digilib.uns.ac.id/evaluas…digilib.uns.ac.id
TRANSCRIPT
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
i
EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN TERHADAP
PEMBELIAN CHEMICAL PADA PT. KUSUMAHADI SANTOSA
Tugas Akhir
Diajukan untuk Melengkapi Tugas-Tugas dan Persyaratan Guna Mencapai Gelar Ahli Madya pada Program D III Akuntansi Keuangan Fakultas Ekonomi
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Oleh:
Yudistira Danu Perdana F3308127
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2011
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
ABSTRACT
EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN TERHADAP
PEMBELIAN CHEMICAL PADA PT. KUSUMAHADI SANTOSA
Yudistira Danu Perdana
F3308127
The purpose of the research is finding and evaluating an internal system control among the purchase of chemical indirect materials in PT. Kusumahadi Santosa which has been applied, and another purpose of the research is to find the weakness of its system and how to deal with this aspect. Kusumahadi Santosa is the one of manufacture companies which focuses on the production of any type of fabrics.
The internal system control which underlies in every chemical purchase has happened successfully. Some aspects like demand have become the evidence that the system has worked quite well. In the demand of purchasing good, there are two authorizations which have been played by the head of production. There are special authorization and General Authorization. Beside this evidence there are some other evidences, like firm separation of duty, sufficient documents and accounting records, and the procedural network which runs well.
There are some weaknesses which are found in the company, like receiving function and saving function which are doubled by storehouse staff and the registry function and purchase function doubled by financial and staff accounting.. Keyword: Internal system control of purchase, procedural network of purchase, Final project
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iv
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
v
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
• Segala perkara dapat kutanggung di dalam Dia yang memberikan kekuatan
kepadaku
• Di dalam kegelapan pasti ada cahaya terang meskipun cahaya terang itu hanya
sekecil titik noda
• Bunuh rasa malasmu
• Tutuplah matamu sejenak temukan ketenangan hati, jiwa dan pikiran, pada
saat itulah semua hal dapat dikendalikan.
Penulis mempersembahkan karya tulis ini kepada
mereka yang telah memberi semangat dan memberi
arti dalam hidupku.
1. Tuhan Yesus Kristus
2. Bapak, Ibu, adik serta keluarga besar tercinta
3. Teman-teman Universitas Sebelas Maret
Surakarta
4. Almamater
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vi
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpahkan
segala berkat dan anugerah-Nya sehingga penulis mampu menyelesaikan Tugas Akhir
ini untuk memenuhi sebagian persyaratan mencapai derajat Ahli Madya Program
Studi Diploma III Akuntansi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret
Surakarta.
Tugas Akhir ini yang berjudul “EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN
INTERN TERHADAP PEMBELIAN CHEMICAL PADA PT. KUSUMAHADI
SANTOSA” dapat tersusun dengan baik berkat bantuan doa, bimbingan serta
petunjuk dari berbagai pihak yang tulus dan sepenuh hati membantu penulis. Untuk
itu, dengan segala kerendahan hati penulis ingin mengucapkan terimakasih kepada :
1. Bapak Drs. Wisnu Untoro, M.S. selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sebelas Maret.
2. Bapak Drs. Agus Budiatmanto, M.Si, Ak. selaku Ketua Program
Diploma III Fakultas Ekonomi.
3. Bapak Anas Wibawa, SE., M.Si, Ak. selaku Dosen Pembimbing yang
telah membimbing dan mengarahkan penulis sehingga laporan Tugas
Akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.
4. Ibu Lulus Kurniasih, SE., M.Si, Ak. selaku Dosen Pembimbing
Akademik yang telah membimbing dan mengarahkan penulis selama
proses perkuliahan berlangsung.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vii
5. Bapak Wahyu Cahyo Wibowo, SE, SH. selaku Manajer Umum dan
Personalia PT. Kusumahadi Santosa yang telah memberikan ijin bagi
penulis untuk melakukan magang kerja.
6. Ibu Eny Kusmiyarsi selaku Kepala Seksie Logistik PT. Kusumahadi
Santosa terimakasih telah memberikan bimbingan, segala canda tawa
dan dengan senang hati memberikan informasi yang dibutuhkan oleh
penulis selama melakukan kegiatan magang.
7. Pak Arif selaku Kepala Seksie Gudang Logistik PT. Kusumahadi
Santosa terimakasih telah memberikan bimbingan, segala canda tawa
dan dengan senang hati memberikan informasi yang dibutuhkan oleh
penulis selama melakukan kegiatan magang.
8. Pak Dwi, Pak Budi, Pak Wandi, Pak Hary, Mas Aris, Ibu Mutmainah,
Mas Yono, Pak Mino (Manajer Rumah Tangga) dan seluruh karyawan
yang tidak tercantum yang telah membantu penulis selama magang di
PT. Kusumahadi Santosa.
9. Seluruh Dosen pengajar dan Staff Administrasi Fakultas Ekonomi yang
telah memberikan ilmunya dan siap membantu penulis selama proses
perkuliahan berlangsung.
10. Bapak, Ibu dan adikku tersayangyang telah memberikan segalanya untuk
masa depan penulis dan dengan sabar mendidik penulis.
11. Keluarga besar Hadi Suwito yang selalu mendukung penulis dalam
meraih cita-cita dan harapan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
viii
12. Jindul, Bengun, Thegek, Ceguk, Kechu, Nurdin Cawat, Digdo
Manticore, Kepleh, Si Bud, Thengkleng, Eto, Pekik, Genjik Cino and all
my fu**in incredible friend in the world yang selalu bersama selama
penulis menghirup udara segar di dunia ini. Thanks for your fu**in
inspiration.
13. Alam dan segala isinya yang telah menciptakan keseimbangan,
kedamaian, inspirasi dan keheningan pada dunia yang penuh dengan
kerusakan ini.
14. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu yang telah
membantu dalam penulisan Tugas Akhir ini.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih jauh
dari sempurna dikarenakan keterbatasan ilmu dan pengalaman yang penulis miliki.
Untuk itu dengan segala kerendahan hati penulis mengharapkan kritik dan saran yang
membangun dari pembaca yang budiman.
Akhirnya penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat
bagi pembaca dan dapat memberi pengaruh yang positif bagi semua pihak. Amin.
Surakarta, 18 Juli 2011
Penulis
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ix
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ............................................................................................... i
ABSTRAK .............................................................................................................. ii
HALAMAN PERSETUJUAN ............................................................................... iii
HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................... iv
MOTTO DAN PERSEMBAHAN .......................................................................... v
KATA PENGANTAR ........................................................................................... vi
DAFTAR ISI .......................................................................................................... ix
DAFTAR TABEL ................................................................................................. xii
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... xiii
DAFTAR LAMPIRAN…………………………………………………………..xv
BAB
I. PENDAHULUAN
A. Gambaran Umum PT. Kusumahadi Santosa ……………………….……1
1. Tujuan Perusahaan..........................................…………………...……4
2. Lokasi Perusahaan.......................………...……………………….......5
3. Struktur Organisasi .........................................……..…………………9
4. Deskripsi Jabatan ………………………….……..………………….12
5. Proses Produksi …………………………………..…………….........24
6. Permodalan Perusahaan..…………………..……………….………..32
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
x
7. Pembelian dan Pemasaran……………………..……………..….…32
8. Personalia dan Penggajian………………................................…....36
B. Latar Belakang Masalah………………………………………..…..….46
C. Perumusan Masalah……………………………………………..….….50
D. Tujuan Penulisan………………………………………………...….…50
E. Manfaat Penelitian………………………………………………….….51
II. ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Tinjauan Pustaka
1. Pengertian Sistem ……………………………………………..…..52
2. Pengertian Pembelian……....................…………………………...53
3. Pengertian Sistem Pembelian ............……………………………..53
4. Fungsi Pembelian...................…………………….....……….........53
5. Pengertian Bahan Pembantu.................………………………...…54
6. Fungsi yang Terkait.........................................................................54
7. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi
Pembelian………………………………………………………..55
8. Catatan Akuntansi yang Digunakan.......................................56
9. Dokumen yang Digunakan....................................................56
10. Sistem Pengendalian Intern...................................................56
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xi
B. Penyajian Data dan Analisis Data
1. Sistem pengendalian intern terhadap pembelian chemical berdasarkan
Standart Operational Procedure (SOP) yang terdapat di PT.
Kusumahadi Santosa antara lain
…………………………………………...................………......…59
2. Sistem pengendalian intern terhadap pembelian chemical berdasarkan
pelaksanaan Standart Operational Procedure (SOP) yang terdapat di
PT. Kusumahadi Santosa antara lain
….....................................................................................................73
3. Evaluasi sistem pengendalian intern terhadap pembelian chemical
pada PT. Kusumahadi Santosa………………………………...…87
4. Tabel mengenai gambaran evaluasi pengendalian intern bahan
pembantu Chemical yang terdapat pada PT. Kusumahadi Santosa
………………...….........................................................................91
III. TEMUAN
A. Kelebihan……………………………………………………………..94
B. Kelemahan……………………………………………………………95
IV. PENUTUP
A. Simpulan……………………………………………………………...96
B. Saran……….…………………………………………………………97
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xii
DAFTAR TABEL
TABEL Halaman
1.1 Nama Mesin Weaving PT. Kusumahadi Santosa
Tahun 2010………………………….………………………………...28
1.2 Daftar Tenaga Kerja PT. Kusumaputra Santosa …….…………….....40
1.3 Daftar Tenaga Kerja PT. Kusumahadi Santosa……………………….41
2.1 Evaluasi Sistem Pengendalian Intern terhadap Pembelian bahan
pembantu chemical pada PT. Kusumahadi Santosa…………………..91
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiii
DAFTAR GAMBAR
GAMBAR Halaman
1.1 Denah PT. Kusumahadi Santosa dan PT. Kusumaputra
Santosa……………………………………………………………...….8
1.2 Struktur Organisasi PT. Kusumahadi Santosa dan PT. Kusumaputra
Santosa……………………………………… ……………………......11
2.1 Flowchart pembelian bahan pembantu chemical berdasarkan Standart
Operational Procedure pada Bagian Produksi PT. Kusumahadi
Santosa…….……………………………………………….………….68
2.2 Flowchart pembelian bahan pembantu chemical berdasarkan Standart
Operational Procedure pada Bagian Logistik PT. Kusumahadi Santosa
…….………………………………………………………………..…69
2.3 Flowchart pembelian bahan pembantu chemical berdasarkan Standart
Operational Procedure pada Bagian Gudang Logistik PT. Kusumahadi
Santosa……………………….……………………………………..…70
2.4 Flowchart pembelian bahan pembantu chemical berdasarkan Standart
Operational Procedure pada Bagian Administrasi Logistik PT.
Kusumahadi Santosa…………………………………………………..71
2.5 Flowchart pembelian bahan pembantu chemical berdasarkan Standart
Operational Procedure pada Bagian Administrasi dan Keuangan PT.
Kusumahadi Santosa…………………………………………………..72
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiv
2.6 Flowchart pembelian bahan pembantu chemical berdasarkan
pelaksanaan Standart Operational Procedure pada Bagian Produksi PT.
Kusumahadi Santosa…………………………………...……………...82
2.7 Flowchart pembelian bahan pembantu chemical berdasarkan
pelaksanaan Standart Operational Procedure pada Bagian Logistik PT.
Kusumahadi Santosa…………………………………...……………...83
2.8 Flowchart pembelian bahan pembantu chemical berdasarkan
pelaksanaan Standart Operational Procedure pada Bagian Gudang
Logistik PT. Kusumahadi
Santosa…………………………………...…………………………....84
2.9 Flowchart pembelian bahan pembantu chemical berdasarkan
pelaksanaan Standart Operational Procedure pada Bagian Administrasi
Logistik PT. Kusumahadi
Santosa…………………………………...…………………………....85
2.10 Flowchart pembelian bahan pembantu chemical berdasarkan
pelaksanaan Standart Operational Procedure pada Bagian Akuntansi
dan Keuangan PT. Kusumahadi
Santosa…………………………………...……………………….…...86
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xv
DAFTAR LAMPIRAN
Surat Pernyataan
Surat Keterangan Magang Kerja
Dokumen Pendukung Pembelian chemical pada PT. Kusumahadi Santosa
Tahun 2011
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Gambaran Umum PT. Kusumahadi Santosa
PT. Kusumahadi Santosa adalah salah satu perusahaan manufaktur yang
bergerak di bidang industri tekstil khususnya kain jenis katun dan rayon bercorak
batik, kotak-kotak, salur dan abstrak. Perusahaan ini terletak di Jalan Raya Jaten Km
9.4 Jaten, Karanganyar. Perusahaan ini berada di antara pusat industri di daerah eks
karisidenan Surakarta. Pada tanggal 14 Mei 1980, R.H Santosa, Dra. Mariam
Sampurno dan Suhendro Bsc mendirikan industri tekstil ini dan disahkan dengan
akta notaris Maria Theresia Budi Santosa,SH. dengan akta No. 141 yang tertanggal
pada 25 Maret 1982.
Dalam rangka pelaksanaan UU No. 12 Tahun 1970, PT. Kusumahadi
santosa telah mendapatkan surat persetujuan tetap untuk mendapatkan fasilitas
Penanaman Modal Dalam Negeri (PMDN) di bidang Industri tekstil dengan surat
BKM Pusat No.105/I/PMDN/1983 tanggal 26 Juni 1983 dengan nomor kode 3211-
03-03219. Surat tersebut telah diperpanjang dengan BKM Pusat No.840/A.I/1985
tanggal 13 November 1985 dan No.575/III PMDN/1987 pada tanggal 16 November
1987. Akte pendiriannya telah mendapatkan pengesahan dari Departemen
Kehakiman Reublik Indonesia pada tanggal 31 Agustus 1987 dengan N0.C2-
55555.HT.01.01 dan akte perubahan No.19 tanggal 7 Juli 1987 yang mendapatkan
pengesahan pada tanggal 4 November 1989 dengan No.C2-10182.HT.01.04
Kemudian berdsarkan Keputusan Direktur Jendral Pajak
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
No.1189/PKD/WJD.08/KJ.1812/ pada tanggal 25 Oktober 1989, PT. Kusumahadi
Santosa telah dikukuhkan sebagai Pengusaha Kena Pajak mulai tanggal 25 Juli 1989.
PT. Kusumahadi Santosa merupakan salah satu Perseroan Terbatas yang
bergerak di industri tekstil di Indonesia. Perusahaan ini sepenuhnya dikelola dan
kepemilikannya dipegang oleh pihak keluarga besar Santosa Doelah. Termasuk
saham saham yang telah beredar merupakan kepemilikan keluarga besar Santosa
Doelah. Pemilik saham tersebut diantaranya
a. R.H Santosa Doelah
b. Danarsih Santosa
c. Dra. Mariam Sampurno
d. Soehendro Bsc.
R.H Santosa Doelah juga merupakan pemilik salah satu industri batik
kenamaan yaitu P.T Batik Danar Hadi. Asal mula PT. Kusumahadi juga berasal dari
P.T Batik Danar Hadi. Bermula dari keinginan Santosa Doelah untuk mencukupi
kebutuhan kain yang dibutuhkan oleh PT. Batik Danar Hadi. Hal ini disebabkan oleh
semakin berkembangnya PT. Danar Hadi, maka kebutuhan bahan baku berupa kain
semakin meningkat dan semakin dibutuhkan. Sehingga Santosa Doelah harus
berpikir bagaimana mencukupi kebutuhan kainnya, dan bagaimana agar tidak terlalu
bergantung pada perusahaan lainnya dalam mencukupi kebutuhan produksinya
tersebut. Sehingga dapat mengurangi biaya yang dikeluarkan untuk kegiatan
produksinya. Karena selama ini PT. Danar Hadi untuk mencukupi kebutuhan
kainnya PT. Danar Hadi hanya membeli kepada perusahaan lain. Maka muncul
gagasan dari Santosa Doelah untuk mendirikan pabrik penghasil kain untuk
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
mencukupi kebutuhan PT. Danar Hadi, sehingga berdirilah PT. Kusumahadi
Santosa. Pada awalnya PT. Kusumahadi didirikan untuk memenuhi kebutuhan kain
untuk PT. Danar Hadi. Kemudian seiring berkembangnya industri tekstil di
Indonesia maka PT. Kusumahadi sudah bisa secara mandiri menjual produknya ke
berbagai daerah di Indonesia, bahkan sudah merambah ke luar Indonesia.
Hasil produksi PT. Kusumahadi Santosa adalah kain. Kain yang
dihasilkan oleh industri ini antara lain kain cambrics (kain putih), kain grey, kain
printing (kain cetak), dan kain dying (kain celup). PT. Kusumahadi Santosa sangat
menjaga kualitas kain agar bisa mendapatkan tempat di kalangan masyarakat luas.
Untuk menjaga produksinya agar tetap memiliki standard kualitas yang baik,
perusahaan ini tidak saja meminta pesanan bahan baku benangnya dari perusahan
domestik saja akan tetapi meminta pesanan dari mancanegara pula.
Dengan mengamati permintaan atas pesanan hasil produksi yang semakin
banyak, maka PT. Kusumahadi mmengadakan perluasan usaha dengan mendirikan
anak perusahaan, di bawah kepemimpinan langsung R.H Santosa Doelah, yaitu PT.
Kusumaputra Santosa. Perusahaan ini dibuat dengan tujuan utama untuk memenuhi
kebutuhan baku benang untuk PT. Kusumahadi Santosa. Jadi dapat disimpulkan
bahwa hasil produksi dari PT. Kusumaputra Santosa adalah benang. Bahan baku
yang dipakai dalam produksi pembuatan benang berasal dari cotton, rayon,
polyester, dan serat lainnya yang dibutuhkan sesuai pesanan. Semua pembelian serat
cotton di PT. Kusumaputra Santosa berupa impor dari Negara penghasil kapas di
dunia. Kebanyakan memesan dari Negara Brazil, Selandia Baru, Yunani, Australia,
Amerika Serikat khususnya di Negara bagian Memphis. Pembelian impor ini
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4
biasanya menggunakan transportasi berupa container. Satu kali pemesanan cotton ini
bisa mencapai lebih dari seratus ton. Karena kebutuhan Cotton sangat utama di PT.
Kusumaputra Santosa. Pembelian biasanya dengan pembelian kredit dengan jangka
waktu pembayaran 30 hari dari waktu pemesanan. Sedangkan serat polyester dan
rayon didatangkan dari dalam negeri yaitu dari daerah jawa barat. Sedangkan hasil
produksi PT. Kusumaputra Santosa disalurkan sebesar 60% kepada PT. Kusumahadi
Santosa sedangkan yang 40% akan disalurkan ke luar perusahaan lain, baik itu
diekspor maupun ke dalam negeri.
1. Tujuan Perusahaan
Industri tekstil merupakan industri yang selalu berkembang. Dengan alas
an tersebut maka industri tekstil harus bisa menempatkan dirinya dengan mengikuti
perkembangan dunia yang semakin pesat ini. Seiring berjalannya waktu persaingan
di industri ini juga semakin ketat. Dengan semakin ketatnya persaingan tersebut
maka PT. Kusumahadi Santosa selalu berusaha mengikuti perkembangan dunia
dengan cara meningkatkan mutu, kualitas dan kuantitas produk, pelayanan, dan daya
saingnya agar tidak tergerus oleh perkembangan dunia usaha tersebut.
Secara umum, PT. Kusumahadi didirikan dengan tujuan sebagai berikut
ini:
a. Memperoleh keuntungan dari hasil kegiatan/operasi yang dilakukan perusahaan;
b. Membantu pemerintah dalam menunjang kebutuhan sandang masyarakat dalam
peningkatan pembangunan;
c. Mendukung program pemerintah dalam hal penciptaan lapangan pekerjaan,agar
dapat meningkatkan mutu dan taraf hidup masyarakat;
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5
d. Membantu menambah hasil pendapatan daerah setempat;
e. Dalam menunjang kebutuhan sandang masyarakat, PT. Kusumahadi Santosa
meningkatkan kualitas dan kuantitas produksinya; dan
f. Dengan mutu produksi yang baik, diharapkan dapat menjadi salah satu
kompetitor dalam usaha perdagangan yang lebih luas, sehingga dapat diterima
tidak hanya di Indonesia tetapi juga di negara-negara lainnya.
2. Lokasi Perusahaan
Penentuan letak dan lokasi suatu perusahaan merupakan salah satu faktor
terpenting dalam pendirian sebuah perusahaan, sebagai salah satu penunjang
tercapainya tujuan sebuah perusahaan. PT. Kusumahadi Santosa terletak di bagian
Timur kota Surakarta, kurang lebih 10 km dari pusat kota, tepatnya di Jalan Raya
Solo-Tawangmangu Km 9,5 Jaten, Karanganyar, Surakarta. PT. Kusumahadi Santosa
memiliki luas areal tanah dan bangunan sebagai berikut:
Luas tanah bangunan : 70.986 m²
Luas bangunan kantor : 12.245 m²
Luas tanah : 47.140 m²
Luas perumahan : 41.410 m²
Pemilihan lokasi P.T Kusumahadi Santosa dapat dikatakan strategis, hal
ini dapat dilihat dari beberapa faktor berikut ini:
a. Faktor Primer
1. Tenaga kerja
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
Dikarenakan letaknya yang cukup strategis, yaitu dekat dengan daerah
pemukiman penduduk, maka dalam hal pemenuhan tenaga kerja sangat
mudah untuk dipenuhi.
2. Tranportasi
PT. Kusumahadi Santosa letaknya dekat dengan jalan raya, yaitu Jalan
Raya Solo-Tawangmangu Km 9.5. Selain itu akses angkutan umum sangat
mudah di dapat di daerah ini. Kondisi jalan yang baik juga turut
mendukung lancarnya proses angkut pengiriman dan penerimaan barang.
3. Bahan Baku
Sebagian besar bahan baku biasanya dipasok langsung dari supplier dari
luar dan sekitar Surakarta. Namun untuk beberapa jenis barang seperti
cotton dan sparepart didatangkan dari luar negeri.
4. Sumber Energi
Sumber energi yang dimaksud adalah air dan listrik yang cukup mudah
didapatkan. Hal ini dikarenakan PT. Kusumahadi Santosa mempunyai
pengelola air sendiri untuk proses produksi dan cukup dekat dengan gardu
listrik.
b. Faktor Sekunder
1. Lokasi PT. Kusumahadi Santosa terletak di lokasi indutri sehingga
memudahakan dalam hal pemasaran produksi dan pemesanan kebutuhan.
2. Dikarenakan letaknya dekat dengan lokasi pemukiman, PT. Kusumahadi
Santosa dapat memberikan kesempatan kerja pada masyarakat dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
meningkatkan kesejahteraan dan taraf hidup masyarakat sekitar PT.
Kusumahadi Santosa.
Selain itu letak PT. Kusumahadi Santosa dan PT. Kusumaputra Santosa
berada di satu kompleks pabrik, sehingga memudahkan dalam hal pemenuhan
kebutuhan PT. Kusumahadi Santosa. Berikut adalah denah PT. Kusumahadi
Samtosa dan PT. Kusumaputra Santosa:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
Gambar 1.1
Denah PT. Kusumahadi Santosa dan PT. Kusumaputra Santosa
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
3. Struktur Organisasi
Dalam suatu instansi maupun organisasi baik itu pemerintah maupun non-
pemerintah diperlukan suatu kerangka ataupun susunan jabatan dalam instansi atau
organisasi tersebut.
Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan pola tetap
hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi,
maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang, dan
tanggungjawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.
Struktur organisasi pada PT. Kusumahadi Santosa mengalir dari
kedudukan tertinggi pemegang saham atau dewan komisaris sampai dengan
kedudukan yang terendah atau terakhir.
Berdasarkan keputusan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) dikuatkan
dengan akta notaris Maria Theresia Budi Santosa No. 141 yang tertanggal 25 Maret
1982, maka susunan pengurus PT. Kusumahadi Santosa sebagai berikut:
Dewan Komisaris : Tn. R. H. Santosa Doellah
Ny. Hj. Danarsih Santosa
Ny. Hj. Diana Hariadi, SE
Tn. H. Dian Santosa
Tn. Ir. Soemarmo, Msc.
Direktur Utama : Dewanto Kusuma Wibowo, SE
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
Wakil Direktur Utama : Ir. H. Sofyan, MBA
Direktur Pemasaran : Ir. Hj. Etty Soebandriyo, MM
Kepala Divisi Produksi : Ir. Budiardjo
Kepala Divisi Pemasaran I : Ir. Linda Sitompul
Kepala Divisi Pemasaran II : H. Fairu Zabadi
Manajer Logistik : Widyo Mugiyanto, SE
Manajer Umum dan Personalia : Wahyu Cahyo Wibowo, SE, SH
Manajer Keuangan : Hj. Hening WA
Manajer Spinning : Ir. Muas Turyono
Manajer Weaving 1 & 2 : H. Ndondon Hartono
Manajer Pretreatment : H. Rizal M.K
Manajer Persiapan Printing : Yusuf Wijayanto
Manajer Produksi Printing : H. Agus Wuryanto
Manajer Design Studio : Brojol Purwanto
Manajer EDP : Deddy Setia Budi
Manajer Pemasaran : Ir. Didik Sulartono
Berikut adalah struktur jabatan dalam PT. Kusumahadi Santosa dan PT.
Kusumaputra Santosa:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
Gambar 1.2
Struktur Organisasi PT. Kusumahadi Santosa dan PT. Kusumaputra Santosa
Manajer:
1. Spinning 2. Weaving 1 & 2 3. Pretreatment 4. Pers & Prod Printing 5. Design Studio
Dewan Komisaris
Direktur Utama
Wakil Direktur Utama
Departemen Umum dan Keuangan
Kadiv Umum dan Keuangan
Manajer:
1. Logistik 2. Umum & Personalia 3. Keuangan 4. EDP 5. Utility
Departemen Produksi
Kadiv Produksi
Departemen Pemasaran
Kadiv Pemasaran I
Manajer Pemasaran I
Kadiv Pemasaran II
Manajer Pemasaran I
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
4. Deskripsi Jabatan
Berdasarkan struktur organisasi ataupun pembagian jabatan, dapat
dijelaskan deskripsi dan masing-masing jabatan. Deskripsi jabatan merupakan
pernyataan tertulis dari apa yang dilakukan oleh seorang pemangku jabatan,
bagaimana pekerjaan tersebut dilakukan, tanggung jawab apa yang dimiliki,
wewenang apa saja yang dapat dilakukan pemangku jabatan tertentu, dan tujuan
dilakukannya pekerjaan tersebut. Deskripsi tersebut digunakan untuk memperjelas
atau mempertegas dari fungsi struktur organisasi agar dalam memegang
pekerjaannya masing-masing berjalan lancar dan tepat guna. Berikut akan dijelaskan
tentang deskripsi masing-masing jabatan pada struktur organisasi P.T Kusumahadi
Santosa:
a. Pemegang Saham
Pemegang saham adalah orang-orang yang mempunyai hak penuh dalam masalah
kepemilikan perusahaan. Dalam kegiatan operasionalnya, pemegang saham
memiliki hak penuh dan wewenang dalam pemilihan dan pemberhentian anggota
komisaris melalui Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) yang diadakan
minimal sekali dalam setahun. Besarnya wewenang seorang pemegang saham di
perusahaan ini tergantung dari besarnya saham yang ditanamkan di perusahaan.
Semakin besar saham yang ditanamkan di perusahaan ini maka makin besar pula
wewenangnya yang dimiliki dalam perusahaan ini.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
b. Dewan Komisaris
Dalam suatu perusahaan besar biasanya memiliki badan tertinggi dalam
organisasinya yang anggotannya diangkat dan diberhentikan oleh Rapat Umum
Pemegang Saham (RUPS), badan ini disebut Dewan Komisaris. Adapun tugas,
tanggung jawab dan wewenang dari Dewan Komisaris adalah sebagai berikut :
1) Mengawasi dan menertibkan pelaksanaan tujuan agar dapat berjalan secara
semestinnya sesuai dengan yang tercantum dalam Anggaran Dasar dan
Anggaran Rumah Tangga serta sesuai dengan kebijakan umum yang telah
ditetapkan sebelumnya.
2) Mengatur dan mengkoordinasi kepentingan para pemegang saham sesuai
dengan anggaran dasar perusahaan.
3) Memberikan penilaian dan mewakili para pemegang saham atas pengesahan
neraca dan perhitungan rugi laba tahunan serta laporan-laporan yang
disampaikan oleh direksi.
4) Mempertimbangkan, memberi pendapat dan menyetujui rancangan anggaran
perusahaan dan rencana kerja untuk tahun buku baru yang diusulkan oleh
direksi.
5) Mengecek dan menandatangani surat-surat yang penting bagi kepentingan
perusahaan sesuai dengan wewenang yang telah ditetapkan dalam anggaran
dasar perusahaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
6) Mengadakan dan menyelenggarakan Rapat Umum Pemegang Saham dalam
hal pembebanan tugas dan kewajiban direksi.
7) Berdasarkan perkembangan yang terjadi, Dewan Komisaris mempunyai tugas
dan wewenang dalam meyempurnakan kembali kebijakan-kebijakan umum
perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Sehinnga kebijakan umum
tersebut tidak selalu kaku seperti sebelumnya tetapi dapat menyesuaikan
dengan keadaan dan perkembangan yang sedang terjadi.
c. Direktur Utama
Direktur Utama merupakan pemangku jabatan tertinggi dalam hal pelaksanaan
tugas. Direktur Utama memiliki tugas untuk memimpin, mengawasi, dan menilai
aktivitas perusahaan agar sesuai dengan sasaran perusahaan. Adapun tugas,
tanggung jawab, dan wewenang Direktur Utama adalah sebagai berikut:
1) Merumuskan arah dan tujuan perusahaan melalui kebijakan dan ketetapan
pokok perusahaan antara lain kebijaksanaan dalam hal perencanaan,
penyusunan, pengendalian, dan pengembangan perusahaan.
2) Memimpin rapat direksi dan mengkoordinasikan rencana yang akan diusulkan
dan diajukan kepada direktur dengan memperhatikan kebijakan umum
perusahaan yang telah ditetapkan.
3) Menjaga kelangsungan hidup perusahaan. Hal ini menjadi tanggung jawab
penuh Direktur Utama karena segala keputusan perusahaan yang diambil
Direktur Utama akan mempengaruhi kelangsungan hidup perusahaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
4) Mempunyai wewenang untuk mengangkat dan memberhentikan para pejabat
di semua bagian perusahaan bersama dengan direksi lain yang
berkepentingan.
5) Mengawasi kegiatan perusahaan serta menganalisa, memeriksa, dan
merumuskan laporan-laporan yang telah disampaikan kepadanya.
6) Mempertanggungjawabkan seluruh hasil kerjanya termasuk hasil kegiatan
perusahaan yang telah terlaksana kepada Dewan Komisaris
7) Melakukan pembinaan kegiatan dan menilai hasil dari tujuan perusahaan yang
dibantu oleh staff ahli pengawasan dan internal audit, staff operasional, dan
pemasaran.
d. Wakil Direktur Utama
Wakil Direktur Utama memiliki tugas untuk membantu Direktur Utama dalam
melaksanakan tugas hariannya.
e. Direktur Pemasaran
Memiliki tanggung jawab langsung kepada Direktur Utama dan membawahi
Kepala Divisi Pemasaran I dan II.Tugas, tanggung jawab, dan wewenang dari
Direktur Pemasaran antara lain sebagai berikut:
1) Membuat kontrak penjualan dengan pembeli baik itu dari dalam negeri
ataupun dari luar negeri.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
2) Mengawasi seluruh kegiatan penjualan terutama membuat persetujuan tentang
seluruh pesanan penjualan dan kontrak penjualan baik itu yang dibuat olehnya
maupun bawahannya.
3) Merancang dan menetapkan rencana penjualan jangka pendek dan jangka
panjang atas seluruh produksi perusahaan.
4) Melaporkan realisasi penjualan bulanan kepada Direktur Utama saat rapat
direksi.
5) Bertanggung jawab atas pengembangan pangsa pasar baik dari dalam negeri
maupun dari luar negeri.
f. Kepala Divisi Produksi (Kadiv Produksi)
Tugas, tanggung jawab, dan wewenang dari Direktur Produksi antara lain sebagai
berikut:
1) Merncanakan dan mengatur pengadaan bahan produksi serta barang-barang
lain untuk menjamin kelancaran proses produksi sesuai dengan permintaan
dari bagian pemasaran.
2) Bertanggung jawab dalam melakukan pengawasaan atas seluruh proses
produksi yang terjadi di seluruh perusahaan.
3) Bertanggung jawab atas kelancaran, efisiensi dan efektivitas seluruh proses
peoduksi dalam perusahaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
4) Mengikuti perkembangan produksi yang sedang terjadi dan mengusahaakan
peningkatan baik dalam hal kuantitas maupun dalam kualitas produksi yang
dihasilkan sesuai dengan visi perusahaan.
Selain kegiatan diatas tersebut, Kepala Divisi Produksi juga mempunyai
kewajiban dalam mengkoordinasi dan mengawasi bawahannya, yaitu:
1) Manajer Spinning bertanggung jawab atas kualitas dan proses produksi
pemintalan secara keseluruhan, merencanakan besarnya volume produksi, dan
mengawasi pelaksanaan produksi menurut standar perusahaan.
2) Manajer Weaving 1 dan 2 bertanggung jawab atas seluruh proses produksi
penenunan secara keseluruhan.
3) Manajer Pretreatment (finishing) bertanggung jawab dalam meneruskan atau
menyempurnakan kain yang telah diproduksi oleh bagian tenun atau Weaving
pada proses sebelumnya.
4) Manajer Persiapan Printing bertanggung jawab mempersiapkan segala proses
persiapan di departemen printing secara keseluruhan.
5) Manajer produksi printing bertanggung jawab atas seluruh kain dari
departemen persiapan printing untuk diproses lebih lanjut dalam proses
produksi printing secara keseluruhan.
6) Manajer Desainer bertanggung jawab dalam mendesain atau merancang motif
kain yang akan diproduksi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
g. Kepala Divisi Pemasaran
Tugas, tanggung jawab, dan wewenang dari Direktur Produksi antara lain sebagai
berikut:
1) Membawahi lansung mamajer pemasaran yang bertanggung jawab
memasarkan barang-barang hasil produksi.
2) Mencari costumer, membuat kontrak penjualan, dan membuat rencana
penjualan.
3) Menentukan strategi pemasaran yamg menyangkut pendistribusian, promosi,
dan penentuan harga.
h) Bagian Umum dan Keuangan
Bagian Umum dan Keuangan mencakup 5 departemen yaitu: logistik, umum dan
personalia, keuangan dan akuntansi, EDP, utility. Kelima departemen tersebut
mempunyai manajer di bagiannya masing-masing yang bertanggung jawab
langsung kepada Kepala Divisi Umum dan Keuangan. Berikut ini deskripsi
jabatan manajer pada bagian Umum dan Keuangan:
1. Manajer Logistik
Manajer Logistik merupakan salah satu dari bagian dari Departemen Umum
dan Keuangan. Berikut ini adalah tugas, tanggung jawab, dan tanggung jawab
Manajer Logistik:
a) Memiliki tanggung jawab dalam segala hal pengadaan barang pada
seluruh perusahaan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
b) Mempunyai tanggung jawab atas penyediaan bahan baku, bahan bakar,
bahan penolong atau bahan pembantu serta perlengkpan bagi semua
departemen produksi maupun non produksi.
c) Membuat rencana kebutuhan bulanan bagi semua kebutuhan departemen
produksi dan non produksi.
d) Menyetujui dan membuat keputusan seluruh aktivitas yang berkaitan
dengan seluruh kegiatann pengadaan barang.
e) Mengawasi kelancaran pengadaan barang
f) Memenuhi perbekalan untuk kebutuhan perusahaan secara umum.
Manajer Logistik membawahi langsung Kepala Seksi Logistik dan Kepala
Seksi Gudang. Berikut deskripsi jabatannya:
1) Kepala Seksi Logistik 1 dan 2
Kepala Seksi Logistik mempunyai tugas, tanggung jawab, dan wewenang
sebagai berikut:
a) Bertanggung jawab secara langsung kepada Manajer Logistik
b) Mempunyai tanggung jawab melakukan pembelian bahan bakar bahan
penolong atau bahan pembantu, perlengkapan, dan alat tulis kantor
bagi kebutuhan perusahaan secara umum.
c) Mempunyai tanggung jawab membuka surat pesanan pembelian
seluruh kebutuhan perusahaan.
d) Merekap seluruh kegiatan dan transaksi pembelian yang telah terjadi
kemudian melaporkannya kepada menajer logistik.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
22
e) Mencari infomasi kebutuhan bulanaan bagi semua kebutuhan
departemen produksi dan non produksi kemudian mengusulkan
rencana kebutuhan bulanan departemen produksi dan non produksi
kepada manajer logistik.
f) Merealisasikan pembelian terhadap rencana kebutuhan bulanan
perusahaan yang sudah disetujui manajer logistik.
g) Memelihara hubungan baik antara pihak perusahaan dengan pihak
supplier pihak lain.
h) Mempunyai wewenang membawahi Kepala Urusan Logistik 1 dan
Kepala Urusan Logistik 2.
2) Kepala Seksi Gudang
Kepala Seksi Gudang mempunyai tugas, tanggung jawab, dan wewenang
sebagai berikut:
a) Bertanggung jawab secara langsung kepada Manajer Logistik
b) Bertanggung jawab secara penuh seluruh atas seluruh persediaan yang
berada di dalam gudang.
c) Bertanggung jawab dalam melakukan pengendalian persedian baik itu
dalam mengeluarkan barang yang ada di gudang maupun memasukkan
barang ke dalam gudang.
d) Mengawasi penerimaan barang dagangan (menggunakan blind copy
dan pesanan pembelian sebagai laporan penerimaan barang) yang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
23
berhubungan dengan seluruh barang yang ada di dalam gudang
logistik.
e) Melakukan kegiatan penyelenggaraan catatan seluruh persediaan
barang yang tersisa dalam gudang.
f) Mempunyai wewenang membawahi Kepala Urusan Gudang 1 dan
Kepala Urusan Gudang 2.
2. Manajer Umum dan Personalia
Manajer Umum dan Personalia bertanggung jawab langsung kepada Kepala
Divisi Umum dan Keuangan. Memiliki tugas, tanggung jawab, dan wewenang
sebagai berikut ini:
a) Memperlancar perkembangan perusahaan dan kesejahteraan pegawai
serta menentukan urusan kepegawaian;
b) Bertanggung jawab atas urusan administrasi karyawan perusahaan;
c) Bertanggung jawab atas rekruitment tenaga kerja yang sesuai dengan
perusahan dan mempunyai wewenang dalam memberhentikan tenaga
kerja yang tidak sesuai dengan kriteria perusahaan;
d) Bertanggung jawab atas pembayaran gaji seluruh pegawai dalam
perusahaan;
e) Melakukan hubungan dengan pihak lain atau pihak luar khususnya
untuk hal-hal tertentu, misalnya PKL, riset, penelitian, dan hal lainnya
yang berkaitan.
3. Manajer Akuntansi dan Keuangan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
24
Manajer Akuntansi dan Keuangan bertanggung jawab langsung kepada
Kepala Divisi Umum dan Keuangan. Memiliki tugas, tanggung jawab, dan
wewenang sebagai berikut ini:
a) Bertanggung jawab atas penyusunan anggaran perusahaan dan
pengendalian anggaran perusahaan atas pelaksanaan anggaran tersebut
secara menyeluruh;
b) Bertanggung jawab mengenai bidang keuangan (sirkulasi dalam
perusahaan) perusahaan secara menyeluruh;
c) Melakukan pengendalian dan pengawasan terhadap kas dan investasi
perusahaan;
d) Mengotorisasi semua transaksi kas perusahaan;
e) Bertanggung jawab atas penyetoran kas perusahaan ke bank;
f) Bertanggung jawab atas pembayaran gaji terhadap seluruh tenaga kerja
perusahaan kemudian akan dilanjutkan kepada bagian personalia dan
umum;
g) Melaksanakan seluruh kegiatan akuntansi perusahaan;
h) Melakukan rekonsiliasi rekening bank;
i) Menyelanggarakan dan bertanggung jawab atas buku besar dan dalam
penyusunan laporan keuangan perusahaan;
j) Menyusun laporan keuangan perusahaan setiap periode yang telah
ditetapkan oleh perusahaan dan bertanggung jawab dalam memberikan
informasi tentang kondisi financial perusahaan kepada pihak
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
25
pimpinan, pemegang saham dan pihak lain yang berkepentingan dalam
perusahaan;
k) Menyalin laporan keuangan perusahaan bagi pihak luar perusahaan
yang berkaitan dan berkepentingan.
4. Manajer EDP
Manajer EDP bertanggung jawab langsung kepada Kepala Divisi Umum dan
Keuangan. Memiliki tugas, tanggung jawab, dan wewenang sebagai berikut
ini:
a) Bertanggung jawab dalam memproses berbagai data maupun seluruh
data yang ada dalam perusahaan;
b) Bertanggung jawab atas keberadaan data yang dibutuhkan dan bagi
kepentingan perusahaan;
c) Bertugas untuk membuat inovasi-inovasi beberapa pemrogaraman
terbaru bagi perusahaan.
d) Bertanggung jawab atas kondisi seluruh komputer yang ada di
perusahaan dan data-data yang ada di dalamnya.
5. Manajer Utility
Manajer Utility bertanggung jawab langsung kepada Direktur Produksi dan
mempunyai tugas dalam pemeliharaan mesin dan pengadaan diesel dan listrik
serta perawatan atas aktiva yang dimiliki oleh perusahaan baik itu pada
departemen produksi maupun pada departemen non produksi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26
i) Kepala Seksi (Kasie)
Kepala Seksi mempunyai tanggung jawab kepada Manajer atas pekerjaan yang
dilaksanakan dan membawahi langsung karyawan yang berada di departemennya
masing-masing.
j) Kepala Urusan (Kaur)
Kepala Urusan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Seksi dalam kegiatan
pembuatan laporan dan mengurusi semua maslah yang ditemuinya di lapangan
serta turun langsung dalam menangani masalah itu ke lapangan. Selain itu Kaur
mempunyai wewenang dalam membawahi tenaga kerja yang berada di
departemennya masing-masing dalam perusahaan.
k) Kepala Regu (Karu) atau Group Leader
Kepala Regu mempunyai tanggung jawab langsung kepada kepada Kaur dan
mengurusi masalah di lapangan secara langsung serta turun langsung dalam
menangani masalahnya tersebut.
5. Proses Produksi
PT. Kusumahadi Santosa pada kegiatan produksinya mempunyai beberapa
alur produksi. Kegiatan produksi itu meliputi kegiaatan pemintalan (Spinning), tenun
(Weaving), cetak (Printing), celup (Dying), penyelesaian (Finishing). Pada tahun
1990 pada bagian pemintalan (Spinning) PT. Kusumahadi Santosa mengalami
perluasan perusahaan, hal tersebut menjadi tonggak awal berdirinya PT.
Kusumaputra Santosa. Dengan spesialisasi produksinya berupa benang, yang
merupakan bahan baku kain sebagai produk utama PT. Kusumahadi Santosa.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
Produk-produk yang dihasilkan pada PT. Kusumahadi Santosa dan PT. Kusumaputra
Santosa antara lain adalah:
a. Benang;
b. Kain Rayon;
c. Kain katun;
d. Kain Grey;
e. Kain Cambrics
f. Kain dying; dan
g. Kain printing.
1. Pemintalan (Spinning)
Spinning adalah kegiatan memproses bahan baku, berupa kapas (cotton) menjadi
benang. Bahan baku pembuatan benang dibedakan menjadi dua, yaitu:
a) Bahan Alami
Bahan alami yang dimaksud disini adalah bahan yang berasal dari
alam sendiri bukan buatan manusia. Salah satunya dari tumbuhan kapas
dengan memanfaatkan bunga kapasnya sebgai bahan baku benang. Benang
yang dihasilkan dari pemintalan kapas adalah jenis barang yang biasa
digunakan sebagai bahan dasar pembuatan kain katun (cotton). Bahan alami,
berupa kapas yang biasanya digunakan sebagai bahan baku pemintalan ini
didatangkan dari luar negeri (import).
b) Bahan Sintetis
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
Bahan sintetis yang dimaksud disini adalah bahan yang bukan
berasal dari alam atau dapat dikatakan bahan buatan. Bahan sintetis berasal
dari serat rayon, yakni serat yang terbuat dari bahan sintetik. Benang yang
dihasilkan dari pemintalan serat rayon adalah jenis benang yang biasa
digunakan untuk pembuatan kain rayon.
Pada tahun 1990 pada bagian pemintalan (Spinnng) PT
Kusumahadi Santosa mengalami perluasan usaha, hal tersebut menjadi
tonggak awal berdirinya PT. Kusumaputra Santosa. Dengan spesialisasi
produksinya berupa benang, yang merupakan bahan baku kain sebagai
produk utama PT. Kusumahadi Santosa. Total produksi bagian pemintalan
(Spinning) mencapai 24.000 ball per tahun, meliputi variasi benang cotton
dan rayon.
2. Tenun (Weaving)
Weaving adalah kegiatan yang akan dilakukan setelah proses
pemintalan telah selesai dilakukan. Kegiatan ini berupa memproses benang
menjadi kain. Departemen Weaving memiliki area kerja yang paling luas diantara
departemen-departemen lainnya. Pada departemen weaving masih dibagi lagi
menjadi dua departemen, yaitu departemen weaving 1 dan departemen weaving
2. Kedua departemen tersebut merupakan penghasil kain mentah. Kemudian kain
mentah tersebut nantinya akan diproses lebih lanjut. Namun demikian kain
mentah tersebut dapat pula dijual tanpa diproses lebih lanjut lagi, hal tersebut
tergantung dari permintaan buyer. Perbedaan dari kedua departemen di weaving
adalah dari mesin yang digunakan untuk menghasilkan kain
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
Pada departemen weaving 1 mesinnya menggunakan mesin Airjet
Suthle Loom. Sedangkan pada departemen weaving 2 menggunakan mesin Airjet
dalam memproduksi kain. Perbedaan dari kedua mesin tenun tadi terletak pada
tenaga penggeraknya. Pada mesin Suthle Loom digerakkan tanpa dynamo serta
memiliki kecepatan dibawah mesin Airjet, sedangkan pada mesin Airjet
meneggunakan tenaga kompresor dalam mengerakan mesinnya. Teknologi
modern tersebut berasal dari Jerman dan Jepang dengan kontrol kualitas yang
memiliki standart tinggi. Departemen weaving memiliki 570 buah mesin meliputi
kedua jenis mesin tersebut, dengan kualitas dan kualifikasi kain yang dihasilkan
sebagai berikut
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
30
Tabel 1.1
Nama Mesin Weaving PT. Kusumahadi Santosa
Sumber : Administrasi PT. Kusumahadi Santosa tahun 2010
Kegiatan weaving tersebut dapat dihasilkan varian kain yang
bermacam-macam, mulai dari kain yang berbahan 100% cotton, 100% rayon,
atau kombinasi dari kedua bahan kain tersebut. Kombinasi kain tersebut akan
menghasilkan varian kain baru yang kualitasnya tergantung pada kapasitas
kombinasi bahan kain tersebut.
Kapasitas departemen weaving dapat mencapai 2.000.000 meter
per bulan. Dari kapasitas yang dihasilkan inilah PT. Kusumahadi Santosa dapat
Tipe Mesin Lebar Kain Motif Kain Jumlah Mesin
WEAVING 1
TOYODA GH-9 65” DOBBY 65
TOYODA GH-9 65” TAPPET 95
TOYODA GH-9 56” DOBBY 144
TOYODA GH-9 56” TAPPET 120
JUMLAH 424
WEAVING II
TSUDAKOMA AIRJET ZA 205i 75” CAM 96
TSUDAKOMA AIRJET ZA 209i 75” CAM 32
TSUDAKOMA AIRJET ZA 209i 75” DOBBY 18
JUMLAH 146
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
memenuhi dan mencukupi kebutuhan konsumennya. Bahkan pada musim-musim
tertentu, PT. Kusumahadi Santosa mengalami overload pesanan. Hal ini
dikarenakan para konsumen atau buyer sedang mengalami masa ramai untuk
pasar tekstil, biasanya masa ini terjadi ketika musim panas tiba. Kain hasil
produksi tekstil PT. Kusumahadi santosa memiliki kualitas yang baik dan dirasa
cocok dengan kondisi kulit konsumen, karena banyak tekstil produksi dari
perusahaan lain terkadang membuat kulit iritasi atau membuat konsumen
mengalami alergi karena bahan yang digunakan tidak cocok dengan kulit
konsumen.
3. Cetak (Printing) dan Celup (Dying)
Cetak dan celup yaitu kegiatan memproses kain mentah menjadi
kain bermotif ataupun polos berwarna. Proses ini menggunakan teknologi
komputerisasi yang dijalankan oleh seorang teknisi. Prosesnya mulai dari
pembuatan motif, menentukan detail serat yang akan diwarnai sampai proses
cetak dan celup, kain dikeringkan dengan mesin tertentu sesuai dengan
kebutuhan hingga kain benar-benar kering. Setelah itu, kain disimpan di dalam
gudang printing dan dying dan siap untuk dipasarkan.
4. Penyelesaian (Finishing)
Penyelesaian (Finishing) adalah kegiatan memproses kain mentah
menjadi kain jadi. Kegiatan ini meliputi pengolahankain mentah (grey) menjadi
kain putih (cambrics) dengan menggunakan bahan kimia. Pada departemen
finishing ini tidak hanya memproses pemutihan kain PT. Kusumahadi Santosa
saja, akan tetapi juga memproses pemutihan kain yang berasal dari perusahaan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
lain. Akan tetapi dengan catatan seluruh biaya pemutihan ditanggung penuh oleh
perusahaaan yang membutuhkan jasa pemutihan tersebut. Biasanya untuk jasa
pemutihan kain telah diatur dalam surat kontrak yang tekah disepakati antar
kedua belah pihak perusahaan yang bersangkutan.
Pada dasarnya proses yang dilakukan pada semua jenis kain adalah
sama yaitu proses utama baru kemudian dibedakan berdasarkan jenis kain
masing-masing.
Berikut ini beberapa tahap dalam penyelesaian (finishimg) kain
dalam departemen finishing:
a) Proses bahan baku, yaitu proses membakar bulu-bulu pada kedua permukaan
untuk mendapatkan permukaan kain.
b) Proses penghilangan kanji, yaitu proses menghilangkan kanji dan minyak
yang sebelumnya ada pada kain.
c) Proses pemutihan dan pemasakan, yaitu proses penghilangan kotoran
(malam, lemak, protein, kadar abu dan pectin) yangdisebabkan oleh
pemintalan pertenunan dan bagi zat-zat warna harus dibuang untuk
mendapatkan warna putih murni yang menghasilkan efek pencelupan yang
lebih tinggi.
d) Proses pencucian, proses ini berfungsi untuk menghilangkan kadar air dalam
bahan dengan pemasakan.
e) Proses pencelupan warna, proses iniuntuk menghendaki warna yang
diinginkan dengan jalan mencelupakan kain putih dengan warna yang
dikehendaki.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
33
f) Proses backing, proses ini adalah proses menlewatkan kain celup pada ruang-
ruang panas agar terjafi ikatanwarna yang kuat dan baik dengan kain-
kainnya.
g) Proses pad resin, tujuan proses ini untuk mendapatkan sifat-sifat kain dengan
menggunakan mesin stenser.
h) Proses garing, tujuan dari proses ini adalah untuk mematangkan dan
membangkitkan warna.
Setelah proses utama berubah dibagi menjadi atau menurut jenis
kainnya yaitu:
a) Jenis Prima atau primasima printing, setelah proses utama kemudian
dikembalikan dengan menggunakan mesin stenser baru diproses dengan
mesin printing.
b) TC putih atau rayon, setelah proses utama kain langsung dimasukkan mesin
stenser untuk melakukan proses finishing.
c) Polyster 100% celup, kain ini setelah proses utama langsung dicelupkan pada
mesin jet drying kemudian dimasukkan ke dalam mesin stenser untuk
melakukan finishing.
d) Cotton atau rayon celup jingger, kain ini setelah melalui proses utama
kemudian dicelupkan pada mesin jingger, baru dikeringkan. Setelah itu
dilakukan proses finishing pada mesin stenser.
e) Primasima atau alkali shock, proses dengan alkali shock ini untuk
membangkitkan warna serta memperbaiki kondisi kain secara kimia,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
kemudian baru dikeringkan dengan mesin pengering yang sebelumnya sudah
dicuci lebih dahulu sebagai finishing dimasukkan mesin stenser.
6. Permodalan Perusahaan
PT. Kusumahadi Santosa merupakan perusahaan Penanaman Modal
Dalam Negeri (PMDN) sesuai dengan perpanjangan dari BMKM Pusat yaitu
No.575/III PMDN/1987 pada tanggal 16 november 1985. Modal pendiriannya
dipegang oleh keluarga H. Santosa Doellah yang kemudian modal tersebut
digunakan untuk menyediakan sarana-sarana perusahaan, seperti mesin-mesin
produksi dan peralatan pengujian laboratorium yang didatangkan dari Amerika
Serikat, Jerman, Jepang. Selain itu untuk menunjang proses produksi, modal tersebut
juga digunakanuntuk mendirikan sarana penunjang perusahaan seperti penyediaan
lahan, pembangunan gedung-gedungperkantoran, ruang produksi, dan sarana-sarana
lainnya.
7. Pembelian dan Pemasaran
1. Pembelian
Pemmbelian yang dilakukan PT. Kusumahadi Santosa meliputi pembelian bahan
baku, pembelian bahan pembantu, pembelian bahan bakar, pembelian suku
cadang dan pembelian alat tulis kantor serta kebutuhan rumah tangga.
a) Pembelian Bahan Baku
Pembelian bahan baku pada PT. Kusumahadi Santosa dilakukan untuk
memenuhi kebutuhan produksinya. Bahan baku yang dibutuhkan pada PT.
Kusumaputra Santosa adalah berupa serat import maupun serat lokal. Pada
serat import ini berupa cotton yang mayoritas didatangkan dari Brazil dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
35
Amerika Serikat, sedangkan serat lokal yang berupa rayon atau serat sintetis
ini mayoritas didatangkan dari daerah Jawa Barat. Sedangkan untuk PT.
Kusumahadi Santosa bahan bakunya berupa benang yang berasal dari PT.
Kusumaputra Santosa sendiri dan sebagian dari perusahaan benang lain.
b) Pembelian Bahan Pembantu
Bahan pembantu yang dimaksud disini adalah bahan lain yang dibutuhkan
dalam proses produksi selain bahan baku. Bahan pembantu biasanya
digunakan untuk melengkapi atau menunjang dalam kegiatan produksi.
Keberadaan bahan pembantu ini sangat dibutuhkan dalam proses produksi.
Pengadaan bahan pembantu ini dilakukan oleh Departemen Logistik bagian
pembelian khususnya oleh Kaur II sebagai pelaksana pembelian bahan
pembantu. Pembelian akan dilakukan setelah mendapatkan surat kebutuhan
dari departemen pengguna. Bahan pembantu yang dibutuhkan dan digunakan
antara lain adalah:
1) Chemical
2) Paper cone
3) Layer box
4) Box packing
5) Klem black seng
6) Strapping band
7) Material kanji
8) Tali raffia
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
36
c) Pembelian Bahan Bakar
Pembelian bahan bakar pada PT. Kusumahadi Santosa dilakukan untuk
memenuhi kebutuhan bahan bakar atau kebutuhan energi seluruh mesin yang
ada pada PT. Kusumahadi Santosa. Kebutuhan bahan baku untuk PT.
Kusumahadi Santosa berupa batu bara dan solar. Pengadaan kebutuhan ini
dilaksanakan oleh bagian Departemen Logistik bagian pembelian khususnya
oleh Kaur II sebagai pelaksana pembelian bahan bakar.
d) Pembelian Suku Cadang
Suku cadang mesin yang digunakan pada PT. Kusumahdi Santosa
pengadaanya dilakukan oleh bagian Departemen Logistik bagian pembelian
suku cadang mesin. Terdapat bebrapa suku cadang yang tidak terdapat di
Indonesia. Sehinnga dalam pemenuhan kebutuhannya ini PT. Kusumahadi
Santosa mengimpor langsung kebutuhan suku cadang mesin dari supplier
luar negeri.
e) Pembelian alat tulis kantor dan kebutuhan rumah tangga
Pembelian alat tulis kantor yang dimaksud disini adalah segala kebutuhan
pegawai yang berhubungan dengan segala fasilitas pegawai yang berada di
kantor. Kebutuhan alat tulis kantor disini seperti bolpoin, pensil, penghapus,
kertas HVS, tinta printer, dan lainnya.
2. Pemasaran
Dalam melakukan pemasaran PT. Kusumahadi Santosa perlu melakukan
perluasan pasar, terutama perluasan pasar-pasar yang berpotensial. Beberapa
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
37
kebijakan yang menjadi landasan sistem pemasaran PT. Kusumahadi Santosa,
yaitu:
a. Kebijakan Harga
Faktor yang perlu diperhatikkan dalam menentukkan kebijakan harga produk
yang dihasilkan PT. Kusumahadi Santosa adalah jenis produk, kualitas
produk dan persaingan produk sejenis yang tengah terjadi di pasaran pada
kondisi terkini.
b. Kebijakan Distribusi dan Daerah Pemasaran
Pangsa pasar maupun konsumen potensial merupakkan obyek
pendistribusian produk PT. Kusumahadi Santosa. Peluang untuk meraih
pangsa pasar tersebut dilakukan dengan pemilihan daerah potensial bagi
pemakai produk. Secara garis besar, obyek pendistribusian produk ersebut
meliputi Jakarta, Semarang, Surabaya, Surakarta, dan Bali. Selain itu juga
dipasarkan pada pasar internasional diantarannya adalah Jerman, Amerika
Serikat, dan Brazil juga beberapa Negara UEA (Uni Emirat Arab) meliputi
Negara Arab, Turki, dan Dubai. Delain itu juga merambah kawasan Asia
seperti Malaysia dan Singapura.
c. Kebijakan promosi
Promosi adalah kegiatan memperkenalkan produk pada semua konsumen
baik itu konsumen yang ada maupun konsumen yang potensial. Dalam
kebijakan promosinya PT. Kusumahadi Santosa menempuh beberapa cara
dalam melakukan kebijakan promosinya. Promosi yang dilakukan pada PT.
Kusumaadi Santosa antara lain adalah:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
1) Mengikuti pameran dagang yang biasanya dilakukan setiap setengah
tahun sekali atau dalam satu tahun sekali.
2) Menyediakan catalog produk untuk pembeli, yang dapat diakses melalui
website perusahaan yaitu www.kusumahadi-textiles.com
8. Personalia dan Penggajian
1. Perekrutan
Terdapat dua metode perekrutan tenaga kerja pada PT. Kusumahadi Santosa.
Yang pertama adalah dengan metode internal dan metode eksternal. Metode-
metode tersebut akan dijelaskan sebagai berikut:
a. Perekrutan Internal (perekrutan dari pihak dalam perusahaan)
1) Promosi
2) Koneksi tenaga kerja lama
b. Perekrutan Eksternal (perekrutan dari luar perusahaan)
Jika jumlah perekrutan internal belum memadai standar kualifikasi
perusahaan, maka akan dilakukan perekrutan secara eksternal untuk mengisi
lowongan pekerjaan ataupun mengganti tenaga kerja yang tidak memenuhi
standar kualifikasi perusahaan. Biasanya perekrutan ini menngunakan media
cetak maupun elektronik untuk memberitahukan kepada masyarakat terhadap
adanya lowongan pekerjaan. Penggunaan media massa ini ditujukan agar
mendapat sumber daya manusia yang baik dan sesuai dengan bidangnya
selain itu perusahaan menginginkan agar lowongan tersebut dapat terisi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
39
dengan cepat. Tahap-tahap pengajuan jumlah kebutuhan karyawan setiap
departemen adalah sebagai berikut:
1) Permintaan kebutuhan tenaga kerja setiap departemen.
2) Permintaan tersebut kemudian diajukan kepada Kepala Divisi.
3) Kepala Divisi kemudia akan membawa masalah ini ke bagian Umum dan
Personalia.
4) Pengadaan seleksi bagi para calon karyawan.
5) Ketentuan penempatn setiap jabatan di departemen yang bersangkutan
disesuaikan dengan tingkat pendidikan calon karyawan.
2. Seleksi
Seleksi merupakan proses pemilihan individu-individu yang memliki kualifikasi
yang relevan atau sesuai untuk mengisi posisi tertentu dalam suatu organisasi.
Jika perusahaan tidak memiliki karyawan yang memiliki persyaratan yang telah
ditetapkan sebelumnya, maka perusahaan suatu organisasi tersebut berada dalam
posisi yang lebih buruk atau organisasi tersebut berada dalam suatu posisi yang
lebih buruk untuk berhasil. Beberapa tes seleksi yang diterapkanoleh PT.
Kusumahadi Santosa antara lain:
a. Tes kepribadian (pschylogycal test)
b. Tes kesehatan
c. Tes ketrampilan
d. Tes wawancara
Setelah melalui serangkaian tes seleksi tersebut, calon karyawan masih harus
mengikuti beberapa prosedur lagi, yaitu sebagai berikut:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
40
a. Calon karyawan harus menjalani masa percobaan sekitar 3 bulan sebelum
dinyatakan sebagai karyawan tetap perusahaan.
b. Selama percobaan, karyawan perusahaan dan perusahaan memiliki hak untuk
memutuskan hubungan kerja apabila masing-masing pihak tidak dapat
memenuhi harapan masing-masing.
c. Apabila masa percobaan telah selesai dan masing-masing pihak dapat
menerima, maka calon karyawan itu dinyatakan sebagai karyawan tetap tetap
dan mendapatkan hak-hak sesuai dengankesepakatan yang sudah dibuat pada
sebelum masa percobaan.
d. Sebelum diangkat sebagai karyawan tetap, calon karyawan melakukan
pemeriksaan kesehatan danakandiberi penyuluhan oleh Serikat Pekerja
Nasional (SPN) unit PT. Kusumahadi Santosa.
e. Adapun penerimaan tenaga kerja dilakukan dengan syarat-syarat dan
ketentuan sebagai berikut:
1) Warga Negara Indonesia
2) Pendidikan atau pengalaman kerja sesuai dengan kualifikasi perusahaan;
3) Umur minimal 16 tahun;
4) Memiliki Surat Kuning dari Departemen Tenaga Kerja (DEPNAKER)
5) Sehat secara jasmani dan rohani atau mendapat surat keterangan sehat dari
dokter;
6) Surat Keterangan Baik dari Kepolisian; dan
7) Pas foto.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
41
3. Pelatihan dan Pengembangan
PT. Kusumahadi Santosa menyelenggarakan pelatihan bagi karyawan sesuai
dengan kebutuhan perusahaan pada saat itu. Perusahaan biasanya menerapkan
metode pelatihan campuran antara internal perusahaan dan eksternal perusahaan.
Hal ini dilakukan dengan cara mengirimkan beberapa orang karyawan untuk
mengikuti pelatihan di luar (ekstermal). Karyawan yang ditunjuk tersebut
kemudian mempresentasikan ilmu yang diperoleh dari pelatihan kepada direksi
maupun bagian yang terkait. Perusahaan kemudian mengadakan pelatihan
internal untuk karyawan yang lain berdasarkan ilmu yang diperoleh karyawan
yang telah menjalani pelatihan di luar tersebut. PT. Kusumahadi Santosa tidak
hanya menyelenggarakan pelatihan ketrampilan saja, akan tetapi juga program
pengembangan karyawan, misalnya pelatihan kepemimpinan. Dengan
diadakannya pelatihan dan pengembangan tersebut diharapkan meningkatkan
kinerja dan motivasi karyawan bagi perusahaan.
4. Tenaga Kerja
Saat ini dalam menjalankan berbagai kegiatan operasionalnya, pekerja yang
dimiliki PT. Kusumahadi Santosa berjumlah ± 1850 karyawan, yang terdiri dari
karyawan kantor, departemen Spinning, departemen Weaving I dan Weaving II,
depatemen Finishing atau Pretreatment, departemen Printing, dan departemen
Utility. Adapun jumlah tenaga kerja untuk PT. Kusumahadi Santosa dan PT.
Kusumaputra Santosa dapat dilihat dari tabel di bawah ini:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
42
Tabel 1.2
Daftar Tenaga Kerja PT. Kusumaputra Santosa
Departemen Pria Wanita
Produksi 159 271
PPC 1 -
Utility 33 -
Pemasaran 11 1
Akuntansi Keuangan 1 1
Logistik 7 -
Umum, dll. 54 2
Jumlah 266 275
Sumber: Departemen Umum dan Personalia PT. Kusumahadi Santosa
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
43
Tabel 1.3
Daftar Tenaga Kerja PT. Kusumahadi Santosa
Departemen Pria Wanita
Weaving I 191 166
Weaving II 125 159
PPC 1 2
Finshing 81 20
Utility 59 1
Pemasaran 58 5
Pemasaran Printing 3 3
Akuntansi 8 5
Logistik 11 5
Umum 60 6
Printing 244 46
Jumlah 841 418
Sumber: Departemen Umum dan Personalia PT. Kusumahadi Santosa
5. Pengaturan Waktu Kerja dan Tenaga Kerja
Sistem kerja pada PT. Kusumahadi Santosa, menetapakan jam kerja sebanyak 8
jam kerja sebanyak 8 jam kerja per hari atau 40 jam per minggu. Hal tersebut
sesuai dengan UU No.1 Tahun 1951 Jo. UU No.12/1978. Berikut adalah
pembagian jam kerjanya:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
44
a. Shift Produksi
Shift pagi : 06.00 - 14.00
Shift siang : 14.00 – 22.00
Shift malam : 22.00 – 06.00
Waktu istirahat : 60 menit
b. Shift Keamanan
Shift pagi : 07.00 – 15.00
Shift siang : 15.00 – 23.00
Shift malam : 23.00 – 07.00
Waktu istirahat : 60 menit
c. Normal shift / sopir : 08.00 – 16.30
Waktu istirahat : 60 menit
d. Pekerja non shift
Senin s/d Jumat : 08.00 – 16.30
Waktu istirahat : 60 menit
Sabtu : 08.00 – 11.00 (tanpa istirahat)
e. Pada hari jumat seluruh karyawan mendapatkan 90 menit waktu istirahat
6. Kerja Lembur
Kerja lembur merupakan kerja yang dilakukan oleh karyawan di luar jam kerja
mereka. Perusahaan meminta karyawan untuk melakukan ekrja lembur dengan
pertimbangan dan ketentuan sebagai berikut:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
45
a. Setiap karyawan yang bekerja lembur lebih dari 7 jam per hari atau 40 jam
dalam seminggu, maka kelebihan jam kerja dari batas tersebut
diperhitungkan sebagai kerja lembur.
b. Kerja lembur hanya dibenarkan atas perintah atau persetujuan perusahaan
atau pimpinan yang berwenang. Bagi karyawan yang bekerja lembur tanpa
perintah atau persetujuan pihak yang berwenang, tidak akan mendapat upah
lembur.
c. Kerja lembur dilakukan apabila terdapat pekerjaan yang tidak mungkin
selesai dalam jam kerja normal dan memerlukan penyeleseaian segera untuk
kepentingan produksi.
7. Pengupahan
a. Dasar Pengupahan
Upah yang diberikan kepada seluruh karyawan PT. Kusumahadi Santosa
telah disesuaikan dengan standar kerja 7 jam sehari atau 40 jamseminggu
dengan upah sebesar Upah Minimum Regional (UMR) yang berlaku.
b. Sistem Pengupahan
System yang diterapkan dalam pengupahan karyawan PT. Kusumahadi
Santosa adalah menggunakan upah harian yang didasarkan pada perhitungan
jumlah hari dan jam kerja dalam satu bulan, dan upah bulanan yang
dibayarkan kepada staff setelah bekerja satu bulan dan dibayarkan setiap
akhir bulan.
8. Kesejahteraan Karyawan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
46
Selain sistem pengupahan menggunakan UMR, PT. Kusumahadi Santosa juga
menyediakan fasilitas dan jaminan untuk para keryawan, staff, dan pimpinan
perusahaan, antara lain:
a. Perusahaan menyediakan fasilitas kesehatan berupa poliklinik dan dokter di
perusahaan;
b. Karyawan beserta keluarga dapat berobat ke dokter perusahaan tersebut
secara gratis;
c. Perusahaan memberikan servis makanan gratis waktu jam istirahat bagi
semua karyawan perusahaan;
d. Perusahaan menyediakan koperasi karyawan;
e. Perusahaan memberikan biaya sakit, kelahiran, dan pernikahan; dan
f. Perusahaan memberikan pakaian seragam 2 stel setiap tahun, astek, dan
jamsostek bagi karyawan.
9. Tata Tertib Perusahaan
Pada PT. Kusumahadi Santosa terdapat beberapa tata tertib yang berlaku bagi
seluruh karyawan, jika terdapat pelanggaran mka akan dikenakan sanksi berupa
skorsing. Tata tertib tersebut antara lain:
a. Pekerja harus melakukan pekerjaan dengan sebaik-baiknya dan mematuhi
semua perintah yang diberikan sepanjang tugas tersebut berhubungan dengan
aktivitas perusahaan.
b. Tanpa persetujuan dari perusahaan, pekerja dilarang bekerja sambilan atau
bekerja paruh waktu pada perusahaan lain.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
47
c. Pekerja wajib melapor pada atasan setiap kali tidak masuk kerja dengan
memperlihatkan keterangan yang sah dan benar. Surat keterangan harus
diserahkan kepada atasan paling lambat satu hari setelahyang bersangkutan
tidak masuk kerja.
d. Pekerja wajib menjaga dan memelihara semua peralatan kerja serta melarkan
apabila ada kerusakan atau inventaris yang hilang.
e. Pekerja dilarang membawa keluar barang milik perusahaan tanpa ijin dari
atasan langsung.
f. Semua barang inventaris harus dikembalikan pada perusahaan apabila terjadi
pemutusan hububgan kerja.
g. Pekerja dilarang bermain judi atau segala permainan yang berbau judi di
lingkungan pekerjaan.
h. Pekerja dilarang merokok di tempat kerja kecuali di tempat-tempat yang
sudah ditentukan.
i. Pekerja yang akan meninggalkan pekerjaanya untuk suatu keperluan harus
mendapat ijin terlebih dahulu dari atasannya langsung atau pimpinan
perusahaan.
j. Pekerja dilarang menyalahgunakan kepercayaan perusahaan dengan
menerima uang, barang maupun jasa yang dapat mengakibatkan sejumlah
kerugian bagi perusahaan.
k. Pekerja diharuskan memakai seragam, topi, sepatu, tanda pengenal, dan lain-
lain yang telah diterapkan perusahaan sebelumnya secara sempurna pada
jam-jam kerja efektif.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
48
l. Setiap pekerja wajib menjaga kebersihan, kerapian, dan, ketertiban tempat
kerja dengan sebaik-baiknya.
m. Setiap pekerja yang mengetahui adanya kemungkinan yang dapat
menyebabkan kecelakaan manusia, kerusakan harta benda milik perusahaan
atau kebakaran harus melaporkan kepada atasanya.
B. Latar Belakang Masalah
Dewasa ini perkembangan dunia bisnis mengalami kemajuan yang sangat
pesat. Berkembangnya kegiatan usaha tersebut dapat dilihat dengan perkembangan
bidang usaha perusahaan-perusahaan di Indonesia yang semakin beraneka ragam
bahkan bermunculan perusahaan-perusahaan baru yang membuat persaingan bisnis
di Indonesia semakin ketat. Perkembangan bidang usaha ini terlihat pada banyaknya
perusahaan yang bergerak pada perusahaan jasa, perusahaan dagang, dan perusahaan
manufaktur. Dalam menghadapi persaingan di dunia bisnis yang semakin ketat ini
perusahaan dituntut memiliki manajemen yang profesional dan handal. Salah satu
manajemen yang akan dibahas oleh penulis adalah manajemen pembelian.
Manajemen pembelian dinilai sangat penting, karena dengan pengelolaan
manajemen pembelian yang baik dapat menghemat kos yang dikeluarkan dan
meningkatkan kuantitas maupun kualitas hasil produksi perusahaan. Selain
manajemen pembelian yang profesional dan handal dibutuhkan pula suatu sistem
yang dapat menangani semua aktivitas perusahaan, sehingga dapat mempermudah
pengoperasian perusahaan dalam pencapaian tujuan perusahaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
49
Sistem merupakan sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan
lainya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi,
2008:2). Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang
dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang
dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi,
2008:3). Informasi keuangan yang dibutuhkan adalah berupa laporan keuangan yang
dibuat pada suatu periode tertentu. Dengan berpedoman pada laporan keuangan ini
manajemen dapat menilai baik buruknya kondisi keuangan perusahaan pada periode
tertentu. Dengan demikian manajamen perusahaan dapat menentukan pembelian
barang sesuai dengan kondisi keuangan perusahaan. Dengan adanya sebuah sistem
yang profesional dan handal pada sebuah perusahaan maka akan memudahkan
perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan. Yaitu untuk mendapatkan laba/profit
semaksimal mungkin.
Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan
ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek
ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong dipatuhinya kebijakan
manajemen (Mulyadi, 2008:3). Pada pengendalian intern terdapat beberapa prinsip,
yaitu: (1) adanya pemisahan struktur organisasi secara tegas; (2) terdapat sistem
wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan pada seluruh
aset organisasi; (3) adanya praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugas dan fungsi
setiap unit organisasi; dan (4) adanya karyawan yang cakap sesuai dengan bidang
tanggung jawabnya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
50
Berdasarkan penjelasan diatas pengertian dari sistem akuntansi dan sistem
pengendalian intern terlihat berbeda. Sistem akuntansi merupakan sebuah cara yang
dilakukan manajemen dalam pencapaian tujuan perusahaan dengan penyedian
informasi keuangan perusahaan secara keseluruhan yaitu berupa output yang
dirangkum pada sebuah laporan keuangan yang diperlukan oleh pengelola
perusahaan untuk dipertanggungjawabkan kepada pemilik perusahaan dan beberapa
pihak yang berkepentingan. Sedangkan sistem pengendelian intern sendiri lebih
mengacu kepada pengecekkan dan pengorganisasian atas data informasi akuntansi
perusahaan agar memudahkan tercapainya kebijakkan manajemen.
Meskipun kedua penjelasan tersebut terlihat beberapa perbedaan akan
tetapi apabila dicermati akan terdapat keterkaitan yang sangat erat dari kedua unsur
tersebut. Output dari sistem akuntansi adalah sebauah data akuntansi berupa laporan
keuangan. Pada sebuah data akuntansi perusahaan pastilah terdapat beberapa
informasi yang mengandung kesalahan, kecurangan, penyalahgunaan, bias, dan hal
lain yang menyimpang. Padahal untuk mencapai tujuan perusahaan diperlukan
sistem akuntansi yang bebas dari beberapa unsur penyimpangan diatas. Maka dalam
pelaksanaan sistem akuntansi sangatlah dibutuhkan pengendalian intern yang kuat
untuk mencegah dan menghindari beberapa penyimpangan tersebut. Dengan
dipatuhinnya prinsip pengendalian intern yang berupa pemisahan struktur organisasi,
terdapat pembagian wewenang dan prosedur pencatatan, serta terdapat praktik yang
sehat dalam pelaksanaan tugas dan fungsi setiap unit organisasi, maka akan
dihasilkan informasi yang handal dan terpercaya bagi pemimpin perusahaan dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
51
beberapa pengguna informasi lainnya. Dengan keandalan tersebut maka perusahaan
diharapkan dapat mencapai tujuannya.
Pada PT. Kusumahadi Santosa bagian pembelian ditangani oleh manajer
logistik atau pengadaan. Manajer logistik ini dibantu oleh beberapa bawahannya
dalam melaksanakan pembelian. Diantaranya ada pada bagian logistik 1, logistik 2,
dan gudang. Pangadaan barang PT. Kusumahadi Santosa dilakukan oleh bagian
logistik. Bagian logistik ini mengurusi beberapa pembelian diantaranya suku cadang,
bahan pembantu, bahan bakar, serta berbagai macam kebutuhan kantor dan rumah
tangga. Sedangkan bahan baku berupa kapas ditangani langsung oleh Direktur
Utama PT. Kusumahadi Santosa. Sedangkan penerimaan dan penyimpanan barang
ditangani langsung oleh gudang – bagian logistik, kecuali bahan baku disimpan oleh
gudang – PT. Kusumaputra Santosa. Meskipun bahan pembantu hanyalah pelengkap
atau penambah dalam industri ini, bahan pembantu dirasa sangat penting oleh
penulis karena tanpa adanya bahan pembantu ini proses produksi kain tidak akan
tuntas dengan hasil akhir yang memuaskan. Terutama bahan chemical, bahan ini
sangat berguna sebagai pelarut dan membantu bahan utama. Sehingga pengendalian
terhadap kegiatan pembelian bahan pembantu berupa chemical dinilai sangat penting
oleh penulis, maka dalam penyusunan tugas akhir ini penulis mengambil judul:
“EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN TERHADAP
PEMBELIAN CHEMICAL PADA PT. KUSUMAHADI SANTOSA”
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
52
C. Perumusan Masalah
Dalam memudahkan pembahasan masalah dan pemahamannya, maka
penulis merumuskan pokok permasalahan dalam penelitian ini, yaitu sebagai berikut:
1. Elemen-elemen apa sajakah yang terkandung dalam sistem pembelian chemical
pada PT. Kusumahadi Santosa?
2. Bagaimanakah prosedur pelaksanaan sistem pembelian chemical yang
diterapkan pada PT. Kusumahadi Santosa?
3. Apa sajakah kelemahan/kekuatan dalam sistem pengendalian intern pembelian
chemical pada PT. Kusumahadi Santosa?
D. Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai penulis dalam melakukan penelitian ini adalah:
1. Untuk mengetahui elemen-elemen apa sajakah yang terkandung dalam sistem
pembelian chemical pada PT. Kusumahadi Santosa.
2. Untuk mengetahui prosedur pelaksanaan sistem pembelian chemical yang
diterapkan pada PT. Kusumahadi Santosa.
3. Untuk mengetahui apa sajakah kelemahan/kekuatan dalam sistem pengendalian
intern pembelian chemical pada PT. Kusumahadi Santosa.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
53
E. Manfaat Penelitian
Diharapkan hasil penelitian ini dapat memberikan beberapa manfaat
sebagai berikut:
1. Bagi Penulis
Menambah wawasan penulis tentang praktik kerja di dunia nyata, sehingga dapat
menambahkan pengetahuan sebelumnya yang telah di dapat pada bangku kuliah,
terutama dalam hal sistem akuntansi di suatu perusahaan/instansi.
2. Bagi Perusahaan
Meberi masukan yang sekiranya dapat menjadi pertimbangan dalam perbaikan
prosedur dan sistem akuntansi pembelian chemical yang dilakukan oleh
perusahaan, dan perbaikan terhadap kelemahan sistem pngendalian intern yang
terkait dalam prosedur dan sistem akuntansi pembelian impor.
3. Bagi Universitas Sebelas Maret Surakarta
Dapat digunakan sebagai bahan referensi bagi mahasiswa yang sedang
menyusun tugas akhir khususnya tentang sistem pengendalian intern pembelian
chemical.
4. Bagi Pembaca
Dapat digunakan sebagai tambahan pengetahuan tentang sistem pengendalian
intern pembelian chemical.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
54
BAB II
ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Tinjauan Pustaka
1. Pengertian Sistem
Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya,
yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 2001:2).
Sedangkan menurut Baridwan (1990:1) sistem merupakan suatu kerangka suatu
kegiatan dan prosedur-prosedur yang paling berhubungan yang disusun sesuai dengan
suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari
perusahaan.
Menurut Komite Standarisasi Perekayasaan Amerika, sistem adalah serangkaian
metode, prosedur, atau tehnik yang disatukan oleh interaksi yang teratur sehingga
membentuk suatu kewsatuan yang terpadu (Squire, 1992:1)
Dari ketiga pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah serangkaian
unsur suatu kegiatan dan prosedur-prosedur yang saling berhubungan antara satu dengan
lainnya yang disusun dengan suatu skema untuk mencapai tujuan tertentu sebuah
perusahaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
55
2. Pengertian Pembelian
Menurut Anorga (Kamus Istilah Ekonomi) pembelian adalah serangkaian
tindakan untuk mendapatkan barang atau jasa dengan maksud dipergunakan sendiri atau
dijual lagi dengan atau tanpa diproses lebih lanjut sebelumnya.
3. Pengertian Sistem Pembelian
Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan
barang yang diperlukan perusahaan (Mulyadi, 2001:299). Dapat dikatakan sistem
pembelian adalah suatu sistem yang dibuat menurut prosedur tertentu yang digunakan
dalam pemenuhan kebutuhan perusahaan dengan cara pengadaan atau pembelian barang.
4. Fungsi Pembelian
Menurut Widjajanto (2001:352) fungsi pembelian barang sebenarnya berada di
bawah atap fungsi logistik. Yang dimaksud dengan fungsi logistik adalah fungsi
perencanaan dan pengendalian aliran fisik barang yang mengalir ke segenap bagian
organisasi.
Fungsi pembelian pada dasarnya bertanggung jawab untuk:
a. Menentukan kuantitas barang yang akan dibeli secara tepat.
b. Menentukan waktu penerimaan barang yang tepat.
c. Menentukan rekanan pemasok barang yang tepat.
Kegiatan menentukan kuantitas dan saat penerimaan barang yang tepat
merupakan kegiatan manajemen pengendalian persediaan. Untuk menentukan kuantitas
pembelian dan titik pemesanan kembali yang dilakukan agar tercapai keseimbangan yang
optimal, memerlukan tiga faktor yaitu sebagai berikut:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
56
a. Jumlah barang yang dipesan.
b. Biaya pengelolaan barang.
c. Resiko kelangkaan barang.
5. Pengertian Bahan Pembantu
Bahan pembantu digunakan untuk kebutuhan produksi perawatan dan bukan
merupakan bagian dari bahan baku. Penyediaan tepat waktu bahan tambahan untuk
perusahaan sangat penting untuk proses produksi. Orang atau kelompok yang
bertanggung jawab untuk pembelian bahan pembantu umumnya akan melacak pembelian
dalam suatu periode akuntansi dan mencoba mempertahankan ini pada tingkat yang
konsisten sesuai dengan proporsi produksi.
Bahan pembantu dapat dikatakan bahan yang tidak merupakan substansi utama
dari output dan ditambahkan ke bahan dasar untuk memberikan sifat tertentu ke produk
jadi, bahan ini juga diperlukan untuk secara langsung mempengaruhi bahan baku.
Sedangkan yang dimaksud dengan bahan pembantu chemical adalah bahan yang
secara langsung mempengaruhi bahan baku yang berbentuk zat kimia dan memberikan
sifat tertentu saat pemrosesan produk.
6. Fungsi yang Terkait
Dalam pelaksanaan kegiatan pembelian bahan penolong tidak hanya melibatkan
satu unsur atau bagian saja, melainkan melibatkan beberapa bagian yang terkait. Berbagai
fungsi yang terkait dalam transaksi pembelian berada di tangan unit organisasi berikut
ini:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
57
a. Fungsi gudang
Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai
dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang
telah diterima oleh fungsi penerimaan.
b. Fungsi pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga
barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaaan barang dan
mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
c. Fungsi penerimaaan barang
Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis,
mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau
tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.
d. Fungsi akuntansi
Fungsi ini terkait dalam transaksi pembelian yaitu pada proses pencatatan utang dan
pencatatat persediaan.
7. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian
a. Prosedur permintaan pembelian
b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
c. Prosedur order pembelian
d. Prosedur penerimaan barang
e. Prosedur pencatatan utang
f. Prosedur distribusi pembelian
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
58
8. Catatan Akuntansi yang Digunakan
a. Register bukti kas keluar
b. Jurnal pembelian
c. Buku pembantu utang
d. Buku pembantu sediaan
9. Dokumen yang Digunakan
a. Surat permintaan pembelian
b. Surat permintaan otorisasi investasi
c. Surat permintaan otorisasi reparasi
d. Surat permintaan penawaran harga
e. Surat order pembelian
f. Laporan penerimaan barang
g. Surat perubahan order
h. Faktur dari pemasok
10. Sistem Pengendalian Intern
Sistem Pengendalian Intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran yang
dikoordinasi untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data
akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
(Mulyadi, 2001:163).
Tujuan Pengendalian Intern adalah:
a. Menjaga kekayaan organisasi atau perusahaan.
b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
c. Mendorong efisiensi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
59
d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Unsur pokok Sistem Pengendalian Intern meliputi:
a. Struktur organisasi yang memisahkan Fungsi dan tanggung jawab secara tegas.
Pembagian tanggungjawab secara fungsional didasarkan pada prinsip-prinsip, yaitu:
1) Harus dipisahkan antara fungsi operasi dan penyimpanan dengan fungsi
akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk
melaksanakan suatu kegiatan. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki
wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi
yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan. Hal ini
dimaksudkan untuk menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi.
2) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggungjawab penuh untuk melaksanakan semua
tahap transaksi.
b. Sistem wewenang dan prosedur.
Dalam perusahaan, transaksi hanya terjadi atas otorisasi dari pejabat yang memiliki
wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut.
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi.
Cara yang ditempuh perusahaan untuk menciptakan praktik yang sehat adalah:
1) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak dan pemakaianya harus
dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang, sehingga dapat menetapkan
pertanggungjawaban transaksi.
2) Pemeriksaan mendadak.
Pemeriksaan mendadak dilakukan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu terhadap
pihak yang diperiksa dan dilakukan dengan jadwal yang tidak teratur. Hal ini akan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
60
mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang
ditetapkan.
3) Setiap transaksi tidak boleh dilakukan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau
satu unit organisasi, sehingga terjadi internal check terhadap tugas setiap unit.
4) Perputaran jabatan
Dilakukan perputaran jabatan ini untuk menghindari adanya persekongkolan antar
karyawan.
5) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatanya. Hal ini
dilakukan untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan
keandalan catatan akuntansi.
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidang yang menjadi tanggungjawabnya akan
dapat melaksanakan pekerjaanya dengan efisien dan efektif. Jika perusahaan memiliki
karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi
sampai batas minimum dan perusahaan tetap dapat menghasilkan
pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
61
B. Penyajian dan Analisis Data
Dalam pemenuhan kebutuhan proses produksi perusahaan agar berjalan dengan baik dan
lancar diperlukan sistem akuntansi yang baik dalam seluruh kegiatan operasi perusahaan.
Selain sistem akuntansi yang baik, diperlukan juga sistem pengendalian intern yang handal
dalam menjaga dan memenuhi seluruh proses produuksi. Dengan dijalankannya sistem
pengendalian intern yang handal dan sistem akuntansi yang baik akan menciptakan
pemisahan fungsi yang jelas, otorisasi dari pihak berwenang, dan praktik yang sehat.
Sehingga akan mengurangi kemungkinan kerugian yang timbul selama proses produksi
berlangsung. Berikut struktur oganisasi yang memisahkan fungsi, sistem wewenang dan
otorisasi, praktik yang sehat, dan mutu karyawan terhadap sistem pembelian bahan pembantu
Chemical pada PT. Kusumahadi Santosa:
1. Sistem pengendalian intern terhadap pembelian chemical berdasarkan Standart
Operational Procedure (SOP) yang terdapat di PT. Kusumahadi Santosa antara lain:
a. Struktur organisasi yang memisahkan fungsi dan tanggung jawab secara tegas
terhadap pembelian bahan pembantu chemical pada PT. Kusumahadi Santosa adalah :
1) Fungsi pembelian terpisah dari fungsi penerimaan
Fungsi pembelian disini dilakukan oleh bagian logistik, Tugas dari fungsi ini
adalah melakukan koordinasi dengan bagian produksi tentang kebutuhan bahan
pembantu chemical yang dibutuhkan oleh perusahaan. Setelah itu mencari
supplier yang menjual bahan pembantu chemical sesuai dengan kebutuhan
perusahaan. Kemudian melakukan konfirmasi jadi atau tidaknya pembelian bahan
pembantu chemical kepada bagian produksi dan bagian gudang. Apabila bahan
pembantu chemical tersebut jadi dibeli maka selanjutnya melakukan pembelian
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
62
dengan membuat surat pesanan pembelian. Sedangakan fungsi penerimaan
dilakukan oleh bagian gudang logistik, bertugas menerima bahan pembantu
chemical beserta dokumen pendukung yang menyertainya dan membubuhkan
stempel tanda terima pada dokumen tersebut. Setelah itu bagian gudang membuat
tanda terima barang sebagai bukti bahwa barang tersebut telah diterima bagian
gudang logistik.
2) Fungsi pembelian terpisah dari fungsi akuntansi
Fungsi pembelian yang dilakukan bagian logistik terpisah dari fungsi akuntansi
yang dilakukan bagian akuntansi dan keuangan. Fungsi akuntansi bertugas
melakukan pencatatan proses pembelian berupa pencatatan utang dan utang yang
sudah dilunasi dan pembuatan kartu utang dan kartu persediaan.
3) Perangkapan fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan
Fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan dirangkap oleh bagian gudang.
Selain bertugas melakukan penerimaan dan membuat tanda terima barang sebagai
bukti bahwa barang tersebut telah diterima bagian gudang logistik. Gudang
logistik juga berfungsi sebagai penyimpanan barang yang telah diterima.
4) Perangkapan fungsi pembayaran dan fungsi pencatatan
Fungsi pembayaran dan fungsi pencatatan dirangkap oleh bagian akuntansi dan
keuangan. Selain melakukan pencatatan utang dan utang yang dilunasi, bagian
akuntansi dan keuangan juga bertugas membuat bukti pengeluaran, menerima
bukti yang belum dibayar, dan melakukan pembayaran.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
63
5) Semua transaksi dilakukan oleh bagian yang berbeda
Seluruh transaksi pembelian chemical pada PT. Kusumahadi Santosa dilakukan
oleh bagian yang berbeda yaitu: bagian produksi, bagian logistik, bagian gudang
logistik, bagian administrasi logistik, dan bagian akuntansi keuangan. Tidak ada
transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi
tersebut di atas.
b. Sistem wewenang dan prosedur yang ada dalam pembelian bahan pembantu chemical
pada PT. Kusumahadi Santosa adalah:
1) Surat permintaan pembelian barang diotorisasi oleh kepala fungsi pemakai
barang, untuk barang yang langsung pakai.
Transaksi pembelian ini didahului dengan diterimanya surat permintaan
pembelian barang oleh bagian logistik dari fungsi pemakai barang atau bagian
produksi. Bagian produksi ini membuat surat permintaan pembelian barang dan
surat kebutuhan bulanan sebagai dasar bagi bagian logistik dalam melakukan
pengadaan barang yang dibutuhkan perusahaan. Persetujuan untuk mengajukan
permintaan pembelian barang dan 2 lembar surat kebutuhan bulanan ini
diwujudkan dalam bentuk tanda tangan otorisasi dari kepala divisi produksi. Pada
surat permintaan pembelian barang dan 1 lembar surat kebutuhan bulanan, yang
merupakan bukti bahwa barang yang diajukan dalam permintaan pembelian
kepada bagian logistik merupakan barang yang memang dibutuhkan perusahaan.
Sedangkan 1 lembar surat kebutuhan bulanan disimpan sebagai arsip permanen
oleh bagian produksi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
64
2) Surat pesanan pembelian diotorisasi oleh manajer logistik
Dengan surat pesanan pembelian ini bagian logistik memulai proses pembelian.
Pada tahap awal bagian logistik menerima surat kebutuhan bulanan lembar
pertama dan permintaan pembelian barang 1 lembar dari bagian produksi.
Kemudian bagian logistik membuat surat penawaran harga yang ditujukan kepada
beberapa supplier. Setelah itu bagian logistik menerima surat balasan penawaran
harga dari beberapa supplier yang mendapat surat penawaran harga. Setelah itu
bagian logistik membandingkan harga dari beberapa supplier berdasarkan surat
balasan penawaran harga tersebut. Kemudian Bagian Logistik menentukan salah
satu supplier yang surat balasan penawaran harganya sesuai atau mendekati
kriteria bagian produksi. Setelah itu bagian logistik membuat surat pengajuan
perubahan harga untuk ditujukan kepada bagian produksi, apabila surat balasan
penawaran harga tersebut tidak sesuai dengan surat penawaran harga. Kemudian
dikonfirmasi kepada bagian produksi untuk mendapatkan keputusan dalam
melakukan pembelian. Apabila bagian produksi tidak menyetujui surat pengajuan
perubahan harga kembali lagi pada proses pembuatan surat penawaran harga
untuk mencari supplier lain, apabila disetujui, bagian logistik membuat surat
pesanan pembelian, surat pesanan pembelian ini telah mendapat otorisasi dari
Manajer Logistik. surat pesanan pembelian dibuat 4 rangkap, lembar pertama
diserahkan ke supplier, lembar kedua diserahkan ke bagian administrasi, lembar
ketiga diserahkan ke bagian gudang logistik, dan lembar keempat serta surat
balasan penawaran harga disimpan bagian logistik sebagai arsip permanen.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
65
3) Tanda terima barang diotorisasi oleh bagian gudang logistik
Tanda terima barang ini sebagai bukti telah diterimanya barang dari supplier.
Pada awalnya bagian gudang logistik menerima surat pesanan pembelian lembar
ketiga dari bagian logistik. Ketika penerimaan barang bagian gudang logistik
menerima dokumen pendukung berupa surat jalan dan nota dari supplier,
kemudian melakukan pengecekkan dan membubuhi stempel tanda terima. Proses
tersebut dilakukan setelah mendapat perintah dari bagian logistik. Setelah itu
bagian gudang logistik melakukan pencatatan pada kartu stock bahan dan
membuat tanda terima barang 4 rangkap. Lembar pertama dan kedua tanda terima
barang bersama surat pesanan pembelian lembar ketiga, surat jalan, dan nota
diserahkan ke bagian administrasi logistik, lembar ketiga diserahkan ke bagian
produksi, lembar keempat disimpan bagian gudang logistik sebagai arsip
permanen.
4) Laporan penerimaan barang diotorisasi bagian administrasi logistik
Sebelum pembuatan laporan penerimaan barang, bagian administrasi logistik
menerima tanda terima barang lembar pertama dan kedua bersama dengan surat
pesanan pembelian lembar letiga, surat jalan, dan nota dari bagian gudang logistik
serta menerima surat pesanan pembelian lembar kedua dari bagian logistik.
bagian administrasi membuat 2 rangkap laporan penerimaan barang sebagai
pengajuan rencana bayar sesuai dengan tanggal jatuh tempo pembayaran yang
disepakati oleh pihak logistik dan supplier untuk ditujukan bagian akuntansi dan
keuangan. laporan penerimaan barang lembar pertama, tanda terima barang
lembar pertama, surat pesanan pembelian lembar kedua dan lembar ketiga, surat
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
66
jalan, serta nota diserahkan ke bagian akuntansi dan keuangan. tanda terima
barang lembar kedua dan laporan penerimaan barang lembar kedua disimpan
bagian administrasi logistik sebagai arsip permanen.
5) Jurnal pengeluaran kas diotorisasi oleh bagian akuntansi
Sebelum pembuatan jurnal pengeluaran kas, bagian akuntansi dan keuangan
menerima laporan penerimaan barang lembar pertama, tanda terima barang
lembar pertama, surat pesanan pembelian lembar kedua dan lembar ketiga, surat
jalan, serta nota dari bagian administrasi logistik. Dokumen tersebut digunakan
sebagai input, pada saat sebelum jatuh tempo dicatat pada kartu buku besar utang
kemudian dimasukkan ke dalam kartu utang, pada saat jatuh tempo maka akan
dilakukan pembayaran kepada supplier, apabila sudah dilakukan pembayaran
bagian akuntansi dan keuangan membuat bukti pengeluaran. Setelah itu dicatat
pada jurnal pengeluaran kas kemudian dicatat pada kartu buku besar persediaan
bahan pembantu chemical dan terakhir dicatat pada kartu persediaan. bukti
pembayaran, laporan penerimaan barang lembar pertama, tanda terima barang
lembar pertama, surat pesanan pembelian lembar kedua dan lembar ketiga, surat
jalan, serta nota disimpan bagian akuntansi dan keuangan sebagai arsip permanen.
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi yang digunakan terhadap
pembelian bahan pembantu chemical pada PT. Kusumahadi Santosa adalah sebagai
berikut:
1) Penggunaan dokumen bernomor urut tercetak
Pada semua dokumen pada transaksi pembelian chemical yaitu permintaan
pembelian barang, surat pesanan pembelian, tanda terima barang, dan laporan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
67
penerimaan barang sudah menggunakan dokumen bernomor urut tercetak dan
penggunaanya nomor urut tersebut dapat dipertanggungjawabkan oleh pihak yang
memiliki wewenang untuk menggunakan dokumen yang terkait tersebut. Surat
permintaan pembelian barang yang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh kepala divisi produksi. Surat pesanan pembelian
yang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh
manajer logistik. Tanda terima brang yang bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian gudang. Laporan penerimaan
barang yang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan
oleh bagian administrasi logistik.
2) Supplier dipilih berdasarkan surat balasan penawaran harga yang bersaing dari
berbagai supplier
Bagian logistik melakukan penyeleksian atau pemilihan supplier pemasok bahan
chemical berdasarkan kriteria dari bagian produksi sebagai departemen pengguna.
Selain itu bagian logistik menyeleksi atau memilih supplier dengan mengadakan
perbandingan harga terhadap surat balasan penawaran harga yang telah dikirim
oleh supplier, supplier yang akan dipilih biasanya yang dapat menawarkan harga
rendah atau harga yang wajar akan tetapi memiliki kualitas dan kuantitas barang
yang sesuai dengan kriteria dan spesifikasi yang dikehendaki oleh perusahaan.
3) Barang hanya dapat diterima dan diperiksa oleh bagian gudang jika telah
mendapat surat pesanan pembelian
Sebelum melakukan peneriman dan pemeriksaan, bagian gudang menerima surat
tembusan surat pesanan pembelian dari bagian logistik, yang telah mendapat
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
68
otorisasi dari manajer logistik. Sebelum penerimaan dan pemeriksaan, bagian
gudang logistik mendapatkan perintah dari bagian logistik untuk melakukan
penerimaan dan pemeriksaan.
4) Penerimaan dan pengecekkan barang dilakukan bagian logistik dengan
membandingkan surat pesanan pembelian
Bagian gudang melaksanakan penerimaan dan pemeriksaan terhadap barang yang
diterima dari supplier dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut
serta membandingkan dengan surat pesanan pembelian. Setelah itu membubuhi
stempel tanda terima.
5) Adanya pemeriksaan mendadak
Bagian procedure planning and control melakukan pemeriksaan mendadak
dilakukan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu dan tanpa diketahui terhadap
pihak yang diperiksa dan dilakukan dengan jadwal yang tidak teratur.
6) Perputaran jabatan atau rotasi jabatan
Semua staff dan karyawan yang jabatannya berada dibawah kepala seksi sudah
pernah mengalami perputaran jabatan atau rotasi jabatan.
7) Tidak ada karyawan yang melakukan seluruh tahap transaksi
Pada setiap bagian tidak ada satu karyawan yang sepenuhnya memiliki tanggung
jawab dalam pelaksanaan transaksi dari awal sampai akhir. Hal ini dimaksudkan
agar terjadi internal check pada setiap proses pembelian ini.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
69
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya yang bekerja pada
pembelian bahan pembantu chemical pada PT. Kusumahadi Santosa adalah sebagai
berikut:
PT. Kusumahadi Santosa selalu melakukan seleksi karyawan dalam kegiatan
perekrutan calon karyawan, seleksi ini berdasarkan tuntutan jabatan yang dibutuhkan
disesuaikan dengan keahlian yang dimiliki calon karyawan. Selain mengadakan
seleksi karyawan, PT. Kusumahadi Santosa mengadakan pengembangan pendidikan
terhadap karyawan yang telah bekerja pada perusahaan. Pengembangan pendidikan
ini biasanya berupa seminar yang diadakan perusahaan sesuai dengan tuntutan
perkembangan pekerjaan karyawan yang akan dilatih tersebut. Dengan demikian
mutu karyawan pada proses pembelian ini sesuai dengan bidang yang menjadi
tanggung jawabnya.
e. Berikut ini adalah flowchart prosedur pembelian bahan pembantu chemical yang
dilakukan pada PT. Kusumahadi Santosa berdasarkan Standart Operational
Procedure (SOP) yang ada:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
70
1) Flowchart pembelian bahan pembantu chemical berdasarkan SOP
Bagian Produksi
Diotorisasi
Kadiv
Keterangan: SKB : Surat Kebutuhan Bulanan PPB : Permintaan Pembelian Barang TTB : Tanda Terima Barang
Gambar 2.1
Mulai
Membuat SKB & PPB
2 SKB 1
1 PPB
1 TTB
1 T
6
T
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
71
Bagian Logistik
Dari beberapa
supplier
Diotorisasi oleh Kadiv Produksi
Ke beberapa Supplier
Keterangan: SKB : Surat Kebutuhan Bulanan PPB : Permintaan Pembelian Barang SPH : Surat Penawaran Harga SBPH : Surat Balasan Penawaran Harga SPPH : Surat Pengajuan Perubahan Harga SPP : Surat Pesanan Pembelian
Gambar 2.2
1
SKB 1 1
PPB
Membuat SPH
2
SKB 1 PPB 1
1 SPH
1 SBPH
T
Membuat perbandingan
harga
1 SPPH
2
Membuat SPP
Keputusan melakukan pembelian
Ya
Tidak SBPH 1
4 3
2
1
SPP
Ke supplier
T4
3
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
72
Bagian Gudang Logistik
Keterangan: SPP : Surat Pesanan Pembelian SJ : Surat Jalan KSB : Kartu Stock Bahan TTB : Tanda Terima Barang
Gambar 2.3
4
Nota
3
3
SPP
Menerima barang dari supplier beserta dokumen pendukung
SJ
3
SPP
Barang diperiksa dan
distempel
Menbuat TTB dan mencatat
pada KSB
KSB
3
2
TTB 1
Nota
SJ
3
SPP
5
T
6
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
73
Bagian Administrasi Logistik
Keterangan: SPP : Surat Pesanan Pembelian SJ : Surat Jalan TTB : Tanda Terima Barang LPB : Laporan Penerimaan Barang
Gambar 2.4
4 5
2
SPP 2
TTB 1
Nota
SJ
3
SPP
Membuat LPB
TTB 2
LPB 2
LPB 1
TTB 1
Nota
SJ
3
2
SPP T
7
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
74
Bagian Akuntansi dan Keuangan
Keterangan: LPB : Laporan Penerimaan Barang TTB : Tanda Terima Barang SJ : Surat Jalan SPP : Surat Pesanan Pembelian KBBU : Kartu Buku Besar Utang BP : Bukti Pengeluaran KBBPBPC : Kartu Buku Besar Persediaan Bahan Pembantu Chemical
Gambar 2.5
7
LPB 1 TTB 1
Nota SJ
3 SPP 2
LPB 1
TTB 1
Nota
SJ
3
2
SPP
Input Data
Sebelum JT
Sesudah JT
KBBU
Memasukkan pada kartu
utang
Kartu Utang
Melakukan pembayaran
Jurnal Pengeluaran Kas
2 BP
Memasukkan pada buku besar
KBBPBPC
Memasukkan pada kartu persediaan Kartu Persediaan
Selesai
T
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
75
2. Sistem pengendalian intern terhadap pembelian chemical berdasarkan pelaksanaan
Standart Operational Procedure (SOP) yang terdapat di PT. Kusumahadi Santosa antara
lain:
a. Struktur organisasi yang memisahkan fungsi dan tanggung jawab secara tegas
terhadap pembelian bahan pembantu chemical pada PT. Kusumahadi Santosa adalah :
1) Fungsi pembelian terpisah dari fungsi penerimaan
Fungsi pembelian disini dilakukan oleh bagian logistik, Tugas dari fungsi ini
adalah melakukan koordinasi dengan bagian produksi tentang kebutuhan bahan
pembantu chemical yang dibutuhkan oleh perusahaan. Setelah itu mencari
supplier yang menjual bahan pembantu chemical sesuai dengan kebutuhan
perusahaan. Kemudian melakukan konfirmasi jadi atau tidaknya pembelian bahan
pembantu chemical kepada bagian produksi dan bagian gudang. Apabila bahan
pembantu chemical tersebut jadi dibeli maka selanjutnya melakukan pembelian
dengan membuat surat pesanan pembelian. Sedangakan fungsi penerimaan
dilakukan oleh bagian gudang logistik, bertugas menerima bahan pembantu
chemical beserta dokumen pendukung yang menyertainya dan membubuhkan
stempel tanda terima pada dokumen tersebut. Setelah itu bagian gudang membuat
tanda terima barang sebagai bukti bahwa barang tersebut telah diterima bagian
gudang logistik.
2) Fungsi pembelian terpisah dari fungsi akuntansi
Fungsi pembelian yang dilakukan bagian logistik terpisah dari fungsi akuntansi
yang dilakukan bagian akuntansi dan keuangan. Fungsi akuntansi bertugas
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
76
melakukan pencatatan proses pembelian berupa pencatatan utang dan utang yang
sudah dilunasi dan pembuatan kartu utang dan kartu persediaan.
3) Perangkapan fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan
Fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan dirangkap oleh bagian gudang.
Selain bertugas melakukan penerimaan dan membuat tanda terima barang sebagai
bukti bahwa barang tersebut telah diterima bagian gudang logistik. Gudang
logistik juga berfungsi sebagai penyimpanan barang yang telah diterima.
4) Perangkapan fungsi pembayaran dan fungsi pencatatan
Fungsi pembayaran dan fungsi pencatatan dirangkap oleh bagian akuntansi dan
keuangan. Selain melakukan pencatatan utang dan utang yang dilunasi, bagian
akuntansi dan keuangan juga bertugas membuat bukti pengeluaran, menerima
bukti yang belum dibayar, dan melakukan pembayaran
5) Semua transaksi dilakukan oleh bagian yang berbeda
Seluruh transaksi pembelian chemical pada PT. Kusumahadi Santosa dilakukan
oleh bagian yang berbeda yaitu: bagian produksi, bagian logistik, bagian gudang
logistik, bagian administrasi logistik, dan bagian akuntansi keuangan. Tidak ada
transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi
tersebut di atas.
b. Sistem wewenang dan prosedur yang ada dalam pembelian bahan pembantu chemical
pada PT. Kusumahadi Santosa adalah:
1) Surat permintaan pembelian barang diotorisasi oleh kepala fungsi pemakai
barang, untuk barang yang langsung pakai.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
77
Bagian produksi ini membuat surat permintaan pembelian barang dan surat
kebutuhan bulanan sebagai dasar bagi bagian logistik dalam melakukan
pengadaan barang yang dibutuhkan perusahaan. Apabila kebutuhan barang urgent
bagian produksi hanya membuat surat kebutuhan bulanan saja, kemudian
langsung menghubungi bagian logistik untuk permintaan barang yang urgent ini.
Persetujuan untuk mengajukan 2 lembar surat kebutuhan bulanan ini diwujudkan
dalam bentuk tanda tangan otorisasi dari kepala divisi produksi. 1 lembar surat
kebutuhan bulanan, yang merupakan bukti bahwa barang yang diajukan dalam
permintaan pembelian kepada bagian logistik merupakan barang yang memang
dibutuhkan perusahaan. Sedangkan 1 lembar surat kebutuhan bulanan disimpan
sebagai arsip permanen oleh bagian produksi.
2) Surat pesanan pembelian diotorisasi oleh manajer logistik
Dengan surat pesanan pembelian ini bagian logistik memulai proses pembelian.
Pada tahap awal bagian logistik menerima surat kebutuhan bulanan lembar
pertama dari bagian produksi. Kemudian bagian logistik membuat surat
penawaran harga yang ditujukan kepada beberapa supplier. Setelah itu bagian
logistik menerima surat balasan penawaran harga dari beberapa supplier yang
mendapat surat penawaran harga. Setelah itu bagian logistik membandingkan
harga dari beberapa supplier berdasarkan surat balasan penawaran harga tersebut.
Kemudian Bagian Logistik menentukan salah satu supplier yang surat balasan
penawaran harganya sesuai atau mendekati kriteria bagian produksi. Setelah itu
bagian logistik membuat surat pengajuan perubahan harga untuk ditujukan kepada
bagian produksi, apabila surat balasan penawaran harga tersebut tidak sesuai
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
78
dengan surat penawaran harga. Kemudian dikonfirmasi kepada bagian produksi
untuk mendapatkan keputusan dalam melakukan pembelian. Apabila bagian
produksi tidak menyetujui surat pengajuan perubahan harga kembali lagi pada
proses pembuatan surat penawaran harga untuk mencari supplier lain, apabila
disetujui, bagian logistik membuat surat pesanan pembelian, surat pesanan
pembelian ini telah mendapat otorisasi dari Manajer Logistik. surat pesanan
pembelian dibuat 4 rangkap, lembar pertama diserahkan ke supplier, lembar
kedua diserahkan ke bagian administrasi, lembar ketiga diserahkan ke bagian
gudang logistik, dan lembar keempat serta surat balasan penawaran harga
disimpan bagian logistik sebagai arsip permanen.
3) Tanda terima barang diotorisasi oleh bagian gudang logistik
Tanda terima barang ini sebagai bukti telah diterimanya barang dari supplier.
Pada awalnya bagian gudang logistik menerima surat pesanan pembelian lembar
ketiga dari bagian logistik. Ketika penerimaan barang bagian gudang logistik
menerima dokumen pendukung berupa surat jalan dan nota dari supplier,
kemudian melakukan pengecekkan dan membubuhi stempel tanda terima. Proses
tersebut dilakukan setelah mendapat perintah dari bagian logistik. Setelah itu
bagian gudang logistik melakukan pencatatan pada kartu stock bahan dan
membuat tanda terima barang 4 rangkap. Lembar pertama dan kedua tanda terima
barang bersama surat pesanan pembelian lembar ketiga, surat jalan, dan nota
diserahkan ke bagian administrasi logistik, lembar ketiga diserahkan ke bagian
produksi, lembar keempat disimpan bagian gudang logistik sebagai arsip
permanen.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
79
4) Laporan penerimaan barang diotorisasi bagian administrasi logistik
Sebelum pembuatan laporan penerimaan barang, bagian administrasi logistik
menerima tanda terima barang lembar pertama dan kedua bersama dengan surat
pesanan pembelian lembar letiga, surat jalan, dan nota dari bagian gudang logistik
serta menerima surat pesanan pembelian lembar kedua dari bagian logistik.
bagian administrasi membuat 2 rangkap laporan penerimaan barang sebagai
pengajuan rencana bayar sesuai dengan tanggal jatuh tempo pembayaran yang
disepakati oleh pihak logistik dan supplier untuk ditujukan bagian akuntansi dan
keuangan. laporan penerimaan barang lembar pertama, tanda terima barang
lembar pertama, surat pesanan pembelian lembar kedua dan lembar ketiga, surat
jalan, serta nota diserahkan ke bagian akuntansi dan keuangan. tanda terima
barang lembar kedua dan laporan penerimaan barang lembar kedua disimpan
bagian administrasi logistik sebagai arsip permanen.
5) Jurnal pengeluaran kas diotorisasi oleh bagian akuntansi
Sebelum pembuatan jurnal pengeluaran kas, bagian akuntansi dan keuangan
menerima laporan penerimaan barang lembar pertama, tanda terima barang
lembar pertama, surat pesanan pembelian lembar kedua dan lembar ketiga, surat
jalan, serta nota dari bagian administrasi logistik. Dokumen tersebut digunakan
sebagai input, pada saat sebelum jatuh tempo dicatat pada kartu buku besar utang
kemudian dimasukkan ke dalam kartu utang, pada saat jatuh tempo maka akan
dilakukan pembayaran kepada supplier, apabila sudah dilakukan pembayaran
bagian akuntansi dan keuangan membuat bukti pengeluaran. Setelah itu dicatat
pada jurnal pengeluaran kas kemudian dicatat pada kartu buku besar persediaan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
80
bahan pembantu chemical dan terakhir dicatat pada kartu persediaan. bukti
pembayaran, laporan penerimaan barang lembar pertama, tanda terima barang
lembar pertama, surat pesanan pembelian lembar kedua dan lembar ketiga, surat
jalan, serta nota disimpan bagian akuntansi dan keuangan sebagai arsip permanen.
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi yang digunakan terhadap
pembelian bahan pembantu chemical pada PT. Kusumahadi Santosa adalah sebagai
berikut:
1) Penggunaan dokumen bernomor urut tercetak
Pada semua dokumen pada transaksi pembelian chemical yaitu permintaan
pembelian barang, surat pesanan pembelian, tanda terima barang, dan laporan
penerimaan barang sudah menggunakan dokumen bernomor urut tercetak dan
penggunaanya nomor urut tersebut dapat dipertanggungjawabkan oleh pihak yang
memiliki wewenang untuk menggunakan dokumen yang terkait tersebut. Surat
permintaan pembelian barang yang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh kepala divisi produksi. Surat pesanan pembelian
yang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh
manajer logistik. Tanda terima brang yang bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian gudang. Laporan penerimaan
barang yang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan
oleh bagian administrasi logistik.
2) Supplier dipilih berdasarkan surat balasan penawaran harga yang bersaing dari
berbagai supplier
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
81
Bagian logistik melakukan penyeleksian atau pemilihan supplier pemasok bahan
chemical berdasarkan kriteria dari bagian produksi sebagai departemen pengguna.
Selain itu bagian logistik menyeleksi atau memilih supplier dengan mengadakan
perbandingan harga terhadap surat balasan penawaran harga yang telah dikirim
oleh supplier, supplier yang akan dipilih biasanya yang dapat menawarkan harga
rendah atau harga yang wajar akan tetapi memiliki kualitas dan kuantitas barang
yang sesuai dengan kriteria dan spesifikasi yang dikehendaki oleh perusahaan.
3) Barang hanya dapat diterima dan diperiksa oleh bagian gudang jika telah
mendapat surat pesanan pembelian
Sebelum melakukan peneriman dan pemeriksaan, bagian gudang menerima surat
tembusan surat pesanan pembelian dari bagian logistik, yang telah mendapat
otorisasi dari manajer logistik. Sebelum penerimaan dan pemeriksaan, bagian
gudang logistik mendapatkan perintah dari bagian logistik untuk melakukan
penerimaan dan pemeriksaan.
4) Penerimaan dan pengecekkan barang dilakukan bagian logistik dengan
membandingkan surat pesanan pembelian
Bagian gudang melaksanakan penerimaan dan pemeriksaan terhadap barang yang
diterima dari supplier dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut
serta membandingkan dengan surat pesanan pembelian. Setelah itu membubuhi
stempel tanda terima.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
82
5) Adanya pemeriksaan mendadak
Bagian procedure planning and control melakukan pemeriksaan mendadak
dilakukan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu dan tanpa diketahui terhadap
pihak yang diperiksa dan dilakukan dengan jadwal yang tidak teratur.
6) Perputaran jabatan atau rotasi jabatan
Semua staff dan karyawan yang jabatannya berada dibawah kepala seksi sudah
pernah mengalami perputaran jabatan atau rotasi jabatan.
7) Tidak ada karyawan yang melakukan seluruh tahap transaksi
Pada setiap bagian tidak ada satu karyawan yang sepenuhnya memiliki tanggung
jawab dalam pelaksanaan transaksi dari awal sampai akhir. Hal ini dimaksudkan
agar terjadi internal check pada setiap proses pembelian ini.
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya yang bekerja pada
pembelian bahan pembantu chemical pada PT. Kusumahadi Santosa adalah sebagai
berikut:
PT. Kusumahadi Santosa selalu melakukan seleksi karyawan dalam kegiatan
perekrutan calon karyawan, seleksi ini berdasarkan tuntutan jabatan yang dibutuhkan
disesuaikan dengan keahlian yang dimiliki calon karyawan. Selain mengadakan
seleksi karyawan, PT. Kusumahadi Santosa mengadakan pengembangan pendidikan
terhadap karyawan yang telah bekerja pada perusahaan. Pengembangan pendidikan
ini biasanya berupa seminar yang diadakan perusahaan sesuai dengan tuntutan
perkembangan pekerjaan karyawan yang akan dilatih tersebut. Dengan demikian
mutu karyawan pada proses pembelian ini sesuai dengan bidang yang menjadi
tanggung jawabnya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
83
e. Berikut ini adalah flowchart prosedur pembelian bahan pembantu chemical yang
dilakukan pada PT. Kusumahadi Santosa berdasarkan pelaksanaan Standart
Operational Procedure (SOP) yang ada:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
84
1) Flowchart pembelian bahan pembantu chemical berdasarkan pelaksanaan SOP
Bagian Produksi
Diotorisasi
Kadiv
Keterangan: SKB : Surat Kebutuhan Bulanan TTB : Tanda Terima Barang
Gambar 2.6
Mulai
Membuat SKB & PPB
2 SKB 1
1 TTB
1 T
6
T
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
85
Bagian Logistik
Dari beberapa
supplier
Diotorisasi oleh Kadiv Produksi
Ke beberapa Supplier
Keterangan: SKB : Surat Kebutuhan Bulanan SPH : Surat Penawaran Harga SBPH : Surat Balasan Penawaran Harga SPPH : Surat Pengajuan Perubahan Harga SPP : Surat Pesanan Pembelian
Gambar 2.7
1
SKB 1
Membuat SPH
2
SKB 1
1 SPH
1 SBPH
T
Membuat perbandingan
harga
1 SPPH
2
Membuat SPP
Keputusan melakukan pembelian
Ya
Tidak SBPH 1
4 3
2
1
SPP
Ke supplier
T4
3
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
86
Bagian Gudang Logistik
Keterangan: SPP : Surat Pesanan Pembelian SJ : Surat Jalan KSB : Kartu Stock Bahan TTB : Tanda Terima Barang
Gambar 2.8
4
Nota
3
3
SPP
Menerima barang dari supplier beserta dokumen pendukung
SJ
3
SPP
Barang diperiksa dan
distempel
Menbuat TTB dan mencatat
pada KSB
KSB
3
2
TTB 1
Nota
SJ
3
SPP
5
T
6
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
87
Bagian Administrasi Logistik
Keterangan: SPP : Surat Pesanan Pembelian SJ : Surat Jalan TTB : Tanda Terima Barang LPB : Laporan Penerimaan Barang
Gambar 2.9
4 5
2
SPP 2
TTB 1
Nota
SJ
3
SPP
Membuat LPB
TTB 2
LPB 2
LPB 1
TTB 1
Nota
SJ
3
2
SPP T
7
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
88
Bagian Akuntansi dan Keuangan
Keterangan: LPB : Laporan Penerimaan Barang TTB : Tanda Terima Barang SJ : Surat Jalan SPP : Surat Pesanan Pembelian KBBU : Kartu Buku Besar Utang BP : Bukti Pengeluaran KBBPBPC : Kartu Buku Besar Persediaan Bahan Pembantu Chemical
Gambar 2.10
7
LPB 1 TTB 1
Nota SJ
3 SPP 2
LPB 1
TTB 1
Nota
SJ
3
2
SPP
Input Data
Sebelum JT
Sesudah JT
KBBU
Memasukkan pada kartu
utang
Kartu Utang
Melakukan pembayaran
Jurnal Pengeluaran Kas
2 BP
Memasukkan pada buku besar
KBBPBPC
Memasukkan pada kartu persediaan Kartu Persediaan
Selesai
T
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
89
3. Evaluasi sistem pengendalian intern terhadap pembelian chemical pada PT. Kusumahadi
Santosa.
a. Struktur organisasi yang memisahkan fungsi dan tanggung jawab secara tegas
Pemisahan fungsi dan tanggung jawab dalam sistem pengendalian intern terhadap
pembelian chemical pada PT. Kusumahadi Santosa kurang memadai, meskipun
pelaksanaanya sudah sesuai dengan Standart Operational Procedure. Hal ini dapat
dilihat dari perangkapan beberapa fungsi yang terdapat pada PT. Kusumahadi
Santosa. Fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan pada PT. Kusumahadi santosa
dirangkap oleh bagian gudang. Selain itu fungsi pencatatan dan fungsi pembayaran
juga dirangkap oleh bagian akuntansi. Dengan perangkapan fungsi tersebut maka
potensi kecurangan akan dapat terjadi, maka dari itu kegiatan tersebut harus
dilakukan oleh fungsi yang berbeda. Dengan adanya pemisahaaan fungsi tersebut
maka dalam pelaksanaan suatu transaksi terdapat internal check di antara unit
organisasi (Mulyadi, 2001:166).
b. Sistem wewenang dan prosedur
Sistem wewenang dan prosedur pada PT. Kusumahadi Santosa pelaksanaanya sudah
sesuai dengan Standart Operational Procedure. Setiap transaksi pasti ada otorisasi
dari pihak yang terkait dan memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi
tersebut. Dokumen yang ada juga sudah diotorisasi dari pihak berwenang yang
terkait. Meskipun pada saat proses permintaan barang jarang menggunakan surat
permintaan pembelian barang apabila kebutuhan sangat urgent, biasanya kepala divisi
langsung menghubungi bagian logistik. Meskipun pada saat kebutuhan urgent tidak
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
90
sesuai dengan Standart Operational Procedure, hal ini dinilai lebih efektif dan efisien
pada kebutuhan bahan pembantu chemical yang urgent, sedangkan sebagai bukti dan
arsip cukup menggunakan surat kebutuhan bulanan yang sudah diotorisasi oleh
Kepala Divisi. Penggunaan dokumen dalam pembelian chemical pada PT.
Kusumahadi Santosa sudah sesuai dengan Standart Operational Procedure.
Penggunaannya sudah tepat guna dan sudah ada otorisasi pada setiap dokumen oleh
bagian yang terkait. Dengan demikian sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya
dokumen pembukuan yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukan yang
dapat dipercaya bagi proses akuntansi (Mulyadi, 2001:166).
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan fungsi dan tugas
Praktik yang digunakan pada PT. Kusumahadi Santosa dalam melaksanakan fungsi
dan tugasnya terhadap pembelian chemical sudah sesuai dengan Standart Operational
Procedure yang ada. Hal ini dapat dilihat pada semua dokumen dan formulir yang
ada pada perusahaan sudah menggunakan nomor urut tercetak dan dapat
dipertanggungjawabkan, sehingga akan dapat menetapkan pertanggungjawaban
terlaksananya transaksi (Mulyadi, 2001:167). Adanya pemeriksaan mendadak tanpa
pemberitahuan dan dilakukan dengan jadwal yang tidak teratur yang dilakukan oleh
bagian planning and control, dapat mendorong motivasi dan semangat karyawan
dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan (Mulyadi,
2001:167). Tidak ada satupun karyawan atau satu unit organisasi yang menanagani
proses transaksi dari awal hingga akhir, masing-masing proses transaksi ditangani
oleh karyawan dan bagian yang berbeda selain itu pelaksanaanya tidak boleh ada
campur tangan dari orang atau unit organisasi lain, sehingga terjadi internal check
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
91
terhadap pelaksanaan tugas setiap unit organisasi yang terkait (Mulyadi, 2001:167).
Dan yang terakhir adanya perputaran /rotasi jabatan pada unit organisasi dibawah
pimpinan kepala seksi secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam
melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari
(Mulyadi, 2001:167), selain itu dengan rotasi ini maka dapat digunakan sebagai
sarana untuk mengukur kemampuan dan keahlian karyawan sesuai dengan bidangnya,
serta untuk mengukur kemampuan karyawan dalam beradaptasi dan menyesuaikan
diri, hal ini merupakan sarana yang bagus bagi perusahaan dalam menimbulkan
inovasi untuk menciptakan gagasan-gagasan baru bagi kemajuan perusahaan.
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Menurut Mulyadi (2001:170) diantara 4 unsur pokok pengendalian intern tersebut,
unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling
penting, jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur
pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan perusahaan
tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan.
PT. Kusumahadi Santosa memiliki karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung
jawabnya karena perusahaan melakukan seleksi dengan berpedoman kepada keahlian
yang dimilikinya dan ditempatkan sesuai dengan bidangnya serta memiliki karyawan
yang kompeten dan jujur. Dengan adanya karyawan yang seperti ini, maka
pelaksanaan tugas dan tanggung jawab karyawan dapat berjalan secara efektif dan
efisien, dapat menghasilkan pertanggungjawaban yang dapat diandalkan, sehingga
dapat mengurangi beberapa kelemahan pada unsur pengendalian lain.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
92
4. Berikut ini adalah tabel mengenai gambaran sistem pengendalian intern bahan pembantu
Chemical yang terdapat pada PT. Kusumahadi Santosa:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
93
Tabel 2.1
Evaluasi Sistem Pengendalian Intern terhadap Pembelian Bahan Pembantu Chemical pada PT. Kusumahadi Santosa
Unsur Sistem Pengendalian Intern
Standart Operational Procedure Pelaksanaan Standart Operational Procedure
Dampak/Akibat yang Mungkin Timbul
Struktur organisasi yang memisahkan fungsi dan tanggung jawab secara tegas
Fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan dilakukan oleh bagian gudang. Fungsi pembayaran dan fungsi pencatatan dilakukan oleh bagian akuntansi dan keuangan.
Sesuai dengan Standart Operational Procedure. Sesuai dengan Standart Operational Procedure.
Adanya perangkapan fungsi pada Standart Operational Procedure dan pelaksanaanya dapat mengakibatkan salah pencatatan, kurang terjaminnya ketelitian catatan penerimaan, dan adanya kecurangan dari bagian gudang tentang keberadaan barang. Adanya perangkapan fungsi pada Standart Operational Procedure dan pelaksanaanya dapat mengakibatkan salah pencatatan dan adanya kecurangan penyalahgunaan dana dari bagian akuntansi dan keuangan.
Semua tahap transaksi dilakukan masing-masing oleh bagian poduksi, bagian logistik, bagian gudang, bagian administrasi serta bagian administrasi dan keuangan.
Sesuai dengan Standart Operational Procedure.
Pemisahaan fungsi tersebut dapat menghindarkan kelalaian, kesalahan, penyimpangan dan kecurangan dari salah satu bagian, dengan cara melakukan cross checked antar bagian.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
94
Sistem wewenang dan prosedur Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi
Surat permintaan pembelian barang diotorisasi oleh kepala divisi produksi Semua dokumen dan formulir menggunakan nomor urut tercetak dan pemakaiannya dapat dipertanggungjawabkan. Bagian procedure planning and control melakukan pemeriksaan mendadak dilakukan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu terhadap pihak yang diperiksa dan dilakukan dengan jadwal yang tidak teratur. Semua staff dan karyawan yang jabatannya berada di bawah kepala seksi sudah pernah mengalami rotasi /perputaran jabatan.
Jarang menggunakan surat permintaan pembelian barang apabila kebutuhan sangat urgent, biasanya kepala divisi langsung menghubungi bagian logistik. Apabila tidak urgent akan menggunakan surat permintaan pembelian barang yang diotorisasi oleh kepala divisi produksi. Sesuai dengan Standart Operational Procedure. Sesuai dengan Standart Operational Procedure. Sesuai dengan Standart Operational Procedure.
Dengan adanya surat permintaan pembelian barang yang diotorisasi oleh kepala divisi produksi maka keandalan data tersebut dapat diandalkan. Apabila tidak menggunakan surat permintaan pembelian, tidak akan merugikan bagi perusahaan karena dengan menghubungi lansung bagian logistik, maka proses permintaan barang yang urgent akan menjadi lebih efektif dan efisien. Penggunaan nomor urut tercetak dapat menetapkan pertanggungjawaban transaksi dan keandalan dokumen /formulir. Pemeriksaan mendadak akan mendorong motivasi staff dan karyawan dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang ditetapkan. Adanya rotasi jabatan dapat mengurangi kesempatan berbuat curang, menghindari pesekongkolan antar karyawan, dapat dipakai untuk menilai
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
95
Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Pada setiap bagian tidak ada satu karyawanpun yang sepenuhnya memiliki tanggungjawab dalam pelaksanaan transaksi dari awal sampai akhir Karyawan yang berada di perusahaan adalah berasal dari seleksi sehingga ahli dalam bidang yang menjadi tanggungjawabnya.
Sesuai dengan Standart Operational Procedure. Sesuai dengan Standart Operational Procedure.
kemampuan dan keahlian para pegawai dan menilai kemampuan penyesuaian diri masing-masing pegawai serta sering menimbulkan pemikiran /inovasi baru bagi perusahaan. Dengan adanya internal check pada setiap bagian maka pelaksanaan transaksi akan berjalan efektif dan efisien. Selain itu dapat menghindari kecurangan, kelalaian, kesalahan dan penyimpangan dari satu orang tersebut. Dengan adanya karyawan yang seperti ini maka dalam pelaksanaan pekerjaanya dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Serta dapat mengurangi kelemahan pada unsur pengendalian lain.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
96
BAB III
TEMUAN
Berdasarkan analisis data dan penilaian kelebihan/kekurangan sistem pengendalian
intern pada sistem pembelian bahan pembantu chemical PT. Kusumahadi Santosa,
penulis dapat menyimpulkan beberapa kelebihan dan kelemahan yang terdapat pada
sistem pembelian tersebut, antara lain adalah:
A. Kelebihan
1. Pelaksanaa
n prosedur pembelian bahan pembantu chemical pada PT. Kusumahadi Santosa
sudah dilaksanakan sesuai dengan Standart Operational Procedure (SOP) yang
telah ditetapkan pada perusahaan sebelumnya.
2. Sistem
pengendalian intern yang dilakukan perusahaan sudah cukup baik, hal ini terlihat
pada beberapa sistem yang diterapkan perusahaan seperti: sudah ada sistem
wewenang dan otorisasi yang dilakukan oleh pihak-pihak yang terkait, surat order
pembelian sesuai dengan permintaan pembelian yang telah diotorisasi,
penerimaan barang sudah sesuai dengan surat order pembelian, fungsi penerimaan
sudah melakukan penghitungan, pengecekkan, dan membandingkan barang yang
diterima dengan surat order pembelian, setiap penyerahan barang sudah
didokumentasikan, setiap pencatatan utang sudah berdasarkan laporan penerimaan
barang dan dokumen pendukung lainnya, setiap pembuatan dan pencatatan bukti
pembayaran sudah berdasarkan atas dokumen pendukung dari transaksi
94
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
97
pembelian dan kartu utang, serta perusahaan memiliki karyawan yang cakap,
kompeten, jujur dalam bidang yang menjadi tanggung jawabnya sehingga terjadi
praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugas dn fungsinya.
3. Perusahaa
n telah menggunakan formulir/dokumen bernomor urut tercetak dan pemakaianya
bisa dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang, sehingga dapat mempermudah
pertanggungjawaban setiap transaksi.
4. Perusahaa
n melakukan pemeriksaan mendadak tanpa pemberitahuan terlebih dahulu
terhadap pihak yang diperiksa dan pemeriksaan ini dilakukan dengan jadwal yang
tidak teratur, hal ini dapat mendorong karyawan dalam melaksanakan tugas sesuai
dengan aturan.
B. Kelemahan
1. Di sini fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan dirangkap oleh bagian yang
sama yaitu bagian gudang, hal ini dapat mengakibatkan salah pencatatan, kurang
terjaminnya ketelitian catatan penerimaan, dan adanya kecurangan dari bagian
gudang tentang keberadaan barang, sehingga dapat berakibat buruk bagi
perusahaan.
2. Di sini fungsi pencatatan dan fungsi pembayaran dirangkap oleh bagian yang
sama yaitu bagian akuntansi dan keuangan, hal ini dapat mengakibatkan salah
pencatatan dan adanya kecurangan penyalahgunaan dana dari bagian akuntansi
dan keuangan, sehingga dapat berakibat buruk bagi perusahaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
98
BAB IV
PENUTUP
A. KESIMPULAN
PT. Kusumahadi Santosa merupakan salah satu perusahaan yang bergerak pada
bidang manufaktur terutama pada bidang tekstil. Perusahaan ini memproduksi
berbagai macam kain seperi: kain rayon, kain katun, kain grey, kain cambrics, kain
dying, kain printing. Dalam mengolah kain tersebut perusahaan membutuhkan bahan
baku benang yang berasal dari PT. Kusumaputra Santosa dan berbagai macam
perusahaan benang lainnya. Sedangkan bahan lainnya adalah bahan pembantu, salah
satunya adalah bahan pembantu chemical, bahan ini sangat penting sebagai
penunjang produksi. Pembelian bahan pembantu chemical ini ditangani oleh tim
pembelian pada perusahaan yaitu pada bagian logistik, sedangkan semua pembelian
bahan pembantu chemical pada perusaahaan dilakukan secara kredit. Sistem
pembelian bahan pembantu chemical pada PT. Kusumahadi Santosa sudah berjalan
dengan cukup baik hal ini terlihat dari beberapa aspek. Pada setiap permintaan
pembelian barang sudah ada otorisasi umum dan khusus dari kepala divisi produksi.
Di perusahaan ini sudah ada pemisahan fungsi yang cukup tegas, hal ini terlihat pada
setiap proses pembelian dilakukan oleh bagian yang berbeda-beda, meskipun ada
beberapa proses yang dijalankan oleh bagian yang sama. Selain itu setiap fungsi
melakukan tugasnya dengan baik karena setiap karyawan di sini melaksanakan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
99
tanggung jawabnya sesuai dengan spesifikasi perusaahaan dan selalu melakukan
pengecekan barang yang diterima dengan beberapa dokumen pendukung. Sedangkan
dokumen-dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan pada perusahaan sudah
memadai, seperti penggunaan dokumen bernomor urut tercetak sehingga
penggunaannya dapat dipertanggungjawabkan. Jaringan prosedur yang telah berjalan
selama ini juga sudah baik dan penerapannya juga baik. Secara kesuluruhan sistem
pengendalian intern pembelian bahan pembantu chemical pada PT. Kusumahadi
Santosa sudah berjalan dengan cukup baik, meskipun terdapat beberapa kekurangan
yang masih harus diperbaiki dan dibenahi dalam berbagai aspek.
B. SARAN
Setelah menyimpulkan sistem pengendalian intern pembelian bahan pembantu
chemical pada PT. Kusumahadi Santosa dan beberapa kekurangan dan kelebihan
pada sistem tersebut, penulis dapat memberikan beberapa saran untuk mengatasi
beberapa kekurangan tersebut:
1. Sebaiknya pada fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan tidak dirangkap oleh
bagian gudang saja akan tetapi dipisahkan menjadi 2 fungsi yaitu bagian
penerimaaan barang dan bagian gudang yang berfungsi sebagai penyimpanan
barang. Dengan pemisahan fungsi ini perusahaan dapat menghindari salah
pencatatan, kurang terjaminnya ketelitian catatan penerimaan, adanya
kecuarangan dari bagian terkait tentang keberadaan gudang dan dapat mengurangi
resiko kerugian pada perusahaan yang dapat berakibat buruk bagi kondisi
perusahaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
100
2. Sebaiknya fungsi pencatatan dan fungsi pembayaran tidak dirangkap oleh bagian
yang sama yaitu bagian akuntansi dan keuangan saja akan tetapi dipisahkan
menjadi 2 fungsi yaitu fungsi akuntansi dan keuangan sebagai fungsi pencatatan
dan bagian kasir sebagai fungsi pembayaran. Dengan pemisahan fungsi ini maka
perusahaan dapat menghindari salah pencatatan, adanya kecurangan dari bagian
yang terkait dan dapat mengurangi resiko kerugiaan pada perusahaan yang dapat
berakibat buruk bagi kondisi keuangan perusahaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
101
DAFTAR PUSTAKA
Anorga, Wien’s. 1993. Kamus Istilah Ekonomi. Bandung : M2S
Baridwan, Zaki Drs. 1991. Sistem Akuntansi. Yogyakarta : BPFE
Mulyadi .1998. Auditing Buku. Edisi 5. Jakarta : Salemba Empat
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Yogyakarta : Salemba Empat
Squire, Enid. 1992. Mendesain Sistem. Jakarta : PT Pustaka Binawan Presindo
Widjajanto, Nugroho. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta : Erlangga