(template) pengumpulan data & informasi existing

WORKSHEET

PLANT MAINTENANCERedefinisi & Pemodelan Proses Bisnis

PT Perkebunan Nusantara XI

WS-PMRelease 01, 2015

Disiapkan oleh:PRASANTI ASRININGPURI

5212100126

Maklumat Release Dokumen

Seluruh release dari dokumen ini didaftar berdasar kronologisnya.

Release Dokumen Tanggal Alasan Perubahan

Release 01 22-Apr-23

Dokumen ini dibuat oleh Prasanti Asriningpuri dari Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya (ITS). Seluruh informasi dan hal ikhwal yang terkandung dalam dokumen ini bersifat rahasia, terbatas dan untuk PT Perkebunan Nusantara XI. Dokumen ini (termasuk bagian-bagian di dalamnya) adalah tidak untuk disebarluaskan ataupun dipindahtangankan kepada pihak-pihak lain di luar PT Perkebunan Nusantara XI dan tidak diperkenankan untuk memperbanyak ataupun mereproduksinya dalam bentuk apapun terkecuali untuk keperluan evaluasi di internal PT Perkebunan Nusantara XI.

Sebagai upaya untuk menjamin kualitas dan keakurasian dokumen saat akan di cetak, reproduksi dokumen sebaiknya dari release yang terakhir (up to date) dan setelah mendapatkan ijin tertulis dari

Information Technology Steering Committee PT Perkebunan Nusantara XI Indonesia

Pelanggaran terhadap hal-hal tersebut di atas memiliki konsekuensi hukum dan pelaku secara pribadi atau pun institusi dapat dituntut secara hukum.

ii

Tujuan Dokumen

Dokumen worksheet ini disusun untuk memotret pelaksanaan proses plant maintenance di PTPN XI, yang meliputi tujuan, indikator, aktivitas, waktu, masukan, keluaran, hambatan dan harapan pelaksanaannya. Potret ini sangat dibutuhkan untuk menggali proses bisnis yang ada, sehingga dapat diidentifikasi penanggung jawab, pelaksana, yang bisa diminta konsultasi, dan yang diberi informasi/laporan, serta formulir-formulir yang terlibat selama proses bisnis berlangsung.

Berdasarkan informasi-informasi dalam worksheet ini, PTPN XI memiliki kesempatan untuk

1. Mengetahui apakah proses bisnis PTPN XI sudah lengkap dan menyeluruh disemua aktivitas rantai nilai (value chain)

2. Mencari tahu runutan dan integrasi proses bisnis terkait 3. Meningkatkan pemahaman penanggung jawab proses bisnis 4. Menjustifikasi indikator proses bisnis agar lebih terukur dan jelas5. Membuat prosedur proses bisnis yang complaint terhadap standar

tertentu, beserta intruksi tugas (yang dipandang perlu), dan formulir-formulir yang terlibat.

6. Sebagai persiapan dalam implementasi ERP

Adapun proses bisnis yang dituliskan dalam dokumen ini berdasarkan pada dokumen ”Struktur Organisasi PTPN XI ” Nomor DK.PTPN-XI/13.0849, tanggal 20 Agustus 2013.

iii

History Review Dokumen

Seluruh review dari dokumen ini beserta korektifnya tercantum sebagaimana runtutan berikut ini.

Tanggal Review Perbaikan

iv

Lembar Persetujuan

MASTER PLAN TEKNOLOGI INFORMASI 2015 - 2020PT Perkebunan Nusantara XI

Buku ke 2PREAMBUL

Release 0122 April 2023

Surabaya,April 2023

Disiapkan Diperiksa

Achmad Holil Noor Ali EviITS Ketua Tim MPTI

Disetujui

Mochammad CholidiIT Strategic Committee

v

Nara Sumber

Berikut pihak-pihak yang menjadi nara sumber dan berkontribusi dalam mengkonsep dokumen ini.

No Nama Jabatan Instansi

vi

Daftar Isi

Halaman

Maklumat Release Dokumen.......................................................................iiTujuan Dokumen........................................................................................iiiHistory Review Dokumen............................................................................ivLembar Persetujuan.....................................................................................vNara Sumber...............................................................................................viDaftar Isi.....................................................................................................viiDaftar Gambar..........................................................................................viiiDaftar Tabel................................................................................................ixSEKILAS MATERIAL MANAGEMENT...........................................................10

Definisi..................................................................................................10Ruang Lingkup......................................................................................10Fungsi Bisnis.........................................................................................10Tujuan...................................................................................................10

PROSES MATERIAL MANAGEMENT...........................................................12WS-MM-01 Purchase Requisition– Permintaan Pembelian..................12WS-MM-02 Vendor Selection – Pemilihan Pemasok............................13

REFERENSI.................................................................................................14LAMPIRAN.................................................................................................15

WE-MM-01.01 Purchase Requisition Barang Di Kantor Direksi............16WE-MM-01.02 Purchase Requisition Jasa Di Kantor Direksi.................18

vii

Daftar Gambar

Halaman

Gambar 1 Kerangka Kerja PMBOK................................................................. 14

viii

Daftar Tabel

Halaman

Tabel 1 Daftar Milestone Mayor................................................................14

ix

SEKILAS PLANT MAINTENANCE

Bagian ini akan menjelaskan definisi dan ruang lingkup plant maintenance yang saat ini dilaksanakan di PTPN XI. Dalam uraian ini juga akan dijelaskan fungsi dan tujuan dari plant maintenance.

Definisi

Plant Maintenance didefinisikan sebagai kombinasi dari tugas teknis, administrasi dan manajemen secara keseluruhan pada objek teknis pabrik PTPN XI yang bertujuan untuk menjaga atau mengembalikan fungsi operasional ke kondisi ideal. Objek teknis pabrik mencakup mesin-mesin pabrik, peralatan-peralatan pabrik dan sistem teknis yang ada pada PTPN XI

Ruang Lingkup

Ruang lingkup plant maintenance di PTPN XI meliputi pemeriksaan, perawatan/pemeliharaan , perbaikan dan peningkatan pada objek teknis pabrik

Fungsi Bisnis

Fungsi bisnis dari plant maintenance adalah untuk melakukan proses perbaikan dan memenuhi permintaan pemeliharaan terhadap objek teknis yang dimiliki oleh perusahaan PTPN XI

Tujuan

Dasar tujuan dari material management adalah untuk akuisisi material dengan kualitas, jumlah, waktu, sumber (asal) dan harga yang tepat.Dasar tujuan dari plant maintenance adalah untuk membantu perusahaan dalam menggunakan objek teknis pabrik secara tepat agar adanya penjaminan kualitas dalam hal pemeliharaan objek teknis pabrik tersebut.

Dari sudut pandang manajemen, tujuan utama dari plant maintenance adalah: Untuk meningkatkan hasil industri dengan biaya tetap yang tinggi

10

Untuk mempertahankan adanya ketersediaan sistem produksi sehingga biaya distribusi lebih efektif

Untuk menjaga kualitas dari penggunaan objek teknis perusahaan Untuk menjaga perlindungan terhadap lingkungan dan keselamatan di

tempat kerja Untuk mengetahui kebutuhan perusahaan akan pemeliharaan terhadap

objek teknis Untuk mengurangi adanya kegagalan pemeliharaan yang telah terjadwal

sebelumnya dan dapat mengakibatkan tenaga kerja lembur serta biaya pemeliharaan yang lebih tinggi

Untuk mengurangi terjadinya kegagalan operasi mesin

11

PROSES MATERIAL MANAGEMENT

Jenis proses bisnis yang terdapat pada plant maintenance yang luas dapat dilihat pada gambar 1. Setiap proses bisnis memiliki sub proses (aktifitas) yang saling terkait (terintegrasi) sebagaimana penjelasan berikut:

Gambar 1 Jenis Proses Bisnis Plant Maintenance[1]

12

Plant Maintenance

Inspection (Pemeriksaan)

PM - 06 Subcontracting

PM - 09 Calibration Inspection Test

Equipment

Maintenance (Pemeliharaan)

PM - 04 External Assignment


PM - 07 Preventive Maintenance

PM - 08 Condition Based

PM - 11 Project Based

Repair (Perbaikan)

PM - 01 Planned Repair

PM - 02 Immediate Repair


Improvement (Peningkatan)

PM - 05 Refurbishment

PM - 11 Project Based

Shift Notes& Reports

WS-PM-01 Planned Repair – Perencanaan Perbaikan

Planned repair didefinisikan sebagai proses perencanaan perbaikan yang dapat direncanakan karena memerlukan persiapan terhadap sumberdaya yang dibutuhkan selama proses perbaikan. Proses ini dapat dilakukan jika perbaikan tidak harus dilakukan pada saat itu juga terhadap objek teknis perusahaan (diperlukan adanya perencanaan dan penjadwalan terlebih dahulu). Planned repair di SAP terdiri dari proses-proses sebagaimana skenario berikut:

WS-PM-01.01 PR Membuat notifikasi permintaan perbaikan WS-PM-01.02 PR Membuat perencanaan dari notifikasi WS-PM-01.03 PR Melakukan pengecekan ketersediaan kebutuhan

permintaan perbaikan dari notifikasi WS-PM-01.04 PR Memindahakan kebutuhan sumberdaya WS-PM-01.05 PR Melakukan konfirmasi terhadap proses perbaikan

WS-PM-02 Immediate Repair – Perbaikan Segera

Immediate repair didefinisikan sebagai proses untuk melakukan perbaikan segera (secepat mungkin) terhadap objek teknis tanpa melakukan perencanaan dan penjadwalan terhadap sumberdaya yang dibutuhkan untuk melakukan perbaikan tersebut. Immediate repair di SAP terdiri dari proses-proses sebagaimana skenario berikut :

WS-PM-02.01 IM Membuat form pesanan dengan menggunakan data notifikasi mengenai kerusakan atau kegagalan

WS-PM-02.02 IM Memindahkan kebutuhan sumberdaya WS-PM-02.03 IM Melakukan konfirmasi terhadap proses perbaikan

WS-PM-03 Shift Notes&Reports – Pemindahan catatan dan laporan

Shift notes&reports digunakan untuk mendokumentasikan peristiwan yang terjadi selama adanya perubahan pada proses plant maintenance. Shift notes&reports di SAP terdiri dari proses-proses sebagaimana skenario berikut :

WS-PM-03.01 SNR Membuat shift notes WS-PM-03.02 SNR Menetapkan kategori pada shift notes WS-PM-03.03 SNR Menetapkan referense object WS-PM-03.04 SNR Mengirimkan shift notes kepada unit perusahaan WS-PM-03.05 SNR Membuat shift report WS-PM-03.06 SNR Sistem menampilkan shift report

13

WS-PM-04 External Assignment – Penugasan Eksternal

External Assignment merupakan proses dari aktifitas pemeliharaan yang dilakukan oleh perusahaan eksternal. Pemeliharaan tersebut sebelumnya telah ditetapkan untuk diselesaikan secara eksternal dikarenakan perusahaan memiliki alasan terkait pemenuhan kebutuhan pemeliharaan tersebut. External assignment di SAP terdiri dari proses-proses sebagaimana skenario berikut :

WS-PM-04.01 EA Menetapkan layanan eksternal WS-PM-04.02 EA Melakukan perencenaan dengan membuat permintaan

pembelian (purchase requisition) WS-PM-04.03 EA Membuat pesanan pembelian (purchase order) WS-PM-04.04 EA Menetapkan perusahaan eksternal (external company) WS-PM-04.05 EA Melakukan konfirmasi sebagai a goods receipt for the

purchase order WS-PM-04.06 EA Membuat inovoice receipt

WS-PM-05 Refurbishment – Pembaruan

Refurbishment (pembaruan) merupakan proses untuk melakukan pembaruan terhadap objek teknis perusahaan yang disimpan didalam gudang. Objek teknis tersebut akan dikelola sebagai material atau unit individu. Objek teknis yang telah dilakukan pembaruan akan memiliki nilai yang lebih tinggi. Refurbishment di SAP terdiri dari proses-proses sebagaimana skenario berikut :

WS-PM-05.01 R Melakukan pengadaan objek teknis WS-PM-05.02 R Memindahkan objek teknis yang fungsional dan

mengembalikan objek teknis yang rusak WS-PM-05.03 R Membuat dan merilis pesanan pembaruan WS-PM-05.04 R Mengambil objek teknis dari gudang WS-PM-05.05 R Melakukan pembaruan dengan melakukan konfirmasi

pada internal services, goods receipt, service entries untuk material eksternal dan layanan eksternal

WS-PM-05.06 R Mengembalikan objek teknis yang telah diperbarui ke gudang

WS-PM-05.07 R Membuang objek teknis yang tidak dapat diperbarui dan memasukkan pada good issue

WS-PM-06 Subcontracting – Subkontrak

Aktifitas pemeliharaan, perbaikan dan pemeriksaan pada plant maintenance dapat dilakukan subkontrak. Subkontrak dapat dilakukan perusahaan ketika memiliki objek teknis yang berasal dari penyedia layanan. Proses ini akan

14

berhubungan dengan proses pembaruan. Subkontrak di SAP terdiri dari proses-proses sebagaimana skenario berikut :

WS-PM-06.01 S Membuat pesanan pemeliharaan dengan operasional subkontrak (Order with Equipment and Subcontracting)

WS-PM-06.02 S Membuat purchase requisition WS-PM-06.03 S Membuat purchase order WS-PM-06.04 S Mengirimkan objek teknis ke subkontraktor dengan

melakukan pemantauan WS-PM-06.05 S Pihak vendor mengelola objek teknis WS-PM-06.06 S Pihak vendor melakukan proses terhadap objek teknis WS-PM-06.07 S Membuat good receipt posting WS-PM-06.08 S Membuat consumption posting WS-PM-06.09 S Membuat invoice receipt WS-PM-06.10 S Melengkapi maintenance order

WS-PM-07 Preventive Maintenance – Pemeliharan Preventif

Preventive Maintenance merupakan proses pemeliharaan yang dilakukan secara berkala terhadap objek teknis yang dimiliki oleh perusahaan. Tujuannya adalah untuk mengetahui penyebab dari kerusakan, menjaga agar dapat terus digunakan dan mencegah agar tidak terjadi kerusakan yang parah. Pemeliharaan preventif di SAP terdiri dari proses-proses sebagaimana skenario berikut :

WS-PM-07.01 PM Membuat strategi pemeliharaan WS-PM-07.02 PM Membuat daftar tugas-tugas pemeliharaan WS-PM-07.03 PM Membuat daftar item kebutuhan pemeliharaan WS-PM-07.04 PM Membuat perencanaan pemeliharaan WS-PM-07.06 PM Sistem memantau pemeliharaan berjalan sesuai

dengan waktu

WS-PM-08 Condition Based Maintenance – Pemeliharaan Berdasarkan Kondisi

Proses bisnis pemeliharaan berdasarkan kondisi didefinisikan sebagai strategi pemeliharaan untuk tugas pemeliharaan yang dipicu dari perbedaan pada kondisi aktual sistem teknis atau bagian dari sistem teknis dengan kondisi target. Pemeliharaan berdasarkan kondisi di SAP terdiri dari proses-proses sebagaimana skenario berikut :

WS-PM-08.01 CBM Mencari informasi kondisi sistem teknis WS-PM-08.02 CBM Mentransfer measurement readings

15

WS-PM-08.03 CBM Menyimpan data didalam measurement document WS-PM-08.04 CBM Memproses pemeliharaan WS-PM-08.05 CBM Mendefinisikan proses yang terjadi WS-PM-08.06 CBM Sistem mengeluarkan hasil berupa notifikasi dan

pesanan

WS-PM-09 Calibration Inspection Test Equipment

Calibration inspection test equipment merupakan proses untuk menguji objek teknis pada perusahaan. Tujuan dari pengujian adalah untuk memeriksa kualitas, mengelola, membuat perencanaan perencanaan, menjadwal pemeriksaan dan melakukan eksekusi pada pesanan pemeliharaan objek teknis. Calibration Inspection Test Equipment di SAP terdiri dari proses-proses sebagaimana skenario berikut :

WS-PM-09.01 CITE Membuat catatan master uji peralatan WS-PM-09.02 CITE Membuat perencanaan pemeriksaan (inpection plan) WS-PM-09.03 CITE Memasukkan inspection plan ke maintenance plan WS-PM-09.04 CITE Membuat pesanan (order) dan antrian pesanan

(inspection lot) WS-PM-09.05 CITE Mendaftar pemeriksaan yang dilakukan WS-PM-09.01 CITE Melakukan konfirmasi waktu

WS-PM-10 Pool Asset Management – Manajemen Tempat Penyimpanan Aset

Pool Asset Management merupakan proses untuk mengelola objek-objek yang berada di dalam pool (tempat penyimpanan aset) dan dapat dipinjamkan pada waktu-waktu tertentu kepada anak perusahaan. Pool asset management di SAP terdiri dari proses-proses sebagaimana skenario berikut :

WS-PM-10.01 PAM Membuat permintaan peminjaman sarana WS-PM-10.02 PAM Menentukan sarana yang akan dipenuhi dari

permintaan WS-PM-10.03 PAM Melakukan konfirmasi sarana tersedia WS-PM-10.04 PAM Memberikan sarana WS-PM-10.05 PAM Mengembalikan sarana WS-PM-10.06 PAM Membuat alokasi biaya yang dikeluarkan

16

WS-PM-11 Project Based Maintenance – Pemeliharaan Berdasarkan Proyek

Project based maintenance merupakan pemeliharaan yang dilakukan berdasarkan proyek. Berdasarkan proyek dikarenakan jenis pemeliharaannya besar sehingga membutuhkan waktu, biaya dan tenaga kerja yang banyak untuk menyelesaikannya. SAP membagi pemeliharaan berdasarkan proyek dengan 2 tools yaitu SAP project system dan maintenance event builder. Project Based Maintenance-tools SAP project system di SAP terdiri dari proses-proses sebagaimana skenario berikut :

WS-PM-11.01 PBM Mendefinisikan proyek WS-PM-11.02 PBM Membuat perencanaan dengan menggunakan

elemen WBS WS-PM-11.03 PBM Mengelola networks

Project Based Maintenance-tools maintenance event builder di SAP terdiri dari proses-proses sebagaimana skenario berikut :

WS-PM-11.04 PBM Memeriksa daftar kerja yang pending WS-PM-11.05 PBM Mendefinisikan perubahan (waktu dan status) kerja WS-PM-11.06 PBM Membuat work packages WS-PM-11.07 PBM Membuat order WS-PM-11.08 PBM Memeriksa sumberdaya yang tersedia

17

REFERENSI

18

[1] D. Liebstuckel, Plant Maintenance with SAP, 2nd Edition red., Galileo Press, 2011.

LAMPIRAN

REDEFINISI & PEMODELAN PROSES BISNISPT Perkebunan Nusantara X (Persero)

Material ManagementRelease: 01 Worksheet Date: 22/4/2023

WE-PM-01.01 PR Membuat notifikasi permintaan perbaikanTujuan: Indikator Capaian: Mendeskripsikan situasi darurat teknis dari

sebuah objek Meminta tugas-tugas yang diperlukan selama

dalam proses pemeliharaan Mendokumentasikan kerja yang dilakukan

Sistem dapat mendokumentasikan tugas –tugas pemeliharaan dan dapat tersedia untuk analisa jangka panjang

Aktifitas Pemicu Frekuensi Durasi1. Menetapkan tipe notifikasi2. Mendefinisikan item notifikasi3. Menetapkan aktifitas4. Menetapkan tugas-tugas

[pemicu aktifitas #1 agar dilakuan]

Dilakukan di proses awal pada saat akan melakukan proses pemeliharaan

[Lamanya aktifitas #1 dilakukan]

Standar/Kebijakan/Aturan[tulis standar/kebijakan/Aturan yang berlaku dalam pelaksanaan proses][gunakan insert/dels untuk aksi baris ini]

Nama Input Sumber No.Dokumen Input

Notification type (activity report, malfunction report, maintenance request, number range, partner determination procedure, print control,status schema)

Referensi objek (equipment, functional location, assembly, material serial number)

Item and cause (damage, cause of damage, objek part)

System availabilit (system availability before/after)

Malfunction data (breakdown,

Relevenat requester [bila input berupa dokumen, beri nomor untuk dilampirkan sebagai contoh]

Nama Output Ditujukan No.Dokumen Output[tulis output dalam pelaksanaan proses terkait] [unit/bagian yang akan

langsung memanfaat output]

[bila output berupa dokumen, beri nomor untuk dilampirkan sebagai contoh]

[gunakan insert/del untuk aksi baris ini]

Langkah Aktifitas1. [nama aktifitas #1 dalam proses]

a. [tulis secara berurutan langkah pelaksanaan aktifitas terkait. Tulis dengan struktur SPOK. Apabila aktifitas menggunakan sistem komputer tambah icon “ “]

b.2. [nama aktifitas #2 dalam proses]

a. [tulis secara berurutan langkah pelaksanaan aktifitas terkait. Tulis dengan struktur SPOK.

20



Apabila aktifitas menggunakan sistem komputer tambah icon “ “]b.

3. [gunakan insert/del untuk aksi baris ini]

Kendala[Bila ada, tulis kendala yang Anda alami selama pelaksanaan tugas terkait][gunakan insert/del untuk aksi baris ini]

Harapan[Bila ada, tulis kendala yang Anda alami selama pelaksanaan tugas terkait][gunakan insert/del untuk aksi baris ini]

DISUSUNTgl: …………………….

………………………….[Nama]

DIPERIKSATgl: ……………………….

………………………….[Dosen Pembimbing]

DISETUJUITgl: ……………………….

………………………….[BPO]

21



WE-MM-01.02 Purchase Requisition Jasa Di Kantor DireksiTujuan: Indikator Capaian:[tulis tujuan dari proses][gunakan insert/del untuk aksi baris ini]

[indikator untuk mengukur sejauh mana capaian dari tujuan. Satu tujuan boleh diisi lebih satu indikator]

Aktifitas Pemicu Frekuensi Durasi5. [nama aktifitas #1 dalam proses] [pemicu

aktifitas #1 agar dilakuan]

[frekuensi aktifitas #1 dilakukan]

[Lamanya aktifitas #1 dilakukan]

6. [nama aktifitas #2 dalam proses]

Standar/Kebijakan/Aturan[tulis standar/kebijakan/Aturan yang berlaku dalam pelaksanaan proses][gunakan insert/del untuk aksi baris ini]

Nama Input Sumber No.Dokumen Input

[tulis input dalam pelaksanaan proses terkait] [unit/bagian yang menjadi sumber input]

[bila input berupa dokumen, beri nomor untuk dilampirkan sebagai contoh]


Nama Output Ditujukan No.Dokumen Output[tulis output dalam pelaksanaan proses terkait] [unit/bagian yang akan

langsung memanfaat output]

[bila output berupa dokumen, beri nomor untuk dilampirkan sebagai contoh]


Langkah Aktifitas4. [nama aktifitas #1 dalam proses]

c. [tulis secara berurutan langkah pelaksanaan aktifitas terkait. Tulis dengan struktur SPOK. Apabila aktifitas menggunakan sistem komputer tambah icon “ “]

d.5. [nama aktifitas #2 dalam proses]

c. [tulis secara berurutan langkah pelaksanaan aktifitas terkait. Tulis dengan struktur SPOK. Apabila aktifitas menggunakan sistem komputer tambah icon “ “]

d.6. [gunakan insert/del untuk aksi baris ini]

Kendala[Bila ada, tulis kendala yang Anda alami selama pelaksanaan tugas terkait][gunakan insert/del untuk aksi baris ini]

Harapan[Bila ada, tulis kendala yang Anda alami selama pelaksanaan tugas terkait][gunakan insert/del untuk aksi baris ini]

22



DISUSUNTgl: …………………….

………………………….[Nama]

DIPERIKSATgl: ……………………….

………………………….[Dosen Pembimbing]

DISETUJUITgl: ……………………….

………………………….[BPO]

23

Holil & Rekan0811.33.2292

(template) pengumpulan data & informasi existing

Documents