TUGAS TUGAS TUGAS TUGAS PROPOSALPROPOSALPROPOSALPROPOSAL

PT BLESINDO INDONESIAPT BLESINDO INDONESIAPT BLESINDO INDONESIAPT BLESINDO INDONESIA

PENGELOLAAN PROYEK SISTEM INFORMASIPENGELOLAAN PROYEK SISTEM INFORMASIPENGELOLAAN PROYEK SISTEM INFORMASIPENGELOLAAN PROYEK SISTEM INFORMASI

DOSEN : DOSEN : DOSEN : DOSEN : Henny MedyawatiHenny MedyawatiHenny MedyawatiHenny Medyawati

4KA174KA174KA174KA17

17108364 17108364 17108364 17108364 ERWANSYAHERWANSYAHERWANSYAHERWANSYAH

17108360171083601710836017108360 ERICK SALVIANDO PUTRAERICK SALVIANDO PUTRAERICK SALVIANDO PUTRAERICK SALVIANDO PUTRA

17108330 17108330 17108330 17108330 JEFRIJEFRIJEFRIJEFRI

17108304 17108304 17108304 17108304 TRY ADRIANSYAHTRY ADRIANSYAHTRY ADRIANSYAHTRY ADRIANSYAH

17108384 17108384 17108384 17108384 MAESARAH RIZKIMAESARAH RIZKIMAESARAH RIZKIMAESARAH RIZKI

UNIVERSITAS GUNADARMAUNIVERSITAS GUNADARMAUNIVERSITAS GUNADARMAUNIVERSITAS GUNADARMA

2009200920092009

2

I. Latar Belakang PT BLESINDO INDONESIA

PT BLESINDO INDONESIA merupakan perusahaan yang bergerak dibidang suplayer kebutuhan alat – alat medis, perusahaan ini sudah mempunyai pekerja yang lumayan banyak dan sedang mengembangkan system yang lebih baik namun dalam lingkungan pekerjaan banyak sekali permasalahaan yang timbul karena kurangnya media dalam komunikasi antar pegawai dan minimnya alat-alat penunjang kerja, didalam lingkungan perusahaan sendiri kegiatan pencatatan dan administrasi masih menggunakan cara manual. Ditambah lagi minimnya komputer yang sangat terbatas.

Karena permasalahan diatas kami kemudian membuat sebuah gagasan untuk mengembangkan sebuah sistem informasi pengembangan dan peningkatan sarana dan prasarana kerja. Dengan dikembangkannya sistem inforasi ini diharapkan dapat mengatasi permasalahan yang ada dan kedepan dapat meningkatkan fungsi kinerja pegawai sebagai salah satu keberhasilan dalam perusahaan.

II. Ruang Lingkup Sistem Informasi

Sistem informasi ini mempunyai ruang lingkup yang harus dikembangkan sebagai berikut :

1. Meneliti prosedur - prosedur, kegiatan dan laporan yang berhubungan dengan aktifitas pengendalian penjualan dan pemasaran.

2. Menganalisis operasi,kegiatan dan laporan yang berhubungan dengan penjualan dan pemasaran.

3. Mendesain sistem informasi yang dapat mendukung semua operasi, aktifitas pengendalian penjualan dan perencanaan.

4. Mengintegrasikan sistem informasi dengan sistem informasi yang lain. 5. Membuat program komputer untuk proyek sistem informasi ini. 6. Menerapkan dan mengetes sistem sampai dapat dioperasikan.

III. Sasaran Proyek Sistem Informasi

Sasaran sistem informasi pengembangan dan peningkatan kinerja karyawan yang akan dikembangkan adalah untuk mengatasi permasalahan yang timbul secara rinci sasaran yang akan dicapai adalah sebagai berikut :

1. Dapat memberikan pelayanan order kepada langganan dengan lebih baik. 2. Meningkatkan pangsa pasar selama setahun. 3. Menyediakan laporan – laporan penjualan tepat pada waktunya.

3

IV. Permasalahan – permasalahan

Meskipun beberapa masalah yang telah kami sebutkan tetapi tidak terlepas juga dari beberapa permasalahan yang terjadi di di lapangan, permasalahan yang terjadi adalah sebagai berikut :

1. Kurangnya komputer sebagai sarana utama dalam komunikasi. 2. Sumber daya manusi yang memungkinkan untuk mengoperasikan komputer. 3. Banyak piutang tidak tertagih 4. Pengendalian manajemen kurang efektif.

V. Kebutuhan – kebutuhan Informasi Pemakai Sistem

Kebutuhan informasi minimum yang harus dihasilkan oleh sistem ini adalah sebagai berikut :

1. Query bagi manajer kredit yang menghasilkan informasi tentang status kredit langganan tertentu. Informasi ini berguna untuk pengambilan keputusan kredit bagi langganan diterima atau ditolak.

2. Laporan – Laporan resmi yang berupa : a) Laporan order langganan.

Laporan ini berguna bagi manajer untuk mengevaluasi banyaknya order yang dilakukan

b) Laporan Back order Laporan ini berguna untuk manager mengevaluasi order langganan yang tidak dapat dipenuhi oleh perusahaan.

c) Laporan penjualan berdasarkan langganan. Laporan ini berguna bagi manager untuk mengevaluasi tingkat kenaikan dan penurunan order yang dilakukan oleh masing – masing langgganan. Dari laporan ini manajer dapat menganalis mengapa order yang dilakukan langganan menurun, sehingga dapat dilakukan perbaikan – perbaikan untuk lebih meningkatkannya.

d) Laporan penjualan harian Laporan ini berguna bagi manajer untuk mengawasi tingkat kenaikan dan penurunan penjualan di suatu daerah. Dari laporan ini, manajer dapat memberikan perhatiannya pada daerah – daerah potensial yang tingkat penjualannya menurun serta dapat merencanakan penjualan untuk tahun – tahun mendatang.

4

e) Laporan penjualan harian Laporan ini berguna bagi manajer untuk pengendalian penjualan tiap harinya.

f) Laporan penjualan berdasarkan barang Laporan ini berguna bagi manajer untuk mengevaluasi barang – barang mana saja yang paling diminati oleh konsumen dan barang- barang mana yang kurang diminati dan selanjutnya dapat dianalis mengapa terjadi demikian.

VI. Kegiatan Pengembangan Yang Akan Dilakukan

Sesuai dengan ruang lingkup dari proyek sistem informasi yang dijabarkan dan telah disetujui bersama maka kegiatan - kegiatan yang akan dilakukan adalah sebagai berikut :

1. Menganalisis sistem. 2. Mendesain sistem, termasuk desain perangkat lunak aplikasi dan perangkat

keras. 3. Menerapkan sistem.

VII. Metode pengembangan sistem yang diusulkan

Metode yang digunakan dalam pengembangan sistem adalah dengan menggunakan sistem komputerisasi, metode ini dipilih karena nantinya akan menjadikan hasil dari sistem informasi ini akan lebih optimal dan juga akan lebih up to date dengan perkembangan teknologi sekarang. Dan lagi pengoperasiannya pun sangat mudah.

VIII. Metodologi pengembangan yang akan di gunakan

Sistem informasi ini akan dikembangkan dengan menggunakan metodologi pengembangan sistem yang sudah terbukti keunggulannya, yaitu Analisis Dan Desain Terstruktur ( Stuctured analisys and design ). Metode ini menggunakan alat-alat terstruktur sebagai berikut :

1. Processor ( intel core 2 duo ) 2. Maherboard ( asus ) 3. Hardisk ( sata ) 4. Modem ( prolink )

5

IX. Kendala-kendala Proyek Sistem Informasi

Kendala yang dihadapi selain dari faktor luar tapi juga datang dari SDM sendiri dan perusahaan. Kendala ini meliputi :

a. Penggunaan/ketersediaan dana. Ketersediaan dana yang sangat minim untuk pengembangan sistem yang tidak boleh melebihi Rp. 10.000.000,-

b. Waktu. Semua proyek-proyek pengembangan komputer yang direncanakan harus telah selesai dan siap dioperasikan dengan baik paling lama awal tahun 2009 dengan waktu pengembangannya paling lama tahun 1 tahun sejak usulan ini telah disetujui dan mempunyai umur ekonomi paling sedikit 3 tahun dan paling lama 6 tahun.

X. Biaya pengembangan program sistem informasi

Besarnya biaya yang dibutuhkan adalah sebagai berikut :

1. Biaya Pengadaan. No Transaksi Biaya 1 Pembelian perangkat keras Rp. 1.000.000 2 Biaya perawatan Rp. 500.000

Total Rp. 1.500.000

2. Biaya Proyek. a. Konsultan

No Transaksi Biaya 1 Analis Rp. 1.000.000 2 Programer Rp. 2.000.000 3 Akomodasi Rp. 2.000.000

Total Rp. 5.000.000

b. Tahap Desain No Transaksi Biaya 1 Pengumpulan data Rp. 1.000.000 2 Rapat koordinasi Rp. 500.000 3 Staff Rp. 1.500.000 4 Pembelian kertas/ATK Rp 500.000

Total Rp. 3.500.000

6

c. Tahap Penerapan System No Transaksi Biaya 1 Pembuatan metode on-line Rp. 300.000 2 Konversi data Rp. 200.000 3 Manajemen & staff Rp. 200.000

Total Rp. 700.000

3. Biaya Operasi dan Perawatan Sistem. No Transaksi Biaya 1 Overhead(listrik,dll) Rp. 1.300.000 2 Perawatan Inventaris kantor Rp. 1.000.000 3 Perawatan Lab Rp. 500.000

Total Rp. 2.800.000

XI. Manfaat Pengembangan Sistem Informasi

Besarnya manfaat yang akan dihasilkan oleh sistem adalah sebagai berikut :

a. Keuntungan Berwujud. 1 Pengurangan biaya operasi Rp. 500.000 2 Pengurangan kesalahan – kesalahan proses Rp. 500.000 3 Peningkatan penjualan Rp. 5.000.000 4 Pengurangan biaya perkreditan tak tertagih Rp. 3.000.000

Total Rp. 9.000.000

b. Keuntungan Tak Berwujud : 1 Penigkatan pelayanan Rp. 2.500.000 2 Peningkatan kepuasan pemakai Rp. 500.000 3 Peningkatan keputusan management Rp. 2.500.000

Total Rp. 5.500.000

XII. Penilaian Kelayakan Sistem Informasi A. Kelayakan Teknik. Item penilain Keterangan Ketersediaan teknologi di pasaran Mudah/ada Kemudahan pengoprasian Mudah

B. Kelayakan Operasi. Item penilain Keterangan Kemampuan personil Mampu Kemampuan sistem menghasilkan informasi Baik Efisiensi sistem Baik Kemampuan pengendalian sistem Baik

7

C. Kelayakan Jadual.

Item penilaian Kendala Alternatip

Waktu pengembangan sistem 10 Minggu 9 Minggu

Probabilitas selesai - 95%

D. Kelayakan Hukum.

Pengembangan sistem informasi ini tidak melanggar kaidah-kaidah hukum yang ada,baik yang di tetapkan oleh pemerintah maupun peraturan internal lembaga PPKB.

XIII. Kebutuhan Perangkat Keras

Karena Lab yang akan dikembangkan tidak terlalu luas, dan juga sudah tersedianya komputer untuk proses pengolahan data.

XIV. Jadwal pelaksanaan

Karena waktu untuk masing-masing kegiatan mempunyai unsur probabilitas maka , waktu yang akan kami gunakan menggunakan tiga acuan: (ai) Waktu optimis, (bi) Waktu tengah, (ci) Waktu pesimis.

Kode Kegiatan

Nama kegiatan Ai Mi Bi

An1 Analisis system 10 8 6

Ds1 Desain system 6 4 2

Pb1 Pengadaan Barang 6 4 2

Pp1 Pembuatan program 1 1 1

PP2 Pemasangan &pengetesa program 10 8 6

Pf1 Pengoprasian program 3 2 1

XVII. Jadwal Pelaksanaan

Karena waktu masing – masing kegiatan mempunyai unsur probabilitas maka waktu yang ditaksir akan digunakan tiga macam waktu, yaitu waktu optimis (ai), waktu tengah – tengah (bi) dan waktu pesimis (ci). Waktu kegiatan untuk kedua alternative yang diusulkan adalah sebagai berikut ini :

8

Kode Kegiatan

Nama Kegiatan Alternatif I Alternatif II ai ci bi ai ci bi

A Analisa Sistem 10 8 0 14 12 10 B Desain Sistem ( umum dan rinci ) 6 4 2 10 8 6 C Pengadaan perangkat keras 6 4 2 6 4 2 D Pemasangan dan pengetesan

perangkat keras 1 1 1 6 4 2

E Pembuatan program komputer 10 8 6 14 12 10 F Mengetes program komputer 1 1 1 6 4 2 G Mengetes dan mengoperasikan

sistem 3 2 1 4 3 2

Kegiatan PERT :

Kegiatan Waktu Lama

Waktu Tengah

Waktu Cepat

Waktu Estimasi

Deviasi Standard

A 10 8 6 8 .6666667 B 6 4 2 4 .6666667 C 6 4 2 4 .6666667 D 1 1 1 1 0 E 10 8 6 8 .6666667 F 1 1 1 1 0 G 3 2 1 2 .3333334

Tabel Jalur Kritis :

Kegiatan Early Start

Latest Start

Early Finish

Letest Finish

Slack Jalur Kritis

A 0 0 8 8 0 * B 8 8 12 12 0 * C 0 15 4 19 15 D 4 19 5 20 15 E 12 12 20 20 0 * F 20 20 21 21 0 * G 21 21 23 23 0 *

Total Waktu Jalur Kritis = 23

Deviasi Standard jalur Kritis = 1.201851

2 – Hitung = 24.12946

Probabilitas Proyek selesai dalam waktu 52 adalah = 99.99436 %

9

Gantt Chart

Kegiatan 1 39 A B C D E F G

= Slack