1

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Peranan suku cadang sangat penting bagi kondisi kapal untuk

kelancaran pengoperasian suatu kapal. Cara pengadaan serta

penyimpanan dan pemeliharaannya adalah salah satu bagian

terpenting dalam masalah ini. Tanpa penanganan yang baik dan

sistematis dapat mengganggu kelancaran pemeliharaan kapal yang

pada akhirnya berdampak pada jasa pengangkutan.

Dari uraian di atas, maka kurangnya pengaturan yang baik dapat

menimbulkan permasalahan yang dapat menghambat kelancaran

pengoperasian kapal, hambatan tersebut adalah:

1. Penyimpanan suku cadang yang tidak teratur di gudang kamar

mesin.

2. Kurangnya koordinasi kerja yang baik antara pihak kapal dengan

dinas teknik darat.

Untuk mengatasi permasalahan tersebut, maka pihak kapal dalam

hal ini Chief Engineer dan Second Engineer mengadakan pengecekan

ulang setiap bulan untuk mengetahui banyaknya suku cadang yang

tersedia di kamar mesin, untuk dilaporkan kepada pihak perusahaan

atau pemilik kapal.

Pada saat kapal berlayar dari pelabuhan kapal berlayar dari Johor

menuju Gemusut kakap Oil Field Labuan (Malaysia) pada tanggal 05

November 2013, dimana penulis bekerja sebagai Chief Engineer di

atas kapal AHT. EPIC WAJA. Motor induk mengalami kenaikan suhu

gas buang dari normalnya 3500C menjadi 4500C di monitor terus

suhunya cenderung naik dari silinder No. 3 hingga No.5 dan

menimbulkan asap hitam yang sangat tebal. Setelah kapal sampai di

2

lokasi Gumusut Kakap Oil Field, penulis memeriksa tekanan injektor

motor induk kanan silinder No. 1 sampai dengan No. 6 ternyata

kondisi injektor atau pengabut tidak sempurna dan dipasang kembali,

karena kapal tidak memiliki suku cadangnya padahal untuk

mengajukan permintaan membutuhkan waktu yang lama.

Dengan adanya permasalahan di atas dan melihat suku cadang

yang begitu penting akan fungsinya dalam menunjang pengoperasian

kapal, maka makalah ini sengaja penulis angkat dengan judul: Upaya

Penataan Manajemen Suku Cadang untuk Menunjang Pengoperasian AHT. EPIC WAJA.

B. Tujuan dan Manfaat Penulisan

1. Tujuan Penulisan

a. Untuk mengetahui lebih dalam tentang kualitas manajemen

suku cadang.

b. Untuk melakukan perencanaan penyediaan suku cadang

dalam mengantisipasi kerusakan yang berlanjut, sehingga

kegiatan perawatan terhadap mesin di atas kapal dapat

berjalan dengan baik.

2. Manfaat Penulisan

a. Untuk memberikan masukan dan menambah wawasan bagi

pembaca yang berkepentingan dengan kualitas manajemen

suku cadang

b. Guna memahami manajemen pengadaan suku cadang yang

teratur dan berencana sehingga tidak terjadi kekurangan

dalam persediaan suku cadang.

3

C. Ruang Lingkup

Karena luasnya pembahasan masalah pengadaan suku cadang,

maka penulis akan membatasi pembahasan hanya pada Pengelolaan

Suku Cadang di Kapal AHT. EPIC WAJA pada Perusahaan Epic

Industri SDN. BHD di mana penulis bekerja di atas kapal tersebut

sebagai Chief Engineer. Hal ini dapat penulis sertakan crew list pada

lampiran 1.

D. Metode Penelitian

Metode-metode yang digunakan oleh penulis sebagai bahan

penulisan untuk makalah ini adalah :

1. Metode Pengumpulan Data

a. Studi kepustakaan

Dalam rangka memperoleh data dan informasi yang akan

dipergunakan dalam menyusun makalah ini, penulis

mengumpulkan data dari buku-buku, dokumen, majalah serta

bahan-bahan tertulis lainnya yang ada hubungannya dengan

makalah ini.

b. Studi Lapangan

Dalam menyusun makalah ini penulis mengambil data

berdasarkan pengamatan dan pengalaman penulis pada saat

bekerja di atas kapal AHT. EPIC WAJA sebagai Chief

Engineer mulai dari bulan Juli 2013 sampai dengan bulan

Desember 2013 terutama mengenai pengadaan suku cadang.

4

2. Metode Analisis Data

Metode yang digunakan melalui pengamatan penulis secara

langsung selama berada di atas kapal dan kemudian

membandingkannya dengan penyebab-penyebab dari

permasalahan yang ditemui penulis selama pengamatan

berlangsung.

5

BAB II FAKTA DAN PERMASALAHAN

A. Fakta

1. Objek Penelitian

AHT EPIC WAJA merupakan kapal AHT yang berfungsi

sebagai support vessel atau sebagai pendukung di dalam proses

ekplorasi minyak lepas pantai. Sebagai penunjang kelancaran

dalam operasional kapal, Mesin induk telah didesain sedemikan

rupa sesuai dengan fungsinya.

Dalam perawatan mesin induk, Masinis yang bertanggung

jawab harus benar-benar rajin dan teliti dalam mengamati, baik

mesin dalam keadaan jalan maupun tidak jalan. Sering gangguan-

gangguan pada mesin induk terjadi disebabkan kelalaian atau

kurangnya perhatian dalam perawatan. Mesin induk diharapkan

mampu bekerja seoptimal mungkin sesuai dengan tugas dan

fungsinya untuk membantu operasi kapal.

Dalam pengoperasian kapal, pemilik kapal dan pencarter

menuntut agar kapal selalu beroperasi tepat pada waktunya.

Untuk menjamin perawatan mesin induk diperlukan dukungan

manajemen penanganan suku cadang yang baik, khususnya

tersedianya suku cadang yang memadai. Karena dengan sistem

administrasi dan pencatatan suku cadang yang baik dan teratur,

akan membuat perawatan menjadi lancar sehingga

pengoperasian kapal tidak terganggu.

6

2. Fakta Kondisi

Pada waktu kapal berlayar dari Johor menuju Gemusut kakap

Oil Field Labuan (Malaysia) tepatnya tanggal 05 November 2013,

motor induk mengalami kenaikan suhu gas buang dari normalnya

3500C menjadi 4500C di monitor terus suhunya cenderung naik

dari silinder No. 3 hingga No.5 dan menimbulkan asap hitam yang

sangat tebal. Setelah kapal sampai di lokasi Gumusut Kakap Oil

Field, penulis memeriksa tekanan injektor motor induk kanan

silinder No. 1 sampai dengan No. 6 ternyata kondisi injektor atau

pengabut tidak sempurna dan dipasang kembali, karena kapal

tidak memiliki suku cadangnya padahal untuk mengajukan

permintaan membutuhkan waktu yang lama.

Permintaan suku cadang biasanya dilakukan tiga bulan sekali,

dan untuk injektor agak sulit didapatkan karena harus pesan

langsung dari Marker. Pernah dilakukan pemesanan lewat agen di

Singapore tetapi malah terjadi kesalahan tipe injektor, ini tambah

membuat lama pengadaan injektor karena harus dilakukan

pemesanan kembali.

Banyak kendala yang timbul dalam pelaksanaan perawatan-

perawatan rutin yang biasa dilaksanakan terhadap mesin kapal

yang berhubungan dengan suku cadang. Seperi yang terjadi yaitu

kurang lengkapnya suku cadang yang ada di atas kapal. Pihak

kapal telah berulang kali melakukan permintaan baik berkala

maupun darat, pada keadaan darurat dimana suku cadang yang

diminta tidak sesuai dengan jumlah yang diminta. Hal ini

disebabkan karena kurangnya koordinasi yang baik antara pihak

kapal dengan pihak dinas teknik darat, disamping itu juga terjadi

ketidak sesuaian suku cadang baik ukuran maupun jenisnya. Hal

ini dapat mengganggu pengoperasian kerja sama antara pihak

kapal dengan pihak dinas teknik darat yang mempunyai prinsip

7

yang berbeda. Seperti yang terjadi pada saat kapal berlayar dari

Johor menuju Gemusut kakap Oil Field Labuan (Malaysia) tanggal

05 November 2013, yang mana pada saat itu terjadi kerusakan

pada nozzle dan harus dilakukan penggantian, namun suku

cadang untuk nozzle tersebut tidak tersedia di atas kapal.

B. Permasalahan

1. Identifikasi Masalah

Untuk mencapai manajemen suku cadang yang baik guna

menunjang kelancaran pengoperasian kapal AHT. EPIC WAJA,

permasalahannya adalah:

a. Tidak sempurnanya pelaksanaan Planned Maintenance System (PMS)

Khususnya di Kapal AHT. EPIC WAJA kendala utama

tidak berjalannya Planned Maintenance System (PMS) adalah

faktor suku cadang, selain waktu yang sangat terbatas dalam

melakukan perawatan pada waktu kapal dalan keadaan di

sewa, dimana kapal harus selalu siap beroperasi. Dengan

pengadaan suku cadang melalui prosedur yang panjang,

karena untuk suku cadang mesin induk dipesan langsung dari

Marker dengan membutuhkan waktu yang lama. Padahal

sangatlah penting untuk pelaksanaan Planned Maintenance

System (PMS) ini berjalan lancar dalam mencapai kondisi

mesin yang diharapkan dan selalu siap beroperasi serta tidak

sampai terganggu operasi penyewaan kapal. Karena kalau

terganggu atau terlambat atau berhenti beroperasi, pihak

8

penyewa akan melakukan klaim, sehingga mengurangi

pendapatan perusahaan.

Ketelitian Anak Buah Kapal dalam melaksanakan proses

perawatan sangat diperlukan. Anak Buah Kapal sering

melakukan kecerobohan pada waktu melaksanakan

perawatan dan perbaikan terutama dalam penggunaan suku

cadang.

Suku cadang akan mengalami pemborosan apabila

digunakan dengan cara kerja yang kurang teliti sehingga

menyebabkan kerusakan suku cadang sebelum waktunya.

Dalam perawatan untuk menjaga kondisi kapal. Pertama

penyusunan pekerjaan dilakukan oleh suatu tim yang dipimpin

Nakhoda, Mualim I, KKM dan Masinis II. Setiap pekerjaan

yang akan dilakukan harus diseleksi sesuai jadwal perawatan,

sebagian besar kerusakan yang terjadi di atas kapal biasanya

diperbaiki oleh awak kapal. Karena itu catatan apa saja yang

telah diperbaiki. Kapan dan jenis suku cadang apa yang

dipakai, catatan pihak Nakhoda juga mengajukan permohonan

Dock, dengan lampiran catatan jenis pekerjaan yang akan

dilaksanakan pada waktu kapal di atas galangan harus

tercatat dengan rapi.

Permintaan dan pengiriman suku cadang bisanya

dilakukan tiga bulan sekali, tetapi karena kesalahan dalam

mengatur penggunaan, mengakibatkan suku cadang sering

kali habis sebelum waktunya.

b. Sistem administrasi dan penyimpanan suku cadang yang kurang baik

Perawatan terhadap mesin kapal dapat dimonitor dengan

sistem administrasi terutama dalam hal pengecekan

9

persediaan suku cadang. Apabila dalam perawatan tidak

mempunyai sistem administrasi yang baik akan menyulitkan

proses perawatan tersebut.

Sistem adminstrasi yang tidak baik dapat mengganggu

kelancaran proses perawatan di kapal seperti yang di alami

oleh AHT. EPIC WAJA. Proses perawatan sedang

berlangsung dan harus dilaksanakan serta membutuhkan

salah satu suku cadang, ternyata suku cadang tidak

ditemukan. Hal tersebut terjadi karena adanya

ketidaksesuaian antara daftar suku cadang dengan suku

cadang yang tersimpan di gudang, ditambah sistem

penyimpanannya yang tidak teratur sesuai dengan jenis-jenis

mesin.

Penyimpanaan suku cadang untuk persediaan adalah

merupakan sebagian aktifitas perawatan di atas kapal.

Penghentian pekerjaan perawatan yang sedang berjalan

dapat dicegah apabila perangkat suku cadang yang baik dan

lengkap terdapat di atas kapal. Tersedianya suku cadang

yang diperlukan memungkinkan kapal untuk mendapatkan

suku cadang dengan segera dari persediaan yang ada di atas

kapal.

Akan terjadi kesulitan dikemudian hari apabila penerimaan

dan penggunaan suku cadang tidak dicatat dengan benar dan

teliti, serta kemudian tidak dilakukan penyimpanan di gudang

dengan baik. Apabila terjadi penggantian awak kapal dengan

waktu serah terima yang relatif singkat, akan tidak mungkin

untuk melakukan pengecekan secara menyeluruh sehingga

akan membingungkan awak kapal baru apabila terjadi

kerusakan dan mereka membutuhkan suku cadang dengan

segera.

10

Dengan tidak teraturnya penyimpanan suku cadang, akan

sukar bagi para Masinis yang baru naik untuk menentukan

jumlah suku cadang yang sebenarnya yang ada di atas kapal

yang sesuai dengan suku cadang yang ada dicatat divisi/

bagian teknik di darat. Dalam kaitan ini dirasakan pentingnya

data tentang suku cadang yang biasa memberikan informasi

tentang lokasi, nomor seri, pembuat, dan jenis suku cadang

yang sesuai dengan yang aslinya.

c. Suku cadang tidak tersedia dengan lengkap

Dengan perawatan berencana ingin mengendalikan atau

memperlambat tingkat kemerosotan kinerja mesin yang

biasanya dilaksanakan dengan penggunaan dan tersedianya

suku cadang, dan kualitas keterampilan Anak Buah Kapal.

Sebagian besar dari mengetahui bahwa hal ini kedengarannya

lebih mudah daripada keadaan yang sebenarnya.

Jumlah minimum suku cadang adalah jumlah yang

seharusnya 1 (satu) set selalu ada dalam stok untuk menjaga hal-

hal yang mungkin terjadi diluar dugaan atau dengan kata lain

harus tersedia. Dalam Kondisi normal, persediaan suku cadang

tidak boleh di bawah batas minimum.

Batas pesanan adalah saat dimana suku cadang harus

dipesan kembali untuk menghindari persediaan suku cadang

di bawah batas minimum.

Dengan berpedoman pada Biro Klasifikasi Indonesia,

(1978) dalam bukunya yang berjudul Peraturan Klasifikasi dan

konstruksi Kapal Laut, bab 17 tentang suku cadang telah

ditetapkan suku cadang minimum yang harus dibawa oleh

setiap kapal. Untuk itu suku cadang yang harus dibawa

didasarkan atas tiga acuan, yaitu :

11

1) Ketentuan Biro Klasifikasi.

2) Rekomendasi Pembuat Kapal/ Pabrik.

3) Pengalaman Manajer Kapal1

Salah satu cara untuk melaksanakan pengadaan

persediaan suku cadang yaitu dengan cara memiliki kapal

yang sama atau dengan jenis-jenis mesin yang sama dan

persediaan dipusatkan pada suatu tempat, sehingga bila tidak

lengkap akan cepat diketahui. Cara ini berlaku untuk misalnya

torak, kepala silinder, turbo charger, dan lain lain.

Perihal ketersediaan suku cadang merupakan masalah

yang teramat penting di dalam menunjang pengoperasian

permesinan kapal perlu menggunakan suatu sistem sebagai

sarana untuk mengoperasikan semua pekerjaan yang

berhubungan dengan suku cadang.

d. Adanya kesalahan manajemen dan keterlambatan pengiriman suku cadang ke kapal

Komunikasi adalah salah satu faktor yang sangat penting

untuk menunjang keberhasilan sesuai dengan keadaan yang

diharapkan. Mengingat penyediaan suku cadang adalah

persoalan yang tidak dapat ditundatunda (terlebih pada

keadaan mesin rusak), maka untuk penyediaan suku cadang

perlu adanya komunikasi pimpinan kapal dengan pihakpihak

yang ada di kantor pusat maupun cabang terutama

memikirkan bagaimana suku cadang bisa cepat didapat dan

dikirim ke kapal dengan biaya yang semurah mungkin, dengan

tidak mengurangi kualitas suku cadang.

1 Biro Klasifikasi Indonesia, (1978), Peraturan Klasifikasi dan konstruksi Kapal Laut, Jakarta, Kantor Pusat BKI

12

Kelancaran operasional kapal juga sangat tergantung

pada komunikasi antara kapal, Kantor Cabang dan Kantor

Pusat secara terencana dan berkesinambungan. Komunikasi

sangat penting karena beberapa pihak dilibatkan dalam

pembuatan keputusan.

Pada kenyataannya sedikit sekali pemilik kapal

menghitung kebutuhan yang diperlukan sesuai dengan

standar perawatan kapal yang diharuskan. Disini sering terjadi

kesalah pahaman antara pihak kapal dengan pemilik kapal,

pihak perlengkapan dan unit pembelian barang, atau pihak

Bagian Teknik di darat. Standar perawatan yang aktual

sangat dipengaruhi oleh kualitas keterampilan Anak Buah

Kapal. Sedangkan pihak awak kapal sudah merasa banyak

memberikan laporan dan data dari kapal. Pengadaan suku

cadang sebagai bagian perencanaan perawatan juga harus

memperhitungkan biaya dan efektifitas waktu.

Ditambah lagi dengan tidak berpengalamannya atau

kurangnya pengetahuan dibidang teknik dari pihak

perlengkapan dan pihak pembelian barang, dan kurangnya

koordinasi dengan bagian teknik, sehingga sering terjadi

kesalahan pembelian barang.

Seharusnya hal hal seperti di atas tidak terjadi apabila

ada saling pengertian dan kerja sama yang baik antara orang

yang bekerja di darat (bagian teknik) dan dengan orang kapal,

khususnya orang bagian mesin dalam pengadaan suku

cadang.

Oleh sebab itu seluruh Perwira Mesin yang berhubungan

langsung dengan suku cadang, pihak pembelian dan bagian

tehnik di darat harus sadar akan tanggung jawab yang

diberikan kepada dirinya masing-masing, terutama dalam

pengadaan dan pengawasan suku cadang tersebut.

13

e. Manajemen sumber daya manusia yang rendah dan sering terjadinya pergantian ABK

Ketelitian Anak Buah Kapal dalam melaksanakan proses

perawatan sangat diperlukan terutama bekerja menggunakan

sistem perseorangan. Anak Buah Kapal sering melakukan

kecerobohan-kecerobohan pada waktu melaksanakan

perawatan terutama dalam penggunaan suku cadang.

Suku cadang akan mengalami pemborosan apabila

digunakan dengan cara kerja yang tidak teliti sehingga

menyebabkan kerusakan suku cadang sebelum digunakan.

Suku cadang yang ada di kamar mesin cukup banyak

jumlahnya, untuk itu perlu adanya kerja sama yang baik dalam

pengawasan dan pemeliharaan serta mendapatkan perhatian

yang sangat serius dari Masinis Kapal.

Perhatian yang diberikan berupa pengontrolan dan

pengawasan dengan baik, mengingat biaya pengadaan suku

cadang bukan biaya yang murah dan keberadaannya sangat

penting bagi proses perawatan mesin.

Pengawasan serta pengontrolan sangat tergantung oleh

kualitas Sumber Daya Manusia yang ada di kapal. Perwira

Mesin yang sesuai dengan tingkatannya dan bertanggung

jawab terhadap mesinmesin yang menjadi tanggung jawab,

Masinis II yang bertanggung jawab terhadap mesin induk,

selain memelihara dan merawat kesiapan mesin induk, juga

harus selalu mengadakan pemeriksaan akan suku cadang

pengganti dari bagian bagian mesin induk.

Apabila Masinis yang ada tidak berpengalaman atau tidak

bertanggung jawab, maka akan berpengaruh dalam mengatur

keberadaan suku cadang dan penyimpanannya.

14

Seringnya pergantian Awak Kapal juga mengganggu

terlaksananya pengawasan dan pengontrolan suku cadang

secara berkesinambungan oleh Awak Kapal. Karena antara

Awak Kapal yang lama dan yang baru tidak cukup waktu

untuk melakukan pengecekan secara menyeluruh keberadaan

suku cadang, karena singkatnya waktu yang diberikan dalam

serah terima, apalagi biasanya Awak Kapal yang lama tidak

memikirkan lagi tanggung jawab terhadap terlaksananya

perawatan mesin.

Untuk itu perlu adanya tingkat pengawasan dan

pengontrolan suku cadang yang terencana berkesinambungan

dengan baik, serta penataan yang tepat mengenai keberadaan

suku cadang didalam kamar mesin oleh orang-orang yang

berkualitas dan tidak selalu terjadi penggantian orang baru,

yaitu apabila ada penggantian Awak Kapal baru dengan orang

yang sudah pernah di kapal itu atau orang yang pernah di kapal

lain dalam satu perusahaan.

2. Permasalahan Utama

Berdasarkan identifikasi masalah yang penulis uraikan di

atas, di dapat dua pokok permasalahan yang dianggap paling

penting yaitu :

1. Sistem administrasi dan penyimpanan suku cadang yang kurang baik

2. Adanya kesalahan manajemen dan keterlambatan pengiriman suku cadang ke kapal

15

BAB III PEMBAHASAN

A. Landasan Teori

Sebuah kapal jika menginginkan pengoperasian secara lancar,

maka harus ditunjang dengan keterampilan yang memadai dari anak

buah kapal dan tidak kalah pentingnya adalah kelayakan suku cadang

yang dimiliki di atas kapal. Jika suku cadang di atas kapal tidak

ditangani secara benar, maka hal tersebut akan mengganggu

pengoperasian kapal, jika sewaktu-waktu terjadi kerusakan dan tidak

bisa diperbaiki melainkan harus melakukan penggantian suku cadang.

Adapun berbagai hal yang dapat meningkatkan penanganan suku

cadang demi menjaga kelancaran operasional kapal, antara lain :

1. Perencanaan yang baik dalam pengaturan suku cadang

2. Memperbaiki sistem administrasi suku cadang di kapal

3. Sumber Daya Manusia yang terampil akan bisa diperoleh dengan

proses penerimaan Awak Kapal dengan baik yaitu dengan

menerapkan seleksi yang baik.

4. Komputerisasi suku cadang yang berjalan dengan baik

5. Perencanaan dan pengambilan keputusan pengadaan suku

cadang harus lebih mengikut sertakan semua pihak terkait.

6. Sumber Daya Manusia dan penempatan orang-orang pada tempat

yang sesuai dengan kemampuannya.

7. Komunikasi dan jalan panjang dalam pengadaan suku cadang

harus dibuat lebih efektif dan efisien.

16

B. Analisis Penyebab Masalah

1. Sistem administrasi dan penyimpanan suku cadang yang kurang baik

Penyebabnya adalah :

a. Sistem administrasi suku cadang di atas kapal kurang memadai

Sistem Administrasi yang ada di kapal sangat sederhana

dan masih banyak sekali hal-hal yang perlu ada catatan, tetapi

tidak dilakukan. Ditambah beberapa buku daftar suku cadang

yang hilang sehingga menyulitkan pengontrolan.

Hal-hal lain dalam sistem administrasi di kapal yang

kurang baik diantaranya adalah:

1) Kurang optimalnya jalur informasi dari rangkaian prosedur

perencanaan pengadaan suku cadang yang terintegrasi

secara sistemik.

2) Tidak adanya indeks daftar suku cadang misalnya dengan

penomoran atau urut sesui huruf abjad, dan diletakkan

pada pintu atau tempat yang mudah di baca.

3) Pengelompokan jenis suku cadang yang kurang teratur,

juga tidak adanya tanda misalnya penomoran pada

masing-masing kotak suku1 cadang, dan kadang

dicampurnya suku cadang dari beberapa mesin dalam

satu kotak.

4) Ruangan untuk suku cadang yang kurang memadai yang

menyulitkan pencarian dan pengambilan suku cadang dan

juga kurangnya ventilasi. Hal ini membuat awak kapal

terkadang malas melakukan pengecekan dengan teliti.

17

b. Kualitas sumber daya manusia masih rendah

Sumber Daya Manusia yang masih rendah kualitasnya

dan seringnya penggantian Awak Kapal baru sehinggga

belum dapat melaksanakan sistem administrasi suku cadang

yang sudah ada dengan sempurna dan berkesinambungan.

Pengawasan serta pengontrolan dalam pelaksanaan

sistem administrasi pengadaan suku cadang sangat

tergantung oleh kualitas sumber daya manusia yang ada di

kapal. Perwira mesin yang sesuai dengan tingkatannya dan

bertanggung jawab terhadap mesin induk. Selain memelihara

dan merawat kesiapan mesin induk, Masinis juga harus selalu

mengadakan pemeriksaan akan suku cadang pengganti dari

bagian-bagian mesin induk. Apabila Masinis yang tidak

berpengalaman atau tidak bertanggung jawab, maka akan

berpengaruh dalam mengatur keberadaan suku cadang dan

penyimpanannya.

2. Adanya kesalahan manajemen dan keterlambatan pengiriman suku cadang ke kapal

Penyebabnya adalah :

a. Kurangnya koordinasi eksternal dalam permintaan suku

cadang

Permintaan suku cadang di Perusahaan Epic Industri

biasanya dilaksanakan dalam tiga bulan sekali. Pihak-pihak

yang berhubungan dengan pengadaan suku cadang ini yaitu

pihak kapal, agen atau kantor cabang, bagian perlengkapan

dan pembelian barang, butuh konsultasi bagian teknik. Untuk

18

suku cadang dengan harga yang mahal melebihi batas harga

yang ditentukan memerlukan persetujuan dari Manajer Epic

Industri, atau kalau lebih mahal lagi memerlukan persetujuan

Direktur Utama atau melalui rapat terbatas, baru kemudian

dilakukan pemesanan. Pemesanan barang biasanya dipesan

dari tempat pembuat mesin yang jauh, baru dikirim lewat Agen

atau Kantor Cabang sebelum ke kapal. Ini adalah Prosedur

yang berlaku di perusahaan.

b. Kurangnya koordinasi internal dalam permintaan suku cadang

Dalam hal pengadaan suku cadang, sebelum melakukan

permintaan akan suku cadang kepada pihak perusahaan,

tentu harus diadakan pengambilan keputusan yang

melibatkan pihak-pihak yang ada di atas kapal, agar

pengadaan suku cadang di atas kapal tidak mengalami

kekeliruan.

Kurangnya mengikutsertakan semua pihak dalam

pengambilan keputusan ketika melakukan pengadaan suku

cadang kepada tingkatan yang lebih rendah, termasuk pihak

yang ada di kapal dalam hal ini Nakhoda, KKM dan Chief

Officer tentu akan menyebabkan pengadaan suku cadang

menjadi kurang terlaksana dengan baik. Misalnya suku

cadang yang dikirim tidak sesuai dengan yang dibutuhkan dan

lain sebagainya.

19

C. Analisis Pemecahan Masalah

1. Sistem Administrasi dan Penyimpanan Suku Cadang yang kurang baik

Pemecahannya adalah :

a. Perencanaan yang baik dalam pengaturan suku cadang

Segala sesuatu akan berjalan dengan baik apabila

direncanakan dengan baik, termasuk pengaturan suku

cadang. Dalam hal suku cadang yang perlu direncanakan

adalah bagaimana agar suku cadang selalu tersedia sewaktu-

waktu dibutuhkan.

Yang perlu diperhatikan dalam merencanakan kebutuhan

suku cadang antara lain :

1) Jumlah suku cadang dan jangka waktu berapa lama

biasanya dibutuhkan untuk pemakaian, kemudian dalam

jangka waktu berapa lama sebelumnya harus dilakukan

permintaan.

2) Perencanaan dalam hal pembukuan, catatan pemakaian

dan penerimaan suku cadang yang benar dan harus

mudah dalam hal pengontrolan, seperti dibutuhkan

adanya penomoron, pengelompokan jenis suku cadang

dan lain sebagainya.

3) Dalam hal penyimpanan harus direncanakan agar mudah

dalam hal pencarian seperti penataan yang rapi,

dikelompokkan menurut jenis suku cadang, diberikan label

dan penomoran pada kotak penyimpanan.

20

b. Perbaikan sistem administrasi suku cadang di kapal

Sistem administrasi yang baik akan memudahkan

pengontrolan dan mengurangi kesalahan yang akan terjadi,

sehingga akan dapat memudahkan dalam pencarian dan

dapat dengan mudah menemukan apabila terjadi kesalahan.

Menurut Dr. Ir. Rachmat. K. Bachrun dalam buku

Maintenance Manajemen, dikatakan bahwa pengontrolan

suku cadang jauh lebih sulit dilaksanakan dibandingkan

pengontrolan material.2

Beberapa peralatan dasar untuk mengontrol adalah

catatan yang baik dari peralatan seperti mesin perkakas, dan

fasilitas serta historical record system dari reparasi perawatan

yang dapat memperkirakan jenis dan jumlah suku cadang

yang digunakan.

Pembentukan divisi khusus untuk menentukan daftar suku

cadang untuk kontrol pengadaan dan persediaan suku cadang

sangat berguna. Personal bengkel dan pengawas perawatan

bersama sama harus menganalisa apa dan berapa banyak

suku cadang yang harus disimpan.

Perihal suku cadang merupakan hal yang teramat penting

dalam menunjang pengoperasian kapal sehingga untuk

menata semua suku cadang di atas kapal perlu menggunakan

suatu sistem sebagai sarana untuk mengoperasikan semua

pekerjaan yang berhubungan dengan suku cadang. Suku

cadang bekas pakai yang tidak rusak perlu disimpan untuk

keperluan keadaan darurat. Mengontrol suku cadang perlu

sistem yang terbaik.

2 Bachrun, Rachmat K, (1993), Maintenance Manajemen, Jakarta, Loka Datamas Indah

21

Diantara sistem yang yang bisa dipakai menurut

Goenawan Danuasmoro dalam bukunya Manajemen

Perawatan adalah Sistem Menggunakan Berkas Map.3

1) Sistem menggunakan berkas map

Adapun bagian dari sistem ini adalah :

a) Buku buku suku cadang dengan daftar lengkap.

b) Indeks utama, indeks perlengkapan, keluar / masuk

suku cadang yang dikirim ke darat, tambahan atau

perbaikan dalam suku cadang.

c) Label label untuk suku cadang.

Daftar suku cadang dapat berupa laporan bulanan

agar mengetahui keadaan persediaan atau jumlah dari

masing-masing suku cadang yang akan sangat berguna

apabila hendak menggunakan suku cadang dari bagian-

bagian mesin yang rusak atau suku cadang dari bagian-

bagian yang perlu diganti. Melalui daftar tersebut akan

mempermudah pengambilan suku cadang, maka tempat

dari suku cadang harus dicatat, karena mencatat letak

suku cadang adalah sebagai bagian dari penataan dan

perawatan.

2) Pencatatan suku cadang

Adapun caranya adalah sebagai berikut :

a) Membuat susunan daftar nama mesin menurut abjad

dan nomor kotaknya diletakkan dekat pintu masuk.

b) Semua kotak suku cadang diberi nomor dan kuncinya

diletakkan pada suatu tempat yang dibuat khusus

dekat susunan daftar nama-nama mesin.

3 Goenawan Danuasmoro, (2003), Manajemen Perawatan, Yayasan Bina Citra Samudra.

22

c) Setiap kotak suku cadang disusun pada raknya sesuai

dengan pengelompokannya, misalnya pompa

generator, ketel bantu, dan lain-lain.

d) Setiap kotak suku cadang harus berisi daftar nama

nama suku cadang, nomor suku cadang dan

jumlahnya.

e) Setiap pengambilan dan penambahan suku cadang

harus dicatat pada daftar suku cadang yang ada

didalam masing-masing kotak suku cadang.

f) Ruangan suku cadang harus mempunyai peranginan

yang cukup baik, lampu penerangan yang cukup

terang dan selalu harus dalam keadaan teratur dan

bersih.

Dengan adanya penataan suku cadang yang teratur

dan rapih, maka akan mempermudah dalam pengecekan

setiap saat jumlah suku cadang yang ada. Selain itu

penerapan sistem manajemen yang baik dalam

pelaksanaan pengadaan suku cadang juga sangat

diperlukan.

Penjadwalan fasilitas akan berubah sesuai dengan

tipe sistem perawatan. Beberapa sistem tersebut terdiri

dari: buku-buku perawatan, kartu-kartu kerja serta papan

perencanaan.

Untuk setiap penyusunan kartu kerja dibedakan

dengan beberapa warna untuk menunjukkan tipe

pekerjaan, tanggung jawab prioritas pekerjaan yang harus

dilakukan. Sistem ini disusun sebagai kalender, sehingga

menghasilkan suatu fasilitas yang fleksibel. Untuk

perencanaan jangka pendek maupun jangka panjang,

sistem ini dapat juga membuat pekerjaan mana yang perlu

didahulukan karena terjadi keausan atau kerusakan yang

23

mendadak. Bagaimanapun juga pendapat yang baik,

pengalaman, dan penekanan biaya, merupakan kunci

pengontrolan yang baik.

c. Memberikan pelatihan dan familiarisasi kepada ABK di atas

kapal

Rendahnya kualitas Sumber Daya Manusia di atas kapal

merupakan permasalahan yang harus segera diatasi agar

operasional kapal tidak terganggu. Untuk itu harus dilakukan

pelatihan kepada seluruh ABK di atas kapal. Pelatihan kepada

ABK dapat dilakukan di atas kapal maupun dengan cara

mengirim ABK ke lembaga-lembaga pendidikan di darat agar

ABK memiliki keterampilan yang memadai khususnya

keterampilan dalam penanganan suku cadang yang baik di atas

kapal.

Selain memberikan pelatihan kepada ABK juga harus

dilakukan familiarisasi khususnya kepada ABK baru agar ABK

baru mengetahui bagian-bagian kapal khususnya untuk

menangani sistem administrasi suku cadang agar administrasi

suku cadang di atas kapal dapat tertata dengan rapi.

2. Adanya kesalahan dan keterlambatan pengiriman suku cadang

ke kapal Pemecahannya adalah :

a. Meningkatkan koordinasi eksternal dalam pengadaan suku

cadang

Komunikasi yang tidak tepat dan salah, menyebabkan

prestasi kerja yang buruk. Menurut Murti Sumarni dan John

Soeprihanto dalam bukunya Pengantar Bisnis, Komunikasi

24

merupakan kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam

perencanaan pengadaan suku cadang, mengingat faktor waktu

dan anggaran yang besar maka perlu suatu komunikasi yang

efektif baik berupa :

1) Komunikasi kebawah (Downward Communication) yaitu

komunikasi pimpinan kepada bawahan, berupa petunjuk.

2) Komunikasi keatas (Upward Communication) yaitu

komunikasi kepada atasan dari bawahan, berupa laporan

keluhan atau saran.

3) Komunikasi horizontal (Horizontal Communication) yaitu

komunikai sesama awak.

Dengan demikian setiap pihak harus dapat menempatkan

posisinya masing-masing sesuai fungsinya dan birokrasi yang

panjang dalam pengadaan suku cadang harus dapat di potong

yaitu salah satunya dengan cara menerapkan sistem

Manajemen Desentralisasi, terlebih lagi sistem ini cocok untuk

kapal-kapal yang berada diluar jangkauan staf darat dalam

waktu yang lama.

b. Meningkatkan koordinasi internal dalam pengadaan suku cadang

Keputusan dapat diambil tanpa melibatkan tingkatan yang

lebih, sehingga waktu dapat dimanfaatkan dan lebih efisien,

adanya pembagian tanggung jawab dan wewenang meskipun

tetap tidak terlepas dari pengontrolan terpusat. Hal ini tanpa

disadari merupakan training bagi pihak-pihak tersebut

Nahkoda dan Kepala Kamar Mesin agar ikut membuat

keputusan yang dianggap perlu agar operasi kapal efisien,

misalnya mengatur transaksi, baik pembelian maupun

penerimaan.

25

Goenawan Danuasmoro mengatakan dalam bukunya

Manajemen Perawatan dalam sistem ini yaitu Sistem

Desentralisasi mengikut sertakan Perwira di kapal dalam

mengatur transaksi, baik pembelian maupun penerimaan

barang, dan dokumen-dokumen melalui penggunaan file

pesanan dan file pengontrolan suku cadang. Sistem ini cocok

untuk kapal yang berada diluar jangkauan fasilitas staf darat

untuk waktu yang lama.

Jadi Perwira di kapal bisa langsung melakukan pembelian

suku cadang, atau bisa langsung berhubungan dengan agen

penjualan suku cadang dan melakukan transaksi sendiri. Disini

sudah langsung memotong jalur birokrasi yang panjang yang

dilalui dalam pengadaan suku cadang.

Staf di darat hanya melakukan nasehat-nasehat dan

petunjuk apa yang harus dilakukan pihak kapal dalam

melaksanakan pengadaan suku cadang dan transaksinya,

sementara Perwira di kapal menyampaikan laporan serta

keluhan dan saran-saran kepada staf didarat.

26

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan

Dari penjelasan pada BAB I sampai BAB IV, penulis menguraikan

di dalam beberapa hal yang berkaitan dengan pengadaan suku

cadang di atas kapal AHT. EPIC WAJA pada perusahaan Epic Industri

maka penulis mengambil beberapa kesimpulan sebagai berikut :

1. Sistem administrasi dan penyimpanan suku cadang yang kurang

baik disebabkan oleh kurang memadainya sistem administrasi dan

pengaturan suku cadang di atas kapal sehingga menimbulkan

kesulitan dalam pengontrolan suku cadang.

2. Kualitas sumber daya manusia yang rendah akan berpengaruh

terhadap pelaksanaan sistem administrasi pengadaan suku

cadang di atas kapal.

3. Adanya kesalahan manajemen dan keterlambatan pengiriman

suku cadang ke kapal disebabkan karena kurangnya koordinasi

eksternal dalam permintaan suku cadang.

4. Kurangnya koordinasi internal dalam permintaan suku cadang

disebabkan karena tidak diikutsertakannya semua pihak dalam

pengambilan keputusan ketika melakukan pengadaan suku

cadang sehingga suku cadang yang dikirim tidak sesuai dengan

yang dibutuhkan.

27

B. Saran

Dari kesimpulan di atas, maka penulis mencoba memberikan

saran-saran sebagai berikut :

1. Disarankan agar pihak kapal melakukan perencanaan yang baik

dan perbaikan sistem administrasi suku cadang di atas kapal

sehingga akan memudahkan pengontrolan serta suku cadang

akan tersedia pada saat dibutuhkan.

2. Sebaiknya dilakukan familiarisasi melalui pelatihan di lembaga-

lembaga yang ada di darat sehingga ABK memiliki keterampilan

khususnya dalam penanganan suku cadang yang baik di atas

kapal.

3. Disarankan agar semua pihak bekerja sama dalam meningkatkan

koordinasi ekternal dalam pengadaan suku cadang melalui

komunikasi yang baik dan penempatan posisi sesuai dengan

fungsinya.

4. Disarankan agar dilakukan peningkatan koordinasi internal dalam

pengadaan suku cadang melalui pengikutsertaan semua pihak

dalam pembuatan keputusan pengadaan suku cadang.

28

DAFTAR PUSTAKA Bachrun, Rachmat K, (1993), Maintenance Manajemen, Jakarta, Loka

Datamas Indah .

Biro Klasifikasi Indonesia, (1978), Peraturan Klasifikasi dan konstruksi Kapal Laut, Jakarta, Kantor Pusat BKI .

Goenawan Danuasmoro, (2003), Manajemen Perawatan, Yayasan Bina Citra Samudra.

Herjanto, Eddy. Manajemen Produksi dan Operasi, Jakarta, Grasindo .

Soeharto, (1991), Manajemen Perawatan Mesin, Jakarta, Rineka Cipta.

R. Moedjiman SH (2007), Pedoman Penulisan Makalah Profesi Kepelautan.

Soeprihanto, John, & Sumarni, Murti, (1995), Pengantar Bisnis, Yogjakarta, Liberty.

B. Permasalahan1. Identifikasi Masalaha. Tidak sempurnanya pelaksanaan Planned Maintenance System (PMS)b. Sistem administrasi dan penyimpanan suku cadang yang kurang baikc. Suku cadang tidak tersedia dengan lengkapd. Adanya kesalahan manajemen dan keterlambatan pengiriman suku cadang ke kapale. Manajemen sumber daya manusia yang rendah dan sering terjadinya pergantian ABKBAB III1. Sistem administrasi dan penyimpanan suku cadang yang kurang baikA. KesimpulanB. Saran

DAFTAR PUSTAKA