81
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum PT. Matra Olah Cipta
3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT. Matra Olah Cipta adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang
pengelola property yang mengelola gedung ITC Permata Hijau. Perusahaan ini berlokasi
di Gedung ITC Permata Hijau, Jl. Letjen Supeno, Grand ITC Permata Hijau, Grogol
Utara, Kebayoran Lama, Jakarta 12210.
Grand ITC Permata Hijau mulai dibangun pada bulan Juni tahun 2003 dan
selesai pada bulan September 2004. Gedung yang dibangun diatas tanah seluas ± 4
hektar ini merupakan perpaduan fungsi sinergis dari komplek bisnis dan perbelanjaan
serta hunian. Jumlah Kios di Grand ITC Permata Hijau adalah 1500 unit menyatu diatas
bangunan Grand ITC Permata Hijau.
Perusahaan ini memiliki tanggung jawab untuk :
a. Menjaga kondisi gedung dan memperbaiki bagian-bagian yang rusak
b. Memastikan semua peralatan gedung berada dalam kondisi baik untuk dapat
beroperasi secara optimal
c. Menentukan dan mengawasi sistem perparkiran dan sirkulasi kendaraan di
areal gedung
82
d. Menjaga keamanan gedung dengan penggunaan sistem pengamanan gedung
yang baik dan pembentukan serta pelatihan team Security yang professional
e. Menjaga agar gedung dan areal sekitarnya selalu terjaga kebersihannya
f. Mencegah agar barang-barang bekas/buangan, dan sampah tidak dibuang di
tempat yang semestinya
g. Mengontrol pengumpulan sampah penghuni dan pembuangannya ke luar
areal gedung
h. Menjaga agar sistem perpipaan dan pembuangan dari kebuntuan dan
mengatasi dengan segera bila hal tersebut terjadi
i. Memelihara peralatan perlindungan terhadap kebakaran dan instalasinya
j. Melakukan hal-hal lain yang diperlukan untuk kelancaran operasional
gedung dan peningkatan aset-aset yang ada
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
Visi PT. Matra Olah Cipta adalah menjadi pengelola property yang terbaik di
Jakarta dan memperoleh loyalitas pemakai jasa melalui pelayanan yang efektif dan
efisien oleh sumber daya manusia yang professional serta penerapan Sistem Manajemen
Mutu berstandar Internasional.
Misi PT. Matra Olah Cipta adalah memberikan jasa pelayanan yang profesional
di bidang usaha pengelolaan property untuk kepuasan dan kenyamanan pemakai jasa
dengan tujuan akhir menjaga dan meningkatkan nilai dari aset-aset property yang
dikelola
83
3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Matra Olah Cipta (Sumber : PT. Matra Olah Cipta)
84
3.1.4 Wewenang dan Tanggung Jawab
Berikut ini adalah uraian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian
dan fungsi dalam struktur organisasi PT. Matra Olah Cipta yang diperoleh dari hasil
wawancara langsung dengan karyawan di masing-masing bagian.
• Direktur
a. Memimpin dan mengawasi jalannya perusahaan.
b. Mengevaluasi dan membuat program pengembangan usaha perusahaan.
c. Menentukan kebijakan umum perusahaan.
• Property Manager
a. Membuat perencanaan kegiatan pengelolaan tahunan
b. Membina bawahan agar pengelolaan kegiatan operasional gedung dapat
terlaksana dengan baik sesuai dengan rencana tahunan yang telah
disepakati
c. Mengadakan meeting rutin dengan tiap bagian jika ada hal-hal yang
perlu diinformasikan menyangkut suatu kebijaksanaan, untuk
memastikan semua kegiatan dapat berjalan sesuai rencana
d. Melakukan koordinasi untuk penyelesaian segala permasalahan yang
terjadi akibat penyimpangan selama proses pelaksanaan, agar tidak
mengganggu kelancaran operasional properti
e. Membina hubungan baik dengan pihak eksternal perusahaan
85
f. Melakukan koordinasi yang baik dengan atasan/pimpinan dalam proses
pengambilan keputusan agar mendapatkan solusi/keputusan yang efektif
dan efisien
• Quality Assurance
a. Menganalisa Sasaran Mutu Dan Indikator Kerja Property
b. Melaksanakan Dan Mengawasi Sistem Manajemen Mutu
c. Melakukan Audit Terhadap Sistem Manajemen Mutu
d. Membuat Laporan Kinerja Kerja Proyek
• Administrasi Proyek
a. Melakukan Pencatatan Dokumen
b. Melakukan Pencatatan Kegiatan Meeting
c. Melakukan Pencatatan Jadwal Kegiatan Atasan
d. Mengumpulkan Laporan Kinerja Kerja Bagian
• Kabag HRD & GA
a. Perencanaan & Pengelolaan Sumber Daya Manusia
b. Meningkatkan Motivasi Kerja Karyawan
c. Monitoring pelaksanaan Sistem General Affair
d. Monitoring Penggunaan Budget HRD & GA
e. Monitoring kinerja sekuriti parkir
f. Administrasi karyawan
86
Staff HRD
a. Melakukan Pengecekan Data Lembur
b. Mengkoordinasi Pelatihan Karyawan
c. Melakukan pengecekan tingkat kehadiran karyawan
d. Menyusun Jadwal Duty Manager
e. Memproses Laporan Lembur & Pelatihan Karyawan
f. Melakukan Kegiatan Administrasi HRD
Staff Payroll
a. Memproses Pembayaran Gaji Karyawan
b. Memproses Tunjangan Lembur Karyawan
c. Memproses Tunjangan Pengobatan Karyawan
d. Berkoordinasi Dengan Pihak Jamsostek
e. Memproses Laporan Biaya Karyawan
Staff GA
a. Pembuatan Budget
b. Memproses Permintaan Inventaris Kantor & ATK Kantor
c. Mengevaluasi dan memonitor penggunaan ATK
d. Mengevaluasi pemakaian air minum dan mengawasi pemakaian
mesin fotokopi
e. Memproses Pembayaran Tagihan
f. Mengatur penggunaan Konsumsi untuk keperluan Meeting dan acara
87
Supir
a. Menyiapkan kendaraan
b. Mendistribusikan Dokumen
c. Mengambil barang dari gudang
d. Mengelola pemakaian kendaraan
Kurir
a. Mengantarkan surat / dokumen sampai ketempat tujuan dengan
baik dan tepat sasaran
b. Memelihara motor operasional agar selalu dalam kondisi layak
dan siap pakai
c. Melakukan koordinasi dengan pihak terkait dan mendata bagian
yang akan mengirimkan dokumen
Office Boy
a. Mengelola kebutuhan Karyawan dalam bekerja
b. Mengantar surat ke departemen lain
c. Menjaga dan merawat kebersihan inventaris peralatan dan
perlengkapan dapur
88
Staff Security
a. Melaksanakan tugas pengamanan dan ketertiban
b. Membuat kronologis kejadian atau kasus kasus yang terjadi
c. Mengarahkan atau menegur tenant yang melanggar ketertiban
Staff Parkir
a. Memberikan penjelasan dan menangani keluhan pelanggan di bidang
perparkiran
b. Melakukan pencatatan jumlah kendaraan yang masuk baik motor
maupun mobil setiap hari
• Kabag Finance & Accounting
a. Melakukan pengawasan terhadap sistem dan Prosedur keuangan
b. Mengontrol serta memeriksa laporan-laporan keuangan ( Neraca, laba
rugi, cash flow ) dan melakukan analisa agar dapat mengetahui kinerja
keuangan perusahaan
c. Melakukan pengontrolan dan penyusunan budget tahunan perusahaan
sehingga dapat mengetahui kebutuhan operasional perusahaan baik dari
segi penerimaan maupun pengeluaran
d. Memeriksa Laporan pajak
e. Mengontrol Asset Perusahaan
f. Membuat siklus/sistem keuangan
g. Melakukan koordinasi dengan bagian terkait
89
Staff Accounting
a. Membuat Laporan Keuangan Bulanan beserta lampiran-lampirannya
serta membuat rekonsiliasi penerimaan bila terdapat selisih
b. Melakukan kontrol dana di Bank dan tindak lanjutnya apabila
diperlukan untuk memastikan bahwa cadangan dan dana operasional
tidak defisit dari yang telah ditetapkan dalam anggaran
c. Rekonsiliasi pajak
Staff Finance
a. Memproses penerimaan dan pengeluaran di bank
b. Memproses tagihan service charge, listrik dan air
c. Menerima Pembayaran dari tenant
d. Membuat bukti pembayaran untuk tenant
Kasir
a. Menerima pembayaran service charge, listrik, air, dll dari tenant
maupun supplier
b. Merapihkan penerimaan uang dari tenant dan menyiapkan setoran
ke bank, baik uang, cek dan giro.
90
Staff Collection
a. Membuat Invoice tagihan service charge, listrik, air untuk mal
perbulan sehingga pembayaran yang dilakukan oleh tenant tepat
waktu
b. Update data – data kios baru, peralihan dan kios – kios yang
melakukan penambahan maupun pengurangan daya utilitas
sehingga data menjadi akurat
Kolektor
a. Melakukan penagihan piutang
b. Membuat laporan hasil penagihan kepada atasan
• Kabag Material Management
a. Perencanaan Pembelian Barang dan Jasa
b. Penilaian Kinerja Supplier
c. Stok Minimum & Maksimum barang di gudang
d. Konsistensi penerapan Sistem Managemen Mutu ISO 9001:2000
e. Membuat laporan bulanan
Staff Purchasing
a. Mendapatkan barang/jasa dengan kwalitas harga terbaik
b. Mendapat kepercayaan supplier saat kebutuhan barang mendesak
c. Melakukan Pembelian tepat waktu
91
d. Updating data-data purchasing
Staff Gudang
a. Memeriksa ketersediaan barang di gudang dengan baik
b. Memastikan keadaan barang di gudang tetap dalam keadaan baik
c. Koordinasi dengan bagian lain dalam rangka mengetahui jumlah
barang yang harus disediakan
d. Memastikan kerapihan administrasi barang di gudang
• Kabag Lease & Promotion
a. Menyusun rencana kerja bagian selama 1 tahun
b. Menyusun budget penerimaan dari lahan (commercial area seperti
pameran, counter, media promosi, antenna dan ATM).
c. Menyusun budget pengeluaran untuk kegiatan/acara promosi guna
meningkatkan minat pengunjung untuk datang / berbelanja.
d. Mengajukan usulan harga sewa (price list) commercial area dalam satu
tahun berjalan
e. Menjalin hubungan baik dengan event organizer pameran, advertising
agency, provider kartu telepon dan bank
f. Membina dan mengarahkan bawahan
g. Evaluasi kinerja bulanan
92
Staff Lease
a. Monitoring keberadaan pameran
b. Administrasi penyewaan counter
c. Monitoring keberadaan counter
d. Laporan pameran bulanan
e. Laporan analisa counter
Staff Promotion
a. Membuat design materi promosi yang tepat untuk meningkatkan
jumlah pengunjung
b. Melakukan pemantauan dan menentukan titik – titik pemasangan /
penyebaran media promosi yang strategis
c. Melaksanakan kegiatan promosi gedung dalam bentuk
penyelenggaraan acara – acara
d. Melakukan tugas-tugas Administrasi yang berkaitan dengan promosi
e. Membuat laporan kinerja bulanan kepada atasan
• Kabag Customer Relation
a. Peningkatan performa Pengelolaan
b. Koordinasi dengan tenant
c. Memberikan informasi kepada tenant
d. Melakukan Rencana kerja bagian
e. Menjaga Hubungan baik dengan tenant
93
f. Penanganan Keluhan
g. Pembinaan Bawahan
Staff CR
a. Menjalin hubungan dengan tenant/pelanggan
b. Menerima dan menangani keluhan pelanggan dan tenant sampai
selesai
c. Memberikan penjelasan terhadap pertanyaan-pertanyaan tenant &
pelanggan
d. Menindaklanjuti keluhan para pelanggan dan tenant
Receptionist
a. Menerima tamu
b. Memberikan informasi yang dibutuhkan tamu atau menjawab
pertanyaan sesuai dengan tanggung jawabnya
c. Pelayanan telpon
Car Call
a. Mengecek Peralatan Car call
b. Melayani Permintaan Penggilan Tenant/ Pengunjung
c. Menginformasikan Kegiatan Di Gedung
94
• Kabag Building Maintenance
a. Perencanaan Target Kerja
b. Mengorganisir sistem operasional dan perawatan gedung
c. Pembinaan bawahan
d. Sistem Operasional yang terkendali
e. Operasional yang ramah lingkungan
Staff Safety
a. Perencanaan Kegiatan Safety
b. Melakukan Koordinasi Kegiatan Bidang Safety
c. Melakukan Pengawasan Kegiatan di Bidang Safety
d. Membuat Laporan Kegiatan
Staff Mekanikal
a. Perencanaan Kegiatan Mekanikal
b. Melakukan Koordinasi Kegiatan Bidang Mekanikal
c. Melakukan Pengawasan Kegiatan di Bidang Mekanikal
d. Membuat Laporan Kegiatan
Staff Elektrikal
a. Perencanaan Kegiatan Elektrikal
b. Melakukan Koordinasi Kegiatan Bidang Elektrikal
c. Melakukan Pengawasan Kegiatan di Bidang Elektrikal
95
d. Membuat Laporan Kegiatan
Staff Sipil
a. Perencanaan Kegiatan Sipil
b. Melakukan Koordinasi Kegiatan Bidang Sipil
c. Melakukan Pengawasan Kegiatan di Bidang Sipil
d. Membuat Laporan Kegiatan
Staff House Keeping
a. Perencanaan Kegiatan House Keeping
b. Melakukan Koordinasi Kegiatan Bidang House Keeping
c. Melakukan Pengawasan Kegiatan di Bidang House Keeping
d. Membuat Laporan Kegiatan
96
3.2 Prosedur
3.2.1 Prosedur Pembelian Barang
Prosedur pembelian ini terjadi ketika ada laporan masalah dari tenant /
departemen yang membutuhkan. Tenant / departemen yang membutuhkan menghubungi
bagian Building Maintenance. Bagian Building Maintenance akan meminta barang yang
dibutuhkan kepada bagian Gudang, kemudian bagian Gudang akan mengecek
ketersediaan barang melalui Kartu Stock. Apabila barang tersedia, maka akan dilakukan
Prosedur Pengeluaran Barang. Sedangkan jika barang tidak tersedia, bagian Gudang
akan membuat Form Permintaan Barang (FPB) 3 rangkap. FPB ini dapat juga diajukan
oleh bagian Gudang apabila terdapat barang yang sudah mencapai minimum stock.
Kemudian bagian Gudang akan meminta persetujuan FPB kepada Kepala Bagian
Material Management (Kabag MM). Apabila tidak disetujui, FPB akan dikembalikan
kepada bagian Gudang. Bagian Gudang akan menghubungi bagian yang memesan
barang untuk konfirmasi ulang. Setelah Kabag MM menyetujui dan menandatangani
FPB tersebut, selanjutnya akan diberikan kepada Property Manager (PM) untuk
diotorisasi kembali. Setelah disetujui, maka rangkap 1 akan diberikan kepada bagian
Finance & Accounting, rangkap 2 akan diberikan pada bagian Pembelian, dan rangkap 3
akan diarsip oleh Gudang.
Selanjutnya bagian Pembelian akan menghubungi beberapa supplier melalui
telepon untuk meminta informasi harga. Setelah harga diperoleh, bagian Pembelian akan
membuat Order Pembelian (OP) 4 rangkap dan melakukan pencatatan pada Buku Order
Pembelian. Bagian Pembelian akan meminta persetujuan pada Kabag MM. Apabila
tidak disetujui, maka bagian Pembelian akan menghubungi supplier dan kembali
97
melakukan proses permintaan harga, sedangkan apabila disetujui, OP akan
ditandatangani dan dilakukan pemesanan barang kepada supplier. OP rangkap 1 akan
diberikan pada supplier, OP rangkap 2 diberikan pada bagian Finance & Accounting.
OP rangkap 3 akan diarsip, dan OP rangkap 4 akan diberikan kepada Gudang.
3.2.2 Prosedur Penerimaan Barang
Ketika barang datang, maka bagian Gudang akan menerima pengiriman barang,
kwitansi dan Surat Jalan, dan selanjutnya menyiapkan Laporan Penerimaan Barang
(LPnB) 3 rangkap. Setelah itu bagian Gudang akan membandingkan Surat Jalan dengan
Order Pembelian. Jika barang sudah sesuai, bagian Gudang akan menandatangani Surat
Jalan dan LPnB. Bagian Gudang akan melakukan pencatatan pada Buku Penerimaan
Barang, menyimpan barang di gudang, dan meng-update Kartu Stock.
LPnB rangkap 1, Surat Jalan, dan kwitansi akan diberikan kepada bagian
Finance & Accounting. Bagian Finance & Accounting akan mencatat transaksi
pembelian yang terjadi ke dalam Buku Jurnal Pembelian. LPnB rangkap 2 akan
diberikan kepada bagian Pembelian, dan LPnB rangkap 3 akan diarsip oleh bagian
Gudang.
98
3.2.3 Prosedur Utang Usaha dan Pelunasannya
Bagian Finance & Accounting akan menerima FPB rangkap 1, OP rangkap 2,
LPnB rangkap 1, Surat Jalan, dan kwitansi. Kemudian berdasarkan dokumen-dokumen
tersebut, membuat Pengajuan Pembayaran sebanyak 1 rangkap dan meminta persetujuan
kepada Manajer Keuangan. Setelah disetujui, kemudian bagian Finance & Accounting
akan membuat cek dan Payment Voucher sebanyak 1 rangkap. Pada saat jatuh tempo,
cek akan diberikan kepada supplier. Kemudian supplier akan diminta untuk
menandatangani Payment Voucher. Setelah itu bagian Finance & Accounting akan
mencatat transaksi pelunasan utang yang terjadi ke dalam Buku Jurnal Pelunasan Utang.
3.2.4 Prosedur Pengeluaran Barang
Untuk melakukan Prosedur Pengeluaran Barang, bagian BM akan membuat
Bukti Pengambilan Barang (BPgB) 3 rangkap. Setelah BPgB diisi, bagian BM meminta
persetujuan kepada Supervisor BM. Apabila tidak disetujui, maka akan dikembalikan
untuk diperbaiki, sedangkan apabila disetujui, Supervisor akan menandatangani BPgB,
dan menyerahkan BPgB tersebut kepada bagian Gudang.
Bagian Gudang akan memeriksa BPgB, lalu melakukan pencatatan ke dalam
Buku Pengeluaran Barang, dan meminta otorisasi BPgB kepada Kabag MM. Kemudian
bagian Gudang akan mengambil barang di gudang dan menyerahkan barang sesuai
BPgB kepada bagian BM.
Bagian BM kemudian menerima dan memeriksa barang, apabila barang salah
atau tidak sesuai, barang akan dikembalikan untuk ditukar. Bagian Gudang akan
mengupdate Kartu Stock.
99
Kemudian BPgB rangkap 1 akan diarsip oleh bagian Gudang, rangkap 2
diberikan ke bagian Finance & Accounting, dan rangkap 3 akan diberikan ke bagian
Building Maintenance.
3.3 Diagram Alir (Flowchart) Dokumen Sistem Berjalan
Dalam flowchart berikut ini akan digambarkan bagaimana aliran dokumen yang
terjadi pada sistem pembelian dan persediaan yang sedang berjalan pada PT. Matra Olah
Cipta, serta bagian-bagian apa saja yang terlibat di dalamnya.
100
3.3.1 Flowchart atas Prosedur Pembelian Barang
Gambar 3.2 Flowchart atas Prosedur Pembelian Barang
101
3.3.2 Flowchart atas Prosedur Penerimaan Barang
Gambar 3.3 Flowchart atas Prosedur Penerimaan Barang
102
3.3.3 Flowchart atas Prosedur Utang Usaha dan Pelunasannya
Gambar 3.4 Flowchart atas Prosedur Utang Usaha dan Pelunasannya
103
3.3.4 Flowchart atas Prosedur Pengeluaran Barang
Gambar 3.5 Flowchart atas Prosedur Pengeluaran Barang
104
3.4 Rich Picture Sistem yang Sedang Berjalan
Gambar 3.5 menunjukkan rich picture sistem pembelian dan persediaan yang
sedang berjalan pada PT. Matra Olah Cipta.
Gambar 3.6 Rich Picture Sistem yang Sedang Berjalan
105
3.5 Analisis Temuan dan Usulan Rekomendasi
Permasalahan yang ditemukan dari hasil survey dan wawancara yang telah
dilakukan, serta didukung oleh hasil evaluasi terhadap proses-proses, prosedur-prosedur,
flowchart, serta rich picture, yaitu:
1. Pengendalian persediaan perusahaan kurang memadai, mengakibatkan ada
kalanya stok barang tertentu yang terlalu banyak dan kadang barang yang
dibutuhkan tidak tersedia
Perusahaan pada saat ini menetapkan minimum stock barang di gudang,
namun ketetapan tersebut dilakukan tanpa adanya analisis. Sehingga seringkali
meleset, dimana barang yang dibutuhkan tidak tersedia, dan ada kalanya stok
barang tertentu menumpuk di gudang. Kemudian untuk pemesanan barang
seringkali dilakukan setelah barang melewati batas minimum stock yang
ditetapkan tersebut atau bahkan ketika barang sudah habis.
Hal ini terjadi karena sistem yang digunakan perusahaan masih bersifat
manual sehingga bagian Gudang sering lalai untuk mengecek stok barang di
gudang dikarenakan kesibukan sehari-hari lainnya, sehingga kegiatan
operasional perusahaan terhambat karena harus menunggu barang datang dari
supplier, sedangkan barang yang dibutuhkan kurang atau bahkan sudah tidak
tersedia di gudang perusahaan, serta tidak adanya analisis yang mendukung
pengendalian persediaan agar tetap pada jumlah yang optimum.
106
Masalah ini dapat berakibat perusahaan mengalami kerugian uang/modal
yang tertanam apabila persediaan terlalu banyak. Sedangkan apabila persediaan
terlalu sedikit, pada waktu dibutuhkan, perusahaan akan mengalami hambatan
karena ketidaktersediaannya barang yang dibutuhkan, sehingga kelancaran
kegiatan perusahaan akan terganggu.
Rekomendasi untuk masalah ini adalah dirancang suatu sistem yang
menyediakan laporan dan analisis ROP, EOQ dan ABC. Melalui analisis ABC
atau Activity-Based Costing perusahaan dapat menentukan harga pokok produk
yang sesungguhnya berdasarkan aktivitas, atau segala sesuatu yang
mengkonsumsi sumber daya perusahaan. Pembebanan biaya overhead sistem
ABC mengklasifikasikan aktivitas biaya ke dalam empat kategori, yaitu Unit
Level Activities, Batch Level Activities, Product Level Activities, dan Facility
Level Activities. Dalam analisis ABC, barang-barang akan dibagi ke dalam
beberapa kategori sehingga dapat diketahui barang-barang apa saja yang
memegang nilai penting pada persediaan, dan analisis ini akan lebih efisien
dengan adanya analisis ROP dan EOQ. Dengan analisis Reorder Point (ROP)
dapat diketahui titik yang tepat untuk melakukan pemesanan barang, didukung
dengan analisis Economic Order Quantity (EOQ) dapat diketahui jumlah yang
tepat serta paling ekonomis untuk satu kali pemesanan. Kemudian dibuat suatu
reminder sehingga apabila suatu barang sudah mencapai titik minimum stock,
sistem akan menampilkan data-data barang tersebut, dan daftar barang-barang
tersebut juga dapat dicetak (bagian Gudang tidak perlu repot untuk mengganti-
107
ganti layar aplikasi untuk melihat kembali reminder tersebut) sehingga
pemesanan barang tidak terlambat.
2. Tidak ada dokumen permintaan barang yang ditujukan kepada bagian
Gudang, untuk prosedur pengeluaran barang.
Dalam prosedur pengeluaran barang yang berjalan pada perusahaan,
untuk melakukan pengeluaran barang, bagian yang membutuhkan menghubungi
bagian Gudang hanya melalui telepon atau meninggalkan notes jika bagian
Gudang sedang tidak ada di tempat.
Penyebabnya adalah tidak adanya ketetapan dari perusahaan untuk
menggunakan sebuah form khusus yang mencatat permintaan pengeluaran
barang. Selama ini perusahaan hanya melihat dari Kartu Stock untuk mengetahui
barang yang masuk dan keluar dari gudang.
Hal ini dapat mengakibatkan perusahaan tidak dapat menelusuri
permintaan pengeluaran barang tertentu apabila dibutuhkan, karena tidak ada
dokumen yang menjelaskan permintaan pengeluaran tersebut. Dalam Kartu
Stock tidak dapat diketahui siapa yang melakukan permintaan barang, dan siapa
yang melakukan pengeluaran barang dari gudang.
Rekomendasi untuk masalah ini adalah ditambahkan dokumen Material
Requisition. Sehingga semua permintaan untuk pengeluaran barang di gudang
dapat ditelusuri, serta pada saat pengeluaran barang, dibuat form Bukti
108
Pengeluaran Barang. Sehingga apabila suatu saat diperlukan, informasi mengenai
pengeluaran barang ini dapat dilihat dengan jelas.
3. Tidak terdapat dokumen formal untuk pemilihan supplier
Saat ini pemilihan supplier diserahkan pada bagian Pembelian tanpa
adanya dokumen khusus yang diterapkan. Bagian Pembelian akan menghubungi
supplier melalui telepon untuk meminta harga, kemudian dari harga yang
diperoleh itu, bagian Pembelian akan membuat Order Pembelian.
Penyebab tidak dilakukannya hal ini adalah karena perusahaan
menyerahkan kepercayaan sepenuhnya kepada bagian pembelian untuk
menentukan supplier yang akan melakukan transaksi dengan perusahaan.
Hal ini dapat mengakibatkan kolusi atau kecurangan antara supplier dan
bagian pembelian dimana bagian pembelian menerima suatu imbalan dari
supplier apabila perusahaan melakukan transaksi pembelian dengan supplier
tersebut, padahal belum tentu supplier tersebut merupakan supplier yang terbaik
untuk perusahaan.
Rekomendasi untuk masalah ini adalah perusahaan seharusnya
menetapkan suatu pemilihan supplier sehingga pembelian barang jatuh pada
supplier dengan performance terbaik (baik dalam harga, kualitas, dan
pelayanan). Bagian Pembelian harus membuat suatu form Request for Proposal
(Surat Permintaan Penawaran Harga) setelah itu akan dikirimkan ke supplier-
supplier. Dalam pembuatan form, supplier ditampilkan berdasarkan barang yang
dijual sehingga memudahkan staff Pembelian dalam membuat form tersebut.
109
Surat Permintaan Penawaran Harga yang telah terisi harga dan persyaratannya
dari supplier akan dimintakan persetujuan kepada KabagMM yang dapat
langsung melihat kinerja supplier yang ditampilkan dalam SPPH, kemudian
setelah itu bagian Pembelian membuat form Order Pembelian berdasarkan Surat
Permintaan Penawaran Harga yang telah disetujui tersebut. Atau untuk
perusahaan dengan jenis pemesanan yang sering atau berulang, perusahaan
membuat suatu daftar supplier dimana masing-masing supplier akan diminta
untuk memberikan pricelist dan Terms of Payment, sehingga jika terjadi
permintaan pembelian, bagian Pembelian hanya perlu melihat pricelist dan
Terms of Payment dari supplier-supplier tersebut untuk menentukan kriteria
terbaik untuk pembelian pada saat itu. Dengan demikian akan terjamin bahwa
perusahaan melakukan pembelian barang kepada supplier yang paling
menguntungkan perusahaan.
4. Sering terlambat laporan yang berkaitan dengan transaksi bisnis
perusahaan.
Untuk mendapatkan atau mengolah informasi tertentu, perusahaan harus
mencari data-data yang terkait. Hal ini membuat manajemen cenderung
mengalami kesulitan untuk mendapatkan laporan yang berkaitan dengan
transaksi bisnis perusahaan secara cepat, terutama laporan yang menyangkut
proses pembelian yang dilakukan oleh perusahaan, seperti laporan pembelian,
dan laporan saldo utang perusahaan.
110
Kesulitan mendapatkan laporan ini disebabkan sistem perusahaan yang
masih bersifat manual, mengakibatkan banyaknya data-data yang harus dihimpun
dari berbagai dokumen yang terkait dengan laporan tersebut untuk menghasilkan
laporan yang diinginkan, belum lagi kalau ada dokumen yang terselip atau
hilang.
Akibatnya, para pembuat laporan cenderung membutuhkan waktu yang
cukup lama untuk dapat menyelesaikan suatu laporan. Informasi yang dihasilkan
bisa jadi tidak begitu lengkap dan kurang akurat akibat kekurangan pasokan data
yang dibutuhkan serta waktu yang terbatas. Pihak perusahaan pun akan
kehilangan opportunity cost atau suatu kesempatan akan terbuang sia-sia akibat
waktu yang diperlukan untuk menunggu laporan-laporan tersebut selesai,
membuat pihak management tidak dapat mengambil suatu keputusan di saat
tersebut.
Dalam hal ini, perusahaan sebaiknya menggunakan sebuah sistem
informasi akuntansi sehingga data-data transaksi sehari-hari dapat tersimpan
dalam sebuah database. Dimana dapat digunakan untuk menghimpun berbagai
data transaksi yang diperlukan untuk dapat menghasilkan laporan yang
dibutuhkan dalam tempo waktu yang lebih cepat, dan memiliki tingkat akurasi
data yang baik. Selain itu manfaat tambahan dari adanya sebuah sistem informasi
akuntansi yang terkomputerisasi adalah dapat diterapkannya pengendalian
internal yang digunakan untuk melindungi aset perusahaan dari kehilangan atau
penggelapan dan untuk menjaga keakuratan data keuangan. Hal tersebut dapat
111
berhasil dengan membuat sebuah sistem informasi akuntansi yang
terkomputerisasi seperti penggunaan password untuk membatasi pengaksesan
data dari pihak yang tidak berwenang.
5. Ada kalanya utang terlambat dibayar dikarenakan kelalaian dari pihak
staff pembelian.
Seharusnya perusahaan tidak terlambat dalam membayar utang-utangnya
kepada supplier. Akan tetapi utang dapat terlambat dibayar dikarenakan
kelalaian dari pihak staff pembelian dalam melakukan pengecekan tanggal jatuh
tempo.
Keterlambatan ini disebabkan karena sistem perusahaan yang masih
manual, sehingga staff pembelian harus selalu memeriksa daftar utang-utang
yang ada agar tidak terlambat dalam melunasi utang.
Akibatnya, staff pembelian kesulitan dalam menentukan utang mana yang
harus segera dilunasi karena sudah dekat tanggal jatuh tempo, dan juga
keterlambatan dalam pelunasan utang pada gilirannya akan mengurangi
kepercayaan supplier terhadap perusahaan.
Rekomendasi yang diusulkan bagi perusahaan adalah merancang suatu
sistem yang di dalamnya mencakup data-data pembelian dan utang usaha. Di
dalam sistem ditambahkan fitur reminder yang berfungsi mengingatkan staff
pembelian akan utang yang sudah dekat tanggal jatuh tempo sehingga staff
pembelian tidak perlu selalu memeriksa daftar utang-utang yang ada agar tidak
terlambat dalam melunasi utang-utang perusahaan.
112
3.6 Analisis ABC, Perhitungan ROP dan EOQ
Dari barang di gudang, diambil 20 jenis barang secara acak, untuk dilakukan
contoh analisis ABC, ROP, dan EOQ. Data-data selengkapnya akan ditampilkan pada
Tabel 3.1 berikut ini.
Tabel 3.1 Data barang-barang untuk analisis ABC, ROP, dan EOQ
(Sumber : PT. Matra Olah Cipta)
Nama Barang Penggunaan bulanan Satuan
Harga Satuan (Rp)
Lead Time (hari)
Safety Stock
Biaya Pesan
(Rp/1x pesan)
Biaya Simpan
(Rp/unit)
BOX MCB 1 PHASE 4 Buah 3.500 1 9 0 70 SAKLAR TUNGGAL “MK” 3 Buah 13.000 1 10 2.000 260 COMPOUND UB 40 BORAL “JAYA BOARD” 40 Kg 3.750 5 15 1.000 75
SOCK ½” GALVANIS 5 Buah 3.500 3 5 5.000 70 DOUBLE NAPLE ½” GALVANIS 10 Buah 3.500 3 2 2.000 70
KLEM HANGER PIPA 2” 20 Buah 5.000 2 10 5.000 100 ELBOW 2” 90 PVC 10 Buah 9.000 2 10 2.000 180 RELAY MY2 200/220 AC 2 Buah 30.000 1 1 5.000 600 LEM TIP TOP 10 Klg 250.000 3 15 20.000 5.000 VEE TRAP 2” PVC 5 Buah 15.000 2 5 2.000 300 SEALANT CLEAR 5 Tube 28.000 2 5 10.000 560 NYLON BALLASTRADE 6 Buah 200.000 3 5 20.000 4.000 AMPHERE METER 2000 2 Buah 200.000 2 2 0 4.000 KARET COUPLE 24 Buah 25.000 1 15 0 500 SEMEN CEM PUICK 5 KG 5 Klg 316.250 1 2 2.000 6.325 LAMPU EXENCIAL 23 WATT 11 Buah 29.000 1 5 0 580
KUAS 3” 3 Buah 4.500 1 2 0 90 MUR BAUT RING 7 CM 12 Buah 15.000 1 10 0 300 SERAT FIBER GLASS 3 Kg 25.000 3 2 2.000 500 THINNER IMPALA 1 LTR 6 Klg 16.750 2 5 0 335
113
3.6.1 Analisis ABC
Tabel berikut ini menunjukkan langkah-langkah dalam melakukan analisis ABC,
dimana data yang digunakan berdasarkan pada Tabel 3.1 di atas.
Tabel 3.2 Penentuan Rank pada Analisis ABC
Nama Barang Penggunaan bulanan
Harga Satuan (Rp)
Penggunaan bulanan
(Rp) Rank
BOX MCB 1 PHASE 4 3.500 14.000 19 SAKLAR TUNGGAL “MK” 3 13.000 39.000 16 COMPOUND UB 40 BORAL “JAYA BOARD” 40 3.750 150.000 8
SOCK ½” GALVANIS 5 3.500 17.500 18 DOUBLE NAPLE ½” GALVANIS 10 3.500 35.000 17 KLEM HANGER PIPA 2” 20 5.000 100.000 11 ELBOW 2” 90 PVC 10 9.000 90.000 12 RELAY MY2 200/220 AC 2 30.000 60.000 15 LEM TIP TOP 10 250.000 2.500.000 1 VEE TRAP 2” PVC 5 15.000 75.000 13 SEALANT CLEAR 5 28.000 140.000 9 NYLON BALLASTRADE 6 200.000 1.200.000 3 AMPHERE METER 2000 2 200.000 400.000 5 KARET COUPLE 24 25.000 600.000 4 SEMEN CEM PUICK 5 KG 5 316.250 1.581.250 2 LAMPU EXENCIAL 23 WATT 11 29.000 319.000 6 KUAS 3” 3 4.500 13.500 20 MUR BAUT RING 7 CM 12 15.000 180.000 7 SERAT FIBER GLASS 3 24.000 72.000 14 THINNER IMPALA 1 LTR 6 16.750 100.500 10
114
Tabel 3.3 Perhitungan Klasifikasi ABC
Rank Nama Barang Penggunaan
Bulanan (Rp)
Penggunaan Kumulatif
(Rp)
Persentase Kumulatif
(%) Class
1 LEM TIP TOP 2.500.000 2.500.000 32.5 A 2 SEMEN CEM PUICK 5 KG 1.581.250 4.081.250 53.0 A 3 NYLON BALLASTRADE 1.200.000 5.281.250 68.7 A 4 KARET COUPLE 600.000 5.881.250 76.5 A 5 AMPHERE METER 2000 400.000 6.281.250 81.7 B 6 LAMPU EXENCIAL 23 WATT 319.000 6.600.250 85.8 B 7 MUR BAUT RING 7 CM 180.000 6.780.250 88.2 B 8 COMPOUND UB 40 BORAL “JAYA
BOARD” 150.000 6.930.250 90.1 B
9 SEALANT CLEAR 140.000 7.070.250 91.9 B 10 THINNER IMPALA 1 LTR 100.500 7.170.750 93.2 B 11 KLEM HANGER PIPA 2” 100.000 7.270.750 94.5 C 12 MUR BAUT RING 7 CM 90.000 7.360.750 95.7 C 13 VEE TRAP 2” PVC 75.000 7.435.750 96.7 C 14 SERAT FIBER GLASS 72.000 7.507.750 97.6 C 15 RELAY MY2 200/220 AC 60.000 7.567.750 98.4 C 16 SAKLAR TUNGGAL “MK” 39.000 7.606.750 98.9 C 17 DOUBLE NAPLE ½” GALVANIS 35.000 7.641.750 99.4 C 18 SOCK ½” GALVANIS 17.500 7.659.250 99.6 C 19 BOX MCB 1 PHASE 14.000 7.673.250 99.8 C 20 KUAS 3” 13.500 7.686.750 100 C
115
Tabel 3.4 Klasifikasi ABC
Class Biaya per Group (Rp)
Persentase Barang (%)
Persentase Penggunaan Biaya (%)
A : Rank 1-4 5.881.250 20 76,5 B : Rank 5-10 1.289.500 30 16,7 C : Rank 11-20 516.000 50 6,8
Dari hasil wawancara dengan pihak perusahaan, diperoleh kombinasi 20-30-50,
dimana barang dengan class A sebesar 20%, class B 30%, dan class C 50%. Dari
analisis di atas, diketahui bahwa barang dengan class A adalah barang bernilai 76,5%
dari total persediaan, namun hanya merepresentasikan 20% dari jumlah barang di
gudang. Barang dengan class B adalah barang bernilai 16,7% dari total persediaan, dan
merepresentasikan 30% dari jumlah barang di gudang. Sedangkan barang dengan class
C adalah barang dengan nilai 6,8% dari total persediaan, tetapi merepresentasikan 50%
dari jumlah barang di gudang.
Barang dengan class A memerlukan perhatian paling tinggi, dan barang dengan
class C memerlukan perhatian yang paling rendah. Barang dengan class C tidak
memerlukan perhitungan khusus, karena mereka merepresentasikan investasi persediaan
yang rendah. Ketika sebuah barang merupakan barang dengan class C dikarenakan biaya
satuan yang rendah, maka dapat dilakukan pemesanan dengan jumlah yang besar dalam
satu kali pesan. Tetapi jika sebaliknya, yaitu suatu barang merupakan barang dengan
class C dikarenakan biaya satuan yang tinggi namun jumlah permintaan yang rendah,
akan lebih baik jika dilakukan pemesanan dengan dasar one-for-one atau hanya
dilakukan pemesanan apabila ada permintaan. Tujuan utama dari analisis ABC ini
adalah untuk memusatkan perhatian pada barang-barang yang merepresentasikan biaya
pengeluaran per periode paling besar. Jika tingkat persediaan dapat dikurangi untuk
116
barang dengan class A, maka hasil yang diperoleh adalah pengurangan investasi
persediaan yang signifikan.
3.6.2 Perhitungan ROP
Contoh perhitungan ROP pada COMPOUND UB 40 BORAL “JAYA BOARD”
adalah sebagai berikut (data diperoleh dari Tabel 3.1).
Diketahui :
• Penggunaan per hari (d) sebesar 13 Kg.
• Lead time (L) adalah 5 hari.
• Safety stock sebesar 15 Kg.
Maka ROP dapat dihitung sebagai berikut,
ROP = (d x L) + safety stock
ROP = (13 x 5) + 15
ROP = 80 Kg
Jadi titik pemesanan kembali yang ditetapkan untuk COMPOUND UB 40 BORAL
“JAYA BOARD” adalah sebesar 80 Kg. Yang artinya, pada saat jumlah item persediaan
tersebut mencapai titik 80 Kg di gudang, bagian Gudang diharapkan segera melakukan
prosedur pemesanan kembali atas barang persediaan tersebut kepada bagian pembelian.
3.6.3 Perhitungan EOQ
Contoh perhitungan EOQ pada COMPOUND UB 40 BORAL “JAYA BOARD”
adalah sebagai berikut (data diperoleh dari Tabel 3.1).
• Permintaan tahunan atas barang tersebut (D) adalah sebesar 480 Kg.
• Biaya Pemesanan atau ordering cost (S), yaitu sebesar Rp 1.000,-.
117
• Biaya Penyimpanan atau carrying cost (H), yaitu sebesar Rp 75,-.
Maka EOQ dapat dihitung sebagai berikut,
EOQ = 2 D S H
EOQ = 2 (480) (1000) 75
EOQ = 113,1 Kg atau 113 Kg (dibulatkan ke bawah)
Jadi titik EOQ dari barang tersebut adalah sebesar 113 Kg. Yang artinya
perusahaan harus melakukan pemesanan sebanyak 113 Kg per pesanan untuk mendapat
tingkat harga yang paling ekonomis.