AUDIT INTERN

PENGERTIAN AUDIT INTERN

Pemeriksaaan yang dilakukan oleh bagian audit intern perusahaan terhadap laporan keuangan dan catatan keuangan perusahaan mengenai ketelitian (accuracy);

dapat dipercaya (reliability);efisiensi dan

pengendalian intern pada perusahaan

• Pemeriksaan intern (internal audit) pemeriksaan yang dilakukan oleh bagian internal audit perusahaan, baik terhadap laporan keuangan dan catatan akuntansi, maupun ketaatan terhadap kebijakan manajemen puncak yang telah ditentukan, peraturan pemerintah dan ikatan profesi yang berlaku

• Menurut Institute of Internal Auditor (Boynton, 2001:980) internal auditing is an independent, objective assurance and consulting activity designed to add value and improve an organization’s operation. It helps an organization accomplish its objectives by ringing a systematic, disciplined approach to evaluate and improve the effectiveness of risk management, control and governance processes

• Menurut Milton Stevens Fonorrow (1989) internal auditing is an appraisal, by trained company employees, of the accuracy, reliability, efficiency and usefulness of company records and internal control (suatu penilaian, yang dilakukan oleh pegawai perusahaan yang terlatih, mengenai ketelitian, dapat dipercayainya efisiensi dan kegunaan dari catatan (akuntansi) perusahaan dan pengendalian intern yang terdapat dalam perusahaan

DEFINITION of INTERNAL AUDITING

(IIA)It is an independent, objective assurance and

consulting activity designed to add valueand improve an organization’s operations.

It helps an organization accomplish its objectivesby bringing a systematic, disciplined approach to

evaluate and improve the effectiveness of riskmanagement, control, and governance processes.

DEFINITION “ Internal Audit" is an independent

examination of a quality system It measures the effectiveness of an

organisation's quality management system.

It is a documented and systematic tool It should be done periodically by

independent and qualified people “Audit" itself is a checking system, NOT a quality assessment

As a communication tool of management policies. All personnel have to understand and do their jobs well

TUJUAN AUDIT INTERN

• Membantu menajemen dalam melaksanakan tanggung jawabnya

dengan memberikan analisa, penilaian, saran dan komentar mengenai kegiatan

yang diperiksanya.

KEGIATAN YANG DILAKUKAN AUDITOR INTERN1. Menelaah dan menilai kebaikan, memadai tidaknya dan

penerapan sistem pengendalian manajemen, pengendalian internal dan pengendalian operasional, mengembangkan pengendalian yang efektif dengan biaya yang murah

2. Memastikan ketaatan terhadap kebijakan, rencana dan prosedur yang telah ditetapkan manajemen

3. Memastikan pertanggungjawaban harta perusahaan dan perlindungan dari kemungkinan adanya pencurian, kecurangan dan penyalahgunaan

4. Memastikan pengelolaan data organisasi dapat dipercaya

5. Menilai mutu pekerjaan setiap bagian 6. Menyarankan perbaikan operasional dalam rangka

meningkatkan efisiensi dan efektifitas

BENEFITS OF IA Tells you the health of a quality

system Identify the root of a problem and

plan for corrective and preventive actions with timeline

Achieve better allocation of resources

Able to avoid potentially big problem Learn what an auditors look for Continuous improvement

HAL YANG HARUS DILAKUKAN AUDITOR INTERN

1. Menelaah dan menilai kebaikan dan memadai tidaknya penerapan sistem pengendalian manajemen, SPI, dan pengendalian operasional lainnya

2. Memastikan ketaatan terhadap kebijakan, prosedur dan rencana yang ditetapkan manajemen

3. Memastikan seberapa jauh harta perusahaan dipertanggungjawabkan dan dilindungi

4. Memastikan pengelolaan data dapat dipercaya5. Menilai mutu pekerjaan tiap bagian6. Menyarankan perbaikan operasional dalam rangka

meningkatkan efisiensi dan efektifitas

KODE ETIK INSTITUTE OF INTERNAL AUDIT (IIA)• Tujuan Kode Etik IIA memperkenalkan budaya

etis dalam profesi internal auditing2 Komponen kode etik :

a. Principles – Berkaitan dengan profesi dan praktik

internal auditingb. Rules of Conduct

– Menjelaskan norma perilaku seorang internal auditor

– Alat bantu untuk menginterpretasikan principles kedalam praktek dan dimasukkan sebagai pedoman perilaku etis internal auditor

INSTITUTE of INTERNAL AUDITORS ETHICAL PRINCIPLES

Integrity

Objectivity

Confidentiality

Competency

BAGAIMANA MEMILIKI DEPARTEMEN AUDIT INTERN YANG EFEKTIF ?

a. Audit intern harus memiliki kedudukan yang independen dalam organisasi perusahaan

b. Departemen Audit Intern harus mempunyai job description

c. Departemen Audit intern harus mempunyai internal audit manual

d. Harus ada dukungan dari top manajemene. Departemen Audit Intern harus memiliki orang

orang yang profesional, capable, bersikap obyektif, mempunyai integritas dan loyalitas yang tinggi

f. Audit intern harus dapat bekerja sama dengan akuntan publik

RELATIONSHIP of INTERNAL and EXTERNAL AUDITORS

The external auditor is responsibleto financial statement users.

The internal auditor is responsibleto management.

Competency

Objectivity

Methodology

Audit risk model

RELATIONSHIP of INTERNAL and EXTERNAL AUDITORS

PERSAMAAN AUDIT INTERN dan AUDIT EKSTERN1. Latar belakang pendidikan dan pengalaman

kerja dibidang akuntansi, keuangan, perpajakan, manajemen dan komputer

2. Membuat audit plan dan program audit secara tertulis

3. Prosedur audit dan hasil audit didokumentasikan dalam kertas kerja

4. Staf audit melakukan Continuing Professional Education (Pendidikan Profesi Berkelanjutan)

5. Mempunyai Audit Manual (pedoman pelaksanaan pemeriksaan), Kode Etik dan Sistem Pengendalian Mutu

TEMUAN AUDIT (Audit Finding) dan LAPORAN INTERNAL AUDIT

TEMUAN AUDIT memberitahukan manajemen mengenai

kelemahan pengendalian internal (jika dibiarkan dapat menimbulkan terjadinya

kecurangan -fraud & collusion- yang merugikan perusahaan)

LAPORAN dari IAD:• Objective

• Clear (jelas)• Concise (singkat tapi padat)• Constructive (membangun)

• Timely (tepat waktu)

• MAJOR DEFICIENCY FINDINGS – Kelemahan SPI perusahaan yang

mengakibatkan hambatan bagi organisasi untuk mencapai tujuan yang ditetapkan

• MINOR DEFICIENCY FINDINGS– Kelemahan dalam SPI perusahaan,

walaupun tidak menghambat tujuan perusahaan tapi bila tidak diperbaiki dapat merugikan perusahaan

TEMUAN AUDIT (Audit Finding) dan LAPORAN INTERNAL AUDIT

KRITERIA DEFICIENCY FINDING YANG HARUS DILAPORKAN

• Cukup significant• Didukung oleh fakta

• Objective• Relevan dan masuk akal

• Menurut Lawrence B. Sawyer (1996), Deficiency Finding adalah : suatu hal yang salah, atau yang akan

menjadi salah (secara intrinsik tidak salah, tetapi memerlukan perbaikan)

PENGEMBANGAN TEMUAN AUDITo Hasil pemeriksaan internal auditor disimpulkan

dan didokumentasikan dalam: List of Findingso Kesimpulan berupa masalah/kelemahan

yang ditemukan atau hal yang memerlukan perhatian manajemen:o Findings Positif tidak ada masalah yang

ditemukan, atau menyebutkan kebaikan pengendalian intern yang perlu diterapkan dibagian lain

o Findings Negatif memberitahukan kepada menajemen masalah yang ditemukan yang memerlukan tindakan perbaikan dari manajemen untuk mencegah kerugian

FINDING YANG BAIK• CRITERIA:

Ukuran/standar yang diikuti (kondisi yang seharusnya ada)

• STATEMENT of CONDITION:Kenyataan/kondisi yang terjadi di perusahaan

• EFFECT:Akibat dari kenyataan yang terjadi di perusahaan (efek

negatif berupa penyimpangan, efek positif berupa hasil yang lebih baik dari standar yang ditentukan)

• CAUSE:Penyebab terjadinya kondisi tsb. di perusahaan dan

bagaimana terjadinya

PENGEMBANGAN REKOMENDASI dari TEMUANo Recommendation

menjelaskan apa yang harus dilakukan untuk mengatasi kelemahan/masalah yang diuraikan dalam findings

o Kendala menyusun laporan :• Audit supervisor menyusun kembali konsep laporan yang

telah dibuat oleh auditor in-charge, dengan gayanya sendiri• Auditor in-charge sengaja menyusun laporan seadanya

(mengandalkan perbaikan dari audit supervisor dan audit manager)

• Terlalu banyak waktu untuk menyusun laporan• Kualitas konsep laporan yang buruk

o Menurut Sawyer, 3 cara untuk memperbaiki report writing process :• Menentukan standar minimum yang dapat diterima• Komunikasikan standar tersebut kepada staf melalui

training• Melakukan pengeditan oleh bagian independen atau

perbandingan laporan dengan standar

• Rekomendasi yang efektif harus memenuhi prinsip:1. Komprehensif2. Spesifik3. Disusun yang baik4. Mudah dijalankan5. Beralasan

PENGEMBANGAN REKOMENDASI dari TEMUAN

HAL PENTING DALAM MENYUSUN REKOMENDASI YANG BAIK

1. Clear2. Simply3. Understandable & economical4. Complete5. Brief & concise6. Coherent7. Forceful8. Variety

STANDAR PELAPORANIkatan Akuntan Indonesia belum

mengeluarkan standar pelaporan bagi auditor intern, oleh karena itu laporan

auditor intern harus mengacu pada standar of reporting yang diterbitkan

oleh The Institute of Internal Auditor (IIA)

LAPORAN AUDIT INTERNSemua hasil pekerjaannya harus dilaporkan pada

manajemen mengenai hal penting apa yang terjadi yang memerlukan perbaikan dari manajemenAuditor Intern harus menyampaikan laporan yang:

• Objective• Clear (jelas)

• Concise (padat)• Constructive (membangun)

• Timely (tepat waktu)

• Laporan Informal (Informal Report)o Disampaikan secara lisan (tapi tetap didukung oleh

data/bukti/ catatan ringkas) atau tertulis, jika internal auditor menemukan hal penting yang perlu dilaporkan kepada manajemen agar dilakukan tindakan perbaikan

o Informal Report secara tertulis: Bentuk pendek (memo 1 halaman) Bentuk panjang (summary report dengan penjelasan detail)

• (Contoh) Laporan Internal Auditor, mencakup: o Summaryo Forewordo Purposeo Scopeo Opiniono Findings, kriteria Summary, Standard, Facts, Effect dan Causeo Recommendationo Jelas, mudah dimengerti, logis dan menarik

MANAGING IA

FLOW CHART OF IA

Improving the audit programme

competence and evaluation of

auditors

Authority for the audit programme

Audit activitiesAct

Plan

Check

Implementing internal audit programscheduling auditsevaluating auditors

selecting audit teamdirecting audit activiries

maintaining records

Establishingthe internal audit program

obectivesresponsibilitties

resourcesprocedure and guidance

Monitoring & reviewingthe internal audit program

monitoring & reviewingidentifying needs for corrective

identifying needs for prevention actionsidentifying opportunities for improvement

Do

RESOURCES FOR IAConsiderations should be given to the

following: Resources Audit techniques Processes to achieve and maintain the

competency of auditors and to improve their performance

Competency and availability of auditor Available time for auditing

The planning of IA consists of :

IA PLANNING

• Establishing IA program Objectives Responsibility Procedure and guidance

• Authority for administering the IA program

OBJECTIVES

The implementation of IA program consists of :

IA IMPLEMENTATION

Scheduling audit Implementation of audit program Audit record and report

• Implementation of audit program should be monitored at appropriate intervals and reviewed to assess whether its objectives have been met and identified opportunities for improvement.

IA MONITORING

• Auditing findings should be reported to the management.

AUDITING ACTIVITIES

OVERVIEW OF AUDIT ACTIVITESPlanning and scheduling audit

Conducting document review

Conducting audit

Prepare audit report

Conducting follow-up

Preparing for on-site activities

• Forming an audit team and assign roles and responsibility and agreed on the scope

• Conducting document review

• Preparing for the on-site audit activities

Review documents (SOPs, audit findings, corrective action/preventive action, etc.), check the integrity of the quality system and various controls are effective

Preparing audit plan Assigning work to the audit team

Preparing work documents (eg. audit checklists, sampling plans, forms for

recording information; questionnaires)

AUDIT ACTIVITIES

AUDIT DOCUMENTATION

• Audit report is an official document to report the audit

findings

• Audit plan should be sent to auditee prior to

audit activity findings from the last audit should be

also mentioned • Audit note should includean audit questionnaireall records and comments during

the audit

EXAMPLE OF AN AUDIT CHECKLIST

• General format for an audit checklist

EXAMPLE OF AN AUDIT CHECKLIST

CHECKING LIST FOR GMP ASSESSMENT Date : Location : Warehouse Auditor : Auditee :

DESCRIPTION GMP.REF. PARAMETER AUDIT FINDING Personnel 1.2.1

5.1.2 2.1.5

- Organization structure - Personnel hygiene - Training record

Storage area 10.1.1 3.1 3.6 3.9 & 3.10 3.12.2

- Design and layout of defined area - Flow of personnel and goods - Structure of the storage area, based on GMP

- HVAC system - Record of monitoring parameter

Sanitation 3.1 5.3

- Pest record program - The map of bait - The cleanliness of weighing

apparatus

Documentation 4.3 10.2.2.3 10.2.2.1

- Record of maintenance and calibration of weighing apparatus

- The effectiveness of label system - Inventory stock control

INTERNA: AUDIT QUESTIONAIRES

Area audited : ______________________ Date: __________________

Question (QSR-GMP Reference) Response

1. Does the company have a work instruction to operate the machine?

 

2. How is the machine being cleaned and maintained?

 

3. Are personnel trained to use the machine?  

4.How often is the equipment being calibrated and cleaned?

 

5. When is the last breakdown of the machine?Are there any product being affected?

 

IA MONITORING

AUDITING ACTIVITIES (1)• Conducting on-site audit activities

Interviews with different personnel Carry out both horizontal and vertical

audits. Focus on safety and quality of product.

Use “Trace-back” method

Conduct opening meeting Good communication during the

audit Roles of escort and observer Steps in conducting on site audit:

• Generating audit findings Either conformity or non-conformity Sort out isolated or systemic deficiencies

Isolated deficiency: Tends to happen randomly; no meaningful pattern; rarely happensSystemic deficiency:Could be connected to a particular process, product, material, person or organisation; shows pattern; happens more than once

AUDITING ACTIVITIES (2)

ISOLATED VERSUS SYSTEMIC DEFICIENCY

NON CONFORMANCE DEFICIENCIES ISOLATED SYSTEMIC

Latex gloves rip SOP contains an error

Wrong expiration date written on a reagent bottle

Batch record is poorly written so instruction can be confusing

Operator or lab technician spills a sample

Area management does not reinforce requirement to continually record information properly

Pressing machine of eye shadow burns out

Preventive maintenance program does not include liquid filling machine motor

The audit finding can be classified into 2 groups:

1. Compliance :a. Satisfactory /Adequateb.Outstanding

2. Non-compliance :a. Critical deficiencyb.Major deficiencyc. Minor deficiency

AUDIT MONITORING

Objectives Audit scope Identification of audit team

leader and members Date and place where the on-

site audit activities were conducted

Audit criteria and findings Conclusions

AUDIT REPORT

Various formats can be used depending on auditee (vendors, management or auditee)

Usually include name and location of auditee, date of audit, audit plan, audit observations, classification of non-compliances, recommendations or expectations

Should write against a standard Focus on deficient conditions and not

people Include any positive observations Keep the audit report simple and clear

AUDIT REPORT

No GMP.Ref

Findings of IA Grading

Location Auditee Auditor

1. 2.1.1 Production and QC departments are headed by the same person

Critical Human Resources

Abas Budi

2. 4.3 Monitoring of temperature in a warehouse

Major or Minor

Warehouse

Tuti May Lin

3 11.1 Inadequate control over sub-contractor

Major or Minor

Production

Herman Ida

AUDIT REPORT: AN EXAMPLE

CONCLUSIONS

Nobody likes to be audited………..

It is a means to have continuous improvement