiatan Meeting

c. Melakukan Pencatatan Jadwal Kegiatan Atasan

d. Mengumpulkan Laporan Kinerja Kerja Bagian

• Kabag HRD & GA

a. Perencanaan & Pengelolaan Sumber Daya Manusia

b. Meningkatkan Motivasi Kerja Karyawan

c. Monitoring pelaksanaan Sistem General Affair

d. Monitoring Penggunaan Budget HRD & GA

e. Monitoring kinerja sekuriti parkir

f. Administrasi karyawan

 

 

86

Staff HRD

a. Melakukan Pengecekan Data Lembur

b. Mengkoordinasi Pelatihan Karyawan

c. Melakukan pengecekan tingkat kehadiran karyawan

d. Menyusun Jadwal Duty Manager

e. Memproses Laporan Lembur & Pelatihan Karyawan

f. Melakukan Kegiatan Administrasi HRD

Staff Payroll

a. Memproses Pembayaran Gaji Karyawan

b. Memproses Tunjangan Lembur Karyawan

c. Memproses Tunjangan Pengobatan Karyawan

d. Berkoordinasi Dengan Pihak Jamsostek

e. Memproses Laporan Biaya Karyawan

Staff GA

a. Pembuatan Budget

b. Memproses Permintaan Inventaris Kantor & ATK Kantor

c. Mengevaluasi dan memonitor penggunaan ATK

d. Mengevaluasi pemakaian air minum dan mengawasi pemakaian

mesin fotokopi

e. Memproses Pembayaran Tagihan

f. Mengatur penggunaan Konsumsi untuk keperluan Meeting dan acara

 

 

87

Supir

a. Menyiapkan kendaraan

b. Mendistribusikan Dokumen

c. Mengambil barang dari gudang

d. Mengelola pemakaian kendaraan

Kurir

a. Mengantarkan surat / dokumen sampai ketempat tujuan dengan

baik dan tepat sasaran

b. Memelihara motor operasional agar selalu dalam kondisi layak

dan siap pakai

c. Melakukan koordinasi dengan pihak terkait dan mendata bagian

yang akan mengirimkan dokumen

Office Boy

a. Mengelola kebutuhan Karyawan dalam bekerja

b. Mengantar surat ke departemen lain

c. Menjaga dan merawat kebersihan inventaris peralatan dan

perlengkapan dapur

 

 

88

Staff Security

a. Melaksanakan tugas pengamanan dan ketertiban

b. Membuat kronologis kejadian atau kasus kasus yang terjadi

c. Mengarahkan atau menegur tenant yang melanggar ketertiban

Staff Parkir

a. Memberikan penjelasan dan menangani keluhan pelanggan di bidang

perparkiran

b. Melakukan pencatatan jumlah kendaraan yang masuk baik motor

maupun mobil setiap hari

• Kabag Finance & Accounting

a. Melakukan pengawasan terhadap sistem dan Prosedur keuangan

b. Mengontrol serta memeriksa laporan-laporan keuangan ( Neraca, laba

rugi, cash flow ) dan melakukan analisa agar dapat mengetahui kinerja

keuangan perusahaan

c. Melakukan pengontrolan dan penyusunan budget tahunan perusahaan

sehingga dapat mengetahui kebutuhan operasional perusahaan baik dari

segi penerimaan maupun pengeluaran

d. Memeriksa Laporan pajak

e. Mengontrol Asset Perusahaan

f. Membuat siklus/sistem keuangan

g. Melakukan koordinasi dengan bagian terkait

 

 

89

Staff Accounting

a. Membuat Laporan Keuangan Bulanan beserta lampiran-lampirannya

serta membuat rekonsiliasi penerimaan bila terdapat selisih

b. Melakukan kontrol dana di Bank dan tindak lanjutnya apabila

diperlukan untuk memastikan bahwa cadangan dan dana operasional

tidak defisit dari yang telah ditetapkan dalam anggaran

c. Rekonsiliasi pajak

Staff Finance

a. Memproses penerimaan dan pengeluaran di bank

b. Memproses tagihan service charge, listrik dan air

c. Menerima Pembayaran dari tenant

d. Membuat bukti pembayaran untuk tenant

Kasir

a. Menerima pembayaran service charge, listrik, air, dll dari tenant

maupun supplier

b. Merapihkan penerimaan uang dari tenant dan menyiapkan setoran

ke bank, baik uang, cek dan giro.

 

 

90

Staff Collection

a. Membuat Invoice tagihan service charge, listrik, air untuk mal

perbulan sehingga pembayaran yang dilakukan oleh tenant tepat

waktu

b. Update data – data kios baru, peralihan dan kios – kios yang

melakukan penambahan maupun pengurangan daya utilitas

sehingga data menjadi akurat

Kolektor

a. Melakukan penagihan piutang

b. Membuat laporan hasil penagihan kepada atasan

• Kabag Material Management

a. Perencanaan Pembelian Barang dan Jasa

b. Penilaian Kinerja Supplier

c. Stok Minimum & Maksimum barang di gudang

d. Konsistensi penerapan Sistem Managemen Mutu ISO 9001:2000

e. Membuat laporan bulanan

Staff Purchasing

a. Mendapatkan barang/jasa dengan kwalitas harga terbaik

b. Mendapat kepercayaan supplier saat kebutuhan barang mendesak

c. Melakukan Pembelian tepat waktu

 

 

91

d. Updating data-data purchasing

Staff Gudang

a. Memeriksa ketersediaan barang di gudang dengan baik

b. Memastikan keadaan barang di gudang tetap dalam keadaan baik

c. Koordinasi dengan bagian lain dalam rangka mengetahui jumlah

barang yang harus disediakan

d. Memastikan kerapihan administrasi barang di gudang

• Kabag Lease & Promotion

a. Menyusun rencana kerja bagian selama 1 tahun

b. Menyusun budget penerimaan dari lahan (commercial area seperti

pameran, counter, media promosi, antenna dan ATM).

c. Menyusun budget pengeluaran untuk kegiatan/acara promosi guna

meningkatkan minat pengunjung untuk datang / berbelanja.

d. Mengajukan usulan harga sewa (price list) commercial area dalam satu

tahun berjalan

e. Menjalin hubungan baik dengan event organizer pameran, advertising

agency, provider kartu telepon dan bank

f. Membina dan mengarahkan bawahan

g. Evaluasi kinerja bulanan

 

 

92

Staff Lease

a. Monitoring keberadaan pameran

b. Administrasi penyewaan counter

c. Monitoring keberadaan counter

d. Laporan pameran bulanan

e. Laporan analisa counter

Staff Promotion

a. Membuat design materi promosi yang tepat untuk meningkatkan

jumlah pengunjung

b. Melakukan pemantauan dan menentukan titik – titik pemasangan /

penyebaran media promosi yang strategis

c. Melaksanakan kegiatan promosi gedung dalam bentuk

penyelenggaraan acara – acara

d. Melakukan tugas-tugas Administrasi yang berkaitan dengan promosi

e. Membuat laporan kinerja bulanan kepada atasan

• Kabag Customer Relation

a. Peningkatan performa Pengelolaan

b. Koordinasi dengan tenant

c. Memberikan informasi kepada tenant

d. Melakukan Rencana kerja bagian

e. Menjaga Hubungan baik dengan tenant

 

 

93

f. Penanganan Keluhan

g. Pembinaan Bawahan

Staff CR

a. Menjalin hubungan dengan tenant/pelanggan

b. Menerima dan menangani keluhan pelanggan dan tenant sampai

selesai

c. Memberikan penjelasan terhadap pertanyaan-pertanyaan tenant &

pelanggan

d. Menindaklanjuti keluhan para pelanggan dan tenant

Receptionist

a. Menerima tamu

b. Memberikan informasi yang dibutuhkan tamu atau menjawab

pertanyaan sesuai dengan tanggung jawabnya

c. Pelayanan telpon

Car Call

a. Mengecek Peralatan Car call

b. Melayani Permintaan Penggilan Tenant/ Pengunjung

c. Menginformasikan Kegiatan Di Gedung

 

 

94

• Kabag Building Maintenance

a. Perencanaan Target Kerja

b. Mengorganisir sistem operasional dan perawatan gedung

c. Pembinaan bawahan

d. Sistem Operasional yang terkendali

e. Operasional yang ramah lingkungan

Staff Safety

a. Perencanaan Kegiatan Safety

b. Melakukan Koordinasi Kegiatan Bidang Safety

c. Melakukan Pengawasan Kegiatan di Bidang Safety

d. Membuat Laporan Kegiatan

Staff Mekanikal

a. Perencanaan Kegiatan Mekanikal

b. Melakukan Koordinasi Kegiatan Bidang Mekanikal

c. Melakukan Pengawasan Kegiatan di Bidang Mekanikal

d. Membuat Laporan Kegiatan

Staff Elektrikal

a. Perencanaan Kegiatan Elektrikal

b. Melakukan Koordinasi Kegiatan Bidang Elektrikal

c. Melakukan Pengawasan Kegiatan di Bidang Elektrikal

 

 

95

d. Membuat Laporan Kegiatan

Staff Sipil

a. Perencanaan Kegiatan Sipil

b. Melakukan Koordinasi Kegiatan Bidang Sipil

c. Melakukan Pengawasan Kegiatan di Bidang Sipil

d. Membuat Laporan Kegiatan

Staff House Keeping

a. Perencanaan Kegiatan House Keeping

b. Melakukan Koordinasi Kegiatan Bidang House Keeping

c. Melakukan Pengawasan Kegiatan di Bidang House Keeping

d. Membuat Laporan Kegiatan

 

 

96

3.2 Prosedur

3.2.1 Prosedur Pembelian Barang

Prosedur pembelian ini terjadi ketika ada laporan masalah dari tenant /

departemen yang membutuhkan. Tenant / departemen yang membutuhkan menghubungi

bagian Building Maintenance. Bagian Building Maintenance akan meminta barang yang

dibutuhkan kepada bagian Gudang, kemudian bagian Gudang akan mengecek

ketersediaan barang melalui Kartu Stock. Apabila barang tersedia, maka akan dilakukan

Prosedur Pengeluaran Barang. Sedangkan jika barang tidak tersedia, bagian Gudang

akan membuat Form Permintaan Barang (FPB) 3 rangkap. FPB ini dapat juga diajukan

oleh bagian Gudang apabila terdapat barang yang sudah mencapai minimum stock.

Kemudian bagian Gudang akan meminta persetujuan FPB kepada Kepala Bagian

Material Management (Kabag MM). Apabila tidak disetujui, FPB akan dikembalikan

kepada bagian Gudang. Bagian Gudang akan menghubungi bagian yang memesan

barang untuk konfirmasi ulang. Setelah Kabag MM menyetujui dan menandatangani

FPB tersebut, selanjutnya akan diberikan kepada Property Manager (PM) untuk

diotorisasi kembali. Setelah disetujui, maka rangkap 1 akan diberikan kepada bagian

Finance & Accounting, rangkap 2 akan diberikan pada bagian Pembelian, dan rangkap 3

akan diarsip oleh Gudang.

Selanjutnya bagian Pembelian akan menghubungi beberapa supplier melalui

telepon untuk meminta informasi harga. Setelah harga diperoleh, bagian Pembelian akan

membuat Order Pembelian (OP) 4 rangkap dan melakukan pencatatan pada Buku Order

Pembelian. Bagian Pembelian akan meminta persetujuan pada Kabag MM. Apabila

tidak disetujui, maka bagian Pembelian akan menghubungi supplier dan kembali

 

 

97

melakukan proses permintaan harga, sedangkan apabila disetujui, OP akan

ditandatangani dan dilakukan pemesanan barang kepada supplier. OP rangkap 1 akan

diberikan pada supplier, OP rangkap 2 diberikan pada bagian Finance & Accounting.

OP rangkap 3 akan diarsip, dan OP rangkap 4 akan diberikan kepada Gudang.

3.2.2 Prosedur Penerimaan Barang

Ketika barang datang, maka bagian Gudang akan menerima pengiriman barang,

kwitansi dan Surat Jalan, dan selanjutnya menyiapkan Laporan Penerimaan Barang

(LPnB) 3 rangkap. Setelah itu bagian Gudang akan membandingkan Surat Jalan dengan

Order Pembelian. Jika barang sudah sesuai, bagian Gudang akan menandatangani Surat

Jalan dan LPnB. Bagian Gudang akan melakukan pencatatan pada Buku Penerimaan

Barang, menyimpan barang di gudang, dan meng-update Kartu Stock.

LPnB rangkap 1, Surat Jalan, dan kwitansi akan diberikan kepada bagian

Finance & Accounting. Bagian Finance & Accounting akan mencatat transaksi

pembelian yang terjadi ke dalam Buku Jurnal Pembelian. LPnB rangkap 2 akan

diberikan kepada bagian Pembelian, dan LPnB rangkap 3 akan diarsip oleh bagian

Gudang.

 

 

98

3.2.3 Prosedur Utang Usaha dan Pelunasannya

Bagian Finance & Accounting akan menerima FPB rangkap 1, OP rangkap 2,

LPnB rangkap 1, Surat Jalan, dan kwitansi. Kemudian berdasarkan dokumen-dokumen

tersebut, membuat Pengajuan Pembayaran sebanyak 1 rangkap dan meminta persetujuan

kepada Manajer Keuangan. Setelah disetujui, kemudian bagian Finance & Accounting

akan membuat cek dan Payment Voucher sebanyak 1 rangkap. Pada saat jatuh tempo,

cek akan diberikan kepada supplier. Kemudian supplier akan diminta untuk

menandatangani Payment Voucher. Setelah itu bagian Finance & Accounting akan

mencatat transaksi pelunasan utang yang terjadi ke dalam Buku Jurnal Pelunasan Utang.

3.2.4 Prosedur Pengeluaran Barang

Untuk melakukan Prosedur Pengeluaran Barang, bagian BM akan membuat

Bukti Pengambilan Barang (BPgB) 3 rangkap. Setelah BPgB diisi, bagian BM meminta

persetujuan kepada Supervisor BM. Apabila tidak disetujui, maka akan dikembalikan

untuk diperbaiki, sedangkan apabila disetujui, Supervisor akan menandatangani BPgB,

dan menyerahkan BPgB tersebut kepada bagian Gudang.

Bagian Gudang akan memeriksa BPgB, lalu melakukan pencatatan ke dalam

Buku Pengeluaran Barang, dan meminta otorisasi BPgB kepada Kabag MM. Kemudian

bagian Gudang akan mengambil barang di gudang dan menyerahkan barang sesuai

BPgB kepada bagian BM.

Bagian BM kemudian menerima dan memeriksa barang, apabila barang salah

atau tidak sesuai, barang akan dikembalikan untuk ditukar. Bagian Gudang akan

mengupdate Kartu Stock.

 

 

99

Kemudian BPgB rangkap 1 akan diarsip oleh bagian Gudang, rangkap 2

diberikan ke bagian Finance & Accounting, dan rangkap 3 akan diberikan ke bagian

Building Maintenance.

3.3 Diagram Alir (Flowchart) Dokumen Sistem Berjalan

Dalam flowchart berikut ini akan digambarkan bagaimana aliran dokumen yang

terjadi pada sistem pembelian dan persediaan yang sedang berjalan pada PT. Matra Olah

Cipta, serta bagian-bagian apa saja yang terlibat di dalamnya.

 

 

100

3.3.1 Flowchart atas Prosedur Pembelian Barang

Gambar 3.2 Flowchart atas Prosedur Pembelian Barang

 

 

101

3.3.2 Flowchart atas Prosedur Penerimaan Barang

 

Gambar 3.3 Flowchart atas Prosedur Penerimaan Barang

 

 

102

3.3.3 Flowchart atas Prosedur Utang Usaha dan Pelunasannya

 

Gambar 3.4 Flowchart atas Prosedur Utang Usaha dan Pelunasannya

 

 

103

3.3.4 Flowchart atas Prosedur Pengeluaran Barang

Gambar 3.5 Flowchart atas Prosedur Pengeluaran Barang

 

 

104

3.4 Rich Picture Sistem yang Sedang Berjalan

Gambar 3.5 menunjukkan rich picture sistem pembelian dan persediaan yang

sedang berjalan pada PT. Matra Olah Cipta.

 

Gambar 3.6 Rich Picture Sistem yang Sedang Berjalan

 

 

105

3.5 Analisis Temuan dan Usulan Rekomendasi

 Permasalahan yang ditemukan dari hasil survey dan wawancara yang telah

dilakukan, serta didukung oleh hasil evaluasi terhadap proses-proses, prosedur-prosedur,

flowchart, serta rich picture, yaitu:

1. Pengendalian persediaan perusahaan kurang memadai, mengakibatkan ada

kalanya stok barang tertentu yang terlalu banyak dan kadang barang yang

dibutuhkan tidak tersedia

Perusahaan pada saat ini menetapkan minimum stock barang di gudang,

namun ketetapan tersebut dilakukan tanpa adanya analisis. Sehingga seringkali

meleset, dimana barang yang dibutuhkan tidak tersedia, dan ada kalanya stok

barang tertentu menumpuk di gudang. Kemudian untuk pemesanan barang

seringkali dilakukan setelah barang melewati batas minimum stock yang

ditetapkan tersebut atau bahkan ketika barang sudah habis.

Hal ini terjadi karena sistem yang digunakan perusahaan masih bersifat

manual sehingga bagian Gudang sering lalai untuk mengecek stok barang di

gudang dikarenakan kesibukan sehari-hari lainnya, sehingga kegiatan

operasional perusahaan terhambat karena harus menunggu barang datang dari

supplier, sedangkan barang yang dibutuhkan kurang atau bahkan sudah tidak

tersedia di gudang perusahaan, serta tidak adanya analisis yang mendukung

pengendalian persediaan agar tetap pada jumlah yang optimum.

 

 

106

Masalah ini dapat berakibat perusahaan mengalami kerugian uang/modal

yang tertanam apabila persediaan terlalu banyak. Sedangkan apabila persediaan

terlalu sedikit, pada waktu dibutuhkan, perusahaan akan mengalami hambatan

karena ketidaktersediaannya barang yang dibutuhkan, sehingga kelancaran

kegiatan perusahaan akan terganggu.

Rekomendasi untuk masalah ini adalah dirancang suatu sistem yang

menyediakan laporan dan analisis ROP, EOQ dan ABC. Melalui analisis ABC

atau Activity-Based Costing perusahaan dapat menentukan harga pokok produk

yang sesungguhnya berdasarkan aktivitas, atau segala sesuatu yang

mengkonsumsi sumber daya perusahaan. Pembebanan biaya overhead sistem

ABC mengklasifikasikan aktivitas biaya ke dalam empat kategori, yaitu Unit

Level Activities, Batch Level Activities, Product Level Activities, dan Facility

Level Activities. Dalam analisis ABC, barang-barang akan dibagi ke dalam

beberapa kategori sehingga dapat diketahui barang-barang apa saja yang

memegang nilai penting pada persediaan, dan analisis ini akan lebih efisien

dengan adanya analisis ROP dan EOQ. Dengan analisis Reorder Point (ROP)

dapat diketahui titik yang tepat untuk melakukan pemesanan barang, didukung

dengan analisis Economic Order Quantity (EOQ) dapat diketahui jumlah yang

tepat serta paling ekonomis untuk satu kali pemesanan. Kemudian dibuat suatu

reminder sehingga apabila suatu barang sudah mencapai titik minimum stock,

sistem akan menampilkan data-data barang tersebut, dan daftar barang-barang

tersebut juga dapat dicetak (bagian Gudang tidak perlu repot untuk mengganti-

 

 

107

ganti layar aplikasi untuk melihat kembali reminder tersebut) sehingga

pemesanan barang tidak terlambat.

2. Tidak ada dokumen permintaan barang yang ditujukan kepada bagian

Gudang, untuk prosedur pengeluaran barang.

Dalam prosedur pengeluaran barang yang berjalan pada perusahaan,

untuk melakukan pengeluaran barang, bagian yang membutuhkan menghubungi

bagian Gudang hanya melalui telepon atau meninggalkan notes jika bagian

Gudang sedang tidak ada di tempat.

Penyebabnya adalah tidak adanya ketetapan dari perusahaan untuk

menggunakan sebuah form khusus yang mencatat permintaan pengeluaran

barang. Selama ini perusahaan hanya melihat dari Kartu Stock untuk mengetahui

barang yang masuk dan keluar dari gudang.

Hal ini dapat mengakibatkan perusahaan tidak dapat menelusuri

permintaan pengeluaran barang tertentu apabila dibutuhkan, karena tidak ada

dokumen yang menjelaskan permintaan pengeluaran tersebut. Dalam Kartu

Stock tidak dapat diketahui siapa yang melakukan permintaan barang, dan siapa

yang melakukan pengeluaran barang dari gudang.

Rekomendasi untuk masalah ini adalah ditambahkan dokumen Material

Requisition. Sehingga semua permintaan untuk pengeluaran barang di gudang

dapat ditelusuri, serta pada saat pengeluaran barang, dibuat form Bukti

 

 

108

Pengeluaran Barang. Sehingga apabila suatu saat diperlukan, informasi mengenai

pengeluaran barang ini dapat dilihat dengan jelas.

3. Tidak terdapat dokumen formal untuk pemilihan supplier

Saat ini pemilihan supplier diserahkan pada bagian Pembelian tanpa

adanya dokumen khusus yang diterapkan. Bagian Pembelian akan menghubungi

supplier melalui telepon untuk meminta harga, kemudian dari harga yang

diperoleh itu, bagian Pembelian akan membuat Order Pembelian.

Penyebab tidak dilakukannya hal ini adalah karena perusahaan

menyerahkan kepercayaan sepenuhnya kepada bagian pembelian untuk

menentukan supplier yang akan melakukan transaksi dengan perusahaan.

Hal ini dapat mengakibatkan kolusi atau kecurangan antara supplier dan

bagian pembelian dimana bagian pembelian menerima suatu imbalan dari

supplier apabila perusahaan melakukan transaksi pembelian dengan supplier

tersebut, padahal belum tentu supplier tersebut merupakan supplier yang terbaik

untuk perusahaan.

Rekomendasi untuk masalah ini adalah perusahaan seharusnya

menetapkan suatu pemilihan supplier sehingga pembelian barang jatuh pada

supplier dengan performance terbaik (baik dalam harga, kualitas, dan

pelayanan). Bagian Pembelian harus membuat suatu form Request for Proposal

(Surat Permintaan Penawaran Harga) setelah itu akan dikirimkan ke supplier-

supplier. Dalam pembuatan form, supplier ditampilkan berdasarkan barang yang

dijual sehingga memudahkan staff Pembelian dalam membuat form tersebut.

 

 

109

Surat Permintaan Penawaran Harga yang telah terisi harga dan persyaratannya

dari supplier akan dimintakan persetujuan kepada KabagMM yang dapat

langsung melihat kinerja supplier yang ditampilkan dalam SPPH, kemudian

setelah itu bagian Pembelian membuat form Order Pembelian berdasarkan Surat

Permintaan Penawaran Harga yang telah disetujui tersebut. Atau untuk

perusahaan dengan jenis pemesanan yang sering atau berulang, perusahaan

membuat suatu daftar supplier dimana masing-masing supplier akan diminta

untuk memberikan pricelist dan Terms of Payment, sehingga jika terjadi

permintaan pembelian, bagian Pembelian hanya perlu melihat pricelist dan

Terms of Payment dari supplier-supplier tersebut untuk menentukan kriteria

terbaik untuk pembelian pada saat itu. Dengan demikian akan terjamin bahwa

perusahaan melakukan pembelian barang kepada supplier yang paling

menguntungkan perusahaan.

4. Sering terlambat laporan yang berkaitan dengan transaksi bisnis

perusahaan.

Untuk mendapatkan atau mengolah informasi tertentu, perusahaan harus

mencari data-data yang terkait. Hal ini membuat manajemen cenderung

mengalami kesulitan untuk mendapatkan laporan yang berkaitan dengan

transaksi bisnis perusahaan secara cepat, terutama laporan yang menyangkut

proses pembelian yang dilakukan oleh perusahaan, seperti laporan pembelian,

dan laporan saldo utang perusahaan.

 

 

110

Kesulitan mendapatkan laporan ini disebabkan sistem perusahaan yang

masih bersifat manual, mengakibatkan banyaknya data-data yang harus dihimpun

dari berbagai dokumen yang terkait dengan laporan tersebut untuk menghasilkan

laporan yang diinginkan, belum lagi kalau ada dokumen yang terselip atau

hilang.

Akibatnya, para pembuat laporan cenderung membutuhkan waktu yang

cukup lama untuk dapat menyelesaikan suatu laporan. Informasi yang dihasilkan

bisa jadi tidak begitu lengkap dan kurang akurat akibat kekurangan pasokan data

yang dibutuhkan serta waktu yang terbatas. Pihak perusahaan pun akan

kehilangan opportunity cost atau suatu kesempatan akan terbuang sia-sia akibat

waktu yang diperlukan untuk menunggu laporan-laporan tersebut selesai,

membuat pihak management tidak dapat mengambil suatu keputusan di saat

tersebut.

Dalam hal ini, perusahaan sebaiknya menggunakan sebuah sistem

informasi akuntansi sehingga data-data transaksi sehari-hari dapat tersimpan

dalam sebuah database. Dimana dapat digunakan untuk menghimpun berbagai

data transaksi yang diperlukan untuk dapat menghasilkan laporan yang

dibutuhkan dalam tempo waktu yang lebih cepat, dan memiliki tingkat akurasi

data yang baik. Selain itu manfaat tambahan dari adanya sebuah sistem informasi

akuntansi yang terkomputerisasi adalah dapat diterapkannya pengendalian

internal yang digunakan untuk melindungi aset perusahaan dari kehilangan atau

penggelapan dan untuk menjaga keakuratan data keuangan. Hal tersebut dapat

 

 

111

berhasil dengan membuat sebuah sistem informasi akuntansi yang

terkomputerisasi seperti penggunaan password untuk membatasi pengaksesan

data dari pihak yang tidak berwenang.

5. Ada kalanya utang terlambat dibayar dikarenakan kelalaian dari pihak

staff pembelian.

Seharusnya perusahaan tidak terlambat dalam membayar utang-utangnya

kepada supplier. Akan tetapi utang dapat terlambat dibayar dikarenakan

kelalaian dari pihak staff pembelian dalam melakukan pengecekan tanggal jatuh

tempo.

Keterlambatan ini disebabkan karena sistem perusahaan yang masih

manual, sehingga staff pembelian harus selalu memeriksa daftar utang-utang

yang ada agar tidak terlambat dalam melunasi utang.

Akibatnya, staff pembelian kesulitan dalam menentukan utang mana yang

harus segera dilunasi karena sudah dekat tanggal jatuh tempo, dan juga

keterlambatan dalam pelunasan utang pada gilirannya akan mengurangi

kepercayaan supplier terhadap perusahaan.

Rekomendasi yang diusulkan bagi perusahaan adalah merancang suatu

sistem yang di dalamnya mencakup data-data pembelian dan utang usaha. Di

dalam sistem ditambahkan fitur reminder yang berfungsi mengingatkan staff

pembelian akan utang yang sudah dekat tanggal jatuh tempo sehingga staff

pembelian tidak perlu selalu memeriksa daftar utang-utang yang ada agar tidak

terlambat dalam melunasi utang-utang perusahaan.

 

 

112

3.6 Analisis ABC, Perhitungan ROP dan EOQ

Dari barang di gudang, diambil 20 jenis barang secara acak, untuk dilakukan

contoh analisis ABC, ROP, dan EOQ. Data-data selengkapnya akan ditampilkan pada

Tabel 3.1 berikut ini.

Tabel 3.1 Data barang-barang untuk analisis ABC, ROP, dan EOQ

(Sumber : PT. Matra Olah Cipta)

Nama Barang Penggunaan bulanan Satuan

Harga Satuan (Rp)

Lead Time (hari)

Safety Stock

Biaya Pesan

(Rp/1x pesan)

Biaya Simpan

(Rp/unit)

BOX MCB 1 PHASE 4 Buah 3.500 1 9 0 70 SAKLAR TUNGGAL “MK” 3 Buah 13.000 1 10 2.000 260 COMPOUND UB 40 BORAL “JAYA BOARD” 40 Kg 3.750 5 15 1.000 75

SOCK ½” GALVANIS 5 Buah 3.500 3 5 5.000 70 DOUBLE NAPLE ½” GALVANIS 10 Buah 3.500 3 2 2.000 70

KLEM HANGER PIPA 2” 20 Buah 5.000 2 10 5.000 100 ELBOW 2” 90 PVC 10 Buah 9.000 2 10 2.000 180 RELAY MY2 200/220 AC 2 Buah 30.000 1 1 5.000 600 LEM TIP TOP 10 Klg 250.000 3 15 20.000 5.000 VEE TRAP 2” PVC 5 Buah 15.000 2 5 2.000 300 SEALANT CLEAR 5 Tube 28.000 2 5 10.000 560 NYLON BALLASTRADE 6 Buah 200.000 3 5 20.000 4.000 AMPHERE METER 2000 2 Buah 200.000 2 2 0 4.000 KARET COUPLE 24 Buah 25.000 1 15 0 500 SEMEN CEM PUICK 5 KG 5 Klg 316.250 1 2 2.000 6.325 LAMPU EXENCIAL 23 WATT 11 Buah 29.000 1 5 0 580

KUAS 3” 3 Buah 4.500 1 2 0 90 MUR BAUT RING 7 CM 12 Buah 15.000 1 10 0 300 SERAT FIBER GLASS 3 Kg 25.000 3 2 2.000 500 THINNER IMPALA 1 LTR 6 Klg 16.750 2 5 0 335

 

 

113

3.6.1 Analisis ABC

Tabel berikut ini menunjukkan langkah-langkah dalam melakukan analisis ABC,

dimana data yang digunakan berdasarkan pada Tabel 3.1 di atas.

Tabel 3.2 Penentuan Rank pada Analisis ABC

Nama Barang Penggunaan bulanan

Harga Satuan (Rp)

Penggunaan bulanan

(Rp) Rank

BOX MCB 1 PHASE 4 3.500 14.000 19 SAKLAR TUNGGAL “MK” 3 13.000 39.000 16 COMPOUND UB 40 BORAL “JAYA BOARD” 40 3.750 150.000 8

SOCK ½” GALVANIS 5 3.500 17.500 18 DOUBLE NAPLE ½” GALVANIS 10 3.500 35.000 17 KLEM HANGER PIPA 2” 20 5.000 100.000 11 ELBOW 2” 90 PVC 10 9.000 90.000 12 RELAY MY2 200/220 AC 2 30.000 60.000 15 LEM TIP TOP 10 250.000 2.500.000 1 VEE TRAP 2” PVC 5 15.000 75.000 13 SEALANT CLEAR 5 28.000 140.000 9 NYLON BALLASTRADE 6 200.000 1.200.000 3 AMPHERE METER 2000 2 200.000 400.000 5 KARET COUPLE 24 25.000 600.000 4 SEMEN CEM PUICK 5 KG 5 316.250 1.581.250 2 LAMPU EXENCIAL 23 WATT 11 29.000 319.000 6 KUAS 3” 3 4.500 13.500 20 MUR BAUT RING 7 CM 12 15.000 180.000 7 SERAT FIBER GLASS 3 24.000 72.000 14 THINNER IMPALA 1 LTR 6 16.750 100.500 10   

 

 

114

Tabel 3.3 Perhitungan Klasifikasi ABC  

Rank Nama Barang Penggunaan

Bulanan (Rp)

Penggunaan Kumulatif

(Rp)

Persentase Kumulatif

(%) Class

1 LEM TIP TOP 2.500.000 2.500.000 32.5 A 2 SEMEN CEM PUICK 5 KG 1.581.250 4.081.250 53.0 A 3 NYLON BALLASTRADE 1.200.000 5.281.250 68.7 A 4 KARET COUPLE 600.000 5.881.250 76.5 A 5 AMPHERE METER 2000 400.000 6.281.250 81.7 B 6 LAMPU EXENCIAL 23 WATT 319.000 6.600.250 85.8 B 7 MUR BAUT RING 7 CM 180.000 6.780.250 88.2 B 8 COMPOUND UB 40 BORAL “JAYA

BOARD” 150.000 6.930.250 90.1 B

9 SEALANT CLEAR 140.000 7.070.250 91.9 B 10 THINNER IMPALA 1 LTR 100.500 7.170.750 93.2 B 11 KLEM HANGER PIPA 2” 100.000 7.270.750 94.5 C 12 MUR BAUT RING 7 CM 90.000 7.360.750 95.7 C 13 VEE TRAP 2” PVC 75.000 7.435.750 96.7 C 14 SERAT FIBER GLASS 72.000 7.507.750 97.6 C 15 RELAY MY2 200/220 AC 60.000 7.567.750 98.4 C 16 SAKLAR TUNGGAL “MK” 39.000 7.606.750 98.9 C 17 DOUBLE NAPLE ½” GALVANIS 35.000 7.641.750 99.4 C 18 SOCK ½” GALVANIS 17.500 7.659.250 99.6 C 19 BOX MCB 1 PHASE 14.000 7.673.250 99.8 C 20 KUAS 3” 13.500 7.686.750 100 C  

 

 

115

Tabel 3.4 Klasifikasi ABC

Class Biaya per Group (Rp)

Persentase Barang (%)

Persentase Penggunaan Biaya (%)

A : Rank 1-4 5.881.250 20 76,5 B : Rank 5-10 1.289.500 30 16,7 C : Rank 11-20 516.000 50 6,8   

Dari hasil wawancara dengan pihak perusahaan, diperoleh kombinasi 20-30-50,

dimana barang dengan class A sebesar 20%, class B 30%, dan class C 50%. Dari

analisis di atas, diketahui bahwa barang dengan class A adalah barang bernilai 76,5%

dari total persediaan, namun hanya merepresentasikan 20% dari jumlah barang di

gudang. Barang dengan class B adalah barang bernilai 16,7% dari total persediaan, dan

merepresentasikan 30% dari jumlah barang di gudang. Sedangkan barang dengan class

C adalah barang dengan nilai 6,8% dari total persediaan, tetapi merepresentasikan 50%

dari jumlah barang di gudang.

Barang dengan class A memerlukan perhatian paling tinggi, dan barang dengan

class C memerlukan perhatian yang paling rendah. Barang dengan class C tidak

memerlukan perhitungan khusus, karena mereka merepresentasikan investasi persediaan

yang rendah. Ketika sebuah barang merupakan barang dengan class C dikarenakan biaya

satuan yang rendah, maka dapat dilakukan pemesanan dengan jumlah yang besar dalam

satu kali pesan. Tetapi jika sebaliknya, yaitu suatu barang merupakan barang dengan

class C dikarenakan biaya satuan yang tinggi namun jumlah permintaan yang rendah,

akan lebih baik jika dilakukan pemesanan dengan dasar one-for-one atau hanya

dilakukan pemesanan apabila ada permintaan. Tujuan utama dari analisis ABC ini

adalah untuk memusatkan perhatian pada barang-barang yang merepresentasikan biaya

pengeluaran per periode paling besar. Jika tingkat persediaan dapat dikurangi untuk

 

 

116

barang dengan class A, maka hasil yang diperoleh adalah pengurangan investasi

persediaan yang signifikan.

3.6.2 Perhitungan ROP

Contoh perhitungan ROP pada COMPOUND UB 40 BORAL “JAYA BOARD”

adalah sebagai berikut (data diperoleh dari Tabel 3.1).

Diketahui :

• Penggunaan per hari (d) sebesar 13 Kg.

• Lead time (L) adalah 5 hari.

• Safety stock sebesar 15 Kg.

Maka ROP dapat dihitung sebagai berikut,

ROP = (d x L) + safety stock

ROP = (13 x 5) + 15

ROP = 80 Kg

Jadi titik pemesanan kembali yang ditetapkan untuk COMPOUND UB 40 BORAL

“JAYA BOARD” adalah sebesar 80 Kg. Yang artinya, pada saat jumlah item persediaan

tersebut mencapai titik 80 Kg di gudang, bagian Gudang diharapkan segera melakukan

prosedur pemesanan kembali atas barang persediaan tersebut kepada bagian pembelian.

3.6.3 Perhitungan EOQ

Contoh perhitungan EOQ pada COMPOUND UB 40 BORAL “JAYA BOARD”

adalah sebagai berikut (data diperoleh dari Tabel 3.1).

• Permintaan tahunan atas barang tersebut (D) adalah sebesar 480 Kg.

• Biaya Pemesanan atau ordering cost (S), yaitu sebesar Rp 1.000,-.

 

 

117

• Biaya Penyimpanan atau carrying cost (H), yaitu sebesar Rp 75,-.

Maka EOQ dapat dihitung sebagai berikut,

EOQ = 2 D S H

EOQ = 2 (480) (1000) 75

EOQ = 113,1 Kg atau 113 Kg (dibulatkan ke bawah)

Jadi titik EOQ dari barang tersebut adalah sebesar 113 Kg. Yang artinya

perusahaan harus melakukan pemesanan sebanyak 113 Kg per pesanan untuk mendapat

tingkat harga yang paling ekonomis.