WORKING PAPER

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI KOPERASI SIMPAN PINJAM PADA

KOPERASI DAERAH KEMENTERIAN AGAMA JAKARTA SELATAN

Bayu Fathiyakan ; Sugiarto Hartono; Hery Gunawan

Information System and Accounting Department, School of Information System, Binus University

Jl. K.H. Syahdan No. 9 Palmerah, Jakarta Barat 11480

b.fathiyakan@yahoo.com

ABSTRAK

Masalah yang dihadapi koperasi saat ini adalah sistem pengorganisasian data yang belum teratur dengan baik, terutama di pencatatan data-data anggota, transaksi simpan pinjam, serta laporan-laporan transaksi yang dihasilkan masih belum dapat tersaji dengan cepat dan tepat. Selain itu, kurangnya informasi yang didapatkan para anggota mengenai transaksi simpan dan pinjam menjadi tantangan tersendiri bagi penulis untuk mengusulkan suatu sistem informasi yang dapat mengatur lalu lintas informasi antar internal maupun external koperasi yang dapat membantu proses kerja dari para petugas koperasi serta dapat meningkatkan pelayanan koperasi kepada para anggotanya.

Adapun metodologi yang digunakan adalah metode analisis melalui studi literatur, observasi dan wawancara yang akan menghasilkan scope definition, problem statement, dan requirement statement, sedangkan metode perancangan yang digunakan meliputi perancangan beberapa diagram yaitu activity diagram, use case diagram, event table, class diagram, sequence diagram, dan user interface.

Project ini menghasilkan rancangan Sistem Informasi Koperasi Simpan Pinjam dan Aplikasi web Sistem Informasi Koperasi Simpan Pinjam untuk mendukung kebutuhan proses bisnis dari Koperasi Kopda Jaksel . Sistem Informasi Koperasi Simpan Pinjam dapat mengintegrasikan hubungan antara anggota dengan pihak koperasi dalam kegiatan simpan dan pinjam serta dapat menyajikan pelaporan transaksi simpan pinjam secara cepat dan tepat, selain itu sistem ini dapat menghasilkan beberapa laporan, seperti laporan simpanan, laporan pinjaman, laporan angsuran dan laporan tagihan yang dapat membantu para petugas koperasi dalam pengawasan dan

pengendalian transaksi simpan pinjam serta dapat menjadi alat bantu dalam pembuatan pelaporan keuangan bagi Koperasi Kopda Jaksel . Kata Kunci :

sistem, simpan, pinjam, scope definition, problem statement, requirement statement pelayanan, pengawasan

ABSTRACT

Problems facing cooperatives is currently organizing system data that has not been well organized, especially in recording data members, savings and loan transactions, and transaction reports generated are still not able to quickly and accurately presented. In addition, the lack of information regarding the transaction obtained members save and borrow a challenge for the authors to propose an information system that can regulate traffic between internal and external information cooperation that can help the process of co-operative work of the officers and to improve services to the cooperative members.

The methodology used is the method of analysis through the study of literature, observation and interviews that will generate scope definition, problem statement, and statement requirements, while the design methods used include designing some diagrams are activity diagrams, use case diagrams, event table, class diagram, sequence diagrams, and user interface.

This project produced a draft Credit Unions Information Systems and Information Systems Web Application Credit Unions to support the needs of business processes of cooperative Kopda South Jakarta. Information Systems Credit Unions can integrate with the relationship between the members of the cooperative in the activities of savings and loan and can present the savings and loan transaction reporting quickly and accurately, otherwise the system can generate several reports, such as reports of deposits, loan statements, reports and statements installment bills that could help the officers in the supervision and control of the cooperative savings and loan transaction and can be an invaluable tool in making financial reporting for the cooperative Kopda South Jakarta.

Keywords : system, saving, loan, scope definition, problem statement, requirement statement , service, control

PENDAHULUAN

Koperasi yang pertama kali didirikan adalah di Inggris, sebagai akibat

penderitaan yang dialami kaum buruh di Eropa akibat revolusi industri pada

awal abad ke 19. Pada masa itu terutama di negara-negara Eropa yang

menerapkan sistem perekonomian kapitalis, dimana kaum buruh berada pada

puncak penderitaannya. Pada era sistem kapitalis inilah, inspirasi koperasi

beserta gerakannya dilahirkan dan merupakan cara yang digunakan masyarakat

golongan ekonomi lemah, untuk memecahkan permasalahan ekonomi yang

dihadapinya dan yang dalam perkembangannya kemudian menjadi suatu sistem

sendiri dalam kehidupan ekonomi masyarakat.

Di Indonesia sendiri koperasi merupakan suatu alat perekonomian untuk

membimbing menuju masyarakat yang adil dan makmur, yang lalu diterapkan

secara nasional untuk menumbuhkan semangat gotong royong bagi seluruh

kalangan masyarakat.

Koperasi Daerah Kota Jakarta Selatan ( KOPDA KEMENAG JAKSEL )

yang beralamat pada Jalan Warung Buncit Raya no 2 Pejaten Jakarta Selatan,

JAKARTA adalah koperasi simpan pinjam dan perdagangan yang dikelola oleh

para pegawai negeri sipil dan honorer yang khusus untuk kepengurusan KOPDA

KEMENAG JAKSEL.

Anggotanya berasal dari seluruh pegawai di Kementrian Departemen

Agama kantor jakarta selatan , Sejak pertama kali didirikan koperasi ini telah

memfokuskan dalam bidang usaha simpan pinjam, dimana hasil dari simpanan

para anggota koperasi dapat dipinjamkan kembali kepada para anggotanya.

Selain sebagai media untuk simpan pinjam pegawai, koperasi ini juga

memiliki usaha perdagangan untuk para anggota dan umum sebagai tambahan

pendapatan yang dikelola agar dapat memberikan benefit tambahan bagi

kesejahteraan koperasi dan anggotanya.

Pelayanan yang sekarang berjalan masih dilakukan dengan cara manual,

dan penyimpanan data fisik yang masih belum tertata secara rapi dan teratur, hal

tersebut dapat dilihat dari bagaimana proses transaksi simpan, pinjam,

pembayaran angsuran, pengelolaan data, hingga laporan bulanan yang

keseluruhannya masih menggunakan sistem yang belum terkomputerisasi

sehingga sangat sering terjadi kesalahan pencatatan, arsip yang sulit dicari, dan

masalah lainnya. Minimnya jumlah Pengelola koperasi juga menjadi salah satu

faktor yang dapat memperlambat kinerja dari jalannya Koperasi ini.

Selain itu dengan adanya penambahan beberapa usaha, menimbulkan

kendala-kendala yang ada pada koperasi, sehingga pengelolaan tidak berjalan

dengan baik..

Berangkat dari permasalahan yang telah dijabarkan diatas, dilakukanlah

beberapa metode untuk memperbaiki sistem yang sedang berjalan agar

kedepannya sistem ini nantinya dapat memberikan kemudahan bagi para

anggota koperasi dalam kegiatan simpan pinjam, maupun sistem kerja

administrasi pengelolaan koperasi yang tertib, teratur dan akurat

Untuk membuat sistem kerja administrasi yang tertib, teratur dan akurat,

maka harus dipunyai sistem pencatatan dan pengarsipan data yang sistematis,

aman dan akurat. Hal ini dapat dilakukan dengan memanfaatkan keunggulan

sistem informasi yang sesuai untuk keperluan dari bidang usaha koperasi

Dengan adanya sistem ini diharapkan dapat digunakan untuk membantu

pihak internal koperasi dalam pencatatan transaksi, penyusunan laporan

keuangan dan penghitungan rugi laba, mendapatkan hasil perhitungan yang

akurat, benar dan dapat dipertanggung jawabkan serta data yang terorganisir

dengan baik, tersimpan dengan aman dan mudah ditelusuri.

METODE PENELITIAN

Metodologi yang akan digunakan penulis dalam penyusunan sistem ini

adalah:

A. Metode analisis

Analisis sistem akan menggunakan pendekatan metode Object Oriented

Analysis and Design, yang terdiri dari:

1. Problem-domain analysis

Mengidentifikasikan informasi-informasi apa saja yang harus

dikendalikan oleh sistem yang akan dibuat.

2. Application-domain analysis

Mengidentifikasi kebutuhan penggunaan sistem dan menentukan fungsi

dari sistem agar sistem dapat mengendalikan lalu lintas informasi.

Beberapa hal yang akan dilakukan dalam metode analisis ini, yakni:

1. Mengklasifikasikan suatu problem, opportunities, dan directives

yang terdapat pada bagian scope definition analisa dan perancangan

sistem dengan kerangka PIECES, dari kerangka PIECES ini

kemudian akan menghasilkan problem statement.

2. Mendokumentasikan proses bisnis yang ada dengan bentuk business

model untuk menganalisis masalah yang ada dan menganalisis

temuan untuk memahami masalah lebih dalam, dari tahap ini

kemudian akan menghasilkan system improvement objectives.

3. Mendekripsikan kebutuhan dari user dan owner dari hasil system

improvement objectives dan hasil problem statement yang dijabarkan

sebelumnya dengan mendefinisikan business data requirements,

business process requirements, dan business system interface

requirements, dari tahap ini kemudian akan menghasilkan business

requirement statement.

4. Mendeskripsikan hasil penjabaran dari business requirement dengan

menggambarkannya dalam bentuk system model yang dalam konteks

ini menggunakan Activity Diagram sehingga menghasilkan suatu

gambaran menyeluruh tentang sistem yang sedang dikembangkan

B. Metode Perancangan

Perancangan yang akan dibuat dalam sistem ini menggunakan metode

Object Oriented Analysis and Design oleh Satzinger, yang terdiri dari:

1. Activity Diagram,

2. Event Table,

3. Use Case Diagram,

4. Use Case Description

5. Class Diagram,

6. Data Access Sequence Diagram,

7. Class Diagram Updated,

8. User Interface,

9. Navigation Diagram.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Koperasi Pegawai Kantor Depag (KOPDA) Jakarta Selatan adalah dirintis atau diprakarsai

oleh sekelompok guru agama dalam lingkungan Kantor Inspeksi Pendidikan Agama Kota

Jakarta Selatan yang beranggotakan sebanyak 46 orang, yang awal mulanya bagi yang

bersangkutan merasa kesulitan mencari pinjaman uang.

Bagi sekelompok Guru Agama yang mempunyai nasib sama sepakat, yakni

membentuk Panitia Zakat Fitrah untuk menghimpun zakat fitrah dari pegawai dan guru

agama dalam lingkungan Kantor Inspeksi Pendidikan Agama Kota Jakarta Selatan. Setelah

terkumpul dan dibagikan kepada mustahiknya, dan hak yang merupakan bagian panitia

dijual, dan hasilnya dijadikan modal pertama Badan Kesejahteraan Guru Agama kota

Jakarta Selatan dan digunakan untuk simpan pinjam serta penyediaan barang kebutuhan

bahan pokok.

Rapat pembentukan diselenggarakan pada tanggal 15 April 1973 di Gedung

Madrasah Tsanawiyah Roudhatul Muta’alimin Mampang Prapatan Jakarta Selatan. Atas

kuasa rapat anggota pada saat itu dinyatakan berdirilah “Perkumpulan Koperasi Pegawai

Kantor Inspeksi Pendidikan Agama Kota Jakarta Selatan”

Adapun personil yang diberi kuasa untuk menandatangani akte pendiriannya sebagai

berikut :

• Mustadjab, BA.

• M. Soetarmo

• Drs. Syakur Fairus

• Abdul Wahid Ritonga

• Farid Wadjiji, BcHK

Berkenaan dengan perkembangan struktur Departemen Agama, dimana pada

tingkat kota dibentuk perwakilan Departemen Agama, maka keanggotaannyapun

diperluas pula bagi guru-guru agama, pegawai perwakilan Departemen Agama (Inspeksi

Penerangan Agama, Inspeksi Urusan Agama) dan pegawai Kantor Urusan Agama

Kecamatan. Adapun anggota koperasi pada saat tersebut hingga per 31 Desember 1974

tercatat sebanyak 703 orang. Koperasi Pegawai Kantor Depag (KOPDA) Jakarta Selatan

pada saat itu berkedudukan di Jalan Kapten Tendean Mampang Prapatan Jakarta

Selatan.

Di periode kepengurusan Koperasi Pegawai Kantor Depag (KOPDA) Jakarta Selatan

tahun 1981 – 1983 merealisasikan program kerjanya sebagai berikut :

• Memindahkan kegiatan dan usaha Koperasi Pegawai Kantor Depag (KOPDA) Jakarta

Selatan dari Jalan Radio Dalam I/43 Kebayoran Baru Jakarta Selatan ke Jalan Buncit

Raya No. 2, Pejaten Pasar Minggu, Jakarta Selatan tertanggal 22 Agustus 1981.

• Menyelesaikan pembangunan gedung Koperasi Pegawai Kantor Depag (KOPDA)

Jakarta Selatan tahap I dengan ukuran 13 x 4 m2 dengan biaya Rp. 5.800.000,- di

tahun 1982.

• Sumber pembiayaan pembangunan gedung Koperasi Pegawai Kantor Depag (KOPDA)

Jakarta Selatan tahap I dengan ukuran 13 x 4 m2 dengan biaya Rp. 5.800.000,- di

tahun 1982.

• Bangunan toko milik Koperasi Pegawai Kantor Depag (KOPDA) Jakarta Selatan yang

berada di Jalan Radio Dalam I/43 Kebayoran Baru Jakarta Selatan dihibahkan ke

PEMDA Jakarta Selatan.

Untuk memenuhi kebutuhan perkembangan Koperasi Pegawai Kantor Depag (KOPDA)

Jakarta Selatan Pengurus KOPDA Jakarta Selatan periode 1984 -1986 memandang perlu

yakni memperluas gedung tahap II dan memakan biaya ± Rp. 10.000.000,-. Sedangkan

perluasan gedung Koperasi Pegawai Kantor Depag Jakarta Selatan tahap ke III terjadi

tanggal 5 September 1987 dengan biaya sebesar Rp. 29.914.000,- dengan jangka waktu

85 hari (delapan puluh lima) hari kerja dan selesai kerja 26 Maret 1988.

Selanjutnya koperasi terus berkembang hingga periode sekarang. Adapun prestasi

yang dicapai Koperasi Pegawai Kantor Departemen Agama (KOPDA) Jakarta Selatan pada

tahun 2008 adalah :

• Koperasi teladan fungsional Pegawai Negeri dalam lingkungan Kota Jakarta Selatan

• Koperasi teladan tingkat Propinsi DKI Jakarta

• Penghargaan dari Menteri Negara Koperasi dan Usaha Kecil Menengah Republik

Indonesia sebagai koperasi berprestasi

• Koperasi yang berstatus sehat di lingkungan pusat koperasi Pegawai Negeri DKI

Jakarta

• Sedang dalam proses penilaian seratus koperasi terbesar di Indonesia dalam

lingkungan DEKOPIN (Dewan Koperasi Indonesia)

Prosedur penggajian di perusahaan

1.Proses Berjalan untuk Pendaftaran Anggota Baru

Koperasi ini merupakan suatu kewajiban bagi setiap pegawai di bawah kantor departmen

agama jakarta selatan. Proses pendaftaran dimulai ketika ada pegawai Kementrian Jakarta

Selatan baru yang mendatangi koperasi untuk melakukan pendaftaran. Manajer keuangan

koperasi lalu memberikan form pendaftaran yang kemudian diisi oleh calon anggota baru.

Setelah form diisi kemudian manajer keuangan mencatat data anggota ke dalam file

pendaftaran anggota, kemudian form tersebut diserahkan ke petugas unit sesuai tempat

dimana anggota tersebut bekerja. Di petugas unit, form pendaftaran tersebut kemudian

dimasukkan ke dalam file unit dan disimpan di dalam arsip unit. Setelah menyelesaikan proses

pendaftaran, anggota kemudian memberikan simpanan pokok kepada bagian kasir untuk

dicatat dan dimasukkan kedalam kas koperasi.

2.Proses Berjalan untuk Transaksi Simpanan

Proses simpan anggota yang berjalan pada koperasi ini hanya berupa pembicaraan dari

anggota kepada petugas unit koperasi, dapat melalui telepon maupun datang langsung ke

koperasi untuk menyerahkan simpanan. Namun kebanyakan dari bentuk simpanan merupakan

potongan gaji yang sudah disepakati sebelumnya. Proses ini dimulai ketika anggota

memberitahukan petugas unit bahwa pada bulan depan anggota tersebut ingin menyimpan

sejumlah uang di koperasi, yang kemudian permohonan itu akan dicatat di dalam data

simpanan anggota dan diberitahukan kepada petugas bayar agar dilakukan potongan pada

gajinya pada bulan berjalan. Sedangkan untuk prosedur simpanan dengan menyerahkan

simpanan secara langsung dimulai ketika anggota mendatangi petugas unit untuk melakukan

simpanan dan menyerahkan uang simpanan, setelah itu simpanan akan dicatat di dalam data

transaksi anggota, lalu simpanan tersebut akan diberikan kepada kasir untuk selanjutnya

dicatat ke dalam penerimaan kas koperasi

3.Proses Berjalan untuk Transaksi Pengambilan Simpanan

Proses transaksi pengambilan simpanan dimulai ketika anggota mendatangi koperasi untuk

mengambil simpanannya, simpanan yang dapat diambil hanya simpanan sukarela dan

simpanan khusus, dimana simpanan pokok dan simpanan wajib hanya dapat diambil ketika

anggota keluar dari keanggotaan koperasi. Untuk melakukan transaksi pengambilan simpanan,

anggota mendatangi petugas unitnya masing-masing, petugas unit lalu mengecek data

simpanan anggota, dan menanyakan berapa dana simpanan yang ingin diambil oleh anggota,

untuk mendapatkan dana simpanan tersebut petugas unit harus meminta kasir, setelah dana

simpanan keluar dari kasir, kasir lalu mencatat transaksi tersebut di dalam pengeluaran kas,

setelah mendapatkan dana simpanan, petugas unit lalu mengupdate jumlah simpanan

anggota, lalu setelah terupdate, anggota dapat menerima dana simpanannya.

4.Proses Berjalan untuk Transaksi Pinjaman

Proses pinjam anggota dimulai ketika anggota mengisi form permohonan pinjaman yang di

dapatkan dari manajer keuangan koperasi, setelah form tersebut diisi, lalu anggota

memberikan form tersebut kepada petugas bayar , petugas bayar kemudian melakukan

pengecekan terhadap form permohonan peminjaman tersebut, mengecek apakah anggota

memiliki cukup gaji untuk membayar angsuran pinjamannya, petugas bayar juga memeriksa

apakah anggota memiliki tanggungan hutang di tempat lain atau tidak, jika ternyata anggota

memiliki gaji yang cukup untuk membayar angsuran pinjamannya barulah petugas bayar

menyetujui pinjaman yang diminta oleh anggota dengan memberikan tanda tangan pada form

tersebut. Setelah disetujui petugas bayar , lalu form tersebut dibawa anggota untuk diajukan

kepada pengurus koperasi yang kemudian dilakukan pengecekan form permohonan pinjaman

dengan dilakukannya validasi dengan keadaan kas koperasi, selain itu pengurus juga akan

melihat track record peminjaman anggota tersebut, apabila memenuhi syarat maka form

tersebut akan ditanda tangani untuk kemudian akan diproses oleh manajer keuangan untuk

dicatat dalam jurnal pengeluaran koperasi. Setelah selesai proses pencatatan oleh manajer,

kemudian form yang telah disetujui oleh pengurus tersebut diberikan kepada anggota agar

dapat dilakukan pencairan dana pinjaman di kasir,di kasir form kemudian akan dimasukkan

kedalam pengeluaran kas dan setelah itu pinjaman baru dapat diserahkan

5. Proses Berjalan untuk Tagihan

Proses pengiriman tagihan anggota dilakukan setiap 1 bulan sekali, tagihan yang dikirimkan

berisi tagihan atas simpanan dan angsuran pinjaman anggota yang harus dilunasi selama bulan

berjalan. petugas unit bertindak sebagai petugas pengirim tagihan yang selanjutnya akan

mengirimkan tagihan tersebut ke masing-masing petugas bayar dari tiap-tiap bagian. Proses

ini dimulai dari petugas unit mengumpulkan data-data tagihan tiap anggota berdasarkan hasil

transaksi yang sudah dilakukan anggota tersebut, mulai dari simpanan wajib, simpanan pokok,

simpanan sukarela, dan pembayaran angsuran pinjaman. Data-data hasil transaksi tersebut

didapat dari hasil transaksi anggota yang dicatat dan dibukukan di dalam suatu file anggota

yang dibuat oleh petugas unit. Setelah data tagihan terkumpul, petugas unit akan

memasukkan data tagihan anggota tersebut ke dalam daftar tagihan dimana nantinya setelah

tagihan unit sudah tercatat dan terhitung semua, kemudian tagihan tersebut akan dikirimkan

kepada petugas bayar , di petugas bayar daftar tagihan tersebut kemudian akan di cek dengan

daftar tagihan yang dimilikinya, apabila sesuai dengan data yang dimiliki oleh petugas bayar ,

barulah petugas bayar akan membayarkan tagihan anggota tersebut dengan cara memotong

gaji anggota tersebut, pembayaran tersebut nantinya akan diberikan oleh petugas bayar

kepada petugas unit. Lalu setelah di catat oleh petugas unit, barulah dana tagihan tersebut

diberikan kepada bendahara koperasi, namun apabila bendahara koperasi berhalangan hadir,

petugas unit juga dapat memberikan pembayaran tagihan kepada kasir koperasi. Setelah

menerima pembayaran, bendahara/kasir akan mencatat pembayaran tersebut di dalam

penerimaan kas koperasi

Kelemahan sistem berjalan

Analisa permasalahan yang terjadi pada proses pendaftaran di Kopda

jaksel:

a. Dokumen cenderung terselip ataupun hilang dikarenakan

sistem penyimpanan data yang masih berbentuk fisik dan

tidak memiliki cadangan,

b. Apabila ada petugas unit yang berhalangan datang, form

pendaftaran unit tidak dapat langsung diproses,

c. File unit pada petugas unit masih berbentuk buku, dimana

cenderung dapat hilang ataupun rusak.

Analisa permasalahan yang terjadi pada proses simpan di Kopda

jaksel:

a. Proses simpan masih menggunakan asas kepercayaan dimana

proses ini dapat dilakukan dengan via telepon ataupun hanya hasil

perbincangan dari anggota kepada pegawai ataupun petugas

bayar ,

b. Belum adanya suatu form resmi untuk melakukan transaksi

simpanan,

c. Lemahnya pengawasan terhadap para petugas atas transaksi-

transaksi yang dilakukan oleh para anggota, karena tidak ada

bukti khusus bahwa anggota tersebut telah melakukan transaksi

simpanan, sehingga sulit ditelusuri kebenarannya,

d. Data simpanan anggota masih disimpan dalam bentuk buku

simpanan, yang cenderung dapat hilang ataupun rusak,

e. Anggota tidak dapat langsung mengetahui bahwa transaksi

simpanannya sudah dimasukkan ke dalam data simpanan.

Analisa Masalah Proses Transaksi Pengambilan Simpanan pada Kopda

Jaksel:

a. Tidak adanya form transaksi pengambilan, yang menyebabkan

transaksi sulit dilacak atau ditelusuri,

b. petugas unit harus mengupdate data simpanan berkali-kali untuk

melayani transaksi pengambilan simpanan, hal ini rentan adanya

kesalahan dalam pengupdatean atau pencatatan.

Analisa permasalahan yang terjadi pada proses pinjam di Kopda

jaksel:

a. Pengecekan file unit masih dilakukan secara manual, dengan

meneliti dokumen per dokumen sehingga memperlambar kerja

dari petugas bayar dalam mengecek anggota unit yang

bersangkutan,

b. Begitupula dalam proses pengecekan laporan keuangan, untuk

keperluan pinjaman, pengurus harus membuka beberapa

dokumen terlebih dahulu, dan mencari file-file yang

bersangkutan, yang dapat memakan waktu cukup lama,

c. Proses pinjam yang berlangsung cukup lama karena harus

mendapatkan persetujuan dari beberapa pihak terlebih dahulu,

pihak-pihak yang menyetujui belum tentu datang setiap waktu ke

koperasi, jadi anggota harus menunggu sampai pihak yang

menyetujui datang ke koperasi.

Analisa permasalahan yang terjadi pada proses tagihan anggota di

Kopda jaksel:

a. Proses input dilakukan secara manual ke dalam file anggota yang

berbentuk buku, yang cenderung dapat hilang atau rusak,

b. Proses pengumpulan dan pencocokan data transaksi simpan dan

pinjam anggota yang memakan waktu cukup lama,

c. Kesalahan dalam jumlah penagihan yang disebabkan oleh

kelalaian pencatatan maupun human error,

d. petugas unit dan petugas bayar memiliki catatan file anggota

masing-masing, yang terkadang tidak sama antara satu dan

lainnya yang dapat disebabkan oleh banyak faktor,

e. File anggota seluruhnya menjadi tanggung jawab petugas unit,

sehingga tidak ada pembanding apabila terjadi kesalahan yang

dilakukan oleh petugas unit.

Sistem yang diusulkan

Activity Diagram

Usulan sistem terhadap permasalahan perusahaan menggunakan activity diagram. Diagram ini

digunakan untuk mengetahui alur proses sistem yang akan dijalankan sehingga dapat dipahami dengan

baik. Berikut adalah activity diagram usulan pada koperasi Jakarta Selatan

Prosedur pendaftaran petugas digambarkan dalam Activity Diagram pada

Gambar 4.1

Gambar 4.1 Activity Diagram Pada pendaftaran Petugas dan System

prosedur pendaftaran anggota digambarkan pada Activity Diagram pada

Gambar 4.2

Gambar 4.2 Activity Diagram Pendaftaran Anggota dengan system

Prosedur transaksi simpanan digambarkan dalam Activity

Diagram Gambar 4.3

Gambar 4.3 Activity Diagram Pendaftaran dan Transaksi Simpanan Anggota

Dengan System

prosedur pengambilan simpanan digambarkan dalam Activity

Diagram pada Gambar 4.4.

Gambar 4.4 Activity Diagram Pengambilan Simpanan dengan

Sistem

Berikut Activity Diagram pada trasaksi pinjaman dan

pendaftaran angsuran pada Gambar 4.5

Gambar 4.5 Activity Diagram Transaksi Pinjaman Dengan System

Class Diagram

Berikut adalah class diagram atas sistem yang diusulkan:

class Class Diagram Koperasi

::Pengambilan_simpanan_sukarela

- Kd_pengambilan : varchar- Jumlah_pengambilan : varchar - Nama__simpanan : char - Tanggal_pengambilan : date

::Anggota

- Kd_anggota : varchar - Kd_simpan : varchar - Alamat : char - Bagian_unit : char - golongan_ruang : char - Jabatan : char - Nama_anggota : char - no_telepon : varchar - TTL : char - Pasword : varchar - jenis_kelamin : char - no_handphone : varchar - Nominal_simpanan_wajib : varchar

::Petugas

- id_petugas : varchar- Jabatan : char- Jenis_kelamin : char- Nama_petugas : char- Nomer_telepon :varchar- TTL : varchar- pasword : varchar- Alamat : char- No_handphone : varchar- Jenis_petugas (char)

::Simpanan

- Kd_simpan : varchar - Simpanan_khusus : char- Simpanan_pokok : char- Simpanan_sukarela : char - Simpanan_wajib : char- nominal_simpanan : varchar - Tanggal : Date - no_anggota : varchar- Nama_anggota : char- Jenis_transaksi : char

::Permohonan_pinjaman

- Id_anggota : varchar- Kd_transaksi : varchar- Tanggal_transaksi : date - Jenis_transaksi : char- Jumlah_pinjaman : varchar - Jasa_pinjaman : varchar- Total_pinjaman : varchar- Masa_angsuran : char- Angsuran_perbulan : varchar - Status : char

::pinj aman

- kd_transaksi : varchar - Taggal_pinjaman : date - Kd_anggota : varchar - Nama_anggota : char- Bag_unit : char - golongan : char - Saldo_akhir : varchar - Maksimal_pinjaman : varchar - Nominal_pinjaman : varchar - Jasa_pinjaman : varchar - angsuran : varchar - Sisa_pinjaman : varchar- Id_anggota : varchar- Status_pemberian_approval : varchar

::Pembayaran_angsuran_pinj aman

- angsuran_bulanan : varchar - jasa_angsuran : varchar - kd_angsuran: varchar - masa_angsuran : char - tanggal_daftar_angsuran : date - jumlah_angsuran : varchar- Id_anggota : varchar

::Golongan

- Kd_golongan (varchar)- nama_golongan (varchar)

::Deposit simpanan

- kd_deposit_simpanan (varchar)- Nominal_deposit_simpanan(varchar)- Tanggal_deposit (date)- Jenis_simpanan (char)- Id_anggota (varchar)

::Penagihan_pembayaran_angsuran

- ID_anggota - jumlah_tagihan : varchar- Nama_anggota

::Pengambilan_simpanan_w ajib

- kd_pengambilan_simpanan_petugas ; varchar : - id_anggota ; varchar : - tanggal_pengambilan_simpanan ; date : - nama_anggota ; char: - nominal_pengambilan ; varchar: - periode_pengambilan_simpanan ; varchar:

1 1

1..*

1

1

*

1 1..*

1 1..*

11..*1 1..*

1

1..*

1

1..*

1

1..*

1

1..*

1 1

1

1..*

1..* 1

1

1..*

Gambar 4. 6 Domain Class Diagram

Sequence Diagram

Sequence diagram di bawah ini terkait dengan kegiatan dan transaksi pada Koperasi Jakarta Selatan

Gambar 4.8 Sequence Diagram ambil simpanan sukarela (petugas)

Gambar 4.9 Sequence Diagram lihat simpanan (anggota)

Gambar 4.10 Sequence Diagram lihat status simpanan tunggu anggota (petugas)

Gambar 4.11 Sequence Diagram tambah simpanan dan simpanan tunggu

(anggota)

Gambar 4.12 Sequence Diagram verivikasi iuran/simpanan sukarela anggota

(petugas)

Gambar 4.13 Sequence Diagram verivikasi iuran/simpanan wajib anggota

(petugas)

Gambar 4.14 Sequence Diagram report simpanan

Gambar 4.15 Sequence Diagram report pinjaman

Gambar 4.16 Sequence Diagram report angsuran

Gambar 4.17 Sequence Diagram notifikasi penagihan angsuran untuk anggota dan

petugas

Gambar 4.18 Sequence Diagram lihat pinjaman dan tambah pinjaman (anggota)

Gambar 4.19 Sequence Diagram memberikan status approval dan lihat pinjaman

anggota (petugas)

Gambar 4.20 Sequence Diagram proses pembayaran dan angsuran anggota (

petugas )

Gambar 4.21 Sequence master data anggota

Gambar 4.22 Sequence master data petugas

Gambar 4.23 Sequence master data golongan

User Interface

Berikut ini adalah beberapa tampilan user interface dari sistem yang diusulkan:

Gambar User Interface LOGIN

User Interface tampilan menu dasar untuk petugas merupakan tampilan

awal yang akan disajikan oleh sistem ketika petugas, admin ataupun

anggota masuk ke dalam menu koperasi dalam website Departemen

Agama setelah melakukan login pada website terlebih dahulu. Baik

petugas, admin maupun anggota memiliki tampilan menu dasar yang

sama, hanya saja untuk beberapa menu yang memiliki hak akses

tersendiri hanya dapat diakses oleh user tertentu saja.

Gambar User Interface melihat,ubah dan tambah daftar anggota koperasi

User interface data anggota berisi data-data anggota yang aktif terdaftar di

Koperasi Kopda Jaksel Selain Admin dan Petugas tidak dapat melihat

rincian dari data anggota dikarenakan untuk menjaga privasi dari anggota

tersebut . Admin juga bertugas untuk menambah dan mengubah data

anggota dan petugas yang nantinya akan tersimpan dalam master data

sistem koperasi.

Gambar User Interface melihat, menambbah dan ubah data petugas

User interface data petugas berisi data-data Petugas yang aktif terdaftar di

Koperasi Kopda Jaksel Selain Admin user yang lainnya tidak tidak dapat

mengubah dan menambah data petugas yang sudah tersimpan pada sistem

koperasi

Gambar User Interface melihat, tambah dan ubah golongan

User interface data golongan berisi data-data golongan anggota yang aktif

terdaftar di Koperasi Kopda Jaksel Selain Admin user yang lainnya tidak

tidak dapat mengubah dan menambah data golongan yang sudah

tersimpan pada sistem koperasi, namun khusus golongan data yang sudah

terdapat pada sistem sudah baku sehingga tidak dapat diubah dan

ditambah dikarenakan sudah menjadi peraturan pemerintah republik

Indonesia.

Gambar User Interface mencatat anggota baru

User interface mencatat dan mengubah data anggota hanya dikhususkan

untuk admin dari sistem, hal ini dilakukan karena untuk menghindari

adanya ketidaksesuaian perubahan yang dilakukan oleh anggota. Dalam

mencatat anggota baru, secara otomatis akan tergenerate nomor anggota

beserta kode simpan sebagai identitas anggota di dalam sistem, anggota

juga mendapatkan pasword dan hak akses kedalam sistem koperasi

anggota.

Gambar User Interface mencatat petugas baru

User interface mencatat dan mengubah data petugas hanya dikhususkan

untuk admin dari sistem, hal ini dilakukan karena untuk menghindari

adanya ketidaksesuaian perubahan yang dilakukan oleh petugas atau user

lain, jika data petugas sudah tercatat dan tersimpan pada sistem koperasi

maka petugas baru mendapatkan ID, pasword dan hak akses kedalam

sistem koperasi petugas.

Gambar User Interface verivikasi simpanan sukarela

User interface verivikasi simpanan sukarela anggota dilakukan petugas

jika terdapat anggota yang melakukan transaksi simpanan anggota pada

sistem angggota dan petugas melakukan konfirmasi simpanan yang telah

dilakukan anggota dengan verivikasi simpanan yang terdapat pada sistem

petugas, otomatis simpanan anggota akan bertambah dan masuk kedalam

report simpanan anggota.

Gambar User Interface verivikasi simpanan wajib

User interface verivikasi simpanan wajib yang dilakukan oleh petugas,

tampilan ini dibagi menjadi 2 bagian, bagian bawah adalah simpanan

wajib yang belum dibayarkan anggota pada bulan sebelumnya dan bagian

atas simpanan wajib yang belum dibayarkan anggota pada bulan ini,

setelah anggota membayar petugas bertugas memverivikasi simpanan

wajib dengan cara menekan tombol "sudah bayar" dan otomatis simpanan

anggota akan bertambah dan masuk kedalam report simpanan anggota.

Gambar User Interface pengambilan simpanan

User interface verivikasi Update simpanan anggota dilakukan oleh

petugas dikarenakan terdapat anggota yang ingin mengambil simpanan

sukarela nya, setelah informasi dimasukkan, no anggota, nama dan

nominal pengambilan nantinya akan mengurangi jumlah simpanan

anggota secara otomatis.

Gambar User Interface permohonan pinjaman

User Interface lihat pinjaman anggota dilakukan hanya oleh petugas,

pinjaman anggota nantinya akan diberikan tanda setuju atau konfirmasi

oleh petugas bayar jika memenuhi persyaratan yang berlaku pada

koperasi, masing masing anggota setelah mendaftar pinjaman pada sistem

anggota nantinya dengan otomatis akan terlihat pada sistem petugas dan

selanjutnya jika petugas memberikan tanda setuju maka akan terlihat dan

angsuran anggota akan aktif dan pinjaman bisa dicairkan lewat bagian

unit.

Gambar User Interface detail pinjaman anggota

User Interface lihat detail pinjaman anggota dilakukan oleh petugas untuk

melihat pinjaman yang dilakukan anggota tersebut sejak terdaftar menjadi

anggota koperasi.

Gambar User Interface angsuran pinjaman anggota User Interface lihat angsuran anggota dilakukan petugas guna melihat

angsuran dan sisa pinjaman anggota , dan jika terdapat anggota yang

membayar anggota dan petugas harus mengupdate pinjaman anggota, lihat

angsuran anggota juga berguna untuk proses penagihan yang dilakukan

petugas bayar

Gambar User Interface report simpanan anggota

User Interface report transaksi simpanan anggota dilakukan oleh petugas

guna melihat transaksi simpanan yang dilakukan anggota dalam jangka

waktu yang ditentukan dan berguna untuk mencetak laporan yang

nantinya dapat digunakan pengurus sebagai bahan pelaporan kepada

pembina dan pengawas serta dewan koperasi.

Gambar User Interface report pinjaman anggota

User Interface report transaksi pinjaman anggota dilakukan oleh petugas

guna melihat transaksi pinjaman yang dilakukan anggota dalam jangka

waktu yang ditentukan dan berguna untuk mencetak laporan yang

nantinya dapat digunakan pengurus sebagai bahan pelaporan kepada

pembina dan pengawas serta dewan koperasi.

Gambar User Interface report angsuran

User Interface report transaksi angsuran anggota dilakukan oleh petugas

guna melihat transaksi angsuran yang dilakukan anggota dalam jangka

waktu yang ditentukan dan berguna untuk mencetak laporan yang

nantinya dapat digunakan pengurus sebagai bahan pelaporan kepada

pembina dan pengawas serta dewan koperasi.

Gambar User Interface lihat simpanan anggota User Interface lihat simpanan ( anggota ) dilakukan oleh anggota terkait

untuk melihat total dan ststus simpanannya , simpanan wajib dan sukarela

akan tersimpan dan terlihat pada tabel simpanan seperti diatas , daftar

simpanan yang terlihat berarti sudah di konfirmasi oleh petugas atas uang

yang disetorkan kepada petugas, sebelumnya petugas mengkonfirmasi

simpanan anggota pada interface petugas.

Gambar User Interface lihat tambah simpanan sukarela

User Interface Tambah simpanan anggota dilakukan anggota jika anggota

ingin menambahkan simpanan anggota secara sukarela , dengan mengisi

informasi diatas lalu menyetorkan uang kepada petugas koperasi,

simpanan yang sudah terdaftar menjadi simpanan tunggu bagi anggota

sebelum di konfirmasi simpanan nya oleh petugas koperasi.

Gambar User Interface tambah pinjaman

User Interface Tambah pinjaman anggota dilakukan anggota jika anggota

ingin menambahkan pinjaman, dengan mengisi informasi diatas, informasi

yang diisi oleh anggota nantinya akan masuk kedalam interface petugas

sebagai pinjaman yang perlu diberikan approval, setelah disetujui oleh

petugas dan pengurus koperasi barulah status approval / disetujui akan

muncul dan proses pencairan uang dapat dilakukan anggota yang dibantu

oleh petugas unit masing-masing.

Gambar User Interface lihat pinjaman (anggota )

User Interface Lihat pinjaman anggota dilakukan anggota jika ingin

melihat pinjaman yang dilakukan oleh anggota, sedangkan status angsuran

anggota dap at dilihat pada report angsuran, terlihat pada gambar diatas

terdapat status "disetujui" dan "menunggu persetujuan" . Disetujui berarti

pinjaman yang diajukan anggota telah diseujui oleh pengurus dan petugas

koperasi siap untuk dicairkan dan angsuran anggota akan aktif, jika

menunggu persetujuan dengan demikian pinjaman yang diajukan anggota

belum mendapat persetujuan dan anggota dapat menunggu 7 hari kerja

namun jika status tersebut tidak berubah dengan demikian pinjaman yang

diajukan oleh anggota ditolak.

Gambar User Interface pesan penagihan (anggota)

Gambar User Interface pesan penagihan (petugas)

User Interface Pesan penagihan adalah otomatis muncul pada interface

petugas dan anggota , namun keduanya memiliki perbedaan dimana pada

anggota hanya id dan nama anggota yang bersangkutan yang akan muncul

jika pembayaran angsuran sudah jatoh tempo dan belum dibayarkan , jika

tampilan pada petugas akan memunculkan semua anggota beserta id yang

bersangkutan yang belum membayar angsuran simpanan dan sudan jatoh

tempo tempo, petugas bertugas memberikan warning lewat email atau

telephone kepada petugas bayar ataupun kepada angota secara langsung.

SIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan analisa dan perancangan yang telah dilakukan atas sistem

informasi koperasi simpan pinjam pada Koperasi Kopda Jaksel, permasalahan

pemecahan masalah pada proses bisnisnya dapat disimpulkan sebagai berikut:

1. Sulitnya mencari data transaksi yang dibutuhkan oleh petugas ketika

melaksanakan suatu proses pekerjaan dalam koperasi, kadang mengharuskan

petugas untuk membuka arsip-arsip lama untuk menemukan data yang sesuai

sehingga beberapa proses mengalami keterlambatan maupun penundaan

yang dapat berdampak pada proses-proses selanjutnya. Oleh karena itu,

dengan adanya sistem informasi koperasi simpan pinjam yang terintegrasi

diharapkan dapat meminimalisir waktu terbuang dalam proses pencarian data

dan seluruh sumber data dapat tersimpan dengan baik dan rapi sehingga

dapat diakses secara cepat dan mudah,

2. Banyak data-data koperasi yang berbentuk fisik sudah berusia cukup lama,

dan rapuh, sehingga sangat rentan terjadinya kerusakan bahkan terkadang

ada beberapa data-data yang hilang ataupun tercecer. Oleh karena itu,

dengan sistem informasi koperasi yang sudah terintegrasi yang dimana

seluruh basis datanya terstruktur secara baik akan dapat meminimalisir

terjadinya data hilang maupun rusak,

3. Sering terjadinya kesalahan dalam pencatatan maupun perhitungan data

transaksi simpan pinjam anggota merupakan salah satu penyebab tingginya

ketidak-akuratan data di dalam proses penagihannya kelak, hal ini dapat

menyebabkan kerugian yang dapat diderita oleh para anggotanya, maupun

koperasi itu sendiri. Oleh karena itu, dengan adanya sistem ini diharapkan

dapat membantu para petugas dalam proses pencatatan, perhitungan maupun

penagihannya kelak, karena sistem ini menyediakan proses konfirmasi dan

verifikasi untuk menjaga kebenaran data,

4. Minimnya jumlah petugas yang dimiliki oleh Koperasi Kopda Jaksel tidak

sebanding dengan banyaknya jumlah anggota dan proses bisnis yang harus

dikerjakan. Hal ini terkadang membuat beberapa proses tidak dapat

dikerjakan atau terlewat untuk dikerjakan, seperti beberapa pengajuan

pinjaman yang seringkali mengalami penundaan proses persetujuan yang

dikarenakan banyaknya proses pengajuan yang masuk. Oleh karena itu,

dengan pembuatan sistem informasi koperasi simpan pinjam ini, data-data

pendaftaran pinjaman selalu dapat tersimpan di dalam database sistem

sehingga dapat memudahkan petugas untuk proses pengecekan data

pinjaman atau dalam proses persetujuan sekalipun, selain itu anggota tidak

perlu lagi harus datang langsung ke koperasi hanya untuk meminta

persetujuan atas pengajuan pinjamannya, mereka dapat langsung mengakses

sistem ini setiap waktu untuk mengetahui perkembangan dari pengajuan

pinjamannya, dan bagi para petugas yang memiliki otoritas dalam

memberikan persetujuan pinjaman juga tidak perlu repot untuk melakukan

proses persetujuan, karena sistem ini sudah menyediakan menu persetujuan

yang dapat mengakomodir kegiatan persetujuan petugas,

5. Lambatnya proses yang dilakukan oleh petugas untuk pembuatan laporan

keuangan yang disebabkan oleh waktu yang terpakai untuk mengumpulkan,

menklasifikasikan, memisahkan dan meyusun seluruh arsip-arsip transaksi

yang dibutuhkan, hal ini dapat berdampak kepada penyajian laporan

keuangan yang akan digunakan oleh pengurus dalam pengambilan keputusan

mengalami penundaan. Oleh karena itu, dengan adanya sistem informasi

koperasi yang sudah terintegrasi, diharapkan dapat mengakomodir koperasi

dalam proses penyajian laporan keuangan yang cepat, akurat dan akuntabel,

6. Sistem informasi koperasi simpan pinjam yang diusulkan diharapkan dapat

meningkatkan pengendalian internal dalam koperasi di setiap proses

bisnisnya. Dengan adanya sistem ini, seluruh proses simpan pinjam dapat

terekam dan terintegrasi dengan baik sehingga memudahkan pengurus dalam

pengawasan jalannya koperasi, selain itu untuk meminimalisir terjadinya

kecurangan yang dilakukan oleh petugas, maka diberlakukan adanya

pembatasan hak akses di dalam sistem ini, sehingga, petugas tetap memiliki

otoritasnya masing-masing sesuai dengan bidang kerjanya,

7. Kesulitan dalam penyampaian informasi mengenai koperasi kepada anggota-

anggotanya kerap mengurangi tingkat kredibilitas koperasi di hadapan para

anggotanya. Dengan adanya sistem informasi koperasi simpan pinjam,

seluruh data transaksi anggota dapat tersimpan dengan baik, dan dapat

tersajikan secara utuh dan terperinci kepada para anggota, hal ini dapat

mengubah cara pandang para anggota terhadap koperasi selama ini.

8. Sistem informasi koperasi simpan pinjam ini dibuat berbasis web

dikarenakan untuk memudahkan pengaksesannya karena sistem ini

terhubung langsung dengan website Kementrian Agama yang dimana

seluruh pegawai Kementrian Agama sudah memiliki account untuk masuk

ke dalam website tersebut. Sistem ini pun dirancang dengan tampilan yang

sederhana dan menggunakan bahasa yang informatif serta toolsnya yang

user-friendly sehingga memudahkan para pengguna untuk menggunakannya.

Saran

Berdasarkan analisa dan perancangan yang telah dilakukan atas sistem

informasi koperasi simpan pinjam, berikut adalah beberapa saran yang dapat

diberikan untuk memaksimalkan kinerja dari sistem yang digunakan:

1. Melakukan pelatihan kepada para petugas dalam menggunakan sistem

informasi koperasi simpan pinjam agar sistem yang diterapkan dapat

berjalan dengan lancar dan berfungsi secara maksimal,

2. Melakukan maintenance sistem secara berkala untuk menghindari

apabila terjadi kerusakan ataupun kehilangan data, selain itu tidak

memberikan dampak yang cukup besar bagi koperasi nantinya,

3. Melakukan back-up data untuk mencegah terjadinya hal-hal yang tidak

diiingkan seperti data corrupt atau pun data hilang secara tiba-tiba,

4. Menggunakan fiture-fiture di dalam sistem secara tepat guna, dan sesuai

dengan kebutuhan, hal ini untuk menjaga keamanan data dan privasi data

dari para penggunanya serta menghindari adanya penyalahgunaan

wewenang yang dimiliki pengguna terhadap sistem,

5. Pengguna sistem diharapkan dapat saling bekerjasama dengan sistem

secara baik, agar sistem dapat bekerja lebih optimal dan sesuai dengan

harapan bersama,

6. Mengevaluasi sistem secara berkala untuk mengetahui apakah segala

kebutuhan dari para penggguna sudah terjawab dengan adanya sistem ini,

atau sistem ini membutuhkan pengembangan guna kebutuhan di masa

depan.

REFERENSI

Gelinas,Ulric J., Dull, Richard B. (2008).Accounting Information System (eight edition). Canada,USA: South Western.

Hall, J.A. (2008). Accounting Information System (sixth edition). Ohio: South Western.

Mcleod, Raymond, Jr. dan Schell, George alih bahasa oleh Teguh, H. (2004). Sistem Informasi Manajemen (edisi kedelapan). Jakarta: Indeks.

Rama, D., Jones, F. (2006). Accounting Information System (first edition). Canada,USA: Thomson South Western.

Romney, M.B & Steinbart, P.J. (2006). Accounting Information System (tenth edition). Canada, USA: Thomson South Western.

Rudianto. (2010). Akuntansi Koperasi (edisi kedua). Jakarta: Erlangga.

Satzinger, J.W., Jakson, R.B., Burd, S.D. (2005). Object-Oriented Analysis and Design with the Unified Process. Boston: Course Technology.

Subandi. (2010). Ekonomi Koperasi (teori dan praktik). Bandung: Alfabeta.

Turban, Efraim., Rainer, R, K., & Potter, R, E. (2004). Introduction To Information Technology 3th (edisi bahasa Indonesia). Jakarta: Salemba Infotek

Whitten, J.L., Bentley, L.D. (2007). System Analysis & Design Method (seventh edition). New York: McGraw-Hill.

RIWAYAT PENULIS

Bayu fathiyakan lahir di Jakarta pada 26 Mei 1988. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas

Bina Nusantara jurusan Sistem Informasi dan Akuntansi pada 2013.