BAB 1

Sistem Informasi Manajemen

1.1 Definisi Sistem

Sistem dapat abstrak maupun fisik. Sebuah sistem abstrak adalah suatu

susunan teratur gagasan atau konsepsi yang saling tergantung. Sebagai contoh

sebuah sistem teologi adalah sebuah susunan gagasan mengenai Tuhan, manusia,

dan sebagainya. Sebuah sistem terdiri dari bagian yang saling berkaitan dan

beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud. Berarti,

sebuah sistem bukanlah seperangkat unsur yang tersusun secara tak teratur, tetapi

terdiri dari unsur yang dapat saling melengkapi dan memiliki satu maksud,

tujuan, atau sasaran.

Pembatasan lebih lanjut atas jenis sistem yang perlu dipelajari dalam

analisis sistem informasi adalah sistem harus berada di bawah pengendalian

manusia. Hal ini dapat dijalankan dengan mengatur beberapa unsur sistem atau

dalam aturan operasi sistemnya. Pembatasan ini tidak berlaku pada sistem fisik

seperti sistem tata surya dan alam hewan yang tidak berada di bawah

pengendalian manusia.

1.1.1 Model Umum Sebuah Sistem

Model umum sebuah sistem terdiri dari input, process, dan output.

Tentu saja ini adalah bentuk yang sederhana karena sebuah sistem

memiliki beberapa input dan beberapa output (Gambar 1). Sistem berada

dalam sebuah batasan, dan lingkungan berada di luar batasan tersebut.

1

Seperti contohnya produksi, batasan produksi adalah mesin produksi,

penyediaan produksi barang setengah jadi, para karyawan produksi,

prosedur produksi, dan sebagainya membentuk sistem.

Input Output

Model Sistem Sederhana

Input 1 Output 1

Input 2 Output 2

Input n Output n

Gambar 1. Model Umum Sebuah Sistem

Setiap sistem terdiri dari subsistem, dan subsistem terdiri dari pula

atas beberapa sub-subsistem. Masing-masing subsistem dibatasi oleh

batasannya. Saling keterkaitan dan interaksi antara sub sistem disebut

“interface”. Interface terjadi pada batasan sistem dan berbentuk input atau

output (materi, energi, atau informasi).

Sistem Subsistem Interface

Komputer

Unit Pengolah Pusat

1. Unit pengolah pusat

2. Unit input

3. Unit output

4. Penyimpan tambahan

1. Unit penghitung

2. Unit pengendali

Saluran

Kawat

penghubung

2

Sistem

Sistem

Pengolahan batch

dengan kerja

terpisah (separate

run)

3. Unit penyimpan

1. Kerja edit

2. Kerja sortir

3. Kerja update

4. Kerja output

Pengalihan data

pekerjaan satu

dengan yang

lainnya.

Tabel 1.1 Sistem, subsistem, interface

1.1.2 Subsistem

a. Factoring

Factoring adalah konsep sebuah sistem menurut perancangnya

untuk mempertimbangkan sistem sebagai suatu keseluruhan. Tetapi

keseluruhan sistem mungkin terlalu besar untuk dianalisis secara

terperinci. Oleh karena itu, sistem dibagi lagi menjadi sub sistem.

Batasan dan interface ditelaah secara cermat untuk menjamin bahwa

hubungan antar subsistem didefinisikan secara jelas dan bahwa jumlah

semua sub sistem adalah keseluruhan sistem.

Sebuah contoh proses factoring adalah sistem pengolahan

informasi. Walaupun sistem yang akan ditelaah adalah sistem

informasi, tetapi ada terlalu banyak detail di dalam sistem yang harus

dipelajari seluruhnya sekaligus secara cermat.

1) Sistem Informasi dibagi atas subsistem seperti :

a) Penjualan dan pemasukan pesanan

3

b) Sediaan barang

c) Produksi

d) Personalia dan daftar gaji

e) Pembelian

f) Accounting dan pengendalian

g) Perencanaan

h) Kecerdasan lingkungan

2) Setiap subsistem dibagi atas subsistem lagi. Sebagai contoh,

subsistem personalia dan daftar gaji dapat dibagi menjadi subsistem

lebih kecil sebagai berikut :

a) Penyiapan data masukan catatan personalia

b) Penyesuaian file daftar gaji personalia

c) Laporan personalia

d) Penyiapan data masukan daftar gaji

e) Daftar gaji harian

f) Daftar gaji bulanan

g) Laporan daftar gaji untuk manajemen

h) Laporan daftar gaji untuk yang berwenang / pemerintah

i) Audit personalia dan daftar gaji

3) Bila tugasnya adalah merancang dan memprogram sebuah sistem

baru, maka subsistem dalam (2) dapat dibagi lebih lanjut menjadi

subsistem lagi. Sebagai contoh, daftar gaji harian dapat diunsurkan

4

menjadi modul pengolahan seperti edit masukan, perhitungan

pembayaran kotor, perhitungan pemotongan dan pembayaran

bersih, pencetakan cek, pencatatan daftar gaji dan penyiapan

pengendalian audit, dan keluaran daftar.

b. Simplification (penyederhanaan)

c. Decoupling (pemisahan)

1.1.3 Konsep Sistem Diterapkan pada Sistem Informasi Manajemen

Sebagai sebuah sistem, SIM dan subsistemnya dapat ditelaah dan

dipahami dalam lingkup konsep sistem.

a. Sistem Informasi Sebagai Sebuah Sistem

Sistem informasi menerima input data dan instruksi, mengolah

data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Model dasar

sistem yaitu input, pengolahan, dan output cocok bagi kasus sistem

pengolahan informasi yang paling sederhana seperti semua input tiba

pada saat bersamaan walaupun hal ini jarang terjadi. Fungsi pengolahan

informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah

dalam periode waktu sebelumnya. Oleh karena itu, ada penambahan

sebuah penyimpanan data file (data file storage) ke dalam model sistem

informasi. Dengan begitu kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data

baru maupun data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode

waktu sebelumnya.

5

Setelah ditambah penyimpanan data, fungsi pengolah informasi

bukan hanya mengubah data menjadi informasi tetapi juga menyimpan

data untuk penggunaannya kelak. Model dasar pengolahan informasi

berguna dalam memahami sistem pengolahan informasi bukan hanya

secara keseluruhan, tetapi juga untuk penerapan pengolahan informasi

secara tersendiri. Setiap penerapan dapat dianalisis menjadi masukan,

penyimpanan, pengolahan, dan keluaran.

Sistem pengolahan informasi memiliki subsistem fungsional

seperti sistem perangkat keras, sistem pengoperasian, sistem

komunikasi, dan sistem data base. Selain itu juga memiliki subsistem

seperti masukan pesanan dan penagihan, dan daftar gaji serta personalia.

Penerapan subsistem memanfaatkan subsistem fungsional

1.2 Definisi Informasi

Informasi memperkaya penyajian, mempunyai nilai kejutan, atau

mengungkapkan sesuatu yang penerimanya tidak tahu atau tidak tersangka.

Dalam dunia yang tidak menentu, informasi mengurangi ketidakpastian.

Informasi mengubah kemungkinan hasil yang diharapkan dalam sebuah situasi

keputusan dan karena itu mempunyai nilai dalam proses keputusan.

Definisi umum untuk “informasi” dalam pemakaian sistem informasi

adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi

penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau

mendatang. Berikut adalah definisi informasi berdasarkan berbagai sumber.

6

Informasi merupakan suatu hasil dari pemrosesan data menjadi sesuatu yang

bermakna bagi yang menerimanya, sebagaimana dikemukakan oleh Vercellis

(2009: 7)

Information is the outcome of extraction and processing activities carried

out on data, and it appears meaningful for those who receive it in a specific

domain.

Selain merupakan hasil dari pengolahan data, informasi juga

menggambarkan sebuah kejadian, sebagaimana dikemukakan oleh Wawan dan

Munir (2006:1) bahwa informasi merupakan hasildari pengolahan data dalam

suatu bentuk yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata

(fact) dengan lebih berguna dan lebih berarti. Dengan demikian informasi dapat

dijelaskan kembali sebagai sesuatu yang dihasilkan dari pengolahan data

menjadi lebih mudah dimengerti dan bermakna yang menggambarkan suatu

kejadian dan fakta yang ada.

Hubungan antara data dengan informasi adalah seperti bahan baku

sampai barang jadi. Dengan perkataan lain sistem pengolahan informasi

mengolah data menjadi informasi. Atau lebih tepatnya, sistem pengolahan

mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi bentuk berguna atau informasi

bagi penerimanya.

Analogi bahan baku terhadap barang jadi memperlihatkan konsep

bahwa informasi bagi seseorang mungkin dipandang sebagai data mentah oleh

7

orang lain, sebagaimana barang jadi sebuah divisi manufaktur menjadi bahan

baku bagi divisi lainnya. Sebagai contoh perintah pengiriman adalah informasi

bagi staf bagian pengiriman, tetapi menjadi bahan mentah bagi wakil direktur

yang menangani sediaan barang. Dengan adanya hubungan antara data dan

informasi ini maka kedua kata tersebut seharusnya tidak dapat saling ditukar

pemakaiannya.

Nilai informasi berhubungan dengan keputusan. Bila tidak ada pilihan

atau keputusan, informasi menjadi kurang bernilai. Keputusan dapat berkisar dari

keputusan berulang sederhana sampai keputusan strategis jangka panjang. Nilai

informasi dilukiskan paling berarti dalam konteks sebuah keputusan. Sebagai

contoh, angka 3109,49 tidak dapat dianggap bernilai kecuali diketahui

mengakibatkan sebuah keputusan. Informasi, dalam lingkup sistem informasi

memiliki beberapa ciri :

1. Benar atau salah. Ini dapat berhubungan dengan realitas atau tidak. Bila

penerima informasi yang salahmempercayainya, akibatnya sama seperti yang

benar.

2. Baru. Informasi dapat benar-benar baru atau segar bagi penerimanya.

3. Tambahan. Informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan baru

pada informasi yang telah ada.

4. Korektif. Informasi dapat menjadi sutu koreksi atau informasi salah atau palsu

sebelumnya.

8

5. Penegas. Informasi dapat mempertegas informasi yang sudah ada. Ini masih

berguna karena meningkatkan persepsi penerimanya atas kebenaran informasi

tersebut.

Singkatnya, istilah “data” dan “informasi” sering saling tukar

pemakaiannya. Tetapi ada perbedaan yaitu bahwa data adalah bahan baku yang

diolah untuk memberikan informasi. Informasi dihubungkan dengan

pengambilan keputusan. Oleh karena itu informasi dapat dianggap memiliki

tingkat lebih tinggi dan aktif dari pada data.

1.2.1 Definisi Data

Data atau bahan baku informasi, didefinisikan sebagai kelompok

teratur banyak simbol yang mewakili kuantitas, tindakan, benda, dan

sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alphabet, angka,

maupun simbol khusus seperti *, $, dan /. Data disusun untuk diolah dalam

bentuk struktur data, struktur file, dan data base.

Data merupakan salah satu hal utama yang dikaji dalam masalah

TIK. Penggunaan dan pemanfaatan data sudah mencakup banyak aspek.

Berikut adalah pembahasan definisi data berdasarkan berbagai sumber.

Data menggambarkan sebuah representasi fakta yang tersusun

secara terstruktur, dengan kata lain dalam Vercellis (2009:7),

Generally, data represent a structured codification of single primary

entities, as well as of transactions involving two or more primary entities .

9

Selain deskripsi dari sebuah fakta, data dapat merepresentasikan

suatu objek sebagaimana dikemukakan oleh Wawan dan Munir (2006: 1)

“Data adalah nilai yang merepresentasikan deskripsi dari suatu objek

atau kejadian (event)”.

Dengan demikian dapat dijelaskan kembali bahwa data merupakan

suatu objek, kejadian, atau fakta yang terdokumentasikan dengan

memiliki kodifikasi terstruktur untuk suatu atau beberapa entitas. Setelah

kita mengerti akan pengertian tentang data maka dari hasil data tersebut

akan menghasilkan informasi. Informasi merupakan sesuatu yang

dihasilkan dari pengolahan data. Data yang sudah ada dikemas dan diolah

sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah informasi yang berguna.

Dibawah ini adalah klasifikasi, jenis, dan macam data pembagian

data dalam ilmu eksak sains statistika beserta contohnya.

A. Jenis Data Menurut Cara Memperolehnya

1. Data Primer

Data primer adalah secara langsung diambil dari objek atau

objek penelitian oleh peneliti perorangan maupun organisasi.

Contoh : Mewawancarai langsung penonton bioskop 21 untuk

meneliti preferensi konsumen bioskop.

10

2. Data Sekunder

Data sekunder adalah data yang didapat tidak secara langsung

dari objek penelitian. Peneliti mendapatkan data yang sudah jadi

yang dikumpulkan oleh pihak lain dengan berbagai cara atau

metode baik secara komersial maupun non komersial. Contohnya

adalah pada peneliti yang menggunakan data statistik hasil riset dari

surat kabar atau majalah.

B. Macam-Macam Data Berdasarkan Sumber Data

1. Data Internal

Data internal adalah data yang menggambarkan situasi dan

kondisi pada suatu organisasi secara internal. Misal : data keuangan,

data pegawai, data produksi, dsb.

2. Data Eksternal

Data eksternal adalah data yang menggambarkan situasi serta

kondisi yang ada di luar organisasi. Contohnya adalah data jumlah

penggunaan suatu produk pada konsumen, tingkat preferensi

pelanggan, persebaran penduduk, dan lain sebagainya.

11

1.2.2 Perbedaan Data dan Informasi

Data Informasi

Nilai yang mempresentasikan

deskripsi dari suatu objek atau

kejadian

Hasil pengolahan dari data

Tidak akan dianggap bernilai

apabila tidak diolah menjadi

sebuah informasi

Tidak akan dianggap bernilai

apabila tidak diolah untuk

menghasilkan keputusan

Tabel 1.2 Perbedaan data dan informasi

1.3 Pengertian Manajemen

Lither Gulick menyatakan manajemen sebagai ilmu yang memungkinkan

manusia saling bekerja sama secara sistematis sehingga bermanfaat bagi

manusia. Peter Drucker (2007), seorang ahli teori manajemen yang terkemuka,

menjelaskan bahwa manajer memberikan arah pada organisasi mereka,

memimpin, dan memutuskan. Berkaitan dengan penggunaan sumberdaya

organisasi untuk mencapai sasaran.

Manajemen adalah pencapaian berbagai sasaran organisasi dengan cara

yang efektif dan efisien melalui perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan,

dan pengendalian sumberdaya organisasi (Richard L. Daft, 2000). Manajemen

adalah proses mengambil keputusan yang terbaik untuk sumber daya bisnis

(termasuk pekerja, peraltan, dan dana) untuk memproduksi barang atau layanan 12

jasa (L. W. Rue & L. L. Byars, 2005). Manajemen juga dapat didefinsisikan

sebagai ‘person’. Seperti diungkapkan oleh Mary Parker Follett menggambarkan

manajemen sebagai seni membereskan segala hal melalui orang lain.

Manajemen bukan hanya merupakan ilmu atau seni tetapi kombinasi dari

keduanya dengan proporsi yang bermacam-macam. Pendekatan yang bersifat

keilmuan terjadi dalam hal perencanaan, pembuatan keputusan, perancangan

struktur organisasi, pembuatan kebijakan, dan sebagainya. Seni digambarkan

melalui proses keterampilan memimpin, mengelola, pengarahan, komunikasi

pada komponen organisasi, dan lain sebagainya.

Kesimpulan :

Manajemen sebagai ilmu dan seni berguna untuk memberikan arah pada

organisasi, memimpin, dan memutuskan. Manajemen adalah proses mengambil

keputusan yang terbaik untuk sumber daya bisnis (termasuk pekerja, peraltan,

dan dana) untuk memproduksi barang atau layanan jasa.

1.4 Definisi Sistem Informasi Manajemen

Sebuah organisasi mengadakan transaksi yang harus diolah agar bisa

menjalankan kegiatan organisasi. Daftar gaji harus disiapkan, penjualan dan

pembayaran atas perkiraan harus dibutuhkan. Semua ini dan hal lainnya adalah

kegiatan pengolahan data dan harus dianggap bersifat pekerjaan juru tulis, yang

mengikuti suatu prosedur standar tertentu.

13

Komputer bermanfaat untuk tugas pengolahan data semacam ini, tetapi

sebuah sistem informasi manajemen juga melaksanakan tugas lain dan lebih dari

sekedar sistem pengolahan data. Sistem pengolahan informasi menerapkan

kemampuan komputer untuk menyajikan informasi bagi manajemen dan bagi

pengambilan keputusan. Sistem manajemen informasi digambarkan sebagai

sebuah bangunan piramida (Gambar 2) dimana lapisan dasarnya terdiri dari

informasi untuk pengolahan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya.

Lapisan berikutnya terdiri dari sumber informasi dalam mendukung

operasi manajemen sehari-hari, lapisan ketiga terdiri dari sumber daya sistem

informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk

pengendalian manajemen, dan lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi

untuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat puncak

manajemen.

Definisi sebuah sistem informasi manajemen, istilah yang umum adalah

sebuah sistem manusia atau mesin yang terpadu (integrated), untuk menyajikan

informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan

keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras

(hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model

manajemen dan keputusan, dan sebuah database.

14

Gambar 2. Sistem Informasi Manajemen. (Diambil dari Robert V. Head,

“Management Information Systems: A Critical Appraisal”, Datamation, Mei

1967, hal. 23)

1. Sistem Manusia atau Mesin Berdasarkan Komputer

Persoalannya komputer untuk membentuk sebuah SIM bukan pada

digunakan atau tidaknya komputer dalam SIM, tetapi sejauh mana berbagai

proses akan dikomputerkan. Gagasan suatu sistem informasi atau keputusan

berdasarkan komputer bukan berarti automatisasi secara total.

Konsep sistem manusia atau mesin menyiratkan bahwa sebagian tugas

sebaiknya dilaksanakan oleh manusia, dan lainnya lebih baik oleh mesin.

15

Dalam sebagian besar persoalan, manusia dan mesin membentuk sebuah

sistem gabungan dengan hasil yang diperoleh melalui serangkaian dialog dan

interaksi antara komputer dan manusia sebagai pengolah.

Kenyataan bahwa SIM dijalankan berdasarkan komputer berarti bahwa

manusia sebagai pengolah harus mempunyai pengetahuan yang cukup

mengenai komputer dan penggunaannya dalam pengolahan informasi. Konsep

manusia atau mesin berarti bahwa pengolah atau perancang sebuah SIM harus

memahami kemampuan manusia sebagai pengolah informasi dan perilaku

manusia dalam mengambil keputusan.

2. Sistem Terpadu dengan “Data Base”

Sistem terpadu dengan “Data Base” adalah sebuah sistem terpadu yang

berdasarkan pada anggapan bahwa harus ada integrasi antara data dan

pengolahan. Sebuah sistem pengolahan informasi “data base” terdiri dari

semua data yang dapat dijangkau oleh sistem. Namun pada SIM yang

berdasarkan pada komputer, istilah data base dipakai khusus untuk data yang

dapat dijangkau secara langsung oleh komputer. Manajemen sebuah data base

adalah sebuah sistem perangkat lunak komputer yang disebut sebagai sebuah

sistem manajemen data base.

Sistem pengolahan informasi yang mutakhir masih harus melayani

proses transaksi. Pada prakteknya, pengolahan transaksi (daftar gaji,

penjualan, piutang, dan lain sebagainya) menyajikan masukan bagi data base

yang vital untuk penerapan selanjutnya. Kecenderungan dalam pengolahan

16

transaksi pada banyak sistem mutakhir adalah menuju pengumpulan data

secara online dan permintaan informasi (inquiry) secara online pula.

3. Pemanfaatan Manajemen dan Model Keputusan

Bagi seorang pengolah data, menerima data mentah atau ikhtisar data

sekali saja tidak cukup. Harus ada suatu cara untuk mengolah dan menyajikan

data sedemikian rupa sehingga hasilnya mengarah pada keputusan yang akan

diambil. Metode untuk melaksanakan hal ini adalah mengolah data dalam

bentuk sebuah model keputusan. Sebagai contoh, sebuah keputusan investasi

dibandingkan pengeluaran modal baru harus diolah dalam bentuk sebuah

model pembelanjaan modal berdasarkan tingkat laba yang dipengaruhi

kendala-kendala sehubungan dengan kendala dan risikonya.

Model pembantu keputusan yang dipakai dalam sistem dapat berupa

model cerdas (intelligence model) untuk menemukan persoalan, model

keputusan (decision model) untuk mengenali dan menganalisis penyelesaian

yang mungkin, dan berbagai model pilihan seperti seperti model optimisasi

(optimization model) yang memberikan suatu penyelesaian optimal untuk

memutuskan sebuah penyelesaian yang memuaskan. Dengan perkataan lain,

diperlukan berbagai ancangan analitis dan permodelan untuk memenuhi

berbagai situasi yang memerlukan keputusan. Berikut ini adalah contoh

persoalan dan jenis model yang dapat diikutsertakan dalam sebuah SIM untuk

memenuhi kebutuhan tersebut :

17

No. Persoalan Contoh Model

1.

2.

3.

4.

Banyaknya sediaan barang

yang aman

Pemilihan personalia

Penetapan harga produk

baru

Pengendalian pembelanjaan

Model sediaan yang menghitung

sediaan barang yang aman

Model pencarian dan pemilihan

personalia

Model pengenalan produk baru

Model pengendalian anggaran

Tabel 1.3 Pemanfaatan Manajemen dan Model Keputusan

Banyaknya model keputusan yang dibutuhkan menunjukkan bahwa

SIM memiliki seperangkat model keputusan umum yang bermanfaat untuk

banyak jenis situasi analisis dan keputusan serta seperangkat model yang

sangat khusus untuk jenis keputusan tertentu pula. Di samping model

keputusan, juga diperlukan adanya model perencanaan dan perangkat lunak

model perencanaan untuk membantu manajer dalam fungsi perencanaan.

Model pengendalian diiukutsertakan untuk memberikan laporan

prestasi nyata dibandingkan dengan prestasi yang direncanakan atau prestasi

standar, selain itu juga untuk menganalisis banyak alasan atas penyimpangan

yang mencolok.

4. SIM Minimum

SIM adalah sebuah sistem informasi keorganisasian yang mendukung

bukan hanya operasi tetapi juga mendukung proses manajemen. Oleh karena

18

SIM akan melaksanakan pengolahan transaksi sebagai salah satu unsurnya,

maka sebuah sistem pengolahan data yang sederhana dapat disebut sebagai

SIM apabila disertai dengan suatu data base yang sederhana, kemampuan

menemukan kembali (retrieval capabilities), dan satu atau dua model

perencanaan atau keputusan.

Berbagai model analitis dan pengambilan keputusan perlu agar

manajemen dapat menerima informasi yang berguna. Namun hal yang perlu

diingat adalah sebuah SIM tidak boleh diukur berdasarkan kerumitan dan

kemutakhiran landasan modelnya. Model yang cukup sederhana kerap lebih

berguna dan lebih banyak dipakai, tergantung pada organisasi dan

pengalaman para eksekutifnya dalam menggunakan model tersebut.

5. SIM di Mata Pemakai

Kebanyakan pemakai SIM berdasarkan komputer adalah sebagai berikut :

No. Pemakai Penggunaan

1.

2.

3.

Petugas Administrasi

Manaje Tingkat Bawah

Staf Ahli

Mengerjakan transaksi, mengolah data,

dan menjawab pertanyaan.

Mendapatkan data operasi. Membantu

perencanaan, penjadwalan, mengetahui

situasi yang tak terkendali, dan

mengambil keputusan.

Informasi untuk analisis. Membantu

dalam analisis, perencanaan, dan

19

pelaporan.

Tabel 1.4 SIM di mata pemakai

Petugas administrasi dapat merasakan bertambahnya kebutuhan akan

masukan (input) pada saat upaya SIM dimulai dan sebuah data base sedang

disusun. Prosedur baru untuk mengendalikan data akan ditetapkan. Proses

administrasi akan berubah dengan memakai alat online seperti unit peraga,

alat pencetak, dan alat untuk memasukkan data. Para petugas di seluruh

bagian organisasi akan diminta melaporkan informasi yang sebelumnya

mereka simpan dalam arsip atau “catatan rahasia” mereka sendiri.

Para manajer tingkat bawah akan membutuhkan lebih banyak masukan

data tetapi akan merasakan peningkatan besar dalam memperoleh informasi.

Informasi keadaan juga akan dicapai secara lebih mudah. Model keputusan

dapat membantu perkiraan pertama dalam pemecahan persoalan misalnya

penjadwalan. Laporan cenderung menjadi lebih informatif dan cepat. Analisis

dan laporan khusus lebih mudah diperoleh. Umpan balik berbagai prestasi

menjadi lebih besar frekuensinya.

Staf ahli yang membantu manajemen tingkat lebih tinggi mendapat

manfaat besar dari kemampuan SIM. Data base diselidiki untuk kemungkinan

suatu persoalan. Data tersebut dianalisis untuk menemukan pemecahan yang

mungkin. Model perencanaan dipakai untuk menghasilkan pendekatan

pertama rencana yang akan diperiksa manajer. Model dasar tersebut

20

memberikan cara penelitian dan perancangan, sementara staf ahli

merumuskan data untuk kebutuhan manajerial.

Manajer pada semua tingkat mempunyai kemampuan baru untuk

memperoleh informasi yang relevan dengan fungsi mereka. Untuk

pengambilan keputusan, sistem tersebut dapat memberikan saran pemecahan

yang optimal secara langsung atau dapat memberikan analisis manusia / mesin

dan prosedur keputusan untuk membantu pencapaian sebuah keputusan yang

baik. Sebagai contoh, seorang manajer untuk suatu sediaan barang akan

memprogram pengambilan keputusan dalam banyak kasus, misalnya perihal

jumlah pesanan.

Seperti halnya dalam situasi rumit seperti pesanan sebuah tempat

muatan kendaraan untuk mencapai pembelian yang ekonomis. Mungkin

algoritma optimisasi tidak dipakai, tetapi sebuah prosedur keputusan diadakan

untuk membantu manajer dalam mencapai sebuah pemecahan yang

memuaskan. Perencanaan dibantu oleh model perencanaan disertai sebuah

dialog manusia / mesin untuk mengadakan percobaan pemecahan.

Manajemen tingkat lebih tinggi terpengaruh oleh SIM melalui

perbaikan tanggapan atas permintaan informasi, monitoring yang

berkesinambungan dan bukan sekedar pelaporan periodik, serta peningkatan

kemampuan mengenali persoalan atau peluang. Pengendalian manajemen

dibantu oleh model perencanaan dan model analitis. Bagi manajemen tingkat

puncak, perencanaan strategis dibantu oleh model perencanaan strategis dan

21

analisis yang mendukung penggunaannya. Manajer puncak dalam kebanyakan

kasus kurang menggunakan alat online secara pribadi, tetapi lebih tergantung

pada para staf ahlinya untuk melakukan interaksi manusia / mesin tersebut.

Secara ringkas, pengolahan rutin paling sedikit terpengaruh oleh penerapan

pendekatan SIM. Petugas administrasi akan menyiapkan data yang kurang

lebih sama, tetapi terdapat persyaratan data tambahan, dan semakin banyak

alat online dipakai. Persyaratan data pada semua tingkat personalia akan

berkembang, tetapi akan terjadi peningkatan tersedianya informasi terbaru

yang akurat. Laporan, jawaban atas permintaan informasi, analisis,

perencanaan dan pengambilan keputusan akan mendapat pengolahan data dan

dukungan informasi yang lebih baik.

6. Sistem Informasi Kesehatan

Sistem informasi kesehatan, seperti halnya sistem informasi

manajemen, berfungsi untuk menyediakan informasi namun memiliki ruang

lingkup pelayanan kesehatan. Sistem Informasi Kesehatan (SIK) merupakan

sebuah sarana sebagai penunjang pelayanan kesehatan yang diberikan kepada

masyarakat. Sistem informasi kesehatan yang efektif memberikan dukungan

informasi bagi proses pengambilan keputusan di semua jenjang, bahkan

di puskesmas atau rumah sakit kecil sekalipun. Bukan hanya data,

namun juga informasi yang lengkap, tepat, akurat, dan cepat yang dapat

disajikan dengan adanya sistem informasi kesehatan yang tertata dan

terlaksana dengan baik.

22

1.5 Manfaat Sistem Informasi Manajemen

Pada dasarnya, sistem informasi manajemen merupakan tahapan awal dari

perkembangan sistem penunjang keputusan pada sebuah organisasi. Sistem

informasi manajemen bukan merupakan hal yang baru di dunia pengorganisasian

yang identik dengan komputerisasinya, namun sebelum adanya komputer, teknik

Sistem Informasi Manajemen telah ada untuk memberikan manajer informasi

yang memungkinkan para manajer untuk merencanakan serta mengendalikan

organisasi.

Seiring dengan daya saing yang meningkat, komputer telah menambah

satu atau dua tingkat seperti kecepatan, ketelitian, meningkatnya volume data

yang memungkinkan pertimbangan alternatif yang lebih banyak dalam suatu

keputusan. Manfaatnya yang dapat ditawarkan oleh Sistem Informasi Manajemen

untuk menunjang kinerja manajer dalam organisasi adalah sebagai berikut.

a. Merencanakan dengan menetapkan strategi, tujuan dan memilih arah

tindakan yang terbaik untuk mencapai yang telah direncanakan.

b. Mengorganisasikan berbagai tugas yang diperlukan untuk rencana

operasional, menyusun tugas kedalam bentuk kelompok yang homogen

dan menetapkan pendelegasian wewenang.

c. Mengendalikan prestasi kerja dengan menentukan norma prestasi kerja

dan menghindari penyimpangan terhadap norma atau standar yang telah

ditentukan.

23

Pada masa lalu, efektivitas organisasi bisnis sedikit berada di bawah

optimum karena para manajer tidak berhasil menghubungkan bagian atau fungsi

satu dengan yang lainnya. Fungsi penjualan dilakukan tanpa banyak integrasi

dengan desain atau produksi sehingga pengendalian produksi sering kali tidak

terkoordinasi dengan perencanaan keuangan atau personalia sedangkan sistem

informasi manajemen yang klasik sebagian besar menangani laporan perihal

varian (penyimpangan) atas dasar historis dan dibangun hanya disekitar perkiraan

tanpa terlalu banyak memperhatikan kebutuhan organisasi atas dasar informasi.

Menurut Robert G. Murdick prinsip dasar teori sistem bahwasanya tiap sistem

diikat bersama oleh pertukatan informasi yang benar adanya sangat dibutuhkan

oleh sistem bisnis atau sistem organisasi.

1.6 Tujuan Sistem Informasi Manajemen

Menurut Murdick, Ross, dan Calgget Sistem Informasi Manajemen

bertujuan untuk meminimalisir kerumitan manajemen dan organisasi serta

mempermudah pekerjaan manajemen karena manajer modern identik dengan

kemampuan untuk memperoleh, menyimpan, mengolah, mengambil kendali

dan menyajikan informasi untuk suatu keputusan yang tepat.

1.7 Subsistem dalam Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen didukung oleh kesatuan subsistem dalam

menjalankan peran dan fungsinya, baik dari segi tugaspun subsistem sistem

informasi manajemen saling mempengaruhi satu dengan lainnya. Beberapa

subsistem yang dimiliki oleh Sistem Informasi Manajemen berupa:

24

a. Data

Data merupakan salah persyaratan yang harus terpenuhi dalam sistem

informasi manajemen. Data yang bersifat tunggal umumnya disebut datum,

sedangkan data merupakan kumpulan datum. Data sudah ada sejak ribuan

tahun lalu sejak manusia sudah melakukan usaha bisnis (Robert

Murdick.1984). Sebelum manusia mengenal tulisan, seluruh data tersimpan di

dalam ingatan manusia ketika melakukan kegiatan usaha.

Beberapa tulisan yang paling pertama ditemukan adalah daftar dari

transaksi dagang (database). Data dari pemikiran, dalam bentuk buku atau

lembaran, merupakan hal yang umum pada zaman Plato dan Aristoteles.

Bangsa Romawi telah memelihara berbagai jenis data tentang hukum dan

perpajakan. Menurut Robert Murdick, data digunakan dalam arti sebagai suatu

himpunan simbol atau stimulan pengalaman yang tidak mempunyai arti atau

nilai apapun secara tersendiri.

Database merupakan kumpulan data yang disusun secara logis dan

dikendalikan secara terpusat (Robert Murdick.1984). Database itu secara

sendirian tidak mengandung arti atau nilai apapun, dengan adanya tambahan

penjelasan tentang arti data tersebut dan beberapa peraturan untuk

mengolahnya maka akan dihasilkan informasi dari database tersebut.

Manajemen dapat bertindak atas informasi. Oleh karena itu, penggunaan

database secara tepat dapat menjadi sarana yang tepat untuk menghasilkan

informasi untuk mengambil keputusan.

25

b. Hardware (Perangkat Keras)

Perangkat keras identik dengan kemajuan pengelolaan sistem

informasi manajemen dalam bidang komputerisasi. Menurut Jane & Kenneth

Laudon, perangkat keras komputer merupakan perlengkapan fisik yang

digunakan untuk aktivitas input, proses, output dalam sebuah sistem informasi

manajemen. Banyak manajer yang merasa tertolong dengan adanya komputer,

seiring dengan kemajuan tekhnologi, menuntut manajer dan para ahli bisnis

untuk dapat menguasainya, walaupun manajer dan para ahli tersebut tidak

perlu menjadi ahli komputer namun harapannya dapat memiliki pemahaman

mengenai perangkat keras.

Komputer dapat menjalankan peran dan tugasnya dibantu dengan

subsistem komputer berupa mouse, keyboard, printer, CPU (Central

Processing Unit) sehingga manfaat menggunakan komputer bertambah dalam

penggunaanya yakni, untuk mengolah data, menyimpan data dan

mengkonversikan data.

c. Software (Perangkat Lunak)

Perangkat keras berupa komputer dapat berfungsi apabila didukung

oleh komponen perangkat lunak yang berada di dalam komponan perangkat

keras. Menurut Jane & Kenneth Laudon, perangkat lunak merupakan

sekumpulan rincian instruksi praprogram yang mengendalikan dan

mengkoordinasi perangkat keras komponen komputer di dalam sebuah sistem

informasi manajemen.

26

Berbagai jenis perangkat lunak saling berhubungan satu dengan

lainnya dan dapat dianalogikan sebagai sekumpulan kotak yang saling terjalin,

setiap kotak harus berinteraksi erat dengan kotak lain di sekelilingnya. Contoh

perangkat lunak seperti Microsoft dan Linux.

d. Brainware (Perangkat Otak)

Perangkat otak yang dimaksud ini adalah orang yang menjalankan dan

menggunakan perangkat keras dan lunak. Penggunan perangkat keras dan

lunak dalam sebuah organisasi tidak hanya pegawai tingkat teknikal tetapi

juga jajaran atas seperti manajer tengah dan manajer atas juga harus bisa

menggunakan perangkat keras dan lunak sesuai teknologi pada saat ini, tidak

perlu menjadi seorang ahli komputer tetapi memilki kemampuan untuk

menggunakan dan mengoperasikannya.

Banyak yang menganggap bahwa kedepannya kemampuan seorang

manajer untuk merancang aplikasi manajemen akan tergantikan oleh

kemampuan komputer untuk mengolah dan menyimpan informasi organisasi.

Hal ini disebabkan kegagalan yang dilakukan pekerja untuk mencari dan

mengelola data yang dilakukan perorangan. Data yang diambil secara

sembarangan, pada akhirnya data yang dihasilkan tidak berguna bagi

organisasi karena tidak terolah dengan secara tepat dan tidak adanya alat

untuk menyimpan banyak data tersebut, karena keterbatasan manusia zaman

sebelum ada komputer.

e. Network (jaringan)

27

Terdapat berbagai cara untuk mengorganisir berbagai komponen

telekomunikasi untuk membentuk jaringan, tanpa adanya jaringan data

(informasi), jaringan keras, jaringan lunak, dan perangkat otak akan tidak

berguna apabila satu individu dengan lainnya tidak dapat saling berbagi

informasi di dalam organisasi.

Jaringan berguna untuk meghubungkan komputer utama dengan

komputer lainnya yang biasanya disebut terminal. Hal ini merupakan contoh

nyata dari pengolahan data yang dibagi dengan spesialisasi kerja karena

komputer utama dan komputer terminal membagi tanggung jawab

pengolahan, terlepas dari intelegensia tiap terminal. Contohnya adalah

komputer utama merupakan komputer yang dimiliki oleh manajer atas

sedangkan komputer terminal merupakan komputer yang dimiliki oleh jajaran

middle manager dan first-line manager.

Menurut Robert Murdick, jaringan komputer merupakan penghubung

antara “majikan dengan budak”, maksudnya komputer utama memberikan

tanggung jawab kepada komputer terminal melalui jaringan di dalam

organisasi. Contohnya adalah pemilik perusahan menginginkan mengenai

informasi keuangan perusahaan baik dari pendapatan hingga pengeluaran

produksi kepada manajer keuangan perusahaan, dengan adanya jaringan akan

mempermudah dalam memberi informasi satu dengan lainnya baik dari segi

waktu dan efisiensi serta efektivitas kerja.

28

Gambar 3. Jaringan Komputer Utama dengan Komputer Terminal

1.8 Langkah Menyusun Sistem Informasi Manajemen

Menurut Robbins, tidak ada satupun yang paling benar mengenai

bentuk susunan langkah Sistem Informasi Manajemen karena berbagai bentuk

susunan langkah Sistem Informasi Manajemen asal dapat diterapkan dengan

tepat maka hal tersebut yang paling benar pada kondisi tersebut. Susunan

langkah penyusunan Sistem Informasi Manajemen sebagai berikut.

1. Analyze the decision system. Setiap keputusan yang dibuat oleh

manajer seharusnya disesuaikan dengan Sistem Informasi Manajemen.

Langkah yang pertama adalah mengidentifikasi setiap infromasi yang

dibutuhkan guna membantu manajer mengambil setiap keputusan baik

dari tingkat manajer terendah (first-line manager) hingga tingkatan 29

tertinggi (top manager). Langkah yang kedua adalah menentukan

setiap keputusan telah dibuat oleh orang dan divisi yang tepat,

misalnya divisi pemasaran obat antasida, untuk memutuskan daerah

yang membutuhkan obat antasida terbanyak maka divisi ini

membutuhkan data yang menerangkan jumlah angka kesakitan maag

di tiap daerah, sehingga obat yang didistribusikan tepat sasaran baik

dari segi kuantitas dan kulitas.

2. Analyze information requirements. Untuk dapat mengambil setiap

keputusan, beberapa hal yang dibutuhkan salah satunya adalah

mengetahui informasi yang tepat dan bersifat efektif. Setiap informasi

yang dibutuhkan harus dibedakan sesuai dengan fungsi manajer di

dalam organisasi, misalnya informasi yang dibutuhkan manajer

pemasaran pasti berbeda dengan informasi yang dibutuhkan manajer

keuangan.

3. Aggregate the decisions. Untuk mendapatkan keputusan yang tepat

guna maka setiap informasi yang tidak sesuai dengan tujuan awal

harus segera dialihkan supaya tidak mengganggu keputusan yang akan

diambil. Misalnya sales membutuhkan data umpan balik mengenai

tingkatan kulitas produk yang akan dijual sedangkan divisi produksi

membutuhkan umpan balik mengenai kepastian kepuasan konsumen

dan mengendalikan pemborosan dalam proses produksi.

30

4. Design information processing. Pada langkah ini, apabila informasi

yang telah didapat dirasa telah cukup tepat maka, proses pembentukan

informasi menjadi sebuah keputusan dapat dilakukan. Beberapa hal

yang dibutuhkan untuk menjalankan proses ini diantaranya adalah

sumber dan tipe data, lokasi sample, biaya yang dibutuhkan serta

hardware dan software. Setelah beberapa hal yang dibutuhkan telah

terkumpul dan dirasa telah cukup, maka dapat digabungkan menjadi

satu kesatuan yakni Sistem Informasi Manajemen yang digunakan

untuk mengambil keputusan dalam organisasi.

Gambar 4. Designing MIS

Kontroversi SIM

Penerapan teknologi komputer dan konsep SIM telah membuahkan beberapa

keberhasilan luar biasa di samping beberapa kegagalan yang agak mahal.

Alasan kegagalan pada umumnya dihubungkan dengan kekurangan

perangkat keras / lunak (penerapan dipaksakan), kekurangan tenaga dan

prosedur perkembangan SIM, atau kurang siapnya tenaga pemakai dan

fungsi pemakai bagi sistem baru tersebut. Evolusi sistem berdasarkan

komputer telah menyebabkan beberapa gagasan yang saling bertentangan.

Beberapa bidang kontroversi adalah :

Sistem total dibandingkan dengan gabungan subsistem.31

1. Sumber sistem informasi terpusat dibandingkan dengan pengolahan terpencar.

Pengenalan kontroversi ini menunjukkan kenyataan bahwa SIM adalah

sebuah konsep yang masih dalam tahap pertumbuhan. Banyak usulan yang masih

harus diubah dalam pelaksanaannya pada dunia organisasi yang tidak sempurna ini.

Penerapan teknologi pada pengolahan informasi telah memberikan hasil berbeda

tergantung pada kesiapan organisasi dan fungsi yang dilibatkan untuk memakainya.

Akan timbul sebuah masa penyesuaian berat bila teknologi maju diterapkan pada

sebuah bidang dengan proses sangat sederhana atau tidak dikembangkan secara baik.

Ada penyesuaian yang perlu bagi sistem informasi maupun sistem pemakainya.

Sebuah analogi historis yang berguna adalah dengan pengalaman dengan penerangan

pertama komputer dalam pengolahan data, yaitu pengolahan daftar gaji di pabrik.

Penerapannya mengalami persoalan-persoalan berat karena sistem penggajian tidak

didefinisikan dengan baik dan karena rutin pengolahan komputer dipaksakan

menangani terlalu banyak kelainan. Tetapi dalam waktu singkat pengolahan daftar

gaji telah menjadi suatu penerapan yang mudah.

1.9 Efektivitas Sistem Informasi Manajemen

Manajemen informasi adalah istilah umum yang mencakup semua sistem

dan prosedur dalam sebuah organisasi untuk penciptaan dan penggunaan

informasi perusahaan.

Sistim informasi manajemen yang efektif tidak mudah. Ada banyak

sistim untuk mengintegrasikan, besar kebutuhan yang harus dipenuhi dan

kompleks organisasi (dan budaya) untuk mengatasi masalah. Efektivitas sistem

32

informasi manajemen harus memperhatikan faktor organisasi , budaya dan

strategis untuk meningkatkan manajemen informasi dalam organisasi.

Informasi Manajemen bukan sekedar teknologi tapi juga mencakup proses

bisnis dan praktek yang mendukung penciptaan dan penggunaan informasi. Hal

ini karena struktur informasi termasuk meta data, kualitas konten dan lainnya.

Semua harus dapat diatasi jika menginginkan keberhasilan informasi manajemen.

Menurut James Robertson 10 kunci prinsip untuk memastikan bahwa

kegiatan informasi manajemen bisa efektif dan sukses.

1. Mengakui (dan mengelola) kompleksitas (Recognise (and manage)

complexity)

Organisasi adalah lingkungan yang sangat kompleks untuk memberikan

solusi. Ada banyak tantangan yang perlu diatasi ketika merencanakan dan

melaksanakan informasi manajemen. Harapannya adalah kompleksitas dapat

dibatasi atau dihindari ketika merencanakan dan menyebarkan solusi. Oleh

karena itu pendekatan baru yang mengakui (dan mengelola) kompleksitas ini

harus ditemukan.

2. Fokus pada Adopsi (focus on adoption)

Sistim informasi manajemen hanya berhasil jika digunakan oleh staf dengan

sesungguhnya. Hal ini karena sistim informasi manajemen membutuhkan

partisipasi aktif dari staf di perusahaan.

Sebagai contoh :

33

a. Staf harus menyimpan semua file kunci ke dokumen atau sistim catatan

manajemen.

b. Dosen harus menggunakan sistim manajemen konten pembelajaran

untuk mengirimkan paket e-learning untuk siswa.

c. Staf yang berada di garis depan harus menangkap rincian panggilan

dalam sistim manajemen hubungan pelanggan (customer relationship

management system)

Dalam semua kasus ini, tantangannya adalah untuk mendapatkan adopsi yang

cukup untuk memastikan bahwa informasi yang diperlukan dalam sistim telah

ditangkap. Dalam prakteknya, setiap proyek harus dirancang dari awal untuk

memastikan bahwa adopsi diperoleh dengan cukup.

3. Memberikan manfaat yang nyata dan terlihat (deliver tangible & visible

benefits)

Dalam banyak kasus, informasi manajemen awalnya berfokus pada

produktivitas penerbit atau manajer informasi. Menyampaikan manfaat yang

nyata melibatkan identifikasi kebutuhan yang harus dipenuhi.

Misalnya, meningkatkan informasi yang tersedia untuk memanggil staf

pusat dapat memiliki dampak yang sangat terlihat dan nyata pada layanan

pelanggan.

Pada dasarnya semua pihak harus bermitra pada perubahan yang lebih terlihat.

4. Menentukan prioritas menurut kebutuhan bisnis (prioritise according to

business needs)

34

Informasi manajemen ditargetkan pada kebutuhan bisnis atau masalah yang

paling mendesak. Pada gilirannya berasal dari strategi bisnis secara

keseluruhan dan arah bagi organisasi secara keseluruhan.

Sebagai contoh, tingkat kesalahan dalam aplikasi pinjaman rumah mungkin

diidentifikasi sebagai isu strategis bagi organisasi. Sebuah sistem baru

sehingga dapat diletakkan di tempat (bersama dengan kegiatan lainnya) untuk 

mengelola informasi lebih baik yang mendukung pemrosesan aplikasi ini

5. Mengambil perjalanan seribu langkah (take a journey of a thousand steps)

Semua masalah manajemen informasi di dalam sebuah organisasi tidak bisa

diselesaikan jika hanya menggunakan aplikasi tunggal. Saat organisasi

tersebut mencari solusi, maka mereka akan mengembangkan sebuah strategi

yang besar dan mahal. Dengan asumsi hasil dari perencanaan strategis,

mereka biasanya menggambarkan visi jangka panjang tetapi juga memberikan

beberapa petunjuk yang jelas untuk tindakan segera. Dalam prakteknya, orang

yang mencari untuk merancang solusi manajemen informasi akan terjebak

oleh ketidakmampuan untuk melarikan diri dari proses perencanaan.

6. Menyediakan kepemimpinan yang kuat (provide strong leadership)

 Informasi manajemen yang sukses adalah tentang perubahan organisasi

dan budaya, hal ini dapat dicapai melalui kepemimpinan yang kuat. Titik

awalnya adalah untuk menciptakan visi yang jelas dari hasil yang diinginkan

dari sistim informasi manajemen.

35

Kepemimpinan mendasari berbagai kegiatan komunikasi yang memastikan

bahwa organisasi memiliki pemahaman yang jelas serta manfaat yang akan

diberikan.

7. Mengurangi resiko (mitigate risks)

Karena kompleksitas yang melekat dari lingkungan dalam organisasi , ada

banyak risiko dalam menerapkan solusi informasi manajemen yaitu:

a. Memilih solusi teknologi yang tidak tepat.

b. Waktu dan anggaran yang ditutupi.

c. Kebutuhan bisnis yang berubah.

d. Masalah teknis, khususnya yang berkaitan dengan mengintegrasikan sistem

e. Kegagalan untuk mendapatkan adopsi oleh staf.

Pada awal perencanaan strategi manajemen informasi, risiko harus

diidentifikasi secara jelas. Setiap pendekatan juga harus diidentifikasi faktor

risikonya, baik menghindari atau atau mengurangi risiko. Sebagai contoh,

sebuah cara sederhana namun efektif mengurangi risiko adalah untuk

menghabiskan lebih sedikit uang.

8. Berkomunikasi secara ekstensif (communicate extensively)

Komunikasi yang luas dari tim sangat penting untuk inisiatif informasi

manajemen yang sukses. Komunikasi ini memastikan bahwa staf memiliki

pemahaman yang jelas. Ini adalah prasyarat untuk mencapai tingkat yang

diperlukan untuk adopsi.Dalam lingkungan yang kompleks, tidak mungkin

untuk menegakkan pendekatan perintah dan kontrol yang ketat kepada

36

manajemen. Sebaliknya, titik akhir yang jelas ('visi') harus dibuat untuk

manajemen informasi, dan dikomunikasikan secara luas.  Hal ini

memungkinkan setiap tim untuk menyesuaikan diri dengan tujuan

akhirnya, dan untuk membuat keputusan tentang pendekatan terbaik.

Untuk alasan ini, langkah pertama dalam sebuah proyek informasi

manajemen  harus mengembangkan pesan komunikasi yang jelas. Kemudian

harus didukung oleh rencana komunikasi yang menggambarkan sasaran, dan

metode komunikasi. Tim juga harus mempertimbangkan pembentukan “lokasi

proyek” pada jaringan sebagai awal untuk menyediaka lokasi untuk dokumen

perencanaan, rilis berita, dan update lainnya. Staf tidak memahami perbedaan

sistim.

9. Bertujuan untuk memberikan peningkatan pengalaman bagi pengguna (aim to

deliver a seamless user experience)

Mendidik staf dalam tujuan dan penggunaan menetapkan sistim informasi

yang berbeda itu sulit dan umumnya sia-sia.

Akan selalu ada kebutuhan untuk memiliki beberapa sistim informasi, namun

informasi yang terkandung di dalamnya harus disajikan dalam cara yang

ramah. Dalam prakteknya ini berarti bahwa perbedaan aplikasi harus

diruntuhkan dan Menyampaikan jaringan tunggal (atau setara) yang

memberikan akses ke semua informasi dan alat di sepanjang tugas dan baris

subyek.

37

10. Memilih proyek pertama dengan sangat hati-hati (choose the first project very

carefully)

Pemilihan proyek pertama yang dilakukan sebagai bagian dari strategi

informasi sangatlah penting. Proyek pertama adalah kesempatan tunggal

terbaik (dan mungkin hanya) untuk mengatur organisasi pada jalan yang benar

terhadap praktek manajemen informasi dan teknologi yang lebih baik.

Karena itu, proyek pertama harus dipilih sesuai dengan kemampuan untuk

perubahan organisasi dan budaya yang lebih lanjut. Dalam prakteknya, sering

dimulai dengan satu masalah atau satu bidang yang membuat organisasi

secara keseluruhan akan tertarik, dan peduli.

1.10 Hambatan Sistem Informasi Manajemen

Organisasi dihadapkan dengan banyak persoalan dan permasalahan manajemen

informasi. Masalah umum manajemen informasi meliputi :

1. Besarnya jumlah perbedaan manajemen system informasi .

2. Sedikitnya integrasi atau koordinasi system informasi.

3. Rentang sistem warisan yang memerlukan upgrade atau penggantian.

4. Persaingan langsung antara system informasi

5. Tidak ada arah strategis yang jelas untuk lingkungan teknologi secara

keseluruhan.

6. Adaptasi yang dibatasi dan setengah-setengah dari system informasi yang telah

ada oleh staf.

38

7. Kualitas informasi, termasuk kurangnya konsistensi, duplikasi dan out of date

informasi.

8. Sedikit pengakuan dan dukungan dari manajemen informasi oleh manajemen

senior.

9. Terbatasnya sember daya untuk menyebarkan, mengelola atau memperbaiki

system informasi.

10. Kurangnya definisi di seluruh perusahaan untuk jenis informasi dan nilai (bukan

taksonomi seluruh perusahaan).

11. Besarnya jumlah kebutuhan bisnis yang beragam dan masalah yang akan

dibahas.

12. Kurangnya kejelasan sekitar strategi dan arah organisasi yang lebih luas.

13. Kesulitan dalam mengubah praktik dan proses kerja staf.

14. Politik internal berdampak pada kemampuan untuk mengkoordinasikan kegiatan

seluruh perusahaan.

Kesimpulan :

Sistem terdiri dari bagian yang saling berkaitan dan beroperasi bersama untuk

mencapai beberapa sasaran atau maksud.

Data adalah nilai yang mempresentasikan deskripsi dari suatu objek atau

kejadian. Informasi adalah data yang sudah diolah dan berguna untuk menyusun

sebuah keputusan

Sistem pengolahan informasi menerapkan kemampuan komputer untuk

menyajikan informasi bagi manajemen dan bagi pengambilan keputusan. Pada

39

makalah ini, hanya membahas sistem informasi manajemen tanpa membahas lebih

lanjut materi sistem informasi kesehatan dimana yang membedakan keduanya adalah

ruang lingkupnya. Apabila sistem informasi kesehatan fokus ke bidang kesehatan,

namun sistem informasi manajemen berlaku untuk semua organisasi.

Meskipun pada kenyataannya komputer tidak lebih dari sekedar alat untuk

mengolah data atau melakukan perhitungan, banyak manajer menganggap sebagai

elemen sentral dari suastu sistem informasi manajemen, sikap ini cenderung

berlebihan. Elemen vital pada sistem informasi manajemen adalah manusia itu sendiri

dalam hal ini adalah manajer yang memiliki bakat manajerial untuk mengatur dan

menggerakan sistem dan informasi.

Menerapkan solusi teknologi informasi dalam lingkungan organisasi yang

kompleks dan selalu berubah tidak pernah mudah. Tantangan yang melekat dalam

proyek manajemen informasi berarti bahwa pendekatan baru perlu diambil, jika

mereka ingin berhasil.

40

BAB 2

Manajemen Pengetahuan

2.1 Definisi Manajemen

Management is what a manager do. Manajemen adalah hal yang dilakukan oleh

seorang manajer. Manajemen berasal dari bahasa Inggris yaitu management dengan

kata dasar to manage yang berarti mengelola. Management is the process of deciding

how best to use a business’s resources to produce goods or provide service (Rue &

Byars, 2005). Manajemen adalah proses yang menentukan pengambilan keputusan

terbaik mengenai bentuk sumber daya bisnis yang akan digunakan untuk

memproduksi barang atau layanan jasa. Termasuk di dalam sumber daya bisnis antara

lain pekerja, lahan, dan dana produksi.

Manajemen juga merupakan suatu bentuk kerja yang mengikutsertakan

pengkoordinasian sumber daya organisasi untuk memenuhi tujuan organisasional.

Management is the attainment of organizational goals is an effective and efficient

manner through planning, organizing, leading, and controlling organizational

spruces (Daft, 2000). Tidak jauh berbeda dengan pengertian sebelumnya, manajemen

berarti sebuah proses pencapaian berbagai sasaran organisasi dengan seefektif dan

seefisien mungkin melalui perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan

pengendalian sumber daya organisasi. Di sini manajemen dianggap menyeluruh,

karena manggunakan sumber daya organisasi untuk berhasil mencapai kinerja yang

tinggi.

41

Manager give direction to their organization, provide leadership, and decide

how to use organizational resources to accomplish goals (Drucker, 2007). Hal ini

berarti bahwa manajer berkewenangan untuk memimpin juga mengarahkan arah

organisasi yang akan dijalankan. Termasuk didalamnya menentukan cara

pemanfaatan segala sumber daya yang dimiliki organisasi untuk mencapai tujuan.

Manajemen bukan hanya merupakan ilmu atau seni tetapi kombinasi dari keduanya

dengan proporsi yang beragam. Pendekatan yang bersifat keilmuan terjadi dalam hal

perencanaan, pembuatan keputusan, perancangan struktur organisasi, pembuatan

kebijakan, dan sebagainya.

Pada konteks manajemen, seni digambarkan diantaranya melalui proses

keterampilan memimpin, mengelola, pengarahan, komunikasi pada komponen

organisasi. Dari berbagai pemahaman yang dipaparkan oleh berbagai ahli tersebut,

dapat ditentukan beberapa aspek penting mengenai pengertian dari manajemen, yang

antara lain adalah:

a. Manajemen merupakan proses pencapaian sasaran organisasi

b. Manajemen juga mencakup orang yang menjalankan kegiatan manajerial

c. Manajemen merupakan jabatan

d. Manajemen merupakan perpaduan dari ilmu dan seni

Jadi, manajemen yang secara universal dikenal sebagai sebuah proses untuk

mencapai tujuan dari organisasi, juga bisa didefinisikan sebagai orang dan profesi

atau jabatan. Manajemen bukan ilmu juga bukan seni, tetapi perpaduan dari

keduanya.

42

2.2 Definisi Pengetahuan

Definisi sederhana dari pengetahuan adalah kemampuan untuk membuat

keputusan kualitas informasi dan data. Ada definisi lain untuk pengetahuan,

misalnya:

Pengetahuan adalah proses mengetahui.

Pengetahuan adalah tingkat superior informasi dalam rantai nilai.

Pengetahuan adalah sarana yang kita ciptakan informasi dan data dalam

konteks sosial.

Pengetahuan berbeda dari Data dan Informasi, ada banyak definisi untuk

membedakan data, informasi dan pengetahuan. Salah satunya adalah :

Data adalah atribut, peristiwa, transaksi

Informasi adalah data yang diorganisir untuk menyampaikan makna bagi

banyak orang.

Pengetahuan adalah data dan informasi yang diorganisir untuk

menyampaikan pengalaman dalam model dapat digunakan kembali.

Sebagai contoh, pelaporan volume produksi minyak harian dapat diklasifikasikan

sebagai data. Ringkasnya data ini ke dalam kurva penurunan produksi menghasilkan

informasi. Pengetahuan adalah kemampuan untuk membuat keputusan bisnis

berdasarkan informasi ini. Ada klasifikasi pengetahuan oleh Quinn, Anderson dan

Finklestein. Mereka mendefinisikan 4 jenis pengetahuan. Aspek menarik dari

klasifikasi ini adalah bahwa proses dan tekhnologi dapat mengatasi tiga poin pertama.

43

Titik akhir menekankan pada unsur manusia yang membedakan manajemen

pengetahuan, yaitu:

Pengetahuan kognitif - Tahu Apa

Lanjutan Keterampilan - Tahu Cara

Memahami Sistem - Tahu Mengapa

Motivasi Diri - Perawatan Mengapa

Klasifikasi lain pengetahuan diambil dari Hope & Harapan (Harvard Business

School):

Eksplisit - keterampilan dan fakta-fakta yang dapat ditulis dan diajarkan

kepada orang lain.

Tacit - keterampilan, pengalaman dan bakat pribumi bahwa orang tidak

dapat dengan mudah menjelaskan.

Ini menggambarkan kenyataan bahwa semua pengetahuan tidak dapat ditulis di

atas kertas atau ditangkap secara elektronik pada komputer. Pengetahuan sering

ditulis dengan dukungan manusia (misalnya dalam bentuk pelatihan). Hanya karena

seseorang membaca manual, itu tidak berarti bahwa mereka memahami konten.

2.3 Definisi Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management)

Robbins (2003) mendefinisikan manajemen pengetahuan (KM) sebagai suatu

proses mengatur dan mendistribusikan kebijaksanaan kolektif organisasi sehingga

informasi yang tepat sampai kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat.

Van Beveren (2002) lebih lanjut mendefinisikan manajemen pengetahuan sebagai

44

praktik yang menemukan informasi yang berharga dan mengubahnya menjadi

knowledge critical diperlukan untuk pengambilan keputusan dan tindakan.

Manajemen pengetahuan adalah bidang  yang muncul  dengan kekuatan

intelektual yang cepat dan praktis untuk manajemen, serta umum digunakan pada

1997. Dalam kurun waktu yang sangat singkat, hampir setiap eksekutif atau

pelaksana adalah karakteristik yang paling bertanggung jawab bagi pengaruh

pengetahuan organisasi (Ruggles, 1998).

Manajemen pengetahuan terdiri dari berbagai strategi dan praktek yang

digunakan dalam sebuah organisasi untuk mengidentifikasi, menciptakan, mewakili,

mendistribusikan dan memungkinkan adopsi wawasan dan pengalaman. Wawasan

dan pengalaman tersebut terdiri dari pengetahuan, baik yang diwujudkan dalam

individu atau tertanam dalam proses atau praktek organisasi. Manajemen

pengetahuan termasuk kursus yang diajarkan dalam bidang administrasi bisnis, sistem

informasi, manajemen dan ilmu perpustakaan dan informasi (Alavi & Leidner 1999).

Baru-baru ini, bidang lain sudah mulai berkontribusi untuk penelitian manajemen

pengetahuan, ini termasuk informasi dan media, ilmu komputer, kesehatan

masyarakat dan kebijakan publik.

Banyak perusahaan besar dan organisasi non-profit yang didedikasikan untuk

memiliki sumber daya upaya manajemen pengetahuan internal, sering sebagai bagian

dari 'strategi bisnis' mereka, tekhnologi informasi atau departemen manajemen

sumber daya manusia (Addicott,McGivern & Ferlie 2006). Upaya manajemen

pengetahuan biasanya berfokus pada tujuan organisasi seperti meningkatkan kinerja,

45

keunggulan kompetitif, inovasi, berbagi pelajaran, integrasi dan perbaikan organisasi

terus menerus. Sistem Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management System)

mengacu pada  sistem untuk mengelola pengetahuan dalam organisasi untuk

penciptaan, menangkap, penyimpanan dan penyebaran informasi. Dalam konteks

organisasi, data yang merupakan fakta atau nilai hasil dan hubungan antara data serta

hubungan lainnya memiliki kapasitas untuk mewakili informasi. Pola hubungan data

dan informasi serta pola lainnya memiliki kapasitas untuk mewakili pengetahuan. 

Perbaikan dalam manajemen pengetahuan mempromosikan faktor yang

menyebabkan kinerja superior : kreativitas organisasi, efektivitas operasional dan

kualitas produk dan jasa (Wiig, 1993). Konsep pertama menganggap pengetahuan

dasar manajemen dalam system pakar (Zeleny, 1987). Konsep lain yang menganggap

manajemen pengetahuan sebagai sumber daya organisasi (Adler, 1989).

Nilai manajemen pengetahuan berhubungan langsung dengan efektivitas, dengan

pengetahuan yang  dikelola memungkinkan anggota organisasi untuk menghadapi

situasi saat ini dan efektif membayangkan dan menciptakan masa depan.

2.4 Tujuan Manajemen Pengetahuan

Tujuan dari manajemen pengetahuan yang efektif adalah berbagi pengetahuan di

seluruh organisasi untuk kepentingan organisasi atau individu. Ini mencakup

informasi agar sesuai dengan orientasi budaya dan keterampilan khusus untuk

sosialisasi pengetahuan. Informasi ini perlu untuk mempersiapkan individu untuk

sukses dan menyiapkan organisasi untuk hasil sukses. Manajemen pengetahuan

berusaha untuk mengatasi hambatan dalam pengetahuan berbagi seperti kolaborasi.

46

Seperti Rosenberg, “Banyak sistem manajemen pengetahuan yang difasilitasi

oleh tekhnologi internet. Meskipun kebutuhan tekhnologi belum cukup terpenuhi,

manajemen pengetahuan banyak mempelajari tentang orang-orang, hubungan kerja,

dan komunikasi. Kerja sama tim dan kolaborasi adalah bagian penting untuk

menciptakan keseimbangan yang tepat antara informasi dan tindakan orang”. Selain

itu, tujuan manajemen pengetahuan adalah menyediakan lingkungan yang fleksibel

dan kerangka kerja untuk manajemen pengetahuan perusahaan yang

mengintegrasikan konten, proses bisnis dan orang-orang seperti penerapan

pengalaman dan kompetensi dalam rangka kegiatan usaha.

Hal ini memberikan dasar-dasar input ke pendekatan yang inovatif dan

produktivitas perkembangan. Sebagai hasil baru diciptakan untuk bisnis dan dicatat

melalui integrasi dengan proses bisnis dan konten, maka pengetahuan baru dapat

disimpan dan digunakan kembali. Manajemen pengetahuan bertindak sebagai “tahu

bagaimana” ketika melakukan kegiatan usaha atau mengembangkan bisnis baru. Serta

mendukung memungkinkan fleksibilitas operasional organisasi, proses bisnis dan

orang-orang untuk menjawab tantangan dalam suatu kompetisi dan menuntut

lingkungan bisnis. Manajemen pengetahuan juga memberikan solusi dengan

menyediakan kerangka yang mendukung penemuan pengetahuan, kolaborasi bisnis,

komunitas latihan, akses ke pengetahuan dan ahli manajemen inovasi di organisasi

mereka.

47

2.4.1 Pengaruh tujuan penerapan manajemen pengetahuan :

Penerapan manajemen pengetahuan akan memberikan pengaruh terhadap

proses bisnis organisasi:

a. Penghematan waktu dan biaya. Dengan adanya sumber pengetahuan yang

terstruktur dengan baik, maka organisasi akan mudah untuk menggunakan

pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya, sehingga organisasi akan

dapat menghemat waktu dan biaya.

b. Peningkatan aset pengetahuan. Sumber pengetahuan akan memberikan

kemudahan kepada setiap karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga

proses pemanfaatan pengetahuan di lingkungan organisasi akan meningkat,

yang akhirnya proses kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan

setiap karyawan dapat meningkatkan kompetensinya.

c. Kemampuan beradaptasi. Organisasi akan dapat dengan mudah beradaptasi

dengan perubahan lingkungan bisnis yang terjadi.

d.  Peningkatan produktfitas. Pengetahuan yang sudah ada dapat digunakan

ulang untuk proses atau produk yang akan dikembangkan, sehingga

produktifitas dari organisasi akan meningkat.

 Tujuan dasarnya adalah untuk memanfaatkan pengetahuan untuk

keunggulan organisasi. Tujuan lainnya adalah:

• Fasilitasi masa transisi orang lama dengan orang baru.

• Minimalisasi hilangnya “pengetahuan” karena keluarnya karyawan.

• Mengetahui sumber daya dan area pengetahuan kritis yang dimiliki.

48

• Mengembangkan metode untuk mencegah hilangnya kekayaan intelektual

perusahaan.

2.5 Unsur Manajemen Pengetahuan

Gambar 5. Unsur Manajemen Pengetahuan

1. Unsur 1 APA

Obyek sentral KM = pengetahuan

Jenis :

- Tacit knowledge, knowing (Earl,Carayannis)

- Explicit knowledge, articulated knowledge (Hedlund)

49

KM

APA

Siapa Dimana

Bagai-

mana

Keduanya merupakan asset intelektual, modal intelektual dan menjadi human capital

bagi organisasi (Edvinsson, Snowden,Van Buren).

2. Unsur 2 SIAPA

Aktor pelaksana proses KM

yaitu agregasi sosial dalam organisasi

meliputi:

- Individu (dalam dan luar organisasi),

- Kelompok/komunitas (dalam dan luar organisasi),

- dan organisasi itu sendiri

3. Unsur 3 BAGAIMANA

- Secara eksplist terlihat pada model SECI-Nonaka, model Earl, model N-Form.

- Secara implisit tertuang pada semua model.

- Mekanisme untuk memperoleh dan menghasilkan/menciptakan pengetahuan

secara terus menerus.

- Dinamika interaksi (interaction dynamic) – menurut Nonaka.

- Menggambarkan proses dan dukungan teknologi sebagai “carrier” dan

“medium”

- Contoh proses

- Snowden:

- Pemetaan pengetahuan,

- Penciptaan kompetensi,

50

- Pengembangan sistem modal intelektual dan

- Pengelolaan pengetahuan tacit.

- Nonaka:

- Sosialisasi – Eksternalisasi – Kombinasi - Internalisasi

- Contoh dukungan teknologi:

- Groupware, virtual learning (Despres)

- Infratsructure support (Snowden)

4. Unsur 4 DIMANA

- Ruang atau tempat dimana dinamika interaksi atau aktifitas perolehan dan

penciptaan pengetahuan terjadi

- Hampir semua model menjelaskan level ruang sosial dimana aktifitas terjadi,

yaitu: level individu, kelompok, organisasi dan lintas organisasi.

- Contoh:

- Model Nonaka-Konno scr eksplisit mengistilahkannya dengan Ba

(originating Ba, Interacting Ba, Cyber Ba, dan Exercising Ba).

- Secara implisit semua model menjelaskan bahwa interaksi pengetahuan dapat

terjadi secara face-to-face, real time (synchronous), maupun tidak real time

(asynchronous) melalui dunia maya (cyber world) atau medium apapun yang

relevan.

51

Tabel 2.5 Matriks Analisis Unsur-unsur KM

2.6 Prinsip Manajemen Pengetahuan

1. Acquisition, yaitu menyewa, membeli, atau merekrut orang atau perusahaan

yang telah memiliki intangible assets sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Intangible assets tersebut diharapkan dapat memberikan skill dan pengalaman

mereka untuk dikembangkan dalam perusahaan. Menyewa konsultan

termasuk salah satunya.

2. Dedicated resources, yaitu menciptakan suatu unit kerja tertentu yang

bertanggung jawab terhadap pengembangan pemikiran/ide-ide baru.

Pembentukan atau pemgembangan divisi R&D adalah salah satu contoh.

52

3. Fusion, yaitu membangun kerjasama tim (teamwork) yang terdiri dari

berbagai orang dari latar belakang/perspektif keahlian yang berbeda-beda

untuk menciptakan sinergi.

4. Adaptation, yaitu melakukan penyesuaian terhadap perkembangan pasar.

Hal ini terutama sangat dibutuhkan SDM yang mampu menyerap dan

memanfaatkan new knowledge dan skill secara cepat.

5. Networks, yaitu knowledge yang dihasilkan dari pembentukan tim non

struktural dan tim informal yang dibentuk sendiri oleh pegawai berdasarkan

minat tertentu. Jika tim-tim ini semakin meluas dalam perusahaan maka

network akan terbentuk. Networks dapat pula dibentuk melalui pembicaraan

langsung, lewat telpon, lewat E-mail, dan groupware untuk saling share

expertise dan solve problem bersama-sama.

2.7 Proses Manajemen Pengetahuan

Sistim manajemen pengetahuan mencakup empat langkah yaitu creating,

structuring, sharing dan applying. Gambar di bawah ini menyajikan daftar singkat

prosedur dan peralatan dalam setiap langkah.

53

Gambar 6. Proses Manajemen Pengetahuan

Gambar : Proses manajemen pengetahuan

1. Creating 

langkah creating (menciptakan) mencakup akuisisi pengetahuan dan pameran

pengetahuan. Seperti yang diketahui ,pengetahuan berasal dari sumber yang

berbeda, seperti hasil pembelajaran klinis, praktek terbaik dan prosedur yang

inovatif. Proses untuk memperoleh pengetahuan, baik dari sumber internal

maupun eksternal tergantung pada staf yang terlibat di dalamnya. Pameran

pengetahuan dipahami sebagain metode representasi resmi proses yang

dikembangkan oleh organisasi.

2. Structuring 

langkah structuring (penataan) melibatkan mendefinisikan,menyimpan,

pengindeksian dan menghubungkan dokumen dan gambar digital. Pemetaan

54

pengetahuan yang ada, dalam hal konteks dan penting, membantu

mengklasifikasikan pengetahuan ke taksonomi atau kelompok.

3. Sharing

Sharing merupakan langkah yang memperhatikan penyebaran pengetahuan

dan kolaborasi antar rekan kerja yang dihasilkan dari transfer dan penyebaran

latihan atau praktik terbaik. Berbagi pengetahuan dilakukan dengan cara yang

berbeda seperti pelatihan, intranet, groupware, extranet komunitas,

pembandingan dan lintas fungsional tim.

4. Applying

Applying atau penerapan ini melibatkan aktivitas yang berkaitan dengan

pengambilan keputusan , pemecahan masalah, mengembangkan kompetensi

dan kerjasama tim, meningkatkan produktivitas, membangun komunitas

minat, menggunakanalur proses kerja, dukungan pelanggan dan pelatihan

untuk mendorong untuk mempercepat proses

55

BAB 3

Hubungan Sistem Informasi Manajemen dan Manajemen Pengetahuan

.. Manajemen Pengetahuan adalah proses creating, capturing, sharing

dan using pengetahuan yang ada didalam organisasi. Yang mana pengetahuan

itu berasal dari data dan informasi yang sudah terkodifikasi untuk dijadikan

suatu pengetahuan yang berguna untuk pengembangan organisasi.

.. Managing Information Systems adalah proses mengatur sumber daya

informasi yang berasal dari data untuk meningkatkan kinerja organisasi.

.. Information Technology can support the processes for knowledge

creation, sharing, application and storage( Alavi & Leidner, 2001)

.. Information Technology can also enhace the interaction of individual,

group, organizational, and inter-organizational knowledge( Hedlund, 1994;

Nonaka & Takeuchi, 1995)

.. SIM mensupport proses dari Manajemen Pengetahuan. Manajemen

Pengetahuan membutuhkan subsistem deri MIS yaitu data, hardware,

software, dan brainware yang kemudian diolah dan dikodifikasi menjadi

sebuah informasi oleh MIS. Informasi yang telah diolah oleh MIS menjadi

bahan dasar dari Manajemen Pengetahuan, informasi tersebut akan diolah

menjadi pengetahuan dengan proses creating, capturing, sharing dan using

pengetahuan itu sendiri.

.. MIS dan Manajemen Pengetahuan mempunyai tujuan yang sama yaitu

untuk merencanakan dan mengendalikan organisasi dengan sistem 56

pengambilan keputusan yang tepat. Dengan merubah data menjadi informasi

yang berguna dan dapat dimengerti dan dijadikan pengetahuan oleh organisasi

maka akan mempermudah organizational problem solving(Compton &

Jansen, 1990).

.. Untuk lebih mengetahui hubungan antara SIM dan Manajemen

Pengetahuan harus mengetahui perbedaan data, informasi dan pengetahuan.

Data adalah hasil dari sebuah proses atau peristiwa yang tidak bisa ditarik

kesimpulan bila belum digabungkan. Informasi berasal dari gabungan-

gabungan data yang menghasilkan suatu makna yang dapat ditarik

kesimpulan. Knowledge merupakan kesimpulan yang dikodifikasi dan

dijadikan pengetahuan untuk mengembangkan organisasi. Wisdom

merupakan hasil akhir dari pemahaman pengetahuan oleh masing- masing

individu. Jadi Data menghasilkan informasi, Informasi menghasilkan

pengetahuan, pengetahuan menghasilkan kesadaran atau kebijaksanaan.

Gambar 7. Data, information, knowledge, dan wisdom(

http://turing.une.edu.au)57

Upaya Manajemen Pengetahuan  biasanya berfokus pada tujuan

organisasi seperti meningkatkan kinerja, keumggulan kompetitif, inovasi,

berbagi pelajaran, integrasi dan perbaikan organisasi terus menerus. Sistem

Manajemen Pengetahuan mengacu pada  sistem  untuk mengelola

pengetahuan dalam organisasi untuk penciptaan, menangkap, penyimpanan

dan  penyebaran pengetahuan.

Dalam konteks organisasi, data yang merupakan fakta atau hasil

antara data dan hubungan  memiliki kapasitas untuk menghasilkan informasi.

Informasi memacu organisasi untuk membuat suatu kesimpulan atau

pemaknaan yang menghasilkan suatu pengetahuan.

Maka dari itu hubungan informasi dengan pengetahuan adalah

hubungan sequential , Informasi merupakan tulang punggung terciptanya

pengetahuan. Begitu halnya dengan SIM dengan Manajemen Pengetahuan ,

SIM merupakan bakal terbentuknya Manajemen Pengetahuan , walau dalam

segi proses dan sumber berbeda, tetapi MIS memberikan bahan untuk

terciptanya KM.

Gambar 8. Hubungan SIM dengan Manajemen Pengetahuan

58

.. Hubungan antara SIM dan Manajemen Pengetahuan dapat dirangkum

sebagai berikut, SIM dimulai dengan pengumpulan data yang diolah menjadi

informasi kemudian di share melalui komponen SIM. Sedangkan Manajemen

Pengetahuan diawali dengan adanya informasi yang diolah menjadi

pengetahuan dengan cara create, capture, sharing, dan using knowledge. Jadi

dapat disimpulkan bahwa SIM merupakan bahan dasar dari Manajemen

Pengetahuan, SIM adalah backbone dari Manajemen Pengetahuan.

59

Conclusion

Management Information System is a system that is integrated among human skill, machine and unlife things to serve informations to support role and function of management in an organization. Management Information System has subsystems, those are data, hardware, software, brainware and network.

Knowledge Management is a process to manage and distribute policies in the right time and right place, so that can be used to make decision and to organized knowledge in organization to create, accept, and to informs knowledge.

Management Information Systems( MIS) organized data into an usable information, then that information transformed by Knowledge Management(KM ) into well knowledge for organization with creating, capturing, sharing and using knowledge process. So we can called MIS as the backbone of KM.

60

Lampiran

Pertanyaan dan Jawaban Mengenai Sistem Informasi Manajemen

1. Rekha Finazis (101011113)

Pertanyaan: Bagaimana caranya dalam mengatasi hambatan dalam Sistem

Informasi Manajemen?

2. Novintyasari (101011098)

Pertanyaan: Apa saja yang dapat dilakukan untuk mengurangi hambatan

dalam Sistem Informasi Manajemen?

Jawaban 1 & 2:

Untuk dapat mengatasi dan mengurangi hambatan adalah dengan cara:

1. Memperkecil jumlah perbedaan Sistem Informasi Manajemen di dalam

organisasi.

2. Memperbesar integrasi atau koordinasi antra satu dengan lainnya di dalam

suatu organisasi.

3. Memperkecil rentang pergantian sistem.

4. Mengurangi persaingan langsung antar sistem informasi.

5. Memperjelas arah strategis untuk lingkungan dan tekhnologi secara

keseluruhan dan secara luas.

6. Tidak membatasi adaptasi para staf dari sistem informasi yang telah ada.

7. Meningkatkan kualitas informasi, konsistensi dan informasi yang up to date.

8. Meningkatkan pengakuan dan dukungan kepada manajer baru oleh manajer

senior.

61

9. Meningkatkan sumber daya untuk menyebarkan, mengelola atau memperbaiki

Sistem Informasi Manajemen.

10. Meningkatkan pemahaman mengenai perusahaan kepada para karyawan.

11. Memperkecil keragaman jumlah kebutuhan bisnis dan masalah di dalam

organisasi.

12. Meminimalisir pengaruh politik internal yang dapat berdampak pada

kemampuan untuk mengoordinasi kegiatan di dalam organisasi.

3. Febri Ayu (101011115)

Pertanyaan: Dalam sistem untuk mengambil suatu keputusan, tindakan awal

apa yang harus dilakukan dan pendekatan sistem yang bagaimana yang harus

digunakan supaya tidak terjadi suatu kesalahan atau keputusan yang tidak

memihak?

Jawaban: Untuk dapat mengambil suatu keputusan dapat

menggunakan penyusunan langkah Sistem Informasi Manajemen sebagai

berikut.

1. Analyze the decision system. Setiap keputusan yang dibuat oleh

manajer seharusnya disesuaikan dengan Sistem Informasi Manajemen.

Langkah yang pertama adalah mengidentifikasi setiap infromasi yang

dibutuhkan guna membantu manajer mengambil setiap keputusan baik

dari tingkat manajer terendah (first-line manager) hingga tingkatan

tertinggi (top manager). Langkah yang kedua adalah menentukan

setiap keputusan telah dibuat oleh orang dan divisi yang tepat,

62

misalnya divisi pemasaran obat antasida, untuk memutuskan daerah

yang membutuhkan obat antasida terbanyak maka divisi ini

membutuhkan data yang menerangkan jumlah angka kesakitan maag

di tiap daerah, sehingga obat yang didistribusikan tepat sasaran baik

dari segi kuantitas dan kulitas.

2. Analyze information requirements. Untuk dapat mengambil setiap

keputusan, beberapa hal yang dibutuhkan salah satunya adalah

mengetahui informasi yang tepat dan bersifat efektif. Setiap informasi

yang dibutuhkan harus dibedakan sesuai dengan fungsi manajer di

dalam organisasi, misalnya informasi yang dibutuhkan manajer

pemasaran pasti berbeda dengan informasi yang dibutuhkan manajer

keuangan.

3. Aggregate the decisions. Untuk mendapatkan keputusan yang tepat

guna maka setiap informasi yang tidak sesuai dengan tujuan awal

harus segera dialihkan supaya tidak mengganggu keputusan yang akan

diambil. Misalnya sales membutuhkan data umpan balik mengenai

tingkatan kulitas produk yang akan dijual sedangkan divisi produksi

membutuhkan umpan balik mengenai kepastian kepuasan konsumen

dan mengendalikan pemborosan dalam proses produksi.

4. Design information processing. Pada langkah ini, apabila informasi

yang telah didapat dirasa telah cukup tepat maka, proses pembentukan

informasi menjadi sebuah keputusan dapat dilakukan. Beberapa hal

63

yang dibutuhkan untuk menjalankan proses ini diantaranya adalah

sumber dan tipe data, lokasi sample, biaya yang dibutuhkan serta

hardware dan software. Setelah beberapa hal yang dibutuhkan telah

terkumpul dan dirasa telah cukup, maka dapat digabungkan menjadi

satu kesatuan yakni Sistem Informasi Manajemen yang digunakan

untuk mengambil keputusan dalam organisasi.

Gambar 4. Designing MIS

4. Risyad Indra (101011254)

Pertanyaan: Apakah tepat menggabungkan subsistem dalam Sistem Informasi

Manajemen dalam pelaksanaannya dimasyarakat lebih efektif untuk

mengubah perilaku menjadi lebih baik?

Jawaban: Menurut kami, sanga tepat sekali karena Sistem Informasi

Manajemen didukung oleh kesatuan subsistem dalam menjalankan peran dan

fungsinya, baik dari segi tugaspun subsistem dalam Sistem Informasi

Manajemen saling mempengaruhi satu dengan lainnya. Beberapa subsistem

yang dimiliki oleh Sistem Informasi Manajemen berupa:

- Data dan Informasi

Database itu secara sendirian tidak mengandung arti atau nilai apapun,

dengan adanya tambahan penjelasan tentang arti data tersebut dan

64

beberapa peraturan untuk mengolahnya maka akan dihasilkan informasi

dari database tersebut.

- Hardware (Perangkat Keras)

Menurut Jane & Kenneth Laudon, perangkat keras komputer

merupakan perlengkapan fisik yang digunakan untuk aktivitas input,

proses, output dalam sebuah sistem informasi manajemen.

- Software (Perangkat Lunak)

Menurut Jane & Kenneth Laudon, perangkat lunak merupakan

sekumpulan rincian instruksi praprogram yang mengendalikan dan

mengkoordinasi perangkat keras komponen komputer di dalam sebuah

sistem informasi manajemen.

- Brainware (Perangkat Otak)

Perangkat otak yang dimaksud ini adalah orang yang menjalankan dan

menggunakan perangkat keras dan lunak.

- Network (jaringan)

Jaringan berguna untuk meghubungkan komputer utama dengan

komputer lainnya yang biasanya disebut terminal.

5. Ulya Rohima (101011096)

Pertanyaan: Contoh nyata bahwa Sistem Informasi Manajemen mendukung

manajemen pengetahuan kaitannya dengan bidang kesehatan?

Jawaban: Contohnya adalah angka kesakitan perut suatu puskesmas, bagi

kebanyakan orang angka kesakitan perut tidak berarti apapun tetapi divisi

65

pemasaran obat antasida sangat membutuhkannya untuk memutuskan jumlah

distribusi obat antasida di suatu daerah, sehingga obat yang didistribusikan

tepat sasaran baik dari segi kuantitas dan kulitas.

Pertanyaan dan Jawaban Mengenai Manajemen Pengetahuan

1. Mariyatul Qibtiyah (101011032)

Pertanyaan: Apakah perbedaan antara tacit knowledge dan explicit knowledge?

Tolong berikan contohnya!

Jawaban :

Eksplisit knowledge adalah keterampilan dan fakta-fakta yang dapat ditulis

dan diajarkan kepada orang lain.

Contoh : resep masakan dapat diajarkan kepada orang lain, ilmu komputer,dll.

Tacit knowledge - keterampilan, pengalaman dan bakat pribumi bahwa orang

tidak dapat dengan mudah menjelaskan.

Contoh : Soft skill seperti pengalaman berorganisasi, pengalaman bekerja,dll.

2. Novita Dewi (101011038)

Pertanyaan: Jika salah satu tujuan manajemen tidak tercapai, langkah apa untuk

mewujudkan jika terjadi kejadian tak terduga? Apakah manajemen pengetahuan

bisa efektif?

Jawaban: Terdapat empat tujuan manajemen, jika salah satu tujuan manajemen

tidak tercapai, maka yang harus dilakukan:

a. Penghematan waktu dan biaya. Jika tujuan ini yang bermasalah, maka

menstrukturkan sumber pengetahuan dengan baik merupakan

66

langkahnya. Sehingga organisasi akan mudah untuk menggunakan

pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya dan organisasi akan

dapat menghemat waktu dan biaya.

b. Peningkatan aset pengetahuan. Jika tujuan ini yang bermasalah, maka

perlu ditingkatkan untuk akses pengetahuan bagi kryawan. Ini bertujuan

untuk memberikan kemudahan kepada setiap karyawan untuk

memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan pengetahuan di

lingkungan organisasi akan meningkat, yang akhirnya proses kreatifitas

dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap karyawan dapat

meningkatkan kompetensinya.

c. Kemampuan beradaptasi. Jika tujuan ini yang bermasalah, maka setiap

karyawan harus mengerti visi dan misi perusahaan agar hal itu membuat

karyawan merasa bahwa perusahaan tersebut adalah dirinya sendiri.

d. Peningkatan produktfitas. Jika tujuan ini yang bermasalah, maka

pengetahuan yang sudah ada digunakan ulang untuk proses atau produk

yang akan dikembangkan, sehingga produktifitas dari organisasi akan

meningkat.

Jika salah satu tujuan manajemen tidak tercapai, maka manajemen

pengetahuan tidak bisa efektif.

67

Pertanyaan dan Jawaban Mengenai Sistem Informasi Manajemen dan

Manajemen Pengetahuan

1. Kartika Mega (101011239)

Pertanyaan: Di dalam proses manajemen pengetahuan terdapat creating,

structuring, sharing dan applying. Bagaimana jika terdapat hambatan pada

applying? Apakah menciptakan sesuatu yang baru lagi atau bagaimana?

Jawaban: Applying atau penerapan ini melibatkan aktivitas yang berkaitan dengan

pengambilan keputusan, pemecahan masalah, mengembangkan kompetensi dan

kerjasama tim, meningkatkan produktivitas, membangun komunitas minat,

menggunakan alur proses kerja, dukungan pelanggan dan pelatihan untuk

mendorong untuk mempercepat proses. Oleh karena itu, sebuah perusahaan harus

melakukan ulang hal tersebut agar hambatan yang tadinya ada menjadi berkurang

ataupun tidak ada.

68

Daftar Pustaka

Adekunle Okunoye (Xavier University, USA) and Nancy Bertaux (Xavier University, USA), 2008 . http://www.igi-global.com.

Laudon, Kenneth & Laudon, Jane. 2004. Management Information Systems, Managing the Digital Firm, Eight Edition. Prentice-Hall International. USA.

Murdick, Robert. 1984. Information System for Modern Management 3rd Edition. Prentice-Hall International. USA.

Robertson,James .November 1st, 2005.10 Principles Of Effective Information Management. Diunduh dari :http://www.steptwo.com.au/papers/kmc_effectiveim /index.html ,diakses pada 5 desember 2011, 20.10 WIB

Robbin, Stephen.P, Coulter.Mary. 1999. Management Sixth Edition. Prentice-Hall International. USA.

Leslie, R & Byars, L, 2005, Management: Skills and Aplication, 11thedn, Mc Graw- Hill Companies Inc., New York, USA.

Daft, R 2000, Management, 5thedn, Vanderbilt University, Harcourt Inc.

Drucker, P 2007, People and Performance: The Best of Peter Drucker on Management, Harvard Business School Press, Boston.

Putu Laxman Pendit, 2001, Knowledge Management : The New World of Information Profesionalism.

Honeycutt, Jerry, 2000. Knowledge Management Strategies  :  Strategi Manajemen Pengetahuan. Jakarta : PT. Alex Media Komputindo.

69