tinjauan manajemen - stikes panti waluya malang
TRANSCRIPT
TINJAUAN MANAJEMEN
(MANAGEMENT REVIEW)
AKADEMI KEPERAWATAN PANTI WALUYA MALANG
2019
Laporan Tinjauan Manajemen STIKes Panti Waluya Malang 2019
1
VISI DAN MISI
AKADEMI KEPERAWATAN PANTI WALUYA MALANG
VISI
Pada tahun 2023 menjadi Sekolah Tinggi yang Menghasilkan Lulusan Unggul dalam
Bidang Kesehatan Berdasarkan Nilai-Nilai Dasar yang Menaungi STIKes Panti Waluya, dan
Mampu Berkiprah di Tingkat Nasional
MISI
1. Menyelenggarakan pendidikan dan pembelajaran dalam bidang kesehatan sesuai
perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang berdasarkan nilai-nilai dasar STIKes
Panti Waluya
2. Menyelenggarakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang bermanfaat bagi
pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan
3. Mengoptimalkan sumber daya manusia dalam menerapkan budaya organisasi DIC4
(Discipline, Innovative, Communicative, Competence, Creative, Collaborative)
4. Menyediakan sarana, prasaran dan sistem teknologi informasi yang terstandar
5. Menyelenggarakan tata kelola yang sehat dan bersinergi dalam mewujudkan institusi yang
berstandar Nasional
6. Menciptakan jejaring dan kerja sama dalam dan luar negeri
Laporan Tinjauan Manajemen STIKes Panti Waluya Malang 2019
2
LEMBAR PENGESAHAN
1. Jenis berkas : Laporan Tinjauan Manajemen
2. Nama institusi : Akademi Keperawatan Panti Waluya Malang
3. Penanggung jawab : M.M. Setyaningsih, Ns., Sp.Kep.Mat (Direktur AKPER)
4. Koordinator penyusun : Emy Sutiyarsih, S.Kep.,Ns.,M.Kes
5. Anggota penyusun : Ns. Oda Debora, M.Kep
6. Periode : Januari – Desember 2019
Malang, Desember 2019
Pimpinan Unit Kerja,
M.M. Setyaningsih, Ns., Sp.Kep.Mat
NIP. 1351/A
Laporan Tinjauan Manajemen STIKes Panti Waluya Malang 2019
3
I. PENDAHULUAN
Akademi Keperawatan Panti Waluya Malang merupakan salah satu perguruan tinggi yang
berada di bawah Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi. Akademi Keperawatan
Panti Waluya Malang berdiri sejak 20 Januari 1998 sesuai dengan SK Menteri Kesehatan Republik
Indonesia Nomor: HK.00.06.1.1.282.1. Pada saat ini, Akademi Keperawatan Panti Waluya
Malang memiliki akreditasi “B” dari Badan Akreditasi Nasional (BAN) Perguruan Tinggi yang
ditetapkan melalui SK Nomor: 941/SK/BAN-PT/Akred/PT/VIII/2015. Akademi Keperawatan
Panti Waluya Malang memiliki komitmen untuk selalu melakukan evaluasi dan perbaikan dalam
upaya meningkatkan kinerja, layanan, dan mutu perguruan tinggi.
II. LINGKUP BAHASAN
Akademi Keperawatan Panti Waluya Malang melaksanakan tinjauan manajemen sesuai
dengan ruang lingkup yang telah ditetapkan, meliputi:
1. Hasil audit internal. Akademi Keperawatan Panti Waluya Malang telah melaksanakan Audit
Internal secara rutin. Audit internal dilaksanakan melalui Audit Mutu Internal (AMI) di
lingkup institusi yang pelaksanaannya setiap satu tahun sekali.
2. Umpan balik. Akademi Keperawatan Panti Waluya Malang melakukan peninjauan mengenai
proses kegiatan akademik melalui umpan balik dari unit-unit yang bersangkutan seperti dosen,
mahasiswa, alumni, dan pengguna lulusan.
3. Kinerja proses dan kesesuaian produk. Pembahasan dalam ruang lingkup ini meliputi
pencapaian sasaran mutu dan program kinerja baik hasil kinerja maupun proses kinerja.
4. Status tindakan pencegahan dan perbaikan. Pembahasan dalam ruang lingkup ini ialah temuan
yang didapatkan dilakukan proses diskusi dan selanjutnya dirumuskan tindakan pencegahan
dan perbaikannya.
5. Tindak lanjut dan tinjauan sebelumnya. Pembahasan dalam ruang lingkup ini meliputi
kesepakatan dari bentuk tindakan rencana pencegahan dan perbaikan yang akan dilaksanakan
dengan tidak mengulang bentuk tindak lanjut pada hasil temuan sebelumnya.
6. Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu. Pembahasan dalam ruang
lingkup ini meliputi peninjauan dari temuan yang dapat mempengaruhi manajemen mutu.
Laporan Tinjauan Manajemen STIKes Panti Waluya Malang 2019
4
7. Rekomendasi untuk peningkatan. Pembahasan dalam ruang lingkup ini meliputi kegiatan
pencegahan dan peningkatan yang telah disepakati untuk dapt meningkatkan pencapaian mutu
berdasarkan dari hasil temuan.
III. PELAKSANAAN
Tinjauan manajemen dilaksanakan sesuai dengan tahapan-tahapan yang telah disusun
dalam SOP Rapat Tinjauan Ulang Manajemen yang dimiliki oleh Lembaga Penjaminan Mutu
Internal (LPMI) AKPER Panti Waluya Malang. Pelaksanaan tinjauan manajemen dimulai dari
mengumpulkan data atau temuan yang didapatkan pada saat AMI. Data atau temuan dapat berupa
daftar tilik untuk setiap standar, kuesioner umpan balik, maupun kelengkapan dokumen di setiap
standar. Temuan yang telah didapat selanjutnya dianalisis untuk merumuskan rencana tindak
lanjut.
Rapat tinjauan manajemen dihadiri oleh tim penyusun tinjauan manajemen, pimpinan,
pengelola, dan tiap-tiap kepala unit kerja. Proses diskusi dalam pertemuan rapat tinjauan
manajemen menghasilkan rencana tindak lanjut dan rekomendasi terkait dengan temuan yang
didapatkan dalam pelaksanaan program kerja. Rencana tindak lanjut dan rekomendasi yang telah
disepakati berguna untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi sistem manajemen mutu dari
AKPER Panti Waluya Malang.
IV. HASIL
Hasil evaluasi manajemen AKPER Panti Waluya Malang tahun 2019 disajikan sesuai
dengan urutan lingkup bahasan tinjauan manajemen, yaitu:
4.1 Hasil Audit Internal
Audit Mutu Internal (AMI) yang dilaksanakan oleh tim AMI tahun 2019 menghasilkan
beberapa temuan. Beberapa temuan bersifat ketidaksesuaian (KTS) dan observasi (OB).
Keseluruhan temuan akan dilakukan tindak lanjut sesuai dengan rencana tindak lanjut yang
dirumuskan pada saat rapat tinjauan manajemen. Selanjutnya, temuan-temuan yang didapatkan
dan telah dilakukan tindak lanjut akan dibuktikan dengan adanya bukti pelaksanaan atau verifikasi
yang merujuk pada penyelesaian temuan (closed).
Laporan Tinjauan Manajemen STIKes Panti Waluya Malang 2019
5
4.2 Umpan Balik
Upaya yang dilaksanakan untuk meningkatkan kualitas dan mutu AKPER Panti Waluya
ialah dengan melakukan tinjauan dari hasil umpan balik yang didapatkan. Umpan balik diberikan
oleh dosen, tenaga kependidikan, mahasiswa, mitra, serta pengguna lulusan berupa survey
kepuasan. Hasil umpan balik dipaparkan dalam tabel 1.
Tabel 1. Umpan balik melalui survey kepuasan tahun 2018 Akademi Keperawatan Panti Waluya
Malang
No. Item Survey
Hasil Survey Kepuasan Pengguna
Dosen Tendik Mahasiswa Mitra Pengguna
18/19 18/19 18/19 18/19 18/19
1 Formulir evaluasi kepuasan
terhadap tata pamong
78% puas 77% puas - - -
2 Formulir evaluasi kepuasan
terhadap kinerja struktur
organisasi dan Tupoksi
77% puas 76% puas 81% puas - -
3 Formulir evaluasi kepuasan
kepemimpinan operasional,
organisasional, dan
kepemimpinan publik
75% puas 77% puas 75% puas - -
4 Formulir Evaluasi Kepuasan
Pengelolaan Anggaran
78% puas 77% puas - - -
5 Formulir evaluasi kepuasan terhadap siklus Penjaminan
Mutu
79% puas 79% puas - - -
6 Formulir evaluasi kepuasan audit internal
79% puas 78% puas - - -
7 Formulir evaluasi kepuasan
pelaksanaan kerja sama
dalam dan luar negeri
81% puas 82% puas 82% puas -
8 Formulir evaluasi kepuasan
praktik klinik mahasiswa
- - 82% puas 81% puas -
9 Formulir evaluasi kepuasan
magang mahasiswa
- - - - 81% puas
10 Formulir evaluasi kepuasan
terhadap komite etik
mahasiswa
- - 79% puas - -
11 Formulir evaluasi kepuasan terhadap komite etik
pegawai
77% puas 80% puas - - -
Laporan Tinjauan Manajemen STIKes Panti Waluya Malang 2019
6
4.3 Kinerja Proses dan Kesesuaian Produk
Kinerja proses dari setiap unit kerja diukur dengan parameter pelaksanaan proses sesuai
standar dan ketercapaian program kerja. Hasil kinerja dilakukan audit mutu internal dan
didapatkan temuan baik yang bersifat ketidaksesuaian (KTS) atau observasi (OB). Tindakan
perbaikan dari temuan AMI atas hasil kinerja direncanakan dan disusun pada saat rapat tinjauan
manajemen. Hasil tersebut dipaparkan dalam tabel 2.
Laporan Tinjauan Manajemen STIKes Panti Waluya Malang 2019
7
Tabel 2. Tindakan perbaikan atas temuan AMI tahun 2018 Akademi Keperawatan Panti Waluya Malang
No Program Kerja Uraian Temuan Pernyataan Standar yang
tidak Tercapai
Tindakan koreksi
1 Tata pamong,
kepemimpinan, sistem penjaminan
mutu
Ketidaktercapaian pernyataan
pada formulir kinerja prodi mengenai akreditasi kinerja
prodi
Terakreditasi Dikti dengan
standar kinerja A pada tingkat prodi.
Melakukan intervensi dari
tindak lanjut berita acara akreditasi Prodi sebelumnya.
Melakukan persiapan untuk
pengiriman borang akreditasi
SAPTO di tahun 2020.
Ketidaktercapaian pernyataan
pada formulir kinerja prodi
mengenai pengakuan akreditasi
kelas internasional
Status akreditasi kelas
internasional
Menentukan acuan mutu
(branch marking), program
studi banding, dan program
magang pada Prodi yang sudah terakreditasi
internasional (ASEAN).
Ketidaktercapaian pernyataan
standar kinerja laboratorium dalam hal kegiatan jasa /
pengabdian laboratorium
Tingkat kepuasan pengguna
belum pernah dilakukan
Tindak lanjut dengan
bekerjasama dengan LPMI dalam menyusun kuesioner
untuk mengevaluasi tingkat
kepuasan pengguna
2 Mahasiswa dan
kelulusan
Ketidaktercapaian pernyataan
pada formulir kinerja prodi
mengenai profil mahasiswa
terkait kemampuan dalam
mengerjakan TOEFL
Profil mahasiswa, nilai TOEFL Tindak lanjut dengan
membuka kelas khusus
TOEFL
Ketidaktercapaian pernyataan
pada formulir evaluasi standar
penelusuran lulusan dalam hal
peran serta lulusan
Peran serta lulusan:
Sumbangan fasilitas
Tindak lanjut dengan aktivasi
ikatan alumni
Ketidaktercapaian pernyataan
pada formulir evaluasi standar
kemahasiswaan mengenai keluhan mahasiswa
Setiap unit memberikan
pelayanan atas keluhan
mahasiswa secara cepat, tepat, dan memuaskan
Tindak lanjut dengan
dibuatnya satu ruangan
khusus bagi biro kemahasiswaan untuk
memberikan pelayanan
kepada mahasiswa
Laporan Tinjauan Manajemen STIKes Panti Waluya Malang 2019
8
3 Sumber daya manusia
Ketidaktercapaian pernyataan pada formulir evaluasi kinerja
tenaga kependidikan mengenai
kompetensi kepribadian
Mengendalikan emosi Memasukkan item kemampuan pengendalian
emosi pada form evaluasi
kinerja
Ketidaktercapaian pernyataan
formulir kinerja prodi mengenai
HKI dan hak cipta
Kegiatan penelitian: Jumlah
HKI dalam bentuk hak cipta
Tindak lanjut dengan ikut
serta dalam workshop tentang
hak cipta
Ketidaktercapaian dalam sumber daya pengelolaan
perpustakaan
Kepala perpustakaan belum menjadi anggota senat
akademik
SK Yayasan Pendidikan tentang Anggota Senat
Akademik
Ketidaktercapaian pernyataan evaluasi standar kinerja
laboratorium dalam hal
instruktur praktikum
Belum tersedia kriteria instruktur laboratorium dan
pelatihan bagi instruktur
laboratorium
Memasukkan ke dalam statuta kebijakan institusi tentang
kriteria instruktur
laboratorium keperawatan
Ketidaktercapaian pernyataan
formulir kinerja prodi mengenai
profil staf pengajar
Profil staf pengajar: Jumlah
dosen tersertifikasi
Persiapan pengajuan untuk
Serdos Dosen periode
selanjutnya
Ketidaktercapaian mengenai mutu kinerja dosen
Penghargaan dosen SK Yayasan tentang himbauan bagi dosen untuk
aktif mengikuti berbagai
kegiatan kompetisi yang
memberikan dampak
penghargaan bagi dosen
4 Kurikulum,
pembelajaran, dan
suasana akademik
Ketidaktercapaian pernyataan
formulir kinerja prodi mengenai
masa berlaku kurikulum
Masa berlaku kurikulum < 5
tahun
Diusulkan di dalam statuta
terkait revisi kurikulum akan
diadakan setiap 5 tahun sekali
Ketidaktercapaian dalam mutu
pembimbingan akademik
Dosen wali membuat jadwal
perwalian
Faktor komunikasi diperbaiki
Ketidaktercapaian dalam mutu
pembimbingan tugas akhir (TA)
Dalam pelaksanaan penelitian
wajib dilakukan visiting
research
Kegiatan pendampingan
sementara hanya dilakukan
oleh pembimbing III
Ketidaktercapaian dalam mutu
pembelajaran mengenai sumber
belajar dan media pembelajaran
Tersedianya video dan film
sebagai sumber belajar dan
media pembelajaran
Mengirim dosen untuk
pelatihan AA dan Pekerti bagi
dosen yang belum mengikuti
Laporan Tinjauan Manajemen STIKes Panti Waluya Malang 2019
9
Ketidaktercapaian pernyataan formulir evaluasi pembiayaan
pembelajaran
Tersedianya kebijakan tertulis Dibuat buku panduan pembiayaan pembelajaran
5 Peningkatan sarana dan
prasarana
laboratorium dan
pembelajaran
Ketidaktercapaian dalam pernyataan formulir evaluasi
mutu prasarana pembelajaran
mengenai luas lahan
Luas lahan adalah 15 m2 per mahasiswa
Jika di asumsikan jumlah mahasiswa sebanyak 250,
maka AKPER Panti Waluya
Malang harus menambah luas
lahan dari 1000 m2 menjadi
minimal 3750 m2
Ketidaktercapaian dalam
pernyataan formulir evaluasi
mutu ruang kelas
Pintu kelas ≥ 2 buah Tindak lanjut dengan survey
kebutuhan
Ketidaktercapaian dalam
pernyataan formulir standar
pengadaan sarana
Badan Administrasi Umum dan
Keuangan (BAUK)
mengarsipkan berita acara
serah terima sarana
Mengarsipkan berita acara
serah terima sarana
Ketidaktercapaian dalam
pernyataan formulir evaluasi
standar penghapusan barang
Penghapusan dengan cara:
pemusnahan bagi barang yang
rusak, berlebihan, dan sudah
tua: BAUK mengusulkan penghapusan barang kepada
Pudir II disertai dengan daftar
barang yang akan dihapuskan
Membuat aturan baku yang
disahkan oleh yayasan tentang
mekanisme penghapusan
barang
Ketidaktercapaian dalam
pernyataan formulir koleksi
perpustakaan mengenai koleksi
muatan lokal
Belum memiliki koleksi
muatan lokal berupa hasil
publikasi internal kampus
dalam bentuk majalah, koran,
atau buletin kampus dalam jumlah memadai
Surat Tugas Direktur tentang
pengadaan koleksi majalah,
koran, atau buletin kampus
Ketidaktercapaian dalam
teknologi informasi
perpustakaan
Belum mengembangkan
fasilitas upload mandiri secara
memadai
Surat Tugas Direktur tentang
pengembangan fasilitas
upload mandiri
6 Penelitian,
pelayanan /
pengabdian kepada
Ketidaktercapaian dalam
pernyataan formulir evaluasi
hasil penelitian unggulan
Pemakalah pertemuan ilmiah
nasional
SK Direktur tentang
pemilihan dosen sebagai
pemakalah dalam pertemuan ilmiah nasional dan
Laporan Tinjauan Manajemen STIKes Panti Waluya Malang 2019
10
masyarakat dan kerjasama
mengenai pemakalah pertemuan ilmiah
internasional serta sebagai keynote speaker dalam
pertemuan ilmiah lokal
Ketidaktercapaian dalam pernyataan formulir standar
peneliti unggulan
Memiliki kemampuan tingkat penguasaan metodologi
penelitian yang sesuai dengan
bidang keilmuan, objek
penelitian, serta tingkat
kerumitan dan tingkat
kedalaman penelitian
Mendistribusikan dan menginformasikan road map
skema penelitian unggulan
kepada seluruh dosen yang
memenuhi kriteria sebagai
peneliti penelitian unggulan
Ketidaktercapaian dalam
pernyataan formulir evaluasi
pengelolaan penelitian mengenai lembaga pengelolaan
penelitian
Lembaga Penelitian dan
Pengabdian kepada
Masyarakat (LPPM)
SK Direktur tentang
pembentukan penjaminan
mutu internal penelitian
Ketidaktercapaian dalam pernyataan formulir evaluasi
hasil Pengabdian kepada
Masyarakat Unggulan (PkMU)
Laporan Pengabdian kepada Masyarakat masing-masing 2
laporan setiap tahun
Memasukkan dalam salah satu indikator dalam penilaian
Beban Kinerja Dosen (BKD)
dan statuta
Ketidaktercapaian pada pernyataan formulir standar
pelaksanaan kerjasama
mengenai karya ilmiah bersama
Tukar menukar dosen dan / atau mahasiswa dalam
penyelenggaraan kegiatan
akademik melalui penerbitan
bersama dari karya ilmiah
Tindak lanjut dengan pembuatan MoU dengan
instansi lain dalam hal
penerbitan karya ilmiah
bersama
Ketidaktercapaian pernyataan
formulir evaluasi standar
pelaksana (PMU)
Kualifikasi pelaksana
pengabdian kepada masyarakat
yang setingkat dengan PMU
Dana Eksternal
Mengintegrasikan dalam
statuta tentang pengemas
unggulan
Laporan Tinjauan Manajemen STIKes Panti Waluya Malang 2019
11
Pelaksanaan tinjauan manajemen tidak hanya membahas hasil temuan dan tindakan
perbaikan yang diperlukan, namun juga membahas mengenai capaian yang telah sesuai ataupun
memenuhi target, yang meliputi:
1. Mutu sarana prasarana.
2. Output penelitian berupa seminar ilmiah tingkat lokal.
3. Kedisiplinan dalam bekerja dan kerapian dalam penampilan oleh tenaga kependidikan.
4. Pengembangan kreativitas mahasiswa.
5. Mutu lulusan.
6. Pengembangan kerja sama internasional.
4.3 Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan
Tindakan koreksi dan tindakan pencegahan didasarkan pada hasil temuan audit mutu
internal (AMI) dan umpan balik. Hasil temuan AMI dan umpan balik telah disampaikan
sebagaimana mestinya pada subbab sebelumnya. Beberapa upaya berupa tindakan koreksi dan
tindakan pencegahan disepakati pada saat pelaksanaan rapat tinjauan manajemen. Tindakan
koreksi dan pencegahan digunakan untuk mengatasi keluhan, survey kepuasan, dan temuan dari
audit mutu internal. Tindakan koreksi dan tindakan pencegahan dari hasil temuan audit mutu
internal telah dipaparkan pada tabel 2.
4.4 Tindak Lanjut Tinjauan Sebelumnya
Pada laporan tinjauan manajemen di tahun 2018 (sebelumnya) telah dibahas mengenai
temuan audit mutu internal pada tahun tersebut dan tindakan perbaikan yang diperlukan. Pada
pelaksanaan kegiatan akademik di tahun 2018, tindakan perbaikan telah diaplikasikan sesuai hasil
temuan audit mutu internal tahun 2018 (sebelumnya) yang perlu diperbaiki. Berikut beberapa
kegiatan yang telah dilaksanakan:
1. Pembelian sarana praktik dan perkuliahan baru sebagai hasil dari hibah pengadaan barang.
2. Pembuatan proposal penelitian yang akan disertakan dalam hibah penelitian dosen pemula di
kopertis.
3. Pengembangan kreativitas mahasiswa dalam bentuk lomba kewirausahaan.
4. Pelaksanaan kegiatan yang melibatkan partisipasi aktif lulusan.
Laporan Tinjauan Manajemen STIKes Panti Waluya Malang 2019
12
5. Penyelenggaraan kuliah tamu dari dosen luar negeri sebagai bagian dari kerja sama
internasional.
4.5 Perubahan yang dapat Mempengaruhi Sistem Manajemen Mutu
Terdapat beberapa hal atau temuan dari audit mutu internal yang mempengaruhi sistem
manajemen mutu di STIKes Panti Waluya Malang, seperti:
1. Kebijakan tertulis mengenai pembiayaan pembelajaran
2. Kualifikasi peneliti pelaksana pengabdian kepada masyarakat yang setingkat dengan PMU
dana eksternal
3. Pemakalah dalam pertemuan ilmiah internasional
4.6 Rekomendasi untuk Peningkatan
Pada saat rapat tinjauan manajemen telah dibuat kesepakatan mengenai kegiatan
pencegahan dan perbaikan yang perlu dilakukan. Tindakan pencegahan dan perbaikan dilakukan
untuk meningkatkan pencapaian mutu dari STIKes Panti Waluya Malang. Rekomendasi untuk
peningkatan hal atau temuan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu ialah seperti:
1. Pembuatan buku panduan pembiayaan pembelajaran
2. Pembuatan SK Yayasan tentang pengemas unggulan
3. Dosen yang telah melaksanakan penelitian diikutsertakan secara aktif dalam pertemuan
ilmiah nasional dan internasional
4.7 Penutup
Laporan tinjauan manajemen yang telah disusun ini disesuaikan dengan prosedur dan aturan
yang berlaku. Hasil temuan audit mutu internal dan umpan balik menjadi bagian dari evaluasi diri
STIKes Panti Waluya Malang dan sebagai langkah selanjutnya untuk menentukan rencana
perbaikan. Tindakan koreksi dan perbaikan yang telah disepakati dalam rapat tinjauan manajemen
digunakan sebagai upaya dalam peningkatan kualitas dan mutu. Hasil dari tinjauan manajemen ini
diharapkan dapat bermanfaat sebagai bahan pertimbangan dalam penyusunan program kerja
STIKes Panti Waluya Malang di tahun selanjutnya.