Tugas Mata Kuliah KI092243- MODEL-MODEL PERUSAHAAN

ESSAYPEMANFAATAN PROSES BISNIS PEMBANGUNAN BUDAYA MUTU DENGAN MODEL IDEF0

Kelompok : 1. Anis Rahmawati A-5111202703 2. Totok Mulyono-5111202014 3. Moch Yasin-5111202012

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI JURUSAN SISTEM INFORMASI INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER SURABAYA 2011

ABSTRAK Tujuan- Pembuatan paper ini bertujuan untuk memahami penggunaan pemodelan proses bisnis dengan menggunakan IDEF 0. Penggunaan model adalah untuk memudahkan manusia memahami dan mengkomunikasikan, menyokong proses perbaikan, menyokong proses manajemen yang secara tidak langsung membimbing (guidelines) proses pelaksanaan. Untuk mewujudkan hal tersebut telah dikembang beberapa model dalam pembangunan budaya mutu dalam perusahaan jasa konstruksi. Model yang terbaru adalah model IDEF 0 yang pertama kali dikembangkan Fieldman tahun 1998. Ada delapan aktivitas yang digambarkan dalam model IDEF0 sehingga budaya mutu dapat diwujudkan dalam perusahaan jasa konstruksi. Metode- Penyusunan paper ini menggunakan metode review berbagai literatur berupa artikel/paper yang telah diberikan dan juga dengan eksplorasi berbagai referensi di internet yang relevan, kemudian menganalisanya sesuai dengan kondisi di tempat pekerjaan; Kata kunci: IDEF0 model, budaya mutu, perusahaan jasa konstruksi I. PENDAHULUAN Pengertian Model adalah suatu yang digambarkan pada suatu sistem untuk memudahkan mencapai tujuan. Penggunaan model adalah untuk memudahkan manusia memahami dan mengkomunikasikan, menyokong proses perbaikan, menyokong proses manajemen ang secara tidak langsung membimbing (guidelines) proses pelaksanaan (Curtis, et.al., 1992). Beberapa model telah dikembang untuk menggambarkan apa yang harus dilakukan dalam sistem manajemen diantaranya DFD (Data Flow Diagram) Model, SADT ( Analysis and Design Technique), dan IDEF0 (Intergration Defenitioan dor Functiaon Modelling) (Rita, 2003). IDEF0 Model dibuat berdasarkan pada analisis truktur dan teknik perencanaan SADT yang telah disempurnakan oleh ICAM (Intergrated Computer Aided Manufactoring) tahun 1993. IDEF0 merupakan model yang sangat berguna untuk menjelaskan proses yang berkaitan dengan lingkungan kerja (Fieldman, 1998). Dengan model IDEF 0 dapat menjelaskan hal-hal teknis yang kompleks kepada setiap orang baik orang teknik maupun orang non teknik secara keseluruhan proses. Model IDEF 0 digambarkan melalui grafik dengan kotak-kotak dan anak panah. Anak panah yang masuk dari atas ke bawah menunjukan pengawasan (kontrol), anak panah yang masuk dari kiri kotak dan anak panah di kanan kotak menunjukkan suatu hubungan input-output serta anak panah bawah adalah mekanisme yang mengimplimentasikan suatu sokongan terhadap aktivitas (Rita, 2003). Dalam model IDEF0 ada tiga elemen utama yaitu konsep, bahasa, dan pragmatik (Feildman, 1998). Konsep dasar terdiri dari tujuh langkah yang harus diikuti yaitu (1) harus secara tepat menggambarkan kawasan masalah: suatu model grafik dari sistem harus dikembangkan sehingga elemen-elemen sistem tersebut serta interaksiinteraksinya dapat didefenisikan, didokumentasikan, dibahas, dan dianalisis secara efektif; (2) model harus memiliki suatu struktur atas bawah, modular dan hirarki: model harus menggambarkan atas bawah sistem melalui pendefenisian elemenelemen sistem modular yang berintegrasi untuk membentuk suatu hirarki; (3) model

harus memisahkan fungsi dari rancangan: melalui defenisi apa yang harus dilakukan sistem harus terpisah dari bagaimana melakukan. Fungsi dasar dapat diubah dan rencana baru dapat dibuat untuk keperluan fungsi yang baru tersebut; (4) model harus mencerminkan objek atau tindakan-tindakan dan kasus yang terjadi: kaedah permodelan harus mampu menggambarkan seluruh bentuk proses dan kasus-kasus yang terjadi; (5) bentuk model harus grafik: bentuk model harus tercatat dalam grafik bukan matematik ataupun teks yang dapat berkomunikasi secara ringkas dan tepat yang mencerminkan fungsi-fungsi nyata serta proses; (6) model harus produk bagi kelompok kerja yang disiplin dan terkoordinasi serta sesuai untuk membangunkan sebuah model dan untuk mendapatkan persetujuan bersama; (7) model harus menampilkan seluruh informasi dalam teks. Bahasa ditulis dalam bentuk simbol dan kotak dan panah grafik dalam bentuk skema yang terstruktur guna menghasilkan model IDEF0. Bahasa digunakan untuk menyokong maksud para penganalisa, pembaca, pengurus dan pekerja, dan lain-lain. Pragmatik IDEF0 menyiapkan cadangan bagi pengguna IDEF 0. Dalam banyak hal, pragmatik begitu dekat dengan konsep dan bahasa dimana hal tersebut tidak dapat dipisahkan, sehingga pengguna tanpa melakukan secara pragmatik tidak akan dapat menggunakan model IDEF0. Penggambaran model IDEF0 kotak paling atas mewakili sistem keseluruhan, dan setiap kotak pada bagian atas skema dibagi menjadi model-model sub-ordinat pada bagian berikutnya. Bagian-bagian tersebut dibuat berurutan sebagaimana ditunjukkan pada gambar 1.

Gambar 1: Struktur model IDEF0 atas bawah (Fieldmann, 1998) Elemen daripada gambar IDEF0 merupakan suatu kotak (untuk aktivitas kotak syntax) dan arah anak panah yang didefenisikan. Elemen-elemen ini digunakan untuk membuat gambar-gambar, dan gambar-gambar tersebut disusun untuk pembentukan model IDEF0, elemen-elemen daripada aktiviti kotak syntax seperti ditunjukkan pada gambar 2.

Gambar 2: Aktivitas kotak syntax (Fieldmann, 1998)

II.

BUDAYA MUTU PADA PERUSAHAAN JASA KONSTRUKSI

a. Dalam perusahaan jasa konstruksi perlu dibangun budaya mutu agar perusahaan tersebut dapat survive dalam era globalisasi ini. Yang dimaksud dengan budaya adalah tamadun, peradaban, cara berkelakuan (berpikir) dan akal budi (Anon., 1989). Sementara menurut Malinowski (1983) budaya adalah peralatan, adat dari kelompok sosial, buah pikiran manusia dan kepercayaan atau dengan kata lain suatu cara hidup dimana manusia berada dalam keadaan yang lebih baik untuk mengatasi masalah nyata dan tertentu yang dihadapinya semasa beradaptasi dengan lingkungan guna memenuhi kebutuhannya. Menurut Kunda (1992), Van Maanen dan Kunda (1989), budaya adalah mekanisme sosial yang menuntun atau dapat dijadikan dasar untuk menggerakan anggota-anggotanya supaya memahami, berfikir dan merasakan berada jalan yang betul dan benar. Jadi budaya merupakan suatu pola dan mekanisme sosial yang dijalankan oleh suatu organisasi untuk mengurus anggotanya dan dapat dijadikan dasar yang tegas untuk menggerakan anggotanya dalam melaksanakan pekerjaannya dengan baik (Rita, 2003). Mutu adalah penggerak dari manajemen berkualitas

(Deming, 1986). Menurut Duran (1988) banyak defenisi dan maksud dari mutu, setiap orang mengartikan secara berlainan seperti kesesuaian dengan syarat/tuntutan, kesesuaian untuk pemakaian, perbaikan/penyempurnaan lanjutan, bebas dari kerusakan/kecacatan, melakukan segala seutu secara betul dari awal, sesuatu yang

biasa untuk menyenangkan hati pelanggan. Oleh sebab itu mutu mempunyai banyak dimensi yang menggambarkan kebutuhan dan menyenangkan hati pelanggan. b. Menurut Granross dalam Rita (2003) ada tiga pokok utama dalam mutu yaitu berkaitan dengan hasil, kesan, dan kreteria. Ketiga utama ini dikembangkan menjadi enam yaitu (i) profesional dan ahli; (iii) sikap dan prilaku; (iii) akses dan fleksibel; (iv) dapat dipercayai dan amanah; (v) solusi yang tepat; dan (vi) reputasi. c. Untuk pencapaian mutu yang baik, diperlukan kesadaran diri dari perusahaan untuk menjadikan mutu sebagai budaya dalam satu organisasi untuk setiap proses yang melibatkan seluruh anggotanya. Menurut Saraph dan Sabestian (1993), untuk menciptakan budaya mutu seluruh team dari perusahaan mempelajari mutu bersamasama yang berkaitan dengan nilai-nilai sebagai pengembangan organisasi supaya mampu untuk terus hidup diluar lingkungannya dan juga untuk mengurus dirinya sendiri. Menurut Soewarso (1999), budaya mutu adalah pola, nilai-nilai,keyakinan dan harapan anggota organisasi kepada pekerjaannya untuk menghasilkan produk dan perkhidmatan yang berkualitas. Sedangkan Goetch dan Davis (1994) menyatakan bahwa budaya ditunjukkan dalam kriteria-kriteria: prilaku sesuai semboyan, para pekerja dilibatkan dan dimotivasi, pekerjaan dilakukan dalam team, pemimpin dilibatkan, tanggung jawab kualitas secara bersama, sumber daya yang mencukupi, pemimpin memberi contoh dan panduan, pendidikan dan latihan disediakan serta penghargaan diberikan. d. Menurut Carlo, et.al. (2006) ada delapan faktor yang mempengaruhi budaya mutu dalam perusahaan jasa konstruksi di Indonesia. Kedelapan faktor tersebut terdiri dari struktur organisasi, kumunikasi, motivasi, kepemimpinan, kelompok kerja, sistem penghargaan, pendidikan dan latihan, dan pemberian kuasa. Kedelapan faktor tersebut digambarkan secara skematik oleh Rita (2003) seperti ditunjukan dalam gambar 3.

Gambar 3: Faktor-faktor yang mempengaruhi budaya mutu (Rita, 2003)

III.

MODEL IDEF0 PADA PEMBANGUNAN BUDAYA MUTU Model IDEF0 adalah model yang terbaru untuk menjelaskan dan mengkomunikasikan sesuatu dalam sesuatu proses. Selanjutnya Rita (2003) telah merancang model IDEF0 dalam membangun budaya mutu. Ada delapan faktor yang mempengaruhi budaya mutu dalam perusahaan jasa konsruksi. Kedelapan faktor tersebut dimasukan kedalam model IDEF0 dengan hasil sebagaimana ditunjukan dalam gambar 4. Dari gambar 4 dapat dijelaskan bahwa setiap faktor mempunyai aktivitas yang mempengaruhinya. Aktivitas organisasi (A1) akan menentukan proses pelaksanaan struktur organisasi dalam perusahaan untuk melaksanakan budaya mutu dengan input pendidikan dan latihan. Pelaksanaan proses dalam struktur organisasi diatur melalui peraturan dan undang-undang perusahaan, bagan organisasi, penilaian informasi wawancara dan hasil ujian.

Gambar 4: Pembangunan budaya kualiti dengan model IDEF0 (Rita, 2003) Aktivitas komunikasi (A2) dibutuhkan untuk melaksanakan komunikasi dalam perusahaan guna melaksanakan budaya mutu dengan input struktur orgasisasi, kepemimpinan, kelompok kerja, dan pendidikan dan latihan. Aktivitas ini diatur dan dikelola dengan pelaksanaan tugas, hasil laporan, interaksi, dan pola komunikasi. Pelasanaan kumikasi dilakukan dua arah, rapat, arahan kerja, dokumen tertulis, pemasangan pengumuman, iklan dan lain sebagainya.

Aktivitas motivasi (A3) menentukan pelaksanaan proses dalam perusahaan dalam melaksanakan budaya mutu. Input dari aktivitas ini berupa kumonikasi, kepemimpinan, sistem penghargaan, pemberian kuasa. Dalam prosesnya motivasi diatur dan dikelola oleh tanggung jawab, tingkah laku dan prestasi. Sedangkan pelaksanaan motivasi itu sendiri dilakukan dengan melibatkan pekerja secara individu, pemimpin, dan alat-alat motivasi seperti memberi kemudahan, memberi kuasa (promosi), mengetahui kebutuhan pekerja, penetapan tujuan, insentif, kunjungan lapangan, dan menjelaskan tujuan organisasi.

Aktvitas kepemimpinan (A4), akan menentukan proses pelaksanaan kepemimpinan dalam perusahaan untuk melaksanakan budaya mutu dengan input struktur organisasi dan pemberian kuasa. Dalam pelaksanaanya kepemimpinan diatur oleh pelaksanaan kuasa yang dilakukan, pencapaian yang mudah diperoleh, peraturan

dan undang-undang organisasi, aturan pemilihan kepemiminan. Pelaksanaan kepemimpinan dilakukan dengan memberi petunjuk, memberi peluang, memberi tugas dan kepercayaan (wewenang), pemilihan personal untuk pemberian kuasa (promosi) administrasi oleh pengurus (manajer).

Aktivitas kelompok kerja (A5) akan menentukan proses pelaksanaan kelompok kerja dalam perusahaan untuk mewujudkan budaya mutua dengan input struktur organisasi dan kepemimpinan. Dalam pelaksanaannya prose kelompok kerja diatur dan dikelola dengan sistem dan mekanisme kelompok kerja, jenis kelompok, struktur organisasi kelompok, norma dan aturan kelompok, dan tanggung jawab setiap anggota kelompok. Untuk pelaksanaan kelompok kerja dibentuk jabatan dan fungsi serta tanggung jawab dari setiap mekanisme dan proses.

Aktivitas penghargaan (A6) akan menentukan proses pelaksanaan sistem penghargaan dalam perusahaan guna melaksanakan budaya mutu. Pelaksaaannya proses penghargaan dikelola dan diatur ole peraturan dan undang-undang perusahaan, prestasi dan sertifikasi yang diperoleh. Untuk pelaksanaan penghargaan dilakukan dengan melibatkan penilai, pengurus dan administrasi dengan melakukan ujian keahlian, tingkat keahlian dan latihan tingkat pendidikan, penilaian hasil kerja, pencapai kerja dan mekanisme yang dilalui dalam pekerjaan tersebut.

Akivitas pendidikan dan latihan (A7) akan menentukan proses pelaksanaan pendidikan dan latihan dalam melaksanakan budaya mutu di perusahaan dengan input kepemimpinan dan kelompok kerja. Dalam pelaksanaanya proses pendidikan dan latihan diatur dan dikelola dengan ijazah dan sertifikat melalui hasil ujian dalam pendidikan dan latihan, tugas-tugas dan penerapannya. Sedangkan pelaksanaannya pendidikan dan latihahn tersebut dilakukan oleh guru atau instruktur, pengurus, sumber-sumber pendidikan dan latihan dengan mekanisme yang terstruktur.

Aktvitas pemberian kuasa (A8) merupakan faktor terakhir yang menentukan dalam mewujudkan budaya mutu pada perusahaan. Adapun inputnya berupa struktur organisasi dan sistem penghargaan. Dalam pelaksanaan proses pemberian kuasa diatur dan diawasi oleh perencanaan dan perturan dalam pemberian kuasa dan

kebijakan. Untuk pelaksanaan pemberian kuasa dengan bantuan emosi, memberi kepercayaan, pemberian jabatan oleh pemimpin dan pengurus melalui mekanisme yang jelas.

IV.

KESIMPULAN Budaya mutu adalah prilaku, nilai-nilai dan norma-norma serta sistem yang dipahami bersama dalam suatu perusahaan dalam melaksanakan pekerjaan untuk menghasilkan pekerjaa yang berkualitas. Hal ini dibangun melalui pengurus dengan delapan faktor yaitu dimulai dengan struktur organisasi, kumunikasi, motivasi, kepemimpinan, kelompok kerja, sistem penghargaan, pendidikan dan latihan, dan pemberian kuasa. Kedelapan faktor ini mempunyai kaitan dan mempengaruhi pembangunan budaya mutu. Melalui pelaksanaan yang baik dan sesuai dengan aturan yang berlaku pada perusahaan akan menghasilkan budaya mutu sesuai dengan visi, misi, dan tujuan organisasi. Untuk memudahkan pemahaman dan mengkomunikasikan kedelapan faktor budaya mutu dalam perusahaan jasa konstruksi dapat dilakukan dengan model IDEF0. dengan model IDEF0 faktor-faktor apa saja yang saling mempengaruhi dapat diditeksi dengan mudah.

V.

DAFTAR PUSTAKA 1. Fieldman, C.G. 1998. The Practical Guide to Business Process Reengineering Usin IDEF0. New York: Dorset House Publishing. 2. Carlo, N., Rita, E., Mohammed,A.H., dan Majid, M.Z.Abd. 2006. Budaya Kualitas (mutu) dalam Perusahaan Jasa Konstruksi. Makalah pada ICCI 2006 pada tanggal 2124 Juni 2006. 3. Goetsch,D.L. and Davis,S.B. 1994. Introduction to Total Quality, Quality Prodctivity, Competitiveness. Englewood: Prentice Hill International Inc. 121-138. 4. Juran, J. M., and Gyrna,F.M.Jr. 1993. Quality Planning and Analisys. New York: McGraw-Hill. 5. Saraph and Sabastian. 1993. Development Quality Culture. In Berry,G. Leadership and the Development of Quality Culture in School. International Journal of Education of Management. 11-2. 52-64.