BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kelapa sawit (Elaeis) merupakan tanaman dengan banyak manfaat.

Tanaman ini menjadi bahan baku dalam industri penghasil minyak masak, minyak

industri, maupun bahan bakar (biodiesel). Produk andalannya adalah CPO (Crude

Palm Oil) yang menjadi salah satu komoditi ekspor terbesar dari Indonesia. Selain

menghasilkan minyak goreng sebagai bahan pangan, proses industri minyak

kelapa sawit juga memiliki manfaat lain sebagai berikut:

a. Sebagai bahan bakar alternatif Biodisel

b. Sebagai nutrisi pakanan ternak (cangkang hasil pengolahan)

c. Sebagai bahan pupuk kompos (cangkang hasil pengolahan)

d. Sebagai bahan dasar industri lainnya (industri sabun, industri kosmetik,

industri

e. makanan)

f. Sebagai obat karena kandungan minyak nabati berprospek tinggi

g. Sebagai bahan pembuat particle board (batang dang pelepah).

Di Indonesia penyebarannya di daerah Aceh, pantai timur Sumatra, Jawa,

dan Sulawesi. Kelapa sawit sebagai tanaman penghasil minyak sawit dan inti

sawit merupakan salah satu primadona tanaman perkebunan yang menjadi sumber

penghasil devisa non migas bagi Indonesia. Cerahnya prospek komoditi minyak

kelapa sawit dalam perdagangan minyak nabati dunia telah mendorong

pemerintah Indonesia untuk memacu pengembangan areal perkebunan kelapa

sawit. (Departemen Perindustrian, 2007).

Komoditas kelapa sawit salah satu komoditas perkebunan yang merupakan

kontributor penerimaan devisa negara yang dapat diandalkan Hal ini dapat dilihat

dari nilai ekspor produk kelapa sawit dan turunannya mencapai US$ 11,61 milyar

naik 17,75% atau US$ 2,5 milyar pada tahun sebelumnya, demikian juga dengan

volume sebanyak 21,2 ton CPO meningkat 14,23% dari tahun sebelumnya.

Menurut data dari BPS, diperkirakan ekspor produk kelapa sawit dan turunannya

akan terus mengalami kenaikan baik volume maupun nilainya, dapat di lihat pada

Tabel 1. Tujuan Negara ekspor minyak sawit antara lain : China, Belanda, India,

Malaysia, Amerika, Italia, Jerman dan lainnya. (Yanuar, 2011)

Tabel 1. Volume dan Nilai Ekspor Kelapa Sawit Tahun 2006 sd 2010

Sumber: Badan Pusat Statistik

Indonesia merupakan salah satu penghasil komoditas kelapa sawit terbesar

di dunia, luas areal dan produksi kelapa sawit berdasarkan publikasi dari data

statistik Ditjen Perkebunan adalah seluas 8,04 juta ha dengan produksi 19,76 juta

ton CPO pada tahun 2010 yang tersebar di seluruh provinsi di Indonesian,

penyebaran paling banyak adalah di daerah Sumatera diperkirakan seluas 5,29

Juta hektar. Perkebunan Besar milik swasta masih dominan debanding dengan

perkebunan milik rakyat maupun Negara, seperti dapat dilihat pada Tabel 2.

Tabel 2. Luas Areal Kelapa Sawit Menurut Status Pengusahaannya 2006 s.d

2011

Sumber: Badan Pusat Statistik

Dalam era sistem informasi masa kini, perusahaan perkebunan banyak

menggunakan teknologi informasi dalam memperlancar usaha serta meningkatkan

efisiensi dan efektifitas bisnis. Salah satu teknologi yang banyak dimanfaatkan

adalah ERP (Enterprise Resource Planning). ERP sangat berguna untuk

mengintegrasikan proses produksi dan distribusi sehingga dapat memberikan nilai

tambah bagi konsumen.

Masalah-masalah kecil yang berdampak besar bagi perusahaan pun kerap

terjadi, misalnya pihak manajemen yang melakukan transaksi penjualan tanpa

mengetahui persis jumlah CPO yang tersedia di pabrik mereka. Belum lagi

kebocoran yang terjadi di lapangan tidak dapat terkontrol oleh pihak manajemen.

“Tanpa pengawasan yang terintegrasi, losses di lapangan bisa mencapai 8%,”

tegas Yudi. (Simandjuntak, 2007)

Solusi dari permasalah ini adalah menerapkan ERP yang memantau setiap

proses bisnis yang berlangsung di industri kelapa sawit dari hulu ke hilir, Dengan

aplikasi ini, perusahaan dapat mengintegrasikan dan mengontrol setiap proses

bisnis yang berlangsung, mulai dari perkebunan, pabrik pangolahan, kantor

cabang, dan kantor pusat. Perusahaan juga dapat menghitung setiap aktivitas yang

dilakukan, membandingkan kondisi sebelum dan keadaan sesudah sebuah

aktivitas dilaksanakan. (Simanjuntak, 2007).

1.2 Tujuan penulisan

Tujuan penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui penerapan

Enterprise Resource Planning dalam budidaya kelapa sawit.

1.3 Manfaat penulisan

Tulisan ini diharapkan memberi manfaat bagi berbagai pihak:

a. Manfaat bagi pembaca adalah menambah wawasan mengenai penggunaan

teknologi informasi, khususnya ERP, dalam mengembangkan usaha

perkebunan kelapa sawit.

b. Manfaat bagi penulis adalah mengetahui penerapan ERP dalam

perkebunan kelapa sawit dan mengetahui manfaat yang dapat diperoleh

dari penerapan ERP tersebut.

c. Manfaat bagi pengusaha perkebunan kelapa sawit adalah memperoleh

informasi mengenai penerapan ERP yang dapat membantu

mengembangkan bisnis perkebunan kelapa sawit.

d. Manfaat bagi pemerintah adalah membantu mengembangkan usaha

perkebunan kelapa sawit sehingga dapat meningkatkan ekspor kelapa

sawit ke luar negeri.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Sistem Informasi dan Teknologi Informasi dalam Perusahaan

Sistem adalah suatu perangkat dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk

melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Menurut W.

Geral Cole (Baridwan, 1991) prosedur adalah suatu urutan-urutan pekerjaan

kerani (clerical), biasanya melibatkan bebrapa orang dalam suatu bagian atau

lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan seragam terhadap transaksi-

transaksi pemisahan yang sering terjadi. Menurut Steven (Baridwan, 1991) sistem

adalah suatu kesatuan (entity) yang terdiri dari bagian-bagian (disebut sub sistem)

yang saling berkaitan dengan tujuan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu.

Sistem informasi juga dapat diartikan sebagai suatu pengaturan orang, data,

proses, presentasi informasi dan teknologi informasi yang saling berinteraksi

untuk mendukung dan meningkatkan operasi sehari-hari dalam bisnis dan

mendukung kebutuhan pemecahan masalah dan pembuatan keputusan dari

manajer dan pemakai.

Sistem informasi dan teknologi memegang peranan yang penting dalam

proses bisnis.Sistem informasi dan Teknologi informasi digunakan semaksimal

mungkin untuk mendukung proses bisnis sehingga menjadi lebih efektif dan

efisien.

Ada tiga tujuan diterapkannya sistem informasi dalam perusahaan yaitu :

a. Untuk mengambil dan menyimpan data tentang aktivitas bisnis dan

transaksi perusahaan dengan efektif dan efisien.

b. Untuk menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan

keputusan.

c. Untuk melakukan control agar data-data disimpan dan diproses dengan

akurat.

2.2 Pengertian ERP

O’ Brien (2011) menyatakan bahwa

“Enterprise resource planning (ERP) is a cross-functional enterprise system

that integrates and automates many of the internal business processes of a

company, particularly those within the manufacturing, logistics, distribution,

accounting, finance, and human resource functions of the business.”

ERP merupakan sistem lintas fungsional perusahaan yang berguna untuk

mengintegrasikan dan mengotomatisasi proses bisnis internal perusahaan, yakni

meliputi manufaktur, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan fungsi sumber

daya manusia. Menurut Brady (2001), ERP adalah sebuah sistem yang membantu

untuk mengatur proses bisnis seperti marketing, produksi, pembelian, dan

accounting dalam suatu kesatuan yang terintegrasi. Berdasarkan definisi di atas,

maka dapat diambil kesimpulan bahwa ERP merupakan suatu sistem pendukung

proses bisnis guna mengintegrasikan data yang ada.

ERP berfungsi sebagai tulang punggung vital dalam sistem informasi

perusahaan. ERP membantu perusahaan mencapai efisiensi, kecepatan dan

response yang diperlukan untuk sukses dalam lingkungan bisnis yang dinamik.

Software ERP terdiri dari modul-modul terintegrasi yang memberikan pandangan

lintas fungsional bagi proses-proses bisnis utama perusahaan, antara lain

produksi, pemrosesan pesanan, dan penjualan. Selain itu ERP juga mencakup

sumber daya antara lain uang tunai, bahan baku, kapasitas produksi, dan sumber

daya manusia.

Akan tetapi, mengimplementasikan sistem ERP secara tepat adala proses

yang sulit dan membutuhkan biaya besar yang telah mengakibatkan masalah

serius dan kehilangan keuntungan bagi beberapa perusahaan. Mereka menganggap

enteng perencanaan, pengembangan, serta pelatihan yang dibutuhkan untuk

mendesain kembali proses bisnis mereka agar dapat mengakomodasi sistem ERP

yang baru.

Seiring perkembangan software ERP, kini telah tersedia modul-modul yang

dapat dihubungkan dengan Web. Selain itu juga tersedia software E-business siap

pakai. Hal ini telah membuat ERP lebih fleksibel dan user friendly serta

memudahkan komunikasi dengan partner-partner bisnis. (O’Brien, 2011)

Syarat terpenting dari sistem ERP adalah Integrasi. Integrasi yang dimaksud

adalah menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical

database, sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi dan

berkomunikasi. Database yang ada dapat mengijinkan setiap departemen dalam

perusahaan untuk menyimpan dan mengambil informasi secara real-time.

Informasi tersebut harus dapat dipercaya, dapat diakses dan mudah

disebarluaskan. (Poernomo, 2011)

2.3 Keuntungan dan kerugian ERP

Tentang keuntungan sistem ERP bagi perusahaan, terdapat persepsi umum

yang mungkin belum tepat, yaitu bahwa implementasi sistem ERP akan

meningkatkan fungsionalitas perusahaan dengan cepat. Tercapainya harapan yang

tinggi berupa penghematan biaya dan peningkatan layanan, sangat bergantung

pada seberapa jauh kita memilih sistem ERP yang sesuai dengan fungsionalitas

perusahaan dan seberapa optimal kita melakukan modifikasi dan konfigurasi

ulang atas proses-proses yang ada pada sistem agar sesuai dengan kultur bisnis,

strategi, dan struktur perusahaan.

Adapun beberapa keuntungan dari penggunaan sistem informasi terpadu

dalam konsep ERP ini antara lain dapat disebutkan sebagai berikut:

a. ERP menawarkan sistem terintegrasi di dalam perusahaan, sehingga

proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif

dan efisien.

b. ERP juga memungkinkan melakukan integrasi secara global. Halangan

yang tadinya berupa perbedaan valuta mata uang, perbedaan bahasa, dan

perbedaan budaya, dapat dijembatani secara otomatis, sehingga data dapat

diintegrasikan.

c. ERP tidak hanya memadukan data dan orang, tetapi juga menghilangkan

kebutuhan pemutakhiran dan koreksi data pada banyak sistem komputer

yang terpisah.

d. ERP memungkinkan manajemen mengelola operasi, tidak hanya sekedar

memonitor saja. Dengan ERP, manajemen tidak hanya mampu untuk

menjawab pertanyaan ’Bagaimana keadaan kita ?’; tetapi juga mampu

menjawab pertanyaan ’Apa yang kita kerjakan untuk menjadi lebih

baik ?’.

e. ERP membantu melancarkan pelaksanaan manajemen supply chain

dengan kemampuan memadukannya.

Secara keseluruhan sistem ERP diharapkan dapat meningkatkan tulang

punggung fungsionalitas, baik pada bagian operasional maupun antarmuka

dengan konsumen secara simultan. Untuk mencapai keuntungan tersebut,

perusahaan harus melakukan serangkaian proses dan usaha, beberapa diantaranya

dapat mendatangkan masalah, sehingga sering dianggap sebagai salah satu risiko

yang harus ditanggung ketika implementasi ERP. (Islamiyah, 2009)

2.4 Tujuan Dan Peranan ERP Dalam Organisasi

Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi

secara keseluruhan. ERP merupakan software yang ada dalam

organisasi/perusahaan untuk:

a. Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis

b. Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise

c. Menghasilkan informasi yang real-time

d. Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan

implementasi

Sumber: Poernomo, 2011.

Gambar 1: Konsep Dasar ERP

2.5 Implementasi ERP

Implementasi sistem ERP tergantung pada ukuran bisnis, ruang lingkup

dari perubahan dan peran serta pelanggan. Dalam hal ini, Perusahaan akan

membutuhkan jasa konsultasi, kustomisasi dan jasa pendukung. Migrasi data

adalah salah satu aktifitas terpenting dalam menentukan kesuksesan dari

implementasi ERP.

BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Profil Perkebunan Kelapa Sawit

3.1.1 Sejarah Kelapa Sawit

Pohon Kelapa Sawit terdiri daripada dua spesies Arecaceae atau famili

palma yang digunakan untuk pertanian komersil dalam pengeluaran minyak

kelapa sawit. Pohon Kelapa Sawit Afrika, Elaeis guineensis, berasal dari Afrika

barat di antara Angola dan Gambia, manakala Pohon Kelapa Sawit Amerika,

Elaeis oleifera, berasal dari Amerika Tengah dan Amerika Selatan.

Kelapa sawit termasuk tumbuhan pohon. Tingginya dapat mencapai 24

meter. Bunga dan buahnya berupa tandan, serta bercabang banyak. Buahnya kecil

dan apabila masak,berwarna merah kehitaman. Daging buahnya padat. Daging

dan kulit buahnya mengandungi minyak. Minyaknya itu digunakan sebagai bahan

minyak goreng, sabun,dan lilin. Hampasnya dimanfaatkan untuk makanan ternak,

khususnya sebagai salahsatu bahan pembuatan makanan ayam. Tempurungnya

digunakan sebagai bahan bakardan arang.

Urutan dari turunan Kelapa Sawit:

Kingdom : Tumbuhan

Divisi : Magnoliophyta

Kelas : Liliopsida

Ordo : Arecales

Famili : Arecaceae

Jenis : Elaeis

Spesies : E. Guineensis

3.1.2 Perkembangbiakan Kelapa Sawit

Kelapa sawit berkembang biak dengan cara generatif. Buah sawit matang

pada kondisi tertentu embrionya akan berkecambah menghasilkan tunas (plumula)

dan bakal akar (radikula).

Kelapa sawit memiliki banyak jenis, berdasarkan ketebalan cangkangnya

kelapa sawit dibagi menjadi Dura, Pisifera, dan Tenera. Dura merupakan sawit

yang buahnya memiliki cangkang tebal sehingga dianggap memperpendek umur

mesin pengolah namun biasanya tandan buahnya besar‐besar dan kandungan

minyak pertandannya berkisar 18%. Pisifera buahnya tidak memiliki cangkang

namun bunga betinanya steril sehingga sangat jarang menghasilkan buah. Tenera

adalah persilangan antara induk Dura dan Pisifera. Jenis ini dianggap bibit unggul

sebab melengkapi kekurangan masing‐masing induk dengan sifat cangkang buah

tipis namun bunga betinanya tetap fertil. Beberapa tenera unggul persentase

daging perbuahnya dapat mencapai 90% dan kandungan minyak pertandannya

dapat mencapai 28%. (Tim Penyusun, 2007)

3.1.3 Hasil Kelapa Sawit

Bagian yang paling utama untuk diolah dari kelapa sawit adalah buahnya.

Bagian daging buah menghasilkan minyak kelapa sawit mentah yang diolah

menjadi bahan baku minyak goreng. Kelebihan minyak nabati dari sawit adalah

harga yang murah, rendah kolesterol, dan memiliki kandungan karoten tinggi.

Minyak sawit juga diolah menjadi bahan baku margarin.

Minyak inti menjadi bahan baku minyak alkohol dan industri kosmetika.

Buah diproses dengan membuat lunak bagian daging buah dengan temperatur

90°C. Daging yang telah melunak dipaksa untuk berpisah dengan bagian inti dan

cangkang dengan pressing pada mesin silinder berlubang. Daging inti dan

cangkang dipisahkan dengan pemanasan dan teknik pressing. Setelah itu dialirkan

ke dalam lumpur sehingga sisa cangkang akan turun ke bagian bawah lumpur.

Sisa pengolahan buah sawit sangat potensial menjadi bahan campuran makanan

ternak dan difermentasikan menjadi kompos. (Tim Penyusun, 2007)

3.1.4 Perkembangan Industri Kelapa Sawit

Kelapa sawit merupakan salah satu sumber penghasil devisa non migas bagi

indonesia. Pemerintah Indonesia memacu pengembangan areal perkebunan kelapa

sawit demi mendorong produksi ekspor CPO.

Berkembangnya sub‐sektor perkebunan kelapa sawit di Indonesia tidak

lepas dari adanya kebijakan pemerintah yang memberikan berbagai insentif,

terutama kemudahan dalam hal perijinan dan bantuan subsidi investasi untuk

pembangunan perkebunan rakyat dengan pola PIR‐Bun dan dalam pembukaan

wilayah baru untuk areal perkebunan besar swasta.

3.1.5 Lahan Produksi Industri Kelapa Sawit di Indonesia

Lahan produksi kelapa sawit di Indonesia tersebar di pulau Sumatera,

Kalimantan, Sulawesi, Maluku, serta Papua. Tanaman kelapa sawit membutuhkan

suhu cukup tinggi sehingga banyak perkebunan kelapa sawit banyak terdapat di

dataran rendah dan di daerah pesisir pantai. Penyebaran perkebunan kelapa sawit

dapat dilihat pada gambar berikut.

Sumber: BKPM

Gambar 2: Peta Wilayah Persebaran Lahan Produksi Kelapa Sawit

3.2 Penerapan ERP Dalam Perkebunan Kelapa Sawit

Terdapat banyak software ERP yang dapat diaplikasikan dalam industri

perkebunan kelapa sawit, antara lain SAP WCS Plantation, Oracle JD Edwards

Grower Management, serta ADem Sawit dari Adempiere. Masing-masing

software ini dikembangkan dengan basis pemrograman yang berbeda.

3.2.1 Software SAP dalam Industri Kelapa Sawit

Software SAP yang diaplikasikan untuk industri kelapa sawit adalah WCS

Plantation. Salah satu perusahaan di Indonesia yang mengimplementasikan

program ERP ini adalah PT Triputra Agro Persada. Solusi WCS Plantation

merupakan solusi khusus bagi industri perkebunan yang merupakan

pengembangan dari solusi inti SAP Enterprise Resources Planning (ERP) dengan

penambahan WCS Vertical Solution. Gabungan kedua solusi ini mampu

memberikan keunggulan yang dapat diintegrasikan seluruh sistem dalam proses

bisnis perkebunan dari site project hingga back office.

SAP ERP merupakan solusi yang mendukung fungsi proses bisnis dan

efisiensi operasional perusahaan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan khusus

bagi berbagai macam industri. Kehadiran WCS Vertical Solution terdiri dari

modul Estate Management yang digunakan untuk menangani kegiatan agronomi

& perkebunan, serta modul Checkroll yang digunakan untuk mengakomodir

penggajian dari Buruh Lepas Harian (BHL) yang ada di kebun.

Solusi SAP WCS Plantation dapat digunakan untuk mendukung operasional

kebun, mill maupun proses finansial dan pembelian baik di site maupun di kantor

pusat. Dalam sistem ini akan diimplementasikan solusi SAP ERP ECC 6.0 dengan

beberapa modul, yang mencakup modul Finance (FI), Controlling (CO), Material

Management (MM), Sales & Distribution (SD), Production (PP); dan WCS

Vertical Solution yang meliputi modul Estate Management & Checkroll. PT

Triputra Agro Persada mengharapkan implementasi berjalan sukses dan

direncanakan Go Live pada kuartal ke 4 tahun 2012. (Yono, 2012)

3.2.2 Software JD Edwards Grower Management

Software JD Edwards Grower Management merupakan software ERP untuk

perkebunan kelapa sawit dengan basis Oracle. Perusahaan yang pertama kali

mengimplementasikan JD Edwards Grower Management adalah PT Agro

Indomas di bawah naungan Goodhope Asia Holdings Ltd. yang merupakan induk

perusahaan perkebunan kelapa sawit yang beroperasi di Malaysia dan Indonesia.

Software JD Edwards Grower Management memungkinkan perusahaan

untuk menangkap rincian dan atribut penting terkait blok tanah yang dikelola.

Sistem akan memberikan informasi mengenai beragam kegiatan yang dilakukan

sepanjang siklus pertumbuhan, mulai dari rencana pra-tanam sampai data

mengenai perawatan umum. Software ini menyederhanakan teknologi informasi

dan pelaporan melalui sebuah aplikasi enterprise yang terintegrasi.

Penggunaan solusi Oracle di perusahaan perkebunan Indonesia

sesungguhnya dipicu oleh kesuksesan sang induk perusahaan, Goodhope,

menggunakan Oracle E-Business Suite Financials, Oracle Inventory Management,

dan Oracle Purchasing di anak perusahaannya di Sri Lanka. Goodhope akan

mengimplementasikan Oracle E-Business Suite Human Capital Management dan

Oracle Payroll di operasional perkebunannya di Sri Lanka, Indonesia dan

Malaysia. (Juwono, 2011).

3.2.3 Software ADem Sawit dari Adempiere

Adempiere, adalah proyek yang diprakarsai komunitas untuk

mengembangkan dan mendukung solusi bisnis sumber terbuka dengan

menyedikan fungsionalitas sebuah enterprice resource planning (ERP), customer

relationship management (CRM), dan suplay chain managemnet (SCM). Proyek

ADempiere didirikan bulan September 2006 sebagai tindak lanjut ketidak

sepakatan para pengembang compiere dengan perusahaan komersil dibelakangnya

: Compiere inc. Pengembang proyek ADempiere adalah murni open source

menggunakan kode basis seputar proyek compiere (Anonim 2, 2012)

Software ERP untuk perkebunan kelapa sawit dari Adempiere bernama

ADemSAWIT. AdemSawit adalah ADempiere yang sudah diconfigurasi dan

dimodifikasi sehingga bisa memenuhi kebutuhan ERP di lingkungan industri

perkebunan Kelapa sawit. Istilah ADemSAWIT ini sendiri muncul secara tidak

sengaja dimana bagi orang orang perkebunan ternyata sangat sulit untuk

mengingat kata "ADempiere", dan setelah diperhalus menjadi AdemSawit

ternyata dapat langsung diingat. Dengan ADemSAWIT, perusahaan perkebunan

bisa merasakan seolah olah menggunakan aplikasi ERP yang memang khusus

dirancang untuk perkebunan Kelapa sawit.

Pada dasarnya secara umum, proses bisnis di industri perkebunan kelapa

sawit adalah sama dengan bisnis di bidang lainnya, terutama untuk proses di

backoffice seperti purchasing, sales, inventory, accounting, dll. Hal yang

membedakan adalah adanya kebutuhan untuk mendukung operasional kebun

dimana hal ini belum tersedia secara langsung di Adempiere. Untuk itulah

diperlukan configurasi khusus serta beberapa modifikasi terhadap Adempiere agar

kebutuhan tersebut dapat terpenuhi.

Sumber: Santosa, 2009

Gambar 3: Tampilan Software ADemSAWIT

Berikut merupakan modul-modul yang tersedia dalam ADemSAWIT :

a. Purchasing

Di industri perkebunan, biasanya satu kantor akan menangani beberapa

Estate (sebutan untuk suatu area lokasi perkebunan), dimana kebutuhan barang

akan dipenuhi oleh kantor pusat/cabang tersebut. Pada cara konvensional atau cara

manual, dari Estate akan menerbitkan SPP (Surat Permintaan Pembelian) yang

setelah di setujui oleh kepala kebun, akan di Fax ke Kantor pusat/cabang bagian

Purchasing, untuk selanjutnya di lakukan proses pembelian barang.

Di Adempiere, pihak kebun bisa langsung memasukkan permintaan

pembelian melalui Requisition, dimana selanjutnya permintaan pembelian ini akan

menunggu approval dari kantor pusat, apabila disetujui maka akan di convert

menjadi PO, dilanjutkan dengan material receipt, invoicing dan payment.

b. Sales

Penjualan di industri Kelapa sawit umumnya tidak terlampau sulit, karena

produk yang dijual umumnya hanya 1 product yaitu CPO. Sehingga bisa

dikatakan hampir tidak ada issue di area penjualan, karena prosedurnya cukup

standard. Hanya saja yang perlu sedikit diperhatikan bahwa adanya penjualan

dengan prepay order (pembayaran dimuka).

c. Pembibitan

Pembibitan pada dasarnya seperti proses produksi di pabrik, hanya saja

disini waktu produksinya lebih lama yaitu 1(satu) tahun dengan komponen

komponen biaya yang dimasukkan tiap bulan. Proses pembibitan diawali dengan

Pembelian Kecambah, untuk dirawat hingga siap tanam umur 12 bulan, dimana

setiap bulan dilakukan perawatan sesuai standard prosedur perawatan bibit yang

bisa memerlukan material/produk, serta biaya biaya yang harus dicatat setiap

bulannya.

d. TBM dan TM

Sumber: Santosa, 2009

Gambar 4: Tampilan TBM dan TM

Transaksi pada area TBM merupakan catatan aktivitas dan material yang

digunakan selama merawat kebun TBM, ini bisa berupa tenaga kerja, material

(pupuk, pestisida, bahan kimia, dll), resource (mesin, kendaraan), dan lain lain.

Catatan kegiatan di di tulis didalam Buku Harian Mandor. Di adempiere, catatan

kegiatan dari Buku Harian mandor ini bisa di input sehingga sistem bisa langsung

menghitung, berapa banyak biaya yang sudah dikeluarkan untuk merawat suatu

area kebun.

Sumber: Santosa, 2009

Gambar 5: Tampilan Transaksi Harian Mandor

Transaksi di area TM, pada dasarnya serupa dengan TBM, hanya saja disini

ada transaksi tambahan berupa perhitungan panenan. Perhitungan panen di setiap

perusahaan memiliki formula yang berbeda beda yang mengacu kepada peraturan

dan policy perusahaan.

e. Accounting

Yang menarik dari penggunaan ADempiere di indutri perkebunan adalah

kita bisa mendapatkan laporan accounting, tanpa harus menginput ulang transaksi

ke dalam software Accounting seperti yang banyak dilakukan oleh perusahaan

perkebunan saat ini. Dan memang ini adalah kelebihan dari aplikasi ERP.

Penggunaan Adempiere di perkebunan kelapa sawit dapat meningkatkan

effisiensi pada proses bisnis perusahaan perkebunan. Meskipun ADempiere

aslinya memang tidak dirancang secara khusus untuk industri perkebunan, akan

tetapi dengan sedikit kreativitas serta penyesuaian disana sini Adempiere bisa di

implementasikan dengan baik. Dimana dalam hal ini juga menuntut perusahaan

perkebunan untuk lebih flexibel dan bersedia beradaptasi dengan fasilitas dan fitur

yang ada di Adempiere. (Santosa, 2009).

3.2.4 Implementasi lebih mendalam software ERP ADemSAWIT dalam

perkebunan kelapa sawit

3.2.4.1 Pemeliharaan Bibit (Nursery)

Proses pembuatan bibit kelapa sawit diawali dengan kecambah (bisa

membeli dari vendor atau membuat sendiri) untuk kemudian di rawat setiap bulan

hingga menjadi bibit siap tanam usia 12 bulan.

Proses ini bisa diawali dengan pembelian kecambah, kemudian

dikelompokkan dalam lot per lot , dimana tiap lot akan di identifikasi tanggal

tanam, jumlah bibit, jumlah bibit yang jadi. Tidak semua bibit akan menjadi bibit

siap tanam, karena dalam perjalanannya, akan ada sebagian bibit yang akhirnya di

buang karena mati, rusak atau kualitas tidak memenuhi standard. ADemSawit

akan mencatat ini semua, beserta biaya biaya material, resource, dan lain lain yang

dibutuhkan, sehingga pada akhirnya bisa dihasilkan laporan akuntansi untuk divisi

pembibitan ini, dimana bisa diketahui total biaya yang dikeluarkan untuk masing

masing lot.

Sumber: Santosa, 2009

Gambar 6: Proses Pembibitan

3.2.4.2 Proses Pembelian Barang (Purchasing)

Seperti sudah di bahas sebelumnya, Di Industri perkebunan, biasanya satu

kantor akan menangani beberapa Estate (sebutan untuk suatu area lokasi

perkebunan), dimana kebutuhan barang barang tertentu akan dipenuhi oleh kantor

pusat/cabang tersebut. Pada cara konvensional atau cara manual, dari Estate akan

menerbitkan SPP (Surat Permintaan Pembelian) yang setelah di setujui oleh

kepala kebun, akan di Fax ke Kantor pusat/cabang bagian Purchasing, untuk

selanjutnya di lakukan proses pembelian barang. Proses ini di Adempiere bisa

diakomodasi seperti diagram berikut:

Sumber: Santosa, 2009

Gambar 7: Proses Purchasing

Di Adempiere, pihak kebun bisa langsung memasukkan permintaan

pembelian melalui Requisition, dimana selanjutnya permintaan pembelian ini

akan menunggu approval dari kantor pusat, apabila disetujui maka akan di convert

menjadi PO, dilanjutkan dengan material receipt, invoicing dan payment.

Selain hal diatas, proses approval dari Penerbitan PO juga bisa dilakukan

secara berjenjang dan secara online. Sebagai contoh, untuk pembelian barang

dengan nilai PO sampai dengan Rp. 5000.000,- (lima Juta Rupiah) cukup di

approve oleh manager kebun, selanjutnya untuk pembelian hingga Rp

25.000.000,- bisa dilakukan oleh Direktur, dan untuk nilai diatasnya harus

disetujui oleh Presiden Direktur di kantor pusat, dan seterusnya.

Proses pengiriman PO juga bisa di integrasikan dengan email dimana PO

bisa langsung dikirim sebagai attachment dalam format PDF, serta bisa di lakukan

pengarsipan dalam format PDF dan anda bisa memanggilnya sewaktu waktu, ini

jauh lebih effisien dibanding anda harus menyimpan berlembar lembar dokumen

PO secara manual.

Untuk memudahkan proses approval, ADemSawit juga menyediakan proses

notifikasi sehingga orang yang berwenang (yang memberikan approval) ketika

login ke sistem bisa tau bahwa ada dokumen yang menunggu approval darinya.

Di beberapa perusahaan perkebunan ada yang menerapkan RFQ (Request

For Quotation) untuk pembelian barang barang tertentu, hal ini juga bisa

diakomodasi di ADempiere, karena tersedianya fitur ini. Untuk item tersebut

harus dibuatkan RFQ terlebih dahulu, menginput respon dari tiap vendor, serta

terakhir menerbitkan PO Untuk Vendor yang dipilih.

Selain hal tersebut diatas, sisanya adalah hal hal yang umum yang biasa

dihadapai dalam proses pembelian, seperti satu pricelist untuk satu vendor, receipt

material secara partial, dll dimana hal ini bisa dilakukan di ADempiere.

Berikut ini beberapa Snapshot Permintaan Pembelian :

Sumber: Santosa, 2009

Gambar 8: Proses Permintaan Pembelian

Permintaan Pembelian tidak bisa diproses lebih lanjut sebelum mendapatkan

Approval.

Gambar 9: Proses menunggu approval

Permintaan Pembelian yang sudah di approve bisa di proses menjadi purcahse

Order.

Sumber: Santosa, 2009

Gambar 10: Pemrosesan menjadi Purchase Order

Hal hal diatas membuat Purchasing di Adempiere (atau ADemSawit)

mampu mengakomodasi kebutuhan kebutuhan pembelian barang di Perkebunan.

3.2.4.3 Perawatan Kebun TBM & TM

Inti dari operasional perkebunan Kelapa sawit adalah di kebun TBM dan

TM, dimana disini kebun akan dikelompokkan berdasarkan blok blok, dimana

masih masing akan memiliki kode Blok kebun. Untuk tiap tiap blok akan

dilakukan aktivitas kegiatan sesuai agenda dan jadwal untuk masing masing blok.

Sumber: Santosa, 2009

Gambar 11: Snapshot TBM & TM

Di AdemSawit, semua Aktivitas dan Transaksi (material dan resource) yang

dilakukan di tiap blok kebun ini akan di input di window Transaksi Harian

Mandor, dimana datanya bisa diambil dari Buku Harian Mandor.

a. Transaksi Kebun TBM

Transaksi pada area TBM merupakan catatan aktivitas dan material yang

digunakan selama merawat kebun TBM, ini bisa berupa tenaga kerja, material

(pupuk, pestisida, bahan kimia, dll), resource (mesin, kendaraan), dan lain lain.

Catatan kegiatan di di tulis didalam Buku Harian Mandor. Di adempiere, catatan

kegiatan dari Buku Harian mandor ini bisa di input sehingga sistem bisa langsung

menghitung, berapa banyak biaya yang sudah dikeluarkan untuk merawat suatu

area kebun

Sumber: Santosa, 2009

Gambar 12: Transaksi Harian Mandor Kebun TBM

b. Transaksi Kebun TM

Transaksi di area TM, pada dasarnya serupa dengan TBM, hanya saja disini

ada transaksi tambahan berupa perhitungan panenan.Perhitungan panen di setiap

perusahaan memiliki formula yang berbeda beda yang mengacu kepada peraturan

dan policy perusahaan.

Sumber: Santosa, 2009

Gambar 13: Transaksi Harian Mandor TM

Semua transaksi dapat dicatat dimana pada akhir periode kita bisa

mendapatkan laportan akunting, total biaya, biaya per blok dan per Ha kebun, dll.

3.2.4.4 Fitur Fitur ADemSawit

Sumber: Santosa, 2009

Gambar 14: Login pada AdemSawit

ADempiere merupakan aplikasi ERP sudah memiliki modal fitur yang

sangat lengkap dan sudah terbukti berhasil di implementasikan di banyak bidang

industri. Namun fitur fitur dasar Adempiere tentu belum cukup untuk bisa

digunakan  mengakomodasi seluruh kebutuhan industri perkebunan. Untuk itu

diperlukan beberapa tambahan modul dan fitur agar dapat mengakomodasi

kebutuhan industri perkebunan kelapa sawit secara maksimal.

1. Modul PENGADAAN

Modul Pengadaan barang terdiri dari beberapa fitur sebagai berikut:

a. Permintaan Barang (dengan approval online)

Mencatat permintaan barang dari blok/afdeling/estate serta menyampaikan

ke kantor pusat untuk di approve/disetujui secara online.

b. Generate Permintaan barang menjadi PO

Permintaan barang yang sudah di approve, bisa di generate menjadi PO

dan bisa dikelompokkan berdasarkan supplier dan lain lain.

c. Prosedur Lelang online

Prosedur untuk melakukan pelelangan terhadap pengadaan barang kepada

para supplier yang diikutsertakan pada kegiatan lelang, penawaran bisa

dilakukan secara online melalui web sehingga lebih effisien.

d. Purchase Order

Purchase Order digunakan untuk mencatat pembelian yang dilakukan

kepada Supplier, proses ini akan menghasilkan dokumen PO yang bisa

dikirim ke supplier secara hardcopy atau secara online via email dalam

bentuk PDF.

e. Penerimaan barang

Penerimaan barang dari satu PO dapat dilakukan sekaligus ataupun secara

parsial, shingga memudahkan proses penerimaan.

f. Pencatatan AP (invoice) Supplier

Proses ini digunakan untuk mencatan tagihan dari Supplier dan

mengakuinya sebagai hutang.

Sumber: Santosa, 2009

Gambar 15: Pencatatan Invoice Supplier

2.Modul PENJUALAN

Modul penjualan memiliki fitur fitur sebagai berikut:

a. Quotation

Membuat surat penawaran

b. Sales Order

Membuat surat penjualan (Sales order)

c. Shipment/pengiriman barang

Pengiriman barang berdasarkan Sales Order, dilengkapi DO/surat jalan dll.

d. Mendukung Multi Price list, Multi Currency, sales commision dll

3.Modul MATERIAL MANAGEMENT 

a. Mendukung Multi Gudang

Mendukung multigudang serta mendukung sistem lokasi penyimpanan

barang sehingga memudahkan proses penyimpanan barang dalam jumlah

banyak (misal spareparts).

b. Mendukung Multi Satuan

Mendukung semua satuan dan mendukung konversi seperti pcs menjadi

dosin, pack, dst

c. Transaksi mutasi antar gudang 

Mendukung transaksi antar gudang 

d. Fitur Stok Opname (Physical Inventory)

Fitur Stok Opnamebisa di generate per gudang atau locator (lokasi

gudang) untuk memudahkan proses penghitungan.

e. Fitur pembebanan (dari persediaan menjadi biaya)

Memudahkan proses penggunaan material dan melakukan konversi dari

account persediaan menjadi biaya

                                                                   .

4.Modul Finance & Accounting 

a. Account Payable (AP)

Mencatat mulai dari pengakuan hutang kepada supplier/vendor,

penjadwalan pembayaran hingga proses pembayaran.

b. Account Receivable (AR)

Mencatat mulai dari pengakuan piutang kepada customer, pencetakan

aging report serta  proses penerimaan pembayaran.

c. Bank Statement

Mencatat account, balance serta transaksi AP/AR dari masing masing

account bank.

d. General Ledger (GL)

Modul general Ledger digunakan untuk transaksi jurnal pada financial

account sesuak kebutuhan prosedur akuntansi.

e. Cash journal

Modul cash journal digunakan untuk merawat transaksi kas/tunai

5.Estate Management

a. Pre-Nursery & Nursery Management

Memanage dan mencatat biaya yang dikeluarkan untuk merawat tanaman

mulai dari kecambah, bibit usia 1 bulan, 3 bulan dst. Dimana hasil

akhirnya bisa diketahui berapa cost yang sudah diskeluarkan untuk masing

masing bibit.

Laporan : Total/parsial operasional cost, Laporan HPP

b. Activity Management

Mencatat semua aktivitas dan kegiatan di kebun beserta bahan dan biaya

yang digunakan, hasil akhirnya dapat diketahui total biaya per ha kebun,

serta total biaya per Ton panenan.

Setiap kebun akan dibuatkan RKB/RKT (Rencan kerja Bulanan/Rencana

Kerja tahunan) dimana ini akan menjadi acuan budget bulanan/tahunan

untuk tiap blok. Dimanan nantinya dapat di bandingkan dengan realisasi/

aktual budget yang dikeluarkan (sesungguhnya)

Laporan: Budget per blok/divisi/estate , Realisasi perblok/divisi/estate  

c. Vehicle & Machine Running Account 

Mencatat seluruh kegiatan kendaraan serta mesin dimana biayanya akan

dialokasikan kepada masing masing aktivitas dalam rangka untuk

memonitor biaya operasional kendaraan dan mesin/alat berat.

d. Workshop Running Account

Mencatat seluruh kegiatan berupa jam kerja, material dan jasa yang

digunakan, dan progress pekerjaan dalam rangka untuk memonitor biaya

operasional workshop.

6.MILLS MANAGEMENT

a. Weight bridge

Mencatat data yang masuk dari mesin timbang untuk digunakan sebagai

data penerimaan TBS. (dalam pengembangan)

b. Product Storage Reading

Mencatat jumlah stok terakhir dari CPO storage berdasarkan hasil analisa

suara(sound) yang akan di konversi menjadi Kilo menggunakan table tanki

dan suhu. (dalam pengembangan)

c. Harian Laboratorium

Laporan harian dari laboratorium dari analisa tandan buah segar dari estate

atau laporan pemrosesan dari Mill. (dalam pengembangan)

d. Penerimaan TBS

Mencatat penerimaan tandan buah segar dari Estate

Sumber: Santosa, 2009

Gambar 16: Pencatatan penerimaan tandan buah segar

7.PLANTATION BUDGET

a. Field Budget

Field Budget adalah budget berdasarkan Rencan Kerja Tahunan dari blok

yang bersangkutan.

b. Oil-Palm Production Budget

Produksi CPO dan Kernel adalah Berdasarkan kapasitas mesin produksi

serta berdasarkan penerimaan tandan buah segar dari estate maupun

pembelian.

c. Vehicle Budget

Forcast alokasi biaya kendaraan dan alat berat meliputi gaji, bahan bakar,

dan aktivitas vehicle dan alat berat yang bersangkutan.

d. Workshop Budget

Forecast alokasi biaya workshop meliputi gaji, bahan bakar, dan aktivitas

workshop yang bersangkutan.

8.PLANTATION PAYROLL

Aplikasi payroll yang diturunkan dari standard penggajian perkebunan.

Mencatat perhitungan gaji, adjustment, pajak pph21, tunjangan, dan

potongan berdasarkan pada policy perusahaan. Terintegrasi dengan modul

financial accounting. (dalam pengembangan).

9.LAND MANAGEMENT

Untuk mencatat kondisi aktual kebun seperti topography, jenis tanah, type

area, dan lai lain termasuk sertifikasi dokumen.

Sumber: Santosa, 2009

Gambar 17: Land Management

10. INFRATRUCTURE & BUILDING MANAGEMENT

Merawat operasional infrasturktur dan bangunan seperti: gedung, jalan,

jembatan, parit, dll

11.  PROJECT MANAGEMENT

Untuk merawat aktivitas project dan progress nya baik fisikal maupun

financial progress.

3.2.5 Tantangan dalam penerapan ERP

Tantangan terbesar penerapan ERP di industri-industri kelapa sawit di

Indonesia terletak pada “kesadaran” pelaku industri ini bahwa mereka

membutuhkan peningkatan efi siensi dan efektivitas dalam setiap proses bisnis

yang berlangsung.

Sebagai perbandinga, di Malaysia semua industri kelapa sawit telah

memanfaatkan IT. Mereka mendapat sokongan penuh dari pemerintah Malaysia

yang membangunkan infrastruktur komunikasi di wilayah-wilayah perkebunan

dan pengolahan kelapa sawit. “Walaupun dari luas areal lahan dan produksi CPO

Indonesia melampaui Malaysia, namun dari segi keuntungan, Malaysia masih jauh

di atas Indonesia,” kata Yudi. Perusahaan juga harus mempersiapkan perangkat -

perangkat yang dibutuhkan untuk menunjang aplikasi ini. Perangkat yang

palingkritikal, selain penyiapan SDM yang melek IT, adalah jaringan komunikasi

data. VSAT merupakan solusi jaringan komunikasi data bagi lokasi perkebunan

dan kantor cabang yangbiasanya terletak jauh dari kota dan belum terjangkau

jaringan komunikasi terrestrial.

Selain memanfaatkan VSAT sebagai pendukung aplikasi ERP, perkebunan

dapat menggunakannya untuk percakapan VoIP, videoconference, video

surveillance, dan lain-lain. Sementara itu, untuk site-site yang hanya

menggunakan aplikasi transaksional, yang tidak membutuhkan bandwidth yang

besar, dapat menggunakan jaringan VPN Ezy dengan berbagai pilihan akses yang

tersedia. (Setyadiwicaksono, 2011)

Menurut Nurcahyo (2012), Ada beberapa tantangan utama untuk bisa

mengimplementasikan ERP secara sukses:

a. It’s a lot of work

Mengimplementasikan ERP sebagai sebuah proses pengambilan keputusan

baru merupakan pekerjaan besar yang melibatkan sangat banyak orang di seluruh

perusahaan, termasuk general management. Seluruh perusahaan harus belajar

bagaimana menangani demand dan supply dengan cara baru. Kecepatan aliran

informasi dengan Enterprise Software (ES) disatukan dengan pendekatan ERP

akan menimbulkan pergeseran besar dalam cara berpikir perusahaan. Ini artinya

pekerjaan yang banyak.

b. It’s a do-it-yourself project

Implementasi yang berhasil harus dilakukan secara internal. Dengan kata

lain, seluruh pekerjaan yang terlibat harus dikerjakan oleh orang-orang di

perusahaan itu sendiri. Tanggung jawab tidak bisa diberikan kepada orang luar,

seperti konsultan atau supplier software. Tidak akan berhasil. Konsultan memiliki

peran memberikan pengetahuannya, tapi hanya orang-orang di dalam perusahaan

yang tahu benar segala sesuatu di perusahaannya, dan memiliki otoritas untuk

merubah segala sesuatu.

Jika tanggung jawab implementasi dipisahkan dari tanggung jawab

operasional, maka siapa yang harus bertanggung jawab atas hasil? Jika hasil tidak

ada, maka implementer akan menuduh pengguna yang tidak menjalankannya

secara benar, sementara user akan menuduh implementer yang tidak

mengimplementasikan secara benar. Jadi sebuah prinsip kunci dari implementasi

adalah:

IMPLEMENTERS = USERS

c. It’s not priority number one

Masalahnya, orang-orang yang harus melakukannya telah sangat sibuk

dengan prioritas utama mereka, yaitu menjalankan bisnis. Semua aktifitas lain

tentu harus berada dibawahnya, karena jika tidak maka bisnis tidak berjalan.

Implementasi ERP tidak bisa menjadi prioritas nomor satu, tapi harus memiliki

prioritas yang sangat tinggi, misalnya nomor dua.

d. It’s people-intensive

ERP seringkali disalah-artikan sebagai sistem computer. Tidak benar. ERP

adalah sistem manusia yang dibuat mungkin oleh software dan hardware

computer.

e. It requires top management leadership and participation

Jika tujuannya adalah untuk menjalankan bisnis yang lebih baik, maka

general manager dan staf harus terlibat karena mereka sendirilah yang memiliki

pengaruh nyata atas bagaimana bisnis harus dikelola. Perubahan yang dibuat pada

tingkat yang lebih rendah dalam organisasi tidak akan banyak memberikan

manfaat.

f. It involves virtually every department within the company

Tidak cukup hanya departemen manufaktur, logistik atau material yang ikut

serta. Hampir semua departemen dalam perusahaan harus terlibat dalam

menerapkan ERP, seperti pemasaran, teknik, penjualan, keuangan, dan sumber

daya manusia.

g. It requires people to do their jobs differently

Sebagian besar perusahaan yang menerapkan ERP harus menjalani

perubahan besar dalam perilaku. ERP membutuhkan seperangkat nilai-nilai baru.

Banyak hal-hal yang harus dilakukan berbeda, dan ini adalah jenis transformasi

yang tidak mudah untuk dicapai.

Banyak orang mengasumsikan bahwa perubahan besar perangkat lunak

seperti ES cukup untuk mencapai hasil yang besar. Sebenarnya, sistem ini hanya

menggerakkan informasi lebih cepat dan lebih dalam di perusahaan. Jika proses

pekerjaan aktual tidak berubah, maka kemudian informasi yang buruk akan

bergerak lebih cepat dan dengan momentum yang berbahaya bagi seluruh

perusahaan.

Para pengguna berpengalaman mengatakan bahwa menerapkan ERP lebih

sulit daripada membangun sebuah pabrik baru, memperkenalkan produk baru,

atau memasuki pasar yang sepenuhnya baru. Disinilah letak tantangannya.

Kabar baiknya, telah ada jalan untuk memenuhi tantangan ini.

Mengimplementasikan ERP secara sukses, telah menjadi hal yang dapat

dipastikan – jika dijalankan secara benar. ERP tidak pernah gagal, jika

diimplementasikan secara benar.

3.2.6 Mengatasi Tantangan dalam Penerapan ERP

Untuk mengatasi tantangan dalam penerapan ERP dibutuhkan sebuah jadwal

implementasi yang agresif, terfokus pada perolehan manfaat maksimum dalam

waktu minimum. Sebuah pertanyaan muncul : “Berapa lama yang dibutuhkan

untuk mengimplementasikan seluruh fungsi ERP di seluruh perusahaan, mulai

dari awal hingga akhir?“

Pertama-tama, sangat sulit untuk mengimplementasikan ERP di seluruh

perusahaan dalam waktu kurang dari satu tahun. Mengapa? Karena begitu banyak

pekerjaan yang harus dilakukan, dan lebih lagi, pekerjaan ini bukan prioritas

utama. Namun, untuk perusahaan skala kecil atau sedang, jika memakan waktu

lebih dari 2 tahun, maka pasti ada hal yang salah. Dalam waktu 2 tahun, akan

semakin sulit untuk menjaga intensitas, antusiasme, dan dedikasi yang

dibutuhkan. Dunia berubah terlalu cepat.

Jadi secara umum, waktu yang dibutuhkan adalah sekitar 18 bulan. Mungkin ada

sebagian orang yang menganggap waktu 18 bulan terlalu agresif atau ambisius.

Tentu tidak. Ini sebabnya:

a. Intensitas dan Antusiasme

Karena ERP harus diimplementasikan oleh orang-orang yang juga

menjalankan bisnis, maka prioritas utama mereka adalah menjalankan bisnis, yang

merupakan tugas full-time juga. Jadi tanggung jawab implementasi ini akan

mengharuskan mereka bekerja lebih banyak dan lebih lama.

Dengan proyek yang terlalu panjang, maka orang-orang ini akan menjadi

berkecil hati. Hasilnya tidak terlihat, terlalu jauh di masa depan. Namun, dengan

jadwal yang agresif, maka orang-orang ini akan dapat melihat kemajuannya sejak

awal. Mereka bisa mengharapkan peningkatan dalam waktu yang cukup singkat.

b. Prioritas

Hampir tidak mungkin bagi ERP untuk dapat memegang prioritas tinggi

selama 3-4 tahun. Jika prioritas makin turun, begitu juga peluang untuk sukses.

Pendekatan yang paling baik adalah menetapkan ERP sebagai prioritas yang

sangat tinggi, mengimplementasikannya secara cepat dan sukses, kemudian

meraih keuntungan darinya.

c. Perubahan tidak terduga

Perubahan ini mungkin terjadi dalam 2 bentuk: pergantian orang atau

perubahan lingkungan kerja. Masing-masing menjadi ancaman bagi kesuksesan

proyek ERP.

Pergantian orang jelas sekali memberikan dampak besar. Orang baru belum

tentu memiliki pemahaman yang sama. Implementasi yang sedang separuh jalan

bisa terancam rusak dengan pergantian kebijakan atau pengambilan keputusan

yang berbeda.

Perubahan lingkungan bisa saja berupa peningkatan tajam dalam bisnis

(“Kami terlalu sibuk untuk ERP”), atau penurunan tajam dalam bisnis (“Kami

tidak dapat lagi mendukung ERP”). Begitu juga regulasi pemerintah, tekanan

persaingan, dll.

Keduanya mungkin terjadi dalam rentang waktu yang singkat, apalagi

dalam periode yang panjang.

d. Jadwal Selip

Dalam proyek besar seperti implementasi ERP, sangat mudah terjadi jadwal

selip. Dalam banyak kasus, jadwal yang ketat dan agresif akan lebih jarang selip

daripada jadwal yang longgar dan tidak agresif.

e. Keuntungan / Manfaat

Mengambil waktu yang lebih lama dari yang diperlukan, akan mengurangi

keuntungan. Biaya lost-opportunity untuk keterlambatan satu bulan, umumnya

adalah sebesar $100.000. Bayangkan kerugian yang terjadi jika terjadi penundaan

selama satu tahun. (Nurcahyo, 2012)

3.2.7 Manfaat PenerapanSistem ERP

Menurut Poernomo (2011), penerapan sistem ERP memberikan manfaat

sebagai berikut:

a. Menawarkan sistem terintegrasi didalam perusahaan, sehingga proses dan

pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien.

b.Memungkinkan melakukan integrasi secara global.

c. Menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan koreksi data seperti yang

terjadi pada sistem yang terpisah.

d.Memungkinkan manajemen mengelola operasi dan tidak memonitor saja

dan lebih mampu menjawab semua pertanyaan yang ada.

e. Membantu melancarkan pelaksanaan manajemen rantai pasok sert

memadukannya.

f. Memfasilitasi hubungan komunikasi secara internal dan eksternal dalam dan

luar organisasi.

g.Dapat menurunkan kesenjangan antara pemrograman dengan cara

perawatan sistem yang sah.

h. Dapat menurunkan kompleksitas aplikasi dan teknologi.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Penerapan ERP dalam Industri kelapa sawit dapat menggunakan berbagai

software yang tersedia, antara lain software WCS Plantation, Software JD

Edwards Grower Management, dan software ADemSAWIT. Masing-masing

software dikembangkan dengan menggunakan basis program yang berbeda.

Tantangan dalam penerapan ERP dalam industri perkebunan kelapa sawit

antara lain adalah harus melibatkan hampir semua pekerja dalam perusahaan serta

diperlukan strategi implementasi yang agresif.

Manfaat yang diperoleh dengan penerapan ERP dalam industri perkebunan

kelapa sawit antara lain adalah menawarkan sistem terintegrasi dalam perusahaan

sehingga sehingga proses dan

pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien,

serta membantu melancarkan pelaksanaan manajemen rantai pasok serta

memadukannya

4.2 Saran

Penggunaan ERP memberi peluang untuk meningkatkan efisiensi serta

efektifitas usaha dalam industri perkebunan kelapa sawit. Akan tetapi, penerapan

ERP harus dilakukan dengan strategi yang tepat agar dapat menghasilkan

keuntungan. Sebaiknya perusahaan-perusahaan industri perkebunan kelapa sawit

di Indonesia mulai membuka wawasan untuk dapat mengimplementasikan

software-software ERP dalam rangka meningkatkan proses bisnis mereka.

DAFTAR PUSTAKA

Anonim. 2012. Alphamedia Consulting’s Blog. http://blog.alphamedia.co.id/2009/12/ademsawit-adempiere-untuk-kebun-kelapa.html . [16 September 2012].

Anonim. 2012. Komoditi Kelapa Sawit. http://regionalinvestment.bkpm.go.id/ . [16 September 2012].

Baridwan, Zaki. 1991. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kedua. BPFE: Yogyakarta.

Brady, Monk, Wagner. 2001. Concepts in Enterprise Resource Planning, Course Technology. Thomson Learning.

Islamiya, Shofawaty Nur. 2009. Analisis dan Implementasi Modul Voucher Financial Management Pada Open ERP. Universitas Gunadarma: Depok.

Juwono, Wiwiek. 2011. Perkebunan Kelapa Sawit Indonesia Terapkan Solusi ERP Oracle. http://www.tabloidpcplus.com/2011/05/berita-teknologi/perkebunan-kelapa-sawit-indonesia-terapkan-solusi-erp-oracle/ . [16 September 2012].

Nurcahyo, Widyat. 2012. Tantangan Implementasi ERP. http://widyatnurcahyo.wordpress.com/2011/05/17/tantangan-implementasi-erp/. [16 September 2012].

O’Brien & Marakas. 2011. Management Information System Tenth Edition. New York. Mc.Graw-Hill Companies.

Poernomo, Yoeda Hari. 2011. E-Business : Enterprise Resource Palnning (ERP). STMIK AMIKOM: Yogyakarta.

Santosa, A.B. 2009. ADemSAWIT, ADempiere Untuk Kebun Kelapa Sawit. http://www.ademsawit.com/2009/12/ademsawit-adempiere-untuk-kebun-kelapa.html .[16 September 2012].

Setyadiwicaksono, T. W. 2011. Studi Pustaka dan Kasus Penerapan ERP dalam Perkebunan Kelapa Sawit di Indonesia serta Beberapa Perusahaan Agribisnis. Institut Pertanian Bogor: Bogor.

Simanjuntak, Sutan. 2007. Meningkatkan Produktivitas Industri Perkebunan Dan Pengolahan Kelapa Sawit Dengan IT. http://sutan.simandjuntak.com/?p=267. [15 September 2012].

Tim Penyusun. 2007. Gambaran Sekilas Industri Minyak Kelapa Sawit. Departemen Perindustrian: Jakarta.

Yanuar. 2011. Ekspor Produk Kelapa Sawit Terus Naik. http://ditjenbun.deptan.go.id/ . [15 September 2012].

Yono, Yossie. 2012. Triputra Agro Persada Luncurkan Implementasi WCS Plantation Berbasis SAP. http://chip.co.id/news/read/2012/05/01/2158424/Triputra.Agro.Persada.Luncurkan.Implementasi.WCS.Plantation.berbasis.SAP . [16 September 2012].