WORKING PAPER
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI KOPERASI SIMPAN PINJAM PADA
KOPERASI DAERAH KEMENTERIAN AGAMA JAKARTA SELATAN
Bayu Fathiyakan ; Sugiarto Hartono; Hery Gunawan
Information System and Accounting Department, School of Information System, Binus University
Jl. K.H. Syahdan No. 9 Palmerah, Jakarta Barat 11480
ABSTRAK
Masalah yang dihadapi koperasi saat ini adalah sistem pengorganisasian data yang belum teratur dengan baik, terutama di pencatatan data-data anggota, transaksi simpan pinjam, serta laporan-laporan transaksi yang dihasilkan masih belum dapat tersaji dengan cepat dan tepat. Selain itu, kurangnya informasi yang didapatkan para anggota mengenai transaksi simpan dan pinjam menjadi tantangan tersendiri bagi penulis untuk mengusulkan suatu sistem informasi yang dapat mengatur lalu lintas informasi antar internal maupun external koperasi yang dapat membantu proses kerja dari para petugas koperasi serta dapat meningkatkan pelayanan koperasi kepada para anggotanya.
Adapun metodologi yang digunakan adalah metode analisis melalui studi literatur, observasi dan wawancara yang akan menghasilkan scope definition, problem statement, dan requirement statement, sedangkan metode perancangan yang digunakan meliputi perancangan beberapa diagram yaitu activity diagram, use case diagram, event table, class diagram, sequence diagram, dan user interface.
Project ini menghasilkan rancangan Sistem Informasi Koperasi Simpan Pinjam dan Aplikasi web Sistem Informasi Koperasi Simpan Pinjam untuk mendukung kebutuhan proses bisnis dari Koperasi Kopda Jaksel . Sistem Informasi Koperasi Simpan Pinjam dapat mengintegrasikan hubungan antara anggota dengan pihak koperasi dalam kegiatan simpan dan pinjam serta dapat menyajikan pelaporan transaksi simpan pinjam secara cepat dan tepat, selain itu sistem ini dapat menghasilkan beberapa laporan, seperti laporan simpanan, laporan pinjaman, laporan angsuran dan laporan tagihan yang dapat membantu para petugas koperasi dalam pengawasan dan
pengendalian transaksi simpan pinjam serta dapat menjadi alat bantu dalam pembuatan pelaporan keuangan bagi Koperasi Kopda Jaksel . Kata Kunci :
sistem, simpan, pinjam, scope definition, problem statement, requirement statement pelayanan, pengawasan
ABSTRACT
Problems facing cooperatives is currently organizing system data that has not been well organized, especially in recording data members, savings and loan transactions, and transaction reports generated are still not able to quickly and accurately presented. In addition, the lack of information regarding the transaction obtained members save and borrow a challenge for the authors to propose an information system that can regulate traffic between internal and external information cooperation that can help the process of co-operative work of the officers and to improve services to the cooperative members.
The methodology used is the method of analysis through the study of literature, observation and interviews that will generate scope definition, problem statement, and statement requirements, while the design methods used include designing some diagrams are activity diagrams, use case diagrams, event table, class diagram, sequence diagrams, and user interface.
This project produced a draft Credit Unions Information Systems and Information Systems Web Application Credit Unions to support the needs of business processes of cooperative Kopda South Jakarta. Information Systems Credit Unions can integrate with the relationship between the members of the cooperative in the activities of savings and loan and can present the savings and loan transaction reporting quickly and accurately, otherwise the system can generate several reports, such as reports of deposits, loan statements, reports and statements installment bills that could help the officers in the supervision and control of the cooperative savings and loan transaction and can be an invaluable tool in making financial reporting for the cooperative Kopda South Jakarta.
Keywords : system, saving, loan, scope definition, problem statement, requirement statement , service, control
PENDAHULUAN
Koperasi yang pertama kali didirikan adalah di Inggris, sebagai akibat
penderitaan yang dialami kaum buruh di Eropa akibat revolusi industri pada
awal abad ke 19. Pada masa itu terutama di negara-negara Eropa yang
menerapkan sistem perekonomian kapitalis, dimana kaum buruh berada pada
puncak penderitaannya. Pada era sistem kapitalis inilah, inspirasi koperasi
beserta gerakannya dilahirkan dan merupakan cara yang digunakan masyarakat
golongan ekonomi lemah, untuk memecahkan permasalahan ekonomi yang
dihadapinya dan yang dalam perkembangannya kemudian menjadi suatu sistem
sendiri dalam kehidupan ekonomi masyarakat.
Di Indonesia sendiri koperasi merupakan suatu alat perekonomian untuk
membimbing menuju masyarakat yang adil dan makmur, yang lalu diterapkan
secara nasional untuk menumbuhkan semangat gotong royong bagi seluruh
kalangan masyarakat.
Koperasi Daerah Kota Jakarta Selatan ( KOPDA KEMENAG JAKSEL )
yang beralamat pada Jalan Warung Buncit Raya no 2 Pejaten Jakarta Selatan,
JAKARTA adalah koperasi simpan pinjam dan perdagangan yang dikelola oleh
para pegawai negeri sipil dan honorer yang khusus untuk kepengurusan KOPDA
KEMENAG JAKSEL.
Anggotanya berasal dari seluruh pegawai di Kementrian Departemen
Agama kantor jakarta selatan , Sejak pertama kali didirikan koperasi ini telah
memfokuskan dalam bidang usaha simpan pinjam, dimana hasil dari simpanan
para anggota koperasi dapat dipinjamkan kembali kepada para anggotanya.
Selain sebagai media untuk simpan pinjam pegawai, koperasi ini juga
memiliki usaha perdagangan untuk para anggota dan umum sebagai tambahan
pendapatan yang dikelola agar dapat memberikan benefit tambahan bagi
kesejahteraan koperasi dan anggotanya.
Pelayanan yang sekarang berjalan masih dilakukan dengan cara manual,
dan penyimpanan data fisik yang masih belum tertata secara rapi dan teratur, hal
tersebut dapat dilihat dari bagaimana proses transaksi simpan, pinjam,
pembayaran angsuran, pengelolaan data, hingga laporan bulanan yang
keseluruhannya masih menggunakan sistem yang belum terkomputerisasi
sehingga sangat sering terjadi kesalahan pencatatan, arsip yang sulit dicari, dan
masalah lainnya. Minimnya jumlah Pengelola koperasi juga menjadi salah satu
faktor yang dapat memperlambat kinerja dari jalannya Koperasi ini.
Selain itu dengan adanya penambahan beberapa usaha, menimbulkan
kendala-kendala yang ada pada koperasi, sehingga pengelolaan tidak berjalan
dengan baik..
Berangkat dari permasalahan yang telah dijabarkan diatas, dilakukanlah
beberapa metode untuk memperbaiki sistem yang sedang berjalan agar
kedepannya sistem ini nantinya dapat memberikan kemudahan bagi para
anggota koperasi dalam kegiatan simpan pinjam, maupun sistem kerja
administrasi pengelolaan koperasi yang tertib, teratur dan akurat
Untuk membuat sistem kerja administrasi yang tertib, teratur dan akurat,
maka harus dipunyai sistem pencatatan dan pengarsipan data yang sistematis,
aman dan akurat. Hal ini dapat dilakukan dengan memanfaatkan keunggulan
sistem informasi yang sesuai untuk keperluan dari bidang usaha koperasi
Dengan adanya sistem ini diharapkan dapat digunakan untuk membantu
pihak internal koperasi dalam pencatatan transaksi, penyusunan laporan
keuangan dan penghitungan rugi laba, mendapatkan hasil perhitungan yang
akurat, benar dan dapat dipertanggung jawabkan serta data yang terorganisir
dengan baik, tersimpan dengan aman dan mudah ditelusuri.
METODE PENELITIAN
Metodologi yang akan digunakan penulis dalam penyusunan sistem ini
adalah:
A. Metode analisis
Analisis sistem akan menggunakan pendekatan metode Object Oriented
Analysis and Design, yang terdiri dari:
1. Problem-domain analysis
Mengidentifikasikan informasi-informasi apa saja yang harus
dikendalikan oleh sistem yang akan dibuat.
2. Application-domain analysis
Mengidentifikasi kebutuhan penggunaan sistem dan menentukan fungsi
dari sistem agar sistem dapat mengendalikan lalu lintas informasi.
Beberapa hal yang akan dilakukan dalam metode analisis ini, yakni:
1. Mengklasifikasikan suatu problem, opportunities, dan directives
yang terdapat pada bagian scope definition analisa dan perancangan
sistem dengan kerangka PIECES, dari kerangka PIECES ini
kemudian akan menghasilkan problem statement.
2. Mendokumentasikan proses bisnis yang ada dengan bentuk business
model untuk menganalisis masalah yang ada dan menganalisis
temuan untuk memahami masalah lebih dalam, dari tahap ini
kemudian akan menghasilkan system improvement objectives.
3. Mendekripsikan kebutuhan dari user dan owner dari hasil system
improvement objectives dan hasil problem statement yang dijabarkan
sebelumnya dengan mendefinisikan business data requirements,
business process requirements, dan business system interface
requirements, dari tahap ini kemudian akan menghasilkan business
requirement statement.
4. Mendeskripsikan hasil penjabaran dari business requirement dengan
menggambarkannya dalam bentuk system model yang dalam konteks
ini menggunakan Activity Diagram sehingga menghasilkan suatu
gambaran menyeluruh tentang sistem yang sedang dikembangkan
B. Metode Perancangan
Perancangan yang akan dibuat dalam sistem ini menggunakan metode
Object Oriented Analysis and Design oleh Satzinger, yang terdiri dari:
1. Activity Diagram,
2. Event Table,
3. Use Case Diagram,
4. Use Case Description
5. Class Diagram,
6. Data Access Sequence Diagram,
7. Class Diagram Updated,
8. User Interface,
9. Navigation Diagram.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Koperasi Pegawai Kantor Depag (KOPDA) Jakarta Selatan adalah dirintis atau diprakarsai
oleh sekelompok guru agama dalam lingkungan Kantor Inspeksi Pendidikan Agama Kota
Jakarta Selatan yang beranggotakan sebanyak 46 orang, yang awal mulanya bagi yang
bersangkutan merasa kesulitan mencari pinjaman uang.
Bagi sekelompok Guru Agama yang mempunyai nasib sama sepakat, yakni
membentuk Panitia Zakat Fitrah untuk menghimpun zakat fitrah dari pegawai dan guru
agama dalam lingkungan Kantor Inspeksi Pendidikan Agama Kota Jakarta Selatan. Setelah
terkumpul dan dibagikan kepada mustahiknya, dan hak yang merupakan bagian panitia
dijual, dan hasilnya dijadikan modal pertama Badan Kesejahteraan Guru Agama kota
Jakarta Selatan dan digunakan untuk simpan pinjam serta penyediaan barang kebutuhan
bahan pokok.
Rapat pembentukan diselenggarakan pada tanggal 15 April 1973 di Gedung
Madrasah Tsanawiyah Roudhatul Muta’alimin Mampang Prapatan Jakarta Selatan. Atas
kuasa rapat anggota pada saat itu dinyatakan berdirilah “Perkumpulan Koperasi Pegawai
Kantor Inspeksi Pendidikan Agama Kota Jakarta Selatan”
Adapun personil yang diberi kuasa untuk menandatangani akte pendiriannya sebagai
berikut :
• Mustadjab, BA.
• M. Soetarmo
• Drs. Syakur Fairus
• Abdul Wahid Ritonga
• Farid Wadjiji, BcHK
Berkenaan dengan perkembangan struktur Departemen Agama, dimana pada
tingkat kota dibentuk perwakilan Departemen Agama, maka keanggotaannyapun
diperluas pula bagi guru-guru agama, pegawai perwakilan Departemen Agama (Inspeksi
Penerangan Agama, Inspeksi Urusan Agama) dan pegawai Kantor Urusan Agama
Kecamatan. Adapun anggota koperasi pada saat tersebut hingga per 31 Desember 1974
tercatat sebanyak 703 orang. Koperasi Pegawai Kantor Depag (KOPDA) Jakarta Selatan
pada saat itu berkedudukan di Jalan Kapten Tendean Mampang Prapatan Jakarta
Selatan.
Di periode kepengurusan Koperasi Pegawai Kantor Depag (KOPDA) Jakarta Selatan
tahun 1981 – 1983 merealisasikan program kerjanya sebagai berikut :
• Memindahkan kegiatan dan usaha Koperasi Pegawai Kantor Depag (KOPDA) Jakarta
Selatan dari Jalan Radio Dalam I/43 Kebayoran Baru Jakarta Selatan ke Jalan Buncit
Raya No. 2, Pejaten Pasar Minggu, Jakarta Selatan tertanggal 22 Agustus 1981.
• Menyelesaikan pembangunan gedung Koperasi Pegawai Kantor Depag (KOPDA)
Jakarta Selatan tahap I dengan ukuran 13 x 4 m2 dengan biaya Rp. 5.800.000,- di
tahun 1982.
• Sumber pembiayaan pembangunan gedung Koperasi Pegawai Kantor Depag (KOPDA)
Jakarta Selatan tahap I dengan ukuran 13 x 4 m2 dengan biaya Rp. 5.800.000,- di
tahun 1982.
• Bangunan toko milik Koperasi Pegawai Kantor Depag (KOPDA) Jakarta Selatan yang
berada di Jalan Radio Dalam I/43 Kebayoran Baru Jakarta Selatan dihibahkan ke
PEMDA Jakarta Selatan.
Untuk memenuhi kebutuhan perkembangan Koperasi Pegawai Kantor Depag (KOPDA)
Jakarta Selatan Pengurus KOPDA Jakarta Selatan periode 1984 -1986 memandang perlu
yakni memperluas gedung tahap II dan memakan biaya ± Rp. 10.000.000,-. Sedangkan
perluasan gedung Koperasi Pegawai Kantor Depag Jakarta Selatan tahap ke III terjadi
tanggal 5 September 1987 dengan biaya sebesar Rp. 29.914.000,- dengan jangka waktu
85 hari (delapan puluh lima) hari kerja dan selesai kerja 26 Maret 1988.
Selanjutnya koperasi terus berkembang hingga periode sekarang. Adapun prestasi
yang dicapai Koperasi Pegawai Kantor Departemen Agama (KOPDA) Jakarta Selatan pada
tahun 2008 adalah :
• Koperasi teladan fungsional Pegawai Negeri dalam lingkungan Kota Jakarta Selatan
• Koperasi teladan tingkat Propinsi DKI Jakarta
• Penghargaan dari Menteri Negara Koperasi dan Usaha Kecil Menengah Republik
Indonesia sebagai koperasi berprestasi
• Koperasi yang berstatus sehat di lingkungan pusat koperasi Pegawai Negeri DKI
Jakarta
• Sedang dalam proses penilaian seratus koperasi terbesar di Indonesia dalam
lingkungan DEKOPIN (Dewan Koperasi Indonesia)
Prosedur penggajian di perusahaan
1.Proses Berjalan untuk Pendaftaran Anggota Baru
Koperasi ini merupakan suatu kewajiban bagi setiap pegawai di bawah kantor departmen
agama jakarta selatan. Proses pendaftaran dimulai ketika ada pegawai Kementrian Jakarta
Selatan baru yang mendatangi koperasi untuk melakukan pendaftaran. Manajer keuangan
koperasi lalu memberikan form pendaftaran yang kemudian diisi oleh calon anggota baru.
Setelah form diisi kemudian manajer keuangan mencatat data anggota ke dalam file
pendaftaran anggota, kemudian form tersebut diserahkan ke petugas unit sesuai tempat
dimana anggota tersebut bekerja. Di petugas unit, form pendaftaran tersebut kemudian
dimasukkan ke dalam file unit dan disimpan di dalam arsip unit. Setelah menyelesaikan proses
pendaftaran, anggota kemudian memberikan simpanan pokok kepada bagian kasir untuk
dicatat dan dimasukkan kedalam kas koperasi.
2.Proses Berjalan untuk Transaksi Simpanan
Proses simpan anggota yang berjalan pada koperasi ini hanya berupa pembicaraan dari
anggota kepada petugas unit koperasi, dapat melalui telepon maupun datang langsung ke
koperasi untuk menyerahkan simpanan. Namun kebanyakan dari bentuk simpanan merupakan
potongan gaji yang sudah disepakati sebelumnya. Proses ini dimulai ketika anggota
memberitahukan petugas unit bahwa pada bulan depan anggota tersebut ingin menyimpan
sejumlah uang di koperasi, yang kemudian permohonan itu akan dicatat di dalam data
simpanan anggota dan diberitahukan kepada petugas bayar agar dilakukan potongan pada
gajinya pada bulan berjalan. Sedangkan untuk prosedur simpanan dengan menyerahkan
simpanan secara langsung dimulai ketika anggota mendatangi petugas unit untuk melakukan
simpanan dan menyerahkan uang simpanan, setelah itu simpanan akan dicatat di dalam data
transaksi anggota, lalu simpanan tersebut akan diberikan kepada kasir untuk selanjutnya
dicatat ke dalam penerimaan kas koperasi
3.Proses Berjalan untuk Transaksi Pengambilan Simpanan
Proses transaksi pengambilan simpanan dimulai ketika anggota mendatangi koperasi untuk
mengambil simpanannya, simpanan yang dapat diambil hanya simpanan sukarela dan
simpanan khusus, dimana simpanan pokok dan simpanan wajib hanya dapat diambil ketika
anggota keluar dari keanggotaan koperasi. Untuk melakukan transaksi pengambilan simpanan,
anggota mendatangi petugas unitnya masing-masing, petugas unit lalu mengecek data
simpanan anggota, dan menanyakan berapa dana simpanan yang ingin diambil oleh anggota,
untuk mendapatkan dana simpanan tersebut petugas unit harus meminta kasir, setelah dana
simpanan keluar dari kasir, kasir lalu mencatat transaksi tersebut di dalam pengeluaran kas,
setelah mendapatkan dana simpanan, petugas unit lalu mengupdate jumlah simpanan
anggota, lalu setelah terupdate, anggota dapat menerima dana simpanannya.
4.Proses Berjalan untuk Transaksi Pinjaman
Proses pinjam anggota dimulai ketika anggota mengisi form permohonan pinjaman yang di
dapatkan dari manajer keuangan koperasi, setelah form tersebut diisi, lalu anggota
memberikan form tersebut kepada petugas bayar , petugas bayar kemudian melakukan
pengecekan terhadap form permohonan peminjaman tersebut, mengecek apakah anggota
memiliki cukup gaji untuk membayar angsuran pinjamannya, petugas bayar juga memeriksa
apakah anggota memiliki tanggungan hutang di tempat lain atau tidak, jika ternyata anggota
memiliki gaji yang cukup untuk membayar angsuran pinjamannya barulah petugas bayar
menyetujui pinjaman yang diminta oleh anggota dengan memberikan tanda tangan pada form
tersebut. Setelah disetujui petugas bayar , lalu form tersebut dibawa anggota untuk diajukan
kepada pengurus koperasi yang kemudian dilakukan pengecekan form permohonan pinjaman
dengan dilakukannya validasi dengan keadaan kas koperasi, selain itu pengurus juga akan
melihat track record peminjaman anggota tersebut, apabila memenuhi syarat maka form
tersebut akan ditanda tangani untuk kemudian akan diproses oleh manajer keuangan untuk
dicatat dalam jurnal pengeluaran koperasi. Setelah selesai proses pencatatan oleh manajer,
kemudian form yang telah disetujui oleh pengurus tersebut diberikan kepada anggota agar
dapat dilakukan pencairan dana pinjaman di kasir,di kasir form kemudian akan dimasukkan
kedalam pengeluaran kas dan setelah itu pinjaman baru dapat diserahkan
5. Proses Berjalan untuk Tagihan
Proses pengiriman tagihan anggota dilakukan setiap 1 bulan sekali, tagihan yang dikirimkan
berisi tagihan atas simpanan dan angsuran pinjaman anggota yang harus dilunasi selama bulan
berjalan. petugas unit bertindak sebagai petugas pengirim tagihan yang selanjutnya akan
mengirimkan tagihan tersebut ke masing-masing petugas bayar dari tiap-tiap bagian. Proses
ini dimulai dari petugas unit mengumpulkan data-data tagihan tiap anggota berdasarkan hasil
transaksi yang sudah dilakukan anggota tersebut, mulai dari simpanan wajib, simpanan pokok,
simpanan sukarela, dan pembayaran angsuran pinjaman. Data-data hasil transaksi tersebut
didapat dari hasil transaksi anggota yang dicatat dan dibukukan di dalam suatu file anggota
yang dibuat oleh petugas unit. Setelah data tagihan terkumpul, petugas unit akan
memasukkan data tagihan anggota tersebut ke dalam daftar tagihan dimana nantinya setelah
tagihan unit sudah tercatat dan terhitung semua, kemudian tagihan tersebut akan dikirimkan
kepada petugas bayar , di petugas bayar daftar tagihan tersebut kemudian akan di cek dengan
daftar tagihan yang dimilikinya, apabila sesuai dengan data yang dimiliki oleh petugas bayar ,
barulah petugas bayar akan membayarkan tagihan anggota tersebut dengan cara memotong
gaji anggota tersebut, pembayaran tersebut nantinya akan diberikan oleh petugas bayar
kepada petugas unit. Lalu setelah di catat oleh petugas unit, barulah dana tagihan tersebut
diberikan kepada bendahara koperasi, namun apabila bendahara koperasi berhalangan hadir,
petugas unit juga dapat memberikan pembayaran tagihan kepada kasir koperasi. Setelah
menerima pembayaran, bendahara/kasir akan mencatat pembayaran tersebut di dalam
penerimaan kas koperasi
Kelemahan sistem berjalan
Analisa permasalahan yang terjadi pada proses pendaftaran di Kopda
jaksel:
a. Dokumen cenderung terselip ataupun hilang dikarenakan
sistem penyimpanan data yang masih berbentuk fisik dan
tidak memiliki cadangan,
b. Apabila ada petugas unit yang berhalangan datang, form
pendaftaran unit tidak dapat langsung diproses,
c. File unit pada petugas unit masih berbentuk buku, dimana
cenderung dapat hilang ataupun rusak.
Analisa permasalahan yang terjadi pada proses simpan di Kopda
jaksel:
a. Proses simpan masih menggunakan asas kepercayaan dimana
proses ini dapat dilakukan dengan via telepon ataupun hanya hasil
perbincangan dari anggota kepada pegawai ataupun petugas
bayar ,
b. Belum adanya suatu form resmi untuk melakukan transaksi
simpanan,
c. Lemahnya pengawasan terhadap para petugas atas transaksi-
transaksi yang dilakukan oleh para anggota, karena tidak ada
bukti khusus bahwa anggota tersebut telah melakukan transaksi
simpanan, sehingga sulit ditelusuri kebenarannya,
d. Data simpanan anggota masih disimpan dalam bentuk buku
simpanan, yang cenderung dapat hilang ataupun rusak,
e. Anggota tidak dapat langsung mengetahui bahwa transaksi
simpanannya sudah dimasukkan ke dalam data simpanan.
Analisa Masalah Proses Transaksi Pengambilan Simpanan pada Kopda
Jaksel:
a. Tidak adanya form transaksi pengambilan, yang menyebabkan
transaksi sulit dilacak atau ditelusuri,
b. petugas unit harus mengupdate data simpanan berkali-kali untuk
melayani transaksi pengambilan simpanan, hal ini rentan adanya
kesalahan dalam pengupdatean atau pencatatan.
Analisa permasalahan yang terjadi pada proses pinjam di Kopda
jaksel:
a. Pengecekan file unit masih dilakukan secara manual, dengan
meneliti dokumen per dokumen sehingga memperlambar kerja
dari petugas bayar dalam mengecek anggota unit yang
bersangkutan,
b. Begitupula dalam proses pengecekan laporan keuangan, untuk
keperluan pinjaman, pengurus harus membuka beberapa
dokumen terlebih dahulu, dan mencari file-file yang
bersangkutan, yang dapat memakan waktu cukup lama,
c. Proses pinjam yang berlangsung cukup lama karena harus
mendapatkan persetujuan dari beberapa pihak terlebih dahulu,
pihak-pihak yang menyetujui belum tentu datang setiap waktu ke
koperasi, jadi anggota harus menunggu sampai pihak yang
menyetujui datang ke koperasi.
Analisa permasalahan yang terjadi pada proses tagihan anggota di
Kopda jaksel:
a. Proses input dilakukan secara manual ke dalam file anggota yang
berbentuk buku, yang cenderung dapat hilang atau rusak,
b. Proses pengumpulan dan pencocokan data transaksi simpan dan
pinjam anggota yang memakan waktu cukup lama,
c. Kesalahan dalam jumlah penagihan yang disebabkan oleh
kelalaian pencatatan maupun human error,
d. petugas unit dan petugas bayar memiliki catatan file anggota
masing-masing, yang terkadang tidak sama antara satu dan
lainnya yang dapat disebabkan oleh banyak faktor,
e. File anggota seluruhnya menjadi tanggung jawab petugas unit,
sehingga tidak ada pembanding apabila terjadi kesalahan yang
dilakukan oleh petugas unit.
Sistem yang diusulkan
Activity Diagram
Usulan sistem terhadap permasalahan perusahaan menggunakan activity diagram. Diagram ini
digunakan untuk mengetahui alur proses sistem yang akan dijalankan sehingga dapat dipahami dengan
baik. Berikut adalah activity diagram usulan pada koperasi Jakarta Selatan
Prosedur pendaftaran petugas digambarkan dalam Activity Diagram pada
Gambar 4.1
Gambar 4.1 Activity Diagram Pada pendaftaran Petugas dan System
prosedur pendaftaran anggota digambarkan pada Activity Diagram pada
Gambar 4.2
Gambar 4.2 Activity Diagram Pendaftaran Anggota dengan system
Prosedur transaksi simpanan digambarkan dalam Activity
Diagram Gambar 4.3
Gambar 4.3 Activity Diagram Pendaftaran dan Transaksi Simpanan Anggota
Dengan System
prosedur pengambilan simpanan digambarkan dalam Activity
Diagram pada Gambar 4.4.
Gambar 4.4 Activity Diagram Pengambilan Simpanan dengan
Sistem
Berikut Activity Diagram pada trasaksi pinjaman dan
pendaftaran angsuran pada Gambar 4.5
Gambar 4.5 Activity Diagram Transaksi Pinjaman Dengan System
Class Diagram
Berikut adalah class diagram atas sistem yang diusulkan:
class Class Diagram Koperasi
::Pengambilan_simpanan_sukarela
- Kd_pengambilan : varchar- Jumlah_pengambilan : varchar - Nama__simpanan : char - Tanggal_pengambilan : date
::Anggota
- Kd_anggota : varchar - Kd_simpan : varchar - Alamat : char - Bagian_unit : char - golongan_ruang : char - Jabatan : char - Nama_anggota : char - no_telepon : varchar - TTL : char - Pasword : varchar - jenis_kelamin : char - no_handphone : varchar - Nominal_simpanan_wajib : varchar
::Petugas
- id_petugas : varchar- Jabatan : char- Jenis_kelamin : char- Nama_petugas : char- Nomer_telepon :varchar- TTL : varchar- pasword : varchar- Alamat : char- No_handphone : varchar- Jenis_petugas (char)
::Simpanan
- Kd_simpan : varchar - Simpanan_khusus : char- Simpanan_pokok : char- Simpanan_sukarela : char - Simpanan_wajib : char- nominal_simpanan : varchar - Tanggal : Date - no_anggota : varchar- Nama_anggota : char- Jenis_transaksi : char
::Permohonan_pinjaman
- Id_anggota : varchar- Kd_transaksi : varchar- Tanggal_transaksi : date - Jenis_transaksi : char- Jumlah_pinjaman : varchar - Jasa_pinjaman : varchar- Total_pinjaman : varchar- Masa_angsuran : char- Angsuran_perbulan : varchar - Status : char
::pinj aman
- kd_transaksi : varchar - Taggal_pinjaman : date - Kd_anggota : varchar - Nama_anggota : char- Bag_unit : char - golongan : char - Saldo_akhir : varchar - Maksimal_pinjaman : varchar - Nominal_pinjaman : varchar - Jasa_pinjaman : varchar - angsuran : varchar - Sisa_pinjaman : varchar- Id_anggota : varchar- Status_pemberian_approval : varchar
::Pembayaran_angsuran_pinj aman
- angsuran_bulanan : varchar - jasa_angsuran : varchar - kd_angsuran: varchar - masa_angsuran : char - tanggal_daftar_angsuran : date - jumlah_angsuran : varchar- Id_anggota : varchar
::Golongan
- Kd_golongan (varchar)- nama_golongan (varchar)
::Deposit simpanan
- kd_deposit_simpanan (varchar)- Nominal_deposit_simpanan(varchar)- Tanggal_deposit (date)- Jenis_simpanan (char)- Id_anggota (varchar)
::Penagihan_pembayaran_angsuran
- ID_anggota - jumlah_tagihan : varchar- Nama_anggota
::Pengambilan_simpanan_w ajib
- kd_pengambilan_simpanan_petugas ; varchar : - id_anggota ; varchar : - tanggal_pengambilan_simpanan ; date : - nama_anggota ; char: - nominal_pengambilan ; varchar: - periode_pengambilan_simpanan ; varchar:
1 1
1..*
1
1
*
1 1..*
1 1..*
11..*1 1..*
1
1..*
1
1..*
1
1..*
1
1..*
1 1
1
1..*
1..* 1
1
1..*
Gambar 4. 6 Domain Class Diagram
Sequence Diagram
Sequence diagram di bawah ini terkait dengan kegiatan dan transaksi pada Koperasi Jakarta Selatan
Gambar 4.8 Sequence Diagram ambil simpanan sukarela (petugas)
Gambar 4.9 Sequence Diagram lihat simpanan (anggota)
Gambar 4.10 Sequence Diagram lihat status simpanan tunggu anggota (petugas)
Gambar 4.11 Sequence Diagram tambah simpanan dan simpanan tunggu
(anggota)
Gambar 4.12 Sequence Diagram verivikasi iuran/simpanan sukarela anggota
(petugas)
Gambar 4.13 Sequence Diagram verivikasi iuran/simpanan wajib anggota
(petugas)
Gambar 4.14 Sequence Diagram report simpanan
Gambar 4.23 Sequence master data golongan
User Interface
Berikut ini adalah beberapa tampilan user interface dari sistem yang diusulkan:
Gambar User Interface LOGIN
User Interface tampilan menu dasar untuk petugas merupakan tampilan
awal yang akan disajikan oleh sistem ketika petugas, admin ataupun
anggota masuk ke dalam menu koperasi dalam website Departemen
Agama setelah melakukan login pada website terlebih dahulu. Baik
petugas, admin maupun anggota memiliki tampilan menu dasar yang
sama, hanya saja untuk beberapa menu yang memiliki hak akses
tersendiri hanya dapat diakses oleh user tertentu saja.
Gambar User Interface melihat,ubah dan tambah daftar anggota koperasi
User interface data anggota berisi data-data anggota yang aktif terdaftar di
Koperasi Kopda Jaksel Selain Admin dan Petugas tidak dapat melihat
rincian dari data anggota dikarenakan untuk menjaga privasi dari anggota
tersebut . Admin juga bertugas untuk menambah dan mengubah data
anggota dan petugas yang nantinya akan tersimpan dalam master data
sistem koperasi.
Gambar User Interface melihat, menambbah dan ubah data petugas
User interface data petugas berisi data-data Petugas yang aktif terdaftar di
Koperasi Kopda Jaksel Selain Admin user yang lainnya tidak tidak dapat
mengubah dan menambah data petugas yang sudah tersimpan pada sistem
koperasi
Gambar User Interface melihat, tambah dan ubah golongan
User interface data golongan berisi data-data golongan anggota yang aktif
terdaftar di Koperasi Kopda Jaksel Selain Admin user yang lainnya tidak
tidak dapat mengubah dan menambah data golongan yang sudah
tersimpan pada sistem koperasi, namun khusus golongan data yang sudah
terdapat pada sistem sudah baku sehingga tidak dapat diubah dan
ditambah dikarenakan sudah menjadi peraturan pemerintah republik
Indonesia.
Gambar User Interface mencatat anggota baru
User interface mencatat dan mengubah data anggota hanya dikhususkan
untuk admin dari sistem, hal ini dilakukan karena untuk menghindari
adanya ketidaksesuaian perubahan yang dilakukan oleh anggota. Dalam
mencatat anggota baru, secara otomatis akan tergenerate nomor anggota
beserta kode simpan sebagai identitas anggota di dalam sistem, anggota
juga mendapatkan pasword dan hak akses kedalam sistem koperasi
anggota.
Gambar User Interface mencatat petugas baru
User interface mencatat dan mengubah data petugas hanya dikhususkan
untuk admin dari sistem, hal ini dilakukan karena untuk menghindari
adanya ketidaksesuaian perubahan yang dilakukan oleh petugas atau user
lain, jika data petugas sudah tercatat dan tersimpan pada sistem koperasi
maka petugas baru mendapatkan ID, pasword dan hak akses kedalam
sistem koperasi petugas.
Gambar User Interface verivikasi simpanan sukarela
User interface verivikasi simpanan sukarela anggota dilakukan petugas
jika terdapat anggota yang melakukan transaksi simpanan anggota pada
sistem angggota dan petugas melakukan konfirmasi simpanan yang telah
dilakukan anggota dengan verivikasi simpanan yang terdapat pada sistem
petugas, otomatis simpanan anggota akan bertambah dan masuk kedalam
report simpanan anggota.
Gambar User Interface verivikasi simpanan wajib
User interface verivikasi simpanan wajib yang dilakukan oleh petugas,
tampilan ini dibagi menjadi 2 bagian, bagian bawah adalah simpanan
wajib yang belum dibayarkan anggota pada bulan sebelumnya dan bagian
atas simpanan wajib yang belum dibayarkan anggota pada bulan ini,
setelah anggota membayar petugas bertugas memverivikasi simpanan
wajib dengan cara menekan tombol "sudah bayar" dan otomatis simpanan
anggota akan bertambah dan masuk kedalam report simpanan anggota.
Gambar User Interface pengambilan simpanan
User interface verivikasi Update simpanan anggota dilakukan oleh
petugas dikarenakan terdapat anggota yang ingin mengambil simpanan
sukarela nya, setelah informasi dimasukkan, no anggota, nama dan
nominal pengambilan nantinya akan mengurangi jumlah simpanan
anggota secara otomatis.
Gambar User Interface permohonan pinjaman
User Interface lihat pinjaman anggota dilakukan hanya oleh petugas,
pinjaman anggota nantinya akan diberikan tanda setuju atau konfirmasi
oleh petugas bayar jika memenuhi persyaratan yang berlaku pada
koperasi, masing masing anggota setelah mendaftar pinjaman pada sistem
anggota nantinya dengan otomatis akan terlihat pada sistem petugas dan
selanjutnya jika petugas memberikan tanda setuju maka akan terlihat dan
angsuran anggota akan aktif dan pinjaman bisa dicairkan lewat bagian
unit.
Gambar User Interface detail pinjaman anggota
User Interface lihat detail pinjaman anggota dilakukan oleh petugas untuk
melihat pinjaman yang dilakukan anggota tersebut sejak terdaftar menjadi
anggota koperasi.
Gambar User Interface angsuran pinjaman anggota User Interface lihat angsuran anggota dilakukan petugas guna melihat
angsuran dan sisa pinjaman anggota , dan jika terdapat anggota yang
membayar anggota dan petugas harus mengupdate pinjaman anggota, lihat
angsuran anggota juga berguna untuk proses penagihan yang dilakukan
petugas bayar
Gambar User Interface report simpanan anggota
User Interface report transaksi simpanan anggota dilakukan oleh petugas
guna melihat transaksi simpanan yang dilakukan anggota dalam jangka
waktu yang ditentukan dan berguna untuk mencetak laporan yang
nantinya dapat digunakan pengurus sebagai bahan pelaporan kepada
pembina dan pengawas serta dewan koperasi.
Gambar User Interface report pinjaman anggota
User Interface report transaksi pinjaman anggota dilakukan oleh petugas
guna melihat transaksi pinjaman yang dilakukan anggota dalam jangka
waktu yang ditentukan dan berguna untuk mencetak laporan yang
nantinya dapat digunakan pengurus sebagai bahan pelaporan kepada
pembina dan pengawas serta dewan koperasi.
Gambar User Interface report angsuran
User Interface report transaksi angsuran anggota dilakukan oleh petugas
guna melihat transaksi angsuran yang dilakukan anggota dalam jangka
waktu yang ditentukan dan berguna untuk mencetak laporan yang
nantinya dapat digunakan pengurus sebagai bahan pelaporan kepada
pembina dan pengawas serta dewan koperasi.
Gambar User Interface lihat simpanan anggota User Interface lihat simpanan ( anggota ) dilakukan oleh anggota terkait
untuk melihat total dan ststus simpanannya , simpanan wajib dan sukarela
akan tersimpan dan terlihat pada tabel simpanan seperti diatas , daftar
simpanan yang terlihat berarti sudah di konfirmasi oleh petugas atas uang
yang disetorkan kepada petugas, sebelumnya petugas mengkonfirmasi
simpanan anggota pada interface petugas.
Gambar User Interface lihat tambah simpanan sukarela
User Interface Tambah simpanan anggota dilakukan anggota jika anggota
ingin menambahkan simpanan anggota secara sukarela , dengan mengisi
informasi diatas lalu menyetorkan uang kepada petugas koperasi,
simpanan yang sudah terdaftar menjadi simpanan tunggu bagi anggota
sebelum di konfirmasi simpanan nya oleh petugas koperasi.
Gambar User Interface tambah pinjaman
User Interface Tambah pinjaman anggota dilakukan anggota jika anggota
ingin menambahkan pinjaman, dengan mengisi informasi diatas, informasi
yang diisi oleh anggota nantinya akan masuk kedalam interface petugas
sebagai pinjaman yang perlu diberikan approval, setelah disetujui oleh
petugas dan pengurus koperasi barulah status approval / disetujui akan
muncul dan proses pencairan uang dapat dilakukan anggota yang dibantu
oleh petugas unit masing-masing.
Gambar User Interface lihat pinjaman (anggota )
User Interface Lihat pinjaman anggota dilakukan anggota jika ingin
melihat pinjaman yang dilakukan oleh anggota, sedangkan status angsuran
anggota dap at dilihat pada report angsuran, terlihat pada gambar diatas
terdapat status "disetujui" dan "menunggu persetujuan" . Disetujui berarti
pinjaman yang diajukan anggota telah diseujui oleh pengurus dan petugas
koperasi siap untuk dicairkan dan angsuran anggota akan aktif, jika
menunggu persetujuan dengan demikian pinjaman yang diajukan anggota
belum mendapat persetujuan dan anggota dapat menunggu 7 hari kerja
namun jika status tersebut tidak berubah dengan demikian pinjaman yang
diajukan oleh anggota ditolak.
Gambar User Interface pesan penagihan (anggota)
Gambar User Interface pesan penagihan (petugas)
User Interface Pesan penagihan adalah otomatis muncul pada interface
petugas dan anggota , namun keduanya memiliki perbedaan dimana pada
anggota hanya id dan nama anggota yang bersangkutan yang akan muncul
jika pembayaran angsuran sudah jatoh tempo dan belum dibayarkan , jika
tampilan pada petugas akan memunculkan semua anggota beserta id yang
bersangkutan yang belum membayar angsuran simpanan dan sudan jatoh
tempo tempo, petugas bertugas memberikan warning lewat email atau
telephone kepada petugas bayar ataupun kepada angota secara langsung.
SIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan analisa dan perancangan yang telah dilakukan atas sistem
informasi koperasi simpan pinjam pada Koperasi Kopda Jaksel, permasalahan
pemecahan masalah pada proses bisnisnya dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Sulitnya mencari data transaksi yang dibutuhkan oleh petugas ketika
melaksanakan suatu proses pekerjaan dalam koperasi, kadang mengharuskan
petugas untuk membuka arsip-arsip lama untuk menemukan data yang sesuai
sehingga beberapa proses mengalami keterlambatan maupun penundaan
yang dapat berdampak pada proses-proses selanjutnya. Oleh karena itu,
dengan adanya sistem informasi koperasi simpan pinjam yang terintegrasi
diharapkan dapat meminimalisir waktu terbuang dalam proses pencarian data
dan seluruh sumber data dapat tersimpan dengan baik dan rapi sehingga
dapat diakses secara cepat dan mudah,
2. Banyak data-data koperasi yang berbentuk fisik sudah berusia cukup lama,
dan rapuh, sehingga sangat rentan terjadinya kerusakan bahkan terkadang
ada beberapa data-data yang hilang ataupun tercecer. Oleh karena itu,
dengan sistem informasi koperasi yang sudah terintegrasi yang dimana
seluruh basis datanya terstruktur secara baik akan dapat meminimalisir
terjadinya data hilang maupun rusak,
3. Sering terjadinya kesalahan dalam pencatatan maupun perhitungan data
transaksi simpan pinjam anggota merupakan salah satu penyebab tingginya
ketidak-akuratan data di dalam proses penagihannya kelak, hal ini dapat
menyebabkan kerugian yang dapat diderita oleh para anggotanya, maupun
koperasi itu sendiri. Oleh karena itu, dengan adanya sistem ini diharapkan
dapat membantu para petugas dalam proses pencatatan, perhitungan maupun
penagihannya kelak, karena sistem ini menyediakan proses konfirmasi dan
verifikasi untuk menjaga kebenaran data,
4. Minimnya jumlah petugas yang dimiliki oleh Koperasi Kopda Jaksel tidak
sebanding dengan banyaknya jumlah anggota dan proses bisnis yang harus
dikerjakan. Hal ini terkadang membuat beberapa proses tidak dapat
dikerjakan atau terlewat untuk dikerjakan, seperti beberapa pengajuan
pinjaman yang seringkali mengalami penundaan proses persetujuan yang
dikarenakan banyaknya proses pengajuan yang masuk. Oleh karena itu,
dengan pembuatan sistem informasi koperasi simpan pinjam ini, data-data
pendaftaran pinjaman selalu dapat tersimpan di dalam database sistem
sehingga dapat memudahkan petugas untuk proses pengecekan data
pinjaman atau dalam proses persetujuan sekalipun, selain itu anggota tidak
perlu lagi harus datang langsung ke koperasi hanya untuk meminta
persetujuan atas pengajuan pinjamannya, mereka dapat langsung mengakses
sistem ini setiap waktu untuk mengetahui perkembangan dari pengajuan
pinjamannya, dan bagi para petugas yang memiliki otoritas dalam
memberikan persetujuan pinjaman juga tidak perlu repot untuk melakukan
proses persetujuan, karena sistem ini sudah menyediakan menu persetujuan
yang dapat mengakomodir kegiatan persetujuan petugas,
5. Lambatnya proses yang dilakukan oleh petugas untuk pembuatan laporan
keuangan yang disebabkan oleh waktu yang terpakai untuk mengumpulkan,
menklasifikasikan, memisahkan dan meyusun seluruh arsip-arsip transaksi
yang dibutuhkan, hal ini dapat berdampak kepada penyajian laporan
keuangan yang akan digunakan oleh pengurus dalam pengambilan keputusan
mengalami penundaan. Oleh karena itu, dengan adanya sistem informasi
koperasi yang sudah terintegrasi, diharapkan dapat mengakomodir koperasi
dalam proses penyajian laporan keuangan yang cepat, akurat dan akuntabel,
6. Sistem informasi koperasi simpan pinjam yang diusulkan diharapkan dapat
meningkatkan pengendalian internal dalam koperasi di setiap proses
bisnisnya. Dengan adanya sistem ini, seluruh proses simpan pinjam dapat
terekam dan terintegrasi dengan baik sehingga memudahkan pengurus dalam
pengawasan jalannya koperasi, selain itu untuk meminimalisir terjadinya
kecurangan yang dilakukan oleh petugas, maka diberlakukan adanya
pembatasan hak akses di dalam sistem ini, sehingga, petugas tetap memiliki
otoritasnya masing-masing sesuai dengan bidang kerjanya,
7. Kesulitan dalam penyampaian informasi mengenai koperasi kepada anggota-
anggotanya kerap mengurangi tingkat kredibilitas koperasi di hadapan para
anggotanya. Dengan adanya sistem informasi koperasi simpan pinjam,
seluruh data transaksi anggota dapat tersimpan dengan baik, dan dapat
tersajikan secara utuh dan terperinci kepada para anggota, hal ini dapat
mengubah cara pandang para anggota terhadap koperasi selama ini.
8. Sistem informasi koperasi simpan pinjam ini dibuat berbasis web
dikarenakan untuk memudahkan pengaksesannya karena sistem ini
terhubung langsung dengan website Kementrian Agama yang dimana
seluruh pegawai Kementrian Agama sudah memiliki account untuk masuk
ke dalam website tersebut. Sistem ini pun dirancang dengan tampilan yang
sederhana dan menggunakan bahasa yang informatif serta toolsnya yang
user-friendly sehingga memudahkan para pengguna untuk menggunakannya.
Saran
Berdasarkan analisa dan perancangan yang telah dilakukan atas sistem
informasi koperasi simpan pinjam, berikut adalah beberapa saran yang dapat
diberikan untuk memaksimalkan kinerja dari sistem yang digunakan:
1. Melakukan pelatihan kepada para petugas dalam menggunakan sistem
informasi koperasi simpan pinjam agar sistem yang diterapkan dapat
berjalan dengan lancar dan berfungsi secara maksimal,
2. Melakukan maintenance sistem secara berkala untuk menghindari
apabila terjadi kerusakan ataupun kehilangan data, selain itu tidak
memberikan dampak yang cukup besar bagi koperasi nantinya,
3. Melakukan back-up data untuk mencegah terjadinya hal-hal yang tidak
diiingkan seperti data corrupt atau pun data hilang secara tiba-tiba,
4. Menggunakan fiture-fiture di dalam sistem secara tepat guna, dan sesuai
dengan kebutuhan, hal ini untuk menjaga keamanan data dan privasi data
dari para penggunanya serta menghindari adanya penyalahgunaan
wewenang yang dimiliki pengguna terhadap sistem,
5. Pengguna sistem diharapkan dapat saling bekerjasama dengan sistem
secara baik, agar sistem dapat bekerja lebih optimal dan sesuai dengan
harapan bersama,
6. Mengevaluasi sistem secara berkala untuk mengetahui apakah segala
kebutuhan dari para penggguna sudah terjawab dengan adanya sistem ini,
atau sistem ini membutuhkan pengembangan guna kebutuhan di masa
depan.
REFERENSI
Gelinas,Ulric J., Dull, Richard B. (2008).Accounting Information System (eight edition). Canada,USA: South Western.
Hall, J.A. (2008). Accounting Information System (sixth edition). Ohio: South Western.
Mcleod, Raymond, Jr. dan Schell, George alih bahasa oleh Teguh, H. (2004). Sistem Informasi Manajemen (edisi kedelapan). Jakarta: Indeks.
Rama, D., Jones, F. (2006). Accounting Information System (first edition). Canada,USA: Thomson South Western.
Romney, M.B & Steinbart, P.J. (2006). Accounting Information System (tenth edition). Canada, USA: Thomson South Western.
Rudianto. (2010). Akuntansi Koperasi (edisi kedua). Jakarta: Erlangga.
Satzinger, J.W., Jakson, R.B., Burd, S.D. (2005). Object-Oriented Analysis and Design with the Unified Process. Boston: Course Technology.
Subandi. (2010). Ekonomi Koperasi (teori dan praktik). Bandung: Alfabeta.
Turban, Efraim., Rainer, R, K., & Potter, R, E. (2004). Introduction To Information Technology 3th (edisi bahasa Indonesia). Jakarta: Salemba Infotek
Whitten, J.L., Bentley, L.D. (2007). System Analysis & Design Method (seventh edition). New York: McGraw-Hill.
RIWAYAT PENULIS
Bayu fathiyakan lahir di Jakarta pada 26 Mei 1988. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas
Bina Nusantara jurusan Sistem Informasi dan Akuntansi pada 2013.