1.08 hubungan kerja-dengan-instansi-terkait

BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

PEDOMAN TEKNIS

PENYELENGGARAAN SPIP

SUB UNSUR

HUBUNGAN KERJA YANG BAIK

DENGAN INSTANSI PEMERINTAH TERKAIT

(1.8)

NOMOR : PER-1326/K/LB/2009

TANGGAL : 7 DESEMBER 2009

1.8 Hubungan Kerja yang Baik dengan Instansi Pemerintah terkait i

KATA PENGANTAR

Pembinaan penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern

Pemerintah (SPIP) merupakan tanggung jawab Badan Pengawasan

Keuangan dan Pembangunan (BPKP), sesuai dengan

pasal 59 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang

Sistem Pengendalian Intern Pemerintah. Pembinaan ini

dimaksudkan untuk memperkuat dan menunjang efektivitas Sistem

Pengendalian Intern, yang menjadi tanggung jawab dari

menteri/pimpinan lembaga, gubernur, dan bupati/walikota sebagai

penyelenggara sistem pengendalian intern di lingkungan masing-

masing.

Pembinaan penyelenggaraan SPIP yang menjadi tugas dan

tanggung jawab BPKP tersebut meliputi :

1. penyusunan pedoman teknis penyelenggaraan SPIP;

2. sosialisasi SPIP;

3. pendidikan dan pelatihan SPIP;

4. pembimbingan dan konsultasi SPIP; dan

5. peningkatan kompetensi auditor aparat pengawasan intern

pemerintah.

Kelima kegiatan dimaksud diarahkan dalam rangka penerapan

unsur-unsur SPIP, yaitu:

1. lingkungan pengendalian;

2. penilaian risiko;

3. kegiatan pengendalian;

4. informasi dan komunikasi; dan

5. pemantauan pengendalian intern.

1.8 Hubungan Kerja yang Baik dengan Instansi Pemerintah terkait ii

Untuk memenuhi kebutuhan pedoman penyelenggaraan SPIP,

BPKP telah menyusun Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP.

Pedoman tersebut merupakan pedoman tentang hal-hal apa saja

yang perlu dibangun dan dilaksanakan dalam rangka

penyelenggaraan SPIP. Lebih lanjut, pedoman teknis tersebut

dijabarkan ke dalam pedoman teknis penyelenggaraan masing-

masing sub unsur pengendalian yang memberi petunjuk teknis

mengenai bagaimana langkah-langkah perlu dilaksanakan dalam

menjalankan sub unsur SPIP.

Buku ini dimaksudkan untuk dijadikan pedoman teknis

penyelenggaraan sub unsur “Hubungan Kerja yang Baik dengan

Instansi Pemerintah Terkait” pada unsur Lingkungan Pengendalian.

Pedoman ini disusun dengan tujuan agar tersedia standar acuan

yang memberi arah bagi instansi pemerintah pusat dan daerah

dalam menyelenggarakan sistem pengendalian intern pada sub

unsur ‘hubungan kerja yang baik dengan instansi pemerintah

terkait’. Pedoman teknis ini juga dimaksudkan sebagai acuan bagi

instansi pemerintah untuk menciptakan atau membangun

infrastruktur yang perlu ada dalam penerapan sub unsur dimaksud.

Dalam penerapannya, pedoman ini dapat disesuaikan dengan

karakteristik masing-masing instansi yang dapat meliputi fungsi,

sifat, tujuan, dan kompleksitas instansi tersebut.

Jakarta, Desember 2009

Plt. Kepala,

Kuswono Soeseno

NIP 19500910 197511 1 001

1.8 Hubungan Kerja yang Baik dengan Instansi Pemerintah terkait iii

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ................................................................. i

DAFTAR ISI ............................................................................... iii

BAB I PENDAHULUAN

A.Latar Belakang ......................................................... 1

B.Sistematika Pedoman ............................................... 2

BAB II GAMBARAN UMUM

A.Pengertian ............................................................... 5

B.Tujuan dan Manfaat ................................................. 8

C.Peraturan Perundang-undangan Terkait .................. 9

D.Parameter Penerapan ............................................... 10

BAB III LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN

A.Tahap Persiapan ...................................................... 14

B.Tahap Pelaksanaan .................................................. 19

C.Tahap Pelaporan ....................................................... 23

BAB IV PENUTUP

1.8 hubungan kerja yang baik dengan Instansi Pemerintah terkait iv

1.8 hubungan kerja yang baik dengan Instansi Pemerintah terkait 1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Penyelenggaraan SPIP harus dilandasi oleh lingkungan

pengendalian yang baik dalam rangka peningkatan suasana

lingkungan yang nyaman sehingga menimbulkan kepedulian

dan keikutsertaan seluruh pegawai. Selain integritas,

kompetensi, dan kepemimpinan yang kondusif, hal lainnya yang

harus menjadi landasan penting bagi upaya penciptaan

lingkungan pengendalian yang baik, adalah pembentukan

struktur organisasi sesuai dengan kebutuhan. Peran Aparat

Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) yang efektif akan

membantu percepatan pencapaian tujuan instansi pemerintah.

Faktor penting lainnya adalah bahwa lingkungan pengendalian

yang baik membutuhkan hubungan kerja yang baik dengan

pihak-pihak yang memiliki hubungan kerja instansi pemerintah

tersebut.

Hubungan kerja yang baik dengan semua pihak yang

memiliki keterkaitan dengan tugas fungsi suatu instansi

pemerintah akan memperlancar pelaksanaan seluruh program

dan kegiatan yang telah dicanangkan untuk mencapai tujuan

dan sasarannya. Oleh karena itu, semua instansi pemerintah

harus merumuskan kebijakan dan prosedur yang memadai

guna memastikan adanya hubungan kerja yang baik dengan

semua pihak, terutama dengan instansi pemerintah terkait.


Pedoman ini mengatur dan menjabarkan lebih lanjut

mengenai bagaimana mengembangkan hubungan kerja yang

baik dengan instansi pemerintah terkait. Pedoman ini merupakan

jabaran lebih lanjut dan bagian yang tidak terpisahkan dari

Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan SPIP.

Pedoman ini bertujuan untuk memberikan acuan teknis

dalam mengembangkan kebijakan terkait hubungan kerja yang

baik dengan instansi pemerintah terkait. Penerapan pedoman

ini hendaknya disesuaikan dengan karakteristik masing-masing

instansi, baik pemerintah pusat maupun pemerintah provinsi/

kabupaten/kota, sesuai dengan fungsi, sifat, tujuan dan

kompleksitasnya.

B. Sistematika Pedoman

Sistematika penyajian pedoman teknis Hubungan Kerja yang

Baik dengan Instansi Pemerintah Terkait ini sebagai berikut:

Bab I Pendahuluan

Bab ini menguraikan latar belakang perlunya pedoman,

hubungan dengan pedoman sebelumnya, tujuan dan

ruang lingkup pedoman, serta sistematika pedoman.

Bab II Gambaran Umum

Bab ini menguraikan pengertian, maksud, tujuan dan

manfaat, keterkaitannya dengan peraturan yang berlaku

serta parameter penerapan.

Bab III Langkah-Langkah Penerapan

Bab ini menguraikan langkah-langkah yang perlu

dilaksanakan dalam menyelenggarakan sub unsur

Hubungan Kerja yang Baik dengan Instansi Pemerintah

Terkait, yang terdiri dari tahap persiapan, pelaksanaan,

dan pelaporan.


Bab IV Penutup

Bab ini merupakan penutup, yang berisi hal-hal penting

yang perlu diperhatikan dan penjelasan atas

penggunaan pedoman ini.


BAB II

GAMBARAN UMUM

A. Pengertian

Salah satu unsur SPIP yang dinyatakan dalam PP Nomor 60

Tahun 2008 adalah lingkungan pengendalian. Pimpinan Instansi

Pemerintah dan seluruh pegawai wajib menciptakan dan

memelihara lingkungan pengendalian yang menimbulkan perilaku

positif dan kondusif untuk penerapan SPI dalam lingkungan

kerjanya. Lingkungan pengendalian yang efektif adalah

lingkungan yang seluruh sub unsurnya dapat berjalan secara

efektif, yang diantaranya dicapai melalui hubungan kerja yang

baik dengan instansi pemerintah terkait.

Hubungan kerja yang baik dengan instansi pemerintah

terkait merupakan hubungan antar instansi pemerintah yang

untuk selanjutnya disingkat IP, dalam rangka sinkronisasi dan

harmonisasi pelaksanaan program dan kegiatan IP. Hubungan

kerja yang baik tersebut diciptakan melalui koordinasi dan kerja

sama yang konstruktif dan berkesinambungan di antara instansi

pemerintah. Koordinasi dan kerja sama sesama IP tersebut,

dimulai sejak tahap perencanaan program/kegiatan melalui

media musyawarah perencanaan pembangunan (musrenbang)

sampai dengan tahap pelaporan keuangan, yaitu dengan adanya

rekonsiliasi realisasi anggaran antara instansi pemerintah dengan

KPPN Departemen Keuangan.


Koordinasi, menurut E. F. L. Brech dalam bukunya, The

Principle and Practice of Management, adalah mengimbangi dan

menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan

pekerjaan yang cocok kepada masing-masing dan menjaga agar

kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya

di antara para anggota itu sendiri. Menurut G. R. Terry dalam

bukunya, Principle of Management, koordinasi adalah suatu

usaha yang sinkron / teratur untuk menyediakan jumlah dan

waktu yang tepat dan mengarahkan pelaksanaan untuk

menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada

sasaran yang telah ditentukan.

Menurut tinjauan manajemen, koordinasi menurut Terry

meliputi :

1. Jumlah usaha, baik secara kuantitatif maupun secara kualitatif;

2. Waktu yang tepat dari usaha-usaha tersebut; dan

3. Directing atau penentuan arah usaha-usaha tersebut.

Koordinasi dibedakan atas :

1. Koordinasi vertikal, yaitu tindakan-tindakan atau kegiatan

penyatuan, pengarahan yang dijalankan oleh atasan terhadap

kegiatan unit-unit/ satuan kerja yang ada di bawah wewenang

dan tanggung jawabnya.

2. Koordinasi horizontal, yaitu tindakan-tindakan atau kegiatan

penyatuan, pengarahan yang dijalankan terhadap kegiatan

dalam tingkat organisasi yang setingkat.

Koordinasi horizontal terbagi :

a. Interdiciplinary, yaitu koordinasi dalam rangka mengarahkan,

menyatukan tindakan, mewujudkan, menciptakan disiplin

antara unit yang satu dengan unit yang lain secara intern

maupun ekstern pada unit-unit yang sama tugasnya.


b. Inter-related, yaitu koordinasi antar badan (instansi). Unit-

unit yang fungsinya berbeda, tetapi instansinya saling

berkaitan secara intern-ekstern yang setingkat.

Cara mengadakan koordinasi :

1. Memberikan keterangan langsung dan secara bersahabat.

Keterangan mengenai pekerjaan saja tidak cukup, karena

tindakan yang tepat harus diambil untuk menciptakan dan

menghasilkan koordinasi yang diharapkan.

2. Menyosialisasikan tujuan kepada para anggota, agar tujuan

tersebut berjalan secara bersama, tidak sendiri-sendiri.

3. Mendorong anggota untuk bertukar pikiran, mengemukakan

ide, dan lain-lain.

4. Mendorong anggota untuk berpartisipasi dalam tingkat

perumusan dan penciptaan sasaran.

Menurut Henry Mintzberg, dalam bukunya Structure in Fives,

mekanisme koordinasi dapat menjelaskan cara fundamental

bagaimana organisasi melakukan koordinasi atas tugas-

tugasnya, yakni dengan cara:

1. Mutual adjustment, yang dicapai dengan proses sederhana,

yaitu komunikasi informal.

2. Supervisi langsung, yang dicapai dengan memiliki seseorang

yang bertanggung jawab atas pekerjaan yang lainnya, dan

memberikan instruksi pada yang lain, serta memonitor hasil

tindakan mereka.

3. Melakukan standarisasi atas proses kerja.

4. Melakukan standarisasi atas output bilamana hasil dari

pekerjaan dapat dispesifikasi.

5. Melakukan standarisasi atas keterampilan.


B. Tujuan dan Manfaat

Tujuan akhir (ultimate goal) dari hubungan kerja yang baik

dengan instansi pemerintah terkait, yang merupakan salah satu

sub unsur dari unsur lingkungan pengendalian dalam SPIP

adalah: terciptanya hubungan kerja yang baik dengan lingkungan

di luar organisasi, termasuk IP lainnya sehingga tercipta kondisi

yang saling mendukung, adanya mekanisme saling uji, dan saling

berkoordinasi antar IP.

Tujuan tersebut dapat dicapai melalui sasaran-sasaran

sebagai berikut:

1. Terciptanya hubungan kerja yang baik dengan IP yang

melaksanakan fungsi pengelolaan anggaran, akuntansi dan

perbendaharaan, serta melakukan pembahasan secara

berkala tentang pelaporan keuangan dan anggaran,

pengendalian intern, serta kinerja.

2. Terciptanya hubungan kerja yang baik dengan lingkungan

di luar organisasi, termasuk IP lainnya yang melaksanakan

tanggung jawab pengendalian yang bersifat lintas sektoral.

3. Terwujudnya mekanisme saling uji antar instansi pemerintah

terkait.

Manfaat yang dapat diperoleh organisasi dengan

menerapkan sub unsur hubungan kerja yang baik adalah :

1. Dipandang dari sisi organisasi pemerintahan secara

keseluruhan bermanfaat bagi terpeliharanya keselarasan

aktivitas seluruh organisasi pemerintahan.

2. Meningkatkan fungsi koordinasi dan menghindarkan terjadinya

konflik antar organisasi pemerintah.

3. Disfungsionalisasi suatu organisasi dalam sistem

pemerintahan secara keseluruhan.


4. Dengan terciptanya hubungan yang harmonis dengan instansi

pemerintah yang melaksanakan tanggung jawab pengendalian

yang bersifat lintas sektoral akan dapat membantu setiap

organisasi pemerintahan untuk dapat menyelesaikan setiap

permasalahan/kesulitan dalam penerapan SPIP.

5. Tersedianya data akuntabilitas setiap instansi pemerintah

(pusat dan daerah) yang valid, akurat, dan tepat waktu

sehingga dapat mendukung penyusunan laporan keuangan

instansi pemerintah berbasis President’s Accountability

Systems (PASs).

6. Dengan adanya mekanisme saling uji, maka akan diperoleh

data yang lebih akurat yang terkait dengan data pada dua atau

lebih instansi yang berbeda.

C. Peraturan Perundang-undangan Terkait

Hubungan kerja yang baik dengan instansi pemerintah

terkait sebagaimana diuraikan di atas harus mengacu dan tidak

boleh bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang

berlaku. Beberapa peraturan yang dapat dijadikan acuan antara

lain:

1. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem

Perencanaan Pembangunan Nasional.

2. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2006 tentang

Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah.

3. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem

Pengendalian Intern Pemerintah.

4. Peraturan Pemerintah Nomor 50 Tahun 2007 tentang Tata

Cara Kerja Sama Pemerintah Daerah (untuk instansi pemda).


5. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 59/PMK.06/2005 tentang

Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat

yang menyatakan bahwa semua satuan kerja harus

melakukan rekonsiliasi dengan KPPN.

6. Permendagri Nomor 22 Tahun 2009 tentang Petunjuk teknis

Kerja sama Pemerintah Daerah (untuk instansi pemda).

7. Surat Edaran Bersama Menteri Negara Perencanaan

Pembangunan Nasional dan Menteri Dalam Negeri Tahun

2006 tentang Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Musrenbang.

D. Parameter Penerapan

Dalam menyelenggarakan SPIP pada sub unsur “Hubungan

Kerja yang Baik dengan Instansi Pemerintah Terkait”, terdapat

faktor-faktor utama atau hal-hal penting yang dipertimbangkan

sebagai penentu berfungsinya pengendalian intern. Sebagai

ukuran keberhasilan pelaksanaan penyelenggaraan, perlu

ditetapkan paramater-parameter kunci. Parameter penerapan

dari sub unsur “Hubungan Kerja yang Baik dengan Instansi

Pemerintah Terkait” sebagai berikut:

1. Instansi pemerintah memiliki hubungan kerja yang baik

dengan intansi pemerintah yang mengelola anggaran,

akuntansi dan perbendaharaan, serta melakukan

pembahasan secara berkala tentang pelaporan keuangan dan

anggaran, pengendalian intern, serta kinerja.

2. Pimpinan instansi pemerintah memiliki hubungan kerja yang

baik dengan instansi pemerintah yang melaksanakan

tanggung jawab pengendalian yang bersifat lintas instansi.


Salah satu cara untuk memenuhi parameter tersebut adalah

melalui kegiatan rekonsiliasi (data keuangan dan non keuangan)

antar IP, musyawarah perencanaan pembangunan (musrenbang)

dan pelaksanaan rapat koordinasi (rakor) oleh kementerian

koordinator sehingga tercipta mekanisme saling uji dan saling

berkoordinasi; kondisi yang saling mendukung serta hubungan

baik dengan IP yang melaksanakan fungsi pengendalian, dengan

rincian sebagai berikut:

1. Rekonsiliasi

Rekonsiliasi yang dimaksud antara lain adalah rekonsiliasi

keuangan dan rekonsiliasi tindak lanjut temuan hasil

pemeriksaan. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2006

tentang Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah,

dalam pasal 33 menyatakan bahwa sistem pengendalian

intern yang andal harus diciptakan prosedur rekonsiliasi antara

transaksi keuangan yang diakuntansikan oleh Pengguna

Anggaran/ Kuasa Pengguna Anggaran dengan data transaksi

keuangan yang diakuntansikan oleh Bendahara Umum

Negara/Daerah.

2. Musyawarah Perencanaan Pembangunan

Musrenbang adalah forum multipihak terbuka yang secara

bersama mengidentifikasi dan menentukan prioritas kebijakan

pembangunan. Kegiatan ini berfungsi sebagai proses

negosiasi, rekonsiliasi, dan harmonisasi perbedaan antar IP

sekaligus mencapai konsensus bersama mengenai prioritas

kegiatan pembangunan berikut anggarannya.


3. Rapat Koordinasi (Rakor)

Rakor adalah kegiatan pembahasan bersama atau suatu

usaha kerja sama antar IP sehingga terdapat saling mengisi,

saling membantu dan saling melengkapi dalam rangka

sinkronisasi untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam

dan harmonis pada sasaran yang telah ditetapkan.

4. Forum Komunikasi Pemerintah Daerah (Forkompemda)

5. Hubungan kerja yang baik antara eksekutif dan legislatif.

6. Kerja sama antardaerah pada tingkat regional, sebagaimana

dimaksud dalam Peraturan Pemerintah Nomor 50 Tahun 2007

tentang Tata Cara Kerja Sama Pemerintah Daerah, dan

Permendagri Nomor 22 Tahun 2009 Tentang Petunjuk Teknis

Kerja Sama Pemerintah Daerah.


BAB III

LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN

Penerapan hubungan kerja yang baik dengan instansi

pemerintah terkait pada dasarnya ditandai dengan adanya kebijakan

pimpinan untuk menerapkan hubungan kerja dengan instansi

pemerintah lain sehingga tercipta mekanisme saling uji.

Dalam bab ini, penerapan tersebut dikelompokkan dalam tiga

tahap utama, yaitu:

1. Tahap Persiapan, merupakan tahap awal implementasi, yang

ditujukan untuk memberikan pemahaman atau kesadaran yang

lebih baik, serta pemetaan kebutuhan penerapan.

2. Tahap Pelaksanaan, merupakan langkah tindak lanjut atas

pemetaan, yang meliputi pembangunan infrastruktur dan

internalisasi.

3. Tahap Pelaporan, merupakan tahap melaporkan kegiatan dan

upaya pengembangan berkelanjutan.

Setiap tahapan implementasi dan beberapa contoh akan diuraikan

di bab ini.

Berikut ini merupakan langkah-langkah nyata apa saja yang

perlu dilaksanakan dalam rangka penerapan “Hubungan Kerja yang

Baik dengan Instansi Pemerintah Terkait”. Dalam pelaksanaannya,

beberapa langkah tertentu dapat dilakukan secara bersamaan

dengan pelaksanaan penerapan sub unsur lainnya.


A. Tahap Persiapan

Tahap persiapan merupakan tahap awal dalam penerapan SPIP,

yang terdiri dari proses pemahaman dan pemetaan meliputi:

1. Penyiapan Peraturan, SDM dan Rencana Penyelenggaraan

Dalam tahap ini, instansi perlu menginventarisasi

terlebih dahulu peraturan-peraturan yang ada sehubungan

dengan pola hubungan yang harus dimiliki dengan instansi

pemerintah lainnya. Peraturan-peraturan yang dimaksud

adalah baik peraturan yang berhubungan dengan pembuatan

pelaporan keuangan dan kinerja maupun hal yang

berhubungan dengan anggaran dan realisasi.

Setelah dilakukan inventarisasi peraturan yang ada,

maka dibuatkan peraturan yang diperlukan dengan tujuan

untuk mempermudah pola hubungan yang diperlukan dengan

instansi pemerintah lainnya. Langkah berikutnya adalah

menetapkan personil yang dibutuhkan untuk menerapkan

aturan yang telah teridentifikasi maupun aturan yang akan

dibuat sesuai dengan kebutuhan. Rencana penyelenggaraan

dapat dilakukan antara lain dengan model membentuk liaison

officer dengan instansi terkait.

2. Pemahaman (Knowing)

Dalam tahap pemahaman, pimpinan maupun pegawai

diberikan pemahaman pentingnya instansi tersebut memiliki

hubungan kerja yang baik dengan Instansi Pemerintah terkait

dan langkah persiapan yang perlu dilakukan untuk

mengimplementasikan hubungan kerja yang baik. Bagi

tingkat pimpinan, yang utama adalah apakah telah terbentuk

komitmen untuk menerapkan hubungan kerja yang baik

dengan instansi pemerintah terkait.


Tahap pemahaman diawali dengan tahap penyamaan

persepsi dan pemahaman seluruh jajaran pimpinan maupun

pegawai, yang ada dengan sistem pengendalian intern

pemerintah seperti yang diamanatkan dalam Peraturan

Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008. Penyamaan persepsi ini

menjadi penting, supaya terbentuk kesamaan pandangan

antara pimpinan, staf, dan pegawai instansi yang

bersangkutan terkait dengan sistem pengendalian intern

pemerintah.

Dengan terbentuknya persepsi yang sama antara

pimpinan dan pegawai mengenai perlunya penerapan

hubungan kerja yang baik akan menimbulkan perilaku positif

dan kondusif, sehingga tercipta mekanisme saling uji untuk

penerapan sistem pengendalian intern dalam lingkungan

kerja instansi.

Dengan adanya kesamaan tersebut, maka

implementasi dari sistem pengendalian intern akan lebih

efektif dan dapat mengurangi resistensi dari penerapan

sistem pengendalian intern, yang mensyaratkan peran

seluruh lapisan pegawai sebagai kunci keberhasilan.

Dari pemahaman dan persamaan persepsi ini

diharapkan akan terbentuk hal-hal berikut:

a. Adanya komitmen pimpinan instansi pemerintah untuk

melaksanakan koordinasi dengan instansi pemerintah

lainnya.

b. Terbentuknya komitmen pimpinan maupun seluruh

pegawai untuk mendukung forum multi stakeholder.


c. Adanya kebijakan pimpinan dalam melaksanakan

hubungan kerja yang baik dengan instansi pemerintah

lainnya yang terkait.

d. Adanya kebijakan mengenai data dan informasi yang

dapat dikoordinasikan dengan IP lainnya.

e. Tersosialisasinya kepada seluruh pegawai maupun

kepada IP terkait atas tujuan, program dan kegiatan baik,

melalui rapat-rapat koordinasi maupun melalui media

elektronik (situs IP). Sosialisasi juga dimaksudkan untuk

memberikan transparansi, akuntabilitas, dan kepentingan

umum.

Pemahaman dan penyamaan persepsi ini dapat

dilakukan antara lain dengan menggunakan pendekatan:

a. Sosialisasi kepada seluruh pimpinan dan pegawai

mengenai perlunya melakukan hubungan yang baik

dengan instansi pemerintah lainnya yang terkait, dengan

menggunakan media komunikasi, seperti: ceramah,

diskusi, seminar, dan grup diskusi.

b. Menggunakan Website, media ini memiliki cakupan yang

lebih luas dengan tujuan transparansi kepada pemangku

kepentingan. Pemuatan kebijakan pimpinan untuk

melakukan hubungan yang baik dengan instansi terkait

akan menggerakkan kesadaran semua pihak untuk

memiliki persepsi positif terhadap pelaksanaannya

sehingga dapat mendukung sesuai dengan perannya

masing-masing.


c. Melalui media informasi yang tersedia, seperti papan

pengumuman resmi, majalah dinding, leaflet, booklet,

saluran informasi instansi (radio, pengeras suara gedung),

dan media informasi lainnya.

d. Multimedia, media ini bersifat lebih interaktif yang

bermanfaat memperoleh sebaran yang lebih luas. Hal ini

memungkinkan bagi pegawai untuk memperoleh

gambaran komitmen pimpinan untuk melakukan


lainnya yang terkait.

e. Majalah, merupakan komunikasi secara reguler dalam

bentuk media cetak yang diterbitkan, yang berisi

komitmen pimpinan untuk memiliki hubungan kerja yang

baik dengan instansi pemerintah lainnya yang terkait.

f. Akses ke jaringan. Perwujudan adanya komitmen

pimpinan dan pegawai untuk memiliki hubungan kerja

yang baik dengan instansi pemerintah lainnya antara lain

dengan mudahnya akses yang dilakukan, baik oleh

pegawai maupun pihak luar untuk memeroleh informasi

tertentu.

3. Pemetaan (Mapping)

Setelah terbentuk pemahaman yang utuh, baik di level

pimpinan maupun setiap pegawai struktur organisasi yang

sesuai dengan kebutuhan, maka perlu dilakukan pemetaan

atas keberadaan kebijakan dan prosedur terkait hubungan

kerja yang baik dengan instansi pemerintah terkait. Selain

pemetaan atas keberadaan kebijakan dan prosedur; pada

tahap ini juga dilakukan pemetaan atas penerapan dari

kebijakan dan prosedur tersebut.


Melalui pemetaan ini akan diketahui kondisi yang ada

serta infrastruktur yang perlu dibangun atau diperbaiki (area

of improvement) guna membangun SPIP yang memadai.

Pemetaan merupakan proses untuk melihat kondisi

pengendalian intern yang sudah diimplementasikan dan

berjalan pada instansi pemerintah. Dengan kata lain,

pemetaan adalah upaya untuk memeroleh informasi atau

gambaran mengenai kebijakan yang dimiliki oleh instansi

tersebut dalam menerapkan hubungan kerja dengan instansi

lain serta penerapannya.

Pemetaan dilakukan dengan cara:

a. Melakukan inventarisasi kebijakan dan prosedur baku

atas yang telah ada dan dilaksanakan oleh instansi. Hal

ini dapat dilakukan dengan beberapa cara, antara lain

menggunakan kuesioner, wawancara, dan studi dokumen.

b. Melakukan inventarisasi kebijakan dan prosedur baku

yang seharusnya ada dan dilaksanakan oleh instansi.

c. Memetakan praktik hubungan kerja dengan instansi

pemerintah terkait. Dari hasil pemetaan akan diketahui

hal-hal sebagai berikut:

1) Hubungan kerja dengan instansi pemerintah terkait

telah memiliki peraturan yang melandasinya;

2) Peraturan/kebijakan yang ada tersebut telah sesuai

dengan ketentuan di atasnya;

3) Peraturan/kebijakan yang ada tersebut telah dijabarkan

lebih lanjut ke dalam Standard Operating Procedures

(SOP) atau pedoman untuk dapat melaksanakan

peraturan tersebut;


4) SOP atau pedoman yang dimaksud telah sesuai

dengan peraturan yang ada atau yang akan dibangun;

5) SOP atau pedoman pelaksanaan kegiatan atau bagian

dari kegiatan tersebut telah dilaksanakan/diterapkan.

Dari pemetaan ini diharapkan dapat diperoleh simpulan

mengenai:

a. Kebijakan sehubungan penerapan hubungan kerja yang

baik dengan instansi terkait yang masih perlu dibangun.

b. Gambaran apakah kebijakan yang sudah ada memang

telah sesuai dengan kebutuhan dan apakah kebijakan ini

telah dilaksanakan secara efektif.

c. Gambaran tingkat efektivitas hubungan yang terjalin

dengan instansi lain yang terkait sehingga mekanisme

saling uji tercipta. Juga diidentifikasi penyebab

ketidakefektifan dari kebijakan dan pelaksanaan yang

diterapkan selama ini.

Atas simpulan tersebut, instansi pemerintah dapat

merumuskan rencana tindak yang paling tepat untuk

pembentukan infrastruktur dan internalisasi sub unsur


terkait.

B. Tahap Pelaksanaan

Pada tahap pelaksanaan, proses terdiri dari pembangunan

infrastruktur, internalisasi, serta pengembangan berkelanjutan

1. Pembangunan Infrastruktur (Norming)

Pembuatan kebijakan atas pelaksanaan hubungan kerja

yang baik dengan instansi pemerintah terkait merupakan hal

yang terpenting. Kebijakan dibangun berdasarkan hasil


pemetaan atas kebijakan yang sudah ada dan kebijakan yang

masih perlu dibuat atau diperbaiki. Dalam hal ini, perlu

memertimbangkan kebijakan yang berhubungan dengan:

a. Pengelolaan anggaran;

b. Akuntansi dan perbendaharaan;

c. Pelaporan keuangan dan anggaran;

d. Pengendalian intern; dan

e. Kinerja.

Di samping itu, agar tercipta hubungan kerja yang baik

dengan lingkungan di luar organisasi, termasuk IP lainnya

yang melaksanakan tanggung jawab pengendalian yang

bersifat lintas sektoral, perlu dibuat kebijakan terkait kegiatan

apa saja yang perlu dikoordinasikan dengan IP tersebut.

Hal ini dapat dilakukan dengan cara:

a. Identifikasi unit-unit mana saja dalam IP tersebut yang perlu

melakukan koordinasi dengan IP lainnya sehubungan

dengan: pengelolaan anggaran, akuntansi dan

perbendaharaan, pelaporan dan anggaran, serta

pengendalian intern dan kinerja IP.

b. Identifikasi terhadap program atau kegiatan mana saja

yang tercakup dalam bagian dari lintas sektoral

2. Internalisasi (Forming)

Tahap internalisasi adalah proses untuk mewujudkan

infrastruktur menjadi bagian dari kegiatan operasional sehari-

hari. Perwujudannya dapat tercermin dalam konteks seberapa

jauh proses penyelesaian koordinasi berlangsung dalam

rangka menunjang pengambilan keputusan.


Untuk tujuan internalisasi tersebut, instansi pemerintah

dapat melakukan kegiatan berikut:

a. Melakukan komunikasi atas kebijakan koordinasi yang telah

dibuat oleh pimpinan.

b. Menginformasikan dan mendorong seluruh pegawai

mengenai perlunya koordinasi dengan instansi lainnya. Hal

ini dilakukan dengan mengomunikasikan bahwa unit yang

dipimpinnya seringkali memiliki ketergantungan data dan

informasi dengan IP lainnya yang terkait.

c. Menginformasikan dan mendorong seluruh pegawai

tentang perlunya mengidentifikasi jenis kegiatan yang

memerlukan koordinasi dengan instansi lainnya.

d. Mendorong jajaran pimpinan dan seluruh pegawai untuk

melakukan koordinasi. Hal ini dilakukan antara lain dengan

membuat jadwal kegiatan dan pengorganisasian fasilitas

dan bahan koordinasi dengan instansi pemerintah lainnya

sehubungan dengan koordinasi yang akan dilakukan.

e. Membentuk organisasi yang akan menjadi pelaksana

koordinasi dengan pihak instansi pemerintah lainnya.

3. Pengembangan Berkelanjutan (Performing)

Penyelenggaraan pengendalian intern perlu selalu

dipantau dan dievaluasi secara terus menerus untuk

mengetahui apakah pengendalian intern tersebut telah

terselenggara dengan baik, sesuai dengan yang diharapkan

atau masih memerlukan perbaikan. Pemantauan dibutuhkan

karena lingkungan intern maupun ekstern organisasi selalu

berubah sehingga pengendalian intern pun perlu selalu

disesuaikan dengan perubahan. Dengan demikian, sistem

pengendalian intern akan memerlukan pengembangan yang

berkelanjutan.


Pada tahap awal penerapan SPIP, pemantauan

penerapan SPIP dilaksanakan oleh tim Satuan Tugas

Penerapan SPIP. Pada periode di saat penerapan SPIP telah

berjalan dengan baik, pemantauan menjadi bagian yang

integral dari sistem pengendalian intern.

Berdasarkan hasil pemantauan dan evaluasi, area-area

yang memerlukan perbaikan diidentifikasi dan dijadikan

umpan balik bagi pengembangan dan peningkatan sistem

pengendalian intern lebih lanjut.

Perencanaan dan pelaksanaan koordinasi perlu dipantau

secara periodik untuk mengetahui apakah hasil-hasil

koordinasi telah efektif atau belum sebagaimana yang

diharapkan. Pemantauan ini penting agar dapat dilakukan

perbaikan demi pengembangan yang berkelanjutan.

Pemantauan secara periodik untuk perbaikan, dilakukan

antara lain dengan cara:

a. Memantau kebijakan yang telah ditetapkan apakah masih

perlu pengembangan lebih lanjut.

b. Memantau kesiapan masing-masing unit untuk menyiapkan

data yang perlu dikoordinasikan dengan IP lainnya.

c. Memantau kesiapan jadwal yang dibuat untuk

melaksanakan koordinasi dengan pihak luar.

d. Memantau identifikasi jenis-jenis program yang

memerlukan koordinasi yang telah dibuat oleh masing-

masing unit.

e. Memantau efektivitas pelaksanaan koordinasi untuk melihat

kelemahan yang perlu perbaikan lebih lanjut.


Umpan balik dari hasil pemantauan dan evaluasi dapat

langsung ditindaklanjuti oleh jajaran pimpinan terkait.

Tentunya setiap hambatan atau permasalahan memiliki

penyebab. Jajaran pimpinan dapat menetapkan alternatif solusi

permasalahan sehingga tujuan koordinasi akan tercapai.

C. Tahap Pelaporan

Setelah tahap pelaksanaan selesai, seluruh kegiatan

penyelenggaraan sub unsur perlu didokumentasikan.

Pendokumentasian ini merupakan satu kesatuan (bagian yang

tidak terpisahkan) dari kegiatan pelaporan berkala dan tahunan

penyelenggaraan SPIP. Pendokumentasian dimaksud meliputi:

1. Pelaksanaan kegiatan yang terdiri dari:

a. Kegiatan pemahaman, antara lain seperti kegiatan

sosialisasi (ceramah, diskusi, seminar, rapat kerja, dan

fokus group) mengenai hubungan kerja yang baik dengan

instansi pemerintah terkait.

b. Kegiatan pemetaan keberadaan dan penerapan

infrastruktur, yang antara lain berisi: 1) pemetaan penerapan

pengendalian atas hubungan kerja yang baik dengan

instansi pemerintah terkait, 2) masukan atas rencana tindak

yang tepat untuk menyempurnakan kebijakan dan prosedur

pengendalian yang sudah ada.

c. Kegiatan pembangunan infrastruktur, yang antara lain berisi:

1) kebijakan dan prosedur hubungan kerja yang baik

dengan instansi pemerintah terkait, 2) pedoman

penyusunan hubungan kerja yang baik dengan instansi

pemerintah terkait, 3) persyaratan yang harus dipenuhi oleh

pelaksana hubungan kerja yang baik dengan instansi

pemerintah terkait.


d. Kegiatan internalisasi, yang antara lain berisi: 1) kegiatan

sosialisasi kebijakan dan prosedur hubungan kerja yang

baik dengan instansi pemerintah terkait, 2) kegiatan yang

memastikan bahwa hubungan kerja yang baik dengan

instansi pemerintah terkait telah dilaksanakan.

e. Kegiatan pengembangan berkelanjutan, yang antara lain

berisi: 1) kegiatan pemantauan penerapan kebijakan dan

prosedur hubungan kerja yang baik dengan instansi

pemerintah terkait, 2) masukan bagi pimpinan instansi

pemerintah untuk perbaikan sistem hubungan kerja yang

baik dengan instansi pemerintah terkait.

2. Hambatan kegiatan

Apabila ditemukan hambatan-hambatan dalam pelaksanaan

kegiatan yang menyebabkan tidak tercapainya target/tujuan

kegiatan tersebut, dijelaskan penyebab terjadinya hambatan

tersebut.

3. Saran

Saran diberikan berkaitan dengan adanya hambatan

pelaksanaan kegiatan dan dicarikan saran pemecahan

masalah untuk tidak berulangnya kejadian serupa dan guna

peningkatan pencapaian tujuan. Saran/rekomendasi yang

diberikan agar yang realistis dan benar-benar dapat

dilaksanakan.

4. Tindak lanjut atas saran periode sebelumnya

Disini dilaporkan tindak lanjut yang telah dilakukan atas saran

yang telah diberikan pada kegiatan periode sebelumnya.


Dokumentasi ini merupakan bahan dukungan bagi

penyusunan laporan berkala dan tahunan (penjelasan

penyusunan laporan dapat dilihat pada buku Pedoman Teknis

Umum Penyelenggaraan SPIP). Kegiatan pendokumentasian

menjadi tanggung jawab pelaksana kegiatan yang hasilnya

disampaikan kepada pimpinan instansi pemerintah sebagai

bentuk akuntabilitas, melalui satuan tugas penyelenggaraan

SPIP (Satgas SPIP) di instansi pemerintah yang bersangkutan.


BAB IV

PENUTUP

Dalam rangka menciptakan lingkungan pengendalian yang

kondusif, dalam suatu IP perlu diciptakan hubungan kerja yang baik

dengan IP terkait. Media yang selama ini sudah berjalan pada IP

adalah dengan melakukan rapat koordinasi, rekonsiliasi, dan

musrenbang.

Prinsip yang utama dalam menciptakan hubungan yang baik

dengan IP terkait adalah sinkronisasi dan harmonisasi tujuan,

program dan kegiatan diantara IP, serta adanya komitmen yang

kuat untuk mencapai kesepakatan dan konsensus dalam rangka

mencapai tujuan IP.

Pedoman ini disusun untuk memberikan acuan praktis bagi

pimpinan instansi pemerintah dalam menciptakan dan

melaksanakan sistem pengendalian intern, khususnya pada unsur

lingkungan pengendalian dengan sub unsur ”Hubungan Kerja yang

Baik dengan Instansi Pemerintah Terkait” di lingkungan instansi

yang dipimpinnya.

Hal-hal yang dicakup dalam pedoman teknis ini adalah acuan

mendasar yang berlaku secara umum bagi seluruh instansi

pemerintah yang minimal perlu dipenuhi dalam menerapkan

hubungan kerja yang baik dengan instansi pemerintah terkait, serta

tidak mengatur secara spesifik bagi instansi tertentu. Instansi

pemerintah hendaknya dapat mengembangkan lebih jauh langkah-

langkah yang perlu diambil sesuai dengan kebutuhan organisasi,

dengan tetap mengacu dan tidak bertentangan dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku.


Sesuai dengan perkembangan teori dan praktik-praktik sistem

pengendalian intern, pedoman ini perlu disesuaikan secara terus

menerus.

1.08 hubungan kerja-dengan-instansi-terkait

Government & Nonprofit