0

JURUSAN TEKNIK SIPILFAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS BRAWIJAYA2017

STANDARD OPERATING PROCEDURE(SOP)

AUDIT INTERNAL

0

Standard Operating Procedure

AUDIT INTERNAL

JURUSAN TEKNIK SIPILFakultas Teknik

Universitas BrawijayaMalang2017

1

LEMBAR IDENTIFIKASIUNIVERSITASBRAWIJAYA

UN10/F07/11/HK.01.02.a/04

1 Nopember 2017

SOP AuditInternal

Revisi no 2

Halaman 1 dari 18

ProsesPenanggungjawab

TanggalNama Jabatan Tandatangan

1. PerumusanChristin RemayantiNainggolan, ST, MT

SekretarisUJM

JurusanTeknik Sipil

FTUB

1 Nopember2017

2. Pemeriksaan Dr. Eng. YatnantaPadma Devia, ST,MT

Ketua UJMJurusanTeknik SipilFTUB

1 Nopember2017

3. Persetujuan Ir. Sugeng P. Budio,MS, IPM

SekretarisJurusanTeknik SipilFTUB

1 Nopember2017

4. Penetapan Ir. Sugeng P. Budio,MS, IPM

KetuaJurusanTeknik SipilFTUB

1 Nopember2017

5. Pengendalian Ir. Siti Nurlina, MT,IPP

KetuaJurusanTeknik SipilFTUB

1 Nopember2017

2

KATA PENGANTAR

Di dalam penyelenggaraan sistem penjaminanmutu dan pelaksanaan akademik di Jurusan TeknikSipil, Fakultas Teknik, Universitas Brawijayamemerlukan audit internal untuk menilai kinerjasistem penjaminan mutu dan pelaksanaanakademis/proses belajar mengajar. Temuan yang adaakan dipakai sebagai upaya perbaikan dan pencegahansehingga tujuan penjaminan mutu dapat tercapai.

Standard Operating Procedure (SOP) AuditInternal ini diharapkan dapat dipahami dandilaksanakan oleh seluruh pihak yang terkait diJurusan Teknik Sipil FTUB.

Malang, 1 Nopember 2017Ketua Jurusan Teknik Sipil

Ir. Sugeng P. Budio, MS, IPM

3

DAFTAR ISI

LEMBAR IDENTIFIKASI ……………………………… 1KATA PENGANTAR ............................................. 2DAFTAR ISI ....................................................... 3I. Tujuan …………………………………………….. 4II. Ruang Lingkup dan Unit-Unit Terkait …….. 4III. Standar Mutu yang Terkait …………….……. 5IV. Istilah dan Definisi …………………………….. 6V. Urutan Prosedur ……………………………….. 8 8VI. Bagan Alir Audit Internal .....………………… 12VII. Referensi .................................................... 13VIII. Tim Unit Jaminan Mutu ……………………… 13Lampiran 1 Borang Audit Internal dan Daftar Ketidak-

Sesuaian (Corrective Action Requirement)Lampiran 2 Borang Klarifikasi dan Tindakan Koreksi 15Lampiran 3 Borang Perbaikan atas Tindakan Koreksi

4

4

I. TujuanTujuan Standard Operating Procedure (SOP) AuditInternal ini adalah :

1. Melakukan verifikasi terhadap efektifitas daripenerapan sistem mutu secara efektif danefisien.

2. Melaporkan hasil audit dengan data yangmemadai dan memberikan masukan kepadabagian terkait agar dapat dilakukan perbaikan.

II. Ruang Lingkup dan Unit-unit yangTerkait

Audit internal dilaksanakan di unit/kegiatandalam penerapan sistem penjaminan mutu danpelaksanaan akademis di Jurusan Teknik SipilFTUB baik yang dijadwalkan oleh PJM maupunoleh Jurusan sendiri yang berupa audit silang(cross audit).

Adapun unit-unit yang terkait adalah:

1. Auditor Internal Jurusan yang ditunjuk olehJurusan.

2. Pimpinan Jurusan : Ketua Jurusan danSekretaris Jurusan (Manager Representative,MR) Teknik Sipil FTUB.

3. Auditee : pihak yang diaudit, terdiri dari :

5

A. Koordinator Kegiatan : seseorang yangbertanggungjawab terhadap suatu kegiatanakademik dan penunjangnya antara lain:

a. Ketua Jurusan dan Sekretaris JurusanTeknik Sipil bertanggung jawab terhadappenyelenggaraan akademik di jurusan

b. Kepala Laboratorium (Ka-Lab)bertanggung jawab terhadappenyelenggaraan laboratorium

c. Ketua Kelompok Dosen Keahlian (KKDK)bertanggung jawab terhadap segalakegiatan KDK

d. Kepala Urusan Akademik Jurusan TeknikSipil FTUB beserta staf bertanggungjawab terhadap kegiatan administrasi

e. Ketua Himpunan Mahasiswa Sipil FTUBbertanggung jawab terhadappenyelenggaraan kegiatankemahasiswaan

f. Tim-tim ad hoc lain yang belumdisebutkan pada point-point di atas

B. Unit Jaminan Mutu Teknik Sipil FTUBterkait dengan penyelenggaraan jaminanmutu jurusan.

III. Standar Mutu yang Terkait

IV. Istilah dan DefinisiPusat Jaminan Mutu (PJM) adalah lembaga

fungsional yang dibentuk oleh rektor dan diberi

6

tugas untuk mengembangkan SistemPenjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkatUniversitas.

Gugus Jaminan Mutu (GJM) adalah lembagafungsional yang diberi tugas untukmengembangkan Sistem Penjaminan MutuInternal (SPMI) di tingkat Fakultas.

Unit Jaminan Mutu (UJM) adalah lembagafungsional yang diberi tugas untukmengembangkan Sistem Penjaminan MutuInternal (SPMI) di tingkat Jurusan denganberkoordinasi dengan Pusat Jaminan Mutu(PJM) di tingkat universitas dan GugusJaminan Mutu (GJM) di tingkat fakultas.

Audit Internal adalah audit yang dilakukan untukmemeriksa kesesuaian antara keberadaanSPMI dengan pelaksanaannya yang berlakubagi seluruh unit/kegiatan di Jurusan TeknikSipil FTUB. Audit internal meliputi audit sistemdan audit kepatuhan seluruh proses bisnisyang disertai audit silang (cross audit) jurusanyang melibatkan pimpinan jurusan, urusanadministrasi, KDK, dan Laboratorium.

Manager Representative (MR) adalah seseorang yangbertugas:

Memantau semua semua proses yang terkaitSistem Manajemen Mutu (SMM) dengan pihakinternal dan eksternal sehingga kegiatanterlaksana serta terpelihara

7

Merencanakan dan mengkoordinasi jadwal rutintinjauan manajemen, audit internal sertaperbaikan SMM UJM UB

Mengkoordinasi pengelolaan dokumen, rekamandan sumberdaya di lingkungan UJM UB

Membantu Top Management merencanakan,merumuskan, memantau harapan kepuasanPimpinan Jurusan dan feedback pelangganlainnya

Memantau dan melaporkan ketercapaianindikator sasaran mutu minimal dua kali setiaptahun

Koordinator Kegiatan adalah seseorang yangbertanggungjawab terhadap suatu kegiatanakademik dan penunjangnya. Yang termasukkoordinator kegiatan adalah Pimpinan Jurusan,Kepala Laboratorium, Ketua Kelompok DasarKeahlian (KKDK), Kaur Akademik, dosen, KetuaHimpunan Mahasiswa, dan ketua-ketua tim adhoc lain yang belum disebutkan sebelumnya.

Ketidaksesuaian (KTS) adalah apabila ditemukan: Tidak terdapat elemen sistem, Suatu sistem gagal untuk memenuhi satu

klausul dari persyaratan sistem mutu, Penerapan suatu klausul sangat tidak konsisten, Ketidaksempurnaan penerapan suatu sistem

telah mengarah pada ketidakpuasan pelangganyang ditunjukkan dengan adanya keluhan,

8

Tindakan perbaikan yang tidak efektif danterpantau dalam dua kali audit internal secaraberturut-turut,

Suatu ketidaksesuaian dalam memenuhi suatupersyaratan dalam satu klausal ISO 9001 ataudokumen referensi lain

Suatu ketidaksesuaian yang diamati dari suatupengamatan dari satu prosedur organisasi.

Observation (OB) adalah apabila ditemukan: Ada aspek yang disarankan dapat

dikembangkan tetapi kondisi yang ada saat inibukan merupakan suatu ketidaksesuaian dalamsistem mutu.

V. Urutan Prosedur

1. Audit Internal Sistem Mutu

a. UJM menyusun rencana Audit Internalminimal satu kali dalam satu tahun.

b. Sebelum dilakukan audit, MR bersama UJMakan menentukan auditor minimal 1 orang,yakni personel yang terdaftar dalam daftarauditor internal Pusat Jaminan Mutu di tingkatuniversitas atau personel lainnya yangdianggap mampu oleh Jurusan di luar JurusanTeknik Sipil. Apabila auditor lebih dari 1 orang,maka salah satunya menjadi Ketua Auditor.Untuk audit silang (cross audit), auditor tidakboleh berasal dari unsur/kegiatan dimanaauditor ikut aktif di dalamnya.

9

c. Paling lambat satu minggu sebelum tanggalaudit, auditor yang ditunjuk harus dihubungiagar dapat melakukan persiapan audit. Apabilaterdapat auditor yang berhalangan, maka akandipilih yang telah siap atau langsung akandigantikan oleh MR. Auditor akanmengkonfirmasikan kembali waktupelaksanaan audit dengan Pimpinan Jurusanatau Koordinator Kegiatan yang akan diaudit.Jika terpaksa dilakukan perubahan jadwal,maka auditor harus melakukan konfirmasi keMR.

2. Pelaporan Hasil Audit

a. Setelah melaksanakan audit, auditormenyiapkan laporan terhadap ketidaksesuaianyang ditemukan, dengan menggunakan BorangLaporan Ketidaksesuaian(UN10/F07/11/99/HK01.02.e/001)

b. Dalam menuliskan ketidaksesuaian dalamborang nomor, Auditor harus melengkapikolom-kolom yang disediakan danmendiskripsikan ketidaksesuaian yang ditemuidengan mengusahakan 4 unsur temuan yangtercakup dalam laporan tersebut, yaitu: Diskripsi dari ketidaksesuaian (non

conformance) Bukti nyata (objective evidence) dari

ketidaksesuaian Aspek/proses ketidaksesuaian Ketidaksesuaian dengan dokumen tertentu.

10

c. Laporan audit internal ditandatangani olehAuditor sebelum diserahkan kepada PimpinanJurusan atau Koordinator Kegiatan yangdiaudit untuk kesepakatan terhadapketidaksesuaian, penentuan tindakan koreksidan pencegahan yang harus dilakukan olehbagian yang bersangkutan.

d. Apabila dianggap perlu MR dapat melakukanperubahan terhadap deskripsi dariketidaksesuaian sebelum dibuat salinannya,baik perubahan redaksional, perubahanterhadap kategori, pembatalan karena alasankurang/tidak didukung oleh bukti obyektif,atau perubahan jumlah karena telah digabungdalam ketidaksesuaian yang dikategorikanmajor.

e. Selama belum terdapat kesepakatan terhadaphasil audit dan tindakan koreksi / pencegahandari bidang terkait, maka Auditor masihbertanggung jawab terhadap status pelaporan.Dan laporan yang telah dianggap memadaiakan diserahkan kepada MR untuk dikaji dandibuatkan salinan untuk didistribusikan.

f. Apabila bidang yang diaudit tersebut telahmelaksakan tindakan koreksi dan pencegahansebelum tanggal yang telah disepakati, makabidang tersebut akan memberitahukan MRuntuk dilakukan verifikasi. Apabila MR tidakmendapatkan informasi dari bagian tersebuttentang status tindakan koreksi dan

11

pencegahan, maka MR akan melakukanverifikasi pada waktu yang disepakati.

g. Dan apabila tindakan koreksi dan pencegahanbelum dilakukan pada waktu yang disepakati,maka Pimpinan Jurusan atau KoordinatorKegiatan yang diaudit sebagai penanggungjawab sistem di bagiannya harus membuatalasan secara tertulis mengapa tindakantersebut belum dilakukan dan menentukanwaktu perbaikan. Apabila pada saat verifikasiselanjutnya (waktu yang disepakati) belum jugamelakukan tindakan koreksi dan pencegahantersebut, maka MR membuat Ketidaksesuaianuntuk kasus yang sama.

h. Apabila dianggap perlu, MR dapatmengusulkan tindakan atau perubahanterhadap tindakan koreksi atau pencegahanyang diusulkan oleh Pimpinan Jurusan atauKoordinator Kegiatan yang bersangkutan,dengan beberapa pertimbangan untukmendukung penerapan sistem mutu.

i. Laporan audit ini akan dijadikan dasar salahsatu kajian dalam Rapat Tinjauan Manajemen.

j. Jika ada saran atau permintaan koreksi dariauditor eksternal, maka laporan temuan dantanggapannya mengikuti langkah-langkahseperti pada audit internal.

12

VI. Bagan Alir Audit Internal

VII.VIII.IX.X.XI.XII.XIII.XIV.XV.XVI.XVII.XVIII.XIX.XX.XXI.XXII.XXIII.XXIV.XXV.

Unit Jaminan Mutu Koordinator Kegiatan yang terkait Pimpinan Jurusan/MR Auditor

Menentukan auditor danjadwal audit internalserta mengkonfirmasikesediaan auditor

Bersama pimpinan jurusan,menjadi auditee saat auditinternal terkait penjaminanmutu

Bersama pimpinan jurusan,melakukan tindakan perbaikandan pencegahan atas temuantim auditor internal

Bersama pimpinan jurusan,menerima dan mengklarifikasitemuan ketidaksesuaian danmengajukan rencana tindakanperbaikan

Melapor kepada MR

Mengaudit dan melaporkan sertamenandatangani Borang LaporanKetidaksesuaian sertamengkonfirmasi dengan pihakauditee

Tidak Mengkonfirmasijadwal auditinternal

Ya

Menjadi auditee saat auditinternal terkait kegiatanakademik dan penunjangnya

Menerima dan mengklarifikasitemuan ketidaksesuaian danmengajukan rencana tindakanperbaikan

MR menandatangani Borang LaporanKetidaksesuaian dan apabila perlumelakukan perbaikan/penyesuaianbaik redaksional maupun materidalam borang

Melakukan tindakan perbaikandan pencegahan atas temuantim auditor internal

Verifikasi tindakanperbaikan danpencegahan

Sesuai

Tidak sesuai

Menyusun jadwal auditinternal

13

VII. Referensi1. Manual Mutu Jurusan Teknik Sipil

(UN10/F07/11/HK.01.02.b)

2. Standar Mutu Universitas Brawijaya (UN10/HK.01.02)

3. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem ManajemenMutu (SMM) – Persyaratan ISO 9001:2008, BadanStandardisasi Nasional

4. Manual Prosedur Pengendalian Dokumen danRekaman Jurusan Teknik Sipil(UN10/F07/11/HK.01.02.a/01)

5. Manual Prosedur Tindakan Korektif dan PencegahanJurusan Teknik Sipil (UN10/F07/11/HK.01.02.a/02)

6. Manual Prosedur Pengendalian Produk Tidak SesuaiJurusan Teknik Sipil (UN10/F07/11/HK.01.02.a/03)

VII. Tim Unit Jaminan Mutu

Tim Penyusun

1. Ir. Sugeng P. Budio, MS2. Ir. Siti Nurlina, MT3. Ir. Suroso, Dipl.HE.,M.Eng.4. Yatnanta Padma Devia, ST, MT5. Ir.Wisnumurti, MT6. Hendi Bowoputro, ST, MT7. Hermin8. Ketua Himpunan Mahasiswa Sipil

14

Tim Revisi

1. Ir. Sugeng P. Budio, MS2. Ir. Siti Nurlina, MT3. Dr. Eng. Yatnanta Padma Devia, ST, MT4. Christin Remayanti Nainggolan, ST, MT5. Dr. Eng. Eva Arifi, ST, MT6. Dr. Eng. Ming Narto Wijaya, ST, MT, MSc7. Rahayu Kusumaningrum, ST, MT, MSc

15

Lampiran 1. Borang Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian (Corrective Action Requirement – CAR)(UN10/F07/11/99/HK01.02.e/001)

Audit ke : Auditor : Tanda tangan Ketua Auditor :

Tanggal : Auditee : Tanda tangan Auditee :

No. NoTemuan

TanggalTemuan

KategoriTemuan

StatusTemuan Auditor Teraudit

Bidangyang

diaudit

UraianKetidaksesuaian

TindakanPerbaikan

TargetWaktuSelesai

Verifikasi

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)

(1) No (2) Nomer temuan (3) Tanggal temuan (4) Kategori temuan: KTS,Observasi

(5) Status: New, open, closed (6) Nama Auditor (7) Personil /unit kerja yang diaudit (8) Bidang yang diaudit(9) Deskripsi temuan

ketidaksesuaian(10) Tindakan perbaikan yang

dilakukan(11) Tanggal waktu penyelesaian (12) Status Akhir: open, closed

16

Lampiran 2. Borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi(UN10/F07/11/99/HK01.02.e/001)

Borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi JurusanTeknik Sipil FT UB

Kategori Temuan:

Tanggal Temuan:

No. Temuan : Auditor :

Uraian temuan: Akar penyebab:

Rencana tindakan koreksi atastemuan :

Rencana tindakanperbaikan atas akarpenyebab :

Jadwal penyelesaian tindakankoreksi :

Penanggung jawab tindakankoreksi :

Dipersiapkan oleh: Tanggal:

Catatan : Tanda Tangan Auditee :

NIP.

(Lembar ini diperuntukkan untuk satu temuan dan dapatdiperbanyak sesuai banyaknya temuan)

17

Lampiran 3. Borang Laporan Perbaikan atas Permintaan Tindakan Koreksi (UN10/F07/11/99/HK01.02.e/001)

Audit ke : Auditor :Tanda tangan Ketua Auditor:

Tanggal : Auditee : Tanda tangan Auditee:

No Kategori Status Uraian Temuan Tindakan Perbaikan Tanggal Perbaikan Dokumen

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)