Standard Operating ProcedurePengendalian Dokumen dan Rekaman

Fakultas Ekonomi Dan BisnisProgram Doktor Manajemen Kampus Jakarta

Universitas BrawijayaMalang2017

LEMBAR IDENTIFIKASI

UNIVERSITAS BRAWIJAYAUN10/F02/11/31/HK.01.02.a/053 Mei 2017

Pengendalian Dokumen dan Rekaman

1

Halaman i dari 3

Pengendalian Dokumen dan Rekaman

i

DAFTAR ISI

LEMBAR IDENTIFIKASI............................................................................................i

ii

ProsesPenanggungjawab

TanggalNama Jabatan Tandatanga

n1. Perumusan Prof. Dr. Margono

Setiawan, SE, SUKPS 8-11-2017

2. Pemeriksaan Dr. Sudjatno, SE, MS

UJM 8-11-2017

3. Persetujuan Dr. Sumiati, SE, MSi

Kajur 10-11-2017

4. Penetapan Drs Nurkholis, M.Buss., Ak.,

Ph.D.

Dekan 12-11-2017

5. Pengendalian Dr. Sudjatno, SE, MS

UJM

DAFTAR ISI..................................................................................................................iiA. Tujuan...................................................................................................................1B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait......................................................1C. Standar Mutu yang Terkait...........................................................................1D. Istilah dan Definisi...........................................................................................1E. Urutan Prosedur................................................................................................1F. Bagan Alir............................................................................................................2G. Referensi.............................................................................................................3

iii

A.TujuanMenetapkan dan memelihara sistem pengendalian semua dokumen mutu yang berhubungan dengan sistem mutu organisasi sehingga dapat memastikan semua dokumen mutu terkait telah dikaji dan disetujui secara memadai serta untuk menjaga semua dokumen agar terpelihara dengan baik.

B. Ruang Lingkup dan Unit yang TerkaitPengendalian Dokumen dan Rekaman mencakup dokumen yang harus ada pada pada proses bisnis, seperti Manual Mutu (MM), Standard Operating Procedure, Tinjauan Manajemen, Struktur Organisasi, Job Description (Deskripsi Pekerjaan), Spesifikasi Produk dan semua dokumen standar yang berkaitan dengan mutu

C. Standar Mutu yang Terkait Standar mutu pada Standar Operating Procedure mengacu kepada Standar Mutu UB, Standar Nasional Indonesia (SNI,) Sistem Manajemen Mutu (SMM), Persyaratan ISO 9001:2008.

D.Istilah dan DefinisiPengendalian dokumen merupakan sistem perbaikan secara terus menerus tentang dokumen akademik. Manual prosedur ini menyangkut koreksi atas proses pelayanan akademik.

E. Urutan Prosedur1. Bagian administrasi akademik mengajukan revisi dokumen mutu.2. Sekretaris Unit Jaminan Mutu memeriksa revisi dokumen mutu.3. Sekretaris Unit Jaminan Mutu menerbitkan dokumen mutu yang

telah direvisi (Standard Mutu, Manual Mutu, Manual Prosedur, Renstra, Tinjauan Manajemen, dll).

4. Ketua Unit Jaminan Mutu mengajukan dokumen perbaikan kepada KPS.

1

5. Ketua Program Studi memberikan persetujuan.6. Sekretaris UJM memberi tanda kadaluarsa pada dokumen yang

tidak terpakai.7. Bagian administrasi akademik melakukan sosialisasi.

F. Bagan AlirPROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

Unit Pelayanan

Adm. Akademik

Sekretaris UJM Ketua UJM

Ketua Program

Studi

2

Mulai

Mengajukan revisi

dokumen. Melakukan revisi

dokumen dan

rekaman.Menerbitkan dokumen mutu yang telah direvisi.

Mengajukan dokumen perbaikan

kepada Ketua

Program Studi.

Memberikan

persetujuan

Manual Mutu, Standard Operating Prosedure, Tinjauan Manajemen, dll.

Ya

Tidak

Melakukan sosialisasi.

Memberi tanda

kadaluarsa pada

dokumen yang tidak terpakai.

Selesai

Peng

ajua

n

1 ha

ri

Perb

aika

n

1 m

ingg

u

3

Pers

etuj

uan

1 ha

ri

Sosia

lisas

i

1 m

ingg

u

4

G. ReferensiManual Mutu

5