konsepsi.orgkonsepsi.org/wp-content/uploads/2018/07/sop-final-edit.doc · web viewkas kecil adalah...

KONSEPSIKonsorsium Untuk Studi dan Pengembangan PartisipasiConsortiums for Study and Development of Participations

STANDARD OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)PERKUMPULAN KONSEPSI

JENIS SOP

1. SOP Pengelolaan Keuangan 2. SOP Penggajian3. SOP Pengajuan dan Pertanggungjawaban Uang Muka

Kegiatan Program 4. SOP Pengajuan dan Pelaporan Biaya Perjalanan 5. SOP Pengelolaan Aset6. SOP Hari Kerja, Jam Kerja dan Hari Libur7. SOP Surat Menyurat8. SOP Pengelolaan Data/ Dokumen9. SOP Pengadaan Barang dan Jasa10. SOP Karyawan KONSEPSI Menjadi Nara Sumber/

Fasilitator, Moderator dan Panitia di Lembaga External dan Internal

11. SOP Perlindungan Hak Anak pada Situasi BencanaNo.: 01/SOP/ KONSEPSI/IX/e/ 2017

Terbit:

01-10-2017

SOP Lembaga

Dipersiapkan Oleh Dibahas Dalam Rapat Lembaga Pada Tanggal:

Disahkan Oleh:

Tim Penyusun

25 Juli 2016

Moh. Taqiuddin

Tembusan; disampaikan kepada:1. Badan Pengawas KONSEPSI2. Anggota Perkumpulan KONSEPSI3. Seluruh Karyawan KONSEPSI untuk dilaksanakan

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 1

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PERKUMPULAN KONSEPSI

A. RUJUKAN1. Anggran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Perkumpulan KONSEPSI2. Hasil Rapat Umum Anggota (RUA) Perkumpulan KONSEPSI Tahun 2011.

B. PENGERTIAN UMUM 1. Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi kerja

tertulis yang dibakukan (terdokumentasi) memuat langkah-langkah pelaksanaan sebuah pekerjaan bagaimana mengerjakannya, kapan harus dilakukan, di mana dan oleh siapa.

2. Standar Operasional Prosedur merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja KONSEPSI berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

C. TUJUAN1. Sebagai pedoman bagi Karyawan KONSEPSI dalam melaksanakan

pekerjaan rutin.2. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari setiap

Karyawan KONSEPSI 3. Menjaga konsistensi dan tingkat kinerja Karyawan KONSEPSI bekerja

dalam tim atau unit kerja dalam organisasi.4. Melindungi organisasi/ unit kerja dan Karyawan dari kesalahan

administrasi.5. Untuk menghindari kegagalan/ kesalahan, keraguan, duplikasi, dan

inefisiensi.

D. MANFAAT1. Sebagai standar/ cara bagi Karyawan dalam penyelesaian sebuah

pekerjaan. 2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh

seorang pegawai/ Karyawan dalam melaksanakan tugas.3. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelaksanaan tugas dan tanggung

jawab indvidual pegawai/ Karyawan dan organisasi secara keseluruhan. 4. Membantu Karyawan menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung pada

intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan pekerjaan sehari- hari.

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 2

5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas Karyawan.6. Menciptakan ukuran standar kerja bagi Karyawan melalui cara-cara

konkrit dalam memperbaiki kinerja dan membantu mengevaluasi terhadap hasil pekerjaan yang telah dilakukan.

7. Memastikan pelaksanaan tugas pengelolaan organisasi dalam berbagai situasi.

8. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai/ Karyawan dalam melaksanakan tugasnya.

9. Memberikan informasi dalam upaya peningkatan kompetensi pegawai/ Karyawan.

10. Memberikan informasi mengenai beban tugas seorang pegawai/ Karyawan dalam melaksanakan tugasnya.

E. JENIS-JENIS SOP KONSEPSI

Standar Operasional Prosedur KONSEPSI yang disiapkan saat ini berjumlah sepuluh jenis terdiri dari:

1. SOP Pengelolaan Keuangan2. SOP Penggajian Karyawan3. SOP Pengajuan dan Pelaporan Uang Muka Kegiatan Program4. SOP Pengajuan dan Pelaporan Biaya Perjalanan5. SOP Pengelolaan Aset6. SOP Hari Kerja, Jam Kerja dan Hari Libur7. SOP Mekanisme dan Alur Surat Menyurat8. SOP Pengelolaan Data/ Informasi9. SOP Pengadaan barang dan Jasa10. SOP Karyawan KONSEPSI Menjadi Nara Sumber/ Fasilitator, Moderator

dan Panitia di Lembaga External dan Internal11. SOP Perlindungan Hak Anak pada Situasi Bencana

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 3

F. LAMPIRAN-LAMPIRAN:

Lampiran 1: Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengelolaan Keungan Perkumpulan KONSEPSI

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN KEUANGAN KONSEPSI

Dibuat olehTim Penyusunan SOP KONSEPSI

Direvisi oleh Karyawan KONSEPSI

Tanggal Pembuatan

25-07- 2016 Disetujui oleh Direktur KONSEPSI

Review Terakhir

21-09- 2017 Mulai Berlaku 1 Oktober 2017

Tujuan : Menjamin proses pengelolaan keuangan KONSEPSI agar dapat berjalan dengan baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Ruang Lingkup : Berlaku untuk semua proses pengelolaan keuangan baik penerimaan dan pengeluaran KONSEPSI.

Pengertian : a. KAS KECIL adalah kas yang dibentuk dalam rangka menampung biaya operasional kantor/ kelembagaan perbulan yang besarnya ditentukan pada setiap awal bulan, dikelola oleh bendahara/ kasir lembaga dan disimpan dalam cash box/ rekening khusus.

b. KAS PROGRAM adalah kas yang dibentuk dalam rangka menampung biaya kegiatan program perbulan yang besarnya berdasarkan kegiatan setiap program perbulan, dikelola oleh Finance Program dan disimpan dalam cash box/ rekening khusus.

c. DANA BANK adalah dana perkumpulan yang disimpan di bank, yang berasal dari transfer dana program oleh donor atau penerimaan lainnya dan/atau setoran kas tunai ke rekening bank.

d. REKENING adalah rekening Perkumpulan KONSEPSI, dapat terdiri dari satu rekening atau lebih dan berada pada bank yang berbeda atas persetujuan Direktur.

e. PENERIMAAN adalah setiap penerimaan yang masuk ke perkumpulan KONSEPSI baik dalam bentuk dana (uang) atau dalam bentuk barang yang dapat dinilai dengan uang

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 4

atau penerimaan lainnya yang halal.f. PENGELUARAN adalah setiap pengeluaran baik yang

berasal dari kas kecil, kas program maupun bank yang dipergunakan untuk pelaksanaan program, biaya operasional kantor, gaji Karyawan/ staf, dan pengeluaran lainya berdasarkan ketentuan yang berlaku pada perkumpulan KONSEPSI.

Rujukan : a. Anggran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga perkumpulan KONSEPSI

b. Hasil Rapat Umum Anggota (RUA) Perkumpulan KONSEPSI

Standar Prosedur : a. Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus menggunakan mekanisme yang diatur dalam aturan perkumpulan

b. Penyusun prosedur dan pemeriksa prosedur bertanggung jawab untuk memastikan :- Semua Karyawan yang terlibat dalam prosedur ini

mengerti dan memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini.

- Semua Karyawan yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan tanggungjawab.

c. Monitoring dan evaluasi kegiatan dalam prosedur ini merujuk pada aturan perkumpulan.

Ketentuan Umum a. Dalam sistem administrasi keuangan pekumpulan KONSEPSI, dikenal adanya 2 (dua) jenis kas yaitu kas kecil dan kas program.

b. Rekening Bank Perkumpulan KONSESPI terdiri dari 3 (tiga) jenis yaitu Rekening Induk, Rekening Khusus Kas Kecil dan Rekening Khusus Program, dapat dibentuk pada bank yang sama atau pada bank yang berbeda atas persetujuan Direktur.

c. Penarikan uang dari Rekening Induk hanya dilakukan 1 (satu) kali pada setiap bulan, sejumlah biaya kegiatan seluruh program dan biaya umum kantor per bulan yang disepakati dalam rapat lembaga, dilakukan oleh Bendahara dan atas persetujuan Direktur

d. Pengeluaran uang dari kas kecil dilakukan oleh Bendahara atas persetujuan Wakil Direktur Umum dan Keuangan.

e. Pengeluaran uang dari kas program dilakukan oleh Finance Program atas persetujuan Wakil Direktur Program.

f. Otoritas keuangan Perkumpulan KONSEPSI berada pada

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 5

Direktur, Wakil Direktur Umum dan Keuangan, Wakil Direktur Program Bendahara dan Finance Program.

g. Bukti-bukti keuangan perkumpulan terdiri dari :1. Rekening Koran2. Cek3. Bukti jurnal (BJ).4. Kerangka Acuan dan Rincian Anggaran kegiatan5. Kwitansi pengeluaran uang muka6. Kwitansi pertanggungjawaban uang muka (PJUM)7. Kwitansi pengeluaran Kas Kecil8. Rekapitulasi pengeluaran Kas Kecil9. Rekapitulasi biaya/ voucher perjalanan10. Kwitansi eksternal11. Rekonsiliasi Bank

h. Laporan keuangan perkumpulan terdiri dari:1. Laporan bulanan2. Laporan tiga bulanan (triwulan)3. Laporan tengah tahunan (semester)4. Laporan tahunan

Pembentukan Kas Kecil dan Kas Program

a. Dalam pertemuan lembaga di setiap akhir bulan, Wakil Direktur Umum dan Keuangan, Wakil Direktur Program, Manajer Program, Bendahara, Finance Program dan Kepala Kantor melakukan perhitungan dan menyepakati jumlah anggaran kas kecil dan kas program yang dihitung berdasarkan kebutuhan biaya umum kantor dan biaya kegiatan seluruh program untuk bulan berikutnya.

b. Berdasarkan perhitungan tersebut, dengan sepengetahuan Wakil Direktur Umum & Keuangan dan Wakil Direktur Program, Bendahara mengajukan usulan penarikan bank (rekning induk) untuk pembentukan kas kecil dan kas program kepada Direktur.

c. Dana kas kecil disimpan pada rekening khusus kas kecil/ cash box yang di pegang oleh bendahara di bawah pengawasan Wakil Direktur Umum & Keuangan, sedangkan dana kas program disimpan pada rekening khusus program/ cash box yang dipegang oleh Finance Program di bawah pengawasan Wakil Direktur Program.

d. Cash box ditempatkan di ruang Direktur, nomor kode kunci cash box hanya diketahui oleh Bendahara dan kunci cash box dipegang oleh kasir dan jumlah dana kas kecil yang tersimpan cash box sebesar Rp. 2,500,000,- per hari, demikian juga dengan dana kas program yang tersimpan dalm cash box sebesar Rp. 2,500,000,-per program perhari.

e. Chas Box ditempatkan di ruangan Direktur, nomor konci hanya diketahui pleh Bendahara dan konci dipengang oleh

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 6

Wakil Dierektur Umum & Keunagan. f. Penggunaan kas kecil setiap akhir bulan dilaporkan oleh

Bendahara kepada Wakil Direktur Umum & Keuangan, sedangkan penggunaan kas program dilaporkan oleh Finance Program kepada Wakil Direktur Program dengan mengetahui Manajer Program masing-masing.

Penggunaan Kas Kecil dan Kas Program

a. Wakil Direkur Umum & Keuangan berwenang memberikan persetujuan dan bertanggung jawab melakukan pengawasan atas penggunaan kas kecil.

b. Wakil Direktur Program berwenagn memberikan persetujuan dan bertanggung jawab melakukan pengawasan atas penggunaan kas program.

c. Pemohon mengisi dan menandatangani form pengeluaran kas yang telah disediakan, yang berisikan jumlah dana dan untuk keperluan apa yang diketahui oleh atasan langsung pemohon (Manajer Program untuk Karyawan lapangan dan Kepala Kantor untuk Karyawan kantor).

d. Format permohanan pengeluaran dana kas kecil yang sudah diisi dan diketahui oleh atasan langsung diverifikasi oleh Bendahara kemudian disampaikan kepada Wakil Direktur Umum & Keuangan untuk mendapatkan persetujuan.

e. Format permohonan pengeluaran dana kas program yang sudah diisi dan diketahui oleh manajer program, diverifikasi oleh Finance Program kemudian disampaikan kepada Wakil Direktur Program untuk mendapatkan persetujuan.

f. Apabila permohonan disetujui, maka Wakil Direktur Umum & Keuangan dan Wakil Direktur Program menerbitkan Surat Perintah Membayar (SPM), disampaikan kepada Bendahara/ Kasir dan Finance Program ditembuskan kepada Direktur sebagai laporan.

g. Bendahara/ Kasir atau Finance Program menyerahkan sejumlah dana sesuai yang tertera dalam SPM dan meminta penerima uang menanda tangani bukti penerimaan.

h. Bendahara/ Kasir atau Finace memberikan stempel LUNAS pada form permintaan.

i. Pengeluaran Kas Kecil maksimal Rp. 1.500.000,- per hari sedangkan pengeleuaran kas program sesuai kebutuhan.

j. Pemohon wajib menyampaikan pertanggung jawaban penggunaan dana kas kecil yang diterima kepada bendahara atau kepada Finance Program untuk kas program disertai bukti-bukti eksternal untuk pembelian barang/ jasa paling lambat 3 (tiga) hari setelah penggunaan uang. Untuk uang perdiem, pelaksana kegiatan hanya menyertakan bukti internal yang ditandatangani pada saat penerimaan uang.

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 7

Bank a. Bank merupakan dana perkumpulan yang disimpan di bank, yang berasal dari transfer dana program yang diterima dari donor atau penerimaan bank lainnya dan/ atau setoran kas tunai ke rekening bank.

b. Rekening Bank Perkumpulan KONSEPSI, terdiri dari rekening induk dan rekening khusus, dapat berada pada bank yang berbeda atas persetujuan Direktur.

Penerimaan Bank a. Bendahara melakukan konfirmasi kepada pihak bank tentang adanya transfer sejumlah uang dari pengirim/ donor (pihak external).

b. Bendahara meniginformasikan kepada Wakil Direktur Umum & Keuangan, Wakil Direktur Program dan Manajer Program mengenai transfer sejumlah dana dan dilaporkan kepada Direktur.

c. Selain penerimaan dari pihak external, penerimaan bank juga dapat berasal dari setoran uang tunai oleh pihak internal KONSEPSI yang bersumber dari penerimaan lembaga dalam bentuk kas tunai atau cek lalu disetorkan ke bank.

d. Setiap akhir bulan Bendahara mengambil bukti-bukti penerimaan bank dan mencatat transaksi bank dari semua rekening bank yang dimiliki KONSEPSI ke dalam Buku Bank KONSEPSI.

Pengeluaran Bank a. Pengeluaran bank, dilakukan pada setiap awal bulan yang jumlahnya disesuaikan dengan dengan hasil keputusan rapat lembaga khusus mengenai kebutuhan biaya kegiatan program dan biaya lembaga perbulan.

b. Pada setiap awal bulan, Bendahara mengajukan permohonan pengeluaran bank kepada Direktur dengan melampirkan RAB bulanan yang sudah disepakati dalam rapat lembaga.

c. Setelah disetujui oleh Direktur, Bendahara melakukan proses pengeluaran bank, kemudian menyerahkan dana untuk biaya kegiatan program kepada Finance Program untuk Kas Program, sedangkan untuk kas kecil disimpan langsung oleh bendahara.

d. Selanjutnya, atas persetujuan Wakil Direktur Program biaya kegiatan program di lapangan di cairkan oleh Manajer Program melalui Finance Program sesuai kebutuhan. Sedangkan biaya kantor diajukan oleh Kepala Kantor dan Bendahara sesuai kebutuhan dengan persetujuan Wakil Direktur Umum & Keuangan.

e. Finance Program menyiapkan bukti Pengeluaran Uang

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 8

Muka sesuai proposal dan membuat bukti penerimaan.f. Finance Program menyerahkan dana kepada pemohon baik

Manajer Program maupun Karyawan Pelaksana Kegiatan.g. Finance Program Program menyimpan bukti penerimaan

uang yang sudah ditandatangani oleh penerima uang dan distempel LUNAS.

h. Pengeluaran uang untuk keperluan biaya kantor dicairkan melalui Bendahara/ Kasir lembaga atas usulan Kepala Kantor dan persetujuan Wakil Direktur Umum & Keuangan.

Rekonsiliasi Bank a. Bendahara memeriksa kesesuaian saldo pada neraca pembukuan dengan Buku Bank dan Rekening Koran (R/ K).

b. Bendahara menyiapkan Rekonsiliasi Bank (RB).

c. Bendahara menyiapkan dan menandatangani Bukti Jurnal (BJ) untuk mencatat perbedaan pencatatan dari hasil Rekonsiliasi.

d. Bendahara menyerahkan BJ dan RB kepada Direktur untuk diperiksa dan ditandatangani.

e. Setelah diperiksa dan ditandatangani oleh Direktur Bendahara membukukan dan mengarsipkannya.

Mekanisme Laporan Keuangan

a. Bendahara menyiapkan laporan keuangan yang terdiri dari Neraca, Rugi Laba dan Arus kas, mengetahui Wakil Direktur Umum & Keuangan selanjutnya disampaikan kepada Direktur.

b. Atas dasar laporan tersebut, apabila ada masukan dan temuan-temuan, bendahara akan memperbaiki laporan tersebut.

c. Laporan keuangan hasil perbaikan yang sudah diatandatangani oleh bendahara dan direktur dijadikan sebagai laporan final yang akan dijadikan bahan laporan kepada pengawas.

d. Sedangkan laporan keuangan kepada donor dilakukan oleh Finance Program sesuai format dan mekanisme pelaporan masing-masing donor datas persetujuan Direktur.

Mataram, 22 September 2017Direktur KONSEPSI

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 9

Moh. Taqiuddin

Lampiran 2: Standar Operasional Prosedur Penggajian Staf Perkumpulan KONSEPSI

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGGAJIAN KONSEPSI


Dibahas oleh Karyawan KONSEPSITanggal Pembuatan


Review Terakhir

21 -09-2017 Mulai Berlaku 01 Oktober 2017

Tujuan : Menjamin proses penggajian dan penilaian kinerja Karyawan KONSEPSI dapat berjalan dengan baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Ruang Lingkup : Berlaku untuk semua Karyawan KONSEPSI.

Pengertian : a. GAJI adalah pembayaran secara periodik yang diberikan oleh Perkumpulan KONSEPSI kepada Karyawan yang diangkat berdasarkan Keputusan Direktur KONSEPSI sebagai karyawan tetap atau dinyatakan dalam suatu kontrak kerja dengan waktu tertentu.

b. SISTEM PENGGAJIAN adalah sistem yang ditetapkan oleh perkumpulan KONSEPSI dalam memberikan gaji kepada Karyawan yang diberikan secara periodik setiap bulan.

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 10

https://id.wikipedia.org/w/index.php?title=Kontrak_kerja&action=edit&redlink=1

Rujukan : a. Anggran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Perkumpulan KONSEPSI.

b. Hasil Rapat Umum Anggota (RUA) Perkumpulan KONSEPSI tahun 2011.

Standar Prosedur

: a. Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus menggunakan mekanisme yang diatur dalam aturan perkumpulan.





Ketentuan Umum

a. Gaji dibayarkan oleh Perkumpulan KONSEPSI pada akhir bulan atau tanggal 1 (satu) setiap awal bulan berikutnya.

b. Sebelum pembayaran gaji, semua Karyawan diwajibkan untuk menyerahkan laporan bulananannya dan mempresentasikannya pada rapat lembaga paling lambat yang dilaksanakan setiap tanggal 25 bulan yang bersangkutan.

Mekanisme Pembayaran

a. Sebelum gaji dibayarkan, Kepala Kanotr menyerahkan catatan jam kerja (timesheets), Laporan Kegiatan bulanan dan Rencana Program bulan berikutnya dari masing-masing karyawan kepada Wakil Direktur Umum & Keuangan paling lambat tanggal 25 pada setiap bulan.

b. Dalam rentang waktu dua hari (tanggal 26 - 27) Wakil Direktur Umum & Keuangan melakukan verifikasi kinerja Karyawan kemudian dilaporkan kepada Direktur.

c. Dalam rentang waktu satu hari setelah hasil verifikasi diterima (tangal 28), Direktur memberikan penilaian dan atau persetujuan atas kinerja dan besarnya gaji pegawai/ Karyawan.

d. Berdasarkan hasil penilaian dan persetujuan Direktur, dalam rentang waktu satu hari (tanggal 29), Bendahara membuat Daftar gaji Pegawai/ Karyawan.

e. Dalam rentang waktu satu hari (tanggal 30) melakukan penarikan dana dari bank dan membayar gaji karyawan.

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 11

f. Dalam hal tanggal 30 merupakan hari libur, maka pemberian gaji karyawan dilaksanakan pada hari berikutnya dan tidak dibenarkan menunda-nunda pembayaran gaji kepada karyawan.


Moh. Taqiuddin

Lampiran 3: Standar Operasional Pertanggungjawaban Program Perkumpulan KONSEPSI

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PERTANGGUNGJAWABAN PROGRAM KONSEPSI


Direvisi oleh Karyawan KONSEPSITanggal Pembuatan


Review Terakhir

21-09-2017 Mulai Berlaku 01 Oktober 2017

Tujuan : Menjamin proses pertanggungjawaban pelaksanaan program KONSEPSI dapat berjalan dengan baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Ruang Lingkup : Berlaku untuk semua proses pertanggungjawaban pelaksanaan program KONSEPSI.

Pengertian : a. LAPORAN adalah dokumen tertulis yang dibuat oleh Pimpinan, Pegawai/ Karyawan yang berisi uraian pelaksanaan program.

b. ANGGARAN PROGRAM adalah dana yang dialokasikan untuk masing-masing kegiatan berdasarkan Kerangka Acuan Kegiatan (KAK) disertai Rincian Anggaran Biaya (RAB)

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 12

kegiatan.c. KERANGKA ACUAN KEGIATAN adalah dokumen tertulis

yang memuat; alasan sebuah kegiatan dilaksanakan, tujuan kegiatan, output, pihak yang terlibat dan waktu pelaksanaannya, yang menjadi acuan sebuah kegiatan dilaksanakan.

d. RINCIAN ANGGARAN BIAYA adalah pengeluaran berdasarkan rincian komponen kegiatan dari sebuah kegiatan program.

e. SURAT PERINTAH MEMBAYAR adalah Statement Letter Direktur sebagai Kuasa Anggaran, sebagai persetuajuan untuk dikeluarkannya anggaran sebuah kegiatan program atau operasional kantor, berdasarkan permohonan Pelaksana Anggaran.

f. WAKIL DIREKTUR BIDANG PROGRAM adalah karyawan yang diangkat oleh Direktur sebagai penanggungjawab pengelolaan semua program KONSEPSI.

g. MANAJER PROGRAM adalah Karyawan yang diangkat oleh Direktur sebagai pihak yang bertanggungjawab untuk melaksanakan satu atau lebih program KONSEPSI.

Rujukan : a. Anggran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Perkumpulan KONSEPSI.

b. Hasil Rapat Umum Anggota (RUA) Perkumpulan KONSEPSI.

Standar Prosedur


b. Penyusun prosedur dan pemeriksa prosedur bertanggung jawab untuk memastikan ; - Semua Karyawan yang terlibat dalam prosedur ini




Ketentuan Umum

a. Manajer Program harus mengajukan anggaran program setiap pelaksanaan kegiatan kepada Direktur melalui Wakil Direktur Bidang Program.

b. Manajer Program bertanggungjawab atas penggunaan anggaran tersebut sebagaimana di cantumkan dalam detail Rincian Alokasi Biaya (RAB).

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 13

Mekanisme a. Setiap akhir bulan masing-masing Manajer Program mengusulkan rencana kegiatan program yang akan dilaksanakan pada bulan berikutnya kepada Wakil Direktur Program.

b. Berdasarkan usulan tersebut, Wakil Direktur Program dan Wakil Direktur Umum dan Keungan, bersama Manajer Program, Finance Program dan Bendahara, melakukan pembahasan dan menyepakati RAB kegiatan seluruh program yang akan dilaksanakan.

c. Berdasarkan kesepakatan tersebut, Bendahara mengusulkan Anggaran Biaya Program kepada Direktur dengan mengetahui Wakil Direktur Biadang Umum & Keuangan.

d. Setelah mendapatkan persetujuan Direktur, Bendahara melakukan proses penarikan dana Program dari Rekening Induk kemudian diserahkan kepada Finance Program untuk disimpan pada rekening khusus program dan/ atau Cash Box.

e. 4 (empat) hari sebelum pelaksanaan kegiatan lapangan, Manajer Program dan Finance Program mengajukan anggaran pelaksanaan kegiatan program kepada Wadir Program.

f. Setelah mendapatkan persetujuan dari Wadir Program, Finance Program mencairkan dana dari rekening khusus program dan/ atau Cash Box untuk lalu diserahkan kepada pelaksana kegiatan atau dikelola langsung oleh Finance Program bersama Manajer Program.

g. Penyerahan dana kepada pelaksana kegiatan harus disertai dengan bukti penerimaan uang oleh penerima uang serta bukti penerimaan uang muka sesuai proposal.

h. Paling lambat 3 (tiga) hari setelah pelaksanaan kegiatan Manajer Program bersama - sama dengan Finance Program memberikan ringkasan/ risalah kegiatan disertai laporan penggunaan anggaran kepada Wadir Program kemudian dilanjutkan kepada Direktur melalui Wadir Umum & Keungan dan Bendahara dengan melampirkan: bukti-bukti pengeluaran, foto kegiatan, absensi.


Moh. Taqiuddin

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 14

Lampiran 4: Standar Operasional Prosedur Perjalanan Dinas Perkumpulan KONSEPSI

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PERJALANAN DINAS

Dibuat oleh Tim Penyusunan SOP KONSEPSI


Tanggal Pembuatan


Review Terakhir


Tujuan : Menjamin proses pengajuan biaya perjalanan dinas dapat berjalan dengan baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Ruang Lingkup : Berlaku untuk semua proses pengelolaan keuangan baik penerimaan dan pengeluaran KONSEPSI.

Pengertian : a. PERJALANAN DINAS adalah kegiatan yang dilakukan oleh Direktur, Wakil Direktur atau pegawai/ Karyawan yang ditunjuk oleh Direktur untuk menjalankan tugas-tugas kelembagaan.

b. SURAT TUGAS adalah surat yang dikeluarkan oleh Direktur

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 15

atau Wakil Direktur yang menugaskan Karyawan untuk melaksanakan suatu aktifitas kelembagaan di luar kantor.

c. BIAYA PERJALANAN DINAS adalah biaya yang diberikan kepada Direktur, Wakil Direktur dan Pegawai/ Karyawan yang menjalankan tugas untuk kepentingan lembaga di luar kantor dengan besaran ditentukan berdasarkan jabatan dan wilayah kerja.


b. Hasil Rapat Umum Anggota (RUA) perkumpulan KONSEPSI Tahun 2011.

Standar Prosedur

: a. Setiap perubahan atas langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus menggunakan mekanisme yang diatur dalam aturan perkumpulan.

b. Penyusun prosedur dan pemeriksa prosedur bertanggung jawab untuk memastikan ;- Semua Karyawan yang terlibat dalam prosedur ini


- Semua Karyawanl yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan tanggungjawab.

c. Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum aturan perkumpulan.

Ketentuan Umum

: a. Biaya perjalanan di dalam daerah (lokal) diatur berdasarkan ketentuan sebagai berikut:- Biaya dengan menggunakan mobil sewaan Rp.550.000,-

dan perdiem Rp. 100.000,- per orang perhari.- Biaya dengan menggunakan motor Rp. 75.000,- s.d. Rp.

150.000,- disesuaikan dengan jarak tempuh dan perdiem Rp. 100.000,- perhari.

b. Biaya perjalanan di luar daerah diatur berdasarkan ketentuan sebagai berikut;- Biaya menggunakan pesawat secara aktual berdasarkan

harga sebagaimana tertera dalam tiket pesawat.- Perdiem per hari Rp. 250.000,- untuk Karyawan, Rp.

350,000 untuk Kepala Divisi, Bendahara dan Kepala Kantor, Rp. 500,000,- untuk Wakil Direktur dan Rp. 750.000,- untuk Direktur.

- Konsumsi Rp. 250.000, - untuk semua level jabatan- Akomodasi (hotel) Rp. 500.000,- perhari untuk Kadiv,

Kabag/ Bendahara, Kepala Kantor dan Karyawan dan Rp. 750.000,- perhari untuk Direktur dan Wakil Direktur.

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 16

- Apabila biaya ditanggung pihak panitia penyelenggara/ pengundang, lembaga hanya memberikan perdiem per hari yang besarnya sesuai level jabatan di atas.

Prosedur Pengajuan

: a. Direktur menerbitkan Surat Tugas 3 (tiga) hari sebelum perjalanan yang ditujukan kepada Karyawan yang ditugaskan melakukan perjalanan baik dalam maupun luar daerah.

b. Jika Direktur berhalangan atau tidak berada ditempat maka Surat Tugas ditandatangani oleh Wakil Direktur Umum & Keuangan setelah mendapat persetujuan dari Direktur melalui Surat Elektronik (surel) ataupun telpon.

c. Dalam jangka waktu 1 (satu) hari, pihak yang ditugaskan untuk melakukan perjalanan tersebut mengajukan usulan biaya ke Direktur ditembuskan ke Wakil Direktur Umum & Keuangan dan Bendahara.

d. Bendahara memeriksa ketersediaan dana pada Cash Box. Jika kas kecil tersedia cukup, Bendahara langsung memproses pencairan dana dan apabila tidak cukup Bendahara harus melakukan proses pencairan dana dari rekening khusus kas kecil untuk selanjutnya diserahkan ke pengusul.

e. Biaya perjalanan harus sudah diterima oleh pihak yang bertugas sehari sebelum keberangkatan.


Moh. Taqiuddin

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 17

Lampiran 5: Standar Operasional Prosedur Pengelolaan Aset Lembaga KONSEPSI

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN ASET

Dibuat oleh

Tim Penyusunan SOP KONSEPSI


Tanggal Pembuatan

25-07- 2016 Disetujui olehDirektur KONSEPSI

Review Terakhir21-09-2017

Mulai Berlaku 01 Oktober 2017

Tujuan : Menjamin proses pengadaan, penyimpanan, keamanan dan penghapusan aset KONSEPSI dapat berjalan dengan baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Ruang Lingkup : Berlaku untuk semua jenis Aset KONSEPSI baik yang berasal dari pengadaan sendiri ataupun hibah.

Pengertian : a. ASET adalah barang yang dimilki oleh Perkumpulan berupa harta bergerak dan harta tidak bergerak, baik yang diperoleh dengan pengadaan sendiri maupun hibah.

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 18

b. PENGADAAN SENDIRI adalah aset yang dibeli dengan menggunakan uang Perkumpulan KONSEPSI.

c. HIBAH adalah aset Perkumpulan KONSEPSI yang pengadaannya berasal dari dana hibah, atau diterima dalam bentuk barang.

d. PENGELOAAN ASET KONSEPSI dilaksanakan oleh Kepala Kantor dibantu oleh Staf Bagian Aset.

e. STAF BAGIAN ASET adalah Pegawai/ Karyawan Perkumpulan KONSEPSI yang ditugaskan oleh Direktur untuk pengadiminstrasian dan pemeliharaan asset Perkumpulan KONSEPSI.

f. ADMINISTRASI adalah pencatatan dan penyimpanan semua jenis barang yang dikelompokkan berdasarkan jenisnya.

g. PENGHAPUSAN adalah penghapusan suatu jenis barang yang sudah tidak bisa dipakai lagi karena rusak, hilang dan atau habis nilainya.

Rujukan : a. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga perkumpulan KONSEPSI.


Standar Prosedur

: a. Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus menggunakan mekanisme ketentuan dalam aturan perkumpulan.





Mekanisme : a. Kepala Kantor bertanggungjawab atas pengelolaan asset KONSEPSI.

b. Karyawan Bagian Aset melakukan inventarisasi barang-barang milik lembaga, dan mencatatnya di dalam buku daftar aset/ inventaris dan melaporkannya kepada Kepala Kantor.

c. Setiap terjadi penambahan asset, Karyawan Bagian Aset harus segera mencatatnya di dalam buku daftar asset.

d. Karyawan Bagian Aset melakukan pengawasan terhadap pemakaian aset/ inventaris dan segera melakukan melaporkannya kepada Kepala Kantor dan melakukan tindakan

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 19

penanganan sesuai petunjuk/ arahan Kepala Kantor jika terjadi kerusakan/ kehilangan.

e. Penggunaan aset/ inventaris untuk kepentingan lembaga di luar kantor, calon pemakai harus mengajukan Surat Permohonan Pinjaman Alat kepada Direktur melalui Kepala Kantor. Apabila disetujui, penyerahan alat dilakukan oleh Karyawan Bagian Aset berdasarkan berita acara pinjam pakai dengan batas waktu tertentu.

f. Apabila terjadi kerusakan/ kehilangan alat akibat beban pekerjaan, maka perbaikan/ penggantian menjadi tanggung jawab lembaga. Akan tetapi, apabila kerusakan/ kehilangan akibat penggunaan di luar pekerjaan lembaga atau kelalaian pemegang alat, maka perbaikan atau penggantian menjadi tanggung jawab pemakai.

g. Setiap 6 (enam) bulan, Karyawan Bagian Aset membuat laporan mengenai jumlah, kondisi dan posisi aset kepada Direktur melalui Kepala Kantor dan Wakil Direktur Umum & Keuangan.

h. Penghapusan Aset dilakukan dilakukan atas aset yang sudah berusia 10 tahun dan/ atau yang rusak atas usulan Kepala Kantor.

i. Pengadaan aset baru dilakukan berdasarkan kebutuhan kelancaran pengelolaan program KONSEPSI atas usulan Kepala Kantor.


Moh. Taqiuddin

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 20

Lampiran 6: Standar Operasional Prosedur Waktu Kerja

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) WAKTU KERJA PERKUMPULAN KONSEPSI



Tanggal Pembuatan


Review Terakhir

21-09-2017 Mulai Berlaku

Tujuan : Menjamin berjalannya seluruh aktivitas pekerjaan Perkumpulan KONSEPSI dengan baik sesuai dengan peraturan yang berlaku di lembaga.

Ruang Lingkup : Berlaku untuk pengaturan; jumlah hari kerja, jumlah jam kerja, hari libur, lembur dan cuti.

Pengertian : Waktu kerja adalah jumlah hari dan jam kerja efektif KONSEPSI

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 21

dalam seminggu dan atau sebulan.



Standar Prosedur : a. Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. b. Setiap perubahan atas langkah dalam prosedur dan formulir

yang digunakan harus menggunakan mekanisme yang diatur dalam aturan perkumpulan.

c. Penyusun prosedur dan pemeriksa prosedur bertanggung jawab untuk memastikan- Semua Karyawan yang terlibat dalam prosedur ini



d. Monitoring dan evaluasi kegiatan dalam prosedur ini tercantum dalam aturan perkumpulan

Ketentuan Umum : a. Jumlah hari kerja adalah 5 hari kerja efektif dalam seminggu yakni Senin sampai dengan Jum’at

b. Jumlah jam kerja KONSEPSI sebanyak 8 (delapan) jam kerja efektif per hari atau 40 jam per minggu.

c. Jam kerja setiap hari yakni masuk Jam 09.00 dan pulang jam 17.00 Wita.

d. Hari kerja dimulai dari tanggal 26 setiap bulan hingga tanggal 25 bulan berikutnya.

e. Kode Etik adalah ketentuan/ norma yang harus dilaksanakan oleh setiap Karyawan KONSEPSI selama jam kerja dan dalam pergaulan di tengah-tengah masyarakat

Mekanisme :

a. Karyawan dalam (kantor) wajib memberikan paraf pada lembar waktu kerja (time sheet) atau menekan Finger Print setiap hari pada jam datang dan jam pulang

b. Karyawan lapangan mengisi time sheet dengan pengetahuan Manajer Program masing-masing.

c. Pekerjaan kantor dilakukan pada hari-hari di luar kerja akan diberikan biaya lembur 50.000 per jam maksimal 4 jam per hari.

d. Pada hari kerja, Wadir Program dan Manajer Program wajib berada di kantor, dan berada di luar kantor apabila

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 22

sedang melakukan pengawasan atau kegiatan program di lapangan dan/ atau atas perintah Direktur untuk melaksanakan tugas tertentu di luar kantor.

e. Pada hari kerja, Karyawan Lapangan wajib berada di desa/ lokasi dampingan masing-masing. Berada di kantor pada saat rapat-rapat lembaga atau diperintahkan datang ke kantor oleh Manajer Program atau Direktur/ Wadir karena adanya sesuatu hal bersifat mendesak untuk dibahas.

f. Karyawan dalam/ Kantor wajib berada di kantor setiap hari dan berada di luar kantor apabila atas penugasan Direktur untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu.

g. Karyawan dalam/ Kantor yang tidak masuk kerja karena sakit wajib memberitahukan Direktur melalui Kepala Kantor.

h. Apabila ada kepentingan lain di luar kepentingan/ pekerjaan Lembaga sehingga tidak masuk kantor, harus mendapatkan ijin dari Direktur.

i. Seluruh Karyawan berkewajiban membuat laporan bulanan yang diketahui oleh atasan langsung masing-masing, sebagai bahan evaluasi kinerja Karyawan.

j. Tidak dibenarkan menerima tamu atau seseorang yang tidak ada kaitannya dengan pekerjaan/ kepentingan lembaga di dalam ruang kerja atau ruang rapat.

k. Hari libur KONSEPSI mengikuti kalender libur nasional dan/ atau berdasarkan Keputusan Direktur KONSEPSI tentang libur karena adanya kejadian atau keadaan luar biasa

l. Pegawai/ Karyawan KONSEPSI yang melahirkan memiliki hak cuti selama 3 (tiga) bulan dan diberikan hak-haknya seperti biasa (normal).

m. Seluruh Karyawan KONSEPSI diberikan hak cuti selama 15 hari setahun dengan melakukan pengajuan 10 hari sebelum pelaksanaan cuti.

n. Karyawan KONSEPSI yang cuti memiliki hak-haknya sama dengan waktu kerja normal.

o. Karyawan yang mengajukan cuti maksimal 2 (dua) orang pada waktu yang bersamaan.

p. Rapat bulanan KONSEPSI dilaksanakan pada tanggal 25 setiap bulan.

q. Setiap tanggal 26 - 30/ 31 dilaksanakan evaluasi kinerja Karyawan dan persiapan penggajian untuk bulan bersangkutan.

r. Interaksi karyawan laki-laki dan karyawan perempuan selama jam kerja baik di kantor maupun di lapangan, harus menjaga tata kerama, adat istiadat dan nilai-nilai

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 23

moral berdasarkan norma-norma yang berlaku umum di lingkungan sekitarnya.

s. Bagi karyawan perempuan yang membawa anak, disediakan ruangan khusus untuk menyusui dan/atau melayani anak.

t. Tidak diperkenankan bagi karyawan KONSEPSI merokok dalam ruang kerja dan/ atau di ruang rapat. Akan tetapi bagi karywan yang merokok, agar keluar ruang kerja/ ruang rapat agar asap rokok tidak mengganggu karyawan lain yang tidak merokok.

u. Ketentuan huruf (a) sampai huruf (t), berlaku untuk seluruh karyawan KONSEPSI, tidak ada pembedaan antara level pimpinan maupun level staf.


Moh. Taqiuddin

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 24

Lampiran 7: Standar Operasional Prosedur Administrasi Surat Menyurat

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) ADMINSTRASI SURAT MENYURAT


Direvisi oleh Kryawan KONSEPSITanggal Pembuatan


Review Terakhir

21-09-2017Mulai Berlaku

01 Oktober 2017

Tujuan : Menjamin berjalannya administrasi surat menyurat Perkumpulan KONSEPSI dengan baik sesuai dengan peraturan yang berlaku di lembaga.

Ruang Lingkup : a. Mekanisme surat masuk dan surat keluarb. Pengarsipan surat masuk dan surat keluarc. Pengiriman surat keluar

Pengertian : a. Surat masuk adalah surat yang diterima oleh Perkumpulan KONSEPSI dari lembaga/ instansi/ pihak lain.

b. Surat keluar adalah surat Perkumpulan KONSEPSI yang

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 25

ditujukan kepada pihak atau lembaga/ instansi lain.c. Pengarsipan adalah serangkaian kegiatan meliputi

pencatatan surat masuk atau surat keluar pada bukuSurat menyurat dan penyimpanan keduanya.

Rujukan : a. Anggran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga perkumpulan KONSEPSI.


Standar Prosedur : a. Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus menggunakan mekanisme yang diatur dalam aturan perkumpulan.




c. Monitoring dan evaluasi kegiatan dalam prosedur ini tercantum aturan perkumpulan.

Mekanisme : a. Surat Masuk 1. Kepala Kantor bertanggungjawab atas pengelolaan Surat

Masuk.2. Surat masuk diterima oleh Karyawan Administrasi untuk

selanjutnya dicatat dalam buku surat masuk dan diserahkan paling lambat 15 menit kepada Kepala Kantor.

3. Kepala Kantor menyampaikan surat masuk ke Direktur paling lambat 15 menit dengan dillampiri form disposisi.

4. Direktur memberikan disposisi pada surat masuk untuk selanjutnya dikembalikan kepada Kepala Kantor paling lambat dalam waktu 1 (satu) hari.

5. Dalam hal Direkur tidak berada ditempat, disposisi surat dilakukan oleh Wadir Umum dan Keuangan.

6. Kepala Kantor menyerahkan surat kepada Karyawan yang tercantum namanya dalam disposisi dalam jangka waktu paling lama 30 menit.

7. Sekembalinya Pegawai/ Karyawan melaksanakan disposisi maka yang bersangkutan wajib menyerahkan kembali surat masuk beserta resume hasil pertemuan kepada Kantor Kantor untuk di arsipkan dan selanjutnya

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 26

resume ditelaah untuk disampaikan kepada Direktur dan Wakil Direktur setelah diparaf oleh Kepala Kantor.

b. Surat Keluar1. Kepala Kantor, Manajer Program/ Karyawan yang

ditunjuk membuat konsep surat.2. Konsep surat keluar yang disiapkan oleh Manajer

Program atau Karyawan lainnya diserahkan kepada Kepala Kantor untuk diedit dan dilakukan penomeran dengan kode sebagai berikut: No……/ KONSEPSI/ e/ bulan/ Tahun serta diparaf, kemudian dimintakan paraf Wadir Umum Keuangan dalam waktu 25 menit.

3. Kepala Kantor menyerahkan konsep surat keluar yang sudah diparaf oleh Kepala Kantor dan Wadir Umum & Keuangan kepada Direktur untuk ditanda tangani dalam waktu ½ (setengah) hari.

4. Dalam hal Direktur tidak berada di tempat, penandatangan surat keluar dilakukan oleh Wadir Umum & Keuangan.

5. Surat keluar yang sudah ditandatangani Direktur, diserahkan ke Kepala Kantor untuk dicatat dalam buku agenda surat keluar dan selanjutnya persiapan pengiriman dalam waktu ½ (setengah) hari.

6. Pengiriman surat keluar ke alamat tujuan surat keluar disertai lembar expedisi dalam waktu 1 (satu) hari.


Moh. Taqiuddin

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 27

Lampiran 8: SOP Pengelolaan Data/ Dokumen Konsepsi

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN DATA DAN DOKUMENTASI


Dibahas oleh Karyawan KONSEPSITanggal Pembuatan

25-07- 2016 Disahkan oleh Direktur KONSEPSI

Review Terakhir


TIM PENYUSUNAN SOP KONSEPSI

Tujuan : Menjamin berjalannya proses pengelolaan data, informasi dan dokumentasi Perkumpulan KONSEPSI dengan baik sesuai dengan peraturan yang berlaku di lembaga.

Ruang Lingkup : a. Pengumpulan data/ informasi atau dokumentasib. Penyimpanan data/ informasi atau dokumentasi c. Pengekuaran data/ informasi atau dokumentasi

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 28

Pengertian :

Data adalah segala informasi berupa dokumen laporan atau catatan hasil kegiatan program dan/ atau penelitian yang dilakukan oleh KONSEPSI, baik dalam bentuk fisik (buku, lembaran arsip, kepingan CD) maupun dalam bentuk file elektronik berupa data komputer, foto, video dan film.

Rujukan : a. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Perkumpulan KONSEPSI


Standar Prosedur : a. Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus menggunakan mekanisme yang diatur dalam aturan perkumpulan.

b. Penyusun prosedur dan pemeriksa prosedur bertanggung jawab untuk memastikan:- Semua Karyawan yang terlibat dalam prosedur ini



c. Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum aturan perkumpulan (koreksi pada butir ini sama dengan SOP lainnya)

Mekanisme : a. Penghimpunan dan Penyimpanan Data

1. Kepala Divisi Penelitian dan Pengelolaan Pengetahuan adalah pihak yang ditugaskan oleh Direktur sebagai Penanggungjawab Pengelolaan Data/ Informasi KONSEPSI.

2. Dalam melaksanakan tugastersebut, Kepala Divisi dibantu oleh Karyawan Bidang Informasi dan Teknologi.

3. Data-data/ informasi dan laporan hasil pelaksanaan program dan/ atau hasil penelitian KONSEPSI disimpan dengan baik dan rapi oleh seorang Karyawan KONSEPSI yang diberikan tanggung jawab untuk pengelolaan dan penyimpanan data di bawah koordinasi dan pengawasan Kepala Divisi Penelitian dan Pengelolaan Pengetahuan.

4. Data dalam bentuk fisik buku atau lembaran kertas, disimpan dalam file khusus dan disusun berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun perolehan.

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 29

5. Data yang masih dalam bentuk data dalam computer, harus disimpan dalam file khusus data yang dibuat berdasarkan jenis data.

6. Untuk penghimpunan data, setiap data harus diserahkan oleh Koordinator program/ penelitian, kepada Karyawan pengelolaan data untuk dikompilasi dan disimpan, baik dalam bentuk fisik mapun data/ file elektronik komputer.

b. Pengeluaran Data/ Informasi1. Pengeluaran data kepada pihak luar harus dilakukan

melalui satu pintu yaitu Karyawan pengelola data mengetahui Kepala Divisi Penelitian dan Pengelolaan Pengetahuan.

2. Permintaan data oleh pihak luar harus melalui surat resmi yang ditujukan kepada Direktur KONSEPSI dengan menyebutkan data yang diminta disertai penjelasan jenis tentang keperluan penggunaan data tersebut.

3. Pengeluaran data melalui persetujuan Direktur. Apa bila Direktur telah menyetujui dengan melalui catatan/ memo dalam disposisi kepada Kepala Divisi Penelitian, selanjutnya Kepala Divisi memerintahkan Karyawan Pengelola Data melakukan pengeluaran data kepada pihak pemohon.

4. Untuk keperluan pelaporan/ permohonan donor, data/ informasi dapat langsung diberikan oleh Manajer Program dengan pengetahuan/ persetujuan Direktur/ Wadir Program.

7. Di luar prosedur yang telah diuraikan di atas, maka semua Karyawan KONSEPSI tidak dibenarkan memberikan informasi data kepada pihak lain kecuali informasi yang perlu disampaikan dalam suatu forum diskusi/ seminar.


Moh. Taqiuddin

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 30

Lampiran 09 : SOP Prosedur Pengadaan Barang Dan Jasa

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGADAAN BARANG DAN JASA


Direvisi oleh Karyawan KONSEPSITanggal Pembuatan


Review Terakhir


Tujuan : Menjamin berjalannya proses pengadaan barang dan jasa Perhimpunan Konsepsi berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang berlaku di lembaga.

Ruang Lingkup : a. Proses penawaran barang dan jasa b. Pemesanan barang dan jasac. Penerimaan dan pembayaran barang dan jasa

Pengertian : Pengadaan barang dan jasa adalah serangkaian proses pembelian barang dan jasa yang dibutuhkan oleh

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 31

Perkumpulan KONSEPSI untuk menjamin kelancaran aktifitas lembaga, berjalan dengan baik sesuai peraturan yang berlaku.



Standar Prosedur:a. Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap

perubahan atas langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus menggunakan mekanisme yang diatur dalam aturan perkumpulan

b. Penyusun prosedur dan pemeriksa prosedur bertanggung jawab untuk memastikan :- Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini


- Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan tanggungjawab.

c. Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum aturan perkumpulan

Mekanisme : Pengadaan

1. Wadir Umum & Keuangan merupakan pihak yang bertanggung jawab atas pengadaan barang dan jasa di KONSEPSI.

2. Untuk melaksanakan tanggungjawab tersebut, Wadir Umum & Keuangan memerintahkan Kepala Kantor untuk membentuk Panitia Pengadaan yang terdiri dari Bagian Pembelian dan Bagian Penerimaan Barang dan Jasa.

3. Pengadaan barang dan jasa senilai ≤ 1 juta rupiah dilakukan melaui proses pembelian langsung tanpa perbandingan harga dari para penyedia (supplier)

4. Pengadaan barang dan jasa senilai 1 juta – 10 juta rupiah˃ dilakukan melalui proses pembelian langsung dengan 3 (tiga) harga perbandingan dari supplier/ vendor berbeda.

5. Pengadaan barang dan jasa senilai 10 juta rupiah hingga˃ 100 juta rupiah, dilakukan dengan mekanisme penunjukan langsung.

6. Pengadaan barang dan jasa senilai 100 juta rupiah˃ hingga 250 juta rupiah, dilakukan dengan mekanime pemilihan langsung.

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 32

7. Pengadaan barang dan jasa bernilai 250 juta, dilakukan˃ dengan mekanisme tender.

Mekanisme Penerimaan :Barang dan Pembayaran

1. Penerimaan barang dilakukan melaui proses pemeriksaan oleh bagian penerimaan barang dan jasa

2. Jika berdasarkan hasil dinyatakan lengkap dan sesuai spesifikasi yang dibutuhkan, bagian penerimaan barang dan jasa melaporkan kepada Wadir Umum & Keuangan mengetahui Kepala Kantor.

3. Laporan tersebut, diteruskan oleh Wadir Umum & Keuangan kepada Direktur untuk mendapatkan persetujuan membayar.

4. Berdasarkan persetujuan tersebut, Wadir Umum dan Keuangan menerbitkan Surat Perintah Membayar (SPM) kepada Bendahara untuk selanjutnya dilakukan proses pembayaran

5. Pembayaran sebesar ≤ Rp. 1,000,000 dilakukan secara cash (tunai) kepada vendor dan melalui rekening bank vendor untuk pembayaran Rp. 1,000,000.˃

8. Bukti (kwitansi) pembayaran senilai 1 juta tanpa materai,˂ sedangkan pembayaran senilai ≥ 1 juta rupiah bukti (kwitansi) pembayaran harus bermaterai.

9. Setelah proses pembayaran selesai, panitia penerimaan menyerahkan barang kepada Bagian Aset untuk dilakukan pencatatan di bawah koordinasi dan pengawasan Kepala Kantor.

10. Secara periodi 3 bulan sekali, Kepala Kantor dan Bagian Aset membuat laporan kondisi dan perkembangan KONSEPSI kepada Direktur melalui Wadir Umum & Keuangan.

Mataram, 22 September 2017.Direktur KONSEPSI

Moh. Taqiuddin

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 33

Lampiran 10: SOP Karyawan KONSEPSI dengan Lembaga Lain

SOP Karyawan KONSEPSI Menjadi Nara Sumber/ Fasilitator, Moderator dan Panitia di Lembaga External dan Internal

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) Karyawan KONSEPSI dengan Lembaga Lain dan KARYAWAN KONSEPSI MENJADI NARA SUMBER / FASILITATOR, MODERATOR DAN PANITIA DI LEMBAGA EXTERNAL DAN INTERNAL



Tanggal Pembuatan

01-09-2017 Disetujui Direktur KONSEPSI

Revisi Terakhir 21-09-2017 Mulai Berlaku 01 Oktober 2017

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 34

Tujuan : Menjamin tertibnya kegiatan Karyawan KONSEPSI yang diminta menjadi Narasumber, fasilitator dan Moderator oleh External maaupun Internal sehingga berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang berlaku di lembaga dan tidak merugikan lembaga.

Ruang Lingkup : a. Permohonan Izin/ Pemberitahuan kepada Direktur KONSEPSI yang diminta membantu kegiatan oleh lembaga external.

b. Penugasan Karyawan KONSEPSI yang akan membantu pelaksanaan kegiatan program lembaga (internal).

c. Komitmen fee dari Karyawan KONSEPSI yang bertugas dari honor yang diterima kepada Kantor/ KONSEPSI

Pengertian : a. Karyawan KONSEPSI adalah sumber daya manusia KONSEPSI yang bekerja dan dibayar berdasarkan aturan Lembaga KONSESPI.

b. Karyawan adalah Staf KONSEPSI yang secara individual diminta oleh lembaga lain sebagai konsultan, fasilitator, narasumber, peneliti dan panita sehingga meninggalkan pekerjaan di KONSEPSI, harus melalui mekanisme/ SOP Lembaga KONSEPSI.

c. Penugasan Karyawan KONSEPSI sebagai fasilitator, narasumber dan panita pada kegiatan program lembaga/ internal harus dengan Surat Tugas/ Surat Perintah Perjalanan Dinas.



Standar Prosedur:a. Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap

perubahan atas langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus menggunakan mekanisme yang diatur dalam aturan perkumpulan



- Semua Karyawan yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan tanggung jawab.

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 35

c. Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum aturan perkumpulan

Mekanisme : a. Permintaan oleh lembaga lain :

2. Kepala Divisi Jaringan dan Kerja Sama merupakan pihak yang bertanggung jawab mengkordinasikan karyawan yang akan melaksanakan kegiatan konsultansi, nara sumber, fasilitaor atau lainnya berdasarkan pemrmintaan dari pihak lain dibawah pengawasan Wadir Program dan Wadir Umum & Keuangan.

3. Lembaga pelaksana kegiatan harus mengajukan surat permintaan narasumber, fasilitaor atau yang lainnya kepada Direktur KONSEPSI.

4. Berdasarkan surat permintaan tersebut, Direktur KONSEPSI meminta masukan dari Wadir Program dan/ atau Wadir Umum & Keuangan mengenai karyawan yang dianggap berkompeten melaksanakan tugas sesuai permintaan.

5. Berdasarkan masukan dari Wadir, Direktur KONSEPSI meminta Kepala Divisi Jaringan dan Kerja Sama membuat konsep surat tugas kepada Karyawan KONSEPSI untuk melaksanakan tugas sesuai permintaan lembaga pelaksana kegiatan.

6. Surat tugas disampaikan kepada Kepala Kantor dan Wadir untuk diberi penomeran dan diparaf.

7. Setelah surat tugas ditandatangani oleh Direktur, oleh Kadiv Jaringan dan Kerja Sama menyerahkannya kepada yang diberi tugas untuk dilaksanakan.

8. Dalam hal Direktur tidak berada ditempat, maka penandatangan surat tugas dilakukan oleh Wadir Umum & Keuangan.

9. Karyawan yang melakukan kegiatan dengan lembaga lain tanpa melalui prosedur poin 1 dan poin 2, dianggap kegiatan pribadi (tidak berhak mengatas namakan wakil KONSEPSI) dan akan diberikan sanksi oleh KONSEPSI.

10. Sanksi yang diberikan kepada staf yang bersangkutan berupa pemotongan gaji dan atau tidak menerima gaji bulanan dari KONSEPSI.

11. Dalam hal Karyawan yang bersangkutan menerima pembayaran dari pelaksanaan kegiatan atas jasanya tersebut, yang bersangkutan wajib memberikan fee kepada lembaga (KONSEPSI) sebesar 25 % atas pembayaran sebesar ≥ Rp. 1,000,000.

12. Fee sebesar 25 %, tidak termasuk transport/ perdiem Karyawan yang bersangkutan dalam melaksanakan tugas.

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 36

b. Penugasan pada kegiatan program internal KONSEPSI:1. Bagi karyawan KONSEPSI yang menjadi; narasumber,

fasilitaor, moderator dan panitia pada kegiatan program lembaga/ internal harus dengan surat perintah tugas/ SPPD yang ditandatangani oleh direktur.

2. Dalam hal direktur sedang tidak berada ditempat/ berhalangan, surat tugas/ SPPD ditandangani oleh Wakil Direktur Bidang Umum dan Keuangan.

3. Kepada karyawan yang dimaksud point (1), diberikan biaya perjalanan dinas yang besarnya sesuai ketentuan SOP Perjalanan Dinas Karyawan.

4. Dalam hal karyawan yang dimaksud point (1) mendapatkan honor berdasarkan pos biaya kegiatan program, maka honor yang diterima dikembalikan ke lembaga/ KONSEPSI.


Moh. Taqiuddin

Lampiran 11: SOP Perlindungan Anak Pada Situasi Bencana

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PERLINDUNGAN ANAK PADA SITUASI BENCANA


Direvisi oleh Rapat Staf KONSEPSI

Tanggal Pembuatan

11 Juli 2018 Disetujui oleh Direktur KONSEPSI

Revisi Terakhir 13 Juli 2018Mulai Berlaku

20 Juli 2018

TIM PENYUSUNAN SOP KONSEPSI

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 37

Tujuan : Menjamin terpenuhinya perlindungan hak anak dapat berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Ruang Lingkup : Berlaku untuk semua proses pengelolaan layanan perlindungan bagi anak pada situasi bencana.

Pengertian : a. Bencana adalah peristiwa atau rangkaian peristiwa yang mengancam dan mengganggu kehidupan dan penghidupan masyarakat yang disebabkan, baik oleh faktor alam dan/atau faktor nonalam maupun faktor manusia sehingga mengakibatkan timbulnya korban jiwa manusia, kerusakan lingkungan, kerugian harta benda, dan dampak psikologis

b. Anak adalah seseorang yang belum berusia 18 (delapan belas) tahun, termasuk anak yang masih dalam kandungan kecuali dinyatakan lain dalam Undang-Undang

c. Perlindungan adalah segala upaya yang ditujukan untuk memberikan rasa aman kepada korban yang dilakukan oleh pemerintah daerah, pihak keluarga, lembaga sosial, masyarakat, atau pihak lainnya

Rujukan

Prinsip Umum :

: a. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2002 tentang Perlindungan Anak

b. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2014 tentang perubahan atas UU No 23 tahun 2002 tentang Perlindungan Anak

c. Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2007 tentang Penanggulangan Bencana

d. Anggran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga perkumpulan KONSEPSI

e. Hasil Rapat Umum Anggota (RUA) perkumpulan KONSEPSI

a. Responsif Gender Semua petugas pelayanan harus peka gender ketika mendalami masalah yang dialami korban dan dapat melakukan pemberdayaan terhadap korban.

b. Non Diskriminasi anak tanpa kecuali berhak mendapatkan layanan berkaitan dengan kekerasan yang dialaminya; tidak ada seorang pun boleh ditolak atau diberikan prioritas atas yang lain kecuali atas pertimbangan kedaruratan tertentu.

c. Hubungan Setara dan Menghormati Siapapun korban, pemberian layanan bagi korban harus dijalankan dengan rasa hormat untuk membangkitkan harga diri korban yang jatuh akibat mengalami kekerasan.

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 38

d. Menjaga Privasi dan Kerahasiaan Pelayanan harus diberikan di tempat yang menjamin privasi korban. Setiap informasi yang terungkap harus dijaga kerahasiaannya dan diketahui hanya oleh pihak yang relevan dalam pemberian layanan. Petugas harus menyampaikan prinsip ini kepada korban.

e. Memberi Rasa Aman dan Nyaman Petugas pemberi layanan harus memastikan bahwa korban dalam keadaan aman dan nyaman dalam menceritakan masalahnya.

f. Menghargai Perbedaan Individu (Individual Differences) Setiap individu harus dipandang unik, masing-masing orang mempunyai latar belakang, pengalaman hidup dan coping mechanism (cara menghadapi stress) yang berbeda sehingga tidak boleh dibandingkan antara satu korban dengan korban lain dalam hal apapun.

g. Tidak Menghakimi Petugas pemberi layanan harus memastikan bahwa apapun kondisi korban atau informasi yang keluar dari korban tidak akan dinilai atau dihakimi.

h. Cepat dan Sederhana Pemberian layanan harus diberikan dengan segera tanpa penundaan yang tidak perlu. Bila korban datang atas rujukan pihak pemberi layanan lain, maka petugas penerima harus membaca terlebih dahulu surat pengantar/rujukan. Harus diusahakan agar korban tidak ditanya berulang kali tentang hal yang sama terkait identitas maupun narasi kasusnya.

i. Empati Petugas harus menerapkan sikap empati, yakni kesanggupan untuk menempatkan diri dalam posisi orang lain (dalam hal ini korban). Dengan demikian korban merasa diterima, dipahami dan dapat terbuka menceritakan persoalannya.

j. Pemenuhan Hak Anak Korban yang berusia di bawah 18 tahun berhak atas penghormatan dan penggunaan sepenuhnya hak-haknya untuk bertahan hidup, pengembangan, perlindungan dan partisipasi, sebagaimana diatur dalam Konvensi Hak-hak Anak (Convention on the Rights of the Child).

k. Tidak Melibatkan Anak; Pada saat tanggap darurat tidak diperbolehkan melibatkan anak dalam kegiatan pencegahan, perlidungan maupun rehbilitasi pada saat pasca bencana.

Standar Prosedur


b. Penyusun prosedur dan pemeriksa prosedur bertanggung jawab untuk memastikan :

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 39

C semua personil yang terlibat dalam prosedur ini mengerti dan memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini.

C semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan tanggungjawab.

c. Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum aturan perkumpulan.

Mekanisme Perlindungan

Pra Bencana :

g. Penguatan kapasitas SDM yang berkelanjutan dan tersupervisi melalui;C Mengenali ketrampilan yang sudah ada dan

mengembangkan potensi SDM masyarakat setempat lokasi rewan bencana

C Meningkatkan SDM setempat dengan ketrampilan dan kompetensi yang belum mereka miliki

C Meningkatkan kepercayaan diri SDM setempatC Mendorong kemampuan SDM setempat untuk mengambil

tanggung jawab dalam mengidentifikasi dan memenuhi kebutuhan dan hak mereka serta orang lain

h. Melakukan kajian/ asesmen, perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi berbasis gender, sebagai salah satu upaya untuk pencegahan terjadinya KBG pada respon bencana/ kemanusiaan.

i. Pengelolaan Informasi Kekerasan Berbasis Gender (KBG) dalam alat bantu Komunikasi, Informasi dan Edukasi (KIE) dengan menggabungkan strategi, pendekatan dan metode yang memungkinkan individu, keluarga, kelompok, organisasi dan komunitas untuk aktif berperan dalam mencapai, melindungi dan menjaga keberlangsungan dan kesejahteraan mereka yang mencakup seluruh Klaster Penanggulangan Bencana meliputi;C Klaster KesehatanC Klaster Pencarian dan PenyelamatanC Klaster LogistikC Klaster Pengungsian dan PerlindunganC Klaster PendidikanC Klaster Sarana dan PrasaranaC Klaster EkonomiC Klaster Pemulihan Dini

Situasi Bencana/ Tanggap Darurata. ≥ 24 jam pasca bencana melakukan tindakan Pencegahan

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 40

yaitu:C Melakukan konsolidasi tindakan kedaruratan lintas

kluster yang peka terhadap kebutuhan dan kekhasan kondisi anak.

C Fokus pada pemberian logistik yang ramah anakC Melakukan kaji situasi dan sumber daya yang dibutuhkan

anak di lokasi bencana tersebut (klinik, tempat penampungan, dll).

C Membuat sarana komunikasi yang secara regular diperbaharui dan diumumkan ke masyarakat. Hal - hal yang perlu diinformasikan antara lain: langkah yang harus diambil, layanan yang tersedia, penanggulangan rumor, serta bagaimana masyarakat bisa membantu.

C Memastikan bantuan yang datang dari luar, utamanya bantuan tenaga, menjunjung tinggi perlindungan terhadap anak.

C Menyiapkan lokasi yang aman untuk personel yang berikutnya,

C Memastikan keamanan sumber energi dan tempat hunian sementara

≥ 48 jam melakaukan tindakan pencegahan meliputi;C Stabilisasi bantuan untuk area yang terdampak bencana,

termasuk bantuan yang khas anak C Melanjutkan proses permintaan bantuan dan logistik

yang sesuai dengan kebutuhan anakC Penyediaan sumber air dan lokasi sanitasi yang aman dan

ramah untuk anak C Buat sistem pendistribusian untuk bantuan, air, dan

makanan secara perorangan dengan memastikan keterjangkauan akses untuk anak, baik di tempat penampungan maupun di lokasi di mana mereka berada.

C Melanjutkan pengkajian kerusakan dengan menekankan pada fasilitas yang penting bagi anak, misalnya rumah sakit bersalin, layanan khusus bayi baru lahir, dll. Pengkajian dan pelaporan situasi (situation report) secara berkala

C Antisipasi datangnya bantuan dan tim dari luar daerah maupun bantuan antar Negara.

b. ≤ 72 jam melakukan kegiatan pencegahan dengan:C Dimulainya fase transisi dari respon segera ke

respon lanjutanC Penyediaan fasilitas layanan daruratC Evaluasi kembali kondisi penampungan dan

kebutuhan anak yang terdampak. Evaluasi ini

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 41

mencakup:- Bantuan yang dibutuhkan - Keamanan lokasi penampungan dan MCK- Makanan dan bantuan medis - Kondisi demografis masyarakat yang terdampak

(gender, anak-anak, lansia, kebutuhan medis khusus, dll)

C Membuat rencana untuk dapat menyediakan bantuan bagi mereka yang membutuhkan bantuan khusus baik di hunian sementara maupun hunian tetap.

C Membuat aturan relawan dan bantuan.C Meningkatkan keamanan wilayah dengan melakukan

pembersihan reruntuhan akibat bencana.

c. ˃ 72 jam melakukan:C Melanjutkan proses penyelamatan dan tindakan

darurat lainnyaC Transisi ke tindakan darurat lanjutanC Menyiapkan untuk upaya pemulihan yang berfokus

pada diaktifkannya kembali layanan untuk anak.C Penyediaan ruang ramah anak

Pasca Bencana

a. Melakukan konsolidasi dengan pihak terkait sesuai klaster penanggulangan bencana untuk memastikan pelayanan dan keterlibatan anak dalam proses rehabilitasi dan rekonstruksi fasilitas social.

b. Melakukan pelayanan rehabilitasi dini meliputi fisik, physichis guna memulihkan kondisi korban anak dari rasa sakit dan trauma.

c. Melakukan koordinasi dengan pihak terkait untuk memastikan ketersediaan bantuan teknis pada layanan ekonomi, kesehatan, psikososial, dan layanan lainnya bagi anak korban bencana.

Mataram, 17 Juli 2018Direktur KONSEPSI

Moh. Taqiuddin

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 42

S.O.P KONSEPSI 2018 - 2020 43

konsepsi.orgkonsepsi.org/wp-content/uploads/2018/07/sop-final-edit.doc · web viewkas kecil adalah...

Documents