teknologi informasi dalam manajemen rekod di perpustakaan fib ui

TEKNOLOGI INFORMASI DALAM MANAJEMEN REKOD

DI PERPUSTAKAAN FIB UI

MAKALAH ILMIAH

oleh

Tahira Anggia

[email protected]

Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya

Universitas Indonesia

2008

KATA PENGANTAR

Dengan mengucap rasa syukur kepada Allah SWT yang telah memberikan

rahmat, hidayat, dan nikmat yang tiada tara kepada kita, khususnya penulis

sehingga dapat menyelesaikan makalah ilmiah ini. Penulis merasa penting untuk

mengangkat tema teknologi informasi dalam manajemen rekod dalam karyanya

karena seperti yang kita tahu teknologi semakin berkembang dan betapa ruginya

kita jika kita tidak dapat memanfaatkan teknologi-teknologi tersebut dalam

kegiatan sehari-hari terutama dalam manajemen rekod dimana rekod merupakan

sesuatu yang akan selalu ada selama suatu organisasi terus menjalankan kegiatan

bisnisnya. Diharapkan dari karya ini pembaca dapat mengerti dan dapat melihat

bagaimana dampak yang dihasilkan dari pemanfaatan teknologi informasi dalam

manajemen rekod di Perpustakaan FIB UI.

Jakarta, 14 Desember 2008

Penulis

Tahira Anggia

Copyright © 2009-2014 www. kolordwijo.Co.cc 2

ABSTRAK

Teknologi Informasi dalam Manajemen Rekod di Perpustakaan FIB UI

Teknologi informasi telah banyak memberikan kemudahan dalam

kegiatan-kegiatan di dalam suatu organisasi termasuk perpustakaan. Salah satu

kegiatan dalam perpustakaan yang membutuhkan bantuan teknologi informasi

adalah manajemen rekod. Rekod adalah sesuatu yang penting untuk dipelihara

dan disimpan oleh perpustakaan karena nilai dari rekod yang berkelanjutan dan

dapat menjadi suatu pembuktian dari kegiatan-kegiatan di perpustakaan. Untuk

memelihara dan menyimpan suatu rekod agar dengan mudah dapat ditemukan

kembali, suatu perpustakaan membutuhkan sistem yang melibatkan teknologi

informasi di dalamnya. Perpustakaan FIB UI sudah cukup baik dalam hampir

semua bidang kepustakaan namun belum banyak orang yang tahu bagaimana

sistem yang digunakan dalam perpustakaan ini dan apakah perpustakaan ini telah

memanfaatkan teknologi informasi dengan baik. Hal inilah yang menjadi alasan

penulis memilih Perpustakaan FIB UI sebagai objek penelitiannya.


I. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Manajemen rekod adalah sesuatu yang sangat penting untuk dilakukan

setiap organisasi yang melakukan transaksi bisnis termasuk perpustakaan.

Rekod yang dihasilkan suatu organisasi berpengaruh besar pada

pembuktian otoritas organisasi tersebut karena itu rekod harus disimpan

dengan baik. Semakin banyak rekod yang dihasilkan suatu organisasi

maka kebutuhan akan suatu sistem penyimpanan rekod yang efektif dan

efisien semakin meningkat.

Sistem penyimpanan rekod yang efektif dan efisien itu dapat

diwujudkan dengan adanya teknologi informasi. Teknologi informasi

memudahkan para manajer rekod untuk menyimpan rekod dan membuat

rekod tersebut mudah untuk ditemukan kembali. Banyak organisasi

termasuk perpustakaan yang sudah mulai mengadaptasi sistem teknologi

informasi untuk kegiatan manajemen rekodnya. Universitas Indonesia juga

sudah mulai menggunakan teknologi informasi untuk manajemen rekod di

setiap perpustakaan fakultasnya. Perpustakaan Fakultas Ilmu Pengetahuan

Budaya adalah salah satu perpustakaan fakultas yang sudah memanfaatkan

teknologi informasi dalam manajemen rekodnya. Memang sudah

sepantasnya Perpustakaan FIB UI mulai menggunakan teknologi informasi

dalam manajemen rekodnya karena dengan visi memnjadi perpustakaan

yang unggul dalam menyediakan sumber informasi bidang ilmu-ilmu

budaya untuk pendidikan dan riset berskala internasional, Perpustakaan

FIB UI diharapkan dapat mewujudkan visi mereka dan menjadi

perpustakaan acuan.

Walau memang teknologi informasi banyak memberikan dampak

positif baik untuk manajer rekod maupun penggunanya, teknologi

informasi tetap memberikan beberapa dampak yang negatif. Dampak

positif dan negatif ini perlu diperhatikan sebelum suatu organisasi benar-


benar memutuskan untuk mengubah sistem manajemen rekodnya menjadi

sistem manajemen rekod yang menggunakan teknologi informasi.

Dalam pembahasan berikutnya akan dijelaskan lebih mendalam setiap

dampak yang diberikan teknologi informasi baik itu dampak positif

maupun negatif. Penelitian mengenai teknologi informasi dalam

manajemen rekod akan dilakukan pada kegiatan manajemen rekod di

Perpustakaan FIB UI yang sudah menggunakan teknologi informasi dalam

kegiatannya.

B. Tujuan Penulisan

Penulisan dari makalah ini bertujuan untuk memberikan gambaran seta

menjelaskan bagaimana dampak dari penggunaan teknologi informasi

dalam manajemen rekod baik itu dampak positif maupun negatif.

C. Metode Penelitian

Metode penelitian yang digunakan penulis adalah wawancara langsung

dengan pustakawan Perpustakaan FIB UI yang bertanggung jawab dalam

manajemen rekod.


II. DAMPAK POSITIF DARI PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI

DALAM MANAJEMEN REKOD DI PERPUSTAKAAN FIB UI

Sistem yang digunakan Perpustakaan FIB UI dalam manajemen rekodnya

adalah LONTAR yaitu Library Automation and Digital Archives. Dengan sistem

ini, perpustakaan di masing-masing fakultas akan terintegrasi. Lontar adalah

sebuah software perpustakaan yang menggabungkan beberapa konsep dalam

perkembangan Library Information System (LIS), yaitu Library Automation,

Distributed Library System, dan Digital Library. Fungsi otomasi dalam sistem ini

akan memudahkan pustakawan dalam bekerja sebut saja laporan, statistik

pinjaman, pekerjaan sehari-hari bisa dilakukan otomatis.

II. 1. Mempercepat Temu Kembali Rekod

Dengan adanya sistem yang melibatkan teknologi informasi dalam

kegiatan manajemen rekod tentu akan memberikan kecepatan yang tidak dapat

disamai dengan manusia dalam menemukan kembali rekod. Sistem ini mengolah

data-data mengenai rekod yang dimasukkan oleh pustakawan lalu kemudian

dengan sendirinya akan menelesur rekod yang dicari sesuai dengan kata kunci

yang digunakan pengguna. Tanpa adanya teknologi informasi penemuan kembali

rekod secara manual pasti membutuhkan waktu yang lama oleh pustakawan dan

menambah tugas dari pustakawan.

II. 2. Memperluas Jenis Rekod yang Disimpan

Jenis rekod yang disimpan dengan menggunkan teknologi informasi pasti

berbeda dengan rekod yang disimpan secara manual. Rekod-rekod yang disimpan

dengan teknologi informasi terdiri dari rekod-rekod tercetak yang berubah bentuk

menjadi digital dan rekod-rekod yang memang aslinya berbentuk digital seperti

email, bukti pembayaran, data anggota, dan lain-lain. Manajemen rekod yang

dilakukan secara manual hanya dapat menyimpan jenis rekod yang tercetak

dengan begini rekod yang berbentuk digital tidak dapat disimpan dengan baik.

Sedangkan pada masa sekarang hampir semua kegiatan menggunakan teknologi


informasi karena itu rekod-rekod yang dihasilkan dari kegiatan tersebut berbentuk

digital.

II. 3. Meningkatkan Konsistensi dalam Pengelompokan Rekod

Rekod-rekod yang dihasilkan perlu dikelompokan menjadi kelompok-

kelompok rekod berdasarkan jenis, tanggal pembuatan atau isi rekod. Dari awal

pembuatan sistem LONTAR sudah ada pengelompokan rekod yang ditentukan

berdasarkan kebutuhan masing-masing perpustakaan. Perpustakaan FIB UI

mengelompokan rekod-rekodnya berdasarkan jenis kegiatannya. Dengan adanya

sistem ini konsistensi dalam mengelompokan rekod akan meningkat karena sistem

sudah dibuat tidak dapat diubah-ubah lagi kecuali dengan bantuan ahli. Dalam

manajemen rekod secara manual sering terjadi kesalahan dalam mengelompokan

rekod, seperti memasukan rekod ke berkas yang salah, atau manajer rekod lupa

kelompok-kelompok rekod yang sudah ada. Sehingga rekod satu dengan yang

lainnya bercampur dengan rekod lain yang berbeda fungsi.

II. 4. Mengurangi Terjadinya Duplikasi Data

Duplikasi data sering terjadi dalam manajemen rekod manual. Duplikasi

data dapat menyebabkan tidak adanya efisiensi dan efektivitas dalam pekerjaan

yang dilakukan. Jika ada suatu rekod baru yang isi dan jenisnya sama dengan

rekod yang sudah pernah disimpan masuk ke dalam penyimpanan rekod dengan

data yang sama tetapi dimasukkan ke kelompok yang berbeda dengan rekod

sebelumnya, maka rekod yang sama ditemukan dalam dua kelompok yang

berbeda. Dengan adanya sistem LONTAR, hal ini tidak akan terjadi karena sistem

akan dengan cepat mengidentifikasi data yang dimasukkan dan langsung dengan

sendirinya mengelompokannya ke dalam kelompok-kelompok rekod yang sesuai

dengan jenis kegiatannya.

II. 5. Memperbaharui Data Secara Rutin

Sistem LONTAR terhubung dengan jaringan LAN (Local Area Network)

sehingga dapat selalu di-update. Sistem ini menghubungkan perpustakaan-

perpustakaan antar fakultas di UI. Setiap ada pembaharuan koleksi di salah satu


perpustakaan fakultas, perpustakaan fakultas lain juga akan menerima update data

koleksi yang dimasukkan ke dalam LONTAR. Hal ini sangat memudahkan

pengguna karena pengguna tidak perlu lagi pergi ke perpustakaan untuk melihat

rekod-rekod koleksi yang disimpan oleh salah satu perpustakaan fakultas di

lingkungan Universitas Indonesia.

III. DAMPAK NEGATIF DARI PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI

DALAM MANAJEMEN REKOD DI PERPUSTAKAAN FIB UI

III. 1. Keamanan Akses Rendah

Penggunaan teknologi informasi menyebabkan adanya akses yang

seringkali disalahgunakan oleh pengguna. Pembatasan akses dalam teknologi

informasi tidak terlihat jelas atau tidak dapat dilihat dengan kasat mata. Beda

halnya dengan pembatasan akses secara langsung misalnya dengan ruangan-

ruangan. Kerahasiaan dalam teknologi informasi seringkali tidak terjaga, karena

itu setiap sistem sebaiknya mengantisipasi resiko ini. Keamanan akses yang

rendah merupakan resiko yang sangat merugikan bagi perpustakaan karena rekod-

rekod penting dari kegiatannya dapat dimodifikasi atau hilang oleh pihak-pihak

yang tidak bertanggung jawab.

III. 2. Gangguan pada Server

Sistem LONTAR berjalan dengan baik karena terhubung dengan LAN.

Jika hubungan dengan jaringan LAN terganggu maka sistem ini tidak akan

berjalan. Server yang bertugas menjalankan sistem ini sering terganggu

hubungannya karena kesalahan teknis atau cuaca. Jika terjadi gangguan pada

server inilah yang akan menghambat kerja dari pustakawan dan juga merugikan

pengguna. Koneksi dengan server sebaiknya selalu diperiksa secara rutin agar jika

ada gangguan pada server dapat langsung diketahui penyebabnya dan langsung

diperbaiki oleh ahli teknologi informasi.


III. 3. Keahlian Khusus Dibutuhkan

Tidak semua orang sudah menggunakan teknologi informasi dalam

kehidupan sehari-harinya. Masih banyak orang berpikiran konvensional yang

tetap melakukan kegiatannya secara manual. Pola pikir orang yang berbeda-beda

inilah yang membuat teknologi informasi membutuhkan adaptasi dalam

penggunaannya. Setiap pustakawan atau pekerja informasi di masa kini

diharapkan sudah memiliki kemampuan untuk menggunakan teknologi informasi

ini. Untuk menerapkan sistem yang melibatkan teknologi informasi setiap

perpustakaan sebaiknya mengadakan pelatihan dan pendidikan bagi

pustakawannya agar sistem yang akan diterapkan dapat dimanfaatkan secara

efektif.


IV. PENUTUP

A. Kesimpulan dan Saran

Teknologi informasi dapat menjadi hal yang sangat menguntungkan bagi

setiap orang namun jika tidak diperhatikan penerapannya teknologi informasi

dapat juga memberikan beberapa dampak negatif dalam penggunaan. Tidak

adanya penanganan khusus rekod atau arsip dalam Perpustakaan FIB UI

merupakan hal yang harus diperhatikan untuk kemajuannya. Ada beberapa hal

yang dapat dilakukan untuk mengurangi dampak negatif dari teknologi informasi

yaitu, sistem yang digunakan sebaiknya sudah diberikan keamanan akses seperti

pemberian password dan diadakan pengarahan kepada para staf perpustakaan

siapa-siapa saja yang diperbolehkan mendapat akses untuk rekod tertentu, koneksi

dengan server lebih ditingkatkan kualitasnya, dan perpustakaan sebaiknya

mengadakan perputaran tugas setiap staf perpustakaan agar pustakawan memiliki

kompetensi yang cukup di semua bidang terutama manajemen rekod.


BIOGRAFI PENULIS

Tahira Anggia lahir di Medan pada tanggal 17 Juli

1989. Menempuh pendidikan sekolah dasar di SD

Iskandar Muda Lhokseumawe lalu pindah ke SDN

Rawa Barat 07 Jakarta. Setelah itu melanjutkan

pendidikannya di SLTPN 19 Jakarta dan SMAN 6

Jakarta. Semenjak SD sampai SMA sudah aktif

mengikuti kegiatan-kegiatan informal seperti drum band, choir, aubade, dan tari

saman. Dan telah banyak memenangi kejuaraan pada kegiatan tersebut. Anggie

meneruskan pendidikannya di Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi

Universitas Indonesia pada tahun 2007.

Saran, kritik, pertanyaan, dan segala hal tentang tulisan ini dapat dikirimkan ke email Tahira Anggia di [email protected]

Artikel ini boleh digunakan, dimodifikasi, dan disebarkan secara bebas, dengan syarat mencantumkan nama penulis dan sumber artikel pada daftar pustaka atau referens. Dilarang mengetik ulang, merubah nama pengarang, dan merubah copyright yang ada pada artikel ini.


mailto:[email protected]

teknologi informasi dalam manajemen rekod di perpustakaan fib ui

Documents