PT. KAI Commuter Jabodetabek

KERANGKA ACUAN KERJA

PEKERJAAN : PENGADAAN JASA KONSULTANSI MANAJEMEN SDM UNTUK PENERIMAAN PEGAWAI DI PT. KAI COMMUTER JABODETABEK

TAHUN ANGGARAN : 2010

JENIS KEGIATAN : SDM

L O K A S I : JAKARTA

NOMOR KAK : 318 / LL / KCJ / IV / 2010

Tgl 14 April 2010

PT. KAI Commuter Jabodetabek

Jail Railway Center Building Lt. 3

Jl. Ir. H. Juanda IB no 8-10, Jakarta Pusat

TOR Rekruitment | Page 2 of 5

TERM OF REFERENCE ( T O R ) /

KERANGKA ACUAN KERJA

PENGADAAN JASA KONSULTANSI MANAJEMEN SDM UNTUK PENERIMAAN

PEGAWAI DI PT. KAI COMMUTER JABODETABEK (PT.KCJ)

A. LATAR BELAKANG Bahwa dengan bertambahnya beban tugas perusahaan berupa pengelolaan dan peningkatan pelayanan di 57 stasiun, keberadaan pegawai yang saat ini tersedia, jelas jauh dari memadai. Sehubungan dengan itu maka untuk memenuhi kekurangan pegawai di lingkungan PT KCJ dipandang perlu untuk melakukan penambahan pegawai baru dengan jumlah dan kualifikasi yang memadai. Penambahan pegawai baru sebagaimana dimaksud di atas akan terselenggara dengan baik apabila proses penerimaan pegawai yang terdiri dari beberapa tahap seleksi dilakukan oleh Penyedia Jasa yang independen dan profesional. Diharapkan agar penyelenggaraan seleksi seperti tersebut di atas dapat menjadi salah satu bagian dari proses good corporate governance ( GCG ) di KCJ, dan mendapatkan hasil yang maksimal berupa calon pegawai sesuai dengan apa yang diinginkan dan berkualitas.

B. MAKSUD DAN TUJUAN

Menyelenggarakan proses penerimaan pegawai melalui beberapa tahapan seleksi terhadap pelamar yang dianggap memenuhi syarat administratif dengan tujuan agar diperoleh calon pegawai yang berkualitas tinggi.

C. RUANG LINGKUP

1. Penambahan pegawai baru dengan Posisi sbb: a. Staf b. Jr. Supervisor c. Supervisor d. Sr. Supervisor e. Assisten Manager f. Junior Manager g. Manager h. General Manager

2. Kebutuhan Tahap awal sebanyak 100 orang dari level posisi tersebut di atas

3. Tahapan seleksi terdiri dari :

a. Pertama : seleksi administrasi, berupa seleksi seluruh dokumen berkas pelamar (surat lamaran dll) yang mana persyaratannya ditetapkan oleh PT KCJ;

b. Kedua : Test potensi akademik termasuk psikotest, c. Ketiga : Wawancara oleh Konsultan, d. Keempat : Test Kesehatan, meliputi : fisik, urine, darah, jantung, rontgen, narkoba

(psikotropika) e. Kelima : Wawancara oleh KCJ

TOR Rekruitment | Page 3 of 5

4. Pelamar yang dapat disaring maksimal 5 kali dari jumlah kebutuhan;

5. Seleksi menggunakan system gugur, artinya setiap tahapan seleksi dilaporkan dalam bentuk laporan tertulis mengenai yang lulus dan tidak lulus.

6. Waktu dan jumlah seleksi pelamar: a. Total waktu seleksi dari tahap pertama s/d keempat maksimal 30 hari kalender; b. Kebutuhan awal dimulai bulan April 2010 sekurang-kurangnya 100 orang dari seluruh

posisi; 7. Tempat Penyelenggaraan: ditetapkan oleh Penyedia jasa yang ditunjuk melaksanakan

seleksi tahap 1 s/d 4 dan untuk wawancara akhir di kantor KCJ juanda

D. KUALIFIKASI PENYEDIA JASA KONSULTANSI 1. Berbadan hukum Indonesia (administrasi lengkap dan masih berlaku) sesuai dengan

ketentuan RKS (Rencana Kerja dan Syarat)/Dokumen Lelang 2. Menyiapkan 1 (satu) orang Team leader dengan Kualifikasi sekurang-kurangnya S1

mempunyai pengalaman sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun pada beberapa perusahaan besar ternama dibidang seleksi dan rekrutment pegawai.

3. Menyiapkan 2 (dua) orang tenaga ahli dalam hal psikotest. 4. Team Leader dan Tenaga ahli mempunyai Kualifikasi sekurang-kurangnya S1 harus

berkedudukan/mempunyai kantor operasional untuk kegiatan ini di Jabodetabek. 5. Tidak ada benturan kepentingan (bersedia menandatangani Pakta Integritas)

E. TAHAPAN PENGADAAN

Mengingat jenis pekerjaan tersebut di atas dapat dilakukan oleh beberapa lembaga penyelenggara di Jakarta, maka untuk pemilihan penyedia jasa/ lembaga penyelenggara, Panitia Pelelangan PT.KCJ akan menggunakan metode Pelelangan. Jadwal proses pengadaan adalah sesuai dengan ditentukan pada RKS/Dokumen lelang.

Panitia Pengadaan mempunyai hak penuh untuk menentukan peserta Penyedia Jasa/ lembaga penyelenggara rekrut yang akan mengikuti pengadaan ini.

Pengajuan Penawaran Teknik yang dilampirkan untuk keperluan evaluasi pelelangan, sekurang-kurangnya memuat sebagai berikut :

1. Melampirkan fotocopy kontrak sejenis sebagai dasar menilai pengalaman perusahaan

2. Memberikan tanggapan atas maksud dan tujuan serta ruang lingkup pekerjaan pada KAK ini.

3. Menyampaikan rencana kerja yang akan dilakukan dan metodologi Pelaksanaannya.

4. Menentukan Jadwal pelaksanaan jasa konsultan rekrutment pegawai.

5. Melampirkan bentuk dan contoh laporan-laporan Konsultan.

6. Melakukan presentasi teknis sesuai dengan jadwal yang akan dikeluarkan oleh KCJ

F. MASA PELAKSANAAN:

Masa pelaksanaan pekerjaan ini adalah seluruh proses penerimaan pegawai KCJ sampai dengan 31 Desember 2010

TOR Rekruitment | Page 4 of 5

G. CARA PENAWARAN

Penyedia Jasa mempelajari seluruh ketentuan dan menyiapkan dokumen penawaran.

Pengumuman dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh seluruh peserta yang memenuhi persyaratan.

Penyedia Jasa dianjurkan hadir pada saat Aanwijzing dan Pembukaan Penawaran.

Panitia Pengadaan melakukan pembukaan dokumen penawaran yang ditentukan dalam RKS dengan disaksikan oleh peserta yang hadir.

H. HARGA PENAWARAN

Peseta pengadaan menyiapkan sampul dokumen penawaran harga yang terpisah dengan sampul teknis.

Harga Penawaran adalah Harga Satuan setiap posisi yang diuraikan pada butir C.1.

I. KEWAJIBAN KONSULTAN 1. Sebelum melakukan pekerjaan jasa konsultan rekrutmen pegawai, Konsultan harus

mempelajari informasi yang terkait dengan tujuan penugasan ini. 2. Menyusun Rencana Kerja pelaksanaan dan harus disampaikan kepada Pemberi Tugas

selambat-lambatnya 5 hari kerja sebelum pelaksanaan pekerjaan jasa dimulai. 3. Pemberi Tugas berhak memberi saran penyempurnaan untuk lebih memfokuskan arah

dan kedalaman terhadap pelaksanaan pekerjaan jasa. 4. Jika dalam pelaksanaan pekerjaan jasa, terdapat perubahan Rencana Kerja, Konsultan

harus segera melaporkannya kepada Pemberi Tugas untuk memperoleh persetujuan. 5. Menyampaikan Laporan Kemajuan Pekerjaan (progress report) sesuai dengan standar

dan jadwal yang telah ditetapkan dan disepakati antara Konsultan dan Pemberi Tugas. 6. Apabila diperlukan, Pemberi Tugas dapat meminta Konsultan mempresentasikan laporan

kemajuan pekerjaan tersebut. 7. Menyampaikan Laporan Pelaksanaan sesuai standar dan jadwal yang telah ditetapkan

dan disepakati antara Konsultan dan Pemberi Tugas. Konsultan dianggap telah menyelesaikan draft Laporan apabila Laporan tersebut disetujui oleh Pemberi Tugas.

8. Pada akhir pelaksanaan, Konsultan wajib mengkonfirmasikan hasil dilakukannya dengan Pemberi Tugas untuk memperoleh tanggapan.

9. Konfirmasi dan tanggapan tersebut dibuat secara tertulis dan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan serta wajib ditandatangani oleh Konsultan dan pemberi Tugas.

J. KERAHASIAAN 1. Konsultan wajib merahasiakan segala keterangan dan catatan yang diperolehnya

sebelum pelaksanaan rekrutment, pada saat pelaksanaan rekrutment, maupun setelah melakukan pelaksanaan rekrutment.

2. Konsultan dan atau Konsultan yang akan ditugaskan wajib membuat dan menyampaikan kepada Pemberi Tugas Surat Pernyataan Kerahasiaan.

K. LAPORAN DAN HASIL PELAKSANAAN KONSULTAN 1. Laporan awal/pendahuluan meliputi penilaian penyedia jasa dalam merencanakan

pekerjaan dan jadwal pekerjaan yang dikoordinasikan dengan pengguna jasa. 2. Laporan Kemajuan Pekerjaan menyajikan informasi hasil pelaksanaan tahapan proses

seleksi dalam rekrutment secara sistematis, jelas, dan menyeluruh. 3. Laporan Kemajuan Pekerjaan dipergunakan oleh Pemberi Tugas untuk mengukur tingkat

pelaksanaan pekerjaan yang telah diselesaikan Konsultan.

TOR Rekruitment | Page 5 of 5

4. Penyelesaian dan penyusunan Laporan Kemajuan Pekerjaan merupakan tanggung jawab Konsultan.

5. Jangka waktu penyampaian Laporan Kemajuan Pekerjaan sesuai dengan yang ditetapkan KCJ pada saat pelaksanaan pekerjaan..

6. Laporan Kemajuan Pekerjaan dan data pendukungnya merupakan dokumen yang bersifat rahasia, yang wajib disimpan dan ditatausahakan dengan baik.

7. Pengungkapan hasil Pelaksanaan Pekerjaan dalam Laporan Kemajuan Pekerjaan mencakup hal-hal sebagai berikut :

a. Realisasi rencana Pelaksanaan Pekerjaan sesuai dengan rencana kerja Pelaksanaan pekerjaan, termasuk jika ada perubahan prioritas Pelaksanaan Pekerjaan.

b. Pengungkapan permasalahan & kendala yang ditemukan serta jalan keluar yang telah ditempuh dan akan dilaksanakan.

8. Laporan Akhir/Hasil Pelaksanaan Jasa konsultansi Penerimaan Pegawai KCJ harus diserahkan oleh Konsultan kepada Pengguna Jasa yang mencakup seluruh lingkup yang ditentukan.

L. EVALUASI PENAWARAN

Panitia Pengadaan melakukan pembobotan/nilai atas penggolongan manfaat yang ditawarkan oleh Penyedia Jasa Konsultansi Penerimaan Pegawai KCJ dengan bobot setiap kriteria adalah sebagai berikut:

Bobot Teknis Harga adalah 80:20

Bobot Kualitas teknis terdiri dari:

A. Pengalaman Perusahaan : 10

B. Kualifikasi Tenaga Ahli : 45

C. Metodologi : 45

Total : 100

M. PENETAPAN PEMENANG

Keputusan Panitia Pengadaan yang sudah ditetapkan oleh Pejabat yang Berwenang di KCJ adalah bersifat Final.

Disusun dan diperiksa oleh Diketahui Disetujui oleh

Tanda Tangan

Nama Rosliya Rokhmana Sondang

Dairi Hendro Utomo Makmur

Ikhtiarsyah Ignatius Tri Handoyo

Jabatan Manager SDM Manager

Kepatuhan Manager

Pengadaan General Manager

Sekper Dir. Keuangan &

SDM

Tanggal